ประเด็นที่รวมอยู่ในวาระการประชุม ลักษณะการจัดประชุมที่องค์กร

หน้าที่อันศักดิ์สิทธิ์ประการหนึ่งของเลขานุการคือการจัดเตรียมการประชุม การประชุม และการประชุมที่ริเริ่มโดยผู้นำระดับต่างๆ ในกรณีส่วนใหญ่ เลขานุการจะเก็บบันทึกเหตุการณ์ดังกล่าวไว้ด้วย ในบทความนี้ เราจะบอกคุณถึงวิธีทำให้กระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในการเริ่มพูดถึงระเบียบการ อันดับแรก เราต้องอาศัยการเตรียมการประชุม ก่อนงานดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องคิดถึงวาระการประชุม กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม อ่านรายงานของผู้พูดและเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดนี้จะต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม แต่ด้วยเหตุนี้ การรักษาโปรโตคอลจะง่ายขึ้นมาก

วิธีประหยัดเวลา?

จากการศึกษาต่างๆ พบว่า เวลาทำงาน 10 ถึง 50% ของหัวหน้าองค์กรและพนักงานคนอื่น ๆ สามารถใช้ในการประชุมได้ เพื่อประหยัดเวลา ผู้ริเริ่มการประชุม เจ้าภาพ และผู้เข้าร่วมควรคำนึงถึงกฎต่อไปนี้:

อภิปรายในที่ประชุมเฉพาะประเด็นที่ไม่สามารถแก้ไขได้ในลำดับการทำงาน

จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เป็นสัดส่วนโดยตรงกับระยะเวลาของเหตุการณ์ หากการประชุมที่มีคน 5 คนมีความยาว 1 ชั่วโมง เมื่อมีผู้เข้าร่วม 10 คนขึ้นไป ก็มีแนวโน้มว่าจะใช้เวลา 2 ชั่วโมงขึ้นไป

จัดเตรียมเอกสารข้อมูลสำหรับการประชุมล่วงหน้า การคำนวณ รายงานการวิเคราะห์ ตาราง กราฟ สรุป รูปภาพและวิดีโอ การนำเสนอ ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญจะต้องจัดเตรียมโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง แต่เลขาธิการที่ประชุมมีหน้าที่ตรวจสอบความพร้อมของเอกสาร ดังนั้นหนึ่งหรือสองวันก่อนเหตุการณ์ควร:

ก) ด้วยความช่วยเหลือของผู้รับผิดชอบที่จะนำเสนอ จัดทำรายการเอกสารข้อมูลทั้งหมด

b) ได้รับจากผู้รับผิดชอบวัสดุที่ทำใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์(เช่น การนำเสนอ บันทึกคำอธิบายเป็นต้น);

c) รับบทคัดย่อและข้อความรายงานจากผู้รับผิดชอบ

สำหรับแต่ละประเด็น ให้แต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบหนึ่งคน แม้ว่ากลุ่มคนจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งนั้นก็ตาม

อย่าเสียเวลาเปิดโปงผู้กระทำผิด จำไว้ว่างานหลักของการประชุมแต่ละครั้งคือการอภิปรายระเบียบวาระการประชุมและตัดสินใจในเรื่องนี้

กำหนดการ

นี่คือรายการประเด็นที่วางแผนจะหารือในที่ประชุม ถูกกำหนดโดยประธานการประชุม อย่างไรก็ตาม เลขานุการอาจมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ด้วย

ใช้แนวทางต่อไปนี้เมื่อกำหนดวาระ:

• แบ่งหัวข้อการประชุมที่กว้างเกินไปออกเป็นหัวข้อย่อยหลายๆ หัวข้อผู้รับผิดชอบอาจจัดประชุมเตรียมการสำหรับหัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อ หากจำเป็น

ตัวอย่างเช่น การประชุมที่กำหนดไว้สำหรับสิ้นเดือนในหัวข้อ "ในการดำเนินการตามตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้โดยร้านที่ผลิตหลัก" ควรนำหน้าด้วยการประชุมเล็ก ๆ ในร้านค้า: "ในการดำเนินการตามแผนโดย โรงหล่อ”, “ในการดำเนินการตามแผนโดยร้านเปล่า”, “ในการดำเนินการตามแผนโดยร้านเครื่องจักร”, "ในการดำเนินการตามแผนโดยร้านประกอบ" หรือการประชุมในหัวข้อ "การนำระบบ ERP ไปใช้ในองค์กร" ควรมีการประชุมหลายครั้งก่อน: "ในปัญหาการนำระบบ ERP ไปใช้ในการผลิต", "ในการจัดหาการสื่อสารระหว่างระบบ ERP กับ 1C ในการบัญชี ”, “เกี่ยวกับการสนับสนุนทางเทคนิคของระบบ ERP และการถ่ายโอนข้อมูล” เป็นต้น

• วางประเด็นวาระที่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน รวมเป็นหัวข้อเดียวกัน. ตัวอย่างเช่น การจัดหาการขนส่ง ลำดับการส่งมอบไปยังคลังสินค้า การขนส่งและการส่งออกผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจากอาณาเขตขององค์กร

นอกจากนี้ยังสามารถวางประเด็นที่เกี่ยวข้องกันในวงกว้างขึ้นในวาระการประชุมได้ ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึง:

การเข้าซื้อกิจการสายการผลิตใหม่

การเตรียมเทคโนโลยีการผลิต

การเปลี่ยนแปลงการออกแบบและเอกสารทางเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการซื้ออุปกรณ์ใหม่

ความทันสมัยของอาคารการผลิตและการพัฒนาเครื่องผูก

การสนับสนุนด้านลอจิสติกส์ของการผลิต

ในเวลาเดียวกัน การสร้างทางเข้าโรงงานขึ้นใหม่หรือการจัดระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบัตรผ่านในโรงอาหารของโรงงานนั้นไม่น่าอภิปรายอย่างชัดเจนในการประชุมครั้งนี้

เป็นที่ชัดเจนว่าเลขานุการไม่สามารถโน้มน้าวเนื้อหาในระเบียบวาระได้ตลอดเวลา ผู้นำเป็นผู้รวบรวมการประชุม ซึ่งจะสรุปช่วงของปัญหาด้วย และหากผู้จัดการรวมในวาระการประชุมเพื่อซื้อสายการผลิตใหม่สำหรับการผลิตการหล่อและการจัดระเบียบ subbotnik ของสปริงเพื่อทำความสะอาดอาณาเขตก็อาจไม่สามารถโน้มน้าวใจเขาได้ แต่สำหรับส่วนของเรา เราสามารถเสนอให้นำการอภิปรายเกี่ยวกับองค์กรของ subbotnik ไปสู่การประชุมอื่น เช่น การรวมเข้ากับปัญหาการทาสีส่วนหน้าของอาคารหรือจัดงานเฉลิมฉลองเนื่องในโอกาสวันเกิดขององค์กร

• จัดทำวาระเฉพาะประเด็นที่อยู่ในความสามารถและความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมประชุม ตัวอย่างเช่น มันจะไม่มีประโยชน์ที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาอุปทานในกรณีที่ไม่มีหัวหน้าฝ่ายจัดหา
• จำกัดจำนวนหัวข้อและวาระการประชุม. ควรมีมากที่สุดเท่าที่จะอภิปรายและแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ใน 1 ชั่วโมงของการประชุม คุณสามารถสนทนาได้ตั้งแต่ 1 ถึง 5 ประเด็น ขึ้นอยู่กับขนาดของหัวข้อที่สนทนาและคุณภาพของการจัดเตรียมการประชุม
• รวมรายงานเกี่ยวกับงานและการมอบหมายที่ได้รับในการประชุมครั้งล่าสุดในวาระการประชุมหากการประชุมเป็นหนึ่งเดียวกันโดยหัวข้อและองค์ประกอบร่วมของผู้เข้าร่วม เตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าแม้ว่าเรื่องดังกล่าวจะไม่ได้อยู่ในวาระการประชุม แต่ประธานสามารถแนะนำด้วยอำนาจของเขาได้ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะพิมพ์รายการคำสั่งล่วงหน้า - ประธานควรมีไว้ คนที่มีความรับผิดชอบและเลขา.

ผู้เข้าร่วมการประชุม

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรม:

ความสามารถและความสนใจในประเด็นในวาระ

ตำแหน่งที่สูงพอที่จะตัดสินใจและให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาตามผลการประชุม

รายชื่อผู้เข้าร่วมระหว่างกิจกรรมอาจมีการเปลี่ยนแปลง หากมีหัวข้อในวาระที่มีผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และประเด็นที่ใช้ได้กับบางคนเท่านั้น ก็ควรอภิปรายประเด็นทั่วไปก่อน เมื่อสิ้นสุดการประชุมส่วนนี้ พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายเพิ่มเติมจะได้รับการปล่อยตัว

วิธีแจ้งทุกคน

แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน เกี่ยวกับวัน เวลา สถานที่จัดงาน หัวข้องาน.

