Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego? Opis stanowiska asystenta szefa Asystent dyrektora generalnego czym się zajmuje

Asystent CEO- twarz, której potrzebuje każdy godny przywódca. W zarządzaniu firmą ważne jest, aby połowę pracy powierzyć osobie, która posiada odpowiednią wiedzę, umiejętności i odpowiednie kompetencje. Dlatego pierwszym i najważniejszym wektorem kierunku działania są obowiązki zawodowe zastępcy dyrektora generalnego.

Zatwierdzenie instrukcji

Podstawą każdego opisu stanowiska jest prawo pracy Rosji, a stanowisko asystenta dyrektora generalnego nie było wyjątkiem. Obowiązki przypisane „prawej ręce” menedżera muszą być sporządzone zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, a także dodatkowymi aktami prawnymi regulacyjnymi.

Przygotowana instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika lub kierownika organizacji. Jego podpis oznacza legalność przyjętego dokumentu, a także zgodę na wszystkie jego postanowienia. Ponadto kierownik ma prawo do dokonywania zmian, uzupełniania obowiązków lub niepodpisywania w ogóle autografu z uzasadnioną odmową i wskazaniem istotnych uchybień.

Postanowienia ogólne: czym kieruje się asystent?

Nie sposób przecenić roli, jaką w działalności firmy odgrywa zastępca dyrektora generalnego. Opis stanowiska dla tej kategorii osób musi koniecznie zawierać: Postanowienia ogólne, gdzie pracownik będzie mógł zapoznać się z ramami prawnymi regulującymi jego działalność, a także z materiałami określającymi charakter jego pracy.

Asystent dyrektora generalnego jest wykonawcą technicznym poleceń i decyzji kierownika organizacji. Przyjmowany i odwoływany z urzędu na polecenie właściwego urzędnika. Z reguły nakłada się na niego następujące wymagania:

• wyższa edukacja;
• obecność lub brak doświadczenia zawodowego (jego termin określa kierownik);
• wymagania dotyczące doświadczenia zawodowego w specjalności.

Jeśli chcesz spróbować siebie na tym stanowisku, przygotuj się na to, że bezpośrednie i ścisłe podporządkowanie się szefowi jest główną zasadą pracy, której przestrzega każdy asystent dyrektora generalnego. Opis stanowiska mówi również o przypadkach nieobecności asystenta w miejscu pracy. W tym czasie jego obowiązki pełni zastępca szefa, który kieruje pełna odpowiedzialność za ich wykonanie.

Regulacje prawne

Funkcje zastępcy dyrektora generalnego opierają się na następujących aktach prawnych:

1. Dokumenty, które ogólnie regulują jego działalność lub regulują podobny rodzaj działalności.
2. Wytyczne i inne materiały stworzone w celu usprawnienia konkretnego obszaru działalności.
3. Statut firmy/organizacji/przedsiębiorstwa.
4. Harmonogram pracy.
5. Wydane rozkazy i dyrektywy bezpośredni przełożony organizacje.
6. Zdefiniowany przez szefa Opis pracy.

Asystent dyrektora generalnego musi szybko, jasno i poprawnie poruszać się w ramach prawnych, które regulują jego działalność w ogóle, a także pracę urzędników podległych asystentowi. Należy zauważyć, że konieczne jest przestudiowanie nie tylko ustawodawstwa federalnego i regionalnego, ale także przepisów lokalnych.

Co chcesz wiedzieć?

Stanowisko „prawej ręki” szefa firmy wymaga solidnej znajomości struktury i zarządzania organizacją, a także wszystkich istniejących działów. Ważną umiejętnością w pracy jest umiejętność prawidłowego sporządzenia odpowiedniego dokumentu - zamówienia, zamówienia, rozwiązania i tak dalej. Oznacza to, że bez podstaw pracy biurowej zastępca dyrektora generalnego nie będzie w stanie w pełni wypełniać swoich obowiązków służbowych.

