» »

Przykład listy kontrolnej audytu wewnętrznego. Audyt wewnętrzny to gwarancja usprawnienia działań firmy

Pamiętaj, że wyróżniliśmy dwie części Wymagania ISO 9001:2015 do audytów wewnętrznych. Właśnie rozmawialiśmy o pierwszej części właśnie teraz. Trudniej będzie zweryfikować praktyczne wdrożenie w przedsiębiorstwie pozostałych postanowień normy ISO 9001. Jednak to zadanie jest w zasięgu każdego. Zależy oczywiście od specyfiki konkretnego sprawdzanego procesu. Jak wiecie, wiele firm używa Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI - Ed.) do oceny swoich wyników, w tym kiedy osiągają zgodność z ISO 9001: 2015. , mierząc konkretny wskaźnik, z którego można śmiało wyciągać wnioski o stanie procesu.

Odnoszę się do tego, że jeśli Twoje KPI są wdrożone i wspierane przez właścicieli procesów, to ocena skuteczności SZJ w oparciu o istniejące KPI może być włączona jako jeden z elementów listy kontrolnej audytu wewnętrznego. Jeśli KPI nie są uwzględnione w praktyce audytowanej firmy, to dobrze byłoby umieścić na liście kontrolnej pytanie do właściciela procesu: w jaki sposób sam ustala, że ​​jego proces jest skuteczny. Dowiedzenie się tego pomoże Ci osiągnąć więcej z procesu audytu wewnętrznego.

Więcej informacji na temat kluczowe wskaźniki działania, odwiedź stronę „”.


Tabela 3.1

Lista kontrolna do audytu nr _____


Numer i tytuł klauzuli obowiązującej normy
Zwój pytania kontrolne(wymagania)
Zgodność z wymogiem

(Nie całkiem)
№ oświadczenie o niezgodności
Notatka

Zaleca się, aby każda lista kontrolna zawierała odniesienia do określonego punktu obowiązującej normy, podręcznika systemowego lub innego dokumentu, na podstawie którego przeprowadzany jest test, a także pole na znaki zgodności, niezgodności i komentarze. Audytor powinien zawczasu przemyśleć pytania, które będzie zadawał w jednostce audytowanej i zapisać je na liście kontrolnej. W trakcie audytu audytor sporządza swoje notatki na liście kontrolnej, co dodatkowo ułatwia pracę przy formułowaniu wniosków z audytu. Stosowanie list kontrolnych i formularzy nie powinno ograniczać zakresu czynności audytowych, które mogą się różnić w zależności od informacji zebranych podczas audytu. Dokumenty robocze, w tym zapisy wyników ich wykorzystania, należy przechowywać co najmniej do końca audytu. Dokumenty zawierające informacje poufne lub zastrzeżone powinny być przez cały czas przechowywane przez członków zespołu audytowego zgodnie z odpowiednimi wymogami bezpieczeństwa.

3.4. Audyt na miejscu
Przeprowadzenie audytu na miejscu polega na odbyciu spotkania wstępnego, wymianie informacji w trakcie audytu, zebraniu i weryfikacji informacji, wyciągnięciu wniosków z audytu, sporządzeniu opinii z audytu oraz spotkaniu zamykającym.

Spotkanie wprowadzające odbywa się do 26:


  • przedstawić zespół audytorski przedstawicielom audytowanego;

  • uzgodnić (potwierdzić) plan audytu;

  • określić, czego wymaga się od personelu organizacji podczas auditu;

  • zapewnić wyznaczenie osób towarzyszących audytorom;

  • odpowiadać na pytania audytowanego.
Spotkanie wprowadzające odbywa się natychmiast po przybyciu zespołu auditującego do auditowanego i przed rozpoczęciem auditu. W spotkaniu biorą udział wszyscy członkowie zespołu audytowego, kierownicy audytowanego oraz przedstawiciele działów. Posiedzeniu przewodniczy szef grupy audytorów. Przedstawia sobie uczestników spotkania, ogłasza cele audytu, potwierdza zakres i kryteria audytu.

Lider zespołu audytowego może wyjaśnić metody audytu i przedstawić procedury, według których przeprowadzany jest audyt. Zaleca się, aby rola opiekunów była jasno określona na spotkaniu otwierającym, zwłaszcza jeśli procedura audytu wewnętrznego wymaga podpisu opiekuna na oświadczeniu o niezgodności. W takim przypadku należy wyjaśnić, że osoba towarzysząca występuje jedynie w charakterze świadka, a jego podpis potwierdza, że ​​taki lub inny fakt miał miejsce, a nie, że sytuacja jest niezgodnością z ustalonymi wymogami. Osoby towarzyszące powinny wypełniać następujące obowiązki: zapewnienie kontaktu i ustalenie harmonogramu rozmów, zapewnienie wizyt w określonych lokalizacjach w organizacji, zapewnienie, że polityki i procedury bezpieczeństwa są znane i przestrzegane przez członków zespołu audytowego, działających jako testerzy podczas audytu w imieniu audytowany udzielający wyjaśnień lub pomocy w zbieraniu informacji. Należy również wyjaśnić, że opiekunowie nie są członkami zespołu audytowego i dlatego nie powinni wpływać na audyt ani w nim ingerować.

Podczas spotkania lider zespołu auditującego powinien poinformować o dacie, godzinie i miejscu spotkania zamykającego oraz umożliwić auditowanemu zadawanie pytań.

Zanim audytorzy podejmą swoje obowiązki, lider zespołu musi upewnić się, że audytorzy są zaznajomieni z praktykami bezpieczeństwa.

Przeprowadzając audyt w małej organizacji, nie ma potrzeby przedstawiania audytorów audytowanemu personelowi i zapewniania im osób towarzyszących. W takim przypadku spotkanie otwierające może składać się po prostu z prezentacji lidera zespołu audytowego na temat sposobu przeprowadzenia audytu.

