Shkruani një letër në një model letre. Dërgimi i dokumenteve ose sendeve materiale me vlerë

Kërkesa të veçanta vendosen në hartimin e korrespondencës dalëse. Kjo për faktin se është për qëllime informative dhe referuese. Kur përgatitni një letër shërbimi, ia vlen të merren parasysh kërkesat e GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për shkresa ”dhe aplikoni format e organizatës. Për detaje, duhet të udhëhiqeni nga GOST R 6.30-2003 (nga 01.07.2018 do t'ju duhet të udhëhiqeni nga GOST R 7.0.97-2016). Kjo do t'ju lejojë të ruani një strukturë të qartë të dokumentit dhe të ruani stilin e kërkuar. komunikimi i biznesit, si dhe rregulloni saktë detajet e letrës së biznesit.

Është e rëndësishme të theksohet se GOST R 6.30-2003 (si dhe GOST R 7.0.97-2016) është rekomandues dhe organizatat mund të zhvillojnë letrat e tyre për korrespondencën e biznesit. Pajtueshmëria e detyrueshme të GOST-it të specifikuarështë vetëm për organet federale pushteti ekzekutiv.

Titulli i dokumentit mund të vendoset si gjatësore ashtu edhe të ketë një rregullim këndor (të dhënat e letrës, numrat e telefonit dhe adresat e organizatave zakonisht gjenden këtu). Një letër shembull me një rregullim qoshe të kërkesave është opsioni më i zakonshëm në punën moderne të zyrës.

Shembull i letrës me detaje këndore

Në krye të dokumentit tregohen:

• data;
• dhomë;
• referencë për numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit (nëse korrespondenca është përgjigje);
• titulli i tekstit, i përcaktuar në një frazë.

Titulli i letrës së shërbimit ndodhet nën numrin e regjistrimit. Ai përmban një apel për adresuesin. EMRI I PLOTË. dhe posta e adresuesit duhet të jetë e vendosur në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit. Adresa e marrësit shkruhet në qendër.

Prej kujt dhe kujt

Të dhënat e kompanisë së dërguesit tregohen më shpesh në letrën e kompanisë. Është gjithashtu e nevojshme të tregohet saktë marrësi i korrespondencës, me fjalë të tjera, detajet e adresuesit:

• Emri i Kompanise;
• Emri njësi strukturore ku drejtohet korrespondenca dalëse;
• pozicioni i marrësit;
• mbiemri dhe inicialet e marrësit;
• adresën postare të organizatës.

Shembull i letrës në kokën e kompanisë

Është e rëndësishme të theksohet se nëse një letër me të njëjtën përmbajtje duhet t'u dërgohet disa marrësve, atëherë para së gjithash është e nevojshme të tregohet adresa e marrësit kryesor dhe vetëm atëherë pjesa tjetër.

Për shembull:

LLC "Elki-Palki"

Departamenti Ligjor

Moskë, rruga Zelenaya, 5

KOPJE

te CEO

LLC "Degët e Gjelbra"

Simakov V.A.

Shën Petersburg,

Rruga Frunze, 3

Data dhe numri

Pasi të jetë nënshkruar dokumenti dalës, ai është i datës. Data mund të jetë në formatin 17.05.2018 ose 17 maj 2019. Në rastin kur data tregohet disa herë në dokument, rekomandohet të ruhet një stil i njëtrajtshëm shkrimi.

Caktimi i një numri regjistrimi bëhet në përputhje me sistemin e regjistrimit të dokumentacionit dalës, i cili pranohet në organizatë dhe vetëm pas nënshkrimit të dokumentit. Numri i regjistrimit përbëhet nga numri serial i dokumentit, i cili mund të plotësohet me indeksin e rastit ose shkronjat.

Është e rëndësishme të theksohet se regjistrimi i një dokumenti dalës e bën më të lehtë për ju dhe marrësin tuaj përpunimin e postës.

Kur i përgjigjeni korrespondencës zyrtare të marrë, është e nevojshme të lëshoni "lidhjen me numrin e regjistrimit dhe datën e kërkesës". Në këtë rast, data dhe numri i artikullit të marrë tregohen në letrën e përgjigjes. Kjo do të sigurojë përpunim më të shpejtë të korrespondencës në kompaninë marrëse.

Kush firmos

Korrespondenca zyrtare nënshkruhet kryesisht nga drejtuesit, dhe nëse ai mungon në vendin e punës, nga zëvendësit e tij ose zyrtarë të tjerë që veprojnë si drejtues gjatë mungesës së tij.

Është e rëndësishme të theksohet se korrespondenca moderne e biznesit dërgohet jo vetëm me postë, por edhe me telegraf, faks dhe e-mail.

A duhet të tregoj artistin?

Përkundër faktit se çdo mesazh biznesi nënshkruhet nga drejtuesi i kompanisë ose zyrtarët e tij të autorizuar, vetë korrespondenca kryhet nga një punonjës i zakonshëm i zakonshëm, domethënë interpretuesi. Është emri i tij dhe të dhënat e kontaktit që tregojmë në këtë pjesë.

Informacioni për artistin gjendet gjithmonë në fund, në rreshtat e fundit. Shkruhet emri i plotë, patronimi dhe mbiemri i punonjësit, në një linjë të re numri i telefonit të kontaktit të tij, madje edhe më poshtë - adresa e postës elektronike. Lëreni fontin të njëjtë.

Është vula

Vula zakonisht nuk vihet në letra, por nëse korrespondenca dalëse është e një natyre zyrtare, lëshohet në kokën e letrës së organizatës dhe ka si qëllim të hyjë në marrëdhënie juridike (juridike) me dikë ose një organizatë tjetër dhe të jetë përgjegjëse për të gjitha pozicionet. të përcaktuara në letër, menaxhmenti mund të dëshirojë të shtojë rekuizita shtesë në formën e një vule.

