Programi i zyrës elektronike. Zyra elektronike

Në mënyrë tipike, barra e sigurimit të rrjedhës së dokumenteve "letër" dhe kontrollit të ekzekutimit të urdhrave bie mbi divizionet e organizatës që merren me punën e zyrës: zyrën, menaxhimin e çështjeve, si dhe mbi ata që janë përgjegjës për punën në zyrë në divizionet strukturore. Është për ta që synohet moduli "Zyra" i sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve DIRECTUM dhe menaxhimit të ndërveprimit. Ky modul lehtëson ekzekutimin e operacioneve rutinë për përpunimin e dokumenteve të letrës në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, mbi të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë:

• regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme duke përdorur kartat e kontrollit të regjistrimit (RCC);
• regjistrimi i vendndodhjes së një dokumenti letre në çdo fazë të tij cikli i jetes: shqyrtimi nga menaxhmenti, miratimi i draft dokumentit, ekzekutimi, etj.;
• kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolucioneve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
• fshirja e dokumenteve në çështje në përputhje me nomenklaturën e rasteve të miratuara në organizatë;
• kërkimi i shpejtë i informacionit të nevojshëm për gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
• marrjen e formularëve dhe revistat e nevojshme standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.

Për më tepër, moduli "Zyra" ju lejon të organizoni një shkëmbim midis organizata të ndryshme... Me një shkëmbim të tillë, është e mundur të përdoret nënshkrim elektronik(ES), dhe mekanizmat specialë të sistemit ju lejojnë të kontrolloni dorëzimin e dokumenteve. Parimet e shkëmbimit bazohen në standardin e industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit mbështetje dokumentacioni Menaxhimi i miratuar nga Shoqata e Menaxherëve të Dokumenteve.

Mbajtja e një nomenklature të lëndëve dhe regjistrave të regjistrimit

Sistemi fleksibël i numërimit ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekst ditar elektronik regjistrimin. Për çdo ditar, vendoset një metodë arbitrare e numërimit automatik të dokumenteve brenda ditarit. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit, si dhe çdo detaj tjetër të kërkuar.

Gjatë përgatitjes së dokumenteve për transferim në arkiv për çdo rast nomenklature, mund të printoni kopertinën e rastit, si dhe inventarin e dokumenteve të lëndës, gjë që redukton ndjeshëm kohën e përgatitjes së dokumenteve për ruajtje arkivore.

Regjistrimi i dokumenteve

Për regjistrimin e dokumenteve në modulin "Zyra", përdoren kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC), të cilat përmbajnë të gjitha të dhënat parësore (korrespondenti, njësia organizative, përfaqësuesi i organizatës, data e regjistrimit, numri i regjistrimit, subjekti dhe përmbledhje dokumentin, mënyrën e dorëzimit, etj.), si dhe informacionin e nevojshëm në lidhje me statusin e çdo dokumenti letre të organizatës (vendndodhja, statusi i ekzekutimit, etj.). Për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postimesh sipas organizatës.

Sistemi implementon mundësinë e regjistrimit të dokumenteve si nga organizatat ashtu edhe nga qytetarët.

Për organizatat që përdorin regjistrimin e decentralizuar të dokumenteve, sistemi përdor vendet e regjistrimit - vendet e punës së sekretarëve dhe stafit të zyrës. Çdo vend check-in mund të shërbehet nga një ose më shumë departamente. Sipas vendeve të regjistrimit, është e mundur të diferencohen të drejtat e aksesit në të dhëna.

Kur një dokument zhvendoset ndërmjet departamenteve, në çdo vend të regjistrimit, RKK-ja e tij mund të fillojë. Kështu, shfaqet një zinxhir i RKK-së, përgjatë të cilit është e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti në letër jo vetëm midis punonjësve brenda një divizioni, por edhe midis divizioneve. Po ashtu, nëpërmjet RKK-së, ndërlidhja ndërmjet dokumenteve të regjistruara të sistemit kryhet ndërmjet tyre, si: “Në përgjigje”, “Në ekzekutim” etj.

