Kako pravilno sastaviti prijedlog inicijative. Prodajno pismo: Uzorak pisanja Uzorak pisma rukovodstvu

PISMO POTVRDE

Takvo pismo sadrži poruku o prijemu bilo koje pošiljke (pismo, telegram, transfer, paket, roba, dragocjenosti i sl.), u kojoj se navodi da je prethodno sastavljen dokument ostao na snazi ​​(ugovor, uputstvo i sl.). Pismo je potvrda bilo koje činjenice, radnje, telefonski razgovor... Takvo slovo počinje riječima formiranim od glagola "potvrditi".

Na primjer:

Potvrđujući prijem Vaših prijedloga, navedenih u pismu od 25. juna 2005. godine, šaljemo Vam kopije potrebnih dokumenata.

Slanje takvih pisama je obavezan dio poslovni odnos... Njihovo pravovremeno slanje omogućava primaocu da se ukloni iz kontrole i isključi slanje pisama podsjetnika.

PISMO PODSJETNIK

Pismo sadrži naznaku približavanja ili isteka roka za ispunjenje bilo koje obaveze ili održavanje priredbe. Takvo pismo može biti posebno lakonično, sadržavati jedan završni dio i, u pravilu, počinje riječju "Podsjeti".

Na primjer:

Podsjećamo vas da u skladu sa ugovorom br. 12/68 od 12.05.2005. morate završiti radove na popravci i izgradnji najkasnije do roka navedenog u ugovoru, odnosno 20.08.2005.

GARANTNO PISMO

Takvo pismo je dokument koji osigurava ispunjenje obaveza navedenih u njemu.

U njemu se primaocu obično garantuje plaćanje ili davanje nečega (mesta, posla, istraživanja itd.). Ova slova su uvećana pravnu funkciju, dakle, prezentacija teksta treba da bude krajnje jasna i jasna.

Na primjer:

Molimo da dodijelite prostoriju za seminar 14.07.2005. od 14.30 do 18.00 sati.

Garantiramo plaćanje zakupa prostora sa računa ... u ... banci.

INICIJATIVNO PISMO

Ovo je pismo koje zahtijeva odgovor. Većina kategorija ovih pisama izražava zahtjev (predlog, molbu) primaocu u rješavanju bilo kojeg pitanja.

Ovo je najčešća vrsta pisama, čija je tema neograničena. Međutim, njihova priroda sugerira mogućnost pozitivnog ili negativnog rješenja postavljenog problema.

Na primjer:

Pozivamo Vas da učestvujete u radu ekspertske grupe.

Molimo Vas da o svojoj odluci obavijestite dopisom najkasnije do 20.12.2005.

PISMO-ODGOVOR

Po svom sadržaju, ovakvo pismo ima karakter koji zavisi od inicijativnih pisama, budući da je tema njihovih tekstova već određena i ostaje da se predloži priroda rješenja postavljenih pitanja u inicijativnim pismima: prihvatanje ili odbijanje predloga, ispunjenje zahteva.

Odgovor uvijek mora biti naveden u konkretnoj i jasnoj formi: da li se svi zahtjevi mogu udovoljiti, u kojoj mjeri, u kom roku.

Ako pismo sadrži odbijanje, mora se ukratko obrazložiti.

Izvana, državni sistem finansiranja izgleda kao gusta šuma u kojoj se lako izgubiti, a još lakše sebi nešto razbiti. Međutim, s vremena na vrijeme ljudi napuštaju ovu "šumu" natovareni državnim novcem. To znači da je ovo potpuno izvodljiv zadatak. I naučnici, odnosno po definiciji pametni ljudi prilično su sposobni da to riješe. Samo treba da znate šta da radite i kada.

Za početak, nemojte čekati da Ministarstvo prosvjete i nauke počne raspisivati ​​konkurse. Najvjerovatnije će se baviti temama koje su izvan vaših interesa. Ili će se sami zadaci, postavljeni u ovim takmičenjima, pokazati kao nemogući. Stoga je takvo očekivanje besmisleno. Uglavnom zato glavni posao po primitku javni novac o naučnim razvojima ide u raniju fazu, u kojoj se podnose prijedlozi o formiranju tema i visini finansiranja.

Naučnici su više puta rekli da zvaničnici ne znaju šta je važnije za državu, koja nauka je prioritetnija, koja istraživanja vredi razvijati, a koja ne. Najzanimljivije je da se zvaničnici s tim ne spore. I kažu da inicijativni prijedlozi za formiranje predmeta upravo rješavaju ovo pitanje. Na kraju krajeva, sami naučnici ih podnose, a drugi naučnici procjenjuju važnost i relevantnost. Ministarstvo se, međutim, slaže sa mišljenjem stručnjaka i izdvaja novac.

