Gündemde yer alan konular. İşletmede toplantı düzenlemenin örgütsel yönü

Bir sekreterin kutsal görevlerinden biri, farklı seviyelerdeki liderler tarafından başlatılan toplantı, toplantı ve toplantıları hazırlamaktır. Çoğu durumda, sekreter bu tür olayların tutanaklarını da tutar. Bu yazımızda sizlere bu süreçleri nasıl daha verimli hale getirebileceğinizi anlatacağız.

Protokolden bahsetmeye başlamak için öncelikle toplantıların hazırlıkları üzerinde durmak gerekiyor. Böyle bir etkinlikten önce gündem üzerinde düşünmek, katılımcıların kompozisyonunu belirlemek, tüm konuşmacıların raporlarını ve diğer materyalleri okumak önemlidir. Bütün bunlar ek çaba gerektirecektir, ancak sonuç olarak protokolü tutmak çok daha kolay olacaktır.

NASIL ZAMAN TASARRUF YAPILIR?

Çeşitli araştırmalara göre, kuruluş başkanının ve diğer çalışanların çalışma sürelerinin %10 ila %50'si toplantılara harcanabilmektedir. Zaman kazanmak için toplantıyı başlatanlar, toplantı sahipleri ve katılımcılar aşağıdaki kuralları akıllarında tutmalıdır:

Toplantıda sadece çalışma düzeninde çözülemeyen konuları tartışın.

Toplantı katılımcılarının sayısını sınırlayın. Olayın süresi ile doğru orantılıdır. 5 kişilik bir toplantı 1 saat sürüyorsa, 10 veya daha fazla katılımcı ile 2 saat veya daha fazla sürmesi muhtemeldir.

Toplantı için bilgi materyallerini önceden hazırlayın. Hesaplamalar, analitik raporlar, tablolar, grafikler, özetler, fotoğraf ve video malzemeleri, sunumlar, ürün örnekleri, uzman görüşleri uzman uzmanlar tarafından sağlanmalıdır. Ancak toplantı sekreteri malzemelerin hazır olup olmadığını kontrol etmekle yükümlüdür. Bu nedenle, etkinlikten bir veya iki gün önce:

a) sunum yapacak sorumlu kişilerin yardımıyla tüm bilgi materyallerinin bir listesini hazırlamak;

b) sorumlu kişilerden yapılan malzemeleri almak elektronik formatta(örneğin, sunumlar, Açıklayıcı notlar vb.);

c) sorumlu kişilerden basılı özetleri ve rapor metinlerini almak.

Her sayı için, bir grup insanın emri yerine getirmesi gerekse bile, sorumlu bir çalışan atayın.

Suçluyu ifşa ederek zaman kaybetmeyin. Her toplantının ana görevinin gündemi tartışmak ve onun hakkında kararlar almak olduğunu unutmayın.

GÜNDEM

Bu, toplantıda tartışılması planlanan konuların bir listesidir. Toplantı başkanı tarafından belirlenir. Ancak sekreter de bu sürece dahil olabilir.

Gündemi belirlerken aşağıdaki yönergeleri kullanın:

• Çok geniş olan toplantı konularını birkaç alt konuya ayırın. Sorumlu kişiler gerektiğinde her bir alt tema için hazırlık toplantıları yapabilirler.

Örneğin, "Ana üretim atölyeleri tarafından planlanan göstergelerin uygulanması hakkında" konulu ay sonu için planlanan bir toplantıdan önce, mağazalarda bir dizi küçük toplantı yapılmalıdır: dökümhane”, “Planın boş atölye tarafından uygulanması hakkında”, “Makine atölyesi tarafından planın uygulanması hakkında”, “Planın montaj atölyesi tarafından uygulanması hakkında.” Veya “Bir işletmede bir ERP sisteminin uygulanması hakkında” konulu bir toplantıdan önce birkaç toplantı yapılmalıdır: “Üretimde bir ERP sisteminin uygulanması sorunları hakkında”, “ERP sistemi ile muhasebede 1C arasında iletişim sağlanması hakkında ”, “ERP sisteminin teknik desteği ve veri aktarımı hakkında” vb.

• Ortak bir tema ile birleştirilmiş, eşit öneme sahip konuları gündeme getirmek. Örneğin, nakliyenin sağlanması, depoya teslimat siparişi, bitmiş ürünlerin işletme bölgesinden nakliyesi ve ihracatı.

Daha geniş bir yelpazede birbiriyle ilişkili konular da gündeme alınabilir. Örneğin, şunları içerebilirler:

Yeni bir üretim hattının satın alınması;

Üretimin teknolojik hazırlığı;

Yeni ekipmanın satın alınmasıyla bağlantılı olarak tasarım ve teknolojik belgelerde değişiklik yapılması;

Üretim binalarının modernizasyonu ve makine bağlamalarının geliştirilmesi;

Üretimin lojistik desteği.

Aynı zamanda, fabrika girişinin yeniden inşası veya fabrika kantinindeki geçişler için elektronik ödemelerin organizasyonu bu toplantıda açıkça tartışılmaya değmez.

Sekreterin gündemin içeriğini her zaman etkileyemeyeceği açıktır. Toplantı, konuların ana hatlarını da belirleyen lider tarafından bir araya getirilir. Ve yönetici bir toplantının gündemine döküm üretimi için yeni bir üretim hattının satın alınmasını ve bölgeyi temizlemek için bir yay alt botnik organizasyonunun yapılmasını içeriyorsa, onu ikna etmek mümkün olmayabilir. Ancak kendi payımıza, subbotnik organizasyonu tartışmasını, örneğin binanın cephesini boyama veya organizasyonun doğum günü vesilesiyle kutlamalar yapma konusuyla birleştirerek başka bir toplantıya getirmeyi teklif edebiliriz.

• Gündemi yalnızca toplantı katılımcılarının yetki ve sorumluluk alanına giren konularda yapın. Örneğin, arz başkanının yokluğunda arz konularını tartışmak yararsız olacaktır.
• Konu ve gündem maddelerinin sayısını sınırlayın. Tahsis edilen zaman periyodu içinde etkili bir şekilde tartışılıp çözülebilecek kadar çok olmalıdırlar. Örneğin 1 saatlik toplantı için, tartışılan konuların ölçeğine ve toplantının hazırlanma kalitesine bağlı olarak 1'den 5'e kadar konuyu tartışabilirsiniz.
• Son toplantıda verilen görev ve atamalarla ilgili bir raporu gündeme almak, eğer toplantılar ortak bir tema ve katılımcıların kompozisyonu ile birleştirilirse. Şuna hazırlıklı olun ki, gündemde böyle bir madde olmasa bile, başkanın yetkisiyle gündeme getirebilir. Bu nedenle, talimatların listesini önceden yazdırmak daha iyidir - başkanın elinde olmalıdır, sorumluluk sahibi kişi ve sekreter.

TOPLANTI KATILIMCILARI

Etkinliğin katılımcıları için genel şartlar:

Gündemdeki konulara yetkinlik ve ilgi;

Toplantı sonuçlarını takip eden astlara karar vermek ve talimat vermek için yeterince yüksek bir pozisyon.

