Kaj so poslovni procesi? Primeri nam bodo pomagali bolje razumeti to temo, zato jih bomo aktivno uporabljali.

splošne informacije

Najprej razumemo, kaj so poslovni procesi. To je ime kumulativnega zaporedja določenih dejanj, katerih cilj je preoblikovanje virov, prejetih na vhodu, v dokončan izdelek, ki ima vrednost za potrošnike na izhodu. Zahvaljujoč tej definiciji je mogoče razumeti, da v vsaki organizaciji obstajajo poslovni procesi. Ali so formalizirani ali ne, ni pomembno. Ne pozabite: poslovne procese lahko srečate povsod. Primeri bodo navedeni kasneje v članku.

Poglejmo primer iz gospodinjstva. Obstaja gospodinja, ki želi pomiti posodo (poslovni proces). To nalogo zaupa pomivalnemu stroju. Na vhodu imamo umazano posodo. Med postopkom se uporabljajo voda, detergent in elektrika. In na izhodu dobimo čisto posodo. Poslovni procesi so zgrajeni po podobni shemi. Primeri, ki bodo navedeni kasneje, bodo te besede le potrdili.

funkcionalni pristop

Ker nas zanimajo (konkretni primeri), ne odlagajmo njihove obravnave, ampak se takoj lotimo posla. Recimo, da imamo podjetje, kjer je upravljanje pomembno. Po njegovem mnenju je podjetje skupek oddelkov. In vsak deluje tako, da opravlja svojo specifično funkcijo. Toda v takih primerih, ko so posamezni oddelki osredotočeni na doseganje svojih kazalnikov, pogosto trpi splošna učinkovitost podjetja.

Poglejmo si tipičen konfliktni proces. Prodajni oddelek zahteva povečanje čim večjega obsega, da bi povečali promet. Želijo pa imeti tudi zalogo blaga vedno na zalogi. Medtem ko oddelek za dobavo načrtuje nakup ozkega obsega in v velikih količinah. Konec koncev bodo v takih primerih delovali učinkovito, njihov glavni kazalnik pa bo rasel (natančneje, cena od dobavitelja bo padla). To pomeni, da obstaja poslovni proces implementacije, na katerega oddelki gledajo drugače.

Procesni pristop

Na vse, kar se dogaja, gleda kot na niz procesov. Obstajajo osnovne in podporne. Vsak proces ima svoj specifičen cilj, ki je podrejen nalogi, s katero se sooča celotno podjetje. Poleg tega obstaja lastnik, ki upravlja z viri in je odgovoren za izvedbo vsega, kar je potrebno. Obstajati mora tudi sistem za nadzor kakovosti in odpravljanje napak. Samoumevno je, da se noben proces ne more nadaljevati brez virov. Seznam komponent dopolnjuje sistem kazalnikov, po katerih se ocenjujejo poslovni procesi. Kakšni so primeri tega, ker je bilo obljubljeno, da bodo? Zdaj pa si oglejmo enega.

Predstavljajte si zemljevid. V samem središču se nahaja, razdeljen je na ločene komponente. Spremlja jih proces upravljanja in podpore, ki zagotavlja, da se vse izvede, kot je zahtevano. To je procesni pristop. Ko je delo enega elementa končano, se njegov razvoj prenese na naslednjega.

Opis poslovnih procesov

Primere tega v splošni obliki si lahko ogledate v celotnem članku. Toda polnopravna dokumentacija je pogosto primerljiva po debelini z majhnimi knjigami (ali celo velikimi, če preučujete delo velikanskega podjetja).

(primeri so tudi tukaj) zahteva, da je vse poslovanje podjetja čim bolj jasno in pregledno. To jim bo omogočilo, da jih analiziramo na najboljši možni način in prepoznamo različne težave, še preden ne uspejo. Ne smemo pozabiti, da je glavna naloga opisov razumeti interakcijo različnih enot, slediti, kaj in komu prenašajo na vsaki stopnji naloge. Zahvaljujoč temu je mogoče znatno poenostaviti in zmanjšati odvisnost stabilnosti podjetja od nestabilnega človeškega dejavnika. Prav tako se bodo s kompetentnim pristopom zmanjšali in tako je v pomoč opis poslovnih procesov. Primer takšne optimizacije lahko pokaže vodja skoraj vsakega uspešnega podjetja.

Vrstni red razvoja

Poglejmo si praktičen primer poslovnega procesa v podjetju. Na začetku moramo poskrbeti za delovno ekipo projekta. Oblikuje se iz zaposlenih v podjetju. Najpogosteje se izkaže, da ena delovna ekipa ni dovolj. Kaj je potem mogoče storiti? Če želite zapolniti pomanjkanje sil, lahko pritegnete začasno skupino. Prav tako pomaga ustvariti opis delovanja procesa v določenem času. Hkrati si je treba prizadevati prepoznati vse povezave med dejanji in ne popraviti najmanjših podrobnosti.

Da bi se izognili stranski poti, lahko uporabite standardne zemljevide procesov in obrazce. Pri razvoju procesov je priporočljiva uporaba metode zaporednih približkov. Z drugimi besedami, cikel izboljšav je treba ponoviti, dokler ne dosežemo sprejemljivega rezultata.

Na kaj je treba biti pozoren?

Osredotočite se na naslednje razdelke:

1. standardni obrazci.
2. Zemljevid.
3. Poti.
4. Matrice.
5. Blok diagrami.
6. Opis sklepov.
7. Koristni opisi.
8. Dokumentacija.
9. Razširjen opis.
10. Opredelitev kazalnikov in kazalnikov.
11. Uredba o izvajanju.

Najboljše od vsega pa je, da koncept potrebnih elementov lahko daje pravi primer - reinženiring poslovnih procesov obstoječega podjetja. Toda v takih primerih morate biti pripravljeni na dejstvo, da se boste morali seznaniti z ogromno dokumentacijo.

Povejmo besedo o kartah

Torej smo že obravnavali, kaj so poslovni procesi, primeri le-teh v resničnem življenju. Zdaj pa pojdimo skozi tehnično dokumentacijo, ki naj bo tam, če potrebujemo natančen in jasen opis. Torej, sprva želim biti pozoren na zemljevid poslovnih procesov. To je grafični prikaz, narejen kot diagram poteka. Hkrati je treba paziti, da ima vsak udeleženec svoj ločen stolpec. Vrstice vsebujejo časovne intervale. Popolnoma oblikovan zemljevid vam omogoča, da preverite, ali je bila operacija sinhronizirana.

Prav tako lahko spremljate, ali in kako informacije potekajo med različnimi oddelki podjetja. Za najboljši učinek je treba zastaviti več vprašanj. Kdo izvaja to operacijo? Zakaj je to treba storiti? Kaj ona predstavlja? Kdaj je treba izvesti operacijo? Kje se izvaja? Pri izboljševanju tekočih procesov se je treba vprašati tudi, ali jih je mogoče izboljšati.

matrice

Nujne so za poudarjanje najpomembnejših poslovnih procesov v podjetju. Pri njihovem sestavljanju se upošteva medsebojna povezanost vsega, kar se dogaja, pa tudi stopnja medsebojnega vpliva.

Pri analizi procesne verige ni težko ugotoviti, da se izmenjava informacij premika iz zgornjega levega kota v spodnji desni. To pomeni, da je v tej matematični obliki opisan odnos med dobaviteljem in potrošnikom, predstavljen v obliki pravokotnika. V vsaki celici matrike so navedene vse potrebne zahteve za dejanje, ki je bilo/so/bo izvedeno. So nekakšni dvodimenzionalni modeli, s pomočjo katerih je mogoče presoditi, kaj in kako se dela in kateri cilj se zasleduje. Težave pri sestavljanju matrike so v tem, da je za izračun največje natančnosti pogosto potrebno uporabiti veliko količino podatkov. In to pomeni prisotnost velikega števila, hkrati pa se v takih primerih običajno uporabljajo digitalne informacije, ki jih je pogosto treba še izračunati.

Poslovni proces (proces) je kumulativno zaporedje dejanj za pretvorbo virov, prejetih na vhodu, v končni izdelek, ki ima vrednost za potrošnika na izhodu.

S to definicijo postane jasno, da poslovnih procesov obstajajo v vsaki organizaciji, ne glede na to, ali so formalizirani ali ne. Organizacija lahko sprejme funkcionalni pristop k upravljanju, ki podjetje obravnava kot niz oddelkov, od katerih vsak opravlja določene funkcije.
V tem primeru so posamezne divizije usmerjene v izpolnjevanje lastnih kazalnikov, ne pa vedno na končni rezultat podjetja, kar lahko povzroči navzkrižje interesov med divizijami in negativno vpliva na celotno uspešnost poslovanja. Teorije omejitev) med prodajnim in nabavnim oddelkom trgovske družbe. Prodajni oddelek za povečanje prometa zahteva zagotavljanje največje možne ponudbe in vzdrževanje stalne razpoložljivosti blaga v skladišču, dobavni oddelek pa kupuje ozek asortiman blaga v velikih količinah, saj je njegov glavni kazalnik dela - pridobivanje nižja cena od dobavitelja za znižanje stroškov - nima nič opraviti povečanje prodaje podjetja.

Prednosti procesnega pristopa pred funkcionalnim

Procesni pristop meni poslovanje kot niz procesov- glavne poslovne procese, vodenje procesov (postavljanje ciljev) in podporo. Glavni poslovnih procesov so procesi, ki neposredno služijo denar. Podporni - procesi, brez katerih glavni ne morejo obstajati. poslovnih procesov, to so procesi zagotavljanja različnih virov.

Vsak poslovni proces ima:

• njegov specifični cilj, podrejen splošnemu cilju podjetja;
• lastnik, ki lahko upravlja vire in je odgovoren za izvajanje procesa;
• sredstva;
• nadzor kakovosti in sistem za odpravljanje napak;
• procesna kartica rezultatov.