Podczas procesu audytu powinna mieć miejsce ciągła wymiana informacji między zespołem audytowym a audytowanym. Zespół audytowy powinien spotykać się okresowo w celu wymiany informacji, oceny postępów audytu i, jeśli to konieczne, ponownego podziału obowiązków między audytorów. Podczas procesu auditu lider zespołu auditującego powinien okresowo przekazywać auditowanemu i klientowi informacje o postępach auditu i wszelkich obawach, jeśli ma to zastosowanie. Dowody z audytu, które wiążą się ze znaczącym ryzykiem (np. bezpieczeństwo, środowisko lub jakość), należy niezwłocznie przekazać audytowanemu i, jeśli to konieczne, klientowi. Każdy problem w sprawie wykraczającej poza zakres auditu należy odnotować i zwrócić uwagę liderowi zespołu auditującego w celu ewentualnej komunikacji z klientem auditu i auditowanym. Jeżeli dostępne dowody wskazują, że cele auditu nie są osiągalne, lider zespołu auditującego powinien przekazać uzasadnienie klientowi auditu i auditowanemu w celu określenia kolejnych kroków. Działania te mogą obejmować potwierdzenie lub zmianę planu audytu, zmianę celów lub zakresu audytu lub zakończenie audytu. Wszelkie zmiany zakresu audytu, które mogą być zauważalne w trakcie audytu, powinny zostać odpowiednio przeanalizowane i zatwierdzone.

W trakcie procesu audytu informacje związane z celami, zakresem i kryteriami audytu, w tym informacje o interakcji funkcji, czynności i procesów, powinny być gromadzone poprzez odpowiednie pobieranie próbek i podlegają weryfikacji. Celem zbierania informacji jest wygenerowanie dowodów badania. Dowodem audytu mogą być tylko informacje, które można zweryfikować. Dowody audytu powinny być rejestrowane. Opierają się na próbce odpowiednich danych. Dlatego przy przeprowadzaniu audytu występuje element niepewności, a przygotowujący opinię z audytu powinien mieć tego świadomość.

Wybór źródeł informacji dokonywany jest przez audytora w zależności od wielkości i złożoności audytu. Źródłami wstępnych informacji dla biegłego rewidenta podczas badania są 27:


  • dokumenty regulujące działalność jednostki i/lub procesy (regulamin o jednostce, opisy stanowisk pracy, procedury, instrukcje pracy, techniki, rozkazy, rozkazy, pozwolenia itp.);

  • plany, akty, dzienniki rejestracji (dzienniki pomiarów), protokoły ze spotkań, programy i dzienniki szkoleń, narzędzia pracy, bazy komputerowe, elementy infrastruktury, środowisko produkcyjne itp.;

  • dane otrzymane poza audytowany dział, np. z obsługi jakości, z innych działów itp.
Metoda zbierania informacji – sposób na rozwiązanie problemu związanego z gromadzeniem informacji. Informacje związane z celami, przedmiotami i kryteriami audytu są gromadzone przez audytora różne metody: na przykład za pomocą inspekcji i odpytywania 28.

Inspekcja to badanie dokonywane w trakcie inspekcji i oparte na wzrokowej percepcji audytora. Wiadomo, że dzięki wizji człowiek otrzymuje do 85% docierających do niego informacji. Podczas kontroli audytor poszukuje głównie materialnych dowodów zgodności. Jest to szczególnie ważne podczas sprawdzania przeprowadzanego w pomieszczenia przemysłowe, w laboratoriach, w magazynach do przechowywania produktów itp. Przedmiotem badania audytora może być 29:


  1. dokumentacja, procedury i zapisy (dostępność, stan, dostępność);

  2. środowisko pracy, stan miejsca pracy (zgodność technologii, zapewnienie bezpieczeństwa);

  3. infrastruktura: sprzęt, oprzyrządowanie, narzędzia, zasilanie, transport, łączność (dostępność, stan, zgodność technologii);

  4. przyrządy pomiarowe, kontrolne i badawcze (dostępność, stan, zgodność z technologią, zasadami i przepisami metrologicznymi);

  5. personel (dostępność, kwalifikacje, zachowanie);

  6. produkty (procedura postępowania, zgodność technologii).
Ankieta - sposób uzyskania pierwotnych informacji o przedmiocie kontroli w postaci odpowiedzi na pytania. Badanie może być przeprowadzone w formie ankiety (za pomocą kwestionariusza) lub w formie bezpośredniej rozmowy (wywiadu). Przeprowadzając ankietę, audytor powinien stosować się do następujących zaleceń dotyczących organizacji i techniki wywiadu 30:

  1. Wyboru rozmówcy należy dokonać spośród tych, którzy bezpośrednio wykonują sprawdzaną czynność. Pożądane jest, aby byli to pracownicy różnych szczebli zarządzania. Proces planowania audytu powinien obejmować dyskusje z właścicielem procesu (kierownikiem) oraz, jeśli to konieczne, z dostawcą i klientem procesu.

  2. Każda rozmowa powinna być prowadzona tylko z jednym pracownikiem: rozmowa z kilkoma pracownikami na raz jest zwykle nieskuteczna.

  3. Powody i tematy rozmowy należy przekazać pracownikowi przed rozpoczęciem rozmowy.

  4. Rozmowa powinna być prowadzona w sposób adekwatny do sytuacji (osadzenia) i osobowości rozmówcy. Pożądane jest, aby podczas rozmowy audytor i rozmówca byli w miarę możliwości odizolowani od zakłóceń zewnętrznych (rozmowa jeden na jednego).

  5. Rozmowa powinna być prowadzona tylko regularnie. czas pracy w zwykłym miejscu pracy pracownika.

  6. Rozmowę można rozpocząć prosząc rozmówcę o opisanie swojej codziennej pracy (kolejność jej realizacji, zapewnienie zasobów, spełnienie ustalonych wymagań, kryteria i metody oceny jakości pracy).

  7. Jeśli rozmowę prowadzi dwóch (lub więcej) audytorów jednocześnie, to pytania powinien zadawać głównie jeden z nich, a drugi powinien robić notatki (dokładnie w trakcie rozmowy, a nie po niej).

  8. W trakcie rozmowy audytor może zatrzymać rozmówcę, ale tylko wtedy, gdy wyraźnie odwraca jego uwagę od tematu. Należy to jednak zrobić w taki sposób, aby rozmówca nie miał wrażenia, że ​​przekazane mu informacje nie mają większego znaczenia.

