Çështjet e përfshira në rendin e ditës. Aspekti organizativ i mbajtjes së takimeve në ndërmarrje

Një nga detyrat e shenjta të një sekretari është të përgatisë takime, konferenca dhe takime të iniciuara nga udhëheqës në nivele të ndryshme. Në shumicën e rasteve, sekretari mban edhe procesverbal për ngjarje të tilla. Ky artikull do t'ju tregojë se si t'i bëni këto procese më efikase.

Për të filluar të flisni për protokollin, para së gjithash, duhet të përqendroheni në përgatitjen e takimeve. Para një ngjarjeje të tillë, është e rëndësishme të mendoni për axhendën, të përcaktoni përbërjen e pjesëmarrësve, të lexoni raportet e të gjithë folësve dhe materiale të tjera. E gjithë kjo do të kërkojë përpjekje shtesë, por si rezultat, do të jetë shumë më e lehtë të ruhet protokolli.

SI TË KURSEJMË KOHË?

Sipas studimeve të ndryshme, takimet mund të shpenzohen nga 10 deri në 50% të kohës së punës së drejtuesit të organizatës dhe punonjësve të tjerë. Për të reduktuar kohën e shpenzuar, nismëtarët, mikpritësit dhe pjesëmarrësit e takimeve duhet të mbajnë parasysh udhëzimet e mëposhtme:

Diskutoni në takim vetëm çështje që nuk mund të zgjidhen në baza rutinë.

Kufizoni numrin e pjesëmarrësve në takime. Është drejtpërdrejt proporcionale me kohëzgjatjen e ngjarjes. Nëse kohëzgjatja e një takimi me 5 punonjës është 1 orë, atëherë nëse numri i pjesëmarrësve është 10 ose më shumë, ka të ngjarë të zgjasë 2 orë ose më shumë.

Përgatitni informimet e takimeve paraprakisht. Llogaritjet, raportet analitike, tabelat, grafikët, përmbledhjet, materialet foto dhe video, prezantimet, mostrat e produkteve, mendimet e ekspertëve duhet të sigurohen nga specialistë të specializuar. Por sekretari i mbledhjes është i detyruar të kontrollojë gatishmërinë e materialeve. Prandaj, një ose dy ditë para ngjarjes, duhet:

a) me ndihmën e personave përgjegjës që do të bëjnë prezantime, përpilojnë një listë të të gjitha materialeve informative;

b) të marrë nga personat përgjegjës materialet e bëra në në format elektronik(p.sh. prezantimet, shënime shpjeguese etj.);

c) marrin nga personat përgjegjës abstraktet e printuara dhe tekstet e raporteve.

Për çdo pyetje, caktoni një punonjës përgjegjës, edhe kur një grup njerëzish duhet të ekzekutojnë urdhrin.

Mos humbisni kohë duke ekspozuar fajtorin. Mos harroni se detyra kryesore e çdo takimi është diskutimi i rendit të ditës dhe marrja e vendimeve për të.

RENDI I DITËS

Kjo është një listë e çështjeve që do të diskutohen në takim. Ato përcaktohen nga kryetari i mbledhjes. Megjithatë, në këtë proces mund të marrë pjesë edhe sekretari.

Përdorni udhëzimet e mëposhtme kur zhvilloni axhendën tuaj:

• Ndani temat e takimeve që janë shumë të gjera në nëntema të shumta. Takimet përgatitore mund të mbahen nga pikat fokale për secilën nën-temë, nëse është e nevojshme.

Për shembull, një takim i planifikuar për në fund të muajit me temën "Për përmbushjen e objektivave të planifikuar nga dyqanet kryesore të prodhimit" duhet të paraprihet nga një seri takimesh të vogla në dyqane: "Për përmbushjen e planit nga shkritore", "Për përmbushjen e planit nga dyqani i prokurimit", "Për përmbushjen e planit nga makineria", "Për zbatimin e planit nga dyqani i montimit". Ose një takim me temën "Për zbatimin e një sistemi ERP në një ndërmarrje" duhet të paraprihet nga disa takime: "Për problemet e futjes së një sistemi ERP në prodhim", "Për sigurimin e komunikimit midis sistemit ERP dhe 1C në kontabilitet. ", "Për mbështetjen teknike të një sistemi ERP dhe transferimin e të dhënave", etj.

• Sillni në rend dite çështje me rëndësi të njëjtë, të bashkuara nga një temë e përbashkët... Për shembull, sigurimi i transportit, urdhri i dorëzimit në magazinë, dërgesa dhe largimi i produkteve të gatshme nga territori i ndërmarrjes.

Një gamë më e gjerë problemesh të ndërlidhura mund të vihen gjithashtu në axhendë. Për shembull, ato mund të përfshijnë:

Blerja e një linje të re prodhimi;

Përgatitja teknologjike e prodhimit;

Ndryshimet në projektimin dhe dokumentacionin teknologjik në lidhje me blerjen e pajisjeve të reja;

Modernizimi i ndërtesave të prodhimit dhe zhvillimi i lidhjeve të veglave të makinerive;

Mbështetja materiale dhe teknike e prodhimit.

Në të njëjtën kohë, rikonstruksioni i hyrjes së fabrikës apo organizimi i pagesave elektronike për hyrjen në mensën e fabrikës duket se nuk vlen të diskutohet në këtë takim.

Është e qartë se sekretari nuk mund të ndikojë gjithmonë në përmbajtjen e rendit të ditës. Mbledhja thirret nga drejtuesi, ai përshkruan edhe gamën e çështjeve. Dhe nëse menaxheri përfshin në axhendën e një takimi blerjen e një linje të re prodhimi për prodhimin e derdhjes dhe organizimin e një pastrimi pranveror, atëherë mund të mos jetë e mundur ta bindni atë. Por nga ana jonë mund të propozojmë që diskutimi i organizimit të një dite pastrimi të sillet në një takim tjetër, për shembull, duke e kombinuar me çështjen e lyerjes së fasadës së një ndërtese apo mbajtjen e festimeve me rastin e ditëlindjes së organizatës.

• Bëjeni rendin e ditës vetëm nga ato çështje që bien në kompetencën dhe fushën e përgjegjësisë së pjesëmarrësve në takim. Për shembull, do të ishte e kotë të diskutoheshin çështjet e furnizimit në mungesë të shefit të furnizimit.
• Kufizoni numrin e temave dhe çështjeve në rendin e ditës... Duhet të ketë aq sa mund të diskutohen dhe zgjidhen në mënyrë efektive brenda periudhës së caktuar kohore. Për shembull, në 1 orë të një takimi, mund të diskutoni nga 1 deri në 5 pyetje, në varësi të shkallës së temave të diskutuara dhe cilësisë së përgatitjes për takimin.
• Përfshini në rendin e ditës një raport mbi detyrat dhe detyrat e dhëna në mbledhjen e fundit nëse takimet kanë një temë të përbashkët dhe përbërje të pjesëmarrësve. Jini të përgatitur për faktin se, edhe nëse nuk ka një pikë të tillë në rendin e ditës, kryetari mund ta prezantojë atë me autoritetin e tij. Prandaj, është më mirë të printoni paraprakisht listën e udhëzimeve - kryetari duhet ta ketë atë, person përgjegjës dhe një sekretare.

PJESËMARRËSIT E TAKIMIT

Kërkesat e përgjithshme për pjesëmarrësit në ngjarje:

Kompetenca dhe interesi për çështjet e rendit të ditës;

Një pozicion mjaft i lartë për të marrë vendime dhe për t'u dhënë udhëzime vartësve bazuar në rezultatet e takimit.