Etkinlik sırasında katılımcı listesi değişebilir. Gündemde toplantıdaki tüm katılımcıları etkileyen ve sadece bazılarını ilgilendiren konular varsa, önce genel konular tartışılmalıdır. Toplantının bu bölümünün sonunda, daha fazla tartışmaya dahil olmayan çalışanlar serbest bırakılabilir.

Herkese nasıl haber verilir

Tüm toplantı katılımcılarını bilgilendirin tarihi, saati, tutulduğu yer, etkinliğin konusu hakkında.

kullanarak bir toplantıyı bildirebilirsiniz. telefon görüşmesi, sms mesajları, e-posta(teslimat ve okuma bildirimi ile), kişisel baypas.

Katılımcılardan biri çeşitli nedenlerle işyerinde değilse ( yıllık izin, geçici iş göremezlik, iş gezisi vb.), devamsızlığın nedeninin öğrenilmesi ve yerine getirilmeyen kişinin yerine geçen çalışana toplantıda hazır bulunması gerektiğini hatırlatmak gerekir.

Ayrıca bilgisayarınızdaki takvime "vekilliğe planlama toplantısında bulunması gerektiğini hatırlatın" gibi bir araç ipucu eklemeniz de faydalı olacaktır.

Toplantı hakkında kimin ve ne zaman uyarıldığı bilgisi bir tabloya girilebilir (Örnek 1).

ÖRNEK 1

Toplantı katılımcılarını bilgilendirme

Toplantı 24.06.2017 tarihinde saat 11:00'de Satınalma Direktörlüğü'nde gerçekleştirilecektir.

Konu: 2017'nin ikinci yarısı için tedarikçilerle sözleşmelerin imzalanması.

Toplantı katılımcıları için oturma düzeni

Aşağıdaki durumlarda toplantı için bir oturma planı hazırladığınızdan emin olun:

Üst düzey yetkililer (şehirler, bölgeler, bölgeler, cumhuriyetler, federasyonlar);

Sahipler ulusötesi şirketler ve holdingler, vb.;

Ortak kuruluşların temsilcileri.

Sekretere mümkünse başkanın masasının yanında ayrı bir masada yer verilir (Örnek 2).

Örnek 2

Oturma düzeni

İsim kartları

Karşılık gelen yerlerin karşısındaki tablolarda, pozisyon ve (veya) tam isim ile isim kartlarını yerleştirmek gerekir. her katılımcı. En basit seçenek, bir "ev" içine katlanmış bir kağıt sayfasıdır (Şek. 1)

Pirinç. bir. Toplantı katılımcısı isim kartı

Rozetler

Özellikle kritik durumlarda, aşağıdakileri belirtmesi gereken yaka kartları (göğüs levhaları) hazırlamak gerekir:

AD SOYAD. katılımcılar;

pozisyonları;

Her katılımcının temsil ettiği kuruluşun adı;

Belirtilen kuruluşun bulunduğu yer.

Rozet ayrıca şunları içerebilir:

Katılımcının temsil ettiği kuruluşun logosu;

Etkinliğin logosu (amblemi) (toplantılar, konferanslar vb.).

Rozetleri bir ip veya mandal ile kullanabilirsiniz. Kırtasiye ve büro malzemeleri mağazalarında satılmaktadır.

Kendi başınıza metin içeren ekler geliştirebilir, ardından bunları bir yazıcıda yazdırabilir, makasla kesebilir ve rozetlere koyabilirsiniz (Şekil 2).

Pirinç. 2. Kendiniz tasarladığınız rozet eki

Hazırlık için yeterli kaynak tahsis edilirse, baskı hizmeti veren bir kuruluştan ek kartlar sipariş edilebilir. Ve olağan iç toplantılar için rozetlere hiç gerek yoktur.

TOPLANTI SÜRESİ

Üzerinde Farklı türde toplantıların farklı süreleri vardır. Örneğin, bir sabah toplantısı yaklaşık yarım saat sürebilirken, belirli bir konuda bölgeler arası bir toplantı tüm gün sürebilir.

Görüşmenin süresi önceden planlanmalıdır. Tüm katılımcılar etkinliğin başlangıç ​​ve bitiş saatlerini bilmelidir. Bu, geç kalmamak için hızlı ve verimli çalışmanıza yardımcı olacaktır.

ara vermek

Toplantı süresi astronomik bir saati (60 dakika) aşarsa, her akademik saatte bir (45 dakika) ara verilmesi gerekir.

Özellikle uzun etkinliklerde, katılımcılara atıştırmalıkların (sandviçler, meyveler, tatlılar) ve içeceklerin (çay, kahve, meyve suları, maden suyu vb.) sunulduğu duraklamalar sağlanabilir.

Toplantı seviyesi düşük olduğunda ve toplantı odası yakınında ofis ziyaretçileri için soğutucu, kahve makinesi ve tek kullanımlık sofra takımı bulunduğunda, toplantı katılımcıları kendilerine kahve, çay veya su koyabileceklerdir.

Toplantı katılımcılarının oturduğu masalara önceden su ve bardak içeren şişeler yerleştirilebilir - o zaman sadece mola sırasında değil, herhangi bir zamanda susuzluklarını giderebilecekler. Masalara yemek koymamak daha iyidir. Katılımcılardan birinin iş kağıtlarının üzerine bir sandviç düşürmesi veya kahve dökmesi utanç verici olacaktır.

Atıştırmalıklar ve içecekler ile masayı ayrı bir odaya kurmak daha iyidir. Bu genellikle sekreter tarafından yapılır, ancak yalnızca tutanak tutmazsa. Sekreter bir toplantı sırasında odadan çıkamadığında, mola vermekle görevli başka bir personel molayı ayarlamalıdır. Veya alternatif olarak, sekreter toplantıdan önce kahve molaları için her şeyi hazırlar. Genişletilmiş toplantılarda asistanlar genellikle vazgeçilmezdir.

Zaman aralığı

Etkinliğin süresi düzenlenmelidir. Toplantı başkanı bu kurala uyulmasını denetler.

Toplantıyı planlarken, her bir konuşmacının her bir konuyu konuşması ve tartışması için gereken süreyi hesaba kattığınızdan emin olun.

Her konuşmanın zaman çizelgesi için başkana danışın.

Gerekirse molaları programlayın.

Hesap makinesindeki tüm zaman dilimlerini toplayın ve alınan miktara ekleyin

Toplantının ne kadar sürebileceği başkana bildirilmelidir. Bu rakamla hemfikir olursa, düzenlemeler tüm katılımcıların dikkatine sunulmalı, aksi takdirde düzeltmeler yapmak ve başkana rapor vermek zorunda kalacaklar.

Anlaşmadan sonra, zaman kısıtlamalı gündem tüm toplantı katılımcılarına gönderilir (Örnek 3).

