วิธีการร่างข้อเสนอความคิดริเริ่มอย่างถูกต้อง จดหมายขาย: ตัวอย่างการเขียนจดหมายความเป็นผู้นำ ตัวอย่าง

จดหมายยืนยัน

จดหมายดังกล่าวมีข้อความเกี่ยวกับการรับสิ่งของใด ๆ (จดหมาย โทรเลข โอน พัสดุภัณฑ์ สินค้า ของมีค่า ฯลฯ) โดยระบุว่าเอกสารที่ร่างไว้ก่อนหน้านี้ยังคงมีผลบังคับใช้ (ข้อตกลง คำสั่ง ฯลฯ) จดหมายเป็นการยืนยันข้อเท็จจริง การกระทำ บทสนทนาทางโทรศัพท์... จดหมายดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำที่เกิดจากกริยา "ยืนยัน"

ตัวอย่างเช่น:

ยืนยันการรับข้อเสนอของคุณตามที่ระบุไว้ในจดหมายลงวันที่ 25 มิถุนายน 2548 เราจะส่งสำเนาเอกสารที่จำเป็นให้คุณ

การส่งจดหมายดังกล่าวเป็นส่วนที่จำเป็น ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ... การส่งทันเวลาช่วยให้ผู้รับลบออกจากการควบคุมและไม่รวมการส่งจดหมายเตือนความจำ

จดหมายเตือนความจำ

จดหมายมีข้อบ่งชี้ของการใกล้หรือหมดอายุของเส้นตายสำหรับการปฏิบัติตามภาระผูกพันใด ๆ หรือการจัดงาน จดหมายดังกล่าวสามารถพูดน้อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งมีส่วนสุดท้ายและตามกฎแล้วจะเริ่มต้นด้วยคำว่า "เตือน"

ตัวอย่างเช่น:

เราขอเตือนคุณว่าตามสัญญาหมายเลข 12/68 ของ 12.05.2005 คุณต้องทำงานซ่อมแซมและก่อสร้างให้เสร็จไม่ช้ากว่ากำหนดเวลาที่ระบุไว้ในสัญญาคือ 20.08.2005

หนังสือค้ำประกัน

จดหมายดังกล่าวเป็นเอกสารรับรองการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่กำหนดไว้

ในนั้น ผู้รับมักจะรับประกันการชำระเงินหรือการจัดหาบางสิ่ง (สถานที่ ที่ทำงาน การวิจัย ฯลฯ) ตัวอักษรเหล่านี้มีการเพิ่มขึ้น หน้าที่ทางกฎหมายดังนั้นการนำเสนอข้อความจึงควรมีความชัดเจนและชัดเจนอย่างยิ่ง

ตัวอย่างเช่น:

ขอจัดสรรห้องสัมมนาวันที่ 14.07.2005 เวลา 14.30 - 18.00 น.

เรารับประกันการชำระเงินสำหรับการเช่าสถานที่จากบัญชี ... ใน ... ธนาคาร

จดหมายริเริ่ม

นี่คือจดหมายที่ต้องการคำตอบ หมวดหมู่ส่วนใหญ่ของจดหมายเหล่านี้แสดงคำขอ (ข้อเสนอ คำขอ) ไปยังผู้รับในการแก้ไขปัญหาใดๆ

นี่เป็นจดหมายประเภททั่วไปมากที่สุด โดยไม่จำกัดหัวเรื่อง อย่างไรก็ตาม ธรรมชาติของพวกเขาชี้ให้เห็นถึงความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในเชิงบวกหรือเชิงลบ

ตัวอย่างเช่น:

เราขอเชิญคุณเข้าร่วมในการทำงานของกลุ่มผู้เชี่ยวชาญ

เราขอให้คุณแจ้งการตัดสินใจของคุณในจดหมายไม่เกิน 20.12.2005

จดหมาย-คำตอบ

ในแง่ของเนื้อหาจดหมายดังกล่าวมีลักษณะที่ขึ้นอยู่กับจดหมายริเริ่มเนื่องจากหัวข้อของข้อความได้รับการกำหนดไว้แล้วและยังคงเสนอลักษณะของการแก้ปัญหาสำหรับคำถามที่เกิดขึ้นในจดหมายริเริ่ม: การยอมรับหรือ การปฏิเสธข้อเสนอการปฏิบัติตามคำขอ