Kur shkruani një letër, vështirësitë kryesore shpesh shkaktohen nga fillimi dhe mbarimi i saj. Në rastin e fundit, artikulli do t'ju ndihmojë. Epo, ne do të flasim se si të fillojmë një letër në këtë artikull.

Si të filloni të shkruani një letër

Letra zyrtare dhe afariste

Nëse ndiqni terminologjinë e pranuar, atëherë letrat e biznesit klasifikohen si zyrtare. Krahas korrespondencës afariste, korrespondenca zyrtare përfshin edhe ato diplomatike dhe administrative. Vërtetë, më shpesh njerëzit, duke iu referuar letrave administrative, i quajnë ato zyrtare, megjithëse "letër zyrtare" është, natyrisht, një term më i përgjithshëm.

Fillimi i një letre zyrtare

Këtu do të flasim për disa lloje letrash administrative.

1. Letër peticion (gjithashtu letër ankese). Këtu janë të përshtatshme shprehje të tilla si: "Unë ju kërkoj t'i kushtoni vëmendje ...", "Unë sjell në vëmendjen tuaj ...", etj. Për më tepër, ju duhet ta shkruani këtë menjëherë pas ankesës.
2. Letër apeli. Në fillim të letrave të tilla, zakonisht përdoren fraza të tilla si: "Dua t'ju informoj se ...", "Duhet të tërheq vëmendjen tuaj për sa vijon ...".
3. Letër përgjigje. Shkruar në përgjigje të një kërkese ose oferte. Është zakon ta filloni me fraza të tilla si, për shembull: "Faleminderit për letrën tuaj ...", "Në përgjigje të letrës suaj nga ...", "Sipas kërkesës tuaj (marrëveshja jonë, etj.) . ..".

Duhet të kihet parasysh se disa shprehje duhet të zgjidhen në përputhje me tonin dhe përmbajtjen e zgjedhur të letrës. Pra, nëse kjo është një kërkesë, atëherë shprehja "Unë sjell në vëmendjen tuaj ..." do të duket e papërshtatshme, por "Unë ju kërkoj t'i kushtoni vëmendje ..." do të jetë e dobishme. Duke iu referuar ndonjë zyrtare, është zakon që përemri "ti" të shkruhet me shkronjë të madhe. Dhe një këshillë tjetër e vogël: përdorni vetëm një frazë për të filluar letrën (në të njëjtin stil si më lart), dhe më pas shkoni menjëherë te thelbi i letrës.

Filloni një letër biznesi

Stili i komunikimit të biznesit mund të quhet gjysmë zyrtar, domethënë këtu lejohen disa "liri". Pra, në një letër biznesi, përpara se të kaloni në temën kryesore, mund të pyesni me mirësjellje se si po kalon partneri juaj. Nëse kjo është shkronja e parë, atëherë, natyrisht, duhet të shkruhet më rreptësisht. Letrat e biznesit gjithashtu mund të ndahen në disa lloje.

1. Një hetim. Në një letër të tillë, marrësi informohet për dëshirën për të lidhur një marrëveshje ose transaksion, si dhe specifikohen detajet e bashkëpunimit. Ju mund ta filloni një letër të tillë me frazat e mëposhtme: "Ne ju ofrojmë bashkëpunim në terren ..." "Do të doja të sqaroja disa detaje të marrëveshjes sonë të fundit" etj.
2. Letër përgjigje. Kjo është një letër në të cilën ju jepni informacionin që ka kërkuar partneri juaj. Frazat e mëposhtme janë të përshtatshme këtu: "Në përgjigje të letrës suaj nga ... (tregohet data), ju informojmë se ..." ose pak më pak zyrtarisht: "Po ju dërgoj të dhënat që më pyetët për .. ".
3. Postë informacioni. Këto letra shkruhen kur ju duhet të jepni çdo informacion që mund të interesojë partnerët tuaj. Ky mund të jetë, për shembull, një mesazh për një ekspozitë që do të zhvillohet në të ardhmen e afërt, ose një mesazh që mallrat me interes për klientin kanë mbërritur. Për fillimin e një letre të tillë, frazat janë mjaft të përshtatshme: "Unë nxitoj t'ju informoj se ...", "Duam t'ju ftojmë ...", etj.

Filloni të shkruani në anglisht

Gjatë komunikimit me bashkëbisedues anglishtfolës, nëse është i shkruar letër përgjigje, në fillim është zakon të falënderojmë adresuesin për letrën e tij me frazën: "Faleminderit për letrën / emailin tuaj ..." ("Faleminderit për letrën tuaj ..."). Nëse toni i komunikimit është mjaft i thatë, mund të përdorni frazën: "Në përgjigje (përgjigje) ndaj letrës suaj ..." ("Në përgjigje të letrës suaj ...").

Kur filloni një bisedë, shkruani pas apelit: "Kam kënaqësinë t'ju informoj ..." ("Kam kënaqësinë t'ju informoj ...") ose "Dëshiroj t'ju këshilloj që ..." ("Unë dua t'ju informoj se ...") ...

Fillimi i një letre drejtuar të dashurit ose të dashurit tuaj

Nëse jeni duke shkruar një letër përgjigjeje, atëherë pasi të keni kontaktuar, së pari duhet t'i përgjigjeni pyetjeve që i dashuri juaj bëri në letrën e tij: ne gjithmonë presim një përgjigje nga të dashurit për ato pyetje që na shqetësojnë. Nëse dini për problemet që shqetësojnë shpirtin tuaj binjak, atëherë duhet ta filloni letrën me pyetje rreth tyre dhe më pas të shkruani për veten tuaj.

