İş mektubu örneği nasıl düzgün şekilde biçimlendirilir? Ticari yazışmalar - mektup örnekleri

GOST R 7.0.82013'e göre “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık için standartlar sistemi. Kayıt tutma ve arşivleme. Terimler ve tanımlar "muhatap", belgenin alıcısı hakkında bilgi içeren bir belge ayrıntısıdır (madde 67).

“Muhatap” şartı, iş mektuplarında ve şirket içi bilgi ve referans belgelerinde (rapor ve notlar, beyanlar vb.) kullanılır.

"Muhatap" ayrıntıları şunları içerir:

• muhatabın adı (mektubun alıcısı);
• posta adresi veya telefon numarası, faks numarası, e-posta adresi.

Mektubun alıcısı şunlar olabilir:

• resmi/birden fazla yetkili;
• organizasyon;
• kuruluşun yapısal birimi;
• organizasyon grubu;
• bireysel.

MUHABİR - RESMİ

GOST R 6.30-2003'e göre, herhangi bir memurun soyadından önce baş harfler yazılır. Mektup gönderilirse bir devlet kurumunun başkanına, daha sonra pozisyonun içine kuruluşun adı, tam adı eklenir. datif durumda belirtilir, baş harfler soyadından önce yazılır:

Mektubun adresi varsa ticari bir organizasyonun başkanı, daha sonra pozisyon, organizasyonel ve yasal formu gösteren kuruluşun adını içerir (tam veya kısaltılmış biçimde), baş harfler soyadından önce yazılır:

Mektubun adresi varsa başkan yardımcısı, kuruluşun adı iş unvanında yer alır. Soyadı datif durumda belirtilir:

Belgenin muhatabı ise yapısal birimin başkanı, daha sonra ilk olarak aday davada kuruluşun adı belirtilir, daha sonra datif davada kişinin yapısal birimi gösteren konumunun adı gösterilir, örneğin:

Yeni GOST'un 5.15 maddesine göre:

• bir yetkiliye mektup gönderilirken soyadının sonuna baş harfler konulur;
• soyadından önce, muhatap erkek ise “Bay” (Bay) veya muhatap kadın ise “Bayan” (Bayan) kısaltmasının kullanılmasına izin verilir:

MUADİL - ORGANİZASYON

Mektup bir kuruluşa yönelikse, adı (tam veya kısaltılmış) aday durumda belirtilir:

Bir kuruluşa mektup gönderirken tam veya kısaltılmış adını belirtin, örneğin:

Bir kuruluşa hitap etmek, gönderenin kuruluş başkanının kim olduğunu, soyadını, adının baş harflerini bilmediği durumlarda kullanılır.

Muhabir - YAPISAL BÖLÜM

Belge kuruluşun yapısal bir birimine gönderilebilir. Kural olarak, mektubun tahsis edildiği konunun değerlendirilmesi yapısal birimin yetkisi dahilinde ise, bu adresleme yöntemi mümkündür.

Bir belgeyi bir kuruluşun yapısal birimine yönlendirirken, kuruluşun adı aday durumda "Muhatap" koşulunda aşağıda belirtilir - aday durumda yapısal birimin adı, örneğin:

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

Muhabir - BİREY

Bireylerle yazışmalar yapılırken “Muhatap” ayrıntılarının kaydedilmesi kendine has özelliklere sahiptir. İlk önce, datif durumda soyadını, ardından baş harflerini ve ardından posta adresini belirtin:

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

MUHABİR - ÇEŞİTLİ KURULUŞLAR
VEYA YAPISAL BÖLÜMLER

Bir iş mektubunun birden fazla muhatabı olabilir. GOST R 6.30-2003, birkaç homojen kuruluşa veya bir kuruluşun çeşitli yapısal bölümlerine mektup gönderirken muhatapların genelleştirilmiş biçimlendirilmesi için bir yöntem oluşturur. Sahne dekorlarını tasarlamak için iki olası seçenek vardır.

Seçenek 1: “Muhatap” özelliğinin kendisinde birden fazla muhatabı belirtin. Bu tasarım seçeneği, mektubun bir kuruluşa veya yetkiliye (bu ana muhataptır) ve bilgi amacıyla bir dizi başka kuruluşa veya yetkiliye gönderildiğinde kullanılır.

Adresleme her zamanki gibi sağ üst köşede, her bir kurum/kuruluş veya kuruluşun yapısal birimi için "Muhatap" ayrıntılarının bir listesi olarak resmileştirilmiştir.

Bu durumda toplam alıcı sayısı dörtten fazla olmamalıdır.

Tüm muhataplar belgenin üzerinde düzenlenir; 2., 3. ve 4. muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez.

Bu durumda mektubun tüm basılı kopyaları orijinalleri gibi imzalanır. Her kopya, üzerine belirli bir kuruluşun veya yapısal alt bölümün posta adresinin yazıldığı ayrı bir zarfla mühürlenir.

Seçenek 2: muhatabı genel olarak belirtin, aynı türden bir grup kuruluşa (kuruluş başkanlarına) veya bir kuruluşun yapısal bölümlerine (şubeler, temsilcilikler vb.) bir belge gönderirsek:

Alıcı sayısı dörtten fazlaysa, mektubun postalanması için belirli alıcıları ve adreslerini gösteren ek bir liste (posta listesi) derlenir. Bununla ilgili bir not “Muhatap” özelliğinde yapılır:

Mektup posta listesi için onaylanmış bir form bulunmamaktadır. Sayfanın şekli kuruluşun ofis yönetimi talimatlarında belirlenebilir. Aslında posta sayfası ayrı bir sayfaya aktarılan “Muhatap” özelliğidir, yani içeriğinin bu özelliğe uygun olması gerekir. “Muhatap” detayı üç bilgi bloğu içerir: kuruluşun adı, pozisyonu, adının baş harfleri ve soyadı. Mektubun posta listesinde aynı bilgi bloklarını yeniden üretiyoruz, ancak bunları sayfanın sağ tarafı yerine bir satıra yerleştiriyoruz. Verileri tablo biçiminde de düzenleyebilirsiniz. Alıcıların sırası isteğe bağlı olabilir, ancak onları alfabetik olarak düzenlemek daha iyidir.

Giden mektubun numarası ve tarihine ilişkin bilgiler kayıt edildikten sonra girilir (Örnek 1).

Bir grup alıcıya gönderilen tüm mektupların giden kayıt numarası vardır; tüm mektupların gelen numarası farklı olacaktır.

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

FORMA “ADRES” BİLGİLERİNİN YERLEŞTİRİLMESİ

“Muhatap” detayı belgenin sağ üst kısmında (açısal detaylı formda) veya form detaylarının sağ altında (boyuna detaylı formda) yer alır. “Muhatap” şartının yeri GOST R 6.30-2003 Ek B'de gösterilmektedir:

• köşe detayları olan bir form üzerinde - Örnek 2;
• ayrıntıların uzunlamasına düzenlendiği bir form üzerinde - Örnek 3.

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey. “Muhatap” özelliği aynı yerde kalır.

TEKNİK SORUNLAR

• “Muhatap” dekorunun unsurları aralıklarla ayrılmalı mı?

“Muhatap” özelliği genellikle birkaç satır kaplar.

GOST R 6.30-2003'ün (Rosarkhiv tarafından onaylanmıştır) uygulanmasına ilişkin Metodolojik Tavsiyelerin 6.1. Maddesinde, birkaç satırdan oluşan bir belgenin ayrıntılarının bir satır aralığıyla basıldığı söylenmektedir. “Muhatap”, “Belge onay damgası”, “Başvurunun bulunduğuna dair işaret”, “Belge onay damgası” ayrıntılarının bileşenleri 1,5-2 satır aralığıyla birbirinden ayrılır.

Benzer bir kural, belgelerin üretimi için genel gereklilikleri belirleyen bölüm 3'teki yeni GOST R 7.0.97-2016'da da yer almaktadır: “Çok satırlı ayrıntılar bir satır aralığıyla yazdırılır, ayrıntıların bileşen parçaları ek aralıklarla ayrılır. ”:

• “Muhatap” niteliği nasıl hizalanır?

Çok satırlı "Muhatap" özelliği, özelliğin işgal ettiği bölgenin sol sınırı boyunca hizalanmış veya en uzun çizgiye göre ortalanmış olarak tasarlanmıştır, örneğin:

İş mektupları neredeyse her durumda ortaklarla iletişim kurulurken yazılır. Bu tür belgeleri hazırlamak için hazır örnekler ve kurallar makalede bulunabilir.

İş mektubu, şirketin tamamı adına başka bir şirkete, bireysel girişimciye veya bireye (örneğin bir yatırımcıya) gönderilen bir belge olarak tanımlanabilir. Esasen, herhangi bir şirket yazışması iş mektubudur. Amaçları çok farklı:

1. işbirliği hakkında.
2. işbirliği, müzakereler.
3. Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğine dair bir hatırlatma.
4. Durumunuza ilişkin bir açıklama, daha önce gönderilmiş bir mektuba yanıt ve daha birçok şey.

