» »

Kako nazvati ugovor o uslugama. Standardni ugovor o pružanju usluga: uvjeti, obrazac, uzorak

Ugovor o usluzi jedan je od najčešćih ugovora. U takvim je pravni oblik pokrivaju komunikacijske usluge, medicinske, savjetodavne, one vezane uz obrazovanje itd. Napominjemo da je ponekad prilično teško povući jasnu granicu između usluga i posla (npr. popravak opreme). Kako sklopiti transakcije za pružanje usluga i koje su vrste ovog ugovora, možete saznati dalje.

Što je usluga?

Usluga je djelatnost čiji rezultat ne može imati materijalni izraz, već se mora u potpunosti implementirati i potrošiti u procesu svoje provedbe. Rad se smatra djelatnošću koja ima isključivo materijalni izraz. Ugovor o pružanju usluga podrazumijeva da izvođač mora izvršiti određene radnje, a kupac ih je, sukladno tome, dužan platiti. Pravila ugovora o pružanju usluga uz naknadu regulirana su Građanskim zakonikom. Poglavlje 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije primjenjuje se na prilično širok raspon usluga:

Revizija;

informativni;

medicinski;

Savjetovanje;

Veterinarski;

Turist;

Usluge obuke itd.

Što nije uključeno u usluge?

Treba napomenuti da se sljedeće vrste ugovora ne primjenjuju na ugovore o uslugama:

Ugovor o radu;

Za tehničke radove;

provizije;

Za provedbu razvojnih radova;

Prijevoz;

Bankovni račun;

transportna ekspedicija;

skladištenje;

bankovni depozit;

Upravljanje imovinom od povjerenja.

Predmet ugovora

Kao što je već spomenuto, predmet takvih ugovora je isključivo nematerijalna usluga. Budući da kvaliteta njezina pružanja izravno ovisi o osobi koja će je pružati, takvu uslugu izvođač mora izvršiti osobno (osim ako ugovorne strane nisu drugačije odredile). Takav sporazum mora biti sklopljen u pisanom obliku. Svaki od sudionika također bi trebao imati u rukama kopiju takvog sporazuma. Kupci mogu biti pravne osobe, samostalni poduzetnici i poslovno sposobni pojedinci. Isti krug osoba može biti uključen kao izvođač.

Sastavljamo ugovor

Da biste sastavili ispravan ugovor o pružanju usluga, potrebno je strogo se pridržavati odredbi Građanskog zakonika Ruske Federacije:

Obavezno naznačite predmet ugovora; a nije dovoljno napisati Marketing istraživanje“, potrebno je po točkama navesti o kakvoj će se djelatnosti radi;

Navedite sve dospjele ovlasti i obveze stranaka;

Postavite jasne rokove unutar kojih aktivnosti moraju biti dovršene;

Također bi bilo korisno naznačiti kriterije po kojima će se određivati ​​kvaliteta usluge;

U takvom je ugovoru, naravno, propisana cijena usluga izvođača;

Ne zaboravite također odrediti odgovornost sudionika u transakciji; također je poželjno u sporazumu propisati visinu naknade u slučaju jednostranog odbijanja iste.

Značajke ugovora

U pojedinim slučajevima moguće je sklopiti ugovor o pružanju usluga samo s onim subjektima koji imaju dozvolu za obavljanje takve djelatnosti. Na primjer, ako govorimo o sporazumu za pružanje medicinska pomoć, tada medicinska ustanova mora imati licenciju. Istodobno, mora vrijediti i za one vrste medicinske skrbi za koje ste se, zapravo, prijavili. Ako bolnica pruža njegu pacijentima bez dozvole, suočit će se s odgovornošću. Osim toga, ako izvođač nema licencu, tada se ovaj sporazum na sudu može proglasiti nevažećim. Odnosno, takav sporazum neće imati nikakvu pravnu težinu. Sljedeće pravilo se također može pripisati značajkama ugovora o usluzi: u nekim slučajevima, ugovor o usluzi podliježe općim odredbama o ugovaranju i domaćem ugovaranju.

Raskid ugovora

Vrijedi naglasiti da se, za razliku od drugih vrsta transakcija, građanskopravni ugovor o pružanju usluga može raskinuti ne samo sporazumnim sporazumom stranaka, već i jedan od njegovih sudionika (izvršitelj ili kupac) jednostrano. Zakonom je propisano da naručitelj može odustati od ugovora, pod uvjetom da nadoknadi izvođaču sve njegove troškove. Osim toga, kupac može odbiti usluge izvođača i prije početka pružanja usluge i već izravno u procesu njezina pružanja. Izvođač, zauzvrat, također ima ovlast odustati od ugovora. Ako takvo odbijanje uzrokuje gubitke kupcu, druga strana ih je dužna nadoknaditi.

Agencijski ugovor

Ugovor o posredovanju za pružanje usluga je ugovor između nalogodavca (zapravo jamca) i zastupnika (posrednika, izvođača), prema kojem prvi nalaže pružanje određenih usluga od strane druge osobe ( pravne usluge itd.) u ime nalogodavca ili neposredno u ime zastupnika. Za takve radnje agent ima pravo na nagradu.

Obvezni uvjeti

Za sklapanje ugovora o posredovanju u skladu sa svim pravilima potrebno je navesti:

Funkcija koju agent mora obavljati;

Hoće li djelovati u svoje ime ili u ime kupca;

Kako će se javiti ravnatelju;

Iznos naknade i vrijeme njezina plaćanja;

Obveze i prava stranaka;

Postoje li ograničenja ovlasti agenta;

Uvjeti raskida ugovora;

Odgovornost stranaka.

Određene vrste ugovora

Varijanta ugovora koji se razmatra je sporazum o pružanju konzultantskih usluga. Mogu biti i dugotrajne i jednokratne. Ova vrsta ugovora često se sklapa između različitih stručnjaka i tvrtki. Najpopularnije su sljedeće konzultantske usluge: pravne, financijske, strateške, reklamne, informacijske. U procesu sklapanja raznih transakcija nekretninama često se koristi ugovor s nekretninama. Mnogi se gospodarstvenici obraćaju marketinškim agencijama kako bi promovirali svoj brend u suvremenom svijetu. Takve tvrtke obično pružaju puno usluga: definiranje ciljne publike, razvoj profila brenda, izrada strategije brenda itd. Osim svih ovih vrsta ugovora, postoje i mnogi drugi, a svakim danom ih je sve više. Stoga je sve navesti u okviru jednog članka jednostavno nerealno.

Važni naglasci

Kako se pokazalo, ugovor o pružanju usluga ima svoje specifičnosti. Stoga se njegov zaključak mora shvatiti više nego ozbiljno. Osim toga, kupac može raskinuti takav ugovor, zapravo, u bilo kojem trenutku. Dakle, izvođač je u početku zainteresiran za kvalitetno izvođenje dogovorenih radnji, inače može izgubiti zaradu. Također, ne zaboravite da se kod sklapanja ovakvih ugovora od izvođača često traži licenca. Ako pojedinac ili poduzeće nema licencu, s njim jednostavno nema smisla sklapati ugovor. Doista, u slučaju neslaganja na sudu, takav sporazum se proglašava nevažećim, a bit će iznimno teško dobiti, na primjer, naknadu za gubitke.

Raspon usluga koje izvođač može ponuditi naručitelju prema standardu oblik ugovora o uslugama iznimno je širok, zahvaljujući raznim akcijama za zadovoljenje potreba u sferi građanskog prava.

