Ev » Nakit işlemler » Proje çalışma programı planı. Proje takvimi

Proje çalışma programı planı. Proje takvimi

Planlama, proje uygulamasının ayrılmaz bir bileşenidir. Planlamanın kilit noktası bir takvim planının veya bazen dedikleri gibi bir takvim programının oluşturulmasıdır. Bir zamanlama planı, proje çalışmasının gereksinimlerini karşılamanıza ve hangi faaliyetlerin ne kadar süreyle gerçekleştirileceğini açıkça anlamanıza yardımcı olur.

Makale, programın parametrelerini, teknolojileri ve oluşturma yöntemlerini, programları ve proje yürütücülerini sunmaktadır. Planlamayı sağlayan belgelerin bir listesi sağlanır.

Başlangıç olarak proje zamanlamasını tanımlamaya değer. Planlama, projenin neden, nasıl, ne zaman ve kim tarafından uygulanacağı sorularına yanıt veren belgelenmiş kararların birleşimidir. Takvim planı, kapsamlı bir diyagram şeklinde sunulan planlamanın, maddi onayının sonucudur. Program şirket yönetimi tarafından kontrol edilir ve onaylanır.

Takvim planı oluşturulduğunda zorunlu ve uygulamalı görevler çözülür. Planlama sırasında gereklidir:

Projenin amacını ve hedef kitlesini netleştirin. Ayrıntıları anlayın.
Ayrıntıları müşteriye açıklayın.
projeye dahil olanlarla ve müşteriyle.
İşin miktarını ve bileşimini belirleyin.
Hem insan hem de malzeme ve teknik kaynakları çekin ve rasyonel bir şekilde dağıtın.
Bir bütçe oluşturun.
Planın uygulanması için sorumluluk atayın ve sorumlulukları bölün.
Projeyi ve bireysel plan öğelerini tamamlamak için son tarihleri belirleyin.

Program, karmaşık bir diyagram veya basit bir çalışma ve teslim tarihleri listesi olarak sunulur.

Projenin nasıl ilerlediğini öğrenmek için proje yöneticisi. Ayrıca takvim planına göre yönetici olarak atanır. Yönetici, planın bireysel öğelerinden sorumlu olan ve çalışma hakkında raporlar sunan uygulayıcılara tabidir. Çalışma sırasında tutarsızlıklar ortaya çıkarsa, yönetici bunların nedenlerini bulmak ve planı düzenlemekle yükümlüdür. Küresel planlama sorunlarını çözmek için, bireysel aşamaların ve tüm projenin kaderinin belirlendiği toplantılar yapılır.

Tüm katılımcılar gerçekleştirdikleri rolün farkında olmalıdır. Faaliyetleri yürütmek için kendilerine gerekli belgeler, bir çalışma alanı, yüksek kaliteli araç ve malzemeler sağlanmalıdır.

Planlama, etkinlikleri düzenlemek ve verimliliği artırmak için kullanılır. Plan, genişletilmiş ve doğru bir proje takvimi görmenize yardımcı olur.

Zamanlama Seçenekleri

Takvim programının ana parametreleri:

işin başlangıcı ve bitişi
çalışma süresi
kaynak tabanı

İşin başlangıcı ve bitişi. Erken başlangıç – işin resmi başlangıcı. Geç bitiş – işin tamamlanmasının planlandığı tarih. Ayrıca daha geç başlangıç ve erken bitiş de vardır. Başlangıç tarihleri ile kapanış tarihleri arasındaki süreye bolluk denir. Tipik olarak aynı kalır, dolayısıyla erken ve geç başlangıçlar ile erken ve geç bitişler arasındaki zaman boşluğu aynı olacaktır.

İşin süresi. Sanatçı sayısına ve işçilik maliyetlerine, iş hacmine, müşteri gereksinimlerine ve diğer faktörlere bağlıdır. Kritik süre, işin büyük kısmının, hatta projenin tamamının tamamlanması gereken minimum süredir.

Erken başlama/geç başlama ve işin süresini toplarsak erken bitirme/geç bitirme elde ederiz.

Kaynaklar. Proje geliştirme tarihleri belirlenirken kaynak kısıtları dikkate alınır. Her türlü proje çalışması için ihtiyaçlar belirlendikten sonra her biri için gerekli kaynak miktarı hesaplanır. Buna dayanarak, verileri mevcut kaynak miktarıyla karşılaştırılan bir kaynak seviyeleri grafiği oluşturulur. İhtiyaçlar kaynak tabanını aşarsa, bunları karşılamak için takvimdeki zamanı değiştirmek mümkündür.

Program Oluşturmanın Temelleri

Bir takvim planını uygulamak için, onu oluşturma yöntemlerini ve teknolojisini anlamanın yanı sıra uygun planlama araçlarını incelemeniz gerekir.

Teknoloji

Proje tek bir bütündür. Kolaylık sağlamak için birbirine bağlı büyük bloklara bölünmüştür. Bu bloklar daha sonra projeyi basitleştirmek için daha küçük birimlere ve adımlara bölünür. Bu yaklaşım, faaliyetlere yardımcı olur ve kapsamlı ve ayrıntılı çalışmaya başlamazsanız gözden kaçabilecek hataları önler.