  9. Dla organizacji rozmowy ma to ogromne znaczenie właściwy wybór sposób sformułowania pytania. W załączniku 3 wymieniono rodzaje pytań zalecanych i niewskazanych w praktyce audytora oraz przykłady ich formułowania. Wybór tego lub innego rodzaju pytania zależy od konkretny cel rozmowy i sytuację, w której jest prowadzona. Preferowane typy pytań do audytora są otwarte i wyjaśniające. Nie zaleca się komunikacji sugerującej, alternatywnej, potwierdzającej lub utrudniającej. Typ pytania personifikującego jest nieprawidłowy.

  10. W trakcie rozmowy audytor powinien pamiętać, że zeznanie rozmówcy może być uznane za obiektywne tylko wtedy, gdy jest poparte stosownymi faktami. W przeciwnym razie są subiektywne i dlatego niezwykle trudne do wykorzystania w dowodach kontroli.

  11. W trakcie rozmowy powinieneś używać pytań zaczynających się od słów „Co”, „Kto”, „Po co”, „Gdzie”, „Kiedy”, „Jak”, „Dlaczego” i „Czy mógłbyś mi to pokazać? " (Eksperci angielscy uważają te słowa-pytania za słowa-pomocników audytora):

  • Pytanie "co?" implikuje odpowiedź, która ujawnia zrozumienie przedmiotu dyskusji przez rozmówcę.

  • Pytanie „Kto?” implikuje odpowiedź ujawniającą, wykonawczy wykonuje daną pracę (nie osoba).

  • Pytanie „Po co?” implikuje odpowiedź na temat celów i zadań wykonywanej pracy (procedura).

  • Pytanie „Gdzie?” implikuje odpowiedź na temat miejsca pracy.

  • Pytanie „Kiedy?” implikuje odpowiedź, na jakim etapie procedury czynność jest wykonywana.

  • Pytanie „Jak?” implikuje odpowiedź na temat metody i sposobu pracy.

  • Pytanie „Dlaczego?” oznacza odpowiedź, która ujawnia uzasadnienie poprzednich odpowiedzi.

  • Prośba „Pokaż” umożliwia audytorowi otrzymanie wizualnego potwierdzenia informacji zawartych w odpowiedziach rozmówcy.

  1. Pytania biegłego rewidenta nie powinny być stronnicze, ponieważ odpowiedzi na nie również mogą być stronnicze.

  2. Audytor nie musi sam odpowiadać na postawione mu pytania.

  3. W trakcie rozmowy nie należy posługiwać się terminologią niezrozumiałą dla rozmówcy. Jeśli konieczne jest użycie specjalnego terminu, należy wyjaśnić rozmówcy jego znaczenie.

  4. Rozmowy w miejscu pracy nie powinny być długie, aby nie powodować nerwowości u rozmówcy.

  5. Rozbieżności (istniejące lub potencjalne) zidentyfikowane podczas rozmowy należy odnotować w dzienniku audytora (lista kontrolna) z niezbędnym odniesieniem do niespełnionego paragrafu (sekcji) dokumentu regulacyjnego.

  6. Audytor powinien podsumować otrzymane podczas rozmowy informacje, sformułować główne (pozytywne i negatywne) wrażenia oraz punkty wspierające. Dopuszczalne jest umożliwienie rozmówcy zapoznanie się z uwagami zgłoszonymi przez audytora.

  7. Na zakończenie rozmowy audytor powinien podziękować rozmówcy za pomoc i współpracę.

  8. Informacje uzyskane w trakcie rozmowy należy przeanalizować porównując je z informacjami na temat uzyskanymi z rozmów z innymi pracownikami oraz osobiste obserwacje audytora.

  9. Należy pamiętać, że przyczyny nieudanej rozmowy mogą leżeć w samym audytorze: niewyraźne pytania, mowa przesycona specjalnymi terminami, zły nastrój do rozmowy, chęć usłyszenia tego, czego oczekujesz w odpowiedziach, niewłaściwa linia zachowanie.
W przypadkach, gdy uzyskane informacje są niewystarczające do potwierdzenia zgodności, audytor wiodący powinien poinformować klienta audytu w celu określenia kolejnych kroków. Działaniami tymi mogą być: zrewidowanie planu audytu, zakończenie go lub zmiana celu audytu.

Wynikiem zebrania informacji jest dowód badania. Dowody audytu – zapisy, oświadczenie o faktach lub inne informacje, które są związane z kryteriami badania i mogą być zweryfikowane 31. Dowody kontroli mogą być dobrej jakości lub ilościowe . Obserwacje audytu powinny być generowane przy użyciu metod weryfikacji informacji w oparciu o zebrane dowody audytu.

Obserwacje z kontroli – wyniki oceny zebranych dowodów kontroli w odniesieniu do kryteriów kontroli 32. Obserwacje audytu mogą wskazywać na zgodność lub niedopasowanie kryteria audytu lub możliwości poprawy . Obserwacje są z kolei podstawą opinii z badania. Opinia audytowa to wynik audytu dostarczony przez zespół audytowy po dokonaniu przeglądu celów audytu i wszystkich ustaleń z audytu 33.

Metody weryfikacji informacji i generowania obserwacji kontrolnych obejmują 34:


  • analiza;

  • dowód;

  • ocena.
Dowody kontroli i wszelkie inne informacje zebrane podczas kontroli są analizowane pod kątem celów kontroli. Aby wykorzystać te dowody w tworzeniu obserwacji kontrolnych, należy je usystematyzować, podsumować i dokładnie przeanalizować, w tym, jeśli to konieczne, metody statystyczne... Podczas analiza analityczna ważne jest oddzielenie informacji istotnych od informacji nieistotnych. W przypadku dowodów, które budzą wątpliwości biegłego rewidenta (np. prawidłowość interpretacji otrzymanych informacji), konieczne jest zastosowanie metody dowodowej, omówienie w zespole audytowym i dopiero po takim omówieniu można podjąć ostateczną decyzję w sprawie tworzenia obserwacji kontrolnej.

