Antetli kağıt örneğine bir mektup yazın. Belgeleri veya malzeme değerlerini gönderme

Giden yazışmaların tasarımı için özel gereksinimler vardır. Bunun nedeni, doğası gereği bilgilendirici ve referans olmasıdır. Bir hizmet mektubu düzenlerken, GOST R 6.30-2003 “Birleşik Belgeleme Sistemleri” gerekliliklerini dikkate almaya değer. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler” ve kuruluşun formlarını uygulayın. Ayrıntılar için GOST R 6.30-2003'e odaklanmak gerekir (07/01/2018 tarihinden itibaren GOST R 7.0.97-2016'ya odaklanmak gerekecektir). Bu, belgenin net bir yapısını korumanıza ve gerekli stili kaydetmenize olanak tanır. iş iletişimi, ayrıca bir iş mektubunun ayrıntılarını doğru bir şekilde konumlandırın.

GOST R 6.30-2003'ün (GOST R 7.0.97-2016'nın yanı sıra) tavsiye niteliğinde olduğunu ve kuruluşların kendilerinin ticari yazışmalar için antetli kağıtlar geliştirebileceğini belirtmek önemlidir. Zorunlu uyumluluk belirtilen GOST sadece için federal organlar yürütme gücü.

Belgenin başlığı hem uzunlamasına hem de açısal bir düzenlemeye sahip olabilir (antetli kağıdın ayrıntıları, telefon numaraları ve kuruluşların adresleri genellikle burada bulunur). Köşeli bir ayrıntı düzenine sahip örnek bir mektup, modern ofis işlerinde en yaygın seçenektir.

Köşe detaylarına sahip antetli kağıt örneği

Belgenin üst kısmında şunlar bulunur:

• Tarihi;
• oda;
• belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıfta bulunulması (yazışma bir yanıt ise);
• metnin başlığı, tek bir cümleyle ifade edilmiştir.

Resmi yazının başlığı kayıt numarasının altında yer alır. Alıcıya bir itiraz içerir. AD SOYAD. ve muhatabın konumu belgenin sağ üst köşesinde bulunmalıdır. Alıcıya bir itiraz merkeze yazılır.

Kimden ve kime

Gönderenin şirketinin ayrıntıları genellikle şirketin antetli kağıdında belirtilir. Ayrıca, yazışmanın alıcısını, başka bir deyişle, muhatabın ayrıntılarını doğru bir şekilde belirtmek gerekir:

• Firma Adı;
• İsim yapısal birim giden postanın nereye gönderildiği;
• alıcının konumu;
• alıcının soyadı ve adının baş harfleri;
• kuruluş posta adresi.

Şirket antetli kağıdına örnek mektup

Aynı içeriğe sahip bir mektubun birkaç alıcıya gönderilmesi gerekiyorsa, her şeyden önce ana alıcının adresini ve ancak o zaman geri kalanını belirtmek gerekir.

Örneğin:

Yolki-Palki LLC

Hukuk Departmanı

Moskova, Zelenaya Caddesi, 5

KOPYALA

CEO'ya

Yeşil Şubeler LLC

Simakov V.A.

St.Petersburg,

Frunze caddesi, 3

tarih ve numara

Giden belge imzalandıktan sonra üzerine bir tarih damgalanır. Tarih, 05/17/2018 veya 17 Mayıs 2019 formatında olabilir. Belgede tarihin birkaç kez belirtilmesi durumunda, tek bir yazı stilinin korunması önerilir.

Kayıt numarası, kuruluşta kabul edilen giden belgeler için kayıt sistemine göre ve ancak belgenin imzalanmasından sonra atanır. Kayıt numarası, bir vaka indeksi veya harflerle tamamlanabilen belgenin seri numarasından oluşur.

Giden bir belgeyi kaydettirmenin hem sizin hem de alıcınızın postaları işlemesini kolaylaştırdığını unutmamak önemlidir.

Gelen resmi yazışmalara cevap verilirken, gerekli “Talep kayıt numarası ve tarihi bağlantısı”nın doldurulması gerekmektedir. Bu durumda, alınan mektubun tarihi ve numarası cevap mektubunda belirtilir. Bu, alıcı şirkette yazışmaların daha hızlı işlenmesini sağlayacaktır.

kim imzalar

Resmi yazışmalar esas olarak yöneticiler tarafından, işyerinde bulunmadığı durumlarda vekilleri veya bulunmadığı zamanlarda şeflik görevini yürüten diğer görevliler tarafından imzalanır.

Modern iş yazışmalarının sadece posta yoluyla değil, telgraf, faks ve e-posta yoluyla da gönderildiğini belirtmek önemlidir.

Sanatçının adını vermem gerekiyor mu?

Her iş mesajının şirket başkanı veya onun yetkilendirdiği yetkililer tarafından imzalanmasına rağmen, yazışmaların kendisi sıradan bir sıradan çalışan, yani bir icracı tarafından gerçekleştirilir. Bu bölümde belirtilen onun adı ve iletişim bilgileridir.

