Ce sunt procesele de afaceri? Exemplele ne vor permite să înțelegem mai bine acest subiect, așa că le vom folosi activ.

informatii generale

În primul rând, să înțelegem ce sunt procesele de afaceri. Acesta este denumirea secvenței cumulate a anumitor acțiuni care vizează transformarea resurselor primite la intrare într-un produs finalizat care are valoare pentru consumatori la ieșire. Datorită acestei definiții, se poate înțelege că există procese de afaceri în cadrul fiecărei organizații. Indiferent dacă sunt formalizate sau nu, nu contează. Amintiți-vă: puteți întâlni procesele de afaceri peste tot. Exemple vor fi date mai târziu în articol.

Să ne uităm la un exemplu de gospodărie. Există o gospodină care vrea să spele vasele (proces de afaceri). Ea încredințează această sarcină mașinii de spălat vase. La intrare avem vase murdare. În timpul procesului se vor folosi apă, detergent și electricitate. Iar la ieșire primim vase curate. Procesele de afaceri sunt construite după o schemă similară. Exemplele care vor fi date mai târziu nu vor face decât să confirme aceste cuvinte.

abordare funcțională

Întrucât ne interesează (exemplele specifice), să nu amânăm luarea în considerare, ci să trecem imediat la treabă. Să presupunem că avem o companie în care managementul contează. Potrivit lui, o întreprindere este un set de departamente. Și fiecare lucrează pentru a-și îndeplini funcția specifică. Dar, în astfel de cazuri, când departamentele individuale sunt concentrate pe atingerea indicatorilor lor, eficiența generală a companiei are adesea de suferit.

Să ne uităm la un proces tipic de conflict. Departamentul de vanzari cere o crestere a sortimentului maxim posibil pentru a creste cifra de afaceri. Totuși, ei doresc să aibă întotdeauna un stoc de mărfuri în stoc. În timp ce departamentul de aprovizionare plănuiește să achiziționeze o gamă restrânsă și în cantități mari. La urma urmei, în astfel de cazuri vor funcționa eficient, iar indicatorul lor principal va crește (mai precis, prețul de la furnizor va scădea). Adică, există un proces de implementare a afacerii pe care departamentele îl privesc diferit.

Abordarea procesului

El vede tot ceea ce se întâmplă ca pe un set de procese. Există de bază și de susținere. Fiecare proces are propriul său scop specific, care este subordonat sarcinii cu care se confruntă întreaga companie. În plus, există un proprietar care gestionează resursele și este responsabil de execuția a tot ceea ce este necesar. De asemenea, ar trebui să existe un sistem pentru controlul calității și corectarea erorilor. Este de la sine înțeles că niciun proces nu poate continua fără resurse. Iar lista de componente este completată de un sistem de indicatori, în funcție de care sunt evaluate procesele de afaceri. Care sunt exemplele în acest sens, pentru că s-a promis că vor fi? Acum să aruncăm o privire la unul.

Imaginează-ți o hartă. În centrul este situat.Este împărțit în componente separate. Acestea sunt însoțite de un proces de management și suport care asigură că totul este executat conform cerințelor. Aceasta este abordarea procesului. Când munca unui element este finalizată, evoluțiile sale sunt transferate la următorul.

Descrierea proceselor de afaceri

Exemple de acest lucru în formă generală pot fi văzute pe parcursul articolului. Dar documentația cu drepturi depline este adesea comparabilă ca grosime cu cărțile mici (sau chiar cu cele mari dacă studiezi munca unei companii gigantice).

(din care sunt date și exemple aici) necesită ca toate operațiunile întreprinderii să fie cât mai clare și transparente posibil. Acest lucru le va permite să fie analizate în cel mai bun mod posibil și să identifice diverse probleme chiar înainte de a eșua. Trebuie amintit că sarcina principală a descrierilor este de a înțelege interacțiunea unităților disparate, de a urmări ce și cui transferă în fiecare etapă a sarcinii. Datorită acestui fapt, este posibilă simplificarea și reducerea semnificativă a dependenței stabilității întreprinderii de factorul uman instabil. De asemenea, cu o abordare competentă, acestea vor fi reduse și așa ajută descrierea proceselor de business. Un exemplu de astfel de optimizare poate fi demonstrat de managerul aproape oricărei companii de succes.

Ordinea de dezvoltare

Să ne uităm la un exemplu practic de proces de afaceri într-o întreprindere. Inițial, trebuie să avem grijă de echipa de lucru a proiectului. Este format din angajații companiei. Cel mai adesea se dovedește că o singură echipă de lucru nu este suficientă. Ce se poate face atunci? Pentru a umple lipsa de forțe, puteți atrage un grup temporar. De asemenea, ajută la crearea unei descrieri a modului în care funcționează procesul la un moment dat. În același timp, ar trebui să se străduiască să identifice toate conexiunile dintre acțiuni și să nu remedieze cele mai mici detalii.

Pentru a evita abaterea, pot fi utilizate hărți și formulare standard de proces. La dezvoltarea proceselor se recomandă utilizarea metodei aproximărilor succesive. Cu alte cuvinte, este necesar să se repete ciclul de acțiuni de îmbunătățire până la obținerea unui rezultat acceptabil.

La ce ar trebui să se acorde atenție?