Përbërja e pjesëmarrësve gjatë ngjarjes mund të ndryshojë. Nëse në rendin e ditës ka tema që prekin të gjithë pjesëmarrësit në takim dhe çështje që kanë të bëjnë vetëm me disa prej tyre, atëherë së pari duhet të diskutohen çështjet e përgjithshme. Në fund të kësaj pjese të takimit, punonjësit që nuk janë përfshirë në diskutime të mëtejshme mund të lirohen.

Si të njoftoni të gjithë

Informoni të gjithë pjesëmarrësit në takim për datën, kohën, vendin, temën e ngjarjes.

Ju mund të raportoni një takim duke përdorur telefonatë, sms mesazhe, email(me njoftim dërgimi dhe leximi), devijimi personal.

Nëse një nga pjesëmarrësit mungon në vendin e punës për arsye të ndryshme ( pushime vjetore, paaftësi e përkohshme, udhëtim pune, etj.), është e nevojshme të zbulohet arsyeja e mungesës dhe të kujtohet punonjësi që zëvendëson personin që mungon sipas skemës së zëvendësimit se ai duhet të marrë pjesë në mbledhje.

Do të jetë gjithashtu e dobishme të shtoni një mesazh kërcyes si "kujtojini deputetit të marrë pjesë në takimin e planifikimit" në kalendarin në kompjuterin tuaj.

Informacioni se kush sinjalizohet për takimin dhe kur mund të futet në një tabelë (Shembulli 1).

SHEMBULL 1

Paralajmërimi i pjesëmarrësve në takim

Takimi do të zhvillohet me datë 24.06.2017 në orën 11:00 në zyrën e Drejtorit të Prokurimit.

Tema: Lidhja e kontratave me furnitorët për gjashtëmujorin e dytë 2017.

Ulje për pjesëmarrësit në takim

Sigurohuni që të përgatisni një tabelë vendesh për pjesëmarrësit e takimit nëse:

Zyrtarët e lartë (qytetet, rajonet, territoret, republikat, federatat);

Pronarët korporatat transnacionale dhe pronat, etj.;

Përfaqësues të organizatave partnere.

Nëse është e mundur, sekretari duhet të ulet në një tryezë të veçantë pranë tryezës së kryetarit (Shembulli 2).

Shembulli 2

Tabela e ndenjëseve

Kartat e emrave

Në tabelat përballë vendeve përkatëse, është e nevojshme të vendosni kartat e emrave me pozicionin dhe (ose) emrin e plotë. çdo pjesëmarrës. Opsioni më i thjeshtë është një fletë letre e palosur (fig. 1)

Oriz. një. Karta e emrit të pjesëmarrësit në takim

Shenjat

Në raste veçanërisht kritike, është e nevojshme të përgatisni distinktivë (shënjat), në të cilat duhet të tregoni:

EMRI I PLOTË. pjesëmarrësit;

Pozicionet e tyre;

Emri i organizatës që përfaqëson secili pjesëmarrës;

Lokaliteti ku ndodhet organizata e specifikuar.

Distinktivi mund të përfshijë gjithashtu:

Logoja e organizatës e përfaqësuar nga pjesëmarrësi;

Logoja (stema) e eventit (takimit, konferencës, etj.).

Ju mund të përdorni distinktivë me një kordon tërheqjeje ose një kapëse rrobash. Ato shiten në dyqane shkrimi dhe zyrash.

Ju mund t'i zhvilloni vetë futjet me tekst, pastaj t'i printoni në një printer, t'i prisni me gërshërë dhe t'i vendosni në distinktivë (Fig. 2).

Oriz. 2. Futje e distinktivit të projektuar vetë

Nëse janë ndarë fonde të mjaftueshme për përgatitjen, atëherë kartat e futjes mund të porositen nga një organizatë që ofron shërbime printimi. Dhe për takimet e rregullta të brendshme, distinktivët nuk kërkohen fare.

KOHËZGJATJA E TAKIMIT

Në lloje te ndryshme takimeve u ndahen kohë të ndryshme. Për shembull, një takim në mëngjes mund të zgjasë rreth gjysmë ore, dhe një takim ndërrajonal për një çështje specifike mund të zgjasë një ditë të tërë.

Kohëzgjatja e takimit duhet të planifikohet paraprakisht. Të gjithë pjesëmarrësit duhet të dinë oraret e fillimit dhe mbarimit të ngjarjes. Kjo do t'ju ndihmojë të punoni shpejt dhe me efikasitet në mënyrë që të mos qëndroni deri vonë.

Pushimet

Nëse takimi është më i gjatë se një orë astronomike (60 minuta), atëherë duhet të bëhen pushime çdo orë akademike (45 minuta).

Në ngjarje veçanërisht të gjata, mund të sigurohen pauza, gjatë të cilave pjesëmarrësve u ofrohen ushqime të lehta (sanduiçe, fruta, ëmbëlsira) dhe pije (çaj, kafe, lëngje, ujë mineral, etj.).

Kur niveli i takimit është i ulët, dhe pranë dhomës së takimit ka një ftohës, një aparat kafeje dhe enët e disponueshme për vizitorët e zyrës, atëherë pjesëmarrësit e takimit do të mund të derdhin kafe, çaj ose ujë.

Shishet me ujë dhe gota mund të vendosen paraprakisht në tavolinat në të cilat ulen pjesëmarrësit e takimit - atëherë ata mund të shuajnë etjen e tyre jo vetëm gjatë pushimit, por në çdo kohë. Është më mirë të mos vendosni ushqim në tavolina. Do të jetë e turpshme nëse njëri nga pjesëmarrësit hedh një sanduiç mbi letrat e biznesit ose derdh kafe.

Është më mirë të vendosni tryezën me ushqime dhe pije në një dhomë të veçantë. Zakonisht këtë e bën sekretari, por vetëm nëse nuk mban procesverbal. Kur sekretari nuk është në gjendje të largohet nga dhoma gjatë një takimi, një person tjetër i caktuar për ta bërë këtë duhet të organizojë pushimin. Ose, përndryshe, sekretarja përgatit gjithçka për pushimet e kafesë para se të fillojë takimi. Për takime të zgjatura, asistentët janë zakonisht të domosdoshëm.

Korniza kohore

Kohëzgjatja e ngjarjes duhet të rregullohet. Ky rregull monitorohet nga kryesuesi i mbledhjes.

Kur planifikoni axhendën tuaj të takimit, sigurohuni që të merrni parasysh kohën e nevojshme për çdo folës për të folur dhe diskutuar çdo çështje.

Kontrolloni me kryetarin për afatin kohor për çdo prezantim.

Programoni pushimet sipas nevojës.

Shtoni të gjitha intervalet kohore në kalkulator dhe shtoni në total

Sa kohë mund të zgjasë mbledhja duhet t'i komunikohet kryesuesit. Nëse ai është dakord me këtë shifër, rregulloret duhet t'u vihen në vëmendje të gjithë pjesëmarrësve, nëse jo, do të duhet të bëhen rregullime dhe t'i raportohen përsëri kryetarit.

Pasi të jetë rënë dakord, axhenda e kufizuar me kohë u dërgohet të gjithë pjesëmarrësve të takimit (Shembulli 3).

SHEMBULL 3

Axhenda e kufizuar në kohë

MINUTAT E TAKIMIT: 5 HAPA KYÇ

Protokolli dokumentohen si aktivitete të përhershme organet kolegjiale(komisionet, komitetet, këshillat, etj.), dhe organet e përkohshme kolegjiale - takime, mbledhje, seminare dhe konferenca të ndryshme.