Sanatçıyla ilgili bilgiler her zaman en altta, son satırlarda bulunur. Çalışanın tam adı, soyadı ve soyadı tam olarak yazılır, yeni bir satırda iletişim telefon numarası ve hatta daha düşük - e-posta adresi. Yazı tipini aynı bırakıyoruz.

damgalı mı

Mektuplar genellikle damgalanmaz, ancak giden yazışmalar resmi nitelikteyse, bir kuruluşun antetli kağıdına yapılırsa ve bir kişi veya başka bir kuruluşla yasal (hukuki) ilişkilere girmeyi ve burada belirtilen tüm pozisyonlardan sorumlu olmayı amaçlamaktadır. mektup, yönetim bir mühür şeklinde ek destek eklemek isteyebilir.

Bir mektup yazarken, genellikle ana zorluklar başlangıcı ve sonudur. İkinci durumda, makale size yardımcı olacaktır. Peki, bu yazıda bir mektuba nasıl başlayacağınızdan bahsedeceğiz.

Mektup yazmaya nasıl başlanır

Resmi ve iş mektupları

Tanınan terminolojiyi takip ederseniz, iş mektupları resmi olarak sınıflandırılır. Resmi yazışmalar, iş dışında, diplomatik ve idari yazışmaları da içerir. Doğru, çoğu zaman idari mektuplara atıfta bulunan insanlar, "resmi mektup" elbette daha genel bir terim olmasına rağmen, onlara resmi diyorlar.

Resmi bir mektubun başlangıcı

Burada birkaç tür idari mektuptan bahsedeceğiz.

1. Bir dilekçe mektubu (ayrıca bir şikayet mektubu). Burada, “Dikkat etmenizi rica ediyorum…”, “Dikkatinize getiriyorum…” vb. Gibi ifadeler uygundur. Ve itirazdan hemen sonra yazmanız gerekiyor.
2. Temyiz mektubu. Bu tür mektupların başında genellikle "Size şunu bildirmek istiyorum...", "Şuna dikkatinizi çekmeliyim..." gibi ifadeler kullanılır.
3. Cevap mektubu. Bir istek veya teklife yanıt olarak yazılmıştır. Örneğin: “Mektubunuz için teşekkür ederiz ...”, “Mektubunuza yanıt olarak …”, “Talebinize göre (sözleşmemiz vb.) . ..”.

Mektubun seçilen tonuna ve içeriğine uygun olarak belirli ifadelerin seçilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Yani, bu bir istekse, “Dikkatinize getiriyorum…” ifadesi uygunsuz görünecek, ancak “Dikkat etmenizi rica ediyorum ...” kullanışlı olacaktır. herhangi birine atıfta bulunmak resmi"Sen" zamirinin büyük harfle yazılması adettendir. Ve bir küçük ipucu daha: Mektubu başlatmak için yalnızca bir cümle kullanın (yukarıdakiyle aynı tarzda) ve ardından hemen mektubun özüne gidin.

Bir iş mektubu başlatmak

İş iletişim tarzı yarı resmi olarak adlandırılabilir, yani burada bazı “özgürlüklere” izin verilir. Bu nedenle, bir iş mektubunda ana konuya geçmeden önce kibarca partnerinizin nasıl olduğunu sorabilirsiniz. Bu ilk harfse, elbette daha katı yazılmalıdır. İş mektupları da birkaç türe ayrılabilir.

1. Bir soruşturma. Böyle bir mektupta muhatap bir anlaşma veya işlem yapma arzusu hakkında bilgilendirilir ve işbirliğinin detayları belirtilir. Böyle bir mektuba aşağıdaki ifadelerle başlayabilirsiniz: "Size ..." alanında işbirliği sunuyoruz "Son anlaşmamızın bazı ayrıntılarını açıklığa kavuşturmak istiyorum" vb.
2. Cevap mektubu. Bu, partnerinizin talep ettiği bilgileri sağladığınız bir mektuptur. Aşağıdaki ifadeler burada uygundur: “… mektubunuza cevaben (tarih belirtilir) size şunu bildiririz ...” veya biraz daha az resmi olarak: “Bana sorduğunuz verileri gönderiyorum ... ”.
3. Bilgi postası. Bu mektuplar, ortaklarınızın ilgisini çekebilecek herhangi bir bilgi vermeniz gerektiğinde yazılır. Bu, örneğin yakın gelecekte gerçekleşecek bir sergiyle ilgili bir mesaj veya müşterinin ilgisini çeken malların geldiğine dair bir mesaj olabilir. Böyle bir mektuba başlamak için ifadeler oldukça uygundur: “Size şunu bildirmek için acele ediyorum ...”, “Seni davet etmek istiyoruz ...” vb.

İngilizce bir mektubun başlangıcı

İngilizce konuşan muhataplarla iletişim kurarken, yazılıysa Cevap mektubu, önce muhatabına mektubu için teşekkür etmek gelenekseldir: “Mektubunuz / e-postanız için teşekkür ederiz ...” (“Mektubunuz için teşekkür ederiz ...”). İletişimin tonu yeterince kuru ise, şu ifadeyi kullanabilirsiniz: "Mektubunuza cevap (cevap) ..." ("Mektubunuza cevap olarak ...").

İletişime başlayın, itirazdan sonra yazın: “Sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyarım…” (“Sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyarım…”) veya “Size şunu tavsiye etmek isterim…” (“Sizi bilgilendirmek istiyorum”. bu ...”) .

