Czym są procesy biznesowe? Przykłady pozwolą nam lepiej zrozumieć ten temat, dlatego będziemy z nich aktywnie korzystać.

informacje ogólne

Najpierw zrozummy, czym są procesy biznesowe. Jest to nazwa skumulowanej sekwencji pewnych działań mających na celu przekształcenie zasobów otrzymanych na wejściu w gotowy produkt, który ma wartość dla konsumentów na wyjściu. Dzięki tej definicji można zrozumieć, że w każdej organizacji istnieją procesy biznesowe. Nie ma znaczenia, czy są sformalizowane, czy nie. Pamiętaj: procesy biznesowe możesz spotkać wszędzie. Przykłady zostaną podane w dalszej części artykułu.

Spójrzmy na przykład gospodarstwa domowego. Jest gospodyni, która chce umyć naczynia (proces biznesowy). Powierza to zadanie zmywarce. Przy wejściu mamy brudne naczynia. W trakcie procesu będzie używana woda, detergent i prąd. A na wyjściu dostajemy czyste naczynia. Procesy biznesowe budowane są według podobnego schematu. Przykłady, które zostaną podane później, tylko potwierdzą te słowa.

podejście funkcjonalne

Ponieważ nas interesują (konkretne przykłady), nie zwlekajmy z ich rozważeniem, ale od razu przejdźmy do rzeczy. Załóżmy, że mamy firmę, w której liczy się zarządzanie. Według niego przedsiębiorstwo to zespół działów. I każdy działa, aby spełnić swoją określoną funkcję. Ale w takich przypadkach, gdy poszczególne działy koncentrują się na osiąganiu swoich wskaźników, często cierpi na tym ogólna efektywność firmy.

Spójrzmy na jeden typowy proces konfliktu. Dział sprzedaży wymaga zwiększenia maksymalnego możliwego asortymentu w celu zwiększenia obrotów. Chcą jednak również mieć zawsze zapasy towarów w magazynie. Natomiast dział zaopatrzenia planuje zakup w wąskim asortymencie iw dużych ilościach. Przecież w takich przypadkach będą działać sprawnie, a ich główny wskaźnik będzie rósł (dokładniej, spadnie cena od dostawcy). Oznacza to, że istnieje proces biznesowy wdrożenia, na który działy patrzą inaczej.

Podejście procesowe

Wszystko, co się dzieje, postrzega jako zestaw procesów. Są podstawowe i wspierające. Każdy proces ma swój konkretny cel, który jest podporządkowany zadaniu stojącemu przed całą firmą. Ponadto istnieje właściciel, który zarządza zasobami i odpowiada za wykonanie wszystkiego, co niezbędne. Powinien też istnieć system kontroli jakości i korekcji błędów. Nie trzeba dodawać, że żaden proces nie może przebiegać bez zasobów. A listę komponentów uzupełnia system wskaźników, według których oceniane są procesy biznesowe. Jakie są tego przykłady, bo obiecano, że będą? Przyjrzyjmy się teraz jednemu.

Wyobraź sobie mapę. W samym centrum znajduje się, podzielony na osobne komponenty. Towarzyszy im proces zarządzania i wsparcia, który zapewnia, że ​​wszystko jest wykonywane zgodnie z wymaganiami. To jest podejście procesowe. Kiedy praca jednego elementu jest zakończona, jego rozwój przenosi się na następny.

Opis procesów biznesowych

Przykłady tego w ogólnej formie można zobaczyć w całym artykule. Ale pełnoprawna dokumentacja jest często porównywalna grubością do małych książek (lub nawet dużych, jeśli studiujesz pracę gigantycznej firmy).

(których przykłady są również podane tutaj) wymaga, aby wszystkie działania przedsiębiorstwa były jak najbardziej jasne i przejrzyste. Pozwoli to na ich najlepszą analizę i identyfikację różnych problemów, zanim jeszcze zawiodą. Należy pamiętać, że głównym zadaniem opisów jest zrozumienie interakcji różnych jednostek, śledzenie tego, co i komu przekazują na każdym etapie zadania. Dzięki temu możliwe jest znaczne uproszczenie i zmniejszenie zależności stabilności przedsiębiorstwa od niestabilnego czynnika ludzkiego. Również przy kompetentnym podejściu zostaną one zredukowane i tak pomaga opis procesów biznesowych. Przykładem takiej optymalizacji może być menedżer niemal każdej odnoszącej sukcesy firmy.

Kolejność rozwoju

Spójrzmy na praktyczny przykład procesu biznesowego w przedsiębiorstwie. Początkowo musimy zadbać o zespół roboczy projektu. Tworzą go pracownicy firmy. Najczęściej okazuje się, że jeden zespół roboczy to za mało. Co zatem można zrobić? Aby uzupełnić brak sił, możesz przyciągnąć tymczasową grupę. Pomaga również stworzyć opis funkcjonowania procesu w danym czasie. Jednocześnie należy dążyć do zidentyfikowania wszystkich powiązań między działaniami, a nie naprawiać najdrobniejszych szczegółów.

Aby uniknąć zbaczania z drogi, można zastosować standardowe mapy procesów i formularze. Przy opracowywaniu procesów zaleca się stosowanie metody kolejnych przybliżeń. Innymi słowy, konieczne jest powtarzanie cyklu działań doskonalących, aż do uzyskania akceptowalnego wyniku.

Na co należy zwrócić uwagę?

Powinieneś skupić się na następujących sekcjach:

1. standardowe formularze.
2. Mapa.
3. Trasy.
4. Macierze.
5. Schematy blokowe.
6. Opis stawów.
7. Pomocne opisy.
8. Dokumentacja.
9. Rozszerzony opis.
10. Definicja wskaźników i wskaźników.
11. Regulacje wykonawcze.

Co najważniejsze, koncepcję niezbędnych elementów można podać na prawdziwym przykładzie - reengineering procesów biznesowych istniejącego przedsiębiorstwa. Ale w takich przypadkach musisz być przygotowany na to, że będziesz musiał zapoznać się z ogromną ilością dokumentacji.

Porozmawiajmy o kartach

Zastanowiliśmy się więc już, czym są procesy biznesowe, ich przykłady w prawdziwym życiu. Przejdźmy teraz do dokumentacji technicznej, która powinna tam być, jeśli potrzebujemy dokładnego i jasnego opisu. Tak więc początkowo chcę zwrócić uwagę na mapę procesów biznesowych. Jest to przedstawienie graficzne wykonane w formie schematu blokowego. Jednocześnie należy zadbać o to, aby każdy uczestnik miał swoją osobną kolumnę. Linie zawierają przedziały czasu. W pełni zaprojektowana mapa pozwala sprawdzić, czy operacja została zsynchronizowana.

Możesz także śledzić, czy i jak informacje są przekazywane między różnymi działami firmy. Aby uzyskać jak najlepszy efekt, należy zadać kilka pytań. Kto wykonuje tę operację? Dlaczego trzeba to zrobić? Co ona reprezentuje? Kiedy należy wykonać operację? Gdzie to się odbywa? Udoskonalając zachodzące procesy, należy również zapytać, czy można to poprawić.

matryce

Są one niezbędne do podkreślenia najważniejszych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Podczas ich kompilacji brane jest pod uwagę połączenie wszystkiego, co się dzieje, a także stopień wzajemnego wpływu.

Analizując łańcuch procesów nietrudno zauważyć, że wymiana informacji przesuwa się z lewego górnego rogu do prawego dolnego. Oznacza to, że w tej matematycznej formie opisana jest relacja między dostawcą a konsumentem, przedstawiona w formie prostokąta. W każdej komórce macierzy wskazano wszystkie niezbędne wymagania dotyczące działania, które zostały / są / zostaną wykonane. Są rodzajem dwuwymiarowych modeli, za pomocą których można ocenić, co i jak się robi, do jakiego celu się dąży. Trudność w zestawieniu matrycy polega na tym, że aby obliczyć z maksymalną dokładnością, często konieczne jest użycie znacznej ilości danych. A to oznacza obecność dużej liczby.Jednocześnie w takich przypadkach zwykle wykorzystuje się informację cyfrową, którą często trzeba jeszcze obliczyć.

Proces biznesowy (proces) to skumulowana sekwencja działań mających na celu przekształcenie zasobów otrzymanych na wejściu w produkt końcowy, który ma wartość dla konsumenta na wyjściu.

Dzięki tej definicji staje się jasne, że procesy biznesowe istnieją w każdej organizacji, sformalizowanej lub nie. Organizacja może zaakceptować funkcjonalne podejście do zarządzania, który traktuje firmę jako zbiór działów, z których każdy pełni określone funkcje.
W tym przypadku poszczególne dywizje nastawione są na osiągnięcie własnych wskaźników, ale nie zawsze na końcowym wyniku firmy, co może powodować konflikt interesów między pionami i niekorzystnie wpływać na ogólne wyniki działalności. Teorie ograniczeń) pomiędzy działami sprzedaży i zakupów przedsiębiorstwa handlowego. Dział handlowy, w celu zwiększenia obrotów, wymaga zapewnienia maksymalnego możliwego asortymentu i utrzymania stałej dostępności towaru w magazynie, a dział zaopatrzenia skupuje wąski asortyment towarów w dużych ilościach, ponieważ jego głównym wyznacznikiem pracy jest pozyskiwanie niższa cena od dostawcy w celu obniżenia kosztów - nie ma z tym nic wspólnego wzrost sprzedaży firmy.

Przewaga podejścia procesowego nad funkcjonalnym

Podejście procesowe uważa biznes jako zbiór procesów- główne procesy biznesowe, procesy zarządzania (wyznaczanie celów) i wsparcie. Główny procesy biznesowe to procesy, które bezpośrednio zarabiają pieniądze. Wspieranie - procesy, bez których główne nie mogą istnieć. procesy biznesowe, są to procesy dostarczania różnorodnych zasobów.

Każdy proces biznesowy ma:

• jej cel szczegółowy, podporządkowany celowi ogólnemu firmy;
• właściciel, który może zarządzać zasobami i odpowiada za realizację procesu;
• Surowce;
• system kontroli jakości i korekcji błędów;
• karta wyników procesu.

Całość wszystkich działań mających na celu przekształcenie materiałów i informacji w gotowy produkt dla klienta nazywa się strumień wartości. Strumień wartości wygodnie jest przedstawić graficznie - w postaci mapy procesów biznesowych. Poniższy rysunek pokazuje mapa procesów biznesowych firmy. Mapa pozwala wizualnie zobaczyć strumień wartości jako całość, zrozumieć kolejność i wzajemne powiązania procesów, a także możliwości doskonalenia.