คำตอบจะต้องระบุในรูปแบบที่ชัดเจนและชัดเจนเสมอ: คำขอทั้งหมดจะสำเร็จได้หรือไม่ มากน้อยเพียงใด ในกรอบเวลาใด

หากจดหมายมีการปฏิเสธ จะต้องโต้แย้งสั้น ๆ

จากภายนอก ระบบการเงินของรัฐดูเหมือนป่าทึบที่หลงทางได้ง่าย และง่ายต่อการทำลายบางสิ่งเพื่อตัวคุณเอง อย่างไรก็ตามในบางครั้งผู้คนออกจาก "ป่า" นี้ซึ่งเต็มไปด้วยเงินของรัฐ ซึ่งหมายความว่านี่เป็นงานที่เป็นไปได้อย่างสมบูรณ์ และนักวิทยาศาสตร์ กล่าวคือ ตามคำจำกัดความ คนฉลาดค่อนข้างจะแก้ปัญหาได้ คุณเพียงแค่ต้องรู้ว่าต้องทำอะไรและเมื่อไหร่

สำหรับการเริ่มต้นอย่ารอจนกว่ากระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์จะเริ่มประกาศการแข่งขัน เป็นไปได้มากที่พวกเขาจะพูดถึงหัวข้อที่อยู่นอกเหนือความสนใจของคุณ หรืองานที่วางไว้ในการแข่งขันเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้สำหรับคุณ ดังนั้นความคาดหวังดังกล่าวจึงไม่มีความหมาย ส่วนใหญ่เป็นเพราะ งานหลักเมื่อได้รับ เงินสาธารณะเกี่ยวกับการพัฒนาทางวิทยาศาสตร์ดำเนินไปในขั้นก่อนหน้านี้ซึ่งมีการส่งข้อเสนอเกี่ยวกับการก่อตัวของหัวข้อและจำนวนเงินทุน

นักวิทยาศาสตร์ได้กล่าวหลายครั้งว่าเจ้าหน้าที่ไม่ทราบว่าอะไรสำคัญสำหรับประเทศมากกว่า วิทยาศาสตร์ใดมีความสำคัญมากกว่า งานวิจัยใดควรค่าแก่การพัฒนา สิ่งใดไม่สำคัญ สิ่งที่น่าสนใจที่สุดคือเจ้าหน้าที่ไม่โต้แย้งเรื่องนี้ และพวกเขากล่าวว่าข้อเสนอริเริ่มสำหรับการก่อตัวของหัวข้อนี้แก้ปัญหานี้ได้อย่างแน่นอน ท้ายที่สุดนักวิทยาศาสตร์เองก็ส่งพวกเขาและนักวิทยาศาสตร์คนอื่น ๆ ประเมินความสำคัญและความเกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม กระทรวงฯ เห็นด้วยกับความเห็นของผู้เชี่ยวชาญและจัดสรรเงิน