Kako popuniti prijavu

Najvažnija stvar u popunjavanju prijedloga inicijative je zapamtiti da je i ovo posao. Štaviše, rad, koji niko posebno ne podučava naučnike. Zašto je tema za posebnu raspravu. Glavna stvar je da u ovoj situaciji ne možete to popraviti za minut. Stoga, ima smisla ili zaposliti osobu koja zna da popuni papirologiju, ili sjesti i stvarno shvatiti sami. Detaljna uputstva, iako nije napisan najpristupačnijim jezikom, nalazi se na sajtu Direkcije za naučne i tehničke programe. Štaviše, mnoge organizacije koje prate ispravno izvršenje ugovora (oni se nazivaju monitoring organizacije) objavljuju vlastite priručnike za popunjavanje relevantnih dokumenata. Neki od njih su prikupljeni u našem sistemu. I nastavićemo da ih sakupljamo na jednom mestu. Osim toga, paralelno ćemo pokušati istu stvar predstaviti na pristupačnom jeziku. istina, jednostavnim riječima samo se velika slika može objasniti. Od nekog trenutka pa nadalje, i dalje se morate pozivati ​​na upute za usmjeravanje. Jer ako polje treba popuniti na ovaj način, a ne drugačije, onda ne možete reći drugačije.

Prilikom popunjavanja prijedloga inicijative (i naknadnog podnošenja izvještaja), vrijedi zapamtiti nekoliko važnih tačaka.

U svim dokumentima isti dio djela ili dio, na primjer, treba nazvati isto. Zvaničnici ne razumiju sinonime. A ako svoj molekul nazovete pi-kompleksom u jednom dijelu i klasterom u drugom, možete biti sigurni da prijedlog neće uspjeti. Isto važi i za portal koji se zvao sistem.

Ako pravila za dizajn prijedloga kažu da nešto treba biti tu i tamo, budite sigurni - ništa drugo tu ne može biti. Ali sve što je navedeno mora biti tu. I to tačno na mestu gde je to naznačeno. Uostalom, ne sipate vodu u kiselinu, zar ne? Stoga, nemojte prisiljavati druge ljude da provlače vašu prijavu, dajte im priliku da razmisle o njegovom sadržaju.

Ali glavna stvar je razmisliti o svom poslu unaprijed od početka do kraja. Ako vaša ponuda prođe, a onda dobijete novac za svoj rad, onda sve što nije bilo predviđeno uslovima ugovora, moraćete da uradite "za svoje". Studija izvodljivosti, projektni zadatak i kalendarski plan... I, što je najvažnije, objašnjenje, u kojem morate na popularnom jeziku objasniti šta ćete i zašto učiniti.

Prijedlog inicijative nije samo ohola misao iz serije „Moramo uzgajati plave banane na Arktiku“, već vrlo jasan poslovni plan. Sastoji se, podsjetimo, od sljedećih elemenata:

• Objašnjenje
• Tehnički zadatak
• Studija izvodljivosti
• Kalendarski plan

Zajedno stvaraju potpuni utisak o projektu, koji, kada novi sistem finansiranje (bez ozloglašenog FZ-94) zapravo daje ogromnu prednost u kasnijoj konkurenciji autoru prijedloga.

Od čega se sastoji prijedlog inicijative za formiranje teme

Jedna od glavnih monitoring organizacija, koja već duže vrijeme sarađuje sa Ministarstvom prosvjete i nauke i Direkcijom NTP, objasnila je šta svaki od dokumenata treba da sadrži.

Objašnjenje (PZ) treba da sadrži osnovne podatke o inicijatorskoj organizaciji, kao i detaljno obrazloženje tražene teme istraživanja. Obezbeđeno u objašnjenje sekcije treba da imaju detaljno obrazloženje i opis:

1) Zašto je potrebno naručiti realizaciju ovog projekta:

Relevantnost projekta;

Opis problema koje treba riješiti, zadatak i predloženi pristupi njegovom rješavanju;

Kratak opis rada;

Karakteristike očekivanog nacionalnog ekonomskog rezultata

2) Koji naučni i tehnički rezultat treba dobiti kao rezultat rada na projektu:

Opis planiranih rezultata;

Opis potencijalni potrošači naučni rezultat;

3) Koje organizacije mogu učestvovati na konkursu za realizaciju ovog projekta

4) Implementacija indikatora i indikatora programskih aktivnosti u okviru ovog projekta

5) Procjena vremena realizacije ovog projekta u potpunosti

6) Procjena troškova projekta i iznosa finansiranja:

Iznos sredstava savezni budžet;

Iznos sredstava iz vanbudžetskih izvora.