Sevilen birine mektup yazmaya başlamak

Bir cevap mektubu yazıyorsanız, temyizden sonra, önce sevdiklerinizin mektubunda sorduğu soruları cevaplamalısınız: bizi ilgilendiren sorulara her zaman sevdiklerinizden bir cevap bekliyoruz. Ruh eşinizi rahatsız eden sorunları biliyorsanız, mektuba onlarla ilgili sorularla başlamalı ve ardından kendiniz hakkında yazmalısınız.

Üzerinden İş yazışmaları sadece iş faaliyetlerinin koordinasyonu değil, aynı zamanda çeşitli raporlama denetimleri sırasında talep edilecek olan bu organizasyon için gerekli bilgilerin toplanması da vardır. Bu nedenle, her şeyden önce, idari çalışanların görevleri, çeşitli dahili talimatların ve formların geliştirilmekte olduğu iş kayıtlarının doğru şekilde tutulmasını içerir. Standart bir formun avantajı, kişinin formu otomatik olarak doldurması ve böylece zamandan ve şirketin zamanından tasarruf etmesidir.

İş yazışmaları şunları içermelidir:

Güvenilir ve eksiksiz bilgi;
- anlatım eksikliği nedeniyle bir özet;
- nötr hitap tonu, ancak arkadaşça bir tavırla;
- mantıksal bir zincir ve sunulan gerçeklerin duygusal bir değerlendirmesi değil.

İş mektubu nasıl yazılır?

En önemli şey, bu duruma ne tür bir iş mektubunun uygun olduğuna karar vermektir. Bunun birkaç türü vardır:

Hatırlatma;
- doğrulama;
- reddetme;
- iletim mektubu;
- davet;
- garanti;
- bilgi;
- bildirim ve sipariş içeren bir mektup.

Kural olarak, bu tür iş mektupları, içeriklerinde bir talep, teklif, itiraz, talep veya talep içeren bir yanıt gerektirir.

İş mektubu yazma kuralları.

Bir iş mektubunun tonu çok önemli bir duygusal yük taşır, çünkü örtülü saygısızlık yine de kusursuz iletişim teknikleriyle kendini gösterir. Red içeren bir iş mektubu yazarken özellikle dikkatli olmalısınız. Bu durumda, mektubun en başında reddetmeyi belirtmemelisiniz. Mesajın ilk bölümünde kendi bakış açınız lehinde ikna edici argümanlar sunmalısınız, bunun için aşağıdaki gibi formülleri kullanabilirsiniz.

- “Maalesef talebinizi karşılayamıyoruz”;
- “Çok üzgünüz ama dileğinizi yerine getirmeniz mümkün değil” vb.

Reddetme durumunda, görevimizin reddetmek, ancak müşteriyi, ortağı vb. kaybetmemek olduğunu hatırlamak önemlidir.

Yani, bir iş mektubu yazmanın temel kuralları:

Mektubun özünün doğru özümsenmesi için, muhataba gönderilen talebi metinde birkaç kez tekrarlamak gerekir;
- ret mektubunda, bu talebin neden karşılanamadığının nedenlerinin belirtilmesi önemlidir;
- teklif reddi, bir reddetme formülüdür.

İş yazışmalarının dili.

İş yazışmalarının okuyucusunun, yazıldığı dili değil, yalnızca özünü yakalaması önemlidir. Bu durumda, uzun yıllara dayanan deneyimle geliştirilen bir iş mektubu yazma kurallarına hakimiyet yatmaktadır.

Bir iş mektubunda şunu unutmamak gerekir:

tüketilmelidir basit kelimeler aynı zamanda içeriği fakirleştirmeden;
- fiilleri sıfatlardan daha sık kullanın - bu, mektubun metnini dinamik hale getirecek;
- ayrıntılara girmeden ve gerekçelendirmeden itirazın anlamına yakın durun;
- okuyucunun dikkatini dağıtacağı için uzun cümleler kullanmayın;
- ifadeler arasındaki geçiş mantıklı ve algılanamaz olmalıdır;
- mümkün olduğunca az zamir kullanın.

Bir iş mektubu, okuryazarlık ve stil ile ayırt edilir.

İş yazışmalarının hazırlanması.

Bir iş mektubu yazarken, üst kısmın (1/4 yaprak A4) antetli kağıt için boş kalması gerektiğini unutmayın. Ayrıca, mektubun üst köşesinde, özel bir giden posta günlüğüne kaydedilen giden numara ve tarih belirtilir.

Sol alt köşede yöneticinin konumu, soyadı ve imzası belirtilir ve sayfanın en sonunda ek bilgi için iş mektubunu yürüten kişinin soyadı telefon numarası ile belirtilir.

Bu nedenle, bir iş mektubu üç bölümden oluşur: talebin özü, gerekçesi ve destekleyici bilgiler.

Bir mektuba cevap verirken, içeriğin ilk kısmı muhatabın son harfine atıfta bulunmalıdır. Yabancı bir yazışma varsa, daha iyi netlik için, mektuba bu mektupta belirtilecek bir bağlantı olan bir kitapçık eklemek gerekir. Böyle bir mektubu işbirliği için şükranla ve “Saygılarımla (isim) ...” ifadesiyle bitirmek çok önemlidir.

