Wysłanie pracownika w podróż służbową. Podróż służbowa i jej cechy

Podróż służbowa nie jest podróżą bezczynną, ale podróżą spowodowaną potrzebami produkcyjnymi lub biznesowymi. Dlatego pracownicy muszą rozumieć swoje cele i skutecznie wykonywać wszystkie zadania. Ponadto zwrot kosztów podróży i noclegów wymaga sporządzenia raportów. Każda osoba, której obowiązki zawodowe obejmują podróże służbowe, powinna mieć możliwość ich komponowania.

Co oznacza podróż służbowa?

Pracodawca zleca odesłanie pracownika do wykonania zadania w innym miejscu z miejsca pracy na określony czas, a pracownik zostaje wysłany do wykonania zadania - jest to dokładny opis podróży służbowej. Oznacza to, że taka podróż służbowa implikuje, że pracownik w określonym czasie wykona jakieś bardzo konkretne zadanie poza miejscem pracy. Jednocześnie za zakład pracy uważa się oddział (oddział, biuro), w którym pracownik firmy na co dzień wykonuje swoje obowiązki służbowe.

Jeśli obowiązki pracownika są wykonywane w drodze, nie są one uważane za podróż służbową. A także wyjazd do miejsca pracy to nie podróż służbowa na zasadzie rotacji... Ale wysłanie pracownika do wykonywania obowiązków w oddziale firmy lub oddziale w innym mieście będzie podróżą służbową. A dla pracowników pracujących zdalnie poza miejscem pracy pracodawcy (List Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 09.06.2017 nr 14-2 / ​​​​OOG-4733), a także pracowników domowych wykonujących pracę w domu, wycieczka do głowy biuro to podróż służbowa.

Praca zdalna wykonywana jest w miejscu innym niż organizacja pracodawcy. A Praca domowa przeprowadzone w ciągu stosunki pracy w domu, czyli jak przy wykonywaniu zdalnie, Miejsce pracy a siedziba nie jest taka sama.

Konsultant Plus

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Wysłanie pracownika na studia z firmy to także podróż służbowa.

Ważne jest, aby pracodawca zlecił wysłanie pracownika w podróż służbową na piśmie. W tym celu zwykle wydaje się zamówienie lub zamówienie. Równie ważne jest, aby relacja między pracownikiem a firmą była sformalizowana, tzn. pracownik był zatrudniony, a nie pracował na podstawie np. umowy o pracę. Jak długo pracownik będzie przebywał w podróży służbowej i co dokładnie tam będzie robił, zależy od treści zlecenia wyjazdowego.

Podróż służbowa różni się od podróży służbowej celami. Podróż służbowa polega na rozwiązaniu przez pracownika spraw związanych z pracą w innym miejscu niż stałe miejsce pracy. Na przykład musisz zawrzeć umowę z organizacją zlokalizowaną w innym mieście. Albo pracownik zostaje wysłany w celu naprawy sprzętu klienta lub konsultacji z firmą zewnętrzną. A jeśli pracownik zostanie wysłany do oddziału organizacji, aby wypełnić swoje obowiązki w pracy- to także podróż służbowa.

Z kolei podróż służbowa polega na wykonywaniu obowiązków służbowych przez pracownika w trakcie podróży. Na przykład eskortowanie ładunku na trasie, wykonywanie lotu autobusem wahadłowym to podróże służbowe.

Dla zwykłego kierowcy podróż do innego miasta będzie uważana za podróż służbową, a dla pasażera za podróż służbową

Co gwarantuje prawo pracy

Wysyłając współpracownika w podróż służbową, firma gwarantuje, że utrzyma on swoje stanowisko i wynagrodzenie. Podczas podróży służbowej pracownik otrzymuje wynagrodzenie średnie zarobki.

Pracownik wysłany w podróż służbową otrzyma zwrot kosztów podróży do miejsca docelowego, zakwaterowanie i wszystkie wydatki związane z mieszkaniem poza domem (dieta dzienna), a także inne wydatki dozwolone przez kierownictwo (na przykład usługi komunikacyjne). Przez cały okres podróży służbowej i czasu dojazdu (oraz wymuszonych opóźnień) pracownik zachowuje przeciętne zarobki zgodnie z harmonogramem ustalonym w stałym miejscu pracy. Chodzenie do pracy w weekendy i wakacje opłacane podczas podróży służbowej zgodnie z prawem.

Kogo wyślemy w podróż służbową?

Wybierając się w podróż służbową, warto sprawdzić samą możliwość wysłania konkretnego urzędnik... Rzeczywiście, nie możesz wysyłać kobiet w ciąży i osób poniżej 18 roku życia, nawet jeśli pracownicy się na to zgadzają. To prawda, że ​​ograniczenie to nie dotyczy osób wykonujących zawody kreatywne i sportowców (nawet poniżej 18 roku życia).

• kobiety z dziećmi poniżej 3 roku życia,
• kobiety z medycznymi zakazami podróżowania,
• rodzice samotnie wychowujący dziecko do 5 roku życia,
• pracownicy zagraniczni,
• osoby niepełnosprawne z medycznymi zakazami podróżowania.

Czy można odmówić podróży służbowej?

Pracownicy, którzy mogą zostać wysłani w celach służbowych za ich zgodą, mogą łatwo odmówić podróży, sporządzając notatkę (w dowolnej formie skierowaną do kierownika). Wszyscy inni pracownicy mogą być kierowani bez zainteresowania ich życzeniami.

Jeśli zajdzie potrzeba produkcji, każdy pracownik bez uwzględnienia zgody może zostać wysłany w podróż służbową. Z drugiej strony firma może mieć wewnętrzny regulamin podróży służbowych, w którym konieczne jest jasne opisanie sytuacji, kiedy i w jakich okolicznościach pracownik może odmówić wyjazdu służbowego.

