» »

Për problemet e prodhimit, ju lutemi na kontaktoni. Letra e kërkesës: mostra dhe shembuj, rregulla hartimi

Letër kërkese- kjo është një kërkesë për të marrë informacionin e nevojshëm, mallra, shërbime, dokumente, për të dhënë rekomandime, për të organizuar një takim, etj. Gjatë përpilimit të saj, është e nevojshme të arsyetohet nevoja për përmbushjen e kërkesës. Mund t'i drejtohet një individi specifik ose një personi juridik - një organizate. Kjo mund të përmbajë më shumë se një kërkesë.

Si të shkruani një letër kërkese

Letra e kërkesës ka një strukturë të ngjashme me atë të përgjithshme dhe është pothuajse identike në formë. Regjistrimi i tij kryhet në letrën e organizatës. Zakonisht nënshkruhet nga drejtuesi i organizatës ose nga një person i autorizuar.

Shembuj të frazave të letrave të biznesit - kërkesa

Arsyeja e kërkesës:

  • Në lidhje me…
  • Duke marrë parasysh…
  • Në funksion të...
  • Bazuar…
  • Në mënyrë që…
  • Bazuar…
  • Sipas…
  • Në përputhje me…

Teksti i kërkesës:

  • Ju lutemi merrni parasysh / jepni / sillni / raportoni / informoni / dërgoni urgjentisht ...
  • Ju kërkojmë të…
  • Kërkojmë ndihmën tuaj në...
  • Ne kërkojmë pëlqimin tuaj për të…
  • Ju pyesim edhe ne….

Letra e kërkesës kërkon shkrimin e një letre përgjigjeje.

mostër e letrës së kërkesës

Ju njoftojmë se z. Leskov N.S. do të mbërrijë në Moskë më 15 Mars, ju lutemi të organizoni një takim dhe të rezervoni një dhomë hoteli për 2 ditë. Z. Leskov N.S. mbërrin fluturimi 1583.

Ne gjithashtu do të ishim mirënjohës nëse mund të organizonit që ai të takohej me klientët tuaj gjatë vizitës së tij.

Në rrjedhën e punës së biznesit, formati i letrës së kërkesës përdoret shumë shpesh kur bëhet e nevojshme të merret pëlqimi i palës së dytë ose një shërbimi i caktuar prej tij. Mostrat dhe shembujt e gatshëm për situata të ndryshme, si dhe rregullat për të shkruar letra të tilla, do t'i gjeni në këtë artikull.

Tradita dhe rregullat për të shkruar një letër kërkese janë zhvilluar ekskluzivisht në menaxhimin praktik të dokumenteve - d.m.th. në nivel legjislativ, asnjë formular apo udhëzim nuk është miratuar. Sidoqoftë, në përgjithësi, struktura e mëposhtme duhet të ndiqet:

  1. Si zakonisht, fillimisht plotësohet "titulli", i cili tregon emrin e plotë të organizatës dërguese me detajet përkatëse të kontaktit, si dhe emrin e një punonjësi specifik (zakonisht drejtorin e kompanisë) dhe emrin e marrësit. organizimi.
  2. Kjo pasohet nga vetë teksti, i cili përbëhet nga përshkrimi i situatës dhe arsyetimi i kërkesës. Teksti duhet të jetë sa më i shkurtër - zakonisht 1-2 paragrafë janë të mjaftueshëm. Është e rëndësishme të shprehni në mënyrë specifike dhe të paqartë kërkesën tuaj në mënyrë që bashkëbiseduesi të kuptojë mirë thelbin e apelit tuaj.
  3. Kjo pasohet nga një nënshkrim, një transkript i nënshkrimit dhe data e përpilimit.

Kështu, ajo është hartuar sipas versionit standard për dokumente të tilla - formulari është dhënë më poshtë.

Mostra e përfunduar mund të përdoret si shembull i kësaj.

SHËNIM. Vendimi për të treguar ose jo për të treguar emrin e dokumentit (d.m.th., shkruani në mes "Letra e kërkesës") merret nga vetë dërguesi. Si rregull, kjo është e nevojshme në rastet kur është e përshtatshme të theksohet natyra e dokumentit dhe qëllimi që një kompani po përpiqet të arrijë nga një tjetër.

Meqenëse në këtë rast po flasim për faktin se një kompani po llogarit në një shërbim apo edhe një koncesion nga ana e partnerit të saj, sigurisht që shkrimi i një letre, formatimi, madje edhe dërgimi i saj duhet të merret shumë seriozisht. Çdo detaj mund të lërë përshtypje, kështu që është më mirë të merren parasysh edhe nuancat që janë të parëndësishme në shikim të parë:

  1. Para së gjithash, është më mirë ta dërgoni atë duke përdorur postë fizike - Posta e zakonshme Ruse ose akoma më mirë një organizatë private që dërgon korrespondencë derë më derë dhe shumë më shpejt. Një mesazh në formë elektronike, ose aq më tepër i transmetuar me faks, shpesh perceptohet në mënyrë jopersonale si spam.
  2. Përveç kësaj, mënyra fizike e lëshimit të dokumentit (d.m.th., si një artikull i rregullt postar) ju lejon të krijoni një përshtypje të favorshme për shkak të letrës më të shtrenjtë, zarfit, pullës dhe mjeteve të tjera të regjistrimit.
  3. Për të shkruar tekstin, gjithmonë zgjidhet një kokë - kjo ju lejon t'i jepni kërkesës më shumë formalitet.
  4. Në tekst, është më mirë të shmangen burokratizmat e dukshme - d.m.th. vendos fjalë dhe shprehje që përdoren zakonisht në mjedisin e biznesit. Ata fjalë për fjalë "thajnë" historinë dhe bëjnë një përshtypje përgjithësisht negative. Ato janë të lehta për t'u zëvendësuar me opsione më origjinale - për shembull, "Ju lutemi konsideroni" deri në "Shpresoj për mirëkuptimin dhe ndihmën tuaj në zgjidhjen e kësaj çështjeje".
  5. Së fundi, ia vlen t'i përmbahemi traditave të korrespondencës së biznesit në përgjithësi, d.m.th. teksti është shkruar kryesisht në një stil zyrtar biznesi. Digresionet lirike, ndërtimet sintaksore shumë komplekse, frazat e dyfishta (në kuptim) nuk duhet të jenë. Duhet pasur kujdes që bashkëbiseduesi ta ketë shumë të lehtë perceptimin e mesazhit – si në aspektin e të kuptuarit ashtu edhe në atë psikologjik.

KËSHILLA. Nëse është e mundur të shkruani tekstin me dorë, është më mirë të përdorni këtë metodë. Një letër e shkruar me dorë ju lejon ta dalloni atë nga sfondi i të gjithë të tjerëve. Megjithatë, është më mirë t'ia besoni shkrimin një specialisti që njeh teknikat e kaligrafisë.

Varietetet

Në varësi të situatës specifike, ekzistojnë lloje të ndryshme shkronjash. Shumica e kërkesave kanë të bëjnë me çështje financiare, si zbritje, ulje pagese për një shërbim apo shtyrje. Një pjesë më e vogël e letrave të kërkesës i kushtohet ndihmës në zgjidhjen e çdo çështjeje tjetër. Rastet më të zakonshme dhe shembujt e gatshëm të letrave diskutohen më poshtë.

Rreth ndarjes së fondeve

Të kërkosh para, qoftë edhe për qëllime bamirësie, është një kërkesë mjaft serioze. Prandaj, kur hartoni, është e rëndësishme të përshkruani situatën sa më konkretisht të jetë e mundur dhe, për më tepër, të tregoni qartë se për çfarë saktësisht kërkohen paratë dhe për çfarë arsye nuk mund të merren nga një burim tjetër.

Kur përpiloni, mund të merrni një mostër të tillë si bazë.

Nga OJQ "Rainbow"

Deputet i Kuvendit Legjislativ

Shën Petersburg Milloshnikov I.N.

I dashur Ilya Nikolaevich! Mirë se vini në drejtorin e organizatës jofitimprurëse Raduga.” Organizata jonë është themeluar në vitin 2012 dhe gjatë gjithë këtyre viteve ka ofruar vazhdimisht ndihmë financiare për fëmijët që vuajnë nga format akute të leukemisë. Drejtimi kryesor i aktivitetit tonë është blerja e barnave të përshtatshme dhe realizimi i operacioneve komplekse.

Gjatë gjithë këtyre viteve, burimi kryesor i financimit të aktiviteteve tona ka qenë ndërmarrja SH.PK “…”. Megjithatë, në prill të vitit 2017, vëllimi i financimit ra ndjeshëm dhe për momentin nuk mund të kryejmë aksione bamirësie në të njëjtin vëllim.

Sipas të dhënave tona, buxheti vjetor i fondit, duke marrë parasysh donacionet private, duhet të jetë 10 milion rubla. Kështu, për shkak të përfundimit të financimit, është e nevojshme të mbulohet diferenca në shumën prej 8 milion rubla. çdo vit. Ne presim bashkëpunimin tuaj, pasi nuk është e mundur të gjejmë sponsorë për momentin.

Sinqerisht, Svetozarov V.K.

Rreth dorëzimit të mallrave

Këtu është e rëndësishme të tregoni interesin dhe dëshirën tuaj për të bashkëpunuar. Prandaj, duhet të gjeni fjalët e duhura në mënyrë që bashkëbiseduesi të jetë i mbushur me besim dhe të marrë një vendim të duhur. Si bazë, ju mund të merrni një mostër të tillë.

Drejtori i Përgjithshëm i LLC "…"

Nekrasov N.K.

Nga drejtori i shoqërisë SH.PK “…”

Elizarova V.M.

Përshëndetje, Nikolai Konstantinovich! Në ekspozitën rajonale bujqësore, e cila u mbajt në maj të këtij viti, kompania jonë u interesua për mostrat e makinerive dhe pajisjeve të ofruara nga ju.

Ne dëshirojmë të fillojmë bashkëpunimin me ju me dorëzimin e një grupi provë të mallrave (lista e plotë i bashkëngjitet kësaj letre si një dokument i veçantë). Ne garantojmë pagesa në kohë për mallra dhe shërbime. Ne presim një bashkëpunim të gjatë dhe reciprokisht të dobishëm.

Detajet tona të kontaktit:

Sinqerisht, Elizarov V.M.

