Kako napisati proaktiven predlog. Prodajno pismo: vzorec pisanja. Vzorec pobudnega pisma

POTRDILNO PISMO

Takšno pismo vsebuje sporočilo o prejemu katerega koli predmeta (pisma, telegrama, prenosa, paketa, blaga, dragocenosti itd.), Da je predhodno sestavljeni dokument ostal v veljavi (sporazum, navodilo itd.). Pismo je potrditev nekega dejstva, dejanja, telefonski pogovor. Takšno pismo se začne z besedami, tvorjenimi iz glagola "potrditi".

Na primer:

V potrditev prejema vaših predlogov, navedenih v pismu z dne 25.06.2005, na vaš naslov pošiljamo kopije potrebnih dokumentov.

Pošiljanje takih pisem je obvezen del poslovni odnosi. Njihovo pravočasno pošiljanje omogoča naslovniku, da se umakne iz nadzora in izključi pošiljanje opominov njim.

OPOMINSKO PISMO

Pismo vsebuje navedbo bližajočega se ali izteka roka za izpolnitev morebitne obveznosti ali izvedbo dogodka. Takšno pismo je lahko še posebej jedrnato, vsebuje en zadnji del in se praviloma začne z besedo »Opomin«.

Na primer:

Opozarjamo vas, da morate v skladu s pogodbo št. 12/68 z dne 12.05.2005 dokončati popravila in gradbena dela najkasneje v roku, določenem v pogodbi, in sicer 20.08.2005.

GARANCIJSKI LIST

Takšno pismo je dokument, ki zagotavlja izpolnjevanje obveznosti, ki so v njem določene.

V njem je naslovniku običajno zagotovljeno plačilo ali zagotovitev nečesa (kraj, delo, raziskovanje itd.). Te črke so se povečale pravna funkcija Zato mora biti predstavitev besedila izjemno jasna in jasna.

Na primer:

Prosimo za dodelitev prostora za seminar 14.07.2005 od 14.30 do 18.00.

Zagotavljamo plačilo najema prostorov z računa ... pri ... banki.

POBUDNO PISMO

To je pismo, ki potrebuje odgovor. Večina kategorij teh pisem izraža zahtevo (predlog, zahtevo) naslovniku pri reševanju katerega koli vprašanja.

To je najpogostejša vrsta pisem, katerih vsebina je neomejena. Vendar pa njihova narava nakazuje možnost pozitivne ali negativne rešitve problema.

Na primer:

Vabimo vas, da sodelujete pri delu strokovne skupine.

Prosimo, da nas o svoji odločitvi obvestite v pismu najkasneje do 20.12.2005.

PISMO ODGOVOR

Takšno pismo ima po svoji vsebini značaj, ki je odvisen od pobudnih pisem, saj je tema njihovih besedil že določena in je treba predlagati naravo rešitve vprašanj, zastavljenih v pobudnih pismih: sprejem ali zavrnitev predlog, izpolnitev zahteve.

Odgovor naj bo vedno podan v konkretni in jasni obliki: ali je vsem zahtevam mogoče ugoditi, v kakšnem obsegu, v kakšnem roku.

Če pismo vsebuje zavrnitev, mora biti na kratko obrazložena.

Od zunaj je sistem državnega financiranja videti kot gost gozd, v katerem se je enostavno izgubiti, še lažje pa si nekaj zlomiti. Iz tega »gozda« pa občasno pridejo z državnim denarjem natovorjeni ljudje. Torej, to je povsem izvedljiva naloga. In znanstveniki, to je po definiciji pametni ljudje so ga povsem sposobni rešiti. Samo vedeti morate, kaj storiti in kdaj.

Za začetek ne čakajte, da Ministrstvo za izobraževanje in znanost začne razpisovati natečaje. Najverjetneje se bodo lotili tem, ki vas ne zanimajo. Ali pa se bodo same naloge, postavljene na teh tekmovanjih, za vas izkazale za nemogoče. Zato je tako pričakovanje nesmiselno. Predvsem zato, ker glavno delo Po prejemu javni denar za znanstveni razvoj poteka v zgodnejši fazi, na kateri se podajo predlogi o oblikovanju tem in višini financiranja.

Znanstveniki so večkrat povedali, da uradniki ne vedo, kaj je za državo bolj pomembno, katera znanost ima večjo prioriteto, katere raziskave se splača razvijati in katere ne. Najbolj zanimivo je, da uradniki s tem ne nasprotujejo. In pravijo, da predlogi iniciativ za oblikovanje tem le rešujejo to vprašanje. Navsezadnje jih znanstveniki sami predložijo, drugi znanstveniki pa ocenijo njihov pomen in ustreznost. Ministrstvo se strinja z mnenjem stroke in namenja denar.