Procedura e regjistrimit është e thjeshtë dhe konsiston në plotësimin e fushave të kërkuara të RKK-së, ndërsa numri i regjistrimit caktohet automatikisht.

Kur regjistroheni drejtpërdrejt nga RKK, është e mundur të futni një dokument të skanuar (elektronik) në modulin "Menaxhimi elektronik i dokumenteve" me lidhjen e tij automatike me RKK. Për futjen e menjëhershme të një vëllimi të madh dokumentesh, përdoren shërbimet e hyrjes së sistemit, të cilat sigurojnë hyrjen e dokumenteve me transmetim në modul. Në të ardhmen, RKK-ja, si dhe hyri dokument elektronik, mund të gjendet lehtësisht nga barkodi në analogun e letrës së dokumentit, falë teknologjisë së identifikimit të shpejtë të integruar në sistem.

Sipas të dhënave të RKK-së, shtypen regjistrat e dokumenteve hyrëse dhe dalëse. Për dokumentet dalëse, mund të gjeneroni dhe printoni automatikisht një ngjitëse zarfi.

Lëvizja dhe ekzekutimi i dokumenteve

Pas regjistrimit, dokumenti i ardhur kalon në fazat e shqyrtimit, zgjidhjes, vënies në kontroll dhe ekzekutimit të dokumentit. Në të njëjtën kohë, puna e mëtejshme e interpretuesve me një dokument mund të kryhet plotësisht në në format elektronik... Kjo redukton ndjeshëm kohën e nevojshme për interpretuesit dhe parandalon humbjen aksidentale të origjinalit.

Në varësi të stilit të punës së menaxherit, dokumenti shqyrtohet nga ai ose në letër ose në formë elektronike.

Në bazë të vendimit të dhënë nga titullari, dokumenti mund të vihet nën kontroll me caktimin e ekzekutuesve, udhëzimeve dhe afateve. Për ekzekutuesit që punojnë me modulin "Menaxhimi i procesit të biznesit", sekretari ose vetë menaxheri mund të krijojnë shpejt një detyrë direkt nga ALAC. Puna me detyra ju lejon të shfrytëzoni maksimalisht aftësitë e sistemit për të kontrolluar ekzekutimin e urdhrave, si p.sh.: regjistrimi i korrespondencës së plotë në ekzekutimin e urdhrave; aftësia për të dërguar për rishikim; konfigurim fleksibël i rrugëzimit, etj.

Më pas, sipas detyrave që lidhen me RKK-në, mund të rikrijoni shpejt historinë e punës në dokument, procedurën e miratimit dhe arsyetimin për vendimin.

Nëse moduli "Zyra" përdoret në mënyrë të pavarur, të gjitha udhëzimet e dhëna për interpretuesit futen nga sekretari në RKK të dokumentit, pas së cilës monitorohet ekzekutimi i tyre në kohë. Në të njëjtën kohë, porositë mund të printohen për përdoruesit jo të automatizuar.

Gjatë punës me dokumente elektronike, të gjitha lëvizjet e dokumenteve kryhen përmes detyrave, ndërsa vendndodhja e dokumentit në letër në çdo kohë regjistrohet në një skedë të veçantë të RKK-së. Kjo ju lejon të gjeni shpejt një origjinal letre të dokumentit përmes RKK. Puna me dokumentet dalëse dhe të brendshme bazohet në të njëjtat parime.

Shkëmbimi i dokumenteve elektronike ndërmjet sistemeve

Me ndihmën e sistemit, është e mundur të organizohet shkëmbimi i dokumenteve elektronike zyrtare, ligjërisht të rëndësishme ndërmjet organizatave. Shkëmbimi i dokumenteve bazohet në përdorimin e standardit të industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve", miratuar nga Guildi i Menaxherëve të Dokumentacionit.

Shkëmbimi i dokumenteve mund të kryhet të dyja ndërmjet ndarjet strukturore një kompani (holding) dhe ndërmjet organizatave të pavarura partnere. Në këtë rast, palët në shkëmbim mund të përdorin sisteme të ndryshme menaxhimi i dokumenteve elektronike ose nuk punon fare me sisteme të tilla.

