เขียนจดหมายบนตัวอย่างหัวจดหมาย ส่งเอกสารหรือค่าวัสดุ

มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับการออกแบบจดหมายขาออก นี่เป็นเพราะข้อเท็จจริงที่ว่าเป็นข้อมูลและการอ้างอิงในลักษณะ เมื่อออกจดหมายบริการควรพิจารณาข้อกำหนดของ GOST R 6.30-2003“ Unified Documentation Systems ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร” และใช้แบบฟอร์มขององค์กร สำหรับรายละเอียดจำเป็นต้องเน้น GOST R 6.30-2003 (ตั้งแต่ 07/01/2018 จะต้องเน้น GOST R 7.0.97-2016) ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถรักษาโครงสร้างที่ชัดเจนของเอกสารและบันทึกรูปแบบที่ต้องการได้ การสื่อสารทางธุรกิจรวมทั้งกำหนดตำแหน่งรายละเอียดของจดหมายธุรกิจให้ถูกต้อง

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่า GOST R 6.30-2003 (เช่นเดียวกับ GOST R 7.0.97-2016) เป็นที่ปรึกษาและองค์กรต่างๆ สามารถพัฒนาหัวจดหมายสำหรับการติดต่อทางธุรกิจได้ การปฏิบัติตามข้อบังคับ GOST ที่ระบุเป็นเพียงสำหรับ หน่วยงานของรัฐบาลกลางอำนาจบริหาร

ส่วนหัวของเอกสารสามารถอยู่ได้ทั้งแนวยาวและมีการจัดเรียงเชิงมุม (รายละเอียดของหัวจดหมาย หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ขององค์กรมักจะอยู่ที่นี่) ตัวอย่างจดหมายที่มีการจัดเรียงรายละเอียดเชิงมุมเป็นตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดในงานสำนักงานสมัยใหม่

ตัวอย่างหัวจดหมายพร้อมรายละเอียดมุม

ที่ด้านบนของเอกสารคือ:

• วันที่;
• ห้อง;
• อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร (หากการติดต่อเป็นการตอบกลับ)
• ชื่อเรื่องของข้อความซึ่งระบุไว้ในวลีเดียว

ส่วนหัวของหนังสือราชการอยู่ใต้เลขทะเบียน มีการอุทธรณ์ไปยังผู้รับ ชื่อเต็ม. และตำแหน่งของผู้รับควรอยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร การอุทธรณ์ไปยังผู้รับเขียนไว้ตรงกลาง

จากใครและเพื่อใคร

รายละเอียดของบริษัทผู้ส่งมักจะระบุไว้ที่หัวจดหมายของบริษัท นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุผู้รับจดหมายอย่างถูกต้องหรืออีกนัยหนึ่งคือรายละเอียดของผู้รับ:

• ชื่อ บริษัท;
• ชื่อ หน่วยโครงสร้างที่ส่งจดหมายขาออกไปยัง;
• ตำแหน่งของผู้รับ;
• นามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ
• ที่อยู่ทางไปรษณีย์ขององค์กร

ตัวอย่างจดหมายบนหัวจดหมายของบริษัท

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าหากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกันไปยังผู้รับหลายคน อันดับแรก จำเป็นต้องระบุที่อยู่ของผู้รับหลักและเฉพาะส่วนที่เหลือเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น:

Yolki-Palki LLC

ฝ่ายกฎหมาย

มอสโก, ถนนเซเลนายา, 5

สำเนา

ถึง CEO

Green Branches LLC

ซิมาคอฟ วี.เอ.

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก,

ถนน Frunze, 3

วันที่และหมายเลข

หลังจากลงนามในเอกสารขาออกแล้ว วันที่จะถูกประทับตรา วันที่สามารถอยู่ในรูปแบบ 05/17/2018 หรือ 17 พฤษภาคม 2019 ในกรณีที่ระบุวันที่หลายครั้งในเอกสาร ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบการเขียนเดียว

หมายเลขการลงทะเบียนถูกกำหนดตามระบบการลงทะเบียนสำหรับเอกสารขาออกซึ่งเป็นที่ยอมรับในองค์กรและหลังจากการลงนามในเอกสารเท่านั้น หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยหมายเลขซีเรียลของเอกสาร ซึ่งสามารถเสริมด้วยดัชนีกรณีหรือตัวอักษร

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือการลงทะเบียนเอกสารขาออกทำให้ทั้งคุณและผู้รับประมวลผลอีเมลได้ง่ายขึ้น

เมื่อตอบกลับการติดต่ออย่างเป็นทางการที่ได้รับจำเป็นต้องกรอก "ลิงก์ไปยังหมายเลขการลงทะเบียนและวันที่ของคำขอ" ที่จำเป็น ในกรณีนี้ วันที่และหมายเลขของจดหมายที่ได้รับจะระบุไว้ในจดหมายตอบกลับ นี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประมวลผลการติดต่อที่รวดเร็วในบริษัทผู้รับ

ใครเซ็น

การติดต่ออย่างเป็นทางการส่วนใหญ่ลงนามโดยผู้จัดการและในกรณีที่ไม่มีเขาในที่ทำงานโดยเจ้าหน้าที่หรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าในระหว่างที่เขาไม่อยู่

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจสมัยใหม่ไม่ได้ส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังส่งทางไปรษณีย์ โทรสาร และอีเมลด้วย

ฉันจำเป็นต้องตั้งชื่อศิลปินหรือไม่?