Projektni zadaci (TOR) - početni dokument za obavljanje naučnoistraživačkog rada (IR). TK sadrži glavne tehnički zahtjevi, predstavljen rezultatom rada i početnim podacima za razvoj; TK ukazuje na svrhu rezultata, obim njegove primjene, faze izrade dokumentacije, njen sastav, rokove izrade itd., kao i posebne zahtjeve zbog specifičnosti samog rezultata ili uslova njegov rad.

Studija izvodljivosti (Studija izvodljivosti)- analize, proračuni, ocjene ekonomske opravdanosti predloženog projekta za izgradnju novog tehničkog objekta, modernizaciju i rekonstrukciju postojećih objekata. Na osnovu uporedne procjene troškova i koristi, utvrđivanje efikasnosti upotrebe.

Studija izvodljivosti treba da sadrži:

1. Opravdanje obima i vremena rada

2. Procjena cijene radova i opravdanost iznosa finansiranja, uključujući:

• Opravdanost troškova izvođenja radova na teret federalnog budžeta
• Opravdanje obima i mogućnosti privlačenja vanbudžetskih sredstava

Projekt kalendarski plan radovi na predloženom IR sa naznakom faza, sadržaja, vremena i troškova planiranog rada treba da postanu rezultujući dokument koji je izradio i prezentirao inicijator na osnovu obrazloženja datih u prethodnim dijelovima prijedloga. Nacrt rasporeda bi naknadno trebao postati osnova za formiranje tenderske dokumentacije i dio državni ugovor.

Sastavljanje raznih vrsta poslovnih pisama neophodan je dio poslovanja poslovnih predstavnika. Putem ovakvih poruka oni stiču sposobnost odlučivanja komercijalna pitanja najpristupačniji, brz i optimalan način.

Fajlovi

Koja poslovna pisma postoje

Uobičajeno, poslovna pisma se mogu podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

• čestitka;
• informativna pošta;
• itd.

Posebnom stavkom mogu se označiti odgovori na sva ova pisma, koja su takođe deo službene poslovne korespondencije i takođe su napisana po određenim kanonima.

Ko bi trebao biti autor pisma

Poslovna pisma uvijek moraju sadržavati potpis. Istovremeno, svaki zaposlenik kompanije čija nadležnost obuhvata ovu funkciju ili za to ovlašten naredbom direktora. Obično je to specijalista ili vođa toga strukturna jedinica, koji je odgovoran za predmet poruke. Međutim, bez obzira ko je tačno zauzet pisanjem, pismo se u svakom slučaju mora dostaviti na odobrenje menadžeru, imajući u vidu da se piše u ime kompanije.

Opšta pravila za pisanje poslovnih pisama

Sve poslovne poruke treba da se odnose samo na aktivnosti kompanije ili okolnosti povezane s njom. Štaviše, bez obzira na sadržaj, moraju se pridržavati određenih zahtjeva.

Prije svega, to je određena struktura. U poruci uvijek treba navesti:

• datum pisanja,
• podatke o pošiljaocu i primaocu,
• ljubazno obraćanje (u obliku riječi "Dragi Ivane Petroviču", "Draga Elena Grigorijevna"),

Treba napomenuti da pisma mogu biti upućena i pojedinačnim zaposlenima i cijelim timovima (u ovom slučaju dovoljno je da se ograničimo na pozdrav „Dobar dan!“).

informativnu komponentu, koja sadrži razloge i ciljeve koji su poslužili kao osnova za pisanje pisma,

molbe i objašnjenja

zaključak.

Uz pismo mogu biti priloženi različiti dodatni dokumenti, foto i video dokazi - ako ih ima, to mora biti odraženo u glavnom tekstu.

Pismo se može sastaviti i na običnom standardnom A4 listu i na memorandum organizacije. Druga opcija je poželjnija, jer ne zahtijeva ručno upisivanje podataka o kompaniji, osim toga, takvo pismo izgleda solidnije i još jednom ukazuje da poruka pripada službenoj korespondenciji. Može se napisati rukom (slova napisana kaligrafskim rukopisom su posebno uspješna) ili odštampana na računaru (zgodno kada trebate napraviti nekoliko kopija pisma).