Nëpërmjet korrespondencë biznesi ka jo vetëm koordinimin e aktiviteteve të biznesit, por edhe grumbullimin e informacionit të nevojshëm për këtë organizatë, i cili do të jetë i kërkuar gjatë auditimeve të ndryshme raportuese. Prandaj, para së gjithash, detyrat e punonjësve administrativë përfshijnë mirëmbajtjen e saktë të dokumenteve të biznesit, për të cilat zhvillohen udhëzime dhe forma të ndryshme të brendshme. Avantazhi i formularit standard është fakti që një person e plotëson atë automatikisht, duke kursyer kështu kohën e tij dhe kohën e kompanisë.

Korrespondenca e biznesit duhet të përmbajë:

Informacion i besueshëm dhe i plotë;
- përmbledhje për shkak të mungesës së rrëfimit;
- toni neutral i adresimit, por në mënyrë dashamirëse;
- një zinxhir logjik, dhe jo një vlerësim emocional i fakteve të deklaruara.

Si të shkruani një letër biznesi?

Gjëja më e rëndësishme është të vendosni se çfarë lloj letre biznesi është e përshtatshme për një situatë të caktuar. Ka disa lloje të tij:

Përkujtues;
- konfirmimin;
- refuzimi;
- letër transmetuese;
- ftesë;
- garanci;
- informative;
- një letër me një njoftim dhe një urdhër.

Si rregull, letra të tilla biznesi kërkojnë një përgjigje, e cila në përmbajtjen e tyre përmban një kërkesë, ofertë, apel, kërkesë ose kërkesë.

Rregullat për të shkruar një letër biznesi.

Një ngarkesë emocionale shumë e rëndësishme përballohet nga toni i një letre biznesi, pasi mosrespekti i mbuluar do të shfaqet ende me marrjen e mesazheve të patëmetë. Ju duhet veçanërisht të shkruani me kujdes një letër biznesi që përmban një refuzim. Në këtë rast, nuk duhet ta deklaroni refuzimin që në fillim të letrës. Në pjesën e parë të mesazhit duhet të jepni argumente bindëse në favor të këndvështrimit tuaj, për këtë mund të përdorni formula si p.sh.

- “Për fat të keq, ne nuk mund ta plotësojmë kërkesën tuaj”;
- "Na vjen shumë keq, por nuk është e mundur të plotësojmë dëshirën tuaj", etj.

Në rast refuzimi, është e rëndësishme të mbani mend se detyra jonë është të refuzojmë, por jo të humbasim klientin, shoqëruesin, etj.

Pra, rregullat themelore për të shkruar një letër biznesi:

Për asimilimin e saktë të thelbit të letrës, është e nevojshme të përsëritet kërkesa drejtuar adresuesit disa herë në tekst;
- në letrën e refuzimit, është e rëndësishme të tregohen arsyet pse kjo kërkesë nuk mund të plotësohet;
- refuzimi i një oferte është një formulë refuzimi.

Gjuha e korrespondencës së biznesit.

Është e rëndësishme që lexuesi i korrespondencës së biznesit të kuptojë vetëm thelbin e saj, dhe jo në cilën gjuhë është shkruar. Pikërisht në këtë gjendje qëndron zotërimi i rregullave të shkrimit të një letre biznesi, i cili zhvillohet me përvojë shumëvjeçare.

Duhet mbajtur mend se në një letër biznesi:

Duhet të konsumohet fjalë të thjeshta në të njëjtën kohë, duke mos varfëruar përmbajtjen;
- përdor foljet më shpesh se mbiemrat - kjo do ta bëjë tekstin e shkronjës dinamike;
- qëndroni më afër kuptimit të adresës, pa hyrë në detaje dhe arsyetime;
- mos përdorni fjali të gjata, pasi shpërqendrojnë vëmendjen e lexuesit;
- kalimi midis frazave duhet të jetë logjik dhe i padukshëm;
- të përdorë sa më pak përemra.

Një letër biznesi shquhet për shkrim-leximin dhe stilin e saj.

Regjistrimi i korrespondencës së biznesit.

Kur shkruani një letër biznesi, mbani mend se pjesa e sipërme (1/4 e fletës A4) duhet të mbetet e lirë për kokën e letrës. Gjithashtu, në këndin e sipërm të letrës, tregohet numri dhe data e daljes, të cilat regjistrohen në një ditar të veçantë të postës dalëse.

Në këndin e poshtëm të majtë tregohet pozita, mbiemri dhe nënshkrimi i menaxherit dhe në fund të fletës shënohet mbiemri i ekzekutuesit të letrës së biznesit me numrin e tij të telefonit për informacion shtesë.

Kështu, një letër biznesi përbëhet nga tre pjesë: thelbi i kërkesës, arsyetimi i saj dhe informacioni mbështetës.

Kur i përgjigjeni një letre, duhet t'i referoheni letrës së fundit të këtij adresuesi në pjesën e parë të përmbajtjes. Nëse ka korrespondencë të huaj, atëherë për qartësi më të mirë është e nevojshme t'i bashkëngjitni letrës një broshurë, një lidhje për të cilën do të tregohet në këtë letër. Është shumë e rëndësishme ta mbyllni këtë letër me mirënjohje për bashkëpunimin dhe shprehjen "Sinqerisht juaji (emri) ..."

Sot, pothuajse të gjithë përdorin në mënyrë aktive internetin. Por korrespondenca e biznesit nuk ka pushuar së qeni relevante dhe e rëndësishme. Thjesht u transferua në media të tjera. Publikimi do t'ju tregojë se si të hartoni dhe rregulloni saktë një letër biznesi.

Çfarë mund të përmbajë një mesazh biznesi?