Ekzistojnë llojet e mëposhtme të protokolleve:

. Protokolli i shkurtër- një dokument në të cilin është regjistruar emri i plotë. dhe qëndrimet e pjesëmarrësve në takim, tema e tij, çështjet kryesore, përmbledhje raportet, vendimet e marra, listën e detyrave për çdo person përgjegjës. Ky protokoll zakonisht mbahet në mbledhjet operative.

. Protokolli i plotë, përveç të gjitha sa më sipër, përfshin regjistrime të detajuara të të gjitha fjalimeve, opinioneve, ndryshimeve dhe nuancave të tjera të diskutimit. Ky dokument ju lejon të rindërtoni një pamje të detajuar të takimit.

Forma e mbajtjes së procesverbalit zgjidhet nga kryetari i mbledhjes ose drejtuesi i ndërmarrjes.

Tekstet e fjalimeve dhe materialet e tjera që përgatiten për mbledhjen janë bërë në formën e bashkëngjitjes. Ato duhet të referohen në tekstin e protokollit.

Sekretari është përgjegjës për atë se sa saktë dhe plotësisht është regjistruar rrjedha e mbledhjes. Kjo përgjegjësi nuk duhet nënvlerësuar, pasi protokolli është i vetmi dokument që pasqyron të gjitha fjalimet, diskutimet, komentet dhe vendimet e marra që duhet të zbatohen. Gjatë takimit, pjesëmarrësit e tij mund të mos dëgjojnë diçka, të mos kenë kohë ta shkruajnë atë. Do të jetë e lehtë të rikuperohet duke iu referuar protokollit.

Hapi 1: përgatitja e vendit të punës

Për ta bërë më të lehtë mbajtjen e procesverbaleve, përpara takimit:

. Zgjidhni një vend për veten tuaj në sallë ku do të zhvillohet ngjarja. Ai duhet t'i tregojë të gjithë pjesëmarrësit me shikim, të dëgjojë fjalimet e kryetarit, folësit dhe "vërejtjet nga auditori" (shih tabelën e vendeve në Shembullin 2).

. Vendosni një listë të pjesëmarrësve në takim në tryezën tuaj me emrat e tyre të plotë. dhe pozicionet, si dhe një tabelë ulëse... Para fillimit të takimit, do të jetë e dobishme të studioni me kujdes se kush ku është ulur dhe më pas të shikoni diagramin sipas nevojës.

. Rezervoni artikuj shkrimi... Merrni me vete 2-3 stilolapsa, 2 lapsa, 2 goma.

. Kontrolloni nëse pajisjet e zyrës dhe pajisjet e tjera po funksionojnë: orë, regjistrues zëri, videokamera (nëse ka). Mos harroni kordonin e rrymës dhe bateritë ose akumulatorët rezervë.

Rifresko pikat kyçe të të gjitha bisedimeve përpara takimit.

Hapi 2: kapni ecurinë e takimit

Krahas materialeve të përgatitura për mbledhjen (tekstet e raporteve, fjalimet, referenca, projektvendimet, axhenda, listat e pjesëmarrësve, etj.), procesverbali përpilohet në bazë të regjistrimeve zanore, video incizimeve, transkripteve ose të shkruara të përafërta me dorë. shënimet që mbahen gjatë mbledhjes.

Si të mbaj shënime të përafërta?

1. Përgatitni fletët për draft procesverbalin- numri i tyre varet nga madhësia e rendit të ditës. Në fletën e parë shkruani datën e takimit, temën e tij, numrin e procesverbalit, listën e pjesëmarrësve, axhendën (Shembulli 4).

SHEMBULL 4

Projektprocesverbali i mbledhjes. Fleta nr. 1

Shkruani pyetjet për diskutim në fletë të veçanta letre të zbrazëta, duke lënë hapësirë ​​të mjaftueshme për shënime:

Fleta nr 2: “Për gjendjen e punimeve për lidhjen e kontratave për furnizimin e metaleve me ngjyra dhe me ngjyra”. Raporti i P.D. Prokhorov;

Fleta nr.3

Fleta nr.4: "Për transportin e furnizimeve." Raporti nga V.Yu.Medvedev;

Fleta nr.5:… (Të plotësohet gjatë takimit);

Fleta nr.6: "Për statusin e vendbanimeve sipas kontratave të lidhura dhe të ekzekutuara për blerjen e lëndëve të para dhe lëndëve të para." Raport nga K.D.Fomina;

Fleta nr.7:… (Të plotësohet gjatë takimit);

Fleta nr.8: "Për lidhjen e kontratave me SH.PK Ametist për furnizimin e çelikut dhe lidhjeve të SHA ESPZ." Propozimet e I.I.Teleginës;

Fleta nr.9:… (Për t'u plotësuar gjatë takimit).

2. Verifikoni që të gjithë pjesëmarrësit në takim janë të pranishëm. Kryqëzoni me laps ata që mungojnë në draft-protokollin - mund të jenë vonë. Zbuloni arsyet e mungesës dhe vonesës pas takimit.

Koha e mbërritjes së atyre që ishin vonë, shënoni direkt në tekstin e protokollit në kllapa:

Në këtë rast do të dihet saktësisht se cili prej të pranishmëve dhe çfarë ka munguar saktësisht gjatë takimit.

3. Plotësoni artikullin "DËGJUAR"... Në fletën e parë të draftit dhe në fletët me titujt përkatës të raporteve, shënoni vazhdimisht emrin e plotë të personit. dhe titujt, temat dhe përmbledhjet e folësve. Ju duhet vetëm të regjistroni informacionin bazë: data, numra, fakte... Më pas, kontrolloni shënimet me tekstet e ofruara të fjalimeve (tezave). Nëse gjeni një mospërputhje, ju lutemi raportoni atë tek kryesuesi i mbledhjes.

4. Fut artikullin "FOLUR"(nëse është e nevojshme). Ky paragraf plotësohet kur kursi i folësve ndërpritet nga komentet, pyetjet dhe kundërshtimet e pjesëmarrësve të tjerë. Në protokoll të plotëçdo vërejtje e tillë duhet të regjistrohet menjëherë, veçanërisht nëse shoqërohet me shprehjen: "Ju lutemi, futeni në protokoll". Për shembull:

Fakti është se çdo deklaratë mund të ndryshojë rrjedhën e takimit, dhe më vonë është e nevojshme të theksohet momenti kur dhe në lidhje me atë që ndodhi.

Në minutat e shkurtra

Për të parë fotot e postuara në faqe në një madhësi të zmadhuar, duhet të klikoni butonin e miut në kopjet e tyre të reduktuara.
Për t'u njohur me përmbajtjen e detajuar të nënseksioneve të faqes, duhet të klikoni në artikullin e menusë kryesore që ju intereson.

Më 29 korrik 2017, Presidenti i Federatës Ruse nënshkroi një ligj të ri federal "Për zhvillimin e kopshtarisë dhe bujqësisë së kamionëve nga qytetarët për nevojat e tyre dhe për ndryshimin e akteve të caktuara legjislative. Federata Ruse".
Lidhje falas për ligji i ri për shkarkim (format skedar docx): ФЗ-217 datë 29 korrik 2017
Data e hyrjes në fuqi të ligjit është 01.01.2019. Nga e njëjta datë, FZ-66 e datës 15.04.98 nuk është më e vlefshme.
Diskutimi i ligjit është i hapur këtu:
(kërkohet regjistrimi për të bërë komente, sugjerime, ndryshime).