แม้ว่าข้อความทางธุรกิจแต่ละรายการจะลงนามโดยหัวหน้า บริษัท หรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตจากเขา แต่การติดต่อนั้นดำเนินการโดยพนักงานธรรมดาทั่วไปนั่นคือนักแสดง เป็นชื่อและรายละเอียดการติดต่อที่ระบุไว้ในส่วนนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับศิลปินจะอยู่ที่ด้านล่างสุดเสมอในบรรทัดสุดท้าย ชื่อเต็ม นามสกุลและนามสกุลของพนักงานเขียนไว้เต็มบรรทัด พร้อมบรรทัดใหม่ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของเขา และต่ำกว่านั้นคือที่อยู่อีเมล เราปล่อยให้แบบอักษรเหมือนเดิม

ประทับไหม

จดหมายมักจะไม่ประทับตรา แต่ถ้าการติดต่อออกไปมีลักษณะเป็นทางการ จะออกบนหัวจดหมายขององค์กรและมีวัตถุประสงค์เพื่อเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางกฎหมาย (ทางกฎหมาย) กับบุคคลหรือองค์กรอื่นและรับผิดชอบตำแหน่งทั้งหมดที่กำหนดไว้ใน จดหมาย ผู้บริหารอาจต้องการเพิ่มอุปกรณ์ประกอบฉากเพิ่มเติมในรูปแบบของตราประทับ

เมื่อเขียนจดหมาย ปัญหาหลักมักอยู่ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ในกรณีหลังนี้ บทความจะช่วยคุณได้ เราจะพูดถึงวิธีเริ่มจดหมายในบทความนี้

วิธีการเริ่มเขียนจดหมาย

จดหมายทางการและธุรกิจ

หากคุณปฏิบัติตามคำศัพท์ที่เป็นที่ยอมรับ จดหมายธุรกิจจะถูกจัดประเภทเป็นทางการ การติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ นอกเหนือไปจากธุรกิจแล้ว ยังรวมถึงการทูตและการบริหารด้วย จริงอยู่ที่คนส่วนใหญ่มักเรียกพวกเขาว่าจดหมายราชการแม้ว่า "จดหมายอย่างเป็นทางการ" จะเป็นคำที่กว้างกว่า

จุดเริ่มต้นของจดหมายทางการ

ที่นี่เราจะพูดถึงจดหมายธุรการหลายประเภท

1. จดหมายร้องเรียน (เช่นจดหมายร้องเรียน) ที่นี่สำนวนเช่น: "ฉันขอให้คุณใส่ใจ ... ", "ฉันทำให้คุณสนใจ ... " ฯลฯ มีความเหมาะสม และคุณต้องเขียนทันทีหลังจากการอุทธรณ์
2. หนังสืออุทธรณ์ ที่จุดเริ่มต้นของตัวอักษรดังกล่าว มักใช้วลีเช่น: "ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่า ... ", "ฉันต้องดึงความสนใจของคุณไปที่สิ่งต่อไปนี้ ... "
3. จดหมายตอบกลับ เขียนขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอหรือข้อเสนอ เป็นเรื่องปกติที่จะเริ่มต้นด้วยวลีเช่น: "ขอบคุณสำหรับจดหมายของคุณ ... ", "เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของคุณจาก ... ", "ตามคำขอของคุณ (สัญญาของเรา ฯลฯ ) ..”.

โปรดทราบว่าต้องเลือกนิพจน์บางอย่างตามน้ำเสียงและเนื้อหาของจดหมายที่เลือก ดังนั้น หากเป็นคำขอ วลี "ฉันขอแจ้งให้คุณทราบ ... " จะดูไม่เหมาะสม แต่ "ฉันขอให้คุณใส่ใจ ... " จะมีประโยชน์ อ้างถึงใด ๆ เป็นทางการเป็นเรื่องปกติที่จะเขียนคำสรรพนาม "คุณ" ด้วยอักษรตัวใหญ่ และอีกหนึ่งเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ: ใช้เพียงวลีเดียวในการขึ้นต้นจดหมาย (ในลักษณะเดียวกับข้างต้น) จากนั้นไปที่สาระสำคัญของจดหมายทันที

การเริ่มต้นจดหมายธุรกิจ

รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถเรียกได้ว่ากึ่งทางการนั่นคือ "เสรีภาพ" บางอย่างได้รับอนุญาตที่นี่ ดังนั้น ในจดหมายธุรกิจ ก่อนที่จะไปยังหัวข้อหลัก คุณสามารถถามอย่างสุภาพว่าคู่ของคุณเป็นอย่างไรบ้าง ถ้านี่คืออักษรตัวแรก แน่นอนว่าควรเขียนให้เคร่งครัดกว่านี้ จดหมายธุรกิจยังสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท

1. สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ในจดหมายดังกล่าว ผู้รับจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะสรุปข้อตกลงหรือธุรกรรม และระบุรายละเอียดของความร่วมมือ คุณสามารถเริ่มจดหมายดังกล่าวด้วยวลีต่อไปนี้: "เราขอเสนอความร่วมมือในด้าน ... " "ฉันต้องการชี้แจงรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับข้อตกลงล่าสุดของเรา" เป็นต้น
2. จดหมายตอบกลับ นี่คือจดหมายที่คุณให้ข้อมูลตามที่คู่ของคุณร้องขอ วลีต่อไปนี้มีความเหมาะสมในที่นี้: “เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของคุณที่ ... (วันที่ระบุไว้) เราแจ้งให้คุณทราบว่า ... ” หรือเป็นทางการน้อยกว่านี้เล็กน้อย: “ฉันกำลังส่งข้อมูลที่คุณถามฉันเกี่ยวกับ ... ”
3. จดหมายข้อมูล จดหมายเหล่านี้เขียนขึ้นเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลที่อาจเป็นประโยชน์กับคู่ค้าของคุณ อาจเป็นข้อความเกี่ยวกับนิทรรศการที่จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้ หรือข้อความที่ลูกค้าสนใจสินค้ามาถึงแล้ว เป็นต้น ในการเริ่มจดหมาย วลีนั้นค่อนข้างเหมาะสม: "ฉันรีบบอกคุณว่า ... ", "เราต้องการเชิญคุณ ... " เป็นต้น

จุดเริ่มต้นของตัวอักษรภาษาอังกฤษ

เมื่อสื่อสารกับคู่สนทนาที่พูดภาษาอังกฤษหากมีการเขียน จดหมายตอบกลับขั้นแรก เป็นเรื่องปกติที่จะขอบคุณผู้รับสำหรับจดหมายของเขาด้วยวลี: "ขอบคุณสำหรับจดหมายของคุณ / อีเมล ... " ("ขอบคุณสำหรับจดหมายของคุณ ... ") หากน้ำเสียงของการสื่อสารแห้งพอ คุณสามารถใช้วลี: "In answer (reply) to your letter ... " ("Inตอบกลับจดหมายของคุณ ... ")

เริ่มการสื่อสาร เขียนหลังจากอุทธรณ์: "ฉันมีความยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ ... " ("ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ ... ") หรือ "ฉันอยากจะแนะนำคุณว่า ... " ("ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ ว่า ... ") .