ÖRNEK 3

Zaman kısıtlaması olan gündem

TOPLANTI TUTANAKLARI: 5 TEMEL ADIM

Protokol kalıcı faaliyetler olarak belgelenmiş kolej organları(komisyonlar, komiteler, konseyler vb.) ve geçici kolej organları - çeşitli toplantılar, toplantılar, seminerler ve konferanslar.

Aşağıdaki protokol türleri vardır:

. Kısa Protokol- tam adın sabitlendiği bir belge. ve toplantı katılımcılarının pozisyonları, konusu, ana konuları, Özet raporlar, alınan kararlar, her sorumlu kişi için bir görev listesi. Böyle bir protokol, kural olarak, operasyonel toplantılarda tutulur.

. Komple Protokol, yukarıdakilerin tümüne ek olarak, tüm konuşmaların, görüşlerin, değişikliklerin ve tartışmanın diğer nüanslarının ayrıntılı kayıtlarını içerir. Bu belge, toplantının ayrıntılı bir resmini geri yüklemenizi sağlar.

Tutanağın tutulma şekli toplantı başkanı veya işletme başkanı tarafından seçilir.

Toplantı için hazırlanan konuşma metinleri ve diğer materyaller uygulama şeklinde düzenlenir. Protokol metninde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

Sekreter, toplantının gidişatının ne kadar doğru ve eksiksiz kaydedildiğinden sorumludur. Bu sorumluluk göz ardı edilemez, çünkü protokol, uygulanması gereken tüm konuşmaları, tartışmaları, yorumları ve kararları yansıtan tek belgedir. Toplantı sırasında katılımcıları bir şey duymayabilir, yazmak için zamanları olmayabilir. Bu, protokole atıfta bulunarak geri yüklenmesi kolay olacaktır.

Adım 1: işyerini hazırlayın

Toplantı başlamadan önce dakika almayı kolaylaştırmak için:

. Salonda yerinizi seçin etkinliğin nerede yapılacağı. Yüzünden tüm katılımcılar tarafından görülebilmelidir, başkanın konuşmaları, konuşmacılar ve “izleyicilerden gelen açıklamalar” net bir şekilde duyulabilir (Örnek 2'deki oturma şemasına bakın).

. Masanıza tam adlarıyla toplantı katılımcılarının bir listesini koyun. ve pozisyonların yanı sıra bir oturma tablosu. Toplantıya başlamadan önce, kimin nerede oturduğunu dikkatlice incelemek ve ardından gerektiğinde şemaya bakmak faydalı olacaktır.

. Kırtasiye stoklayın. Yanınıza 2-3 kalem, 2 kurşun kalem, 2 silgi alın.

. Ofis ekipmanlarının ve diğer cihazların çalışıp çalışmadığını kontrol edin: saat, ses kaydedici, video kamera (varsa). Güç kablosunu ve yedek pilleri veya akümülatörleri unutmayın.

Toplantıdan önce, tüm raporların ana noktalarını gözden geçirin.

2. Adım: toplantının ilerleme durumunu düzeltin

Toplantı için hazırlanan materyallerin (rapor metinleri, konuşmalar, referanslar, taslak kararlar, gündem, katılımcı listeleri vb.) yanı sıra ses kaydı, video kaydı, dökümler veya taslak el yazısı notlar bazında protokol derlenir. toplantı sırasında saklanır.

Taslak notlar nasıl tutulur?

1. Taslak protokol için sayfaları hazırlayın- sayıları gündemin kapsamına bağlıdır. İlk kağıda toplantı tarihini, konusunu, protokol numarasını, katılımcı listesini, gündemi yazın (Örnek 4).

ÖRNEK 4

Toplantının taslak tutanakları. Sayfa numarası 1

Tartışma sorularını notlar için yeterli alan bırakarak ayrı boş sayfalara yazın:

Sayfa numarası 2: "Demir dışı ve demir dışı metallerin temini için sözleşmelerin imzalanmasına ilişkin işin durumu hakkında." Prokhorov'un raporu P.D.;

Sayfa numarası 3

Sayfa numarası 4: "Malzemelerin nakliye temini hakkında." Medvedev V.Yu.'nun Raporu;

Sayfa numarası 5: ... (toplantı sırasında doldurulacaktır);

Sayfa numarası 6: "Hammadde ve malzeme alımı için yapılan ve yürütülen sözleşmeler kapsamındaki uzlaşmaların durumu hakkında." Fomina K.D.'nin Raporu;

Sayfa numarası 7: ... (toplantı sırasında doldurulacaktır);

Sayfa numarası 8: "OAO ESPZ'ye çelik ve alaşım tedariki konusunda Amethyst LLC ile anlaşmaların imzalanması üzerine". Telegin'in önerileri I.I.;

Sayfa numarası 9: … (toplantı sırasında doldurulacaktır).

2. Tüm toplantı katılımcılarının mevcut olup olmadığını kontrol edin. Taslak protokolünde bulunmayanları bir kalemle çizin - geç kalabilirler. Toplantıdan sonra devamsızlık ve geç kalma nedenlerini öğrenin.

Geç kalanların varış zamanı, doğrudan protokol metninde parantez içinde sabitlenir:

Bu durumda, toplantı sırasında mevcut olanlardan hangisinin ve tam olarak nelerin kaçırıldığı tam olarak bilinecektir.

3. "DUYDUĞU" maddesini doldurun. Taslağın ilk sayfasında ve raporların ilgili başlıklarının bulunduğu sayfalarda tam adı tutarlı bir şekilde kaydedin. ve konuşmacıların pozisyonları, konuşma konuları ve özetleri. Yalnızca temel bilgileri düzeltmeniz gerekir: tarihler, rakamlar, gerçekler. Ardından, sağlanan konuşma metinleri (özetler) ile notları kontrol edin. Tutarsızlıklar bulursanız, bunları toplantı başkanına bildirin.

4. "SÖYLENDİ" öğesini girin(Eğer gerekliyse). Bu paragraf, konuşmacıların konuşmasının seyri diğer katılımcıların yorumları, soruları ve itirazları ile kesintiye uğradığında doldurulur. tam protokolde bu tür her bir açıklama, özellikle "lütfen tutanaklara giriniz" ifadesinin eşlik ettiği durumlarda derhal kaydedilmelidir. Örneğin:

Gerçek şu ki, herhangi bir açıklama toplantının gidişatını değiştirebilir ve daha sonra bunun ne zaman ve ne olduğu ile bağlantılı olarak anı vurgulamak gerekebilir.

Kısa bir protokolde

Sitede yayınlanan fotoğrafları büyütülmüş halde görmek için küçültülmüş kopyalarına tıklamanız gerekmektedir.
Sitenin alt bölümlerinin ayrıntılı içeriğini tanımak için Ana Menü'nün sizi ilgilendiren öğesine tıklamanız gerekir.