วิธีการกรอกใบสมัคร

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการกรอกข้อเสนอความคิดริเริ่มคือต้องจำไว้ว่าสิ่งนี้ก็ใช้ได้เช่นกัน ยิ่งกว่านั้นงานที่ไม่มีใครสอนนักวิทยาศาสตร์โดยเฉพาะ เหตุใดจึงเป็นหัวข้อสำหรับการสนทนาแยกต่างหาก สิ่งสำคัญคือในสถานการณ์นี้ คุณไม่สามารถแก้ไขได้ภายในหนึ่งนาที ดังนั้นจึงควรจ้างคนที่รู้วิธีกรอกเอกสารหรือนั่งลงและคิดเอาเอง คำแนะนำโดยละเอียดแม้ว่าจะไม่ได้เขียนในภาษาที่เข้าถึงได้มากที่สุด แต่ก็อยู่ในเว็บไซต์ของคณะกรรมการโครงการวิทยาศาสตร์และเทคนิค นอกจากนี้ หลายองค์กรที่ติดตามการปฏิบัติตามสัญญาอย่างถูกต้อง (เรียกว่า องค์กรตรวจสอบ) ได้เผยแพร่คู่มือของตนเองสำหรับการกรอกเอกสารที่เกี่ยวข้อง บางส่วนถูกรวบรวมไว้ในระบบของเรา และเราจะรวบรวมพวกเขาต่อไปในที่เดียว นอกจากนี้ ในทำนองเดียวกัน เราจะพยายามนำเสนอสิ่งเดียวกันในภาษาที่เข้าถึงได้ ความจริง, พูดง่ายๆเฉพาะภาพใหญ่เท่านั้นที่สามารถอธิบายได้ จากจุดหนึ่ง คุณยังต้องอ้างอิงถึงคำแนะนำทิศทาง เพราะหากจำเป็นต้องกรอกฟิลด์ในลักษณะนี้และไม่ใช่อย่างอื่น คุณไม่สามารถพูดเป็นอย่างอื่นได้

เมื่อกรอกข้อเสนอความคิดริเริ่ม (และส่งรายงานในภายหลัง) คุณควรจดจำประเด็นสำคัญหลายประการ

ในเอกสารทั้งหมด ควรเรียกส่วนเดียวกันของงานหรือส่วนเดียวกันว่าเหมือนกัน เจ้าหน้าที่ไม่เข้าใจคำพ้องความหมาย และถ้าคุณเรียกโมเลกุลของคุณว่า pi-complex ในส่วนหนึ่งและอีกส่วนหนึ่งเรียกว่าคลัสเตอร์ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อเสนอจะไม่ทำงาน เช่นเดียวกับพอร์ทัลซึ่งเรียกว่าระบบ

หากกฎสำหรับการออกแบบข้อเสนอบอกว่ามีบางอย่างควรมีอยู่ที่นั่นต้องแน่ใจว่าไม่มีสิ่งอื่นใดที่สามารถอยู่ที่นั่นได้ แต่ทุกรายการต้องมี และตรงจุดที่ระบุไว้ ท้ายที่สุดคุณไม่เทน้ำลงในกรดใช่ไหม ดังนั้นอย่าบังคับให้คนอื่นกรอกแบบฟอร์มใบสมัครของคุณให้โอกาสพวกเขาคิดเกี่ยวกับเนื้อหา

แต่สิ่งสำคัญคือการคิดถึงงานทั้งหมดที่อยู่ข้างหน้าตั้งแต่ต้นจนจบ หากข้อเสนอของคุณผ่านไป แล้วคุณได้รับเงินสำหรับงานของคุณ จากนั้นทุกอย่างที่ไม่รวมอยู่ในเงื่อนไขของสัญญา คุณจะต้องทำ "เพื่อตัวคุณเอง" การศึกษาความเป็นไปได้ เงื่อนไขการอ้างอิง และ แผนปฏิทิน... และที่สำคัญที่สุดคือคำอธิบายซึ่งคุณต้องอธิบายในภาษายอดนิยมว่าคุณกำลังจะทำอะไรและทำไม

ข้อเสนอริเริ่มนี้ไม่ได้เป็นเพียงความคิดที่เย่อหยิ่งจากซีรีส์เรื่อง “เราต้องปลูกกล้วยสีน้ำเงินในแถบอาร์กติก” แต่เป็นแผนธุรกิจที่ชัดเจนมาก ประกอบด้วยการเรียกคืนขององค์ประกอบต่อไปนี้:

• หมายเหตุอธิบาย
• งานด้านเทคนิค
• การศึกษาความเป็นไปได้
• แผนปฏิทิน

ร่วมกันสร้างความประทับใจให้กับโครงการ ซึ่งเมื่อ ระบบใหม่การจัดหาเงินทุน (โดยไม่มี FZ-94 ที่มีชื่อเสียง) ทำให้เกิดข้อได้เปรียบอย่างมากในการแข่งขันครั้งต่อไปกับผู้เขียนข้อเสนอ