Para së gjithash, korrespondenca e biznesit ofron një mundësi për të shkëmbyer çdo mendim apo sugjerim me punonjësit dhe partnerët e biznesit. Letra mund të përmbajë kërkesa, pretendime dhe mendime të tjera për të eliminuar keqkuptimet midis kompanive. Në përgjithësi, korrespondenca e biznesit është një formë e korrespondencës zyrtare.

Dallimet nga emailet e tjera

Dallimet kryesore mund të përmblidhen si më poshtë.

• Stilistika e paraqitjes.
• Zinxhiri komandues i shërbimit.
• Fjalor pa shprehje të fortë emocionesh.
• Si rregull, letra nuk merr më shumë se një faqe.
• Fonti është i njëjtë në të gjithë tekstin (as i vogël dhe as i madh).
• Zakonisht hartohet në letrën zyrtare të organizatës.

Llojet e letrave të biznesit

Letrat për t'u përgjigjur:

• hetim.
• Peticion.
• Kërkesa.
• Fjali.
• Apelim.

Letrat të cilave nuk keni nevojë t'u përgjigjeni:

• Informative.
• Njoftim.
• shoqërues.
• Garancia.
• Paralajmërim.
• Përkujtues.

Letra komerciale. Ato zakonisht nevojiten gjatë periudhës së kontratës ose për të lidhur një marrëveshje:

• Kërkesë.
• Përgjigja e kërkesës.
• Përkujtues.
• Kerkese.
• Oferta. Kjo është një ofertë për të lidhur një kontratë ose për të bërë një marrëveshje.
• Paralajmërim për nevojën e përmbushjes së detyrimeve, për përfundimin e marrëveshjeve, etj.

Letra jo komerciale:

• Ftesë.
• Informimi për diçka.
• Shprehje mirënjohjeje.
• Rekomandime.
• Kërkesë.
• udhëzime.
• Letër përcjellëse.
• Shprehje ngushëllimi.
• Urime për çdo rast.
• Leter garancie.
• Konfirmimi i pranimit të mallrave, ofrimit të shërbimeve, e kështu me radhë.

Klasifikimi i letrave të biznesit sipas strukturës:

• Përpiluar sipas një modeli të rreptë.
• Formë të lirë.

Llojet në varësi të adresuesit:

• E zakonshme. Dërguar te një adresues.
• Kolektive. Dërguar te një person, por nga disa persona.
• Rrethore. Dërguar në destinacione të shumta.

Sipas formës së letrës, janë si më poshtë:

• Dërguar në zarfe të rregullta postare.
• Paraqitur personalisht.
• Dërguar si faks.
• Drejtuar nga e-mail.

Siç mund ta shihni, një mesazh biznesi mund të formatohet në mënyra të ndryshme dhe me qëllime të ndryshme. Por vlen të theksohet se në disa raste, për arsye etike, duhet të shkruhet me dorë dhe jo të shtypet në kompjuter. Kjo vlen për urimet dhe ngushëllimet.

Pjesë të letrës

Një letër e mirë biznesi ndahet gjithmonë në disa pjesë. Kjo është hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Për më tepër, ato janë të lidhura logjikisht me njëri-tjetrin.

Si rregull, pjesa hyrëse përmban informacione për rrethanat që çuan në shkrimin e letrës. Teksti kryesor është drejtpërdrejt vetë përmbajtja, thelbi i mesazhit. Në pjesën e fundit, ata përmbledhin rezultatet që mund të shprehin refuzim, pëlqim, kërkesë etj.

Parimet e të shkruarit

Çdo komunikim biznesi duhet të shkruhet si më poshtë.

1. Në mënyrë të paanshme.
2. Në shënjestër (d.m.th., i destinuar për një person specifik).
3. I argumentuar.
4. Vërtet.
5. Sa më shumë që të jetë e mundur.
6. I gjithë informacioni në tekst duhet të jetë aktual në momentin e shkrimit.

Karakteristikat e stilistikës

Rregullat e dizajnit të letrave të biznesit thonë se duhet t'i përmbaheni një stili të rreptë. Është e nevojshme të përdoren vetëm ato mjete të të folurit që janë karakteristike për dokumentet e zyrës. Kjo do të thotë, do të jetë e përshtatshme stili zyrtar i biznesit... Gjuha duhet të ndryshojë në veçoritë e mëposhtme.

• Formaliteti.
• Prezantimi i saktë i informacionit.
• Objektiviteti.
• Strukturimi.
• Substanciale, por koncize.

Thelbi i çështjes duhet të paraqitet me fjali të shkurtra të thjeshta, me theks te foljet. Nuk ka nevojë të mbingarkoni tekstin me mbiemra, përdorni terma pak të njohur dhe shumë të specializuar që adresuesi mund të mos i kuptojë. Kjo do të shkaktojë vetëm negativitet dhe refuzim. Është më mirë të përpiqeni të shpjegoni me fjalë të thjeshta, të kuptueshme, më shumë fakte dhe specifika. Stili i biznesit nuk lejon praninë e teksteve joinformative dhe "ujore".

Pjesa e fundit nuk duhet të përmblidhet me kthesa të panevojshme dhe të gjata të të folurit. Gjithashtu, propozimet e palogjikshme dhe jokonsistente nuk do të funksionojnë. Prandaj, është më mirë të përjashtohen frazat ndajfoljore dhe pjesëmarrëse. Vetëm një mendim specifik duhet të pasqyrohet në çdo paragraf. Pasi të keni plotësuar tekstin, është më mirë ta kontrolloni disa herë për gabime duke e lexuar letrën me zë të lartë.

Kërkesat për formularin

Sipas rregullave të një letre biznesi, është më mirë ta lëshoni atë në letrën e kompanisë. Kërkesat themelore të mëposhtme i parashtrohen asaj.

