Projenin etkinliğinin nihai değerlendirmesinin temel göstergeleri. Şirketinizde bir KPI sistemi nasıl uygulanır?

Bu makaleden öğreneceksiniz:

• Yöneticiler için KPI'lara neden ihtiyaç duyulur?
• KPI'nın yöneticiler için faydaları nelerdir?
• Satış yöneticilerinin kullanması gereken KPI kriterleri
• Satış yöneticileri için KPI nasıl hesaplanır?

Geçen yüzyılın son on yılında yurtdışında ortaya çıkan yöneticiler için uyumlu KPI konsepti ancak sıfır yıllarında bize ulaştı. Her şeyden önce, bu sistem ticari faaliyetlerin güçlü bir teşvik düzenleyicisi olarak kabul edildi. Bu yayında, kurumunuz için verimli bir şekilde kullanılabilecek yöneticilerin temel performans göstergelerine odaklanacağız.

Yöneticiler için KPI neden gereklidir?

Balanced Scorecard (BSC) kararı, iki yazarın çalışması nedeniyle yöneticiler arasında ün kazandı - R.S. Kaplan ve D.P. Norton. Bu kavramın önemli bileşenlerinden biri, sonunda KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) olarak bilinen motivasyon göstergelerinin modelleridir. KPI'nın Rusça'ya sorunlu ve yanlış çevrilmesi nedeniyle, KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) veya KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) olarak adlandırıldılar. İkinci seçenek, yöneticiler arasında bir yer edinerek büyük bir popülerlik kazandı.
İçerdiği KPI modelleri gerçek iş, uyumlu göstergeler kavramının kurucu bir unsurudur. Aynı zamanda, kendileri, önde gelen pozisyonların işgal edildiği önemli sayıda fonksiyonel kontrol ünitesine entegre edilmiş bir sistemdir. stratejik Yönetim, satış ve personel yönetimi.

KPI hangi yöneticiler için geçerlidir:

İK yöneticisi için KPI.

Günümüzde KPI'lar, performansları ve ödemeleri arasında bağlantı kurarak çalışanları motive etmek için sıklıkla kullanılmaktadır. Bununla birlikte, kuruluşların önemli bir bölümünün ana ihmali, yanlış göstergelerin veya bunların en fazla sayısının dikkate alınmasıdır. Böyle ana hedefİK yöneticisi için KPI konseptini oluştururken her çalışan için doğru göstergeleri belirlemektir. Daha sonra ekip, her birinin hangi görevlerle karşı karşıya olduğu, hedeflerine etkili bir şekilde ulaşırsa onu ne tür bir cesaretlendirmenin beklediği konusunda istikrarlı bir anlayışa sahip olacaktır.

Proje yöneticisi için KPI.

Bir proje yöneticisinin yüksek KPI'sı, ücretsiz personel için en yaygın gösterge değildir. Mesele şu ki, bu alanda iyi bir yönetici çok değerlidir ve genellikle iş değiştirmek için acelesi yoktur. Doğal olarak, bir proje yöneticisinin yüksek bir KPI'sı, makul bir ücret için güçlü bir argümandır. Kriz zamanlarında bile rağbet gören ve iyi maaş alan uzmanlardır. Proje çalışması, şirketin tüm çalışmasının bir parçası olarak, aynı anda bir değişim aracısı olarak kabul edilir. Yüksek performansın münhasırlığı, tüm yönetim konseptinin ayarlarında reformlar anlamına gelir. Şirketin tekrarlanabilir, döngüsel faaliyetlerinin iyi bir "araştırma" parçası yapmak, yani projenin sonuçlarını organizasyonun süreçlerine dahil etmek gereklidir.

Üst düzey yöneticiler için KPI.

Ana göstergeler, kuruluş için belirlenen görevlere, belirli bir süre içinde neyi başarmak istediğinize odaklanmalıdır. Örneğin amaç, pazarda yüksek bir konum elde etmek veya kazanç elde etmek olabilir. iyi gelir işletmenin satışından. İlk seçenek için, KPI yöneticisi satış hacimlerini, müşteri tabanındaki artışı ve ikincisi için, mümkün olan en yüksek fiyattan satış yaparak organizasyonun kapitalizasyonunda bir artış içerecektir. Hedef resmileştirilmelidir, bu nedenle onu yazılı olarak düzeltmek ve daha az önemli parçalara bölmek gerekir, bunların toplamı ana hedefe ulaşılmasına yardımcı olacaktır.

Ofis yöneticisi için KPI.

Büro yöneticilerinin temel KPI performans göstergeleri aynı zamanda düzenleme alanlarıdır. Aşağıdaki KPI'lar dikkate alınır:

• işin zamanında tamamlanması;
• bütçe dahilindeki eylemler, kaynak tasarrufu ve tedarikçinin yetkin seçimi;
• çalışanlar ve organizasyon yönetimi tarafından idari destek seviyesinin olumlu değerlendirmesi;
• alt yapıların personelinin yönetimi ile bağlantılı göstergeler (personel cirosu, tutulan pozisyonlara uygunluk, görevden alma sayısı Deneme süresi, idari ekiple etkileşime girerken diğer departmanlardan meslektaşların yüksek takdiri).

Kalite yöneticisi için KPI.

Örneğin, OJSC KAMAZ, üretim verimliliğinin bir değerlendirmesi olarak, her biri belirli bir konumda önemli ve etkili olan çeşitli göstergeler kullanır. Buna üretim hiyerarşisi veya operasyonel KPI'lar diyebilirsiniz. Başta iki KPI vardır: tüketici açısından ürünlerin kalite seviyesinin değerlendirilmesi - APA - Denetim Geçmişi Montaj; çıktı birimi başına çalışanlar tarafından fiilen çalışılan saat sayısı - HPU - Birim Başına Saat. Bu KPI'lar şunları tanımlar: üretim süreçleri genel olarak örgütler. Biraz daha düşük üç KPI daha var: üretim döngüsünün tam zaman aralığı - TPT - Geçiş Süresi; değiştirilmemiş ürünlerin payı ve sorun giderme - FTT-First TimeThrough; nihai ürünlerin teslimatı için çalışma programına uygunluk - OTD - Zamanında Teslimat.

Geliştirme yöneticisi için KPI.

Genellikle klasik yaklaşım profesyoneller, liderliğe 10 ila 20 üst düzey KPI uygulanmasını önermektedir. Ancak, derinlemesine incelenebilir iç süreçler, izleme yoluyla kuruluş içindeki yerel eylemlerle ilgili KPI'ların sayısını artırmak. Bu KPI'lar dört ana segmentle ilgilidir - finans, müşteriler, süreçler, insanlar. Bu yaklaşım, tüm cephelerdeki faaliyetlerin düzenlenmesine katkıda bulunur.

Satış müdürü için KPI.

Kuruluşun yönetimi, finansmanın alınması ve şirketin büyümesi için bir tahminde bulunmak için satış yöneticilerine KPI'ları tanıtmaya karar verir. Bunun için iyi nedenler var, çünkü bir yöneticiye gelecek 2-3 ay için %75 gerçekleşme olasılığı ile bir satış tahmini sağlamaya yönelik basit bir talep ciddi zorluklara neden olabilir. KPI'sı olmayan bir çalışanın tüm faaliyetleri tahmin edilemez ve bir organizasyonun ulaşması gereken temel hedef planlı bir ekonomiye ulaşmaktır. Aşağıda örnekleri bulunan bir satış müdürü için KPI'yı daha ayrıntılı olarak ele almanın gerekli olduğunu düşünüyoruz.