Proje uygulama aşamaları iş parametreleriyle ilgilidir ve şunları içerir:

Projenin uygulanması için tamamlanması gereken işlerin bir listesinin derlenmesi.
Sürenin, iş sırasının ve proje uygulama derecesinin hesaplanması.
İnsan, malzeme, bilgi ve diğer kaynakların mevcudiyetinin belirlenmesi.
Dış kısıtlamaların belirlenmesi. Mevsimsel, kaynak bazlı, zamana bağlı vb. olabilirler. Ana sınırlama, projenin tamamlanması için son tarihtir.
Riskleri arayın. Bunun özel bir formülü var: Bir risk (ki bu mümkün) ortaya çıkabilir çünkü (sebep) sonuçlara yol açacaktır.
Risklere ve tehditlere yanıt vermek için bir plan geliştirmek. Bu, yanıt stratejileri yoluyla yapılır. Bunlardan iki tane var: pasif ve aktif. Bunlardan ilki belirlenen riskler için nakit rezervi oluşturulmasını, ikincisi ise yeni çalışmaların plana dahil edilerek risklerin en aza indirilmesi amaçlanıyor.

Programın, aşamalı olarak uygulanan proje uygulaması için bir model olduğunun unutulmaması önemlidir. Yeni bir aşamadaki çalışma ancak bir önceki aşamanın uygulanması tamamlandığında başlar. Bu model tamamen statik değildir çünkü planlama ayarlanabilir ve revize edilebilir.

Yöntemler

Farklı türde planlar oluşturmak veya bir planın ayrı ayrı bölümlerini geliştirmek için çeşitli yöntemler kullanılır. İşte en popüler olanlar:

Gantt şeması, bir çalışma programını göstermek için oluşturulan bir çubuk grafiktir.
Ağ diyagramı, bir projenin çalışma sırasını görüntülemek için kapsamlı bir modeldir.
Hacim takvimi programı, tamamlanmayı bekleyen işin hacmini ve miktarını sunmanıza olanak tanıyan bir yöntemdir.
Döngü programı, bireysel aşamaların ve tüm projenin süresinin ölçüldüğü bir yöntemdir.

Yöntem, ekonomik bileşenlere bağlı olarak yönetici tarafından seçilir. İşin aşaması, mevcut kaynaklar vb. etkiler. Bu yöntemler aynı zamanda kapsamlı bir şekilde kullanılabilir, bu da programın daha fazla görünürlük ve doğruluğuna olanak tanır.

Yukarıda sunulan yöntemlerin tümü Microsoft Office, Excel veya diğer modern planlayıcı ve düzenleyici programlarda kolaylıkla oluşturulabilir.

Zamanlayıcılar

Planlayıcı programları, bir planın hazırlanmasını ve parametrelerinin hesaplanmasını önemli ölçüde basitleştirmeye yardımcı olacaktır. Etkilidirler ve kullanımı nispeten kolaydır. Elektronik ürünler pazarında birçoğu var. İşte sadece birkaçı:

Sunulan araçlar yönetimde proje oluşturmak ve uygulamak için kullanılır. Çok görevlidirler, işlevseldirler, mobildirler ve farklı platformlarda çalışırlar.

Takvim programının düzenleyici temeli

Planlamanın ana belgesi programın kendisidir ve onun yardımıyla tüm tasarım süreçleri kontrol edilir. Program, master planın temelini oluşturur. Master plan şunları içerir:

Bireysel iş bölümlerinin programları. Her sanatçının elinde bunları bulundurması gerekir.
İş paketi programları.
Projenin uygulanması için tahsis edilen finansmana ilişkin raporlar.
Kaynak gereksinimlerine ilişkin veriler.
Projenin uygulanmasına yönelik organizasyonel önlemlerin planı.
İşgücünün korunmasına ilişkin kanunlar.
Kaynak ve malzeme tüketimine ilişkin raporlar.
Her çalışan tarafından sağlanan ilerleme raporları.
Ekipman kullanımına ilişkin düzenlemeler.
Örneğin belirli türdeki projeleri oluştururken güvenlik belgeleri gereklidir.

Takvim planı harika bir planlama aracıdır. Derlemesinde grafik yöntemleri ve modern programları kullanarak yüksek verim elde edebilirsiniz. Bir proje üzerinde çalışırken bu önemlidir. Faaliyetin düzenlenmesi ve herhangi bir şikayete yol açmaması için her şey gereklidir. Planlama yönetiminin inceliklerini bilmek, kalite yönetiminin bir işaretidir.

Sorunuzu aşağıdaki forma yazın

Herhangi bir görevin uygulanmasını planlarken geleneksel sorular şunlardır: "Ne yapmalı?", "Ne zaman?", "Kim?", "Sonuçlar nelerdir?" Ve bir proje etkinliği bir dizi eylem içerdiğinden, ana planın belge grubunun mutlaka proje programı veya takvim planı olarak da adlandırılan bir proje programı içermesi gerekir. Bu yazımızda bu belgenin görsel sunumu için hazırlık adımlarına ve seçeneklerine bakacağız.

Proje içeriğinin programa yansıması

Adanan materyalde bir takvim planı geliştirmenin aşamalarını tartıştık. Bir program oluşturmanın kalitesi, yöneticinin bir dizi zorunlu prosedürü yerine getirmesine bağlıdır; bunlar arasında ana kısıtlamaların (içerik, zaman ve kaynaklarla ilgili) dikkate alınması merkezi bir yer tutar. Bu yolda ilk adım, projenin içeriğini, görevin konusuna ilişkin belirli bir dizi hizmet ve ürün olarak planlamaktır. Projenin içeriği aşağıdakileri içeren oldukça geniş bir konsepttir:

Etkinliğin başlatılmasının nedenlerini ve getirdiği fırsatları açıklayan açıklayıcı bir bölüm;
ana sonuç-ürünün farklı ayrışma seviyelerindeki görevlerin hedefleri ve sonuçları;
proje ile şirketin geliştirme stratejisi arasında belirlenen bağlantılar;
benzersiz bir tasarım problemini çözmeye yönelik çeşitli yaklaşımlar;
Proje Yöneticisinin ürününün, yetkisinin ve sorumluluklarının ortaya çıktığı proje sınırları;
etkinlik ürünü;
ürün ve parametreleri için temel gereksinimler;
projenin şartlarına ilişkin her türlü varsayım ve varsayımlar;
belirlenen sınırlamalar;
performans kriteri.