Günümüzde hemen hemen herkes interneti aktif olarak kullanmaktadır. Ancak iş yazışmaları ilgili ve önemli olmaktan çıkmadı. Basitçe diğer medyaya aktarıldı. Bir iş mektubunun nasıl oluşturulacağını ve biçimlendirileceğini, yayın anlatacaktır.

Bir iş mesajı ne içerebilir?

Her şeyden önce iş yazışmaları, çalışanlar ve iş ortakları ile her türlü görüş veya öneri alışverişinde bulunulmasına olanak sağlar. Mektup, şirketler arasındaki yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak için istek, iddia ve diğer düşünceleri içerebilir. Genel olarak iş yazışmaları bir nevi resmi yazışmadır.

Diğer harflerden farkları

Temel farklılıklar aşağıdaki gibi özetlenebilir.

• Sunum stili.
• Bağlılığın varlığı.
• Güçlü bir duygu ifadesi olmayan kelime hazinesi.
• Kural olarak, mektup bir sayfadan fazla sürmez.
• Metin boyunca yazı tipi aynıdır (küçük veya büyük değil).
• Genellikle kuruluşun resmi antetli kağıdına düzenlenir.

İş mektubu türleri

Cevaplanması gereken mektuplar:

• Sorgu.
• dilekçe
• Gereklilik.
• Cümle.
• Temyiz.

Cevap gerektirmeyen mektuplar:

• bilgilendirici.
• bildiriyor.
• Eşlik eden.
• Garanti.
• Bir uyarı.
• Hatırlatma.

Ticari mektuplar. Genellikle sözleşme süresi boyunca veya bir anlaşma yapmak için ihtiyaç duyulur:

• İstek.
• Bir isteğe yanıt.
• Hatırlatma.
• İddia.
• Teklif. Bu, bir sözleşme yapmak veya bir anlaşma yapmak için bir tekliftir.
• Yükümlülükleri yerine getirme ihtiyacı, sözleşmelerin feshi vb.

Ticari olmayan mektuplar:

• Davet.
• Bir şey hakkında bilgi.
• Minnettarlık ifadesi.
• Öneriler.
• İstek.
• Talimatlar.
• İletim mektubu.
• Bir taziye ifadesi.
• Herhangi bir vesileyle tebrikler.
• Teminat mektubu.
• Malların alındığının teyidi, hizmet sunumu vb.

İş mektuplarının yapıya göre sınıflandırılması:

• Katı bir kalıba göre derlenmiştir.
• Serbest biçimde yazılmıştır.

Muhataba göre tipler:

• Normal. Bir muhataba gönderildi.
• Toplu. Bir kişiye gönderildi, ancak birkaç kişiden.
• Dairesel. Birden fazla alıcıya gönderildi.

Mektubun şekli aşağıdaki gibidir:

• Normal posta zarflarında gönderilir.
• Şahsen teslim edilmiştir.
• faks olarak gönderilir.
• tarafından hedeflenen e-posta.

Gördüğünüz gibi, bir iş mesajı farklı şekillerde ve farklı niyetlerle çerçevelenebilir. Ancak bazı durumlarda, etik nedenlerle, elle yazılması ve bilgisayarda yazılmaması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bu tebrikler ve taziyeler için geçerlidir.

Bir mektubun parçaları

İyi bir iş mektubu her zaman birkaç bölüme ayrılır. Bu giriş, ana ve son. Ve mantıksal olarak birbirleriyle bağlantılıdırlar.

Kural olarak, giriş kısmı, mektubun yazılmasına neden olan koşullar hakkında bilgi içerir. Ana metin içeriğin kendisidir, mesajın özüdür. Son bölümde ise ret, rıza, talep vb. ifade edebilen sonuçları özetlerler.

Yazma ilkeleri

Herhangi bir iş mesajı bu şekilde yazılmalıdır.

1. Tarafsız.
2. Adresli (yani, belirli bir kişiye yönelik).
3. tartıştı.
4. Güvenilir.
5. Çoğu tamamlandı.
6. Metindeki tüm bilgiler yazıldığı sırada güncel olmalıdır.

stil özellikleri

İş mektubu yazma kuralları, katı bir stile bağlı kalmanın gerekli olduğunu belirtir. Yalnızca resmi belgeler için tipik olan konuşma araçlarını kullanmak gerekir. yani uygun olur resmi iş tarzı. Dil aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.

• resmiyet.
• Sağlanan bilgilerin doğruluğu.
• Objektiflik.
• Yapılandırılmış.
• Bilgilendirici ama özlü.

Konunun özü, fiillere vurgu yapılarak basit kısa cümlelerle ifade edilmelidir. Metni sıfatlarla aşırı yüklemeye, muhatabın anlayamayabileceği az bilinen ve oldukça özel terimler kullanmaya gerek yoktur. Bu sadece olumsuzluğa ve reddedilmeye neden olacaktır. Basit, anlaşılır kelimelerle, daha fazla gerçek ve ayrıntıyla açıklamaya çalışmak daha iyidir. İş tarzı, bilgilendirici olmayan ve “sulu” metinlerin varlığına izin vermez.

Son kısım gereksiz ve uzun sözlerle özetlenmemelidir. Ayrıca mantıksız ve tutarsız teklifler de işe yaramayacaktır. Bu nedenle, zarf ve katılımcı ifadeler en iyi şekilde hariç tutulur. Her paragraf yalnızca belirli bir fikir içermelidir. Metni tamamladıktan sonra, mektubu yüksek sesle okuyarak birkaç kez hata olup olmadığını kontrol etmek daha iyidir.