Bir Satış Müdürü için KPI Kullanmanın 5 Faydası

1. Sonuç yönelimi- çalışan, performansına karşılık gelen finansal teşvikler kazanır.
2. kontrol edilebilirlik- piyasa durumundaki dalgalanmalara veya kuruluşun görevlerine bağlı olarak yöneticinin çalışanların çabalarını düzenlemesine yardımcı olur.
3. Adalet- çalışanın kuruluşun başarısına katkısının yeterli bir değerlendirmesi ve başarısızlık durumunda risklerin adil dağılımı.
4. Netlik ve şeffaflık- çalışanlar ne için ücret aldıklarını anlar ve faaliyetlerinin ana göstergelerini bağımsız olarak hesaplama hakkına sahiptir.
5. istikrar- Bazı dönemlerde hedef göstergeler değiştiğinde motivasyon kavramı aynı kalır, bu da güven ilişkisi oluşturur.

KPI'lar nelerden oluşur?

KPI'lar aşağıdakilerin bir parçası olarak kabul edilir: Genel kavram personel performans göstergelerine ek olarak stratejik hedefler, bir taktik ve operasyonel tasarım ve düzenleme sistemi içeren hedef belirleme. KPI kavramı, uzun vadeli hedefler ve kuruluşun işleyişinin ana parametreleri ile ilgili değilse, o zaman sadece resmi kalacaktır. Başka bir deyişle, bir yönetici için KPI kavramı basitçe etkisiz olacaktır.

Liderlik seviyelerine göre hedeflerin ayrıştırılması:
Stratejik iş hedefleri → Şirket hedefleri → Bölümlerin, departmanların hedefleri → Çalışan hedefleri

Mevcut görevlere, faaliyetlerin özelliklerine, yetkilerine ve seviyesine odaklanmak resmi, Yöneticiler için KPI'lar belirlenir. KPI'lardan bahsetmişken, düşünebilirsiniz ekonomik göstergeler, ticari performansın değerlendirilmesine katkıda bulunmanın yanı sıra ana süreçlerin göstergeleri ve temel kaynakların tüketimi.

Yöneticiler için KPI'nın adım adım geliştirilmesi

Bir görev ve KPI matrisi geliştirmek için altı adım atmanız gerekir:
Adım 1. Öne sürülen görevlerin gerçekten uygulamaya uygun olduğundan emin olun. Bir yöneticinin gerçekçi olmayan talepleri çalışanları hayal kırıklığına uğratabilir ve verimliliklerini önemli ölçüde azaltabilir.
Adım 2. Görevleri alt bölümlere, departmanlara ve çalışanlara göre en uygun şekilde bölün. Organizasyonun hedefleri yönetici matrisinde yer almamalıdır.
Adım 3. Yetkin bir hedef bölümünden sonra, yöneticiler için kişisel görevleri ve KPI'ları formüle edin. İki KPI, bir göreve karşılık gelebilir. Tam uyumluluğa dikkat edin KPI hedefleri kuruluşlar. Her görevin doğrudan önemine bağlı olarak kendi ağırlığı vardır ve toplamları %100'dür. Ek olarak, yönetici tarafından da dikkate alınması gereken, bunları gerçekleştirmenin zorluğunda farklılık gösterebilirler.
Adım 4. Planlı göstergeler oluşturun, bunun için önceki dönemle ilgili bilgileri incelemeniz gerekir. Bu veriler ilk kez analiz edilecekse, özellikle sezonluk faaliyetleri olan kuruluşlar için piyasadaki durumun araştırılması gerekir. Ayrıca mevcut kaynakları da göz önünde bulundurun. Ancak tüm verileri topladıktan sonra planlı göstergeleri ortaya koymak mümkündür. Çok yüksek KPI'ların performansta düşüşe yol açacağını ve çok düşük KPI'ların çalışanlar için makul olmayan derecede yüksek finansal teşviklere yol açacağını unutmayın.
Adım 5. Performans kriterleri oluşturmaya başlayın. Hesaplama formülüne bakın:

Verimben = Gerçeki / Plan i, burada performans i = i. hedefteki performans

Adım 6. Sonuçları yöneticinin performansıyla karşılaştırın. Herhangi bir hedef için tatmin edici bir sonucu vurgulamanız gerekir. Elde edilen tüm veriler toplanır ve çalışanın ücretinin miktarını doğrudan etkileyen genel bir sonuç elde edilir.
Gelecekte, tüm göstergelerin üç gruba ayrıldığı karmaşık bir hedef matrisi yapısını kullanabilirsiniz:

• geçersiz;
• planlı;
• liderlik.

Yöneticiler için ücret miktarı, listelenen gruplara göre belirlenir. Örneğin, bir çalışanın nihai sonucu geçersiz bir gruba aitse, ikramiye almaz.


Satış yöneticileri için yetkin bir KPI konsepti, yüksek kaliteli yönetim muhasebesi sağlar ve düzenlemeye yardımcı olur personel politikası. İşçi niceliğin değil, niteliğin peşinde olmalıdır. Bir satış yöneticisinin tamamen yaratıcı bir uzmanlık olduğunu ve bir çalışanın kendi yaklaşımına ihtiyacı olduğunu anlamalısınız, çünkü kısıtlamalar ve sıkılaştırma genellikle motivasyonu ve verimliliği azaltır.

Bir satış yöneticisi için KPI nasıl hesaplanır

Bir satış yöneticisi için bir kpi formülü vardır. Aşağıda nicel KPI katsayısının hesaplanmasına ilişkin bir örnek veriyoruz:
PV (değişken kısım) = Değişken kısmın planlanan miktarı * (KPI1 Ağırlığı * KPI1 Faktörü + KPI2 Ağırlığı * KPI2 Faktörü).

Tablo 6. Tüm varsayılan varyantların kontrolü ücretler tüm olası KPI değerleri için (birçok değerin ayrıntılı açıklamasıyla birlikte)

KPI1/KPI2	<50%	51-89%	90-100%	>100%
<50%	5000 (seçenek 4)	18 750	22 500	26 250
51-89%	18 750	22.500 (seçenek 3)	26 250	30 000
90-100%	22 500	26 250	30.000 (seçenek 1)	33 750
	26 250	30 000	33 750	37.500 (seçenek 2)