• Në mes të formularit, duhet të futni stemën e Federatës Ruse nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit.
• Vendoseni letrën në një fletë A4.
• Në të majtë, lëreni fushën bosh (të paktën 3 centimetra). Kjo është e nevojshme sepse pas njëfarë kohe materialet do t'i bashkëngjiten pjesës tjetër të dokumenteve.
• Shkronja më optimale konsiderohet të jetë standardi Times New Roman, madhësia 12 dhe me hapësirë ​​prej 1.5-2. Më së miri perceptohet kur lexohet.
• Në kokën e letrës, duhet të tregoni emrin e organizatës, atë aktual dhe adresa ligjore, telefon dhe email.

Karakteristikat e projektimit

Nëse u deshën disa faqe për të përfunduar një letër biznesi, atëherë duhet ta numëroni atë duke filluar nga e dyta. Për këtë rekomandohet përdorimi Numrat arabë... Nuk keni nevojë të vendosni pika pranë numrave.

Letra duhet të ndahet në paragrafë dhe, nëse është e nevojshme, në nëntituj. Teksti nuk duhet të shfaqet si një rrjedhë e vazhdueshme, pasi do të jetë e vështirë të lexohet. Paragrafët do t'ju tregojnë se ku mbarojnë dhe fillojnë mendimet e tjera.

Është e rëndësishme të theksohet se gabimet e shtypit, fshirjet dhe çdo korrigjim janë të papranueshme për korrespondencën e biznesit. Ata do të dëshmojnë për analfabetizmin dhe mendjelehtësinë e kundërshtarit.

Kushtet e përdorura

Letra zakonisht përmban informacionin e mëposhtëm.

1. Emri i plotë i kompanisë, jo vetëm një shkurtim.
2. Numri i telefonit, faksit, llogarisë bankare dhe emailit.
3. Adresuesi. Për më tepër, emri i kompanisë duhet të përdoret në rasën dhanore. Nëse keni nevojë të tregoni mbiemrin dhe pozicionin, atëherë rekomandohet të përdorni rasën dhanore. Nëse marrësi ka një titull ose diplomë akademike, atëherë kjo duhet të tregohet përpara emrit të personit.

Është e rëndësishme të theksohet se çdo pronë duhet të shkruhet me shkronjë të madhe dhe në një rresht të ri.

Apele për letra biznesi

Komunikimet zyrtare duhet të jenë gjithmonë me ton neutral. Ankesat drejtuar adresuesit duhet të kenë të njëjtin formë. Frazat si "Mirëdita" do të jenë të papërshtatshme. Nëse doni të përshëndesni, është më mirë të përdorni "Përshëndetje" formale. Por opsioni më kompetent konsiderohet të adresohet me emër dhe patronim. Dhe nuk ka rëndësi se sa kohë duhet për të njohur adresuesin. Ju nuk mund të përdorni formën e shkurtër të emrit në shkronjë (për shembull, Petya, Anya, e kështu me radhë).

Ruajtja e distancës ndërpersonale, tregimi i respektit për një person më të vjetër në moshë ose në pozitë më të lartë do të ndihmojë të ktheheni tek "ju". Megjithatë, duhet theksuar se në disa kompani, përkundrazi, është zakon të përdoret "ju" kur komunikoni qoftë edhe në një letër.

Vlen të theksohet se adresa "I nderuar Zotëri" nuk mund të përdoret pa treguar më pas emrin e këtij personi. Ju gjithashtu duhet të shmangni shkurtesat "Z.", "Zonja". Nëse duhet t'i referoheni një grupi personash, atëherë lejohet të mos tregoni emra. Pastaj mund të shkruani shkurt: "Të nderuar Zotërinj!" Sipas rregullave, duhet të vendosni gjithmonë një pikëçuditëse pasi t'i drejtoheni me emër. Për shembull, një frazë e ngjashme në një letër biznesi do të duket kështu. "I dashur Alexander Sergeevich!"

Në pjesën e fundit, ju mund të përdorni opsione të ndryshme... "ME Urimet më të mira"," Sinqerisht, "" Me shpresë për bashkëpunim "dhe kështu me radhë. Mesazhet këtu duhet të jenë formale, por miqësore.

Dizajni i pjesës përfundimtare

Plotësimi i saktë i letrës është gjithashtu shumë i rëndësishëm. Në pjesën e fundit, ju duhet të përmbledhni atë që u tha më parë. Sidoqoftë, nuk duhet t'i shtrini përfundimet tuaja në 10 fjali. Duhet mbajtur mend se konciziteti dhe shkurtësia vlerësohen në një stil biznesi. Më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta. Si shembull, do të ketë disa ndërtime që janë të përshtatshme në pjesën e fundit të korrespondencës së biznesit. Letrat e biznesit duhet të plotësohen sa më saktë dhe me edukatë.

• Faleminderit për ndihmën ose vëmendjen tuaj. “Më lejoni të shpreh mirënjohjen time për…”. "Faleminderit!"
• Sigurimi i adresuesit për diçka. "Do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju."
• Duke shprehur shpresa për të ardhmen. “Shpresojmë të marrim një përgjigje nga ju sa më shpejt që të jetë e mundur”.
• Një kërkesë për diçka. "Ne do të ishim mirënjohës nëse mund të raportonit rezultatet."
• Ju kërkojmë ndjesë për çdo shqetësim të shkaktuar. “Kërkojmë falje për vonesën e pagesës”.

Si t'i thuash lamtumirë adresuesit

Përkundër faktit se korrespondenca është biznes, ju mund të thoni lamtumirë në një letër biznesi në mënyra të ndryshme. Për ta bërë këtë, përdorni të ashtuquajturat fraza mbyllëse.