Bu listede, her şeyden önce, her biri için sonuçların belirlendiği işin kapsamını, ilgili görevlerden sorumlu kaynakları ve son teslim tarihlerini planlamakla ilgileneceğiz. Başka bir deyişle, projenin sonucuna yol açan çalışma formatına dönüştürülen tüm görev dizisi, görev niteliğinin adlandırılmış parametreleri de dahil olmak üzere belirli bir formdaki bir tablo veya grafikte özetlenmelidir.

Siz ve ben, sitemizdeki makalelerden, görevlerin sonuçların özü olduğunu, yorumda gelecekte belirli noktalar olduğunu biliyoruz: başarılmış veya başarılmamış. Görevler için eylemlerin başladığı an önemli değildir ancak nihai çözümlerinin zamanlaması önemlidir. Görevler statik bir kategoridir, ancak bunları dinamik bir çalışma durumuna aktarıyoruz; Başlangıcı, sonu, sorumluları ve sonuçları olan eylemler. Prosedürel planlama yürütme modelinin görsel imajını hatırlayalım ve takvim planının geliştirilmesindeki yerini belirleyelim.

Projenin uygulanmasına ilişkin koşullar içerik, tanımlanan iş kapsamı, aralarında belirlenen ilişkiler ve belirlenen operasyon süresi tarafından belirlenir. Ama hepsi bu değil. Programın uygulanması sırasındaki yönetim, belirlenen, değerlendirilen risk ve geliştirilen proje bütçesi dikkate alınarak gerçekleştirilir. Bir takvim çizelgesinin geliştirilmesine yönelik temel süreçler grubu arasında işin bileşimine ek olarak bir dizi başka parametre de önemlidir.

Çalışma parametrelerinin açıklığa kavuşturulması

Projenin tüm iş yelpazesi hakkında bilgi edinmek için işin kapsamının belirlenmesi yapılır. Planlanan operasyonların bileşimine ilişkin bir dizi eksiksiz veri üretilir. Bir projenin yapısının ve iş kapsamının planlanması projenin hedefleriyle ilgilidir. Ekip liderinin gerekli çalışma kapsamını ve eylem sırasını belirlemesi, hedeflere ve bunlardan kaynaklanan görevlere dayanmaktadır.

Bu konuda kendisine basit denemeyen ayrıştırma yöntemi yardımcı oluyor. Yöneticinin özel bir şekilde uyum sağlaması, disiplinli olması, bölümün kural ve kriterlerine odaklanması gerekiyor. Sonuç olarak, bir ara belge belirir - WBS (işin hiyerarşik yapısının bir örneği aşağıda verilmiştir).

İşlevsel bölüm türü WBS örneği

İşin bir sonraki parametresi, aralarındaki ilişkilerin düzeyidir. Ayrıca proje takvimi oluşturulmadan önce belirlenmesi gerekir. İş ilişkilerinin planlanması, operasyonların sırasını oluşturma, koordine etme ve belgeleme amacına sahiptir. Bu görevi gerçekleştirmek için projenin ağ modelini oluşturmak amacıyla mantıksal ve matematiksel algoritmalar kullanılır. Bu durumda sadece faaliyetler arasında değil, kilometre taşları arasında da karşılıklı bağlantılar dikkate alınır. Diğer kısıtlamalar da dikkate alınır. Ağ şeması şunları kullanır:

operasyonlar arasındaki özel ilişki türleri;
kritik yol metodu;
operasyon süresini hesaplama yöntemleri;
ağ diyagramı optimizasyon yönetimi.

Planlamadan önce gelen bir diğer parametre ise işin süresidir. Operasyon süresi sorununu çözmek, yönetici için yatırım etkinliğinin toplam süresinin ne kadar olacağı konusunda net bir anlayış sağlar. Bu geçici kaynağın yönetimi daha sonra öngörülen olayların ve eylemlerin ilk envanterine dayanır. Üstelik bildiğimiz gibi herhangi bir problemi çözmek için sonsuz sayıda model olabilir. Her şey, sorumlu kaynağın yaratıcı mesajına ve geçmiş deneyimine, sonuçlara ulaşmak için alternatifleri ve ilgili riskleri eleştirel bir şekilde değerlendirme becerisine bağlıdır. Kompozisyon, sıra ve ilişkilerin yanı sıra temel kriterler şunlardır:

çalışma süresi;
operasyonların gerçekleştirilmesi için işçilik maliyetleri.