Osoby ubiegające się o stanowisko muszą posiadać podstawy etyki, znać zasady komunikacja biznesowa i poznaj ogólne zasady kodeks pracy i prawa administracyjnego. Tak, a bez umiejętności pracy z komputerami elektronicznymi również jest niezbędny.

Funkcje asystenta

Kolejna podstawowa część opisu stanowiska to lista funkcji, które musi wykonywać zastępca dyrektora generalnego ds. ogólnych:

• Prawidłowa i przejrzysta organizacja wsparcia technicznego czynności administracyjnych i administracyjnych szefa firmy.
• Prowadzenie i organizowanie pracy biurowej, monitorowanie działań innych pracowników, wyjaśnianie pracownikom niejasnych kwestii w tym zakresie.
• Rozwój lub udział w działaniach mających na celu usprawnienie pracy firmy.
• Przyjmowanie zwiedzających.

Przykład opisu stanowiska

Na charakterystykę asystenta dyrektora generalnego składają się zarówno przedstawiane obowiązki zawodowe, jak i poziom ich wykonywania i przedstawia się następująco:

• Przyjmowanie korespondencji przychodzącej kierowanej do kierownika firmy, jej przekazywanie i wykorzystywanie zgodnie z decyzją kierownika.
• Prowadzenie działalności zgodnie z prawa federalne, a także efektywne wykorzystanie technologii komputerowej; zastosowanie podstawowych umiejętności w pracy związanej z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji.
• Przyjmowanie dokumentów i wniosków, przesyłanie ich do podpisu kierownikowi organizacji.
• Przygotowanie dokumentów do pracy kierownika.
• Organizacja rozmów telefonicznych. Ponadto osoba zajmująca to stanowisko jest zobowiązana do wniesienia pracownikom otrzymanych w wyniku negocjacji informacji, ujawniając je w wymaganej formie.
• Sporządzanie pism, wniosków, a także innego rodzaju dokumentów, przygotowywanie odpowiedzi na wnioski w imieniu kierownika.
• Organizacja czynności związanych z przygotowaniem posiedzeń, posiedzeń, protokołowaniem i późniejszą ich realizacją w odpowiedniej formie.
• Nadzór nad pracą pracowników firmy.
• Organizacja stanowiska pracy kierownika zgodnie z wymaganiami, zaopatrzenie w artykuły biurowe, stworzenie warunków do skutecznej i wydajnej pracy.
• Drukuj materiały biurowe i robocze.

Należy zauważyć, że ta lista obowiązków zawodowych nie jest wyczerpująca. Szef, według własnego uznania, może zmienić każdy element, jeśli wprowadzone zmiany nie są sprzeczne z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Prawa zastępcy dyrektora generalnego

W ogólny widok Uprawnienia Zastępcy Dyrektora Generalnego przedstawia poniższa lista:

• prawo do zapoznania się z projektami decyzji kierownika dotyczących działalności asystenta;
• prawo do rozpatrywania propozycji zgłoszonych przez kierownika i związanych z realizacją aktywność zawodowa asystent;
• prawo do informacji, które są niezbędne do pomyślnej realizacji aktywność zawodowa dalej;
• prawo do żądania od kierownictwa działań, które przyczyniają się do wykonania opisu stanowiska.

Asystent ds. odpowiedzialności prawnej

Co do zasady ostatni akapit każdego opisu stanowiska pracy to przepisy dotyczące środków odpowiedzialności nakładanych na pracownika. W związku z tym odpowiedzialność jest przewidziana za następujące rodzaje działań:

• Niewłaściwe wykonanie lub odmowa wykonania obowiązków służbowych.
• Naruszenia przepisów prawa karnego, administracyjnego, pracy, cywilnego.
• Spowodowanie zniszczenia mienia organizacji.

