Napisz list na próbce papieru firmowego. Wysyłanie dokumentów lub wartości materialnych

Istnieją specjalne wymagania dotyczące projektowania korespondencji wychodzącej. Wynika to z faktu, że ma charakter informacyjny i referencyjny. Wydając list serwisowy, warto wziąć pod uwagę wymagania GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji” i stosować formy organizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje, należy skupić się na GOST R 6.30-2003 (od 07.01.2018 konieczne będzie skupienie się na GOST R 7.0.97-2016). Pozwoli to zachować przejrzystą strukturę dokumentu i zachować wymagany styl. komunikacja biznesowa, a także prawidłowo umieścić szczegóły listu biznesowego.

Należy zauważyć, że GOST R 6.30-2003 (a także GOST R 7.0.97-2016) ma charakter doradczy, a same organizacje mogą opracowywać nagłówki do korespondencji biznesowej. Obowiązkowa zgodność określony GOST jest tylko dla organy federalne władza wykonawcza.

Nagłówek dokumentu może być umieszczony zarówno wzdłużnie, jak i mieć układ kątowy (tutaj zwykle znajdują się dane dotyczące papieru firmowego, numery telefonów i adresy organizacji). Przykładowy list z kanciastym układem detali to najczęstsza opcja w nowoczesnej pracy biurowej.

Przykładowy papier firmowy z detalami narożnymi

W górnej części dokumentu znajdują się:

• data;
• Pokój;
• odniesienie do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu (jeżeli korespondencja jest odpowiedzią);
• tytuł tekstu, podany w jednym zdaniu.

Nagłówek pisma urzędowego znajduje się pod numerem rejestracyjnym. Zawiera apel do adresata. PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. a stanowisko adresata powinno znajdować się w prawym górnym rogu dokumentu. Apel do odbiorcy jest napisany w centrum.

Od kogo i do kogo

Dane firmy nadawcy są najczęściej wskazane na papierze firmowym firmy. Niezbędne jest również prawidłowe wskazanie odbiorcy korespondencji, czyli danych adresata:

• Nazwa firmy;
• Imię jednostka strukturalna dokąd wysyłana jest poczta wychodząca;
• pozycja odbiorcy;
• nazwisko i inicjały odbiorcy;
• adres pocztowy organizacji.

Przykładowy list na papierze firmowym

Należy pamiętać, że jeśli list o tej samej treści ma zostać wysłany do kilku odbiorców, to w pierwszej kolejności należy podać adres głównego adresata, a dopiero potem resztę.

Na przykład:

Yolki-Palki LLC

Dział prawny

Moskwa, ul. Zelenaya, 5

KOPIUJ

do CEO

Zielone Oddziały LLC

Simakov V.A.

Petersburg,

ulica Frunzego, 3

data i numer

Po podpisaniu dokumentu wychodzącego zostaje na nim odbita data. Data może mieć format 17.05.2018 lub 17.05.2019. W przypadku kilkukrotnego wskazania daty w dokumencie zaleca się zachowanie jednego stylu pisania.

Numer rejestracyjny jest nadawany zgodnie z systemem rejestracyjnym dla dokumentacji wychodzącej, który jest akceptowany w organizacji i dopiero po podpisaniu dokumentu. Numer rejestracyjny składa się z numeru seryjnego dokumentu, który może być uzupełniony indeksem sprawy lub literami.

Należy pamiętać, że zarejestrowanie dokumentu wychodzącego ułatwia przetwarzanie poczty zarówno Tobie, jak i Twojemu odbiorcy.

Odpowiadając na otrzymaną korespondencję urzędową, należy wypełnić wymagany „link do numeru rejestracyjnego i daty wniosku”. W takim przypadku data i numer otrzymanego pisma są wskazane w liście odpowiedzi. Zapewni to szybsze przetwarzanie korespondencji w firmie odbiorcy.

Kto podpisuje?

Korespondencję urzędową podpisują głównie kierownicy, aw przypadku jego nieobecności w miejscu pracy, jego zastępcy lub inni urzędnicy pełniący funkcję kierownika podczas jego nieobecności.

Warto podkreślić, że współczesna korespondencja biznesowa przesyłana jest nie tylko pocztą, ale także telegrafem, faksem i pocztą elektroniczną.

Czy muszę nazwać artystę?

Pomimo tego, że każdą wiadomość biznesową podpisuje szef firmy lub upoważnieni przez niego urzędnicy, to sama korespondencja prowadzona jest przez zwykłego zwykłego pracownika, czyli wykonawcę. W tej części wskazane jest jego imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.

Informacje o artyście znajdują się zawsze na samym dole, w ostatnich wierszach. Wpisuje się imię i nazwisko, imię i nazwisko pracownika, nową linię jego numer telefonu kontaktowego, a jeszcze niżej - adres e-mail. Zostawiamy czcionkę bez zmian.

Czy to jest ostemplowane?