Ar trebui să vă concentrați pe următoarele secțiuni:

1. forme standard.
2. Hartă.
3. Trasee.
4. Matrici.
5. Diagrame bloc.
6. Descrierea articulațiilor.
7. Descrieri utile.
8. Documentație.
9. Descriere extinsă.
10. Definirea indicatorilor și indicatorilor.
11. Regulamentul de execuție.

Cel mai bine, conceptul elementelor necesare poate oferi un exemplu real - reinginerirea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi existente. Dar în astfel de cazuri, trebuie să fii pregătit pentru faptul că va trebui să te familiarizezi cu o cantitate imensă de documentație.

Să spunem un cuvânt despre cărți

Deci, ne-am gândit deja ce sunt procesele de afaceri, exemple de ele în viața reală. Acum să trecem prin documentația tehnică, care ar trebui să fie acolo dacă avem nevoie de o descriere precisă și clară. Deci, inițial vreau să fiu atent hărții proceselor de afaceri. Este o reprezentare grafică realizată sub formă de organigramă. În același timp, trebuie avut grijă ca fiecare participant să aibă propria sa coloană separată. Liniile conțin intervale de timp. O hartă complet proiectată vă permite să verificați dacă operațiunea a fost sincronizată.

De asemenea, puteți urmări dacă și cum sunt transmise informațiile între diferitele departamente ale companiei. Pentru a obține cel mai bun efect, ar trebui puse câteva întrebări. Cine efectuează această operație? De ce trebuie făcut? Ce reprezintă ea? Când trebuie efectuată operația? Unde se realizeaza? Atunci când îmbunătățim procesele în curs, ar trebui să ne întrebăm și dacă acestea pot fi îmbunătățite.

matrici

Ele sunt necesare pentru a evidenția cele mai importante procese de afaceri din cadrul întreprinderii. La compilarea lor, se ia în considerare interconectarea a tot ceea ce se întâmplă, precum și gradul de influență reciprocă.

Când se analizează lanțul de proces, nu este greu de constatat că schimbul de informații se deplasează din colțul din stânga sus în dreapta jos. Adică în această formă matematică este descrisă relația dintre furnizor și consumator, prezentată sub forma unui dreptunghi. În fiecare celulă a matricei sunt indicate toate cerințele necesare pentru acțiunea care au fost / sunt / vor fi făcute. Sunt un fel de modele bidimensionale, cu ajutorul cărora se poate judeca ce se face și cum și ce scop este urmărit. Dificultățile în compilarea matricei aici sunt că, pentru a calcula cu acuratețe maximă, este adesea necesară utilizarea unei cantități semnificative de date. Și asta implică prezența unui număr mare.Totodată, în astfel de cazuri, se utilizează de obicei informații digitale, care de multe ori mai trebuie calculate.

Un proces (proces) de afaceri este o secvență cumulativă de acțiuni pentru a transforma resursele primite la intrare într-un produs final care are valoare pentru consumator la ieșire.

Cu această definiție, devine clar că procesele de afaceri există în cadrul fiecărei organizații, formalizate sau nu. Organizația poate accepta abordare funcțională a managementului, care consideră compania ca un ansamblu de departamente, fiecare dintre ele îndeplinește anumite funcții.
În acest caz, diviziile individuale sunt concentrate pe îndeplinirea propriilor indicatori, dar nu întotdeauna pe rezultatul final al companiei, ceea ce poate provoca un conflict de interese între divizii și poate afecta negativ performanța generală a afacerii. Teorii ale constrângerilor) între departamentele de vânzări și de cumpărare ale unei societăți comerciale. Departamentul de vânzări, pentru a crește cifra de afaceri, necesită să asigure sortimentul maxim posibil și să mențină o disponibilitate constantă a mărfurilor în depozit, iar departamentul de aprovizionare achiziționează un sortiment restrâns de mărfuri în cantități mari, deoarece principalul său indicator de muncă - obținerea un pret mai mic de la furnizor pentru a reduce costurile – nu are nicio legatura creșterea vânzărilor companiei.

Avantajele abordării procesuale față de cea funcțională

Abordarea procesului consideră afacerile ca ansamblu de procese- principalele procese de afaceri, procese de management (stabilirea obiectivelor) si suport. Principal procesele de afaceri sunt procese care câștigă bani direct. Suport - procese fără de care cele principale nu pot exista. procesele de afaceri, acestea sunt procesele de furnizare a unei varietăți de resurse.

Fiecare proces de afaceri are:

• scopul său specific, subordonat scopului general al companiei;
• un proprietar care poate gestiona resursele și este responsabil pentru executarea procesului;
• resurse;
• sistem de control al calității și corectare a erorilor;
• tabel de punctaj proces.

Se numește totalitatea tuturor acțiunilor de transformare a materialelor și informațiilor într-un produs finit pentru client flux de valoare. Flux de valoare este convenabil să se reprezinte grafic – sub forma unei hărți a proceselor de afaceri. Figura de mai jos arată harta proceselor de afaceri ale companiei. Harta vă permite să vedeți vizual fluxul de valori ca întreg, să înțelegeți succesiunea și interconectarea proceselor, precum și oportunitățile de îmbunătățire.

Tehnologie descrieri ale proceselor de afaceri face ca toate operațiunile companiei să fie transparente și ușor de înțeles, vă permite să analizați operațiunile și să găsiți probleme în ele care duc la eșecuri. Principalul lucru este că procesele de afaceri vă permit să înțelegeți interacțiunea dintre unități disparate: ce, cui și pentru ce transmit sau primesc în fiecare etapă. Ca rezultat, abordarea procesului simplifică foarte mult adaptarea noilor angajatiși reduce dependența companiei de factorul uman. Important este că sistemul de proces se simplifică managementul cheltuielilor de exploatare.