Belge genellikle şirketin antetli kağıdına hazırlanır ve normal posta veya e-posta yoluyla gönderilebilir. Ancak partnerin özel bir önemi varsa, kaliteli, kalın bir kağıda basılarak elden veya kargo yoluyla teslim edilmesi tercih edilir. Mektubun yapısı tipik bir iş belgesine benzer; onu şematik olarak bu şekilde gösterebilirsiniz.

Çizim yaparken nelere dikkat edilmelidir?

Bu tür harfler için özel kurallar veya örnekler yoktur, bu nedenle yapıları, hacimleri ve tasarımları büyük ölçüde özel duruma bağlıdır. Örneğin, bir bildirim mektubu oldukça kısa olacaktır (3-4 paragraf), ancak bir çalışan tavsiyesi veya bir iş teklifi birden fazla sayfa alabilir.

Ancak bir makale hazırlarken dikkat etmeniz gereken birkaç genel kural vardır:

1. Belgenin kendisinin herhangi bir yasal gücü yoktur, ancak tüm yürütme kurallarına göre hazırlanmıştır. Yapısı ve sunum tarzı, modern belge akışının genel kabul görmüş ilkelerine uygun olmalıdır.
2. Cümleler mantıklı ve açık bir sırayla kurulur. Süslü, karmaşık, duygusal ve özellikle konuşma dilindeki ifadeler yoktur. Tonalite nötrdür.
3. Sunum her zaman yalnızca 1 kişi tarafından gerçekleştirilir - metin doğrudan yönetici tarafından yazılmışsa tekil olarak veya tüm şirket adına yazılmışsa çoğul olarak.
4. Taslağın özel amacı ve muhatabın beklenen eylemleri ayrıntılı olarak açıklanmıştır (bir yanıt gönderin, bir çalışanın adaylığını değerlendirin, müzakereleri kabul edin, bir belge gönderin vb.).
5. Belge, yöneticinin veya diğer çalışanların bireysel çıkarlarını değil, bir ekip olarak şirketin hedeflerini yansıtıyor. Kişisel iletişim kurmanız gerekiyorsa, bunu farklı yapmanız ve kendinizi şirketin temsilcisi olarak konumlandırmamanız önerilir.

Yazarken yapılan ilk 5 hata

Hatalar 2 büyük gruba ayrılabilir - bazıları metin olarak yazmakla (mantık, kelime dağarcığı, diğer dil normlarının ihlali), diğerleri - iş görgü kurallarının ihlaliyle ilişkilidir:

1. Yazım ve noktalama hatalarına izin verilmez - mektubun metni gönderilmeden önce daima en az 1-2 kez kontrol edilmelidir.
2. İş sunum tarzının ihlali, duygusal ifadelerin varlığı, aşırı nezaket veya tersine ciddiyet.
3. Olumsuz ton - tehditler bile gereksiz kelimeler olmadan yazılmalıdır - örneğin: "Bu mektubun alındığı tarihten itibaren 30 gün içinde mahkemeye gitme hakkımızı saklı tutuyoruz."
4. Çok büyük veya tam tersine çok küçük hacim. Genellikle metnin tamamı 1-2 sayfaya sığdırılabilir. Ancak bu, tüm önemli bilgilerin ortağa aktarılmaması gerektiği anlamına gelmez. Uygulamalara hacimsel veriler, diyagramlar, belge formları dahil edilebilir.
5. Muhatabın seçme hakkından mahrum bırakılması. Örneğin şunu yazmamalısınız: "Sözleşmenin son halini inceleyip onaylamanızı rica ediyoruz."

Tipik şablon ifadeleri

Metinde iş konuşmasına özgü standart ifadelerin kullanılması tamamen normaldir ve hatta arzu edilir. Aşağıda çeşitli durumlarda kullanılan en yaygın klişelerin bir listesi bulunmaktadır.

durum	ifade etmek
fark etme	Bilgilendiriyoruz/Dikkatinize sunuyoruz/Bildiriyoruz/Bildiriyoruz
sebebin açıklaması, sebep	Dayanarak/Uygun olarak/Bağlantılı olarak/Amaçları doğrultusunda/Nedenle/Destekleyerek/Uyarak
rica etmek	Lütfen harekete geçin/Lütfen bilgilendirin, iletin, yapın, onaylayın...
Onayla	Onaylıyoruz/Teminat ediyoruz/Şartlarınızı kabul ediyoruz/İtiraz etmiyoruz...
teklif	Tavsiye ediyoruz/teklif ediyoruz/davet ediyoruz/soruyoruz
	Garanti ediyoruz
ret	Bir sebepten dolayı reddetmek zorunda kaldık/Teklifinizi şu sebeplerden dolayı reddediyoruz...
çözüm	Nazikçe rica ediyoruz/İş birliği, anlayış, yardım umuyoruz/Sizden mazeretinizi, yol göstermenizi, yapmanızı rica ediyoruz...

geri gelmek

İş mektuplarının amacı ne olursa olsun, iş hayatında istenilen hedefe ulaşmak için yazılırlar. Bir kuruluşun her çalışanı, ticari yazışmalar alanında gerekli yeterliliğe sahip değildir; beceriksiz bir yaklaşımla, şirketin itibarının tek bir harfle tamamen yerle bir edilmesi riski vardır. Ancak ajansımızın mektup yazma hizmetini kullanırsanız, alıcı kesinlikle sizinle çalışmakla ilgilenecektir.

İş mektuplarının amacı

İş mektupları, iş sorunlarının ve pazarlama görevlerinin çözümünde alaka düzeyini kaybetmez. Yazılı olarak sağlanan bilgiler uygundur çünkü tartışmalı konuları çözerken her zaman ona geri dönebilir veya itirazda bulunabilirsiniz. Yazılı metin, düşüncelerinizi sözlü iletişime göre daha kısa ve net bir şekilde formüle etmenize olanak tanır. Ayrıca bazı alıcılarla yalnızca iş mektubu gönderilerek iletişime geçilebilmektedir. Ve bu muhatabın statüsü ne kadar yüksek olursa, metin de o kadar profesyonel bir şekilde oluşturulmalıdır. İş mektubu türleri iş ilişkileri alanı kadar çeşitlidir. Ticari yazışmalar ticari (bir anlaşma yapma arzusu, bir işlemin taraflarından birine yönelik bir talep) ve ticari olmayan (teşekkür mektubu, bilgi, teminat mektubu, talep mektupları, davetler, hatırlatmalar vb.) olabilir. İşlevselliklerine göre, girişim mektupları ve yanıt mektupları ile yanıt gerektirmeyen mesajlar arasında ayrım yaparlar.

İş mektupları nasıl doğru yazılır?

Bir iş mektubunun yapısının ve metninin özellikleri

İş mektuplarının net bir bileşimi vardır:

Giriş, mektubun amacını ve nedenini belirtir ve bu mesajın başlangıç ​​noktası olan belgeye bir bağlantı sağlar;

Ana bölüm, durumu tanımlar, durumun analizini ve tartışmayı sağlar.

Kanıtın niteliği mektubun yönüne bağlıdır: örneğin bir konferansa gelmeye, bir projeye yatırım yapmaya, bir ürün satın almaya ikna etmek;

Sonuç olarak, yukarıdakilere dayanarak bir sonuç çıkarılır: teklif, talep, ret, dilek vb.

Mektubun metninin önüne her zaman muhatap için kibar bir adres yerleştirilir (Örneğin, "Sevgili Sergei Mihayloviç!") Ayrıca metnin başında veya sonunda kanonlara göre hazırlanmış bir nezaket formülü vardır. iş yazışmaları. Nezaket formülleri genellikle şu şekilde başlar: “Sağlanan yardım için şükranlarımı sunuyorum... / davet için minnettarım... / verimli bir işbirliği diliyorum...”. Bu tür mektup yazarken iş üslubuna dikkat edilir. Özellikleri: Kısalık, açıklık, belirsizlikten uzaklık, terimlerin kullanımı, nötr ton, standardizasyon.

İş mektubu yazmanın zorlukları

Muhatap ve sorunuza ilişkin halihazırda sahip olduğu bilgiler hakkında iyi bilgi sahibi olun;

Rus dilinin kuralları ve iş tarzının özellikleri hakkında bilgi: dil formülleri, cümle oluşturma kuralları vb.;

Terminolojinin doğru ve uygun kullanımı;

Muhataba hitap etmede doğruluk.

İş mektupları nasıl doğru yazılır?

Sözlükler ve iş mektubu yazma örnekleri, bu görevle kendi başınıza başa çıkmanıza yardımcı olabilir. Ancak iş mektubu yazmaya hazırlanmak için yeterli yetkin çalışan veya zaman yoksa, profesyonel bir ajans bu hizmeti sağlayabilir. İletişim ajansı Comagency'nin uzmanları, şirketin antetli kağıdını geliştirmenize, ikna edici bir argüman için gerekli belgeleri toplamanıza, yetkin ve prezentabl bir iş mektubu yazmanıza ve böylece kuruluşunuzun imajını iyileştirmenize yardımcı olacaktır.

İş mektupları yazmayı nasıl öğrenebilirim?