Razvoj gospodarstva i rast informacija (znanja) na intelektualnom području pridonijeli su nastanku velikog broja novih usluga čija se provedba provodi temeljem sklapanja ugovornih odnosa za pružanje usluga. savjetodavne, informacijske i druge usluge, uključujući usluge osposobljavanja.

Imamo oblike ugovora koje je prikladno zaključiti prilikom pružanja sljedećih usluga:

  • Općenito;
  • pravni;
  • računovodstvo;
  • informacija;
  • savjetovanje;
  • revizija;
  • turist;
  • komunikacije;
  • Marketing;
  • sigurnost;
  • oglašavanje;
  • nekretnina;
  • prijevoz.

Kakve usluge trebate vama ili vašem klijentu odlučuje se pojedinačno u svakom pojedinačnom slučaju, u našem servisu možete pronaći sve ove ugovore o uslugama s potrebnim aneksima.

Pravna regulativa ugovora

Pravna regulacija ovih sporazuma provodi se normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, poglavlje 39. Građanskog zakonika Ruske Federacije ("Plaćene usluge"). Pravila poglavlja odnose se na ugovore o pružanju medicinskih, revizorskih, informacijskih, savjetodavnih, veterinarskih, osposobljavajućih i nekih drugih usluga.

A članak 783. Građanskog zakonika Ruske Federacije navodi da se na ovaj sporazum mogu primijeniti opće odredbe ugovora, ako to nije u suprotnosti s predmetom ugovora. Vrijedno je zapamtiti da ovi dokumenti imaju značajnu razliku između njih: u jednom slučaju usluge se pružaju kupcu, u drugom se obavlja posao. Prilično je teško razlikovati dokumente zbog nedostatka definicija pojmova "rad" i "usluga" u Građanskom zakoniku Ruske Federacije.

Međutim, ti su koncepti definirani u Poreznom zakonu Ruske Federacije. Rad je aktivnost čiji rezultati imaju materijalni izraz. Usluge se smatraju djelatnostima čiji rezultati nemaju materijalni izraz, a troše se u procesu obavljanja ove djelatnosti. Dakle, prilikom sklapanja ugovora o pružanju usluga kupac ne plaća rezultat rada, već izravno proces pružanja određenih usluga.

Proces „pružanja usluge“ odnosi se na komercijalnu (poduzetničku) djelatnost pojedinca, pravne osobe ili poduzetnika pojedinca, usmjerenu na zadovoljenje potreba drugih. Usluge se, najčešće, pružaju na temelju odgovarajućeg obrasca ugovora o pružanju usluga sklopljenog između izvođača i naručitelja.

Koncept ugovora o uslugama

Prema ugovoru o usluzi, izvođač se obvezuje, prema uputama naručitelja, pružiti određenu uslugu/usluge (izvršiti određene radnje ili izvršiti određenu aktivnost), a kupac se obvezuje platiti te usluge.

Prema navedenoj definiciji, ugovor o pružanju usluga, odnosno njegov uzorak, je sporazuman, naplativ i dvostran.

Ugovori o pružanju usluga: značajke sklapanja

Na ugovore sklopljene prilikom pružanja bilo kakvih usluga u 2019. vrijede sljedeća pravila:

  • Prema članku 780. Građanskog zakona Ruske Federacije, izvođač je obvezan osobno pružati usluge, osim ako zaključenim dokumentom nije drugačije određeno. No, to ne oduzima izvođaču pravo da u uzorak ugovora za pružanje usluga uvrsti uvjet o uključivanju suizvršitelja, nakon dogovora o uvjetima s naručiteljem.
  • Za neke djelatnosti potrebna je licenca.
  • Pisani zadatak temelj je za kompetentno određivanje predmeta u uzorku takvog ugovora o pružanju usluga. Formuliranje zadatka jedna je od glavnih obveza naručitelja, uz plaćanje izvršenih usluga na vrijeme i na način određen ugovorom.
  • Ako ugovorom nije predviđena mogućnost prijevremenog pružanja određene usluge, kupac ima pravo ne platiti izvršene usluge prije roka.
  • U slučaju nemogućnosti ispunjenja obveza koje su nastale krivnjom kupca, dužan je platiti usluge u cijelosti, osim ako ugovorom ili zakonskom regulativom nije drugačije određeno.
  • U slučaju da je nemoguće ispuniti obveze koje proizlaze iz okolnosti na koje strane ne mogu utjecati, naručitelj je dužan nadoknaditi izvođaču stvarno nastale troškove, osim ako ugovorom ili zakonom nije drugačije određeno.
  • Kupac ima pravo raskinuti ugovor o pružanju usluga, uz plaćanje izvođaču stvarno nastalih troškova.
  • Izvođač ima pravo raskinuti ugovor samo uz uvjet pune naknade troškova kupcu.

Uzroci sporova po ugovoru o pružanju usluga

  • Najčešće, sporovi nastaju zbog nedovoljno jasno formuliranog zadatka, nepostojanja rokova i drugih specifičnih pokazatelja u ugovoru.
  • Čest uzrok sporova je nelikvidnost kupca, kao i nedostatak mehanizama za osiguranje ispunjenja obveza.

Kako osigurati ispunjenje ugovornih uvjeta?

Ispunjenje obveza iz ugovora o pružanju bilo kakvih usluga osigurava se na sljedeće načine:

  • odšteta (u obliku novčanih kazni);
  • bankovna garancija;
  • zadržavanje imovine dužnika;
  • jamstvo;
  • ugovorno osiguranje;
  • depozita i na druge načine predviđene ugovorom ili zakonom.

Također je poželjno primijeniti osiguranje sklopljenih ugovora. Takve mjere pomoći će u otklanjanju ili minimiziranju imovinskih gubitaka prilikom sklapanja uzorka ugovora o pružanju usluga, koji možete preuzeti u našoj usluzi.

Koncept ugovora kao pravnog dokumenta reguliran je člancima 779-783 poglavlja 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Sastavljanje ugovora o pružanju usluga potrebno je u slučajevima kada se jedna strana obvezuje obavljati određene poslove ili radnje, pružati usluge, a druga se obvezuje platiti ih. Takvi se ugovori nazivaju ugovori o uslugama i obično se sklapaju u pisanom obliku. Predmet ugovora mogu biti razne vrste usluga: revizija, računovodstvo, pravna podrška, obrazovne i medicinske usluge, usluge za različiti tipovi radova, za isporuku robe i sl. Posebno pitanje je izrada ugovora koji zahtijevaju javnobilježničku ovjeru. To uključuje:

  • poslovi između fizičkih i pravnih osoba ili samo pravnih osoba;
  • transakcije za određene iznose (preko minimalne plaće najmanje deset puta);
  • transakcije propisane zakonom (navedene u članku 161. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

DO opće informacije Ugovori o uslugama uključuju sljedeće podatke:

1) Predmet ugovora: vrsta i oblik pruženih usluga i obveze potrošača tih usluga;

2) Vrsta ugovora: jednokratni, okvirni, obnovljivi itd.;

3) Vrsta ugovora: sastavljanje ugovora o pružanju usluga, kupoprodaji, obavljanju poslova (ugovoru), posredovanju, radni odnosi itd.;

4) Strane u ugovoru: fizičke i pravne osobe;

5) Oblik ugovora: nije propisano zakonom, ali je potrebno pismeno izvršenje u 2 primjerka - nepoštivanje ovog uvjeta u slučaju spora ne potvrđuje postojanje transakcije;

6) Uvjeti ugovora: zakon definira tri kategorije uvjeta pri sastavljanju takvih ugovora:

- obični, koji su propisani zakonima i moraju biti uključeni u tekst ugovora;

- bitne uvjete propisane zakonima za ovu vrstu sporazuma i uvjete na kojima jedna od strana ustraje;

- slučajni uvjeti - za dopunu ili promjenu uobičajenih uvjeta (to uključuje: označavanje osiguranja od rizika, nestandardni broj primjeraka, postupak izmjene sadržaja itd.);

  • uvodni dio;
  • oznaka predmeta ugovora (popis radnji ili aktivnosti izvođača);
  • obveze i prava stranaka;
  • rok trajanja ugovora (po dogovoru stranaka);
  • trošak usluga (roba, radova), mehanizam i uvjeti plaćanja;
  • odgovornost ugovornih strana;
  • zaključak.