Nëse shkëmbimi kryhet midis divizioneve të një kompanie (holding), atëherë puna me dokumentet zhvillohet në modulet "Menaxhimi elektronik i dokumenteve", "Menaxhimi i procesit të biznesit" dhe "Zyra". Nëse shkëmbimi kryhet midis organizatave të palëve të treta, atëherë dokumenti elektronik eksportohet nga sistemi në një skedar të formatit ESD. Pala e dytë ose mund të importojë dokumentin ESD në sistemin e tyre elektronik të menaxhimit të dokumenteve (me kusht që ky format të mbështetet nga ky sistem; formati ESD është i hapur), ose të përdorë programin falas DIRECTUM OverDoc për të punuar me dokumentin ESD. DIRECTUM OverDoc ju lejon të shikoni një dokument, atributet e tij dhe të gjitha nënshkrimet elektronike me të cilat është nënshkruar dokumenti, duke përfshirë shenjën e vlefshmërisë.

Kërkimi dhe analiza e informacionit

Që në momentin e regjistrimit të çdo dokumenti në sistem, mund të gjeni si kartën e regjistrimit të tij së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe procesin e ekzekutimit të dokumentit, si dhe vetë dokumentin elektronik.

Sistemi kërkon me numrat e regjistrimit, korrespondentin, autorin e rezolutës, si dhe me të gjitha detajet e RKK-së dhe kombinimin e tyre arbitrar.

Përveç kësaj, sistemi ofron raporte të specializuara që rrisin ndjeshëm efikasitetin e punës së përdoruesve: Dokumentet në shqyrtim, Urdhrat e vonuara, Dokumentet për t'u kthyer etj.

Moduli në ueb "Kanceri"

Moduli në internet "Office" është krijuar për të automatizuar punën me dokumente zyrtare në letër, për shembull, me dokumente administrative, letra hyrëse dhe dalëse, udhëzime, raporte dhe shënimet e shërbimit... Lehtëson përpunimin e dokumenteve në letër.

Përpunimi i dokumenteve të letrës kryhet në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, mbi të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë.

Moduli në internet "Office" ka për qëllim zgjidhjen e problemeve:

• regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme, duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit;
• kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolucioneve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
• kërkimi i shpejtë i informacionit të nevojshëm për gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
• marrjen e formularëve dhe revistat e nevojshme standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.

Baza e modulit ueb "Zyra" përbëhet nga librat referencë "Kartat e regjistrimit dhe kontrollit", "Urdhërat për RKK", "Nomenklatura e lëndëve".

Avantazhet e integrimit të modulit "Stationery" me modulet e tjera të sistemit

Kështu, falë ndërveprimit të moduleve "Menaxhimi elektronik i dokumenteve", "Menaxhimi i procesit të biznesit" dhe "Zyra" në kuadër të sistem të unifikuar sigurohet një rritje e efikasitetit të organizatës me përputhje të plotë me traditat vendase dhe standardet e punës në zyrë. Të gjithë mekanizmat e ofruar nga secili modul mund të përdoren në kombinime të ndryshme të fazave "letër" dhe "elektronike" të punës me dokumente. Në të njëjtën kohë, puna tradicionale e zyrës "letër" përshtatet në mënyrë harmonike menaxhimi elektronik i dokumenteve organizata me lidhje të zhvilluara horizontale.

Tipar dallues zyra elektronike Olympus është funksionaliteti i saj i pasur, i cili buron nga puna klasike e zyrës.

Në një të madhe ndërmarrje industriale detyrat e sekretarit (nëpunësit) nuk janë vetëm regjistrimi i dokumenteve, por edhe shumë detyra të tjera:

• përcaktimi i titullarit, kujt t'i transferojë dokumentin e ardhur për zgjidhje
• përgatitjen e para-rezolutave
• dorëzimi i dokumentit te kontraktori
• kontroll mbi kthimin e origjinalit
• analiza përmbledhëse e ekzekutimit të detyrës
• kontrollin e ekzekutimit të urdhrave
• formimi i raportimit përfundimtar për detyrat e paplotësuara
• dërgimi i dokumenteve dalëse
• kërkoni për dokumentin e kërkuar me kërkesë
• printoni, skanoni
• dhe madje edhe ruajtje sasi e madhe dokumentet. Për gjithë këtë është përgjegjës një nëpunës i mirë.

