Napišite pismo na uzorku memoranduma. Slanje dokumenata ili materijalnih vrijednosti

Postoje posebni zahtjevi za dizajn odlazne korespondencije. To je zbog činjenice da je informativne i referentne prirode. Prilikom izdavanja uslužnog pisma, vrijedi uzeti u obzir zahtjeve GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” i primijeniti forme organizacije. Za detalje, potrebno je fokusirati se na GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018. bit će potrebno fokusirati se na GOST R 7.0.97-2016). Ovo će vam omogućiti da održite jasnu strukturu dokumenta i sačuvate potreban stil. poslovnu komunikaciju, kao i pravilno pozicionirati detalje poslovnog pisma.

Važno je napomenuti da je GOST R 6.30-2003 (kao i GOST R 7.0.97-2016) savjetodavni i same organizacije mogu razviti memorandum za poslovnu korespondenciju. Obavezna usklađenost navedeni GOST je samo za saveznih organa izvršna vlast.

Naslov dokumenta može se nalaziti i uzdužno i imati ugaoni raspored (detalji zaglavlja, brojevi telefona i adrese organizacija obično se nalaze ovdje). Uzorak pisma s kutnim rasporedom detalja najčešća je opcija u modernom uredskom radu.

Uzorak memoranduma sa detaljima u uglu

Na vrhu dokumenta su:

• datum;
• soba;
• upućivanje na registarski broj i datum dokumenta (ako je prepiska odgovor);
• naslov teksta, naveden u jednoj frazi.

Naslov službenog pisma nalazi se ispod matičnog broja. Sadrži žalbu primaocu. PUNO IME. a pozicija primaoca treba da se nalazi u gornjem desnom uglu dokumenta. Apel primaocu je napisan u centru.

Od koga i kome

Podaci o firmi pošiljaoca najčešće su navedeni na memorandumu kompanije. Također je potrebno ispravno navesti primatelja korespondencije, drugim riječima, podatke o primaocu:

• Ime kompanije;
• Ime strukturna jedinica gdje se šalje odlazna pošta;
• položaj primaoca;
• prezime i inicijali primaoca;
• poštansku adresu organizacije.

Uzorak pisma na memorandumu kompanije

Važno je napomenuti da ako pismo istog sadržaja treba poslati na više primalaca, tada je prije svega potrebno navesti adresu glavnog primaoca, a tek onda ostatak.

Na primjer:

Yolki-Palki doo

Pravni odjel

Moskva, ulica Zelenaja 5

COPY

generalnom direktoru

Green Branch LLC

Simakov V.A.

St. Petersburg,

Frunze ulica, 3

datum i broj

Nakon što je izlazni dokument potpisan, na njega se utiskuje datum. Datum može biti u formatu 17.05.2018 ili 17.05.2019. U slučaju kada je datum naveden više puta u dokumentu, preporučuje se održavanje jedinstvenog stila pisanja.

Registracijski broj se dodjeljuje u skladu sa registracijskim sistemom za izlaznu dokumentaciju, koji je prihvaćen u organizaciji, a tek nakon potpisivanja dokumenta. Registarski broj se sastoji od serijskog broja dokumenta, koji se može dopuniti indeksom predmeta ili slovima.

Važno je napomenuti da registracija odlaznog dokumenta olakšava i vama i vašem primaocu obradu pošte.

Prilikom odgovaranja na primljenu službenu korespondenciju potrebno je popuniti potrebnu „linku na registarski broj i datum zahtjeva“. U tom slučaju, datum i broj primljenog pisma su naznačeni u pismu odgovora. Ovo će osigurati bržu obradu korespondencije u kompaniji primaocu.

Ko potpisuje

Službenu prepisku uglavnom potpisuju rukovodioci, a u odsustvu istog na radnom mjestu, njegovi zamjenici ili drugi službenici koji obavljaju dužnost rukovodioca za vrijeme njegovog odsustva.

Važno je napomenuti da se moderna poslovna korespondencija šalje ne samo poštom, već i telegrafom, faksom i e-mailom.

Da li treba da imenujem umetnika?

Unatoč činjenici da svaku poslovnu poruku potpisuje čelnik kompanije ili službena lica koje on ovlasti, samu prepisku obavlja običan obični zaposlenik, odnosno izvođač. Njegovo ime i kontakt podaci su navedeni u ovom dijelu.

Informacije o umjetniku uvijek se nalaze na samom dnu, u posljednjim redovima. Ispisuje se puno ime, patronimija i prezime zaposlenog, u novom redu njegov kontakt telefon, a još niže - adresa e-pošte. Font ostavljamo isti.