Jeżeli ustalenia audytora są ilościowe (np. dane dotyczące wyników) kontrola techniczna, dane o liczbie wykrytych niezgodności, dane o przyczynach niezgodności itp.) wskazane jest ich prezentowanie i analizowanie metodami statystycznymi. Proste metody statystyczne: wykresy; lista kontrolna, histogram; schemat Ishikawy; Wykres Pareto; wykres punktowy. Obiektami analizy dokumentacji są:


  • dokumenty systemu zarządzania jakością i (lub) ekologią, które dotyczą działalności audytowanej jednostki lub procesu;

  • ewidencja realizacji określonego procesu lub czynności oraz osiągniętych rezultatów.
Analiza dokumentacji ma charakter wybiórczy, gdyż ograniczony czas i zasoby badania nie pozwalają biegłemu rewidentowi na przeanalizowanie każdej kartki dokumentu czy każdego pliku komputerowego z zapisem, zwłaszcza przy dużej ilości badanej dokumentacji. O wielkości próby decyduje audytor. Niedopuszczalne jest przekazywanie rozwiązania tej kwestii kontrolowanej jednostce. Wybór dokumentów powinien być jak najbardziej czytelny.

Weryfikacja dokumentów i zapisów obejmuje zarówno analizę ich treści, jak i procedurę zarządzania dokumentami i zapisami. Najistotniejsze wyniki analizy dokumentacji, w tym zebranych informacji, powinny znaleźć odzwierciedlenie w dzienniku audytora.

Istotnymi cechami dowodów badania są ich wiarygodność i wystarczalność. Dowody uznaje się za wiarygodne, jeśli są wiarygodne, obiektywne i weryfikowalne. o wystarczalności dowodów decyduje ich kompletność, która w dużej mierze zależy od ilości zebranych informacji. Niespełnienie wymogów dowodowych obniża wartość wyniku audytu.

Uzyskanie certyfikatu to jeden z najważniejszych i najtrudniejszych elementów pracy audytora. Poniżej przedstawiono szereg postanowień, które mogą być przydatne dla biegłego rewidenta w tym obszarze 35:


  • dowody stanowią podstawę sprawozdania biegłego rewidenta, a zatem bez niezbędnych dowodów taki raport nie może być wiarygodny;

  • dowody można uznać za obiektywne, jeśli zawierają informacje, które można uznać za prawdziwe, oparte na faktach i uzyskane w drodze inspekcji, pomiarów, testów i innych środków;

  • otrzymując dowody przestrzegania procedur (instrukcji), audytor musi mieć pewność, że procedury te będą przestrzegane w przyszłości, przynajmniej do następnego audytu;

  • wiarygodność świadectwa audytora zależy od wielu czynników, ale przede wszystkim od stopnia jego potwierdzenia i kwalifikacji audytora;

  • im bardziej wiarygodne są dowody, tym niższy poziom ryzyka błędnego raportu biegłego rewidenta (należy zauważyć, że nikt nie jest wolny od błędnych wniosków i dlatego pewne elementy ryzyka są nieodłącznie związane z raportem biegłego rewidenta).
Obiektywnym dowodem zgodności w trakcie audytu jest dowód 36:

  • tożsamość (powtarzalność w czasie i miejscu zastosowania) działań praktycznych do zasad i norm ustalonych w dokumentacji systemu zarządzania jakością;

  • spełnienie wymagań tych punktów ISO 9001, które są obowiązkowe dla dokumentacji w organizacji;

  • dostępność i wdrożenie planowanych środków jakości;

  • ocena efektywności procesów;

  • skuteczność działań korygujących i zapobiegawczych;

  • ciągłe doskonalenie działań, procesów i ogólnie systemów zarządzania.
Dowody kontroli są oceniane pod kątem kryteriów kontroli. Wyniki takiej oceny są uważane za obserwację audytową. Wyniki audytu mogą wskazywać na zgodność lub niezgodność z kryteriami audytu lub na możliwość poprawy. Jednocześnie ujawnione niespójności zasługują na szczególną uwagę audytora. Ocenę niezgodności przeprowadza się klasyfikując je na znaczące (krytyczne) i nieistotne (niekrytyczne), a także według formy przejawu - rzeczywistej i potencjalnej.

Przy ocenie dowodów istnieje możliwość wyciągnięcia błędnych (błędnych) wniosków, aw konsekwencji błędnego wniosku opartego na wynikach audytu. Prawdopodobieństwo błędnych wniosków zmniejsza się, stosując obiektywne dane, tj. dane na podstawie pomiarów.

Dowody kontroli powinny być oceniane pod kątem kryteriów kontroli dla:

tworzenie obserwacji kontrolnych. Ustalenia audytu mogą wskazywać na zgodność lub niezgodność z kryteriami audytu. Jeżeli zostaną zidentyfikowane przez cele audytu, obserwacje mogą wskazać możliwości poprawy.

Niezgodność - niezgodność z ustalonym wymogiem. Audytor powinien zidentyfikować każdą stwierdzoną niezgodność i sklasyfikować ją zgodnie z jej formą i stopniem istotności.

Pod względem formy manifestacji rozbieżność może być rzeczywista lub potencjalna. V W przeciwieństwie do rzeczywistych, udowodnionych dowodów na konkretną niezgodność z określonym wymogiem, potencjalna niezgodność jest niezgodnością, której prawdopodobieństwo w przyszłości może być przewidywane tylko z pewnym stopniem dokładności. Przykładami potencjalnych niezgodności mogą być niewłaściwe instrukcje dla operatorów urządzeń produkcyjnych, niewystarczające kompetencje pracowników przy wykonywaniu udokumentowanej procedury, - wartość wskaźnika emisji substancji szkodliwej zbliża się do maksymalnej dopuszczalnej itp. 37.

Według stopnia istotności (wartość ryzyka) negatywne konsekwencje jeśli niezgodność nie zostanie usunięta), niezgodności mogą być znaczące (kategoria 1), drobne (kategoria 2) oraz powiadomienia.

Poważna niezgodność to niezgodność w systemie zarządzania jakością, która może skutkować niezgodnością z wymaganiami produktu.

Przykładami znaczącej niezgodności mogą być: - nieuzasadniony brak działań przewidzianych wymaganiami ISO 9001, niespełnienie któregokolwiek z wymagań ISO 9001, powtarzające się (więcej niż 2 razy) niezgodności z postanowieniami dokumentu systemu zarządzania jakością, nieskuteczność procesu itp. 38.