Imenuje se celota vseh dejanj za preoblikovanje materialov in informacij v končni izdelek za naročnika vrednostni tok. Tok vrednosti priročno je predstaviti grafično - v obliki zemljevida poslovnih procesov. Spodnja slika prikazuje zemljevid poslovnih procesov podjetja. Zemljevid vam omogoča, da vizualno vidite tok vrednosti kot celoto, razumete zaporedje in medsebojno povezanost procesov ter možnosti za izboljšave.

Tehnologija opisi poslovnih procesov naredi vse poslovanje podjetja pregledno in razumljivo, omogoča analizo poslovanja in iskanje težav v njih, ki vodijo v neuspehe. Glavna stvar je to poslovnih procesov vam omogočajo razumevanje interakcije med različnimi enotami: kaj, komu in za kaj prenašajo ali prejemajo na vsaki stopnji. Posledično se procesni pristop močno poenostavi prilagajanje novih zaposlenih in zmanjšuje odvisnost podjetja od človeškega faktorja. Pomembno je, da je procesni sistem poenostavljen obvladovanje operativnih stroškov.

Prisotnost dobro razvitega sistemi poslovnih procesov močno poenostavi približevanje dejavnosti podjetja standardom kakovosti ISO 9001:2015. V okviru zaključenega pristopa Rusije k STO postaja skladnost podjetja s standardi ISO 9001:2015 pomembna konkurenčna prednost.

Uvedba QMS v podjetju nujno zahteva izdelavo in opis poslovnih procesov.

Razvoj poslovnih procesov

Upoštevajte vrstni red razvoj poslovnih procesov. Najprej morate ustvariti delovno ekipo projekta iz zaposlenih v podjetju. Običajno ena delovna ekipa ni dovolj. Nato se v njegove dejavnosti vključi začasna skupina oddelkov strank in dobaviteljev posameznega poslovnega procesa, ki zagotavljajo vložke, izhode in vire poslovnega procesa.

Da bi razumeli, kako sistem deluje in ohranili nabrane izkušnje, je najprej zabeleženo, kako proces dejansko deluje zdaj. Ne smemo pozabiti, da je namen opisa ugotoviti povezave med izvedenimi dejanji in ne zajeti najmanjših podrobnosti. Zato opis poslovnih procesov priporočljivo je standardizirati s standardnimi obrazci in procesnimi diagrami.

Opis poslovnega procesa lahko razdelimo na naslednje dele:

• Standardni obrazci poslovnih procesov
• Zemljevid poslovnih procesov
• Poti poslovnih procesov
• Matrice poslovnih procesov
• Diagrami poteka poslovnih procesov
• Opis sklepov poslovnih procesov
• Opisi pomožnih poslovnih procesov
• Podroben opis poslovnega procesa
• Dokumentacija poslovnih procesov
• Opredelitev kazalnikov in kazalnikov poslovnih procesov
• Urnik izvedbe poslovnih procesov

Oglejmo si podrobneje vsako stopnjo.

1.Standardne oblike opisa poslovnih procesov

Priporočamo uporabo tipičnega vzorca standardnega obrazca za opis poslovnega procesa. To bo omogočilo doseganje enotnega pristopa k določanju procesa s strani različnih ljudi, kar bo nato močno olajšalo analizo procesov.

2. Zemljevid poslovnih procesov

Zemljevid poslovnih procesov- grafični prikaz poslovnega procesa v obliki diagrama poteka. Upoštevajte, da ima vsak udeleženec v poslovnem procesu ločen stolpec. Vrstice so časovni intervali. Izdani zemljevid vam omogoča sinhronizacijo poslovanja in sledenje poti informacij med oddelki podjetja.

V fazi izdelave načrta poslovnega procesa od zaposlenega, ki opravlja to delo, ni potrebna usposobljenost na področju opisanih postopkov poslovnega procesa. Zajame le znanje izvajalcev o tem, kaj in kako delajo. Morate dobiti odgovore na vprašanja:

• Kateri dokument konča delovni cikel, da ga je mogoče začeti znova?
• Komu je ta dokument poslan?
• Kaj je pred tem?
• Kdo je vključen v ta proces znotraj in zunaj organizacije?
• Kdo izda nalogo za začetek postopka?

Pri sestavljanju zemljevida poslovnih procesov uporabite priljubljeno formulo vprašanj 5W1H. Na kratko, to so vprašanja 5 W:

• Kdo? (Kdo izvaja to operacijo?)
  
• zakaj? (Zakaj ali zakaj se izvaja ta operacija?)
  
• Kaj? (Kaj je ta operacija?)
  
• Kdaj? (Kdaj je treba to storiti?)
  
• Kje? (Kje se izvaja operacija?)
  

in eno vprašanje H

• kako? (Kako poteka ta operacija? Ali jo je mogoče narediti drugače ali izboljšati?).

Če se zemljevid izkaže za preveč zapleten, je to signal, da v vodenju organizacije ni ustreznega reda.

3. Poti poslovnih procesov

V realnih poslovnih procesih pogosto sodeluje več oddelkov podjetja. Zanje je treba dodeliti vloge v procesu. Poleg tega obstajajo razvejana in vzporedna dejanja. Zato je predstavitev v obliki poti zelo priročna. Poti nam dajejo logistični diagram procesa - gibanje materiala, ljudi, denarnih in informacijskih tokov. Diagrami poteka se uporabljajo za dešifriranje logike dejanj ukaza.

4. Matrice poslovnih procesov

Matrica (tabela) analize interakcije procesov vam omogoča, da izpostavite najpomembnejše poslovne procese, ugotovite njihov odnos in ocenite stopnjo vpliva procesov na delovanje QMS.

Analiza procesne verige zazna, da se informacije izmenjujejo med vsemi podprocesi. Procesna veriga poteka od zgornjega levega kota do spodnjega desnega. Notranji odnosi med ponudnikom in potrošniki so prikazani kot polja, ki označujejo zahteve za dejanja, ki so bila izvedena prej.

5. Izdelava blok diagrama poslovnega procesa

Diagram poteka procesa je vizualni diagram celotne verige odnosov med vsemi udeleženci v poslovnem procesu (potrošniki, dobavitelji in izvajalci). V procesu sestavljanja diagrama poteka se zastavijo naslednja vprašanja:

• Ali je vrednost tega poslovnega procesa primerljiva s stroški njegove izvedbe?
• Kako integrirana je z drugimi poslovnimi procesi?
• Ali je mogoče napake v tem poslovnem procesu takoj odkriti?
• Kaj je bilo storjeno za izboljšanje in zagotavljanje kakovosti tega poslovnega procesa?

6. Opis sklepov poslovnih procesov

Najtežje je opisati dejavnosti podjetja na stičišču poslovnih procesov. Soglasje med lastniki procesov je včasih zelo težko pridobiti.

Najprej napišite opis izhodov. Najprej jih vpišite v register, nato pa določite meritve uspešnosti in vrednosti, ki jih želite doseči. Opišite postopek za merjenje teh kazalnikov. Razmislite o možnosti prehoda z njih na druge kazalnike uspešnosti, ki so zanimivi za druge uporabnike.

Nato napišite podoben opis vnosov.

7. Pomožni opisi poslovnih procesov

Kot pomožni opis, diagrami postavitve, mnemonični diagrami, gantogrami in mrežni diagrami. Zadnja dva sta primerna za uporabo za procese vodenje projektov.

8. Podroben opis poslovnih procesov

Razširjeno opis poslovnega procesa je lahko v kateri koli obliki, ki je primerna za podjetje, vendar mora vsebovati glavne določbe:

• polno ime poslovnega procesa;
• koda poslovnega procesa;
• opredelitev poslovnega procesa, ki razkriva njegovo glavno vsebino;
• namen poslovnega procesa;
• lastnik poslovnega procesa, odgovoren za nadaljnje načrtovanje procesa;
• vodja poslovnih procesov, odgovoren za tekoče vzdrževanje procesa;
• standardi poslovnih procesov;
• vložki poslovnih procesov (tokovi, ki prihajajo od zunaj in se spreminjajo);
• rezultati poslovnih procesov (rezultati transformacije);
• viri, ki so na voljo poslovnemu procesu;
• poslovni procesi notranjih in zunanjih ponudnikov - viri vložkov;
• potrošniški poslovni procesi - uporabniki rezultatov obravnavanega poslovnega procesa;
• izmerjeni procesni parametri;
• kazalniki uspešnosti procesa.

9. Dokumentiranje poslovnega procesa

Poslovni procesi vključeni v sistem QMS je treba dokumentirati. Najprimernejša oblika opisa je postopek. Poslovni proces lahko opišemo z enim ali več postopki, odvisno od zahtevnosti. Priročno je narediti en sam pogled za opis vseh poslovnih procesov.

10. Opredelitev kazalnikov in kazalnikov poslovnega procesa

Poslovni proces morajo biti označeni z nekaterimi kazalniki, da je mogoče proces meriti in oceniti njegovo učinkovitost. Vsi kazalniki so vključeni v 4 glavne skupine:

• kakovost;
• dobavni rok;
• številka;
• stroški.

Poleg tega je običajno izpostaviti posebne skupine - skupino kazalnikov poslovnih procesov, skupino zahtev, skupino za zagotavljanje želenega poteka procesa, skupino priporočil.

Skupina kazalnikov poslovni proces kaže stopnjo doseganja cilja.

Skupina zahtev vključuje:

• človeški viri;
• infrastruktura;
• pogojih delovnega okolja.

Skupina za zagotavljanje želenega poteka procesa:

• informacije;
• navodila za delo;
• čas.

• finance;
• logistika;
• dobavitelji;
• partnerji itd.

11. Urnik izvedbe poslovnih procesov

Velika poslovne procese je treba formalizirati kot ločen dokument Pravila za izvajanje poslovnega procesa". Preostale poslovne procese je mogoče formalizirati v obliki predpisov o enoti in opisih delovnih mest.

Predpisi bi morali vključevati zahteve za zagotavljanje skladnosti s Shewhart-Demingovim ciklom:

• določitev ciljev poslovnih procesov za naslednje obdobje;
• analiza s strani lastnika poslovnega procesa odstopanj od normalnega poteka procesa in njihova dokumentacija;
• analiza učinkovitosti korektivnih ukrepov;
• poročanje višjemu vodstvu.