Zyra elektronike Olympus në gjendje të bëjë punën njerez te mire më e lehtë dhe më efikase!

Regjistrimi automatik:

Email-et hyrëse	Për shkak të klientit të integruar të postës, sistemi lexon detajet nga e-mail dhe plotëson kartën e regjistrimit me to Korrespondenti përcaktohet automatikisht Komponentët e mbivendosur janë bashkangjitur Në përputhje me rregullat, formohet indeksi i regjistrimit Përcaktohet përmbajtja dhe detajet dalëse të dokumenteve
Teknologjia për përgatitjen e dokumenteve dalëse dhe të brendshme në Olympus është e ngjashme, prandaj, dokumentet e dakorduara dhe të miratuara vijnë automatikisht për regjistrim me detaje tashmë të njohura	Letrat dalëse dhe dokumentet e brendshme

Kontroll automatik i dokumenteve të rimarra

Vetë sistemi kap dokumentet që rihyjnë në organizatë dhe paralajmëron për këtë.

Njoftimet automatike për kthimin e origjinalit

Sistemi ofron një diagram të lëvizjes së origjinalit dhe nëse nuk kthehet në kohë, do të njoftojë regjistruesin.

Sistemi i përshtatshëm i komunikimit

Lidhjet midis dokumenteve në Olympus nënkuptojnë mundësinë e marrjes së një historie të detajuar të të gjitha dokumenteve të ndërlidhura, përfshirë ato arkivore, të krijuara përveç kësaj, në anulimin ose modifikimin.

Projektuesi i raportit

Duke përdorur projektuesin e raporteve të sistemit Olympus, një punonjës mund të krijojë raportet që i nevojiten pa përdorur ndihmën e një administratori ose programuesi. Kjo është se sa shpesh gjenerohen raporte për dokumentet e pazgjidhura ose të kontrollit.

Sistemi fleksibël i filtrimit

Sistemi Olymp ofron mundësinë për të kryer një kërkesë për kërkim dokumentesh duke përdorur një varg filtri. Linja e filtrimit ju lejon të formuloni kushte kërkimi me shumë ndryshore për dokumentin e dëshiruar.

Zyra elektronike në sistemin Olympusështë një mjet për organizimin e punës dixhitale në zyrë. Ky segment grumbullon të gjitha informacionet në lidhje me dokumentet e kompanisë. Ai përmban historinë e punës së përdoruesve; ruan të gjitha lidhjet e dokumenteve; informon për datën e caktuar; përfshin të gjithë skedarët e krijuar me dokumentin; u jep përgjigje pyetjeve të interpretuesve dhe atyre që janë përgjegjës për dokumentin, si dhe rezultatet e punës së tyre.

Kontrolli i ekzekutimit

Kontrolli i ekzekutimit në sistemin Olympusështë një funksionalitet i thellë që ofron informacion mbi kohën, fazat dhe rezultatet e ekzekutimit të porosive. Ky funksionalitet është i pranishëm në të gjithë sistemin, nga zyra elektronike deri te ruajtja e strukturuar. Funksionaliteti është ndërtuar mbi kohën e ekzekutimit të dokumentit dhe udhëzimeve dhe informimin për dështimin e këtyre afateve.

Vizualizimi i kontrollit të ekzekutimit

1. Tregues me ngjyra dhe mesazhe nga sistemi Olympus për dështimin e afatit.
2. Modaliteti i specializuar me total detyra të marra, të marra në punë, të kryera në kohë, të kryera me vonesë në periudha, të pa kryera në kohë.
3. Një sistem i tërë raportesh për ekzekutimin e urdhrave në kontekstin e dokumentit, ekzekutuesve, kontrollorëve.