seçenek 1
Satış planının uygulanması %90-100 (KPI1 = 1). Faaliyet planının uygulanması %90-100 (KPI2 katsayısının değeri = 1). Değişken kısım (FC) %50'dir ve 15.000 rubleye eşittir.
EĞER \u003d 15.000 ruble * (1 × %50 + 1 * %50) \u003d 15.000 ruble.
Aylık ücret = 15.000 (sabit kısım) + 15.000 (değişken kısım) = 30.000 ruble.
Çözüm: çalışanın bordro standardına göre belirlenmiş planlı bir maaşı vardır.
seçenek 2
Satış planının %100'den fazla yerine getirilmesi (KPI1 = 1.5).
Faaliyet planının %100'den fazla uygulanması (KPI2 katsayısı değeri = 1.5).
EĞER \u003d 15.000 ruble * (1,5 * %50 + 1,5 * %50) \u003d 22.500 ruble.
Aylık ücret = 15.000 (sabit kısım) + 22.500 (değişken kısım) = 37.500 ruble.
Çözüm: çalışanın 7.500 ruble ile planlanan maaşından daha fazlası var, ancak göstergelerin her biri için planın yerine getirilmesi% 100'ü aşıyor.
Seçenek 3
Satış planının uygulanması %51-89 (KPI1 = 0,5). Faaliyet planının uygulanması %51-89 (KPI2 katsayısının değeri = 0,5).
EĞER \u003d 15.000 ruble * (0,5 * %50 + 0,5 * %50) \u003d 7.500 ruble.
Aylık ücret = 15.000 (sabit kısım) + 7.500 (değişken kısım) = 22.500 ruble.
Çözüm: çalışanın planlanan maaştan 7.500 ruble daha azı var.
Seçenek 4
Satış planının yürütülmesi %50'den azdır (KPI1 katsayısının değeri = 0). Faaliyet planının uygulanması %50'den azdır (KPI2 katsayısı değeri = 0).
EĞER \u003d 15.000 ruble * (0 * %50 + 0 * %50) \u003d 0 ruble.
Aylık ücret = 15.000 (sabit kısım) + 0 (değişken kısım) = 15.000 ruble.
Çözüm: çalışanın 15.000 ruble'den azı var, çünkü değişken bileşen 0, her gösterge için planın uygulanması nedeniyle% 50'den az.

Bu durumda bir yönetici için KPI çalışmayacaktır

• Kuruluşun yönetimi, hedef ağacının oluşumunda yer almamıştır.
• Muhasebe sistemindeki bilgi eksikliği, değerlendirmelerinin öznelliği veya yanlışlığı nedeniyle yöneticiler için KPI hesaplamanın bir yolu yoktur.
• Yöneticiler için yanlış KPI oluşumu, belirli hedeflere ulaşmak için gerekli göstergeler göz ardı edildiğinde gerçekleşir.
• Yöneticiler için KPI ile motivasyon kavramı arasında doğrudan bir bağlantı yoktur.
• Yöneticiler için KPI'nın kesinlikle tüm departmanlar tarafından kullanılması. O zaman yönetim sisteminde hatalar ve bozulmalar olabilir.
• Yöneticiler için KPI ile motivasyon kavramı arasında bir bağlantı vardır, ancak KPI sisteminin uygulandığı çalışanların bireysel motivasyonunun bir muhasebesi yoktur.
• Yöneticiler için KPI sistemi, uzun vadeli projelerdeki mevcut başarılar için ödeme anlamına gelmez, ancak yalnızca nihai sonuca odaklanırsa. Bu gibi durumlarda çalışanlar, etkin performansın ödüllerle olan ilişkisini kaybeder.

Yöneticileri KPI ile çalışmaya nasıl motive edebilirim?

1. Tanıtılan KPI sisteminin bilinmeyen ve korkutucu bir şey olmadığını çalışanlara anlatmak gerekiyor. KPI'nın köklü bir değişiklik yapmayacağını ve geçmiş başarılarını geçersiz kılmayacağı anlatılmalıdır.
2. KPI çok karmaşık bir araç olarak tanımlanabilir. Bu yüzden bu teknolojiyi kullanıcılara önceden tanıtıp anlatmakta fayda var. Geri bildirimi incelemek, tartışmalar yapmak, ortaya çıkan sorunların tartışmalarını yapmak vb.
3. KPI uygulamasının gelecekteki başarısının bir göstergesi, organizasyonun CEO'su ve üst düzey yöneticilerinin KPI'sı için motivasyon oluşturmaya aktif katılım olarak kabul edilir. Yönetim ekibi bu projenin etkinliğinden emin değilse, bu tür uygulamalar başarılı olmayacaktır, yani bunların hiçbir anlamı yoktur.
4. Üst düzey yöneticilerin, orta düzey yöneticileri KPI'ların oluşumuna dahil etmeleri gerekmektedir. Eylemlerini yeni konsepte göre değerlendirecek ve planlayacak çalışanlardır. Yöneticilerin birlikte çalışması ve önerilen projenin tanıtımı için aşamalı bir plan oluşturması gerekecektir. Çoğu zaman, kavramın ilk denemesi ticari departmanlara emanet edilir ve son deneme, yöneticiler için arka ofisi KPI sistemine bağlamak için yapılır.
5. KPI'ları tanıtırken çalışanların faaliyetlerini teşvik etmek ve tüm çaba ve değerleri teşvik etmek gerekir.
6. Belge akışı mutlaka tanıtılan yeniliklere uygun olmalıdır. Bunu yapmak için mevcut konseptten KPI'ya geçişi ayrı ayrı planlamalısınız ve bu hızlı bir şekilde gerçekleşmeyecektir. Geçiş dönemi biraz zaman alacaktır, bu yüzden bu süreci kontrol etmeniz gerekiyor.
7. Değişiklikler ve yenilikler bir kuruluş için çok faydalı olabilir, ancak şirketin ana hedefi ile tutarlı olduklarından ve bunun için çalıştığından emin olunmalıdır.

Şirketinizdeki satış yöneticileri için KPI nasıl kolayca uygulanır?

Yöneticiler için bir KPI sistemi oluştururken ve tanıtırken, hesaplama algoritmasının kolay olduğundan ve sürekli açıklama gerektirmediğinden emin olmaya değer. Karmaşık ve anlaşılmaz sistemler güven uyandırmaz, ancak ekibin çalışmasına uyumsuzluk getirir. İş görevlerinden vazgeçmeye kadar gidebilir. Yöneticiler, KPI'nın tanıtılmasının anlamını açıkça ifade etmelidir, personelin bu konuda herhangi bir sorusu olmamalıdır. Anlatırken, çalışanların dikkatini bu kavramın faydalarına çekmeniz gerekir. Yöneticiler için KPI'yi test modunda tanıtmanız ve uygulama tarafından belirlenen tüm eksiklikleri gidermeniz önerilir, böylece bordro hesaplamalarında hatalardan kaçınabilirsiniz.
Yöneticiler için KPI tanıtımının etkinliğinde önemli bir faktör sürecin otomasyonudur, bunun için farklı CRM sistemleri kullanılmaktadır.
Kendi başınıza bir KPI sistemi geliştirebilirsiniz, ancak bu oldukça zordur ve bazı hatalara yol açar. Ciddi kuruluşlar, bu alanda zengin deneyime sahip uzmanlara bir KPI sisteminin oluşturulmasını emanet eder.

Yöneticiler için KPI'ların geliştirilmesine kim yardımcı olabilir?

Bir yöneticinin işini değerlendirmek için bir şirkette KPI gibi bir sistem uygulayabilirsiniz. Batı'da kendini çoktan kanıtlamış ve Rusya'da birkaç yıldır başarıyla kullanılmaktadır. Sistem küçük, orta ve büyük işletmelerde kullanılabilir. Onun yardımıyla şirketin çalışmalarındaki zayıf halkaları belirleyebilir ve uzun vadeli bir geliştirme stratejisi oluşturabilirsiniz. Üst düzey yöneticilerin işi, başarının en önemli bileşenlerinden biridir ve bir liderin KPI'sının nasıl ölçüldüğüne bakacağız.

