หากต้องการแก้ไขปัญหาการผลิต โปรดติดต่อ จดหมายขอ: ตัวอย่างและตัวอย่าง, กฎสำหรับการร่าง

จดหมายขอ- เป็นคำขอเพื่อขอรับข้อมูลที่จำเป็น สินค้า บริการ เอกสาร ให้คำแนะนำ จัดประชุม ฯลฯ เมื่อรวบรวมจำเป็นต้องแสดงเหตุผลความจำเป็นในการปฏิบัติตามคำขอ สามารถส่งไปยังบุคคลหรือนิติบุคคลเฉพาะ - องค์กร คำขอนี้อาจมีมากกว่าหนึ่งคำขอ

วิธีการเขียนจดหมายร้องขอ

จดหมายขอมีโครงสร้างคล้ายกับแบบทั่วไปและเกือบจะเหมือนกันในรูปแบบ การลงทะเบียนจะดำเนินการบนหัวจดหมายของบริษัท โดยปกติแล้วจะมีการลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจ

ตัวอย่างวลีจดหมายธุรกิจ - คำขอ

เหตุผลสำหรับคำขอ:

• ในการเชื่อมต่อกับ ...
• พิจารณา…
• ในมุมมองของ...
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• เพื่อที่จะ…
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• ตาม…
• ตาม…

ข้อความขอ:

• ขอให้ท่านพิจารณา / จัดหา / ดำเนินการ / แจ้ง / แจ้ง / ส่งด่วน ...
• เราขอให้คุณ...
• เราขอความช่วยเหลือจากคุณใน...
• เราขอความยินยอมจากคุณเพื่อ...
• เราขอถามคุณด้วย....

จดหมายร้องขอต้องมีการเขียนจดหมายตอบกลับ

ตัวอย่างหนังสือร้องขอ

เราขอแจ้งให้ทราบว่า Mr. N.S. Leskov จะมาถึงมอสโกในวันที่ 15 มีนาคม เราขอให้คุณจัดประชุมและจองห้องพักในโรงแรม 2 วัน นาย น.ส. เลสคอฟ เที่ยวบิน 1583 จะมาถึง

นอกจากนี้เรายังจะขอบคุณมากหากคุณสามารถจัดให้เขาพบกับลูกค้าของคุณในระหว่างการเยี่ยมชมของเขา

ในการส่งเอกสารทางธุรกิจ รูปแบบจดหมายขอใช้บ่อยมากเมื่อจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากบุคคลที่สองหรือบริการบางอย่างจากเธอ คุณจะพบตัวอย่างและตัวอย่างสำเร็จรูปสำหรับสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงกฎสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าวในบทความนี้

ประเพณีและกฎเกณฑ์ในการร่างจดหมายขอได้พัฒนาขึ้นเฉพาะในขั้นตอนการทำงานจริง - กล่าวคือ ไม่มีแบบฟอร์มหรือคำแนะนำใดได้รับการอนุมัติในระดับกฎหมาย อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว โครงสร้างต่อไปนี้ควรยึดตาม:

1. ตามปกติก่อนอื่นให้กรอก "ส่วนหัว" ซึ่งระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ส่งพร้อมรายละเอียดการติดต่อที่เกี่ยวข้องรวมถึงชื่อของพนักงานเฉพาะ (โดยปกติคือผู้อำนวยการของ บริษัท ) และชื่อขององค์กรที่รับ .
2. สิ่งต่อไปนี้คือตัวหนังสือเอง ซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายของสถานการณ์และเหตุผลสำหรับคำขอ ข้อความควรสั้นที่สุด โดยปกติแล้ว 1-2 ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุคำขอของคุณอย่างเจาะจงและชัดเจน เพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจสาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณเป็นอย่างดี
3. ตามด้วยลายเซ็น การถอดรหัสลายเซ็น และวันที่รวบรวม

ดังนั้นจึงร่างขึ้นตามตัวเลือกมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว - แบบฟอร์มแสดงไว้ด้านล่าง

ตัวอย่างสำเร็จรูปสามารถใช้เป็นตัวอย่างได้

บันทึก. การตัดสินใจระบุหรือไม่ระบุชื่อเอกสาร (เช่น ให้เขียนตรงกลาง "จดหมายขอ") เป็นผู้ดำเนินการ ตามกฎแล้ว นี่เป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่ควรเน้นย้ำถึงลักษณะของเอกสารและวัตถุประสงค์ที่บริษัทหนึ่งพยายามทำให้สำเร็จจากอีกบริษัทหนึ่ง

เนื่องจากในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทหนึ่งต้องใช้บริการบางอย่าง หรือแม้กระทั่งได้รับสัมปทานจากพันธมิตร แน่นอนว่าการเขียนจดหมาย การออกแบบ และแม้แต่การส่งก็ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง รายละเอียดใดๆ สามารถสร้างความประทับใจได้ ดังนั้นจึงควรคำนึงถึงความแตกต่างที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญแม้แต่น้อย:

1. ประการแรก เป็นการดีกว่าที่จะส่งโดยใช้จดหมายจริง - Russian Post แบบธรรมดา หรือดีกว่านั้นคือองค์กรเอกชนที่ส่งจดหมายจากบ้านหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งและเร็วกว่ามาก ข้อความในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้แต่ส่งทางแฟกซ์ มักจะถูกมองว่าไม่มีตัวตน เช่น สแปม
2. นอกจากนี้ วิธีการบันทึกเอกสารทางกายภาพ (เช่น รายการไปรษณีย์ทั่วไป) ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดี เนื่องจากกระดาษ ซองจดหมาย ตราประทับ และวิธีการตกแต่งอื่นๆ ที่มีราคาแพงกว่า
3. สำหรับการเขียนข้อความ หัวจดหมายจะถูกเลือกเสมอ - ซึ่งจะทำให้คำขอมีความเป็นทางการมากขึ้น
4. เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงความชัดเจนในข้อความ - เช่น คำและสำนวนที่มั่นคงซึ่งมักใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ แท้จริงแล้วพวกเขา "ทำให้" เรื่องราวแห้งและสร้างความประทับใจในเชิงลบโดยรวม ง่ายที่จะแทนที่ด้วยตัวเลือกเดิม ๆ เช่น "ฉันขอให้คุณพิจารณา" เป็น "ฉันหวังว่าสำหรับความเข้าใจและความช่วยเหลือจากคุณในการแก้ไขปัญหานี้"
5. ท้ายที่สุด โดยทั่วไปแล้ว ควรค่าแก่การปฏิบัติตามประเพณีของการติดต่อทางธุรกิจ กล่าวคือ ข้อความส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ ไม่ควรมีการพูดนอกเรื่องเชิงโคลงสั้น ๆ โครงสร้างวากยสัมพันธ์ที่ซับซ้อนเกินไป หรือวลีสองวลี (ในแง่ของความหมาย) ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจข้อความได้ง่าย - ทั้งในแง่ของความเข้าใจและด้านจิตใจ

คำแนะนำ. หากสามารถเขียนข้อความด้วยมือได้ ควรใช้วิธีนี้ ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือทำให้โดดเด่นกว่าที่อื่น อย่างไรก็ตาม ควรมอบความไว้วางใจในการเขียนให้กับผู้เชี่ยวชาญที่รู้เทคนิคการคัดลายมือเป็นอย่างดี

พันธุ์

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ มีตัวอักษรหลายแบบ คำขอส่วนใหญ่เกี่ยวกับเรื่องการเงิน ตัวอย่างเช่น ส่วนลด การลดการชำระเงินสำหรับบริการ หรือการเลื่อนเวลาออกไป จดหมายขอส่วนที่เล็กที่สุดมีไว้เพื่อช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาอื่นๆ กรณีที่พบบ่อยที่สุดและตัวอย่างจดหมายสำเร็จรูปมีการกล่าวถึงด้านล่าง

ในการจัดสรรทุน

การขอบริจาคแม้เพื่อการกุศลเป็นคำขอที่ค่อนข้างจริงจัง ดังนั้นเมื่อร่างถึง สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายสถานการณ์อย่างเป็นรูปธรรมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และยิ่งไปกว่านั้น การระบุชัดเจนว่าต้องใช้เงินเพื่ออะไร และด้วยเหตุผลใดจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะรับเงินจากแหล่งอื่น

เมื่อรวบรวมคุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวเป็นพื้นฐานได้

จากองค์กรพัฒนาเอกชน "ราดูกา"

รองสภานิติบัญญัติ

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก Miloshnikov I.N.

เรียน Ilya Nikolaevich! คุณได้รับการต้อนรับจากผู้อำนวยการขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร Rainbow " องค์กรของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2555 และตลอดหลายปีที่ผ่านมาได้ให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่เด็กที่เป็นมะเร็งเม็ดเลือดขาวชนิดเฉียบพลันอย่างต่อเนื่อง ทิศทางหลักของกิจกรรมของเราคือการจัดหายาที่เหมาะสมและการดำเนินการที่ซับซ้อน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา แหล่งเงินทุนหลักสำหรับกิจกรรมของเราคือบริษัท LLC "..." อย่างไรก็ตาม ในเดือนเมษายน 2017 นี้ ปริมาณเงินทุนลดลงอย่างรวดเร็ว และในขณะนี้ เราไม่สามารถจัดกิจกรรมการกุศลในปริมาณเดียวกันได้

จากข้อมูลของเรา งบประมาณประจำปีของกองทุนโดยคำนึงถึงการบริจาคส่วนตัวควรเป็น 10 ล้านรูเบิล ดังนั้นในการยุติการจัดหาเงินทุนจำเป็นต้องครอบคลุมส่วนต่างจำนวน 8 ล้านรูเบิล เป็นประจำทุกปี เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากคุณ เนื่องจากไม่สามารถหาสปอนเซอร์ได้ในขณะนี้

ขอแสดงความนับถือ V.K. Svetozarov

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า

การแสดงความสนใจและความเต็มใจที่จะให้ความร่วมมือเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ ดังนั้นคุณต้องค้นหาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อให้คู่สนทนาได้รับความไว้วางใจและตัดสินใจอย่างเหมาะสม คุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวเป็นพื้นฐานได้

ผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC "..."

Nekrasov N.K.

จากกรรมการบริษัท "..."

เอลิซาโรว่า วีเอ็ม

สวัสดี นิโคไล คอนสแตนติโนวิช! ที่นิทรรศการระดับภูมิภาคด้านการเกษตรซึ่งจัดขึ้นในเดือนพฤษภาคมปีนี้ บริษัทของเราเริ่มให้ความสนใจกับตัวอย่างเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่คุณนำเสนอ

เราต้องการเริ่มต้นความร่วมมือกับคุณในการส่งมอบชุดทดสอบของสินค้า (แนบรายชื่อทั้งหมดเป็นเอกสารแยกต่างหากในจดหมายฉบับนี้) เรารับประกันการชำระเงินค่าสินค้าและบริการในเวลาที่เหมาะสม เราแสดงความหวังสำหรับความร่วมมือระยะยาวและเป็นประโยชน์ร่วมกัน

รายละเอียดการติดต่อของเรา:

ขอแสดงความนับถือ VM Elizarov

เกี่ยวกับส่วนลด

ปัจจุบันนี้เป็นรูปแบบที่ค่อนข้างธรรมดาเนื่องจากภาวะเศรษฐกิจถดถอยในหลาย ๆ ด้าน ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการโน้มน้าวคู่สัญญาให้ส่วนลดนั้นดีเป็นพิเศษในกรณีเช่นนี้:

• หากบริษัทให้ความร่วมมือเป็นเวลานาน เช่น มากกว่าหนึ่งปี
• หากซื้อสินค้าจำนวนมากในคราวเดียว

ถึง CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ LLC "Veres"

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich เรามีความยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่าบริษัทของเราได้ให้ความร่วมมือมาเป็นเวลากว่า 2 ปี เราขอแสดงความขอบคุณต่อคุณสำหรับคุณภาพการบริการของคุณอย่างสม่ำเสมอตลอดจนความช่วยเหลือในการแก้ปัญหาในปัจจุบันจำนวนหนึ่ง

เราเชื่อว่าไม่มีความลับสำหรับคุณในปีที่ผ่านมา สถานการณ์ทางเศรษฐกิจในช่องทางการตลาดของเราเสื่อมโทรมลงอย่างมากในปีที่ผ่านมา ขออภัย ในขณะนี้ เรากำลังประสบปัญหาการขาดแคลนรายได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการลดลงของผลกำไรรายไตรมาส

ในสถานการณ์เหล่านี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและยินยอมในการจัดหาส่วนลด 10% สำหรับบริการที่จะมอบให้ในปีปฏิทิน 2018 หน้า แน่นอน มาตรการดังกล่าวมีลักษณะชั่วคราว และเรามุ่งมั่นที่จะให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ในด้านเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ในกรณีที่สถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ K.N. Aleksandrov

ลดค่าเช่า

ในกรณีนี้ เหตุผลสำหรับคำขอของคุณในจดหมายจะใกล้เคียงกับที่กล่าวไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้

ถึง CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ LLC "Veres"

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich ในปีงบประมาณที่สิ้นสุดในปี 2559 บริษัทของเราประสบความสูญเสียเกินกว่าที่คาดไว้ 10% เราถูกบังคับให้ระบุว่าบริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในการไหลของลูกค้าที่ลดลง 15-20% ของเจ้าของ

ในเรื่องนี้ เราหวังว่าข้อตกลงของคุณจะมอบส่วนลดค่าเช่า 10% ฉันต้องการจะดึงความสนใจของคุณไปที่ความจริงที่ว่าเราเป็นผู้เช่าที่ค่อนข้างใหญ่ และในขณะเดียวกันตลอดระยะเวลาของความร่วมมือห้าปีของเรา เราไม่ยอมรับการชำระเงินล่าช้าเพียงครั้งเดียว และยังกรอกทั้งหมด เงื่อนไขอื่น ๆ ของสัญญา เราดำเนินการจากสมมติฐานที่ว่ามาตรการนี้เป็นแบบชั่วคราว ดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะชำระค่าธรรมเนียมเต็มจำนวนต่อไปทันทีที่สถานการณ์ในตลาดมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ K.N. Aleksandrov

เกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชี

ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องรับทราบว่าคุณไม่ได้ชำระเงินตรงเวลาจริงๆ และอธิบายเหตุผลโดยละเอียด แน่นอน คุณต้องระบุจำนวนทั้งหมดอย่างถูกต้อง

ผู้อำนวยการ LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

จากผู้อำนวยการ LLC "Parabolia"

Aksakova T.G.

สวัสดีที่รัก Nikolai Yurievich ในเดือนกันยายน 2560 เราไม่ได้ชำระเงินค่าบริการของคุณอีกจำนวน 100,000 รูเบิล เราแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความเป็นไปไม่ได้ในการชำระเงินล่วงหน้าหนึ่งเดือน ขณะนี้เราชี้แจงว่าบริษัทพบเงินทุนที่จะจ่ายแล้ว เราขอให้คุณจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระเป็นเวลาสองเดือน: ตุลาคมและพฤศจิกายน (50,000 rubles ต่อแต่ละอัน)

เราไม่อายห่างจากภาระผูกพันทางการเงินและหนี้สินของเรา และให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าตลอด 3 ปีของความร่วมมือของเรา เราไม่เคยละเมิดสัญญา เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป

ขอแสดงความนับถือ TG Aksakov

กรุณาชำระเงินให้กับบริษัทอื่น

คำขอดังกล่าวอาจเกิดขึ้นในกรณีที่บริษัทหนึ่งดำเนินการตามภาระผูกพันทางการเงินของบริษัทอื่นภายใต้เงื่อนไขบางประการ สามารถใช้แม่แบบนี้เป็นตัวอย่างได้

SP Blagodarov A.K.

ส่วนสำคัญและสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่คือจดหมายขอ ตัวอย่างและตัวอย่างการใช้ถ้อยคำที่นำเสนอในบทความตลอดจนกฎที่ระบุไว้ในการเขียนจะช่วยให้คุณเขียนข้อความที่จำเป็นและจัดเรียงตามประเพณีของงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอเสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนคำอุทธรณ์ประเภทนี้

ข้อมูลทั่วไป

จดหมายร้องขอมีความเกี่ยวข้องในกรณีที่ผู้เขียนจำเป็นต้องขอข้อมูล เอกสาร เพื่อทำธุรกรรมหรือการดำเนินการทางธุรกิจอื่น ๆ จากบุคคลอื่น สามารถส่งไปยังทั้งชื่อของบุคคลเฉพาะ (ผู้จัดการ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก ฯลฯ) และไปยังทั้งองค์กรโดยรวม คำร้องขอความช่วยเหลือของคุณต้องเป็นไปตามกฎการติดต่อทางธุรกิจที่ยอมรับโดยทั่วไป

จดหมายคือหน้าตาของบริษัท แม้แต่เรื่องเล็กน้อยก็สำคัญ พิมพ์บนหัวจดหมายที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจและประทับตรา (ถ้ามี) รับผิดชอบในการเลือกแบบอักษร ขนาด และตำแหน่งของข้อความบนหน้า อย่าละเลยระยะขอบ เส้นสีแดง และย่อหน้า บ่อยครั้งที่ความประทับใจแรกเกิดขึ้นจากการดูเอกสาร