Je li otisnuto

Pisma se obično ne pečatiraju, ali ako je odlazna korespondencija službene prirode, izdaje se na memorandumu organizacije i ima za cilj da stupi u pravne (pravne) odnose sa nekom ili drugom organizacijom i odgovara za sve pozicije navedene u pismo, uprava će možda htjeti dodati dodatne rekvizite u obliku pečata.

Prilikom pisanja pisma, često su glavne poteškoće njegov početak i kraj. U potonjem slučaju, članak će vam pomoći. Pa, razgovarat ćemo o tome kako započeti pismo u ovom članku.

Kako početi pisati pismo

Službena i poslovna pisma

Ako slijedite priznatu terminologiju, onda se poslovna pisma klasificiraju kao službena. Službena korespondencija, osim poslovne, uključuje i diplomatsku i administrativnu. Istina, najčešće ih ljudi, misleći na administrativna pisma, nazivaju službenim, iako je "službeno pismo" naravno opštiji pojam.

Početak zvaničnog pisma

Ovdje ćemo govoriti o nekoliko vrsta administrativnih pisama.

1. Pismo peticije (također pismo pritužbe). Ovdje su prikladni izrazi kao što su: „Molim vas da obratite pažnju na...“, „Skrećem vam pažnju...“ itd. I to morate napisati odmah nakon žalbe.
2. Pismo žalbe. Na početku takvih pisama obično se koriste fraze poput: "Želim da vas obavijestim da...", "Moram vam skrenuti pažnju na sljedeće...".
3. Pismo odgovora. Napisano kao odgovor na zahtjev ili prijedlog. Uobičajeno je da započnete frazama kao što su, na primjer: „Hvala vam na pismu...“, „Kao odgovor na vaše pismo od...“, „Prema vašem zahtjevu (naš ugovor, itd.) . ..”.

Treba imati na umu da se određeni izrazi moraju odabrati u skladu sa odabranim tonom i sadržajem pisma. Dakle, ako je ovo zahtjev, onda će fraza "Skrećem vam pažnju ..." izgledati neprikladno, ali "molim vas da obratite pažnju na ..." dobro će doći. Pozivajući se na bilo koji službeni, uobičajeno je da se zamjenica "Vi" piše velikim slovom. I još jedan mali savjet: koristite samo jednu frazu za početak slova (u istom stilu kao gore), a zatim odmah prijeđite na suštinu slova.

Započinjanje poslovnog pisma

Stil poslovne komunikacije se može nazvati poluslužbenim, odnosno tu su dopuštene neke „slobode“. Dakle, u poslovnom pismu, prije nego što pređete na glavnu temu, možete ljubazno pitati kako je vaš partner. Ako je ovo prvo slovo, onda ga, naravno, treba strožije napisati. Poslovna pisma se također mogu podijeliti u nekoliko tipova.

1. Upit. U takvom pismu se primatelj obavještava o želji za sklapanjem ugovora ili transakcije, te se navode detalji saradnje. Takvo pismo možete započeti sljedećim frazama: "Nudimo vam saradnju u oblasti..." "Želio bih da razjasnim neke detalje našeg najnovijeg dogovora" itd.
2. Pismo odgovora. Ovo je pismo u kojem dajete informacije koje je vaš partner tražio. Ovdje su prikladne sljedeće fraze: “U odgovoru na vaše pismo od ... (naveden je datum) obavještavamo vas da...” ili malo manje formalno: “Šaljem podatke o kojima ste me pitali... ”.
3. Informativni mail. Ova pisma se pišu kada trebate dati bilo koju informaciju koja bi mogla biti od interesa za vaše partnere. To može biti, na primjer, poruka o izložbi koja će se održati u bliskoj budućnosti ili poruka da je stigla roba od interesa za kupca. Za početak takvog pisma sasvim su prikladne fraze: "Žurim da vas obavijestim da ...", "Želimo vas pozvati ..." itd.

Početak pisma na engleskom

Kada komunicirate sa sagovornicima koji govore engleski, ako je napisano pismo odgovora, prvo je uobičajeno zahvaliti primatelju na njegovom pismu frazom: „Hvala na vašem pismu / e-mailu ...“ („Hvala na pismu...“). Ako je ton komunikacije dovoljno suv, možete koristiti frazu: "U odgovoru (odgovoru) na vaše pismo ..." ("U odgovoru na vaše pismo ...").

Započinjući komunikaciju, napišite nakon apela: “Imam zadovoljstvo obavijestiti vas…” (“Drago mi je da vas obavijestim...”) ili “Želim vas savjetovati da...” (“Želim vas obavijestiti to...”).

Započinjanje pisma voljenoj osobi

Ako pišete pismo odgovora, onda nakon žalbe prvo treba da odgovorite na pitanja koja je vaša voljena osoba postavila u svom pismu: uvijek čekamo odgovor od najmilijih na ona pitanja koja nas tiču. Ako znate za probleme koji muče vašu srodnu dušu, onda biste trebali pismo započeti pitanjima o njima, a zatim pisati o sebi.