Sürenin ve işçilik maliyetlerinin tahmin edilmesi de Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır. Ancak görev dağılımı koşulları altında proje yöneticisi, yönetici olarak aynı zamanda ekip üyeleri ve dış yükleniciler şeklinde sorumlu kaynaklara da sahiptir. Uzman danışmanlar da yerel kararlara dahil oluyor ve ortaya koydukları öneri ve öneriler konusunda biraz farklı sorumluluklar taşıyorlar. Bu katılımcılar birlikte işin süresine ve gerekli işgücü kaynaklarının bileşimine ilişkin bir tahmin sağlamalıdır. Bu makalenin amaçları doğrultusunda, planlamanın bazı ek yönlerini dikkate almıyoruz. Bu, işin maliyetinin, riskin ve kalite planlamasının planlanması ve değerlendirilmesi anlamına gelir. Master plan için diğer her şeyden daha az önemli olmasalar da, proje takvimini dolaylı olarak etkilerler.

Gerçek takvim planı

Proje uygulama takvimi, bileşiminde yer alan operasyonların tahmini zamanlamasını ve toplam süresini sonuçlandırmak amacıyla geliştirilir. Bu durumda katılımcılarla nihai anlaşma sağlanmalı ve program dokümanının onaylanması sağlanmalıdır. Onaylanmasının önemini belirleyen, bu belgenin operasyonel uygulama şeklidir. Programdaki ayrıntı düzeyi yeterli olmalı ancak aşırı olmamalıdır. Bu ne anlama gelir?

Program geliştirmenin derinliği için evrensel bir kriter, bağımsız çalışmaya tahsis edilen görevin sonucundan sorumlu bir kaynağın varlığıdır. İlgili operasyonlardan sorumlu kişi aynı kalırsa üst düzey işleri daha fazla bölmenin bir anlamı yoktur. Ancak bir sorumlunun eylemlerinin sonuçları diğerine aktarılıyorsa, iş bölümü süreci henüz tamamlanmamıştır.

Önceki tüm belgeler (dönüm noktası planları, WBS, ağ modelleri vb.) hazırlık niteliğindeyse, takvim planı doğrudan yürütme ve kontrol belgesidir. İşin ilerlemesinin plan-gerçek analizi, izlenmesi ve kontrolünün tam olarak programa göre düzenli olarak yapılması boşuna değildir. Program bir dizi işlevi yerine getirir:

belirli eylemlerin uygulanmasını öngören idari bir belge;
kaynağı izleme;
kontrol faaliyetlerine ilişkin belge;
Proje planlarını değiştirme kararı vermek için belge temeli.

Yukarıda, ikili görünüme sahip standart Microsoft Project uygulamasında yapılmış bir proje çizelgesi örneği verilmiştir: tablolar ve Gantt şemaları. İş ilerlemesi, çeşitli görsel temsillerin programlarına göre yönetilebilir. Bu türler arasında aşağıdakiler öne çıkmaktadır.

Tablo formu.
Şerit grafiği.
Gantt (veya Gantt) şeması.
Kilometre taşlarının diyagramı (kilometre taşlarına göre grafik).
Zaman ölçeğini dikkate alan ağ diyagramı.

Son olarak tablo biçimindeki başka bir program örneğine bakacağız. Bu, zamanlama tasarımının en yaygın ve işe yarayan türüdür. Tablo formu işin ana parametrelerini içerir: operasyonların içeriği, başlangıç ve bitiş tarihleri, sorumlu kişiler, beklenen sonuçlar, tamamlanma işareti. Proje planlama yönetimi zamanlama ile bitmez. Bütçeyi ve ona bağlı programı ayarlamanın birkaç yinelemesi vardır. Organizasyon yapısı geliştirilir, riskler değerlendirilir, teslimatlar ve kalite planlanır. Ve ancak bundan sonra plan birleştirilmiş bir belge halinde derlenir.

Proje zaman çizelgesinin tablo halindeki formuna örnek

Bu yazımızda proje takvimi hazırlama konusunu ve bunun genel planlama süreçleri sistemindeki yerini inceledik. Küçük projelerde, tüm planlama kompleksinin yalnızca program ve bütçeyle sınırlı olduğu görülür, ancak olay büyük ölçekli ve önemliyse algoritma bir dizi ardışık aşamaya genişletilir. Bu işte yetenekli olan ve sorunları çözmenin yollarını denemekten korkmayan bir proje yöneticisi, neredeyse her zaman sınırlamalar eşitlendiğinde ve ekibin eylemlerinden beklenen sonuç zamanında ortaya çıktığında seçenekler bulur.

Proje uygulama programı, yönetim ekibinin profesyonelliğini ve projeyi uygulamaya hazır olduğunu gösteren iş planının gerekli bir parçasıdır, projenin en önemli işlerini ve önemli olaylarını kontrol etmenize, olası arızaları tahmin etmenize ve riskleri azaltmanıza olanak tanır.

Proje uygulama programı, teknik şartnamelerin hazırlanmasından uygulamanın tamamlanmasına kadar (iş planı süresince) işin tüm aşamalarını gösterir. Çeşitli aşamaların zamanlamasının, projenin ilk ayının başlangıcından itibaren aylar halinde belirtilmesi tavsiye edilir. Her işin nesnel olarak belirlenen süresi ve ilişkileri özellikle önemlidir. Çeşitli çalışmaların zamanlamasının birçok nedene bağlı olduğu unutulmamalıdır; bunlar arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

belirli bir işi gerçekleştirmek için gereken kendi zamanı;
bu işin projedeki diğer işlerin başlangıç veya bitiş tarihleriyle ilişkisine ilişkin gerekliliklerin getirdiği kısıtlamalar;
projeyle ilgili olmayan nesnel kısıtlamalar (iklimsel, mevsimsel vb.).