ข้อเสนอความคิดริเริ่มสำหรับการสร้างหัวข้อประกอบด้วยอะไร

หนึ่งในองค์กรตรวจสอบหลักที่ร่วมมือกับกระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์และผู้อำนวยการ NTP มาเป็นเวลานาน ได้อธิบายว่าเอกสารแต่ละฉบับควรมีอะไรบ้าง

หมายเหตุอธิบาย (PZ)ควรมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรที่ริเริ่ม ตลอดจนเหตุผลโดยละเอียดของหัวข้อการวิจัยที่อ้างสิทธิ์ ให้บริการใน หมายเหตุอธิบายส่วนควรมีเหตุผลและคำอธิบายโดยละเอียด:

1) เหตุใดจึงจำเป็นต้องสั่งการดำเนินโครงการนี้:

ความเกี่ยวข้องของโครงการ

คำอธิบายของปัญหาที่จะแก้ไข งานและแนวทางที่เสนอเพื่อแก้ไขปัญหา

คำอธิบายสั้น ๆ ของงาน

ลักษณะของผลเศรษฐกิจของประเทศที่คาดหวัง

2) ผลลัพธ์ทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคที่ควรได้รับจากการทำงานในโครงการ:

คำอธิบายของผลลัพธ์ตามแผน

คำอธิบาย ผู้บริโภคที่มีศักยภาพผลทางวิทยาศาสตร์

3) องค์กรใดบ้างที่สามารถเข้าร่วมการแข่งขันเพื่อดำเนินโครงการนี้ได้

4) การดำเนินการตามตัวบ่งชี้และตัวบ่งชี้ของกิจกรรมของโปรแกรมภายในกรอบของโครงการนี้

5) ประมาณการระยะเวลาของโครงการนี้ทั้งหมด

6) การประมาณการต้นทุนโครงการและปริมาณการจัดหาเงินทุน:

จำนวนเงิน งบประมาณของรัฐบาลกลาง;

จำนวนเงินจากแหล่งนอกงบประมาณ

ข้อกำหนดในการอ้างอิง (TOR) -เอกสารเบื้องต้นสำหรับการดำเนินการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ (R&D) TK ประกอบด้วย main ความต้องการทางด้านเทคนิคนำเสนอผลงานและข้อมูลเบื้องต้นสำหรับการพัฒนา TK ระบุวัตถุประสงค์ของผลลัพธ์ ขอบเขตของแอปพลิเคชัน ขั้นตอนของการพัฒนาเอกสาร องค์ประกอบ เงื่อนไขการดำเนินการ ฯลฯ รวมถึงข้อกำหนดพิเศษเนื่องจากลักษณะเฉพาะของผลลัพธ์เองหรือเงื่อนไขของ การดำเนินงานของมัน

การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)- การวิเคราะห์ การคำนวณ การประเมินความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจของโครงการที่เสนอสำหรับการสร้างสิ่งอำนวยความสะดวกทางเทคนิคใหม่ ความทันสมัย ​​และการสร้างสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีอยู่ใหม่ อิงจากการประเมินเปรียบเทียบของต้นทุนและผลประโยชน์ กำหนดประสิทธิผลของการใช้งาน

การศึกษาความเป็นไปได้ควรประกอบด้วย:

1. เหตุผลของขอบเขตและระยะเวลาในการทำงาน

2. การประมาณการต้นทุนงานและการให้เหตุผลในการจัดหาเงินทุน ซึ่งรวมถึง:

• เหตุผลของค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานโดยใช้งบประมาณของรัฐบาลกลาง
• เหตุผลของปริมาณและความเป็นไปได้ในการดึงดูดเงินทุนพิเศษ