Listy zwykle nie są stemplowane, ale jeśli korespondencja wychodząca ma charakter urzędowy, jest wydawana na papierze firmowym organizacji i ma na celu nawiązanie stosunków prawnych (prawnych) z kimś lub inną organizacją oraz odpowiadanie za wszystkie stanowiska określone w list, kierownictwo może chcieć dodać dodatkowe rekwizyty w postaci pieczęci.

Podczas pisania listu często głównymi trudnościami jest jego początek i koniec. W tym drugim przypadku artykuł ci pomoże. Cóż, porozmawiamy o tym, jak rozpocząć list w tym artykule.

Jak zacząć pisać list

Listy urzędowe i biznesowe

Jeśli stosujesz się do uznanej terminologii, listy biznesowe są klasyfikowane jako oficjalne. Korespondencja służbowa, poza biznesem, obejmuje również korespondencję dyplomatyczną i administracyjną. To prawda, że ​​najczęściej ludzie, odnosząc się do pism administracyjnych, nazywają je oficjalnymi, choć „pismo urzędowe” jest oczywiście terminem bardziej ogólnym.

Początek listu formalnego

Tutaj omówimy kilka rodzajów pism administracyjnych.

1. Pismo z petycją (również pismo reklamacyjne). Tutaj odpowiednie są takie wyrażenia, jak: „Proszę o zwrócenie uwagi na…”, „Zwracam uwagę…” itp. I musisz to napisać natychmiast po odwołaniu.
2. Pismo odwoławcze. Na początku takich listów zwykle używa się zwrotów typu: „Chcę Cię poinformować, że…”, „Muszę zwrócić Twoją uwagę na następujące…”.
3. List z odpowiedzią. Pisemna w odpowiedzi na prośbę lub propozycję. Zwyczajowo zaczyna się od takich zwrotów, jak na przykład: „Dziękuję za Twój list…”, „W odpowiedzi na Twój list od…”, „Zgodnie z Twoją prośbą (nasza umowa itp.) . ...”.

Należy pamiętać, że niektóre wyrażenia należy dobierać zgodnie z wybranym tonem i treścią listu. Tak więc, jeśli jest to prośba, wówczas wyrażenie „zwracam twoją uwagę ...” będzie wyglądać niewłaściwie, ale „proszę, abyś zwrócił uwagę na ...” przyda się. Odnosząc się do dowolnego urzędnik, zwyczajowo zaimek „Ty” pisze się wielką literą. I jeszcze jedna mała wskazówka: użyj tylko jednej frazy, aby rozpocząć list (w tym samym stylu, co powyżej), a następnie od razu przejdź do istoty litery.

Rozpoczęcie listu biznesowego

Styl komunikacji biznesowej można nazwać półoficjalnym, to znaczy dozwolone są tutaj pewne „swobody”. Tak więc w liście biznesowym, zanim przejdziesz do głównego tematu, możesz grzecznie zapytać, jak sobie radzi twój partner. Jeśli to jest pierwsza litera, to oczywiście powinna być napisana bardziej rygorystycznie. Listy biznesowe można również podzielić na kilka rodzajów.

1. Zapytanie. W takim piśmie adresat jest informowany o chęci zawarcia umowy lub transakcji oraz określane są szczegóły współpracy. Taki list można rozpocząć od słów: „Oferujemy Państwu współpracę w zakresie…”, „Chciałbym doprecyzować niektóre szczegóły naszej ostatniej transakcji”, itp.
2. List z odpowiedzią. Jest to list, w którym podajesz informacje, o które poprosił Twój partner. Odpowiednie są tu następujące frazy: „W odpowiedzi na Pana pismo z dnia … (data jest podana) informujemy, że …” lub nieco mniej formalnie: „Przesyłam dane, o które mnie Pan pytał … ”.
3. Poczta informacyjna. Listy te są pisane, gdy musisz podać jakiekolwiek informacje, które mogą zainteresować twoich partnerów. Może to być np. komunikat o wystawie, która odbędzie się w najbliższym czasie, lub komunikat o dotarciu towaru interesującego klienta. Aby rozpocząć taki list, odpowiednie są frazy: „Spieszę cię poinformować, że ...”, „Chcemy cię zaprosić ...” itp.

Początek listu w języku angielskim

Podczas komunikacji z anglojęzycznymi rozmówcami, jeśli jest napisane list z odpowiedzią, najpierw zwyczajowo dziękuje się adresatowi za jego list zdaniem: „Dziękuję za list / e-mail ...” („Dziękuję za list ...”). Jeśli ton komunikacji jest wystarczająco suchy, możesz użyć wyrażenia: „W odpowiedzi (odpowiedź) na Twój list…” („W odpowiedzi na Twój list…”).

Rozpoczynając komunikację, napisz po odwołaniu: „Mam przyjemność poinformować…” („Miło Cię poinformować…”) lub „Chcę Ci doradzić, że…” („Chcę Cię poinformować że...”) .