Ugovor o pružanju usluga uz naknadu smatra se službeno sklopljenim u slučaju postigli dogovor pod običnim i bitnim uvjetima, što mora biti potvrđeno potpisima stranaka (u skladu s člankom 432. Građanskog zakona Ruske Federacije). Treba napomenuti da većina standardnih ugovora ne zahtijeva posebno pravno znanje. Ali važni sporazumi, transakcije za velike iznose, transakcije tijekom kojih mogu nastati okolnosti više sile ili komplikacije, moraju nužno proći pravnu provjeru. Izričito preporučamo da izradu ugovora o uslugama povjerite iskusnim odvjetnicima, koji će jamčiti uspješno rješavanje sporova u slučaju da do njih dođe.

Ugovor za izradu tehničkih specifikacija

Izrada tehničkog zadatka jedna je od ključnih faza mnogih vrsta poslova i usluga, na primjer, arhitektonskog, dizajnerskog, inženjerskog dizajna, izrade web stranice, izrade kreativnih objekata, proizvodnje nestandardnih proizvoda itd. Ali, crtati izgraditi tehnički i pravno kompetentan TK, koji je temelj za provedbu svih naknadnih radova nije lak i vrlo odgovoran zadatak. Stoga se mora u skladu s tim platiti. Za to je potreban dogovor za izradu tehničkih specifikacija - pravna potvrda dogovora između naručitelja i izvođača da će potonji izraditi tehničku specifikaciju, a prvi platiti te radove u skladu s ugovornim uvjetima.

U pravilu, izrada ugovora o pružanju usluga za izradu projektnog zadatka uključuje sljedeće stavke:

  • svrha, principi i ciljevi budućeg rada (dizajn, kreativni, drugi);
  • uvjete i postupak za njihovu provedbu;
  • rokovi;
  • Očekivani rezultati.

Od strane naručitelja, ovaj ugovor zahtijeva davanje početnih tehničkih podataka i jasnu naznaku onoga što mu je potrebno od izvođača - to mora biti uključeno u tekst ugovora. Treba imati na umu da usmeni dogovori nisu pravno obvezujući i neće se uzeti u obzir u slučaju sporova. Standardni trošak razvoja tehničkih specifikacija iznosi 10-15%. Ukupni trošak projekt ili rad.

Ugovor o izradi procjenske dokumentacije

Takav dogovor nije ništa manji važna točka u izvođenju određenih radova; to je vrsta ugovora. Riječ je o ugovoru da se izvođač (izvođač) obvezuje izraditi predračun i dostaviti ga naručitelju u dogovorenom roku, koji je dužan platiti radove u skladu s uvjetima. Ugovor o izradi predračunske dokumentacije sastavlja se u pisanom obliku i ne zahtijeva ovjeru kod javnog bilježnika, bez obzira na visinu naknade za usluge. Ova vrsta sporazuma mora nužno sadržavati određene bitne uvjete, a to su: TOR za izradu procjenske dokumentacije, zahtjevi za procjenom, iznos i uvjete plaćanja za obavljeni posao. U nedostatku jednog od ovih uvjeta, ugovor se može priznati kao nesklopljen. Budući da izrada procjene nije samo komplicirana, već i vrlo odgovorna stvar, tada se, u pravilu, u ugovorima za procjena dokumentacije dovoljno veliku količinu dodatni uvjeti. Neke od najvažnijih su sankcije za neispravno ispunjavanje uvjeta, jamstva za rezultat i odgovornost izvođača za rezultate.

Izrada ugovora

Najčešće sklapana vrsta sporazuma je sastavljanje ugovora o djelu ili, drugim riječima, o obavljanju poslova. Postoji nekoliko vrsta takvih ugovora:

  • ugovor o građenju (gradnja zgrada i građevina, inženjerske mreže, ceste);
  • za istraživanje i projektantski rad(geodezija, geologija, arhitektura, projektiranje inženjerske mreže itd.);
  • ugovor o radu za općinske i državne potrebe(odvoz smeća, održavanje stambenog fonda i infrastrukture i sl.);
  • kućanski ugovor (za popravak ili druge radove).

Izvršenje naloga za podugovaranje također je uključeno u pripremu takvog ugovora i provodi se u slučajevima kada glavni izvođač (obično u građevinarstvu) angažira druge izvođače za izvođenje posebnih radova. Po obliku, ugovor o podugovoru sličan je ugovoru o djelu, ali zahtijeva uzimanje u obzir mnogih pravnih suptilnosti u pogledu rješavanja sporova u građevinarstvu. Stoga je poželjno sastavljanje ugovora povjeriti stručnjaku ili izvršiti njegovu pravnu ekspertizu, pogotovo ako su obim posla i iznos plaćanja značajan.

Zaključak

Izrada ugovora o pružanju usluga mora ispuniti sljedeći važan uvjet: tekst odredbi treba biti što jasniji i razumljiviji i davati nedvosmislene odgovore na pitanje tko, što i kada treba raditi, pod kojim uvjetima, što naknade i kojim će se redoslijedom primati, što će biti ako se prekrše uvjeti sporazuma. Zakonski kompetentno sastavljen ugovor otklanja gotovo sve moguće rizike i omogućuje vansudsko rješavanje svih potraživanja i sporova.

Možda će vas također zanimati:

Gdje podnijeti zahtjev za razvod: tri načina za razvod

Kad se iscrpe svi argumenti i preostaje samo da se raziđemo i krenemo novi život, pred supružnicima se postavlja organizacijsko pitanje: gdje podnijeti zahtjev za razvod braka? Nije tako jednostavno kao...

Rješavanje zemljišnih sporova

Zemljište je temelj cijelog društva, čak i ako, kada govorimo o zemljištu, mislimo na zemljište. Posjedovati zemlju znači biti siguran u svoju budućnost...

Sporazum - sporazum između dvije ili više osoba o uspostavi, promjeni ili prestanku građanskih prava i obveza (u skladu s člankom 420. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Ispravno podešen sustav ugovora o radu u poduzeću može spriječiti nepotrebne pogreške i nesporazume koji odgađaju ljudske i financijska sredstva. Osim toga, pomoći će izbjeći mnoge sporove.

Na primjer, najjednostavnija pogreška u ugovorni rad može dovesti vašu organizaciju ne samo na arbitražni sud, već i postati razlogom za pokretanje "poreznog" kaznenog postupka. To pak može utjecati na ugled organizacije, au slučaju natječaja, negativno utjecati na njihove rezultate.