โครงการ แผนปฏิทินงานใน R&D ที่เสนอโดยระบุขั้นตอน เนื้อหา เวลา และต้นทุนของงานที่วางแผนไว้ควรกลายเป็นเอกสารผลลัพธ์ พัฒนาและนำเสนอโดยผู้ริเริ่มตามเหตุผลที่กำหนดไว้ในส่วนก่อนหน้าของข้อเสนอ ร่างกำหนดการในภายหลังควรเป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างเอกสารประกวดราคาและ เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาของรัฐบาล

การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจตัวแทนธุรกิจ ผ่านข้อความเหล่านี้ พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ ปัญหาทางการค้าวิธีที่ประหยัด รวดเร็ว และเหมาะสมที่สุด

ไฟล์

มีจดหมายธุรกิจอะไรบ้าง

ตามอัตภาพ จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทหลัก:

• จดหมายแสดงความยินดี;
• จดหมายข้อมูล
• ฯลฯ

รายการที่แยกกันสามารถทำเครื่องหมายคำตอบของจดหมายเหล่านี้ทั้งหมด ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการและเขียนตามศีลบางข้อด้วย

ใครควรเป็นผู้เขียนจดหมาย

จดหมายธุรกิจต้องมีลายเซ็นเสมอ ขณะเดียวกัน พนักงานของบริษัทที่มีความสามารถประกอบด้วย ฟังก์ชั่นนี้หรือมีอำนาจกระทำการได้ตามคำสั่งของกรรมการ มักจะเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือผู้นำของสิ่งนั้น หน่วยโครงสร้างซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องของข้อความ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าใครกำลังยุ่งอยู่กับการเขียน จดหมายจะต้องส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติไม่ว่าในกรณีใดๆ ก็ตาม โปรดทราบว่าจดหมายนั้นเขียนขึ้นในนามของบริษัท

กฎทั่วไปในการเขียนจดหมายธุรกิจ

ข้อความทางธุรกิจทั้งหมดควรเกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัทหรือสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร พวกเขาต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ

ประการแรกมันเป็นโครงสร้างบางอย่าง ข้อความควรระบุเสมอ:

• วันที่เขียน,
• รายละเอียดผู้ส่งและผู้รับ
• อุทธรณ์ที่อยู่อย่างสุภาพ (ในรูปแบบของถ้อยคำ "Dear Ivan Petrovich", "Dear Elena Grigorievna")

ควรสังเกตว่าจดหมายสามารถส่งถึงทั้งพนักงานแต่ละคนและทั้งทีม (ในกรณีนี้ก็เพียงพอที่จะ จำกัด ตัวเองให้อยู่ในคำทักทาย "สวัสดีตอนบ่าย!")

องค์ประกอบข้อมูลซึ่งประกอบด้วยเหตุผลและเป้าหมายที่ใช้เป็นพื้นฐานในการเขียนจดหมาย

คำขอและคำอธิบาย

บทสรุป.

อาจแนบเอกสาร ภาพถ่าย และวิดีโอหลักฐานเพิ่มเติมต่างๆ มากับจดหมาย หากมี จะต้องแสดงในข้อความหลัก

สามารถวาดตัวอักษรได้ทั้งบนกระดาษ A4 มาตรฐานทั่วไปและบน หัวจดหมายองค์กรต่างๆ ตัวเลือกที่สองดีกว่า เนื่องจากไม่ต้องพิมพ์รายละเอียดบริษัทด้วยตนเอง นอกจากนี้ จดหมายดังกล่าวยังดูแน่นหนายิ่งขึ้น และอีกครั้งบ่งชี้ว่าข้อความนั้นเป็นของจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ สามารถเขียนในรูปแบบลายมือ (ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือคัดลายมือจะประสบความสำเร็จเป็นพิเศษ) หรือพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (สะดวกเมื่อคุณต้องการสร้างสำเนาจดหมายหลายฉบับ)

จดหมายต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็น แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องประทับตราเพราะ ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลได้รับการยกเว้นจากความจำเป็นในการใช้แสตมป์ในกิจกรรมของพวกเขา