Korišćenjem poslovnu korespondenciju ne postoji samo koordinacija poslovnih aktivnosti, već i prikupljanje potrebnih informacija za ovu organizaciju, koje će biti tražene tokom različitih revizija izvještavanja. Stoga, prije svega, zadaci administrativnih službenika uključuju pravilno vođenje poslovnih evidencija, za koje se izrađuju različita interna uputstva i obrasci. Prednost standardnog obrasca je činjenica da ga osoba automatski popunjava, čime se štedi svoje vrijeme i vrijeme kompanije.

Poslovna korespondencija treba da sadrži:

Pouzdane i potpune informacije;
- sažetak zbog nedostatka naracije;
- neutralan ton obraćanja, ali na prijateljski način;
- logički lanac, a ne emocionalna procjena iznesenih činjenica.

Kako napisati poslovno pismo?

Najvažnije je odlučiti koja vrsta poslovnog pisma je pogodna za ovu situaciju. Postoji nekoliko vrsta toga:

Reminder;
- potvrdu;
- odbijanje;
- prenosno pismo;
- pozivnica;
- garancija;
- informacije;
- pismo sa obavještenjem i naredbom.

Takva poslovna pisma u pravilu zahtijevaju odgovor koji u svom sadržaju sadrži zahtjev, ponudu, žalbu, zahtjev ili zahtjev.

Pravila za pisanje poslovnog pisma.

Ton poslovnog pisma nosi vrlo važno emocionalno opterećenje, jer će prikriveno nepoštovanje i dalje biti vidljivo besprijekornim komunikacijskim metodama. Posebno treba da budete oprezni kada pišete poslovno pismo koje sadrži odbijanje. U ovom slučaju, ne biste trebali navesti odbijanje na samom početku pisma. U prvom dijelu poruke treba dati uvjerljive argumente u korist svog gledišta, za to možete koristiti formule kao npr.

- “Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu”;
- “Duboko nam je žao, ali nije moguće ispuniti vašu želju” itd.

U slučaju odbijanja, važno je zapamtiti da je naš zadatak da odbijemo, ali da ne izgubimo kupca, partnera itd.

Dakle, osnovna pravila za pisanje poslovnog pisma:

Za ispravnu asimilaciju suštine pisma potrebno je više puta u tekstu ponoviti zahtjev upućen primaocu;
- u pismu odbijanja je važno navesti razloge zbog kojih se ovom zahtjevu ne može udovoljiti;
- odbijanje ponude je formula za odbijanje.

Jezik poslovne korespondencije.

Važno je da čitalac poslovne korespondencije uhvati samo njenu suštinu, a ne jezik na kojem je napisana. Upravo u tom stanju leži ovladavanje pravilima pisanja poslovnog pisma, koje se razvija kroz dugogodišnje iskustvo.

Treba imati na umu da u poslovnom pismu:

Mora se konzumirati jednostavne riječi istovremeno, bez osiromašenja sadržaja;
- češće koristite glagole nego pridjeve - to će tekst slova učiniti dinamičnim;
- ostati blizu značenja žalbe, ne ulazeći u detalje i obrazloženje;
- nemojte koristiti dugačke rečenice, jer raspršuju pažnju čitaoca;
- prijelaz između fraza treba da bude logičan i neprimjetan;
- koristite što manje zamjenica.

Poslovno pismo odlikuje se pismenošću i stilom.

Izrada poslovne korespondencije.

Kada pišete poslovno pismo, zapamtite da gornji dio (1/4 lista A4) mora ostati slobodan za memorandum. Takođe, u gornjem uglu pisma su naznačeni odlazni broj i datum, koji se evidentiraju u posebnom dnevniku odlazne pošte.

U donjem levom uglu je naznačeno radno mesto, prezime i potpis rukovodioca, a na samom kraju lista je naznačeno prezime izvršioca poslovnog pisma sa njegovim brojem telefona za dodatne informacije.

Dakle, poslovno pismo se sastoji od tri dijela: suštine zahtjeva, njegovog obrazloženja i pratećih informacija.

Prilikom odgovora na pismo, prvi dio sadržaja treba da se odnosi na posljednje pismo primaoca. Ako postoji strana korespondencija, tada je za bolju jasnoću potrebno uz pismo priložiti knjižicu, veza na koju će biti navedena u ovom pismu. Veoma je važno završiti takvo pismo zahvalnošću za saradnju i frazom „S poštovanjem (ime) ...”

Danas gotovo svi aktivno koriste internet. Ali poslovna korespondencija nije prestala da bude relevantna i važna. To je jednostavno prebačeno na druge medije. Kako sastaviti i oblikovati poslovno pismo, reći će publikacija.