Prezența unui bine dezvoltat sisteme de procese de afaceri simplifică foarte mult aducerea activităților companiei la standardele de calitate ISO 9001:2015. În contextul aderării definitive a Rusiei la OMC, conformitatea companiei cu standardele ISO 9001:2015 devine un avantaj competitiv important.

Implementarea QMS într-o întreprindere necesită în mod necesar crearea și descrierea proceselor de afaceri.

Dezvoltarea proceselor de afaceri

Luați în considerare ordinea dezvoltarea proceselor de afaceri. Mai întâi trebuie să creați o echipă de lucru a proiectului din angajații companiei. De obicei, o singură echipă de lucru nu este suficientă. Apoi, în activitățile acestuia este implicat un grup temporar de departamente de clienți și furnizori ai unui anumit proces de afaceri, care furnizează intrări, ieșiri și resurse ale procesului de afaceri.

Pentru a înțelege cum funcționează sistemul și pentru a păstra experiența acumulată, se înregistrează mai întâi cum funcționează de fapt procesul acum. Trebuie amintit că scopul descrierii este de a identifica legăturile dintre acțiunile întreprinse, și nu de a surprinde cele mai mici detalii. De aceea descrierea proceselor de afaceri se recomandă standardizarea utilizând formulare standard și diagrame de proces.

Descrierea procesului de afaceri poate fi împărțită în următoarele secțiuni:

• Formulare standard de proces de afaceri
• Harta proceselor de afaceri
• Rutele proceselor de afaceri
• Matricele proceselor de afaceri
• Diagramele proceselor de afaceri
• Descrierea îmbinărilor proceselor de afaceri
• Descrieri auxiliare ale proceselor de afaceri
• Descrierea detaliată a procesului de afaceri
• Documentația procesului de afaceri
• Definirea indicatorilor si indicatorilor procesului de afaceri
• Programul de execuție a procesului de afaceri

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare etapă.

1.Forme standard de descriere a procesului de afaceri

Vă recomandăm să utilizați un eșantion tipic de formular standard pentru a descrie un proces de afaceri. Acest lucru va permite realizarea unei abordări unificate a remedierii procesului de către diferite persoane, ceea ce va facilita apoi foarte mult analiza proceselor.

2. Harta proceselor de afaceri

Harta proceselor de afaceri- reprezentarea grafică a procesului de afaceri sub forma unei organigrame. Vă rugăm să rețineți că fiecare participant la procesul de afaceri are o coloană separată. Liniile sunt intervale de timp. Harta emisă vă permite să sincronizați operațiunile și să urmăriți calea informațiilor care trec între diviziile companiei.

La etapa de intocmire a unei harti a proceselor de afaceri, angajatul care efectueaza aceasta munca nu este obligat sa aiba competenta in domeniul procedurilor de proces de afaceri descrise. Surprinde doar cunoștințele interpreților despre ce și cum fac. Trebuie să obțineți răspunsuri la întrebări:

• Ce document încheie ciclul de lucru pentru a putea fi reluat?
• Cui i se trimite acest document?
• Ce precede asta?
• Cine este implicat în acest proces în interiorul și în afara organizației?
• Cine emite sarcina pentru a începe procesul?

Când elaborați o hartă a proceselor de afaceri, ar trebui să utilizați formula populară de întrebare 5W1H. Pe scurt, acestea sunt întrebări de 5 W:

• Cine? (Cine efectuează această operație?)
  
• De ce? (De ce sau de ce se efectuează această operație?)
  
• Ce? (Ce este această operațiune?)
  
• Când? (Când ar trebui făcut asta?)
  
• Unde? (Unde se efectuează operația?)
  

si o intrebare H

• Cum? (Cum se face această operațiune? Poate fi făcută diferit sau îmbunătățită?).

Dacă harta se dovedește a fi prea complicată, acesta este un semnal că nu există o ordine adecvată în managementul organizației.

3. Rutele proceselor de afaceri

În procesele de afaceri reale, mai multe departamente ale întreprinderii participă adesea. Pentru ei, este necesar să se atribuie roluri în proces. În plus, există acțiuni de ramificare și paralele. Prin urmare, reprezentarea sub formă de rute este foarte convenabilă. Rutele ne oferă diagrama logistică a procesului - circulația materialelor, a persoanelor, a numerarului și a fluxurilor de informații. Diagramele de flux sunt folosite pentru a descifra logica acțiunilor unei comenzi.

4. Matrice de procese de afaceri

Matricea (tabelul) de analiză a interacțiunii proceselor vă permite să evidențiați cele mai importante procese de afaceri, să stabiliți relația lor și să evaluați gradul de influență al proceselor asupra funcționării SMC.

Analiza lanțului de proces detectează că informațiile sunt schimbate între toate subprocesele. Lanțul de proces merge din colțul din stânga sus în dreapta jos. Relațiile interne furnizor-consumator sunt afișate sub formă de casete care indică cerințele pentru acțiunile care au fost efectuate anterior.