Niektórzy pracownicy mogą zostać wysłani w podróż służbową tylko ze swoim pisemna zgoda pozostali zobowiązani są do wykonania odpowiedniego polecenia dyrekcji

Jak obliczyć czas trwania podróży służbowej

Czas trwania wyjazdu określają zadania wyznaczone przez kierownictwo, nie ma zaleceń dotyczących ustalenia terminu wyjazdu. Jest to konieczne do ustalenia kwoty, która jest przekazywana oddelegowanemu specjaliście. Nawiasem mówiąc, podróż służbowa może trwać jeden dzień.

Czas podróży jest uwzględniony w całkowitym czasie, ale istnieje kilka subtelności przy obliczaniu całkowitego czasu trwania. Czas odjazdu to czas odjazdu pojazdu, a czas przybycia to czas przybycia pojazdu do miejsca przeznaczenia. Oznacza to, że jeśli pociąg odjeżdża 31 stycznia o 23:35, to cały dzień 31 stycznia jest wliczony w okres podróży służbowej.

Lot z lotniska startuje 31 stycznia o godzinie 0:10, lotnisko znajduje się poza granicami miasta. Podróż służbowa rozpocznie się 30 stycznia, chociaż data na bilecie to 31.01, ponieważ pracownik musi jeszcze dojechać na lotnisko.

Jak zorganizować podróż służbową

Tak więc wysyłając pracownika w podróż służbową, musisz najpierw upewnić się, że może tam zostać wysłany: sprawdzamy, czy nie ma ograniczeń i zakazów, w razie potrzeby uzyskujemy zgodę na podróż służbową. Następnie wyliczamy czas trwania podróży służbowej, nie ma tu jasnych zaleceń, ale szefowie mają zdrowy rozsądek i z niego korzystamy.

Kolejnym krokiem jest sporządzenie zlecenia na podróż służbową, następnie zadanie do wykonania przez podróżującego, a także zaświadczenie o podróży służbowej. Na koniec podróży pracownik musi złożyć raport.

Warto zauważyć, że zaświadczenie z podróży służbowej, zlecenie pracy i sprawozdanie z wyników w 2018 roku zostały anulowane (Dekret Rządu nr 749 „O specyfice wysyłania pracowników w podróże służbowe” został znowelizowany przez ustawodawców jeszcze w 2014 roku, a zmiany weszły w życie w styczniu 2015 r.). Jednak korzystanie z tych dokumentów nie jest zabronione.

Zlecenie pracodawcy wysłania pracownika w podróż służbową

Dokumenty normatywne nie ograniczają pracodawcy w treści jego pisemnego zamówienia, dlatego też zamówienie może być napisane w dowolnej formie. Ważne jest, aby tekst zamówienia jasno określał:

• Nazwa pracodawcy,
• nazwisko, imię i patronimikę podróżnika,
• cel, miejsce, warunki podróży służbowej.

Zlecenie podpisuje kierownik organizacji lub osoba upoważniona do wysyłania w delegacje służbowe. Jeżeli pracownik wysyłany jest własnym lub innym konkretnym transportem, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w zleceniu. Po podpisaniu i wydaniu zlecenia podróżny musi zostać z nim zaznajomiony za pokwitowaniem.

Zlecenie wysłania w delegację podpisuje osoba upoważniona do wysłania w delegację

W razie potrzeby wydawane jest przypisanie usługi. Zadanie określa dokładnie, co należy zrobić (badanie maszyny, przeszkolenie personelu) oraz treść raportu. Pracownik zapoznaje się również z zadaniem pod podpisem.

Przydział pracy określa, kto jedzie, dokąd jedzie, na jak długo i w jakim celu

Emisja środków

Wysłany pracownik otrzymuje rekompensatę za dojazd do celu, wynajem noclegu oraz zakwaterowanie za cały okres.

Koszty utrzymania podczas podróży służbowej nazywane są dietami. Ich wartość uzależniona jest od czasu trwania wyjazdu oraz rzeczywistych wydatków. Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej określa maksymalną dzienną dietę za podróże służbowe w Rosji na 700 rubli, za granicą - 2500 rubli. Obliczenia diet może dokonać księgowy lub oddelegowany pracownik. Kosztorys jest podpisany Główny księgowy i kierownika, po czym pracownik otrzymuje zaliczkę.

Koszty pokrywane są za dojazd do miejsca prowadzenia działalności, przemieszczanie się między osadami, jeśli taki jest cel wyjazdu, wystawienie dokumentów podróży. A także wydatki na mieszkanie są opłacane, jeśli nie są dostarczane bezpłatnie. Płatności mieszkaniowe są również rekompensowane w przypadku wymuszonych opóźnień w drodze.

Jeśli podróż służbowa trwa jeden dzień, mieszkanie nie jest wymagane, a pieniądze nie są na to przeznaczone, ale jeśli musiałeś zostać ważne powody, wówczas koszty te są rekompensowane.

Możliwe są również inne wydatki, na przykład na usługi komunikacyjne, uzyskanie zagranicznego paszportu i wizy. Wydatki potwierdzane są dokumentami - biletami, dowodami wpłaty.

Śledzenie czasu pracy podróżującego

Czas pracy pracownika jest ewidencjonowany w karcie meldunkowej według formularza T-13: godziny przepracowane w dni delegacji nie są stemplowane, ale zaznaczony jest kod K. Formularz wypełniany jest na podstawie zlecenia za oddelegowanie pracownika.

Karta czasu pracy odzwierciedla koszty pracy pracowników delegowanych

Raport wstępny na koniec podróży służbowej

Po powrocie (w ciągu następnych trzech dni) pracownik składa do działu księgowości zaliczkowy raport wydatków. Możesz użyć formularza AO-1, ​​​​chyba że mówimy Agencja rządowa... W załączeniu do raportu:

• bilety podróżne;
• rachunki za usługi wynajmu mieszkań;
• czeki kasjerskie i tak dalej.