Technologia opisy procesów biznesowych sprawia, że ​​wszystkie działania firmy są przejrzyste i zrozumiałe, pozwala analizować działania i znajdować w nich problemy, które prowadzą do niepowodzeń. Najważniejsze, że procesy biznesowe pozwalają zrozumieć interakcje między różnymi jednostkami: co, komu i za co przekazują lub odbierają na każdym etapie. W rezultacie podejście procesowe znacznie upraszcza adaptacja nowych pracowników i zmniejsza zależność firmy od czynnika ludzkiego. Co ważne, system procesowy upraszcza zarządzanie kosztami operacyjnymi.

Obecność dobrze rozwiniętej systemy procesów biznesowych znacznie ułatwia doprowadzenie działalności firmy do standardów jakości ISO 9001:2015. W kontekście zakończenia przystąpienia Rosji do WTO, przestrzeganie przez firmę norm ISO 9001:2015 staje się ważną przewagą konkurencyjną.

Wdrożenie SZJ w przedsiębiorstwie nieodzownie wymaga stworzenia i opisu procesów biznesowych.

Rozwój procesów biznesowych

Rozważ kolejność rozwój procesów biznesowych. Najpierw musisz stworzyć zespół roboczy projektu z pracowników firmy. Zwykle jeden zespół roboczy to za mało. Następnie w swoje działania zaangażowana jest tymczasowa grupa działów klientów i dostawców danego procesu biznesowego, które dostarczają wejścia, wyjścia i zasoby procesu biznesowego.

Aby zrozumieć, jak działa system i zachować zgromadzone doświadczenie, najpierw rejestruje się, jak ten proces faktycznie działa teraz. Należy pamiętać, że celem opisu jest wskazanie powiązań między podejmowanymi działaniami, a nie uchwycenie najdrobniejszych szczegółów. Więc opis procesów biznesowych zaleca się standaryzację za pomocą standardowych formularzy i wykresów procesów.

Opis procesu biznesowego można podzielić na następujące sekcje:

• Standardowe formularze procesów biznesowych
• Mapa procesów biznesowych
• Trasy procesów biznesowych
• Macierze procesów biznesowych
• Schematy procesów biznesowych
• Opis połączeń procesów biznesowych
• Opisy pomocniczych procesów biznesowych
• Szczegółowy opis procesu biznesowego
• Dokumentacja procesów biznesowych
• Definicja wskaźników i wskaźników procesu biznesowego
• Harmonogram realizacji procesów biznesowych

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu etapowi.

1.Standardowe formy opisu procesów biznesowych

Zalecamy użycie typowego przykładu standardowego formularza do opisu procesu biznesowego. Pozwoli to na osiągnięcie ujednoliconego podejścia do naprawiania procesu przez różne osoby, co znacznie ułatwi analizę procesów.

2. Mapa procesów biznesowych

Mapa procesów biznesowych- graficzne przedstawienie procesu biznesowego w postaci schematu blokowego. Należy pamiętać, że każdy uczestnik procesu biznesowego ma osobną kolumnę. Linie to przedziały czasowe. Wydana mapa pozwala na synchronizację operacji oraz śledzenie ścieżki przepływu informacji pomiędzy oddziałami firmy.

Na etapie sporządzania mapy procesów biznesowych pracownik wykonujący tę pracę nie musi posiadać kompetencji w zakresie opisanych procedur procesów biznesowych. Przechwytuje jedynie wiedzę wykonawców o tym, co i jak robią. Musisz uzyskać odpowiedzi na pytania:

• Jaki dokument kończy cykl pracy, aby można go było rozpocząć od nowa?
• Do kogo wysyłany jest ten dokument?
• Co to poprzedza?
• Kto jest zaangażowany w ten proces wewnątrz i na zewnątrz organizacji?
• Kto wydaje zadanie rozpoczęcia procesu?

Tworząc mapę procesów biznesowych, powinieneś skorzystać z popularnej formuły pytań 5W1H. Krótko mówiąc, są to pytania 5 W:

• Kto (kto wykonuje tę operację?)
  
• Czemu? (Dlaczego lub dlaczego ta operacja jest wykonywana?)
  
• Co? (Co to za operacja?)
  
• Kiedy? (Kiedy należy to zrobić?)
  
• Gdzie? (Gdzie wykonywana jest operacja?)
  

i jedno pytanie H

• Jak? (Jak wykonuje się tę operację? Czy można to zrobić inaczej lub poprawić?).

Jeśli mapa okaże się zbyt skomplikowana, to sygnał, że nie ma odpowiedniego porządku w zarządzaniu organizacją.

3. Trasy procesów biznesowych

W rzeczywistych procesach biznesowych często uczestniczy kilka działów przedsiębiorstwa. Dla nich konieczne jest przypisanie ról w procesie. Ponadto istnieją działania rozgałęzione i równoległe. Dlatego reprezentacja w postaci tras jest bardzo wygodna. Trasy dają nam schemat logistyczny procesu - przepływ materiałów, ludzi, gotówki i przepływ informacji. Schematy blokowe służą do rozszyfrowania logiki działań polecenia.

4. Macierze procesów biznesowych

Macierz (tabela) analizy interakcji procesów pozwala wyróżnić najważniejsze procesy biznesowe, ustalić ich relacje oraz ocenić stopień wpływu procesów na funkcjonowanie SZJ.

Analiza łańcucha procesów wykrywa wymianę informacji między wszystkimi podprocesami. Łańcuch procesów przebiega od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu. Wewnętrzne relacje dostawca-konsument są pokazane jako pola, które wskazują wymagania dotyczące działań, które zostały wykonane wcześniej.

5. Sporządzanie schematu blokowego procesu biznesowego

Diagram przepływu procesu to wizualny diagram całego łańcucha relacji między wszystkimi uczestnikami procesu biznesowego (odbiorcami, dostawcami i wykonawcami). W procesie tworzenia schematu blokowego stawiane są następujące pytania:

• Czy wartość tego procesu biznesowego jest porównywalna z kosztem jego realizacji?
• Jak bardzo jest zintegrowany z innymi procesami biznesowymi?
• Czy błędy w tym procesie biznesowym mogą zostać natychmiast wykryte?
• Co zrobiono, aby poprawić i zapewnić jakość tego procesu biznesowego?

6. Opis połączeń procesów biznesowych

Najtrudniej jest opisać działania przedsiębiorstwa na styku procesów biznesowych. Zgoda między właścicielami procesów jest czasami bardzo trudna do uzyskania.

Najpierw napisz opis wyjść. Najpierw zapisz je w rejestrze, a następnie zdefiniuj wskaźniki wydajności i wartości, do których chcesz dążyć. Opisz proces pomiaru tych wskaźników. Rozważ możliwość przejścia od nich do innych wskaźników wydajności, które są interesujące dla innych użytkowników.

Następnie napisz podobny opis wejść.

7. Pomocnicze opisy procesów biznesowych

Jako opis pomocniczy, diagramy układu, diagramy mnemoniczne, wykresy Gantta i diagramy sieciowe. Dwa ostatnie są wygodne w użyciu w procesach zarządzanie projektami.

8. Szczegółowy opis procesów biznesowych

Rozszerzony opis procesu biznesowego może mieć dowolną formę dogodną dla przedsiębiorstwa, ale musi zawierać główne postanowienia:

• pełna nazwa procesu biznesowego;
• kod procesu biznesowego;
• definicja procesu biznesowego, ujawniająca jego główną treść;
• cel procesu biznesowego;
• właściciel procesu biznesowego odpowiedzialny za planowanie w przód procesu;
• manager procesów biznesowych, odpowiedzialny za bieżące utrzymanie procesu;
• standardy procesów biznesowych;
• wejścia procesów biznesowych (przepływy pochodzące z zewnątrz i podlegające transformacji);
• produkty wyjściowe procesów biznesowych (rezultaty transformacji);
• zasoby dostępne dla procesu biznesowego;
• procesy biznesowe dostawców wewnętrznych i zewnętrznych – źródła nakładów;
• konsumenckie procesy biznesowe – użytkownicy wyników rozpatrywanego procesu biznesowego;
• mierzone parametry procesu;
• wskaźniki wydajności procesu.

9. Dokumentowanie procesu biznesowego

Procesy biznesowe zawarte w systemie QMS muszą być udokumentowane. Najwygodniejszą formą opisu jest zabieg. Proces biznesowy można opisać jedną lub kilkoma procedurami, w zależności od złożoności. Wygodne jest stworzenie jednego widoku, aby opisać wszystkie procesy biznesowe.

10. Definicja wskaźników i wskaźników procesu biznesowego

Proces biznesowy musi charakteryzować się pewnymi wskaźnikami, aby można było zmierzyć proces i ocenić jego skuteczność. Wszystkie wskaźniki są zawarte w 4 głównych grupach:

• jakość;
• czas realizacji;
• numer;
• koszty.

Ponadto zwyczajowo wyróżnia się grupy specjalne - grupę wskaźników procesu biznesowego, grupę wymagań, grupę zapewniającą pożądany przebieg procesu, grupę zaleceń.

Grupa wskaźników proces biznesowy pokazuje stopień osiągnięcia celu.

Grupa wymagań obejmuje:

• zasoby ludzkie;
• infrastruktura;
• warunki środowiska pracy.

Grupa zapewniająca pożądany przebieg procesu:

• Informacja;
• instrukcja pracy;
• czas.

• finanse;
• Logistyka;
• dostawcy;
• partnerzy itp.

11. Harmonogram realizacji procesów biznesowych

Wielki procesy biznesowe powinny być sformalizowane jako osobny dokument Zasady realizacji procesu biznesowego”. Pozostałe procesy biznesowe można sformalizować w postaci regulaminów jednostki i opisów stanowisk.

Przepisy powinny zawierać wymagania zapewniające zgodność z cyklem Shewharta-Deminga:

• określenie celów procesów biznesowych na kolejny okres;
• analiza przez właściciela procesu biznesowego odchyleń od normalnego przebiegu procesu i ich dokumentacja;
• analiza skuteczności działań naprawczych;
• raportowanie do wyższej kadry kierowniczej.

Rozwój i opis procesów biznesowych- pierwszy krok w drodze Wdrożenie SZJ w przedsiębiorstwie. Przed nami ciągła i żmudna praca, aby zwrócić na nie uwagę całego personelu, przeanalizować iw razie potrzeby wdrożyć działania naprawcze.