5. Întocmirea unei diagrame bloc a unui proces de afaceri

Diagrama fluxului procesului este o diagramă vizuală a întregului lanț de relații dintre toți participanții la procesul de afaceri (consumatori, furnizori și executanți). În procesul de elaborare a unei organigrame, se pun următoarele întrebări:

• Valoarea acestui proces de afaceri este comparabilă cu costul implementării lui?
• Cât de integrat este cu alte procese de afaceri?
• Pot fi detectate imediat erorile din acest proces de afaceri?
• Ce s-a făcut pentru a îmbunătăți și a asigura calitatea acestui proces de afaceri?

6. Descrierea articulațiilor proceselor de afaceri

Cel mai dificil lucru este de a descrie activitățile întreprinderii la joncțiunile proceselor de afaceri. Consimțământul între proprietarii de proces este uneori foarte dificil de obținut.

Mai întâi scrieți o descriere a ieșirilor. Scrieți-le mai întâi în registru, apoi definiți valorile și valorile de performanță pe care să le urmăriți. Descrieți procesul de măsurare a acestor indicatori. Luați în considerare posibilitatea de a trece de la aceștia la alți indicatori de performanță care sunt de interes pentru alți utilizatori.

Apoi scrieți o descriere similară a intrărilor.

7. Descrieri auxiliare ale proceselor de afaceri

Ca descriere auxiliară, diagrame de layout, diagrame mnemonice, diagrame Gantt și diagrame de rețea. Ultimele două sunt convenabile de utilizat pentru procese management de proiect.

8. Descrierea detaliată a proceselor de afaceri

Extins descrierea procesului de afaceri poate fi sub orice formă convenabilă pentru întreprindere, dar trebuie să conțină principalele prevederi:

• numele complet al procesului de afaceri;
• codul procesului de afaceri;
• definirea unui proces de afaceri, dezvăluind conținutul său principal;
• scopul procesului de afaceri;
• proprietarul procesului de afaceri responsabil pentru planificarea procesului;
• manager de proces de afaceri, responsabil pentru menținerea continuă a procesului;
• standarde de proces de afaceri;
• input-uri ale procesului de afaceri (fluxuri care vin din exterior si supuse transformarii);
• ieșirile procesului de afaceri (rezultatele transformării);
• resursele disponibile procesului de afaceri;
• procesele de afaceri ale furnizorilor interni și externi - surse de input;
• consumer business processes - utilizatorii rezultatelor procesului de afaceri considerat;
• parametrii de proces măsurați;
• indicatori de performanță a procesului.

9. Documentarea procesului de afaceri

Procese de afaceri incluse în sistemul QMS urmează a fi documentate. Cea mai convenabilă formă de descriere este o procedură. Un proces de afaceri poate fi descris prin una sau mai multe proceduri, în funcție de complexitate. Este convenabil să faceți o singură vedere pentru a descrie toate procesele de afaceri.

10. Definirea indicatorilor si indicatorilor procesului de afaceri

Procesul de afaceri trebuie să fie caracterizat de niște indicatori pentru ca procesul să poată fi măsurat și evaluată eficacitatea acestuia. Toți indicatorii sunt incluși în 4 grupuri principale:

• calitate;
• perioada de grație;
• număr;
• cheltuieli.

În plus, se obișnuiește să se evidențieze grupuri speciale - un grup de indicatori de proces de afaceri, un grup de cerințe, un grup pentru a asigura fluxul dorit al procesului, un grup de recomandări.

Grup de indicatori procesul de afaceri arată gradul de realizare a scopului.

Grupul de cerințe include:

• resurse umane;
• infrastructură;
• conditiile mediului de lucru.

Grup pentru asigurarea cursului dorit al procesului:

• informație;
• instructiuni de lucru;
• timp.

• finanţa;
• logistică;
• furnizori;
• parteneri, etc.

11. Programul de execuție a procesului de afaceri

Mare procesele de afaceri ar trebui oficializate ca document separat Reguli pentru executarea unui proces de afaceri". Procesele de afaceri rămase pot fi formalizate sub formă de reglementări pe unitate și fișe de post.

Reglementările ar trebui să includă cerințe pentru a asigura conformitatea cu ciclul Shewhart-Deming:

• determinarea obiectivelor procesului de afaceri pentru perioada următoare;
• analiza de către proprietarul procesului de afaceri a abaterilor de la cursul normal al procesului și documentarea acestora;
• analiza eficacității măsurilor corective;
• raportarea conducerii superioare.

Dezvoltarea și descrierea proceselor de afaceri- primul pas pe drum Implementarea QMS la întreprindere. Urmează o muncă constantă și minuțioasă pentru a le aduce în atenția întregului personal, a analiza și, dacă este necesar, a implementa acțiuni corective.

Și totuși, mintea umană a încercat în zadar să o înțeleagă de mai bine de 2.000 de ani, în timp ce, pe de altă parte, a reușit, cel puțin aproximativ, să analizeze forme mult mai semnificative și mai complexe. De ce este asta? Pentru că un corp dezvoltat este mai ușor de studiat decât o celulă a corpului. În plus, atunci când se analizează formele economice, nu se pot folosi nici un microscop, nici reactivi chimici. Ambele trebuie înlocuite cu puterea de abstractizare.

Karl Marx. Capital. Volumul 1. Prefață la prima ediție.

Despre procesele de afaceri se vorbește mult și adesea mai ales în legătură cu automatizarea afacerii. Folosesc și acest termen, inclusiv în articolele mele despre sistemele CRM, ERP, lucrul cu notații BPMN, IDEF0 și alte instrumente care pot fi necesare în munca unui consultant de afaceri și implementarea sistemelor de automatizare. În același timp, nu am găsit o definiție înțeleasă și detaliată a termenului „proces de afaceri” în Runet.