Planlama ve çizelgelemeye yönelik analitik araçlardan biri, yöneticinin projenin mümkün olan en kısa sürede nasıl tamamlanabileceğini görmesine yardımcı olan kritik yol yöntemidir (CPM).

Bir örnek kullanarak MCP kullanımına bakalım. Diyelim ki bir üretim tesisi açılması planlanıyor. Bu projenin ana hedefleri tabloda verilmiştir. 8.1.

Tablo 8.1

Proje hedefleri

görevler	Görevin açıklaması	Öncesi görevler	Zaman verim, Uel. birimler
	Bir oda bul
	Bir kira sözleşmesi imzalayın
	Tesisi yenileyin
	Bir yönetici bulun
	Ekipman satın alın
	Teknolojiyi test edin
	Personel alımı
	Testler yapın
Toplam zaman

Görevleri tanımlamanın yanı sıra bunları sıraya koymanız, hangi görevlerin öncelikli, hangilerinin sonraki olduğunu belirlemeniz ve ayrıca her görevin ne kadar zaman gerektireceğini hesaplamanız gerekir.

Kritik yol yöntemini kullanırken ilk adım, problemi bir diyagram şeklinde görsel olarak göstermektir (Şekil 8.6). Bu diyagram, projenin görevleri arasındaki tüm ilişkileri görmenize ve hangi işlemlerin paralelleştirilebileceğini belirlemenize olanak tanır.

Pirinç. 8.6.

Söz konusu örnekte, paralel olarak yürütülen iki bağımsız yönü ("ekipman" ve "ürün") ayırt edebiliriz. “Ekipman” yönü (görevler A, B, C, E), üretim için alan hazırlamayı ve ekipman satın almayı içerir. “Ürün” yönü (görevler D, F, G) bir yöneticinin, personelin işe alınmasını ve teknolojinin geliştirilmesini içerir.

Kritik yolu belirlemek için görev tamamlanma tarihleri diyagrama eklenir. Bir projedeki en uzun yola kritik yol denir. Örnekte bu, A noktasından I noktasına kadar 23 hafta süren yoldur. Bu, projenin tamamının başlangıçta planlanan 41 hafta yerine 23 haftada tamamlanabileceği anlamına geliyor.

Teknoloji Değerlendirme ve Gözden Geçirme Programı (TERP), her görevin ayrı ayrı ve projenin tamamının iyimser (To), kötümser (Tp) ve en olası (Tv) zamanlamasına ilişkin tahminlerini hesaba katmanıza olanak tanıyan bir proje yönetim sistemidir. tüm.

Tamamlanma süresinin ağırlıklı ortalama tahmini (Tc), aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır:

Tc = (Kime + Tp + 4Tv)/6.

Sorunun çözümü için en olası sürenin 10 hafta, kötümser seçeneğin 14 hafta, iyimser seçeneğe göre ise sorunun çözümü için 8 haftanın yeterli olacağını varsayalım. POOT formülünü kullanarak tahmini süreyi elde ederiz:

Tc = (8 + (4x10) + 14)/6 = 10,3 hafta.

Karar ağacı, potansiyel kararları ve bu kararların olası sonuçlarını grafiksel olarak göstermenize olanak tanır, karar vermede görsel bir yardımcıdır, çeşitli seçenekleri açıkça değerlendirmenize ve riski değerlendirmenize olanak tanır. Olasılıkları değerlendirmek sizi gerçekte ne olabileceği hakkında düşünmeye zorlar. Fırsatları değerlendirirken çoğu kişi yalnızca iyimser tahminlere dikkat etme eğilimindedir. Karar ağacı, kötümser bir değerlendirmeyi analize dahil etmenize olanak tanır. POOT gibi karar ağacı da bir olasılık unsuru içerir ve değerlendirme için üç seçenek sunar: iyimser, kötümser ve gerçekçi.

Örneğin, bir şirketin işini genişletmek için iki olası seçeneği vardır. Her bir opsiyon için gelecek beş yıldaki beklenen kâr hesaplanmaktadır (Tablo 8.2).

Tablo 8.2

İş genişletme seçenekleri

Örneğin karar ağacı şöyle görünecektir:

Seçenek 1 için beklenen maliyet şu şekilde verilecektir:

C1 = 6 x 0,2 + 3 x 0,6 + 2 x 0,2 = 3,4 milyon ruble.

Seçenek 2 için:

C2 = 5 x 0,2 + 4 x 0,6 + 2 x 0,2 = 3,8 milyon ruble.

Hesaplamalardan da anlaşılacağı üzere 2. seçeneğin “beklenen maliyeti” daha yüksektir. Bu nedenle tercih edilir. Gerçek hayatta elbette nihai seçimi yalnızca karar ağacı analizine dayanarak yapamazsınız. Bununla birlikte diğer analiz araçlarının da kullanılması gerekmektedir. Microsoft Visio ve Project Expert gibi yazılım paketleri, proje zamanlamalarının oluşturulması ve kritik yolun seçilmesi için geniş fırsatlar sağlar.

Bölüm 8 için örnekler

Proje uygulama takvimi, projenin en önemli iş ve olaylarını kontrol etmek, olası arızaları önlemek ve riskleri azaltmak için tasarlanmıştır. Özellikle önemli olan, nesnel olarak belirlenmiş çalışma süresi ve bunların ilişkileridir.

Proje uygulama programı, aşağıdaki parametreleri gösteren çalışma aşamalarının bir listesi olarak sunulabilir:

Sahne ve işin bileşenleri;

İşin süresi;

Nesneler ve varlık türleri;

Maliyet muhasebesi yöntemi.