คุณสามารถรายงานการประชุมโดยใช้ สายเข้า, ข้อความ SMS, อีเมล(พร้อมจัดส่งและอ่านการแจ้งเตือน) บายพาสส่วนบุคคล

หากผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งไม่อยู่ในที่ทำงานด้วยเหตุผลต่างๆ ( วันหยุดประจำปีความทุพพลภาพชั่วคราวการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ ) จำเป็นต้องค้นหาสาเหตุของการขาดงานและเตือนพนักงานที่เปลี่ยนบุคคลที่ไม่อยู่ตามโครงการทดแทนว่าเขาต้องอยู่ในที่ประชุม

นอกจากนี้ การเพิ่มคำแนะนำเครื่องมือลงในปฏิทินในคอมพิวเตอร์ยังมีประโยชน์อีกด้วย เช่น "เตือนผู้ช่วยว่าเขาต้องอยู่ในการประชุมวางแผน"

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ได้รับการเตือนเกี่ยวกับการประชุมสามารถใส่ลงในตารางได้ (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่าง 1

แจ้งผู้เข้าร่วมประชุม

การประชุมจะมีขึ้นในวันที่ 24/6/2560 เวลา 11:00 น. ที่สำนักงานผู้อำนวยการจัดซื้อจัดจ้าง

หัวข้อ: สรุปสัญญากับซัพพลายเออร์ในช่วงครึ่งหลังของปี 2560

การจัดที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

อย่าลืมเตรียมผังที่นั่งสำหรับการประชุมหากมี:

เจ้าหน้าที่อาวุโส (เมือง ภูมิภาค ดินแดน สาธารณรัฐ สหพันธ์);

เจ้าของ บรรษัทข้ามชาติและการถือครอง ฯลฯ ;

ตัวแทนองค์กรพันธมิตร

หากเป็นไปได้ เลขานุการจะได้รับที่นั่งที่โต๊ะแยกต่างหากถัดจากโต๊ะประธาน (ตัวอย่างที่ 2)

ตัวอย่าง 2

แผนภูมิที่นั่ง

นามบัตร

บนโต๊ะตรงข้ามสถานที่ที่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องวางนามบัตรที่มีตำแหน่งและ (หรือ) ชื่อเต็ม ผู้เข้าร่วมแต่ละคน ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือแผ่นกระดาษพับเป็น "บ้าน" (รูปที่ 1)

ข้าว. หนึ่ง.นามบัตรผู้เข้าร่วมประชุม

ป้าย

ในกรณีที่สำคัญอย่างยิ่ง จำเป็นต้องเตรียมตราสัญลักษณ์ (เสื้อเกราะหน้าอก) ซึ่งควรระบุ:

ชื่อเต็ม. ผู้เข้าร่วม;

ตำแหน่งของพวกเขา;

ชื่อองค์กรที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเป็นตัวแทน

ท้องที่ที่องค์กรที่ระบุตั้งอยู่

ป้ายยังอาจรวมถึง:

โลโก้ขององค์กรที่ผู้เข้าร่วมเป็นตัวแทน

โลโก้ (สัญลักษณ์) ของงาน (การประชุม สัมมนา ฯลฯ)

คุณสามารถใช้ตราสัญลักษณ์กับเชือกหรือหนีบผ้าได้ มีขายในร้านขายเครื่องเขียนและเครื่องใช้สำนักงาน

คุณสามารถพัฒนาส่วนแทรกที่มีข้อความได้ด้วยตัวเอง จากนั้นพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์ ตัดด้วยกรรไกรแล้วใส่ลงในตรา (รูปที่ 2)

ข้าว. 2.ป้ายแทรกออกแบบเอง

หากมีการจัดสรรเงินเพียงพอสำหรับการเตรียมการ สามารถสั่งซื้อบัตรแทรกจากองค์กรที่ให้บริการพิมพ์ได้ และสำหรับการประชุมภายในทั่วไป ไม่จำเป็นต้องใช้ป้ายเลย

ระยะเวลาการประชุม

บน ประเภทต่างๆการประชุมมีระยะเวลาต่างกันไป ตัวอย่างเช่น การประชุมตอนเช้าอาจใช้เวลาประมาณครึ่งชั่วโมง ในขณะที่การประชุมระหว่างภูมิภาคในเรื่องใดเรื่องหนึ่งอาจใช้เวลาทั้งวัน

ควรมีการวางแผนระยะเวลาการประชุมล่วงหน้า ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องทราบเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรม วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพื่อไม่ให้ตื่นสาย

แบ่ง

หากระยะเวลาของการประชุมเกินชั่วโมงดาราศาสตร์ (60 นาที) ก็จำเป็นต้องหยุดพักทุกชั่วโมงการศึกษา (45 นาที)

อาจมีการหยุดชั่วคราวในระหว่างที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับของว่าง (แซนวิช ผลไม้ ขนมหวาน) และเครื่องดื่ม (ชา กาแฟ น้ำผลไม้ น้ำแร่ ฯลฯ)

เมื่อระดับของการประชุมต่ำ และมีเครื่องทำความเย็น เครื่องชงกาแฟ และเครื่องใช้บนโต๊ะอาหารแบบใช้แล้วทิ้งสำหรับผู้มาติดต่อในสำนักงานใกล้ห้องประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถเทกาแฟ ชา หรือน้ำได้เอง

สามารถวางขวดน้ำและแก้วไว้ล่วงหน้าบนโต๊ะที่ผู้เข้าร่วมการประชุมกำลังนั่ง - จากนั้นพวกเขาจะสามารถดับกระหายได้ไม่เพียง แต่ในช่วงพัก แต่ทุกเวลา เป็นการดีกว่าที่จะไม่วางอาหารไว้บนโต๊ะ คงจะน่าอายถ้าผู้เข้าร่วมคนหนึ่งทำแซนด์วิชหล่นลงบนเอกสารทางธุรกิจหรือทำกาแฟหกใส่

จะดีกว่าถ้าจัดโต๊ะพร้อมของว่างและเครื่องดื่มไว้ในห้องแยกต่างหาก โดยปกติเลขานุการจะทำได้ แต่ถ้าเขาไม่เก็บนาที เมื่อเลขาไม่สามารถออกจากห้องได้ในระหว่างการประชุม พนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบหมายให้พักงานควรจัดเตรียมการพัก หรือเลขานุการเตรียมทุกอย่างไว้สำหรับช่วงพักดื่มกาแฟก่อนการประชุม ในการประชุมที่ยาวนาน ผู้ช่วยมักจะขาดไม่ได้

กรอบเวลา

ควรกำหนดระยะเวลาของเหตุการณ์ ประธานที่ประชุมคอยตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎนี้

เมื่อกำหนดเวลาการประชุม อย่าลืมคำนึงถึงเวลาที่วิทยากรแต่ละคนใช้ในการพูดและอภิปรายในแต่ละประเด็นด้วย

ตรวจสอบกับประธานสำหรับตารางเวลาสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์แต่ละครั้ง

กำหนดเวลาพักหากจำเป็น

เพิ่มช่วงเวลาทั้งหมดในเครื่องคิดเลขและเพิ่มจำนวนเงินที่ได้รับ

การประชุมอาจใช้เวลานานเท่าใดควรแจ้งให้ประธานทราบ ถ้าเขาเห็นด้วยกับตัวเลขนี้ ควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบ หากไม่ จะต้องทำการปรับเปลี่ยนและรายงานกลับไปยังประธาน

หลังจากตกลงกันเรียบร้อยแล้ว วาระการประชุมที่มีการจำกัดเวลาจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน (ตัวอย่างที่ 3)

ตัวอย่าง 3

วาระที่มีข้อจำกัดด้านเวลา

นาทีการประชุม: 5 ขั้นตอนพื้นฐาน

มาตรการบันทึกเป็นกิจกรรมถาวร วิทยาลัยร่างกาย(คณะกรรมการ คณะกรรมการ สภา ฯลฯ) และหน่วยงานชั่วคราวของวิทยาลัย - การประชุม การประชุม สัมมนา และการประชุมต่างๆ

มีโปรโตคอลประเภทต่อไปนี้:

. พิธีสารโดยย่อ- เอกสารที่มีการแก้ไขชื่อเต็ม และตำแหน่งของผู้เข้าร่วมการประชุม หัวข้อ ประเด็นหลัก สรุปรายงาน การตัดสินใจ รายการงานของผู้รับผิดชอบแต่ละคน โปรโตคอลดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ในการประชุมเชิงปฏิบัติการ