Razvoj in opis poslovnih procesov- prvi korak na poti Izvedba QMS v podjetju. Pred nami je nenehno in mukotrpno delo, da nanje opozorimo vse osebje, analiziramo in po potrebi izvedemo korektivne ukrepe.

Pa vendar ga je človeški um že več kot 2000 let zaman poskušal dojeti, po drugi strani pa mu je vsaj približno uspelo analizirati veliko bolj smiselne in kompleksne oblike. zakaj je tako? Ker je razvito telo lažje preučiti kot celico telesa. Poleg tega pri analizi ekonomskih oblik ni mogoče uporabiti niti mikroskopa niti kemičnih reagentov. Oboje mora nadomestiti moč abstrakcije.

Karl Marx. Kapital. Zvezek 1. Predgovor k prvi izdaji.

O poslovnih procesih se veliko govori in pogosto predvsem v povezavi z avtomatizacijo poslovanja. Ta izraz uporabljam tudi v svojih člankih o sistemih CRM, ERP, delu z zapisi BPMN, IDEF0 in drugih orodjih, ki bodo morda potrebna pri delu poslovnega svetovalca in implementaciji sistemov za avtomatizacijo. Hkrati v Runetu nisem našel razumljive in podrobne definicije pojma "poslovni proces".

Mnogi avtorji ga uporabljajo »privzeto« kot izraz »intuitivno« brez dekodiranja ali pa na splošno vnašajo dodatno zmedo z uporabo alternativne terminologije, na primer namesto poslovnega procesa napišejo »poslovni subjekt« itd.

V tem članku sem se odločil govoriti o tem, kaj je poslovni proces, povedati o zgodovini nastanka tega koncepta in kje ga je mogoče in je treba uporabiti. Naslednji članek nameravam posvetiti tudi temi poslovnih procesov, v katerem vam bom povedal, kako pravilno uporabljati poslovne procese.

Opredelitev poslovnega procesa

Kakšna je torej razlika med poslovnim procesom in funkcijo ali celo samo običajnim procesom? Kakšna je razlika med temi izrazi? Prišel sem do naslednjega zaključka:

Poslovni proces je logično zaporedje dejanj osebe (ali več ljudi) v skupini. Namen opisa poslovnega procesa je analiza in ureditev določenih dejanj v timu.

Zakaj dajem poseben poudarek ljudem in ekipi:

1. Poslovni proces vedno poteka s sodelovanjem osebe. Če dejanja izvaja avtomatski sistem ali program, to ni več poslovni proces, temveč tehnološki proces ali specifikacija. Nato začnejo veljati nekoliko drugačni standardi, metode opisa in izvedbene značilnosti.
2. Poslovni proces vedno vključuje več ljudi, eksplicitno ali implicitno. Tudi če človek dela sam (na primer pisatelj), ima še vedno stranke (založniške agencije) in potrošnike (bralce). Tudi prodajalec ne deluje v »vakumu« – ima dobavitelje in kupce izdelkov, vsi ti ljudje pa so tudi tako ali drugače vključeni v poslovni proces.

Zakaj pišem o ekipi in ne o komercialni strukturi ali podjetju? Ker se koncept poslovnega procesa lahko uporablja tudi za neprofitno organizacijo. Lahko je dobrodelna organizacija, reševalno vozilo, ki obišče pacienta, ali celo prireja večerjo brez kakršne koli prodaje ali dobička. Hkrati je mogoče opisati tudi poslovni proces, saj imamo ljudi, ki izvajajo nekatera dejanja za dosego določenega rezultata.

Opis poslovnega procesa

Pomembno je tudi opredeliti opis poslovnega procesa:

Opis poslovnega procesa je opis zaporedja dejanj zaposlenih pri izvajanju določenih dejanj v grafični in besedilni obliki z namenom, da se uravnavajo dejanja v timu, analizirajo in optimizirajo njihovo zaporedje.

In tukaj je treba razumeti, da poslovni proces brez opisa ne obstaja. Šele v procesu opisovanja se pojavi poslovni proces, t.j. eno brez drugega je nemogoče uresničiti.
Hkrati morajo biti vsa dejanja, ki so opisana v poslovnem procesu, logična, njihovo zaporedje mora voditi do določenega predhodno zastavljenega cilja.

Opis poslovnih procesov je ustvarjalno delo. Tudi če opišete "kar je", so nekatere netočnosti še vedno dovoljene, vogali so "zglajeni", nekatera dejanja so izpuščena zaradi lažjega zaznavanja. In če je opisano »kar bi moralo biti«, potem se na podlagi obstoječega ustvari nekaj novega. Hkrati je poslovni analitik še vedno omejen s strogimi omejitvami – pravili, sintakso, logičnimi omejitvami.

Osebno ustvarjanje novega poslovnega procesa primerjam z uravnoteženjem na tanki niti harmonične kombinacije kreativnosti, umetnosti in stroge matematike.

Hkrati morate razumeti, da noben poslovni proces ne more biti popoln in 100% ustreza realnosti. Vedno je prostor za nekatere poenostavitve in predpostavke, nekje pri izvajanju tudi najstrožjih predpisov se človeški faktor prilagaja sam.

Poleg tega, kot veste, v vsakem novem subjektu vedno obstaja možnost nadaljnje izboljšave. In ustvarjanje poslovnih procesov tudi potrjuje to filozofsko tezo. Ne glede na to, kako se trudite, da bi poslovni proces dovršeno opisali, je v njem še nekaj, kar je mogoče izboljšati bodisi zdaj bodisi v prihodnosti.

In tukaj je po eni strani zelo pomembno, da se pravočasno ustavite sami, saj bodo posodobljene poslovne procese izvajali resnični ljudje, ki so navajeni delati "na stari način", pri čemer morate upoštevati njihovo vztrajnost razmišljanja in stopnje učenja. Tudi avtomatizacija, ki je običajno vključena v posodobitev poslovnih procesov, zahteva določena vlaganja. In tukaj je treba izhajati iz resničnih možnosti stranke.

Poslovni svetovalec mora vse to jasno razumeti sam, vedeti, kje in na kakšni ravni predpostavk je poenostavil opis poslovnega procesa in kje se je odločil, da nekatere odločitve iz objektivnih razlogov (finance, človeški dejavnik) preloži za prihodnost. In vse to morate biti sposobni preprosto in jasno razložiti vodji podjetja.

Glavna razlika med poslovnim procesom in tehnološkim procesom je v tem, da je rezultat tehnološkega procesa en povsem določen rezultat. Na primer, če govorimo o proizvodnji, bi morala biti proizvodnja izdelki z določenimi parametri.

Seveda tudi v tehnološkem procesu obstaja možnost sklenitve zakonske zveze, vendar ne ena od naravnih možnosti, ampak posledice kršitve tehnološkega procesa. V poslovnem procesu se lahko »izhodni« rezultat razlikuje glede na izpolnjevanje določenih pogojev v »telesu« poslovnega procesa, ki je potekal brez kršitev in okvar.

Zaradi jasnosti lahko opis tehnološkega procesa izgleda takole:

1. Vzamemo obdelovanec A;
2. Povezujemo ga z obdelovancem B;
3. Obdelujemo pod parametri C;
4. Dobimo podrobnosti.

Vse je nedvoumno in ni na voljo nobenih pogojnih "vilic".

V poslovnem procesu velja, da je naslednja situacija povsem normalna:

1. Dobimo vhodne podatke A:
   • Če se podatki ujemajo s pogojem B, pojdite na zaporedje dejanj C;
   • Če se podatki ujemajo s pogojem D, izvedite dejanja E.
2. Rezultat se prenese na izhod.

tiste. že v algoritmu procesa so podani možni pogoji in različna dejanja, odvisno od začetnih ali vmesnih podatkov.

Zgodovina izraza

Več kot enkrat sem prebral informacijo, da se je zapis poslovnih procesov IDEF0 pojavil skoraj sredi 19. stoletja. O obdobju druge svetovne vojne pišejo bolj realistični avtorji. A tudi oni se motijo.

Na primer, ko sem pisal članek o IDEF0, so nekateri bralci kot primere zapisov navajali primere nekaterih navodil ministrstev in resorjev med prvo svetovno vojno ali še prej, diagrame in vizualne prikaze vojaških operacij pa so obravnavali kot grafični prikaz. A vse to ni opis poslovnega procesa. Vse našteto lahko imenujemo metode, vizualna demonstracija, navodila, ne moremo pa jih imenovati zapisi.

Notacije so sodoben koncept, poleg tega so zapisi nekaj, kar je uveljavljeno, standardizirano, t.j. niz ukazov in zapisov, ki jih uporablja veliko ljudi, ne le ena ali dve organizaciji. Izmislite si lahko svoj poseben jezik za opis poslovnih procesov ali na primer programiranja. Toda dokler ne pride v množično uporabo, se protislovja, dvoumne interpretacije in druge pomanjkljivosti ne prepoznajo in odpravijo, dokler ne postane za ljudi uveljavljen in poznan standard, ga ne moremo imenovati zapis. Več o zapisih nameravam napisati pozneje. Zdaj se vrnimo k vprašanju nastanka pojma "poslovni proces".

Dejansko se je opis poslovnih procesov in zapis BPMN pojavil v 70. letih XX stoletja, ko so se informacijski sistemi začeli uporabljati povsod. Tako sam izraz kot zapisi so bili prvotno potrebni prav za razvoj informacijskih sistemov.

Dejstvo je, da se je po začetku uporabe informacijskih sistemov kompleksnost organiziranja dela ljudi v organizacijah večkrat povečala. Poleg tega stroji ne razumejo abstrakcije, zahtevajo strog algoritem in določen vrstni red vnosa in obdelave informacij. Če je bil pred začetkom avtomatizacije, ko so se informacije prenašale neposredno od osebe do osebe, problem medsebojnega razumevanja na ravni človeških komunikacij, ga je zdaj treba strogo urediti.