Autor članka, popevši se na ljestvici karijere s mjesta pomoćnika tajnika do zamjenika šefa pravnog odjela velike savezne jedinstveno poduzeće dijeli svoje iskustvo stečeno na terenu organizacija cirkulacije dokumenata ugovora u poduzeću. U ovom članku pobliže ćemo pogledati:

  • priprema nacrta ugovora;
  • njegovo odobrenje;
  • sklapanje ugovora (potpisivanje i pečat);
  • registracija (uključujući državnu registraciju);
  • računovodstvena i operativna pohrana, izdavanje preslika (izvornika) ugovora;
  • formiranje baze podataka prema dokumentima ugovornih strana;
  • organiziranje izvršenja ugovora;
  • priprema ugovora za arhiviranje.

Glavna stvar je princip!

U početnoj fazi izgradnje sustavi rada po ugovoru potrebno je odrediti princip na kojem će se graditi:

  • centralizirano ili
  • decentralizirana.

Da biste to učinili, trebali biste provesti istraživanje poslovnih procesa i metoda rada poduzeća. Na temelju dobivenih informacija postavlja se pitanje tko će odgovarati organizacija ugovornih poslova:

  • konkretnu strukturnu cjelinu (kod odabira centraliziranog principa) ili
  • pojedini zaposlenici u različitim strukturnim odjelima (pri izboru decentraliziranog principa).

Nakon što je analizirao radno iskustvo po ugovoru u Rusiji, autor članka može reći da u većini malih i srednjih poduzeća tijek dokumenata ugovora"poderan" - podijeljen između pojedinih radnika. Odgovorni izvršitelj priprema nacrt ugovora, organizira njegovo odobrenje, upisuje tajnik ili referent, a čuvanje ugovora vrši odgovorni izvršitelj ili glavni računovođa poduzeća ili bilo tko drugi.

U velikim poduzećima u pravilu se koristi načelo centralizacije: odgovorni izvršitelj priprema nacrt ugovora i dostavlja ga uredskoj službi (ili ugovornom odjelu), koja koordinira, zaključuje, registruje, evidentira i pohranjuje ugovore te izdaje njihove kopije.

Trenutno je najoptimalnija organizacija ugovornog rada na centraliziranoj osnovi velike tvrtke s mrežom geografski udaljenih podjedinica.

Priprema nacrta ugovora

Priprema nacrta ugovora (sastavljanje vlastitog nacrta ugovora ili pregled primljenog od druge strane) provodi odgovorna osoba Ići strukturna jedinica, kojim se inicira sklapanje ugovora, zajedno s odvjetnikom.

Prema članku 161. Građanskog zakonika Ruske Federacije transakcije pravna lica među sobom i s građanima treba provesti u jednostavnom pisanje, s izuzetkom transakcija koje zahtijevaju javnobilježničku ovjeru.

Nacrt sporazuma podnosi se na odobrenje i potpisivanje kako slijedi: broj kopija:

  • obično po broju strana;
  • za ugovore koji vrijede od dana registracije od strane ovlaštenog tijela državna vlast ili lokalne samouprave, (na primjer, ugovori o zakupu) - prema broju stranaka + 1 primjerak za tijelo za registraciju.

U strukturi svakog poslovnog ugovora preporuča se predvidjeti sljedeće: sekcije, koji se u nekim slučajevima mogu kombinirati ili razdvajati:

  • Preambula.
  • Predmet ugovora.
  • Prava i obveze stranaka.
  • Trošak i postupak plaćanja.
  • Posebni uvjeti ugovori.
  • Odgovornost stranaka.
  • Izmjena, raskid i raskid ugovora.
  • Povjerljivost.
  • Rješavanje sporova.
  • Okolnosti Viša sila.
  • Vrijeme ugovora.
  • Adrese i detalji stranaka.
  • Potpisi stranaka.

Provjeravamo drugu stranu!

U fazi rada s nacrtom ugovora, odgovorni izvršitelj je dužan osigurati da druga strana dostavi paket dokumenata. To je zbog brojnih razloga. Činjenica je da sklopljeni ugovor možda nema pravnu snagu (npr. ako ga potpisuje neovlaštena osoba). Kako biste izbjegli takve ekscese, potrebno je pažljivo pristupiti provjeri dokumenata druge strane.

Na temelju prakse možemo reći da je potpuna provjera dokumenata druge ugovorne strane (tj. provjera ne samo registracije i sastavni dokumenti, ali također vrijedne papire, korporativna dokumentacija, imovina, mišljenja revizora, financijska izvješća i sl.) nije primjerena pri sklapanju svih ugovora. To može biti potrebno, primjerice, prilikom ulaska u organizaciju, budući da se stječe radni posao, tijekom kojeg bi mogle nastati određene obveze.

Popis dokumenata koje dostavlja druga strana utvrđuje pravna služba organizacije. Ovdje je njihov primjer popisa za razmatranje:

  • dokumenti koji sadrže podatke o suradnicima:
    • dostavljeni dokumenti pravna osoba:
      • kopije konstitutivnih dokumenata,
      • presliku isprave kojom se potvrđuju ovlasti čelnika pravne osobe,
        • presliku punomoći koja je uredno ovjerena od strane pravne osobe i fotokopija putovnice zastupnika (ako ugovor u ime pravne osobe ne potpisuje njezin čelnik, već zastupnik),
      • kopija potvrde o državna registracija pravna osoba sa svim promjenama,
      • kopija pisma nadležnih statističko promatranje o dodjeli kodova,
      • kopija potvrde o registraciji porezno računovodstvo,
      • dokumente koji sadrže informacije uključujući poštansku adresu tvrtke, broj telefona i bankovni detalji,
        • preslike licenci ovjerene pečatom organizacije i potpisom njezina čelnika za provedbu odgovarajuće vrste djelatnosti, potvrde itd. (u predviđenim slučajevima važeće zakonodavstvo Ruska Federacija);
    • dokumenti koje je dostavila druga strana - pojedinac:
      • kopija putovnice,
      • presliku potvrde o registraciji kod porezne uprave u mjestu prebivališta,
      • bankovni podaci (po potrebi plaćanje putem banke),
      • presliku potvrde o osiguranju mirovinski fond RF.

Opći regulatorni pravni akt kojim se uspostavlja postupak provjere dokumenata druge strane u svim organizacijama trenutno ne postoji u Rusiji. Iako postoje posebni posebni pravni akti. Na primjer, kreditne organizacije i profesionalni sudionici na tržištu vrijednosnih papira imaju pravo zahtijevati određene podatke o drugoj strani:

  • u odnosu na pojedince - prezime, ime i patronim (ako iz zakona ili nacionalnog običaja ne proizlazi drugačije), državljanstvo, podaci o osobnoj ispravi, podaci o migracijskoj iskaznici, isprava koja potvrđuje pravo stranog državljanina ili osobe bez državljanstva boraviti (prebivalište) u Ruskoj Federaciji, adresu mjesta prebivališta (prijave) ili mjesta boravka, identifikacijski broj poreznog obveznika (ako postoji);
  • u odnosu na pravne osobe - naziv, identifikacijski broj poreznog obveznika ili šifru strane organizacije, državni registarski broj, mjesto državne registracije i adresu lokacije.

Na temelju prakse rada, možemo reći da u većini slučajeva dokumente druga strana prezentira bez problema. To je postalo norma poslovna komunikacija. Problemi počinju prilikom provjere dokumenata. Može se ispostaviti, na primjer, da je licenca ili punomoć istekla. Ako iz više razloga druga strana ne može ili ne želi dostaviti dokumente, to bi vas trebalo upozoriti.