Kontroll i veçantë

Për ekzekutimin në kohë dhe me cilësi të lartë të detyrave, Olympus ka një sistem të veçantë kontrolli. Thelbi i tij është se të gjitha detyrat më të rëndësishme të vendosura për kontroll duhet të kalojnë përmes procedurës së largimit nga kontrolli d.m.th. mbyllja. Në disa raste, për të hequr një detyrë nga kontrolli, kërkohet të vlerësohet cilësia e punës së kryer nga një specialist kompetent. Pastaj sistemi mund të aplikojë gjithashtu procedurën e konfirmimit.

Formimi i një urdhri kontrolli

1. Lëshimi i urdhrave të kontrollit shoqërohet me emërimin e një mbikëqyrësi dhe, nëse është e nevojshme, një punonjësi që konfirmon performancën cilësore.
2. Raporti i disiplinës së performancës llogaritet automatikisht për urdhrat e testimit.
3. Mënyra e veçantë "Analiza e ekzekutimit të detyrave të kontrollit" tregon informacion në lidhje me afatin kohor të ekzekutimit të detyrave të kontrollit.
4. Pultet e desktopit transformohen ky informacion në një pamje grafike.

Menaxhimi i dokumenteve

Menaxhimi kompetent i dokumenteve është çelësi i punës efektive të një departamenti, divizioni, shërbimi dhe organizate në tërësi. "Menaxhimi i dokumenteve" në sistemin Olympusështë një mjet modern për menaxhimin e një sipërmarrjeje në shkallë të gjerë, e fokusuar veçanërisht në proceset e biznesit të nivelit të lartë.

"Menaxhimi i Dokumenteve" është një Segment i modulit të Menaxhimit të Dokumenteve - Olympus, i ndërtuar mbi parimin e një planifikuesi, d.m.th. të gjitha detyrat dhe dokumentet e marra nga punonjësi renditen në një listë.

Lista tregon llojin e detyrës, lëndën, përmbajtjen, datën e marrjes, datën e duhur, nga kush erdhi. Kjo listë mund të plotësohet lehtësisht me kolonën e kërkuar.

Një sfond i kuq sinjalizon një detyrë të vonuar, e cila do t'ju ndihmojë të mos harroni përfundimin e saj. Sistemi ka kontroll të avancuar, kur treguesi me ngjyra informon për afrimin e datës së ekzekutimit të dokumentit.

Të gjitha informacionet shtesë që kërkohen për të marrë një vendim janë të dukshme nën listën në skeda. Këto janë teksti i dokumentit, caktimi i detajuar, historia e lëvizjes dhe dokumentet përkatëse.

Është e lehtë për tu gjetur në program dokumenti i kërkuar dhe gjithashtu të ngrejë historinë e punës me të. Për më tepër, historia tregon se sa qarqe qarkullon dokumenti, kush e ka marrë në punë dhe kush jo ende.

Marrja e menjëhershme e informacionit:

• kush e inicioi dokumentin;
• kush ra dakord;
• kush e ka për momentin;
• çfarë komentesh janë dhënë dhe nga kush për dokumentin;
• nëse ky dokument është i lidhur me dokumente të tjera dhe si, me aftësinë për të hapur, duke përfshirë dokumentet përkatëse;
• për një punonjës, shërbim, departament ose të gjithë ndërmarrjen në tërësi, shihni një foto të porosive të përfunduara dhe të paplotësuara.

Lehtësia e punës me një gamë të madhe dokumentesh:

• vetë sistemi gjeneron një listë dokumentesh për shqyrtim;
• sistemi ju bën thirrje për cilat dokumente duhet të merrni urgjentisht një vendim;
• sistemi informon për një periudhë që po përfundon;
• sistemi bën të mundur delegimin e punës tuaj dhe kontrollin e lehtë të ekzekutimit në kohë;
• sistemi ju lejon të merrni historinë e punës në çdo dokument;
• sistemi do t'ju lejojë të emëroni deputetë gjatë mungesës së tij dhe të shihni se si ka punuar deputeti.

Lehtësia e menaxhimit të dokumenteve:

• rritja e shpejtësisë së shkëmbimit të informacionit;
• rritjen e nivelit të disiplinës ekzekutive të punonjësve;
• respektimin e afateve për ekzekutimin e kontratave;
• aftësia për të marrë informacionin e nevojshëm pa u ngritur shpejt nga vendi i punës.