Posledično je bilo treba oblikovati opise delovnih mest ne le ljudi v organizaciji, temveč tudi njihove interakcije z informacijskimi sistemi. In tukaj ni bilo dovolj besedilnih zapisov (navodil), kjer so bili vsi opisi v prosti besedilni obliki, so se izkazali za nepomembne in neprijetne. Dejansko je bila potrebna standardizacija, da bi ustvarili poseben ukazni jezik in nedvoumno zaporedje dejanj. Poleg tega bi morali za razliko od strojnih jezikov ti zapisi postati enako priročni za prevajanje v strojno kodo in za človeško zaznavanje.

Prvi metodološko razviti zapisi poslovnih procesov (in govoril bom o metodološko razvitih zapisih, na primer IDEF3 ***) so se pojavili v ameriški vojski. Razlog je očiten – že takrat je vojska v ZDA uporabljala avtomatizacijo z uporabo oddaljenih povezav, t.j. isti sistem, ki je kasneje postal internet. In pri tej ravni uporabe informacijskih sistemov je bila potreba po notacijah poslovnih procesov še posebej pomembna.

*** Na temo metodološko izdelanih zapisov želim povedati tudi nekaj besed. Zakaj sem kot primer navedel IDEF3: bolj metodološko razvitega sistema za opis poslovnih procesov še nisem videl. Tudi BPMN 2.0 se še vedno razvija in izpopolnjuje. In če boste prebrali angleški opis IDEF3 (še nisem videl prevoda v ruščino), boste lahko tudi cenili globino njegovega razvoja.

Zelo hitro so metodologija in zapisi pridobili izjemno popularnost v poslovnem okolju.
Notacije so omogočile pridobitev orodja za opis interakcije ljudi in digitalnih informacijskih sistemov.

Z njihovo pomočjo je bilo mogoče optimizirati poslovanje, t.j. dobite boljšo učinkovitost ob enaki ceni.

Priložnost za optimizacijo je bila za podjetje še posebej zanimiva. Kot veste, da bi nekaj izboljšali, morate jasno razumeti, kaj imate in kaj želite od tega spremeniti. In grafični zapisi so jasno pokazali obe situaciji - izhodišče in želeni rezultat ter najbolj problematična področja. Na podlagi teh podatkov se je izkazalo, da je veliko lažje izbrati optimalno pot rešitve in simulirati najboljšo možnost nadgradnje kot brez tako priročnih orodij.

Takrat sta se pojavila koncepta poslovnih procesov in zapisov poslovnih procesov, dva neločljivo povezana koncepta.

Zelo pomembno je razumeti, da na primer ni ločenega "prodajnega poslovnega procesa". Obstaja prodajni proces, ki bo postal poslovni proces, če bo opisan z zapisom. tiste. brez opisa v zapisu poslovnega procesa se ukvarjate s prodajo, temu nihče ne oporeka. A čeprav ni določenega neomajnega in nedvoumnega opisa, je vaša prodaja fenomen, na nek način spontan. Poslovni proces bodo postali šele, ko bodo opisani v okviru zapisa in implementacije tega opisa v praksi.

Prodaja je najenostavnejši in najbolj očiten primer. Vsak od nas v vlogi kupca in mnogi v vlogi prodajalca poznamo ta proces. In vsi vemo, da bo tudi ista oseba v različnih situacijah (za različne izdelke, različne kupce, ob različnih vremenskih razmerah in na splošno, odvisno od razpoloženja) prodala nekoliko drugače. Toda če opišete in jasno uredite določen poslovni proces, potem bo ne glede na to, na katero nogo je prodajalec zjutraj vstal, prodajni proces na določen način standardiziran, omejen na določene meje in posledično bolj stabilen.

Zakaj modelirati (opisati) poslovne procese

Kot sem že večkrat napisal, sodelujem predvsem z malimi in srednje velikimi podjetji, kjer opravljam širok nabor storitev – od prepoznavanja problemov in ozkih grl pri delu podjetja do implementacije rešitev, ki sem jih predlagal na ravni programskih izdelkov in avtomatizacije. sistemi.

Modeliranje poslovnih procesov pomaga rešiti dve težavi hkrati:

• Poslovna študija. Grafična predstavitev v obliki diagramov, t.j. Modeliranje poslovnih procesov omogoča hitro razumevanje značilnosti podjetja in prepoznavanje možnih ozkih grl.
• Zagotavljanje vidljivosti. Kot veste, "ena slika je vredna tisoč besed". Zato shematski prikaz dela podjetja pomaga vodji in lastniku podjetja veliko hitreje razumeti bistvo problema in oceniti predlagane rešitve. Pri delu poslovnega svetovalca (mimogrede, pa tudi specialista za implementacijo programskih izdelkov) je zelo pomembno, da naročnik razume vse prednosti rešitve. Povratne informacije niso nič manj pomembne - vodja na diagramu bo lahko opazil nekatere pomanjkljivosti že v fazi razprave o projektu, izvedba pa bo potekala brez dodatnih težav in sprememb projekta "na poti".

In kombinacija preučevanja zgodovine pojava izraza z mojo osebno izkušnjo daje naslednjo definicijo:

Poslovni procesi morajo predstaviti kompleksne informacije v razumljivi obliki za študij in odločanje.

Predstavljajte si tipično podjetje z različnimi oddelki: računovodstvo, kadri, prodaja, skladišče, odprema, proizvodnja itd. Predvsem pa je ena oseba – vodja podjetja. Vseh vrst poslovnih procesov na strokovni ravni fizično ne razume. Zato najemajo različne strokovnjake. Toda vse to mora učinkovito upravljati in v določenih primerih - posodobiti.

Tu nastopijo poslovni procesi. Hkrati so nekatere vrste človeške dejavnosti v podjetju opisane z grafičnimi zapisi in predstavljene v obliki, ki vodstvu pomaga razumeti, kako natančno poteka delo na posamezni stopnji in kaj je tukaj mogoče izboljšati. Hkrati vodji podjetja ni treba imeti visoko usposobljenega strokovnjaka določenega profila.

Seveda na tej ravni ne gre brez izgube informacij. Nemogoče je z grafičnimi zapisi opisati vse nianse in podrobnosti dela vsakega zaposlenega. Toda te izgube informacij se izkažejo za nepomembne za razumevanje procesov na splošno in sprejemanje odločitev.

Kako opisati poslovne procese

Da bi dobili opis dejansko delujočih poslovnih procesov, je dovolj le natančno preučiti zaporedje dejanj vsakega zaposlenega. tiste. za zagon določenega procesa je potrebno pridobiti informacije o vhodnih podatkih, odhodnih – t.j. rezultat dejanj zaposlenega, pa tudi korak za korakom določite potrebna dejanja.

Ko so vsi podatki zbrani, jih je treba prevesti v grafični zapis. Tukaj je vredno razumeti, da so grafični zapisi tisti, ki se pri sestavljanju opisov poslovnih procesov štejejo za "dobro formo". Sami lahko sestavite zapis, kot želite, obstajajo tudi besedilne možnosti za opise, ki jih na primer uporabljajo nekateri razvijalci programske opreme. Če pa pišete zapis, ki ga bodo prebrali drugi ljudje, ne glede na to, ali gre za razvijalca programske opreme ali vodjo podjetja, izberite grafiko.

Razlog za to odločitev je preprost: informacije so bolje zaznane v grafični obliki. Če človeku ponudite »zid besedila«, mu bo vzelo veliko časa in truda, da ugotovi, o čem sploh govorite. In pokriti celotno nalogo v tem primeru je skoraj nemogoče. Grafični diagrami so druga stvar - tukaj lahko preučujete poslovne procese na različnih ravneh podrobnosti in vsak si lahko hitro "ogleda splošni pogled" grafičnega diagrama.

1. Zbiramo udeležence v procesu (zaposlene);
2. Zbiramo dohodne informacije, potrebne in zadostne za začetek postopka;
3. Zbiramo rabljene sisteme. Lahko je računovodski sistem, CRM, e-pošta, Excelove preglednice itd. Vse, kar se dejansko uporablja pri delu, mora biti zabeleženo.
4. Določimo pričakovani rezultat – kaj se bo zgodilo na koncu procesa.
5. Zberemo zaporedje dejanj, ki jih oseba izvaja.
6. Pogoje izoliramo. Glede na različne vhodne podatke in vmesne rezultate so lahko dejanja različna.
7. Vse zbrane informacije opišemo v grafični obliki s priročnim zapisom (IDEF3, BPMN 2.0 itd.).

Pravila opisa poslovnih procesov

Zgoraj sem veliko povedal o kreativnem pristopu, o možnostih vključitve pogojev in možnosti delovanja v opis poslovnih procesov. Posledično se lahko zdi, da se lahko vsak opis dejanj osebe "pri delu" šteje za opis poslovnega procesa. Pravzaprav obstajajo strogi okviri in pravila, ki določajo, ali se seznam dejanj lahko imenuje opis poslovnega procesa (v grafični ali besedilni obliki) ali ne:

• Popolnost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na vprašanje, s katerim se sooča. Če govorimo o procesu prodaje določenega izdelka ali storitve, potem mora poslovni proces v celoti opisati dejanja, ki so potrebna za doseganje navedenega rezultata, ki se konča s prav takim rezultatom (z določenimi predpostavkami, ki sem jih omenil zgoraj).
• Jedrnatost. Poslovni proces mora združevati zadostnost, t.j. opišite vse potrebne korake in dejanja, pri čemer bodite čim bolj jedrnati za lažje zaznavanje. Osebno sem si izmislil »pravilo 15 minut« - če v tem časovnem obdobju lahko vodstvu podjetja razložim predstavljeni poslovni proces, ga je mogoče pokazati stranki. Izkazalo se je hitreje - super, zahteva več časa in besed - razmišljati morate o tem, kaj je mogoče zmanjšati in poenostaviti.
  Nekoč sem osebno videl grafični opis poslovnega procesa, narejen na listu dolžine 2 metra (in ustrezne širine). Tudi samo razmisliti in razumeti, kam vodi katera puščica, je izjemno težko. In kako to razložiti stranki, si osebno ne predstavljam.
  Ne pozabite, da oseba zazna vizualno določeno količino informacij, ki je med drugim omejena z določeno velikostjo lista ali zaslona (to je posledica posebnosti vida), pa tudi s številom elementov (zmožnosti možganov so tudi omejeno). Stranka bo razumela preprost in jedrnat poslovni proces tako, da preprosto "pokrije" shemo s pogledom. Kompleksno in prenasičeno s podrobnostmi se boste morali učiti več kot eno uro, da boste razumeli, kaj je tam prikazano. Najverjetneje vodja podjetja, ki ni strokovnjak za delo posameznih oddelkov in je tudi omejen v količini prostega časa, preprosto ne bo preučeval tako zapletene strukture in ne bo razumel bistva niti najbolj donosne ponudbe.
• Uporaba splošno sprejetih zapisov. Ne izmišljajte si lastnih zapisov in pravil. Uporabite zapise, ki se uporabljajo po vsem svetu. V knjigah nekaterih domačih avtorjev sem videl poskuse ustvarjanja lastnega zapisa. In, če sem iskren, nikoli nisem razumel, zakaj otežujejo življenje sebi in svojim bralcem. Tukaj, tako kot pri jeziku - lahko si izmislite svoj poseben jezik, vendar ga nihče razen vas ne bo razumel. In če se izkaže, da je podoben obstoječim, se lahko pojavi tudi zmeda. Ali pa vas bodo šteli za nepismenega, ker po pravilih znanih jezikov ne uporabljate ločil, sklonskih besed itd. Tako je tudi z notami – obstajajo že uveljavljeni, ljudem znani in, kar je tudi pomembno, intuitivni zapisi. Zato so postali priljubljeni, saj so jih v procesu ustvarjanja in izboljšav nenehno preizkušali na preprostost, nedvoumnost in priročnost. Če uporabljate že pripravljene zapise, vas bodo razumeli, dojemali kot strokovnjaka, sama notna pravila pa vas bodo rešila pred logičnimi napakami. Osebno priporočam IDEF3 in BPMN 2.0.
• Vse udeležence v poslovnem procesu je treba upoštevati in neposredno navesti. In to je treba storiti brez uporabe opomb s številčenjem, komentarjev v objektih Swimm line (posebne opombe) itd. Oboževalci s tem pogosto »pregrešijo«, da ustvarijo lastne modele, namesto da bi uporabljali že pripravljene zapise. Nekje njihova imena ne ustrezajo, nekje menijo, da bo dolgo ime v telesu poslovnega procesa neprijetno. Posledično morate bodisi v opombah iskati, o kom točno govorijo, ali pa ustvarjalci takšnih poslovnih procesov preprosto pozabijo navesti enega od udeležencev.
• Uporabniku prijazen opis. Najpomembneje je, da mora vaš potrošnik, ki bo prebral ta zapis, hitro in v idealnem primeru tudi brez vaših pojasnil razumeti opis poslovnega procesa.

Vse ostalo je odvisno samo od vas in potrošnika opisa poslovnega procesa. Če vam je zelo všeč uporaba različnih barv (za puščice ali predmete), se mi zdi to povsem sprejemljivo. Zapise lahko ustvarite tudi ne samo v orodjih, ki sem jih predlagal, temveč v katerem koli okolju, ki vam ustreza. Če zapis sledi zgoraj navedenim pravilom in je vašemu potrošniku razumljiv, ste ustvarili točno to, kar potrebujete. In to je res opis poslovnega procesa, profesionalen in optimalen za delo.

Pogosti miti in napačne predstave

Ne "ponovno izumljajte kolesa"! Ni vam treba izumljati lastnih zapisov.

Pogosto ljudje namesto preučevanja značilnosti obstoječih zapisov rišejo grafe proste oblike v različnih grafičnih programih.

Tega ne priporočam. Prvič, pri uporabi že pripravljenih orodij vam ni treba izumljati lastnih označb in standardov. Na vse je že dolgo mišljeno. Hkrati so standardni zapisi res intuitivni, se berejo nedvoumno in so znani mnogim ljudem. Drugič, že pripravljeni sistemi (IDEF3, BPMN 2.0 itd.) imajo dobro razvito metodologijo in stroge omejitve. Lahko jih dojemamo kot programski jezik in okolje za delo s tem jezikom. Tukaj preprosto ne boste mogli narediti veliko napak, standardi skladnje in samo okolje vas bodo rešili tega (omejitve v urejevalniku, samodejna preverjanja).

Ne zamenjujte opisov poslovnih procesov podjetja in poslovnih procesov informacijskih sistemov.

V mnogih avtomatiziranih sistemih, na primer 1C ali Zoho CRM, obstajajo lastni subjekti, imenovani "poslovni procesi". Toda ti subjekti nimajo nobene zveze s poslovnimi procesi, opisanimi v tem članku. Upoštevajte jih "homonime", tj. zdi se, da izrazi zvenijo enako, a v našem primeru gre za opis dela podjetja, v IT sistemih pa za ime skupine funkcij in poročil.

Pogosta napaka: Poslovni proces nujno prinaša vrednost (dobiček).

Od znanih govorcev sem celo slišal, da bi morali biti poslovni procesi dobičkonosni. Poleg tega sem videl celo »analizo napak« pri ustvarjanju poslovnega procesa, pri katerem se veliko pozornosti posveča dejstvu, da 70 % dejanj nima nobene vrednosti.

Dejansko so poslovni procesi različni. Rezultat nekaterih bo res dobiček, na primer neposredna prodaja. V drugih primerih je s tega vidika težko govoriti o pridobivanju vrednosti in na splošno o vrednotenju dejanj. Kako lahko na primer ocenite vrednost poslovnega procesa pošiljanja blaga ali ustvarjanja in pošiljanja davčnih obračunov?

Menim, da poslovni proces ne prinaša nujno nikakršne vrednosti, če ga razumemo kot neposreden dobiček za podjetje. Uvedba procesno usmerjenega pristopa in izvajanje poslovnih procesov sta usmerjena bolj v nekaj drugega – v ohranjanje vrednosti, t.j. pridobiti več zmogljivosti za isto ceno.

Ali je mogoče ustvariti idealen poslovni proces – kdaj se morate ustaviti?

št. Poslovni proces mora biti preprost, razumljiv, priročen, berljiv. Ampak nikoli ne bo popoln.

Ko sem začel delati, se mi je sam vedno zdelo, da nečesa ne delam, nekje bi se dalo narediti bolje. In pogosto so me stranke prosile, da podrobneje in podrobneje opišem ta ali oni proces. In to sem imel tudi za svojo pomanjkljivost.

Pravzaprav je na podlagi vsega naštetega modeliranje poslovnih procesov nekakšna predpostavka, ustvarjalni proces. Po drugi strani pa včasih sploh nisem vedel, kaj naj odgovorim na prošnje, naj opišem več »to« in »tam«. Toda sčasoma sem spoznal, da poslovno modeliranje ni le ustvarjalnost, ampak nekakšen dialektični proces. In samo ustvarjanje poslovnega procesa bo vedno nosilo svojo negacijo. Tukaj je res vredno pristopiti k vprašanju s filozofskega vidika. In pri ustvarjanju poslovnega procesa se moramo spomniti, da ne moremo zajeti vsega naenkrat, zato bo vedno nepopoln. A hkrati vanj že polagamo, kaj bomo v prihodnosti še izboljšali. K temu je vredno pristopiti preprosto kot k dejstvu.

Vaš poslovni proces mora rešiti nalogo, odgovoriti na vprašanje, ki se obravnava v okviru projekta. Vse ostalo je stvar prihodnjega možnega sodelovanja. Prav tako je vredno strankam razložiti, zakaj nekaterih procesov ne podrobno opišete ali narišete kakšnega drugega poslovnega procesa, povezanega z obravnavanim.

Diagram poslovnega procesa odraža njegovo bistvo in mehanizem dela. Ustvarjanje vezja samo po sebi ni zelo težko. Dovolj je razumeti, na katera vprašanja bi morala shema odgovoriti, in nato slediti algoritmu ustvarjanja. Če komaj čakate, da začnete ustvarjati modele ali ne veste, kje začeti, je ta članek za vas.

Želim vas spomniti, da je pred začetkom opisa poslovnih procesov nujno. podjetja je platforma za začetek.

Algoritem, ki ga predstavljam tukaj, bo koristen za tiste, ki bodo šele opisovali poslovne procese. Za tiste, ki sem jih učil jaz, bo članek odlična ponovitev opravljenega))))

Diagram poslovnih procesov - navodila za nestrpne

1 - Določite meje procesa

Vsak poslovni proces se začne in konča z dogodkom. Prva stvar je, da označite začetni in končni dogodek.

2 - Narišite glavne bloke procesa

Glavne bloke (podprocese, operacije) razporedite po vrstnem redu, v katerem se izvajajo.

Na tej stopnji ne zapletajte sheme. Prikažite bloke, kot da proces teče brezhibno.

3 - Dodajte vilice in druge dogodke

In zdaj je čas, da malo zakompliciramo. Dodajte glavne možnosti za razvoj procesa in glavne vmesne dogodke. Dopolni diagram z manjkajočimi operacijami.

4 - Določite vloge udeležencev v procesu

V poslovnih procesih ni delovnih mest ali posebnih zaposlenih. Namesto tega se uporablja koncept "vloge". En zaposleni lahko opravlja več vlog. Eno vlogo lahko opravlja veliko zaposlenih. Položaj je sestavljen iz niza vlog.

Po potrebi dodajte manjkajoče operacije.

5 - Postavite dokumente na diagram

Dokument ni nujno uradni papir s sedmimi podpisi. Z vidika vodenja poslovnih procesov je dokument informacija na katerem koli nosilcu informacij. E-pošta, poročilo, predstavitev, SMS - vse to so dokumenti.

Včasih je treba prikazati vmesne izdelke. To so surovci, polizdelki ali preprosto pomembni deli dela, ki prehajajo iz enega procesnega bloka v drugega. Dodajte jih na tej stopnji. Po nujnosti.