FZ-217 e 29 korrikut 2017 - Komente të plotësuara, të ndryshuara vazhdimisht në ligjin e ri federal, duke marrë parasysh praktikën e akumuluar.

RENDI I DITËS SË MBLEDHJES SË PËRGJITHSHME

MOS PËRBASHKIMI ME STANDARDET E LIGJIT Nr. 66-FZ TË 15.04.98
RRETH ORGANIZIMIT DHE MBAJTJES SË MBLEDHJES SË PËRGJITHSHME NË SNT
SI BAZË PËR ANULLIMIN E VENDIMIT TË TIJ

Artikulli i sjellë në vëmendjen tuaj plotësohet nga normat e Kodit Civil të përfshira në Pjesën 1 Kapitulli 9.1 "Vendimet e mbledhjeve", të futura në kod. Ligji federal Nr. 100 i datës 7 maj 2013. Si rezultat i një shtesë të tillë në Kodin Civil dhe normat tashmë të disponueshme në 66-ФЗ datë 15 Prill 1998, sot anëtarë shoqata e hortikulturës kanë një grup të plotë dhe gjithëpërfshirës të mjeteve të njohjes mbledhjen e përgjithshme legjitim dhe i detyrueshëm për të zbatuar vendimin e tij nga njëra anë dhe për të konstatuar se një vendim i marrë në kundërshtim me ligjin është i pavlefshëm.

Faqe 7. RENDI I DITËS SË MBLEDHJES SË PËRGJITHSHME

Pavarësisht se kjo çështje është e rëndësishme për SNT, në Ligjin Nr. 66-FZ pothuajse nuk mbulohet. Sidoqoftë, edhe minimumi që është në Ligj u jep kopshtarëve të drejtën dhe bazën për të anuluar vendimin e mbledhjes së përgjithshme në gjykatë, duke përfshirë edhe me kusht që mbledhja të ishte e kualifikuar ligjërisht dhe të kishte një kuorum që korrespondon me numrin e anëtarëve të SNT.

Shkoni te pika. Sipas Art. 21, pika 2, paragrafi 6 "" "në njoftimin e mbledhjen e përgjithshme anëtarët e një shoqate të tillë (një mbledhje e përfaqësuesve të autorizuar) duhet domosdoshmërisht të tregojnë përmbajtjen e çështjeve që do të diskutohen." shikim.

Le të imagjinojmë një situatë reale që ka ndodhur në SNT "Pishevik" 4 tetor 2009 Më pas gjykata shqyrtoi çështjen e anulimit të mbledhjes së përgjithshme të jashtëzakonshme të anëtarëve të SNT. Një nga arsyet për marrjen e një vendimi të tillë nga gjykata ishte rendi i ditës. Për të mos ju munduar duke rilexuar vendimin e gjykatës për shpalljen e mbledhjes së përgjithshme të paligjshme, do të shpjegoj shkurtimisht thelbin e asaj që u krijua nga një grup iniciatorësh të opozitës, duke lënë jashtë ato çështje që shqyrtohen në faqet e tjera të faqes. Dhe ne duhet t'i bëjmë haraç grupit iniciativ - ata arritën të shkelin të gjitha normat e ligjit nr. 66-FZ të datës 15.04.98 në lidhje me organizimin, zbatimin dhe zbatimin e vendimit mbledhjen e përgjithshme, duke marrë në të njëjtën kohë normat e ligjeve të tjera të Federatës Ruse. Ky është thjesht një klasik për SNT: lexoni vendimin e gjykatës dhe mos bëni atë që bëri opozita në Pishçevik. Dhe atëherë gjithçka do të funksionojë për ju.

Kështu që. Axhenda e takimeveështë afishuar në vende të dukshme të komunitetit, por afati është shkelur. Kjo ishte menduar të ndodhte 2 javë para takimit. Duhet të theksohet se njoftimi është një element dublikatë në njoftimin e kopshtarit. Tashmë në mbledhje rendi i ditës u ndryshua papritur. Kësaj iu shtua edhe zgjedhja e kryetarit të SNT. Dhe gjatë seancave gjyqësore doli një axhendë e tretë, të cilën askush nuk e kishte parë më parë. Dhe gjoja është miratuar dhe propozuar nga komisioni i auditimit. Natyrisht, asnjë nga iniciatorët nuk iu afrua bordit me propozime me shkrim. Më poshtë ju ofrohen pjesë nga vendimi i gjykatës për të kuptuar rolin dhe vendin e normës së Ligjit që po shqyrtojmë aktualisht.

Sipas protokollit nr.1 të mbledhjes së përgjithshme të anëtarëve të SNT "Pischevik", në rend dite ishte zgjedhja e kryetarit të bordit të SNT "Pischevik", zgjedhja e anëtarëve të komisionit të auditimit, caktimi i një auditimi, obliguese ish-kryetar bordi SNT "Pishchevik" B.S.V. transferimi i dokumentacionit mbi veprimtaritë financiare dhe ekonomike të shoqërisë dhe vula tek kryetari i sapozgjedhur i bordit të RVA, miratimi i rregullores për komisionin e auditimit, miratimi i tarifave të energjisë elektrike, masa e anëtarësimit, paga e kryetarit. dhe kontabilist-arkëtar, shqyrtimi i kërkesës së anëtarit të shoqërisë G. N. për përjashtimin nga shoqëria, të ndryshme ...

SI TË MBAJMË NJË MBLEDHJE TË PËRGJITHSHME TË PRONARËVE TË NJË NDËRTESA BANESAVE

(udhëzim hap pas hapi)

Vendimet merren nga pronarët e ambienteve të një pallati në një mbledhje të përgjithshme. Mbledhja e përgjithshme është organi drejtues i një ndërtese apartamentesh (pjesa 1 e nenit 44 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Çdo pronar mund të iniciojë një mbledhje të përgjithshme (pjesa 2 e nenit 45 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse). Siç tregon praktika, për mbajtje e suksesshme mbledhjes së përgjithshme, është e dëshirueshme që një grup iniciativë nga radhët e pronarëve të shfaqet në shtëpi.

Hapi 1. Krijimi i një grupi iniciativë pronarët dhe mbajtja e një takimi të grupit iniciativ

Ne përcaktojmë se kush del me iniciativën për të thirrur një mbledhje të përgjithshme të jashtëzakonshme (sipas pjesës 2 të nenit 45 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse, të gjitha mbledhjet e përgjithshme, përveç mbledhjes së detyrueshme vjetore, janë të jashtëzakonshme).

Kombinimi i një ekipi njerëzish me mendje të njëjtë - një grup iniciativë. Vetëm pronarët e lokaleve në këtë shtëpi mund të hyjnë në të.

Po bëjmë një mbledhje të grupit nismëtar. Ne përcaktojmë axhendën e propozuar. Ne përcaktojmë datën, orën dhe vendin e mbledhjes së përgjithshme. Për herë të parë, duhet domosdoshmërisht të kryhet personalisht (në Kodin e Strehimit të Federatës Ruse kjo quhet "përmes pranisë së përbashkët të pronarëve të lokaleve").

Dokumenti përfundimtar duhet të jetë procesverbali i mbledhjes së grupit nismëtar, i cili shpreh synimin për të thirrur një mbledhje të përgjithshme të pronarëve të lokaleve, formën, vendin dhe kohën e saj, listën e çështjeve që do të diskutohen dhe çështje të tjera.