İş mektubu yazmayı nasıl öğreneceğinizi kolay ve basit bir şekilde açıklayan, eğitim için açık ve anlaşılır öneriler ve uygulamalar sunan aşağıdaki videoyu izleyin:

2017 yılında neyi dış kaynak olarak kullanmayı planlıyorsunuz?

Hizmet mektubu kurum ve kişilerle iletişim kurmaya, bir şeyi bildirmeye, bir konuda bilgilendirmeye yarayan çeşitli içerikteki belgelere verilen genel addır.

İş mektupları, muhabiri bilgilendirmek, kendisi için son derece önemli olabilecek bilgileri kendisine iletmek amacıyla düzenlenir, gerekli bilgileri elde etmek, iletişim kurmak, iş bağlantıları kurmak amacıyla mektuplar yazılır, böylece gelecekte ortak faaliyetler yürütmek, işlemler yapmak vb. mümkün olabilir. İş mektubu, ortak faaliyetlerin uygulanmasında hızlı bilgi alışverişinin bir aracıdır. Mektup, sözlü anlaşmaların teyidi, üstlenilen yükümlülüklerin garantisi, üstlenilen koşulların yerine getirilmesinin bir gereği, hatırlatma olarak kullanılabilir. Ayrıca bu durumların herhangi birinde iş mektubu her zaman şirketi tanıtmanın bir yoludur. Bir kişinin ilk izlenimi uzun süre ona karşı tutumu belirlediği gibi, mektubun biçimi, zarfı, mektubun tasarımı ve son olarak metin de mektubun alıcısı üzerinde olumlu ya da olumsuz bir etki yaratabilir. mektup. Dolayısıyla bu etkinin olumlu olmasını istiyorsanız iş mektubunun her bakımdan kusursuz olması gerekir.

Bir iş mektubu uzun olmamalıdır. İş ilişkilerinde her dakika değerlidir, bu nedenle düşüncelerinizi kısa, basit ve net bir şekilde ifade etmeniz gerekir. Mektup yalnızca davayla doğrudan ilgili bilgileri içermelidir. Mektup mantıklı, açık ve anlaşılır bir şekilde yazılmalıdır. Bir iş mektubunda karmaşık bir dil, karmaşık kavramlar kullanılmalı ve iş mektubu kuru olmamalı, muhatabın ilgisini çekmelidir. Aynı zamanda bu, mektubun duygusal olması gerektiği, çok daha az anlamlı olması gerektiği anlamına gelmez. Durumun kendisi oldukça gergin olsa bile, ciddi korkulara veya endişelere neden olsa bile, mektupta duygular kısıtlanmalı, mektubun tonu dışarıdan sakin ve tarafsız olmalıdır. Üstelik mektupta aşinalığa izin verilmiyor. Konuşmaya dayalı iletişim tarzı, resmi olmayan tarz - iş yazıları için değil.

İş mektupları için aşağıdaki gereksinimler geçerlidir:

- özel bir formda bir iş mektubu düzenlenir - bir mektup formu (diğer yazışma türleri için özel formlar da kullanılabilir: telgraf formları, faks mesaj formları, telefon mesaj formları);

- iş mektubunun formatı GOST R 6.30-2003'e uygun olmalıdır;"

- kuruluşta kabul edilen yönetimler arasındaki sorumluluk dağılımına uygun olarak kuruluş başkanı veya yardımcısı veya başka bir yetkili tarafından imzalanan bir iş mektubu;

- Mektup tek bir konuya ayrılmalıdır; birkaç konu ancak bu konuların birbiriyle ilişkili olması ve bunlar hakkında tek bir karar verilmesi durumunda bir mektupta değerlendirilebilir;

- Mektubun hacmi büyük olmamalıdır (çoğu mektup bir sayfaya kadar metin içerir ve yalnızca ayrıntılı açıklama ve analiz gerektiren istisnai durumlarda, bir mektup birden fazla sayfadan fazla metin içerebilir);

- Girişim mektubuna yanıt verilmelidir (talep, soruşturma, talep vb.);

- Bir iş mektubu düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;

- Bir iş mektubu, sunulan olaylar ve gerçekler hakkında objektif bilgiler içermeli ve gerekirse açıklayıcı ve tamamlayıcı materyaller içermelidir.

İş mektuplarının hazırlanmasında ve formatlanmasında bilgisayar teknolojisinden yararlanılmaktadır. Ticari yazışmaların resmi niteliği ve ticari iletişim etiği, belgelerin baskı cihazlarında yüksek kalitede üretilmesini gerektirir ve aşağıdakilere uyulmalıdır:

− tek tip belge tasarım stili;

- Hizmet alanlarının belirlenmiş boyutları;

- muhatabın doğru yeri, imzası, tarihi, kayıt numarası ve diğer ayrıntıları;

- paragraf kırmızı çizgiyle başlıyorsa eşit paragraf girintileri;

- Açık ve net işaret izleri;

- Düz bir çizgi ve harflerden oluşan bir çizgi;

- karakterler, harfler ve sayılar arasında eşit boşluklar.

Telekomünikasyon kanalları aracılığıyla iletilen belgelerin hazırlanmasının kendine has özellikleri vardır ve şunları içerir:

- Hizmet başlıklarının varlığı;

− mesaj hacmi sınırlaması;

- Belirlenmiş sınırlı sayıda kısaltmaların kullanılması;

- İletişim otoriteleri tarafından belirlenen kurallara uygun olarak kayıt.

Daha önce söylenenlerden, metni yazmanın ve mektubu tasarlamanın yaratıcı bir tutum gerektirdiği sonucu çıkıyor. Her uzmanın yalnızca kendi faaliyet alanında yetkin olması değil, aynı zamanda okuryazar olması, düşünceleri formüle etme ve bunları mevcut düzenleyici belgelerin gereklilikleri çerçevesinde resmileştirme becerisine sahip olması gerekir. Teorik ilkeler, ne kadar tam olarak sunulursa sunulsun, özümsenmeleri ve pratik uygulamaları için bunların özel uygulamalarına ilişkin modellerin, örneklerin ve örneklerin gösterilmesini gerektirir.

Yazışma becerileri, kural olarak deneyimle geliştirilir, bu nedenle mektup yazarının kuruluşun önceki yazışmalarını dikkatlice incelemesi, daha önce uzmanlar tarafından derlenen mektupları örnek olarak kullanması, yazışma kurallarını incelemesi, mektup metinleri oluşturma özelliklerini analiz etmesi gerekir. kuruluşun konusu hakkında, amaçlarını, hedeflerini, spesifik faaliyetlerini dikkate alarak. Bir kişinin genel kültürü, bilgisi, becerileri ve bakış açısı önemli bir rol oynar, bu nedenle sürekli olarak kendi üzerinde çalışmak, iş iletişimi kültürü ve konuşma kültürü de dahil olmak üzere genel kültürü geliştirmek çok önemlidir.

Mektup hazırlamak aşağıdaki aşamaları içerir:

Konunun özünü incelemek;

Önceki yazışmalar da dahil olmak üzere gerekli bilgilerin toplanması;

Taslak mektubun hazırlanması;

Proje onayı (gerekirse);

Yöneticinin imzası.

Taslak mektuplar, işletme başkanı adına yöneticiler tarafından hazırlanır.

İş mektupları, GOST R 6.30-2003 uyarınca antetli kağıtlara, kural olarak, kalıcı ayrıntıların ("damga") açısal yerleştirilmesiyle düzenlenir. Mektuplar için kalıcı ayrıntıların uzunlamasına düzenlendiği formlar, çoğunlukla yetkililer ve üst kuruluşlar tarafından daha az kullanılır. A4 ve A5 formatları kullanılır. Harf 7-8 satırı geçmiyorsa A5 formatı kullanılır.

Mektubun ilk sayfası antetli kağıda, geri kalanı ise boş A4 kağıdına basılmıştır.

Mektup en az iki nüsha olarak hazırlanmalıdır.

İlk nüsha antetli kağıda düzenlenerek muhatabına gönderilir, ikincisi (buna nüsha denir) boş bir kağıda basılarak yapılan işin kanıtı olarak sunulur.

İş mektupları hazırlanırken aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

- Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;

- Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşunun arması;

- kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);

- organizasyon kodu;

- Tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN);

- vergi mükellefi kimlik numarası / kayıt neden kodu (TIN/KPP);

- belge form kodu;

- kuruluşun adı;

- kuruluş hakkında referans bilgileri;

- belge tarihi;

- Belgenin kayıt numarası;

- muhatap;

- çözünürlük;

- Metnin başlığı;

- kontrol işareti;

- belgenin metni;

- uygulamanın varlığına ilişkin işaretleme;

- imza;

- vize belgesi onayı;

- mühür baskısı;

- icracı hakkında not;

- belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not;

- belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir not;

- Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı.