. โปรโตคอลที่สมบูรณ์รวมถึงบันทึกโดยละเอียดของสุนทรพจน์ ความคิดเห็น การแก้ไข และความแตกต่างอื่นๆ ของการสนทนา เอกสารนี้อนุญาตให้คุณกู้คืนรูปภาพโดยละเอียดของการประชุม

รูปแบบของการบันทึกรายงานการประชุมจะถูกเลือกโดยประธานการประชุมหรือหัวหน้าองค์กร

ข้อความสุนทรพจน์และเอกสารอื่น ๆ ที่เตรียมไว้สำหรับการประชุมถูกร่างขึ้นในรูปแบบของแอปพลิเคชัน จะต้องอ้างอิงในข้อความของโปรโตคอล

เลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบในการบันทึกการประชุมอย่างถูกต้องและครบถ้วน ความรับผิดชอบนี้ไม่สามารถประเมินได้ต่ำเกินไป เนื่องจากโปรโตคอลเป็นเอกสารเดียวที่สะท้อนถึงสุนทรพจน์ การอภิปราย ความคิดเห็นและการตัดสินใจทั้งหมดที่ต้องดำเนินการ ระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมอาจไม่ได้ยินบางอย่าง อาจไม่มีเวลาจดบันทึก สิ่งนี้จะง่ายต่อการกู้คืนโดยอ้างอิงถึงโปรโตคอล

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมสถานที่ทำงาน

เพื่อให้ง่ายต่อการจดบันทึก ก่อนเริ่มการประชุม:

. เลือกที่นั่งในห้องโถงที่งานจะเกิดขึ้น ผู้เข้าร่วมทุกคนควรมองเห็นใบหน้าได้ชัดเจน สุนทรพจน์ของประธาน ผู้พูด และ "คำปราศรัยจากผู้ฟัง" จะต้องได้ยินอย่างชัดเจน (ดูแผนผังที่นั่งในตัวอย่างที่ 2)

. วางรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมชื่อเต็มไว้บนโต๊ะของคุณ และตำแหน่งตลอดจนผังที่นั่ง. ก่อนเริ่มการประชุม ควรศึกษาให้ดีว่าใครนั่งอยู่ที่ไหนแล้วดูแผนภาพตามความจำเป็น

. ตุนเครื่องเขียน. เอาปากกา 2-3 ด้าม ดินสอ 2 แท่ง ยางลบ 2 อันติดตัวไปด้วย

. ตรวจสอบว่าเครื่องใช้สำนักงานและเครื่องใช้อื่นๆ ทำงานหรือไม่: นาฬิกา เครื่องอัดเสียง กล้องวิดีโอ (ถ้ามี) อย่าลืมสายไฟและแบตเตอรี่สำรองหรือเครื่องสะสม

ก่อนการประชุม ทำความเข้าใจประเด็นหลักของรายงานทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขความคืบหน้าของการประชุม

นอกเหนือจากเอกสารที่เตรียมไว้สำหรับการประชุม (ข้อความรายงาน สุนทรพจน์ เอกสารอ้างอิง ร่างการตัดสินใจ ระเบียบวาระ รายชื่อผู้เข้าร่วม ฯลฯ) โปรโตคอลยังรวบรวมบนพื้นฐานของการบันทึกเสียง การบันทึกวิดีโอ การถอดเสียง หรือร่างบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ ที่เก็บไว้ระหว่างการประชุม

จะเก็บบันทึกย่อได้อย่างไร?

1. เตรียมเอกสารร่างโครงงาน- จำนวนขึ้นอยู่กับขอบเขตของวาระการประชุม ในแผ่นงานแรก ให้เขียนวันที่ของการประชุม หัวข้อ หมายเลขระเบียบการ รายชื่อผู้เข้าร่วม วาระการประชุม (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่าง 4

ร่างรายงานการประชุม แผ่นที่ 1

เขียนคำถามเพื่ออภิปรายบนกระดาษเปล่าแยกต่างหาก โดยเว้นที่ว่างเพียงพอสำหรับบันทึก:

แผ่นที่ 2: "เกี่ยวกับสถานะของงานในการสรุปสัญญาการจัดหาโลหะที่ไม่ใช่เหล็กและเหล็ก" รายงานของ Prokhorov PD;

แผ่นที่ 3

แผ่นที่ 4: "ในการจัดหาวัสดุสิ้นเปลืองในการขนส่ง" รายงานของ Medvedev V.Yu.;

แผ่นที่ 5: ... (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม);

แผ่นที่ 6: "เกี่ยวกับสถานะของการชำระบัญชีภายใต้สัญญาที่สรุปและดำเนินการสำหรับการซื้อวัตถุดิบและวัสดุ" รายงานโดย Fomina KD;

แผ่นที่ 7: ... (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม);

แผ่นที่ 8: "ในการสรุปข้อตกลงกับ Amethyst LLC ในการจัดหาเหล็กและโลหะผสมให้กับ OAO ESPZ" ข้อเสนอของ Telegin I.I.;

แผ่นที่ 9: … (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม)

2. ตรวจสอบว่ามีผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมดหรือไม่ขีดฆ่าผู้ที่ไม่อยู่ในร่างโปรโตคอลด้วยดินสอ - พวกเขาอาจจะสาย ค้นหาสาเหตุของการไม่มาประชุมและมาสายหลังการประชุม

เวลาที่มาถึงของผู้ที่มาสายแก้ไขโดยตรงในข้อความของโปรโตคอลในวงเล็บ:

ในกรณีนี้จะทราบได้อย่างชัดเจนว่าใครอยู่บ้างและพลาดอะไรไปบ้างในระหว่างการประชุม

3. กรอกรายการ "ได้ยิน". ในแผ่นงานแรกของฉบับร่างและบนแผ่นงานที่มีชื่อเรื่องตรงกันของรายงาน ให้บันทึกชื่อเต็มอย่างสม่ำเสมอ และตำแหน่งของวิทยากร หัวข้อสุนทรพจน์ และบทสรุป คุณต้องแก้ไขเฉพาะข้อมูลพื้นฐาน: วันที่ ตัวเลข ข้อเท็จจริง. ต่อจากนั้น ให้ตรวจสอบบันทึกที่มีข้อความสุนทรพจน์ (บทคัดย่อ) ที่ให้ไว้ หากพบเห็นไม่ตรงกัน ให้รายงานต่อประธานการประชุม

4. ป้อนรายการ "พูด"(ในกรณีที่จำเป็น). ย่อหน้านี้ถูกเติมเต็มเมื่อคำพูดของผู้พูดถูกขัดจังหวะด้วยความคิดเห็น คำถาม และการคัดค้านจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในโปรโตคอลเต็มรูปแบบข้อสังเกตแต่ละข้อควรบันทึกทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีวลีที่ว่า "โปรดป้อนลงในรายงานการประชุม" ตัวอย่างเช่น:

ความจริงก็คือว่าข้อความใดๆ ก็ตามสามารถเปลี่ยนแนวทางการประชุมได้ และต่อมาอาจจำเป็นต้องเน้นย้ำถึงช่วงเวลาที่และเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกิดขึ้น

ในโปรโตคอลสั้น ๆ

หากต้องการดูภาพที่โพสต์บนเว็บไซต์ในขนาดที่ขยายใหญ่ขึ้น คุณต้องคลิกที่สำเนาที่ลดขนาดแล้ว
เพื่อทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาโดยละเอียดของส่วนย่อยของไซต์ คุณต้องคลิกที่รายการของเมนูหลักที่คุณสนใจ

เมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2017 ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียได้ลงนามในกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับใหม่ "ในการดำเนินการของพลเมืองชาวสวนและพืชสวนตามความต้องการของตนเองและการแก้ไขกฎหมายบางอย่าง สหพันธรัฐรัสเซีย".
ลิงค์ฟรี กฎหมายใหม่สำหรับดาวน์โหลด (format ไฟล์ docx): FZ-217 ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2017
วันที่มีผลบังคับใช้ของกฎหมายคือ 01/01/2019 จากวันเดียวกัน FZ-66 ของ 04/15/98 จะกลายเป็นโมฆะ
เปิดอภิปรายกฎหมายที่นี่:
(จำเป็นต้องลงทะเบียนเพื่อแสดงความคิดเห็น เสนอแนะ เปลี่ยนแปลง)

FZ-217 ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2017 - เพิ่มเติมอย่างต่อเนื่องแก้ไขความคิดเห็นเกี่ยวกับกฎหมายของรัฐบาลกลางใหม่โดยคำนึงถึงแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้

วาระการประชุมใหญ่

การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหมายเลข 66-FZ ลงวันที่ 15.04.98
เกี่ยวกับการจัดและจัดประชุมสามัญใน SNT
เป็นพื้นฐานในการประกาศการตัดสินใจของเขา