Nieznaczna niezgodność to odrębne niesystematyczne pominięcie, błąd, defekt w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością, który może prowadzić do niezgodności z wymaganiami wyrobu, a także do obniżenia efektywności funkcjonowania procesu lub system zarządzania jako całość. Przykładami drobnych niezgodności są brak obiektywnych dowodów na zapoznanie się pracowników działów z dokumentami systemu zarządzania jakością, - odrębne zapisy rozmyte przy rejestracji danych jakościowych, brak zaktualizowanych kopii udokumentowanych procedur, rejestracja niezgodnych danych jakościowych ustalone formy 39 .

Notyfikacja to krytyczna ocena stanu badanego obiektu. Przykładami powiadomień (uwag) mogą być wspólne przechowywanie istniejących i anulowanych dokumentów systemów zarządzania, brak potwierdzenia znajomości przez wykonawców dokumentacja techniczna, - brak zatwierdzonej listy uznanych dostawców organizacji, brak dowodów na podjęcie odrębnych działań naprawczych 40. Zawiadomienia dla audytorów mają w rzeczywistości charakter ostrzeżenia, ponieważ nierozstrzygnięty komentarz może ostatecznie stać się niezgodnością. W związku z tym rejestrowanie komentarzy, a także niezgodności, można postrzegać jako wartość dodaną audytu.

Niezgodność lub powiadomienie wykryte przez audytora powinny być przeglądane z przedstawicielem audytowanego w celu uzyskania potwierdzenia (uznania), że dowody z audytu są prawidłowe, a niezgodność jest zrozumiała. Wszelkie ewentualne różnice zdań w tym przypadku należy udokumentować.

Niezgodności nie powinny obejmować odchyleń lub odchyleń autoryzowanych przez osoby upoważnione i/lub konsumenta. Zezwolenie na wyjazd — Zezwolenie na odejście od pierwotnie określonych wymagań dotyczących produktu przed rozpoczęciem produkcji. Takie zezwolenie jest zwykle ograniczone do ilości produktów lub okresu. Zezwolenie na odstępstwo - zezwolenie na używanie lub wydawanie produktów, które nie spełniają ustalonych wymagań. Zezwolenie na odstępstwo zazwyczaj obejmuje dostawę produktów niezgodnych, pod warunkiem uzgodnienia z klientem ograniczeń czasowych lub ilościowych dla tego produktu. Każdy przypadek odchylenia lub odchylenia musi być udokumentowany. Wykroczenie poza zakres odstępstwa lub zezwolenia na odstępstwo należy uznać za niezgodność.

Niezgodność stwierdzoną (zidentyfikowaną) przez audytora i potwierdzoną przez przedstawiciela kontrolowanego pododdziału należy udokumentować w formie protokołu (ustawy), w którym należy odnotować:


  • czas i miejsce wykrycia (wykrycia);

  • podsumowanie rozbieżności; - znaczenie niezgodności;

  • wzmianka o naruszeniu wymogu określonego dokumentu;

  • potrzeba korekty lub działań naprawczych.
Protokół o niezgodności nie powinien zawierać ani opinii audytora, ani jego zaleceń dotyczących usunięcia niezgodności, ani tym bardziej żadnych kategorycznych instrukcji.

Niezgodności powinny być przeglądane z przedstawicielem auditowanego w celu uzyskania potwierdzenia, że ​​dowody auditu są prawidłowe, a niezgodności są zrozumiałe. Należy dołożyć wszelkich starań, aby zniwelować wszelkie spory dotyczące dowodów audytu i/lub obserwacji, a nierozwiązane kwestie powinny być rejestrowane.

Wniosek zespołu audytowego na podstawie wyników audytu może zawierać ocenę końcową 41:


  • stopień zgodności proces, działalność jednostki lub system zarządzania jako całość, kryteria audytu;

  • skuteczność a efektywność procesu, działania jednostki przechodzące do systemu zarządzania jako całości;

  • zdolności przywódcze zapewnić ciągłą adekwatność i skuteczność procesu, działań jednostki lub systemu zarządzania jako całości;

  • rekomendacje dla poprawność ustalenia wskaźniki skuteczności i wydajności procesu;

  • możliwości poprawy proces, działanie działu lub system zarządzania jako całość.
Oceniając stopień zgodności przedmiotu audytu (osobny dział lub kilka działów zaangażowanych w realizację określonego procesu) zespół audytowy powinien otrzymać jednoznaczne odpowiedzi na następujące pytania:

  • Czy można argumentować, że pracownicy audytowanego działu (kilka działów) znają, mają do dyspozycji, rozumieją i korzystają z obowiązujących dla nich dokumentów systemu zarządzania jakością?

  • Czy zgodność z wymaganiami dokumentów systemu zarządzania jakością jest potwierdzona niezbędnymi danymi rejestracyjnymi, faktami i innymi dowodami?

  • Czy wszystkie wymagania dokumentów stosowanych w podrejonie(ach) zapewniają osiągnięcie celów podrejonu(ów) w zakresie jakości?
Oceniając skuteczność wdrożenia, utrzymania i doskonalenia przedmiotu audytu, zespół audytowy powinien otrzymać odpowiedzi na następujące pytania:

  • Czy planowane rezultaty osiągane są w zweryfikowanym procesie, działalności jednostkowej czy systemie zarządzania jako całości?

  • Czy przydzielone zasoby są wystarczająco efektywnie wykorzystywane do realizacji procesu, działań jednostki lub systemu zarządzania jako całości?
Oceniając zdolność kierownictwa do zapewnienia ciągłej adekwatności i skuteczności procesu, działań jednostki lub systemu zarządzania jakością jako całości, zespół auditujący powinien otrzymać odpowiedzi na następujące pytania:

  • Czy potwierdzono, że proces, działalność jednostkowa lub system zarządzania jako całość działa w kontrolowanych warunkach?

  • czy można argumentować, że kierownictwo przeznacza wystarczające środki na efektywne funkcjonowanie procesu, działań jednostki lub systemu zarządzania jako całości?
Oceniając możliwości poprawy, zespół wykonujący zlecenie powinien odpowiedzieć na następujące pytania:

  • czy jest taka potrzeba i prawdziwa okazja usprawnić proces (skrócić czas, koszty, poprawić jakość, zmniejszyć negatywny wpływ na środowisko), działalności jednostki lub systemu zarządzania jako całości?