Rozpoczęcie listu do ukochanej osoby

Jeśli piszesz list z odpowiedzią, to po apelu powinieneś najpierw odpowiedzieć na pytania, które Twój ukochany zadał w swoim liście: zawsze czekamy na odpowiedź bliskich na te pytania, które nas dotyczą. Jeśli wiesz o problemach, które trapią twoją bratnią duszę, powinieneś zacząć list od pytań na ich temat, a następnie napisać o sobie.

Przez korespondencja biznesowa istnieje nie tylko koordynacja działań biznesowych, ale także zbieranie niezbędnych informacji dla tej organizacji, które będą potrzebne podczas różnych audytów sprawozdawczych. Dlatego do zadań pracowników administracyjnych należy przede wszystkim prawidłowe prowadzenie dokumentacji biznesowej, dla której opracowywane są różne wewnętrzne instrukcje i formularze. Zaletą standardowego formularza jest to, że osoba wypełnia go automatycznie, oszczędzając tym samym swój czas i czas firmy.

Korespondencja handlowa powinna zawierać:

Wiarygodne i kompletne informacje;
- podsumowanie z powodu braku narracji;
- neutralny ton wypowiedzi, ale w przyjazny sposób;
- logiczny łańcuch, a nie emocjonalna ocena przedstawionych faktów.

Jak napisać list biznesowy?

Najważniejsze jest, aby zdecydować, jaki rodzaj listu biznesowego jest odpowiedni w tej sytuacji. Jest kilka jego rodzajów:

Przypomnienie;
- potwierdzenie;
- odmowa;
- list przekazu;
- zaproszenie;
- Gwarancja;
- Informacja;
- pismo z zawiadomieniem i rozkazem.

Z reguły takie pisma biznesowe wymagają odpowiedzi zawierającej w swojej treści prośbę, ofertę, odwołanie, prośbę lub żądanie.

Zasady pisania listu biznesowego.

Ton listu biznesowego niesie ze sobą bardzo ważny ładunek emocjonalny, ponieważ zawoalowany brak szacunku nadal będzie widoczny dzięki nienagannym metodom komunikacji. Należy zachować szczególną ostrożność, pisząc list biznesowy zawierający odmowę. W takim przypadku nie należy podawać odmowy na samym początku listu. W pierwszej części wiadomości powinieneś podać przekonujące argumenty na rzecz swojego punktu widzenia, do tego możesz użyć formuł, takich jak

- „Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby”;
- „Bardzo nam przykro, ale nie ma możliwości spełnienia twojego życzenia” itp.

W przypadku odmowy należy pamiętać, że naszym zadaniem jest odmowa, ale nie utrata klienta, partnera itp.

A więc podstawowe zasady pisania listu biznesowego:

Dla prawidłowego przyswojenia istoty pisma konieczne jest kilkukrotne powtórzenie w tekście prośby skierowanej do adresata;
- w piśmie o odmowie należy wskazać przyczyny, dla których żądanie to nie może zostać spełnione;
- odrzucenie oferty to formuła odrzucenia.

Język korespondencji biznesowej.

Ważne jest, aby czytelnik korespondencji biznesowej uchwycił tylko jej istotę, a nie język, w jakim jest napisana. W tym stanie polega wypracowane przez wiele lat doświadczenie opanowanie zasad pisania listu biznesowego.

Należy pamiętać, że w liście biznesowym:

Należy spożyć proste słowa jednocześnie bez zubożenia treści;
- częściej używaj czasowników niż przymiotników - dzięki temu tekst litery będzie dynamiczny;
- trzymaj się blisko znaczenia odwołania, bez wchodzenia w szczegóły i uzasadnienie;
- nie używaj długich zdań, ponieważ rozpraszają one uwagę czytelnika;
- przejście między frazami powinno być logiczne i niezauważalne;
- używaj jak najmniej zaimków.

List biznesowy wyróżnia się umiejętnością czytania i pisania oraz stylem.

Sporządzanie korespondencji biznesowej.

Pisząc list biznesowy, pamiętaj, że górna część (1/4 arkusza A4) musi pozostać wolna na papier firmowy. Ponadto w górnym rogu listu wskazano numer i datę wychodzącą, które są zapisywane w specjalnym dzienniku poczty wychodzącej.

W lewym dolnym rogu wskazane jest stanowisko, nazwisko i podpis kierownika, a na samym końcu arkusza nazwisko wykonawcy pisma służbowego wraz z jego numerem telefonu w celu uzyskania dodatkowych informacji.

List biznesowy składa się zatem z trzech części: istoty wniosku, jego uzasadnienia oraz informacji uzupełniających.

Odpowiadając na pismo, pierwsza część treści powinna odnosić się do ostatniego pisma adresata. Jeśli istnieje korespondencja zagraniczna, to dla większej przejrzystości należy dołączyć książeczkę do listu, do której link zostanie wskazany w tym liście. Bardzo ważne jest zakończenie takiego listu wdzięcznością za współpracę i zwrotem „Z poważaniem (imię)…”

Dziś prawie wszyscy aktywnie korzystają z Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie przestała być aktualna i ważna. Został po prostu przeniesiony do innych mediów. Jak skomponować i sformatować list biznesowy, powie publikacja.