Bazı özellikler

Yöneticiye verilen görevlerin gerçekçi bir şekilde yerine getirilmesi önemlidir. Gereksinimler çok yüksekse, yönetici hemen vazgeçebilir. Liderin başarılarını doğru bir şekilde değerlendirmek için bir yıla eşit bir süre almanız gerekir. Bu, çalışanın kendini kanıtlayabileceği ve performansta iyileştirmeler yapabileceği en uygun dönemdir. Kişisel göstergeleri genel olanlarla birleştirmek en iyisidir, bu nedenle resim çok daha nesnel olacaktır. Genel göstergeler, departmanın gösterdiği verilerdir. Ve bir yöneticinin seviyesi ne kadar yüksekse, işini değerlendirmek için genel göstergeler o kadar önemlidir.

KPI'lar her zaman sayılarla ifade edilen belirli değerlerdir. Ancak aynı anda çok fazla gösterge almamalısınız, aksi takdirde sonuç bulanık olacaktır. 5 göstergeye odaklanmak en iyisidir - uzmanlara göre bu sayı optimaldir.

Başarı seviyeleri

Üst yönetim için belirli başarı seviyeleri belirlenir:

1. Altında bonusların artık tahakkuk ettirilmediği minimum eşik.
2. Hedef - bonus para ödemek için bir çubuk.
3. aşıyor. Yönetici hedef eşiği aşarsa, kendisine teşvik olarak artırılmış bir ikramiye verilir.

Bölüm başkanı için göstergeler örneğin aşağıdaki gibi olabilir:

• Plan nasıl yürütülür.
• Departmanda dokümanların raporlanmasının nasıl izlendiği ve disiplinin nasıl sağlandığı.
• Çalışanlar ne kadar verimli.

Ayrıca, farklı bölüm başkanları için, birimin çalışma yönüne karşılık gelen kendi performans göstergeleri belirlenmelidir. Örneğin, bazı yöneticiler personelle uğraşırken, diğerleri satışla uğraşmaktadır. Bu insanlar için elbette göstergeler değişecektir.

Sonuçta

Tüm şirketin refahı, üst düzey yöneticilerin çalışmalarının etkinliğine bağlıdır. Bu nedenle, sahibinin, yöneticilerinin çalışmalarını izlemek ve tüm eksikliklerini belirlemek için bir KPI sistemi getirmesi faydalıdır. Bundan, proje yöneticisinin KPI'sının çok önemli bir şey olduğu sonucuna varıyoruz.

1.1. [Baş pozisyonunun adı] (bundan sonra Yönetmelik olarak anılacaktır) temel performans göstergelerine ilişkin yönetmelik, Rusya Federasyonu mevzuatına ve [kuruluşun kurucu belgesinin adı] uyarınca geliştirilmiştir.

1.2. Yönetmelikte kullanılan terimler:

Faaliyetin verimliliği - çalışanın amaç ve hedeflere ulaşmasının bir değerlendirmesi.

Motivasyon sistemi - performans sonuçlarına dayalı olarak kuruluş tarafından yönetici ile ilgili olarak yürütülen maddi ve maddi olmayan teşvik biçimleri.

Anahtar performans göstergeleri (KPI - Anahtar Performans Göstergesi) - bir çalışanın faaliyetlerinin etkinliğini değerlendirmenize izin veren nicel göstergeler.

Yönetici ücreti, sabit ve değişken kısımdan oluşan yönetici ücretidir.

Yönetici ücretinin sabit kısmı, yöneticinin ve bir bütün olarak organizasyonun performansına bağlı olmayan bir ücrettir.

Yönetici ücretinin varyasyon kısmı, yöneticinin ve bir bütün olarak organizasyonun çalışmalarının sonuçlarına bağlı bir ücrettir.

1.3. Anahtar performans göstergeleri, kuruluşun stratejik amaç ve hedeflerinin analizine dayalı olarak geliştirilir.

1.4. Bir çalışanın temel performans göstergelerine ulaşması, her raporlama döneminin sonunda değerlendirilir. Raporlama dönemi [ay, çeyrek, vb.]'dir.

1.5. Kilit performans göstergeleri sisteminin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi en az 2 yılda bir gerçekleştirilir. Temel performans göstergelerinin güncellenmesinin zamanlaması üzerindeki kontrol, [pozisyon başlığı] tarafından gerçekleştirilir.

2. Motivasyon sisteminin amaçları ve ilkeleri

2.1. Motivasyon sisteminin amacı, liderin ve bunun sonucunda bir bütün olarak organizasyonun verimliliğini artırmaktır.

2.2. Hedefe, motivasyon ilkelerinin oluşturulması ve uygulanması yoluyla ulaşılır:

2.2.1. karmaşıklık ilkesi

Motivasyon sistemi, bir çalışanı teşvik etmenin bir dizi form ve yöntemidir (maddi ve maddi olmayan teşvik ve ceza biçimleri).

2.2.2. uygunluk ilkesi

Bu Yönetmelik uyarınca uygulanan motivasyon sistemi, doğrudan organizasyon başkanının raporlama dönemi performansına bağlıdır.

2.2.3. Açıklık ilkesi

Motivasyon sistemi çalışana açık ve anlaşılırdır, çalışanın performansı ile ödül ve ceza sistemi arasında açıkça izlenebilir bir ilişki vardır.

2.2.4. Düzenlilik ilkesi

Organizasyon başkanının etkinliğinin değerlendirilmesi, her raporlama döneminin sonunda düzenli olarak gerçekleştirilir.

2.2.5. adalet ilkesi

Yöneticinin faaliyetlerinin etkinliği değerlendirilirken, raporlama döneminde meydana gelen tüm koşullar ve faktörler dikkate alınır.

2.2.6. Denge ilkesi

Maddi ve manevi teşvik biçimleri arasında bir denge sağlamak.

3. Motivasyon sistemi

3.1. Maddi olmayan teşvikler sistemi şunları içerir:

şükran beyanı;

Teşekkür mektupları, onur belgeleri, unvanlar verilmesi;

Bayramlar için tebrikler, organizasyon adına önemli olaylar;

Mesleğin en iyileri unvanını ödüllendirmek;

Değerli hediyelerin sunumu;

Maddi olmayan teşviklerin diğer biçimleri.

Maddi olmayan teşviklere ilişkin karar [pozisyonun veya yönetim organının adı] tarafından verilir.

3.2. Maddi teşvik sistemi, yönetici ücretinin sabit ve değişken bir bölümünü içerir.

3.2.1. Ücretin kalıcı kısmı, resmi maaşı ve ek ödemeleri ve ödenekleri içerir:

Resmi maaş, iş sözleşmesi ile belirlenir ve amaç ve hedeflerin başkanının başarı derecesine bağlı değildir;

Ek ödemeler ve ödenekler, Rusya Federasyonu'nun yürürlükteki mevzuatına göre ödenir. Düzenleyici düzenlemeler tarafından belirlenenlere ek olarak, başlığa aşağıdaki ek ödenekler ödenir: [örneğin, kuruluşta sürekli iş deneyimi için gerekli olanları doldurun].

3.2.2. Bu Yönetmelik tarafından belirlenen ek ödenekler hesaplanır: [gerekli olanı, örneğin resmi maaşın yüzdesi olarak girin. 5 ila 10 yıllık sürekli çalışma - %10; 10 ila 20 yıl - %15; 20 yıldan fazla - başın resmi maaşının% 20'si].