Koordinacija nacrta sporazuma

Pripremljen nacrt ugovora odgovorni izvršitelj dostavlja službi vođenja evidencije(ili ugovorni odjel) zajedno sa paket dokumenata. U našoj tvrtki se sastoji od:

  • nacrt ugovora v elektronički oblik;
  • dokumenti koje je pripremila druga strana;
  • list odobrenja koji sadrži sljedeće podatke:
    • PUNO IME. odgovorni izvršilac s naznakom radnog mjesta, naziv ustrojne jedinice u kojoj radi,
    • viza odgovornog izvršitelja,
    • vize čelnika odgovornog izvršitelja,
    • vrsta dokumenta koji se šalje na odobrenje (ugovor, dopunski ugovor),
    • naziv druge ugovorne strane,
    • popis odobrenja,
    • datum primitka dokumenta na odobrenje i datum vraćanja dokumenta od strane zaposlenika koji odobravaju ugovor.

      Liste za odobravanje nacrta sporazuma bilježe se u posebnom časopisu, što omogućuje jasno bilježenje broja nacrta sporazuma predanih na odobrenje. Časopis također odražava napredak u koordinaciji nacrta sporazuma. Prisutnost poveznica na datum primitka sporazuma na odobrenje i datum povratka od stručnjaka za odobravanje pomaže u praćenju uvjeta odobrenja od strane svakog stručnjaka za odobravanje, kao i njihovo kršenje;

    • objašnjenje (ako je potrebno). Obrazloženje potpisano od strane odgovornog izvršitelja mora sadržavati sljedeće podatke:
      • obrazloženje potrebe sklapanje ugovora,
      • opravdanje za odabir druge ugovorne strane,
      • o suprotnoj strani
      • predmet ugovora (ukratko),
      • iznos ugovora,
      • uvjeti plaćanja,
      • uvjeti za primanje plaćanja ili ispunjenje obveza;
  • studija izvodljivosti (studija izvodljivosti) projekta, ako je potrebno. Sadrži sljedeće informacije:
    • dokaz svrsishodnosti transakcije,
    • predmet transakcije, ukupan iznos transakcije, ostali materijalni uvjeti,
    • procjena troškova povezanih s izvršenjem transakcije, ekonomske posljedice sklapanje dogovora,
    • uvjeti transakcije,
    • opis druge ugovorne strane: koji je vremenski period prisutan na tržištu za ovaj proizvod (radove, usluge), kako se etablirao itd.

Treba napomenuti da je gornji popis dokumenata približan, jer. svako poduzeće uspostavlja vlastitu proceduru za ugovorni rad, koja uvelike ovisi o vrsti djelatnosti organizacije i količini ugovora. S gornje liste svaka tvrtka ima pravo odabrati one dokumente koji su za nju najoptimalniji.

Tako je, primjerice, u velikim trgovačkim i proizvodnim tvrtkama poželjno imati obrazloženje ugovora. Daje jasnu ideju o svrsi ugovora. Ako voditelj poduzeća svakodnevno mora potpisati velik broj ugovora, tada objašnjenje značajno smanjuje vrijeme koje provodi proučavajući ugovor. Osim toga, pruža potrebne informacije za odobravanje zaposlenika.

U velikom trgovačke tvrtke koji nude robu ili usluge, izrađeni su standardni ugovori, u kojem slučaju nema potrebe za izradom obrazloženja, a eventualno i lista odobrenja. Nema potrebe za ovim dokumentima u malim tvrtkama, gdje voditelj može potpisati do 2 ugovora dnevno. Stoga organizaciji ugovornog rada treba pristupiti kreativno, analizirajući mnoge čimbenike i birajući najoptimalniji način pregovaranja o ugovorima.

Koordinacija nacrta sporazuma organizira uredski rad(ili ugovorni odjel).

Budući da ugovorne odnose opslužuju i pravni, i računovodstveni, i financijska usluga, ispada da bi ugovorni posao trebao prožimati kroz i kroz cjelinu ekonomska aktivnost poduzeća. Pravilno je organiziran pregovaranje o ugovorima pomaže eliminirati mogućnost negativne posljedice povezane s nevaljanošću ugovora ili dodatnim gospodarskim, poreznim, valutnim, carinskim i drugim gubicima.

Svako poduzeće može samostalno odrediti popis osoba koje obavljaju odobrenje nacrta ugovora, što bi trebalo popraviti u lokalu normativni akt. U pravilu, "vising" pozicije su:

Dostupnost dodatnih viza ovisi o specifičnostima ugovora koji se šalje na odobrenje.

Optimizirati proces pregovaranja o ugovorima u organizaciji, standardni oblici ugovora, koji mora biti odobren nalogom čelnika organizacije (vidi primjer 2). U pravilu se to odnosi na ugovore čije je sklapanje povezano s glavnom djelatnošću poduzeća: u trgovačkim organizacijama su standardni ugovori o opskrbi, osiguravajuća društva se razvijaju standardni ugovori o osiguranju.

Na zaključku standardni ugovor njegov nacrt dogovara se samo s pravnom službom koja provjerava usklađenost dostavljenog nacrta dokumenta sa standardnim i provjerava dokumente druge ugovorne strane. Time se značajno skraćuje vrijeme za pregovore o nacrtu sporazuma.

treba razlikovati standardni ugovori, koje je odobrila organizacija, te tzv. predloške ugovora, koji predstavljaju ogledne tekstove ugovora. Za razliku od nacrta modela ugovora nacrti ugovora koji se sastavljaju pomoću predloška moraju biti dogovoreni s cijelim nizom stručnjaka u određenom poduzeću.

Svi stručnjaci koji se slažu oko nacrta ugovora prave bilješke u list odobrenja(vidi primjer 3), a u slučaju neslaganja s nacrtom ugovora, moraju napisati obrazloženi zaključak u listu za primjedbe ili ga izdati u obliku zasebnog dokumenta (vidi primjer 4).

List odobrenja koji je razvijen u našem poduzeću i prikazan vam u Primjeru 3 sadrži odjeljak “Potpisivanje ugovora”. Ali to je relevantno samo za velika poduzeća s velikim brojem osoba koje imaju pravo potpisivanja ugovora. Odjeljak "Bilješke" pomaže u potvrđivanju prijenosa dokumenata (njihovog popisa) od strane zaposlenika službeničke službe (ugovornog odjela) odgovornom izvršitelju za slanje dokumenata drugoj stranci, što je vrlo važno u slučaju gubitka dokumenata.

Bez objašnjenja u poduzeću se dodatne informacije mogu unijeti u list odobrenja stavljajući ih ispred odjeljka „Ugovor”:

Uvjeti za odobrenje nacrta ugovora od strane svakog stručnjaka moraju se odrediti u lokalnom regulatornom aktu, to može biti Uredba o ugovornom radu. Pri čemu odgovornost za poštivanje rokova dodjeljuje se specijalistima koji provode uočavanje, a kontrola poštivanja rokova dodijeljena je voditelju službe vođenja evidencije (voditelju ugovornog odjela).