Struktura e ruajtjes

Ruajtja e strukturuar e dokumenteve të sistemit Olympus nuk është thjesht një bibliotekë me akses të kufizuar në dosje, por është një "bazë njohurish" individuale e çdo punonjësi. Parimi i ndërtimit të depove të Olympus bazohet në të drejtat e hyrjes së përdoruesit në seksione, dosje, dokumente, skedarë. Sistemi ndërton automatikisht një strukturë arkivore individuale për çdo punonjës. Përdoruesi sheh vetëm ato seksione dhe dokumente për të cilat ai ka të drejta.

Për më tepër, punonjësi ka mundësinë të kopjojë një pjesë të strukturës së arkivit, dosjet, dokumentet në ruajtjen personale. Një mundësi e tillë do t'i lejojë përdoruesit të marrë informacionin që i nevojitet, dokumentin, edhe më shpejt.

Mbushja e ruajtjes

Magazinimi në sistemin Olympus mbushet automatikisht me dokumente bazuar në rezultatet e përfundimit të ciklit të punës me dokumentin. Kjo teknologji ju lejon të grumbulloni dokumentet e nevojshme në seksionet e duhura, pa caktuar kohë specifike për këtë punë.

Kur një dokument i ri shfaqet në ruajtje, sistemi njofton punonjësin nëse ai është abonuar në njoftime të tilla.

Lehtësia e punës me dokumente

Objekti i ruajtjes Olymp dallohet nga shërbime funksionale që përcaktojnë komoditetin e punës me dokumente:

• Versionimi;
• Dokumentet e marrëdhënies (të anuluara, të pavlefshme, përveç kësaj);
• Ekstrakt nga arkivi;
• Lëshimi i origjinalit;
• Atributet e ruajtjes (numri i inventarit, ruajtja, rafti, rafti, numri i kopjeve).

V kompanitë e mëdhaÇdo vit, korrespondenca kryhet me dhjetëra mijëra palë, dhe dokumentet e brendshme krijohen nga mijëra punonjës. Një pjesë e korrespondencës mund të merret dhe përpunohet në formë letre. Sistemet e dosjeve elektronike i ndihmojnë kompanitë të rrisin efikasitetin e tyre disa herë dhe të krijojnë një depo të vetme të të gjitha dokumenteve.

"Chancery" mbulon të gjithë ciklin e punës me dokumente në letër: nga futja dhe regjistrimi deri te depozitimi në arkiv. Funksionaliteti është plotësisht i qëndrueshëm Standardet ruse punë në zyrë, duke ju lejuar të automatizoni shumicën e operacioneve "manuale".

Mbajtja e një nomenklature të lëndëve dhe regjistrave të regjistrimit

Përbërja e miratuar e nomenklaturës së lëndëve ruhet në një libër referimi të veçantë të sistemit. Në rastin e kontabilitetit të decentralizuar të dokumenteve, vendet e regjistrimit sigurohen brenda njësive strukturore.

Nomenklatura e rasteve

Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për çdo rast nomenklature, mund të printoni automatikisht kopertinën e çantës, si dhe listën e dokumenteve. Koha për t'u përgatitur për ruajtjen arkivore dhe kërkimin në arkiv zvogëlohet disa herë.

Regjistrimi i dokumenteve

Për të futur një dokument në DIRECTUM, plotësoni fushat e kërkuara të kartës së kontrollit të regjistrimit (RCC) dhe numri i regjistrimit do të caktohet automatikisht. Një sistem fleksibël numërimi ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekstin e çdo ditari regjistrimi në mënyrë arbitrare dhe automatike. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit dhe çdo detaj të kërkuar. Me zbatimin e zgjidhjes, koha mesatare për regjistrimin e dokumenteve zvogëlohet me 35-50%.

Shembull RKK

RKK përmban të dhëna parësore (departament, datën e regjistrimit, numrin e regjistrimit, etj.), Si dhe informacione për gjendjen e çdo dokumenti në letër, për shembull, vendndodhjen e tij. Kur një dokument zhvendoset ndërmjet divizioneve, RKK-ja e tij vendoset në çdo vend të regjistrimit. Është e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti letre brenda një kompanie përgjatë zinxhirit të RCK-ve të krijuara.