Odpowiedzialność prawna może zostać nałożona na osobę zarówno przy udziale organów ścigania, jak i bez ich udziału. Z reguły charakter i zakres wyrządzonej szkody odgrywa istotną rolę w określeniu miary odpowiedzialności. Jeśli pracownik uszkodził rzecz organizacji, odzyskanie następuje w ramach odpowiedzialności dyscyplinarnej. Jeżeli szkoda ma charakter interpersonalny, niezbędny jest udział organów śledczych

Zatwierdzenie instrukcji

Opis stanowiska asystenta gen. dyrektora zatwierdza nie tylko podpis kierownika, ale również podpis osoby przystępującej do wykonywania jego bezpośrednich obowiązków. Ten akt prawny ma charakter lokalny, dlatego dotyczy tylko terytorium określonej organizacji. Jeżeli opis stanowiska zawiera niezgodności z ustawodawstwem federalnym lub regionalnym, pracownik ma prawo odmówić wypełnienia nielegalnie zatwierdzonego stanowiska.

Opis stanowiska określa zakres obowiązków i pracy, jaką musi wykonywać osoba zajmująca określone stanowisko. Opis stanowiska zgodny z Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacja zarządzania lub OKUD, OK 011-93 (zatwierdzona dekretem normy państwowej z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299) jest klasyfikowana jako dokumentacja dotycząca organizacyjnej i regulacyjnej regulacji działalności organizacji. Grupa takich dokumentów, wraz z opisem stanowiska, obejmuje w szczególności wewnętrzny regulamin pracy, rozporządzenie o jednostce strukturalnej oraz tabelę kadrową.

Czy wymagany jest opis stanowiska?

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie zobowiązuje pracodawców do sporządzania opisów stanowisk. Rzeczywiście, w umowie o pracę z pracownikiem zawsze należy ujawnić jego funkcję pracowniczą (praca według stanowiska zgodnie z personel, zawód, specjalność, wskazując kwalifikacje lub określony rodzaj powierzonej mu pracy) (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Dlatego nie można pociągnąć pracodawcy do odpowiedzialności za brak opisów stanowisk.

Jednocześnie to właśnie opis stanowiska jest zwykle dokumentem, w którym określona jest funkcja pracy pracownika. Instrukcja zawiera wykaz obowiązków służbowych pracownika, z uwzględnieniem specyfiki organizacji produkcji, pracy i zarządzania, praw pracownika i jego odpowiedzialności (pismo Rostrud z dnia 30 listopada 2009 r. nr 3520-6-1) . Ponadto opis stanowiska zwykle nie tylko ujawnia funkcję pracownika, ale także zapewnia: wymagane kompetencje, które są prezentowane dla zajmowanego stanowiska lub wykonywanej pracy (pismo Rostrud z dnia 24.11.2008 nr 6234-TZ).

Obecność opisów stanowisk upraszcza proces interakcji między pracownikiem a pracodawcą w zakresie treści funkcji pracy, praw i obowiązków pracownika oraz wymagań wobec niego. To znaczy wszystkie te problemy, które często pojawiają się w relacjach zarówno z obecnymi pracownikami, jak i nowo zatrudnionymi pracownikami, a także z kandydatami na określone stanowisko.

Rostrud uważa, że ​​opis stanowiska pracy jest niezbędny zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika. W końcu pomoże obecność opisu stanowiska (list Rostrud z dnia 08.09.2007 nr 3042-6-0):

• obiektywnie ocenić wydajność pracownika w okresie okres próbny;
• słusznie odmówić zatrudnienia (wszak instrukcje mogą zawierać Dodatkowe wymagania, połączony z cechy biznesowe pracownik);
• rozdzielać funkcje pracownicze wśród pracowników;
• czasowo przenieść pracownika do innej pracy;
• ocenia sumienność i kompletność wykonywania przez pracownika funkcji pracy.

Dlatego właściwe jest przygotowanie opisów stanowisk pracy w organizacji.

Niniejsza instrukcja może stanowić załącznik do umowa o pracę lub zostać zatwierdzony jako samodzielny dokument.

Jak tworzony jest opis stanowiska

Opis stanowiska jest zwykle sporządzany na podstawie cechy kwalifikacji, które są zawarte w katalogach kwalifikacji (na przykład w Katalogu kwalifikacji stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonym Rozporządzeniem Ministerstwa Pracy z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37).