Form Gereksinimleri

Bir iş mektubunun kurallarına göre, şirketin antetli kağıdına yazmak daha iyidir. Aşağıdaki ana gereksinimlere sahiptir.

• Girişim devlete aitse, formun ortasına Rusya Federasyonu Arması'nı eklemeniz gerekir.
• Mektup, A4 formatında bir kağıda yerleştirilmelidir.
• Soldaki alanı boş bırakın (en az 3 santimetre). Bu gereklidir çünkü bir süre sonra materyaller diğer belgelerle birlikte dosyalanacaktır.
• En uygun yazı tipi standart "Times New Roman", 12 boyutu ve 1.5-2 satır aralığıdır. En iyi okurken anlaşılır.
• Mektubun başlığında, kuruluşun adını, gerçek ve yasal adres, telefon ve e-posta.

Tasarım özellikleri

Bir iş mektubunun tasarımı birkaç sayfa aldıysa, ikinciden başlayarak numaralandırmanız gerekir. Bunun için kullanılması tavsiye edilir. Arap rakamları. Rakamların yanına nokta konulmasına gerek yoktur.

Mektup paragraflara ve gerekirse alt başlıklara bölünmelidir. Metin, kötü algılanacağı için sürekli bir akış gibi görünmemelidir. Paragraflar, diğer düşüncelerin nerede bitip nerede başladığını gösterecektir.

Yazım hataları, silmeler ve düzeltmelerin ticari yazışmalar için kabul edilemez olduğuna dikkat etmek önemlidir. Rakibin cehaletine ve anlamsızlığına tanıklık edecekler.

Kullanılan ayrıntılar

Mektup genellikle aşağıdaki bilgileri içerir.

1. Şirketin tam adı, sadece kısaltması değil.
2. Telefon numarası, faks numarası, banka hesabı ve e-posta.
3. muhatap. Ayrıca, davada şirketin adı kullanılmalıdır. Soyadını ve pozisyonunu belirtmeniz gerekiyorsa, dative durumunu kullanmanız önerilir. Alıcının bir unvanı veya akademik derecesi varsa, bu kişinin adından önce belirtilmelidir.

Her özniteliğin büyük harfle ve yeni bir satıra yazılması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

Bir iş mektubundaki referanslar

Resmi bir iletişim her zaman nötr bir tonda olmalıdır. Alıcıya yapılan itirazlar aynı forma sahip olmalıdır. "İyi günler" gibi ifadeler uygunsuz olacaktır. Merhaba demek istiyorsanız, resmi "Merhaba"yı kullanmak daha iyidir. Ancak en yetkin seçenek, isme ve soyadına göre bir temyiz olarak kabul edilir. Ve muhatapla tanışmanın ne kadar sürdüğü önemli değil. Bir mektupta adın kısa biçimini kullanamazsınız (örneğin, Petya, Anya vb.).

Kişiler arası mesafeyi korumak, daha yaşlı veya daha yaşlı bir kişiye saygı göstermek için “size” hitap etmek yardımcı olacaktır. Ancak şunu belirtmekte fayda var ki bazı şirketlerde tam tersine mektupta dahi iletişim kurarken “siz”i kullanmak adettendir.

"Sevgili Efendim" unvanının, bu kişinin adı belirtilmeden kullanılamayacağını belirtmekte fayda var. "Bay", "Bayan" kısaltmalarından da kaçınılmalıdır. Bir grup insana hitap etmeniz gerekiyorsa, isimlerin belirtilmemesine izin verilir. O zaman kısaca şunu yazabilirsiniz: "Sevgili Baylar!" Kurallara göre isim ile hitap ettikten sonra mutlaka ünlem işareti koymalısınız. Örneğin, bir iş mektubundaki benzer bir ifade şöyle görünür: "Sevgili Alexander Sergeevich!"

Son bölümde, kullanabilirsiniz Çeşitli seçenekler. "İTİBAREN En içten dileklerimle”,“ Saygıyla ”,“ İşbirliği umuduyla ”vb. Burada itirazlar resmi ama arkadaşça olmalıdır.

Son kısmı yapmak

Mektubu doğru bir şekilde bitirmek de çok önemlidir. Son bölümde, daha önce söylenenleri özetlemeniz gerekir. Ancak, sonuçları 10 cümle için uzatmayın. Kısalık ve kısalığın bir iş tarzında değerli olduğu unutulmamalıdır. Kendinizi basit ifadelerle sınırlamak daha iyidir. Örneğin, iş yazışmalarının son bölümünde uygun olan birkaç yapı verilecektir. İş mektupları mümkün olduğunca doğru ve kibar bir şekilde doldurulmalıdır.

• Yardımınız veya ilginiz için teşekkürler. "Teşekkür etmeme izin ver..." "Teşekkür ederim!"
• Bir şeyde muhatabın güvencesi. "Sizinle çalışmak isteriz."
• Gelecek için bir umut ifadesi. "Sizden en kısa sürede haber almayı umuyoruz."
• Bir şey için istek. "Sonuçları bildirirseniz minnettar oluruz."
• Sebep olunan herhangi bir rahatsızlık için özür dileriz. "Ödemedeki gecikme için özür dileriz."