A jednak umysł ludzki na próżno próbował go pojąć przez ponad 2000 lat, podczas gdy z drugiej strony odniósł sukces, przynajmniej w przybliżeniu, w analizie znacznie bardziej znaczących i złożonych form. Dlaczego? Ponieważ rozwinięte ciało jest łatwiejsze do zbadania niż komórka ciała. Ponadto przy analizie form ekonomicznych nie można używać mikroskopu ani odczynników chemicznych. Oba muszą zostać zastąpione mocą abstrakcji.

Karola Marksa. Kapitał. Tom 1. Przedmowa do pierwszego wydania.

O procesach biznesowych mówi się bardzo dużo i często głównie w związku z automatyzacją biznesu. Terminu tego używam również w swoich artykułach dotyczących systemów CRM, ERP, pracy z notacjami BPMN, IDEF0 i innych narzędzi, które mogą być potrzebne w pracy konsultanta biznesowego i wdrażaniu systemów automatyzacji. Jednocześnie nie znalazłem w Runecie zrozumiałej i szczegółowej definicji terminu „proces biznesowy”.

Wielu autorów używa go „domyślnie” jako terminu „intuicyjny” bez dekodowania lub ogólnie wprowadza dodatkowe zamieszanie przy użyciu alternatywnej terminologii, np. piszą „podmiot biznesowy” zamiast procesu biznesowego itp.

W tym artykule postanowiłem opowiedzieć o tym, czym jest proces biznesowy, opowiedzieć o historii powstania tego pojęcia oraz o tym, gdzie można i należy go zastosować. Zagadnieniu procesów biznesowych planuję również poświęcić kolejny artykuł, w którym opowiem jak prawidłowo korzystać z procesów biznesowych.

Definicja procesu biznesowego

Jaka jest więc różnica między procesem biznesowym a funkcją, a nawet zwykłym procesem? Jaka jest różnica między tymi terminami? Doszedłem do następującego wniosku:

Proces biznesowy to logiczna sekwencja działań osoby (lub kilku osób) w zespole. Celem opisu procesu biznesowego jest analiza i regulacja określonych działań w zespole.

Dlaczego kładę szczególny nacisk na ludzi i zespół:

1. Proces biznesowy zawsze odbywa się z udziałem człowieka. Jeśli działania są wykonywane przez automatyczny system lub program, nie jest to już proces biznesowy, ale proces technologiczny lub specyfikacja. I wtedy wchodzą w życie nieco inne standardy, sposoby opisu i cechy implementacji.
2. W proces biznesowy zawsze zaangażowanych jest kilka osób, jawnie lub niejawnie. Nawet jeśli dana osoba pracuje sama (na przykład pisarz), nadal ma klientów (agencje wydawnicze) i konsumentów (czytelników). Ponadto sprzedawca nie pracuje w „próżni” - ma dostawców i nabywców produktów, a wszystkie te osoby są również w taki czy inny sposób zaangażowane w proces biznesowy.

Dlaczego piszę o zespole, a nie o strukturze handlowej czy firmie? Ponieważ pojęcie procesu biznesowego można wykorzystać, w tym dla organizacji non-profit. Może to być organizacja charytatywna, karetka pogotowia odwiedzająca pacjenta, a nawet zorganizowanie przyjęcia bez żadnej sprzedaży ani zysku. Jednocześnie możliwe jest również opisanie procesu biznesowego, ponieważ mamy ludzi, którzy wykonują pewne czynności w celu uzyskania określonego rezultatu.

Opis procesu biznesowego

Ważne jest również zdefiniowanie opisu procesu biznesowego:

Opis procesu biznesowego to opis sekwencji działań pracowników podczas wykonywania określonych czynności w formie graficznej i tekstowej w celu uregulowania działań w zespole, analizy i optymalizacji ich kolejności.

I tutaj trzeba zrozumieć, że proces biznesowy bez opisu nie istnieje. Dopiero w procesie opisu pojawia się proces biznesowy, tj. niemożliwe jest zrealizowanie jednego bez drugiego.
Jednocześnie wszystkie działania, które są opisane w procesie biznesowym muszą być logiczne, ich kolejność musi prowadzić do pewnego wcześniej ustalonego celu.

Opis procesów biznesowych to praca twórcza. Nawet jeśli opisujesz „co jest”, niektóre nieścisłości są nadal dozwolone, rogi są „wygładzane”, niektóre działania są pomijane dla ułatwienia percepcji. A jeśli jest opisane „co powinno być”, to na bazie istniejącego powstaje coś nowego. Jednocześnie analityk biznesowy wciąż jest ograniczony ścisłymi limitami – regułami, składnią, ograniczeniami logicznymi.

Osobiście porównuję tworzenie nowego procesu biznesowego z balansowaniem na cienkiej nitce harmonijnym połączeniem kreatywności, sztuki i ścisłej matematyki.

Jednocześnie musisz zrozumieć, że żaden proces biznesowy nie może być doskonały i w 100% odpowiadać rzeczywistości. Zawsze jest miejsce na pewne uproszczenia i założenia, gdzieś w realizacji nawet najbardziej rygorystycznych przepisów czynnik ludzki sam się dopasowuje.

Ponadto, jak wiadomo, w każdym nowym podmiocie zawsze istnieje możliwość dalszego doskonalenia. A tworzenie procesów biznesowych również potwierdza tę tezę filozoficzną. Bez względu na to, jak bardzo starasz się idealnie opisać proces biznesowy, wciąż jest w nim coś, co można poprawić teraz lub w przyszłości.

I tutaj bardzo ważne jest z jednej strony, aby samemu zatrzymać się w czasie, ponieważ zaktualizowane procesy biznesowe będą wdrażane przez prawdziwych ludzi, którzy są przyzwyczajeni do pracy „w starym stylu” i trzeba liczyć się z ich bezwładnością myślenia i stopnia uczenia się. Również automatyzacja, która zwykle jest zawarta w modernizacji procesów biznesowych, wymaga pewnych inwestycji. I tu trzeba wyjść z prawdziwych możliwości klienta.

Konsultant biznesowy musi sam to wszystko jasno zrozumieć, wiedzieć gdzie i na jakim poziomie założeń uprościł opis procesu biznesowego, a gdzie zdecydował się odłożyć niektóre decyzje na przyszłość z przyczyn obiektywnych (finanse, czynnik ludzki). I musisz być w stanie wyjaśnić to wszystko prosto i jasno szefowi firmy.

Główna różnica między procesem biznesowym a technologicznym polega na tym, że w procesie technologicznym na wyjściu oczekiwany jest jeden, całkiem określony wynik. Na przykład, jeśli mówimy o produkcji, to wyjściem powinny być produkty o określonych parametrach.

Oczywiście nawet w procesie technologicznym istnieje możliwość zawarcia małżeństwa, ale nie jedna z naturalnych opcji, ale konsekwencje naruszenia procesu technologicznego. Natomiast w procesie biznesowym wynik „wyjściowy” może się różnić w zależności od spełnienia określonych warunków w „ciale” procesu biznesowego, który został przeprowadzony bez naruszeń i niepowodzeń.

Dla jasności opis procesu technologicznego może wyglądać tak:

1. Bierzemy przedmiot A;
2. Łączymy go z obrabianym przedmiotem B;
3. Przetwarzamy pod parametrami C;
4. Poznajemy szczegóły.

Wszystko jest jednoznaczne i nie są dostarczane żadne warunkowe „widły”.

W procesie biznesowym następującą sytuację uważa się za całkiem normalną:

1. Otrzymujemy dane wejściowe A:
   • Jeśli dane spełniają warunek B, przejdź do sekwencji działań C;
   • Jeśli dane spełniają warunek D, wykonaj czynności E.
2. Wynik jest przekazywany do wyjścia.

Tych. już w algorytmie procesu podawane są możliwe warunki i różne działania, w zależności od danych początkowych lub pośrednich.

Historia terminu

Niejednokrotnie czytałem informację, że notacja procesów biznesowych IDEF0 pojawiła się prawie w połowie XIX wieku. Bardziej realistyczni autorzy piszą o okresie II wojny światowej. Ale oni też się mylą.

Na przykład, kiedy pisałem artykuł o IDEF0, niektórzy czytelnicy przytaczali przykłady niektórych instrukcji z ministerstw i departamentów z czasów I wojny światowej lub nawet wcześniej jako przykłady notacji, a diagramy i wizualne przedstawienia operacji wojskowych były omawiane jako wyświetlacz graficzny. Ale to wszystko nie jest opisem procesu biznesowego. Wszystkie powyższe można nazwać metodami, demonstracją wizualną, instrukcjami, ale nie można ich nazwać notacjami.

Notacje to nowoczesna koncepcja, ponadto notacje to coś, co jest ugruntowane, ustandaryzowane, tj. zestaw poleceń i notacji używanych przez wiele osób, a nie tylko jedną lub dwie organizacje. Możesz wymyślić własny, specjalny język do opisu procesów biznesowych lub np. programowania. Ale dopóki nie dostanie się „stopu” w masowym użyciu, sprzeczności, niejednoznacznych interpretacji i innych niedociągnięć nie zostaną zidentyfikowane i wyeliminowane, dopóki nie stanie się ustalonym i znanym standardem dla ludzi, nie można go nazwać notacją. Więcej o notacjach napiszę później. Wróćmy teraz do kwestii pojawienia się terminu „proces biznesowy”.

W rzeczywistości opis procesów biznesowych i notacja BPMN pojawiły się w latach 70. XX wieku, kiedy systemy informatyczne zaczęły być wszędzie stosowane. Zarówno sam termin, jak i zapisy były pierwotnie potrzebne właśnie do rozwoju systemów informatycznych.

Faktem jest, że po rozpoczęciu użytkowania systemów informatycznych złożoność organizacji pracy ludzi w organizacjach wzrosła wielokrotnie. Ponadto maszyny nie rozumieją abstrakcji, wymagają ścisłego algorytmu oraz określonej kolejności wprowadzania i przetwarzania informacji. Jeśli przed rozpoczęciem automatyzacji, kiedy informacje przekazywane były bezpośrednio od osoby do osoby, problem wzajemnego zrozumienia znajdował się na poziomie komunikacji międzyludzkiej, to teraz istnieje potrzeba jego ścisłego uregulowania.

W rezultacie konieczne było stworzenie opisów stanowisk nie tylko osób w organizacji, ale także ich interakcji z systemami informatycznymi. A tutaj zabrakło notacji tekstowych (instrukcji), gdzie wszystkie opisy były w formie tekstowej, okazały się nieistotne i niewygodne. Właściwie istniała potrzeba standaryzacji, aby stworzyć specjalny język poleceń i jednoznaczną sekwencję działań. Co więcej, w przeciwieństwie do języków maszynowych, te notacje powinny stać się równie wygodne do tłumaczenia na kod maszynowy, jak i dla ludzkiej percepcji.