  • jakie zalecenia może wydać zespół audytowy w celu ulepszenia kontrolowanego przedmiotu audytu?
Raport musi wiernie i dokładnie odzwierciedlać działania zespołu wykonującego zlecenie. Wniosek można wydrukować lub napisać odręcznie i sporządzić w formie faktycznego „wniosku” lub „aktu weryfikacji”. Raport jest uzgadniany i podpisywany przez wszystkich członków zespołu audytowego. Jeżeli w toku kontroli zostaną ujawnione niezgodności, to sporządzone protokoły z wykrytych niezgodności dołącza się do wniosku w formie załącznika.

Podczas spotkania zamykającego, któremu przewodniczy kierownik zespołu audytowego, należy przedstawić w sposób zrozumiały i zaakceptowany przez audytowanego spostrzeżenia z audytu i wnioski z audytu oraz, w razie potrzeby, uzgodnić, że audytowany przedstawi korygujące i Plan zapobiegawczy / plan działania. Uczestnikami spotkania zamykającego powinni być przedstawiciele auditowanego, a także klient auditu i inne strony. Jeżeli podczas auditu wystąpią sytuacje, które mogą wpłynąć na wiarygodność wniosków z auditu, lider zespołu auditującego powinien poinformować o tym auditowanego.

W wielu przypadkach, na przykład podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego w: mała organizacja spotkanie zamykające może polegać jedynie na przekazaniu ustaleń audytu i zakończenia audytu. W innych przypadkach spotkanie powinno być formalne, z protokołem i obecnością.

Wszelkie spory dotyczące obserwacji z audytu i/lub wniosków z audytu między zespołem audytowym a audytowanym należy omówić i, jeśli to możliwe, rozwiązać. W przeciwnym razie wszystkie opinie muszą być zarejestrowane. Jeżeli wymagają tego cele audytu, należy przedstawić zalecenia dotyczące ulepszeń. Należy jednak podkreślić, że zalecenia mają charakter fakultatywny.

Pamiętaj, wyróżniliśmy dwie części wymagań ISO 9001:2015 dla audytów wewnętrznych. Właśnie rozmawialiśmy o pierwszej części właśnie teraz. Trudniej będzie zweryfikować praktyczne wdrożenie w przedsiębiorstwie pozostałych postanowień normy ISO 9001. Jednak to zadanie jest w zasięgu każdego. Zależy oczywiście od specyfiki konkretnego sprawdzanego procesu. Jak wiecie, wiele firm używa Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI - Ed.) do oceny swoich wyników, w tym kiedy osiągają zgodność z ISO 9001: 2015. , mierząc konkretny wskaźnik, z którego można śmiało wyciągać wnioski o stanie procesu.

Odnoszę się do tego, że jeśli Twoje KPI są wdrożone i wspierane przez właścicieli procesów, to ocena skuteczności SZJ w oparciu o istniejące KPI może być włączona jako jeden z elementów listy kontrolnej audytu wewnętrznego. Jeśli KPI nie są uwzględnione w praktyce audytowanej firmy, to dobrze byłoby umieścić na liście kontrolnej pytanie do właściciela procesu: w jaki sposób sam ustala, że ​​jego proces jest skuteczny. Dowiedzenie się tego pomoże Ci osiągnąć więcej z procesu audytu wewnętrznego.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wskaźników KPI, odwiedź stronę „”.

Zakres potrzeby kontroli zależy od struktury i rodzaju działalności danej organizacji. Aby właściwie sprawdzić, praca firmy musi być wykonywana regularnie. Ta procedura jest po prostu niemożliwa bez poprawnie sporządzonej listy kontrolnej.

Lista kontrolna audytu wewnętrznego

Lista kontrolna audytu może być wymagana do sprawdzenia całej działalności organizacji lub pojedynczej branży, procesu lub działu. Dokument ten był wcześniej wypełniany w formie papierowego nośnika, później zaczęły pojawiać się wersje elektroniczne w Wordzie i Excelu. Na razie istnieją wyspecjalizowane aplikacje, ale poprzednie metody są nadal aktualne.

Standardowa lista kontrolna audytu zawiera 6 kolumn:

  1. Numer linii.
  2. Weryfikowalne wymaganie ISO.
  3. Szczegółowe pytania.
  4. Metoda oceny sprawdzalnego wymagania.
  5. Znak dotyczący wyniku kontroli.
  6. Komentarze audytora lub panelu.

Samo pojęcie listy kontrolnej dosłownie tłumaczy się jako „lista kontrolna” i może być nawet wykorzystane do audytu działań 1 pracownika firmy.

Ramy prawne i regulacyjne

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 30.12.2008 nr 307 „O audycie” przygotowywanie list kontrolnych jest regulowane różne rodzaje ale chodzi o audyt zewnętrzny. Dozwolone jest prawnie przeprowadzanie audytów wewnętrznych przez firmy zewnętrzne. Kierownictwo może zaprosić pracownika do przeprowadzenia audytu, zamiast tworzyć prowizję od własnych pracowników.

Artykuł 19 Prawo federalne„O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 roku zobowiązuje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Dotyczy to audytu obszaru księgowości, pozostałe obszary działalności są kontrolowane zgodnie z osobistymi preferencjami organizacji.

Funkcje dokumentów

Główne zadania listy kontrolnej to kontrola i uporządkowanie informacji o bieżących procesach dowolnego rodzaju działalności. To swoista lista kontrolna pytań, która pozwala przeprowadzić systematyczną analizę i zidentyfikować niedociągnięcia w pracy konkretnego ogniwa w organizacji.

Oprócz funkcji controllingu, w oparciu o dane z listy kontrolnej, możliwe jest sporządzenie dalszego planu rozwoju lub zmiana struktury firmy. Również na podstawie wyników audytu wewnętrznego dopuszczalna jest ocena kompetencji pracowników audytowanego działu firmy lub całości.

Poniżej opisano etapy wypełniania listy kontrolnej do audytu wewnętrznego SZJ wraz z przykładami.

Etapy napełniania

W procesie kontroli ważna jest struktura listy kontrolnej. Przy jej opracowywaniu należy wziąć pod uwagę logiczną procedurę sekwencyjną, która wyklucza ciągły powrót do aspektów już uwzględnionych. Umożliwi to zbudowanie prawidłowej struktury nie tylko samej listy kontrolnej, ale także pomoże w prawidłowym jej wypełnieniu.