Jeśli gospodarz nie zapewnił zakwaterowania, a pracownik sam zadecydował o tym, to jako dowód kosztów można dołączyć umowę najmu i pokwitowanie opłaty za zakwaterowanie.

Wideo: niuanse rozliczania kosztów podróży

Zwrot niewykorzystanych środków do kasjera lub rekompensata za przekroczenia

Zgodnie z raportem zaliczkowym stanie się jasne, czy pracownik jest zobowiązany do zapłaty dodatkowo nieopłaconej i wydanej kwoty, czy też musi zwrócić niewykorzystaną zaliczkę. Jeśli wydana kwota nie zostanie w pełni wydana, to w określonym czasie pracownik zwraca pieniądze. Jeżeli miesiąc po upływie tego okresu kwota nie zostanie zwrócona, kierownik ma prawo potrącić ją z wynagrodzenia pracownika.

Przykłady dokumentowania podróży służbowej

Oddelegowaniu pracowników towarzyszy wykonanie całego spisu dokumentów, począwszy od zlecenia na kierunek, który notabene jest przechowywany przez 75 lat, aż po raport zaliczkowy. Pokażemy przykłady wypełniania niektórych najważniejszych dokumentów.

Dziennik podróży służbowych umożliwia organizowanie informacji o wszystkich podróżach. Nie ma na to standardowego formularza, jako przykład można posłużyć się dokumentem, którego wzór podano poniżej.

Dziennik rejestruje nazwiska pracowników, datę wyjazdu, organizację i miasto docelowe

Jeśli organizacja regularnie wysyła swoich pracowników do wykonywania zadań w innych miejscach pracy, sensowne jest sporządzenie harmonogramu podróży służbowych.

Plan podróży służbowych wypełniony jest częstymi podróżami służbowymi, pozwala na bieżąco śledzić cel podróży służbowych

W przedsiębiorstwach odbywających częste wyjazdy służbowe istotne jest opracowanie przepisów dotyczących wyjazdów służbowych. Sensowne jest przepisanie wszystkich niuansów wysyłania pracowników w podróże służbowe, a także wskazanie, w jakich okolicznościach można odmówić podróży, jakie dodatkowe koszty są kompensowane i w jakiej formie należy sporządzić raport.

Wideo: rejestracja podróży służbowej

Cechy projektu niektórych rodzajów podróży służbowych

Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową poza Rosję, to musi on zapłacić dietę dzienną, pokryć koszty związane z uzyskaniem zagranicznego paszportu i uzyskaniem wizy. Jeśli wycieczka jest jednodniowa, opłata za zakwaterowanie jest rekompensowana w ograniczonej wysokości.

Podróż służbowa na Daleką Północ niczym nie różni się od podróży służbowej po kraju. Pracownikowi przysługują te same gwarancje, obowiązuje ta sama procedura obliczania czasu trwania podróży służbowej i wypłaty diet.

Wyjazd służbowy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy realizowany jest w kolejności opisanej powyżej. W drugiej organizacji nieobecność w miejscu pracy formalizuje urlop na własny koszt.

Podróż służbowa transportem osobistym

Podróż do miejsca podróży służbowej transportem osobistym musi być pisemnie autoryzowana przez kierownictwo organizacji. Ten moment jest zwykle odnotowywany w zamówieniu. Ponieważ podróż odbyła się transportem osobistym, w celu zrekompensowania kosztów paliwa i smarów oraz napraw po powrocie należy złożyć notatkę do obsługi księgowej. W nim pracownik wskazuje okres pobytu w miejscu docelowym, załącza się tutaj list przewozowy lub arkusz trasy, faktury, paragony, paragony gotówkowe i inne dokumenty potwierdzające trasę.

Jeśli wziąłeś zwolnienie lekarskie podczas podróży służbowej

Jeśli podczas podróży służbowej zostało wydane zwolnienie lekarskie, wówczas w momencie choroby wypłacane są renty inwalidzkie, rekompensowane są koszty mieszkania (jeśli pracownik nie przebywał w szpitalu), a także diety dzienne.

Czy podróż służbową można przedłużyć lub odwołać?

Podróż służbową można przedłużyć, wystawiając nakaz przedłużenia wskazujący datę zakończenia podróży służbowej. Jest wysyłany do pracownika w miejscu prowadzenia działalności do przeglądu. Przy zleceniu przedłużenia podróży służbowej pracownik musi zapoznać się z podpisem, można to zrobić po jego powrocie. Przy przedłużaniu terminu należy wziąć pod uwagę, że możliwe jest wydłużenie czasu spędzonego w podróży służbowej dla niektórych kategorii pracowników tylko za ich pisemną zgodą. Są to ci sami pracownicy, których można wysłać za ich pisemną zgodą.

Podróż służbowa może zostać anulowana z wyprzedzeniem, jest to również wydawane w formie zamówienia.

Podróż służbowa może trwać jeden dzień lub kilka miesięcy. Jego czas trwania można wydłużyć lub odwrotnie. Podczas nieobecności pracownika jego stanowisko i wynagrodzenie są dla niego zachowane. Jeśli podczas podróży służbowej dana osoba korzysta ze zwolnienia chorobowego, wówczas w tym okresie otrzymuje rentę inwalidzką i rekompensuje wszystkie wydatki.

Zmieniła się procedura obsługi podróży służbowych. Co więcej, stało się to w dwóch etapach. Po pierwsze, rząd wydał uchwałę nr 1595 z dnia 29 grudnia 2014 r., na mocy której unieważnił certyfikaty podróży, zlecenia usług i raporty z podróży. Należy zauważyć, że zostało to zrobione zgodnie z paragrafem 10 sekcji IV działań mapy drogowej „Poprawa administracji podatkowej” (zatwierdzonej rozporządzeniem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 10.02.2014 nr 162-r). Kolejna Uchwała Rządu z dnia 29 lipca 2015 r. nr 771 skreśliła dzienniki delegowanych pracowników i doprecyzowała wykaz dokumentów potwierdzających termin wyjazdu służbowego. Jak, biorąc pod uwagę zmiany, zorganizować podróż służbową? Czy możesz nadal korzystać ze zwykłych formularzy dokumentów? A jak rozliczać koszty podróży w świetle nowych przepisów? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w naszym materiale.