29 Temmuz 2017'de Rusya Federasyonu Başkanı, "Bahçıvanlık ve bahçecilik vatandaşlarının kendi ihtiyaçları için davranışları ve bazı yasal düzenlemelerde değişiklikler hakkında yeni bir federal yasa imzaladı. Rusya Federasyonu".
Ücretsiz bağlantı yeni yasa indirmek için (format docx dosyası): 29 Temmuz 2017 tarihli FZ-217
Kanunun yürürlüğe girdiği tarih 01/01/2019 olup, aynı tarihten itibaren 04/15/98 tarihli FZ-66 geçersiz hale gelmektedir.
Yasanın tartışması burada açıktır:
(yorum, öneri, değişiklik yapmak için kayıt gereklidir).

29 Temmuz 2017 tarihli FZ-217 - Yerleşik uygulamayı dikkate alarak yeni federal yasa hakkındaki yorumları sürekli olarak ekledi, değiştirdi.

GENEL KURUL GÜNDEMİ

15.04.98 TARİHLİ 66-FZ SAYILI KANUNA UYUMSUZLUK
SNT'DE GENEL TOPLANTI YAPILMASI VE YAPILMASI HAKKINDA
KARARINI DUYURMAK İÇİN ZORUNLU OLARAK

Dikkatinize sunulan makale, Kanunda yer alan Bölüm 1 Bölüm 9.1 "Toplantı Kararları"nda yer alan Medeni Kanun normları ile desteklenmektedir. Federal yasa 7 Mayıs 2013 tarih ve 100 No. bahçecilik derneği tanıma için eksiksiz ve kapsamlı bir araç setine sahip olmak Genel toplantı meşru ve bir yandan kararını yerine getirmekle yükümlü, diğer yandan hukuka aykırı olarak alınan kararın hükümsüz olduğu sonucuna varmak.

Sayfa 7. GENEL KURUL GÜNDEMİ

Bu konu önemli olmakla birlikte SNT 66-FZ sayılı Kanunda ise hemen hemen kapsanmamaktadır. Bununla birlikte, Kanunda mevcut olan asgari miktar bile, bahçıvanlara, toplantının yetkili olması ve üye sayısına tekabül eden bir yetersayı bulunması şartıyla, mahkemedeki genel kurul kararını iptal etme hakkı ve nedeni verir. SNT.

Konuya gel. Sanata göre. 21, paragraf 2, paragraf 6 "" "tutma bildiriminde Genel toplantı Böyle bir derneğin üyeleri (yetkili kişiler toplantısı) mutlaka tartışmaya sunulan konuların içeriğini belirtmek zorundadır. "Bu, Kanun'un normunun sonudur. İlk bakışta, burada dikkate alınacak bir şey yok. Ama bu, bu. sadece ilk bakışta.

Gerçek bir durum hayal edelim SNT "Pişçevik" 4 Ekim 2009 Daha sonra mahkeme, SNT üyelerinin olağanüstü genel kurul toplantısının geçersiz kılınması konusunu değerlendirdi. Mahkemenin böyle bir karar vermesinin gerekçelerinden biri de tam olarak gündemdi. Genel kurul toplantısını yasa dışı ilan etme kararını yeniden okuyarak size eziyet etmemek için, sitenin diğer sayfalarında tartışılan konuları atlayarak, bir grup başlatıcı - muhalefet tarafından yaratılanların özünü kısaca açıklayacağım. . Ve inisiyatif grubuna haraç ödemeliyiz - kararın organizasyonu, uygulanması ve uygulanmasına ilişkin 04/15/98 tarih ve 66-FZ sayılı Kanun'un tüm normlarını ihlal etmeyi başardılar. Genel toplantı, aynı zamanda Rusya Federasyonu'nun diğer yasalarının normlarını alarak. Bu sadece SNT için bir klasik: Mahkemenin kararını okuyun ve muhalefetin Pişçevik'te yaptığını yapmayın. Ve sonra her şey senin için işe yarayacak.

Böyle. Toplantı gündemi toplumun önde gelen yerlerinde yayınlandı, ancak son tarih ihlal edildi. Bunun toplantıdan 2 hafta önce gerçekleşmesi gerekiyordu. Unutulmamalıdır ki duyuru bahçıvanların bildiriminde gereksiz bir unsurdur. Zaten toplantıda, gündem aniden değişti. SNT başkanının seçimi de buna eklendi. Ve mahkeme duruşmaları sırasında, daha önce kimsenin görmediği üçüncü bir gündem ortaya çıktı. Ve iddiaya göre Denetim Komisyonu tarafından onaylanıp önerildi. Doğal olarak, başlatıcılardan hiçbiri yönetim kuruluna yazılı teklifte bulunmadı. Aşağıda, şimdi ele almakta olduğumuz Kanun normunun rolünü ve yerini anlamanız için mahkeme kararından alıntılar sunulmaktadır.

SNT "Pishchevik" üyelerinin genel kurul toplantısının 1 numaralı protokolüne göre, gündem SNT "Pishchevik" yönetim kurulu başkanının seçimi, denetim komisyonu üyelerinin seçimi, bir denetim atanmasıydı. , zorunluluk eski başkan SNT "Pishchevik" B.S.V. şirketin mali ve ekonomik faaliyetlerine ilişkin belgeleri ve mührü yeni seçilen yönetim kurulu başkanına devretmek RVA, denetim komisyonu yönetmeliğinin onaylanması, elektrik tarifelerinin onaylanması, üyelik aidatlarının miktarı, başkanın maaşı ve muhasebeci-kasiyer, şirket üyesinin başvurusunun değerlendirilmesi G. N. toplumdan dışlanma hakkında, çeşitli ...

APARTMAN SAHİPLERİ GENEL TOPLANTI NASIL YAPILIR

(adım adım talimat)

Kararlar, bir apartman binasının mülk sahipleri tarafından genel kurulda alınır. Genel kurul, bir apartmanın yönetim organıdır (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 44. maddesinin 1. kısmı).

Herhangi bir mal sahibi genel kurul toplantısının başlatıcısı olabilir (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 45. maddesinin 2. kısmı). Uygulamanın gösterdiği gibi, başarılı Genel kurul toplantısında, evde mal sahipleri arasından bir inisiyatif grubunun görünmesi arzu edilir.

Aşama 1. Bir inisiyatif grubunun oluşturulması sahipleri ve inisiyatif grubunun bir toplantısının düzenlenmesi

Olağanüstü bir genel kurul toplantısı yapmak için kimin inisiyatif alacağını belirleriz (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 45. maddesinin 2. bölümüne göre, zorunlu yıllık toplantı hariç tüm genel toplantılar olağanüstüdür).

Benzer düşünen insanlardan oluşan bir ekip topluyoruz - bir inisiyatif grubu. Sadece bu evdeki mülk sahipleri girebilir.

İnisiyatif grubunun bir toplantısını yapıyoruz. Önerilen gündemi belirledik. Genel kurul toplantısının tarihini, saatini ve yerini belirleyin. İlk kez şahsen yapılmalıdır (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nda buna "tesis sahiplerinin ortak varlığı aracılığıyla" denir).

Nihai belge olmalıdır inisiyatif grubunun toplantı tutanakları, mülk sahiplerinin genel bir toplantısını yapma niyetini, şeklini, yerini ve zamanını, tartışılacak konuların bir listesini ve diğer konuları ifade eder.