W przypadku pracowników zatrudnionych zgodnie z zawodami pracowników, w celu określenia ich funkcji pracy, stosuje się ujednolicone księgi taryfowe i kwalifikacyjne dotyczące pracy i zawodów pracowników w odpowiednich branżach. Instrukcje opracowane na podstawie takich podręczników nazywane są zwykle instrukcjami produkcyjnymi. Jednak w celu ujednolicenia i uproszczenia dokumentacji wewnętrznej w organizacji, instrukcje dla zawodów pracujących są często nazywane również opisami stanowisk.

Ponieważ opis stanowiska jest wewnętrznym dokumentem organizacyjno-administracyjnym, pracodawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim pracownika przed podpisem przy zatrudnianiu go (przed podpisaniem umowy o pracę) (

Asystent wykonawczy jest elitarny personel administracyjny. Dyrektor dużego przedsiębiorstwa potrzebuje odpowiedzialnego i rzetelnego asystenta, który kieruje całą organizacją i praca informacyjna. W ten sposób przywódca przestaje marnować czas irracjonalnie, zawracać sobie głowę drobnymi sprawami. Asystent zyskuje w firmie szczególny status, ponieważ jest powiernikiem dyrektora.

Aby sprawnie wykonywać swoje obowiązki, nie wystarczy posiadać podstawowy zestaw wiedzy i umiejętności, trzeba posiadać pewne ludzkie cechy. Musisz być punktualny, życzliwy, opanowany, taktowny, oddany interesom korporacyjnym. Jednocześnie trzeba przygotować się na podrzędną pozycję, aby móc dostosować się do okoliczności i charakteru szefa.

Przede wszystkim musisz umieć szanować zarówno samego lidera, jak i innych. Będziesz musiał opanować umiejętność zarządzania i wydawania poleceń, ponieważ zostanie Ci powierzona odpowiedzialność nadzorowania prostych projektów. Pracę należy podejmować z całą odpowiedzialnością i nie bać się jej. Wykorzystaj swoją inicjatywę i nie bój się powiedzieć szefowi swojej opinii, jeśli uważasz, że masz rację.

Do głównych obowiązków asystenta dobrego menedżera należą: praca dokumentacyjna oraz praca organizacyjna. Usługi informacyjne i dokumentacyjne obejmują:
1. Akceptacja i weryfikacja przygotowanych projektów dokumentów, które są przekazywane szefowi do podpisu, redakcji i finalizacji.
2. Przyjmowanie korespondencji przychodzącej na adres firmy i przekazywanie jej do odpowiednich pionów strukturalnych i konkretnych pracowników. Przygotowywanie i wysyłanie odpowiedzi.
3. Sporządzanie pism, wniosków, raportów, raportów i innej dokumentacji wymaganej przez kierownika.
4. Prowadzenie ewidencji archiwalnej i bezpieczne przechowywanie akt.
5. Kontrolowanie pracy pracowników przedsiębiorstwa, monitorowanie terminów.
6. Prowadzenie pliku rejestracyjnego.

Usługa bezdokumentowa obejmuje inne obowiązki:
1. Odbieranie i nadawanie komunikatów różnymi kanałami komunikacji.
2. Kontrola połączeń przychodzących, „twarz” firmy w rozmowie z klientami, szybkie podejmowanie decyzji o znaczeniu rozmowy.
3. Zapewnienie pracy lidera poprzez uporządkowanie jego biurka.
4. Racjonalne planowanie spotkań i innych spraw szefa.
5. Przygotowanie narad, spotkań, spotkań (zbiór uczestników i dokumentów). Prowadzenie protokołów z tych spotkań.
6. Organizacja prezentacji firmowych.
7. Wypełnianie osobistych próśb i poleceń kierownika.

Zakres tych obowiązków zależy od skali przedsiębiorstwa, zarządzania. Dyrektor dużej firmy ma kilku asystentów, których obowiązki są węższe, ale nie mniej.

Asystent wykonawczy to świetna okazja do nauki umiejętności zarządzania. Ta pozycja może być kolejnym krokiem w Twojej karierze.

Opis stanowiska asystenta kierownika jest tworzony w celu usprawnienia stosunków pracy. Dokument wskazuje obowiązki funkcjonalne, odpowiedzialność, prawa pracownicze.