Shembujt përfshijnë opsionet e mëposhtme:

1. Ju sinqerisht.
2. Sinqerisht.
3. Urimet më të mira.
4. Ju uroj suksese ne punen tuaj.
5. Shpresojmë të vazhdojmë bashkëpunimin tonë.
6. Ne ishim të lumtur të ofrojmë një shërbim.

Mund të ketë edhe opsione të tjera. Këtu, zgjedhja e frazës përfundimtare është thjesht çështje shije.

Vendosja e një nënshkrimi

Në fund të fletës, dërguesi duhet të nënshkruajë. Por është jashtëzakonisht e rëndësishme ta bëni atë në mënyrë korrekte në mënyrë që dokumenti të ketë një pamje zyrtare.

Është e nevojshme të tregoni pozicionin, inicialet, mbiemrin dhe të vendosni një nënshkrim përballë. Për më tepër, mund të specifikoni informacionin e kontaktit (adresën personale të emailit ose numrin e telefonit). Kjo do t'i tregojë marrësit një gatishmëri për të komunikuar dhe bashkëpunuar.

Karakteristikat e refuzimit

Është gjithashtu e rëndësishme të dini se si të shkruani një letër biznesi nëse keni nevojë të refuzoni diçka. Në fund të fundit, edhe një negativ ose refuzim i mbuluar nuk do të kalojë pa u vënë re dhe do të sjellë pasoja të pakëndshme. Pas kësaj, nuk do të jetë e mundur të mbështeteni në një qëndrim pozitiv ose të paktën neutral ndaj vetes. Kur hartoni një letër, nuk keni nevojë të dorëzoheni para emocioneve. Është më mirë ta mbani veten brenda kufijve, edhe nëse marrësi është shumë i bezdisshëm. Letrat e refuzimit duhet gjithmonë të rilexohen disa herë, duke i kushtuar vëmendje të veçantë tonit të mesazhit.

Mesazhi nuk duhet të fillojë me një "jo" kategorike, në çfarëdo forme që të shprehet. Përndryshe, adresuesi do të ketë përshtypjen se ai nuk është interesant dhe nuk ka rëndësi. Është më mirë që fillimisht të paraqisni shpjegime bindëse të pakërkuara. Kur arsyet e refuzimit renditen shkurtimisht, mund të kaloni pa probleme në deklaratën e faktit. Në të njëjtën kohë, sipas rregullave të mirësjelljes së një letre biznesi, rekomandohet të përdorni llojin e mëposhtëm të formulimit.

• Fatkeqësisht, ne nuk jemi në gjendje të përmbushim kërkesën tuaj.
• Na vjen sinqerisht keq, por jemi të detyruar të refuzojmë ofertën tuaj.
• Na vjen shumë keq, por nuk mund ta plotësojmë kërkesën tuaj për arsyet e mëposhtme.

Në mënyrë ideale, në fillim të letrës, duhet të deklaroni shkurtimisht kërkesën e adresuesit. Kështu ai do të kuptojë që propozimi i tij është lexuar vërtet dhe sigurisht që do ta vlerësojë.

Karakteristikat e kompozimit të një emaili

Sot, njerëzit janë gjithnjë e më të interesuar se si të shkruajnë një letër biznesi nëse duhet të dërgohet me email. Për një korrespondencë të tillë, zbatohen të njëjtat rregulla siç u përmend më herët. Sidoqoftë, komunikimet elektronike të biznesit kanë karakteristikat e tyre.

• Hyrja duhet të jetë solide dhe adekuate. Për shembull, zaichonok-masha@mail.ru është një opsion i keq, dhe director-petrov@gmail.com është një opsion i mirë.

• Është gjithmonë e rëndësishme të plotësoni fushën e temës. Do ta bëjë të qartë se për çfarë do të jetë mesazhi. Nëse letra është menduar për një të huaj, atëherë titulli duhet të jetë interesant. Por është e rëndësishme të mos e teproni. Temat si "Oferta unike vetëm tani", "Urgjente" do të shkaktojnë vetëm refuzim. Titulli duhet të përbëhet nga 3-5 fjalë, duke përfshirë thelbin e mesazhit në to.

• Nëse korrespondenca është me një të huaj, atëherë së pari duhet t'i tregoni se si mësuan për të dhe çfarë bën kompania. Pa një hyrje të tillë, mesazhi mund të konsiderohet spam dhe të fshihet menjëherë.

• Është më mirë të theksohen pikat e rëndësishme në tekst me shkronja të zeza. Në këtë rast, është e papranueshme të përdoren ngjyra të ndryshme.

• Kapelet nuk mund të përdoren në emailet e biznesit. Edhe nëntitujt dhe titujt e temave nuk duhet të jenë të përmbysura. E njëjta gjë vlen edhe për shenjat e pikësimit të dyfishta.

• Është më mirë ta ndani tekstin në paragrafë, duke lënë një vijë bosh midis tyre.

• Sa më i shkurtër të jetë mesazhi, aq më shpejt do t'i përgjigjet.

• Është e nevojshme të vendosni një nënshkrim. Në email, zakonisht përbëhet nga disa rreshta, përfshin emrin dhe pozicionin e dërguesit, emrin e kompanisë, numrin e telefonit dhe adresën e faqes në internet.

• Ju mund të bashkëngjitni skedarë teksti dhe imazhe në letrën. Kjo është shumë e përshtatshme, sepse materialet shtesë, komentet, shpjegimet dhe përshkrimet e hollësishme largojnë vëmendjen nga pika. Prandaj, është më mirë t'i vendosni ato jo në trupin e letrës, por në skedarët e bashkangjitur.