ขั้นตอนที่ 1: ระบุปลายทาง

หากคุณเขียนจดหมายที่ไม่มีตัวตนถึงบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เป็นไปได้มากว่าจดหมายนั้นจะไปที่แผนกต้อนรับหรือสำนักงาน จากนั้นไปที่ผู้จัดการ และเป็นผลให้ไปยังผู้ดำเนินการโดยตรง ระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ถูกต้องใน "หมวก" ของข้อความ ทางที่ดีควรเพิ่มที่อยู่ตามกฎหมายด้วย

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือตัวเลือกที่มีการระบุผู้รับรายใดรายหนึ่ง ซึ่งก็คือการขอความช่วยเหลือเป็นการส่วนตัว พยายามใช้ชื่อและนามสกุลเสมอ ตัวอย่างเช่น "เรียน Alexander Viktorovich!" หรือ "เรียนคุณชวาร์ตษ์!" ดังนั้น ประการแรก คุณแสดงความเคารพต่อบุคคลนั้น และประการที่สอง คำขอที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งจะกำหนดภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบในการพิจารณาและนำไปปฏิบัติ

ในบางสถานการณ์ การใช้กลุ่มคน ทีมใดทีมหนึ่ง หรือบางส่วนเป็นผู้รับก็สมเหตุสมผล สิ่งนี้เป็นจริงเช่นกันในกรณีที่จดหมายร้องขอถูกส่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง ใช้ถ้อยคำเช่น: "เรียนเพื่อนร่วมงาน!", "เรียนนักบัญชี!" ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 2: ชมเชย

เป็นการดีถ้าจดหมายขอบริการมีคำชมที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ การทำเช่นนี้ดูเหมือนว่าคุณกำลังตอบคำถามเชิงตรรกะของเขา: "ทำไมคุณถึงถามคำถามนี้กับฉัน" สามารถสังเกตข้อดีและคุณสมบัติส่วนตัวของบุคคล สถานะของบริษัท ฯลฯ ในอดีตได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ใช้วลีต่อไปนี้: "บริษัทของคุณเป็นซัพพลายเออร์ชั้นนำ ... ", "คุณได้ช่วยคนมากมายในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนในพื้นที่นี้ ... ", "องค์กรของคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในตลาดใน ฟิลด์ ... " ฯลฯ อย่าลืมว่าคำชมควรจะเหมาะสมเมื่อจดหมายขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างในข้อความ) มีอักขระที่ไม่ได้มาตรฐานและผู้รับจะต้องชอบ ดึงความสนใจของเขาไปที่คุณสมบัติและข้อดีที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามคำขอของคุณ อย่างไรก็ตาม เราไม่แนะนำให้ข้ามเส้นบางๆ ระหว่างคำชมที่ดีและถูกต้องกับการเยินยอที่หยาบคาย

ขั้นตอนที่ 3: ปรับคำขอให้เหมาะสม

คำขอใด ๆ จะต้องให้เหตุผล เพราะผู้รับจะต้องรู้ว่าทำไมคุณถึงพูดกับเขา ดังนั้นจึงควรแนะนำเขาให้รู้จักกับหัวใจของเรื่อง ในขั้นตอนนี้ เราขอแนะนำให้คุณเลือกข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือที่สุดสามข้อที่ควรสร้างในข้อความของจดหมายตามแบบแผน: ความแรงปานกลาง อ่อนแอ แรงที่สุด

คำขออาจมีระดับความซับซ้อนแตกต่างกัน และคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าผู้รับจะไม่สนใจในการดำเนินการตามนั้นเสมอไป ในเรื่องนี้ เขาต้องมั่นใจว่าการนำไปปฏิบัติจะเป็นประโยชน์ต่อเขา ให้ผู้รับใช้เอกสารของคุณอย่างจริงจัง

จดหมายร้องขออาจมีข้อเสนอสำหรับการดำเนินการตามโอกาสที่น่าสนใจสำหรับเขา

ตัวอย่างของถ้อยคำ

• "ตลอดเวลา คนที่กล้าได้กล้าเสียและนักธุรกิจได้พยายามไม่เพียงแค่เพื่อความสำเร็จทางวัตถุเท่านั้น แต่ยังเพื่อการเติบโตส่วนบุคคลด้วย เพื่อที่ผู้คนจะได้รับการจดจำตลอดไปสำหรับการกระทำที่ดีของพวกเขา และได้รับความเคารพจากพวกเขา"
• "แน่นอน เป้าหมายหลักของคุณคือการปรับปรุงมาตรฐานความเป็นอยู่ของชาวเมือง" โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถใช้ถ้อยคำนี้เมื่อมีการเขียนจดหมายร้องขอไปยังรองผู้อำนวยการ เช่น การจัดหาสถานที่สำหรับโรงเรียนอนุบาล การจัดสนามเด็กเล่น ฯลฯ

คุณยังสามารถพูดปัญหาที่เร่งด่วนสำหรับผู้รับ แสดงให้เขาเห็นว่าคำขอของคุณสามารถช่วยเขาแก้ปัญหาหรือในการตระหนักถึงโอกาสบางอย่างได้อย่างไร

มันเกิดขึ้นโดยที่คุณไม่มีอะไรจะเสนอให้อีกฝ่ายหนึ่งหรือมันไม่เหมาะสมในบริบทนี้ ในกรณีนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือการบอกถึงความสำคัญของคำขอของคุณ อธิบายสถานการณ์ให้ถูกต้องและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้เป็นไปตามที่เรียกสำหรับจิตวิญญาณ หากช่วงเวลาซาบซึ้งในเรื่องราวของคุณไม่มีความสำคัญ ให้ข้อเท็จจริงและมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุและผล บอกเราว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณถูกปฏิเสธหรือตกลงที่จะช่วย