บทความที่คุณสนใจนั้นเสริมด้วยบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแพ่งที่มีอยู่ในส่วนที่ 1 บทที่ 9.1 "การตัดสินใจของการประชุม" รวมอยู่ในรหัส กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 100 ลงวันที่ 7 พฤษภาคม พ.ศ. 2556 จากการเพิ่มเติมประมวลกฎหมายแพ่งและบรรทัดฐานที่มีอยู่แล้วใน 66-FZ วันที่ 04/15/98 สมาชิกวันนี้ สมาคมพืชสวนมีชุดเครื่องมือที่ครบถ้วนและครอบคลุมสำหรับการรับรู้ ประชุมใหญ่ถูกต้องตามกฎหมายและจำเป็นต้องดำเนินการตัดสินใจของเขาในด้านหนึ่ง และเพื่อสรุปว่าการตัดสินใจที่ทำในการละเมิดกฎหมายนั้นเป็นโมฆะและเป็นโมฆะ

หน้า 7 วาระการประชุมใหญ่

แม้ว่าปัญหานี้จะมีความสำคัญสำหรับ SNTในกฎหมายหมายเลข 66-FZ แทบไม่ครอบคลุม อย่างไรก็ตามแม้ขั้นต่ำที่อยู่ในกฎหมายก็ให้สิทธิ์และเหตุผลแก่ชาวสวนในการยกเลิกการตัดสินใจของการประชุมใหญ่ในศาลรวมถึงในกรณีที่การประชุมมีความสามารถและมีองค์ประชุมที่สอดคล้องกับจำนวนสมาชิกของ SNT .

ไปที่จุด ตามอาร์ท. 21 วรรค 2 วรรค 6 "" "ในการแจ้งการถือครอง ประชุมใหญ่สมาชิกของสมาคมดังกล่าว (การประชุมผู้มีอำนาจ) จำเป็นต้องระบุเนื้อหาของปัญหาที่ส่งเพื่อการอภิปราย "นี่เป็นการสรุปบรรทัดฐานของกฎหมายเมื่อมองแวบแรกไม่มีอะไรต้องพิจารณาที่นี่ แต่นี่เป็นเพียงในตอนแรก ชำเลือง.

ลองนึกภาพสถานการณ์จริงที่เกิดขึ้นใน SNT "พิชเชวิค" 4 ตุลาคม 2552 จากนั้นศาลได้พิจารณาประเด็นการเพิกถอนการประชุมวิสามัญของสมาชิก สคท. เหตุผลประการหนึ่งสำหรับการตัดสินใจของศาลคือระเบียบวาระการประชุมอย่างแม่นยำ เพื่อไม่ให้ทรมานคุณโดยการอ่านคำตัดสินของศาลเกี่ยวกับการประกาศการประชุมสามัญที่ผิดกฎหมายอีกครั้งฉันจะอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสาระสำคัญของสิ่งที่กลุ่มผู้ริเริ่มสร้างขึ้น - ฝ่ายค้านโดยละเว้นประเด็นที่กล่าวถึงในหน้าอื่น ๆ ของเว็บไซต์ . และเราต้องจ่ายส่วยให้กลุ่มความคิดริเริ่ม - พวกเขาสามารถละเมิดบรรทัดฐานทั้งหมดของกฎหมายฉบับที่ 66-FZ ของ 04/15/98 เกี่ยวกับองค์กร การดำเนินการและการดำเนินการตามการตัดสินใจ ประชุมใหญ่ในเวลาเดียวกันกับบรรทัดฐานของกฎหมายอื่นของสหพันธรัฐรัสเซีย เป็นเพียงคลาสสิกสำหรับ SNT: อ่านคำตัดสินของศาลและอย่าทำในสิ่งที่ฝ่ายค้านทำใน Pishchevik แล้วทุกอย่างจะได้ผลสำหรับคุณ

ดังนั้น. วาระการประชุมถูกโพสต์ในที่เด่นๆ ในสังคม แต่เส้นตายถูกละเมิด สิ่งนี้ควรจะเกิดขึ้นก่อนการประชุม 2 สัปดาห์ ควรสังเกตว่าการประกาศเป็นองค์ประกอบที่ซ้ำซ้อนในการแจ้งเตือนของชาวสวน ในที่ประชุม จู่ๆ ก็เปลี่ยนวาระ มีการเพิ่มการเลือกตั้งประธาน SNT และระหว่างการพิจารณาของศาลก็มีวาระที่สามปรากฏขึ้นซึ่งไม่มีใครเคยเห็นมาก่อน และถูกกล่าวหาว่าอนุมัติและเสนอโดยคณะกรรมการตรวจสอบ โดยธรรมชาติแล้ว ไม่มีผู้ริเริ่มคนใดพูดถึงข้อเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรต่อคณะกรรมการ ด้านล่างนี้ คุณจะได้รับข้อความที่ตัดตอนมาจากคำตัดสินของศาลเพื่อทำความเข้าใจบทบาทและสถานที่ของบรรทัดฐานของกฎหมายที่เรากำลังพิจารณาอยู่ในขณะนี้

ตามโปรโตคอลหมายเลข 1 ของการประชุมสามัญสมาชิกของ SNT "Pishchevik" วาระการประชุมคือการเลือกตั้งประธานคณะกรรมการ SNT "Pishchevik" การเลือกตั้งสมาชิกของคณะกรรมการตรวจสอบการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบ , ภาระผูกพัน อดีตประธานคณะกรรมการ SNT "Pishchevik" B.S.V. โอนเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของ บริษัท และตราประทับไปยังประธานคณะกรรมการ RVA ที่ได้รับการเลือกตั้งใหม่, การอนุมัติระเบียบว่าด้วยคณะกรรมการตรวจสอบ, การอนุมัติอัตราค่าไฟฟ้า, จำนวนค่าธรรมเนียมสมาชิก, เงินเดือนของประธาน และบัญชีแคชเชียร์การพิจารณาการสมัครของสมาชิกของ บริษัท G. N. เกี่ยวกับการกีดกันออกจากสังคมเบ็ดเตล็ด ...

วิธีจัดการประชุมทั่วไปของเจ้าของอาคารอพาร์ตเมนต์

(คำแนะนำทีละขั้นตอน)

เจ้าของอาคารอพาร์ตเมนต์เป็นผู้ตัดสินใจในการประชุมสามัญ การประชุมใหญ่เป็นหน่วยงานกำกับดูแลของอาคารอพาร์ตเมนต์ (ส่วนที่ 1 ของมาตรา 44 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เจ้าของคนใดก็ได้สามารถเป็นผู้ริเริ่มการประชุมใหญ่ได้ (ตอนที่ 2 ของมาตรา 45 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย) ตามแบบฝึกหัดแสดงให้เห็นว่าสำหรับ ประสบความสำเร็จการประชุมสามัญ เป็นที่พึงปรารถนาที่จะมีกลุ่มความคิดริเริ่มจากบรรดาเจ้าของบ้านปรากฏขึ้นในบ้าน

ขั้นตอนที่ 1. การสร้างกลุ่มความคิดริเริ่ม เจ้าของและจัดประชุมกลุ่มความคิดริเริ่ม

เรากำหนดว่าใครเป็นผู้ริเริ่มในการประชุมสามัญวิสามัญ (ตามส่วนที่ 2 ของข้อ 45 แห่งประมวลกฎหมายการเคหะของสหพันธรัฐรัสเซียการประชุมสามัญทั้งหมดยกเว้นการประชุมประจำปีภาคบังคับถือเป็นกรณีพิเศษ)

เรากำลังรวบรวมทีมคนที่มีความคิดเหมือนกัน - กลุ่มความคิดริเริ่ม เฉพาะเจ้าของสถานที่ในบ้านหลังนี้เท่านั้นที่สามารถเข้าไปได้

เรากำลังจัดประชุมกลุ่มความคิดริเริ่ม เรากำหนดวาระที่เสนอ กำหนดวัน เวลา และสถานที่จัดประชุมใหญ่ จะต้องจัดขึ้นด้วยตนเองเป็นครั้งแรก (ในรหัสที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซียเรียกว่า "ผ่านการปรากฏตัวร่วมกันของเจ้าของสถานที่")

เอกสารสุดท้ายควรเป็น รายงานการประชุมของกลุ่มความคิดริเริ่มซึ่งแสดงเจตจำนงที่จะเรียกประชุมใหญ่เจ้าของสถานที่ รูปแบบ สถานที่ และเวลา รายการประเด็นที่จะหารือ และประเด็นอื่นๆ

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ การประชุมสามัญของเจ้าของสถานที่ไม่มีสิทธิ์ตัดสินใจในประเด็นที่ไม่รวมอยู่ในวาระการประชุมนี้ ตลอดจนเปลี่ยนวาระการประชุมครั้งนี้ (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 46 ของที่อยู่อาศัย รหัสของสหพันธรัฐรัสเซีย) จึงต้องกำหนดระเบียบวาระที่เสนอให้ที่ประชุมใหญ่พิจารณาให้ถูกต้องที่สุด