Alıcıya nasıl veda edilir

Yazışmanın iş olmasına rağmen, bir iş mektubunda farklı şekillerde veda edebilirsiniz. Bunu yapmak için, sözde kapanış ifadelerini kullanın.

Aşağıdaki seçenekler örnektir:

1. Saygılarımla.
2. İçtenlikle.
3. Saygılarımızla.
4. Çalışmalarınızda başarılar dilerim.
5. İşbirliğini sürdürmeyi umuyoruz.
6. Hizmet etmekten mutlu olduk.

Başka seçenekler olabilir. Burada son cümlenin seçimi tamamen bir zevk meselesidir.

imza

Sayfanın en altında, gönderen imzasını atmalıdır. Ancak belgenin resmi bir görünüme sahip olması için bunu doğru yapmak son derece önemlidir.

İmza atabilmek için pozisyon, baş harfleri, soyadı ve tersini belirtmek gerekir. Ayrıca, iletişim bilgilerini (kişisel e-posta adresi veya telefon numarası) belirtebilirsiniz. Bu, alıcıya iletişim ve işbirliği yapma isteğini gösterecektir.

Arıza Özellikleri

Bir şeyi reddetmeniz gerekiyorsa, nasıl iş mektubu yazılacağını bilmek de önemlidir. Sonuçta, örtülü bir olumsuzluk veya reddetme bile fark edilmeyecek ve hoş olmayan sonuçlara yol açacaktır. Bundan sonra, kendine karşı olumlu veya en azından tarafsız bir tutuma güvenmek mümkün olmayacak. Bir mektup yazarken, duygulara yenilmeniz gerekmez. Muhatap çok sinir bozucu olsa bile, kendinizi sınırlar içinde tutmak daha iyidir. Reddetme mektupları, mesajın tonuna özellikle dikkat edilerek her zaman birkaç kez tekrar okunmalıdır.

Mesaj, hangi biçimde ifade edilirse edilsin, kategorik bir "hayır" ile başlamamalıdır. Aksi takdirde, alıcı ilgisiz olduğu ve önemli olmadığı izlenimini edinecektir. İlk olarak, uydurma olmayan ikna edici açıklamalar yapmak daha iyidir. Reddetme nedenleri kısaca listelendiğinde, gerçeği belirtmeye sorunsuz bir şekilde geçebilirsiniz. Aynı zamanda, bir iş mektubu görgü kurallarına göre, aşağıdaki ifade türlerinin kullanılması tavsiye edilir.

• Maalesef isteğinizi yerine getiremiyoruz.
• İçtenlikle üzgünüz, ancak teklifinizi reddetmek zorundayız.
• Çok üzgünüz, ancak aşağıdaki nedenlerden dolayı isteğinizi yerine getiremiyoruz.

İdeal olarak, mektubun başında muhatabın talebini kısaca belirtmelisiniz. Böylece, onun teklifini gerçekten tanıdıklarını anlayacak ve kesinlikle takdir edecektir.

Bir e-posta oluşturmanın özellikleri

Günümüzde insanlar, e-posta ile gönderilmesi gerekiyorsa bir iş mektubunun nasıl yazıldığıyla giderek daha fazla ilgileniyorlar. Bu tür yazışmalar için, daha önce belirtilen tüm aynı kurallar geçerlidir. Ancak elektronik iş mesajlarının kendine has özellikleri vardır.

• Giriş sağlam ve yeterli olmalıdır. Örneğin, zaichonok-masha@mail.ru kötü bir seçenektir, ancak direct-petrov@gmail.com iyi bir seçenektir.

• "Konu" alanının doldurulması her zaman önemlidir. Mesajın ne hakkında olacağını netleştirecektir. Mektup bir yabancıya yönelikse, başlık ilginç olmalıdır. Ancak aşırıya kaçmamak önemlidir. “Şu anda benzersiz teklif”, “Acil” gibi konular yalnızca reddedilmesine neden olacaktır. Başlık, mesajın özünü içine alacak şekilde 3-5 kelimeden oluşmalıdır.

• Eğer yazışma bir yabancıyla yapılıyorsa, önce ona onu nasıl öğrendiğinizi ve şirketin ne yaptığını anlatmalısınız. Böyle bir giriş olmadan, mesaj spam olarak kabul edilebilir ve hemen silinebilir.

• Metindeki önemli noktalar en iyi şekilde kalın harflerle vurgulanmıştır. Bu durumda, farklı renkler kullanmak kabul edilemez.

• Bir iş e-postasında büyük harf kullanılmamalıdır. Alt başlıklar ve konu başlığı bile büyük harf olmamalıdır. Aynısı yinelenen noktalama işaretleri için de geçerlidir.

• Metni paragraflara bölerek aralarında boş bir satır bırakmak daha iyidir.

• Mesaj ne kadar kısa olursa, o kadar hızlı yanıt verirler.

• İmza gereklidir. Genellikle e-postalarda birkaç satırdan oluşur, gönderenin adını ve konumunu, şirket adını, telefon numarasını ve web sitesi adresini içerir.

• Metin dosyaları ve resimler mektuba eklenebilir. Bu çok uygundur, çünkü ek materyaller, yorumlar, açıklamalar ve ayrıntılı açıklamalar özden uzaklaştırır. Bu nedenle, onları mektubun metnine değil, ekli dosyalara yerleştirmek daha iyidir.