Ako ima komentara kod uočenih osoba da nacrt ugovora prenose ga djelatnici administrativne službe (ugovorni odjel) izvođaču radi otklanjanja primjedbi, a zatim ga ponovno šalju na odobrenje. Ako nesuglasice i dalje postoje, tada odgovorni izvršitelj inicira sastanak na kojem sudjeluju voditelji dotičnih odjela. Sastanak se snima, a na temelju njegovih rezultata ravnatelj organizacije odlučuje o svrsishodnosti ili nesvrsishodnosti sklapanja sporazuma.

Prilikom organiziranja procesa pregovaranja o ugovorima treba uzeti u obzir jednu nijansu. U lokalnom regulatornom dokumentu, u pravilu, fiksni su položaji stručnjaka koji imaju pravo na ugovore o vizama bez navođenja njihovih imena. Ovo je svrsishodno, jer u slučaju razrješenja ili premještaja davatelja odobrenja, nisu potrebne izmjene lokalnog regulatornog akta.

Međutim, u nedostatku zaposlenika (kada su poslani na službeni put, na bolovanju) koji imaju pravo odobravanje ugovora, vršitelji dužnosti stručnjaka gore navedenih specijalista nisu uvijek imenovani. Stoga, u svrhu provedbe kontinuirani proces odobravanje ugovora po nalogu organizacije, može se dodijeliti pravo potvrđivanja nacrta ugovora određene zaposlenike dodatno. Uzorak redoslijeda prikazan je u primjeru 5.

Sklapanje sporazuma
(potpisivanje i pečat)

Nacrt sporazuma o kojemu su suglasni svi stručnjaci pripremaju službe za vođenje evidencije (ili djelatnici ugovornog odjela) za potpisivanje.

Postoje slučajevi kada jedna od strana, nakon što je primila sporazum potpisan i ovjeren od druge strane, zamijenio neke od stranica kršenje prethodnih sporazuma. Kako bi se izbjegla pojava takvih situacija, u praksi ugovornog rada postoji nekoliko načina:

  • uočavanje (inicijalizacija) svake stranice ugovora od strane osoba koje ga potpisuju. Može biti potvrđivanje teksta sporazuma voditelj jednog od strukturnih odjela kojemu je dodijeljeno takvo pravo, što bi se trebalo u skladu s tim utvrditi u lokalnom regulatornom aktu organizacije, na primjer, voditelj pravne službe. U tom slučaju parafiranje se može provesti posebnim pečatom koji označava:
    • naziv organizacije,
    • broj lista ugovora od ukupnog broja listova, na primjer, "list br. 1 od 5 listova",
    • potpis dotičnog upravitelja;
  • šivanje listova ugovora s naznakom broja prošivenih, numeriranih listova i stavljanje ovih podataka pečatima i potpisima stranaka. Uobičajeno, natpis izgleda kao što je prikazano u primjeru 6. Posebnu pozornost treba obratiti na žigosanje pečata prilikom ovjere dokumenta. Trebao bi obuhvatiti dio naziva radnog mjesta osobe koja potpisuje dokument i dio lista na kojem piše "Ušiveni, numerirani, zapečaćeni ___ listovi". Upravo ovakav raspored otisaka pečata pomaže u izbjegavanju krivotvorenja dokumenata.

Pravo na potpisivanje ugovora imati:

Treba uzeti u obzir da čak i kadaugovor je potpisan ne zastupnik a prva osoba tvrtke - možda nema uvijek ovlasti za dovršetak transakcije.

Primjerice, donošenje odluke o sklapanju većeg posla čiji je predmet imovina dioničko društvo, čija je vrijednost veća od 50% bilančne vrijednosti imovine društva na dan donošenja odluke o sklapanju posla, mora biti odobren glavna skupština dioničari (članak 79. Saveznog zakona od 26. prosinca 1995. br. 208-FZ “O dioničkim društvima”).

Sličan postupak uveden je i za čelnike unitarnih poduzeća. U skladu s člankom 23. Saveznog zakona od 14. studenog 2002. br. 161-FZ „O državnim i općinskim jedinstvenim poduzećima“, čelnik jedinstvenog poduzeća ograničen je u iznosu izvršenih transakcija. Dakle, transakcija za otuđenje imovine ne smije prelaziti 10% temeljnog kapitala ili 50 tisuća statutarno minimalne dimenzije plaće (trenutačno je 5.000.000 rubalja). Da zaključim više velike poslove potrebna je suglasnost vlasnika.

Slična ograničenja predviđena su i čl. 46. ​​Saveznog zakona od 8. veljače 1998. br. 14-FZ "O društvima s ograničenom odgovornošću".

Osim toga, u sastavnim dokumentima poduzeća mogu biti sadržana dodatna ograničenja ovlasti prve osobe društva. Ako takva ograničenja postoje, potrebno je paziti da odluku o sklapanju ugovora odobre relevantne osobe. U protivnom, ugovor se može proglasiti nevažećim temeljem čl. 174 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Ako ugovor potpisuje osoba na temelju punomoći, Morate obratiti pažnju kojoj vrsti pripada. Ovisno o sadržaju ovlasti navedenih u dokumentu, postoje tzv.

  • Općenito punomoći (izdaju se za zastupnika za obavljanje raznih transakcija u ime zastupanog),
  • posebne punomoći (izdaju se za sklapanje homogenih poslova (ugovora), na primjer samo kupoprodajnih ugovora) i
  • jednokratne punomoći (izdaju se za potpisivanje određenog ugovora, dok u punomoći mora biti naveden broj i datum ugovora, naziv druge ugovorne strane s kojom je potrebno sklopiti ovaj ugovor, ukratko predmet ugovora , kao i iznos za koji se sklapa ugovor).

Zašto je važno znati ovu razliku? Sama činjenica da osoba koja potpisuje ugovor ima punomoć ne znači da je osoba ovlaštena zaključiti ovaj ugovor. Zamislite specifične situacije (vidi primjere 7 i 8). U oba slučaja transakcije će biti nevažeće.

Također treba uzeti u obzir da izdaje se punomoć za određeno razdoblje, koji se određuje prema nahođenju osobe koja ga je izdala, ali ne može biti dulja od 3 godine (članak 186. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Ako u punomoći nije određen rok važenja, ona ostaje na snazi ​​godinu dana od dana njezina izdavanja. Punomoć u kojoj nije naveden datum izdavanja je ništava. Ovaj dokument mora potpisati čelnik organizacije ili osoba kojoj je dodijeljeno pravo potpisivanja punomoći. Zamjenski izdana punomoć vrijedi samo u slučaju ovjere u javnom bilježniku sukladno stavku 3. čl. 187 Građanskog zakonika Ruske Federacije (s izuzetkom pojedinačni slučajevi), rok važenja takve punomoći ne može biti duži od roka važenja punomoći na temelju koje je izdana.

Uzorak posebne punomoći prikazan je u primjeru 9. Treba napomenuti da otisak pečata mora sadržavati dio titule osobe koja potpisuje punomoć. Osim toga, navest ćemo primjer izdavanja naloga za opoziv punomoći iz tako uobičajenog razloga kao što je otpuštanje zaposlenika (vidi primjer 10).

U činovničkoj službi (ugovorni odjel) treba čuvaju se preslike (ili originali) punomoći za pravo potpisivanja ugovora. Za sistematizacija informacija po punomoćju sastavlja se Registar punomoći za pravo potpisivanja ugovora (vidi primjer 11). Preslike punomoći treba dostaviti voditeljima odjela koji pripremaju nacrte ugovora. Na temelju izdanih punomoći sastavlja se Registar uzoraka potpisa osoba s pravom potpisivanja ugovora (vidi primjer 12).

