Как назвать договор на оказание услуг. Типовой договор на оказание услуг: условия, форма, образец

Договор на оказание услуг является одним из самых распространенных соглашений. Именно в такую правовую форму облекают услуги связи, медицинские, консультационные, те, что связаны с обучением, и т. д. Хотим отметить, что провести четкую черту между услугами и работой иногда достаточно трудно (например, ремонт оборудования). Как же правильно заключать сделки на оказание услуг, и какие бывают разновидности этого договора, вы можете узнать далее.

Что такое услуга?

Услугой считается деятельность, результат которой не может иметь материального выражения, она полностью должна реализовываться и потребляться в процессе ее выполнения. Работой считается деятельность, которая имеет сугубо материальное выражение. Договор на оказание услуг подразумевает, что исполнитель должен совершить определенные действия, а заказчик, соответственно, обязан их оплатить. Правила соглашения о возмездном оказании услуг регламентирует Гражданский кодекс. Глава 39 ГК РФ применяется к довольно широкому перечню услуг:

Аудиторских;

Информационных;

Медицинских;

Консультационных;

Ветеринарных;

Туристических;

Услуг по обучению и т. д.

Что не причисляется к услугам?

Стоит отметить, что к договорам на оказание услуг не относятся такие виды соглашений:

Договор подряда;

На проведение технических работ;

Комиссии;

На осуществление опытно-конструкторских работ;

Перевозки;

Банковского счета;

Транспортной экспедиции;

Хранения;

Банковского вклада;

Доверительного управления имуществом.

Предмет договора

Как уже было указано, предметом подобных договоров является исключительно нематериальная услуга. Так как качество ее предоставления напрямую зависит от лица, которое ее будет осуществлять, такая услуга должна производиться исполнителем лично (если стороны не указали в договоре иное). Такое соглашение непременно заключается письменно. У каждого из участников также должно быть на руках по экземпляру такого договора. Заказчиками могут выступать юридические лица, ИП и дееспособные физические лица. В качестве исполнителя может быть задействован тот же круг лиц.

Составляем договор

Чтобы составить правильно договор на оказание услуг, необходимо четко придерживаться положений ГК РФ:

Обязательно указывайте предмет соглашения; причем недостаточно написать «маркетинговые исследования», нужно конкретизировать по пунктам, что это будет за деятельность;

Указать все полагающиеся полномочия и обязанности сторон;

Прописывайте четкие сроки, в рамках которых деятельность должна быть исполнена;

Нелишним будет также указать критерии, по которым будет определяться качество услуги;

В таком договоре, естественно, прописывается цена услуг исполнителя;

Не забудьте также определить ответственность участников сделки; желательно также прописывать в соглашении размер компенсации при одностороннем отказе от нее.

Особенности договора

В некоторых случаях заключать договор на оказание услуг можно только с теми субъектами, которые имеют на такую деятельность лицензию. Например, если речь идет о соглашении по оказанию медицинской помощи, то у лечебного заведения в обязательном порядке должна быть в наличии лицензия. При этом она обязательно должна быть действующей, причем на те виды медицинской помощи, за которой, собственно, вы и обратились. Если же больница будет оказывать пациентам помощь без наличия лицензии, ее ждет ответственность. Кроме того, если у исполнителя лицензия будет отсутствовать, то данное соглашение в суде может быть признано недействительным. То есть такой договор не будет иметь никакого юридического веса. К особенностям договора по предоставлению услуг можно также отнести следующее правило: в некоторых случаях к договору об услугах применяются общие положения о подряде и бытовом подряде.

Прекращение договора

Стоит акцентировать внимание на том, что в отличие от других видов сделок гражданско-правовой договор на оказание услуг может расторгаться не только по взаимному согласию сторон, а и одним из его участников (исполнителем либо заказчиком) в одностороннем порядке. Закон предусматривает, что заказчик может отказаться от договора при условии, что он компенсирует исполнителю все понесенные им расходы. Кроме того, отказаться от услуг исполнителя заказчик может как еще до начала предоставления услуги, так и уже непосредственно в процессе ее оказания. Исполнитель, в свою очередь, тоже имеет полномочия отказаться от договора. Если такой отказ принесет заказчику убытки, другая сторона обязана их возместить.