Pierwsze wypracowane metodologicznie notacje procesów biznesowych (a będę mówić o notacjach wypracowanych metodologicznie, np. IDEF3 ***) pojawiły się w armii amerykańskiej. Powód jest oczywisty – już wtedy wojsko w Stanach Zjednoczonych stosowało automatyzację za pomocą połączeń zdalnych, czyli m.in. ten sam system, który później stał się Internetem. A przy takim poziomie zastosowania systemów informatycznych, potrzeba notacji procesów biznesowych była szczególnie istotna.

*** Na temat notacji wypracowanych metodologicznie chcę też powiedzieć kilka słów. Dlaczego przytoczyłem IDEF3 jako przykład: Nie widziałem jeszcze bardziej rozwiniętego metodologicznie systemu opisu procesów biznesowych. Nawet BPMN 2.0 jest wciąż rozwijany i udoskonalany. A jeśli przeczytasz angielski opis IDEF3 (nie widziałem jeszcze tłumaczenia na rosyjski), będziesz mógł również docenić głębię jego rozwoju.

Bardzo szybko metodologia i zapisy zyskały ogromną popularność w środowisku biznesowym.
Notacje umożliwiły uzyskanie narzędzia do opisu interakcji ludzi i cyfrowych systemów informacyjnych.

Z ich pomocą udało się zoptymalizować biznes, m.in. uzyskać lepszą wydajność przy tych samych kosztach.

Szczególnym zainteresowaniem biznesu cieszyła się możliwość optymalizacji. Jak wiesz, aby coś ulepszyć, musisz jasno zrozumieć, co masz i co chcesz od tego zmienić. A zapisy graficzne wyraźnie pokazywały obie sytuacje – punkt wyjścia i pożądany rezultat, a także obszary najbardziej problematyczne. Na podstawie tych danych znacznie łatwiej było wybrać optymalną ścieżkę rozwiązania i zasymulować najlepszą opcję modernizacji niż bez tak wygodnych narzędzi.

Wtedy pojawiły się koncepcje procesów biznesowych i notacje procesów biznesowych, dwie nierozerwalnie ze sobą powiązane koncepcje.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że nie ma na przykład oddzielnego „procesu biznesowego sprzedaży”. Istnieje proces sprzedaży, który stanie się procesem biznesowym, jeśli zostanie opisany za pomocą notacji. Tych. bez opisu w notacji procesu biznesowego zajmujesz się sprzedażą, nikt tego nie kwestionuje. Ale chociaż nie ma jednoznacznego i jednoznacznego opisu, Twoja sprzedaż jest pod pewnymi względami zjawiskiem spontanicznym. I staną się procesem biznesowym dopiero po ich opisie w ramach notacji i realizacji tego opisu w praktyce.

Sprzedaż to najprostszy i najbardziej oczywisty przykład. Każdy z nas w roli kupującego, a wielu z nas w roli sprzedawcy, zna ten proces. A wszyscy wiemy, że nawet ta sama osoba w różnych sytuacjach (dla różnych produktów, różnych kupujących, przy różnej pogodzie i ogólnie w zależności od nastroju) będzie sprzedawać się nieco inaczej. Ale jeśli opiszesz i jasno uregulujesz pewien proces biznesowy, to bez względu na to, jaką stopę sprzedawca wstał rano, proces sprzedaży będzie w pewien sposób ustandaryzowany, ograniczony do pewnych limitów, a co za tym idzie, bardziej stabilny.

Po co modelować (opisywać) procesy biznesowe

Jak już nie raz pisałem, pracuję głównie z małymi i średnimi firmami, gdzie świadczę szeroki zakres usług - od identyfikacji problemów i wąskich gardeł w pracy firmy po wdrażanie zaproponowanych przeze mnie rozwiązań na poziomie produktów software'owych i automatyzacji systemy.

Modelowanie procesów biznesowych pomaga rozwiązać dwa problemy jednocześnie:

• Studium biznesowe. Graficzna reprezentacja w postaci diagramów, tj. modelowanie procesów biznesowych pozwala szybko zrozumieć cechy firmy i zidentyfikować możliwe wąskie gardła.
• Zapewnienie widoczności. Jak wiecie, „jeden obraz wart jest tysiąca słów”. Dlatego schematyczne przedstawienie pracy firmy pomaga menedżerowi i właścicielowi firmy znacznie szybciej zrozumieć istotę problemu i ocenić proponowane rozwiązania. W pracy doradcy biznesowego (nawiasem mówiąc, a także specjalisty ds. wdrażania oprogramowania) bardzo ważne jest, aby klient rozumiał wszystkie zalety rozwiązania. Informacja zwrotna jest nie mniej ważna - menedżer na schemacie będzie mógł dostrzec pewne niedociągnięcia nawet na etapie omawiania projektu, a wdrożenie obejdzie się bez dodatkowych trudności i wprowadzania zmian w projekcie „w biegu”.

A połączenie studiowania historii pojawienia się terminu z moim osobistym doświadczeniem daje następującą definicję:

Procesy biznesowe są wymagane do przedstawiania złożonych informacji w łatwej do zrozumienia formie do badania i podejmowania decyzji.

Wyobraź sobie typową firmę z różnymi działami: księgowością, zasobami ludzkimi, sprzedażą, magazynem, spedycją, produkcją i tak dalej. Przede wszystkim jedna osoba – szef biznesu. Fizycznie nie może zrozumieć wszystkich rodzajów procesów biznesowych na poziomie eksperckim. Dlatego zatrudniają różnych specjalistów. Ale musi tym wszystkim skutecznie zarządzać, aw niektórych przypadkach modernizować.

Tu właśnie pojawiają się procesy biznesowe. Jednocześnie pewne rodzaje działalności człowieka w firmie są opisane w notacjach graficznych i przedstawione w formie, która pomaga kierownictwu dokładnie zrozumieć, jak na każdym etapie wykonywana jest praca, a co można tu poprawić. Jednocześnie szef firmy nie musi mieć wysoko wykwalifikowanego specjalisty o określonym profilu.

Oczywiście na tym poziomie nie można obejść się bez utraty informacji. Nie da się opisać za pomocą zapisu graficznego wszystkich niuansów i szczegółów pracy każdego pracownika. Ale te straty informacji okazują się nieistotne dla ogólnego zrozumienia procesów i podjęcia decyzji.

Jak opisywać procesy biznesowe

Aby uzyskać opis faktycznie działających procesów biznesowych, wystarczy dokładnie przestudiować kolejność działań każdego pracownika. Tych. uzyskanie informacji o danych przychodzących jest niezbędne do uruchomienia określonego procesu, wychodzących – tj. wynik działań pracownika, a także krok po kroku napraw wymagane działania.

Po zebraniu wszystkich informacji należy je przetłumaczyć na notację graficzną. W tym miejscu warto zrozumieć, że to właśnie zapisy graficzne są uważane za „dobrą formę” przy tworzeniu opisów procesów biznesowych. Sam możesz skomponować notację, jak chcesz, istnieją również opcje tekstowe dla opisów i są używane na przykład przez niektórych programistów. Ale jeśli piszesz notatkę, którą przeczytają inni ludzie, niezależnie od tego, czy jest to programista, czy dyrektor firmy, wybierz grafikę.

Powód tej decyzji jest prosty: informacje są lepiej odbierane w formie graficznej. Jeśli zaoferujesz komuś „ścianę tekstu”, zajmie mu dużo czasu i wysiłku, aby dowiedzieć się, o czym w ogóle mówisz. A pokrycie całego zadania w tym przypadku jest prawie niemożliwe. Inna sprawa to diagramy graficzne – tutaj można badać procesy biznesowe na różnych poziomach szczegółowości, a każdy może szybko „spojrzeć na ogólny widok” diagramu graficznego.

1. Zbieramy uczestników procesu (pracowników);
2. Zbieramy napływające informacje niezbędne i wystarczające do rozpoczęcia procesu;
3. Zbieramy używane systemy. Może to być system księgowy, CRM, e-mail, arkusze kalkulacyjne Excel itp. Wszystko, co jest faktycznie wykorzystane w pracy, musi być zarejestrowane.
4. Definiujemy oczekiwany rezultat – co stanie się na końcu procesu.
5. Zbieramy sekwencję działań, które wykonuje dana osoba.
6. Izolujemy warunki. W zależności od różnych danych wejściowych i wyników pośrednich działania mogą być różne.
7. Wszystkie zebrane informacje opisujemy w formie graficznej w wygodnej notacji (IDEF3, BPMN 2.0 itp.).

Zasady opisu procesów biznesowych

Wyżej dużo mówiłem o kreatywnym podejściu, o możliwościach włączenia warunków i opcji działania w opisie procesów biznesowych. W rezultacie może się wydawać, że każdy opis działań danej osoby „w pracy” można uznać za opis procesu biznesowego. W rzeczywistości istnieją ścisłe ramy i reguły, które określają, czy listę działań można nazwać opisem procesu biznesowego (w formie graficznej lub tekstowej), czy nie:

• Kompletność. Proces biznesowy musi jasno odpowiadać na stojące przed nim pytanie. Jeśli mówimy o procesie sprzedaży określonego produktu lub usługi, to proces biznesowy musi w pełni opisywać działania niezbędne do uzyskania określonego rezultatu, a zwieńczenie właśnie takim wynikiem (przy pewnych założeniach, o których wspomniałem powyżej).
• Zwięzłość. Proces biznesowy musi łączyć wystarczalność, tj. opisz wszystkie niezbędne kroki i działania, będąc jednocześnie jak najbardziej zwięzłymi, aby ułatwić percepcję. Osobiście wymyśliłem sobie „zasadę 15 minut” – jeśli w tym czasie potrafię wytłumaczyć przedstawiony proces biznesowy kierownictwu firmy, to można go pokazać klientowi. Okazuje się szybciej – super, zajmuje to więcej czasu i słów – trzeba pomyśleć o tym, co można skrócić i uprościć.
  Kiedyś osobiście widziałem graficzny opis procesu biznesowego, wykonany na arkuszu o długości 2 metrów (i odpowiedniej szerokości). Nawet samo rozważenie tego i zrozumienie, dokąd prowadzi strzała, jest niezwykle trudne. A jak to wytłumaczyć klientowi, osobiście nie wyobrażam sobie.
  Pamiętaj, że dana osoba postrzega określoną wizualnie ilość informacji, ograniczoną między innymi określoną wielkością kartki lub ekranu (wynika to ze specyfiki widzenia), a także liczbą elementów (możliwości mózgu są również ograniczony). Klient zrozumie prosty i zwięzły proces biznesowy, po prostu „obejmując” schemat jednym spojrzeniem. Skomplikowane i przesycone szczegółami, będziesz musiał uczyć się przez ponad godzinę, aby zrozumieć, co jest tam wyświetlane. Najprawdopodobniej szef firmy, który nie jest ekspertem w pracy poszczególnych działów, a także ma ograniczoną ilość wolnego czasu, po prostu nie przestudiuje tak złożonej struktury i nie zrozumie istoty nawet najbardziej korzystne oferty.
• Stosowanie ogólnie przyjętych notacji. Nie wymyślaj własnej notacji i zasad. Używaj notacji używanych na całym świecie. Widziałem w książkach niektórych autorów krajowych próby stworzenia własnej notacji. I szczerze mówiąc, nigdy nie rozumiałem, dlaczego utrudniają życie sobie i swoim czytelnikom. Tutaj, podobnie jak w przypadku języka - możesz wymyślić swój własny, wyjątkowy język, ale nikt poza Tobą go nie zrozumie. A jeśli okaże się, że jest podobny do istniejących, może pojawić się również zamieszanie. Albo zostaniesz uznany za analfabetę, ponieważ nie używasz interpunkcji, odmów słów itp. zgodnie z regułami znanych języków. Tak też jest z notacjami – istnieją już ugruntowane, znane ludziom i, co ważne, intuicyjne zapisy. Dlatego stały się popularne, ponieważ w procesie ich tworzenia i udoskonalania były nieustannie testowane pod kątem prostoty, jednoznaczności i wygody. Jeśli użyjesz gotowych notacji, zostaniesz zrozumiany, uznany za eksperta, a same zasady notacji uchronią Cię przed błędami logicznymi. Osobiście polecam IDEF3 i BPMN 2.0.
• Wszyscy uczestnicy procesu biznesowego muszą być uwzględnieni i bezpośrednio wskazani. I trzeba to zrobić bez używania przypisów z numeracją, komentarzy w obiektach linii Swimm (specjalne przypisy) itp. Fani często „grzeszą” tym, aby tworzyć własne projekty zamiast korzystać z gotowych notacji. Gdzieś ich nazwiska nie pasują, gdzieś myślą, że długa nazwa w treści procesu biznesowego będzie niewygodna. W efekcie albo trzeba szukać w przypisach, o kim konkretnie mówią, albo twórcy takich procesów biznesowych po prostu zapominają wskazać jednego z uczestników.
• Przyjazny dla użytkownika opis. Najważniejsze jest to, aby Twój konsument, który będzie czytał ten zapis, szybko i najlepiej, nawet bez Twoich wyjaśnień, zrozumiał opis procesu biznesowego.

Wszystko inne zależy tylko od Ciebie i konsumenta opisu procesu biznesowego. Jeśli naprawdę lubisz używać różnych kolorów (dla strzałek lub przedmiotów), myślę, że jest to całkiem do przyjęcia. Możesz także tworzyć notacje nie tylko w zaproponowanych przeze mnie narzędziach, ale w dowolnym dogodnym dla Ciebie środowisku. Jeśli zapis jest zgodny z powyższymi zasadami i jest zrozumiały dla Twojego konsumenta, stworzyłeś dokładnie to, czego potrzebujesz. I to jest tak naprawdę opis procesu biznesowego, profesjonalnego i optymalnego do pracy.

Powszechne mity i nieporozumienia

Nie „wynajduj koła na nowo”! Nie musisz wymyślać własnych notacji.

Często zamiast studiować cechy istniejących notacji, ludzie rysują wykresy w dowolnych formach w różnych programach graficznych.

Nie polecam tego robić. Po pierwsze, korzystając z gotowych narzędzi, nie trzeba wymyślać własnych oznaczeń i standardów. Wszystko było przemyślane od dawna. Jednocześnie standardowe zapisy są naprawdę intuicyjne, odczytywane w sposób jednoznaczny i znane wielu osobom. Po drugie, gotowe systemy (IDEF3, BPMN 2.0 itp.) mają dobrze rozwiniętą metodologię i surowe ograniczenia. Mogą być postrzegane jako język programowania i środowisko pracy z tym językiem. Tutaj po prostu nie będziesz w stanie popełnić wielu błędów, uchronią Cię przed tym standardy składni i samo środowisko (ograniczenia w edytorze, automatyczne sprawdzanie).

Nie myl opisów procesów biznesowych firmy z procesami biznesowymi systemów IT.

W wielu zautomatyzowanych systemach, na przykład 1C lub Zoho CRM, istnieją własne podmioty zwane „procesami biznesowymi”. Ale te podmioty nie mają nic wspólnego z procesami biznesowymi opisanymi w tym artykule. Potraktuj je jako „homonimy”, tj. terminy brzmią podobnie, ale w naszym przypadku jest to opis pracy firmy, a w systemach informatycznych jest to nazwa zespołu funkcji i raportów.

Powszechny błąd: proces biznesowy z konieczności przynosi wartość (zysk).

Słyszałem nawet od znanych prelegentów, że procesy biznesowe powinny być opłacalne. Co więcej, widziałem nawet „analizę błędów” przy tworzeniu procesu biznesowego, w której dużą wagę przywiązuje się do tego, że 70% działań nie ma żadnej wartości.

W rzeczywistości procesy biznesowe są inne. Rezultatem niektórych będzie rzeczywiście zysk, na przykład sprzedaż bezpośrednia. W innych przypadkach trudno mówić o nabywaniu wartości iw ogóle o ocenie działań z tego punktu widzenia. Na przykład, jak możesz oszacować wartość procesu biznesowego wysyłki towarów lub generowania i wysyłania deklaracji podatkowych?

Uważam, że proces biznesowy niekoniecznie przynosi jakąkolwiek wartość, jeśli rozumiemy go jako bezpośredni zysk dla firmy. Wprowadzenie podejścia procesowego i realizacja procesów biznesowych nastawione są bardziej na coś innego – na zachowanie wartości, tj. uzyskanie większej wydajności przy tych samych kosztach.

Czy można stworzyć idealny proces biznesowy – kiedy należy przestać?

Nie. Proces biznesowy powinien być prosty, zrozumiały, wygodny, czytelny. Ale to nigdy nie będzie idealne.

Kiedy zaczynałem pracę, zawsze wydawało mi się, że nie pracuję nad czymś, gdzieś można było to zrobić lepiej. I często klienci prosili mnie o uszczegółowienie i opisanie bardziej szczegółowo tego lub innego procesu. I również uważałem to za swoją wadę.

W rzeczywistości, w oparciu o wszystkie powyższe, modelowanie procesów biznesowych jest pewnego rodzaju założeniem, procesem twórczym. Z drugiej strony, kiedyś nawet nie wiedziałem, co odpowiedzieć na prośby o opisanie więcej „tego” i „tam”. Ale z biegiem czasu zdałem sobie sprawę, że modelowanie biznesowe to nie tylko kreatywność, ale rodzaj dialektycznego procesu. A samo stworzenie procesu biznesowego zawsze będzie miało swoją własną negację. Tutaj naprawdę warto podejść do zagadnienia z filozoficznego punktu widzenia. A tworząc proces biznesowy, musimy pamiętać, że nie możemy objąć wszystkiego na raz, dlatego zawsze będzie on niedoskonały. Ale jednocześnie już w tym kładziemy to, co ulepszymy w przyszłości. Warto podejść do tego po prostu jako do faktu.

Twój proces biznesowy musi rozwiązać zadanie, odpowiedzieć na pytanie, które jest rozważane w ramach projektu. Wszystko inne jest kwestią przyszłej możliwej współpracy. Właśnie w ten sposób warto wytłumaczyć klientom, dlaczego nie wyszczególnia się niektórych procesów lub nie rysuje innego procesu biznesowego związanego z omawianym.

Diagram procesów biznesowych odzwierciedla jego istotę i mechanizm działania. Samo stworzenie obwodu nie jest bardzo trudne. Wystarczy zrozumieć, na jakie pytania powinien odpowiedzieć schemat, a następnie postępować zgodnie z algorytmem tworzenia. Jeśli nie możesz się doczekać rozpoczęcia tworzenia modeli lub nie wiesz od czego zacząć, ten artykuł jest dla Ciebie.

Przypominam, że przed przystąpieniem do opisu procesów biznesowych jest to konieczne. firmy to platforma na początek.

Algorytm, który tutaj przedstawiam, przyda się tym, którzy dopiero zamierzają opisywać procesy biznesowe. Dla tych, którzy zostali przeze mnie przeszkoleni, artykuł będzie doskonałym powtórzeniem tego, co zostało przekazane))))

Diagram procesów biznesowych – instrukcje dla niecierpliwych

1 - Zdefiniuj granice procesu

Każdy proces biznesowy zaczyna się i kończy wydarzeniem. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zaznaczenie wydarzeń początkowych i końcowych.

2 - Narysuj główne bloki procesu

Ułóż główne bloki (podprocesy, operacje) w kolejności ich wykonywania.

Nie komplikuj schematu na tym etapie. Wyświetlaj bloki tak, jakby proces przebiegał idealnie.

3 - Dodaj widelce i inne wydarzenia

A teraz czas trochę skomplikować sprawy. Dodaj główne opcje rozwoju procesu i główne zdarzenia pośrednie. Uzupełnij diagram o brakujące operacje.

4 - Wyznacz role uczestników procesu

W procesach biznesowych nie ma stanowisk ani konkretnych pracowników. Zamiast tego używane jest pojęcie „roli”. Jeden pracownik może pełnić wiele ról. Jedną rolę może pełnić wielu pracowników. Stanowisko składa się z zestawu ról.

W razie potrzeby dodaj brakujące operacje.

5 - Umieść dokumenty na diagramie

Dokument niekoniecznie musi być papierem urzędowym z siedmioma podpisami. Z punktu widzenia zarządzania procesami biznesowymi dokumentem jest informacja na dowolnym nośniku informacji. E-mail, raport, prezentacja, SMS - to wszystko są dokumenty.

Czasami konieczne jest wyeksponowanie produktów pośrednich. Są to półfabrykaty, półprodukty lub po prostu ważne części pracy, które przechodzą z jednego bloku procesu do drugiego. Dodaj je na tym etapie. Koniecznie.

6 - Dodaj używane programy i bazy danych

Proces powinien odzwierciedlać, z jakich programów i baz danych korzysta.