3.3. Yönetici ücretinin değişken kısmı ikramiyelerden oluşmaktadır.

3.3.1. Yönetici ikramiyesinin miktarı, gerçek KPI değerlerinin belirli bir fatura dönemi için planlananlara ne kadar karşılık geldiğine bağlıdır.

3.3.2. Bonusu hesaplarken, aşağıdaki göstergeler dikkate alınır: [gerekli olanı doldurun, örneğin, KPI1 - kuruluşun net karı, KPI2 - satışların karlılığı, KPI3 - işgücü verimliliği, KPI4 - satış geliri].

3.3.3. Yöneticinin KPI'sı aşağıdaki formüller kullanılarak hesaplanır:

KPI1 = NPfact - NPplan / %100, burada

NPfact - kuruluşun fatura dönemi için net karı,

NPplan - fatura dönemi için planlanan kuruluşun net karı.

KPI2 = RPfact - RPplan / %100, burada

RPfact - fatura dönemi için karlılık,

RPplan, fatura dönemi için satışların planlanan karlılığıdır.

KPI3 = PTfact - PTplan / %100, burada

PTfact - fatura dönemi için işgücü verimliliği,

PTplan - kuruluşta fatura dönemi için planlanan işgücü verimliliği.

KPI4 = VP gerçeği - VPplan / %100, burada

VP gerçeği - fatura dönemi için satış geliri,

VPplan - fatura dönemi için planlanan satış geliri.

KPI = KPI1 + KPI2 + KPI3 + KPI4 / 4

3.3.4. Yöneticinin ikramiyesi, resmi maaşın KPI yüzdesi olarak hesaplanır:

4. Nihai hükümler

4.1. Bu hüküm, [görev veya yönetim organının adı] onaylandıktan sonra yürürlüğe girecektir.

4.2. Bu sözleşmede yapılan değişiklikler ve eklemeler, kuruluşun organizasyonel ve yasal yapısında, kuruluşun gelişim stratejisinde veya iş planında değişiklik olması durumunda kabul edilir ve [görev veya yönetim organının adı] onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer.

Kabul:

[pozisyon, baş harfler, soyadı, imza]

[gün ay yıl]

Yönetmelik hakkında bilgi sahibi: [baş harfleri, soyadı, imza]

[gün ay yıl]

Öğreneceksiniz:

• KPI sisteminin artıları ve eksileri nelerdir?
• Hangi çalışanların KPI'ları uygulamaması gerektiği.
• Yönetici için ayarlanacak KPI'lar.
• Çalışanlar KPI uygulamasını sabote ederse ne yapmalı.
• KPI sistemi nasıl gözden geçirilir.

KPI sistemi nedir

KPI, işverenlerin astlarının performansını değerlendirebileceği özel bir gösterge sistemidir. Aynı zamanda, KPI - her çalışanın temel göstergeleri - genel iş göstergelerine (kârlılık düzeyi, karlılık, büyük harf kullanımı) bağlıdır.

İndirilenler:

Farklı KPI hedefleri vardır, ancak asıl olan şirkette farklı departmanlardan çalışanların iş hareketlerini birbiriyle çelişmeden birlikte hareket edebilecekleri bir durum yaratmaktır. Bir uzmanın faaliyetleri, diğerinin çalışmasına müdahale etmemeli veya yavaşlatmamalıdır. Tüm çalışanlar ortak bir amaç için çaba göstermeli ve etkin bir şekilde çalışmalı, bunun için ikramiye almalıdır.

KPI'ların doğrudan BSC (Balanced Scorecard - Balanced Scorecard) ile ilgili olduğuna inanılmaktadır, ancak bu böyle değildir. BSC'nin yaratıcıları KPI terimini kullanmadı. "Ölçü", "metre" veya ölçü kavramlarını kullandılar.

KPI ve BSC dolaylı olarak ilişkilidir. BSC, ilgili hedeflerin mevcut olduğu iş süreçleri perspektifiyle donatılmıştır. Bu hedeflere nasıl ulaşıldığını ölçmek için uzmanlar iş süreci KPI göstergelerini kullanır.

İndirilenler:

Peki basit kelimelerle KPI nedir? Bunlar, verimliliği artırmak için hangi eylemlerin yapılması gerektiğini anlamanın çok daha kolay hale geldiği belirli göstergelerdir. Aynı zamanda verimlilik, yalnızca belirli bir zaman diliminde gerçekleştirilen manipülasyonların sayısı değil, aynı zamanda şirketin tek bir uzmanın çalışmasından elde ettiği faydadır.

Şirket KPI'ları paylaşılır. Ancak, bölümlerde kişisel olarak adlandırılan küçüklere ayrılırlar. Birçoğu olamaz. 3-5 açıkça tanımlanmış ve anlaşılır gösterge yeterlidir. Ana gereksinim, bunları basit ve hızlı bir şekilde ölçebilme yeteneğidir.

İşte bazı KPI örnekleri . Bir satış müdürü için olası KPI'lar aşağıdaki gibidir: “Satış hacmi en az…”, “Yeni müşteri sayısı…”, “Müşteri başına ortalama sözleşme tutarı yaklaşık…”, “İngilizce yeterliliği düşük değil…”.

KPI'lara başka bir örnek. Büyük bir ev aletleri satış noktasının sahibisiniz. 12 yönetici sizin için çalışıyor. Her birinin ay boyunca ne kadar etkili çalıştığı aşağıdaki göstergelere göre değerlendirilir:

• yöneticinin ekipmanı satın almak için konuştuğu kişi sayısı (yüzde);
• ortalama çek miktarı;
• satış planının ne ölçüde yerine getirildiği (örneğin, asgari çubuğun miktarı ayda 350 bin ruble; planın yüzde olarak aşırı doldurulma düzeyi yöneticinin maaşını etkileyecektir).

Örneğin, belirli bir markanın ve üreticinin mikserlerini satmanız gerekiyor. Bu durumda, her yönetici için minimum 5 mikser ile bir plan yapmak mantıklı olacaktır. Yönetici planlanan sayıdan daha fazla ekipman satarsa, her bir "ekstra" mikserden maliyetin %3'ünü alır. . Uzmanlar için bu harika bir motivasyon, bu tür KPI ürünleri başarılı bir şekilde satmanıza izin veriyor. Deneyimler, bir uzman için en uygun KPI kriterinin 5 ila 8 arasında olduğunu göstermektedir.

KPI hakkında 3 ilginç gerçek

• Temel Performans Göstergeleri sistemi Batı'da 40 yılı aşkın bir süredir kullanılmaktadır. BDT ülkelerinde ve Rusya'da yaklaşık 15 yıldır kullanılmaktadır.
• Bazı eyaletlerde (Kore, Singapur, Hong Kong, Japonya, Malezya, Almanya ve ABD), Temel Performans Göstergeleri sistemi ulusal bir fikirdir. KPI orada sadece bir kavram değil, tüm şirketlerin çalışmalarının temelidir.
• Rusya Devlet Başkanı Vladimir Putin, yetkililerin nasıl çalıştığını değerlendirmek için bir Temel Performans Göstergeleri sistemi oluşturmayı önerdi.

KPI'ları uygularken hatalardan nasıl kaçınılır?

"Genel Müdür" dergisinin editörleri, KPI sistemindeki 6 popüler hatayı değerlendirdi ve bunlardan nasıl kaçınılacağı konusunda tavsiyelerde bulundu.