• İş yazışmaları uzun süredir devam ediyorsa ve sıcak bir güven ilişkisi kurulmuşsa, e-postada ifade kullanımına izin verilir. Biraz “canlandırmaya” ve iletişimi etkisiz hale getirmeye yardımcı olacaklar. Ancak kötüye kullanılmamalıdırlar ve kağıt mektuplarda genellikle kabul edilemezler.

Mektup yazmak için talimatlar

Bir iş mektubu yazmak birkaç aşamaya ayrılabilir.

1. İlk önce muhatabı belirtmeniz gerekir. Bunu yapmak için formun sağ üst köşesine alıcının adının baş harflerini, soyadını ve konumunu yazmanız gerekir. Muhatap bir kuruluş ise, yasal adresi belirtilmelidir.

2. Alıcıya itiraz edin. Formun ortasında aşağıya yerleştirilmelidir. Hangi ifadelerin kullanılabileceği zaten söylendi. Genellikle temyiz şöyle görünür: “Sevgili Igor Petrovich!”

3. Amaç beyanı. Aşağıda, yeni bir satırda, temyiz nedenlerinden bahsederek ana düşünceleri, tüm noktayı yazmanız gerekir. Bazı sorunlardan bahsediyorsak, bunu çözmek için seçenekler sunmaya değer. Bu bir işbirliği önerisiyse, bunun nasıl olacağını açıklamanız gerekir. Mektup bir şikayeti yansıtıyorsa, belirli bir işlem talep etmeye değer. Tek kelimeyle, metnin alıcısı ondan tam olarak ne istediğini anlamalıdır.

4. Son kısım. Ve son olarak, yeni bir satırdan son cümleyi ve imzayı eklemeniz gerekir.

Teşekkür mektubu

Bu örnek, bir teşekkür mektubunun nasıl görünebileceğini gösterir. Ancak bu örnekte bir kusur var. “Amiral Gemisine” satırı yerine, bir tebrik ifadesi ve mektubun gönderildiği kişilerin isimleri eklenebilir.

Bir soruşturma

Bu örnek bir iş talep mektubudur. İçinde hiçbir eksiklik yok. Tüm çizim kurallarına uyuldu Resmi mektup. Metinden, hangi sorunun ortaya çıktığı ve onu çözmek için ne yapılması gerektiği netleşir. Mesaj ayrıca tüm iletişim bilgilerini, bir karşılama mesajını, bir kapanış cümlesini ve bir imzayı içerir.

Böylece yayın, iş ortaklarına yönelik mektupların nasıl yazılacağını göstermiştir. Bu, yüzünü kaybetmemek için doğru ve yetkin bir şekilde yapılmalıdır. Sonuçta, şirketin geleceği buna bağlı. Bir iş mesajına zamanında yanıt vermek de önemlidir. Bu, mektubun alınmasından itibaren üç ila yedi gün içinde yapılabilir.

Talimat

Mektubunuza kime yazdığınızı belirterek başlayın. Mesajı her zamanki gibi biçimlendir İş yazışmaları. Belgenin sağ üst kısmına yöneticinin pozisyonunu, şirket adını ve soyadını üç satıra yazın, örneğin:

CEO'ya
OOO IntersvyazCom
Ivanov I.I.

Mektubun muhatabının kim olduğunu belirtin. Bunu, mesajın bir önceki bölümünden sağ tarafta da girinti yaptıktan sonra yapın. Konumunuzu ve soyadınızı baş harflerle belirtmeniz gerekir, örneğin:

Satış Müdüründen
Esenina E.E.

Önceki bölümden birkaç satır girinti yapın, imleci sayfanın ortasına hizalayın, mesajın yapısını belirtin. Yazabilirsin " Hafıza”,“ Bilgi mektubu ”veya“ Açıklayıcı not ”, hepsi kuruluşun başkanıyla hangi nedenle iletişim kurduğunuza bağlıdır. Başlıktan sonra nokta koymayınız. Mektup herhangi bir taleple ilgiliyse, direktör ile saygılı bir şekilde isim ve soyadı ile iletişime geçebilirsiniz.

Mektuba, "müzakerelerimizin devamında", "isteğiniz doğrultusunda" veya "önerilerinize istinaden" gibi, yazılma nedenini açıklayan kelimelerle başlayın.

Mektubunuz ekipman satın alma talebi, bir çalışanın terfisi veya bir iş gezisine çıkma fırsatı ile ilgiliyse, mektuba “Lütfen fırsatı değerlendirin…” ifadesiyle başlamak daha iyidir.

Mektubun niteliği gerektiriyorsa durumu belirtin, açıklamalar yapın, tablolar veya grafikler oluşturun. Belge gövdesinin hizalaması, sayfanın genişliğine ayarlanmalıdır. Her satır bir girinti ile başlamalıdır.

Mektubu imzalayın, soyadını belirtmeden önce “saygılarımla” standardını kullandığınızdan emin olun, ardından virgül koymalısınız.

Mektubun yazıldığı tarihi belirtmeyi ve basılı belgeyi imzalamayı unutmayın.

Kuruluşunuzun dahili bir e-posta iletişimi varsa, mektubunuza bir itirazla başlayın ve tüm bilgileri ücretsiz bir biçimde belirtin.