Pismo mora biti ovjereno potpisom, ali u isto vrijeme nije potrebno pečatirati, jer od 2016. godine pravna lica su izuzeta od potrebe korišćenja pečata u svom poslovanju.

Prije slanja poruke, po potrebi se upisuje u dnevnik odlazne dokumentacije, u kojem joj se dodjeljuje broj i datum polaska.

Na šta treba obratiti pažnju prilikom sastavljanja pisma

Prilikom sastavljanja pisma morate pažljivo pratiti pravopis, pridržavati se pravila i normi ruskog jezika u pogledu vokabulara, gramatike, interpunkcije itd. Primaoci uvijek obraćaju pažnju na to koliko su kompetentno izražene misli i uokvirene u poruci.

Ne zaboravite da provedeno istraživanje nedvosmisleno sugerira da ljudi nisu spremni potrošiti više od jednog minuta čitajući ovakvu vrstu pisma.

Pismo mora biti napisano u ispravnom obliku, a ne "šireći misli po stablu", prilično kratko i sažeto, do tačke. Svaki nova tema treba biti uokviren kao poseban pasus, koji po potrebi treba podijeliti na paragrafe. Osim toga, sažeto i jasno pismo će primatelju dati do znanja da autor cijeni svoje vrijeme. Ovdje je prikladna izreka „kratkoća je sestra talenta“.

Šta se ne smije dozvoliti u poslovnom pismu

V poslovna pisma drzak ili neozbiljan ton je potpuno neprihvatljiv, baš kao i previše suv tekst i banalne "pečate". Treba izbjegavati i složene formulacije, obilje participalnih i priloških izraza, posebnu terminologiju, razumljivu uski krug specijaliste.

Nemoguće je u pismo uneti neprovjerene, nepouzdane i, još više, namjerno lažne informacije.

Treba imati na umu da ova vrsta poruka nije samo dio rutinske poslovne korespondencije, već se u velikom broju slučajeva odnosi na službena dokumenta, koja naknadno mogu dobiti status pravno značajnih.

Kako poslati pismo

Svaka zvanična poruka može se poslati na nekoliko glavnih načina.

1. Prvi, najmoderniji i najbrži, je završen elektronskim sredstvima komunikacija. Pogodan je i efikasan, a omogućava i slanje informacija gotovo neograničenog volumena.

   Ovdje postoji samo jedan minus - s velikom količinom pošte kod primatelja, pismo se lako može izgubiti ili završiti u folderu "Neželjena pošta", stoga je pri slanju pisama na ovaj način preporučljivo dodatno osigurati da pismo je primljeno (putem jednostavnog telefonskog poziva).

2. Drugi način: konzervativan, koji vam omogućava da pošaljete poruku ruskom poštom. U tom slučaju se preporučuje korištenje funkcije slanja preporučenom poštom sa potvrdom o prijemu - ovaj obrazac osigurava da pismo stigne do primaoca, o čemu će primalac dobiti posebno obavještenje.

   Obično se slanje standardnom poštom koristi u slučajevima kada se šalju originali dokumenata, pisma ovjerena živim potpisima i pečatima.

3. Takođe, pismo se može poslati faksom ili raznim instant messengerima, ali samo pod uslovom da je odnos između partnera dovoljno blizak i da u potpunosti dozvoljava takav način prepiske.

Vrste komercijalnih pisama mogu biti različite: ponuda, zahtjev, zahtjev i odgovor na zahtjev. Ovaj članak objašnjava kako napisati sve navedene vrste komercijalnih pisama i daje primjere komercijalnih pisama.

Iz članka ćete naučiti:

V komercijalne aktivnosti poruka koju prodavac šalje kupcu sa ponudom robe ili usluge i namjerom sklapanja transakcije s naznakom njenih konkretnih uslova naziva se komercijalna ponuda.

Kako pripremiti pismo komercijalnog prijedloga

Prema opšteprihvaćenom standardu, na memorandumu kompanije sastavlja se pismo o komercijalnom predlogu saradnje.

Potrebni rekviziti za komercijalnu poruku uključuju:

• Ime kompanije;
• referentni podaci o kompaniji;
• šifra kompanije;
• OGRN pravno lice;
• PIB poreskog obveznika;
• datum kreiranja pisma;
• registarski broj predmeta;
• odredište;
• naslov komercijalnog pisma;
• potpis;
• oznaka o umjetniku.

Komercijalno pismo se može poslati jednom određenom primaocu ili nekoliko odjednom. Neke kompanije koriste masovno slanje takvih pisama najširem mogućem krugu adresata.