เริ่มต้นจดหมายถึงคนที่คุณรัก

หากคุณกำลังเขียนจดหมายตอบกลับ หลังจากอุทธรณ์ คุณควรตอบคำถามที่คนที่คุณรักถามในจดหมายของเขาก่อน: เรามักจะรอคำตอบจากคนที่คุณรักสำหรับคำถามเหล่านั้นที่เกี่ยวข้องกับเรา หากคุณรู้ปัญหาที่กวนใจคู่ชีวิตของคุณ คุณควรเริ่มจดหมายด้วยคำถามเกี่ยวกับปัญหาเหล่านั้น แล้วเขียนเกี่ยวกับตัวคุณเอง

ทาง จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจไม่เพียงแต่การประสานงานของกิจกรรมทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับองค์กรนี้ ซึ่งจะเป็นที่ต้องการในระหว่างการตรวจสอบการรายงานต่างๆ ดังนั้นก่อนอื่น งานของพนักงานธุรการรวมถึงการบำรุงรักษาบันทึกทางธุรกิจที่ถูกต้องซึ่งมีการพัฒนาคำแนะนำและแบบฟอร์มภายในต่างๆ ข้อดีของแบบฟอร์มมาตรฐานคือการที่บุคคลกรอกแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลาและเวลาของบริษัท

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจควรประกอบด้วย:

ข้อมูลที่เชื่อถือได้และครบถ้วน
- บทสรุปเนื่องจากขาดคำบรรยาย;
- น้ำเสียงที่เป็นกลาง แต่ในลักษณะที่เป็นมิตร
- ห่วงโซ่ตรรกะและไม่ใช่การประเมินอารมณ์ของข้อเท็จจริงที่นำเสนอ

จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร?

สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องตัดสินใจว่าจดหมายธุรกิจประเภทใดที่เหมาะกับสถานการณ์นี้ มีหลายประเภท:

เตือนความจำ;
- การยืนยัน;
- ปฏิเสธ;
- จดหมายส่ง;
- การเชิญ;
- การรับประกัน;
- ข้อมูล;
- จดหมายพร้อมคำบอกกล่าวและคำสั่ง

ตามกฎแล้ว จดหมายธุรกิจดังกล่าวจำเป็นต้องมีการตอบกลับที่มีคำขอ ข้อเสนอ อุทธรณ์ คำขอหรือความต้องการในเนื้อหา

กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

น้ำเสียงของจดหมายธุรกิจมีภาระทางอารมณ์ที่สำคัญมาก เนื่องจากการดูหมิ่นที่ถูกปิดบังจะยังคงแสดงให้เห็นด้วยวิธีการสื่อสารที่ไร้ที่ติ คุณควรระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจที่มีการปฏิเสธ ในกรณีนี้ คุณไม่ควรระบุการปฏิเสธที่ตอนต้นของจดหมาย ในส่วนแรกของข้อความ คุณควรให้การโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนมุมมองของคุณ สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้สูตรต่างๆ เช่น

- “ขออภัย เราไม่สามารถทำตามคำขอของคุณได้”;
- “เราเสียใจอย่างสุดซึ้ง แต่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะสนองความต้องการของคุณ” ฯลฯ

ในกรณีของการปฏิเสธ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าหน้าที่ของเราคือปฏิเสธ แต่อย่าเสียลูกค้า คู่ค้า ฯลฯ

ดังนั้น กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ:

เพื่อการดูดซึมสาระสำคัญของจดหมายที่ถูกต้องจำเป็นต้องทำซ้ำคำขอที่ส่งถึงผู้รับหลายครั้งในข้อความ
- ในจดหมายปฏิเสธสิ่งสำคัญคือต้องระบุสาเหตุที่คำขอนี้ไม่สามารถตอบสนองได้
- การปฏิเสธข้อเสนอเป็นสูตรการปฏิเสธ

ภาษาของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้อ่านจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะต้องจับเฉพาะสาระสำคัญเท่านั้น ไม่ใช่ภาษาที่ใช้เขียน อยู่ในเงื่อนไขนี้ที่การเรียนรู้กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจอยู่ซึ่งได้รับการพัฒนาจากประสบการณ์หลายปี

ควรจำไว้ว่าในจดหมายธุรกิจ:

ต้องบริโภค คำง่ายๆในเวลาเดียวกันโดยไม่ทำให้เนื้อหาแย่ลง
- ใช้กริยาบ่อยกว่าคำคุณศัพท์ - สิ่งนี้จะทำให้ข้อความของจดหมายเป็นแบบไดนามิก
- ใกล้เคียงกับความหมายของคำอุทธรณ์โดยไม่ต้องลงรายละเอียดและให้เหตุผล
- อย่าใช้ประโยคยาว ๆ เพราะจะทำให้ผู้อ่านสนใจ
- การเปลี่ยนระหว่างวลีควรมีเหตุผลและมองไม่เห็น
- ใช้สรรพนามน้อยที่สุด

จดหมายธุรกิจมีความโดดเด่นด้วยการรู้หนังสือและสไตล์

การร่างจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ จำไว้ว่าส่วนบน (A4 1/4 แผ่น) จะต้องว่างสำหรับหัวจดหมาย นอกจากนี้ ที่มุมบนของจดหมาย หมายเลขขาออกและวันที่จะถูกระบุ ซึ่งบันทึกไว้ในสมุดรายวันพิเศษของจดหมายขาออก

ที่มุมล่างซ้าย ตำแหน่ง นามสกุล และลายเซ็นของผู้จัดการจะถูกระบุ และที่ส่วนท้ายสุดของแผ่นงาน นามสกุลของผู้ดำเนินการจดหมายธุรกิจจะแสดงด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของเขาสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ดังนั้น จดหมายธุรกิจจึงประกอบด้วยสามส่วน: สาระสำคัญของคำขอ เหตุผล และข้อมูลสนับสนุน

เมื่อตอบจดหมาย ส่วนแรกของเนื้อหาควรอ้างอิงถึงจดหมายฉบับสุดท้ายของผู้รับ หากมีการติดต่อจากต่างประเทศ เพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น จำเป็นต้องแนบหนังสือเล่มเล็กไปกับจดหมายซึ่งมีลิงก์ระบุไว้ในจดหมายฉบับนี้ เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะจบจดหมายด้วยความขอบคุณสำหรับความร่วมมือและวลี "ขอแสดงความนับถือ (ชื่อ) ... "

ทุกวันนี้เกือบทุกคนใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแข็งขัน แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้หยุดที่จะมีความเกี่ยวข้องและมีความสำคัญ มันถูกถ่ายโอนไปยังสื่ออื่น ๆ วิธีเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจสิ่งพิมพ์จะบอก

ข้อความทางธุรกิจสามารถมีอะไรบ้าง?