Rreth zbritjes

Aktualisht, ky është një lloj mjaft i zakonshëm, pasi kushtet ekonomike janë përkeqësuar në shumë mënyra. Siç tregon përvoja, bindja e palës tjetër për të ofruar një zbritje është veçanërisht e mirë në raste të tilla:

  • nëse kompanitë kanë bashkëpunuar për një kohë të gjatë, për shembull, më shumë se një vit;
  • nëse blihet një sasi e madhe malli menjëherë.

te CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Nga drejtori i Veres LLC

Alexandrova K.N.

Përshëndetje, Genadi Viktorovich. Kemi kënaqësinë të vërejmë faktin se kompanitë tona kanë bashkëpunuar për më shumë se 2 vjet. Ju shprehim mirënjohjen tonë për cilësinë e vazhdueshme të lartë të shërbimeve tuaja, si dhe për ndihmën tuaj në zgjidhjen e një sërë çështjesh aktuale.

Besojmë se nuk është sekret për ju që gjatë vitit të kaluar situata ekonomike në tregun tonë është përkeqësuar ndjeshëm. Fatkeqësisht, për momentin po përjetojmë një mungesë të caktuar të ardhurash, e cila shoqërohet me ulje të fitimit tremujor.

Në lidhje me këto rrethana, shpresojmë në mirëkuptimin dhe pëlqimin tuaj për ofrimin e një zbritjeje prej 10% në shërbimet që do të ofrohen në vitin e ardhshëm kalendarik 2018. Natyrisht, një masë e tillë është e përkohshme dhe ne jemi të përkushtuar për bashkëpunim të plotë në kushte të dobishme reciproke në rast se situata ekonomike stabilizohet.

Sinqerisht, Alexandrov K.N.

Rreth uljes së qirasë

Në këtë rast, arsyetimi për kërkesën tuaj në letër do të jetë afërsisht i njëjtë me atë të diskutuar në shembullin e mëparshëm.

te CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Nga drejtori i Veres LLC

Alexandrova K.N.

Përshëndetje, Genadi Viktorovich. Në vitin financiar të mbyllur në 2016, kompania jonë pësoi humbje që tejkaluan pritshmëritë me 10%. Ne jemi të detyruar të deklarojmë se kompania jonë është prekur nga kriza financiare. Kjo përkthehet në një ulje të fluksit të klientëve me 15-20% të pronarëve.

Në këtë drejtim, ne shpresojmë për pëlqimin tuaj për të ofruar një zbritje prej 10% në qira. Unë tërheq vëmendjen tuaj për faktin se ne jemi qiramarrës mjaft të mëdhenj dhe, në të njëjtën kohë, gjatë gjithë periudhës së bashkëpunimit tonë pesëvjeçar, nuk kemi lejuar asnjë vonesë të pagesës, si dhe kemi plotësuar të gjitha kushtet e tjera të kontrata. Nisemi nga fakti se kjo masë është e përkohshme, ndaj jemi të gatshëm të vazhdojmë pagesën e plotë të tarifës sapo të stabilizohet situata në treg.

Sinqerisht, Alexandrov K.N.

Në lidhje me pagesën e shtyrë

Në këtë rast, është e rëndësishme të pranoni se vërtet nuk e keni bërë pagesën në kohë dhe të shpjegoni në detaje arsyen. Sigurisht, duhet të specifikoni me saktësi kushtet e shlyerjes së të gjithë shumës.

Drejtor i Sh.PK "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Nga Drejtori i Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Përshëndetje, i dashur Nikolai Yuryevich. Në shtator 2017, ne nuk kemi bërë një pagesë tjetër për shërbimet tuaja në shumën prej 100,000 rubla. Ju kemi njoftuar zyrtarisht për pamundësinë e pagesës një muaj përpara. Për momentin sqarojmë se kompania ka gjetur fonde për pagesën. Ne ju kërkojmë të jepni një plan me këste për dy muaj: tetor dhe nëntor (50,000 rubla secila).

Ne nuk i shmangemi detyrimeve dhe borxheve tona financiare dhe ju tërheqim vëmendjen se për të 3 vitet e bashkëpunimit tonë nuk kemi shkelur kurrë kontratën. Shpresojmë për mirëkuptimin tuaj dhe presim bashkëpunim të mëtejshëm reciprokisht të dobishëm.

Sinqerisht, Aksakov T.G.

Ju lutemi paguani për një kompani tjetër

Kërkesa të tilla mund të lindin në rastet kur një shoqëri merr përsipër të përmbushë detyrimet financiare të një shoqërie tjetër në kushte të caktuara. Si shembull, mund të përdorni këtë shabllon.

IP Blagodarov A.K.

Një pjesë integrale dhe e rëndësishme e korrespondencës moderne të biznesit është një letër kërkese. Shembujt dhe shembujt e formulimit të paraqitur në artikull, si dhe rregullat e treguara për shkrimin e tij, do t'ju ndihmojnë të hartoni saktë tekstin e nevojshëm dhe ta rregulloni atë në përputhje me zakonet e punës së zyrës. Ne ju ofrojmë një udhëzues hap pas hapi për të shkruar këtë lloj apelimi.