Šta može sadržavati poslovna poruka?

Prije svega, poslovna korespondencija pruža mogućnost razmjene bilo kakvih mišljenja ili sugestija sa zaposlenima i poslovnim partnerima. Pismo može sadržavati zahtjeve, tvrdnje i druga razmišljanja za otklanjanje nesporazuma između kompanija. Općenito, poslovna korespondencija je vrsta službene korespondencije.

Razlike od ostalih slova

Glavne razlike se mogu sažeti na sljedeći način.

• Stil prezentacije.
• Prisustvo podređenosti.
• Rečnik bez snažnog izražavanja emocija.
• U pravilu, pismo ne zauzima više od jedne stranice.
• Font u cijelom tekstu je isti (ni mali ni veliki).
• Obično se sastavlja na službenom memorandumu organizacije.

Vrste poslovnih pisama

Pisma na koja treba odgovoriti:

• Zahtjev.
• Peticija.
• Requirement.
• Rečenica.
• Žalba.

Pisma na koja nije potreban odgovor:

• Informativno.
• Obavještavanje.
• Prateći.
• Garancija.
• Upozorenje.
• Podsjetnik.

Komercijalna pisma. Obično su potrebni tokom perioda trajanja ugovora ili za sklapanje sporazuma:

• Zahtjev.
• Odgovor na zahtjev.
• Podsjetnik.
• TVRDITI.
• Ponuda. Ovo je ponuda za sklapanje ugovora ili sklapanje posla.
• Upozorenje na potrebu ispunjavanja obaveza, raskid ugovora i sl.

Nekomercijalna pisma:

• Poziv.
• Informacije o nečemu.
• Izraz zahvalnosti.
• Preporuke.
• Zahtjev.
• Instrukcije.
• Prenosno pismo.
• Izraz saučešća.
• Čestitam u svakoj prilici.
• Garantno pismo.
• Potvrda prijema robe, pružanja usluga i tako dalje.

Klasifikacija poslovnih pisama po strukturi:

• Sastavljeno prema strogom obrascu.
• Napisano u slobodnoj formi.

Vrste u zavisnosti od primaoca:

• Normalno. Poslano jednom primaocu.
• Kolektivno. Poslano jednoj osobi, ali od više osoba.
• Circular. Poslano na više primalaca.

Forma pisma je sledeća:

• Šalje se u redovnim poštanskim kovertama.
• Predano lično.
• poslano kao faks.
• Ciljano od e-mail.

Kao što vidite, poslovna poruka može biti uokvirena na različite načine i sa različitim namjerama. Ali vrijedi napomenuti da se u nekim slučajevima, iz etičkih razloga, mora pisati rukom, a ne kucati na kompjuteru. Ovo se odnosi na čestitke i saučešće.

Dijelovi pisma

Dobro poslovno pismo je uvek podeljeno na nekoliko delova. Ovo je uvodni, glavni i završni. I međusobno su logično povezani.

Uvodni dio po pravilu sadrži podatke o okolnostima koje su dovele do pisanja pisma. Glavni tekst je sam sadržaj, suština poruke. U završnom dijelu sumiraju rezultate koji mogu izraziti odbijanje, pristanak, zahtjev itd.

Principi pisanja

Svaka poslovna poruka treba da bude ovako napisana.

1. Nepristrasno.
2. Adresirano (odnosno, namijenjeno određenoj osobi).
3. Argued.
4. Pouzdano.
5. Najpotpunije.
6. Sve informacije u tekstu moraju biti aktuelne u trenutku pisanja.

Stilske karakteristike

Pravila za pisanje poslovnog pisma navode da je potrebno pridržavati se strogog stila. Potrebno je koristiti samo ona govorna sredstva koja su tipična za službene dokumente. Odnosno, bilo bi prikladno formalni poslovni stil. Jezik mora imati sljedeće karakteristike.

• Službenost.
• Tačnost datih informacija.
• Objektivnost.
• Strukturirano.
• Informativno, ali sažeto.

Suštinu stvari treba iznijeti jednostavnim kratkim rečenicama, s naglaskom na glagolima. Nema potrebe preopteretiti tekst pridevima, koristiti malo poznate i visoko specijalizovane termine koje adresat možda ne razume. To će uzrokovati samo negativnost i odbacivanje. Bolje je pokušati objasniti jednostavnim, razumljivim riječima, više činjenica i specifičnosti. Poslovni stil ne dopušta prisustvo neinformativnih i „vodenih“ tekstova.

Završni dio ne treba sumirati nepotrebnim i dugim okretima govora. Također, nelogični i nedosljedni prijedlozi neće raditi. Stoga je najbolje isključiti priloške i participalne fraze. Svaki pasus treba da sadrži samo jednu konkretnu misao. Nakon što dovršite tekst, bolje je nekoliko puta provjeriti ima li grešaka čitajući pismo naglas.