7 - Rozmieść narzędzia i materiały

Jeśli w procesie wykorzystywane są narzędzia i/lub materiały, to również powinno to zostać wyświetlone. Główne punkty można zidentyfikować na diagramie procesu biznesowego. Szczegółowy opis najlepiej podać w komentarzach i specjalnych sekcjach opisu. Świetną opcją jest sporządzenie schematu skoncentrowanego w szczególności na wykorzystaniu narzędzi i materiałów. W takim schemacie nacisk kładzie się nie na przepływ pracy, ale na to, w jaki sposób, w jakiej ilości i jakie materiały są wykorzystywane w procesie biznesowym.

8 - Zdefiniuj wskaźniki wydajności w procesie biznesowym

Umieść na diagramie procesów biznesowych wskaźniki wydajności, które są brane pod uwagę w systemie w taki czy inny sposób.

9 - Powiąż otrzymany schemat z innymi procesami

Każdy proces biznesowy jest tylko częścią większego systemu. Wszystkie procesy są ze sobą połączone. Zasadniczo łącze jest czymś, co proces wymienia z innymi procesami. Pamiętaj, że musisz określić procesy, z którymi powiązany jest bieżący proces, a także co wymieniają.

Powiązanie procesu biznesowego z innymi procesami

10 - Sprawdź wynikowy model procesu biznesowego

W zasadzie schemat jest gotowy. Diagram procesu biznesowego powinien odpowiadać na następujące pytania:

• Gdzie zaczyna się i kończy proces biznesowy?
• Jakie procesy to obejmuje? Co jest wymieniane?
• Jakie operacje są wykonywane? W jakiej kolejności?
• Kto wykonuje czynności w procesie?
• Jakie dokumenty są używane i pojawiają się w procesie? W jakich operacjach są używane/pojawiane te dokumenty?
• Jakie narzędzia, materiały, oprogramowanie i bazy danych są wykorzystywane w procesie iw jakich operacjach?
• Jakie wskaźniki wydajności i gdzie dokładnie są zapisywane w procesie biznesowym?

Dobrze przygotowany schemat powinien być łatwy do zrozumienia i wystarczająco informacyjny.
Diagram procesów biznesowych powinien być zrozumiały dla „człowieka z ulicy”.
Diagram procesów biznesowych na etapie opisu powinien odzwierciedlać, jak proces przebiega w rzeczywistości.

Ten algorytm pozwoli Ci w prosty i szybki sposób opisać niezbędne procesy biznesowe. Następnie omówię szczegółowo opis procesów biznesowych. Pozostać w kontakcie.

A jednak umysł ludzki na próżno próbował go pojąć przez ponad 2000 lat, podczas gdy z drugiej strony odniósł sukces, przynajmniej w przybliżeniu, w analizie znacznie bardziej znaczących i złożonych form. Dlaczego? Ponieważ rozwinięte ciało jest łatwiejsze do zbadania niż komórka ciała. Ponadto przy analizie form ekonomicznych nie można używać mikroskopu ani odczynników chemicznych. Oba muszą zostać zastąpione mocą abstrakcji.

Karola Marksa. Kapitał. Tom 1. Przedmowa do pierwszego wydania.

O procesach biznesowych mówi się bardzo dużo i często głównie w związku z automatyzacją biznesu. Terminu tego używam również w swoich artykułach dotyczących systemów CRM, ERP, pracy z notacjami BPMN, IDEF0 i innych narzędzi, które mogą być potrzebne w pracy konsultanta biznesowego i wdrażaniu systemów automatyzacji. Jednocześnie nie znalazłem w Runecie zrozumiałej i szczegółowej definicji terminu „proces biznesowy”.

Wielu autorów używa go „domyślnie” jako terminu „intuicyjny” bez dekodowania lub ogólnie wprowadza dodatkowe zamieszanie przy użyciu alternatywnej terminologii, np. piszą „podmiot biznesowy” zamiast procesu biznesowego itp.

W tym artykule postanowiłem opowiedzieć o tym, czym jest proces biznesowy, opowiedzieć o historii powstania tego pojęcia oraz o tym, gdzie można i należy go zastosować. Zagadnieniu procesów biznesowych planuję również poświęcić kolejny artykuł, w którym opowiem jak prawidłowo korzystać z procesów biznesowych.

Definicja procesu biznesowego

Jaka jest więc różnica między procesem biznesowym a funkcją, a nawet zwykłym procesem? Jaka jest różnica między tymi terminami? Doszedłem do następującego wniosku:

Proces biznesowy to logiczna sekwencja działań osoby (lub kilku osób) w zespole. Celem opisu procesu biznesowego jest analiza i regulacja określonych działań w zespole.

Dlaczego kładę szczególny nacisk na ludzi i zespół:

1. Proces biznesowy zawsze odbywa się z udziałem człowieka. Jeśli działania są wykonywane przez automatyczny system lub program, nie jest to już proces biznesowy, ale proces technologiczny lub specyfikacja. I wtedy wchodzą w życie nieco inne standardy, sposoby opisu i cechy implementacji.
2. W proces biznesowy zawsze zaangażowanych jest kilka osób, jawnie lub niejawnie. Nawet jeśli dana osoba pracuje sama (na przykład pisarz), nadal ma klientów (agencje wydawnicze) i konsumentów (czytelników). Ponadto sprzedawca nie pracuje w „próżni” - ma dostawców i nabywców produktów, a wszystkie te osoby są również w taki czy inny sposób zaangażowane w proces biznesowy.

Dlaczego piszę o zespole, a nie o strukturze handlowej czy firmie? Ponieważ pojęcie procesu biznesowego można wykorzystać, w tym dla organizacji non-profit. Może to być organizacja charytatywna, karetka pogotowia odwiedzająca pacjenta, a nawet zorganizowanie przyjęcia bez żadnej sprzedaży ani zysku. Jednocześnie możliwe jest również opisanie procesu biznesowego, ponieważ mamy ludzi, którzy wykonują pewne czynności w celu uzyskania określonego rezultatu.

Opis procesu biznesowego

Ważne jest również zdefiniowanie opisu procesu biznesowego:

Opis procesu biznesowego to opis sekwencji działań pracowników podczas wykonywania określonych czynności w formie graficznej i tekstowej w celu uregulowania działań w zespole, analizy i optymalizacji ich kolejności.

I tutaj trzeba zrozumieć, że proces biznesowy bez opisu nie istnieje. Dopiero w procesie opisu pojawia się proces biznesowy, tj. niemożliwe jest zrealizowanie jednego bez drugiego.
Jednocześnie wszystkie działania, które są opisane w procesie biznesowym muszą być logiczne, ich kolejność musi prowadzić do pewnego wcześniej ustalonego celu.

Opis procesów biznesowych to praca twórcza. Nawet jeśli opisujesz „co jest”, niektóre nieścisłości są nadal dozwolone, rogi są „wygładzane”, niektóre działania są pomijane dla ułatwienia percepcji. A jeśli jest opisane „co powinno być”, to na bazie istniejącego powstaje coś nowego. Jednocześnie analityk biznesowy wciąż jest ograniczony ścisłymi limitami – regułami, składnią, ograniczeniami logicznymi.

Osobiście porównuję tworzenie nowego procesu biznesowego z balansowaniem na cienkiej nitce harmonijnym połączeniem kreatywności, sztuki i ścisłej matematyki.

Jednocześnie musisz zrozumieć, że żaden proces biznesowy nie może być doskonały i w 100% odpowiadać rzeczywistości. Zawsze jest miejsce na pewne uproszczenia i założenia, gdzieś w realizacji nawet najbardziej rygorystycznych przepisów czynnik ludzki sam się dopasowuje.

Ponadto, jak wiadomo, w każdym nowym podmiocie zawsze istnieje możliwość dalszego doskonalenia. A tworzenie procesów biznesowych również potwierdza tę tezę filozoficzną. Bez względu na to, jak bardzo starasz się idealnie opisać proces biznesowy, wciąż jest w nim coś, co można poprawić teraz lub w przyszłości.

I tutaj bardzo ważne jest z jednej strony, aby samemu zatrzymać się w czasie, ponieważ zaktualizowane procesy biznesowe będą wdrażane przez prawdziwych ludzi, którzy są przyzwyczajeni do pracy „w starym stylu” i trzeba liczyć się z ich bezwładnością myślenia i stopnia uczenia się. Również automatyzacja, która zwykle jest zawarta w modernizacji procesów biznesowych, wymaga pewnych inwestycji. I tu trzeba wyjść z prawdziwych możliwości klienta.

Konsultant biznesowy musi sam to wszystko jasno zrozumieć, wiedzieć gdzie i na jakim poziomie założeń uprościł opis procesu biznesowego, a gdzie zdecydował się odłożyć niektóre decyzje na przyszłość z przyczyn obiektywnych (finanse, czynnik ludzki). I musisz być w stanie wyjaśnić to wszystko prosto i jasno szefowi firmy.

Główna różnica między procesem biznesowym a technologicznym polega na tym, że w procesie technologicznym na wyjściu oczekiwany jest jeden, całkiem określony wynik. Na przykład, jeśli mówimy o produkcji, to wyjściem powinny być produkty o określonych parametrach.

Oczywiście nawet w procesie technologicznym istnieje możliwość zawarcia małżeństwa, ale nie jedna z naturalnych opcji, ale konsekwencje naruszenia procesu technologicznego. Natomiast w procesie biznesowym wynik „wyjściowy” może się różnić w zależności od spełnienia określonych warunków w „ciale” procesu biznesowego, który został przeprowadzony bez naruszeń i niepowodzeń.

Dla jasności opis procesu technologicznego może wyglądać tak:

1. Bierzemy przedmiot A;
2. Łączymy go z obrabianym przedmiotem B;
3. Przetwarzamy pod parametrami C;
4. Poznajemy szczegóły.

Wszystko jest jednoznaczne i nie są dostarczane żadne warunkowe „widły”.

W procesie biznesowym następującą sytuację uważa się za całkiem normalną:

1. Otrzymujemy dane wejściowe A:
   • Jeśli dane spełniają warunek B, przejdź do sekwencji działań C;
   • Jeśli dane spełniają warunek D, wykonaj czynności E.
2. Wynik jest przekazywany do wyjścia.

Tych. już w algorytmie procesu podawane są możliwe warunki i różne działania, w zależności od danych początkowych lub pośrednich.

Historia terminu

Niejednokrotnie czytałem informację, że notacja procesów biznesowych IDEF0 pojawiła się prawie w połowie XIX wieku. Bardziej realistyczni autorzy piszą o okresie II wojny światowej. Ale oni też się mylą.