Është e rëndësishme të mbani mend: mbledhja e përgjithshme e pronarëve të lokaleve nuk ka të drejtë të marrë vendime për çështje që nuk përfshihen në rendin e ditës të kësaj mbledhjeje, si dhe të ndryshojë rendin e ditës të kësaj mbledhjeje (pjesa 2 e nenit 46 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse). Prandaj, është e nevojshme të formulohet sa më saktë rendi i ditës i propozuar për shqyrtim nga asambleja e përgjithshme.

Hapi 2. Marrja e një regjistri të pronarëve të lokaleve

Regjistri përfshin pronarët e ambienteve të një ndërtese të veçantë apartamentesh, duke treguar sipërfaqen e lokaleve që ata zënë. Për këtë informacion, anëtarët e grupit iniciativ mund të kontaktojnë organizatën menaxhuese.

FAZA I: Mbledhja e përgjithshme e pronarëve personalisht

Ju kujtojmë: Për herë të parë, mbledhja e përgjithshme duhet të mbahet domosdoshmërisht personalisht ("përmes pranisë së përbashkët të pronarëve të lokaleve").

Hapi 3. Njoftimi i Mbledhjes së Përgjithshme

Ne lëshojmë njoftime në bazë të numrit të pronarëve të lokaleve.

d) rendin e ditës së mbledhjes;

Është e rëndësishme të mbani mend se iniciatori i takimit duhet të informojë pronarët e ambienteve për takimin jo më vonë se 10 ditë përpara datës së takimit. Brenda periudhës së caktuar, një mesazh për mbajtjen e një mbledhjeje të përgjithshme duhet t'i dërgohet secilit pronar të lokaleve. Sipas Pjesës 4 të Artit. 45 i Kodit të Strehimit të Federatës Ruse, kjo mund të bëhet në tre mënyra:

Këshillohet që, njëkohësisht me njoftimin, t'u dërgohet një letër informative pronarëve duke shpjeguar thelbin e votimit të ardhshëm. Përveç kësaj, ky buletin, përveç postimit me njoftime, mund të vendoset në një vend të aksesueshëm për të gjithë pronarët e shtëpive (për shembull, një tabelë buletini).

Hapi 4. Kryerja e një mbledhjeje të përgjithshme personalisht dhe zyrtarizimi i rezultateve të saj

Në ditën e mbledhjes anëtarët e grupit nismëtar takohen në vendin e caktuar dhe në orarin e caktuar pjesa tjetër e pronarëve të ambienteve.

Pronari i lokaleve mund të votojë në mbledhjen e përgjithshme si personalisht ashtu edhe përmes përfaqësuesit të tij (pjesa 1 e nenit 48 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse). Prokura për votim duhet të përmbajë informacione për pronarin e lokaleve dhe përfaqësuesin e tij (emri ose titulli, vendbanimi ose vendndodhja, të dhënat e pasaportës) dhe duhet të hartohet në përputhje me kërkesat e paragrafëve 4 dhe 5 të Artit. 185 Kodi Civil RF ose të vërtetuar nga një noter (pjesa 2 e nenit 48 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Të gjitha të dhënat e nevojshme futen në fletët e regjistrimit.

Është shumë e rëndësishme të mbani mend këtë mbledhja e përgjithshme është kompetente (ka kuorum) nëse në të kanë marrë pjesë pronarët e lokaleve ose përfaqësuesit e tyre që kanë më shumë se 50% të votave të numrit të përgjithshëm të votave (pjesa 3 e nenit 45 të Kodit të Strehimit të Federata Ruse).

Nëse nuk ka kuorum...

Nëse asambleja e përgjithshme nuk kishte kuorumin e kërkuar, ne hartojmë procesverbalin përkatës. Meqenëse nuk u morën vendime dhe nuk u bë e mundur zgjedhja e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes, protokolli nënshkruhet nga nismëtari/iniciatorët e mbledhjes.

Në të ardhmen, vendimet e mbledhjes së përgjithshme me të njëjtën rend dite mund të merren me votim në mungesë (pjesa 1 e nenit 47 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse) - shkoni në

HAPI II .

Nëse ka kuorum...

Ju kujtojmë se rendi i ditës nuk mund të ndryshohet, shkurtohet apo plotësohet.(Pjesa 2 e Art. 46 e Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Fillimisht zgjedhim kryetarin e asamblesë së përgjithshme, sekretarin për mbajtjen e procesverbalit, komisioni i numërimit për të përmbledhur rezultatet e votimit (së pari ne përcaktojmë numrin, pastaj - personelit). Këto janë, mund të thuhet, çështje procedurale të detyrueshme. Më pas bëhet diskutimi dhe votimi për pikat e tjera të rendit të ditës.

Hapi 5. Njoftimi personal për rezultatet e mbledhjes së përgjithshme

Vendimet e marra nga asambleja e përgjithshme, si dhe rezultatet e votimit, u vihen në dijeni pronarëve të ambienteve nga pronari, me iniciativën e të cilit është thirrur një mbledhje e tillë. Afati është jo më vonë se dhjetë ditë nga data e këtyre vendimeve (pjesa 3 e nenit 46 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Mbledhja duhet të vendosë në çfarë forme do të bëhet kjo dhe ku: vendi duhet të jetë i aksesueshëm për të gjithë pronarët e lokaleve. Forma më e thjeshtë është një kopje e procesverbalit të mbledhjes së pronarëve të lokaleve. Por pronarët mund të vendosin që ky të jetë një dokument i veçantë - një njoftim (mesazh) dhe vendime të mbledhjes dhe rezultateve të votimit.

Hapi 6. Ruajtja e dokumenteve

FAZA II: Mbledhja e përgjithshme e pronarëve në formën e votimit në mungesë

Nëse mbledhja e pronarëve të lokaleve personalisht nuk ka pasur kuorumin e kërkuar, vendimet e mëtejshme të mbledhjes së përgjithshme të pronarëve të lokaleve me të njëjtin rend dite mund të merren me votim në mungesë. Ai nënkupton transferimin në vendin ose në adresën e treguar në njoftimin e mbledhjes së përgjithshme, të hartuar në të shkruarit vendimet e pronarëve për çështjet e hedhura në votim (pjesa 1 e nenit 47 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Meqenëse disa punë janë bërë tashmë në fazën e parë, algoritmi i veprimeve gjatë mbajtjes së një takimi të pronarëve në formën e votimit në mungesë është disi i ndryshëm.

Hapi 5. Kryerja e një takimi të grupit iniciativ

I njëjti rend dite është paraqitur për shqyrtim nga pronarët, por forma e mbajtjes së mbledhjes së përgjithshme të pronarëve të ambienteve po ndryshon. Rrjedhimisht, axhenda e mbledhjes së vetë grupit nismëtar është ndryshuar pjesërisht. Është e nevojshme të përcaktohet:

- koha e mbajtjes së saj.

Duke qenë se në fazën e parë tashmë duhet të merret regjistri i pronarëve, do të jetë tjetra

Hapi 6. Shpallja e mbledhjes së përgjithshme dhe dorëzimi i formularëve të vendimeve

Sipas numrit të pronarëve të ambienteve, ne përgatisim njoftime për mbajtjen e mbledhjes së përgjithshme në formën e votimit në mungesë.