KPI geliştirme nerede başlar?

KPI'lar, şirketin büyük ölçekli hedeflerinden başlayarak bireysel çalışanın karşı karşıya olduğu görevlere kadar yukarıdan aşağıya doğru oluşturulmalıdır. Sorunları tam olarak çözmek için tüm personelin KPI sisteminin hazırlanmasına dahil olması gerekir. Planlama, ekonomik, finansal, emek faaliyeti organizasyonunun yönetiminde uzmanlar, personel departmanlarından oluşan bir ekip, satış, teknoloji departmanlarında çalışan çalışanlardan bahsediyoruz.

Başlamak için kuruluşun hangi KPI'lara öncelik vereceğini bulması gerekir. Bunu yapmak için işletme, stratejik ve operasyonel nitelikteki hedefleri belirler ve kontrol eder. Hedefin formülasyonu, ideal olarak, ana gösterge olarak finansal bileşenin net bir tanımına sahip olmayacak şekilde olmalıdır. Mali göstergenin ana görevden gelmesi daha iyidir. Bu yaklaşımla şirket, kriz döneminde kendini güvende hissedebilecektir.

Hedefin pazar ortamı, pazardaki değişiklikler ile bağlantısını gerektirir. Örneğin, bir şirket, ürünleri için pazarda İLK 3'ten biri olma hedefini belirleyebilir veya belirli bir bölgede liderlik pozisyonu alabilir. Ana hedef formüle edildikten sonra alt hedefler vurgulanır.

Hedefleri belirledikten sonra, şirketin şu anda ne kadar etkin çalıştığını ve mevcut sorunları nasıl çözdüğünü analiz etmelisiniz. Aynı zamanda çalışanların ücretlerinin nasıl hesaplanacağının da belirlenmesi gerekmektedir.

Bir işletmede KPI'lar oluştururken, personel maliyetleri için bütçe ayırmak önemlidir. Bu durumda, ödeme türlerine göre bölünür. Ek olarak, maaşların endekslenmesini ve uzmanların kariyer büyümesini dikkate almak gerekir.

Geliştirmenin son aşamasında yönetmelikler oluşturur, KPI haritaları hazırlar, her bir kilit göstergenin hangi yöntemle hesaplanacağını belirler ve şirketteki tüm bağımsız birimlerin yönetimi ile sistemi koordine eder.

KPI ile ilgili düzenleme, sistem tarafından izlenen amaç ve hedefler hakkında bilgi içermelidir:

• Sonuçları iyileştirmek ve uzmanların verimliliğini artırmak. Çalışan motivasyonunun geliştirilmesi ve uygulanması.
• Şirketin karlılığını artırmak. Şirketin departman ve bölümlerindeki her pozisyon için hedef ve performans göstergelerinin geliştirilmesi.
• Doğru yönetim kararları vermenizi sağlayacak bir bilgi tabanı oluşturmak. Hızlı bilgi toplama ve sistemin işleyişi üzerinde kontrol sağlama.

Temel performans göstergeleri ve türleri

Anahtar KPI'lar:

• gecikmeli, dönem sonunda çalışmanın sonuçlarını yansıtan. Şirketin potansiyeline tanıklık eden finansal KPI'lardan bahsediyoruz. Ancak bu katsayılar departmanların ve organizasyonun bir bütün olarak ne kadar verimli çalıştığını gösteremez;
• sonunda hedeflere ulaşmak için raporlama döneminde işlerin durumunu yönetmenize izin veren operasyonel (öncü). Operasyonel performans göstergeleri, işletmede şu anda işlerin nasıl olduğunu anlamaya yardımcı olur ve aynı zamanda gelecekte finansal sonuçları gösterir. Operasyonel KPI'lara dayanarak, süreçlerin ne kadar iyi yürüdüğü, ürünlerin iyi olup olmadığı, müşterilerin (tüketicilerin) onlardan ne kadar memnun olduğu da değerlendirilebilir.

Ana koşullar, göstergelerin ara ve nihai hedeflerin uygulanmasına katkıda bulunması ve tüm göstergelerin hızlı ve kolay bir şekilde hesaplanabilmesidir. Katsayılar farklıdır - niteliksel (derecelendirme veya puan şeklinde) ve niceliksel (zaman, para, üretim hacmi, insan sayısı vb. şeklinde).

KPI örnekleri

Teknik destek çalışanı için KPI. Bu profilin bir uzmanı, gerçek alıcılara tavsiyelerde bulunmalı ve potansiyel müşterilere yardımcı olmalıdır. Bu durumda KPI kümesi küçüktür. Bir çalışanın işi, istişareleri ne kadar iyi yürüttüğü, hangi miktarda, müşterilerin hizmetten memnun olup olmadığı temelinde değerlendirilir.

Bir satış yöneticisi için temel performans göstergeleri. Yeni alıcıların sayısı belirli bir işaretin altında olmamalıdır, satış hacmi belirlenen limitten az olmamalıdır, bir müşteri için ortalama sözleşmenin boyutu belirtilen sınırlar içinde, bir düzeyde İngilizce yeterliliği.

KPI sistemi bir dizi göstergeden oluşur, ancak evrensel olanlar:

• Sürecin nasıl bir sonuç getirdiğini, tüketicilerden gelen taleplerin nasıl işlendiğini, yeni ürünlerin nasıl yaratıldığını ve pazar ortamına sunulduğunu gösteren süreç.
• Müşteri: Müşteriler ne kadar memnun, satış pazarlarıyla etkileşim nasıl, kaç alıcı çekildi.
• Finansal, işletmenin dış ekonomik durumunu değerlendirmenize izin verir. Burada karlılık seviyesinden, cirodan, ürünlerin piyasa değerinden, finansal akıştan bahsediyoruz.
• Geliştirme kriterleri, şirketin ne kadar dinamik bir şekilde geliştiğini gösterir. Bu, uzmanların verimlilik derecesi, personel devir hızı, çalışan başına maliyet, çalışan motivasyonudur.
• Dış ortamın göstergeleri: fiyatın nasıl dalgalandığı, rekabet düzeyi nedir, piyasadaki fiyatlandırma politikası nedir. KPI'lar oluşturulurken bu göstergeler kesinlikle dikkate alınmalıdır.

KPI nasıl hesaplanır

Aşama 1. Bir uzmanın etkin faaliyetinin üç temel göstergesinin seçimi:

• siteye ilgi duyan kullanıcı sayısı;
• mevcut müşterilerden gelen tekrar siparişlerinin sayısı;
• bir ürün satın aldıktan veya web sitesinde ve ticaret organizasyonunun sosyal ağlarında bir hizmet sipariş ettikten sonra ortaya çıkan tavsiyelerin ve olumlu incelemelerin sayısı.

2. aşama. Her göstergenin ağırlığının belirlenmesi. Toplamdaki ağırlık 1'e eşittir. Aynı zamanda en büyük pay öncelik göstergesine aittir. Sonuç olarak:

• yeni müşteri sayısı 0,5 olarak verilir;
• tekrar sipariş sayısı - 0.25;
• yorumlar - 0.25.