6 - Dodajte rabljene programe in baze podatkov

Postopek mora odražati, katere programe in baze podatkov uporablja.

7 - Razporedite orodja in materiale

Če se v procesu uporabljajo orodja in/ali materiali, naj bo to tudi prikazano. Glavne točke je mogoče prepoznati na diagramu poslovnega procesa. Podroben opis je najbolje dati v komentarjih in posebnih razdelkih opisa. Odlična možnost je sestaviti diagram, ki je posebej osredotočen na uporabo orodij in materialov. Pri takšni shemi ni poudarek na poteku dela, temveč na tem, kako, v kakšni količini in kateri materiali se uporabljajo v poslovnem procesu.

8 - Določite kazalnike uspešnosti v poslovnem procesu

Na diagramu poslovnega procesa postavite kazalnike uspešnosti, ki se tako ali drugače upoštevajo v sistemu.

9 - Prejeto shemo povežite z drugimi procesi

Vsak poslovni proces je le del večjega sistema. Vsi procesi so med seboj povezani. V bistvu je povezava nekaj, kar proces izmenjuje z drugimi procesi. Upoštevajte, da morate podati procese, s katerimi je trenutni proces povezan, in kaj si izmenjujejo.

Povezovanje poslovnega procesa z drugimi procesi

10 - Preverite nastali model poslovnega procesa

Načeloma je shema pripravljena. Diagram poslovnega procesa mora odgovoriti na naslednja vprašanja:

• Kje se začne in konča poslovni proces?
• Katere procese vključuje? Kaj se menja?
• Katere operacije se izvajajo? V kakšnem vrstnem redu?
• Kdo izvaja dejavnosti v procesu?
• Kateri dokumenti se uporabljajo in se pojavljajo v postopku? V katerih operacijah se ti dokumenti uporabljajo/pojavijo?
• Katera orodja, materiali, programska oprema in baze podatkov se uporabljajo v procesu in v katerih operacijah?
• Kateri kazalniki uspešnosti in kje natančno so zabeleženi v poslovnem procesu?

Dobro pripravljena shema mora biti lahko razumljiva in dovolj informativna.
Diagram poslovnega procesa bi moral biti razumljiv "človeku na ulici".
Diagram poslovnega procesa v fazi opisa mora odražati, kako se proces izvaja v resničnem življenju.

Ta algoritem vam bo omogočil, da preprosto in hitro opišete potrebne poslovne procese. Nato bom podrobno govoril o opisu poslovnih procesov. Ostati v stiku.

Pa vendar ga je človeški um že več kot 2000 let zaman poskušal dojeti, po drugi strani pa mu je vsaj približno uspelo analizirati veliko bolj smiselne in kompleksne oblike. zakaj je tako? Ker je razvito telo lažje preučiti kot celico telesa. Poleg tega pri analizi ekonomskih oblik ni mogoče uporabiti niti mikroskopa niti kemičnih reagentov. Oboje mora nadomestiti moč abstrakcije.

Karl Marx. Kapital. Zvezek 1. Predgovor k prvi izdaji.

O poslovnih procesih se veliko govori in pogosto predvsem v povezavi z avtomatizacijo poslovanja. Ta izraz uporabljam tudi v svojih člankih o sistemih CRM, ERP, delu z zapisi BPMN, IDEF0 in drugih orodjih, ki bodo morda potrebna pri delu poslovnega svetovalca in implementaciji sistemov za avtomatizacijo. Hkrati v Runetu nisem našel razumljive in podrobne definicije pojma "poslovni proces".

Mnogi avtorji ga uporabljajo »privzeto« kot izraz »intuitivno« brez dekodiranja ali pa na splošno vnašajo dodatno zmedo z uporabo alternativne terminologije, na primer namesto poslovnega procesa napišejo »poslovni subjekt« itd.

V tem članku sem se odločil govoriti o tem, kaj je poslovni proces, povedati o zgodovini nastanka tega koncepta in kje ga je mogoče in je treba uporabiti. Naslednji članek nameravam posvetiti tudi temi poslovnih procesov, v katerem vam bom povedal, kako pravilno uporabljati poslovne procese.

Opredelitev poslovnega procesa

Kakšna je torej razlika med poslovnim procesom in funkcijo ali celo samo običajnim procesom? Kakšna je razlika med temi izrazi? Prišel sem do naslednjega zaključka:

Poslovni proces je logično zaporedje dejanj osebe (ali več ljudi) v skupini. Namen opisa poslovnega procesa je analiza in ureditev določenih dejanj v timu.

Zakaj dajem poseben poudarek ljudem in ekipi:

1. Poslovni proces vedno poteka s sodelovanjem osebe. Če dejanja izvaja avtomatski sistem ali program, to ni več poslovni proces, temveč tehnološki proces ali specifikacija. Nato začnejo veljati nekoliko drugačni standardi, metode opisa in izvedbene značilnosti.
2. Poslovni proces vedno vključuje več ljudi, eksplicitno ali implicitno. Tudi če človek dela sam (na primer pisatelj), ima še vedno stranke (založniške agencije) in potrošnike (bralce). Tudi prodajalec ne deluje v »vakumu« – ima dobavitelje in kupce izdelkov, vsi ti ljudje pa so tudi tako ali drugače vključeni v poslovni proces.

Zakaj pišem o ekipi in ne o komercialni strukturi ali podjetju? Ker se koncept poslovnega procesa lahko uporablja tudi za neprofitno organizacijo. Lahko je dobrodelna organizacija, reševalno vozilo, ki obišče pacienta, ali celo prireja večerjo brez kakršne koli prodaje ali dobička. Hkrati je mogoče opisati tudi poslovni proces, saj imamo ljudi, ki izvajajo nekatera dejanja za dosego določenega rezultata.

Opis poslovnega procesa

Pomembno je tudi opredeliti opis poslovnega procesa:

Opis poslovnega procesa je opis zaporedja dejanj zaposlenih pri izvajanju določenih dejanj v grafični in besedilni obliki z namenom, da se uravnavajo dejanja v timu, analizirajo in optimizirajo njihovo zaporedje.

In tukaj je treba razumeti, da poslovni proces brez opisa ne obstaja. Šele v procesu opisovanja se pojavi poslovni proces, t.j. eno brez drugega je nemogoče uresničiti.
Hkrati morajo biti vsa dejanja, ki so opisana v poslovnem procesu, logična, njihovo zaporedje mora voditi do določenega predhodno zastavljenega cilja.

Opis poslovnih procesov je ustvarjalno delo. Tudi če opišete "kar je", so nekatere netočnosti še vedno dovoljene, vogali so "zglajeni", nekatera dejanja so izpuščena zaradi lažjega zaznavanja. In če je opisano »kar bi moralo biti«, potem se na podlagi obstoječega ustvari nekaj novega. Hkrati je poslovni analitik še vedno omejen s strogimi omejitvami – pravili, sintakso, logičnimi omejitvami.

Osebno ustvarjanje novega poslovnega procesa primerjam z uravnoteženjem na tanki niti harmonične kombinacije kreativnosti, umetnosti in stroge matematike.

Hkrati morate razumeti, da noben poslovni proces ne more biti popoln in 100% ustreza realnosti. Vedno je prostor za nekatere poenostavitve in predpostavke, nekje pri izvajanju tudi najstrožjih predpisov se človeški faktor prilagaja sam.

Poleg tega, kot veste, v vsakem novem subjektu vedno obstaja možnost nadaljnje izboljšave. In ustvarjanje poslovnih procesov tudi potrjuje to filozofsko tezo. Ne glede na to, kako se trudite, da bi poslovni proces dovršeno opisali, je v njem še nekaj, kar je mogoče izboljšati bodisi zdaj bodisi v prihodnosti.

In tukaj je po eni strani zelo pomembno, da se pravočasno ustavite sami, saj bodo posodobljene poslovne procese izvajali resnični ljudje, ki so navajeni delati "na stari način", pri čemer morate upoštevati njihovo vztrajnost razmišljanja in stopnje učenja. Tudi avtomatizacija, ki je običajno vključena v posodobitev poslovnih procesov, zahteva določena vlaganja. In tukaj je treba izhajati iz resničnih možnosti stranke.

Poslovni svetovalec mora vse to jasno razumeti sam, vedeti, kje in na kakšni ravni predpostavk je poenostavil opis poslovnega procesa in kje se je odločil, da nekatere odločitve iz objektivnih razlogov (finance, človeški dejavnik) preloži za prihodnost. In vse to morate biti sposobni preprosto in jasno razložiti vodji podjetja.

Glavna razlika med poslovnim procesom in tehnološkim procesom je v tem, da je rezultat tehnološkega procesa en povsem določen rezultat. Na primer, če govorimo o proizvodnji, bi morala biti proizvodnja izdelki z določenimi parametri.

Seveda tudi v tehnološkem procesu obstaja možnost sklenitve zakonske zveze, vendar ne ena od naravnih možnosti, ampak posledice kršitve tehnološkega procesa. V poslovnem procesu se lahko »izhodni« rezultat razlikuje glede na izpolnjevanje določenih pogojev v »telesu« poslovnega procesa, ki je potekal brez kršitev in okvar.

Zaradi jasnosti lahko opis tehnološkega procesa izgleda takole:

1. Vzamemo obdelovanec A;
2. Povezujemo ga z obdelovancem B;
3. Obdelujemo pod parametri C;
4. Dobimo podrobnosti.

Vse je nedvoumno in ni na voljo nobenih pogojnih "vilic".

V poslovnem procesu velja, da je naslednja situacija povsem normalna:

1. Dobimo vhodne podatke A:
   • Če se podatki ujemajo s pogojem B, pojdite na zaporedje dejanj C;
   • Če se podatki ujemajo s pogojem D, izvedite dejanja E.
2. Rezultat se prenese na izhod.

tiste. že v algoritmu procesa so podani možni pogoji in različna dejanja, odvisno od začetnih ali vmesnih podatkov.