Kako izpolniti vlogo

Najpomembnejše pri izpolnjevanju predloga pobude je vedeti, da je to tudi delo. Še več, delo, ki ga nihče posebej ne uči znanstvenikov. Zakaj je tema za drugo razpravo. Glavna stvar je, da v tej situaciji ne morete popraviti v trenutku. Zato je smiselno bodisi najeti osebo, ki zna izpolnjevati papirje, ali pa se usesti in zares ugotoviti sam. Podrobna navodila, čeprav ni napisano v najbolj dostopnem jeziku, je na spletni strani direktorata za znanstveno-tehnične programe. Poleg tega številne organizacije, ki spremljajo pravilno izvajanje pogodb (imenujejo se nadzorne organizacije), izdajo svoje priročnike za izpolnjevanje ustreznih dokumentov. Nekaj ​​jih je zbranih v našem sistemu. In še naprej jih bomo zbirali na enem mestu. Poleg tega bomo vzporedno poskušali navesti isto stvar v dostopnem jeziku. resnica, preprosto povedano razložiti je mogoče le splošno sliko. Na neki točki se boste še vedno morali sklicevati na navodila za usmerjanje. Ker če je treba neko polje izpolniti tako in ne drugače, potem ne moreš reči drugače.

Pri izpolnjevanju predloga pobude (in kasnejši oddaji poročila) si velja zapomniti nekaj pomembnih točk.

V vseh dokumentih je treba na primer isti del dela ali podrobnosti imenovati enako. Uradniki ne razumejo sinonimov. In če svojo molekulo na enem delu imenujete pi-kompleks, na drugem pa grozd, bodite prepričani, da predlog ne bo minil. Enako velja za portal, ki se imenuje sistem.

Če pravila za izdelavo ponudbe pravijo, da mora biti nekaj tam in tam, bodite prepričani, da tam ne more biti nič drugega. Ampak vse, kar je našteto, mora biti tam. In točno tam, kjer piše. Navsezadnje se v kislino ne vlije vode, kajne? Zato ne silite drugih ljudi, da premlevajo obliko vaše prijave, dajte jim možnost, da razmislijo o njeni vsebini.

Toda glavna stvar je razmisliti o vsem prihajajočem delu od začetka do konca. Če vaša ponudba prestane in potem dobite denar za svoje delo, potem boste morali vse, kar ni sodilo v pogodbene pogoje, narediti "za svoje". Študija izvedljivosti, projektna naloga in koledarski načrt. In kar je najpomembnejše, pojasnilo, v katerem morate v priljubljenem jeziku razložiti, kaj boste storili in zakaj.

Predlog pobude ni le misel, vržena od zgoraj iz serije »Na Arktiki moramo gojiti modre banane«, temveč zelo jasen poslovni načrt. Sestavljen je, spomnimo se, iz naslednjih elementov:

• Pojasnilo
• Tehnična naloga
• Študija izvedljivosti
• Koledarski načrt

Skupaj ustvarijo popoln vtis o projektu, ki ga, ko nov sistem financiranje (brez razvpitega FZ-94) pravzaprav daje veliko prednost v kasnejši konkurenci avtorju predloga.

Kaj vsebuje predlog pobude za oblikovanje tem?

Ena glavnih nadzornih organizacij, ki že dolgo sodeluje z ministrstvom za izobraževanje in znanost ter direktoratom za znanstveno-tehnični zbornik, je pojasnila, kaj mora vsak od dokumentov vsebovati.

Pojasnilo (PZ) mora vsebovati osnovne podatke o organizaciji pobudnici ter podrobno utemeljitev predlagane raziskovalne teme. Zagotovljeno v pojasnilo razdelki morajo imeti podrobno utemeljitev in opis:

1) Zakaj je potrebno naročiti izvedbo tega projekta:

Ustreznost projekta;

Opis problemov, ki jih je treba rešiti, zastavljena naloga in predlagani pristopi k njeni rešitvi;

Kratek opis dela;

Značilnosti pričakovanega nacionalnega gospodarskega rezultata

2) Kakšen znanstveni in tehnični rezultat je treba pridobiti kot rezultat projektnega dela:

Opis načrtovanih rezultatov;

Opis potencialne potrošnike znanstveni rezultat;

3) Katere organizacije lahko sodelujejo v natečaju za izvedbo tega projekta

4) Izvajanje kazalnikov in indikatorjev programskega dogodka Programa v okviru tega projekta

5) Ocena časovnega okvira izvedbe tega projekta v celoti

6) Ocena stroškov projekta in višine financiranja:

Znesek sredstev zvezni proračun;

Višina sredstev iz zunajproračunskih virov.