Stanowisko asystenta kierownika różne organizacje można inaczej nazwać: osobisty asystent dyrektora, asystent szefa, sekretarz.

Przykładowy opis stanowiska dla asystenta menedżera

I. Postanowienia ogólne

1. Na stanowisko powołuje się asystenta kierownika i odwołuje z niego zarządzeniem kierownika organizacji.

2. Asystent szefa podlega bezpośrednio szefowi firmy.

3. W czasie nieobecności zastępcy kierownika jego prawa i obowiązki służbowe przechodzą na innego urzędnik, jak podano w zamówieniu dla organizacji.

4. Na stanowisko asystenta kierownika powołuje się osobę z wyższym wykształceniem i podobnym stażem pracy, co najmniej rocznym.

5. Zastępca kierownika kieruje się w swoich działaniach:

• ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;
• Wewnętrzne przepisy pracy, Karta i inne przepisy prawne firmy;
• rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
• ten opis stanowiska.

6. Asystent kierownika musi wiedzieć:

• ustalona procedura postępowania z dokumentami w organizacji;
• zasady komunikacji biznesowej i etykiety;
• procedura prowadzenia dokumentacji sprawozdawczej;
• zasady korzystania ze sprzętu biurowego, środków komunikacji;
• podstawy pracy w Edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne;
• podstawy pracy biurowej;
• struktura organizacyjna firmy;
• procedura zawierania i wykonywania umów.

II. Obowiązki asystenta kierownika

Asystent kierownika ma następujące obowiązki:

1. Planowanie dnia pracy kierownika: opracowanie i koordynacja harmonogramu spotkań, wizyt, wezwań, przyjęć i innych działań.

2. Osobisty akompaniament szefa na spotkaniach, przyjęciach, wycieczkach.

3. Wsparcie techniczne pracy kierownika: zamawianie biletów, transport; organizacja negocjacji, spotkań.

4. Prowadzenie protokołów i innych dokumentów ustalających przebieg i wyniki spotkań, spotkań, negocjacji.

5. Powiadamianie pracowników podziały strukturalne organizacja instrukcji, instrukcji kierownictwa i kontrola ich wykonania.

6. Gromadzenie informacji, przygotowywanie i dostarczanie kierownictwu raportów analitycznych, informacyjnych, referencyjnych i innych.

7. Prowadzenie ewidencji, odbieranie korespondencji wysyłanej do kierownika.

8. Rejestracja zwiedzających na osobiste spotkanie z kierownikiem, organizacja ich przyjęcia.

9. Przyjmowanie dokumentów i wniosków o podpis kierownika, ich rejestracja, rozliczenie i przekazanie kierownikowi.

10. Sporządzanie pism, wniosków, innych dokumentów w imieniu kierownictwa.

11. Przygotowanie posiedzeń, posiedzeń, posiedzeń prowadzonych przez kierownika. Zebranie niezbędnych materiałów, powiadomienie uczestników o czasie, miejscu ich odbycia, agendzie.

12. Wypełnienie oficjalnych instrukcji kierownika.

III. Prawa

Asystent Kierownika ma prawo:

1. Otrzymuj informacje w ilości niezbędnej do wykonania zadań.

2. Wysyłaj do kierownictwa propozycje usprawnienia ich pracy i racjonalizacji działań firmy.

3. Wysyłaj prośby do działów organizacji (w imieniu kierownika lub z własnej inicjatywy) o uzyskanie dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.

4. Zobowiązać kierownictwo instytucji do stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania jej obowiązków służbowych.