Ju gjithashtu mund të bashkëngjitni një dokument ose imazhin e tij të skanuar në RKK. Shërbimi DIRECTUM Capture përdoret për të futur shpejt një vëllim të madh dokumentesh. Ai mbështet mënyra të ndryshme për të kapur dokumente: kapja nga Email ose nga sistemi i skedarëve (për shembull, nga një skaner).

Funksioni i krijimit të RKK-së dhe plotësimit të të dhënave mund të bartet mekanizmat inteligjentë Ario... Pas marrjes së dokumentit, ata në mënyrë të pavarur e klasifikojnë atë, njohin tekstin dhe mbushin RKK-në me informacionin e nxjerrë kuptimplotë. Nëpunësi mund të kontrollojë vetëm korrektësinë e mbushjes. Kjo ju lejon të reduktoni më tej kohën për regjistrim dhe të zvogëloni numrin e operacioneve rutinë.

Shqyrtimi dhe ekzekutimi i dokumenteve në hyrje

Pas regjistrimit të dokumentit në hyrje, nëpunësi ia dërgon atë menaxherit me disa klikime. Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të dokumentit, sekretari ose vetë drejtuesi formulojnë udhëzime për dokumentin.

Nëse drejtuesi ka një asistent, ndihmësi i tij kryen një ekzaminim paraprak të dokumentit me përgatitjen e një projekt-rezolute. Drejtuesi mund të miratojë vetëm projekt-rezolutën dhe të dërgojë udhëzime për ekzekutim.

Në procesin e ekzekutimit të urdhrave sigurohet:

• fiksimi i korrespondencës në ekzekutim;
• aftësia për të deleguar dhe dërguar për rishikim;
• kontrolli i kohës, kërkesa për një afat të ri.

Mbikëqyrësit ndjekin performancën në mënyrë vizuale. Të gjithë pjesëmarrësit në punë kanë qasje në një përmbledhje të shkurtër që pasqyron situatën në detyrat përkatëse.

Pema e misionit

Dërgimi i letrave te korrespondentët

Zgjidhja është e integruar fort me modulin "Shkëmbimi me palët"... Pasi letra dalëse të jetë miratuar, është e lehtë t'i dërgohet marrësve përmes sistemeve të shkëmbimit të dokumenteve - kjo eliminon nevojën për printim të shumëfishtë të dokumentit dhe redukton kostot e dorëzimit.

Përveç kësaj, për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postimesh për organizatat dhe të dërgoni automatikisht e-mail te marrësit ose të printoni zarfe që plotësojnë standardet e Postës Ruse.

Printimi i zarfeve

Regjistrimi dhe njohja me dokumentet organizative dhe administrative

Ekzekutimi dhe dërgimi për miratim i dokumenteve administrative është plotësisht i automatizuar. Mjafton të plotësoni të dhënat e nevojshme në magjistarin e veprimit, pas së cilës sistemi do të gjenerojë një dokument dhe do ta dërgojë atë punonjësit e duhur për miratim dhe nënshkrim:

Pas nënshkrimit, dokumenti organizativ dhe administrativ mund t'u dërgohet punonjësve të interesuar për shqyrtim. Për ta bërë këtë, duhet të plotësoni listën e postimeve të RKK. Kjo listë mund të përdoret gjithashtu në të ardhmen për të shpërndarë një dokument tjetër.

Punonjësit në listën e postimeve marrin detyra për t'u njohur me dokumentin. Në sistemin DIRECTUM, për të konfirmuar njohjen, mjafton të përfundoni detyrën. Dhe nëse një detyrë dërgohet për t'u njohur me një dokument që nuk është futur në sistem, atëherë kjo tregohet në tekstin e detyrës dhe interpretuesit njihen me dokumentin në formë letre.

Kërkim dhe analizë

Sipas detajeve të njohura, si vetë dokumenti elektronik ashtu edhe RKK-ja e tij mund të gjenden së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe fazën e ekzekutimit të dokumentit.