Etapowo zmieniały się zasady obsługi podróży służbowych. Pierwszym dokumentem, który przyniósł kardynalne zmiany, jest Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 grudnia 2014 r. Nr 1595 (dalej - uchwała nr 1595). Wprowadził zmiany do rozporządzenia w sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróże służbowe, zatwierdzone. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z 13.10.2008 nr 749 „O specyfice wysyłania pracowników w podróże służbowe” oraz Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z 26.12.2005 nr 812, który reguluje tryb płatności dziennych świadczenia dla pracowników sektora budżetowego.

Uchwała nr 1595 znacząco zmieniła procedurę wydawania dokumentów podróży. Główną innowacją, która pozwala zaoszczędzić miliony roboczogodzin w całym kraju, jest zniesienie obowiązkowego używania certyfikatów podróży. Nowe zamówienie obowiązuje od 8 stycznia 2015 r.

Poniższy dokument wszedł w życie 8 sierpnia 2015 r. Jest to Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2015 r. Nr 771
(zwana dalej Uchwałą Nr 771), w której określono wykaz dokumentów potwierdzających czas trwania podróży służbowej pracownika. Ponadto, od tego samego dnia zniesiony został obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wyjeżdżających i przebywających z podróży służbowych.

Pod koniec stycznia zorganizowaliśmy konferencję internetową, podczas której eksperci 1C odpowiadali na pytania odwiedzających witrynę dotyczące nowych zasad obsługi podróży służbowych. Materiał zawiera najwięcej FAQ ustawić podczas konferencji internetowej na. Ponadto temat ten został szczegółowo omówiony 19 lutego w 1C: Wykłady. Nagranie wideo z wykładu można obejrzeć na stronie internetowej IS 1C: ITS. Nagranie wideo składa się z kilku części:

• EN Kalinin. Odzwierciedlenie kosztów podróży w „1C: Accounting 8” (rev. 3.0) do celów rachunkowości i rachunkowości podatkowej
• G.V. Małyszkina. Rejestracja i obliczanie wynagrodzenia pracownika za okres podróży służbowej w „1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem 8” (wersja 3.0)

Jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowej obsługi podróży służbowych?

Od 8 stycznia 2015 r. zaświadczenie o podróży, zlecenie usługi, raport z pracy wykonanej w podróży służbowej przestały być obowiązkowe. Nadal konieczne jest wydanie decyzji (rozkazu, nakazu) kierownika o wysłaniu pracownika w podróż służbową.

Ponadto od 8 sierpnia 2015 r. uchwałą nr 771 zniesiono obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dla pracowników wyjeżdżających w delegacje służbowe i przybywających do organizacji, do której zostali wysłani.

Oprócz starych i znanych są też nowe dokumenty. Tak więc już 8 stycznia możesz użyć notatki z dokumentami uzupełniającymi, aby wskazać czas podróży służbowej, która odbyła się transportem osobistym. A od 8 sierpnia ten dokument może być również stosowany w przypadkach, gdy pracownik przeniósł się samochodem służbowym lub podróżował przez pełnomocnika.

Jak wydać zamówienie (decyzja, zamówienie)?

Forma zamówienia na wysłanie w podróż służbową może być zunifikowana nr T-9 (nr T-9a) lub niezależnie opracowana przez organizację. W przypadku korzystania z formularza nr T-9 pojawia się pytanie o wypełnienie pola Fundacja _________.

Jeśli organizacja nadal korzysta z dokumentu, takiego jak przypisanie usługi, w terenie Fundacja _________ możesz określić numer i datę przypisania usługi.

Jeżeli zlecenie usługi nie zostanie wystawione, to w zamówieniu można określić inny dokument, na podstawie którego pracownik jest wysyłany w delegację służbową (np. notatka od bezpośredniego przełożonego o wysłaniu w delegację itp.). )

Pole Fundacja _________ można pozostawić puste, jeżeli pracodawca nie sporządza żadnych innych dokumentów.

Czy mogę nadal korzystać z mojego certyfikatu podróży?

W związku ze zmianami wprowadzonymi od 01.08.2015 r. do Rozporządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13.10.2014 nr 749 „O specyfice wysyłania pracowników w podróże służbowe”, pracodawcy nie muszą już wydawać takich dokumenty takie jak zaświadczenie o podróży, przydział pracy i raport z pracy wykonanej w podróży służbowej... Jednak prawo nie zabrania korzystania z tych dokumentów. W ten sposób pracodawcy zostali zwolnieni z obowiązkowej rejestracji tych dokumentów, ale nie stracili prawa do ich używania.

Artykuł 252 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej pozwala potwierdzić wydatki dokumentami sporządzonymi zgodnie z ustawodawstwem Federacja Rosyjska lub dokumenty sporządzone zgodnie ze zwyczajami obrotu gospodarczego i (lub) dokumenty pośrednio potwierdzające poniesione wydatki. Należą do nich m.in. zlecenie wyjazdu służbowego, dokumenty podróży itp.

Możliwość korzystania z zaświadczenia o podróży służbowej może być podana zarówno w regulaminie personalnym organizacji (np. w Regulaminie podróży służbowych), jak i w polityce rachunkowości organizacji. W takim przypadku formularz zaświadczenia podróży, w razie potrzeby, można zmienić lub uzupełnić.

Jak potwierdzić rzeczywisty czas trwania wycieczki?

Aby wypłacić dietę dzienną, pracownik musi określić czas trwania swojej podróży służbowej. W pkt 7 Rozporządzenia w sprawie specyfiki wysyłania pracowników w delegacje służbowe (zmienionym uchwałą nr 1595) określono dwa sposoby ustalenia faktycznego terminu wyjazdu służbowego:

• na podstawie dokumentów podróży;
• na podstawie notatka jeśli podróż odbyła się transportem osobistym, służbowym lub samochodem używanym na podstawie pełnomocnictwa.