ประการแรก การติดต่อทางธุรกิจให้โอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะกับพนักงานและคู่ค้าทางธุรกิจ จดหมายอาจมีคำขอ การเรียกร้อง และความคิดอื่น ๆ เพื่อขจัดความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท โดยทั่วไป การติดต่อทางธุรกิจเป็นการติดต่ออย่างเป็นทางการ

ความแตกต่างจากตัวอักษรอื่นๆ

ความแตกต่างที่สำคัญสามารถสรุปได้ดังนี้

• สไตล์การนำเสนอ
• การปรากฏตัวของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
• คำศัพท์ที่ไม่มีการแสดงอารมณ์ที่รุนแรง
• ตามกฎแล้วจดหมายจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งหน้า
• แบบอักษรตลอดทั้งข้อความเหมือนกัน (ไม่เล็กและไม่ใหญ่)
• มักจะวาดขึ้นบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายที่ต้องตอบ:

• สอบถามข้อมูล
• คำร้อง.
• ความต้องการ.
• ประโยค.
• อุทธรณ์.

จดหมายที่ไม่ต้องการคำตอบ:

• ข้อมูล
• แจ้ง.
• มาพร้อมกับ
• การรับประกัน
• คำเตือน.
• เตือนความจำ

จดหมายพาณิชย์ โดยปกติจำเป็นต้องใช้ในช่วงระยะเวลาของสัญญาหรือเพื่อสรุปข้อตกลง:

• ขอ.
• ตอบสนองต่อการร้องขอ
• เตือนความจำ
• เรียกร้อง.
• เสนอ. นี่คือข้อเสนอเพื่อทำสัญญาหรือทำข้อตกลง
• คำเตือนถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน การยุติข้อตกลง และอื่นๆ

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์:

• การเชิญ.
• ข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• การแสดงความขอบคุณ.
• คำแนะนำ
• ขอ.
• คำแนะนำ.
• จดหมายส่ง
• เป็นการแสดงความเสียใจ
• ขอแสดงความยินดีในโอกาสใด ๆ
• หนังสือค้ำประกัน.
• การยืนยันการรับสินค้า การให้บริการ และอื่นๆ

การจำแนกจดหมายธุรกิจตามโครงสร้าง:

• เรียบเรียงตามแบบอย่างเข้มงวด
• เขียนในรูปแบบอิสระ

ประเภทขึ้นอยู่กับผู้รับ:

• ปกติ. ส่งไปยังผู้รับรายหนึ่ง
• กลุ่ม ส่งไปหนึ่งคน แต่จากหลาย ๆ คน
• วงกลม ส่งไปยังผู้รับหลายคน

รูปแบบของจดหมายมีดังนี้:

• ส่งแบบซองไปรษณีย์ธรรมดาครับ
• มอบให้ด้วยตนเอง
• ส่งเป็นแฟกซ์
• เล็งโดย อีเมล.

อย่างที่คุณเห็น ข้อความทางธุรกิจสามารถกำหนดกรอบได้หลายวิธีและมีเจตนาต่างกัน แต่เป็นที่น่าสังเกตว่าในบางกรณี ด้วยเหตุผลทางจริยธรรม จะต้องเขียนด้วยมือ ไม่ใช่พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความยินดีและความเสียใจ

ส่วนของจดหมาย

จดหมายธุรกิจที่ดีมักจะถูกแบ่งออกเป็นหลายส่วน นี่คือเกริ่นนำ หลัก และสุดท้าย และพวกเขาเชื่อมต่อกันอย่างมีเหตุผล

ตามกฎแล้ว ส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่นำไปสู่การเขียนจดหมาย ข้อความหลักคือเนื้อหาซึ่งเป็นสาระสำคัญของข้อความ ในส่วนสุดท้าย จะสรุปผลลัพธ์ ซึ่งสามารถแสดงการปฏิเสธ ความยินยอม คำขอ และอื่นๆ

หลักการเขียน

ข้อความทางธุรกิจใดๆ ควรเขียนในลักษณะนี้

1. อย่างเป็นกลาง
2. จ่าหน้าถึง (นั่นคือ มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ)
3. เถียง
4. ได้อย่างน่าเชื่อถือ
5. สมบูรณ์ที่สุด.
6. ข้อมูลทั้งหมดในข้อความต้องเป็นปัจจุบันในขณะที่เขียน

คุณสมบัติโวหาร

กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจระบุว่าจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้มงวด จำเป็นต้องใช้เฉพาะวิธีการพูดที่เป็นแบบฉบับของเอกสารราชการเท่านั้น นั่นก็คือจะเหมาะสม รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ. ภาษาต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• เป็นทางการ
• ความถูกต้องของข้อมูลที่ให้
• ความเที่ยงธรรม
• โครงสร้าง
• ให้ข้อมูลแต่กระชับ

สาระสำคัญของเรื่องควรระบุเป็นประโยคสั้นๆ ง่ายๆ โดยเน้นที่กริยา ไม่จำเป็นต้องใช้คำคุณศัพท์มากเกินไปในข้อความ ใช้คำศัพท์ที่ไม่ค่อยเป็นที่รู้จักและมีความเชี่ยวชาญสูงซึ่งผู้รับอาจไม่เข้าใจ สิ่งนี้จะทำให้เกิดการปฏิเสธและการปฏิเสธเท่านั้น เป็นการดีกว่าที่จะพยายามอธิบายด้วยคำง่ายๆ ที่เข้าใจได้ ข้อเท็จจริงและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น รูปแบบธุรกิจไม่อนุญาตให้มีข้อความที่ไม่ให้ข้อมูลและ "เป็นน้ำ"

ส่วนสุดท้ายไม่ควรสรุปด้วยการพูดที่ยาวและไม่จำเป็น นอกจากนี้ ข้อเสนอที่ไร้เหตุผลและไม่สอดคล้องกันจะไม่ทำงาน ดังนั้นจึงควรยกเว้นวลีวิเศษณ์และวลีที่มีส่วนร่วม แต่ละย่อหน้าควรมีเพียงหนึ่งแนวคิดเฉพาะ หลังจากอ่านข้อความเสร็จแล้ว จะเป็นการดีกว่าที่จะตรวจสอบข้อผิดพลาดหลายๆ ครั้งโดยอ่านออกเสียงจดหมาย