ขั้นตอนที่ 4: ร่างคำขอ

เมื่อผู้รับมีจิตใจพร้อมที่จะรับคำขอของคุณ ก็สามารถระบุได้ ทำให้ข้อความของคุณสั้น หลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวและซับซ้อน และความกำกวมหรือการพูดน้อย จดหมายขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างของถ้อยคำในข้อความ) ควรกระชับและชัดเจนในความหมาย ดังนั้น หากท่านขอซื้ออุปกรณ์ใดๆ ของบริษัท ให้ระบุความครบถ้วน ราคา และปริมาณ:

“ในการจัดเตรียมแผนกฉุกเฉิน โรงพยาบาลต้องการรถใหม่ ราคา 3.5 ล้านรูเบิล เราขอให้คุณช่วยเราซื้อมัน”

หรือตัวอย่างเช่นควรระบุคำขอลดค่าเช่า: "เราขอให้คุณลดค่าเช่าสถานที่เป็นระดับ 500 รูเบิล ต่อตารางเมตร จนกว่าภาวะเศรษฐกิจจะทรงตัว”

ขั้นตอนที่ 5: สรุป

ในตอนท้ายของจดหมาย คำขอของคุณควรได้รับการสรุป ทำซ้ำอีกครั้งและเน้นความจริงที่ว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์จากการให้ความช่วยเหลือที่ร้องขอแก่คุณ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ ควรแก้ไขข้อความของคำขอเล็กน้อย กลับมาที่ตัวอย่างเดิมของการลดค่าเช่า เราขอเสนอถ้อยคำต่อไปนี้:

“หากคุณตกลงที่จะลดค่าเช่าเป็น 500 รูเบิล ต่อตารางเมตรในระหว่างการรักษาเสถียรภาพของสถานการณ์ทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน คุณจะสามารถมีส่วนร่วมในการรักษามากกว่า 20 งานรวมทั้งไม่ขาดทุนเนื่องจากขาดการชำระเงินทั้งหมด "

จำไว้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องทำซ้ำไม่เพียง แต่คำขอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการทำตามนั้นและไม่จำเป็นต้องเป็นสาระสำคัญ บริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งเต็มใจทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุน นักลงทุน และมีส่วนร่วมในงานการกุศล

เราคิดว่าตอนนี้หลังจากศึกษากระบวนการเป็นขั้นตอนแล้ว คุณจะไม่มีคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายขอ เพียงคำนึงถึงกฎของการติดต่อทางธุรกิจและความแตกต่างบางประการก็เพียงพอแล้ว เราขอแนะนำให้คุณศึกษาตัวอย่างอื่นด้วย

ตัวอย่าง

เรียนเฟลิกซ์เปโตรวิช!

เป็นเวลาหลายปีแล้วที่บริษัทของคุณจัดการฝึกอบรมภาคปฏิบัติสำหรับนักศึกษาในบริษัท ซึ่งช่วยให้พวกเขานำความรู้ที่ได้รับจากมหาวิทยาลัยไปปฏิบัติ

คุณในฐานะหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลคือบุคคลที่สนใจในการดึงดูดพนักงานใหม่ วิศวกรอายุน้อยและมีแนวโน้มสูง ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูง วันนี้อาชีพนี้เป็นหนึ่งในที่ต้องการมากที่สุด นักเรียนหลายคนต้องการทราบเกี่ยวกับความสามารถ รายละเอียดปลีกย่อย และความสำคัญ

ในเรื่องนี้ เราขอให้คุณจัดประชุมหัวหน้าวิศวกรกับผู้สมัครและนักศึกษาหลักสูตร 1-2 ในวันที่ 25 เมษายน เวลา 17:00 น. ตามพื้นฐานองค์กรของคุณ

เมื่อได้เล่าถึงข้อดีและความลับของอาชีพนี้แล้ว คุณกำลังวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมและผู้เชี่ยวชาญในวันพรุ่งนี้ บางทีหลังจากนั้นไม่กี่ปี มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่จะนำพาบริษัทของคุณไปสู่การพัฒนาในระดับใหม่

ด้วยความเคารพและขอบคุณ

อธิการบดีมหาวิทยาลัย I. Zh.Bychkov

เมื่อได้ศึกษาข้อมูลว่าจดหมายร้องขอควรปฏิบัติตามข้อกำหนดใด ตัวอย่างและตัวอย่างการใช้ถ้อยคำอย่างไร คุณสามารถรับมือกับการเขียนในทางปฏิบัติได้อย่างง่ายดาย

จดหมาย-คำขอ

จดหมายร้องขออาจเป็นรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ไม่สามารถนับจำนวนสถานการณ์ที่จำเป็นต้องทำการร้องขอในนามของนิติบุคคลหรือบุคคล นี่คือการรับข้อมูล ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ การประสานงานของการกระทำ การจูงใจให้ดำเนินการใดๆ เป็นต้น

องค์ประกอบและโครงสร้างของหนังสือร้องขอไม่แตกต่างจากแบบมาตรฐานมากนัก (ดู จดหมายธุรกิจ กฎการลงทะเบียน โครงสร้างจดหมาย) โดยปกติ, ข้อความในหนังสือร้องขอประกอบด้วยสองส่วน:

1. ส่วนเกริ่นนำซึ่งสาระสำคัญของคดีถูกนำเสนอในรูปแบบการเล่าเรื่อง จะมีการอธิบายแรงจูงใจและเหตุผลในการร้องขอ นิพจน์มาตรฐานต่อไปนี้มักใช้ที่นี่:

• เหตุผลในการยื่นคำร้อง
  • เนื่องจากไม่มีใบเสร็จ...
  • เนื่องจากมีความเกี่ยวข้องทางสังคม ...
  • พิจารณา (ความร่วมมือหลายปีของเรา) ...
  • พิจารณา (ลักษณะระยะยาวและมีผลของความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา) ...
  • เนื่องจากความไม่สอดคล้องของการกระทำของคุณกับข้อตกลงที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ ...
  • เนื่องจากได้รับสินค้าล่าช้า...
  • จากผลการเจรจาเรื่อง...
    ฯลฯ
• เป้าหมายของคำขอ
  • เพื่อให้เป็นไปตามคำสั่ง...
  • เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด ...
  • เพื่อตกลงในประเด็น...
  • เพื่อความปลอดภัยในการสัญจรของสินค้า ...
  • เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ความขัดแย้ง ...
    ฯลฯ
• อ้างอิงถึงมูลฐานในการอุทธรณ์
  • ตามข้อตกลงที่ได้ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้ ...
  • ในการติดต่อกับเรา ...
  • ตามข้อตกลงปากเปล่า ...
  • จากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเรา ...
  • ตามพระราชกฤษฎีกา...
  • ตามโปรโตคอลในการส่งมอบร่วมกัน ...
    ฯลฯ

ต้องใช้นิพจน์ทั้งหมดข้างต้นโดยคำนึงถึงบริบทและสถานการณ์การพูด

นิพจน์มาตรฐานเกือบทั้งหมดเริ่มต้นด้วยคำบุพบทที่ได้รับหรือชุดค่าผสมบุพบท ควรให้ความสนใจกับการใช้คำบุพบทเหล่านี้อย่างถูกต้องกับคำนามซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในกรณีสัมพันธการกและอนุมูล

2. คำขอจริงๆ ในที่นี้ วลีสำคัญของจดหมายรวมถึงคำที่เกิดจากกริยา ถาม... การใช้งานอธิบายโดยข้อกำหนดมารยาทสำหรับข้อความทางธุรกิจและกฎหมายทางจิตวิทยาของการสื่อสารทางธุรกิจ - บุคคลตกลงที่จะดำเนินการที่แสดงออกมาในรูปของคำขอมากกว่าในรูปแบบของความต้องการ

ในบางกรณี คำขอซึ่งแสดงเป็นคำอธิบายอาจไม่มีกริยานี้ ตัวอย่างเช่น เราหวังว่าคุณจะพบว่าสามารถพิจารณาข้อเสนอของเราภายในระยะเวลาที่กำหนด.

คำขอสามารถระบุเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (" ฉันขอ...") พหูพจน์คนแรก (" โปรด ...") จากบุคคลที่สามเอกพจน์ (ในกรณีนี้จะใช้คำนามที่มีความหมายโดยรวม:" ผู้บริหารถามว่า... ", "ฝ่ายปกครองขอ... ", "สภาแรงงานขอให้... " ฯลฯ ) จากพหูพจน์บุคคลที่สาม หากใช้คำนามหลายคำที่มีความหมายร่วมกัน ( ฝ่ายบริหารและสภาแรงงานขอให้ ... ).

หากจดหมายขอมีหลายแง่มุม องค์ประกอบของส่วนที่สองของจดหมายอาจมีลักษณะดังนี้ (บางส่วนขององค์ประกอบต้องสอดคล้องกับการแบ่งย่อหน้าของข้อความ):

ได้โปรด ... (ได้โปรด ...)
...
ในขณะเดียวกันฉันขอ ...(ยังถาม...)
...
และได้โปรด ... ( แถมยังถามอีกว่า...)
...
ฯลฯ

ในการจัดทำหนังสือขอ พึงคำนึงถึงและ คำแนะนำดังกล่าว:

1. เมื่อทำการร้องขอ ให้เน้นความสนใจของคุณหรือความสนใจขององค์กรของคุณในการปฏิบัติตามนั้น
2. ไม่ว่าในกรณีใดๆ ให้เริ่มจดหมายด้วยคำว่า "ได้โปรด ... " - ควรอธิบายเหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณก่อน (แม้ว่ารายละเอียดทั้งหมดจะตกลงกับผู้รับแล้วก็ตาม)
3. อย่ารีบเร่งที่จะขอบคุณผู้รับล่วงหน้า... สิ่งนี้ทำให้ทั้งตัวคุณเองและผู้รับอยู่ในตำแหน่งที่น่าอึดอัดใจ พยายามขอบคุณเมื่อคุณรู้ว่าคำขอของคุณได้รับอนุมัติแล้ว

เมื่อกำหนดคำขอ มักใช้นิพจน์มาตรฐานต่อไปนี้:

• เราอุทธรณ์ (ฉันอุทธรณ์) ถึงคุณ (คุณ) ด้วยคำขอ ...
  ...เกี่ยวกับการส่งไปยังที่อยู่ของเรา ...
  ...เกี่ยวกับทิศทางไปยังที่อยู่ของฉัน ...
  ...เกี่ยวกับการส่งไปยังองค์กรของเรา ...
  ...เกี่ยวกับการให้ฉัน ...
• เราถาม (ถาม) คุณ (คุณ) ...
  ...แจ้ง (เรา) ...
  ... ส่งมาให้ฉัน) ...
  ...ขอนำเสนอด่วน ...
  ...รายงานทันที ...
  ...แจ้ง (ผู้บริหารบริษัท) ของ ...
  ...แจ้งเรื่อง...
• ฉันขอให้คุณ (ของคุณ) ยินยอมที่จะ ...
  ...ส่งตามที่อยู่ ...
  ... ให้เรา ...
  ...รู้จักกับ...
  ...โอน ... ของอุปกรณ์ดังต่อไปนี้ ...
• เราขอความช่วยเหลือจากคุณ (ของคุณ) ใน ...
  ... รับ ...
  ...รีบจัดส่งให้เร็วที่สุด ...
  ... ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ...
  ... การดำเนิน ...
• ฉันขอคำแนะนำ (ของคุณ) ของคุณ ...
  ... เพื่อสรุปข้อตกลงเกี่ยวกับ ...
  ...สำหรับจัดส่งจากโกดังของบริษัท ...ไปยังตัวแทน ...
  ...สำหรับเอกสารเกี่ยวกับ...
  ...สำหรับการแก้ไข ...
• เราขอให้คุณไม่ปฏิเสธมารยาทและ ....