Dlatego w przypadku korzystania z samochodu pracownik wskazuje terminy w notatce, którą sporządza po powrocie do pracy. Terminy wskazane w notatce należy potwierdzić za pomocą listów przewozowych lub arkuszy tras, paragonów gotówkowych, faktur, paragonów i innych dokumentów potwierdzających podróż pracownika tą trasą. Zwróć uwagę, że fakt korzystania z samochodu musi być ustalony w decyzji szefa. Jest to również określone w paragrafie 7 uchwały nr 749.

Jak określić czas trwania podróży służbowej, jeśli pracownik podróżował autostopem lub korzystał z usług organizacji zewnętrznej? Sytuacje te nie są wymienione w paragrafie 7 Uchwały nr 749, jednak w praktyce są możliwe. Nie ma tu jasnych zasad, ale możemy dać nasze zalecenia.

Tak jak poprzednio, w 2015 r. podstawą wysłania pracownika w podróż służbową jest odpowiednie zarządzenie szefa organizacji, które wskazuje datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, w tym czas spędzony przez pracownika w drodze.

Dokument ten może służyć jako potwierdzenie czasu trwania podróży w połączeniu z innymi zabezpieczeniami, w zależności od konkretnej sytuacji.

Usługi firm transportowych. Zaświadczenie o świadczeniu usług (inny dokument zgodny z umową), notatka z dokumentami uzupełniającymi.

Przekazanie transportu. Notatka z dokumentami uzupełniającymi.

przykład notatki serwisowej Dyrektor Rassvet LLC Wasiljewa T.N. Z dyrektor handlowy Serebryakova A.I. BIURO UWAGA o czasie wyjazdu służbowego Ja, Sieriebriakow Andriej Iwanowicz, zgodnie z zarządzeniem dyrektora z dnia 16 stycznia 2015 r. nr 11 odbyłem podróż służbową do Woroneża od 19 stycznia do 22 stycznia 2015 r. w organizacji OOO Zakat i OOO Polden. Do Woroneża dotarłem moim osobistym samochodem Ford Focus, numer rejestracyjny С047НВ. W potwierdzeniu wyjazdu załączam następujące dokumenty: 1. Paragon fiskalny ze stacji benzynowej na autostradzie M2 „Krym” w pobliżu wsi Lapotkowo z dnia 19.01.2014 nr 000185456 o godzinie 13:15; 2. Pokwitowanie kasjera ze stacji benzynowej w Woroneżu z dnia 19.01.2015 nr 00357864 o godz. 16.42; 3. Pokwitowanie kasjera ze stacji benzynowej w Woroneżu z dnia 22.01.2015 nr 01238524 o godz. 09.15; 4. Paragon fiskalny ze stacji benzynowej na autostradzie M2 „Krym” w pobliżu wsi Lapotkowo z dnia 22.01.2015 r. nr 000197512 o godz. 12.48; Mieszkał od 19 do 22 stycznia 2015 r. w hotelu Woroneż LLC, konto hotelu Astrea LLC z dnia 19.01.2014 r. nr 000115 jest dołączone do raportu zaliczkowego.

Jak wypełnić raport z wydatków?

Forma raportu zaliczkowego została zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 01.08.2001 nr 55. Procedura wypełniania jest zawarta w Instrukcji składania wniosku i wypełniania formularzy, które są zatwierdzone tym samym dekretem. Od 1 stycznia 2013 nie jest wymagany ujednolicony formularz raportu z wyprzedzeniem. Dlatego możesz to zmienić według własnego uznania.

Zgodnie z klauzulą ​​​​7 Rozporządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej nr 749 z 13.10.2008 r. Rzeczywiste terminy podróży służbowej są potwierdzane biletami podróżnymi, a w przypadku ich braku (podróż odbywa się samochodem) - notatka z załączeniem dokumentów potwierdzających czas trwania podróży służbowej (list przewozowy, paragony, czeki itp.).

W związku z tym w raporcie z wyprzedzeniem, aby potwierdzić spożycie diet, można odwołać się do biletów (rys. 1) lub notatki (rys. 2) przesłanej przez pracownika, która wskazuje termin wyjazdu.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​pracownicy często są mniej świadomi zasad niż pracodawcy. To tworzy konflikty, a robotnicy w tych konfliktach wyglądają blado.

Chociaż dzieje się na odwrót. Niedawno pracodawca z dumą poinformował mnie, że pracownicy jego organizacji podróżują na własny koszt. Musiałem wyjaśnić, czym to grozi.

Przede wszystkim. Pracownik musi udać się w podróż służbową na polecenie pracodawcy (tylko niektóre kategorie pracowników mogą odmówić wyjazdu - więcej o tym poniżej). Pracodawca musi sfinansować tę podróż.

Teraz bardziej szczegółowo.

Od razu powiem Ci, jakie dokumenty musisz mieć na swoim biurku, jeśli podróż służbowa to codzienność w Twojej pracy.

Kodeks pracy jest główny dokument... Wyjazdy służbowe dedykowane rozdział 24 (art. 166–169), art. 259, 268.

„Regulamin dotyczący specyfiki wysyłania pracowników w podróże służbowe”, zatwierdzony dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z 13.10.2008 nr 749. Dokument ten opisuje wszystkie zagadnienia związane z podróżami służbowymi objęte przepisami: kto podróżuje, na jak długo, na czyj koszt, jak wyjechać w delegację zagraniczną itp.

Instrukcja Ministerstwa Finansów ZSRR, Państwowego Komitetu Pracy ZSRR i Ogólnozwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 04.07.1988 nr 62 „W delegacjach służbowych na terenie ZSRR”. Nie ma co się dziwić, nikt tego dokumentu nie anulował, co oznacza, że ​​jest on ważny – jednak tylko w tych częściach, które nie są sprzeczne z Kodeksem pracy i Regulaminem z poprzedniego paragrafu.