Co może zawierać przekaz biznesowy?

Korespondencja biznesowa to przede wszystkim możliwość wymiany wszelkich opinii czy sugestii z pracownikami i partnerami biznesowymi. List może zawierać prośby, roszczenia i inne przemyślenia mające na celu wyeliminowanie nieporozumień między firmami. Korespondencja biznesowa jest generalnie rodzajem korespondencji urzędowej.

Różnice w stosunku do innych liter

Główne różnice można podsumować w następujący sposób.

• Styl prezentacji.
• Obecność podporządkowania.
• Słownictwo bez silnego wyrażania emocji.
• Z reguły list zajmuje nie więcej niż jedną stronę.
• Czcionka w całym tekście jest taka sama (nie mała i nie duża).
• Zwykle jest sporządzany na oficjalnym papierze firmowym organizacji.

Rodzaje listów biznesowych

Listy do odpowiedzi:

• Zapytanie.
• Petycja.
• Wymóg.
• Wyrok.
• Odwołanie.

Listy niewymagające odpowiedzi:

• Informacyjny.
• Powiadamianie.
• Towarzyszący.
• Gwarancja.
• Ostrzeżenie.
• Przypomnienie.

Listy handlowe. Zazwyczaj są one potrzebne w trakcie trwania umowy lub zawarcia umowy:

• Prośba.
• Odpowiedź na prośbę.
• Przypomnienie.
• Prawo.
• Oferta. Jest to oferta zawarcia umowy lub zawarcia transakcji.
• Ostrzeżenie o konieczności wypełnienia zobowiązań, wypowiedzeniu umów i tak dalej.

Listy niekomercyjne:

• Zaproszenie.
• Informacje o czymś.
• Wyrażenie wdzięczności.
• Zalecenia.
• Prośba.
• Instrukcje.
• List przekazu.
• Wyraz kondolencji.
• Gratulacje przy każdej okazji.
• Poręczenie.
• Potwierdzenie odbioru towarów, świadczenia usług i tak dalej.

Klasyfikacja listów biznesowych według struktury:

• Opracowane według ścisłego wzoru.
• Napisany w dowolnej formie.

Rodzaje w zależności od adresata:

• Normalna. Wysłane do jednego adresata.
• Kolektyw. Wysłane do jednej osoby, ale od kilku osób.
• Okólnik. Wysłane do wielu odbiorców.

Forma listu jest następująca:

• Wysyłane w zwykłych kopertach pocztowych.
• Przekazane osobiście.
• wysłane jako faks.
• Wycelowany przez e-mail.

Jak widać, przekaz biznesowy może być oprawiony na różne sposoby iz różnymi intencjami. Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach ze względów etycznych musi być napisany ręcznie, a nie na komputerze. Dotyczy to gratulacji i kondolencji.

Części listu

Dobry list biznesowy jest zawsze podzielony na kilka części. To jest wprowadzenie, główne i końcowe. I są ze sobą połączone logicznie.

Z reguły część wprowadzająca zawiera informacje o okolicznościach, które doprowadziły do ​​napisania listu. Tekst główny to sama treść, esencja przekazu. W końcowej części podsumowują wyniki, które mogą wyrażać odmowę, zgodę, prośbę i tak dalej.

Zasady pisania

Każda wiadomość biznesowa powinna być napisana w ten sposób.

1. Bezstronnie.
2. Adresowany (czyli przeznaczony dla konkretnej osoby).
3. Argumentował.
4. Niezawodnie.
5. Najbardziej kompletny.
6. Wszystkie informacje zawarte w tekście muszą być aktualne w momencie pisania.

Cechy stylistyczne

Zasady pisania listu biznesowego stanowią, że konieczne jest przestrzeganie ścisłego stylu. Konieczne jest używanie tylko tych środków mowy, które są typowe dla dokumentów urzędowych. Oznacza to, że byłoby właściwe formalny styl biznesowy. Język musi mieć następujące cechy.

• Oficjalność.
• Dokładność dostarczonych informacji.
• Obiektywność.
• Zbudowany.
• Pouczające, ale zwięzłe.

Istotę sprawy należy opisać prostymi, krótkimi zdaniami, z naciskiem na czasowniki. Nie ma potrzeby przeładowania tekstu przymiotnikami, używania mało znanych i wysoce specjalistycznych terminów, których adresat może nie rozumieć. Spowoduje to tylko negatywność i odrzucenie. Lepiej spróbować wyjaśnić prostymi, zrozumiałymi słowami, więcej faktów i konkretów. Styl biznesowy nie pozwala na obecność nieinformacyjnych i „wodnistych” tekstów.

Ostatniej części nie należy podsumowywać niepotrzebnymi i długimi zwrotami mowy. Również nielogiczne i niespójne propozycje nie zadziałają. Dlatego najlepiej wykluczyć wyrażenia przysłówkowe i imiesłowowe. Każdy akapit powinien zawierać tylko jeden konkretny pomysł. Po uzupełnieniu tekstu lepiej kilkakrotnie sprawdzić go pod kątem błędów, czytając na głos list.