จดหมายขอเป็นจดหมายธุรกิจประเภททั่วไป จดหมายขอประกอบขึ้นเพื่อเริ่มต้นการกระทำบางอย่างของผู้รับซึ่งจำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมาย เราจะบอกวิธีการเขียนจดหมายขออย่างเป็นทางการ ตัวอย่างและตัวอย่างสามารถพบได้ในบทความ

จดหมายขอ: ตัวอย่างและตัวอย่าง

อย่างไรและทำไมในการเขียนจดหมายขอ

จดหมายขอออกแบบมาเพื่อเริ่มต้นการดำเนินการบางอย่างของผู้รับ ซึ่งจำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมาย ในการจัดการสถานการณ์จำนวนมากก่อให้เกิดจดหมายดังกล่าว นี่อาจเป็นสถานการณ์ที่ค่อนข้างง่าย โดยไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนในความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ ให้เหตุผลใดๆ หรือเพื่อโน้มน้าวใจผู้รับ ในกรณีเช่นนี้ เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มจดหมายขอโดยตรงกับคำสั่งของคำขอเอง

จดหมายขอต่อเจ้าหน้าที่: ตัวอย่างจดหมาย

ดาวน์โหลดตัวอย่างจดหมาย

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าทุกสถานการณ์ในการจัดการจะง่ายนัก สถานการณ์ส่วนใหญ่ต้องการการให้เหตุผล หรืออีกนัยหนึ่ง คำอธิบายเมื่อร่างจดหมายร้องขอ:

• ในการเชื่อมต่อนี้;
• ทำไม;
• จุดประสงค์ของจดหมายคืออะไร

ตามกฎแล้ว การให้เหตุผลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะโน้มน้าวผู้รับจดหมาย เพื่อโน้มน้าวให้เขากระทำการในลักษณะที่แน่ชัด ตามที่ผู้เขียนจดหมายต้องการหรือต้องการ หากจดหมายขอมีเหตุผล ส่วนใหญ่มักจะอยู่นำหน้าคำสั่งของคำขอ เช่น (เครื่องหมาย // แสดงเส้นขอบระหว่างส่วนต่างๆ ของข้อความในจดหมาย)

จดหมายร้องขอพร้อมเหตุผล: ตัวอย่าง

ดาวน์โหลดตัวอย่างจดหมาย

ภาษารัสเซียเป็นหนึ่งในภาษาที่มีการเรียงลำดับคำที่ค่อนข้างอิสระ ในข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น เราอาจสลับส่วนต่าง ๆ ของประโยคโดยไม่กระทบต่อความหมายมากนัก จดหมายขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างอาจมีลักษณะเช่นนี้

วลีซึ่งกำหนดแนวคิดหลักของจดหมายก่อนแล้วจึงให้ข้อโต้แย้งมีความหมายแฝงโวหารพิเศษ: มักถูกมองว่าแสดงออกมากกว่าวลีที่สร้างขึ้นบนหลักการของ "เหตุผล - สรุป" อย่างไรก็ตาม การแสดงออกแบบไหนก็ได้ที่แตกต่างจากรูปแบบธุรกิจซึ่งมักจะให้ความสำคัญกับวิธีการทางภาษาศาสตร์ที่เป็นกลางทางโวหาร ดังนั้นในตัวอย่างจดหมายขอธุรกิจ วลีจะถูกต้องมากขึ้นเมื่อมีการให้คำอธิบายก่อน ให้เหตุผล แล้วจึงระบุสาระสำคัญของคดี

โครงสร้างของหนังสือร้องขอ

เมื่อเขียนจดหมายขอ พยายามให้แน่ใจว่าเหตุผลและส่วนปิด (คำขอ) เป็นประโยคเดียวตามหลักไวยากรณ์ แม้ในกรณีที่การให้เหตุผลมีการอ้างอิงถึงเอกสารกำกับดูแล ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ อย่าแยกเหตุผลออกเป็นประโยคต่างหาก มิฉะนั้น เพื่อแสดงคำขอของคุณ คุณจะต้องใช้วลีเช่น: "ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้างต้น เราขอ ... ", "พิจารณาข้างต้น เราขอ ... ", "ในเรื่องนี้ เราขอ . ..” เป็นต้น โครงสร้างเหล่านี้ไม่ได้นำข้อมูลและทำให้ข้อความซับซ้อนขึ้นทั้งจากมุมมองของโครงสร้างและจากมุมมองของการรับรู้ สามารถร่างจดหมายร้องขอได้ในสถานการณ์การจัดการที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

แผนผังสถานการณ์นี้สามารถแสดงได้ดังนี้

จดหมายที่มีคำขอในสถานการณ์ดังกล่าวจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นหากเนื้อหาถูกนำเสนอในลำดับที่สะท้อนถึงตรรกะของการพัฒนาสถานการณ์เอง ในกรณีนี้ โครงสร้างของจดหมายสามารถแยกแยะได้สามส่วน:

• บทนำ (คำอธิบายเหตุการณ์ ข้อเท็จจริงที่ส่งผลกระทบโดยตรงหรืออาจส่งผลต่อสถานการณ์การจัดการ);
• การให้เหตุผล (คำอธิบายถึงสาเหตุที่จำเป็นต้องติดต่อผู้รับเพื่อขอ);
• บทสรุป (คำขอ) ตัวอย่างเช่น (ส่วนการสื่อสาร - ความหมายของจดหมายคั่นด้วยเครื่องหมาย //)