Hatırlanması önemlidir: bina sahiplerinin genel kurulu, bu toplantının gündeminde yer almayan konularda karar verme ve bu toplantının gündemini değiştirme hakkına sahip değildir (Konut'un 46. maddesinin 2. kısmı). Rusya Federasyonu Kodu). Bu nedenle, genel kurul tarafından değerlendirilmek üzere önerilen gündemin mümkün olduğunca doğru bir şekilde formüle edilmesi gerekmektedir.

Adım 2 Bina sahiplerinin bir kaydının alınması

Kayıt, belirli bir apartman binasının mülk sahiplerini içerir ve işgal ettikleri binaların alanını gösterir. Bu bilgi için inisiyatif grubunun üyeleri yönetici kuruluşla iletişime geçebilir.

AŞAMA I: Sahiplerin şahsen genel toplantısı

Hatırlatma:İlk kez, genel kurul şahsen yapılmalıdır (“tesis sahiplerinin ortak mevcudiyeti aracılığıyla”).

Aşama 3. Genel kurul duyurusu

Tesis sahiplerinin sayısına göre bildirimler yapıyoruz.

d) toplantının gündemi;

Toplantıyı başlatanın, toplantı tarihinden en geç 10 gün önce toplantı hakkında bina sahiplerini bilgilendirmekle yükümlü olduğunu hatırlamak önemlidir. Belirlenen süre içinde, her mülk sahibine bir genel kurul toplantı ilanı gönderilmelidir. Sanatın 4. bölümüne göre. Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 45'i, bu üç şekilde yapılabilir:

Yaklaşan oylamanın esası hakkında açıklamalar içeren bildirimle aynı anda sahiplere bir bilgi mektubu gönderilmesi tavsiye edilir. Ek olarak, bu bilgilendirme mektubu, bildirim göndermenin yanı sıra, tüm ev sahiplerinin erişebileceği bir yere (örneğin, bir ilan tahtası) yerleştirilebilir.

4. Adım Genel kurul toplantısının şahsen yapılması ve sonuçlarının resmileştirilmesi

Toplantı günü, inisiyatif grubunun üyeleri, kararlaştırılan yerde ve kararlaştırılan zamanda tesisin diğer sahipleri ile buluşur.

Mülk sahibi genel kurulda hem şahsen hem de temsilcisi aracılığıyla oy kullanabilir (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 48. maddesinin 1. kısmı). Oylama için vekaletname, mülkün temsil edilen sahibi ve temsilcisi (isim veya unvan, ikamet yeri veya yeri, pasaport verileri) hakkında bilgi içermeli ve Sanatın 4. ve 5. maddelerinin gerekliliklerine uygun olarak hazırlanmalıdır. . 185 Medeni Kanun Rusya Federasyonu veya noter onaylı (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 48. maddesinin 2. kısmı).

Gerekli tüm veriler kayıt sayfalarına girilir.

bunu hatırlamak çok önemli Genel kurul, toplam oy sayısının %50'sinden fazlasına sahip olan bina sahipleri veya temsilcileri katıldıysa (Konut Kanunu'nun 45. maddesinin 3. kısmı) yetkilidir (yeterli çoğunluk vardır). Rusya Federasyonu).

Yeterli çoğunluk yoksa...

Genel kurulda yeterli çoğunluk sağlanamazsa uygun tutanakları düzenleriz. Herhangi bir karar alınmadığından ve toplantı başkanı ve sekreteri seçilmesi mümkün olmadığından, tutanak toplantıyı başlatan/başlayanlar tarafından imzalanır.

Gelecekte, aynı gündemle genel kurul kararları devamsız oylama ile alınabilir (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 47. maddesinin 1. kısmı) - geçiyoruz

AŞAMA II .

Yeterli çoğunluk varsa...

Gündemin değiştirilemeyeceğini, kısaltılamayacağını veya ilave yapılamayacağını hatırlatırız.(Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 46. maddesinin 2. kısmı).

Önce genel kurul başkanını, tutanak tutma sekreterini seçiyoruz, sayım komisyonu oylama sonuçlarını özetlemek için (önce sayıyı belirleriz, sonra - personel). Bunlar, denilebilir ki, zorunlu prosedürel sorulardır. Ardından diğer gündem maddelerinin görüşülmesi ve oylanması yapılır.

Adım 5 Genel kurul sonuçlarının şahsen raporlanması

Genel kurul tarafından alınan kararlar ve oylama sonuçları, inisiyatifiyle böyle bir toplantının yapıldığı mal sahibi tarafından bina sahiplerinin dikkatine sunulur. Son tarih - bu kararların kabul edildiği tarihten itibaren en geç on gün (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 46. maddesinin 3. kısmı).

Toplantı, bunun hangi biçimde ve nerede yapılacağına karar vermelidir: mekan, tüm mülk sahiplerinin erişimine açık olmalıdır. En basit form, bina sahiplerinin toplantı tutanaklarının bir kopyasıdır. Ancak mal sahipleri, bunun ayrı bir belge - bir bildirim (mesaj) ve toplantı kararları ve oylama sonuçları olacağına karar verebilir.

6. Adım Belge saklama

AŞAMA II: Devamsız oylama şeklinde sahiplerin genel toplantısı

Bina malikleri şahsen toplantısında gerekli nisap sağlanamamışsa, aynı gündemle bina malikleri genel kurulunun ilave kararları devamsız oyla alınabilir. Maddesinde düzenlenen genel kurul duyurusunda belirtilen yer veya adrese nakli ifade eder. yazı oylamaya sunulan konularda mal sahiplerinin kararları (Bölüm 1, Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 47. Maddesi).

İlk aşamada zaten bazı çalışmalar yapıldığından, devamsız oylama şeklinde bir sahipler toplantısı düzenlemeye yönelik eylemlerin algoritması biraz farklıdır.

Adım 5. Girişim grubu toplantısı düzenlemek

Aynı gündem maliklerin görüşüne sunulur, ancak yer malikleri genel kurul toplantı şekli değiştirilir. Buna göre, inisiyatif grubunun kendisinin toplantı gündemi kısmen değişti. Tanımlamamız gerekiyor:

- uygulanmasının zamanlaması.

İlk aşamada malik sicilinin alınmış olması gerektiğinden, bir sonraki adım

6. Adım. Genel kurul toplantısının yapıldığının bildirilmesi ve karar formlarının teslimi

Mülk sahiplerinin sayısına göre, devamsız oylama şeklinde bir genel kurul duyurusu yayınlıyoruz.

Sanatın 5. bölümünde. Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 45'i, böyle bir bildirimde belirtilmesi gerektiğini belirtir:

a) toplantıyı başlatan kişi (kişiler) hakkında bilgi;

b) toplantının şekli (yüz yüze toplantı veya devamsız oylama);

c) toplantının tarihi, saati, yeri veya bu toplantının devamsız oylama şeklinde yapılması halinde, oylamaya sunulan konularda maliklerin kararlarının kabulü için son tarih, bu kararların verilmesi gereken yer veya adres sunulmak;

d) toplantının gündemi;

e) bu toplantıda sunulacak bilgi ve (veya) materyallerle tanışma prosedürü, bunların bulunabileceği yer veya adres.