ขั้นตอนที่ 2 รับทะเบียนเจ้าของสถานที่

ทะเบียนรวมถึงเจ้าของสถานที่ของอาคารอพาร์ตเมนต์โดยเฉพาะซึ่งระบุพื้นที่ของสถานที่ที่พวกเขาครอบครอง สำหรับข้อมูลนี้ สมาชิกของกลุ่มความคิดริเริ่มสามารถติดต่อองค์กรที่จัดการได้

ขั้นที่ 1: การประชุมใหญ่ของเจ้าของด้วยตนเอง

คำเตือน:เป็นครั้งแรกที่ต้องมีการประชุมใหญ่ด้วยตนเอง (“ผ่านการปรากฏตัวร่วมกันของเจ้าของสถานที่”)

ขั้นตอนที่ 3. หนังสือแจ้งการประชุมใหญ่

เราออกการแจ้งเตือนตามจำนวนเจ้าของสถานที่

ง) ระเบียบวาระการประชุม

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้ริเริ่มการประชุมมีหน้าที่ต้องแจ้งให้เจ้าของสถานที่ทราบเกี่ยวกับการประชุมไม่ช้ากว่า 10 วันก่อนวันที่จัดประชุม ภายในระยะเวลาที่กำหนดต้องส่งหนังสือเชิญประชุมใหญ่ให้เจ้าของสถานที่แต่ละคน อ้างอิงจากตอนที่ 4 ของศิลปะ 45 แห่งรหัสที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซียสามารถทำได้สามวิธี:

ขอแนะนำให้ส่งจดหมายแจ้งข้อมูลไปยังเจ้าของพร้อม ๆ กับการแจ้งเตือนพร้อมคำอธิบายเกี่ยวกับประโยชน์ของการลงคะแนนที่จะเกิดขึ้น นอกจากนี้ จดหมายข้อมูลนี้ นอกเหนือจากการส่งการแจ้งเตือน ยังสามารถวางไว้ในที่ที่เจ้าของบ้านทุกคนสามารถเข้าถึงได้ (เช่น กระดานข่าว)

ขั้นตอนที่ 4 จัดประชุมใหญ่แบบตัวต่อตัวและประกาศผลอย่างเป็นทางการ

ในวันประชุม สมาชิกของกลุ่มความคิดริเริ่มจะพบกับเจ้าของสถานที่อื่น ณ สถานที่ที่นัดหมายและตามเวลาที่ตกลงกัน

เจ้าของสถานที่สามารถลงคะแนนเสียงในที่ประชุมสามัญได้ทั้งแบบส่วนตัวและผ่านตัวแทนของเขา (ส่วนที่ 1 ของมาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย) หนังสือมอบอำนาจในการลงคะแนนเสียงต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของสถานที่และตัวแทนของเขา (ชื่อหรือตำแหน่งที่อยู่อาศัยหรือที่ตั้งข้อมูลหนังสือเดินทาง) และต้องจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของข้อ 4 และ 5 ของศิลปะ . 185 ประมวลกฎหมายแพ่งสหพันธรัฐรัสเซียหรือรับรอง (ส่วนที่ 2 ของข้อ 48 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกป้อนลงในใบลงทะเบียน

สำคัญมากที่ต้องจำไว้ ให้ที่ประชุมใหญ่มีอำนาจ (เป็นองค์ประชุม) หากเจ้าของสถานที่หรือตัวแทนซึ่งมีคะแนนเสียงมากกว่า 50% ของจำนวนเสียงทั้งหมดเข้ามามีส่วนร่วม (ส่วนที่ 3 ของข้อ 45 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัย ของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ถ้าไม่มีองค์ประชุม...

หากการประชุมใหญ่ไม่มีองค์ประชุมที่จำเป็น เราจะจัดทำรายงานการประชุมที่เหมาะสม เนื่องจากไม่มีการตัดสินใจใดๆ และไม่สามารถเลือกประธานและเลขานุการของการประชุมได้ จึงลงนามโดยผู้ริเริ่ม/ผู้ริเริ่มการประชุม

ในอนาคตการตัดสินใจของการประชุมสามัญที่มีวาระเดียวกันสามารถทำได้โดยการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่ (ส่วนที่ 1 ของข้อ 47 ของรหัสการเคหะของสหพันธรัฐรัสเซีย) - เราเปลี่ยนเป็น

เวทีที่สอง .

ถ้าครบองค์ประชุม...

เราขอเตือนคุณว่าวาระนี้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง ย่อ หรือเพิ่มเติมได้(ส่วนที่ 2 ของข้อ 46 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

อันดับแรก เราเลือกประธานการประชุมใหญ่ เลขานุการ บันทึกรายงานการประชุม นับคอมมิชชั่นเพื่อสรุปผลการลงคะแนน (ก่อนอื่นเราจะกำหนดจำนวนแล้ว - บุคลากร). ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าคำถามเกี่ยวกับขั้นตอนบังคับ จากนั้นอภิปรายและลงคะแนนเสียงในวาระที่เหลือ

ขั้นตอนที่ 5 การรายงานผลการประชุมใหญ่ด้วยตนเอง

การตัดสินใจของที่ประชุมสามัญรวมถึงผลการลงคะแนนนั้นได้รับความสนใจจากเจ้าของสถานที่โดยเจ้าของซึ่งมีการประชุมริเริ่มดังกล่าว กำหนดเวลา - ไม่เกินสิบวันนับจากวันที่ยอมรับการตัดสินใจเหล่านี้ (ส่วนที่ 3 ของข้อ 46 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

การประชุมจะต้องตัดสินใจว่าจะทำในรูปแบบใดและที่ไหน: เจ้าของสถานที่ทุกคนต้องเข้าถึงสถานที่ได้ รูปแบบที่ง่ายที่สุดคือสำเนารายงานการประชุมของเจ้าของสถานที่ แต่เจ้าของสามารถตัดสินใจได้ว่ามันจะเป็นเอกสารแยกต่างหาก - การแจ้งเตือน (ข้อความ) และการตัดสินใจของการประชุมและผลการลงคะแนน

ขั้นตอนที่ 6 การจัดเก็บเอกสาร

ขั้นตอนที่ II: การประชุมใหญ่ของเจ้าของในรูปแบบของการลงคะแนนเสียงไม่อยู่

หากการประชุมของเจ้าของสถานที่ด้วยตนเองไม่มีองค์ประชุมที่จำเป็น การตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่ของเจ้าของสถานที่ที่มีวาระเดียวกันอาจใช้การลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่ หมายความถึงการโอนไปยังสถานที่หรือที่อยู่ที่ระบุไว้ในหนังสือเชิญประชุมใหญ่ซึ่งร่างขึ้นใน การเขียนการตัดสินใจของเจ้าของในประเด็นที่ได้รับการโหวต (ส่วนที่ 1 มาตรา 47 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เนื่องจากงานบางอย่างได้ทำไปแล้วในขั้นตอนแรก อัลกอริธึมของการดำเนินการเพื่อจัดประชุมเจ้าของในรูปแบบของการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่จึงค่อนข้างแตกต่างกัน

ขั้นตอนที่ 5. จัดประชุมกลุ่มความคิดริเริ่ม

เจ้าของสถานที่ส่งวาระเดียวกันเพื่อพิจารณา แต่รูปแบบการประชุมใหญ่ของเจ้าของสถานที่เปลี่ยนไป ดังนั้นวาระการประชุมของกลุ่มความคิดริเริ่มจึงมีการเปลี่ยนแปลงบางส่วน เราจำเป็นต้องกำหนด:

- ระยะเวลาของการดำเนินการ

เนื่องจากในระยะแรกควรได้รับทะเบียนเจ้าของแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็น

ขั้นตอนที่ 6. แจ้งการเรียกประชุมใหญ่และจัดส่งแบบคำวินิจฉัย

ตามจำนวนเจ้าของสถานที่เราได้ออกหนังสือแจ้งการประชุมใหญ่ในรูปแบบของการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่

ในส่วนที่ 5 ของศิลปะ 45 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าจำเป็นต้องระบุในประกาศดังกล่าว:

ก) ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล (บุคคล) ที่เป็นผู้ริเริ่มการประชุม

b) รูปแบบของการประชุม (การประชุมด้วยตนเองหรือการลงคะแนนเสียง)

ค) วัน เวลา สถานที่จัดประชุม หรือในกรณีที่จัดประชุมในลักษณะของการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่ ให้กำหนดเวลารับคำวินิจฉัยของเจ้าของเรื่องในการลงคะแนนเสียง สถานที่ หรือที่อยู่ซึ่งการตัดสินใจดังกล่าวควร ถูกส่ง;