Wymagania dotyczące formularza

Zgodnie z zasadami listu biznesowego, lepiej sporządzić go na papierze firmowym firmy. Ma następujące główne wymagania.

• W środku formularza należy wstawić herb Federacji Rosyjskiej, jeśli przedsiębiorstwo jest państwowe.
• List należy umieścić na kartce formatu A4.
• Po lewej zostaw pole puste (co najmniej 3 centymetry). Jest to konieczne, ponieważ po pewnym czasie materiały zostaną złożone wraz z resztą dokumentów.
• Najbardziej optymalną czcionką jest standardowa czcionka „Times New Roman”, rozmiar 12 i interlinia 1,5-2. Najlepiej to zrozumieć podczas czytania.
• W nagłówku listu należy podać nazwę organizacji, jej faktyczną i legalny adres, telefon i e-mail.

Cechy konstrukcyjne

Jeśli projekt listu biznesowego zajmował kilka stron, musisz ponumerować, zaczynając od drugiej. W tym celu zaleca się użycie cyfry arabskie. Kropek obok numerów nie trzeba umieszczać.

Pismo musi być podzielone na akapity i, jeśli to konieczne, na podtytuły. Tekst nie powinien wyglądać jak ciągły strumień, ponieważ będzie źle odbierany. Paragrafy pokażą, gdzie kończą się i zaczynają inne myśli.

Należy pamiętać, że literówki, wymazy i jakiekolwiek poprawki są niedopuszczalne w korespondencji biznesowej. Będą świadczyć o analfabetyzmie i frywolności przeciwnika.

Używane szczegóły

List zazwyczaj zawiera następujące informacje.

1. Pełna nazwa firmy, a nie tylko skrót.
2. Numer telefonu, numer faksu, konto bankowe i e-mail.
3. Adresat. Ponadto w celowniku należy użyć nazwy firmy. Jeśli musisz podać nazwisko i stanowisko, zaleca się użycie celownika. Jeżeli odbiorca posiada tytuł lub stopień naukowy, musi to być wskazane przed nazwiskiem osoby.

Ważne jest, aby pamiętać, że każdy atrybut powinien być pisany wielką literą i w nowej linii.

Referencje w liście biznesowym

Formalna komunikacja powinna być zawsze utrzymana w neutralnym tonie. Odwołania do adresata powinny mieć taką samą formę. Zwroty takie jak „Dzień dobry” byłyby nieodpowiednie. Jeśli chcesz się przywitać, lepiej użyj formalnego „Hello”. Ale najbardziej kompetentną opcją jest apel imienny i patronimiczny. I nie ma znaczenia, jak długo trwa znajomość z adresatem. W liście nie można używać skróconej formy imienia (na przykład Petya, Anya itd.).

W utrzymaniu dystansu międzyludzkiego, okazaniu szacunku osobie starszej lub na wyższym stanowisku pomoże odwołanie się do „ciebie”. Warto jednak zauważyć, że w niektórych firmach wręcz przeciwnie, zwyczajowo używa się „ty” podczas komunikacji, nawet w liście.

Warto zauważyć, że tytuł „Szanowny Panie” nie może być używany bez późniejszego wskazania imienia tej osoby. Należy również unikać skrótów „Mr”, „Mrs”. Jeśli musisz zwrócić się do grupy osób, nie wolno podawać nazwisk. Następnie możesz krótko napisać: „Szanowni Państwo!” Zgodnie z regulaminem po zaadresowaniu imiennym należy zawsze postawić wykrzyknik. Na przykład podobne wyrażenie w liście biznesowym wyglądałoby tak: „Drogi Aleksandrze Siergiejewiczu!”

W końcowej części możesz użyć różne opcje. "OD Wszystkiego najlepszego”,„ Z szacunkiem ”,„ Z nadzieją na współpracę ”i tak dalej. Tu apele powinny być formalne, ale przyjazne.

Dokonywanie ostatniej części

Bardzo ważne jest również prawidłowe dokończenie listu. W końcowej części musisz podsumować to, co zostało powiedziane wcześniej. Nie rozciągaj jednak wniosków na 10 zdań. Należy pamiętać, że zwięzłość i zwięzłość cenione są w stylu biznesowym. Lepiej ograniczyć się do prostych fraz. Na przykład zostanie podanych kilka konstrukcji, które są odpowiednie w końcowej części korespondencji biznesowej. Pisma biznesowe powinny być wypełnione możliwie poprawnie i uprzejmie.

• Dzięki za pomoc lub uwagę. "Pozwólcie, że podziękuję za..." "Dziękuję Ci!"
• Zapewnienie adresata w czymś. "Chcielibyśmy z tobą pracować."
• Wyraz nadziei na przyszłość. „Mamy nadzieję, że skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe”.
• Prośba o coś. „Będziemy wdzięczni, jeśli zgłosisz wyniki”.
• Przepraszamy za wszelkie niedogodności. "Przepraszamy za opóźnienie w płatności."