Агентский договор

Агентский договор на оказания услуг представляет собой соглашение между принципалом (фактически поручителем) и агентом (посредником, исполнителем), по которому первый заказывает предоставление определенных услуг вторым лицом (юридические услуги и т. д.) от имени принципала или непосредственно от имени агента. За такие действия агенту полагается вознаграждение.

Обязательные условия

Чтобы заключить агентский договор по всем правилам, следует обязательно указать:

Функцию, которую агент должен выполнить;

Будет ли он действовать от себя или от заказчика;

Как он будет отчитываться перед принципалом;

Размер гонорара и сроки его выплаты;

Обязанности и права сторон;

Есть ли какие-то ограничения полномочий у агента;

Условия прекращения соглашения;

Ответственность сторон.

Отдельные виды договора

Разновидностью рассматриваемого договора является соглашение на оказание консультационных услуг. Они могут быть как длительными, так и одномоментными. Такой тип договора часто заключается между различными специалистами и компаниями. Наиболее популярны следующие консультационные услуги: юридические, финансовые, стратегические, рекламные, информационные. В процессе совершения различных операций с недвижимостью часто используется риелторский договор. Многие бизнесмены для продвижения своего бренда в современном мире обращаются в маркетинговые агентства. Такие компании, как правило, предоставляют массу услуг: определение целевых аудиторий, разработка профиля бренда, составление бренд-стратегии и т. д. Помимо всех перечисленных разновидностей соглашений, существует и множество других, и с каждым днем их становится все больше. Поэтому перечислить их все в рамках одной статьи просто нереально.

Важные акценты

Как выяснилось, договор возмездного оказания услуг имеет свою определенную специфику. Поэтому к его заключению нужно относиться более чем серьезно. Кроме того, заказчик может расторгнуть такой договор, по сути, в любой момент. Так что исполнитель изначально заинтересован в качественном исполнении оговоренных действий, иначе он может лишиться заработка. Также не забывайте, что при заключении подобных договоров от исполнителя часто требуется наличие лицензии. Если же лицензии у физического лица или предприятия не окажется, заключать с ним договор смысла просто нет. Ведь в случае возникновения разногласий в суде такой договор признают недействительным, и получить, к примеру, возмещение убытков будет крайне тяжело.

Спектр услуг, которые исполнитель может предоставлять заказчику по типовому бланку договора оказания услуг чрезвычайно широк , благодаря разнообразию действий по удовлетворению потребностей в гражданско-правовой сфере.

Развитие экономики и рост объемов информации (знаний) в интеллектуальной области способствовали появлению большого количества новых услуг, реализация которых осуществляется на основе заключения договорных отношений на предоставление консультационных, информационных и других услуг, включая услуги по обучению.

У нас представлены бланки договоров, которые уместно заключать при оказании следующих услуг :

  • общих;
  • юридических;
  • бухгалтерских;
  • информационных;
  • консультационных;
  • аудиторских;
  • туристических;
  • связи;
  • маркетинговых;
  • охранных;
  • рекламных;
  • риэлтерских;
  • транспортных.

В каких именно услугах нуждаетесь вы или ваш клиент – решается индивидуально в каждом отдельном случае, в нашем сервисе вы можете найти все эти договоры оказания услуг с необходимыми приложениями.

Правовое регулирование договоров

Правовое регулирование данных соглашений осуществляется нормами ГК РФ. В частности, главой 39 ГК РФ ("Возмездное оказание услуг"). Нормы главы применяются к договорам на предоставление медицинских, аудиторских, информационных, консультационных, ветеринарных, по обучению и некоторых других услуг.

А в статье 783 ГК РФ указывается, что к данному соглашению могут применяться общие положения о подряде, если это не противоречит предмету соглашения. Стоит помнить о том, что эти документы имеют между собой существенное различие: в одном случае заказчику оказываются услуги, в другом – выполняются работы. Документы довольно трудно разграничить из-за отсутствия в ГК РФ определений понятий «работа» и «услуга».

Однако определения этих понятий есть в Налоговом кодексе РФ. Работой считается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение. Услугами считается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, и потребляются в процессе осуществления данной деятельности. Таким образом, заключая договор на оказание услуг, заказчик оплачивает не результат работ, а непосредственно процесс предоставления определенных услуг.