List federalny obsługa podatkowa RF nr MN-22-3 / 890 „Na dowodach z dokumentów koszty podróży(certyfikat podróży "- w jaki sposób zgłaszać wydatki poniesione w podróży służbowej.

Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 01.07.2010 nr 03-03-07/23, który wyjaśnia, jak zgłosić się do działu księgowości w przypadku zakupu biletu elektronicznego.

Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 18.08.2010 nr 03-03-06/1-556 opowiada o rozliczaniu pobytów w hotelach.

Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 07.07.2010 nr 03-04-06 / 6-140 ciekawiej będzie dla działu księgowości, bo mówi o opodatkowaniu diety dziennej w podróży służbowej za granicę.

Przypomina się personel HR i sekretarki Rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z 11.09.09 nr 739n „W sprawie zatwierdzenia procedury i formularzy rejestracji pracowników wyjeżdżających w podróże służbowe z organizacji wysyłającej i przybywających do organizacji, do której się znajdują wysłano", który wyjaśnia, jak prowadzić specjalne dzienniki.

Ponadto warunki wysłania pracownika w podróż służbową można zaplanować w samej organizacji, na przykład w „Regulamin podróży służbowych” lub w układzie zbiorowym. Dobrze, jeśli masz takie dokumenty - warunki w nich opisane są dokładnie nie gorsze niż te, które oferują ogólne przepisy.

Czym jest podróż służbowa?

Otwieramy artykuł 166 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i czytamy: „Podróż służbowa - podróż pracownika na zlecenie pracodawcy na określony czas w celu wykonania zadania biznesowego nie na miejscu stała praca... Za podróże służbowe nie uznaje się podróży służbowych pracowników, których stała praca wykonywana jest w podróży lub ma charakter podróżniczy.”

Oznacza to, że podróż służbowa jest uważana za skierowanie pracownika z jednej organizacji do drugiej w celu wykonania określonego zadania. W takim przypadku „inną organizacją” może być: oddzielny podział(oddział, starostwo) firmy, w której pracownik pracuje. Miejsce, do którego wysyłany jest pracownik, niekoniecznie znajduje się w innym mieście, może to być biuro w pobliskim budynku. Najważniejsze, że osoba wykona zadanie. poza miejscem ich stałej pracy - czyli miejsce, które jest określone .

Ale powiedzmy przewodnik lub steward, poruszający się po kraju, nie są podróż służbowa. Spedytor, który dostarcza towary na terenie miasta, regionu lub całego kraju.

Kogo pracodawca nie może wysłać w podróż służbową?

Po pierwsze, kobieta w ciąży - surowo zabrania się ich wysyłania w jakąkolwiek podróż służbową (art. 259 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Po drugie pracownicy poniżej 18 roku życia. Ale jest niuans: „wyjątek stanowią pracownicy kreatywni… i inne osoby uczestniczące w tworzeniu i (lub) wykonywaniu (wystawianiu) dzieł…” (więcej szczegółów w art. 268 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Po trzecie, pracownik niepełnosprawny, jeśli jest to sprzeczne program indywidualny rehabilitacja osoby niepełnosprawnej (więcej szczegółów patrz Ustawa federalna z 24.11.1995 nr 181-FZ „On ochrona socjalna osób niepełnosprawnych w Federacji Rosyjskiej).

Po czwarte, zarejestrowany kandydat (zgodnie z Prawo federalne z dnia 12.06.2002 nr 67-FZ „O podstawowych gwarancjach praw wyborczych i prawa do udziału w referendum obywateli Federacji Rosyjskiej”).

Po piąte, pracownicy, z którymi pracodawca ma umowę o przyuczenie do zawodu, chyba że wyjazd jest związany z przyuczeniem do zawodu (art. 203 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Kobiety z dziećmi do lat 3, matki i ojcowie wychowujący dziecko do lat 5 bez współmałżonka, opiekunowie i opiekunowie małoletnich, rodzice dzieci niepełnosprawnych, pracownicy opiekujący się chorym członkiem rodziny mogą być wysyłani tylko w podróże służbowe za ich pisemną zgodą a jeśli nie jest to zabronione przez wskazania medyczne(Artykuły 259 i 264 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Najlepiej odnotować na zleceniu pisemną zgodę na wyjazd służbowy tych kategorii pracowników. Własną ręką, najlepiej na przedniej stronie zamówienia do wysłania w podróż służbową, pracownik pisze:

Wyrażam zgodę na wyjazd służbowy do Moskwy w dniach 12-15 października 2011 r. Mam świadomość, że przysługuje mi prawo do odmowy wysłania w podróż służbową.

I znaki. Ta prosta czynność ubezpieczy pracodawcę od możliwe problemy podczas sprawdzania.

Warunki podróży służbowej

Klauzula 4 Rozporządzenia określa jasno: dzień wyjazdu w podróż służbową jest datą wyjazdu pojazd z miejsca stałej pracy podróżnego. Dniem zwrotu jest data przyjazdu transportu.

Na przykład:

Inny przykład:samolot wystartuje powiedzmy 1 września o godzinie 00:15, wtedy 1 września będzie uważany za dzień rozpoczęcia podróży służbowej. ALE: najprawdopodobniej pracownik przyjedzie na lotnisko dwie godziny przed odlotem, aby się odprawić, a ty musisz jeszcze dojechać na lotnisko. 31 sierpnia można uznać za dzień rozpoczęcia podróży służbowej, jeśli pracownik dostarczy bilet podróżny (na przykład na pociąg), którym dotarł na lotnisko, wskazując datę i godzinę.

Dlatego zachowaj wszystkie bilety, paragony i paragony, które otrzymujesz podczas podróży służbowej, aby sporządzić kompetentny raport z wyprzedzeniem i ewentualnie zwrócić część własnych wydatków.