Hatırlamak çok önemli! Devamsız oylama şeklinde genel kurul toplantısının gündemi, başarısız yüz yüze toplantıda olduğu gibi mutlaka aynı olmalıdır.

Toplantıyı başlatan kişi, toplantı tarihinden en geç 10 gün önce toplantı hakkında bina sahiplerini bilgilendirmekle yükümlüdür. Belirlenen süre içinde, her mülk sahibine bir genel kurul toplantı ilanı gönderilmelidir. Sanatın 4. bölümüne göre. Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 45'i, bu üç şekilde yapılabilir:

1) göndermek Tescilli posta ile(mal sahipleri genel kurulu kararı bu mesajın yazılı olarak gönderilmesi için başka bir yol öngörmedikçe). Bu yöntem, özellikle çok sayıda dairenin bulunduğu evlerde en etkilidir;

2) mülkün her sahibine imza karşılığı teslim etmek;

3) maliklerin genel kurulu kararıyla belirlenen ve tüm bina maliklerinin erişimine açık olan bu evin binasında yer.

Aynı zamanda, oylamaya sunulan konularla ilgili olarak bina sahiplerine karar formları gönderiyoruz.

Devamsız oylama şeklinde yapılan bina malikleri genel kurulunun gündeminde oylama, yalnızca oylamaya sunulan konularda mal sahiplerinin yazılı kararları ile yapılır (İskan Kanunu'nun 48. maddesinin 5. kısmı). Rusya Federasyonu).

Oya sunulan konularda mal sahibinin kararında aşağıdakiler belirtilmelidir:

2) oylamaya katılan kişinin ilgili binadaki mülke sahipliğini teyit eden belge hakkında bilgi apartman binası;

3) gündemdeki her konuyla ilgili, “lehte”, “aleyhte” veya “çekimser” ifadeleriyle ifade edilen kararlar (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 48. maddesinin 3. kısmı).

Sahiplere aynı anda gündemle ilgili açıklamaları içeren bir bilgi mektubu göndermeniz tavsiye edilir.

Adım 7. Bina sahipleri tarafından kararların kabulü

Kararlar, genel kurul ilanında belirtilen yer veya adreste belirtilen tarihten önce alınır.

Devamsız oylama şeklinde yapılan genel kurul toplantısına katılanlar, bu evdeki binaların sahipleri olarak kabul edilirler ve kararları son kabul edilmeden önce alınır (Konut Kanunu'nun 47. maddesinin 2. kısmı). Rusya Federasyonu).

Adım 8Sahiplerin devamsız oylama sonuçlarının kaydı

Sayım Komisyonu, alınan oy pusulalarını işler ve belirtilen sürenin bitiminden sonra oylama sonuçlarını hesaplar.

Ö Genel kurul, toplam oy sayısının %50'sinden fazlasına sahip olan bina sahipleri veya temsilcileri katıldıysa (Konut Kanunu'nun 45. maddesinin 3. kısmı) yetkilidir (yeterli çoğunluk vardır). Rusya Federasyonu).

Bir apartmandaki her bina sahibinin genel kurul toplantısında sahip olduğu oy sayısı, bu evdeki ortak mülkün ortak mülkiyetindeki payıyla orantılıdır (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 48. maddesinin 6. kısmı).

Oya sunulan konularda maliklerin yazılı kararları ile oylama yapıldığında, oylamaya katılan malikin olası oylama seçeneklerinden sadece birine kaldığı konularda oy sayılır. İhlalde yayınlandı bu gereklilik söz konusu kararlar geçersiz sayılacak ve bunlarda yer alan konulara ilişkin oylar sayılmayacaktır. Oya sunulan hususlara ilişkin malikin kararı, oya sunulan birden fazla konuyu içeriyorsa, bir veya daha fazla hususla ilgili olarak bu şartın yerine getirilmemesi, söz konusu kararın bir bütün olarak geçersiz sayılmasını gerektirmez (kısmen). Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 48. maddesinin 6.

Genel kurulun nihai kararı, maliklerin genel kurulunun şeklinde düzenlenir. tüm oy pusulalarının eklendiği protokol.

9. Adım Genel kurul sonuçlarının devamsız oylama şeklinde bildirilmesi

Genel kurul tarafından kabul edilen kararlar ve oylama sonuçları, inisiyatifiyle bu tür bir toplantının yapıldığı mal sahibi tarafından, bu konuda uygun bir bildirimin bulunduğu binaya asılarak bina sahiplerinin dikkatine sunulur. bu ev, genel kurul kararıyla belirlenir ve tüm mülk sahiplerinin kullanımına açıktır. Bu, bu kararların kabul edildiği tarihten itibaren en geç on gün içinde yapılmalıdır (LC'nin 46. maddesinin 3. kısmı).

Adım 10 Belge saklama

Apartman maliklerinin genel kurul toplantı tutanakları ve bu maliklerin oylamaya sunulan konulardaki kararları, bu toplantının kararı ile belirlenen yer veya adreste saklanır (Madde 4, Konut Kanunu'nun 46 ncı maddesi). Rusya Federasyonu).

Mal sahipleri genel kurul kararları.

Bir apartmanda bina sahiplerinin genel kurul toplantısının yetkinliği şunları içerir:

1) bir apartmanın yeniden inşası (genişletme veya üst yapısı dahil), müştemilatların ve diğer binaların, yapıların, yapıların inşası, bir apartmanda ortak mülkün büyük onarımları, fonun kullanımına ilişkin kararlar almak elden geçirmek;

1.1) sermaye onarım fonu oluşturma yönteminin seçimi, sermaye onarımları için katkı payı tutarının, sermaye onarımları için belirlenen asgari katkıyı aşması bakımından, sermaye onarım fonunun asgari tutarı açısından karar verme büyüklüğünü, sermaye onarım fonunun belirlenen asgari boyutunu aşmak (Rusya Federasyonu'nun konusunun yasası belirlerse). en küçük beden revizyon fonu), özel bir hesap açmaya ve işlem yapmaya yetkili bir kişinin seçilmesi nakitözel bir hesapta bulunan;

1.2) Ev sahipleri derneği veya konut inşaat kooperatifi tarafından teslim alınmasına ilişkin kararların alınması, konut kooperatifi veya diğer uzmanlaşmış tüketici kooperatifleri, yönetim organizasyonu ve bu evdeki mülk sahipleri tarafından bir apartmanın doğrudan yönetiminde, bu maliklerin genel kurul kararıyla yetkilendirilmiş bir kişi tarafından, bir apartmanda ortak mülkün elden geçirilmesi için bir kredi veya kredi, belirlenmesi üzerine bir kredi sözleşmesinin veya kredi sözleşmesinin temel şartları, bu kişiler tarafından bu kredi veya kredi kapsamında bir garanti, kefalet ve söz konusu garanti, garanti alma koşulları ve ayrıca sermaye onarım fonu pahasına geri ödeme hakkında bir apartmanda ortak mülkün sermaye onarım maliyetlerini ödemek için kullanılan kredi veya kredi ve bu kredi veya kredinin kullanımı için faiz ödenmesi üzerine, Sermaye Onarım Fonu pahasına ödeme elde etme maliyetlerinin ödenmesi söz konusu teminatlar, teminatlar;