Pjesa 5 e Artit. 45 i Kodit të Strehimit të Federatës Ruse përcaktoi se çfarë duhet të tregohet në një njoftim të tillë:

a) informacion për personin (personat) me iniciativën (et) e të cilëve thirret mbledhja;

b) formën e mbledhjes (takim personal ose votim në mungesë);

c) data, ora, vendi i mbledhjes, ose në rastin e mbajtjes së kësaj mbledhjeje në formën e votimit në mungesë - afati i fundit për marrjen e vendimeve të pronarëve për çështjet e hedhura në votim, vendi ose adresa ku merren vendime të tilla. duhet të dorëzohet;

d) rendin e ditës së mbledhjes;

e) procedurën e njohjes me informacionin dhe (ose) materialet që do të paraqiten në këtë takim, vendin ose adresën ku mund të shikohen.

Është shumë e rëndësishme të mbani mend! Rendi i ditës i mbledhjes së përgjithshme në formën e votimit në mungesë duhet domosdoshmërisht të jetë saktësisht i njëjtë si në rastin e një mbledhjeje të dështuar personalisht.

Iniciatori i mbledhjes është i detyruar të njoftojë pronarët e ambienteve për mbajtjen e mbledhjes jo më vonë se 10 ditë para datës së mbajtjes së saj. Brenda periudhës së caktuar, një mesazh për mbajtjen e një mbledhjeje të përgjithshme duhet t'i dërgohet secilit pronar të lokaleve. Sipas Pjesës 4 të Artit. 45 i Kodit të Strehimit të Federatës Ruse, kjo mund të bëhet në tre mënyra:

1) dërgoni me postë të regjistruar(përveç rastit kur vendimi i mbledhjes së përgjithshme të pronarëve parashikon një mënyrë tjetër të dërgimit të këtij mesazhi me shkrim). Kjo metodë është më efektive, veçanërisht në shtëpitë me një numër të madh apartamentesh;

2) dorëzon kundër nënshkrimit secilit pronar të objektit;

3) të vendosen në ambientet e kësaj shtëpie, të përcaktuara me vendim të mbledhjes së përgjithshme të pronarëve dhe të aksesueshme për të gjithë pronarët e lokaleve.

Në të njëjtën kohë u dërgojmë pronarëve të ambienteve formularët e vendimeve për çështjet e hedhura në votim.

Votimi në rendin e ditës të mbledhjes së përgjithshme të pronarëve të lokaleve, i mbajtur në formën e votimit në mungesë, kryhet vetëm me vendime me shkrim të pronarëve për çështjet e hedhura në votim (pjesa 5 e nenit 48 të Kodit të Banesave. të Federatës Ruse).

Në vendimin e pronarit për çështjet e hedhura në votim, duhet të tregohen sa vijon:

2) informacion në lidhje me dokumentin që konfirmon pronësinë e personit që merr pjesë në votim në ambientet në përkatësinë ndërtesë apartamentesh;

3) vendime për secilën çështje të rendit të ditës, të shprehura në formulimet "për", "kundër" ose "abstenuar" (pjesa 3 e nenit 48 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Është e këshillueshme që në të njëjtën kohë t'u dërgoni edhe një herë pronarëve një letër informacioni që shpjegon axhendën.

Hapi 7. Pranimi i vendimeve të pronarëve të lokaleve

Vendimet merren përpara datës në vendin ose adresën e treguar në njoftimin e mbledhjes së përgjithshme.

Pronarët e lokaleve në këtë shtëpi, vendimet e të cilëve janë marrë para datës së përfundimit të pranimit të tyre (pjesa 2 e nenit 47 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse), konsiderohen se kanë marrë pjesë në mbledhjen e përgjithshme të mbajtur në forma e votimit në mungesë.

Hapi 8.Regjistrimi i rezultateve të votimit në mungesë të pronarëve

Komisioni i Numërimit përpunon fletët e marra dhe, pas afatit të caktuar, llogarit rezultatet e votimit.

O Asambleja e përgjithshme është kompetente (ka kuorum) nëse në të kanë marrë pjesë pronarët e lokaleve ose përfaqësuesit e tyre që kanë më shumë se 50% të votave të numrit të përgjithshëm të votave (pjesa 3 e nenit 45 të Kodit të Strehimit të K. Federata Ruse).

Numri i votave të zotëruara nga secili pronar i lokaleve në një ndërtesë apartamentesh në një mbledhje të përgjithshme është në përpjesëtim me pjesën e tij në të drejtën e pronësisë së përbashkët të pronës së përbashkët në këtë ndërtesë (pjesa 6 e nenit 48 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse Federata).

Kur votimi kryhet me vendime me shkrim të pronarëve për çështjet e hedhura në votim, votat numërohen për çështjet për të cilat pronari pjesëmarrës në votim ka lënë vetëm një nga opsionet e mundshme të votimit. Dekoruar në shkelje këtë kërkesë vendimet e përcaktuara njihen si të pavlefshme dhe votat për çështjet e përfshira në to nuk numërohen. Nëse vendimi i pronarit për çështjet e hedhura në votim përmban disa çështje të hedhura në votim, mosrespektimi i kësaj kërkese në lidhje me një ose disa çështje nuk sjell njohjen e vendimit të specifikuar si të pavlefshëm në tërësi (pjesa 6 i nenit 48 të Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Vendimi përfundimtar i mbledhjes së përgjithshme të pronarëve hartohet në formular procesverbal me të gjitha fletët e votimit të bashkangjitura.

Hapi 9. Njoftimi i rezultateve të mbledhjes së përgjithshme në formën e votimit në mungesë

Vendimet e marra nga asambleja e përgjithshme, si dhe rezultatet e votimit, u vihen në dijeni pronarëve të lokalit nga pronari, me iniciativën e të cilit është thirrur një mbledhje e tillë, duke postuar një mesazh përkatës për këtë në ambientet e kjo shtëpi, e përcaktuar me vendim të asamblesë së përgjithshme dhe në dispozicion të të gjithë pronarëve të lokaleve. Kjo duhet të bëhet jo më vonë se dhjetë ditë nga data e këtyre vendimeve (pjesa 3 e nenit 46 të KL).

Hapi 10. Ruajtja e dokumenteve

Procesverbalet e mbledhjeve të përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh dhe vendimet e këtyre pronarëve për çështje të hedhura në votim ruhen në vendin ose në adresën e përcaktuar me vendimin e kësaj mbledhjeje (klauzola 4 e nenit 46 të Kodit të Strehimit të Federata Ruse).

Vendimet e asamblesë së përgjithshme të pronarëve.

Kompetenca e mbledhjes së përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh përfshin:

1) marrja e vendimeve për rindërtimin e një ndërtese apartamentesh (përfshirë zgjerimin ose superstrukturën e saj), ndërtimin e ndërtesave të jashtme dhe ndërtesave, strukturave, strukturave të tjera, riparimin e pronës së përbashkët në një ndërtesë apartamentesh, për përdorimin e fondit remont;

1.1) marrjen e vendimeve për zgjedhjen e një metode për formimin e një fondi riparimi kapital, shumën e një kontributi për riparime kapitale për sa i përket tepricës së tij mbi shumën minimale të përcaktuar të një kontributi për riparime kapitale, madhësinë minimale të një fondi riparimi kapital për sa i përket tejkalimit të madhësisë së tij mbi madhësinë minimale të përcaktuar të një fondi riparimi kapital (nëse ligji i subjektit të Federatës Ruse përcakton madhësia minimale fondi i riparimit kapital), zgjedhja e një personi të autorizuar për të hapur një llogari të veçantë dhe për të kryer transaksione me në para të gatshme në një llogari të veçantë;