Prawo jasno określa: dzień wyjazdu w podróż służbową to data wyjazdu pojazdu z miejsca stałej pracy podróżującego. Dniem zwrotu jest data przyjazdu transportu.

Na przykład:jeśli samolot odlatuje 5 listopada o 23:55 i przylatuje 10 listopada o 00:10, to pracownik był w podróży służbowej od 5 do 10 listopada. I nawet jeśli 5 listopada, zgodnie z przewidywaniami, pracował od 9 do 18 godzin, ten dzień zostanie wpisany na kartę meldunkową jako podróż służbowa. To, czy iść do pracy 10 listopada, ustala się w porozumieniu z pracodawcą. Pracownik jest technicznie nadal w podróży służbowej.

17 komentarzy

Swietłana mówi:

Aleksander Vetrow mówi:

Anatolij mówi:

Tatiana mówi:

Andrzej mówi:

Olga mówi:

Interesy i powiązania firmy mogą rozciągać się na znaczne terytorium wykraczające poza miasto lub region. W celu prowadzenia działalności kierownictwo firmy może wysyłać swoich pracowników w podróże służbowe. Do finansowania i rozwiązywania innych spraw organizacyjnych niezbędne jest prawidłowe sporządzenie dokumentów na wyjazd służbowy.



Podróż służbowa jest częścią wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych, przewidzianych w opisie stanowiska.

Dlatego administracja nie musi prosić o zgodę przed wysłaniem pracownika w podróż.

Niemniej jednak dla niektórych kategorii pracowników pewne gwarancje są przewidziane w przepisach prawa.

Według nich, aby wysłać takiego pracownika w podróż służbową, należy najpierw poprosić o jego zgodę na piśmie:

• Pracownicy z małymi dziećmi poniżej trzeciego roku życia. Dotyczy to również samotnych rodziców, którzy mają dziecko w wieku poniżej trzech lat.
• Pracownicy firmy z niepełnosprawnym dzieckiem.
• Pracownicy firmy, którzy są uznawani za samotnych rodziców, jeśli ich dzieci mają mniej niż pięć lat.
• Pracownicy firmy opiekujący się chorymi i starszymi krewnymi.
• Pracownicy, którym przydzielono grupę osób niepełnosprawnych, jeśli ich program przywracania zdrowia zostanie naruszony podczas podróży służbowej

Ważny! Nie wystarczy uzyskać zgody dla tych kategorii, konieczne jest powiadomienie takich pracowników, że mają prawo odmówić podróży. Dlatego zaleca się połączenie zgody i powiadomienia jednocześnie w jednym dokumencie.

Ponadto przepisy aktów prawnych ustanawiają kilka kategorii pracowników, których wysyłanie jest zabronione w podróży służbowej:

• Pracownik jest na stanowisku.
• Pracownicy, którzy nie osiągnęli pełnoletności. Ale jeśli ten pracownik pracuje dla kreatywne zawody lub sportowca, zakaz ten nie dotyczy ich.
• Jeśli pracownik jest zaangażowany i pracuje w organizacji na podstawie umowy o praktyki.

Kontrowersyjna sytuacja powstaje z pracownikami, gdy są wysyłani w podróż służbową, gdy mają połączenie wewnętrzne... Nie ma bezpośredniego zakazu wysyłania ich w podróż służbową.

Pojawiają się jednak pytania, jak sformalizować drugi zawód w firmie na nieobecność pracownika wysłanego w podróż służbową.

Zmiany w 2019 roku

W tym roku nie było żadnych innowacji w projektowaniu wyjazdu służbowego.

Skierowanie na podróż służbową sporządzane jest na podstawie zarządzenia wystawionego przez szefa firmy, które uznawane jest za główny dokument podróży służbowej.

Zaświadczenie o podróży służbowej, przydział pracy i raport z podróży służbowej są sporządzane, jeśli przewidują to wewnętrzne akty przedsiębiorstwa.

Po powrocie z podróży pracownik musi złożyć raport z wyprzedzeniem, który odzwierciedla wszystkie wydatki poniesione na podstawie pytań pomocniczych.

Jednocześnie ważne jest, aby od 1 lipca 2019 r. do księgowania przyjmowane były dokumenty potwierdzające rozliczenie gotówkowe wyłącznie czekiem kasjerskim, wybijane w kasie internetowej.

Od początku lipca nie ma możliwości przyjmowania paragonów sprzedaży, paragonów i innych form systemu sprawozdawczego, którymi wcześniej podróżujący mogliby potwierdzić wydatkowanie środków.

Zasada ta dotyczy również biletów komunikacyjnych. Pracownik może dołączyć bilet, ale potrzebuje też paragonu do kasy online.

Jak zorganizować wyjazd służbowy dla pracownika w 2019 roku

Krok 1. Wykonanie polecenia szefa w kierunku podróży służbowej

Konieczność wyjazdu służbowego jest komunikowana dyrektorowi firmy za pomocą notatki. Po zapoznaniu się z informacjami przedstawionymi w dokumencie kierownik podejmuje decyzję o wysłaniu pracownika w podróż służbową.

Dla tego obsługa personelu przygotowuje zlecenie na wyjazd służbowy, które następnie podpisuje szef firmy.

Może być zastosowane jednolite formy T-9 i T-9a, przewidzianych właśnie na takie przypadki. Lub zamówienie można sporządzić w dowolnej formie w dniu blankiet firmowy z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych szczegółów.

Jeśli pracownik wyjeżdża w podróż służbową własnym transportem, ten moment musi znaleźć odzwierciedlenie w zamówieniu na podróż służbową.

Uwaga! Podstawą wydania nakazu jest memorandum. W przypadku wystawienia cesji usługi, można ją również wskazać jako podstawę.

Po podpisaniu i zarejestrowaniu zamówienia należy zwrócić uwagę pracownika na jego treść przed podpisem.

Przeczytaj także:

Opodatkowanie dzienne od 2015 r.