Listelenen ayrıntılar üç gruba ayrılabilir:

- Mektup formunun ayrıntıları: Rusya Federasyonu Devlet Amblemi; Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması; kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası); organizasyon kodu; tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN); vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP); belge formu kodu; şirketin adı; kuruluş hakkında referans bilgileri;

- Bir iş mektubunu oluştururken kullanılan ayrıntılar: belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf; varış noktası; metnin başlığı; metin; uygulamanın varlığına ilişkin işaret; imza; vize belgesi onayı; fok; sanatçı hakkında not;

- iş mektuplarıyla çalışırken kullanılan ve belge akışını düzenlemek, mektupları yürütmek, mektupları sistemleştirmek ve depolarını düzenlemek için gerekli olan ayrıntılar: belge tarihi; belge kayıt numarası; çözünürlük; metnin başlığı; kontrol işareti; belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not; belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir not; Belgenin elektronik kopyasının kimliği.

Mektubun metni çoğunlukla giriş bölümü ve ana bölümden oluşur. Giriş kısmı, mektubun hazırlanma nedenlerini, gerçeklere, tarihlere ve belgelere yapılan atıflarla birlikte belirtir. Mektubun ana kısmı asıl amacını (teklif, ret, talep, garanti vb.) belirtir.

Mektubun metni birinci çoğul şahısla yazılmıştır: "soruyoruz..., gönderiyoruz..." veya üçüncü tekil şahıs - "girişim düşünüyor..., kuruluş değerlendiriyor...".

Mektup kuruluş başkanının resmi antetli kağıdına yazılmışsa, metin kural olarak birinci tekil şahısla yazılır: "Teklif ediyorum..., rica ediyorum...".

Mektubun metni bir itirazla başlayabilir.

Metnin bu küçük kısmı iletişim açısından son derece önemlidir. Doğru seçilmiş bir mesaj, yalnızca muhatabın dikkatini çekmekle kalmaz, aynı zamanda yazışmanın doğru tonunu belirler ve iş ilişkilerinin kurulmasına ve sürdürülmesine yardımcı olur. İtirazın önemi mektubun yazarı tarafından belirlenir; itiraz bir dinleyici bulmanızı sağlar. Adresin ardından gelen noktalama işareti özel ilgiyi hak ediyor. Adresten sonra gelen virgül, mektuba sıradan bir karakter kazandırırken, ünlem işareti önemi ve resmi karakteri vurgular. İtiraz ortalanmış bir şekilde yazdırılır.

Sevgili Mihail Petroviç!

Bayan Petrova!

Sevgili Bay Smirnov!

Bay Baskan!

Sevgili iş arkadaşlarım!

Mektup genellikle aşağıdaki şemaya göre oluşturulur: giriş, ana bölüm, sonuç.

“Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 27 Haziran 2003 tarih ve 620 sayılı Kararı uyarınca “Model Yönetmeliğin onaylanması üzerine…”.

Ana bölüm olayın bir tanımını, mevcut durumu, bunların analizini ve sunulan kanıtları içerir.

Mektubun sonucu, istekler, öneriler, görüşler, retler, hatırlatmalar şeklindeki sonuçları temsil eder.

Mektuplarda yalnızca resmi olarak kabul edilen kısaltmalar, tanımlar ve terimler kullanılmalıdır. Kurum, kuruluş ve pozisyon adları, unvanları, ölçü birimleri, coğrafi adları ve diğer adların resmi adlarla tam olarak örtüşmesi gerekir.

Metnin son kısmı, bir isteğin yerine getirilmesi beklentisiyle veya bir nezaket formülüyle bitebilir:

Mektup yalnızca bir son bölüm içerebilir.

Mektupta bir ek varsa, metin alanının sol kenarından mektup metninin iki aralık altına eklerin varlığına ilişkin bir not yazdırılır.

İmza metinden üç satır aralığıyla ayrılır.

Onay vizeleri, dosyada kalan mektubun bir kopyası üzerinden verilir. Vizeler mektubun alt kısmında yer almaktadır.

Yürütücünün notu, belgenin sol tarafındaki belgenin son sayfasının ön veya arka yüzüne yazdırılır.

Mektubun tarihi imza tarihidir.

Mektuplar, yapısal birimler ve görev tanımlarına ilişkin yönetmelikte görev dağılımı ve kendilerine belge imzalama hakkı verilmesine uygun olarak görevliler tarafından imzalanır.

"İmza" özelliğinden önce paragraftan yazdırılan ve konumdan virgülle ayrılan bir nezaket formülü de olabilir, örneğin:

Nezaket formülü şöyle görünebilir:

Saygılarımla, …

En içten dileklerimle, …

En içten şükranlarımla...

Samimi olarak, …

Mühür, kişilerin haklarını belgeleyen, mali, maddi kaynaklar vb. ile ilgili gerçekleri kaydeden belgeler üzerindeki bir yetkilinin imzasının gerçekliğini tasdik eder. Mühür, yükümlülükler içeren mektupları (teminat mektupları), gerçekleri, olayları, mali mektupları teyit eder. içerik.

Bir belge üzerindeki mühür damgası, iş unvanının bir kısmını kapsayabilir ancak yetkilinin imzasını içeremez. Takılan mührün baskısı açıkça okunabilir olmalıdır.

Bir iş mektubunun düzeni Şekil 2'de gösterilmektedir. 7.

Mektubun metni iki veya daha fazla paragraftan oluşuyorsa harf 5. karakterle (kenar boşluğundan) başlar. Paragrafsız metin doğrudan sol kenar boşluğundan yazdırılabilir.

Mektubun metni üç yapısal unsuru içermelidir: Mektubun yazılma nedenini özetleyen bir giriş bölümü; delil kısmı; talebi, rızayı, reddi vb. belirten son bölüm.

Mektubu yapılandırmanın tersi de mümkündür: son kısım delil kısmından önce verilir. Bu prosedür, daha yüksek kuruluşlardan gelen mektuplar için tipiktir.

Ek: ... sayfada, ... kopyada.

İş unvanı

KAFA (imza) VE HAKKINDA.

İş unvanı

(imza) I. O. Soyadı

00.00.0000

Sanatçı (I.O. Soyadı)

Telefon (000 00 00)

Belgenin elektronik kopyasının kimliği

Şekil 7. İş mektubu düzeni

Yayın tarihi: 2014-10-19; Okundu: 6692 | Sayfa telif hakkı ihlali

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 sn)…

Plan yazma

1. İlk giriş cümlesinde şirketinizi, ürününüzü, hizmetlerinizi tanıtan mektubunuzun amacını belirtin.

Sizlere firmamızı tanıtmak için yazıyorum.

Sizlere firmamızı tanıtmak için yazıyorum.

Şirketimizi tanıtmaktan çok mutluyum.

Şirketimizi tanıtmaktan mutluluk duyuyorum.

Telefon görüşmemizin yanı sıra size şirketimiz ve ürünlerimiz hakkında daha fazla bilgi yazmaktan büyük mutluluk duyuyorum.

Telefon görüşmemize devam ederek sizlere şirketimiz ve ürettiği ürünler hakkında daha fazla bilgi vermekten büyük mutluluk duyuyorum.

19 Mayıs'ta eğitim yazılımlarıyla ilgili telefon görüşmemize istinaden sizi bilgilendirmekten büyük mutluluk duyuyorum.

19 Mayıs'ta yaptığımız telefon görüşmesinde eğitim programlarıyla ilgili olarak sizleri bilgilendirmekten büyük mutluluk duyuyorum.

Bu konuyla ilgili olarak size yazıyorum…

Size şu konuda yazıyorum...

Bu sabahki telefon görüşmemize istinaden, teyit etmek için size yazıyorum…

Bu sabahki telefon görüşmemize göre, teyit etmek için size yazıyorum...

Size konuyla ilgili yazıyorum…

Size konuyla ilgili yazıyorum...

Hannover'deki CeBIT'2004'te tanışıp adres alışverişinde bulunduğumuzu hatırlarsınız.

Hannover'deki CeBIT'2004'te buluştuğumuzu, adres alışverişinde bulunduğumuzu hatırlarsınız.

Endüstriyel ve kendin yap pazarlarına yönelik aletler ithal eden bir şirketiz.

Firmamız sanayi ve DIY tüketici pazarına yönelik aletler ithal etmektedir.

2. Önerilen ürün ve hizmetlerin ana avantajlarını, yeniliklerini, avantajlarını listeleyin.

Bu, 20'den fazla yeni resim içeren, gözden geçirilmiş yeni bir baskıdır.

Bu, 20'den fazla yeni resim içeren yeni, revize edilmiş bir baskıdır.

3. Ürününüzü tanıtmayı planladığınız pazar segmentini belirleyin. Potansiyel müşterileri tanımlayın.

Müşterilerimiz küçük girişimcilerdir.

Tüketicilerimiz küçük işletme girişimcileridir.

Gençlere yönelik çalışıyoruz.

Gençler için çalışıyoruz. Gençlere yönelik ürünler üretiyoruz.

Ürünlerimizin genç ailelerin ve gelir düzeyi oldukça düşük olan kişilerin ilgisini çekeceğini düşünüyoruz.

Ürünlerimizin genç ailelerin ve oldukça düşük gelirli kişilerin ilgisini çekeceğine inanıyoruz.

4. Özel bir işbirliği teklifi yapın: toptan veya perakende satış, lisans sözleşmesi, dağıtım ağının oluşturulması vb.

Özellikle uzun vadeli çalışma ilişkileriyle ilgileniyoruz.