Informacion i pergjithshem

Një letër kërkesë është e rëndësishme në rastet kur autori i saj duhet të marrë ndonjë informacion, dokument, të bëjë një marrëveshje ose veprime të tjera biznesi nga persona të tjerë. Mund të dërgohet si në emrin e një personi specifik (drejtues, drejtor, drejtues departamenti, etj.), ashtu edhe në adresën e të gjithë organizatës në tërësi. Kërkesa juaj për ndihmë duhet të ndjekë rregullat e pranuara përgjithësisht në korrespondencën e biznesit.

Letra është fytyra e kompanisë, edhe gjërat e vogla kanë rëndësi. Shtypeni atë në kokë të nënshkruar nga një person i autorizuar dhe të vulosur (nëse ka). Jini përgjegjës për zgjedhjen e fontit, madhësinë e tij dhe pozicionin e tekstit në faqe. Mos lini pas dore kufijtë, vijën e kuqe dhe paragrafët. Shpesh përshtypja e parë bëhet vetëm duke parë dokumentin.

Hapi 1: Përcaktimi i një destinacioni

Nëse i shkruani një letër jopersonale një kompanie specifike, atëherë ka shumë të ngjarë që ajo të shkojë në pritje ose zyrë, pastaj te menaxheri dhe në fund te ekzekutuesi i drejtpërdrejtë. Shënoni emrin e saktë të plotë të organizatës në "kapakun" e tekstit, është mirë të shtoni edhe adresën ligjore.

Siç u përmend më lart, opsioni më i mirë konsiderohet të tregojë një adresues specifik, domethënë një kërkesë të adresuar personalisht për ndihmë. Gjithmonë përpiquni të drejtoheni me emër dhe patronim. Për shembull, "I dashur Alexander Viktorovich!" ose "I nderuar zoti Schwartz!". Kështu, ju, së pari, shprehni respektin tuaj ndaj personit dhe së dyti, një kërkesë drejtuar një personi specifik i ngarkon atij detyrime të caktuara, përgjegjësi për shqyrtimin dhe zbatimin e saj.

Në disa situata, do të ishte logjike të përdorni një grup njerëzish, një ekip të caktuar ose një pjesë të tij si adresues. Kjo është gjithashtu e rëndësishme në rastet kur një letër kërkesë dërgohet në disa adresa. Përdorni formulime të tilla si: "Të dashur kolegë!", "Të dashur kontabilistë!" etj.

Faza 2: Komplimenti

Është mirë nëse letra e kërkesës zyrtare përmban një kompliment në lidhje me adresuesin e saj. Duke e bërë këtë, ju duket se po i përgjigjeni pyetjes së tij të natyrshme: "Pse po më drejtoheni me këtë pyetje?". Ju mund të vini re meritat e kaluara dhe cilësitë personale të një personi, statusin e kompanisë, etj. Në veçanti, përdorni formulimin e mëposhtëm: “Firma juaj është një furnizues kryesor…”, “Ju keni ndihmuar shumë në zgjidhjen e çështjeve komplekse në këtë fushë…”, “Organizata juaj është një eksperte lider në treg në këtë fushë…”, etj. Mos harroni se është e përshtatshme një kompliment kur letra e kërkesës (mostra dhe shembuj në tekst) është e një natyre jo standarde dhe adresuesi duhet të fitohet. Tërhiqni vëmendjen e tij për cilësitë dhe meritat që janë të rëndësishme për përmbushjen e kërkesës suaj. Megjithatë, ne nuk rekomandojmë të kaloni një vijë shumë të hollë midis një komplimenti të mirë dhe të duhur dhe lajkave të vrazhda.

Faza 3: Argumentoni kërkesën

Çdo kërkesë duhet të jetë e arsyetuar, sepse adresuesi duhet të dijë se pse po i drejtoheni atij konkretisht. Pra, ka kuptim ta sjellim atë në thelb të çështjes. Në këtë fazë, ju rekomandojmë të zgjidhni tre argumentet më bindës që duhet të ndërtohen në tekstin e letrës sipas skemës: forca mesatare, e dobët, më e fortë.

Kërkesa mund të ketë një nivel të ndryshëm kompleksiteti, dhe ju duhet të jeni të përgatitur për faktin se adresuesi nuk do të jetë gjithmonë i interesuar për zbatimin e saj. Në këtë drejtim, ai duhet të jetë i bindur se zbatimi i tij sjell përfitime të mundshme për të. Interesoni adresuesin që ai ta pranojë dokumentin tuaj me seriozitet të plotë.

Letra e kërkesës mund të përmbajë një propozim për zbatimin e një mundësie të caktuar tërheqëse për të.

Shembuj të formulimit

  • "Në çdo kohë, njerëzit sipërmarrës dhe biznesi janë përpjekur jo vetëm për sukses material, por edhe për rritje personale, në mënyrë që të kujtohen përgjithmonë nga njerëzit për veprat e tyre të mira, për të fituar respektin e tyre."
  • “Sigurisht që synimi juaj kryesor është përmirësimi i standardeve të jetesës së qytetarëve të qytetit. Në veçanti, ky formulim mund të përdoret kur një deputet i hartohet një letër-kërkese, për shembull, për sigurimin e ambienteve për një kopsht fëmijësh, rregullimin e një këndi lojërash, etj.