Jak pożegnać się z adresatem

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter biznesowy, w liście biznesowym można się pożegnać na różne sposoby. Aby to zrobić, użyj tak zwanych fraz zamykających.

Następujące opcje są przykładami:

1. Z poważaniem.
2. Z poważaniem.
3. Z poważaniem.
4. Życzę powodzenia w pracy.
5. Mamy nadzieję na dalszą współpracę.
6. Cieszyliśmy się, że możemy służyć.

Mogą istnieć inne opcje. Tutaj wybór ostatniej frazy jest wyłącznie kwestią gustu.

Podpisywanie

Na samym dole arkusza nadawca musi złożyć swój podpis. Ale niezwykle ważne jest, aby zrobić to dobrze, aby dokument miał oficjalny wygląd.

Do złożenia podpisu konieczne jest wskazanie stanowiska, inicjałów, nazwiska i przeciwieństwa. Dodatkowo możesz podać dane kontaktowe (osobisty adres e-mail lub numer telefonu). To zademonstruje odbiorcy chęć komunikacji i współpracy.

Funkcje awarii

Ważne jest również, aby wiedzieć, jak napisać list biznesowy, jeśli musisz coś odmówić. W końcu nawet zawoalowany negatyw lub odmowa nie pozostanie niezauważona i pociągnie za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Po tym nie będzie można liczyć na pozytywny lub przynajmniej neutralny stosunek do siebie. Pisząc list, nie musisz ulegać emocjom. Lepiej trzymać się ograniczeń, nawet jeśli adresat jest bardzo irytujący. Listy odrzucenia należy zawsze kilkakrotnie przeczytać ponownie, zwracając szczególną uwagę na ton wiadomości.

Przesłanie nie powinno zaczynać się kategorycznym „nie” w jakiejkolwiek formie, w jakiej jest wyrażone. W przeciwnym razie odbiorca odniesie wrażenie, że jest nieciekawy i nie ma znaczenia. Po pierwsze, lepiej jest przedstawić niewyszukane przekonujące wyjaśnienia. Po krótkim wymienieniu przyczyn odmowy można płynnie przejść do stwierdzenia tego faktu. Jednocześnie, zgodnie z etykietą listu biznesowego, zaleca się stosowanie następującego rodzaju sformułowań.

• Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby.
• Bardzo nam przykro, ale musimy odrzucić Twoją ofertę.
• Bardzo nam przykro, ale nie możemy spełnić Twojej prośby z następujących powodów.

Najlepiej na początku listu krótko przedstawić prośbę adresata. Zrozumie więc, że naprawdę zapoznali się z jego propozycją i na pewno to doceni.

Funkcje tworzenia wiadomości e-mail

Dzisiaj ludzie coraz bardziej interesują się tym, jak pisze się list biznesowy, jeśli trzeba go wysłać e-mailem. W przypadku takiej korespondencji obowiązują wszystkie te same zasady, które zostały wspomniane wcześniej. Jednak elektroniczne wiadomości biznesowe mają swoje własne cechy.

• Login musi być solidny i adekwatny. Na przykład zaichonok-masha@mail.ru to zła opcja, ale Director-petrov@gmail.com to dobra opcja.

• Pole „temat” jest zawsze ważne do wypełnienia. Dzięki temu będzie jasne, o czym będzie komunikat. Jeśli list jest przeznaczony dla nieznajomego, nagłówek powinien być interesujący. Ale ważne jest, aby nie przesadzać. Tematy takie jak „Unikalna oferta właśnie teraz”, „Pilne” spowodują tylko odrzucenie. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów, oddając w nie istotę przekazu.

• Jeśli korespondencja jest prowadzona z nieznajomym, najpierw musisz mu powiedzieć, w jaki sposób się o nim dowiedziałeś i czym zajmuje się firma. Bez takiego wprowadzenia wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiast usunięta.

• Ważne punkty w tekście najlepiej wyróżnić pogrubieniem. W takim przypadku niedopuszczalne jest używanie różnych kolorów.

• Wersaliki nie powinny być używane w firmowej wiadomości e-mail. Nawet podtytuły i tytuł tematu nie powinny być pisane wielkimi literami. To samo dotyczy zduplikowanych znaków interpunkcyjnych.

• Lepiej jest podzielić tekst na akapity, pozostawiając między nimi pustą linię.

• Im krótsza wiadomość, tym szybciej na nią zareagują.

• Podpis jest wymagany. W wiadomościach e-mail zazwyczaj składa się z kilku wierszy, zawiera imię i nazwisko oraz stanowisko nadawcy, nazwę firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.

• Do listu można dołączyć pliki tekstowe i obrazy. Jest to bardzo wygodne, ponieważ dodatkowe materiały, komentarze, wyjaśnienia i szczegółowe opisy odwracają uwagę od istoty. Dlatego lepiej umieścić je nie w treści listu, ale w załączonych plikach.