ก่อนที่จะส่งข้อความหากจำเป็นจะต้องลงทะเบียนในบันทึกประจำวันของเอกสารขาออกซึ่งจะมีการกำหนดหมายเลขและวันที่ออกเดินทาง

สิ่งที่ต้องมองหาเมื่อเขียนจดหมาย

เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องตรวจสอบการสะกดคำอย่างระมัดระวัง ปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานของภาษารัสเซียในแง่ของคำศัพท์ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ผู้รับมักจะใส่ใจกับความสามารถในการแสดงและใส่กรอบความคิดในข้อความ

อย่าลืมว่าการวิจัยดำเนินการอย่างชัดเจนแสดงให้เห็นว่าผู้คนไม่พร้อมที่จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในการอ่านจดหมายประเภทนี้

จดหมายต้องเขียนในรูปแบบที่ถูกต้อง ไม่ใช่ "กระจายความคิดไปตามต้นไม้" ค่อนข้างสั้นและกระชับตรงประเด็น แต่ละ หัวข้อใหม่ควรจัดกรอบเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก ซึ่งหากจำเป็น ควรแบ่งออกเป็นย่อหน้า นอกจากนี้จดหมายที่กระชับและชัดเจนจะทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าผู้เขียนให้ความสำคัญกับเวลาของเขา ในที่นี้ คำว่า "ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์" นั้นเหมาะสม

สิ่งที่ไม่ควรอนุญาตในจดหมายธุรกิจ

วี จดหมายธุรกิจน้ำเสียงที่ไร้อารมณ์หรือไร้สาระเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยสิ้นเชิง เช่นเดียวกับข้อความที่แห้งเกินไปและ "แสตมป์" ที่ซ้ำซากจำเจ นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงสูตรที่ซับซ้อน, การแสดงออกอย่างมีส่วนร่วมและคำกริยาวิเศษณ์มากเกินไป, คำศัพท์พิเศษ, ที่เข้าใจได้ วงกลมแคบผู้เชี่ยวชาญ

เป็นไปไม่ได้ที่จะรวมข้อมูลที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ ไม่น่าเชื่อถือ และยิ่งไปกว่านั้น ในจดหมายที่เป็นเท็จ

โปรดทราบว่าข้อความประเภทนี้ไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจตามปกติ แต่ยังหมายถึงเอกสารทางราชการในหลายๆ กรณี ซึ่งอาจได้รับสถานะที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายในภายหลัง

วิธีการส่งจดหมาย

คุณสามารถส่งข้อความอย่างเป็นทางการได้หลายวิธี

1. อย่างแรก ทันสมัยที่สุดและเร็วที่สุดคือผ่าน วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์การสื่อสาร. สะดวกและมีประสิทธิภาพ และยังช่วยให้คุณส่งข้อมูลได้ไม่จำกัดปริมาณ

   มีเพียงหนึ่งลบที่นี่ - ด้วยอีเมลจำนวนมากที่ผู้รับจดหมายอาจสูญหายหรือจบลงในโฟลเดอร์ "สแปม" ได้อย่างง่ายดายดังนั้นเมื่อส่งจดหมายด้วยวิธีนี้ขอแนะนำให้ตรวจสอบให้แน่ใจเพิ่มเติมว่า ได้รับจดหมายแล้ว (ผ่านทางโทรศัพท์ธรรมดา)

2. วิธีที่สอง: อนุรักษ์นิยมซึ่งช่วยให้คุณส่งข้อความโดย Russian Post ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ใช้ฟังก์ชันส่ง โดยไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมใบเสร็จรับเงิน - แบบฟอร์มนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจดหมายถึงผู้รับซึ่งผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนพิเศษ

   โดยปกติ การส่งทางไปรษณีย์มาตรฐานจะใช้ในกรณีที่มีการส่งต้นฉบับเอกสาร จดหมายที่รับรองลายมือชื่อและตราประทับ