แบบฟอร์มข้อกำหนด

ตามกฎของจดหมายธุรกิจ ควรเขียนไว้บนหัวจดหมายของบริษัท มีข้อกำหนดหลักดังต่อไปนี้

• ตรงกลางของแบบฟอร์มคุณต้องใส่ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหากองค์กรเป็นของรัฐ
• ควรวางจดหมายลงบนกระดาษขนาด A4
• ทางด้านซ้าย ให้เว้นฟิลด์ว่างไว้ (อย่างน้อย 3 เซนติเมตร) นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพราะหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง เอกสารจะถูกจัดเก็บพร้อมกับเอกสารที่เหลือ
• แบบอักษรที่เหมาะสมที่สุดคือ "Times New Roman" มาตรฐาน ขนาด 12 และระยะห่างบรรทัด 1.5-2 จะเข้าใจได้ดีที่สุดเมื่ออ่าน
• ในส่วนหัวของจดหมาย คุณต้องระบุชื่อขององค์กร องค์กรที่แท้จริง และ ที่อยู่ตามกฎหมาย, โทรศัพท์และอีเมล

คุณสมบัติการออกแบบ

หากการออกแบบจดหมายธุรกิจมีหลายหน้า คุณต้องนับโดยเริ่มจากส่วนที่สอง สำหรับสิ่งนี้ขอแนะนำให้ใช้ เลขอารบิก. ไม่ต้องใส่จุดข้างๆ ตัวเลข

จดหมายจะต้องแบ่งออกเป็นย่อหน้าและหากจำเป็น ให้เป็นหัวข้อย่อย ข้อความไม่ควรมีลักษณะเป็นกระแสต่อเนื่อง เนื่องจากจะทำให้คนเข้าใจได้ไม่ดี ย่อหน้าจะแสดงให้เห็นว่าความคิดอื่นๆ สิ้นสุดและเริ่มต้นที่ใด

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าการพิมพ์ผิด การลบออก และการแก้ไขใดๆ นั้นไม่สามารถยอมรับได้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ พวกเขาจะให้การเป็นพยานถึงการไม่รู้หนังสือและความเหลื่อมล้ำของฝ่ายตรงข้าม

รายละเอียดมือสอง

จดหมายมักจะมีข้อมูลต่อไปนี้

1. ชื่อเต็มของบริษัท ไม่ใช่แค่ตัวย่อ
2. หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ บัญชีธนาคาร และอีเมล
3. ผู้รับ นอกจากนี้ ควรใช้ชื่อบริษัทในกรณีข้อมูล หากคุณต้องการระบุนามสกุลและตำแหน่ง ขอแนะนำให้ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ หากผู้รับมีตำแหน่งหรือวุฒิการศึกษา จะต้องระบุสิ่งนี้ก่อนชื่อของบุคคล

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าแต่ละแอตทริบิวต์ควรเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่และขึ้นบรรทัดใหม่

การอ้างอิงในจดหมายธุรกิจ

การสื่อสารที่เป็นทางการควรอยู่ในน้ำเสียงที่เป็นกลางเสมอ การอุทธรณ์ไปยังผู้รับควรมีรูปแบบเดียวกัน วลีเช่น "อรุณสวัสดิ์" จะไม่เหมาะสม หากคุณต้องการกล่าวทักทาย ควรใช้คำว่า "สวัสดี" อย่างเป็นทางการ แต่ตัวเลือกที่มีอำนาจมากที่สุดถือเป็นการอุทธรณ์ตามชื่อและนามสกุล และไม่สำคัญว่าความใกล้ชิดกับผู้รับจะนานแค่ไหน ในจดหมาย คุณไม่สามารถใช้รูปแบบย่อของชื่อ (เช่น Petya, Anya เป็นต้น)

เพื่อรักษาระยะห่างระหว่างบุคคล เพื่อแสดงความเคารพต่อผู้ที่มีอายุมากกว่าหรือในตำแหน่งที่สูงกว่า การอุทธรณ์ต่อ "คุณ" จะช่วยได้ อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าในบางบริษัท ตรงกันข้าม เป็นเรื่องปกติที่จะใช้ "คุณ" ในการสื่อสาร แม้แต่ในจดหมาย

เป็นที่น่าสังเกตว่าชื่อ "ท่านที่รัก" ไม่สามารถใช้งานได้หากไม่มีการระบุชื่อบุคคลนี้ในภายหลัง ควรหลีกเลี่ยงคำย่อ "นาย" "นาง" ด้วย หากคุณต้องการระบุชื่อกลุ่มบุคคล ไม่อนุญาตให้ระบุชื่อ จากนั้นคุณสามารถเขียนสั้น ๆ ว่า: “เรียนท่านทั้งหลาย!” ตามกฎแล้วหลังจากจ่าหน้าถึงชื่อแล้ว คุณควรใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์เสมอ ตัวอย่างเช่น วลีที่คล้ายกันในจดหมายธุรกิจจะมีลักษณะดังนี้: "เรียน Alexander Sergeevich!"

ในส่วนสุดท้ายคุณสามารถใช้ ตัวเลือกต่างๆ. "กับ ด้วยความปรารถนาดี"," ด้วยความเคารพ "," ด้วยความหวังในความร่วมมือ ” เป็นต้น ในที่นี้ การอุทธรณ์ควรเป็นทางการแต่เป็นมิตร

ทำส่วนสุดท้าย

การกรอกตัวอักษรให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ในส่วนสุดท้าย คุณต้องสรุปสิ่งที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตาม อย่าขยายข้อสรุปเป็น 10 ประโยค ควรจำไว้ว่าความกระชับและความกระชับนั้นมีค่าในรูปแบบธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะ จำกัด ตัวเองให้อยู่ในวลีง่ายๆ ตัวอย่างเช่น จะมีการก่อสร้างหลายอย่างที่เหมาะสมในส่วนสุดท้ายของการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายธุรกิจควรกรอกให้ถูกต้องและสุภาพที่สุด

• ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือหรือความสนใจของคุณ “ผมขอขอบคุณสำหรับ...” "ขอขอบคุณ!"
• การรับประกันของผู้รับในบางสิ่งบางอย่าง "เราอยากร่วมงานกับคุณ"
• การแสดงออกของความหวังสำหรับอนาคต "เราหวังว่าจะได้ยินจากคุณโดยเร็วที่สุด"
• ขออะไรสักอย่าง “เราจะขอบคุณมากถ้าคุณรายงานผล”
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น "ขออภัยในการชำระเงินล่าช้า"