Sahne 3. Her bir KPI için son altı aya ait istatistiksel verilerin analizi ve bir planın geliştirilmesi:

4. Aşama KPI hesaplaması. Bu tabloda bir örnek sunulmuştur:

KPI hesaplama formülü: KPI Endeksi = KPI Ağırlığı * Gerçek / Hedef

Bu durumda amaç, pazarlamacının planlanan göstergesidir. Gerçek, gerçek sonuçtur.

Uzmanın hedeflerine sonuna kadar ulaşmadığı anlaşılıyor. Ancak %113,7'lik genel orana göre gerçek sonucun oldukça iyi olduğunu söylemek yanlış olmaz.

Aşama 5. Bordro hazırlama.

Toplamda, pazarlamacıya 800$ borcu vardır, bunun 560$'ı sabit kısım ve 240$'lık değişken kısımdır. Bir uzmanın tam maaşı, 1'e (veya %100) eşit bir endeks için ödenir. Bu nedenle, % 113.7'lik gösterge, planın gereğinden fazla yerine getirildiğini gösterir; bu, pazarlamacıya ek bir ikramiye ile bir maaş verildiği anlamına gelir.

Sonuç:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

KPI endeksi %99'un altındaysa, ikramiye miktarı azaltılır.

Böyle bir tablo, bir pazarlamacının çalışmalarındaki sorunları, baş edemediği zorlukları görmenizi sağlar. Muhtemelen, müşteri sadakatini artırmaya yönelik yanlış stratejiden yeterince iyi faaliyet sonuçları çıkmayabilir. Bununla birlikte, başlangıçta planın kendisinin okuma yazma bilmeden hazırlanmış olması mümkündür. Her durumda, durum kontrol edilmelidir. Gelecekte işler düzelmezse, performans göstergeleri için gereksinimleri yeniden gözden geçirin.

Böyle bir politikaya bağlı kalırsanız üretim, satış vb. süreçte KPI'ların neler olduğunu öğreneceksiniz. Göstergelerin hesaplanmasının ve bunların uygulanma sürecinin nasıl olması gerektiğini daha iyi anlayacaksınız.

Hesaplama, yeni değerlerle desteklenen planlanan sonuçlar dikkate alınarak değiştirilebilir: çözülmüş ve çözülmemiş görevlerin sayısının bir göstergesi, plandaki ana noktalarda düşük performans için bir ceza sistemi.

Bu nedenle, planın% 70'ten az uygulanması için, çalışan hiç ikramiye almayabilir.

Satış planını yerine getiren bir uzmanın maaşının ikramiye kısmını hesaplamak için aşağıdaki şema da vardır:

KPI'nın şirkette uygulanması

Şirkette oluşturulan KPI sisteminin uygulanması sürecinden hem çalışanlar hem de üçüncü taraf danışmanlar sorumlu olabilir. Aynı zamanda, işletmenin özelliklerini, iş süreçlerinin içinde nasıl aktığını, şirketin kendisi için hangi amaç ve hedefleri belirlediğini dikkate almalıdır. Astsubayların bordro sisteminin nasıl değişeceğinin farkında olması gerekir. Ana göstergenin etkinlik düzeyi olacağını çalışanlara iletin. Bir KPI sistemi tanıtılırken uzmanlar eğitilmelidir. Personel, değişikliklerin esas olarak kendileri için faydalı olduğunu anlamalıdır. Sistemin tanıtılması, özel belgelerin geliştirilmesini ima eder: iş sözleşmeleri, personel, toplu sözleşme ve çalışanların faaliyetlerinin ödenmesiyle ilgili diğer belgeler.

Bir KPI sistemini tanıtmadan önce bir pilot proje ile test edin. 1-2 departman alın ve pilot modda yeni süreçler ve ücret oluşumu üzerinde çalışın. Ücretin sabit ve ikramiye bileşenlerinin oranı, belirli personel grupları için hedef göstergeler dikkate alınarak gerçek zamanlı olarak ayarlanabilir.

Firmadaki yeni sipariş test edilip tam olarak ayarlandığında diğer departmanlara tanıtabilirsiniz. Test etmeden bir KPI sistemini uygulamamanın daha iyi olduğunu unutmayın. Pilot proje kapsamında sistemin personel için ne gibi zorluklar yarattığını net olarak anlamak, olası eksiklikleri öğrenmek ve hızlı bir şekilde ortadan kaldırmak mümkün olacaktır. İşletmenin tüm çalışanları ortak bir amaç için çalışmalıdır. Aksi takdirde, çalışanlar yalnızca rahatsızlık yaşayacak ve tüm eylemler ve özlemler boşuna olacaktır.

Şirkette KPI'ların tanıtılması sürecinde, gerektiğinde göstergelerin ayarlanabildiğinden emin olun. Göstergelerin sürekli izlenmesi sayesinde, piyasa ortamındaki değişikliklere zamanında uyum sağlamak ve çalışma stratejisini düzenlemek mümkün olacaktır. Ek olarak, her yıl prim oluşumu modelini iyileştirmek, yani optimize etmek gerekir. Optimizasyonun bir parçası olarak, değerlendirilen göstergeler, belirli çalışanlar ve departmanlar için daha alakalı olan diğer göstergelerle değiştirilir.

Yönetici için ayarlanacak KPI'lar

KPI personeli ve yönetimi, işletmenin ana hedefleriyle ilgili olmalıdır. Belirli bir süre sonra neye ulaşmak istediğinizi tam olarak bilmeniz gerekir. Rekabette öne geçmek ve sektörünüzde lider olmak için çabalayabilirsiniz. Başka bir seçenek - şirketin başkanı işi uygun bir fiyata satmak istiyor. İlk durum için KPI, müşteri bazında ve satış hacimlerinde bir artış, ikincisi için - şirketin sermayesinde bir artış ve maksimum satış değerine ulaşılması.

Ana hedef yazılmalı ve resmileştirilmeli ve ardından alt hedeflere ayrılmalıdır. Uzmanlar, alt hedefleri başarıyla yerine getirdiklerinde, işletmenin ana görevinin çözümüne yaklaşırlar.

Büyük bir organizasyon veya holdingden bahsediyorsak, her bölüm ve şube için direktörün KPI'sı gereklidir. Büyük bir işletme sahibi, coğrafi olarak birbirinden uzak olan Genel Müdürlerin performans göstergelerini karşılaştırmayı planlıyorsa, birleşik bir değerlendirme sistemi geliştirmek gerekir. Aynı zamanda, büyük bölgelerde elde edilmesi kolay olan KPI'ların küçük bölgelerde her zaman kolay elde edilemediğini de unutmamak gerekir. Bu bağlamda, sistem yaklaşık olarak aynı şekilde formüle edilebilir, ancak farklı bölgelerdeki yöneticiler için gösterge sayıları farklı olmalıdır.

KPI'ları hazırlarken, çalışanın iş performansını kolayca izleyebilmesi için göstergeleri optimal miktarda belirlemeye çalışın. Beş KPI olması daha iyidir. Daha fazla gösterge kurarken, yönetmen ana olanlara dikkat etmeyebilir ve küçük olanlara odaklanabilir.

Yönetim için bir KPI sistemi oluştururken, genel ve kişisel göstergelerin bir kombinasyonu en uygunudur. Genel göstergelere uzmana bağlı bölümün faaliyetlerinin sonuçları denir. Genel göstergelere dayanarak, ekibin nasıl çalıştığı, yöneticinin görevleri çözmekle ne kadar ilgilendiği netleşir. Kişisel göstergelere bireysel olarak ulaşılan hedefler ve faaliyetlerin sonuçları denir.