Kërko nga RKK

Është gjithashtu e mundur të gjesh shpejt dokumentin e kërkuar së bashku me RKK nga barkodi në analogun e letrës së dokumentit. Falë teknologjisë së identifikimit të shpejtë, barkodi lexohet nga një skaner i veçantë, pas së cilës sistemi gjen automatikisht dokumentin dhe detyrat e lidhura me to.

Dritarja e veprimit për dokumentin e gjetur

Për të analizuar efektivitetin e punës së përdoruesve, sistemi ofron raporte të specializuara: "Lista e rishikimit", "Kontrolli i kohës së ekzekutimit të porosive", "Statistikat e ekzekutimit të porosive", "Dokumentet për t'u kthyer" etj.

Shembull raporti

Klienti i uebit mund të përdoret në zyrat e largëta organizatë e shpërndarë gjeografikisht ose si klient kryesor që ofron ndër-platformë dhe lehtësi administrimi. Për të punuar, ju duhet vetëm akses në internet.

RKK hyrëse në zyrën e internetit

Efekti i zbatimit

Duke përdorur zgjidhjen, punonjësit do të marrin urdhra dhe urdhra në kohën e duhur për ekzekutim. Kontrolli i ekzekutimit vendimet e menaxhmentit bëhet plotësisht transparent.

• Në minimum zvogëlohet rreziku i humbjes së dokumenteve
• 2 herë koha për përgatitjen dhe miratimin e një letre dalëse do të reduktohet
• 12 herë kërkimi për vendndodhjen e dokumenteve në letër do të jetë më i shpejtë
• 2 herë përgatitja e informacionit për menaxhmentin për ekzekutimin e urdhrave do të përshpejtohet
• 20% ekzekutimi i udhëzimeve nga menaxhmenti do të rritet

Duke blerë një shumëllojshmëri të aksesorëve për celular dhe elektronikë të konsumit në dyqanin Sotovik-M, gjatë rrugës, ju rekomandojmë të blini artikuj shkrimi - proceset e punës të çdo biznesi ose institucion jofitimprurës... Nëse dëshironi të blini artikuj shkrimi me shumicë, atëherë shfletoni gamën tonë.

Blerja e artikujve shkrimi me shumicë nga prodhuesi (kancelari me shumicë, artikuj shkrimi me shumicë në Moskë) është një mënyrë efektive për të kursyer ndjeshëm sigurimin e vazhdueshëm të zyrës së kompanisë me artikuj shkrimi me shumicë. Dëshironi artikuj shkrimi me shumicë të lirë? Duke porositur një grumbull të madh stilolapsash, lapsash, kapëse letre, bllok shënimesh dhe gjëra të tjera të vogla një herë në çerek ose gjashtë muaj, nuk keni pse të humbni kohë për regjistrimin e dorëzimit të ardhshëm mujor. Blerjet me shumicë të artikujve shkrimi me shumicë janë të dobishme për organizatat qeveritare- shumë administrata institucionet arsimore blej artikuj shkrimi me shumicë për shkollë, kopshti i fëmijëve ose universitet. Kompanitë e shitjes me shumicë shkrimi është i mjaftueshëm politikën e çmimeve, prandaj "Sotovik-M" shet enët e shkrimit me një kosto të favorshme - artikuj shkrimi me shumicë është i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë (shitëse shkrimi në Moskë, shitje me shumicë artikuj shkrimi në Moskë) në dyqanin tonë online.

Shkrimi me shumicë është shumë i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë

Me shumicë në dyqanin tonë artikuj shkrimi për një nga më të mirat çmime të favorshme... Nëse planifikoni të shisni me shumicë artikuj shkollorë, artikuj shkrimi me shumicë nga cmime te uleta ose për të porositur artikuj të pazakontë shkrimi për një dyqan dhuratash me shumicë, "Sotovik-M" është ajo që ju nevojitet! Blini artikuj shkrimi me shumicë, nga fletoret e zakonshme deri te produktet e vulave dhe kartat e biznesit, me një çmim tërheqës me dërgesë të shpejtë në të gjithë Rusinë. Kemi kancelari me shumice shume te lire!