วิธีบอกลาผู้รับ

ถึงแม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นธุรกิจ แต่ในจดหมายธุรกิจคุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ใช้วลีปิดที่เรียกว่า

ตัวเลือกต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง:

1. ขอแสดงความนับถือ
2. ขอแสดงความนับถือ.
3. ด้วยความปรารถนาดี
4. ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จในการทำงาน
5. เราหวังว่าจะร่วมมือกันต่อไป
6. เราก็ยินดีให้บริการ

อาจมีทางเลือกอื่น ที่นี่การเลือกวลีสุดท้ายเป็นเรื่องของรสนิยมล้วนๆ

การลงนาม

ที่ด้านล่างสุดของแผ่นงาน ผู้ส่งจะต้องลงลายมือชื่อไว้ แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องทำให้ถูกต้องเพื่อให้เอกสารมีลักษณะเป็นทางการ

จำเป็นต้องระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล และด้านตรงข้ามเพื่อลงลายมือชื่อ นอกจากนี้ คุณสามารถระบุข้อมูลติดต่อ (ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัว) สิ่งนี้จะแสดงให้ผู้รับเห็นว่าเต็มใจที่จะสื่อสารและให้ความร่วมมือ

คุณสมบัติความล้มเหลว

สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจหากคุณต้องการปฏิเสธบางสิ่งบางอย่าง ท้ายที่สุด แม้แต่การปกปิดเชิงลบหรือการปฏิเสธที่ปิดบังไว้จะไม่ถูกมองข้ามและจะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ หลังจากนี้ จะไม่สามารถนับทัศนคติเชิงบวกหรืออย่างน้อยเป็นกลางต่อตนเองได้ เมื่อเขียนจดหมายคุณไม่จำเป็นต้องจำนนต่ออารมณ์ เป็นการดีกว่าที่จะรักษาตัวเองให้อยู่ในขอบเขตแม้ว่าผู้รับจะน่ารำคาญมากก็ตาม ควรอ่านจดหมายปฏิเสธซ้ำหลายครั้ง โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับน้ำเสียงของข้อความ

ข้อความไม่ควรขึ้นต้นด้วยคำว่า "ไม่" อย่างเด็ดขาด ไม่ว่าจะแสดงออกในรูปแบบใด มิฉะนั้นผู้รับจะได้รับความรู้สึกว่าเขาไม่น่าสนใจและไม่สำคัญ ประการแรก เป็นการดีกว่าที่จะจัดวางคำอธิบายที่ไม่น่าเชื่อโดยไม่ได้ตั้งใจ เมื่อเหตุผลของการปฏิเสธแสดงไว้สั้นๆ คุณก็ดำเนินการระบุข้อเท็จจริงได้อย่างราบรื่น ในขณะเดียวกัน ตามมารยาทของจดหมายธุรกิจ ขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำประเภทต่อไปนี้

• ขออภัย เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้
• ขออภัยอย่างจริงใจ แต่เราต้องปฏิเสธข้อเสนอของคุณ
• เราขออภัยเป็นอย่างสูง เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

ตามหลักการแล้ว ในตอนต้นของจดหมาย คุณควรระบุคำขอของผู้รับโดยสังเขป ดังนั้นเขาจะเข้าใจว่าพวกเขาคุ้นเคยกับข้อเสนอของเขาจริงๆ และแน่นอนว่าเขาจะขอบคุณมัน

คุณสมบัติของการเขียนอีเมล

ทุกวันนี้ ผู้คนสนใจวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจมากขึ้นหากจำเป็นต้องส่งทางอีเมล สำหรับการติดต่อดังกล่าว จะใช้กฎเดียวกันทั้งหมดที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตาม ข้อความทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะเฉพาะของตนเอง

• การเข้าสู่ระบบจะต้องมั่นคงและเพียงพอ ตัวอย่างเช่น zaichonok-masha@mail.ru เป็นตัวเลือกที่ไม่ดี แต่ director-petrov@gmail.com เป็นตัวเลือกที่ดี

• ฟิลด์ "หัวเรื่อง" มีความสำคัญต่อการกรอกเสมอ มันจะทำให้ชัดเจนว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไร หากจดหมายนั้นมีไว้สำหรับคนแปลกหน้า พาดหัวข่าวก็ควรมีความน่าสนใจ แต่สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป หัวข้อเช่น "ข้อเสนอพิเศษเฉพาะตอนนี้", "ด่วน" จะทำให้เกิดการปฏิเสธเท่านั้น ชื่อเรื่องควรประกอบด้วยคำ 3-5 คำ โดยใส่สาระสำคัญของข้อความลงไป

• หากมีการติดต่อกับคนแปลกหน้า ก่อนอื่นคุณต้องบอกเขาว่าคุณเรียนรู้เกี่ยวกับเขาอย่างไรและบริษัททำอะไร หากไม่มีการแนะนำดังกล่าว ข้อความอาจถือเป็นสแปมและถูกลบทันที

• จุดสำคัญในข้อความควรเน้นด้วยตัวหนา ในกรณีนี้ ไม่อนุญาตให้ใช้สีที่ต่างกัน

• ไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในอีเมลธุรกิจ แม้แต่หัวเรื่องย่อยและหัวเรื่องไม่ควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ที่ชัดเจน เช่นเดียวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่ซ้ำกัน

• เป็นการดีกว่าที่จะแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าโดยเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างกัน

• ยิ่งข้อความสั้นเท่าไหร่ พวกเขาจะตอบกลับเร็วขึ้นเท่านั้น

• ต้องมีลายเซ็น โดยปกติประกอบด้วยหลายบรรทัดในอีเมล รวมถึงชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่เว็บไซต์

• ไฟล์ข้อความและรูปภาพสามารถแนบไปกับจดหมายได้ สะดวกมากเพราะเนื้อหาเพิ่มเติม ความคิดเห็น คำอธิบาย และคำอธิบายโดยละเอียดจะเบี่ยงเบนความสนใจจากสาระสำคัญ ดังนั้นจึงควรไม่วางไว้ในข้อความของจดหมาย แต่อยู่ในไฟล์แนบ