5. Podejmuj samodzielne decyzje w ramach swoich kompetencji.

6. Mieć dostęp do informacji poufnych w razie potrzeby biznesowej.

IV. Odpowiedzialność

Zastępca Kierownika jest odpowiedzialny za:

1. Przekazywanie pracownikom organizacji nieprawdziwych informacji.

2. Niewłaściwe wykonywanie obowiązków służbowych.

3. Wyrządzanie szkód materialnych organizacji, państwu, jej kontrahentom, pracownikom.

4. Naruszenie terminów realizacji zadań.

5. Naruszenie postanowień dokumentów, decyzji, zarządzeń organizacji.

6. Ujawnianie tajemnic handlowych, danych osobowych, informacji poufnych.

7. Działania wykraczające poza jego kompetencje.

8. Naruszenie dyscyplina pracy, przepisy BHP, wewnętrzne przepisy pracy, ochrona przeciwpożarowa.

9. Naruszenie zasad etykieta biznesowa, niegrzeczne traktowanie partnerów biznesowych, gości, pracowników organizacji.

Prezes firmy ma wiele obowiązków. Wraz z rozwojem organizacji rozszerza się zakres odpowiedzialności. Istnieje wiele „odpływów”, na które menedżer musi spędzać czas zamiast rozwiązywać problemy ukierunkowane bezpośrednio na rozwój firmy. Zmniejsza to wydajność specjalisty. Część zadań niewymagających wysokich kwalifikacji można delegować na asystenta dyrektora generalnego.

Stanowisko asystenta dyrektora generalnego: kluczowe funkcje

Stanowisku asystenta dyrektora generalnego trudno jest nadać pewne cechy charakterystyczne. Faktem jest, że zakres uprawnień tego specjalisty ustalany jest na podstawie potrzeb CEO. Aktywność pracownika może być skoncentrowana na jednym aspekcie. Rozważ stanowiska, na których pracują asystenci w praktyce:

• Urzędnik. Ten specjalista jest odpowiedzialny za pracę z dokumentacją. W jego obszarze odpowiedzialności są wezwania, różne codzienne zadania.
• Osobisty asystent. Specjalizuje się w organizacji dnia pracy Prezesa Zarządu, spotkań biznesowych i konferencji. Specjalista towarzyszy menedżerowi również w podróżach służbowych.
• Zastępca Dyrektora Generalnego. Pracownik ma prawo do podejmowania decyzji w ograniczonym zakresie spraw.

Z reguły asystent łączy w sobie funkcje kilku specjalistów. W duże firmy CEO może mieć dwóch asystentów. Na przykład jeden aranżuje czas pracy kierownik, a drugi zajmuje się sprawami papierowymi.

Asystent należy do kategorii liderów. Podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu. Wymagania, które zwykle stawiane są pracownikowi:

• Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie (na przykład prawnicze).
• Doświadczenie zawodowe od trzech lat.

Z reguły pozostali pracownicy podlegają asystentowi dyrektora generalnego. Posiada szerokie uprawnienia: od prawa do wydawania poleceń po kontrolę pracy różnych działów.

WAŻNY! Powołanie asystenta wcale nie jest przesadą. Środek ten pozwala menedżerowi skupić się na rozwiązywaniu problemów wymagających wysokiego profesjonalizmu i kreatywności. „Kościół” zostaje oddelegowany do asystenta. To znacznie zwiększa efektywność zarówno prezesa, jak i samej firmy.

Regulacje prawne

Działalność Zastępcy Dyrektora Generalnego regulują następujące przepisy:

• zalecenia metodyczne.
• Czarter.
• Umowa o pracę.
• Rozkazy lidera.
• Instrukcja pracy.

Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego?

Obowiązki asystenta dyrektora generalnego różnią się w zależności od wielkości firmy. W małych firmach pracownicy kontrolują pracę kurierów, menedżerów i podtrzymywanie życia biura. W dużych organizacjach dyrektor generalny ma zwykle dwóch asystentów. Jeden osobisty asystent organizuje dzień pracy managera, drugi zajmuje się wszystkimi innymi sprawami. Lista obowiązków specjalisty może się znacznie różnić. W każdym przypadku obowiązki należy określić w opisie stanowiska. Rozważ przykładową listę:

• Organizacja negocjacji, w tym telefonicznych.
• Odbiór korespondencji.
• Organizacja spotkań i spotkań: przygotowanie materiałów powiązanych, kontrola zgodności z przepisami, rejestracja protokołów, stenografia.
• Kontrola wykonania poleceń Dyrektora Generalnego.
• Dostarczenie dokumentów do podpisu szefowi.
• Przyjęcie gości Dyrektora Generalnego.
• Organizacja wyjazdów służbowych (np. rezerwacja pokoi, zamawianie biletów).
• Zapewnienie skuteczności CEO.
• Sporządzanie planu dnia.
• Wsparcie informacyjne CEO.
• Udział w spotkaniach i spotkaniach biznesowych.
• Organizacja spotkań biznesowych.
• Organizacja prezentacji.
• Przygotowywanie raportów wydatków.
• Realizacja zamówień osobistych.
• Tworzenie baz danych, wirtualnych prezentacji za pomocą komputera PC.

Asystent jest osobą najbliższą prezesowi. Często jego dzień pracy nie jest ustandaryzowany. Pracownik rozwiązuje różnorodne zadania, więc musi mieć odpowiednie cechy osobiste.

Prawa pracownicze

Zastępcy Dyrektora Generalnego przysługują następujące uprawnienia:

• Zapoznanie się z projektami i decyzjami lidera dotyczącymi działań asystenta.
• Prawo do uzyskania niezbędnych informacji.
• Prawo do podejmowania decyzji w ramach oficjalnych uprawnień.

Zastępca dyrektora generalnego może być obdarzony wielkimi uprawnieniami. Na przykład pracownik może mieć prawo do podpisywania dokumentów.

Odpowiedzialność asystenta

Odpowiedzialność przypisana asystentowi powinna być sprecyzowana w opisie stanowiska. Pracownik odpowiada za:

• Nieprzestrzeganie instrukcji pracy.
• Działania naruszające prawo Federacji Rosyjskiej.
• Powodowania szkód.

Jeżeli asystent dopuścił się wykroczenia, przeprowadza się dochodzenie przed nałożeniem na niego odpowiedzialności. Konieczne jest ustalenie stopnia winy. Udział w dochodzeniu kluczowych pracowników firm. W rezultacie sporządzany jest dokument. W zależności od stopnia winy na pracownika może zostać nałożona kara. Asystenta można również zwolnić.

Jakie cechy osobiste są wymagane od asystenta?

Na osobisty asystent powierzono najszerszy zakres zadań. Niektórzy specjaliści pracują w jednym kierunku, ale nie dotyczy to asystenta. Wymaga wielozadaniowości, wszechstronności. Rozważ cechy osobiste, które musi posiadać asystent dyrektora generalnego:

• Proaktywny, proaktywny.
• Umiejętność przewidywania dalszy rozwój sytuacje.
• Zapobieganie powikłaniom.
• Wszechstronność.
• Adaptacja do szybko zmieniającego się środowiska.
• Biegła znajomość jednego lub kilku języków obcych.
• Umiejętność pracy z przepływami informacji.
• Możliwość zachowania poufności.
• Umiejętność Analiza systemu sytuacje.
• Możliwość zaoferowania wielu rozwiązań jednocześnie.
• Biegłość w obsłudze komputera na poziomie średniozaawansowanym do zaawansowanego.
• Znajomość podstaw zarządzania czasem.
• Możliwość koordynowania działań kilku pracowników.
• Dyplomacja.
• Umiejętności komunikacyjne i umiejętność rozwiązywania konfliktów.
• Praca operacyjna z dużą ilością informacji.
• Dobra pamięć.
• Umiejętność ustalania priorytetów.

Asystent musi być kompetentny, odporny na stres. Pożądana jest znajomość pokrewnych specjalności (np. znajomość podstaw prawoznawstwa).

Kiedy prezes potrzebuje osobistego asystenta?

Asystent jest zatrudniany, jeśli dyrektor generalny ma dużą listę obowiązków. Nawet jeśli kierownik poradzi sobie z zadaniami do wykonania, większość „odpływów” może spowolnić pracę. Do pracy z codziennymi sprawami zatrudnia się asystenta. Z reguły ci pracownicy są zapraszani do dużych firm. Prezesi małych organizacji są w stanie samodzielnie wykonać całą pracę.