Kaynaklar:

• müdüre istek mektubu

Hizmet mektupları %80'e kadarını oluşturur Toplam bir kuruluşta veya işletmede hazırlanan belgeler. Onların yardımıyla kurumlar ve bireyler arasındaki iletişim gerçekleşir. Resmi mektuplar giyilir bilgilendirici karakter, istek veya şart şeklinde de yapılabilirler.

Talimat

Mektubun amacına karar verin. Yalnızca, adadığı konu bizzat veya bizzat çözülemezse ve ayrıca gönderildiği gerçeğini teyit eden resmi bir belge olarak hizmet etmesi gerekiyorsa gereklidir. Bunu önceden düşünün ve muhatabı seçtiğinizden emin olun ve eğer cevap verirseniz, cevap verme yetkileri dahilinde olacaktır. mektup- soruşturma.

Bir soruda sadece bir soru belirtilmelidir. Birkaç sorunun yalnızca birbiriyle bağlantılı olmaları durumunda belirtilmesine izin verilir. Alıcı, mektubunuzun özünü hemen anlamalıdır, bu nedenle ilk cümlelerde belirtilmelidir. Onlarda, yalnızca sorunun özünü değil, aynı zamanda yanıt olarak almayı beklediğiniz eylemleri de bilgilendirin. Girişte, başvurabilirsiniz düzenlemeler Bir mektubu derlerken size rehberlik eden ve bilgi talep etmek veya sağlamak için temel teşkil eden .

Mektubun ana gövdesi eylemi teşvik etmeli, ikna etmeli veya netleştirmelidir. Metin açık, kısa, öz ve mantıklı olmalıdır. İçinde belirtilen gerçekler doğrulanmış ve objektif olmalı, dijital veriler mümkün olduğunca doğru olmalıdır. Mektubu iş gibi, nötr bir tonda yazın. Metin, birinci tekil veya çoğul veya üçüncü tekil şahıs olarak yazılabilir.

Mektubun metninde kategorik ifadelerden kaçının. Bunun için giriş kelimeleri ve yapıları kullanın: mümkünse, görünüşe göre, bilindiği gibi, aşağıdaki gibi.

İşadamı, mektuba "Sevgili" ile başlamanızı ve muhatabın adını ve soyadını yazmanızı ister. Eğer orada değillerse, mektubun sonunda, imzanızın önünde "Saygılarımızla" ibaresi bulunmalıdır. Bu saygıyı mektubun metninde de vurgulayabilirsiniz: “yorumlarınızı dikkatlice inceledim ...”, “tekliflerinizi dikkatlice değerlendirdim ...” gibi zarf ifadeleri kullanarak.

Resmi yazı, kuruluşun tam adını ve iletişim numaralarını gösteren antetli kağıdına yazılmalıdır.

uygularken ekonomik aktivite bazı organizasyon liderleri iş gezilerini kullanmak zorunda kalıyor. 166. maddeden İş Kanunu RF, çalışanın kuruluş başkanının emriyle gönderildiğini takip eder. Ama ya yönetmenin kendisi resmi bir göreve giderse, çünkü kendisini resmi bir göreve gönderiyorsa.

Talimat

Her şeyden önce, idari belge verme hakkına sahip olan şirketin tüzüğüne bakın. Orada sadece başkanın (aynı zamanda yönetmen olan) yayınlama hakkına sahip olduğu yazıyorsa, bir iş gezisi için belgeler hazırlaması gerekir. İmza hakkını bir vekile verdiyseniz, seyahat belgeleri bu kişi tarafından imzalanır.

Bir iş gezisine göndermek için bir iş ataması düzenleyin, birleşik biçim Hayır. T-10a. Burada, iş gezisinin hedefini, başlangıç ​​ve bitiş zamanını (biletlere göre), seyahatin amacını belirtin. Belgeyi imzalayın. İş seyahatinizin sonunda, formun altındaki raporu doldurun.

Bir çalışanı bir iş gezisine göndermek için bir sipariş verin (form No. T-9). Şart, imza hakkının başka bir kişiye devredilmesini sağlıyorsa, idari bir belge hazırlaması gerekir. İş gezisi ile ilgili bilgileri buraya girin: iş gezisinin varış yeri ve süresi, amacı ve nedeni (görev ataması). Belgeyi imzalayın veya imza için vekiline verin.

Geçici ikameniz için bir sipariş verin. Milletvekili varsa onu başkan olarak atayın; devlette böyle bir pozisyon yoksa başka birini atayın. İdari belgede, değiştirme süresini ve nedenini (iş gezisi) yazın, bir takım yetkileri belirtin.

Milletvekilinin iş yapması için bir vekaletname verin. Örneğin, vergi dairesinde şirketin çıkarlarını temsil etmek. Mali belgeleri imzalamaya özen gösterin. Bunu yapmak için bankanızla iletişime geçebilir ve imza kartını yeniden oluşturabilirsiniz.

Bir seyahat belgesi hazırlayın (form No. T-10). lütfen tam adınızı giriniz organizasyonun direktörü, personel numarası. Aşağıya gezinin amacını ve işyerinden uzak kalma süresini giriniz. Belgeyi imzalayın.

Kaynaklar:

• seyahat nasıl düzenlenir