2) kullanımına ilişkin kısıtlamaların getirilmesi de dahil olmak üzere, apartmanın bulunduğu arsa kullanımının sınırları hakkında kararlar almak;

3) kurulum ve işletme sözleşmelerinin imzalanması da dahil olmak üzere, bir apartman binasındaki mülk sahiplerinin ortak mülkünün diğer kişiler tarafından kullanılmasına ilişkin kararlar almak reklam yapıları montajı ve işletilmesi için bir apartmanda bina sahiplerinin ortak mülkiyetini kullanması gerekiyorsa;

3.1) Bir apartman binasındaki bina sahipleri adına, bir apartmanda bina sahiplerinin ortak mülkiyetinin kullanımına ilişkin anlaşmalar yapmaya yetkili kişilerin belirlenmesine ilişkin kararlar (kurulum ve işletme sözleşmeleri dahil). reklam yapıları) genel kurul kararı ile belirlenen şartlarda;

3.2) Sistemin veya diğerlerinin kullanımı hakkında kararlar almak bilgi sistemi devamsız oylama şeklinde bir apartmanda bina sahiplerinin genel kurulunu yaparken;

3.3) Bir apartmanda bina sahipleri adına, devamsızlık şeklinde bir apartmanda bina sahiplerinin genel kurulunu yaparken sistemi veya diğer bilgi sistemlerini kullanmaya yetkili kişilerin belirlenmesine ilişkin kararlar alınması oylama (bundan böyle genel kurul yöneticisi olarak anılacaktır);

3.4) Genel kurul yöneticisinin bir apartmanda bina sahiplerinin genel toplantılarının yapılması, bir apartmanda bina sahiplerinin kararlarının oylamaya sunulan konulardaki kararları hakkında mesaj alma prosedürü hakkında karar vermek. Bir apartmanda bina sahiplerinin genel kurul toplantılarının gündeminde oylama süresine ilişkin sistem kullanılarak devamsız oylama şeklinde;

4) bir apartmanı yönetmenin bir yolunun seçimi;

4.1) hakkında kararlar almak mevcut onarım bir apartmanda ortak mülk;

5) bir apartmanda bina sahiplerinin genel toplantısının yetkinliğine bu Kurallarda atıfta bulunulan diğer konular. (Rusya Federasyonu Konut Kanunu'nun 44. Maddesi).

Toplantılar, bilgi iletmek ve karar vermek için önemli bir araçtır, ancak aynı zamanda üretken işler yapmak için harcanabilecek çok fazla zaman alırlar.

Toplantı düzenlemekle görevli kişilerden biri olarak, toplantının kendisi gibi gündem yazmanın da zaman kaybı olduğunu düşünebilirsiniz, ancak bu durumda yanılıyorsunuz.

Etkili bir toplantı gündemi, toplantıyı eksiksiz ve özlü hale getirecek, tüm konuları tartışmaya uygun şekilde dağıtmaya ve herkesi dahil etmeye yardımcı olacaktır. doğru insanlar. Bu nedenle, iyi düşünülmüş bir gündem, gereksiz kargaşayı ve kafa karışıklığını önleyerek herkesin zamanından tasarruf sağlar.

İşte bir toplantı için gündem yazmak için bazı ipuçları.

• Gündemi toplantıdan en az bir hafta önce hazırlayın. Çalışanlara toplantıya hazırlanmaları ve çalışma programlarını ayarlamaları için zaman verin. Ofis performansını iyileştirmenin iyi bir yolu, düzenli toplantılar planlamaktır. Bu nedenle, daimi toplantılar için bir tarih belirleyin ve gündemi hangi tarih için yazmanız gerektiğini bileceksiniz.
• Toplantıda tartışılacak konuları belirleyin. Sorular tanımlanarak toplantının uzunluğu ayarlanabilir ve katılımcılar önceden hazırlanabilir. Kısa bir toplantı fikrini pekiştirmek için kilit noktaları vurgulayın. Toplantının bir saat mi, tüm gün birkaç saat mi yoksa birkaç gün mü süreceğini duyurun. Toplantıyı kısa tutmak için bir ipucu, tüm soruları tek bir sayfaya sığdırmaktır. Başka bir sayıya uymayan noktaları bir kenara koyun.
• Toplantının yerini ve saatini ve toplantıdaki ana katılımcıları belirleyin. Önerilen toplantı duyurulduğunda, bu temel bilgiler soruların büyük çoğunluğunu engelleyecektir. Ayrıca, toplantının zamanını bilen insanlar bu konuda daha az tartışacaklardır. Toplantıyı çoğu katılımcı için uygun olan bir zamanda planlayın. Belirlenen zaman, katılımcıların toplantıların yapılacağı günü önceden planlamasına da olanak tanır. Son olarak, kapatma gibi önemli ayrıntılar için hatırlatıcılar ekleyin. cep telefonları, raporun süresi ve toplantıya katılamama durumunda yazmanız gereken yetkili kişinin e-posta adresi.
• Etkili bir toplantı yapmak için OARR talimatını kullanın. OARR, “Hedefler, Gündem, Roller ve Sorumluluklar” anlamına gelir. Bu yönergeler, her bir toplantının amacını, tartışılacak konuları ve katılım gerekliliklerini tanımlayacaktır.
• Başka yollarla çözülebilecek soruları ortadan kaldırın. Toplantılar grup kararları vermede çok etkilidir çünkü işlemlere olanak sağlarlar. gerçek mod ve ortak tartışmalar. Ancak toplantılar zaman alıcı olabilir, üretkenliği azaltabilir ve hatta ofisteki atmosferi daha da kötüleştirebilir ve hareketsizlik hissi uyandırabilir. Toplantıyı, gerçekten böyle bir tartışmaya ihtiyaç duyacak kadar önemli ve acil olan konularla sınırlayın ve geri kalan konular için, öğrenmenin ve tartışmanın başka yollarını bulun. Kullanılabilir Elektronik araçlar e-posta veya anlık mesajlaşma gibi veya her şeyi bire bir görüşmede tartışabilirsiniz.
• Gündemi kontrol edecek güvenilir bir kişi belirleyin. Bilgiler basit ve anlaşılır olmalı, metinde dilbilgisi hatası olmamalıdır.
• Gündemi yazdırın. Gündemi herkesin okuması için ofisinizdeki ilan tahtasına asın. Aynı gündemi toplantı katılımcılarına e-postayla göndererek de bu eylemi güçlendirebilirsiniz.