Özellikle uzun vadeli iş ilişkileriyle ilgileniyoruz.

Perakende zinciri oluşturacak Alman firmalarını arıyoruz.

Perakende ağı oluşturacak Alman firmalarını arıyoruz.

Aslında biz sadece lisans anlaşmalarıyla ilgileniyoruz.

Gerçekte biz sadece lisans anlaşmalarıyla ilgileniyoruz.

5. Ürün numunesi ekliyorsanız, sunulan seride hangi ürünlerin bulunduğunu açıklamalısınız.

Yukarıda belirtilen yazılımın 5 kopyasını ekliyorum.

Yukarıda bahsettiğim 5 örnek programı ekliyorum.

Değerlendirme için lütfen ekteki 3 adet “Akıllı Şekillendirici”yi bulun.

Smart Styler ürününden 3 adet numune test ve değerlendirme amacıyla dahil edilmiştir.

6. Ürün değerlendirme sürecinde ortaya çıkabilecek tüm soruları yanıtlama isteğinizi ifade edin.

İhtiyacınız olan başka bir bilgi varsa lütfen bizimle iletişime geçin.

Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bize bildirin.

İhtiyacınız olan her türlü bilgiyi sağlamaktan memnuniyet duyarız.

İhtiyacınız olan her türlü bilgiyi size vermekten mutluluk duyacağız.

Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen iletişime geçmekten çekinmeyin.

Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bize bildirin.

7. Mektubu, işbirliği umudunu ifade eden standart bir ifadeyle bitirin.

Yakında sizden haber almayı umuyoruz.

Sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz.

Yakında sizden haber almayı umuyoruz.

Sizinle iş yapmayı sabırsızlıkla bekliyoruz.

Birlikte çalışmayı sabırsızlıkla bekliyoruz.

Erken yanıt verirseniz minnettar oluruz.

Hızlı yanıtınızı almaktan memnuniyet duyarız.

Gelecekteki işbirliği için umut.

Birlikte çalışmayı sabırsızlıkla bekliyoruz. Birlikte çalışmayı sabırsızlıkla bekliyorum.

8. İmzanız, adınız ve pozisyonunuz

Altın kural:

Şirketinizin, ürününüzün, hizmetinizin ve kişisel başarılarınızın tüm başarılarını, avantajlarını aşırı abartmadan dürüstçe listelemeniz gerekir. Her türlü bilgi kolaylıkla doğrulanabilir.

Altın kural:

Resmi bir iş mektubu, yalnızca alıcıya hitaben kişisel bir mektup olarak yazılmalıdır. Soğuk, resmi ifadeler yok!

Tüm dünya işi kişisel ilişkiler üzerine kuruludur ve bunların inşa edilmesi gerekir!

Altın kural:

Mektup hem bilgilendirici hem de kısa olmalı ve bir sayfayı geçmemelidir. Unutmayın, hiç kimse birden fazla sayfa okumayacaktır. Mektup, bu şirketten ne beklediğinizi doğrudan ifade eden bir ifadeyle bitmelidir. En çok hatırlanacak olan bu son cümledir.

Altın kural:

Herhangi bir harf yazarken her zaman aşağıdaki formüle göre yönlendirilmelisiniz:

KISS = Kısa ve Basit Tutun

Örnek 1. Eğitsel bilgisayar programları geliştiren bir firmanın temsilcilikleri.

Şirketinizle olası işbirliği için size şirketimizi ve yazılım ürünlerini tanıtmaktan büyük mutluluk duyuyorum.

İnteraktif yazılım ürünlerimizin “Açık” versiyonları, modern teknolojilerin en son başarılarını içerir ve eğitim sürecini çok çekici ve etkili kılar. Bu “Açık” versiyon, metinleri dinleme ve okuma, bilgisayar deneyleri yapma ve bir dizi problemi çözme olanaklarının benzersiz bir birleşimidir. Şu anda Almanya pazarında bu kadar kaliteli eğitim yazılımı ürünlerinin bulunmadığını belirtmek isterim.

“Açık” versiyonu lise ve üniversite öğrencilerinin yanı sıra kendi kendine eğitim için de şiddetle tavsiye edilir.

Bu “Açık” sürüm şu anda şunları içermektedir:

"Açık Fizik" (2 parça, 2 CD-ROM), Almanca/İngilizce/Rusça/Fransızca ve

“Açık Matematik” (6 bölüm, 6 CD-ROM) Almanca/İngilizce/Rusça/Fransızca.

Yukarıda bahsedilen yazılım, ortak girişim olan Open Learn Inc. tarafından geliştirilmiştir. (ABD) – MATHEMATIC Ltd. (Rusya) ve ABD, Rusya ve Avrupa'da yaygın olarak kullanılmaktadır.

İşimiz Avrupa'nın Almanca konuşulan bölgesinde genişlediğinden, Alman yazılım perakendecileri ile uzun vadeli temaslarla ilgileniyoruz ve Media Surep-Market'in en iyilerden biri olduğunu düşünüyoruz.

Bu nedenle incelemeniz ve değerlendirmeniz için lütfen ekteki “Açık” setini bulunuz.

Yakında sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.

Saygılarımla,

Örnek 2.

"Seans Printers", "Rus Gökkuşağı mürekkebi"nin heyecan verici yeni mürekkep kartuşlarını pazarlamakla ilgilenir mi?

Sizinki gibi bir yazıcı endüstrisinde son derece iyi satılabileceğini düşündüğüm "Seans Yazıcıları" için mükemmel mürekkep kartuşlarını geliştirdim ve tüm haklarına sahibim.

Yeni mürekkep kartuşu kullanıcılarına çeşitli avantajlar sunuyor.

Mürekkebin renkleri mükemmel derecede taze ve parlaktır.

Kartuşun kendisi şu anda kullandığınız ürünle aynı boyuttadır ancak iki kat daha fazla farklı renk içerir.

Mevcut kullandığınız modellere göre baskı kalitesi daha yüksektir.

Bu ürünün, "Seans Printers"ın ayırt edici özelliği gibi görünen gerçekçi fiyatlandırma ve güçlü dağıtım kanallarına çok iyi uyacağına gerçekten inanıyorum.

Bu mektup, yeni mürekkep kartuşuyla ilgilenecek herkesi cezbetmeye yönelik geniş çaplı bir girişim değildir.

Yalnızca "Seans Printers"a gönderiliyor ve bu sorunun olası sonuçlarını daha ayrıntılı olarak tartışabilmemiz için mümkün olan en kısa sürede bana geri dönüş yapmanızı gerçekten takdir ediyorum.

Lütfen yeni mürekkep kartuşunu düşünün ve düşüncelerinizi bana bildirin!

Örnek 3.

Yabancı bir şirkete ait bir ürünün Rusya'da üretilip satılmasına ilişkin teklif.

Şirketinizle iş yapma olasılığını araştırmak istiyorum.

Geçenlerde Boston'u ziyaret ettim ve kişisel kullanımım için hediye olarak bir oyuncağa ihtiyacım vardı. Firmanızın geliştirdiği “Kendi Kendini Geliştirebilir Kutu”yu aldım ve tam ihtiyacımı karşıladı.

Bu ürünün, doğru şekilde paketlenmesi ve uygun şekilde işaretlenmesi halinde, en azından eğitim açısından çok etkili bir tanıtım aracı olabileceği düşüncesi beni etkiledi.

Ürününüzü tamamlayıcı ürünlerle birlikte üretip paketleyip öncelikle Rusya'daki kitapçılar ve kütüphaneler alanındaki müşterilerimize satmayı öneriyorum. Ürününüzü satmaya yönelik bu daha doğrudan yaklaşımın, bazı önemli uzun vadeli ilişkiler kurmanıza yardımcı olacağına inanıyoruz.

“Kendi Kendini Geliştirebilir Kutuyu” kullanmamız için telif hakkı/lisans anlaşması konusunda nelerin yapılabileceğini bilmek istiyorum. Ürününüzü satmanın alternatif bir yolu olarak bu, şu anda kullanılmayan Rusya pazarına "Sihirli Araçlar" ve "Kendi Kendini Geliştirebilir Kutu" için mükemmel bir yol olabilir.

Düşüncelerinizi takdir ediyorum.

Saygılarımla,

Örnek 4.

Rus bir yazarın kitabı için yurt dışında yayıncı bulma teklifi.

Dünkü tartışmamızın devamı olarak, Moskova Business Press tarafından yayınlanan “Gelişen Piyasalar” kitabımızın bir kopyasını ekte gönderiyorum. Basın tarafından çok iyi karşılandı.

1999 baharında kitap dört dilde yayınlanmış olacak: Rusça, Çince, Danca ve Slovence. Size de belirttiğim gibi, Amerikan baskısını da görmeyi çok isterim. Gelişen Piyasalar konusunun ABD'de çok güncel olacağına inanıyorum. İyi bir yayıncı bulmamda bana yardımcı olabilir misiniz? Müteşekkir olurum.

Bu işbirliği geliştikçe; Aynı konuyu Bergamon Matbaasındaki bazı meslektaşlarınızla da konuşma imkanını da değerlendirmek isterim.

İlgi olacağını düşünüyor musunuz?