ง) ระเบียบวาระการประชุม

จ) ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยกับข้อมูลและ (หรือ) เอกสารที่จะนำเสนอในการประชุมครั้งนี้ สถานที่หรือที่อยู่ที่สามารถพบได้

สำคัญมากที่ต้องจำไว้! ระเบียบวาระการประชุมใหญ่ในรูปแบบการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่จะต้องเหมือนกับการไม่ประชุมด้วยตนเองทุกประการ

ผู้ริเริ่มการประชุมมีหน้าที่แจ้งให้เจ้าของสถานที่ทราบเกี่ยวกับการประชุมไม่ช้ากว่า 10 วันก่อนวันที่จัดการประชุม ภายในระยะเวลาที่กำหนดต้องส่งหนังสือเชิญประชุมใหญ่ให้เจ้าของสถานที่แต่ละคน อ้างอิงจากตอนที่ 4 ของศิลปะ 45 แห่งรหัสที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซียสามารถทำได้สามวิธี:

1) ส่ง โดยไปรษณีย์ลงทะเบียน(เว้นแต่การตัดสินของที่ประชุมใหญ่เจ้าของจะกำหนดวิธีการอื่นในการส่งข้อความนี้เป็นลายลักษณ์อักษร) วิธีนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบ้านที่มีอพาร์ตเมนต์จำนวนมาก

2) มอบลายเซ็นให้กับเจ้าของสถานที่แต่ละราย

3) สถานที่ในสถานที่ของบ้านหลังนี้กำหนดโดยการตัดสินใจของที่ประชุมสามัญของเจ้าของและเข้าถึงได้สำหรับเจ้าของสถานที่ทั้งหมด

ในเวลาเดียวกัน เราส่งแบบฟอร์มการตัดสินใจของเจ้าของสถานที่ในประเด็นที่เสนอให้ลงคะแนน

การออกเสียงลงคะแนนในวาระการประชุมสามัญของเจ้าของสถานที่ซึ่งจัดขึ้นในรูปแบบของการลงคะแนนแบบไม่อยู่จะดำเนินการผ่านการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรของเจ้าของในประเด็นที่ลงคะแนน (ส่วนที่ 5 ของข้อ 48 ของประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของ สหพันธรัฐรัสเซีย).

ในการตัดสินใจของเจ้าของในเรื่องที่ลงมติต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:

2) ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารยืนยันความเป็นเจ้าของของบุคคลที่มีส่วนร่วมในการลงคะแนนเสียงในสถานที่ที่เกี่ยวข้อง อาคารอพาร์ทเม้น;

3) การตัดสินใจในแต่ละรายการในวาระการประชุมที่แสดงในคำว่า "สำหรับ", "ต่อต้าน" หรือ "งดออกเสียง" (ส่วนที่ 3 ของบทความ 48 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ขอแนะนำให้ส่งจดหมายแจ้งข้อมูลพร้อมคำชี้แจงเกี่ยวกับระเบียบวาระไปให้เจ้าของพร้อมๆ กัน

ขั้นตอนที่ 7 การยอมรับการตัดสินใจโดยเจ้าของสถานที่

การตัดสินใจจะทำก่อนวันที่สถานที่หรือที่อยู่ที่ระบุไว้ในหนังสือเชิญประชุมสามัญ

ผู้ที่เข้าร่วมในการประชุมสามัญซึ่งจัดขึ้นในรูปแบบของการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่จะถือเป็นเจ้าของสถานที่ในบ้านหลังนี้ซึ่งได้รับการตัดสินใจก่อนกำหนดเส้นตายสำหรับการยอมรับ (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 47 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัย ของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ขั้นตอนที่ 8การลงทะเบียนผลการลงคะแนนเสียงของเจ้าของ

คณะกรรมการการนับจะประมวลผลบัตรลงคะแนนที่ได้รับ และหลังจากพ้นระยะเวลาที่กำหนด จะคำนวณผลการลงคะแนน

เกี่ยวกับให้ที่ประชุมใหญ่มีอำนาจ (เป็นองค์ประชุม) หากเจ้าของสถานที่หรือตัวแทนซึ่งมีคะแนนเสียงมากกว่า 50% ของจำนวนเสียงทั้งหมดเข้ามามีส่วนร่วม (ส่วนที่ 3 ของข้อ 45 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัย ของสหพันธรัฐรัสเซีย)

จำนวนคะแนนเสียงที่เจ้าของห้องชุดในอาคารอพาร์ตเมนต์แต่ละคนมีในการประชุมสามัญเป็นสัดส่วนกับส่วนแบ่งของเขาในกรรมสิทธิ์ร่วมในทรัพย์สินส่วนกลางในบ้านหลังนี้ (ตอนที่ 6 ของมาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เมื่อทำการลงคะแนนโดยใช้การตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรของเจ้าของในประเด็นที่จะลงคะแนน การลงคะแนนจะถูกนับในประเด็นที่ตัวเลือกการลงคะแนนที่เป็นไปได้เพียงตัวเลือกเดียวที่เหลืออยู่โดยเจ้าของที่เข้าร่วมในการลงคะแนนเสียง ออกในการละเมิด ข้อกำหนดนี้การตัดสินใจดังกล่าวจะถือเป็นโมฆะและการลงคะแนนในประเด็นที่มีอยู่ในการตัดสินใจจะไม่ถูกนับ หากการตัดสินใจของเจ้าของประเด็นที่เสนอให้ลงคะแนนมีหลายประเด็นที่เสนอให้ลงคะแนน การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหนึ่งหรือหลายประเด็นไม่ถือว่าการตัดสินดังกล่าวเป็นโมฆะโดยรวม (บางส่วน 6 ของข้อ 48 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย ).

การตัดสินใจขั้นสุดท้ายของการประชุมใหญ่ของเจ้าของอยู่ในรูปแบบ ระเบียบการที่แนบบัตรลงคะแนนทั้งหมดที่แนบมาด้วย.

ขั้นตอนที่ 9 แจ้งผลการประชุมใหญ่แบบผู้ไม่อยู่ออกเสียง

การตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่สามัญรวมถึงผลการลงคะแนนเสียงนั้นได้รับความสนใจจากเจ้าของสถานที่โดยเจ้าของซึ่งได้ริเริ่มการประชุมดังกล่าวโดยการโพสต์ประกาศที่เหมาะสมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในสถานที่ของ บ้านหลังนี้กำหนดโดยการตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่และเข้าถึงได้สำหรับเจ้าของสถานที่ทุกคน จะต้องดำเนินการไม่เกินสิบวันนับจากวันที่ยอมรับการตัดสินใจเหล่านี้ (ส่วนที่ 3 ของข้อ 46 ของ LC)

ขั้นตอนที่ 10 การจัดเก็บเอกสาร

รายงานการประชุมใหญ่ของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์และการตัดสินใจของเจ้าของดังกล่าวในประเด็นที่มีการลงคะแนนเสียงจะถูกเก็บไว้ที่สถานที่หรือตามที่อยู่ที่กำหนดโดยการตัดสินใจของการประชุมครั้งนี้ (ข้อ 4 มาตรา 46 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของ สหพันธรัฐรัสเซีย)

การตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่ของเจ้าของ

ความสามารถของการประชุมใหญ่ของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์รวมถึง:

1) การตัดสินใจในการสร้างอาคารอพาร์ตเมนต์ขึ้นใหม่ (รวมถึงการขยายหรือโครงสร้างส่วนบน) การก่อสร้างอาคารภายนอกและอาคารอื่น โครงสร้าง โครงสร้าง การซ่อมแซมที่สำคัญของทรัพย์สินส่วนกลางในอาคารอพาร์ตเมนต์ เกี่ยวกับการใช้กองทุน ยกเครื่อง;

1.1) การตัดสินใจเลือกวิธีการจัดตั้งกองทุนซ่อมแซมทุนจำนวนเงินสมทบสำหรับการซ่อมแซมทุนในแง่ของการเกินขนาดกว่าเงินสมทบขั้นต่ำที่กำหนดไว้สำหรับการซ่อมแซมทุนจำนวนขั้นต่ำของกองทุนซ่อมแซมทุนในเงื่อนไข เกินขนาดเกินขนาดขั้นต่ำที่กำหนดไว้ของกองทุนซ่อมแซมทุน (ในกรณีที่กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนด ขนาดขั้นต่ำยกเครื่องกองทุน) เลือกผู้มีอำนาจเปิดบัญชีพิเศษและทำธุรกรรมกับ เป็นเงินสดอยู่ในบัญชีพิเศษ