Ju gjithashtu mund të shprehni një problem që është i rëndësishëm për adresuesin, t'i tregoni atij se si kërkesa juaj mund ta ndihmojë atë në zgjidhjen e tij ose në realizimin e mundësive të caktuara.

Ndodh që nuk keni asgjë për t'i ofruar palës tjetër, ose është e papërshtatshme në këtë kontekst. Në këtë rast, mënyra më optimale për të dalë është një histori për rëndësinë e kërkesës suaj. Përshkruani situatën sa më të besueshme dhe plotësisht të jetë e mundur, në mënyrë që të marrë, siç thonë ata, për shpirtin. Nëse një moment sentimental në historinë tuaj nuk është apriori, jepni fakte dhe fokusohuni në marrëdhëniet shkak-pasojë. Na tregoni se çfarë do të ndodhë nëse refuzoheni ose, përkundrazi, pranoni të ndihmoni.

Hapi 4: Bëni një kërkesë

Kur adresuesi është i përgatitur mendërisht për të pranuar kërkesën tuaj, mund të deklarohet. Mbajeni tekstin tuaj të shkurtër, duke shmangur fjalitë e gjata dhe të ndërlikuara, si dhe paqartësitë ose nënvlerësimet. Letra e kërkesës (mostra dhe shembuj të formulimit në tekst) duhet të jetë koncize dhe e qartë në kuptim. Pra, nëse kërkoni të blini ndonjë pajisje për kompaninë, atëherë tregoni tërësinë, çmimin dhe sasinë:

"Për të pajisur departamentin e urgjencës, spitali ka nevojë për një makinë të re, kostoja e së cilës është 3.5 milion rubla. Ju lutemi na ndihmoni ta marrim atë."

Ose, për shembull, duhet të specifikohet një kërkesë për uljen e qirasë: "Ne ju kërkojmë të ulni qiranë për lokalet në nivelin 500 rubla. për metër katror deri në stabilizimin e situatës ekonomike.”

Faza 5: Përmblidhni

Në fund të letrës, ju duhet të përmblidhni kërkesën tuaj. Përsëriteni përsëri dhe fokusohuni në faktin se adresuesi përfiton nëse ju ofron ndihmën e kërkuar. Megjithatë, teksti i kërkesës duhet të modifikohet pak. Duke iu rikthyer të njëjtit shembull të uljes së qirasë, ne propozojmë formulimin e mëposhtëm:

"Nëse pranoni të ulni qiranë në nivelin prej 500 rubla. për metër katror gjatë stabilizimit të situatës aktuale ekonomike, do të mund të kontribuoni në ruajtjen e më shumë se 20 vendeve të punës dhe nuk do të keni humbje për shkak të mungesës së plotë të pagesës.

Mos harroni, është e rëndësishme të përsërisni jo vetëm kërkesën, por edhe përfitimin që mund të merret nga zbatimi i saj dhe nuk ka pse të jetë material. Shumë kompani të mëdha veprojnë me dëshirë si sponsorë, investitorë dhe bëjnë punë bamirësie.

Ne mendojmë se tani, pasi të keni studiuar procesin në faza, nuk do të keni pyetje se si të shkruani një letër kërkesë. Mjafton të merren parasysh të gjitha rregullat e korrespondencës së biznesit dhe disa nuanca. Ne ju sugjerojmë të studioni edhe një shembull tjetër.

Shembull

I dashur Felix Petrovich!

Ndërmarrja juaj ka disa vite që organizon praktikën industriale të studentëve pranë ndërmarrjes, duke i ndihmuar ata të vënë në praktikë njohuritë e marra në universitet.

Ju, si drejtues i departamentit të personelit, jeni një person i interesuar për të tërhequr punonjës të rinj, inxhinierë të rinj dhe me perspektivë dhe specialistë shumë të kualifikuar. Sot, ky profesion është një nga më të kërkuarit. Shumë studentë do të donin të dinin për mundësitë, hollësitë dhe rëndësinë e tij.

Në këtë drejtim, ju kërkojmë të organizoni një takim të kryeinxhinierit me aplikantët dhe studentët e 1-2 kurseve në datën 25 Prill në orën 17:00 mbi bazën e sipërmarrjes suaj.

Duke folur për avantazhet dhe sekretet e profesionit sot, ju po vendosni një themel të fortë për trajnimin e specialistëve dhe profesionistëve nesër. Ndoshta, pas disa vitesh, njëri prej tyre do ta çojë kompaninë tuaj në një nivel të ri zhvillimi.

Me respekt dhe mirënjohje,

Rektori i Universitetit I.Zh.Bychkov

Pasi të keni studiuar informacionin se cilat kërkesa duhet të plotësojë një letër kërkese, mostra dhe shembuj të formulimit, mund ta përballoni lehtësisht me shkrimin e saj në praktikë.

LETË KËRKESË

Një letër kërkese është ndoshta forma më e zakonshme e korrespondencës së biznesit. Nuk mund të llogaritet numri i situatave që kërkojnë një kërkesë në emër të një personi juridik ose fizik. Kjo është marrja e informacionit, mostrat e produktit, koordinimi i veprimeve, nxitja për ndonjë veprim, etj.