Senden haber almayı dört gözle bekliyorum.

Saygılarımızla,

Saygılarımla,

Örnek 5.

Yazışmalı işletme eğitimi almayı teklif edin.

Sayın Bayan Vancouver

Dünya Açık Üniversite İşletme Fakültesi'ne gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.

İşletme Okulu, tam zamanlı çalışan insanlar için tasarlanmış yönetim gelişimi sağlar. Bu tür bir programı seçerken, pratik ödevin temeli olarak kendi kuruluşunuza ve durumunuza odaklanabilecek, aynı zamanda örnek olay çalışmalarından ve yerel çalışma grubunuzla etkileşimden diğer kuruluşlar ve endüstriler hakkında fikir edinebileceksiniz.

Dünya Açık Üniversitesi, “Desteklenen Açık Öğrenme” alanında dünyanın önde gelen üniversitesidir. Tam zamanlı çalışan yetişkinlere etkili, yüksek kaliteli eğitim sağlama konusunda diğer üniversitelerden daha fazla deneyime ve uzmanlığa sahiptir.

Programlarımız işiniz ve kariyerinizle ilgilidir ve diğer taahhütlerinize uygun bir hızda öğreneceğiniz esnekliği garanti eder.

World Open University tanınmış bir İngiliz devlet üniversitesidir ve Business School'un MBA programı, tüm Europeam MBA programlarının yalnızca en iyi %30'unu akredite eden AMBA tarafından akredite edilmiştir.

Bir sonraki adımınıza karar vermeden önce yerel danışmanlık hizmetimizden yararlanın! Moskova ve St.Petersburg'da düzenli bilgilendirme akşamları veya size uygun bir zamanda kişisel randevu seçeneği sunuyoruz.

Örnek 6. Bir Rus şirketini ABD'de temsil etme teklifiyle ilgili bir gazete ilanına yanıt.

Yanıt: Business Weekly'deki Reklamınız

Business Weekly'den Rus şirketlerini ABD'de temsil etmekle ilgilendiğinizi öğrendim.

Şirketimiz henüz ABD'de temsil edilmemektedir. Geçen yıl, ürünlerimizin satışına yönelik oradaki pazarı araştırmak üzere bir pazar araştırma enstitüsünü görevlendirdik. Araştırmanın sonuçları oldukça cesaret vericiydi ve bu nedenle şimdi bu bölgede bir temsilci arıyoruz.

Business Weekly, yeni kurulmuş bir şirket olarak başarılarınız hakkında çok olumlu yazılar yazdı, bu nedenle başarılı bir işbirliği yapabileceğimizi düşünüyorum.

Bu nedenle bana bazı referansları ve temsil ettiğiniz şirketlerin listesini verebilir misiniz?

Lütfen projeyi ayrıntılı olarak tartışabileceğim bir kişinin adı ve telefon numarasıyla birlikte referansları bana posta veya faksla gönderin.

Gelecekteki işbirliği umuduyla.

Saygılarımla,

Alıştırma 1. Rusya'da yabancı bir şirketi temsil etme teklifi.

Aşağıda bir Rus firmasının yabancı bir şirket için temsilcilik hizmeti sunduğu mektup metni yer almaktadır. Mektubun metni herhangi bir şekilde bölünmüştür. Bu tür harfleri oluşturmak için yukarıdaki planı kullanarak gerçek bir harf için bir harf formülü oluşturun. Sonucu “Kontrol Et” butonuna tıklayarak kontrol edin.

Sayın Bay Heathrow

D. Rusya'da temsil edilmekle ilgileniyorsanız, hizmetlerimizden memnun kalacağınızdan eminim.

B. Şirketimiz “Soft-System” 10 yıldan fazla bir süredir yazılım sektöründe çalışmaktadır ve sizi Rusya'da temsil etmek ve sistem yazılımınızı satmakla çok ilgileniyoruz. Yazılımınızı Rusya'da dağıtmakla ilgileniyorsanız lütfen bize bildirin.

A. Adresinizi Amerikan Ticaret Odası'nın Moskova şubesinden aldık.

e. Bilginize bir broşür ve kuruluşumuzun diğer ayrıntılarını ekte sunuyoruz.

F. Yakında sizden haber bekliyorum

C. Şu anda Rusya'da çok ünlü iki Amerikan ve bir Fransız şirketini temsil ediyoruz. Ortalamanın üzerinde satış sonuçları elde ettiğimizi belirtmek isterim. İyi eğitimli ve verimli bir satış personeli istihdam ediyoruz ve ayrıca yeterli tesis ve ulaşım araçlarına sahibiz.

Saygılarımla,

Doğru cevap: a, b, c, d, e, f.

Mektubun restore edilmiş metni aşağıdadır.

Örnek 7. Yabancı bir şirketi Rusya'da temsil etme teklifi.

Sayın Bay Heathrow

Adresinizi Amerikan Ticaret Odası'nın Moskova şubesinden aldık.

Şirketimiz “Soft-System” 10 yılı aşkın bir süredir yazılım sektöründe çalışmaktadır ve sizi Rusya'da temsil etmek ve sistem yazılımınızı satmakla çok ilgileniyoruz. Yazılımınızı Rusya'da dağıtmakla ilgileniyorsanız lütfen bize bildirin.

Şu anda Rusya'da çok ünlü iki Amerikan ve bir Fransız şirketini temsil ediyoruz. Ortalamanın üzerinde satış sonuçları elde ettiğimizi belirtmek isterim. İyi eğitimli ve verimli bir satış personeli istihdam ediyoruz ve ayrıca yeterli tesis ve ulaşım araçlarına sahibiz.

Rusya'da temsil edilmekle ilgileniyorsanız, hizmetlerimizden memnun kalacağınızdan eminim.

Vaatler: – acil, spektrum (hizmetler)–geniş, indirimler–önemli / önemsiz, teklif–yapıcı, anlaşmazlık–önemli / önemsiz, karlılık–yüksek / düşük, hesaplamalar–ön hazırlık veya son ve benzeri.

Tedarikçiye teşekkür mektubu

Mektup #1:
Canım İvan İvanoviç,

minnettarlığını ifade ediyor LLC "Delopis.ru" Birkaç yıldır karşılıklı yarar sağlayan ve verimli işbirliği için.

Şirketiniz birlikte çalışmak gerçekten ilginç bir şirket çünkü "Delopis.ru" Her yıl pazara mükemmel kalitede yeni ürünler sunan, son derece dinamik bir şekilde gelişen bir şirket. Pazara girdikten sadece altı ay sonra düzenli müşterisini kazanmayı başardığını da ayrıca belirtmek isterim.

Yayınlanmayı sabırsızlıkla bekliyoruz.

Umarız önümüzdeki dönemde Eylül 2013 yıl sergisi LLC "Delopis.ru" yeni ürünleriyle bizi bir kez daha sevindirecek.

"Delopis.ru"– bu, başa çıkabileceğiniz profesyonellerden oluşan bir ekip!

Samimi olarak,
Petr Petrov

Mektup #2:
Canım İvan İvanoviç,

Şirket "Delopis.ru" devletin ihtiyaçlarına yönelik ürün ve hizmetlerin satın alınmasına yönelik yarışmaların defalarca kazananıdır ve kendisini güvenilir bir tedarikçi ortağı olarak kanıtlamıştır.

Başlamak üzere tüm işbirliği dönemi boyunca 2005 yılında teslimatlar zamanında ve eksiksiz olarak gerçekleştirildi.

Çalışma süreci boyunca şirket çalışanları yüksek düzeyde profesyonellik ve iletişim becerileri gösterdi.

Uzun yıllara dayanan ortak çalışmamız için minnettarlığımızı ifade ediyor ve daha verimli işbirliğini sabırsızlıkla bekliyoruz.

Samimi olarak,
Petr Petrov

Mektup #3:
Canım İvan İvanoviç,

Bu mektupla şirkete şükranlarımızı sunuyoruz "Delopis.ru" Teslimat sürelerine zamanında uyulması, kurulum çalışmalarının kendi alanlarında geniş deneyime ve yüksek profesyonelliğe sahip profesyonel kurulumculardan oluşan bir ekip tarafından yapılması. Tüm çalışma süresi boyunca en iyi olduğu kanıtlanmış ürünlerin yüksek kalitesini özellikle belirtmek isterim.

Samimi olarak,
Petr Petrov

Mektup #4:
Canım İvan İvanoviç,

Şirket, ekipmanın yüksek kalitede ve zamanında teslim edilmesi ve göreve özenli yaklaşımınız için size şükran ve takdirlerini sunar.

Ayrıca daire başkanımıza da kişisel şükranlarımızı sunmak isteriz. Alexey Aleksandroviç Semçenko profesyonellik, sabır ve sorunları mümkün olduğunca çabuk çözme yeteneği için.

Samimi olarak,
Petr Petrov

Mektup #5:
Canım İvan İvanoviç,

teşekkürler LLC "Delopis.ru"Ürünlerin şehir onarım tesislerine zamanında teslimi için Tver.

Ekipmanları tam ve zamanında gönderen güvenilir bir tedarikçi olarak kendini kanıtlamıştır. Tedarik edilen ürünler, gerekli tüm testlerden ve sertifikalardan geçmiş, sürekli olarak yüksek kalitededir.