1.2) การตัดสินใจเกี่ยวกับการรับของสมาคมเจ้าของบ้านหรือสหกรณ์สร้างบ้าน สหกรณ์เคหะหรือผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ สหกรณ์ผู้บริโภค, การจัดการองค์กรและในการบริหารโดยตรงของอาคารอพาร์ตเมนต์โดยเจ้าของสถานที่ในบ้านหลังนี้โดยผู้มีอำนาจโดยการตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่ของเจ้าของดังกล่าว เงินกู้หรือเงินกู้เพื่อยกเครื่องทรัพย์สินส่วนกลางในอาคารอพาร์ตเมนต์ เงื่อนไขที่สำคัญของสัญญาเงินกู้หรือสัญญาเงินกู้ในการได้รับหลักประกันโดยบุคคลเหล่านี้การค้ำประกันภายใต้สินเชื่อหรือเงินกู้นี้และเงื่อนไขการได้รับหลักประกันการค้ำประกันดังกล่าวตลอดจนการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายของกองทุนซ่อมแซมทุน ของเครดิตหรือเงินกู้ที่ใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายของการซ่อมแซมทุนของทรัพย์สินส่วนกลางในอาคารอพาร์ตเมนต์และการจ่ายดอกเบี้ยสำหรับการใช้เครดิตหรือเงินกู้นี้การชำระเงินค่าใช้จ่ายของกองทุนซ่อมแซมทุนของค่าใช้จ่ายในการได้รับ การค้ำประกันดังกล่าว การค้ำประกัน;

2) การตัดสินใจเกี่ยวกับข้อ จำกัด ของการใช้ที่ดินที่อาคารอพาร์ตเมนต์ตั้งอยู่รวมถึงการแนะนำข้อ จำกัด ในการใช้งาน

3) การตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้ทรัพย์สินส่วนกลางของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์โดยบุคคลอื่นรวมถึงข้อสรุปของสัญญาการติดตั้งและการดำเนินงาน โครงสร้างโฆษณาหากสำหรับการติดตั้งและการใช้งานควรใช้ทรัพย์สินส่วนกลางของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์

3.1) การตัดสินใจในการกำหนดบุคคลที่ในนามของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ได้รับอนุญาตให้ทำข้อตกลงเกี่ยวกับการใช้ทรัพย์สินส่วนกลางของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ (รวมถึงสัญญาสำหรับการติดตั้งและการดำเนินงานของ โครงสร้างการโฆษณา) ตามเงื่อนไขที่กำหนดโดยการตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่

3.2) การตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้ระบบหรืออื่นๆ ระบบข้อมูลเมื่อมีการประชุมใหญ่ของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ในรูปแบบของการลงคะแนนเสียงที่ไม่อยู่

3.3) การตัดสินใจในการกำหนดบุคคลที่ในนามของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ได้รับอนุญาตให้ใช้ระบบหรือระบบข้อมูลอื่น ๆ เมื่อจัดประชุมสามัญของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ในรูปแบบของผู้ที่ไม่อยู่ การออกเสียงลงคะแนน (ต่อไปนี้ - ผู้บริหารการประชุมใหญ่);

3.4) การตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนในการรับข้อความการประชุมสามัญของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์โดยผู้บริหารของการประชุมสามัญในอาคารอพาร์ตเมนต์การตัดสินใจของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ในประเด็นที่มีการลงคะแนน ตลอดจนระยะเวลาในการออกเสียงลงคะแนนในวาระการประชุมสามัญเจ้าของห้องชุดในอาคารชุดพักอาศัยในรูปแบบการลงคะแนนเสียงแบบไม่อยู่โดยใช้ระบบ

4) ทางเลือกในการจัดการอาคารอพาร์ตเมนต์

4.1) การตัดสินใจเกี่ยวกับ การซ่อมแซมในปัจจุบันทรัพย์สินส่วนกลางในอาคารอพาร์ตเมนต์

5) ประเด็นอื่น ๆ ที่อ้างถึงในประมวลกฎหมายนี้เกี่ยวกับความสามารถของการประชุมสามัญของเจ้าของสถานที่ในอาคารอพาร์ตเมนต์ (มาตรา 44 แห่งประมวลกฎหมายที่อยู่อาศัยของสหพันธรัฐรัสเซีย)

การประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารข้อมูลและการตัดสินใจ แต่ก็ต้องใช้เวลามากมายในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล

ในฐานะหนึ่งในผู้รับผิดชอบการจัดประชุม คุณอาจคิดว่าการเขียนระเบียบวาระเป็นการเสียเวลา เช่นเดียวกับการประชุมเอง แต่ในกรณีนี้ คุณคิดผิด

ระเบียบวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะทำให้การประชุมมีความสมบูรณ์และรัดกุม ช่วยกระจายประเด็นต่างๆ ให้อภิปรายอย่างเหมาะสมและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม คนที่เหมาะสม. ดังนั้น ระเบียบวาระที่รอบคอบจะช่วยป้องกันความยุ่งยากและความสับสนโดยไม่จำเป็น ช่วยประหยัดเวลาของทุกคน

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเขียนวาระการประชุม

• จัดเตรียมวาระการประชุมล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ ให้เวลาพนักงานในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมและปรับตารางการทำงาน ในทางที่ดีเพื่อปรับปรุงการทำงานของสำนักงานคือการกำหนดวันประชุมถาวร ดังนั้นให้กำหนดวันที่สำหรับการประชุมยืนและคุณจะรู้ว่าคุณต้องเขียนวาระการประชุมวันไหน
• กำหนดประเด็นที่จะหารือในที่ประชุม โดยการกำหนดคำถาม สามารถปรับความยาวของการประชุมและผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวล่วงหน้าได้ เพื่อตอกย้ำแนวคิดของการประชุมระยะสั้นให้เน้นประเด็นสำคัญ ประกาศว่าการประชุมจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง สองสามชั่วโมงทั้งวัน หรือหลายวัน เคล็ดลับในการรักษาการประชุมให้สั้นคือทำให้คำถามทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว กันแต้มที่ไม่เข้ากับเลขอื่น
• กำหนดสถานที่และเวลาของการประชุมรวมถึงผู้เข้าร่วมหลักในการประชุม เมื่อมีการประกาศการประชุมที่เสนอ ข้อมูลพื้นฐานนี้จะป้องกันคำถามส่วนใหญ่ นอกจากนี้ ผู้คนที่รู้เวลาของการประชุมจะเถียงกันน้อยลงในหัวข้อนี้ จัดกำหนดการประชุมในเวลาที่สะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ เวลาที่กำหนดจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับวันที่จะจัดการประชุมได้ สุดท้าย เพิ่มการเตือนสำหรับรายละเอียดที่สำคัญ เช่น การปิด โทรศัพท์มือถือ, กำหนดเวลาของรายงานและที่อยู่อีเมลของผู้มีอำนาจที่คุณต้องเขียนถึงในกรณีที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้
• หากต้องการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ใช้คำสั่ง OARR OARR ย่อมาจาก “วัตถุประสงค์ วาระ บทบาท และความรับผิดชอบ” แนวทางเหล่านี้จะกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมแต่ละครั้ง ประเด็นที่จะหารือ และข้อกำหนดสำหรับการเข้าร่วมประชุม
• ขจัดคำถามที่สามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีอื่น การประชุมมีประสิทธิภาพมากสำหรับการตัดสินใจแบบกลุ่ม เนื่องจากสามารถดำเนินการธุรกรรมใน โหมดจริงและอภิปรายร่วมกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมอาจใช้เวลานาน ลดประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้บรรยากาศในสำนักงานแย่ลง ทำให้เกิดความรู้สึกไม่มีการใช้งาน จำกัดการประชุมเฉพาะเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วนมากพอที่จะต้องการการอภิปรายจริงๆ และสำหรับหัวข้อที่เหลือ ให้ค้นหาวิธีอื่นๆ ในการค้นหาและอภิปราย สามารถใช้ได้ วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เช่น อีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือคุณสามารถพูดคุยทุกอย่างในการสนทนาแบบตัวต่อตัว
• กำหนดบุคคลที่เชื่อถือได้ซึ่งจะตรวจสอบวาระการประชุม ข้อมูลควรเรียบง่ายและเข้าใจได้ ไม่ควรมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในข้อความ
• พิมพ์วาระการประชุม โพสต์วาระการประชุมบนกระดานข่าวในสำนักงานของคุณเพื่อให้ทุกคนได้อ่าน คุณสามารถเสริมการดำเนินการนี้ด้วยการส่ง อีเมลวาระเดียวกันกับผู้เข้าร่วมประชุม

วาระการประชุมที่เขียนมาอย่างดีจะตอบคำถามพื้นฐานห้าข้อเกี่ยวกับการประชุม คำถามสี่ข้อแรกนั้นค่อนข้างง่ายที่จะตอบ แต่คำถามที่ห้าอาจเป็นเรื่องยาก นี่คือคำถาม