Opis nalog (TOR) - izvorni dokument za raziskovalno delo (R&R). TK vsebuje glavno tehnične zahteve predstavljen rezultat dela in začetni podatki za razvoj; v TOR je razviden namen rezultata, njegov obseg, faze razvoja dokumentacije, njena sestava, roki ipd. ter posebne zahteve zaradi specifičnosti samega rezultata ali pogojev njegovega delovanja.

Študija izvedljivosti (FS)- analize, izračuni, ocene ekonomske upravičenosti predlaganega projekta za izgradnjo novega tehničnega objekta, posodobitev in rekonstrukcijo obstoječih objektov. Na podlagi primerjalne ocene stroškov in koristi ugotavljanje učinkovitosti uporabe.

Študija izvedljivosti mora vsebovati:

1. Utemeljitev obsega in časovnega okvira dela

2. Ocena stroškov dela in utemeljitev zneska financiranja, vključno z:

• Utemeljitev stroškov opravljanja dela na račun zveznega proračuna
• Utemeljitev obsega in možnosti privabljanja izvenproračunskih sredstev

Projekt koledarski načrt delo na predlaganem RR z navedbo stopenj, vsebine, časovnice in stroškov načrtovanega dela naj postane končni dokument, ki ga pripravi in ​​predloži pobudnik na podlagi utemeljitev iz prejšnjih delov predloga. Osnutek koledarskega načrta naj bi nato postal osnova za oblikovanje razpisne dokumentacije in sestavni del državna pogodba.

Sestava različnih vrst poslovnih pisem je nujen del dela poslovnih predstavnikov. S takšnimi sporočili pridobijo možnost odločanja komercialne zadeve na najbolj ugoden, hiter in optimalen način.

DATOTEKE

Kaj so poslovna pisma

Običajno lahko poslovna pisma razdelimo v več glavnih kategorij:

• pismo čestitke;
• informativna pošta;
• itd.

Kot ločeno točko lahko označimo odgovore na vsa ta pisma, ki so tudi del uradne poslovne korespondence in so tudi napisana po določenih kanonih.

Kdo naj nastopi kot avtor pisma

Poslovna pisma morajo vedno vsebovati podpis. Hkrati lahko vsak zaposleni v podjetju, katerega pristojnost vključuje dano funkcijo ali za to pooblaščen z odredbo direktorja. Običajno je to specialist ali vodja tega strukturna enota, ki obravnava temo sporočila. Vendar ne glede na to, kdo piše pismo, je treba pismo v vsakem primeru predložiti v potrditev direktorju, pri čemer je treba upoštevati, da je napisano v imenu podjetja.

Splošna pravila za pisanje poslovnih pisem

Vsa poslovna sporočila naj se nanašajo le na dejavnost podjetja ali okoliščine, povezane z njo. Hkrati pa morajo ne glede na vsebino izpolnjevati določene zahteve.

Prvič, to je določena struktura. Sporočilo mora vedno vsebovati:

• datum pisanja,
• podrobnosti o pošiljatelju in prejemniku,
• naslov vljudnega naslova (v obliki besedila "Dragi Ivan Petrovič", "Draga Elena Grigoryevna"),

Treba je opozoriti, da je pisma mogoče nasloviti tako na posamezne zaposlene kot na celotne ekipe (v tem primeru je dovolj, da se omejimo na pozdrav "Dober dan!").

informacijski del, ki vsebuje razloge in cilje, ki so bili podlaga za pisanje pisma,

prošnje in pojasnila

sklep.

Pismu so lahko priloženi različni dodatni dokumenti, fotografije in video dokazi - če obstajajo, se mora to odražati v glavnem besedilu.

Pismo je mogoče sestaviti tako na običajnem standardnem listu formata A4 kot na pisemska glava organizacije. Druga možnost je boljša, saj vam ni treba ročno vnašati podatkov o podjetju, poleg tega je takšno pismo videti bolj trdno in še enkrat nakazuje, da sporočilo pripada uradni korespondenci. Lahko je napisan v rokopisni obliki (črke, napisane s kaligrafsko pisavo, so še posebej uspešne) ali natisnjene na računalniku (primerno je, ko morate ustvariti več kopij pisma).