KPI sistemi iyi oluşturulmuşsa, oranlar her bir yöneticinin nasıl çalıştığını gösterir ve bu bilgi şirket için faydalıdır.

2010 ITXPO Sempozyumu'nda Gartner proje ofisleri üzerine bir çalışma sundu. Son 7 yılda tüm proje ofislerinin %50'sinin başarısız olduğunu gösterdi. Bu, her ikinci proje ofisinden birinin başarılı olmadığı anlamına gelir. Kulağa korkutucu geliyor, değil mi?

Başarısızlıklarının arkasındaki ana etkenlerden biri, şirket yönetiminin proje ofislerinin kuruluşa yeterince değer sağlamadığını düşünmesiydi.

Ancak aynı zamanda bir Gartner araştırması, dünya çapındaki şirketlerin standardın üç katı bir proje başarı oranına sahip olduğunu gösterdi. Bu gösterge kesinlikle başarılı proje yönetimi uygulamaları ve başarılı proje ofisleri ile ilgilidir.

Peki çelişki nedir? Proje ofisleri genellikle şirketlerine değer katar, ancak bunu ölçmez veya ifade etmezler. Bu nedenle proje ofislerinin şirkete değer katmadığı sıklıkla düşünülür.

Bu bakış açısını değiştirmek için, proje ofisinin proje performansını nasıl iyileştirdiğini, değişimi nasıl desteklediğini ve şirketin amaç ve hedeflerini nasıl desteklediğini göstermek için bir dizi ölçüt - proje ofisi KPI'ları - tanımlamak önemlidir.

Tanım: Proje Ofisi KPI

Anahtar performans göstergeleri, bir kuruluşun belirli bir faaliyetin başarısını değerlendirmek için kullandığı performans göstergelerinden (ölçüler) biridir. Proje ofisi, bunun kuruluşa nasıl değer kattığını göstermek için belirli bir dizi ölçüt üzerinde paydaşlarla anlaşmalı ve tanımlamalıdır. Bir proje ofisinin başarılı olabilmesinin tek yolu budur. Aksi takdirde proje ofisi varlığı için savaşacaktır.

Bir proje ofisi için metrik örnekleri

Aşağıdaki tablo, bir proje ofisi için olası ölçümleri göstermektedir. Bunları proje portföyünüze ve organizasyonunuza göre ayarlamanız gerekecek. Ancak bu metrikler iyi bir başlangıç ​​noktasıdır ve neyi ölçmeniz gerektiği konusunda size bir fikir verecektir:

tartışma konusu	Bölge	Örnek Metrikler
Stratejik Katkı	Stratejik projelerin uygulanması	Başarıyla uygulanan stratejik projelerin toplam stratejik proje sayısına göre yüzdesinde artış
		Azaltılmış pazara sunma süresi = Konsept geliştirmeden proje başlangıcına kadar geçen süre (bir projeye başlamak için gereken süre)
	Pazara sunma süresini azaltın	Azaltılmış pazara sunma süresi = Konsept geliştirmeden projenin tamamlanmasına kadar geçen süre (projeyi tamamlamak için gereken süre)
	Pazara sunma süresini azaltın	Planlanan ve gerçekleşen proje uygulama süresi arasındaki farkın azaltılması = (planlanan ve gerçekleşen proje uygulama süresinin karşılaştırılması) (proje çizelgeleme doğruluğu)
Yönetim süreçleri	Yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi	Metodolojiye uygunluk (gerekli proje sonuçlarının fiili sonuçlara kıyasla)
Proje Portföy Yönetimi	Portföydeki başarıyla tamamlanan projelerin genel düzeyi	Portföydeki uygulanan projelerin yüzdesi / toplam proje sayısı
	Değişikliklerle çalışma	Raporlama döneminde durumu değişmeyen projelerin yüzdesi
Proje Yönetimi		Başarılı proje sayısındaki artış = (başarılı proje sayısı / belirli bir zaman dilimindeki toplam proje sayısı)
	Proje yönetim sürecini iyileştirmek	Proje katılımcılarının niteliklerinin artırılması
	Tahminleri ve proje maliyet tahminlerini iyileştirin	Planlanan ve gerçekleşen proje maliyetleri arasındaki farkın azaltılması = planlanan ve gerçekleşen proje maliyetlerinin karşılaştırılması
Kaynak yönetimi		Proje uygulaması sırasında iyileştirilmiş kaynak kullanımı (ör. iş analisti > haftada 31,5 saat = fazla mesai)
	Projeler arasında iyileştirilmiş kaynak tahsisi	Projeler arasında daha iyi kaynak tahsisi = faturalandırılabilir süre/toplam süre
Paydaş yönetimi	Müşteri veya kullanıcı memnuniyetini artırma	Anketten elde edilen ortalama müşteri veya kullanıcı memnuniyet puanı (önceki çeyreğin veya yıllık ortalamanın %'sinin üzerinde olmalıdır)
	Artan müşteri memnuniyeti	Bütçe dahilinde ek seçeneklerin uygulanması
yatırım getirisi	Kar elde etmek	Proje ROI'sine ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek için proje sonrası ROI değerlendirmesi
	Kar elde etmek	Yıl için planlanan kârla karşılaştırıldığında kazanılan kâr
	Yıllık yatırım getirisi	Proje ofisi tarafından uygulanan tüm projeler için toplam yatırım getirisi
Çalışanlar		Anketten elde edilen ortalama paydaş memnuniyet puanı (bir önceki çeyreğin veya yıllık ortalamanın yüzdesinin üzerinde olmalıdır)
	Çalışan motivasyonunun iyileştirilmesi	Proje katılımcıları için kariyer gelişimini kolaylaştırmak

Proje ofisinizi başarı için hedefleyin: Proje ofisiniz için KPI'lar

Yukarıda sunulan metrikleri analiz edin ve proje ofisinize uygun olanları vurgulayın. Ardından bunları paydaşlarınızla tartışın ve üzerinde anlaşın (kural olarak, bu yöneticiniz veya şirket yönetiminiz olacaktır). Ayrıca, onlar hakkında ne sıklıkla rapor vereceğiniz konusunda da anlaşın. Bu adım, proje ofisinizin amacını netleştirmeye yardımcı olacağı için önemlidir.

Metrikler üzerinde anlaştıktan sonra, temelleri içeren ve başlangıç ​​noktanız olarak hizmet eden bir belge oluşturun. Gelecekteki iyileştirmeleri göstermek için bir başlangıç ​​noktasına ihtiyacınız var. Tamamlanan projelerden elde edilen veriler, temel metrikleri belirlemenize yardımcı olabilir.

Bir rapor oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz verileri toplayın, gerekçelendirin ve değerlendirin. Verimliliği takip edin. Performans önceki raporlama dönemine göre düşüyorsa, durumu düzeltmek için erkenden düzeltici önlem alın.

Son olarak, herkesin başarınızı bildiğinden emin olun. Bunun için intranetinizi, kurumsal yayınınızı kullanabilir veya proje ofisinin, projelerin ve programların başarılarını anlatan bir kitapçık (başarı hikayesi) hazırlayabilirsiniz. Tüm bu faaliyetler, proje ofisinizin değerini ve başarısını artırmanıza yardımcı olacaktır.