Përbërja dhe struktura e letrës së kërkesës nuk është shumë e ndryshme nga ato standarde (shih Letrat e biznesit. Rregullat e projektimit. Struktura e letrës). Zakonisht, teksti i letrës së kërkesës përbëhet nga dy pjesë:

1. Pjesa hyrëse, ku shprehet thelbi i çështjes në formë narrative, shpjegohen motivet, arsyet e bërjes së kërkesës. Shprehjet standarde të mëposhtme përdoren shpesh këtu:

  • arsyeja e peticionit
    • Për shkak të mosmarrjes...
    • Duke pasur parasysh rëndësinë sociale...
    • Duke marrë parasysh (bashkëpunimin tonë shumëvjeçar)...
    • Duke pasur parasysh (natyrën afatgjatë dhe të frytshme të marrëdhënieve tona të biznesit)...
    • Për shkak të mospërputhjes së veprimeve tuaja me marrëveshjet e miratuara më parë...
    • Për shkak të vonesës së transportit...
    • Bazuar në rezultatet e negociatave për...
      etj.
  • Qëllimi i kërkesës
    • Për të respektuar urdhrin...
    • Për të zgjidhur sa më shpejt problemin...
    • Për pajtim...
    • Për të garantuar sigurinë e kalimit të ngarkesave ...
    • Për të shmangur konfliktin...
      etj.
  • referenca në bazat e ankimit
    • Siç është rënë dakord më parë...
    • Në lidhje me kontaktin tuaj me ne...
    • Në bazë të një marrëveshjeje verbale...
    • Bazuar në bisedën tonë telefonike...
    • Sipas dekretit të qeverisë...
    • Sipas protokollit për dërgesat e ndërsjella...
      etj.

Të gjitha shprehjet e mësipërme duhet të përdoren duke marrë parasysh kontekstin dhe situatën e të folurit.

Pothuajse të gjitha shprehjet standarde fillojnë me një parafjalë derivatore ose me një kombinim parafjalë. Vëmendje duhet kushtuar përdorimit të drejtë të këtyre parafjalëve me emrat që janë kryesisht në rasën gjinore dhe dhanore.

2. Në fakt kërko. Këtu, fraza kryesore e letrës përfshin fjalë të formuara nga folja pyesni. Përdorimi i tij shpjegohet me kërkesat e mirësjelljes për tekstet e biznesit dhe ligjet psikologjike të komunikimit të biznesit - një person është më i gatshëm të pranojë të kryejë një veprim të shprehur në formën e një kërkese sesa në formën e një kërkese.

Në disa raste, vetë kërkesa, e shprehur në mënyrë përshkruese, mund të mos përmbajë këtë folje, për shembull: Shpresojmë që do ta keni të mundur të shqyrtoni propozimin tonë brenda periudhës së caktuar..

Kërkesa mund të jetë në vetën e parë njëjës (" te lutem..."), vetën e parë shumës (" Ju lutem..."), nga vetë e tretë njëjës (në këtë rast përdoren emra me kuptim kolektiv: " Menaxhmenti kërkon... ", "Administrata kërkon... ", "Këshilli i Punëtorëve kërkon... ", etj.), nga vetën e tretë shumës, nëse përdoren disa emra me kuptim kolektiv ( Administrata dhe Këshilli i Punëtorëve kërkojnë... ).

Nëse letra e kërkesës është shumëdimensionale, atëherë përbërja e pjesës së dytë të një letre të tillë mund të duket kështu (pjesë të përbërjes duhet të korrespondojnë me ndarjen e paragrafit të tekstit):

Te lutem te lutem...)
...
Në të njëjtën kohë unë pyes ...(Gjithashtu ju lutem...)
...
Gjithashtu, ju lutem... Dhe gjithashtu ju lutem ...)
...
etj.

Kur shkruani një letër kërkese, duhet të keni parasysh rekomandime të tilla:

1. Kur bëni një kërkesë, theksoni interesin tuaj ose të organizatës suaj për ta përmbushur atë.
2. Në asnjë rrethanë mos filloni një letër me fjalën "Ju lutem ..." - është më me takt që fillimisht të shpjegoni motivet e apelit tuaj (edhe nëse të gjitha detajet janë rënë dakord tashmë me adresuesin).
3. Mos nxitoni të falënderoni adresuesin paraprakisht. Duke bërë këtë, ju e vendosni veten dhe marrësin në një pozitë të vështirë. Mundohuni të falënderoni kur e dini që kërkesa juaj është pranuar.

Kur formuloni një kërkesë, shpesh përdoren shprehjet standarde të mëposhtme:

  • Ne ju apelojmë (apelojmë) ju (ju) me një kërkesë ...
    ...në lidhje me transportin në adresën tonë...
    ...në lidhje me drejtimin për në adresën time...
    ...në lidhje me deportimin në organizatën tonë...
    për të më dhënë...
  • Unë ju pyes (ju lutem) ju (ju) ...
    ... informoni (na) ...
    ...Ma dërgo)...
    ... prezantoni menjëherë ...
    ...raportoni menjëherë...
    ... njoftojë (menaxhmentin e ndërmarrjes) për ...
    ...më informoni për...
  • Kërkoj pëlqimin tuaj (juaj) për të...
    ...duke dërguar në...
    ...duke na dhënë...
    ... njohja me...
    ...transferimi... i pajisjeve të mëposhtme...
  • Ne kërkojmë ndihmën tuaj (juaj) në ...
    ...duke marrë...
    ...dergim i shpejte...
    ...duke dhënë informacion shtesë në lidhje me...
    ...duke mbajtur...
  • Unë kërkoj udhëzimet tuaja (tuaja) ...
    Për të përfunduar një marrëveshje për...
    ... për lëshim nga magazina e ndërmarrjes ... për një përfaqësues ...
    ...për shkresat...
    ...për të rishikuar...
  • Ju kërkojmë të mos refuzoni mirësjelljen dhe ....