Na przykład, kiedy pisałem artykuł o IDEF0, niektórzy czytelnicy przytaczali przykłady niektórych instrukcji z ministerstw i departamentów z czasów I wojny światowej lub nawet wcześniej jako przykłady notacji, a diagramy i wizualne przedstawienia operacji wojskowych były omawiane jako wyświetlacz graficzny. Ale to wszystko nie jest opisem procesu biznesowego. Wszystkie powyższe można nazwać metodami, demonstracją wizualną, instrukcjami, ale nie można ich nazwać notacjami.

Notacje to nowoczesna koncepcja, ponadto notacje to coś, co jest ugruntowane, ustandaryzowane, tj. zestaw poleceń i notacji używanych przez wiele osób, a nie tylko jedną lub dwie organizacje. Możesz wymyślić własny, specjalny język do opisu procesów biznesowych lub np. programowania. Ale dopóki nie dostanie się „stopu” w masowym użyciu, sprzeczności, niejednoznacznych interpretacji i innych niedociągnięć nie zostaną zidentyfikowane i wyeliminowane, dopóki nie stanie się ustalonym i znanym standardem dla ludzi, nie można go nazwać notacją. Więcej o notacjach napiszę później. Wróćmy teraz do kwestii pojawienia się terminu „proces biznesowy”.

W rzeczywistości opis procesów biznesowych i notacja BPMN pojawiły się w latach 70. XX wieku, kiedy systemy informatyczne zaczęły być wszędzie stosowane. Zarówno sam termin, jak i zapisy były pierwotnie potrzebne właśnie do rozwoju systemów informatycznych.

Faktem jest, że po rozpoczęciu użytkowania systemów informatycznych złożoność organizacji pracy ludzi w organizacjach wzrosła wielokrotnie. Ponadto maszyny nie rozumieją abstrakcji, wymagają ścisłego algorytmu oraz określonej kolejności wprowadzania i przetwarzania informacji. Jeśli przed rozpoczęciem automatyzacji, kiedy informacje przekazywane były bezpośrednio od osoby do osoby, problem wzajemnego zrozumienia znajdował się na poziomie komunikacji międzyludzkiej, to teraz istnieje potrzeba jego ścisłego uregulowania.

W rezultacie konieczne było stworzenie opisów stanowisk nie tylko osób w organizacji, ale także ich interakcji z systemami informatycznymi. A tutaj zabrakło notacji tekstowych (instrukcji), gdzie wszystkie opisy były w formie tekstowej, okazały się nieistotne i niewygodne. Właściwie istniała potrzeba standaryzacji, aby stworzyć specjalny język poleceń i jednoznaczną sekwencję działań. Co więcej, w przeciwieństwie do języków maszynowych, te notacje powinny stać się równie wygodne do tłumaczenia na kod maszynowy, jak i dla ludzkiej percepcji.

Pierwsze wypracowane metodologicznie notacje procesów biznesowych (a będę mówić o notacjach wypracowanych metodologicznie, np. IDEF3 ***) pojawiły się w armii amerykańskiej. Powód jest oczywisty – już wtedy wojsko w Stanach Zjednoczonych stosowało automatyzację za pomocą połączeń zdalnych, czyli m.in. ten sam system, który później stał się Internetem. A przy takim poziomie zastosowania systemów informatycznych, potrzeba notacji procesów biznesowych była szczególnie istotna.

*** Na temat notacji wypracowanych metodologicznie chcę też powiedzieć kilka słów. Dlaczego przytoczyłem IDEF3 jako przykład: Nie widziałem jeszcze bardziej rozwiniętego metodologicznie systemu opisu procesów biznesowych. Nawet BPMN 2.0 jest wciąż rozwijany i udoskonalany. A jeśli przeczytasz angielski opis IDEF3 (nie widziałem jeszcze tłumaczenia na rosyjski), będziesz mógł również docenić głębię jego rozwoju.

Bardzo szybko metodologia i zapisy zyskały ogromną popularność w środowisku biznesowym.
Notacje umożliwiły uzyskanie narzędzia do opisu interakcji ludzi i cyfrowych systemów informacyjnych.

Z ich pomocą udało się zoptymalizować biznes, m.in. uzyskać lepszą wydajność przy tych samych kosztach.

Szczególnym zainteresowaniem biznesu cieszyła się możliwość optymalizacji. Jak wiesz, aby coś ulepszyć, musisz jasno zrozumieć, co masz i co chcesz od tego zmienić. A zapisy graficzne wyraźnie pokazywały obie sytuacje – punkt wyjścia i pożądany rezultat, a także obszary najbardziej problematyczne. Na podstawie tych danych znacznie łatwiej było wybrać optymalną ścieżkę rozwiązania i zasymulować najlepszą opcję modernizacji niż bez tak wygodnych narzędzi.

Wtedy pojawiły się koncepcje procesów biznesowych i notacje procesów biznesowych, dwie nierozerwalnie ze sobą powiązane koncepcje.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że nie ma na przykład oddzielnego „procesu biznesowego sprzedaży”. Istnieje proces sprzedaży, który stanie się procesem biznesowym, jeśli zostanie opisany za pomocą notacji. Tych. bez opisu w notacji procesu biznesowego zajmujesz się sprzedażą, nikt tego nie kwestionuje. Ale chociaż nie ma jednoznacznego i jednoznacznego opisu, Twoja sprzedaż jest pod pewnymi względami zjawiskiem spontanicznym. I staną się procesem biznesowym dopiero po ich opisie w ramach notacji i realizacji tego opisu w praktyce.

Sprzedaż to najprostszy i najbardziej oczywisty przykład. Każdy z nas w roli kupującego, a wielu z nas w roli sprzedawcy, zna ten proces. A wszyscy wiemy, że nawet ta sama osoba w różnych sytuacjach (dla różnych produktów, różnych kupujących, przy różnej pogodzie i ogólnie w zależności od nastroju) będzie sprzedawać się nieco inaczej. Ale jeśli opiszesz i jasno uregulujesz pewien proces biznesowy, to bez względu na to, jaką stopę sprzedawca wstał rano, proces sprzedaży będzie w pewien sposób ustandaryzowany, ograniczony do pewnych limitów, a co za tym idzie, bardziej stabilny.

Po co modelować (opisywać) procesy biznesowe

Jak już nie raz pisałem, pracuję głównie z małymi i średnimi firmami, gdzie świadczę szeroki zakres usług - od identyfikacji problemów i wąskich gardeł w pracy firmy po wdrażanie zaproponowanych przeze mnie rozwiązań na poziomie produktów software'owych i automatyzacji systemy.

Modelowanie procesów biznesowych pomaga rozwiązać dwa problemy jednocześnie:

• Studium biznesowe. Graficzna reprezentacja w postaci diagramów, tj. modelowanie procesów biznesowych pozwala szybko zrozumieć cechy firmy i zidentyfikować możliwe wąskie gardła.
• Zapewnienie widoczności. Jak wiecie, „jeden obraz wart jest tysiąca słów”. Dlatego schematyczne przedstawienie pracy firmy pomaga menedżerowi i właścicielowi firmy znacznie szybciej zrozumieć istotę problemu i ocenić proponowane rozwiązania. W pracy doradcy biznesowego (nawiasem mówiąc, a także specjalisty ds. wdrażania oprogramowania) bardzo ważne jest, aby klient rozumiał wszystkie zalety rozwiązania. Informacja zwrotna jest nie mniej ważna - menedżer na schemacie będzie mógł dostrzec pewne niedociągnięcia nawet na etapie omawiania projektu, a wdrożenie obejdzie się bez dodatkowych trudności i wprowadzania zmian w projekcie „w biegu”.

A połączenie studiowania historii pojawienia się terminu z moim osobistym doświadczeniem daje następującą definicję:

Procesy biznesowe są wymagane do przedstawiania złożonych informacji w łatwej do zrozumienia formie do badania i podejmowania decyzji.

Wyobraź sobie typową firmę z różnymi działami: księgowością, zasobami ludzkimi, sprzedażą, magazynem, spedycją, produkcją i tak dalej. Przede wszystkim jedna osoba – szef biznesu. Fizycznie nie może zrozumieć wszystkich rodzajów procesów biznesowych na poziomie eksperckim. Dlatego zatrudniają różnych specjalistów. Ale musi tym wszystkim skutecznie zarządzać, aw niektórych przypadkach modernizować.

Tu właśnie pojawiają się procesy biznesowe. Jednocześnie pewne rodzaje działalności człowieka w firmie są opisane w notacjach graficznych i przedstawione w formie, która pomaga kierownictwu dokładnie zrozumieć, jak na każdym etapie wykonywana jest praca, a co można tu poprawić. Jednocześnie szef firmy nie musi mieć wysoko wykwalifikowanego specjalisty o określonym profilu.

Oczywiście na tym poziomie nie można obejść się bez utraty informacji. Nie da się opisać za pomocą zapisu graficznego wszystkich niuansów i szczegółów pracy każdego pracownika. Ale te straty informacji okazują się nieistotne dla ogólnego zrozumienia procesów i podjęcia decyzji.

Jak opisywać procesy biznesowe

Aby uzyskać opis faktycznie działających procesów biznesowych, wystarczy dokładnie przestudiować kolejność działań każdego pracownika. Tych. uzyskanie informacji o danych przychodzących jest niezbędne do uruchomienia określonego procesu, wychodzących – tj. wynik działań pracownika, a także krok po kroku napraw wymagane działania.

Po zebraniu wszystkich informacji należy je przetłumaczyć na notację graficzną. W tym miejscu warto zrozumieć, że to właśnie zapisy graficzne są uważane za „dobrą formę” przy tworzeniu opisów procesów biznesowych. Sam możesz skomponować notację, jak chcesz, istnieją również opcje tekstowe dla opisów i są używane na przykład przez niektórych programistów. Ale jeśli piszesz notatkę, którą przeczytają inni ludzie, niezależnie od tego, czy jest to programista, czy dyrektor firmy, wybierz grafikę.

Powód tej decyzji jest prosty: informacje są lepiej odbierane w formie graficznej. Jeśli zaoferujesz komuś „ścianę tekstu”, zajmie mu dużo czasu i wysiłku, aby dowiedzieć się, o czym w ogóle mówisz. A pokrycie całego zadania w tym przypadku jest prawie niemożliwe. Inna sprawa to diagramy graficzne – tutaj można badać procesy biznesowe na różnych poziomach szczegółowości, a każdy może szybko „spojrzeć na ogólny widok” diagramu graficznego.