• Jeśli korespondencja biznesowa trwa już od dłuższego czasu i nawiązano ciepłą relację zaufania, w wiadomości e-mail dozwolone są emotikony. Pomogą trochę „ożywić” i rozbroić komunikację. Ale nie należy ich nadużywać, a w listach papierowych są generalnie nie do przyjęcia.

Instrukcja pisania listu

Pisanie listu biznesowego można podzielić na kilka etapów.

1. Najpierw musisz określić adresata. Aby to zrobić, w prawym górnym rogu formularza musisz wpisać inicjały, nazwisko i stanowisko odbiorcy. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy wskazać jej adres prawny.

2. Odwołaj się do odbiorcy. Powinien być umieszczony niżej na środku formy. Zostało już powiedziane, jakich zwrotów można użyć. Zazwyczaj apel wygląda tak: „Drogi Igorze Pietrowiczu!”

3. Oświadczenie o celu. Poniżej, w nowej linijce, musisz napisać główne myśli, cały punkt, podając powody odwołania. Jeśli mówimy o jakimś problemie, to warto zaproponować opcje jego rozwiązania. Jeśli jest to propozycja współpracy, to musisz wyjaśnić, jak to się stanie. Jeśli pismo zawiera reklamację, to warto poprosić o konkretne działanie. Jednym słowem odbiorca tekstu musi zrozumieć, czego dokładnie od niego chce.

4. Część końcowa. I na koniec, z nowej linii, musisz wstawić ostatnią frazę i podpis.

List z podziękowaniami

Ten przykład pokazuje, jak może wyglądać list z podziękowaniami. Jednak w tym przykładzie jest jedna wada. Zamiast wiersza „Do firmy flagowej” można było wstawić zwrot powitalny oraz nazwiska osób, do których list był przeznaczony.

Zapytanie

To jest przykładowy list firmowy. Nie ma w tym żadnych niedociągnięć. Wszystkie zasady redagowania były przestrzegane list oficjalny. Z tekstu jasno wynika, jaki problem się pojawił i co należy zrobić, aby go rozwiązać. Wiadomość zawiera również wszystkie dane kontaktowe, wiadomość powitalną, frazę zamykającą oraz podpis.

Publikacja pokazała więc, jak pisać listy przeznaczone dla partnerów biznesowych. Należy to zrobić poprawnie i kompetentnie, aby nie stracić twarzy. W końcu od tego zależy przyszłość firmy. Ważne jest również, aby w odpowiednim czasie odpowiedzieć na wiadomość biznesową. Można to zrobić w ciągu trzech do siedmiu dni od otrzymania listu.

Instrukcja

Rozpocznij swój list od wskazania, do kogo piszesz. Sformatuj wiadomość jak zwykle korespondencja biznesowa. W prawej górnej części dokumentu wpisz w trzech wierszach stanowisko, nazwę firmy i nazwisko kierownika, na przykład:

Do CEO
OOO IntersvyazCom
Iwanow I.I.

Określ, kto jest adresatem listu. Zrób to po wcięciu z poprzedniej sekcji wiadomości również po prawej stronie. Musisz podać swoje stanowisko i nazwisko inicjałami, na przykład:

Od kierownika sprzedaży
Esenina E.E.

Wciśnij kilka wierszy z poprzedniej sekcji, ustaw kursor na środku strony, wskaż charakter wiadomości. Możesz pisać " Notatka”,„ List informacyjny ”lub„ Nota wyjaśniająca ”, wszystko zależy od tego, z jakiego powodu kontaktujesz się z szefem organizacji. Nie umieszczaj kropki po tytule. Jeśli list jest związany z jakąkolwiek prośbą, możesz po prostu skontaktować się z dyrektorem z szacunkiem i nazwiskiem i nazwiskiem.

List należy rozpocząć od słów wyjaśniających powód jego napisania, np. „w kontynuacji naszych negocjacji”, „zgodnie z Twoją prośbą” lub „na podstawie Twoich sugestii”.

Jeśli Twój list jest związany z prośbą o zakup sprzętu, awansem pracownika lub możliwością wyjazdu służbowego, lepiej zacząć list od frazy „Proszę rozważyć możliwość…”.

Przedstaw sytuację, zrób wyjaśnienia, sporządź tabele lub wykresy, jeśli wymaga tego charakter pisma. Wyrównanie treści dokumentu powinno być ustawione na szerokość strony. Każdy wiersz musi zaczynać się od wcięcia.

Podpisz list, pamiętaj, aby użyć standardu „z szacunkiem” przed wskazaniem nazwiska, po nim musisz umieścić przecinek.

Nie zapomnij wskazać daty napisania listu i podpisać wydrukowany dokument.

Jeśli Twoja organizacja ma wewnętrzną komunikację e-mailową, zacznij swój list od odwołania i podaj wszystkie informacje w bezpłatnej formie.