Под процессом "оказания услуги" понимается коммерческая (предпринимательская) деятельность физического лица, юридического лица или индивидуального предпринимателя, направленная на удовлетворение потребностей других лиц. Услуги, чаще всего, предоставляются на основании соответствующего бланка договора для оказания услуг, заключенного между исполнителем и заказчиком.

Понятие договора на оказание услуг

Согласно договору оказания услуг, исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать какую-то услугу/ услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется эти услуги оплатить.

Согласно вышепредставленному определению, договор на оказание услуг или его образец, является консенсуальным, возмездным и двусторонним.

Договоры при оказании услуги: особенности заключения

К договорам, заключаемым при предоставлении каких-либо услуг в 2019 году, применяются такие нормы:

  • Согласно ст.780 ГК РФ, исполнитель обязан оказывать услуги лично, если иное не предусмотрено заключенным документом. Однако это не лишает исполнителя права включить в образец соглашения по оказанию услуг условие о привлечении соисполнителей, после согласования условия с заказчиком.
  • Для осуществления некоторых видов деятельности необходимо наличие лицензии.
  • Письменное задание – основа грамотного определения предмета в образце такого договора на предоставление услуг. Формулирование задачи относится к числу главных обязанностей заказчика, наряду с оплатой выполненных услуг в сроки и в порядке, указанными в договоре.
  • Если возможность досрочного оказания той или иной услуги не предусмотрена соглашением, заказчик вправе не оплачивать досрочно выполненные услуги.
  • В случае невозможности исполнения обязательств, возникшей по вине заказчика, он обязан оплатить услуги в полном объеме, если иное не предусмотрено договором или законодательством.
  • В случае невозможности исполнения обязательств, возникшей по обстоятельствам, не зависящим от действий сторон, заказчик обязан возместить исполнителю фактически понесенные им расходы, если иное не предусмотрено в договоре или законодательстве.
  • Заказчик вправе расторгнуть договор оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.
  • Исполнитель вправе расторгнуть договор лишь при условии полного возмещения расходов заказчику.

Причины возникновения споров по договору оказания услуг

  • Чаще всего споры возникают из-за недостаточно четко сформулированного задания, отсутствия в договоре сроков исполнения и иных конкретных показателей.
  • Распространенной причиной возникновения споров является и неплатежеспособность заказчика, а также отсутствие механизмов обеспечения исполненных обязательств.

Как обеспечить выполнение договорных условий?

Исполнение обязательств по договору для оказания любых услуг обеспечивается следующими способами:

  • неустойкой (в виде штрафов);
  • банковской гарантией;
  • удержанием имущества должника;
  • поручительством;
  • страхованием договора;
  • задатком и некоторыми другими способами, предусмотренными соглашением или законодательством.

Целесообразно также применять страхование заключенных договоров. Подобные меры помогут устранить или минимизировать имущественные потери при заключении образца договора по предоставлению услуг , который вы можете скачать в нашем сервисе.

Понятие договора как юридического документа регламентируется статьями 779-783 главы 39 ГК РФ. Составление договоров на оказание услуг необходимо в тех случаях, когда одна сторона обязуется выполнить определенные работы или действия, предоставить услуги, а вторая сторона обязуется их оплатить. Такие соглашения называются договорами возмездных услуг и, как правило, оформляются в письменном виде. Предметом договора могут быть самые разные виды услуг: аудит, ведение бухгалтерии, юридическое сопровождение, услуги образовательные и медицинские, услуги на проведение разных видов работ, на поставки товаров и пр. Отдельным вопросом стоит составление договоров, требующих нотариального заверения. К ним относятся:

  • сделки между частными и юридическими лицами или только юридическими лицами;
  • сделки на определенные суммы (превышающие МРОТ минимум в десять раз);
  • сделки, предусмотренные законом (оговорено в ст. 161 ГК РФ).