3. นอกจากนี้ สามารถส่งจดหมายทางแฟกซ์หรือโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีต่างๆ ได้ แต่ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขว่าความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าจะใกล้ชิดเพียงพอและยอมรับวิธีการโต้ตอบดังกล่าวอย่างเต็มที่

ประเภทของจดหมายทางการค้าอาจแตกต่างกัน: ข้อเสนอ คำขอ คำขอ และการตอบกลับคำขอ บทความนี้อธิบายวิธีการเขียนจดหมายการค้าทุกประเภทตามรายการและให้ตัวอย่างจดหมายพาณิชย์

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

วี กิจกรรมเชิงพาณิชย์ข้อความที่ผู้ขายส่งถึงผู้ซื้อพร้อมข้อเสนอสินค้าหรือบริการและความตั้งใจที่จะทำธุรกรรมโดยระบุเงื่อนไขเฉพาะเรียกว่าข้อเสนอเชิงพาณิชย์

วิธีการจัดทำจดหมายเสนอทางการค้า

ตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป จดหมายเกี่ยวกับข้อเสนอเชิงพาณิชย์สำหรับความร่วมมือจะร่างขึ้นบนหัวจดหมายของบริษัท

ข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับข้อความเชิงพาณิชย์ ได้แก่ :

• ชื่อ บริษัท;
• ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับบริษัท
• รหัส บริษัท;
• OGRN นิติบุคคล;
• TIN ของผู้เสียภาษี;
• วันที่สร้างจดหมาย
• หมายเลขทะเบียนของรายการ;
• ปลายทาง;
• ส่วนหัวของจดหมายพาณิชย์
• ลายเซ็น;
• เครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน

จดหมายการค้าสามารถส่งไปยังผู้รับหนึ่งรายหรือหลายรายพร้อมกัน บางบริษัทใช้การส่งจดหมายจำนวนมากไปยังผู้รับจำนวนมาก

วิธีการเขียนจดหมายร้องขอ

มีการร่างจดหมายร้องขอเพื่อให้ผู้รับดำเนินการตามที่ผู้เขียนข้อความต้องการ ในสถานการณ์ง่ายๆ ไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อน ให้ข้อโต้แย้ง โน้มน้าวผู้รับ แล้ว จดหมายร้องขอเป็นการดีกว่าที่จะเริ่มต้นโดยตรงกับคำสั่งของคำขอเอง

ตัวอย่างเช่น:

เราขอให้คุณส่งปฏิทินการสัมมนาสำหรับครึ่งปีแรกของปี 2018

คำขอ - จดหมายร้องขอซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อรับข้อมูลอย่างเป็นทางการ (เอกสาร เอกสาร ข้อมูล)

เปรียบเทียบข้อความของตัวอักษรสองตัว

จดหมายขอ:

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม:

โครงสร้างของตัวอักษร

ข้อความในหนังสือขอประกอบด้วยสองส่วน: เหตุผล (คำชี้แจงเหตุผลสำหรับคำขอ) และข้อสรุป (คำขอ)

คำขอสามารถมีโครงสร้างที่แตกต่างกันได้ไม่เหมือนกับคำขอ จดหมายดังกล่าวอาจประกอบด้วย:

หนึ่งชิ้น. ตัวอย่างเช่น:

เราขอให้คุณพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการส่งมอบผลไม้รสเปรี้ยวในไตรมาสแรกของปี 2018 และส่งข้อเสนอถึงเราด้วยการตัดสินใจที่เป็นบวก

คำขอประกอบด้วยส่วนหนึ่งเนื่องจากสถานการณ์ไม่ต้องการเหตุผล

สองส่วน ตัวอย่างเช่น:

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการซ่อมแซมพื้นผิวถนนบนถนน Molodtsov ในพื้นที่บ้าน 15-27 ในช่วงตั้งแต่วันที่ 15 พฤษภาคมถึง 20 พฤษภาคม 2018 โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจราจรในส่วนที่ระบุหยุดในเวลากลางคืน