Zgodovina izraza

Več kot enkrat sem prebral informacijo, da se je zapis poslovnih procesov IDEF0 pojavil skoraj sredi 19. stoletja. O obdobju druge svetovne vojne pišejo bolj realistični avtorji. A tudi oni se motijo.

Na primer, ko sem pisal članek o IDEF0, so nekateri bralci kot primere zapisov navajali primere nekaterih navodil ministrstev in resorjev med prvo svetovno vojno ali še prej, diagrame in vizualne prikaze vojaških operacij pa so obravnavali kot grafični prikaz. A vse to ni opis poslovnega procesa. Vse našteto lahko imenujemo metode, vizualna demonstracija, navodila, ne moremo pa jih imenovati zapisi.

Notacije so sodoben koncept, poleg tega so zapisi nekaj, kar je uveljavljeno, standardizirano, t.j. niz ukazov in zapisov, ki jih uporablja veliko ljudi, ne le ena ali dve organizaciji. Izmislite si lahko svoj poseben jezik za opis poslovnih procesov ali na primer programiranja. Toda dokler ne pride v množično uporabo, se protislovja, dvoumne interpretacije in druge pomanjkljivosti ne prepoznajo in odpravijo, dokler ne postane za ljudi uveljavljen in poznan standard, ga ne moremo imenovati zapis. Več o zapisih nameravam napisati pozneje. Zdaj se vrnimo k vprašanju nastanka pojma "poslovni proces".

Dejansko se je opis poslovnih procesov in zapis BPMN pojavil v 70. letih XX stoletja, ko so se informacijski sistemi začeli uporabljati povsod. Tako sam izraz kot zapisi so bili prvotno potrebni prav za razvoj informacijskih sistemov.

Dejstvo je, da se je po začetku uporabe informacijskih sistemov kompleksnost organiziranja dela ljudi v organizacijah večkrat povečala. Poleg tega stroji ne razumejo abstrakcije, zahtevajo strog algoritem in določen vrstni red vnosa in obdelave informacij. Če je bil pred začetkom avtomatizacije, ko so se informacije prenašale neposredno od osebe do osebe, problem medsebojnega razumevanja na ravni človeških komunikacij, ga je zdaj treba strogo urediti.

Posledično je bilo treba oblikovati opise delovnih mest ne le ljudi v organizaciji, temveč tudi njihove interakcije z informacijskimi sistemi. In tukaj ni bilo dovolj besedilnih zapisov (navodil), kjer so bili vsi opisi v prosti besedilni obliki, so se izkazali za nepomembne in neprijetne. Dejansko je bila potrebna standardizacija, da bi ustvarili poseben ukazni jezik in nedvoumno zaporedje dejanj. Poleg tega bi morali za razliko od strojnih jezikov ti zapisi postati enako priročni za prevajanje v strojno kodo in za človeško zaznavanje.

Prvi metodološko razviti zapisi poslovnih procesov (in govoril bom o metodološko razvitih zapisih, na primer IDEF3 ***) so se pojavili v ameriški vojski. Razlog je očiten – že takrat je vojska v ZDA uporabljala avtomatizacijo z uporabo oddaljenih povezav, t.j. isti sistem, ki je kasneje postal internet. In pri tej ravni uporabe informacijskih sistemov je bila potreba po notacijah poslovnih procesov še posebej pomembna.

*** Na temo metodološko izdelanih zapisov želim povedati tudi nekaj besed. Zakaj sem kot primer navedel IDEF3: bolj metodološko razvitega sistema za opis poslovnih procesov še nisem videl. Tudi BPMN 2.0 se še vedno razvija in izpopolnjuje. In če boste prebrali angleški opis IDEF3 (še nisem videl prevoda v ruščino), boste lahko tudi cenili globino njegovega razvoja.

Zelo hitro so metodologija in zapisi pridobili izjemno popularnost v poslovnem okolju.
Notacije so omogočile pridobitev orodja za opis interakcije ljudi in digitalnih informacijskih sistemov.

Z njihovo pomočjo je bilo mogoče optimizirati poslovanje, t.j. dobite boljšo učinkovitost ob enaki ceni.

Priložnost za optimizacijo je bila za podjetje še posebej zanimiva. Kot veste, da bi nekaj izboljšali, morate jasno razumeti, kaj imate in kaj želite od tega spremeniti. In grafični zapisi so jasno pokazali obe situaciji - izhodišče in želeni rezultat ter najbolj problematična področja. Na podlagi teh podatkov se je izkazalo, da je veliko lažje izbrati optimalno pot rešitve in simulirati najboljšo možnost nadgradnje kot brez tako priročnih orodij.

Takrat sta se pojavila koncepta poslovnih procesov in zapisov poslovnih procesov, dva neločljivo povezana koncepta.

Zelo pomembno je razumeti, da na primer ni ločenega "prodajnega poslovnega procesa". Obstaja prodajni proces, ki bo postal poslovni proces, če bo opisan z zapisom. tiste. brez opisa v zapisu poslovnega procesa se ukvarjate s prodajo, temu nihče ne oporeka. A čeprav ni določenega neomajnega in nedvoumnega opisa, je vaša prodaja fenomen, na nek način spontan. Poslovni proces bodo postali šele, ko bodo opisani v okviru zapisa in implementacije tega opisa v praksi.

Prodaja je najenostavnejši in najbolj očiten primer. Vsak od nas v vlogi kupca in mnogi v vlogi prodajalca poznamo ta proces. In vsi vemo, da bo tudi ista oseba v različnih situacijah (za različne izdelke, različne kupce, ob različnih vremenskih razmerah in na splošno, odvisno od razpoloženja) prodala nekoliko drugače. Toda če opišete in jasno uredite določen poslovni proces, potem bo ne glede na to, na katero nogo je prodajalec zjutraj vstal, prodajni proces na določen način standardiziran, omejen na določene meje in posledično bolj stabilen.

Zakaj modelirati (opisati) poslovne procese

Kot sem že večkrat napisal, sodelujem predvsem z malimi in srednje velikimi podjetji, kjer opravljam širok nabor storitev – od prepoznavanja problemov in ozkih grl pri delu podjetja do implementacije rešitev, ki sem jih predlagal na ravni programskih izdelkov in avtomatizacije. sistemi.

Modeliranje poslovnih procesov pomaga rešiti dve težavi hkrati:

• Poslovna študija. Grafična predstavitev v obliki diagramov, t.j. Modeliranje poslovnih procesov omogoča hitro razumevanje značilnosti podjetja in prepoznavanje možnih ozkih grl.
• Zagotavljanje vidljivosti. Kot veste, "ena slika je vredna tisoč besed". Zato shematski prikaz dela podjetja pomaga vodji in lastniku podjetja veliko hitreje razumeti bistvo problema in oceniti predlagane rešitve. Pri delu poslovnega svetovalca (mimogrede, pa tudi specialista za implementacijo programskih izdelkov) je zelo pomembno, da naročnik razume vse prednosti rešitve. Povratne informacije niso nič manj pomembne - vodja na diagramu bo lahko opazil nekatere pomanjkljivosti že v fazi razprave o projektu, izvedba pa bo potekala brez dodatnih težav in sprememb projekta "na poti".

In kombinacija preučevanja zgodovine pojava izraza z mojo osebno izkušnjo daje naslednjo definicijo:

Poslovni procesi morajo predstaviti kompleksne informacije v razumljivi obliki za študij in odločanje.

Predstavljajte si tipično podjetje z različnimi oddelki: računovodstvo, kadri, prodaja, skladišče, odprema, proizvodnja itd. Predvsem pa je ena oseba – vodja podjetja. Vseh vrst poslovnih procesov na strokovni ravni fizično ne razume. Zato najemajo različne strokovnjake. Toda vse to mora učinkovito upravljati in v določenih primerih - posodobiti.

Tu nastopijo poslovni procesi. Hkrati so nekatere vrste človeške dejavnosti v podjetju opisane z grafičnimi zapisi in predstavljene v obliki, ki vodstvu pomaga razumeti, kako natančno poteka delo na posamezni stopnji in kaj je tukaj mogoče izboljšati. Hkrati vodji podjetja ni treba imeti visoko usposobljenega strokovnjaka določenega profila.

Seveda na tej ravni ne gre brez izgube informacij. Nemogoče je z grafičnimi zapisi opisati vse nianse in podrobnosti dela vsakega zaposlenega. Toda te izgube informacij se izkažejo za nepomembne za razumevanje procesov na splošno in sprejemanje odločitev.

Kako opisati poslovne procese

Da bi dobili opis dejansko delujočih poslovnih procesov, je dovolj le natančno preučiti zaporedje dejanj vsakega zaposlenega. tiste. za zagon določenega procesa je potrebno pridobiti informacije o vhodnih podatkih, odhodnih – t.j. rezultat dejanj zaposlenega, pa tudi korak za korakom določite potrebna dejanja.

Ko so vsi podatki zbrani, jih je treba prevesti v grafični zapis. Tukaj je vredno razumeti, da so grafični zapisi tisti, ki se pri sestavljanju opisov poslovnih procesov štejejo za "dobro formo". Sami lahko sestavite zapis, kot želite, obstajajo tudi besedilne možnosti za opise, ki jih na primer uporabljajo nekateri razvijalci programske opreme. Če pa pišete zapis, ki ga bodo prebrali drugi ljudje, ne glede na to, ali gre za razvijalca programske opreme ali vodjo podjetja, izberite grafiko.

Razlog za to odločitev je preprost: informacije so bolje zaznane v grafični obliki. Če človeku ponudite »zid besedila«, mu bo vzelo veliko časa in truda, da ugotovi, o čem sploh govorite. In pokriti celotno nalogo v tem primeru je skoraj nemogoče. Grafični diagrami so druga stvar - tukaj lahko preučujete poslovne procese na različnih ravneh podrobnosti in vsak si lahko hitro "ogleda splošni pogled" grafičnega diagrama.