К общей информации о договорах на оказание услуг относятся следующие сведения:

1) Предмет договора: вид и форма предоставляемых услуг и обязанности потребителя этих услуг;

2) Тип договора: разовые, рамочные, пролонгируемого действия и т. д.;

3) Вид договора: составление договоров на оказание услуг,купли-продажи, выполнения работ (подряда), посредничества, трудовых отношений и пр.;

4) Стороны договора: как физические, так и юридические лица;

5) Форма договора: законом не оговорена, но требуется письменное оформление в 2-х экземплярах - несоблюдение этого требования в случае споров не подтверждает наличие сделки;

6) Условия соглашения: закон определяет три категории условий при составлении подобных договоров:

- обычные, которые оговорены в законах и обязательно должны быть включены в текст соглашения;

- существенные условия, обозначенные законами для данного вида соглашений и условия, на внесении которых настаивает одна из сторон;

- случайные условия - для дополнения или изменения обычных условий (к ним относятся: обозначение страхования рисков, нестандартное количество экземпляров, порядок внесения изменений в содержание и пр.);

  • вступительная часть;
  • обозначения предмета договора (перечень действий или деятельности исполнителя);
  • обязанности и права сторон;
  • срок действия договора (по соглашению сторон);
  • стоимость услуг (товара, работ), механизм и сроки оплаты;
  • ответственность сторон соглашения;
  • заключение.

Договор на возмездное предоставление услуг считается официально заключенным в случае достигнутого соглашение по обычным и существенным условиям, что должно быть подтверждено подписями сторон (в соответствии со статьей 432 ГК РФ). Надо отметить, что большинство типовых договоров не требует особых юридических знаний. Но важные соглашения, сделки на крупные суммы, сделки, в процессе выполнения которых могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства или осложнения, обязательно должны проходить юридическую экспертизу. Мы настоятельно рекомендуем доверить составление договоров на оказание услуг опытным юристам, что станет гарантией успешного решения споров в случае их возникновения.

Договор на составление технического задания

Составление технического задания - один из ключевых этапов многих видов работ и услуг, например, архитектурного, дизайнерского, инженерного проектирования, разработки веб-сайтов, создания творческих объектов, изготовления нестандартных изделий и т. п. Но, составить технически и юридически грамотное ТЗ, являющееся основанием для выполнения всех последующих работ - дело непростое и очень ответственное. Поэтому оно должно быть соответствующим образом оплачено. Для этого и нужен договор на составление технического задания - юридическое подтверждение соглашения между заказчиком и исполнителем о том, что последний разработает ТЗ, а первый - оплатит эти работы согласно договорным условиям.

Как правило, составление договоров на оказание услуг по разработке техзаданий включает следующие пункты:

  • цель, принципы и задачи будущих работ (проектных, творческих, иных);
  • условия и порядок их выполнения;
  • сроки выполнения;
  • ожидаемые результаты.

Со стороны заказчика данный договортребует предоставления исходных технических данных и четкого обозначения того, что ему нужно от исполнителя - это обязательно должно быть внесено в текст соглашения. Следует иметь в виду, что устные договоренности не имеют юридической силы и при возникновении споров не будут приниматься во внимание. Стандартная стоимость разработки ТЗ составляет 10-15% от общей стоимости проекта или работ.

Договор на составление сметной документации

Такой договор является не мене важным моментом в выполнении тех или иных работ; он представляет собой разновидность договора подряда. Это соглашение о том, что исполнитель (подрядчик) берет на себя обязанности разработать смету и в оговоренные сроки предоставить ее заказчику, который должен оплатить работу в соответствии с условиями. Договор на составление сметной документации оформляется в письменном виде и не требует заверения у нотариуса, независимо от суммы вознаграждения за услуги. Данный вид соглашений обязательно должен включать определенные существенные условия, а именно: ТЗ на составление сметной документации, требования к смете, размер и условия оплаты за выполненную работу. При отсутствии одного из указанных условий договор может быть признан незаключенным. Так как составление сметы - дело не только сложное, но и очень ответственное, то, как правило, в договоры на сметную документацию вносится достаточно большое количество дополнительных условий. Одни из самых важных - санкции за ненадлежащее исполнение условий, гарантии на результат и ответственность исполнителя за результаты.