• หากการติดต่อทางธุรกิจเกิดขึ้นเป็นเวลานานและมีการสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้อย่างดี อนุญาตให้ใช้อีโมติคอนในอีเมลได้ พวกเขาจะช่วย "ฟื้นคืน" เพียงเล็กน้อยและทำให้การสื่อสารคลี่คลาย แต่ไม่ควรใช้ในทางที่ผิดและโดยทั่วไปแล้วจะยอมรับไม่ได้ในจดหมายกระดาษ

คำแนะนำในการเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน

1. ก่อนอื่นคุณต้องระบุผู้รับ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเขียนชื่อย่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับที่มุมขวาบนของแบบฟอร์ม หากผู้รับเป็นองค์กร ก็ควรระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

2. อุทธรณ์ไปยังผู้รับ ควรวางไว้ด้านล่างตรงกลางของแบบฟอร์ม มีการพูดไปแล้วว่าสามารถใช้วลีใดได้บ้าง โดยปกติคำอุทธรณ์จะมีลักษณะดังนี้: "เรียน Igor Petrovich!"

3. คำชี้แจงวัตถุประสงค์ ด้านล่างนี้ในบรรทัดใหม่ คุณต้องเขียนความคิดหลัก ประเด็นทั้งหมด โดยกล่าวถึงเหตุผลของการอุทธรณ์ หากเรากำลังพูดถึงปัญหาบางอย่าง มันก็คุ้มค่าที่จะเสนอทางเลือกในการแก้ปัญหา หากนี่คือข้อเสนอสำหรับความร่วมมือ คุณต้องอธิบายว่าจะเกิดขึ้นได้อย่างไร หากจดหมายดังกล่าวแสดงถึงการร้องเรียน ก็ควรขอให้ดำเนินการอย่างเฉพาะเจาะจง ผู้รับจากข้อความต้องเข้าใจว่าพวกเขาต้องการอะไรจากเขา

4. ส่วนสุดท้าย และสุดท้าย จากบรรทัดใหม่ คุณต้องแทรกวลีและลายเซ็นสุดท้าย

จดหมายขอบคุณ

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าจดหมายขอบคุณมีลักษณะอย่างไร อย่างไรก็ตาม มีข้อบกพร่องอย่างหนึ่งในตัวอย่างนี้ แทนที่จะใช้บรรทัด "To the Flagship Company" สามารถใส่วลีทักทายและชื่อของผู้ที่ส่งจดหมายถึงได้

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

นี่คือตัวอย่างจดหมายขอธุรกิจ ไม่มีข้อบกพร่องในนั้น ปฏิบัติตามกฎการร่างทั้งหมด จดหมายอย่างเป็นทางการ. จากข้อความจะเห็นได้ชัดว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นและต้องดำเนินการแก้ไขอย่างไร ข้อความยังประกอบด้วยรายละเอียดการติดต่อทั้งหมด ข้อความต้อนรับ วลีปิด และลายเซ็น

สิ่งพิมพ์ดังกล่าวจึงได้สาธิตวิธีการเขียนจดหมายสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจ ควรทำอย่างถูกต้องและเหมาะสมเพื่อไม่ให้เสียหน้า ท้ายที่สุดแล้ว อนาคตของบริษัทขึ้นอยู่กับมัน สิ่งสำคัญคือต้องตอบกลับข้อความทางธุรกิจอย่างทันท่วงที สามารถทำได้ภายในสามถึงเจ็ดวันนับจากวันที่ได้รับจดหมาย

คำแนะนำ

เริ่มจดหมายของคุณโดยระบุว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร จัดรูปแบบข้อความตามปกติ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ. ที่ส่วนบนขวาของเอกสาร ให้เขียนตำแหน่ง 3 บรรทัด ชื่อบริษัท และนามสกุลของผู้จัดการ ตัวอย่างเช่น

ถึง CEO
OOO IntersvyazCom
Ivanov I.I.

ระบุว่าใครเป็นผู้รับจดหมาย ทำเช่นนี้หลังจากเยื้องจากส่วนก่อนหน้าของข้อความทางด้านขวาด้วย คุณต้องระบุตำแหน่งและนามสกุลของคุณด้วยอักษรย่อ เช่น

จากหัวหน้าฝ่ายขาย
อีเซนิน่า อี.อี.

เยื้องสองสามบรรทัดจากส่วนก่อนหน้า จัดเคอร์เซอร์ตรงกลางหน้า ระบุลักษณะของข้อความ คุณสามารถเขียน " บันทึก"," จดหมายแจ้งข้อมูล "หรือ" หมายเหตุอธิบาย ” ทั้งหมดขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณติดต่อหัวหน้าองค์กร อย่าใส่จุดหลังชื่อเรื่อง หากจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอใด ๆ คุณสามารถติดต่อผู้อำนวยการโดยใช้ชื่อและนามสกุลด้วยความเคารพ

ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำที่อธิบายเหตุผลในการเขียน เช่น "ในการเจรจาของเราต่อไป" "ตามคำขอของคุณ" หรือ "ตามคำแนะนำของคุณ"

หากจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับการขอซื้ออุปกรณ์ การเลื่อนตำแหน่งพนักงาน หรือโอกาสในการเดินทางเพื่อธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะขึ้นต้นจดหมายด้วยวลี "โปรดพิจารณาโอกาส ... "

ระบุสถานการณ์ อธิบาย จัดทำตารางหรือกราฟ หากลักษณะของจดหมายต้องการ ควรกำหนดการจัดแนวเนื้อหาของเอกสารเป็นความกว้างของหน้า แต่ละบรรทัดต้องเริ่มต้นด้วยการเยื้อง

ลงนามในจดหมาย อย่าลืมใช้มาตรฐาน "ขอแสดงความนับถือ" ก่อนระบุนามสกุล หลังจากนั้นคุณต้องใส่เครื่องหมายจุลภาค

อย่าลืมระบุวันที่เขียนจดหมายและลงนามในเอกสารที่พิมพ์

หากองค์กรของคุณมีการสื่อสารทางอีเมลภายใน ให้เริ่มจดหมายด้วยการอุทธรณ์และระบุข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบอิสระ

ที่มา:

• จดหมายร้องขอต่อผู้อำนวยการ

จดหมายบริการคิดเป็น 80% ของ ทั้งหมดเอกสารที่จัดทำขึ้นในองค์กรหรือองค์กร ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา การสื่อสารระหว่างสถาบันและบุคคลจึงเกิดขึ้น จดหมายราชการสวมใส่ ตัวอักษรข้อมูลนอกจากนี้ยังสามารถทำได้ในรูปแบบของคำขอหรือข้อกำหนด