Karmaşık projeler için takvim veya ağ çalışma programları sunulabilir.

7. RİSK DEĞERLENDİRMESİ VE SİGORTA

Bu bölüm, proje uygulama sürecindeki olası riskleri ve bunların etkilerine karşı korunmanın ana yöntemlerini özetlemektedir.

Bir işletmenin risk analizinin derinliği girişimcinin spesifik faaliyet türüne ve projenin büyüklüğüne bağlıdır.

Yatırım projeleri gelecek dönemle ilgilidir, dolayısıyla bunların uygulanmasının sonuçlarını güvenle tahmin etmek imkansızdır. Bu durumda projelerin riskler dikkate alınarak yürütülmesi gerekmektedir.

İlk olarak, olası risk türlerinin bir listesi sağlanır; bunların kaynakları, oluşma anı ve olasılığı ve beklenen hasar belirtilir. Daha sonra riskler gerçekleşme olasılıklarına göre sıralanır, kabul edilebilir bir risk düzeyi belirlenir ve gerçekleşme olasılığı bu düzeyin altında olan riskler atılır.

Olası riskler analiz edildikten ve her biri için en önemlileri belirlendikten sonra önleme ve nötralizasyon önlemleri belirtilir ve bir risk sigortası programı sunulur.

8. İŞ PLANININ MALİ BÖLÜMÜ

8.1. Finansal plan

Mali bölüm iş planının ana bölümlerinden biridir. Girişimcinin, yatırımcılarının ve alacaklılarının yanı sıra, önerilen yatırımın karlılığı, maddi ve finansal kaynaklara olan ihtiyaç, gelir ve giderlerinin kaynakları hakkında fikir edinmesi mali bölüm verilerine dayanmaktadır. ve işletmenin beklenen sonuçları.

Bu bölümde finansal plan ve finansman stratejisi yer almaktadır.

Finansal plan, iş planının en önemli bölümlerinden biridir. Bunu geliştirirken, işletmenin mevcut mali durumunu analiz ederken olduğu gibi aynı belgeleri hazırlamak gerekir. Ancak hazırlanma sırası farklı olabilir.

Çoğu zaman, iş planında yer alan mali plan aşağıdaki belgeleri içerir:

Ürün ve hizmet satışlarından elde edilen gelir hacimlerinin tahmini;

Nakit tahsilat ve gider dengesi;

Gelir ve giderlerin özet tablosu;

İşletmenin tahmini varlık ve yükümlülükleri dengesi;

Minimum üretim hacminin veya kritik noktanın (yani başabaş noktası) hesaplanması.

Bir mali plan için olağan zaman ufku bir yıl öncedendir ve çeyreklere veya aylara bölünür, ancak çoğu zaman borç verenler ve yatırımcılar genişletilmiş bir mali planın üç ila beş yıl veya bazen daha uzun bir süre sonraya kadar geliştirilmesini beklerler.

Bir mali plan hazırlarken iki ana sorunu çözmek gerekir:

Kârın yatırılan sermayeye oranının (ROI göstergesi) arzu edilen dinamiğinin ne olduğunu belirleyin.

Planlama döneminde istenen yatırım getirisi değerini elde etmek için yatırım getirisini etkileyen göstergelerin her birini optimize edin ve aynı zamanda işletmenin sürdürülebilir ödeme gücünü sağlamak için yeterli miktarda nakit bulundurun.

8.2. Finansman stratejisi

İş planının mali bölümünün bir sonraki kısmı finansman stratejisidir.

Sabit sermaye maliyetini planlarken, makine, teçhizat, gayrimenkul ve diğer sabit varlık türlerine yeni yatırımlar için ne kadar para ve tam olarak ne zaman tahsis etmeyi planladığını belirlemek gerekir.

Finansman kaynağının belirlenmesinin yanı sıra, sermaye yatırımlarının etkinliğinin, bunların yardımıyla elde edilebilecek ek kâr miktarının da belirlenmesi gerekmektedir.

Buradaki temel kural, beklenen getiri oranının alternatif yatırımların getiri oranından yüksek olması, özellikle kârın ortalama mevduat getirisi ve hisse senedi temettülerinden yüksek olması gerektiğidir.

Bu bölümde projenin uygulanması için fon sağlanmasına yönelik bir plan oluşturulması gerekmektedir. Bu, aşağıdaki soruların yanıtlarını sağlar:

Ne kadar paraya ihtiyaç var?

Bu fonların nereden ve hangi biçimde alınması bekleniyor;

Borç alınan fonların ve gelir elde eden yatırımcıların tam olarak geri ödenmesini ne zaman bekleyebiliriz;

Gelir ne olacak?

İlk sorunun cevabı bir finansal planla sağlanmaktadır.

İkinci soru net bir cevap gerektirmiyor. Özü, gerekli fonların hangi kısmının ödünç alınan fonlar şeklinde elde edilebileceği ve hangi kısmının oluşturulan işletmenin kayıtlı sermayesi şeklinde olması gerektiği ile ilgilidir.

En genel anlamda, yeni oluşturulan işletmeler için finansman kaynağının büyük olasılıkla kayıtlı sermaye olacağını ve mevcut işletmelerin faaliyetlerini genişletmeye yönelik projeler için - birikim fonundan fonlar ve herhangi bir biçimde borç alınan fonlar olacağını söyleyebiliriz.