Form Requirements

Prema pravilima poslovnog pisma, bolje ga je sastaviti na memorandumu kompanije. Ima sljedeće glavne zahtjeve.

• U sredini obrasca morate umetnuti grb Ruske Federacije ako je preduzeće u državnom vlasništvu.
• Pismo treba staviti na list A4 formata.
• Na lijevoj strani ostavite polje prazno (najmanje 3 centimetra). To je neophodno jer će nakon nekog vremena materijali biti pohranjeni s ostatkom dokumenata.
• Najoptimalniji font je standardni "Times New Roman", veličine 12 i proreda 1,5-2. Najbolje se razume kada se čita.
• U zaglavlju pisma morate navesti naziv organizacije, njen stvarni i pravnu adresu, telefon i email.

Karakteristike dizajna

Ako je dizajn poslovnog pisma zauzeo nekoliko stranica, onda morate numerirati, počevši od druge. Za to se preporučuje upotreba arapski brojevi. Tačke pored brojeva nije potrebno stavljati.

Pismo se mora podijeliti na pasuse i, ako je potrebno, na podnaslove. Tekst ne bi trebao izgledati kao neprekidan tok, jer će biti loše percipiran. Paragrafi će pokazati gdje druge misli završavaju i počinju.

Važno je napomenuti da su greške u kucanju, brisanja i bilo kakve ispravke neprihvatljive za poslovnu korespondenciju. Oni će svjedočiti o nepismenosti i neozbiljnosti protivnika.

Korišteni detalji

Pismo obično sadrži sljedeće informacije.

1. Puni naziv kompanije, a ne samo skraćenica.
2. Broj telefona, broj faksa, bankovni račun i e-mail.
3. Adresar. Štaviše, naziv kompanije treba koristiti u dativu. Ako treba da navedete prezime i poziciju, preporučljivo je koristiti dativ. Ako primalac ima zvanje ili akademsko zvanje, onda to mora biti naznačeno ispred imena osobe.

Važno je napomenuti da svaki atribut treba pisati velikim slovom i na novom redu.

Reference u poslovnom pismu

Formalna komunikacija uvijek treba biti u neutralnom tonu. Žalbe primaocu treba da imaju isti obrazac. Fraze poput "Dobar dan" ne bi bile prikladne. Ako želite da se pozdravite, bolje je koristiti formalno "Zdravo". Ali najkompetentnija opcija se smatra žalbom po imenu i patronimu. I nije bitno koliko dugo traje poznanstvo sa primaocem. U pismu ne možete koristiti kratki oblik imena (na primjer, Petya, Anya i tako dalje).

Da biste održali međuljudsku distancu, da biste pokazali poštovanje prema osobi starijoj po godinama ili višem položaju, apel na "ti" će pomoći. Međutim, vrijedi napomenuti da je u nekim kompanijama, naprotiv, uobičajeno koristiti "vi" kada komunicirate, čak i u pismu.

Vrijedi napomenuti da se naslov "Poštovani gospodine" ne može koristiti bez naknadnog navođenja imena ove osobe. Skraćenice "Mr", "Mrs" takođe treba izbegavati. Ako se trebate obratiti grupi ljudi, onda je dozvoljeno ne naznačiti imena. Zatim možete ukratko napisati: „Poštovani!“ Prema pravilima, nakon oslovljavanja imenom uvijek treba staviti znak uzvika. Na primjer, slična fraza u poslovnom pismu bi izgledala ovako: "Dragi Aleksandre Sergejeviču!"

U završnom dijelu možete koristiti razne opcije. „OD Sve najbolje”, „S poštovanjem”, „S nadom u saradnju” i tako dalje. Ovdje bi žalbe trebale biti formalne, ali prijateljske.

Izrada završnog dijela

Takođe je veoma važno da pravilno završite pismo. U završnom dijelu morate sumirati ono što je ranije rečeno. Međutim, nemojte natezati zaključke na 10 rečenica. Treba imati na umu da se u poslovnom stilu cijene sažetost i kratkoća. Bolje je ograničiti se na jednostavne fraze. Na primjer, dat će se nekoliko konstrukcija koje su primjerene u završnom dijelu poslovne korespondencije. Poslovna pisma treba da budu ispunjena što je moguće korektnije i ljubaznije.

• Hvala na pomoći ili pažnji. "Dozvolite mi da vam se zahvalim za..." "Hvala ti!"
• Uvjeravanje adresata u nečemu. "Voljeli bismo raditi s vama."
• Izraz nade za budućnost. "Nadamo se da ćemo se čuti što je prije moguće."
• Zahtev za nesto. "Bili bismo vam zahvalni ako prijavite rezultate."
• Izvinjavamo se za eventualne neugodnosti. "Izvinjavamo se zbog kašnjenja plaćanja."