• Nëse korrespondenca e biznesit ka vazhduar për një kohë të gjatë dhe është krijuar një marrëdhënie e ngrohtë, besimi, atëherë përdorimi i emoticons lejohet në një e-mail. Ata do të ndihmojnë për të "gjallëruar" dhe për të zbutur pak komunikimin. Por ato nuk duhet të abuzohen, dhe në letra letrash janë përgjithësisht të papranueshme.

Udhëzime për të shkruar një letër

Përpilimi i një letre biznesi mund të ndahet në disa faza.

1. Së pari ju duhet të specifikoni adresuesin. Për ta bërë këtë, në këndin e sipërm të djathtë të formularit, duhet të shkruani inicialet, mbiemrin dhe pozicionin e marrësit. Nëse adresuesi është një organizatë, atëherë adresa e saj ligjore duhet të tregohet.

2. Kontaktimi me marrësin. Duhet të vendoset më poshtë në mes të formularit. Ne kemi diskutuar tashmë se cilat fraza mund të përdorni. Zakonisht adresa duket si: "I dashur Igor Petrovich!"

3. Deklarata e qëllimit. Më poshtë, në një rresht të ri, duhet të shkruani mendimet kryesore, të gjithë thelbin, duke përmendur arsyet e apelit. Nëse po flasim për disa probleme, atëherë ia vlen të ofrojmë opsione për zgjidhjen e tyre. Nëse kjo është një ofertë bashkëpunimi, atëherë duhet të shpjegoni se si do të ndodhë. Nëse letra përmban një ankesë, atëherë ia vlen të kërkoni masa specifike. Me një fjalë, marrësi nga teksti duhet të kuptojë se çfarë saktësisht kërkohet prej tij.

4. Pjesa e fundit. Dhe së fundi, në një rresht të ri, duhet të futni frazën dhe nënshkrimin përfundimtar.

Letër falenderimi

Ky mostër tregon se si mund të duket një letër falënderimi. Megjithatë, ky shembull ka një pengesë. Në vend të rreshtit "Për kompaninë "Flamuri", mund të futej një frazë përshëndetëse dhe emrat e atyre të cilëve u dedikohej letra.

Një hetim

Ky është një shembull i letrës së kërkesës së biznesit. Nuk ka asnjë të metë në të. U respektuan të gjitha rregullat e hartimit letër zyrtare... Nga teksti bëhet e qartë se çfarë problemi ka lindur dhe çfarë duhet bërë për ta zgjidhur atë. Mesazhi përmban gjithashtu të gjitha informacionet e kontaktit, një mesazh mirëseardhjeje, një frazë përfundimtare dhe një nënshkrim.

Pra, botimi ka demonstruar se si të shkruani letra të destinuara për partnerët e biznesit. Kjo duhet të bëhet në mënyrë korrekte dhe me kompetencë, në mënyrë që të mos godasë fytyrën në papastërti. Në fund të fundit, e ardhmja e kompanisë varet nga kjo. Është gjithashtu e rëndësishme t'i përgjigjeni në kohë një mesazhi biznesi. Kjo mund të bëhet brenda tre deri në shtatë ditë nga data e marrjes së letrës.

udhëzime

Filloni letrën tuaj duke treguar se kujt po i shkruani. Dekoroni mesazhin siç është zakon në korrespondencë biznesi... Në anën e sipërme të djathtë të dokumentit, shkruani në tre rreshta titullin, emrin e kompanisë dhe mbiemrin e menaxherit, për shembull:

Tek CEO
LLC "IntersvyazKom"
Ivanov I.I.

Tregoni se kush është adresuesi i letrës. Bëjeni këtë pasi të keni hyrë në pjesën e mëparshme të mesazhit edhe në anën e djathtë. Ju duhet të shënoni pozicionin dhe mbiemrin tuaj me iniciale, për shembull:

Nga shefi i departamentit të shitjeve
Yesenina E.E.

Largohuni disa rreshta nga seksioni i mëparshëm, rreshtoni kursorin në mes të faqes, tregoni natyrën e mesazhit. Ti mund te shkruash " Memo"," Letër informacioni "ose" Shënim shpjegues ", gjithçka varet nga arsyeja për të cilën po kontaktoni drejtuesin e organizatës. Nuk ka nevojë të vendoset një pikë pas titullit. Nëse letra lidhet me ndonjë kërkesë, thjesht mund të kontaktoni drejtorin me emër dhe patronim në mënyrë të respektueshme.

Filloni letrën me fjalë që shpjegojnë arsyen e shkrimit të saj, për shembull, "në rrjedhën e negociatave tona", "në përputhje me kërkesën tuaj" ose "bazuar në sugjerimet tuaja".

Nëse letra juaj lidhet me një kërkesë për të blerë pajisje, për të përmirësuar një punonjës ose për të ofruar një mundësi për të bërë një udhëtim pune, është më mirë ta filloni letrën me shprehjen "Ju lutemi merrni parasysh mundësinë ...".

Tregoni situatën, bëni shpjegime, hartoni tabela ose grafikë, nëse e kërkon natyra e shkronjës. Shtrirja e trupit kryesor të dokumentit duhet të vendoset në gjerësinë e faqes. Çdo rresht duhet të fillojë me një dhëmbëzim.

Nënshkruani letrën, sigurohuni që të përdorni standardin "me respekt" përpara se të tregoni mbiemrin, pas tij duhet të vendosni presje.

Mos harroni të përfshini datën e shkrimit të letrës dhe të nënshkruani dokumentin e printuar.

Nëse organizata juaj ka komunikim të brendshëm me e-mail, filloni letrën tuaj me një mesazh dhe jepni të gjithë informacionin në formë falas.