Son olarak, ödünç alınan fonların geri ödeme zamanlamasının değerlendirilmesi, iş planında yer alan özel hesaplamaları gerektirir. Bunlar, ilk yatırım ile yıllık nakit gelirin karşılaştırılmasına dayanmaktadır. Bu durumda, kural olarak, zaman faktörünün (indirim faktörlerine bağlı olarak) etkisini dikkate almak gelenekseldir.

8.3. Ekonomik verimliliğin gerekçesi

Yatırım projelerinin değerlendirilmesinde yaygın olarak kabul edilen dinamik kriterler şunlardır:

Net bugünkü değer NPV, NPV (Net Bugünkü Değer);

İç getiri oranı IRR, IRR (İç Getiri Oranı);

ID Karlılık Endeksi (PI);

İndirimli geri ödeme süresi.

Listelenen proje kabul göstergelerinin ana kriteri net bugünkü değerdir. Her ne kadar bir projeye fon yatırma kararı, listelenen tüm ek göstergelerin değerleri ve yatırım projesindeki tüm katılımcıların çıkarları dikkate alınarak yapılmalıdır.

Bu kararda, projenin uygulanması için çekilen sermayenin yapısı ve zaman içindeki dağılımının yanı sıra bazıları yalnızca anlamlı (ve resmi olmayan) bir şekilde dikkate alınabilecek diğer faktörler de önemli bir rol oynamalıdır. .

Tüm süreçler, kavramlar veya nesneler bir yerde başlar. Bu başlangıç anı birkaç gün ya da yıl önce gerçekleşti ve her şey farklı görünüyordu; şimdi olduğu gibi değil. Mesela bir arabaya baktığımızda başlangıçta öyle olmadığını anlıyoruz: Önce bir fikir ortaya çıktı, sonra bu fikir başkalarına aktarıldı ve tartışmaya neden oldu; Tasarımcılar çalışmaya dahil oldu, montaj süreci başlatıldı ve çok daha fazlası.

Yukarıdaki küçük bir örnektir. Ama özü mükemmel bir şekilde açıklıyor - her şeyin bir başlangıcı var.

Proje yönetimi bir istisna değildir. Karmaşık bir görev ve süreç zinciri olarak bu da bir yerden başlar. Bu ilk adım proje planı.

Bu yazımızda hem plandan ve planlama sürecinden bahsedeceğiz hem de “Böyle bir plan nasıl oluşturulur?” sorusuna ilişkin noktaları açıklayacağız. 7 adım belirledik.

Proje planı nedir?

Buna ek olarak şunu da fark etmiş olabilirsiniz: plan Bahsedilen ve Planlama süreci. Aralarındaki fark nedir? Her şey çok basit.

Planlama bir süreçtir, bir tartışmadır. Bu sırada işin kapsamı, hedefler ve bunlara ulaşmak için gerekli yollar açıklığa kavuşturulur.

Plan, tüm planlama kararlarını, onaylanmış hacmi ve maliyetleri içeren resmi bir belgedir. Ana işlevleri kontrol, katılımcılar arasındaki iletişimi kolaylaştırma ve planlamadır.

Bir proje planı oluştururken yöneticinin halihazırda temel bilgi ve becerilere sahip olması gerekir. Bu, başarılı uygulama şansını artırır. Ayrıca hazırlanan bir plan, gereksiz hataları ve kötü kararları öngörmenize ve bunlardan kaçınmanıza yardımcı olacağı gibi, zamandan tasarruf etmenize ve maliyetleri azaltmanıza da yardımcı olacaktır.

Proje Planı Hedefleri

İyi hazırlanmış bir plan aşağıdaki sorulara cevap vermelidir.

Neden?

Projeye fon tahsis edilme nedenleri açıklığa kavuşturulmalıdır; hangi sorunun çözülmesi gerekiyor.

Soru, sonuca ve nihai hedeflere ulaşmak için yapılması gereken çalışmalarla ilgilidir.

İlgili kişiler, rolleri ve sorumlulukları hakkında soru; nasıl organize edilmesi gerektiğiyle ilgili.

Ne zaman?

Bu projenin zamanlaması/süresi ile ilgilidir.

Proje planı nasıl oluşturulur?

Taslağa başlamadan önce yöneticinin proje boyunca ortaya çıkacak çok sayıda soru ve bunların cevaplarından haberdar olması gerekir. Her soru ayrı ayrı vurgulanabilir. Ancak yine de ortak karakteristik kalıpları ve modelleri belirlemek daha iyidir. Peki bir yöneticinin proje planı hazırlamak için ne yapması gerekir?

1. İletişim kurun

Başarının ilk adımı ekiple hedefler, üyeler, görevler vb. hakkında iletişim kurmaktır. Yönetici kimin hangi görevden sorumlu olduğunu, son teslim tarihlerini ve projede olup biten her şeyi bilmelidir.

İletişimin yalnızca ilk adım olmadığını da eklemekte yarar var. Proje boyunca iletişim başarının anahtarıdır.

2. Katılımcıları ve hedefleri belirleyin

Tüm proje katılımcılarını belirlemek bazen zordur: çok sayıda katılımcı olabilir. Üstelik doğrudan veya dolaylı olarak projeyi az veya çok etkileyebilirler. Bu nedenle planın hazırlanmasına doğrudan etki edenlerin tespit edilmesi ve onların isteklerinin ciddiye alınması önemlidir.