Predstavljamo Vam matricu procesa ugovaranja i potpisivanja ugovora (vidi primjer u primjeru 13).

Simboli: P - znakovi; MP - može potpisati; B - znamenitosti. Obratite posebnu pozornost na simbol MP - može potpisati. S pravne točke gledišta, više osoba može imati pravo potpisati iste ugovore odjednom (prije svega, to je prva osoba organizacije, kao i druge osobe koje imaju odgovarajuće punomoći). Međutim, prema proceduri utvrđenoj unutar organizacije, homogene ugovore može potpisati samo jedna osoba, dok druge osobe imaju mogućnost izvršavanja svojih ovlasti samo u slučaju njegove odsutnosti (bolest, službeni put i sl.).

Ako poduzeće ima praksu slanja popratnih pisama zajedno s ugovorima, službenoj službi (ugovornom odjelu) može se povjeriti funkcija njihove pripreme. Pisma se predaju potpisuje upravitelj zajedno s nacrtom sporazuma.

Svi ugovori koje potpisuje prva osoba organizacije ili osoba koju on ovlasti na temelju punomoći ovjereni su pečatom organizacije. Pečat se stavlja na ugovor kada:

  • prisutnost potpisa;
  • dostupnost viza za tražene osobe;
  • ako se potpis na ugovoru podudara s uzorkom potpisa ovlaštene osobe u Registru uzoraka potpisa.

Registracija ugovora

Svi ugovori koje je potpisao čelnik poduzeća (ovlaštena osoba) prenose se u uredsku službu (ugovorni odjel) na registraciju uz dodjelu odgovarajućeg broja ugovoru.

Svaka ugovorna strana mora joj nakon potpisivanja dodijeliti serijski broj i osigurati internu registraciju. Stoga je broj ugovora obično složen, sastoji se od zasebnih brojeva ugovornih strana, koji se pišu kroz razlomak,što nije uvijek zgodno (vidi primjer 14).

U praksi postoji i drugi način dodjeljivanje broja ugovora: ako organizacija primi ugovor koji je već dodijelio broj jednoj strani, zatim druga strana, nakon što je izvršila internu registraciju, na poleđini zadnje stranice dokumenta navodi svoj registarski broj. U ovom slučaju koristi se poseban pečat koji označava naziv organizacije, registracijski broj ugovora i datum (vidi primjer 15). U ovom slučaju, broj ugovora bit će broj koji je dodijelila druga strana (vidi ugovor br. AB104 s Leos LLC u primjeru 16).

Kada organizacija primi ugovor bez broja, dodjeljuje joj se broj koji odgovara registracijskom broju, a zatim se stavlja na prvu stranicu dokumenta (vidi ugovor s MOR CJSC br. 116/10/06 u primjeru 16).

Za velike tvrtke može se preporučiti sljedeća struktura registarski broj ugovora: redni broj upisa u službu vođenja evidencije, broj ustrojstvene jedinice prema odobrenoj klasifikaciji u organizaciji ili slovnu oznaku ustrojstvene jedinice, godina sklapanja ugovora. Na primjer: 108/07/06 ili 199-KS/06, gdje je KS slovna oznaka komercijalne službe.

Registracija ugovora provodi se u posebnom dnevniku koji se u pravilu vodi u elektroničkom formatu. Preporučamo sljedeći sastav stupaca časopisa za registraciju ugovora:

  • Matični broj;
  • dodatni broj (broj druge strane);
  • datum dogovora;
  • naziv druge ugovorne strane;
  • predmet ugovora;
  • valjanost;
  • odgovorna jedinica (odgovorni izvršilac);
  • ugovorna cijena;
  • dostupnost aplikacija;
  • koji je potpisao ugovor.

Ako organizacija koristi numeriranje ugovora kroz razlomak, tada se umjesto dva stupca "registracijski broj" i "dodatni broj (broj druge strane)" upisuje jedan - "broj ugovora".

U određenom broju slučajeva, utvrđenih zakonom, ugovori zahtijevaju državnu registraciju. Na primjer:

  • ugovor o zakupu zgrade ili građevine sklopljen na razdoblje od najmanje godinu dana podliježe državnoj registraciji i smatra se zaključenim od trenutka takve registracije;
  • licencni ugovori (registracija i ponovna registracija trgovačkih naziva, žigova, uslužnih znakova, prijenos potraživanja po zaštitni znakovi) stupaju na snagu tek nakon registracije kod Rospatenta;
  • poslovi sa zemljištem i drugim nekretninama podliježu državnoj registraciji sukladno čl. 164 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Prijenos potpisanog ugovora na drugu stranu

Ugovor potpisan u ime vaše organizacije prenosi se odgovornom izvršitelju uz potpis u listu odobrenja (vidi primjer 3. u prvom dijelu članka na stranici 35. ožujskog broja časopisa za 2006.) radi prijenosa na drugu stranu. U našoj organizaciji, odgovornost za isporuku ugovora drugoj strani snosi izvođač prema ugovoru. U pravilu se u velikim poduzećima slanje dokumenata dodjeljuje predškolske usluge, koja bi trebala voditi Registar poslanih dokumenata.

Ugovor se može poslati preporučena pošta uz potvrdu primitka. Može se predati ovlaštenim osobama dužnosnici organizacija druge ugovorne strane ili na bilo koji drugi način koji vam omogućuje da pouzdano potvrdite činjenicu primitka ugovora.

Prilikom slanja važnih dokumenata poštom, trebate to učiniti preporučenom poštom s potvrdom o primitku. Praćenje povrata obavijesti omogućit će vam kontrolu napretka isporuke ugovora partnerima. U nekim je slučajevima prikladno poslati dokumente s popisom priloga (u obliku vrijednih pisama i paketa).

Nažalost, dokumenti mogu biti izgubljeni, oštećeni ili dostavljeni sa zakašnjenjem kada se pošalju poštom. U svim tim slučajevima, u skladu s Pravilima za pružanje poštanskih usluga (odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. travnja 2005. br. 221), možete se obratiti pošti sa zahtjevom. Štoviše, kako poštanskom operateru koji je primio pošiljku, tako i poštanskom operateru na odredištu poštanske pošiljke. Poštanski radnici dužni su prihvatiti vaš zahtjev na razmatranje u roku od 6 mjeseci od dana slanja dokumenata koje tražite ili oštećenih od njih.

Zahtjev se podnosi u pisanom obliku. Uz njega su priložene kopije svih dokumenata koji se odnose na pitanje koje se razmatra. Prije svega, ovo je račun za slanje i popis priloga (ako je riječ o vrijednoj pošiljci). Primjerak ugovora o pružanju poštanskih usluga prilaže se samo ako je takav sklopljen. Ako se bit reklamacije odnosi na kašnjenje u isporuci jednostavne pošiljke, tada je potrebno predočiti njezinu ljusku s datumima primitka i primitka poštanske pošiljke koji su na njoj naznačeni.

Uvjeti razmatranja zahtjeva ovise o geografiji kretanja poštanske pošiljke s kojom su nastali problemi. Za pošiljke unutar istog mjesta, treba vam odgovoriti u roku od 5 dana. Za sve ostale poštanske pošiljke a transferi - u roku od 2 mjeseca.