Ayrıca, tüm elektrikli ekipman yelpazesine ilişkin profesyonel danışmanlık sağlayarak şirketimize bilgi desteği sağlar.

İşbirliğiniz ve belirtilen sayılara hızlı yanıt verdiğiniz için teşekkür ederiz. Ortak projeler üzerinde çalışmaya devam etmeye hazırız.

Samimi olarak,
Petr Petrov

Mektup #6:
Canım İvan İvanoviç,

Şirket ekibine teşekkür ederim "Delopis.ru" ve bizzat siz de şehrin inşaat pazarında bizimle başarılı ve verimli işbirliği için Moskova.

İşbirliğimiz süresince firmamız "Delopis.ru" karmaşık görevleri yüksek profesyonel düzeyde yerine getirebilen, kaliteli ürünlerin güvenilir bir tedarikçisi olarak kendini kanıtlamıştır.

Size ve şirketinize içtenlikle refah ve yeni projelerin hayata geçirilmesinde daha fazla başarı diliyorum.

Samimi olarak,
Petr Petrov

Konuşmanın argo ve edebi olarak ikiye ayrıldığı uzun zamandır kimse için bir sır değildi - doğru. Doğru konuşmanın sadece sözlü değil yazılı da olması oldukça mantıklıdır. Her zeki insan yetkin yazma kültürüne hakim olmalıdır. Ve hatta resmi işlerde yazışmalar yoluyla aktif olarak iletişim kuranlar için daha da fazlası. Harfler nasıldır?

Görgü kuralları nedir

İş yazımı hakkında konuşmadan önce görgü kurallarının ne olduğunu hatırlamalıyız. Bu, toplumda yerleşik bir davranış düzenidir, her akıllı, iyi huylu kişinin kültürsüz olarak damgalanmamak için uyması gereken bir dizi görgü ve sözde iyi görgü kurallarıdır. Tarihsel olarak belirlenmiş bu kurallar toplum yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır.

Yazma kültürü: genel özellikler

Elbette bu sadece iş mektupları için geçerli değil. Yazılı iletişimin birçok türü ve yöntemi vardır. Hepsi farklı, her birinin kendine has özellikleri var ama ortak özellikleri de var. Bunlar arasında şunlar yer almaktadır:

• kitap dışı kelime dağarcığı dikkate alınarak standartlaştırılmış kitap diline güvenmek;
• karmaşık sözdizimsel yapıların kullanımı;
• cümledeki sabit kelime sırası;
• net metin yapısı;
• yüksek okuryazarlık.

İş Mektubu Görgü Kuralları

Hangi durumlarda iş mektubu yazmamız gerekebilir? Tabii eğer kuruluşlarla ve/veya bireylerle iş yapıyorsak. Ortaklarımıza, meslektaşlarımıza, müşterilerimize yazdıklarımız, mektubumuzu biçimlendirme şeklimiz şirketimizin yüzü haline gelecek ve bizi ya olumlu ya da pek olumlu olmayan bir şekilde sunacaktır. Tabii iş mektubu yazma görgü kuralları konusunda yetkin olmadığımız sürece. Şöhreti kaybetmemek için aşağıdaki bilgeliği öğrenmeniz gerekir. Bu arada, böyle bir bilgiye sahip olmak da faydalıdır çünkü en ufak bir hata, kurallarla en ufak bir tutarsızlık, bir iş mektubunu hukuki açıdan yasa dışı bir mektup haline getirebilir.

İş ilişkilerinin özellikleri

Doğrudan harflerden bahsetmeden önce genel olarak nasıl farklı olduklarını, onları neyin karakterize ettiğini, özelliklerinin neler olduğunu anlamalısınız. İşyerindeki ilişkilerin temel özelliği, bu ilişkilerde kişisel bir gölgenin (tam veya neredeyse tamamlanmış) olmamasıdır. Kural olarak, işyerinde her birimiz son derece toplanmış, sakin ve kibarız - örneğin herhangi birinin tef ile dans etmesi veya arkadaşlar eşliğinde oldukça mantıklı olan, ancak bunun için oldukça saçma olan başka eylemler gerçekleştirmesi pek olası değildir. bir çalışma ortamı. Bu arada, bu sadece eylemler için değil, aynı zamanda duygular için de geçerlidir - kendinize gülmenize veya gülümsemenize, hatta hafif bir öfke belirtisine izin verebilirsiniz, ancak homerik kahkaha, histerik, gözyaşları ve benzerleri oldukça uygunsuz görünüyor (hepsi bu yalnızca işyerindeki duygularla ilgilidir). İşyerinde genellikle eğitim, kısıtlama ve soğukkanlılığı gösteren maskeler takarız.

İş iletişimi istediğiniz zaman bitemez. Önemli bir toplantının ortasında aniden kalkıp seyircilerden ayrılırsak, bir iş ortağı veya müşteri bunu anlamayacaktır. Muhatabınızı görmezden gelemezsiniz, çağrılara veya mektuplara cevap veremezsiniz. Tüm bu özellikler bir arada, bir iş mektubunun konuşma görgü kurallarının ne olması gerektiğini daha iyi anlamaya yardımcı olur.

Genel Gereksinimler

Mektup aldığımızda ilk dikkat ettiğimiz şey kağıttır. İş mektubu görgü kurallarının gerekliliklerine göre, bunun için kullanılan kağıt her zaman kristal berraklığında olmalı ve hiçbir durumda buruşmamalıdır. Mektubun antetli kağıda şirket logosuyla birlikte yazılması, mesajın alıcılarında kuruluş hakkında daha iyi bir izlenim bırakacaktır. İlk sayfa numaralandırılmamıştır; geri kalan sayfalar Arap rakamlarıyla işaretlenmiştir.

Ticari yazışmaların görgü kurallarında çok önemli bir nokta daha var. İşletme, yüksek okuryazarlık ve yazım hatalarının bulunmamasını gerektirir. Bu nedenle, Rusça dilbilgisi bilginizde boşluklar varsa, yazışma göndermek için acele etmemeniz, olası eksiklikler açısından tekrar kontrol etmeniz önerilir.

Ayrıca, hem kağıt hem de e-posta için genel bir öneri, yazılarınızda karmaşık yapıları kullanmama arzusudur - bu yalnızca yasal belgeler için uygundur. Kısaltmalar kullanılmamalıdır; yalnızca genel kabul görmüş olanlar kullanılmalıdır. Ancak iş görgü kuralları normu çeşitli klişeler ve argo - profesyonel jargon içerir. Belgenin tamamı resmi bir iş tarzında tutulur.

Mektuptan okunabilecek bir diğer önemli nokta: Mümkün olduğu kadar kibar ve arkadaş canlısı olmalı. Herhangi bir dokunulmazlıktan veya kabalıktan söz edilemez. Ek olarak, bir iş mektubu, düşüncelerinizin spesifik olmasını ve net bir şekilde sunulmasını gerektirir.

Mektubun muhatabı Rusça bilmiyorsa, mesajın metni kendi dilinde veya uluslararası İngilizce olarak yazılmalıdır. Bu arada, böyle bir belge sayfanın yalnızca bir tarafına yazılmalı, ikincisi boş kalmalıdır.

Belgeleri hazırlarken transfer olmadığından emin olmanız gerekir. Metnin kendisi bir buçuk ila iki aralıklarla, solda iki santimetre kenar boşluğu genişliği olacak şekilde yazılmalıdır.

Nüanslar

Bir iş mektubunun kendine has açık ve özel bir yapısı vardır. Aynı zamanda kağıt belgelerin hazırlanmasında tek bir standart yoktur: farklı şirketlerin kendi farklılıkları olabilir. Mektubun bölümlerinin yalnızca belirli bir bileşimine bağlı kalıyorlar: mutlaka bir “başlık”, bir selamlama, ana bölüm ve bir veda içermelidirler. Mektubun sonunda kişisel imzanızı unutmayın.

Bu arada, mesajın sözde çerçevesine - ilk ve son ifadelere - etiket çerçevesi denir. Muhatapla gerekli ilişkinin kurulmasına yardımcı olan kişidir. Ek olarak, iş mektupları için görgü kuralları ve yazı örnekleri, mesajlarda çeşitli konuşma klişelerinin kullanımını göstermektedir (bunlar aşağıda tartışılacaktır).

İş mektubu yazmanın önemli bir yönü adresin doğru kullanılmasıdır. Devrimden önce ülkemizde “efendim” veya “hanımefendi” adresi kullanılıyordu: evrensel kabul ediliyordu, herkese bu şekilde hitap ediliyordu. Artık böyle bir evrensel adres yok, ancak "Bay" veya "Bayan" kelimesi iş mektuplarında sıklıkla kullanılıyor - daha önce popülerliğini yitirmiş olduğundan, yavaş yavaş yeniden kullanıma giriyor. Bunu bir iş ortağına veya yetkiliye iletebilirsiniz ancak bir müşteriye veya meslektaşınıza gönderemezsiniz.