Kako se oprostiti od primaoca

Unatoč činjenici da je prepiska poslovna, u poslovnom pismu možete se oprostiti na različite načine. Da biste to učinili, koristite takozvane završne fraze.

Sljedeće opcije su primjeri:

1. S poštovanjem.
2. S poštovanjem.
3. Sve najbolje.
4. Želim vam uspjeh u radu.
5. Nadamo se nastavku saradnje.
6. Bili smo sretni što smo bili na usluzi.

Možda postoje i druge opcije. Ovdje je izbor završne fraze čisto stvar ukusa.

Potpisivanje

Na samom dnu lista, pošiljalac mora staviti svoj potpis. Ali izuzetno je važno to učiniti kako treba kako bi dokument imao službeni izgled.

Potrebno je navesti poziciju, inicijale, prezime, a nasuprot staviti potpis. Dodatno, možete odrediti kontakt informacije (osobna adresa e-pošte ili broj telefona). Ovo će pokazati primaocu spremnost za komunikaciju i saradnju.

Failure Features

Takođe je važno znati kako napisati poslovno pismo ako nešto odbijete. Uostalom, čak i prikriveni negativ ili odbijanje neće proći nezapaženo i povući će neugodne posljedice. Nakon toga neće se moći računati na pozitivan ili barem neutralan stav prema sebi. Kada pišete pismo, ne morate podleći emocijama. Bolje je držati se u granicama, čak i ako je adresat jako dosadan. Pisma o odbijanju uvijek treba pročitati nekoliko puta, obraćajući posebnu pažnju na ton poruke.

Poruka ne bi trebalo da počinje kategoričnim "ne", u kom god obliku da je izražena. U suprotnom, primalac će steći utisak da je nezanimljiv i da nije bitan. Prvo, bolje je izložiti nesmišljena uvjerljiva objašnjenja. Kada se ukratko navedu razlozi odbijanja, možete lagano preći na konstataciju činjenice. Istovremeno, prema bontonu poslovnog pisma, preporučuje se korištenje sljedeće vrste formulacije.

• Nažalost, nismo u mogućnosti ispuniti vaš zahtjev.
• Iskreno nam je žao, ali moramo odbiti vašu ponudu.
• Duboko nam je žao, ali ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu iz sljedećih razloga.

Idealno bi bilo da na početku pisma ukratko navedete zahtjev primaoca. Tako će shvatiti da su se zaista upoznali s njegovim prijedlogom i sigurno će to cijeniti.

Karakteristike sastavljanja e-pošte

Danas ljude sve više zanima kako se piše poslovno pismo ako ga treba poslati e-mailom. Za takvu korespondenciju vrijede sva ista pravila koja su ranije spomenuta. Međutim, elektronske poslovne poruke imaju svoje karakteristike.

• Prijava mora biti čvrsta i adekvatna. Na primjer, zaichonok-masha@mail.ru je loša opcija, ali director-petrov@gmail.com je dobra.

• Polje "predmet" je uvijek važno popuniti. Biće jasno o čemu će poruka biti. Ako je pismo namijenjeno strancu, onda bi naslov trebao biti zanimljiv. Ali važno je ne pretjerati. Teme poput „Jedinstvena ponuda upravo sada“, „Hitno“ će uzrokovati samo odbijanje. Naslov bi trebao biti sastavljen od 3-5 riječi, čime se u njih stavlja suština poruke.

• Ako se prepiska vodi sa strancem, tada mu prvo trebate reći kako ste saznali za njega i čime se kompanija bavi. Bez takvog uvoda, poruka se može smatrati neželjenom poštom i odmah izbrisati.

• Važne tačke u tekstu najbolje su istaknute podebljanim slovima. U ovom slučaju, neprihvatljivo je koristiti različite boje.

• U poslovnoj e-pošti ne treba koristiti kapice. Čak ni podnaslovi i naslov teme ne bi trebali biti čvrsta velika slova. Isto važi i za duplikate interpunkcijskih znakova.

• Bolje je podijeliti tekst na pasuse, ostavljajući prazan red između njih.

• Što je poruka kraća, brže će odgovoriti na nju.

• Potpis je obavezan. U e-mailovima se obično sastoji od nekoliko redova, uključuje ime i poziciju pošiljaoca, naziv kompanije, broj telefona i adresu web stranice.

• Pismu se mogu priložiti tekstualne datoteke i slike. Ovo je vrlo zgodno, jer dodatni materijali, komentari, objašnjenja i detaljni opisi odvlače pažnju od suštine. Stoga ih je bolje postaviti ne u tekst pisma, već u priložene datoteke.