W rzeczywistości wypełnienie dobrze zaprojektowanej listy kontrolnej jest bardzo proste.

  • W pierwszym etapie należy zagłębić się w treść punktu weryfikacji, przeczytać pytanie lub zapoznać się z kontrolowanym kryterium.
  • Ponadto należy doprecyzować metodę oceny i przeprowadzić ją zgodnie z niniejszym ustępem. Może to być inspekcja, wywiad, ankieta, badanie dokumentacji lub inna forma oceny.
  • W trzecim etapie konieczne jest wpisanie lub spisanie wyników kontroli w odpowiedniej kolumnie listy kontrolnej.
  • Również w wielu dokumentach znajduje się klauzula z uwagami audytora. Jeśli znajduje się na liście kontrolnej, należy go wypełnić przed przejściem do następnego pytania.

Możesz pobrać przykładową listę kontrolną do audytu wewnętrznego.

Przykładowa lista kontrolna do audytu wewnętrznego

Przykładowa lista kontrolna do audytu wewnętrznego - 1

Przykładowa lista kontrolna do audytu wewnętrznego - 2

Przykładowa lista kontrolna dla audytu wewnętrznego - 3

Przykładowa lista kontrolna dla audytu wewnętrznego - 4

Przykładowa lista kontrolna do audytu wewnętrznego - 5

Ważnym elementem jest kreatywne, przemyślane i poważne podejście do pracy nowoczesny biznes... Jednak kreatywność zawsze była ściśle związana z nieprzewidzianym nakładem czasu pracy, niepewnością w ocenie pracy, potrzebą wyjaśnienia kosztów wykonywanej pracy.

Istnieje wiele zadań, które nie wymagają wysokich kwalifikacji i można je rozwiązać poprzez precyzyjne i wysokiej jakości wykonanie sekwencji prostych czynności. Lista kontrolna jest właśnie takim rozwiązaniem problemu.

Zakres pomysłu

Sekwencja prostych operacji ma zastosowanie zarówno do rozwiązywania ważnych zadań wykonywanych przez wykwalifikowanych specjalistów, jak i do innych zadań, z którymi poradzi sobie zwykły pracownik, uczeń lub uczeń.

Lista kontrolna to próbka poprawnej zapisana w postaci ciągu najprostszych, najdokładniejszych i najbardziej lakonicznych, ale kompletnych czynności, które należy wykonać, na przykład, aby:

  • samolot odleciał;
  • idź do sklepu i kup to, o co prosiła mama;
  • tworzyć biznes;
  • osiągnąć jakiś cel;
  • sprawdź lub zrób coś za coś.

Przenośnik kiedyś zrewolucjonizował przemysł i okazał się przydatny w produkcji nie tylko prostych części, ale także skomplikowanych maszyn, mechanizmów, żywności, artykułów sportowych, odzieży, obuwia.

Najlepiej, gdy lista kontrolna zawiera kilkanaście niezbędnych, prostych czynności:

  • idealna prosta czynność to prosta, bezwarunkowa instrukcja zrobienia czegoś;
  • idealne wskazanie nie tworzy opcji, ale następna akcja jest wykonywana ściśle po kolei;
  • żadnych przypadkowych ruchów, wszystko odbywa się ściśle według planu i zawartości każdego elementu na kartce.

Cel (zadanie) może być świetny i nie każde rozwiązanie zmieści się na jednym arkuszu. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby skompilować kilka list kontrolnych, które są wykonywane sekwencyjnie przez różnych pracowników w określonych odstępach czasu.

Planowanie rozwiązania problemu

Planowanie jest ważną częścią każdej firmy. Lista kontrolna to także plan, a nie tylko rozwiązanie problemu. Możesz sporządzić plan działania na wypadek nieprzewidzianej sytuacji, plan postępowania na wypadek wypadku lub klęski żywiołowej, codzienną rutynę na obozie rekreacyjnym dla dzieci. Harmonogram zajęć w instytucie lub szkole jest również produktem testowym na „prostą inteligencję”, ponieważ w tego rodzaju liście kontrolnej są warunki. Na przykład nieparzyste lub parzyste dni, tygodnie.

Człowiek zawsze planował wszystko, co robił, ale robił to nieświadomie. Pojawienie się pojęcia „listy kontrolnej” jest przykładem tego, jak nieświadomość zwyczajna i nawykowa zostaje włączona w kompetencje świadomego, nabiera nowego znaczenia i radykalnie nowej jakości.

Sam termin jest stosunkowo młody, ale historia jego idei i zastosowania sięga setek lat. Najprawdopodobniej pierwsze papirusy z regulacją sekwencji prostych czynności były używane już w starożytności, inaczej trudno wytłumaczyć momenty rozkwitu starożytnych cywilizacji, a także przyczyny ich upadku.

Przykład: lista kontrolna instalacji demona FTP

To wzór napisany raz i używany od wielu lat. Nic tutaj nie jest pięknie zaprojektowane, napisane w stylu unixoid, ale praktyczne.

Ogólnie rzecz biorąc, takie listy kontrolne powstają w wyniku długotrwałej administracji wykonywanej przez administratora systemu. Z reguły dwa, trzy lata później, po setkach instalacji, administrator pisze taką notatkę do siebie i współpracowników. To jest prawdziwa lista kontrolna: brzydka, ale praktyczna.

Próbka pięknej, niepraktycznej listy kontrolnej

Wszystko jest tutaj napisane poprawnie, ale to nie jest lista kontrolna. W szczególności „Logo” to przede wszystkim czasowniki:

  • Stwórz;
  • jak stworzyć;
  • co wziąć pod uwagę;
  • co wyrzucić.

Za każdym takim czasownikiem powinno być kilka zaleceń.

Odwołanie się do hasła jest rozsądne, ale tworzenie hasła to kreatywność, a sprawdzanie go to długa praktyka (w prawdziwym Internecie na żywo z masowym napływem odwiedzających), ani jedno, ani drugie nie jest powiązane z listą kontrolną.

I tak dalej dla każdego przedmiotu.

Naprawdę „latająca” lista kontrolna (fragment) dla Boeinga 737

W ten sposób należy sporządzić listę kontrolną. Wyrażenie to prosta odpowiedź. To znaczy proste działanie i prosty wynik.