İyi yazılmış bir gündem, bir toplantıyla ilgili beş temel soruyu yanıtlar. İlk dört soruyu yanıtlamak oldukça kolaydır, ancak beşinci soru zor olabilir. İşte sorular.

1. Toplantıya hangi grup katılıyor? Katılan grubun veya ekibin adı nedir? Bu nokta gündemin en başında açıklanmalıdır, örneğin:

• üst düzey yönetici personelin toplantısı;
• üretim bölümünün montajı;
• Yeni Yıl kurumsal kutlamalarının organizasyonu için komite.

Grubun adı, toplantıya kimlerin katılıp katılmaması gerektiğini açıklar. Bu yaklaşımla, gelmesi gereken ancak gelmeyen uzmanlar "Orada olmam gerektiğini bilmiyordum" diyemeyecekler ve toplantıya yardımcı olamayan katılımcılar da toplantıya katılamayacaklar. başkalarının dikkatini dağıtmak.

2. Toplantı ne zaman gerçekleşecek? - Tarih ve saat. Toplantı ne zaman yapılacak, saat kaçta başlayacak ve ne zaman bitecek? Bu öğenin eksik olması halinde, katılımcılar zamanında gelmeyecek, toplantı ertelenecek ve çalışma programı aksayacaktır.

3. Toplantının amacı ve anlamı nedir? Neden buluşuyoruz? Toplantının genel anlamı nedir ve neyi başarmalıyız? Bir toplantının birkaç amacı olabilir, ancak hiçbiri yoksa toplantı tüm anlamını kaybeder.

4. Hangi konuları dikkate almalıyız? Toplantı hangi konuları, soruları veya sorunları ele alıyor? Bunları, değerlendirilecekleri sıraya göre gündemde sıralayın. Konulara ek olarak, toplantıyı başlatmanıza ve bir bilgilendirme ile bitirmenize yardımcı olması için gündeme bir giriş ve özet ekleyin.

5. Her bir konuyu ele almak için hangi süreçler uygulanacak? Süreç, grubun her bir konuyu baştan sona nasıl ele alacağını açıklar ve iki unsuru vardır:

• her bir konu veya konuyla ilgilenirken atılması gereken adımlar;
• her aşamada bu sorunların çözümüne dahil olacak çalışanlar.

Tartışma sürecini göstermek için bir örnek düşünün. Ekibinizin bir müşteri hizmetleri sorunu üzerinde çalıştığını varsayalım. Bugünkü toplantının bir kısmı bu soruna bir çözüm bulmaya ayrılmıştır. Gündemin bu kısmı şöyle görünebilir.

müşteri hizmetleri sorunu

Sorunu tekrar gözden geçirmek

1. Yapılan işe kısa bir bakış- Takım liderinin sunumu.
2. Diğer yorumlar- grup tartışması.

Çözüm geliştirme

1. beyin fırtınası tekniği- Toplantıya katılanlar sırayla sorunu çözmek için fikirler önerirler.

Fikirlerin ilk tartışması

1. açıklama. Katılımcılar açıklığa kavuşturulması gereken fikirleri adlandırır, grup bunları tartışır.
2. konsolidasyon. Grup, farklı fikirlerin birleştirilip birleştirilemeyeceğini tartışır.
3. Tarama. Grup, bazı fikirlerin ayıklanıp ayıklanmayacağını görmek istiyor.
4. sınıflandırma. Grup, bazı fikirler için ortak bir tema olup olmadığını tartışır ve varsa bunları kategoriler halinde gruplandırır.

fikirlerin değerlendirilmesi

1. Grup sırayla her bir fikrin esasını tartışır.
2. Grup, hangi fikirlerin maksimum fayda ile uygulamaya konabileceğine ve uygulanması gerektiğine birlikte karar verir.

Problem çözmeye doğru hareket

1. Sonraki adımları ve eylemleri belirleme - toplantı katılımcıları sırayla konuşur.
2. Sonraki adımların ve eylemlerin onaylanması, grup tartışması ve fikir birliğine varılması.

Gördüğünüz gibi, problem çözme sürecinde grup “Ne? Nasıl? ve kim?" Yani “Ne üzerinde çalışıyoruz, nasıl çalışacağız ve her aşamada kimler yer alacak”. Açık bir eylem planı, katılımcıların dikkatlerini önemli bir konuya odaklamasına yardımcı olur ve tüm paydaşların söz sahibi olmasını sağlar.

Beş adlandırılmış gündem maddesini daha da yapılandırılmış hale getirmek isteyebilirsiniz. Katılımcıların disiplinini ve etkinliğini artırmanız gerektiğini düşünüyorsanız aşağıdaki listedeki araçları kullanabilirsiniz.

Özel başlık. Bazen toplantılar belirli konulara ayrılabilir. Bu durumda, katılımcı grubunun adından hemen sonra bu konuyu belirtin.

Toplantının yeri. Bir ekip her zaman farklı lokasyonlarda toplantılar yaptığında, toplantının nerede gerçekleşeceğini tam olarak iletmek gerekir.

Katılımcı isimleri. Toplantı nispeten genç bir ekipse, işlevler arası bir ekipse veya toplantıda harici bir danışman veya yönetim temsilcisi yer alacaksa, katılımcıların isimleri eklenmelidir.

Her konu için ayrılan süre. Her sorunun zaman sınırı, ekibin odağını kaybetmemesine ve boş akıl yürütmeyle dikkatlerinin dağılmamasına yardımcı olur. Bu, üretken bir tartışmanın sadece zaman tükeniyor diye kesintiye uğraması gerektiği anlamına gelmez. Ekip inceleme toplantıları için zaman planlaması kullanın. Zaman yönetimi, gündemin tartışılacak konularla aşırı yüklendiği ve yarısı için zamanın olmadığı bir durumdan kaçınmanıza izin verecektir.

Mola zamanı. İki saatten fazla süren her toplantı bir mola süresi içermelidir, aksi takdirde katılımcılar sürekli olarak dikkati dağılır ve periyodik olarak "sigara molası için" odadan dışarı çıkarlar.

Arzulanan sonuçlar. Gündemin bu kısmı, toplantı sırasında hangi kararların alınması gerektiğini ve başka hangi sonuçların alınacağını açıklar.

Katılımcı hazırlığı. Uygulama, ekip üyelerine toplantıya verimli katılım için tam olarak neye hazırlanmaları gerektiğini veya son toplantıdan şimdiye kadar ne yapmaları gerektiğini hatırlatmanın çok yararlı olduğunu göstermektedir.

Takım gençse ve yeni alışmaya başlamışsa "Toplantının değerlendirilmesi" maddesi girilebilir. iş disiplini. Değerlendirme, bireysel ve grup hesap verebilirliğini artırmaya yardımcı olacaktır. Toplantının sonunda ekibiniz etkinliğini nokta nokta değerlendirebilir. Değerlendirilen parametreler, düzenlemelere uygunluk, herkesin katılımının kalitesi ve düzeyi, kolaylaştırmanın kalitesi, toplantı konusuna odaklanma vb.