หากข้อความของคำขอประกอบด้วยสองส่วน คุณควรระบุเหตุผลในการเขียนข้อความก่อนแล้วจึงระบุคำขอ

สามส่วน. ตัวอย่างเช่น:

ตามสัญญาลงวันที่ 12.02.2017 ฉบับที่ 22/56 บริษัทของคุณรับหน้าที่จัดหาชั้นวางโลหะแบบเคลื่อนย้ายได้สำหรับอุปกรณ์ของที่เก็บถาวรในล็อตที่เท่ากันในเดือนกันยายน ตุลาคม และพฤศจิกายน 2017 อย่างไรก็ตาม คุณล่าช้าในการส่งมอบครั้งสุดท้าย ชุดอุปกรณ์เป็นเวลาสองสัปดาห์โดยไม่มีคำอธิบายสาเหตุของความล่าช้า

ความล่าช้าในการส่งมอบชั้นวางชุดสุดท้ายเป็นอันตรายต่อการว่าจ้างสถานที่จัดเก็บถาวรภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยสัญญาของรัฐ เราขอให้คุณดำเนินมาตรการเพื่อจัดส่งชั้นวาง 40 ชุดสุดท้าย ภายในวันที่ 10 มีนาคม 2561

คำขอหรือข้อซักถามอาจมีเหตุผลโดยอ้างอิงถึงกฎหมายหรือข้อบังคับอื่น ๆ นิติกรรม, คำชี้แจงข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์

กฎสำหรับการออกแบบตัวอักษร

จดหมายขอและหนังสือสอบถามมีการร่างขึ้นในแบบฟอร์ม

เมื่อลงทะเบียนข้อความประเภทนี้ จะมีการใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

1. ปลายทาง;
2. มุ่งหน้าไปยังข้อความ (หากข้อความในจดหมายมีมากกว่า 4-5 บรรทัด)
3. ลายเซ็น;
4. เครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน

ในขั้นตอนการเตรียมข้อความจะมีการประสานงาน เครื่องหมายอนุมัติ (วีซ่า) ติดอยู่กับสำเนาจดหมาย สำเนายังคงอยู่ในองค์กร - ผู้เขียน ตัวอักษร... เครื่องหมายจะอยู่ที่ด้านหลังของต้นฉบับหากข้อความถูกส่งโดยแฟกซ์หรือ อีเมล... หากมีระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เครื่องหมายได้รับการแก้ไขในนั้น

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจำแนกประเภทของจดหมายการค้าสามารถพบได้ในบทความ "จดหมายข้อมูล"

วิธีการสอบถามเชิงพาณิชย์

จดหมายขอแบบพิเศษ - จดหมายขอ ข้อเสนอในเชิงพาณิชย์... นี่คือการอุทธรณ์จากผู้ซื้อถึงผู้ขายโดยมีคำขอ:

• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (งาน บริการ);
• ส่งข้อเสนอสำหรับการจัดหาสินค้า (ประสิทธิภาพการทำงาน, การให้บริการ)

ใช้คำถามเชิงพาณิชย์ก่อนทำสัญญา

ในข้อความของคำขอทางการค้าตามกฎระบุว่า:

1. ชื่อสินค้า (บริการ);
2. เงื่อนไขที่ผู้เขียนจดหมายต้องการรับ
3. ปริมาณและ/หรือคุณภาพ;
4. เงื่อนไขการส่งมอบสินค้าหรือการให้บริการ
5. ราคา;
6. ข้อมูลอื่น ๆ.

นิพจน์ต่อไปนี้ใช้ในคำขอทางการค้า:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการจัดส่ง ...

ขออนุญาติจัดส่งครับ...

เราขอให้คุณให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับ ...

ตัวอย่างคำขอที่สมบูรณ์:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการส่งมอบเครื่องสแกนแบบแท่นเรียบรุ่น SKAN-200 และ SKAN-320 ในปริมาณ 2 และ 3 ชิ้น ตามลำดับในช่วงเดือนมีนาคม 2561 พร้อมทั้งแจ้งเงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