• Ako poslovna prepiska traje već duže vrijeme i uspostavljen je topao odnos povjerenja, onda je korištenje emotikona u e-mailu dozvoljeno. Oni će pomoći da se malo "oživi" i ublaži komunikacija. Ali ne treba ih zloupotrebljavati, a u papirnim pismima su uglavnom neprihvatljivi.

Uputstvo za pisanje pisma

Pisanje poslovnog pisma može se podijeliti u nekoliko faza.

1. Prvo morate navesti adresata. Da biste to uradili, u gornjem desnom uglu obrasca potrebno je da upišete inicijale, prezime i poziciju primaoca. Ako je adresat organizacija, onda treba navesti njenu pravnu adresu.

2. Žalba primaocu. Treba ga postaviti niže u sredinu forme. Već je rečeno koje fraze se mogu koristiti. Obično apel izgleda ovako: "Dragi Igore Petroviču!"

3. Izjava o svrsi. Ispod, na novom redu, trebate napisati glavne misli, cijelu poentu, navodeći razloge žalbe. Ako govorimo o nekim problemima, onda je vrijedno ponuditi opcije za njihovo rješavanje. Ako se radi o prijedlogu za saradnju, onda morate objasniti kako će se to dogoditi. Ako pismo odražava pritužbu, onda je vrijedno zatražiti konkretnu akciju. Jednom riječju, primalac iz teksta mora razumjeti šta tačno želi od njega.

4. Završni dio. I na kraju, iz novog reda, trebate umetnuti završnu frazu i potpis.

Hvala Vam pismo

Ovaj uzorak pokazuje kako pismo zahvalnosti može izgledati. Međutim, u ovom primjeru postoji jedna mana. Umjesto reda „Za vodeću kompaniju“ mogla bi se umetnuti pozdravna fraza i imena onih kojima je pismo namijenjeno.

Upit

Ovo je primjer poslovnog pisma zahtjeva. U njemu nema nedostataka. Poštovana su sva pravila izrade službeno pismo. Iz teksta postaje jasno koji je problem nastao i šta je potrebno učiniti da se on riješi. Poruka također sadrži sve kontakt podatke, poruku dobrodošlice, završnu frazu i potpis.

Dakle, publikacija je pokazala kako se pišu pisma namijenjena poslovnim partnerima. To treba učiniti ispravno i kompetentno kako ne biste izgubili lice. Na kraju krajeva, budućnost kompanije zavisi od toga. Takođe je važno da na poslovnu poruku odgovorite na vreme. To se može učiniti u roku od tri do sedam dana od prijema pisma.

Uputstvo

Započnite svoje pismo navođenjem kome pišete. Formatirajte poruku kao i obično poslovnu korespondenciju. U gornjem desnom dijelu dokumenta upišite u tri reda poziciju, naziv firme i prezime menadžera, na primjer:

Izvršnom direktoru
OOO IntersvyazCom
Ivanov I.I.

Navedite ko je adresat pisma. Uradite to nakon uvlačenja od prethodnog odjeljka poruke također na desnoj strani. Morate navesti svoju poziciju i prezime inicijalima, na primjer:

Od šefa prodaje
Esenina E.E.

Uvucite nekoliko redova iz prethodnog odeljka, poravnajte kursor na sredini stranice, označite prirodu poruke. Možete napisati " Memo”,„ Informativno pismo ”ili” Obrazloženje”, sve ovisi iz kojeg razloga kontaktirate šefa organizacije. Ne stavljajte tačku iza naslova. Ako se pismo odnosi na bilo koji zahtjev, možete jednostavno kontaktirati direktora po imenu i patronimu na način s poštovanjem.

Započnite pismo riječima koje objašnjavaju razlog pisanja, kao što su "u nastavku naših pregovora", "u skladu sa vašim zahtjevom" ili "na osnovu vaših prijedloga".

Ako se vaše pismo odnosi na zahtjev za kupovinu opreme, unapređenje zaposlenika ili mogućnost odlaska na službeni put, bolje je započeti pismo frazom „Molimo Vas da razmotrite priliku...“.

Navedite situaciju, obrazložite, sastavite tabele ili grafikone, ako priroda pisma to zahtijeva. Poravnanje tijela dokumenta treba postaviti na širinu stranice. Svaki red mora početi uvlačenjem.

Potpišite pismo, obavezno koristite standard "s poštovanjem" prije navođenja prezimena, iza njega morate staviti zarez.

Ne zaboravite navesti datum pisanja pisma i potpisati odštampani dokument.

Ako vaša organizacija ima internu komunikaciju putem e-pošte, započnite svoje pismo apelom i iznesite sve informacije u slobodnom obliku.