Pismo mora biti overjeno s podpisom, ni pa ga treba žigosati, saj. Od leta 2016 so pravne osebe oproščene uporabe pečatov pri opravljanju dejavnosti.

Pred pošiljanjem se sporočilo, če je potrebno, registrira v dnevniku odhodne dokumentacije, v katerem mu je dodeljena številka in nastavljen datum odhoda.

Na kaj morate biti pozorni pri pisanju pisma

Pri sestavljanju pisma morate skrbno spremljati črkovanje, upoštevati pravila in norme ruskega jezika glede besedišča, slovnice, ločil itd. Prejemniki so vedno pozorni na to, kako dobro so misli izražene in uokvirjene v sporočilu.

Ne pozabite, da izvedene študije jasno kažejo, da ljudje niso pripravljeni porabiti več kot eno minuto za branje tovrstnih pisem.

Pismo mora biti napisano v pravilni obliki, brez »širjenja misli po drevesu«, precej kratko in jedrnato, do bistva. Vsak nova tema oblikovati kot ločen odstavek, ki ga je treba po potrebi razdeliti na odstavke. Poleg tega bo jedrnato in jasno pismo prejemniku jasno povedalo, da avtor ceni svoj čas. Tu je na mestu rek: "Kratkost je sestra talenta".

Kaj ne storiti v poslovnem pismu

AT poslovna pisma Predrzen ali lahkomiseln ton je popolnoma nesprejemljiv, tako kot preveč suho besedilo in banalni "žigi". Izogibajte se tudi zapletenim formulacijam, obilici deležniških in deležniških obratov, posebni terminologiji, ki je razumljiva. ozek krog specialisti.

Pismo ne sme vsebovati nepreverjenih, nezanesljivih in še bolj namerno lažnih informacij.

Upoštevati je treba, da tovrstna sporočila niso le del rutinske poslovne korespondence, ampak se v mnogih primerih nanašajo na uradne dokumente, ki lahko kasneje pridobijo status pravno pomembnega.

Kako poslati pismo

Vsako uradno sporočilo je mogoče poslati na več osnovnih načinov.

1. Prvi, najsodobnejši in najhitrejši, skozi elektronskih sredstev povezave. Je priročen in hiter, poleg tega pa vam omogoča pošiljanje informacij skoraj neomejene količine.

   Tukaj je le en minus - z veliko količino pošte od naslovnika se lahko pismo zlahka izgubi ali pade v mapo z neželeno pošto, zato je pri pošiljanju pisem na ta način priporočljivo dodatno zagotoviti, da je pismo prejeta (s preprostim telefonskim klicem).

2. Drugi način: konzervativen, ki vam omogoča pošiljanje sporočila po ruski pošti. V tem primeru je priporočljivo uporabiti funkcijo pošiljanja s priporočeno pošto z obvestilom o dostavi - ta obrazec zagotavlja, da pismo doseže naslovnika, o čemer bo prejemnik prejel posebno obvestilo.

   Običajno se pošiljanje po standardni pošti uporablja v primerih, ko se pošiljajo originalni dokumenti, pisma, overjena z živimi podpisi in pečati.

3. Pismo je mogoče poslati tudi po faksu ali različnih hitrih sporočilih, vendar le pod pogojem, da so odnosi med partnerjema dovolj tesni in v celoti dovoljujejo tak način dopisovanja.

Vrste komercialnih pisem so lahko različne: ponudba, prošnja, zahteva in odgovor na prošnjo. Ta članek pojasnjuje, kako napisati vse zgoraj navedene vrste prodajnih pisem, in nudi primere prodajnih pisem.

Iz članka se boste naučili:

AT komercialne dejavnosti Sporočilo, ki ga prodajalec pošlje kupcu s ponudbo blaga ali storitev in namero o sklenitvi posla z navedbo njegovih posebnih pogojev, se imenuje komercialna ponudba.

Kako napisati pismo komercialne ponudbe

V skladu s splošno sprejetim standardom je pismo komercialne ponudbe za sodelovanje sestavljeno na glavi podjetja.

Sestava podrobnosti, potrebnih za komercialno sporočilo, vključuje:

• Ime podjetja;
• referenčne podatke o podjetju;
• šifra podjetja;
• OGRN pravna oseba;
• TIN davčnega zavezanca;
• datum nastanka pisma;
• registrska številka pošiljke;
• destinacija;
• naslov komercialnega pisma;
• podpis;
• umetniški znak.