Letrat e kërkesës janë lloji më i zakonshëm i letrave të biznesit. Letrat e kërkesës përbëhen për të nisur veprime të caktuara të adresuesit, të nevojshme për autorin e letrës. Ne do t'ju tregojmë se si të shkruani një letër zyrtare të kërkesës. Shembujt dhe shembujt mund të gjenden në artikull.

Letra e Kërkesës: Shembuj dhe Shembuj

Si dhe pse të shkruani një letër kërkese

Letrat e kërkesës përbëhen për të nisur veprime të caktuara të adresuesit, të nevojshme për autorin e letrës. Në aktivitetet e menaxhimit, një numër i madh situatash lindin letra të tilla. Kjo mund të jetë një situatë relativisht e thjeshtë në të cilën nuk kërkohet të paraqesë informacion që është kompleks për sa i përket ngjarjeve, të japë ndonjë argument ose të bindë adresuesin. Në raste të tilla, është më mirë të filloni një letër-kërkese drejtpërdrejt me një deklaratë të vetë kërkesës.

Letër kërkese për një zyrtar: letër shembull

Shkarkoni letrën e mostrës

Megjithatë, jo të gjitha situatat në aktivitetet e menaxhimit janë kaq të thjeshta. Shumica e situatave kërkojnë arsyetim ose, me fjalë të tjera, shpjegim gjatë hartimit të letrave të kërkesës:

  • në lidhje me çfarë;
  • pse;
  • cili është qëllimi i letrës.

Si rregull, arsyetimi është i nevojshëm për të ndikuar tek adresuesi, për ta bindur atë të veprojë në një mënyrë shumë specifike, ashtu siç do të donte ose i duhej autorit të letrës. Nëse letra e kërkesës përmban një arsyetim, atëherë më shpesh ajo i paraprin deklaratës së kërkesës, për shembull (shenja // tregon kufirin midis pjesëve të tekstit të letrës).

Letër kërkese me arsyetim: mostër

Shkarkoni letrën e mostrës

Rusishtja është një nga gjuhët me një renditje relativisht të lirë të fjalëve. Në cilindo nga tekstet e mësipërme, ne mund të ndërrojmë pjesë të fjalisë pa dëmtuar shumë kuptimin. Një letër shembull që kërkon ndihmë mund të duket kështu.

Frazat në të cilat fillimisht shprehet ideja kryesore e letrës, dhe më pas jepet argumentimi, kanë një ngjyrosje të veçantë stilistike: ato gjithmonë perceptohen si më shprehëse se frazat e ndërtuara mbi parimin "justifikim - përfundim". Sidoqoftë, çdo lloj shprehjeje është e huaj për stilin e biznesit; në të, preferenca u jepet pothuajse gjithmonë mjeteve gjuhësore stilistikisht neutrale. Prandaj, në mostrat e letrave të kërkesave të biznesit, frazat janë më të sakta në të cilat fillimisht jepet një shpjegim, jepet një arsyetim dhe më pas tregohet thelbi i çështjes.

Struktura e letrës së kërkesës

Kur hartoni një letër kërkesë, përpiquni të siguroheni që arsyetimi dhe pjesa (kërkesa) përfundimtare të jenë gramatikisht një fjali. Edhe në rastet kur referenca në dokumente normative jepen në arsyetim, fakte, ngjarje, mos e ndani justifikimin në një fjali të veçantë , përndryshe, për të deklaruar kërkesën, do të duhet të përdorni fraza të tilla si: "Në lidhje me sa më sipër, ne kërkojmë ...", "Duke marrë parasysh sa më sipër, ne kërkojmë ...", "Në lidhje me të cilat ne kërkojmë . ..”, etj.. Këto ndërtime nuk mbartin informacion dhe e bëjnë tekstin më të ndërlikuar si për nga struktura, ashtu edhe për nga perceptimi. Letrat e kërkesës mund të hartohen në situata edhe më komplekse menaxheriale.