คำแนะนำ

ตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของจดหมาย จำเป็นก็ต่อเมื่อปัญหาที่ทุ่มเทไม่สามารถแก้ไขได้โดยหรือด้วยตนเองและหากควรใช้เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ยืนยันความเป็นจริงของการส่ง คิดให้ถี่ถ้วนล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกผู้รับและอยู่ในความสามารถของพวกเขาที่จะตอบว่าคุณ จดหมาย- สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

ควรระบุคำถามเดียวเท่านั้นในคำถามเดียว อนุญาตให้ระบุคำถามหลายข้อได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่อถึงกัน ผู้รับต้องเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายของคุณทันที ดังนั้นจึงต้องระบุไว้ในวลีแรก ในพวกเขา ไม่เพียงแต่แจ้งแก่นแท้ของคำถามเท่านั้น แต่ยังแจ้งการดำเนินการที่คุณคาดว่าจะได้รับในการตอบกลับด้วย ในบทนำคุณสามารถอ้างถึง กฎระเบียบซึ่งคุณจะได้รับคำแนะนำเมื่อรวบรวมจดหมายและใช้เป็นพื้นฐานในการขอหรือให้ข้อมูล

เนื้อหาหลักของจดหมายควรส่งเสริมการกระทำ โน้มน้าวใจ หรือชี้แจง ข้อความควรมีความชัดเจน รัดกุม รัดกุม และสมเหตุสมผล ข้อเท็จจริงที่ระบุจะต้องได้รับการตรวจสอบและมีวัตถุประสงค์ ข้อมูลดิจิทัลต้องแม่นยำที่สุด เขียนจดหมายด้วยน้ำเสียงที่เป็นกลาง สามารถเขียนข้อความในบุรุษที่หนึ่งเป็นเอกพจน์หรือพหูพจน์หรือในบุคคลที่สามเอกพจน์

หลีกเลี่ยงการแสดงออกอย่างเด็ดขาดในข้อความของจดหมาย ใช้คำเกริ่นนำและโครงสร้างสำหรับสิ่งนี้: ถ้าเป็นไปได้ เห็นได้ชัดว่ามีดังต่อไปนี้ เท่าที่ทราบ

นักธุรกิจต้องการให้คุณเริ่มจดหมายด้วย "เรียน" และเขียนชื่อและนามสกุลของผู้รับ หากไม่มีอยู่ ที่ท้ายจดหมาย ก่อนลายเซ็นของคุณ จะต้องมีวลี "ด้วยความเคารพ" คุณสามารถเน้นย้ำความเคารพนี้ในข้อความของจดหมายโดยใช้วลีวิเศษณ์เช่น: "ศึกษาความคิดเห็นของคุณอย่างรอบคอบ ... ", "พิจารณาข้อเสนอของคุณอย่างรอบคอบ ... "

ต้องเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการบนหัวจดหมายขององค์กรซึ่งระบุชื่อเต็มและหมายเลขติดต่อ

เมื่อดำเนินการ กิจกรรมทางเศรษฐกิจผู้นำองค์กรบางคนถูกบังคับให้ใช้การเดินทางเพื่อธุรกิจ จากมาตรา 166 รหัสแรงงาน RF ติดตามว่าพนักงานถูกส่งไปยังตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร แต่ถ้าผู้กำกับไปรับงานราชการเองเพราะปรากฎว่าเขาส่งตัวเองไปรับราชการ

คำแนะนำ

ก่อนอื่นให้ดูกฎบัตรของบริษัทที่มีสิทธิออกเอกสารทางธุรการ หากมีการเขียนไว้ว่ามีเพียงหัวหน้า (ซึ่งเป็นผู้อำนวยการ) เท่านั้นที่มีสิทธิ์ในการเผยแพร่ เขาจะต้องจัดทำเอกสารสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ หากคุณได้มอบสิทธิ์ในการลงนามให้รอง บุคคลนี้ลงนามในเอกสารการเดินทาง

ออกมอบหมายงานสำหรับส่งทริปธุรกิจก็มี แบบฟอร์มรวมเลขที่ T-10a ที่นี่ ระบุปลายทางของการเดินทางเพื่อธุรกิจ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด (ตามตั๋ว) วัตถุประสงค์ของการเดินทาง ลงนามในเอกสาร เมื่อสิ้นสุดการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณ ให้กรอกรายงานที่ด้านล่างของแบบฟอร์ม

ออกคำสั่งให้ส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ (แบบที่ T-9) หากกฎบัตรจัดให้มีการมอบสิทธิ์ในการลงนามกับบุคคลอื่นเขาจะต้องจัดทำเอกสารการบริหาร ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่นี่: ปลายทางและระยะเวลาของการเดินทางเพื่อธุรกิจ วัตถุประสงค์และเหตุผล (การมอบหมายหน้าที่) ลงนามในเอกสารหรือมอบให้รองผู้ลงนาม

ออกคำสั่งเปลี่ยนตัวชั่วคราว ถ้ามีรองก็แต่งตั้งให้เป็นหัวหน้า หากไม่มีตำแหน่งดังกล่าวในรัฐให้แต่งตั้งบุคคลอื่น ในเอกสารทางปกครอง ให้จดระยะเวลาการเปลี่ยนและเหตุผล (การเดินทางเพื่อธุรกิจ) ระบุจำนวนอำนาจ

ออกหนังสือมอบอำนาจให้รองเพื่อประกอบธุรกิจ ตัวอย่างเช่น เพื่อแสดงผลประโยชน์ของบริษัทในหน่วยงานภาษี ดูแลการเซ็นเอกสารทางการเงิน ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถติดต่อธนาคารของคุณและสร้างการ์ดลายเซ็นใหม่ได้

จัดทำใบรับรองการเดินทาง (แบบฟอร์มหมายเลข T-10) กรุณาใส่ชื่อเต็มของคุณ ผู้อำนวยการองค์กรหมายเลขบุคลากรของเขา ด้านล่าง ให้ระบุวัตถุประสงค์ของการเดินทางและระยะเวลาที่ต้องอยู่ห่างจากที่ทำงาน ลงนามในเอกสาร

ที่มา:

• วิธีจัดทริป