Komercialno pismo je lahko poslano enemu določenemu naslovniku ali več hkrati. Nekatera podjetja uporabljajo množično pošiljanje tovrstnih pisem najširšemu možnemu krogu naslovnikov.

Kako napisati prošnjo

Zaprosila so sestavljena, da lahko naslovnik izvede dejanja, ki so potrebna za avtorja sporočila. V preprosti situaciji ni treba predstaviti zapletenih informacij, podati argumentov ali prepričati naslovnika. Potem prošnjo bolje je začeti neposredno z izjavo same zahteve.

Na primer:

Prosimo vas za posredovanje koledarskega načrta seminarjev za 1. polletje 2018.

Zahtevek - prošnja, ki je sestavljena za pridobitev uradnih informacij (dokumentov, materialov, informacij).

Primerjaj besedili obeh pisem.

Pismo zaprosila:

Povpraševanje:

Struktura besedila elektronske pošte

Besedilo prošnje je sestavljeno iz dveh delov: utemeljitve (navedba razlogov za prošnjo) in zaključka (prošnje).

Za razliko od zahteve ima lahko zahteva drugačno strukturo. Tako pismo lahko vključuje:

En del. Na primer:

Prosimo vas, da razmislite o možnosti dobave agrumov v prvem kvartalu 2018 in nam v primeru pozitivne odločitve posredujete ponudbo.

Zahteva je sestavljena iz enega dela, saj situacija ne zahteva obrazložitve.

Dva dela. Na primer:

V zvezi s popravilom cestišča na ulici. Molodtsova, na območju hiš 15–27, od 15. maja do 20. maja 2018 vas prosimo, da ponoči ustavite promet na navedenem odseku.

Če je besedilo zahteve sestavljeno iz dveh delov, je treba najprej navesti razloge za pisanje sporočila in šele nato zahtevo.

Trije deli. Na primer:

Vaše podjetje se je v skladu s pogodbo z dne 12. 2. 2017 št. 22/56 zavezalo dobaviti kovinske premične regale za opremo arhiva v enakih serijah v septembru, oktobru in novembru 2017. Vendar ste zavlačevali z dobavo zadnjih serije opreme za dva tedna brez obrazložitve razlogov za zamudo.

Zamuda pri dobavi zadnje serije regalov ogroža zagon arhivov v roku, določenem z državno pogodbo. Prosimo vas, da sprejmete ukrepe za odpremo zadnje serije regalov v količini 40 kosov. najkasneje do 10.3.2018.

Utemeljitev v zahtevah ali zahtevah je lahko sklicevanje na zakon ali drug predpis pravni akt, izjava o dejstvih ali dogodkih.

Pravila za pisanje pisem

Zaprosila in povpraševanja se sestavljajo na obrazcih.

Pri obdelavi tovrstnih sporočil se uporabljajo podrobnosti:

1. destinacija;
2. naslov besedila (če je besedilo pisma več kot 4-5 vrstic);
3. podpis;
4. umetniški znak.

V procesu priprave sporočila so usklajeni. Oznake odobritve (vize) so pritrjene na izvod pisma. Izvod ostane v organizaciji – avtorju pisma. Na zadnji strani izvirnika so oznake, če je sporočilo poslano po faksu oz E-naslov. Če obstaja sistem upravljanje elektronskih dokumentov, v njem so pritrjene oznake.

Za več informacij o klasifikaciji komercialnih pisem si oglejte članek Informacijska pisma.

Kako potekajo komercialne poizvedbe

Posebna vrsta zaprosnice je prošnja. komercialna ponudba. To je zahteva kupca prodajalcu:

• zagotoviti informacije o blagu (delah, storitvah);
• poslati ponudbo za dobavo blaga (opravljanje dela, opravljanje storitev).

Komercialne zahteve se uporabljajo pred sklenitvijo pogodbe.

V besedilu komercialne zahteve praviloma navedite:

1. ime blaga (storitev);
2. pogoji, pod katerimi bi jih avtor pisma želel prejeti;
3. količino in/ali kakovost;
4. pogoji dostave blaga ali storitev;
5. cena;
6. druge informacije.

Komercialna zahteva uporablja naslednje izraze:

Sporočite nam, če lahko dobavite...

Prosim za ponudbo za...

Prosimo za podrobnejše informacije o…

Celoten primer zahteve:

Prosimo, obvestite o možnosti dobave ploskih skenerjev modelov SKAN-200 in SKAN-320 v količini 2 in 3 kosov. marca 2018 ter sporočiti pogoje plačila in pogoje dostave.