To tylko fragment dokumentu, a napisany w język angielski, ale w tym konkretnym przypadku nie język jest ważny, ale poprawność deklaracji czynności i weryfikacja wyniku jej wykonania.

Aplikacje testowe

Praktyczne zastosowania jasnego planu działania:

  • Sporty;
  • Księgowość;
  • sprawdzanie produktów przedsiębiorstwa;
  • audyt firmy;
  • środki dochodzeniowe;
  • start statku kosmicznego itp.

Prawie każdy obszar ludzkiego życia i działalności można określić za pomocą różnych małych planów: lista kontrolna nr 1, nr 2, nr 3 itd.

Ścisła regulacja działań ma szczególne znaczenie w krytycznych obszarach działalności, na przykład w przygotowaniu chirurga do operacji, kiedy personel medyczny, wszyscy uczestniczący lekarze i pielęgniarki – każdy w zakresie swoich kompetencji – wykonują ściśle uregulowaną listę czynności. Zwykle wszystko odbywa się „automatycznie”, ale etyka zawodowa wymaga, aby wszystkie czynności były wykonywane „na kartce”.

Lista kontrolna jest niezbędnym dokumentem do certyfikacji i regulacji produkcji i testowania produktów spożywczych, artykułów dziecięcych, sprawdzania działania maszyn i mechanizmów.

Technologie internetowe i proste operacje

Każda interwencja chirurgiczna wymaga wysoko wykwalifikowanego chirurga. Ale wymaga również prawidłowego wykonania prostych operacji. W szczególności wszystkie instrumenty na stole operacyjnym muszą leżeć ściśle w określonych miejscach, pacjent musi być przygotowany do operacji nie tylko fizjologicznie, ale także moralnie.

Lista kontrolna (przykład sekwencji działań) nie jest programem, nie algorytmem i trudno przypisać ją programowaniu w dosłownym tego słowa znaczeniu, ale technologie internetowe doprowadziły do ​​konieczności stworzenia i wykonania wielu rutynowe, ale bardzo ważne operacje.

Stworzenie zasobu internetowego wymaga co najmniej trypletu Apache, PHP i MySQL lub jego odpowiednika opartego na innym serwerze, innym interpreterze i bazie danych. Instalacja tej trójcy jest minimalną wymaganą wyraźną sekwencją działań.

Tutaj błąd jest obarczony niemożnością pracy w ogóle. Współczesne programowanie internetowe charakteryzuje się tym, że algorytmy języka programowania serwera, interpretera i przeglądarki „nie myślą”, ale jeśli czegoś „nie rozumieją”, to na pewno „nie rozumieją”!

Rejestrowanie błędów jest koniecznie deklarowane, ale często rejestrowanie nie wystarcza do zlokalizowania problemu.

Programowanie internetowe: proste rozwiązania złożonych problemów

Lista kontrolna to rozwiązanie problemu. Praktyka programowania internetowego w JavaScript i PHP, w szczególności z obiektowym stylem pisania, pozwala tylko na dwie opcje rozwiązania problemu:

  • Profesjonalna intuicja.
  • Przypadek testowy.

Nie ma trzeciej. Narzędzia testowe w programowaniu są bardzo rozwinięte od dłuższego czasu. Istnieje również wiele dodatkowych narzędzi do sprawdzania kodu, a twórcy języków programowania poświęcają dużo czasu i wysiłku na tworzenie narzędzi do debugowania i wyszukiwania błędów.

Aby jednak ustalić w jakim miejscu, na jakim poziomie, w jakim konkretnym podsystemie obiektów systemu ogólnego nadarzyła się okazja, wystarczy tylko twórca (autor) kodu, lub zaawansowany przypadek testowy, do stworzenia którego miał doświadczony mistrz ręka, kan.

Idealnym rozwiązaniem jest wykonanie checklisty na poziomie kodu, kiedy to nie osoba, ale stworzony przez nią obiekt, dba o wykonanie własnej funkcjonalności, a także kontroluje jego stan i relacje z innymi obiektami.

Promocja w Internecie, SEO

Odkąd Internet stał się dostępny dla masowego gościa (a temat „lista kontrolna jako produkt testowy” zawsze był dostępny dla mas), strumień monotonnych pomysłów wlał się w dziedzinę SEO. Oferowano absolutnie banalne sekwencje, a na pustych i bezpodstawnych gruntach wyciskano z naiwnych nabywców zupełnie prawdziwe pieniądze.

  • komponent techniczny;
  • wewnętrzna idealizacja treści;
  • treść semantyczna rdzenia zasobu;
  • treść: jak jest i jak powinno być;
  • moment komercyjny, monetyzacja zasobów;
  • okoliczności zewnętrzne;
  • region promocji;
  • moment behawioralny na obrazie gościa itp.

Ale modne słowa dotyczyły pieniędzy. Naiwni nabywcy, płacąc za „pracę” autorów list kontrolnych, stymulowali produkcję takich produktów, co wcale nie jest dobre. Ale proces ten doprowadził do tego, że temat promocji rozszerzył się do maksymalnego możliwego limitu i stworzył warunki do generalizacji informacji.

Powielanie w dziedzinie informacji to naturalny proces, a dziś każdy robi prawdziwy postęp zasoby własne w każdym przypadku:

  • minimalne koszty dzięki własnemu potencjałowi;
  • maksymalne koszty przez wykwalifikowanego rzemieślnika.

Dzisiejsza lista kontrolna jest prawdziwa i skuteczne narzędzie osiągnięcie pożądanego w części formalnej i absolutnie pełnej swobody w twórczym momencie osiągniętego celu.

Wirtualna przestrzeń prostych pomysłów

Ustabilizował się składnik materialny w życiu, w pracy, w sferze społeczno-gospodarczej jako całości. Uwidoczniły się fundamenty skutecznego osiągnięcia tego, czego chciał. Lista kontrolna jest przykładem tego, jak składnik kreatywny trafił w wirtualną przestrzeń.

Poziom kwalifikacji konsumentów i twórców pomysłów przeniósł się do nowej jakości. Zniwelowało to stanowisko i doprowadziło do powstania szeregu nowych zadań oraz potrzeby nowych rozwiązań. Świat znów stał się doskonalszy i znów nowa jakość była zasługą prostego i naturalnego kroku naprzód.