Skematikisht, kjo situatë mund të paraqitet si

Një letër kërkesë e shkruar në një situatë të tillë do të jetë më e lehtë për t'u kuptuar nëse përmbajtja paraqitet në një sekuencë që pasqyron logjikën e zhvillimit të vetë situatës. Në këtë rast, struktura e letrës mund të ndahet në tre pjesë:

  • prezantimi (përshkrimi i ngjarjeve, fakteve që ndikojnë drejtpërdrejt ose mund të ndikojnë në situatën e menaxhimit);
  • arsyetimi (shpjegimi i arsyeve pse është e nevojshme të kontaktoni adresuesin me një kërkesë);
  • përfundimi (kërkesa), për shembull (pjesët komunikative-semantike të letrës ndahen me //)

Letra formale e kërkesës: Struktura e mostrës

Sipas informacioneve tona, në rafineritë e sheqerit Kursk dhe Belgorod, të cilat janë furnizuesit kryesorë të sheqerit në Moskë dhe rajonin e Moskës, punët e planifikuara të mirëmbajtjes duhet të kryhen gjatë muajve mars-prill të këtij viti, oraret për të cilat nuk janë rënë dakord. në. // Për shkak të faktit se prodhimi i sheqerit dhe furnizimi i tij për konsumatorët do të ulen ndjeshëm gjatë periudhës së mirëmbajtjes parandaluese, // ju kërkojmë të zhvilloni një takim pune me pjesëmarrjen e përfaqësuesve të qeverisë së Moskës për çështjen e sigurimit të furnizimeve me sheqer në rajoni i Moskës gjatë periudhës së mbylljes së pjesshme të këtyre impianteve.

Pavarësisht nga struktura e tekstit, kërkesa në letër formulohet duke përdorur foljen "kërkoj". Në letrat e hartuara në letrën e organizatave, përdoret Forma e foljes së vetës së parë, shumës:

Ju kërkojmë të jepni informacion për ..., Ju kërkojmë të jepni informacion për ..., Ne ju kërkojmë ..., Ju kërkojmë të bëni ..., etj.

Në letrat e hartuara në letrat e zyrtarëve, përdoret Forma e foljes së vetës së parë njëjës:

Ju kërkoj të merrni parasysh çështjen e ..., ju kërkoj të jepni informacion për ..., etj.

Një letër mund të përmbajë disa kërkesa (mundësisht për një çështje). Në këtë rast, fillimisht formulohet kërkesa kryesore, dhe më pas pjesa tjetër, duke përdorur kthesat e mëposhtme gjuhësore:

Ne gjithashtu ju kërkojmë që (mendoni, siguroni, sillni ...), në të njëjtën kohë ju kërkojmë ... dhe të tjerëve.

Letra e kërkesës: mostër nëse ka disa kërkesa në letër menjëherë


Shkarkoni mostrën

Përdorni një shërbim të veçantë për të krijuar një shabllon të letrës së kërkesës: ndërtuesi i letrës së biznesit


Provoni shërbimin tani

Si çdo letër biznesi, një letër kërkese përpilohet me të gjitha detajet e treguara dhe regjistrohet në regjistrin e dokumenteve dalëse. Për më tepër, letra e kërkesës duhet të përmbajë:

  • numri dhe data e daljes (nëse kjo është një përgjigje ndaj një letre tjetër, atëherë numri dhe data e letrës hyrëse);
  • emrin e kompanisë marrëse;
  • nëse është e nevojshme, vulën e organizatës.

Si dhe pse të shkruani një letër hetimi

Një letër kërkese është në fakt një lloj letre kërkese. Si rregull, kërkesat bëhen për të marrë çdo informacion të natyrës zyrtare ose dokumente. Në aktivitetin tregtar, një kërkesë është një apel nga një blerës për një shitës (importues në eksportues) me një kërkesë për të dhënë informacion të detajuar në lidhje me një produkt (shërbim) ose për të dërguar një ofertë për furnizimin e mallrave (ofrimi i shërbimeve të caktuara). Në përgjithësi, letrat e kërkesave ndjekin të njëjtat rregulla si letrat e kërkesës, për shembull:

Në aktivitetet tregtare, teksti i kërkesës, si rregull, tregon: emrin e mallrave (shërbimeve); kushtet në të cilat autori i letrës dëshiron t'i marrë ato; sasia dhe/ose cilësia; kushtet e dorëzimit të mallrave ose shërbimeve; çmimi dhe informacione të tjera. Kërkesa tregtare përdor shprehjet e mëposhtme:

Ju lutemi informoni për mundësinë e furnizimit… Ju lutemi bëni një ofertë për furnizim… Ju lutemi jepni informacion të detajuar për… etj.

Për shembull:

Ju lutemi informoni për mundësinë e furnizimit me kondicionerë AS-200 në sasinë 150 copë. gjatë muajve shkurt - mars 2005, si dhe të informojë kushtet e pagesës dhe kushtet e dorëzimit.

Shkarkoni Letrat e Kërkesës Shembull:

Përgjigja e organizatës korrespondente ndaj një letre kërkese ose kërkese është një letër përgjigjeje, e cila mund të jetë një marrëveshje ose një refuzim. Në aktivitetet tregtare, përgjigja ndaj një kërkese lëshohet si një letër tregtare, e cila konfirmon marrjen e kërkesës, jep informacion për produktin me interes për blerësin. Përgjigja ndaj kërkesës mund të jetë edhe një ofertë (ofertë) komerciale. Letrat e kërkesës dhe letrat e kërkesës janë hartuar në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Gjatë përpilimit dhe përpunimit të kërkesave dhe kërkesave, përdoren detajet e mëposhtme:

  • destinacion;
  • titulli i tekstit (nëse teksti i letrës është më shumë se 4-5 rreshta);
  • teksti;
  • nënshkrimi;
  • shenjë artisti.
Të gjitha letrat e biznesit lëshohen në formularë të veçantë.