จดหมายขออย่างเป็นทางการ: โครงสร้างตัวอย่าง ตามข้อมูลที่เรามี ที่โรงกลั่นน้ำตาล Kursk และ Belgorod ซึ่งเป็นซัพพลายเออร์หลักของน้ำตาลไปยังมอสโกและภูมิภาคมอสโก ในช่วงเดือนมีนาคม - เมษายนของปีนี้ ควรมีการดำเนินการป้องกันตามตารางเวลาซึ่งมี ไม่ได้รับการตกลงกัน // เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าในช่วงเวลาของงานบำรุงรักษา การผลิตน้ำตาลและอุปทานให้กับผู้บริโภคจะลดลงอย่างมาก // เราขอให้คุณจัดประชุมการทำงานโดยมีส่วนร่วมของตัวแทนของรัฐบาลมอสโกในการรับรองปริมาณน้ำตาล ไปยังภูมิภาคมอสโกในช่วงการปิดโรงงานบางส่วน

โดยไม่คำนึงถึงโครงสร้างของข้อความ คำขอในจดหมายจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้กริยา "ถาม" ในจดหมายที่เขียนบนหัวจดหมายขององค์กร จะใช้ รูปแบบกริยาพหูพจน์บุรุษที่ 1:

เราขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... เราขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... เราติดต่อคุณเพื่อขอเกี่ยวกับ ... เราขอให้คุณดำเนินการ ... และอื่น ๆ

ในจดหมายที่เขียนบนหัวจดหมายของเจ้าหน้าที่ จะใช้ รูปกริยาเอกพจน์บุรุษที่ 1:

ฉันขอให้คุณพิจารณาคำถามของ ... ฉันขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... และอื่น ๆ

จดหมายฉบับหนึ่งอาจมีคำขอหลายฉบับ (ควรเป็นคำถามเดียว) ในกรณีนี้ คำขอหลักจะถูกกำหนดขึ้นก่อน และจากนั้นส่วนที่เหลือจะใช้นิพจน์ภาษาต่อไปนี้:

นอกจากนี้เรายังขอให้คุณ (พิจารณา จัดหา ดำเนินการ ... ) ในขณะเดียวกันเราขอให้คุณ ... และคนอื่น ๆ

จดหมายขอ: ตัวอย่างหากมีคำขอหลายฉบับในจดหมายพร้อมกัน

ดาวน์โหลดตัวอย่าง

ใช้บริการพิเศษสร้างเทมเพลตจดหมายขอ: ผู้ผลิตจดหมายธุรกิจ

ลองใช้บริการเลย

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจใด ๆ จดหมายขอจะจัดทำขึ้นพร้อมระบุรายละเอียดทั้งหมดและลงทะเบียนในวารสารเอกสารขาออก นอกจากนี้ หนังสือร้องขอจะต้องประกอบด้วย:

• หมายเลขและวันที่ขาออก (หากเป็นการตอบกลับจดหมายอื่น ให้ระบุหมายเลขและวันที่ของจดหมายขาเข้า)
• ชื่อบริษัทผู้รับ
• หากจำเป็นให้ประทับตราขององค์กร

วิธีการและเหตุผลในการเขียนจดหมายสอบถาม

จดหมายขอเป็นจดหมายขอชนิดหนึ่ง ตามกฎแล้วจะมีการร้องขอเพื่อให้ได้ข้อมูลใด ๆ ที่มีลักษณะเป็นทางการหรือเอกสาร ในกิจกรรมทางการค้า คำขอคือคำขอจากผู้ซื้อถึงผู้ขาย (ผู้นำเข้าไปยังผู้ส่งออก) โดยมีคำขอเพื่อให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (บริการ) หรือส่งข้อเสนอในการจัดหาผลิตภัณฑ์ (การจัดหาบริการบางอย่าง) . โดยทั่วไป จดหมายขอใช้กฎเดียวกันกับจดหมายขอ ตัวอย่างเช่น

ในกิจกรรมทางการค้าในข้อความของคำขอตามกฎให้ระบุ: ชื่อของสินค้า (บริการ); เงื่อนไขที่ผู้เขียนจดหมายต้องการรับ ปริมาณและ/หรือคุณภาพ; เงื่อนไขการส่งมอบสินค้าหรือการให้บริการ ราคาและข้อมูลอื่นๆ นิพจน์ต่อไปนี้ใช้ในคำขอเชิงพาณิชย์:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการจัดส่ง ... เราขอให้คุณทำข้อเสนอสำหรับการจัดส่ง ... เราขอให้คุณให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับ ... เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการจัดหาเครื่องปรับอากาศของรุ่น AS-200 จำนวน 150 ชิ้น ระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ - มีนาคม 2548 พร้อมทั้งแจ้งเงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ

ดาวน์โหลดตัวอย่างจดหมายขอ:

การตอบสนองขององค์กรผู้สื่อข่าวต่อหนังสือร้องขอหรือคำขอคือจดหมายตอบกลับซึ่งอาจเป็นข้อตกลงหรือการปฏิเสธ ในกิจกรรมทางการค้า การตอบกลับคำขอจะถูกวาดขึ้นเป็นจดหมายการค้า ซึ่งการตอบรับคำขอได้รับการยืนยัน ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจไปยังผู้ซื้อจะได้รับการสื่อสาร ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ (ข้อเสนอ) สามารถตอบสนองต่อคำขอได้เช่นกัน คำขอจดหมายและคำขอจดหมายนั้นจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003“ ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร ".

เมื่อรวบรวมและประมวลผลคำขอและข้อซักถาม จะมีการใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

• ปลายทาง;
• มุ่งหน้าไปยังข้อความ (หากข้อความในจดหมายมีมากกว่า 4-5 บรรทัด)
• ข้อความ;
• ลายเซ็น;
• เครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน

จดหมายธุรกิจทั้งหมดถูกร่างขึ้นในรูปแบบพิเศษ