1. กลุ่มใดมีส่วนร่วมในการประชุม? ชื่อกลุ่มหรือทีมที่เข้าร่วมคืออะไร? ควรอธิบายประเด็นนี้ตั้งแต่เริ่มต้นวาระ เช่น

• การประชุมผู้บริหารระดับสูง
• การประกอบของฝ่ายผลิต
• คณะกรรมการจัดงานเฉลิมฉลองวันขึ้นปีใหม่

ชื่อกลุ่มอธิบายว่าใครควรและไม่ควรเข้าร่วมประชุม ด้วยวิธีนี้ ผู้เชี่ยวชาญที่ควรจะมาแต่ไม่มาจะไม่สามารถพูดได้ว่า "ฉันไม่รู้ว่าต้องอยู่ที่นั่น" และผู้เข้าร่วมที่ไม่สามารถช่วยในการประชุมจะไม่ หันเหความสนใจของผู้อื่น

2. การประชุมจะเกิดขึ้นเมื่อใด - วันและเวลา. การประชุมจะเกิดขึ้นเมื่อใด จะเริ่มเมื่อใด และควรสิ้นสุดเมื่อใด หากไม่มีรายการนี้ ผู้เข้าร่วมจะไม่มาตรงเวลา การประชุมจะล่าช้า และตารางงานจะหยุดชะงัก

3. วัตถุประสงค์และความหมายของการประชุมคืออะไร? เรามาเจอกันทำไม? ความหมายโดยรวมของการประชุมคืออะไรและเราควรบรรลุอะไร การประชุมอาจมีหลายเป้าหมาย แต่ถ้าไม่มี การประชุมก็จะหมดความหมายทั้งหมด

4. เราควรพิจารณาหัวข้อใดบ้าง หัวข้อ คำถาม หรือประเด็นใดที่การประชุมกล่าวถึง ลงรายการในระเบียบวาระที่จะพิจารณา นอกเหนือจากหัวข้อแล้ว ให้ใส่คำนำและบทสรุปในวาระการประชุมเพื่อช่วยให้คุณเริ่มการประชุมและปิดท้ายด้วยการบรรยายสรุป

5. กระบวนการใดที่จะใช้กับแต่ละหัวข้อ? กระบวนการนี้อธิบายว่ากลุ่มจะจัดการกับปัญหาแต่ละประเด็นอย่างไรตั้งแต่ต้นจนจบและมีองค์ประกอบสองประการ:

• ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเมื่อต้องรับมือกับแต่ละหัวข้อหรือประเด็น
• พนักงานที่จะมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาเหล่านี้ในแต่ละขั้นตอน

เพื่ออธิบายกระบวนการอภิปราย ให้พิจารณาตัวอย่าง สมมติว่าทีมของคุณกำลังทำงานเกี่ยวกับปัญหาการบริการลูกค้า ส่วนหนึ่งของการประชุมวันนี้มีขึ้นเพื่อหาวิธีแก้ไขปัญหานี้ ส่วนนี้ของวาระการประชุมอาจมีลักษณะเช่นนี้

ปัญหาการบริการลูกค้า

ทบทวนปัญหา

1. ภาพรวมโดยย่อของงานที่ทำ- การนำเสนอของหัวหน้าทีม
2. ความคิดเห็นอื่น ๆ- การอภิปรายกลุ่ม

การพัฒนาโซลูชัน

1. เทคนิคการระดมสมอง- ผู้เข้าร่วมการประชุมผลัดกันเสนอแนวคิดในการแก้ปัญหา

การอภิปรายเบื้องต้นเกี่ยวกับแนวคิด

1. คำชี้แจง. ผู้เข้าร่วมตั้งชื่อแนวคิดที่ต้องการความกระจ่าง กลุ่มอภิปราย
2. การรวมบัญชี. กลุ่มจะอภิปรายว่าสามารถรวมและรวมแนวคิดต่างๆ เข้าด้วยกันได้หรือไม่
3. คัดกรอง. กลุ่มนี้กำลังมองหาเพื่อดูว่าความคิดบางอย่างสามารถกำจัดออกไปได้หรือไม่
4. การจัดหมวดหมู่. กลุ่มจะอภิปรายว่ามีหัวข้อร่วมกันสำหรับแนวคิดบางข้อหรือไม่ และหากเป็นเช่นนั้น ให้จัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่

การประเมินความคิด

1. กลุ่มจะอภิปรายข้อดีของแต่ละแนวคิด
2. กลุ่มจะตัดสินใจร่วมกันว่าแนวคิดใดสามารถและควรนำไปปฏิบัติให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ก้าวสู่การแก้ปัญหา

1. กำหนดขั้นตอนต่อไปและการดำเนินการ - ผู้เข้าร่วมการประชุมจะพูดสลับกัน
2. การอนุมัติขั้นตอนต่อไปและการดำเนินการ การอภิปรายกลุ่มและบรรลุฉันทามติ

อย่างที่คุณเห็น ในกระบวนการแก้ปัญหา กลุ่มได้รับคำตอบสำหรับคำถาม “อะไรนะ? ยังไง? และใคร?" นั่นคือ “สิ่งที่เรากำลังทำอยู่ เราจะทำงานอย่างไร และใครที่จะมีส่วนร่วมในแต่ละขั้นตอน” แผนปฏิบัติการที่ชัดเจนช่วยให้ผู้เข้าร่วมมุ่งความสนใจไปที่หัวข้อที่สำคัญและช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถพูดได้

คุณอาจต้องการทำให้วาระการประชุมที่มีชื่อห้ารายการมีโครงสร้างมากขึ้น หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องเพิ่มวินัยและกิจกรรมของผู้เข้าร่วม คุณสามารถใช้เครื่องมือจากรายการต่อไปนี้

หัวข้อพิเศษ. บางครั้งการประชุมสามารถทุ่มเทให้กับหัวข้อเฉพาะได้ ในกรณีนี้ ให้ระบุหัวข้อนี้ต่อจากชื่อกลุ่มผู้เข้าร่วมทันที

สถานที่ประชุม. เมื่อทีมจัดการประชุมในสถานที่ต่างๆ ตลอดเวลา จำเป็นต้องสื่อสารอย่างชัดเจนว่าการประชุมจะจัดขึ้นที่ใด

ชื่อผู้เข้าร่วม ควรระบุชื่อผู้เข้าร่วมด้วยหากการประชุมเป็นทีมที่ค่อนข้างอายุน้อย ทีมข้ามสายงาน หรือการประชุมจะมีที่ปรึกษาหรือตัวแทนฝ่ายบริหารจากภายนอก

ระยะเวลาที่จัดสรรสำหรับแต่ละหัวข้อ การจำกัดเวลาสำหรับแต่ละคำถามช่วยให้ทีมไม่เสียสมาธิและไม่ถูกรบกวนด้วยการใช้เหตุผลเฉยๆ นี่ไม่ได้หมายความว่าควรหยุดการสนทนาที่มีประสิทธิผลเพียงเพราะเวลากำลังจะหมดลง ใช้การจัดตารางเวลาสำหรับการประชุมทบทวนทีม การบริหารเวลาจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่วาระการประชุมเต็มไปด้วยประเด็นสำหรับการอภิปราย ซึ่งครึ่งหนึ่งจะไม่มีเวลา

ถึงเวลาพัก การประชุมแต่ละครั้งที่กินเวลาเกินสองชั่วโมงจะต้องมีเวลาพัก มิฉะนั้น ผู้เข้าร่วมจะเสียสมาธิอย่างต่อเนื่องและวิ่งออกจากห้องเป็นระยะ "เพื่อพักสูบบุหรี่"

ผลลัพธ์ที่ต้องการ ส่วนนี้ของวาระการประชุมจะอธิบายถึงการตัดสินใจที่ต้องทำในระหว่างการประชุมและสิ่งที่จะได้รับผลอื่นๆ

การเตรียมผู้เข้าร่วม การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่ามีประโยชน์มากในการเตือนสมาชิกในทีมถึงสิ่งที่พวกเขาต้องเตรียมสำหรับการเข้าร่วมการประชุมอย่างมีประสิทธิผลหรือสิ่งที่พวกเขาควรทำในตอนนี้จากการประชุมครั้งล่าสุด

รายการ "การประเมินการประชุม" สามารถป้อนได้หากทีมยังเด็กและเพิ่งเริ่มชิน วินัยแรงงาน. การประเมินจะช่วยเพิ่มความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลและกลุ่ม เมื่อสิ้นสุดการประชุม ทีมของคุณสามารถประเมินประสิทธิภาพได้ทีละจุด พารามิเตอร์ที่ประเมินอาจรวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ คุณภาพและระดับการมีส่วนร่วมของทุกคน คุณภาพของการอำนวยความสะดวก การเน้นที่หัวข้อของการประชุม และอื่นๆ