Izdavanje originala i preslika ugovora

Izdavanje originala i preslika ugovora provode djelatnici službe za vođenje evidencije (ugovorni odjel) na temelju pisanog zahtjeva. U našem poduzeću to je dokumentirano dopisom. Trebalo bi navesti obrazloženje potrebe za pribavljanjem dokumenta, kome (ime i prezime, radno mjesto) i na koliko dugo se izdaje. Vidi primjere dopisa u primjerima 17 i 18. Vidi primjer 19 za popunjavanje posebnog dnevnika koji bilježi činjenicu izdavanja i vraćanja dokumenata.

Na izdavanje izvornog ugovora djelatnici službe za vođenje evidencije (ugovorni odjel), prema proceduri utvrđenoj u našem poduzeću, dužni su izraditi fotokopiju ugovora i priložiti je u predmet.

Za osiguranje reda i izbjegavanje gubitka važnih dokumenata, možete povremeno provoditi sljedeći postupak. Služba za vođenje evidencije (ugovorni odjel) na kraju mjeseca izrađuje izvješće o kretanju ugovora. Na temelju toga šalju se svi čelnici strukturnih odjela uredske bilješke s popisom ugovora koje treba vratiti (vidi primjer 20).

Računovodstvo dokumenata drugih ugovornih strana

Interni regulatorni dokument trebao bi definirati popis registracijskih i sastavnih dokumenata koje je potrebno zatražiti od druge ugovorne strane prije sklapanja transakcije s njom. Sastav dokumenata ovisi o tome s kim vaša organizacija ima posla – to su pojedinac ili pravni, rezident ili nerezident Ruske Federacije (o ovom pitanju detaljnije smo raspravljali u prvom dijelu članka objavljenom u prethodnom broju časopisa).

Svu potrebnu dokumentaciju o drugoj ugovornoj strani odgovorni izvršitelj uz ugovor dostavlja uredskoj službi (ugovornom odjelu), gdje se pohranjuju. Dokumenti suradnika formiraju se u predmete prema kartotečnom sustavu po abecednom redu s općim imenikom koji se obično vodi u elektroničkom obliku (označava i broj predmeta u kojem se pohranjuju isprave druge ugovorne strane). Svakoj drugoj ugovornoj strani može se dodijeliti šifra.

Prilikom sklapanja više ugovora s istom drugom stranom nije potrebno ponovno podnošenje dokumenata. Po primitku svakog novog ugovora, dokumenti se provjeravaju na:

  • pravo potpisivanja ugovora, mandat voditelja poduzeća;
  • rok važenja licence, punomoći;
  • adrese registracije;
  • usklađenost predmeta ugovora s usmjerenjem aktivnosti druge ugovorne strane u skladu s poveljom.

Ako je potrebno, od druge ugovorne strane mogu se zatražiti dodatni dokumenti.

Pohrana ugovora

Ugovore koje je potpisala ovlaštena osoba organizacije djelatnici službe za vođenje evidencije (odjel za ugovore) prenose odgovornom izvršitelju, a ugovori potpisani od strane svih strana (obično su to bilateralni poslovi) ostaju u evidencijskoj službi radi operativne pohrane. .

Svi ugovori su oblikovani u predmete u skladu s nomenklaturom predmeta činovničke službe (ugovorni odjel), koja je dio Zbirne nomenklature predmeta poduzeća. Prilikom sastavljanja nomenklature vrlo je važno odabrati klasifikacijske sheme za njezinu konstrukciju.

Glavni zahtjev je da naslov predmeta treba jasno i u generaliziranom obliku odražavati glavni sadržaj i sastav dokumenata kompleksa, budući da se po naslovu vrši pretraga potrebni dokumenti. Zaglavlja predmeta mogu se odrediti u procesu formiranja i izvršenja predmeta, međutim, u svakom slučaju, pri njihovom sastavljanju treba se pridržavati utvrđenih pravila.

Obvezni elementi naslova predmeta su:

  • naziv vrste kompleksa (predmet, korespondencija) ili naziv vrste dokumenata (protokoli, ugovori itd.);
  • slijede razjašnjavajući podaci, čiji sastav i redoslijed određuju priroda dokumenata predmeta:
  • ime autora dokumenata (naziv organizacije ili strukturne jedinice);
  • primatelj ili dopisnik (naziv organizacije u koju su dokumenti poslani ili od koje su primljeni);
  • generalizirana Sažetak dokumenti slučaja;
  • naznaka lokacije dopisnih organizacija (teritorij, mjesto);
  • datume na koje se dokumenti predmeta odnose;
  • naznaku vjerodostojnosti ili preslike dokumenata sadržanih u spisu.

U nekim slučajevima moguće je formirati slučajeve na objektnoj osnovi. Dakle, u jednom slučaju će se formirati ugovori, sklopljeni s određenom organizacijom, koja će djelovati kao određeni objekt.

Stoga je pri izradi nomenklature slučajeva potrebno prije svega razviti načelo klasifikacije ugovora u poduzeću na takav način da omogućuje najbržu moguću pretragu ugovora, omogućuje razumnu distribuciju dokumenata i formiranje predmeta. Doista, često se ugovori ne sklapaju na godinu dana, već uz mogućnost njihovog naknadnog produljenja. Stoga, obično u činovničkoj službi (ugovorni odjel) može se pohraniti veliki broj valjanih ugovora sklopljenih prije nekoliko godina.

Razdoblja čuvanja dokumenata utvrđuju se u skladu s "Popisom standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja" (M., 2000.), s popisima dokumenata odjela i dr. normativni dokumenti. Istodobno, ugovore s fiksnim rokom trajanja treba izdvojiti posebno, na primjer:

  • darovni ugovori;
  • kupoprodajne ugovore zemljišne parcele, zgrade, prostori;
  • ugovori o dugoročnom kreditiranju i investicijskim aktivnostima;
  • ugovori o pravu vlasništva, posjeda, korištenja, raspolaganja imovinom (trajni rok čuvanja za sve ugovore ove skupine utvrđen je člankom 57., au isto vrijeme za pojedinačne ugovore ove skupine Popisom se utvrđuju iznimke - kraći rokovi skladištenje, na primjer, članak 28. obvezuje pohranjivanje kupoprodajnih ugovora – prodaja dionica od strane dioničara tek 5 godina nakon isteka roka);
  • ugovori o registraciji i preregistraciji trgovačkih naziva, žigova, uslužnih znakova;
  • ugovori o prihvaćanju i predaji prostora u najam;
  • privatizacijski ugovori;
  • sporazumi o gospodarskim, znanstvenim i kulturnim odnosima;
  • ugovori o nabavi materijala (sirovina), proizvoda, opreme za državne potrebe.

Treba napomenuti da tijekom pohrane i formiranja predmeta svaki ugovor trebaju biti popraćeni ne samo dodatnim sporazumima o njegovoj izmjeni i dopuni, već i, ako je to određeno uvjetima ugovora, dopisima o promjeni pojedinosti strane, kao i pisma o raskidu ugovora u jednostranom okeanu. Takva pisma primljena od druge ugovorne strane moraju se registrirati. Pisma koje vaša organizacija šalje drugoj ugovornoj strani također moraju biti registrirana i označena kao primljena od strane ovlaštene osobe druge ugovorne strane. Uz svaki ugovor mogu se priložiti listovi odobrenja sa specijalističkim vizama.

Navedimo kao primjer ulomak nomenklature predmeta činovničke službe, izravno povezanih s ugovornim radom:

1 Vidi saveznog zakona od 07.08.2001. br. 115-FZ „O suzbijanju legalizacije (pranja) prihoda stečenih kriminalom i financiranja terorizma”.