Burimet:

• letër kërkesë drejtorit

Letrat e shërbimit përbëjnë 80% të Totali dokumentet që janë duke u përgatitur në një organizatë ose një ndërmarrje. Me ndihmën e tyre bëhet komunikimi ndërmjet institucioneve dhe individëve. Letrat e shërbimit janë të konsumuara karakter informativ, ato mund të shkruhen edhe në formën e një kërkese ose një kërkese.

udhëzime

Vendosni për qëllimin e letrës. Është e nevojshme vetëm nëse çështja të cilës i kushtohet nuk mund të zgjidhet nga ose gjatë një takimi personal, dhe gjithashtu nëse duhet të shërbejë si një dokument zyrtar që konfirmon vetë faktin e largimit të tij. Mendoni paraprakisht dhe sigurohuni që e keni zgjedhur adresuesin dhe se do të jetë në kompetencën e tij të përgjigjet nëse letër- hetim.

Duhet bërë vetëm një pyetje. Disa pyetje lejohen të parashtrohen vetëm nëse janë të ndërlidhura. Marrësi duhet të kuptojë menjëherë thelbin e letrës suaj, kështu që duhet të thuhet që në frazat e para. Në to, tregoni jo vetëm thelbin e pyetjes, por edhe veprimet që prisni të merrni si përgjigje. Në pjesën hyrëse, mund t'i referoheni rregulloret nga të cilat udhëhiqeni gjatë përpilimit të letrës dhe që shërbejnë si bazë për të kërkuar ose dhënë informacion.

Pjesa kryesore e letrës duhet të nxisë veprim, të bindë ose të sqarojë. Teksti i tij duhet të jetë i qartë, konciz, konciz dhe logjik. Faktet e deklaruara në të duhet të jenë të verifikuara dhe objektive, të dhëna dixhitale - sa më të sakta. Shkruajeni vetë letrën me një ton biznesi dhe neutral. Teksti mund të shkruhet në vetën e parë në njëjës ose shumës, ose në vetën e tretë në njëjës.

Shmangni shprehjet kategorike në tekstin e letrës. Përdorni fjalë dhe ndërtime hyrëse për këtë: nëse është e mundur, me sa duket, siç vijon nga, siç dihet.

Biznesi kërkon të fillojë letrën me "I dashur" dhe të shkruajë emrin dhe patronimin e adresuesit. Nëse ata nuk janë aty, atëherë në fund të letrës, para nënshkrimit tuaj, duhet të ketë një frazë "Sinqerisht". Ju mund ta theksoni këtë respekt në tekstin e letrës, duke përdorur ndajfolje të tilla si: "duke studiuar me kujdes komentet tuaja ...", "duke marrë parasysh me kujdes propozimet tuaja ...".

Një letër shërbimi duhet të shkruhet në kokën e organizatës, ku tregohet emri i plotë dhe numrat e kontaktit.

Gjatë zbatimit aktivitet ekonomik disa drejtues të organizatave detyrohen të përdorin udhëtime pune. Nga neni 166 Kodi i Punës RF vijon që punonjësi dërgohet me urdhër të kreut të organizatës. Por po sikur vetë drejtori të udhëtojë në një detyrë zyrtare, sepse rezulton se ai vetë drejtohet në një detyrë zyrtare.

udhëzime

Para së gjithash, shikoni statutin e shoqërisë që ka të drejtë të lëshojë dokumente administrative. Nëse aty shkruhet se të drejtën e publikimit e ka vetëm titullari (i cili është edhe drejtor), atëherë ai duhet të hartojë dokumentet për udhëtimin e punës. Nëse ia keni deleguar autoritetin për të nënshkruar një deputeti, ky person nënshkruan dokumentet e udhëtimit.

Lëshon një detyrë shërbimi për dërgimin në një udhëtim pune, ka formë e unifikuar Nr. Т-10а. Këtu tregoni destinacionin e udhëtimit të biznesit, kohën e fillimit dhe përfundimit të tij (sipas biletave), qëllimin e udhëtimit të biznesit. Nënshkruani dokumentin. Pasi të keni përfunduar udhëtimin tuaj të biznesit, plotësoni raportin në fund të formularit.

Lëshoni një urdhër për dërgimin e punonjësit në një udhëtim pune (formulari nr. T-9). Nëse statuti parashikon delegimin e së drejtës për nënshkrim një personi tjetër, ai duhet të hartojë një dokument administrativ. Plotësoni informacionin për udhëtimin e punës këtu: destinacioni dhe periudha e udhëtimit të biznesit, qëllimi dhe arsyeja (caktimi i punës). Nënshkruani dokumentin ose ia jepni një deputeti për nënshkrim.

Lëshoni një urdhër për zëvendësimin tuaj të përkohshëm. Nëse ka një deputet, emërojeni atë të kryejë detyrën; nëse nuk ka një pozicion të tillë në personel, caktoni një person tjetër. Në dokumentin administrativ, shkruani periudhën e zëvendësimit dhe arsyen (udhëtim pune), specifikoni një numër kompetencash.

Lëshimi i prokurës për deputetin për të drejtën e ushtrimit të biznesit. Për shembull, për të përfaqësuar interesat e kompanisë në autoritetin tatimor. Kujdesuni për nënshkrimin e dokumenteve financiare. Për ta bërë këtë, mund të kontaktoni bankën që ju shërben dhe të ribëni kartën e nënshkrimit.

Hartoni një certifikatë udhëtimi (formulari numër T-10). Specifikoni emrin e plotë drejtori i organizatës, numri i personelit të tij. Shkruani qëllimin e udhëtimit dhe periudhën kohore larg vendit të punës më poshtë. Rishkruaj dokumentin.

Burimet:

• si të organizoni një udhëtim pune