Mulți autori îl folosesc „în mod implicit” ca termen „intuitiv” fără decodare sau introduc în general confuzii suplimentare folosind terminologie alternativă, de exemplu, scriu „entitate de afaceri” în loc de proces de afaceri etc.

În acest articol, am decis să vorbesc despre ce este un proces de afaceri, să povestesc despre istoria apariției acestui concept și unde poate și trebuie aplicat. De asemenea, plănuiesc să dedic următorul articol subiectului proceselor de afaceri, în care vă voi spune cum să utilizați corect procesele de afaceri.

Definirea procesului de afaceri

Deci, care este diferența dintre un proces de afaceri și o funcție, sau chiar doar un proces obișnuit? Care este diferența dintre acești termeni? Am ajuns la urmatoarea concluzie:

Un proces de afaceri este o secvență logică de acțiuni ale unei persoane (sau mai multor persoane) dintr-o echipă. Scopul descrierii procesului de afaceri este analiza și reglarea anumitor acțiuni în echipă.

De ce pun un accent deosebit pe oameni și pe echipă:

1. Un proces de afaceri are loc întotdeauna cu participarea unei persoane. Dacă acțiunile sunt efectuate de un sistem sau program automat, acesta nu mai este un proces de afaceri, ci un proces sau o specificație tehnologică. Și apoi intră în vigoare standarde, metode de descriere și caracteristici de implementare ușor diferite.
2. Un proces de afaceri implică întotdeauna mai multe persoane, fie explicit, fie implicit. Chiar dacă o persoană lucrează singură (de exemplu, un scriitor), are totuși clienți (agenții de editare) și consumatori (cititori). De asemenea, vânzătorul nu lucrează în „vid” – are furnizori și cumpărători de produse, iar toți acești oameni sunt și ei implicați într-un fel sau altul în procesul de afaceri.

De ce scriu despre echipă și nu despre o structură comercială sau companie? Pentru că conceptul de proces de afaceri poate fi folosit, inclusiv pentru o organizație non-profit. Ar putea fi o organizație de caritate, o ambulanță care vizitează un pacient sau chiar găzduiește o cină fără vânzări sau profit. În același timp, este și posibil să descriem un proces de afaceri, întrucât avem oameni care efectuează unele acțiuni pentru a obține un anumit rezultat.

Descrierea procesului de afaceri

De asemenea, este important să definiți descrierea procesului de afaceri:

O descriere a unui proces de afaceri este o descriere a secvenței de acțiuni ale angajaților atunci când efectuează anumite acțiuni sub formă grafică și textuală pentru a regla acțiunile într-o echipă, analiza și optimizarea succesiunii acestora.

Și aici este necesar să înțelegem că un proces de afaceri fără descriere nu există. Numai în procesul de descriere apare un proces de afaceri, adică. este imposibil să realizezi una fără cealaltă.
În același timp, toate acțiunile care sunt descrise în procesul de afaceri trebuie să fie logice, succesiunea lor trebuie să conducă la un anumit obiectiv stabilit anterior.

Descrierea proceselor de afaceri este o lucrare creativă. Chiar dacă descrii „ce este”, unele inexactități sunt totuși permise, colțurile sunt „netezite”, unele acțiuni sunt omise pentru ușurința percepției. Și dacă este descris „ce ar trebui să fie”, atunci se creează ceva nou pe baza existentei. În același timp, analistul de afaceri este încă limitat de limite stricte - reguli, sintaxă, restricții logice.

Personal, compar crearea unui nou proces de afaceri cu echilibrarea pe un fir subțire a unei combinații armonioase de creativitate, artă și matematică strictă.

În același timp, trebuie să înțelegeți că niciun proces de afaceri nu poate fi perfect și corespunde 100% realității. Există întotdeauna loc pentru unele simplificări și presupuneri, undeva în implementarea chiar și a celor mai stricte reglementări, factorul uman își face propriile ajustări.

În plus, după cum știți, în orice entitate nouă există întotdeauna posibilitatea de îmbunătățire ulterioară. Și crearea proceselor de afaceri confirmă și această teză filosofică. Indiferent cât de mult ai încerca să descrii perfect un proces de afaceri, mai există ceva în el care poate fi, de asemenea, îmbunătățit, fie acum, fie în viitor.

Și aici este foarte important, pe de o parte, să te oprești tu în timp, deoarece procesele de afaceri actualizate vor fi implementate de oameni reali, obișnuiți să lucreze „la modă veche”, și trebuie să ții cont de inerția lor. de gândire şi gradul de învăţare. De asemenea, automatizarea, care este de obicei inclusă în modernizarea proceselor de afaceri, necesită anumite investiții. Și aici este necesar să se pornească de la posibilitățile reale ale clientului.

Un consultant de afaceri trebuie să înțeleagă clar toate acestea el însuși, să știe unde și la ce nivel de ipoteze a simplificat descrierea procesului de afaceri și unde a decis să amâne unele decizii pentru viitor din motive obiective (finanțare, factor uman). Și trebuie să poți explica toate acestea simplu și clar șefului afacerii.

Principala diferență dintre un proces de afaceri și un proces tehnologic este că rezultatul unui proces tehnologic este un rezultat destul de clar. De exemplu, dacă vorbim despre producție, atunci rezultatul ar trebui să fie produse cu anumiți parametri.