Şu anda en yaygın ve evrensel olanın "Sayın" veya "Sayın Efendim" adresi olduğu düşünülüyor, ancak aslında bu da öyle değil. Benzer şekilde, örneğin VIP denilen kişilere, özellikle de vali, belediye başkanı ve cumhurbaşkanı sayılan önemli kişilere hitap edemezsiniz. Bu durumda, mektubunuza "Sevgili" adresiyle başlamanız gerekecektir (başka bir seçenek "Çok saygı duyuyorum").

Mesaj aynı anda birden fazla kişiye gönderiliyorsa ve hepsi aynı mesleğin temsilcileri ise “Sayın meslektaşlarım” gibi bir adres kullanılması uygun olacaktır (muhatapların tamamı kadın ise “Sayın hanımlar” yazılması caizdir). ”; eğer erkekse, o zaman “Sevgili beyler”). Mektubun bir kişiye hitaben yazılmış olması durumunda isim veya soyadının kullanılmaması kesinlikle yasaktır. Buna yalnızca yukarıdaki durumda (muhatap bir grup kişi olduğunda) veya bir tüzel kişilikle etkileşim halindeyken izin verilir.

Mesajın sonuna gelince, şunu hatırlamanız gerekir: başından daha az önemli değildir. Mektubun sonunda, sorunun başarılı ve/veya hızlı bir şekilde çözülmesi ve benzeri konularda güvenin ifade edildiği yer almaktadır. Burada ayrıca geçmişte meydana gelen zorluklara da değinmemelisiniz; örneğin yanıt vermedeki gecikmeler veya yanıt alamama. Bu ifadeler, iş mektubu görgü kurallarının olumsuz işaretleri olarak kabul edilir ve ilişkiyi sürdürme konusundaki isteksizliğin yanı sıra muhataplara saygısızlık olarak kabul edilir. Bunun kabul edilemez olduğunu anlamak önemlidir.

E-posta: İş Kuralları

Yazışma için ikinci olası seçenek e-postadır. Burada ayrıca bir takım özellikler var. Yani örneğin muhatap mesajı ilk kez alıyorsa, o zaman buna kendi şirketinizin tanıtımıyla, faaliyetlerinizin bir açıklamasıyla ve gerçekleştirilmesi beklenen olası görevlerle başlamak gerekir. Uzun süreli yazışmalar sırasında, sonraki her mesajın dayandığı geçmiş mektupların geçmişini korumak gerekir.

İlk harf mutlaka bir selamlama ve adres içermelidir. Daha sonraki durumlarda, hızlı bir yanıt gerekiyorsa, itiraz (eğer uygunsa) atlanabilir. Çevrimiçi iletişimde birçok kişi noktalama işaretlerini kullanmanın gerekli olduğunu düşünmüyor ve ayrıca büyük harfler olmadan yazıyor. Bu, iş e-postası görgü kurallarında kabul edilemez.

E-postanın boyutu çok büyük olmamalıdır - kural olarak kağıt boyutunun yarısı kadardır. Aynı durumda, muhatabınıza büyük miktarda bilgi iletmeniz gerekiyorsa, mektubun gövdesinde yalnızca kısa bir not belirtilmeli ve materyalin kendisi Word'e veya başka bir dosyaya ek olarak eklenmelidir. - bu, e-posta yoluyla bir iş mektubunun görgü kuralları için gereklidir. Böyle bir mesajın örneği şu olabilir: “İyi günler sevgili Bay Ivanov! Size reklam broşürlerimizin örneklerini gönderiyoruz. Ekte görebilirsiniz...”

İmzaya gelince, orada olması gerekiyor. Her harfin sonuna imza atabileceğiniz gibi, otomatik olarak eklenecek olan otomatik imza da oluşturabilirsiniz. Bu seçenek genellikle büyük şirketlerin temsilcileri tarafından kullanılır. İmza, adınızı, soyadınızı, pozisyonunuzu, iletişim bilgilerinizi ve iş yerinizi içermelidir. Yetmiş karaktere sığacak ve beş ila altı satırı aşmayacak şekilde biçimlendirilmelidir.

Mesaja verilen yanıtla ilgili birkaç söz söylemek gerekiyor. İş e-postası görgü kuralları, bir mesaja iki gün içinde yanıt almayı gerektirir; daha fazla değil. Daha fazla süre gerekiyorsa muhatabınıza bu durumu bildirmelisiniz. Tüm mesajlara verilen yanıt, şirketin veya girişimcinin itibarını korur. Mektubun muhatabına ulaşıp ulaşmadığından emin olmak için makbuz bildirimi işlevini kullanabilirsiniz - teslimat onayı otomatik olarak gönderilecektir. Ayrıca kontrol çağrısı yapılması da yasak değildir.

Konuşma formülleri veya klişeler

Klişeler, konuşma formülleri, konuşma klişeleri - ne söylerseniz söyleyin, yine de ticari yazışmaların ayrılmaz bir parçası olacaktır. Okul kursundan klişelere set ifadeleri denildiğini hatırlıyoruz. Çok fazla yok:

• Pişmanlık şu ifadelerle ifade edilebilir: “Maalesef anlaşamıyoruz…”, “Üzülerek bildiririz…”, “Maalesef bildirmek zorunda kalıyoruz…” vb.
• “Şükranlarımı sunarım…”, “Teşekkür ederim…”, “Katkılarınız dikkate alınarak…” gibi klişelerle şükran ifade edilmektedir.
• Alıcıyı belirli bir etkinliğe damga kullanarak davet edebilirsiniz: "Sizi davet etmekten onur duyuyoruz...", "Onayınızı umuyoruz...", "Sizi davet etmekten mutluluk duyuyoruz...", "Biz seni gördüğüme çok sevineceğim...” ve benzeri.
• Mektubu, “Sizden yeni fikirler bekliyoruz…”, “Başarılar dileriz…”, “Daha verimli işbirliklerini umuyoruz…” ifadeleriyle sonlandırabilirsiniz.

Ticari yazışmaların altın kuralları

Ticari yazışmalarda sık karşılaşılan hatalar

İş iletişimi durumunda ölümcül olabilecek birkaç küçük şey vardır. Çoğunlukla karşılıklı yarar sağlayan ilişkilerin sona ermesine, işlemlerin sona ermesine ve benzeri hoş olmayan şeylere yol açan şey bu küçük şeylerdir. Düşmanı görerek tanımanız gerekir!

1. Çalışma saatleri dışında iş hakkında yazamazsınız (ve arayamazsınız!)! Sabaha kadar beklemek istemediğimiz için ortaklarımızı, müşterilerimizi, meslektaşlarımızı akşam dokuzda, onda, hatta on birde ne sıklıkla rahatsız ediyoruz. Bize öyle geliyor ki her şey bir gecede yok olacak, çökecek, başarısız olacak ve artık durumu kurtarmak mümkün olmayacak. Ve bir nedenden dolayı sabaha kadar dayanabilen ender kişiler, iletişim için sabah altının doğru zaman olduğuna inanıyor. Sonuçta ben uyumuyorsam kimse uyumuyor demektir. Ne yazık ki, bu tür davranışlar bizi yalnızca sinirlendirir ve kendimize karşı çevirir.
2. Bundan zaten dolaylı olarak bahsedildi, ancak yine de hiçbir aşinalık olamaz! İş yerinde iletişim yalnızca "sizde" gerçekleşir (büyük V ile, bu nezaket ve saygı anlamına gelir).
3. Aşırı hoşluk alışverişi de zarara neden olabilir. Birincisi değerli zamanınızı alıyor ve ikincisi biraz sinir bozucu ve sıkıcı görünüyor. Çok uğraşmaya gerek yok.

Günümüzde o kadar çok edebiyat var ki bazen insanın gözleri fal taşı gibi açılıyor. Ayrıca yazma da dahil olmak üzere konuşma kültürü üzerine pek çok kitap var.

Bu alanda bilgi edinmek isteyenler şu çalışmaları önerebilirler: Oleg Davtyan'ın “İş Mektubu Görgü Kuralları”, Tatyana Degtereva'nın “Yazılı Konuşma Kültürü”, Natalya Formanovskaya ve Alla Akishina'nın “Rus Mektup Görgü Kuralları”, “İş Görgü Kuralları”. Elena Ber, Natalya Formanovskaya ve diğerleri tarafından yazılan “Rusça Konuşma Kuralları”.

1. İş mektubu görgü kuralları, belirli bir konuya veya kişiye özel bir anlam kazandırmak için adresin sonunda ünlem işareti kullanılmasını gerektirir.
2. Muhataba ismiyle hitap etmek daha yakın ve köklü bir ilişkiye işaret ederken, muhatabına ismiyle hitap etmek mesafeyi vurgular.
3. Rusya'da iş mektuplarının görgü kuralları, çoğu mesleğin genellikle yalnızca erkeksi olması nedeniyle cinsiyet eşitliği ile karakterize edilir.

Ticari yazışma kurallarına uymak o kadar da zor değil çünkü çok fazla yok. Onları hatırlamak küçük bir bilimdir. Ancak başkalarının gözünde iş mektubu adabını bilen bir kişi her zaman görgülü ve kültürlü, birlikte iş yapmaktan keyif alan biri olacaktır.