Izvori:

• molba direktoru

Uslužna pisma čine do 80%. ukupno dokumente koji se pripremaju u organizaciji ili preduzeću. Uz njihovu pomoć odvija se komunikacija između institucija i pojedinaca. Nose se službena pisma informativnog karaktera, mogu se napraviti iu obliku zahtjeva ili zahtjeva.

Uputstvo

Odlučite o svrsi pisma. Potreban je samo ako se pitanje kojem je posvećena ne može riješiti lično ili lično, kao i ako treba da služi kao službeni dokument koji potvrđuje samu činjenicu njegovog slanja. Razmislite unapred i uverite se da ste odabrali primaoca i da će biti u njihovoj nadležnosti da odgovore ako Vaš pismo- zahtjev.

Samo jedno pitanje treba navesti u jednom. Nekoliko pitanja je dozvoljeno postaviti samo ako su međusobno povezana. Primalac mora odmah shvatiti suštinu vašeg pisma, tako da to mora biti navedeno u prvim frazama. U njima informišite ne samo suštinu pitanja, već i radnje koje očekujete da dobijete kao odgovor. U uvodu se možete osvrnuti na pravila, kojima se rukovodite prilikom sastavljanja pisma i koji služe kao osnova za traženje ili davanje informacija.

Glavni dio pisma treba da podstakne akciju, uvjeri ili razjasni. Tekst treba da bude jasan, koncizan, sažet i logičan. Činjenice navedene u njemu moraju biti provjerene i objektivne, digitalni podaci moraju biti što precizniji. Napišite pismo poslovnim, neutralnim tonom. Tekst može biti napisan u prvom licu jednine ili množine, ili u trećem licu jednine.

Izbjegavajte kategorične izraze u tekstu pisma. Za to koristite uvodne riječi i konstrukcije: ako je moguće, očigledno, kako slijedi iz, kao što je poznato.

Biznismen traži da pismo započnete sa "Dragi" i napišete ime i prezime primaoca. Ako ih nema, onda na kraju pisma, prije vašeg potpisa, mora biti izraz "S poštovanjem,". Ovo poštovanje možete naglasiti i u tekstu pisma, koristeći takve priloške fraze kao što su: “pažljivo proučivši vaše komentare...”, “pažljivo razmatrajući vaše prijedloge...”.

Zvanično pismo mora biti napisano na memorandumu organizacije, na kojoj se navodi njeno puno ime i kontakt brojevi.

Prilikom implementacije ekonomska aktivnost neki lideri organizacija su primorani da koriste službena putovanja. Iz člana 166 Zakon o radu RF slijedi da se zaposlenik šalje po nalogu šefa organizacije. Ali šta ako i sam direktor ide na službeni zadatak, jer se ispostavi da sam sebe šalje na službeni zadatak.

Uputstvo

Prije svega, pogledajte u statutu kompanije koja ima pravo izdavanja administrativnih dokumenata. Ako tamo piše da samo rukovodilac (koji je i direktor) ima pravo objavljivanja, onda on mora sastaviti dokumentaciju za službeni put. Ako ste pravo potpisivanja prenijeli na zamjenika, putne isprave potpisuje ta osoba.

Izdati zadatak za slanje na službeni put, ima unificirani oblik br. T-10a. Ovdje navedite odredište poslovnog putovanja, vrijeme početka i završetka (prema kartama), svrhu putovanja. Potpišite dokument. Na kraju vašeg poslovnog putovanja popunite izvještaj na dnu obrasca.

Izdati nalog za upućivanje službenika na službeni put (obrazac br. T-9). Ako povelja predviđa delegiranje prava potpisivanja na drugu osobu, ona mora sastaviti administrativni dokument. Ovdje unesite podatke o službenom putovanju: odredište i period službenog puta, svrhu i razlog (dodatak dužnosti). Potpišite dokument ili ga dajte zamjeniku na potpis.

Izdajte nalog za vašu privremenu zamjenu. Ako postoji zamjenik, imenovati ga za načelnika; ako takva pozicija ne postoji u državi, imenovati drugu osobu. U administrativnom dokumentu upišite rok zamjene i razlog (službeno putovanje), navedite broj ovlaštenja.

Izdati punomoćje zamjeniku za obavljanje poslova. Na primjer, da zastupa interese kompanije u poreskoj upravi. Vodite računa o potpisivanju finansijskih dokumenata. Da biste to učinili, možete kontaktirati svoju banku i prepraviti karticu za potpis.

Izraditi putnu potvrdu (obrazac br. T-10). Molimo unesite svoje puno ime direktora organizacije, njegov broj osoblja. Ispod unesite svrhu putovanja i period odsustva sa radnog mjesta. Potpišite dokument.

Izvori:

• kako organizovati putovanje