Desigur, chiar și în procesul tehnologic există posibilitatea de a obține o căsătorie, dar nu una dintre opțiunile naturale, ci consecințele unei încălcări a procesului tehnologic. În timpul unui proces de afaceri, rezultatul „ieșirii” poate diferi în funcție de îndeplinirea anumitor condiții în „corpul” procesului de afaceri, care a fost efectuat fără încălcări și eșecuri.

Pentru claritate, descrierea procesului tehnologic poate arăta astfel:

1. Luăm piesa de prelucrat A;
2. Îl conectăm cu piesa de prelucrat B;
3. Procesăm sub parametrii C;
4. Primim detaliile.

Totul este clar și nu sunt furnizate „furci” condiționate.

Într-un proces de afaceri, următoarea situație este considerată destul de normală:

1. Obținem datele de intrare A:
   • Dacă datele corespund condiției B, mergeți la secvența de acțiuni C;
   • Dacă datele corespund condiției D, efectuați acțiunile E.
2. Rezultatul este transmis la ieșire.

Acestea. deja în algoritmul procesului sunt prevăzute condiții posibile și diverse acțiuni, în funcție de datele inițiale sau intermediare.

Istoria termenului

Am citit de mai multe ori informații conform cărora notația de proces de afaceri IDEF0 a apărut aproape la mijlocul secolului al XIX-lea. Autorii mai realiști scriu despre perioada celui de-al Doilea Război Mondial. Dar și ei greșesc.

De exemplu, când am scris un articol despre IDEF0, unii cititori au citat exemple ale unor instrucțiuni de la ministere și departamente din timpul Primului Război Mondial sau chiar mai devreme ca exemple de notații, iar diagramele și reprezentările vizuale ale operațiunilor militare au fost discutate ca afișaj grafic. Dar toate acestea nu sunt o descriere a procesului de afaceri. Toate cele de mai sus pot fi numite metode, demonstrație vizuală, instrucțiuni, dar nu pot fi numite notații.

Notațiile sunt un concept modern, în plus, notațiile sunt ceva bine stabilit, standardizat, adică. un set de comenzi și notații care sunt folosite de mulți oameni, nu doar de una sau două organizații. Puteți veni cu propriul limbaj special pentru a descrie procesele de afaceri sau, de exemplu, programarea. Dar până când nu ajunge la o „încărcare” în utilizarea în masă, contradicțiile, interpretările ambigue și alte neajunsuri nu sunt identificate și eliminate, până când nu devine un standard stabilit și familiar pentru oameni, nu poate fi numită notație. Plănuiesc să scriu mai multe despre notații mai târziu. Acum să revenim la problema apariției termenului „proces de afaceri”.

De fapt, descrierea proceselor de afaceri și notația BPMN au apărut în anii 70 ai secolului XX, când sistemele informaționale au început să fie folosite peste tot. Atât termenul în sine, cât și notațiile au fost inițial necesare tocmai pentru dezvoltarea sistemelor informaționale.

Cert este că, după începerea utilizării sistemelor informaționale, complexitatea organizării muncii oamenilor din organizații a crescut de multe ori. În plus, mașinile nu înțeleg abstractizarea, ele necesită un algoritm strict și o anumită ordine de introducere și procesare a informațiilor. Dacă înainte de începerea automatizării, când informația trecea direct de la persoană la persoană, problema înțelegerii reciproce era la nivelul comunicațiilor umane, acum este nevoie de o reglementare strictă.

Ca urmare, a fost necesar să se creeze fișe de post nu numai ale oamenilor din organizație, ci și ale interacțiunii acestora cu sistemele informaționale. Și aici nu existau suficiente notații textuale (instrucțiuni), unde toate descrierile erau sub formă de text liber, s-au dovedit a fi irelevante și incomode. Era nevoie de standardizare, de fapt, pentru a crea un limbaj de comandă special și o secvență clară de acțiuni. Mai mult, spre deosebire de limbajele mașini, aceste notații ar fi trebuit să devină la fel de convenabile pentru traducerea în codul mașinii și pentru percepția umană.

Primele notații dezvoltate metodologic ale proceselor de afaceri (și voi vorbi despre notații dezvoltate metodologic, de exemplu, IDEF3 ***) au apărut în armata SUA. Motivul este evident - chiar și atunci, armata din Statele Unite a folosit automatizarea folosind conexiuni la distanță, de exemplu. același sistem care a devenit ulterior Internetul. Și cu acest nivel de aplicare a sistemelor informaționale, necesitatea notărilor proceselor de afaceri a fost deosebit de relevantă.

*** Pe tema notațiilor elaborate metodologic, vreau să spun și câteva cuvinte. De ce am citat IDEF3 ca exemplu: nu am văzut încă un sistem mai dezvoltat metodologic pentru descrierea proceselor de afaceri. Chiar și BPMN 2.0 este încă în curs de dezvoltare și perfecționare. Și dacă citiți descrierea în limba engleză a IDEF3 (nu am văzut încă o traducere în rusă), veți putea aprecia și profunzimea dezvoltării sale.

Foarte repede, metodologia și notațiile au câștigat o popularitate imensă în mediul de afaceri.
Notațiile au făcut posibilă obținerea unui instrument de descriere a interacțiunii oamenilor și a sistemelor informatice digitale.

Cu ajutorul lor, a fost posibilă optimizarea afacerii, adică. obține performanțe mai bune la același cost.