1. Zbieramy uczestników procesu (pracowników);
2. Zbieramy napływające informacje niezbędne i wystarczające do rozpoczęcia procesu;
3. Zbieramy używane systemy. Może to być system księgowy, CRM, e-mail, arkusze kalkulacyjne Excel itp. Wszystko, co jest faktycznie wykorzystane w pracy, musi być zarejestrowane.
4. Definiujemy oczekiwany rezultat – co stanie się na końcu procesu.
5. Zbieramy sekwencję działań, które wykonuje dana osoba.
6. Izolujemy warunki. W zależności od różnych danych wejściowych i wyników pośrednich działania mogą być różne.
7. Wszystkie zebrane informacje opisujemy w formie graficznej w wygodnej notacji (IDEF3, BPMN 2.0 itp.).

Zasady opisu procesów biznesowych

Wyżej dużo mówiłem o kreatywnym podejściu, o możliwościach włączenia warunków i opcji działania w opisie procesów biznesowych. W rezultacie może się wydawać, że każdy opis działań danej osoby „w pracy” można uznać za opis procesu biznesowego. W rzeczywistości istnieją ścisłe ramy i reguły, które określają, czy listę działań można nazwać opisem procesu biznesowego (w formie graficznej lub tekstowej), czy nie:

• Kompletność. Proces biznesowy musi jasno odpowiadać na stojące przed nim pytanie. Jeśli mówimy o procesie sprzedaży określonego produktu lub usługi, to proces biznesowy musi w pełni opisywać działania niezbędne do uzyskania określonego rezultatu, a zwieńczenie właśnie takim wynikiem (przy pewnych założeniach, o których wspomniałem powyżej).
• Zwięzłość. Proces biznesowy musi łączyć wystarczalność, tj. opisz wszystkie niezbędne kroki i działania, będąc jednocześnie jak najbardziej zwięzłymi, aby ułatwić percepcję. Osobiście wymyśliłem sobie „zasadę 15 minut” – jeśli w tym czasie potrafię wytłumaczyć przedstawiony proces biznesowy kierownictwu firmy, to można go pokazać klientowi. Okazuje się szybciej – super, zajmuje to więcej czasu i słów – trzeba pomyśleć o tym, co można skrócić i uprościć.
  Kiedyś osobiście widziałem graficzny opis procesu biznesowego, wykonany na arkuszu o długości 2 metrów (i odpowiedniej szerokości). Nawet samo rozważenie tego i zrozumienie, dokąd prowadzi strzała, jest niezwykle trudne. A jak to wytłumaczyć klientowi, osobiście nie wyobrażam sobie.
  Pamiętaj, że dana osoba postrzega określoną wizualnie ilość informacji, ograniczoną między innymi określoną wielkością kartki lub ekranu (wynika to ze specyfiki widzenia), a także liczbą elementów (możliwości mózgu są również ograniczony). Klient zrozumie prosty i zwięzły proces biznesowy, po prostu „obejmując” schemat jednym spojrzeniem. Skomplikowane i przesycone szczegółami, będziesz musiał uczyć się przez ponad godzinę, aby zrozumieć, co jest tam wyświetlane. Najprawdopodobniej szef firmy, który nie jest ekspertem w pracy poszczególnych działów, a także ma ograniczoną ilość wolnego czasu, po prostu nie przestudiuje tak złożonej struktury i nie zrozumie istoty nawet najbardziej korzystne oferty.
• Stosowanie ogólnie przyjętych notacji. Nie wymyślaj własnej notacji i zasad. Używaj notacji używanych na całym świecie. Widziałem w książkach niektórych autorów krajowych próby stworzenia własnej notacji. I szczerze mówiąc, nigdy nie rozumiałem, dlaczego utrudniają życie sobie i swoim czytelnikom. Tutaj, podobnie jak w przypadku języka - możesz wymyślić swój własny, wyjątkowy język, ale nikt poza Tobą go nie zrozumie. A jeśli okaże się, że jest podobny do istniejących, może pojawić się również zamieszanie. Albo zostaniesz uznany za analfabetę, ponieważ nie używasz interpunkcji, odmów słów itp. zgodnie z regułami znanych języków. Tak też jest z notacjami – istnieją już ugruntowane, znane ludziom i, co ważne, intuicyjne zapisy. Dlatego stały się popularne, ponieważ w procesie ich tworzenia i udoskonalania były nieustannie testowane pod kątem prostoty, jednoznaczności i wygody. Jeśli użyjesz gotowych notacji, zostaniesz zrozumiany, uznany za eksperta, a same zasady notacji uchronią Cię przed błędami logicznymi. Osobiście polecam IDEF3 i BPMN 2.0.
• Wszyscy uczestnicy procesu biznesowego muszą być uwzględnieni i bezpośrednio wskazani. I trzeba to zrobić bez używania przypisów z numeracją, komentarzy w obiektach linii Swimm (specjalne przypisy) itp. Fani często „grzeszą” tym, aby tworzyć własne projekty zamiast korzystać z gotowych notacji. Gdzieś ich nazwiska nie pasują, gdzieś myślą, że długa nazwa w treści procesu biznesowego będzie niewygodna. W efekcie albo trzeba szukać w przypisach, o kim konkretnie mówią, albo twórcy takich procesów biznesowych po prostu zapominają wskazać jednego z uczestników.
• Przyjazny dla użytkownika opis. Najważniejsze jest to, aby Twój konsument, który będzie czytał ten zapis, szybko i najlepiej, nawet bez Twoich wyjaśnień, zrozumiał opis procesu biznesowego.

Wszystko inne zależy tylko od Ciebie i konsumenta opisu procesu biznesowego. Jeśli naprawdę lubisz używać różnych kolorów (dla strzałek lub przedmiotów), myślę, że jest to całkiem do przyjęcia. Możesz także tworzyć notacje nie tylko w zaproponowanych przeze mnie narzędziach, ale w dowolnym dogodnym dla Ciebie środowisku. Jeśli zapis jest zgodny z powyższymi zasadami i jest zrozumiały dla Twojego konsumenta, stworzyłeś dokładnie to, czego potrzebujesz. I to jest tak naprawdę opis procesu biznesowego, profesjonalnego i optymalnego do pracy.

Powszechne mity i nieporozumienia

Nie „wynajduj koła na nowo”! Nie musisz wymyślać własnych notacji.

Często zamiast studiować cechy istniejących notacji, ludzie rysują wykresy w dowolnych formach w różnych programach graficznych.

Nie polecam tego robić. Po pierwsze, korzystając z gotowych narzędzi, nie trzeba wymyślać własnych oznaczeń i standardów. Wszystko było przemyślane od dawna. Jednocześnie standardowe zapisy są naprawdę intuicyjne, odczytywane w sposób jednoznaczny i znane wielu osobom. Po drugie, gotowe systemy (IDEF3, BPMN 2.0 itp.) mają dobrze rozwiniętą metodologię i surowe ograniczenia. Mogą być postrzegane jako język programowania i środowisko pracy z tym językiem. Tutaj po prostu nie będziesz w stanie popełnić wielu błędów, uchronią Cię przed tym standardy składni i samo środowisko (ograniczenia w edytorze, automatyczne sprawdzanie).

Nie myl opisów procesów biznesowych firmy z procesami biznesowymi systemów IT.

W wielu zautomatyzowanych systemach, na przykład 1C lub Zoho CRM, istnieją własne podmioty zwane „procesami biznesowymi”. Ale te podmioty nie mają nic wspólnego z procesami biznesowymi opisanymi w tym artykule. Potraktuj je jako „homonimy”, tj. terminy brzmią podobnie, ale w naszym przypadku jest to opis pracy firmy, a w systemach informatycznych jest to nazwa zespołu funkcji i raportów.

Powszechny błąd: proces biznesowy z konieczności przynosi wartość (zysk).

Słyszałem nawet od znanych prelegentów, że procesy biznesowe powinny być opłacalne. Co więcej, widziałem nawet „analizę błędów” przy tworzeniu procesu biznesowego, w której dużą wagę przywiązuje się do tego, że 70% działań nie ma żadnej wartości.

W rzeczywistości procesy biznesowe są inne. Rezultatem niektórych będzie rzeczywiście zysk, na przykład sprzedaż bezpośrednia. W innych przypadkach trudno mówić o nabywaniu wartości iw ogóle o ocenie działań z tego punktu widzenia. Na przykład, jak możesz oszacować wartość procesu biznesowego wysyłki towarów lub generowania i wysyłania deklaracji podatkowych?

Uważam, że proces biznesowy niekoniecznie przynosi jakąkolwiek wartość, jeśli rozumiemy go jako bezpośredni zysk dla firmy. Wprowadzenie podejścia procesowego i realizacja procesów biznesowych nastawione są bardziej na coś innego – na zachowanie wartości, tj. uzyskanie większej wydajności przy tych samych kosztach.

Czy można stworzyć idealny proces biznesowy – kiedy należy przestać?

Nie. Proces biznesowy powinien być prosty, zrozumiały, wygodny, czytelny. Ale to nigdy nie będzie idealne.

Kiedy zaczynałem pracę, zawsze wydawało mi się, że nie pracuję nad czymś, gdzieś można było to zrobić lepiej. I często klienci prosili mnie o uszczegółowienie i opisanie bardziej szczegółowo tego lub innego procesu. I również uważałem to za swoją wadę.

W rzeczywistości, w oparciu o wszystkie powyższe, modelowanie procesów biznesowych jest pewnego rodzaju założeniem, procesem twórczym. Z drugiej strony, kiedyś nawet nie wiedziałem, co odpowiedzieć na prośby o opisanie więcej „tego” i „tam”. Ale z biegiem czasu zdałem sobie sprawę, że modelowanie biznesowe to nie tylko kreatywność, ale rodzaj dialektycznego procesu. A samo stworzenie procesu biznesowego zawsze będzie miało swoją własną negację. Tutaj naprawdę warto podejść do zagadnienia z filozoficznego punktu widzenia. A tworząc proces biznesowy, musimy pamiętać, że nie możemy objąć wszystkiego na raz, dlatego zawsze będzie on niedoskonały. Ale jednocześnie już w tym kładziemy to, co ulepszymy w przyszłości. Warto podejść do tego po prostu jako do faktu.

Twój proces biznesowy musi rozwiązać zadanie, odpowiedzieć na pytanie, które jest rozważane w ramach projektu. Wszystko inne jest kwestią przyszłej możliwej współpracy. Właśnie w ten sposób warto wytłumaczyć klientom, dlaczego nie wyszczególnia się niektórych procesów lub nie rysuje innego procesu biznesowego związanego z omawianym.