1. Zbiramo udeležence v procesu (zaposlene);
2. Zbiramo dohodne informacije, potrebne in zadostne za začetek postopka;
3. Zbiramo rabljene sisteme. Lahko je računovodski sistem, CRM, e-pošta, Excelove preglednice itd. Vse, kar se dejansko uporablja pri delu, mora biti zabeleženo.
4. Določimo pričakovani rezultat – kaj se bo zgodilo na koncu procesa.
5. Zberemo zaporedje dejanj, ki jih oseba izvaja.
6. Pogoje izoliramo. Glede na različne vhodne podatke in vmesne rezultate so lahko dejanja različna.
7. Vse zbrane informacije opišemo v grafični obliki s priročnim zapisom (IDEF3, BPMN 2.0 itd.).

Pravila opisa poslovnih procesov

Zgoraj sem veliko povedal o kreativnem pristopu, o možnostih vključitve pogojev in možnosti delovanja v opis poslovnih procesov. Posledično se lahko zdi, da se lahko vsak opis dejanj osebe "pri delu" šteje za opis poslovnega procesa. Pravzaprav obstajajo strogi okviri in pravila, ki določajo, ali se seznam dejanj lahko imenuje opis poslovnega procesa (v grafični ali besedilni obliki) ali ne:

• Popolnost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na vprašanje, s katerim se sooča. Če govorimo o procesu prodaje določenega izdelka ali storitve, potem mora poslovni proces v celoti opisati dejanja, ki so potrebna za doseganje navedenega rezultata, ki se konča s prav takim rezultatom (z določenimi predpostavkami, ki sem jih omenil zgoraj).
• Jedrnatost. Poslovni proces mora združevati zadostnost, t.j. opišite vse potrebne korake in dejanja, pri čemer bodite čim bolj jedrnati za lažje zaznavanje. Osebno sem si izmislil »pravilo 15 minut« - če v tem časovnem obdobju lahko vodstvu podjetja razložim predstavljeni poslovni proces, ga je mogoče pokazati stranki. Izkazalo se je hitreje - super, zahteva več časa in besed - razmišljati morate o tem, kaj je mogoče zmanjšati in poenostaviti.
  Nekoč sem osebno videl grafični opis poslovnega procesa, narejen na listu dolžine 2 metra (in ustrezne širine). Tudi samo razmisliti in razumeti, kam vodi katera puščica, je izjemno težko. In kako to razložiti stranki, si osebno ne predstavljam.
  Ne pozabite, da oseba zazna vizualno določeno količino informacij, ki je med drugim omejena z določeno velikostjo lista ali zaslona (to je posledica posebnosti vida), pa tudi s številom elementov (zmožnosti možganov so tudi omejeno). Stranka bo razumela preprost in jedrnat poslovni proces tako, da preprosto "pokrije" shemo s pogledom. Kompleksno in prenasičeno s podrobnostmi se boste morali učiti več kot eno uro, da boste razumeli, kaj je tam prikazano. Najverjetneje vodja podjetja, ki ni strokovnjak za delo posameznih oddelkov in je tudi omejen v količini prostega časa, preprosto ne bo preučeval tako zapletene strukture in ne bo razumel bistva niti najbolj donosne ponudbe.
• Uporaba splošno sprejetih zapisov. Ne izmišljajte si lastnih zapisov in pravil. Uporabite zapise, ki se uporabljajo po vsem svetu. V knjigah nekaterih domačih avtorjev sem videl poskuse ustvarjanja lastnega zapisa. In, če sem iskren, nikoli nisem razumel, zakaj otežujejo življenje sebi in svojim bralcem. Tukaj, tako kot pri jeziku - lahko si izmislite svoj poseben jezik, vendar ga nihče razen vas ne bo razumel. In če se izkaže, da je podoben obstoječim, se lahko pojavi tudi zmeda. Ali pa vas bodo šteli za nepismenega, ker po pravilih znanih jezikov ne uporabljate ločil, sklonskih besed itd. Tako je tudi z notami – obstajajo že uveljavljeni, ljudem znani in, kar je tudi pomembno, intuitivni zapisi. Zato so postali priljubljeni, saj so jih v procesu ustvarjanja in izboljšav nenehno preizkušali na preprostost, nedvoumnost in priročnost. Če uporabljate že pripravljene zapise, vas bodo razumeli, dojemali kot strokovnjaka, sama notna pravila pa vas bodo rešila pred logičnimi napakami. Osebno priporočam IDEF3 in BPMN 2.0.
• Vse udeležence v poslovnem procesu je treba upoštevati in neposredno navesti. In to je treba storiti brez uporabe opomb s številčenjem, komentarjev v objektih Swimm line (posebne opombe) itd. Oboževalci s tem pogosto »pregrešijo«, da ustvarijo lastne modele, namesto da bi uporabljali že pripravljene zapise. Nekje njihova imena ne ustrezajo, nekje menijo, da bo dolgo ime v telesu poslovnega procesa neprijetno. Posledično morate bodisi v opombah iskati, o kom točno govorijo, ali pa ustvarjalci takšnih poslovnih procesov preprosto pozabijo navesti enega od udeležencev.
• Uporabniku prijazen opis. Najpomembneje je, da mora vaš potrošnik, ki bo prebral ta zapis, hitro in v idealnem primeru tudi brez vaših pojasnil razumeti opis poslovnega procesa.

Vse ostalo je odvisno samo od vas in potrošnika opisa poslovnega procesa. Če vam je zelo všeč uporaba različnih barv (za puščice ali predmete), se mi zdi to povsem sprejemljivo. Zapise lahko ustvarite tudi ne samo v orodjih, ki sem jih predlagal, temveč v katerem koli okolju, ki vam ustreza. Če zapis sledi zgoraj navedenim pravilom in je vašemu potrošniku razumljiv, ste ustvarili točno to, kar potrebujete. In to je res opis poslovnega procesa, profesionalen in optimalen za delo.

Pogosti miti in napačne predstave

Ne "ponovno izumljajte kolesa"! Ni vam treba izumljati lastnih zapisov.

Pogosto ljudje namesto preučevanja značilnosti obstoječih zapisov rišejo grafe proste oblike v različnih grafičnih programih.

Tega ne priporočam. Prvič, pri uporabi že pripravljenih orodij vam ni treba izumljati lastnih označb in standardov. Na vse je že dolgo mišljeno. Hkrati so standardni zapisi res intuitivni, se berejo nedvoumno in so znani mnogim ljudem. Drugič, že pripravljeni sistemi (IDEF3, BPMN 2.0 itd.) imajo dobro razvito metodologijo in stroge omejitve. Lahko jih dojemamo kot programski jezik in okolje za delo s tem jezikom. Tukaj preprosto ne boste mogli narediti veliko napak, standardi skladnje in samo okolje vas bodo rešili tega (omejitve v urejevalniku, samodejna preverjanja).

Ne zamenjujte opisov poslovnih procesov podjetja in poslovnih procesov informacijskih sistemov.

V mnogih avtomatiziranih sistemih, na primer 1C ali Zoho CRM, obstajajo lastni subjekti, imenovani "poslovni procesi". Toda ti subjekti nimajo nobene zveze s poslovnimi procesi, opisanimi v tem članku. Upoštevajte jih "homonime", tj. zdi se, da izrazi zvenijo enako, a v našem primeru gre za opis dela podjetja, v IT sistemih pa za ime skupine funkcij in poročil.

Pogosta napaka: Poslovni proces nujno prinaša vrednost (dobiček).

Od znanih govorcev sem celo slišal, da bi morali biti poslovni procesi dobičkonosni. Poleg tega sem videl celo »analizo napak« pri ustvarjanju poslovnega procesa, pri katerem se veliko pozornosti posveča dejstvu, da 70 % dejanj nima nobene vrednosti.

Dejansko so poslovni procesi različni. Rezultat nekaterih bo res dobiček, na primer neposredna prodaja. V drugih primerih je s tega vidika težko govoriti o pridobivanju vrednosti in na splošno o vrednotenju dejanj. Kako lahko na primer ocenite vrednost poslovnega procesa pošiljanja blaga ali ustvarjanja in pošiljanja davčnih obračunov?

Menim, da poslovni proces ne prinaša nujno nikakršne vrednosti, če ga razumemo kot neposreden dobiček za podjetje. Uvedba procesno usmerjenega pristopa in izvajanje poslovnih procesov sta usmerjena bolj v nekaj drugega – v ohranjanje vrednosti, t.j. pridobiti več zmogljivosti za isto ceno.

Ali je mogoče ustvariti idealen poslovni proces – kdaj se morate ustaviti?

št. Poslovni proces mora biti preprost, razumljiv, priročen, berljiv. Ampak nikoli ne bo popoln.

Ko sem začel delati, se mi je sam vedno zdelo, da nečesa ne delam, nekje bi se dalo narediti bolje. In pogosto so me stranke prosile, da podrobneje in podrobneje opišem ta ali oni proces. In to sem imel tudi za svojo pomanjkljivost.

Pravzaprav je na podlagi vsega naštetega modeliranje poslovnih procesov nekakšna predpostavka, ustvarjalni proces. Po drugi strani pa včasih sploh nisem vedel, kaj naj odgovorim na prošnje, naj opišem več »to« in »tam«. Toda sčasoma sem spoznal, da poslovno modeliranje ni le ustvarjalnost, ampak nekakšen dialektični proces. In samo ustvarjanje poslovnega procesa bo vedno nosilo svojo negacijo. Tukaj je res vredno pristopiti k vprašanju s filozofskega vidika. In pri ustvarjanju poslovnega procesa se moramo spomniti, da ne moremo zajeti vsega naenkrat, zato bo vedno nepopoln. A hkrati vanj že polagamo, kaj bomo v prihodnosti še izboljšali. K temu je vredno pristopiti preprosto kot k dejstvu.

Vaš poslovni proces mora rešiti nalogo, odgovoriti na vprašanje, ki se obravnava v okviru projekta. Vse ostalo je stvar prihodnjega možnega sodelovanja. Prav tako je vredno strankam razložiti, zakaj nekaterih procesov ne podrobno opišete ali narišete kakšnega drugega poslovnega procesa, povezanega z obravnavanim.