Kako napisati pismo zamolnice

Zahtjevi se sastavljaju kako bi primalac mogao izvršiti radnje koje zahtijeva autor poruke. U jednostavnoj situaciji nije potrebno iznositi složene informacije, iznositi argumente, uvjeravati primatelja. Onda pismo zamolnice bolje je početi direktno sa izjavom samog zahtjeva.

Na primjer:

Molimo Vas da nam pošaljete kalendar seminara za 1. polugodište 2018.

Zahtjev - pismo zahtjeva, koje se sastavlja radi dobijanja službenih informacija (dokumenata, materijala, informacija).

Uporedite tekstove dva pisma.

Pismo zahtjeva:

Upit:

Struktura teksta pisama

Tekst zamolnice sastoji se iz dva dijela: obrazloženja (izjava razloga za zahtjev) i zaključka (zahtjev).

Za razliku od zahtjeva, zahtjev može imati drugačiju strukturu. Takvo pismo može se sastojati od:

Jedan komad. Na primjer:

Molimo Vas da razmotrite mogućnost isporuke agruma u prvom kvartalu 2018. godine i uz pozitivnu odluku da nam pošaljete ponudu.

Zahtjev se sastoji iz jednog dijela, jer situacija ne zahtijeva opravdanje.

Dva dijela. Na primjer:

U vezi sanacije kolovozne površine u ul. Molodcov, u zoni kuća 15-27 u periodu od 15. maja do 20. maja 2018. godine, molimo da obezbedite da saobraćaj na navedenoj deonici bude obustavljen noću.

Ukoliko se tekst zahtjeva sastoji iz dva dijela, prvo treba navesti razloge za pisanje poruke, a zatim i zahtjev.

Tri dijela. Na primjer:

U skladu sa ugovorom od 12.02.2017. godine broj 22/56, Vaše preduzeće se obavezalo da u septembru, oktobru i novembru 2017. godine u jednakim partijama isporuči metalne mobilne regale za opremu arhive. Međutim, odgodili ste isporuku poslednjeg serija opreme za dvije sedmice bez objašnjenja razloga kašnjenja.

Kašnjenje u isporuci poslednje serije regala ugrožava puštanje u rad arhive u roku utvrđenom državnim ugovorom. Molimo Vas da preduzmete mjere za otpremu posljednje serije od 40 regala. najkasnije do 10.03.2018

Zahtjevi ili upiti mogu biti opravdani pozivanjem na statut ili drugu regulativu pravni akt, izjava o činjenicama ili događajima.

Pravila za dizajn slova

Zahtjevi i zamolnice se sastavljaju na obrascima.

Prilikom registracije ovih vrsta poruka koriste se sljedeći detalji:

1. odredište;
2. naslov prema tekstu (ako je tekst pisma više od 4-5 redova);
3. potpis;
4. oznaka o umjetniku.

U procesu pripreme poruke, oni se koordiniraju. Oznake odobrenja (viza) stavljaju se na kopiju pisma. Kopija ostaje u organizaciji - autoru pisma... Oznake se nalaze na poleđini originala ako se poruka šalje faksom ili e-mail... Ako postoji sistem elektronsko upravljanje dokumentima, oznake su fiksirane u njemu.

Dodatne informacije o klasifikaciji komercijalnih pisama možete pronaći u članku "Informativna pisma".

Kako se vrše komercijalni upiti

Posebna vrsta pisama-zahtjeva - pismo zahtjeva komercijalni prijedlog... Ovo je apel kupca prodavcu sa zahtjevom:

• pružiti informacije o proizvodu (radovima, uslugama);
• poslati ponudu za isporuku robe (izvođenje radova, pružanje usluga).

Komercijalni upiti se koriste prije sklapanja ugovora.

U tekstu komercijalnog zahtjeva, po pravilu, naznačiti:

1. naziv robe (usluga);
2. uslove pod kojima bi ih autor pisma želio primiti;
3. kvantitet i/ili kvalitet;
4. uslovi isporuke robe ili pružanja usluga;
5. Cijena;
6. ostale informacije.

U komercijalnom zahtjevu koriste se sljedeći izrazi:

Molimo Vas da nas obavijestite o mogućnosti isporuke...

Molimo da date ponudu za dostavu...

Molimo Vas da nam date detaljne informacije o...

Primjer kompletnog zahtjeva:

Molimo Vas da nas obavijestite o mogućnosti isporuke ravnih skenera modela SKAN-200 i SKAN-320 u količinama od 2 i 3 komada. odnosno tokom marta 2018. godine, kao i informisati uslove plaćanja i isporuke.