Krok 2. Wydanie pracownikowi środków na sfinansowanie podróży służbowej

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapłaty pracownikowi wszelkich wydatków na zbliżającą się podróż służbową (dodatek, opłata, koszty utrzymania itp.).

Dlatego na podstawie zlecenia wysłania w delegację pracownik lub jego bezpośredni przełożony obliczyć kwotę Pieniądze, które należy zapłacić pracownikowi przed jego wyjazdem.

Wstępną kalkulację kosztów podróży najlepiej wykonać również w formie notatki. Jako zatwierdzenie tej kwoty, kierownik umieszcza swoją wizę.

Wypłaty pieniędzy można dokonać gotówką z kasy lub przelewem na rachunek bieżący (kartę) pracownika.

Uwaga! Jeśli podróż jest za granicą, pieniądze muszą być wydane na wydawanie środków na terytorium Rosji w rublach, na terytorium obcego państwa - w obcej walucie.

Krok 3. Rejestracja zaświadczenia o podróży (jeśli przewiduje to rozporządzenie)

Jeśli wewnętrzny przepisy prawne organizacja przewiduje wydawanie zaświadczeń o podróży, następnie, na podstawie wydanego zamówienia, pracownik personelu musi wydać ten dokument pracownikowi wysłanemu w podróż służbową.

Formularz ten jest opieczętowany datą przyjazdu i wyjazdu pracownika.

Organizacja może wprowadzić obowiązek prowadzenia dziennika pracowników delegowanych.

Odzwierciedla dane osobowe pracownika, nazwę miasta i nazwę przedsiębiorstwa, do którego ta osoba jest wysyłana, dni wyjazdu i przyjazdu pracownika w podróż służbową.

Obecnie ten dokument jest opcjonalny i może być używany przez firmy do wewnętrznego obiegu dokumentów.

Krok 4. Sporządzenie raportu wstępnego

Gdy tylko pracownik wróci z podróży służbowej, w ciągu trzech dni musi złożyć raport z wyprzedzeniem. Dla tego dokumentu ustalany jest formularz AO-1.

Wraz z tym dokumentem pracownik może sporządzić raport z podróży służbowej, jeżeli obowiązek ten jest przewidziany w normach przedsiębiorstwa.

Do raportu wydatków należy dołączyć wszystkie dokumenty podróży dostępne dla pracownika firmy.

Oni mogą być:

• Dokumenty potwierdzające koszty utrzymania pracownika – dokumenty hotelu, w którym pracownik przebywał, umowa najmu lokalu mieszkalnego itp.
• Dokumenty potwierdzające dojazd pracownika do miejsca wyjazdu służbowego iz powrotem.
• Dokumenty potwierdzające koszt transportu - taksówki, metro, trolejbusy oraz autobusy, pociągi itp.
• Notatka z paragonami do potwierdzenia kosztów paliwa przy korzystaniu z transportu pracowniczego.
• Notatka dotycząca wydatków, za które pracownik nie może przedstawić dokumentów potwierdzających.
• Inne dokumenty uzupełniające, na przykład czeki dotyczące usług komunikacyjnych itp.

Krok 5. Zwróć niewykorzystane kwoty kasjerowi (jeśli występują)

Jeżeli po powrocie z wyjazdu pracownik nadal posiada niewykorzystane kwoty, to musi je zwrócić w ciągu 3 dni od daty zgłoszenia zaliczkowego. Kasjer ustala dostawę środków, wydając zlecenie gotówkowe.

Zgodnie z prawem administracja ma prawo do odebrania tych środków od pracownika, jeśli odmówi on dobrowolnej spłaty zadłużenia, tylko w ciągu 1 miesiąca od zakończenia okresu dobrowolnego zwrotu. Jeśli tego nie zrobimy, fundusze będzie można otrzymać tylko za pośrednictwem sądów.

Uwaga! Pracownik może wyrazić zgodę na dobrowolne potrącenie poprzez złożenie wniosku. I na podstawie tego dokumentu sporządzane jest zamówienie. Ale w ten sposób można zatrzymać nie więcej niż 20% naliczonych zarobków za dany okres.

Krok 6. Wydaj rekompensatę za przekroczenie kosztów (jeśli to konieczne)

Wysyłając pracownika w podróż, planowane są jego wydatki. Jednak zawsze mogą zaistnieć nieprzewidziane okoliczności, a na wykonanie ceł będzie potrzebne więcej środków niż zostało wydanych.

Po powrocie z wyjazdu pracownik sporządza raport zaliczkowy, do którego dołącza wszystkie dokumenty. Jeżeli nadmierne wydatkowanie było uzasadnione, wówczas przekroczenie środków pokrywane jest wydawaniem gotówki z kasy lub przelewem na kartę.

Do podjęcia prawidłowej decyzji niezbędne jest określenie zgodności wydatków z następującymi kryteriami:

• Wydatki zostały poniesione z pilnych powodów;
• Wszystkie wydatki mają dokumenty potwierdzające, które są sporządzone prawidłowo;
• Raport z wydatków jest poprawny.

Nadmiernie wydane kwoty muszą zostać wydane pracownikowi w ciągu 3 dni od daty złożenia raportu.

Uwaga! Jeśli nie zostanie to zrobione, pracownik ma prawo zwrócić się do organów regulacyjnych i będzie musiał spłacić nie tylko sam dług, ale także odsetki za wykorzystanie środków innych osób.

Jeśli firma nie może natychmiast pokryć całego zadłużenia, należy sporządzić harmonogram spłaty, który podpisują obie strony relacji.

Uwaga: jakie dokumenty są potrzebne do podróży służbowej

Wszystkie dokumenty można podzielić na podstawowe, które należy bezwarunkowo sporządzać na każdy wyjazd, oraz dodatkowe, które są opracowywane do woli. Dodatkowe dokumenty są sporządzane, jeśli ich użycie jest zapisane w wewnętrznych aktach organizacji.