Oportunitatea de optimizare a fost de interes deosebit pentru afacere. După cum știți, pentru a îmbunătăți ceva, trebuie să înțelegeți clar ce aveți și ce doriți să schimbați din asta. Și notațiile grafice au arătat clar ambele situații - punctul de plecare și rezultatul dorit, precum și zonele cele mai problematice. Pe baza acestor date, sa dovedit a fi mult mai ușor să alegeți calea optimă a soluției și să simulați cea mai bună opțiune de actualizare decât fără astfel de instrumente convenabile.

Atunci au apărut conceptele de procese de afaceri și notații de procese de afaceri, două concepte indisolubil legate.

Este foarte important să înțelegeți că nu există, de exemplu, un „proces de afaceri de vânzare” separat. Există un proces de vânzare care va deveni un proces de afaceri dacă este descris folosind o notație. Acestea. fără o descriere în notația procesului de afaceri, sunteți angajat în vânzări, nimeni nu contestă acest lucru. Dar, deși nu există o descriere clară, neclintită și fără ambiguitate, vânzările tale sunt un fenomen, în anumite privințe, spontan. Și vor deveni un proces de afaceri numai după ce vor fi descrise în cadrul notării și implementării acestei descrieri în practică.

Vânzările sunt cel mai simplu și mai evident exemplu. Fiecare dintre noi în rolul de cumpărător, și mulți dintre noi în rolul de vânzător, suntem familiarizați cu acest proces. Și știm cu toții că chiar și aceeași persoană în situații diferite (pentru produse diferite, cumpărători diferiți, pe vreme diferită și, în general, în funcție de starea de spirit) se va vinde oarecum diferit. Dar dacă descrii și reglementezi clar un anumit proces de afaceri, atunci indiferent de ce picior s-a trezit vânzătorul dimineața, procesul de vânzare va fi standardizat într-un anumit fel, limitat la anumite limite și, ca urmare, mai stabil.

De ce modelați (descrieți) procesele de afaceri

După cum am scris de mai multe ori, lucrez în principal cu întreprinderi mici și mijlocii, unde prestez o gamă largă de servicii - de la identificarea problemelor și blocajelor în activitatea companiei până la implementarea soluțiilor pe care le-am propus la nivel de produse software și automatizare. sisteme.

Modelarea proceselor de afaceri ajută la rezolvarea a două probleme simultan:

• Studiu de afaceri. Reprezentare grafică sub formă de diagrame, i.e. Modelarea proceselor de afaceri vă permite să înțelegeți rapid caracteristicile companiei și să identificați posibilele blocaje.
• Oferă vizibilitate. După cum știți, „o imagine valorează cât o mie de cuvinte”. Prin urmare, o reprezentare schematică a activității companiei ajută managerul și proprietarul afacerii să înțeleagă mult mai rapid esența problemei și să evalueze soluțiile propuse. În munca unui consultant de afaceri (apropo, precum și a unui specialist în implementarea produselor software), este foarte important ca clientul să înțeleagă toate avantajele soluției. Feedback-ul nu este mai puțin important - managerul de pe diagramă va putea vedea unele deficiențe chiar și în etapa de discutare a proiectului, iar implementarea se va descurca fără dificultăți suplimentare și fără a aduce modificări proiectului „din mers”.

Și combinarea studierii istoriei apariției termenului cu experiența mea personală oferă următoarea definiție:

Procesele de afaceri sunt necesare pentru a prezenta informații complexe într-o formă ușor de înțeles pentru studiu și luarea deciziilor.

Imaginați-vă o companie tipică cu diferite departamente: contabilitate, resurse umane, vânzări, depozit, transport maritim, producție și așa mai departe. Mai presus de toate, aceasta este o singură persoană - șeful afacerii. El fizic nu poate înțelege toate tipurile de procese de afaceri la nivel de expert. De aceea angajează diferiți specialiști. Dar el trebuie să gestioneze eficient toate acestea și, în anumite cazuri, să se modernizeze.

Aici intervin procesele de afaceri. În același timp, anumite tipuri de activitate umană din cadrul companiei sunt descrise în notații grafice și prezentate într-o formă care ajută managementul să înțeleagă exact cum se lucrează în fiecare etapă și ce poate fi îmbunătățit aici. În același timp, șeful companiei nu trebuie să aibă un specialist înalt calificat de un anumit profil.

Desigur, la acest nivel nu se poate face fără unele pierderi de informații. Este imposibil să descrii cu notație grafică toate nuanțele și detaliile muncii fiecărui angajat. Dar aceste pierderi de informații se dovedesc a fi nesemnificative pentru înțelegerea proceselor în general și luarea unei decizii.

Cum să descrii procesele de afaceri

Pentru a obține o descriere a proceselor de afaceri care funcționează efectiv, este suficient să studiezi cu atenție succesiunea acțiunilor fiecărui angajat. Acestea. este necesar să se obțină informații despre datele primite pentru a lansa un anumit proces, de ieșire - i.e. rezultatul acțiunilor angajatului, precum și rezolvarea pas cu pas a acțiunilor care au fost necesare.

După ce toate informațiile sunt colectate, acestea trebuie traduse în notație grafică. Aici merită să înțelegeți că notațiile grafice sunt considerate „forma bună” atunci când se compilează descrieri ale proceselor de afaceri. Pentru dvs., puteți compune notația după cum doriți, există și opțiuni de text pentru descrieri și sunt folosite, de exemplu, de unii dezvoltatori de software. Dar dacă scrieți o notație pe care alți oameni o vor citi, fie că este un dezvoltator de software sau un director de companie, alegeți grafica.