1.2) marrjen e vendimeve për pranimin nga shoqata e pronarëve të shtëpive ose kooperativa e ndërtimit të banesave; kooperativa banesore ose një kooperativë tjetër të specializuar konsumatore, organizatë menaxhuese dhe me administrimin e drejtpërdrejtë të një ndërtese banimi nga pronarët e lokaleve në këtë pallat nga një person i autorizuar me vendim të mbledhjes së përgjithshme të pronarëve të tillë, një hua ose hua për riparimin e pronës së përbashkët në një pallat apartamentesh, për përcaktimin e kushtet thelbësore të një marrëveshjeje kredie ose të marrëveshjes së huasë, për marrjen nga këta persona të një garancie, garanci për këtë hua ose hua dhe për kushtet për marrjen e garancisë, garancisë së specifikuar, si dhe për shlyerjen nga fondi për riparimet kapitale. të kredisë ose kredisë së përdorur për të paguar kostot e riparimeve kapitale të pronës së përbashkët në një ndërtesë apartamentesh, dhe për pagesën e interesit për përdorimin e kësaj kredie ose kredie, pagesa në kurriz të fondit të riparimit kapital të shpenzimeve për marrjen e garancitë e përmendura, garancitë;

2) marrjen e vendimeve për kufijtë e përdorimit të truallit në të cilin ndodhet ndërtesa e banimit, duke përfshirë futjen e kufizimeve në përdorimin e tij;

3) marrjen e vendimeve për përdorimin e pronës së përbashkët të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh nga persona të tjerë, duke përfshirë lidhjen e kontratave për instalimin dhe funksionimin strukturat e reklamave nëse për instalimin dhe funksionimin e tyre supozohet të përdoret prona e përbashkët e pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh;

3.1) marrjen e vendimeve për përcaktimin e personave të cilët, në emër të pronarëve të objekteve në një ndërtesë apartamentesh, janë të autorizuar të lidhin marrëveshje për përdorimin e pronës së përbashkët të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh (përfshirë kontratat për instalimin dhe funksionimi i strukturave reklamuese) në kushtet e përcaktuara me vendim të asamblesë së përgjithshme;

3.2) marrjen e vendimeve për përdorimin e sistemit apo të tjera sistemet e informacionit kur mbani një mbledhje të përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh në formën e votimit në mungesë;

3.3) marrjen e vendimeve për përcaktimin e personave të cilët, në emër të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh, janë të autorizuar të përdorin sistemin ose sistemet e tjera të informacionit kur mbajnë një mbledhje të përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh në formën e votimit në mungesë (në tekstin e mëtejmë administratori i asamblesë së përgjithshme);

3.4) marrjen e një vendimi për procedurën e marrjes nga administratori i mbledhjes së përgjithshme të mesazheve për mbajtjen e mbledhjeve të përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh, vendimet e pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh për çështjet e hedhura në votim, si dhe si për kohëzgjatjen e votimit në rendin e ditës të një mbledhjeje të përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh në formën e votimit në mungesë duke përdorur sistemin;

4) zgjedhja e një metode për administrimin e një ndërtese banimi;

4.1) marrjen e vendimeve për riparim aktual pronë e përbashkët në një ndërtesë apartamentesh;

5) çështje të tjera të referuara nga ky Kod në kompetencë të asamblesë së përgjithshme të pronarëve të lokaleve në një ndërtesë banimi. (neni 44 i Kodit të Strehimit të Federatës Ruse).

Takimet janë një mjet i rëndësishëm për komunikimin e informacionit dhe marrjen e vendimeve, por ato marrin edhe shumë kohë produktive.

Si një nga ata që janë përgjegjës për organizimin e takimeve, mund të mendoni se shkrimi i një agjende është humbje kohe, ashtu si edhe vetë takimi, por atëherë e keni gabim.

Një axhendë efektive e takimit do ta mbajë takimin konciz dhe të plotë, do të ndihmojë në harmonizimin e të gjitha çështjeve për diskutim dhe angazhimin e të gjithëve. njerëzit e duhur... Prandaj, një axhendë e mirëmenduar parandalon zhurmën dhe rrëmujën e panevojshme, duke kursyer kohën e të gjithëve.

Këtu janë disa këshilla për të shkruar një axhendë takimi.

• Përgatitni një axhendë të paktën një javë përpara takimit. Jepuni punonjësve kohë të përgatiten për takimin dhe të rregullojnë orarin e tyre të punës. Një mënyrë e mirë për të përmirësuar performancën e zyrës është të caktoni një datë për takime të rregullta. Kështu që caktoni një datë për takimet tuaja të rregullta në mënyrë që të dini se për cilën datë duhet të shkruani axhendën tuaj.
• Identifikoni çështjet që do të diskutohen në takim. Duke identifikuar pyetjet, kohëzgjatja e takimit mund të rregullohet dhe pjesëmarrësit mund të përgatiten paraprakisht. Për të përforcuar idenë e një takimi të shkurtër, theksoni pikat kryesore. Njoftoni nëse takimi do të zgjasë një orë, disa orë gjatë gjithë ditës ose disa ditë. Një këshillë për ta mbajtur takimin të shkurtër është t'i vendosni të gjitha pyetjet në një faqe. Lërini mënjanë artikujt që mungojnë për një numër tjetër.
• Përcaktoni vendin dhe kohën e takimit, si dhe pjesëmarrësit kryesorë në takim. Kur të shpallet takimi i propozuar, ky informacion bazë do të parandalojë shumicën dërrmuese të pyetjeve. Përveç kësaj, kur njerëzit e dinë kohën e takimit, ata do të debatojnë më pak për këtë temë. Programoni takimin në një kohë që i përshtatet shumicës së të pranishmëve. Koha e caktuar do t'i lejojë të pranishmit të planifikojnë paraprakisht ditën në të cilën do të mbahen takimet. Më në fund, shtoni përkujtues për detaje thelbësore si mbyllja Telefonat celular, rregullat e raportit dhe adresën elektronike të personit të autorizuar që duhet të shkruhet në rast të pamundësisë për të marrë pjesë në mbledhje.
• Përdorni udhëzimin OARR për një takim efektiv. OARR do të thotë "Objektivat, Axhenda, Rolet dhe Përgjegjësitë". Ky udhëzues do të përcaktojë qëllimin e çdo takimi individual, pikat e diskutimit dhe kërkesat e pjesëmarrësve.
• Eliminoni pyetjet që mund të zgjidhen në mënyra të tjera. Takimet janë shumë efektive për marrjen e vendimeve në grup, pasi ato bëjnë të mundur marrëveshjet mënyrë reale dhe diskutime të përbashkëta. Megjithatë, takimet mund të kërkojnë kohë, të ulin produktivitetin dhe madje të degradojnë atmosferën e zyrës duke futur një ndjenjë pasiviteti. Kufizojeni takimin në ato çështje mjaft të rëndësishme dhe urgjente që kanë vërtet nevojë për një diskutim të tillë dhe për temat e mbetura gjeni mënyra të tjera sqarimi dhe diskutimi. Mund të përdoret mjete elektronike të tilla si e-mail ose mesazhe të menjëhershme, ose mund të diskutoni gjithçka në një bisedë një-në-një.
• Identifikoni një person të besuar për të rishikuar axhendën. Informacioni duhet të jetë i thjeshtë dhe i kuptueshëm, teksti nuk duhet të përmbajë gabime gramatikore.
• Shtypni rendin e ditës. Vendosni rendin e ditës në tabelën e njoftimeve në zyrën tuaj që të gjithë ta lexojnë. Ju gjithashtu mund ta mbështesni këtë veprim duke dërguar me email të njëjtin axhendë tek pjesëmarrësit në takim.