Projeye kimler katılabilir:

Müşteri– işi doğrudan finanse eden ve onaylayan kişi;
Proje Müdürü- projenin planlanması, ardından oluşturulması, yürütülmesi ve kontrolünde yer alan bir kişi;
Proje ekibi, nihai ürünü oluşturur. Ekip üyeleri geliştirme, kalite güvencesi, tasarım çalışması vb. dahil olmak üzere birçok önemli sürece dahil olur. Tipik olarak projeyi onaylamazlar;
Son kullanıcı;
Diğer. Bu liste çok çeşitli kişileri içerebilir: risk analistleri, satın alma uzmanları vb.

Bu aşamada neler yapılabilir? Kilit katılımcılarla röportajlar yapın. Bu şekilde hangi gereksinimlerin belirlendiğini ve hangi hedeflere ulaşılması gerektiğini anlayacaksınız. Hedeflere ulaşmanın en etkili yolu AKILLI hedef belirleme tekniğidir.

Mülakat yapmak aynı zamanda yöneticinin projenin hangi sorunu çözdüğünü ve ilk etapta neden finanse edildiğini anlamasını sağlar.

Bu bizim Neden soru.

3. İşin kapsamının tamamını belirleyin

Kuşkusuz herhangi bir planlamanın en önemli kısmı. Tüm önemli noktalar burada vurgulanmış ve tartışılmıştır: gerekçe, ürün tanımı, uygunluk kriterleri, hedefler ve sonuçlar, sınırlamalar, varsayımlar, maliyet tahmini ve diğerleri. Tüm proje katılımcıları bu aşamada tam bir anlayışa ve anlaşmaya varmalıdır. Tartışma bittiğinde, önemli olan her şey projenin içeriğini ve kapsamını açıklayan bir belgeye kaydedilir.

Bu aşama aynı zamanda projenin kapsamına girebilecek yanlış anlaşılma risklerini de azaltır.

Bu bizim Ne soru.

4. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Bir yöneticinin en önemli görevlerinden biri, görevlerin ekip üyeleri arasında dağıtılmasıdır. Görevlerini ve sorumluluklarını bilmelidirler. Ve elbette takımların belli sayıda katılımcıdan oluşan birimlerden oluştuğunu da unutmamak gerekiyor.

Bu bizim DSÖ soru.

5. Bir proje programı oluşturun

Bu nokta bir öncekinin doğrudan devamıdır. Roller ve sorumluluklar atandıktan sonraki adım, her kaynağın çalışma süresini başlangıç/bitiş tarihleriyle birlikte ayarlamaktır.

Bu bizim Ne zaman soru.

Aynı aşamada yönetici, genel olarak çalışma programıyla ilgilenen kritik yolu, önemli olayları belirler.

Projeyle çalışmak için hangi aracı seçmelisiniz?

6. Proje planınızı Gantt şemasıyla görselleştirin

Bazı insanların grafiklerden bahsettiğinde projenin tamamını kastettiklerini unutmayın. Bu tamamen doğru değil. Görselleştirilmiş bir program, planlamanın ve planın yalnızca bir parçasıdır. Projenin tamamı daha karmaşık bir yapıdır.

için çevrimiçi bir araç olan GanttPRO'yu kullanın. Onun yardımıyla bir yönetici şunları yapabilir:

Görevler oluşturun ve dağıtın;
Sürelerini başlangıç ve bitiş tarihleriyle ayarlayın.
Görevler arasında bağımlılıklar oluşturun. Yönetici tüm olayları izler ve tamamlanan bir görevin ne zaman bir sonraki görevi doğuracağını bilir;
Bireysel olayların ve bir bütün olarak projenin ilerlemesini izleyin;
Görevleri tamamlamak için gereken kaynakları belirleyin;
Kaynakların maliyetini ayarlayın;
Ekip üyeleriyle etkileşime geçin ve yaptıkları tüm değişiklikleri gözden geçirin;
Önemli olayları takip edin;
Kritik yolu görselleştirin - projeyi tamamlamak için gereken en kısa süre.

GanttPRO Gantt şemaları ile planlama süreçlerini yönetmek ve proje oluşturmak kolaydır.

7. Riskleri yönetin

Bir projenin tüm aşamaları risklere maruz kalabilir. Bu nedenle bunları yönetmek planlamanın en önemli yönlerinden biridir.

Deneyimli bir yönetici yalnızca bu tür durumları değerlendirip öngörmekle kalmaz, aynı zamanda bunları çözmenin yollarını içeren bir plan da oluşturabilir. Ekip de herhangi bir değişikliğe nasıl tepki vereceğini bilmelidir.

Hangi riskler ortaya çıkabilir?

Zaman ve maliyetler konusunda iyimser beklentiler;
Yetersiz tanımlanmış gereksinimler ve istekler;
Yetersiz tanımlanmış roller ve sorumluluklar;
Gereksinimlerdeki değişiklikler;
Yeni gereksinimler;
Bütçe kesintileri;
Zayıf iletişim.

Özetleyelim

Birbirinin aynısı proje yok. Riskler ve ertelenen son teslim tarihleri olmadan mükemmel bir şekilde uygulanabilir. Bir diğeri aynı katılımcılara, maliyetlere, programa ve hedeflere sahip olsa bile başarısız olabilir. Bir projede riskler ve değişiklikler kaçınılmazdır. Ancak yine de iyi planlanmış bir çalışma kapsamı, program, değerlendirilen riskler ve mükemmel ekip çalışması, planlamanın kendisini kolaylaştırmaya ve bir plan oluşturmaya yardımcı olacaktır. Bu durumda zor projeler bile eğlenceli olabilir.

Proje planlama konusunda deneyiminiz var mı?