Źródła:

• pismo z prośbą do dyrektora

Listy serwisowe stanowią do 80% całkowity dokumenty, które są przygotowywane w organizacji lub przedsiębiorstwie. Z ich pomocą odbywa się komunikacja między instytucjami a osobami. Noszone są oficjalne litery charakter informacyjny, mogą być również składane w formie prośby lub wymagania.

Instrukcja

Zdecyduj, jaki jest cel listu. Jest ona potrzebna tylko wtedy, gdy sprawy, której jest poświęcona, nie da się rozwiązać osobiście lub osobiście, a także, jeśli ma służyć jako oficjalny dokument potwierdzający sam fakt jej wysłania. Zastanów się z wyprzedzeniem i upewnij się, że wybrałeś adresata i że w jego kompetencjach będzie odpowiedzieć, jeśli list- zapytanie.

W jednym należy zadać tylko jedno pytanie. Kilka pytań można zadać tylko wtedy, gdy są ze sobą powiązane. Odbiorca musi natychmiast zrozumieć istotę Twojego listu, więc musi to być określone w pierwszych zdaniach. W nich poinformuj nie tylko istotę pytania, ale także działania, których oczekujesz w odpowiedzi. We wstępie możesz odnieść się do przepisy prawne, którymi kierujesz się przygotowując list i które służą jako podstawa do żądania lub udzielenia informacji.

Główna treść listu powinna zachęcać do działania, przekonywać lub wyjaśniać. Tekst powinien być jasny, zwięzły, zwięzły i logiczny. Podane w nim fakty muszą być zweryfikowane i obiektywne, dane cyfrowe muszą być jak najdokładniejsze. Napisz list rzeczowym, neutralnym tonem. Tekst może być napisany w pierwszej osobie liczby pojedynczej lub mnogiej lub w trzeciej osobie liczby pojedynczej.

Unikaj wyrażeń kategorycznych w tekście listu. Użyj do tego słów i konstrukcji wprowadzających: jeśli to możliwe, najwyraźniej tak, jak wynika z tego, co wiadomo.

Biznesmen wymaga, abyś zaczął list od „Kochanie” oraz wpisał imię i nazwisko adresata. Jeśli ich tam nie ma, to na końcu listu, przed podpisem, musi znajdować się fraza „Z szacunkiem”. Możesz także podkreślić ten szacunek w tekście listu, używając takich zwrotów przysłówkowych, jak: „po dokładnym przestudiowaniu twoich komentarzy…”, „uważnie rozważyłeś twoje propozycje…”.

Oficjalny list musi być napisany na papierze firmowym organizacji, który wskazuje jej pełną nazwę i numery kontaktowe.

Podczas wdrażania działalność gospodarcza niektórzy liderzy organizacji zmuszeni są korzystać z podróży służbowych. Z artykułu 166 Kodeks pracy RF wynika, że ​​pracownik jest wysyłany na polecenie szefa organizacji. A co, jeśli sam reżyser jedzie na oficjalne zadanie, bo okazuje się, że sam wysyła się na oficjalne zadanie.

Instrukcja

Przede wszystkim zajrzyj do statutu firmy, która ma prawo wystawiać dokumenty administracyjne. Jeśli jest tam napisane, że tylko kierownik (który jest jednocześnie dyrektorem) ma prawo do publikacji, to musi sporządzić dokumenty na podróż służbową. Jeśli delegowałeś prawo do podpisywania na zastępcę, dokumenty podróży podpisuje ta osoba.

Wydaj zlecenie pracy do wysłania w podróży służbowej, ma ujednolicona forma Nr T-10a. W tym miejscu określ cel podróży służbowej, czas jej rozpoczęcia i zakończenia (zgodnie z biletami), cel podróży. Podpisz dokument. Pod koniec podróży służbowej wypełnij raport na dole formularza.

Wydaj polecenie wysłania pracownika w podróż służbową (formularz nr T-9). Jeżeli karta przewiduje przekazanie prawa do podpisania na inną osobę, musi ona sporządzić dokument administracyjny. Tutaj wprowadź informacje o podróży służbowej: cel i okres podróży służbowej, cel i powód (przypisanie obowiązków). Podpisz dokument lub przekaż go zastępcy do podpisu.

Wydaj zamówienie na tymczasowe zastępstwo. Jeśli jest zastępca, wyznacz go na kierownika; jeśli nie ma takiego stanowiska w państwie, wyznacz inną osobę. W dokumencie administracyjnym zapisz okres wymiany i powód (podróż służbowa), określ szereg uprawnień.

Wydaj pełnomocnictwo dla zastępcy do prowadzenia działalności. Na przykład do reprezentowania interesów firmy przed organem podatkowym. Zadbaj o podpisywanie dokumentów finansowych. Aby to zrobić, możesz skontaktować się ze swoim bankiem i przerobić kartę podpisu.

Sporządź zaświadczenie o podróży (formularz nr T-10). Wpisz imię i nazwisko dyrektor organizacji, jego numer osobowy. Poniżej wpisz cel wyjazdu oraz okres nieobecności w miejscu pracy. Podpisz dokument.

Źródła:

• jak zorganizować podróż