Një axhendë e shkruar mirë u përgjigjet pesë pyetjeve themelore rreth takimit. Katër të parat janë mjaft të lehta për t'u përgjigjur, por pyetja e pestë mund të jetë e vështirë. Këto janë pyetjet.

1. Cili grup është i përfshirë në takim? Cili është emri i grupit ose ekipit pjesëmarrës? Kjo pikë duhet të sqarohet që në fillim të rendit të ditës, për shembull:

• takimi i ekzekutivit të lartë;
• takimi i departamentit të prodhimit;
• komisioni për organizimin e festës korporative të Vitit të Ri.

Emri i grupit shpjegon se kush duhet dhe nuk duhet të marrë pjesë në takim. Me këtë qasje, specialistët që duhej të vinin, por nuk u paraqitën, nuk do të jenë në gjendje të thonë, "Nuk e dija se duhej të isha i pranishëm" dhe pjesëmarrësit që nuk mund të ndihmojnë në asnjë mënyrë në takim nuk do të shpërqendroni të tjerët.

2. Kur do të zhvillohet takimi? - Data dhe ora. Kur do të zhvillohet takimi, në çfarë ore do të fillojë dhe kur duhet të përfundojë? Nëse ky artikull nuk është i disponueshëm, pjesëmarrësit nuk do të paraqiten në kohë, takimi do të vonohet dhe orari i punës do të ndërpritet.

3. Cili është qëllimi dhe kuptimi i takimit? Pse po takohemi? Cili është qëllimi i përgjithshëm i takimit dhe çfarë duhet të arrijmë? Një takim mund të ketë disa qëllime, por nëse nuk ka asnjë, atëherë takimi humbet çdo kuptim.

4. Cilat tema duhet të shqyrtojmë? Çfarë temash, pyetjesh apo çështjesh i kushtohet takimi? Renditni ato në rendin e ditës sipas radhës në të cilën do të shqyrtohen. Përveç temave, përfshini një hyrje dhe një përmbledhje në axhendë për t'ju ndihmuar të filloni dhe përfundoni takimin me një përmbledhje.

5. Cilat procese do të përdoren për të trajtuar çdo temë? Procesi përshkruan se si grupi do të trajtojë çdo çështje nga fillimi në fund dhe përbëhet nga dy elementë:

• hapat që duhen ndërmarrë kur trajtojmë çdo temë ose pyetje;
• punonjës që do të marrin pjesë në zgjidhjen e këtyre çështjeve në çdo fazë.

Për të ilustruar procesin e diskutimit, merrni parasysh një shembull. Le të themi se ekipi juaj po punon për një problem të shërbimit ndaj klientit. Një pjesë e takimit të sotëm i është kushtuar gjetjes së zgjidhjeve për këtë problem. Kjo pjesë e axhendës mund të duket kështu.

Problemi i shërbimit ndaj klientit

Rishikimi i problemit

1. Pasqyrë e shkurtër e punës së kryer- prezantimi i drejtuesit të ekipit.
2. Komente të tjera- diskutim ne grup.

Zhvillimi i zgjidhjes

1. Teknika e stuhisë së mendimeve- pjesëmarrësit në takim me radhë propozojnë ide për zgjidhjen e problemit.

Diskutimi fillestar i ideve

1. Sqarim... Pjesëmarrësit identifikojnë idetë që kanë nevojë për sqarim dhe grupi i diskuton ato.
2. Konsolidimi... Grupi po diskuton nëse ide të ndryshme mund të kombinohen dhe kombinohen.
3. Shoshitja... Grupi po kërkon të shohë nëse disa ide mund të eliminohen.
4. Kategorizimi... Grupi diskuton nëse ka një temë të përbashkët për disa nga idetë, dhe nëse po, i grupon ato në kategori.

Vlerësimi i ideve

1. Grupi diskuton me radhë meritat e secilës ide.
2. Grupi vendos së bashku se cilat ide mund dhe duhet të vihen në praktikë me përfitim maksimal.

Lëvizja drejt zgjidhjes së problemeve

1. Përcaktoni hapat dhe veprimet e ardhshme - Pjesëmarrësit në takim flasin me radhë.
2. Miratimi i hapave dhe veprimeve të ardhshme, diskutimi në grup dhe ndërtimi i konsensusit.

Siç mund ta shihni, në procesin e zgjidhjes së problemeve, grupi merr përgjigje për pyetjet "Çfarë? Si? dhe kush?" Domethënë, “Për çfarë po punojmë, si do të punojmë dhe kush do të përfshihet në çdo fazë”. Një plan i qartë veprimi i ndihmon pjesëmarrësit të përqendrohen në një temë kuptimplote dhe i lejon të gjithë palët e interesuara të flasin.

Ju mund të dëshironi t'i bëni edhe më të strukturuara pesë pikat e rendit të ditës të përshkruara. Nëse mendoni se duhet të përmirësoni disiplinën dhe aktivitetin e pjesëmarrësve, mund të përdorni mjetet nga lista e mëposhtme.

Temë e veçantë. Ndonjëherë takimet mund t'i kushtohen temave specifike. Në këtë rast, përfshijeni këtë temë menjëherë pas emrit të grupit të pjesëmarrësve.

Vendi i takimit. Kur ekipi ka takime në vende të ndryshme gjatë gjithë kohës, është e nevojshme të komunikohet saktësisht se ku do të zhvillohet takimi.

Emrat e pjesëmarrësve. Emrat e pjesëmarrësve duhet të përfshihen nëse një ekip relativisht i ri, një ekip ndërfunksional po mblidhet ose një konsulent i jashtëm ose përfaqësues i menaxhmentit do të marrë pjesë në takim.

Sasia e kohës së caktuar për secilën temë. Kufizimi i kohës për secilën pyetje e ndihmon ekipin të mos humbasë fokusin dhe të mos shpërqendrohet nga arsyetimi i kotë. Kjo nuk do të thotë që ju duhet të ndërprisni një diskutim produktiv vetëm sepse ju mbaron koha. Përdorni caktimin e kohës për takimet e rishikimit të ekipit. Planifikimi i kohës do t'ju ndihmojë të shmangni një situatë ku axhenda është e stërmbushur me pyetje diskutimi, për një gjysmë të mirë të të cilave nuk ka kohë.

Koha për pushime. Çdo takim më i gjatë se dy orë duhet të përfshijë një pushim, përndryshe pjesëmarrësit do të shpërqendrohen vazhdimisht dhe do të dalin periodikisht nga dhoma për një pushim tymi.

Rezultatet e dëshiruara. Kjo pjesë e rendit të ditës përshkruan se cilat zgjidhje duhet të përpunohen gjatë takimit dhe çfarë rezultate të tjera duhet të merren.

Përgatitja e pjesëmarrësve. Përvoja ka treguar se është shumë e dobishme t'u kujtoni anëtarëve të ekipit se çfarë duhet të përgatiten për të marrë pjesë në mënyrë produktive në takim, ose çfarë duhet të kishin bërë nga takimi i mëparshëm deri tani.

Pika "Vlerësimi i takimit" mund të futet nëse ekipi është i ri dhe sapo ka filluar të mësohet disiplinës së punës... Vlerësimi do të ndihmojë në rritjen e përgjegjshmërisë individuale dhe grupore. Pas përfundimit të takimit, ekipi juaj mund të vlerësojë efektivitetin e takimit pikë për pikë. Parametrat e vlerësuar mund të përfshijnë respektimin e rregulloreve, cilësinë dhe nivelin e pjesëmarrjes së secilit, cilësinë e lehtësimit, fokusimin në temën e takimit, etj.