Составление договора подряда

Наиболее часто заключаемым видом соглашений является составление договора подряда или, другими словами, - на выполнение работ. Типов таких договоров несколько:

  • строительный подряд (строительство зданий и сооружений, инженерных сетей, дорог);
  • на выполнение изыскательских и проектных работ (геодезия, геология, архитектура, проект инженерных сетей и пр.);
  • подряд на работы для муниципальных и государственных нужд (вывоз мусора, обслуживания жилого фонда и инфраструктуры и. т. п.);
  • бытовой подряд (на выполнение ремонтных или иных работ).

Оформление заказа на субподрядные работы также входит в составление такого договора и осуществляется в случаях, когда Генеральный подрядчик (обычно в строительстве) привлекает других исполнителей для выполнения специальных работ. По форме договор субподряда аналогичен договору подряда, но требует учета многих юридических тонкостей относительно решения споров в строительстве. Поэтому составление договора подряда предпочтительно доверять специалисту или осуществлять его юридическую экспертизу, особенно если объемы работ и суммы оплаты значительные.

Заключение

Составление договоров на оказание услуг обязано отвечать следующему важному требованию: формулировки положений должны быть максимально четкими, понятными и давать однозначные ответы на вопрос о том, кто, что и когда должен сделать, на каких условиях, какое вознаграждение и в каком порядке будет получено, что будет, если условия соглашения будут нарушены. Юридически грамотно составленный договор снимает практически все возможные риски и дает возможность решить все претензии и споры в досудебном порядке.

Вам также может быть интересно:

Где подать заявление на развод: три способа развестись

Когда все аргументы исчерпаны и остается только разойтись и начинать новую жизнь, перед супругами встает организационный вопрос: где подать заявление на развод? Он не так прост, как...

Разрешение земельных споров

Земля — это основа основ для всего общества, даже если, говоря о земле, мы имеем в виду земельный участок. Владеть землей — значит быть уверенным в своем будущем...

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

  • подготовку проекта договора;
  • его согласование;
  • заключение договора (подписание и заверение печатью);
  • регистрацию (включая государственную регистрацию);
  • учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
  • формирование базы по документам контрагентов;
  • организацию исполнения договоров;
  • подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

  • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

  • как правило, по количеству сторон;
  • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

  • Преамбула.
  • Предмет договора.
  • Права и обязанности сторон.
  • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • Особые условия договора.
  • Ответственность сторон.
  • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • Конфиденциальность.
  • Разрешение споров.
  • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • Срок действия договора.
  • Адреса и реквизиты сторон.
  • Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
    • документы, предоставляемые юридическим лицом:
      • копии учредительных документов,
      • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
        • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
      • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
      • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
      • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
      • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
    • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
      • копия паспорта,
      • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
      • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

  • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
  • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

  • проекта договора в электронной форме;
  • документов, подготовленных контрагентом;
  • листа согласования, содержащего следующую информацию:
    • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
    • визу ответственного исполнителя,
    • визы руководителей ответственного исполнителя,
    • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
    • наименование контрагента,
    • список визирующих,
    • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

      Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

    • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
      • обоснование необходимости заключения договора,
      • обоснование выбора контрагента,
      • о контрагенте,
      • предмет договора (кратко),
      • сумму договора,
      • условия платежа,
      • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
  • технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
    • обоснование целесообразности совершения сделки,
    • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
    • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
    • сроки исполнения сделки,
    • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

  • визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
    • название организации,
    • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
    • подпись соответствующего руководителя;
  • прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

  • лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
  • лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

  • генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
  • специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
  • разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

  • наличии подписи;
  • наличии виз необходимых лиц;
  • при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).


Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

  • регистрационный номер;
  • дополнительный номер (номер контрагента);
  • дата договора;
  • наименование контрагента;
  • предмет договора;
  • срок действия;
  • ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
  • цена договора;
  • наличие приложений;
  • кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

  • договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
  • лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
  • сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

  • права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
  • срока действия лицензии, доверенностей;
  • адреса регистрации;
  • соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

  • название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
  • далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
  • наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
  • адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
  • обобщенное краткое содержание документов дела;
  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
  • даты, к которым относятся документы дела;
  • указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

  • договоры дарения;
  • договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
  • договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
  • договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
  • договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
  • договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
  • договоры о приватизации;
  • договоры об экономических, научных и культурных связях;
  • договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».


Популярное