Motivul acestei decizii este simplu: informațiile sunt mai bine percepute sub formă grafică. Dacă oferiți un „zid de text” unei persoane, îi va lua mult timp și efort să-și dea seama despre ce vorbiți. Și să acoperiți întreaga sarcină în acest caz este aproape imposibil. Diagramele grafice sunt o altă chestiune - aici puteți studia procesele de afaceri la diferite niveluri de detaliu și oricine poate „aruta rapid o privire la vederea generală” a unei diagrame grafice.

1. Colectăm participanți la proces (angajați);
2. Colectăm informațiile primite necesare și suficiente pentru a începe procesul;
3. Colectăm sisteme uzate. Poate fi un sistem de contabilitate, CRM, e-mail, foi de calcul Excel etc. Tot ceea ce este folosit efectiv în lucrare trebuie să fie înregistrat.
4. Definim rezultatul așteptat - ce se va întâmpla la sfârșitul procesului.
5. Colectăm succesiunea de acțiuni pe care o persoană le efectuează.
6. Izolăm condițiile. În funcție de diferitele date de intrare și de rezultatele intermediare, acțiunile pot fi diferite.
7. Descriem toate informațiile colectate într-o formă grafică într-o notație convenabilă (IDEF3, BPMN 2.0 etc.).

Reguli de descriere a procesului de afaceri

Mai sus, am spus multe despre abordarea creativă, despre posibilitățile de includere a condițiilor și opțiunilor pentru acțiuni în descrierea proceselor de business. Drept urmare, poate părea că orice descriere a acțiunilor unei persoane „la locul de muncă” poate fi considerată o descriere a unui proces de afaceri. De fapt, există cadre și reguli stricte care determină dacă o listă de acțiuni poate fi numită o descriere a unui proces de afaceri (sub formă grafică sau text) sau nu:

• Completitudine. Un proces de afaceri trebuie să răspundă clar la întrebarea cu care se confruntă. Dacă vorbim despre procesul de vânzare a unui anumit produs sau serviciu, atunci procesul de afaceri trebuie să descrie pe deplin acțiunile necesare obținerii rezultatului specificat și să culmineze tocmai cu un astfel de rezultat (cu anumite ipoteze, pe care le-am menționat mai sus).
• Concizie. Procesul de afaceri trebuie să combine suficiența, adică descrie toți pașii și acțiunile necesare, fiind în același timp cât mai concis posibil pentru ușurința percepției. Personal, am venit cu o „regula de 15 minute” pentru mine - dacă în această perioadă de timp pot explica conducerii companiei procesul de afaceri prezentat, atunci acesta poate fi arătat clientului. Se dovedește mai repede - grozav, este nevoie de mai mult timp și cuvinte - trebuie să vă gândiți la ceea ce poate fi redus și simplificat.
  Am văzut personal o dată o descriere grafică a unui proces de afaceri, realizată pe o foaie de 2 metri lungime (și lățimea corespunzătoare). Chiar și doar să luați în considerare și să înțelegeți unde duce săgeata este extrem de dificil. Și cum să-l explic clientului, personal nu îmi pot imagina.
  Amintiți-vă că o persoană percepe o cantitate definită vizual de informații, limitată, printre altele, de o anumită dimensiune a unei foi sau a unui ecran (acest lucru se datorează particularităților vederii), precum și numărul de elemente (capacitățile creierului sunt, de asemenea, limitat). Clientul va înțelege un proces de afaceri simplu și concis prin simpla „acoperire” a schemei cu o privire. Complex și suprasaturat de detalii, va trebui să studiezi mai mult de o oră doar pentru a înțelege ce este afișat acolo. Cel mai probabil, șeful companiei, care nu este un expert în activitatea departamentelor individuale și, de asemenea, este limitat în cantitatea de timp liber, pur și simplu nu va studia o structură atât de complexă și nu va înțelege esența celor mai multe oferte profitabile.
• Utilizarea notațiilor general acceptate. Nu vă inventați propria notație și reguli. Utilizați notații care sunt folosite în întreaga lume. Am văzut în cărțile unor autori autohtoni încercări de a-și crea propria notație. Și, să fiu sinceră, nu am înțeles niciodată de ce le îngreunează viața lor și cititorilor lor. Aici, la fel ca și limbajul - poți veni cu propriul tău limbaj special, dar nimeni în afară de tine îl va înțelege. Și dacă se dovedește a fi similar cu cele existente, atunci poate apărea și confuzia. Sau vei fi considerat analfabet, pentru că nu folosești semne de punctuație, cuvinte declinate etc. conform regulilor limbilor cunoscute. Așa este și cu notațiile - există deja notații bine stabilite, cunoscute de oameni și, ceea ce este, de asemenea, important, notații intuitive. De aceea au devenit populare, deoarece în procesul de creare și îmbunătățire au fost testate în mod constant pentru simplitate, claritate și comoditate. Dacă utilizați notații gata făcute, veți fi înțeles, perceput ca un expert, iar regulile de notare în sine vă vor scuti de erori logice. Eu personal recomand IDEF3 și BPMN 2.0.
• Toți participanții la procesul de afaceri trebuie să fie luați în considerare și indicați direct.Și acest lucru trebuie făcut fără a folosi note de subsol cu ​​numerotare, comentarii în obiectele Swimm line (note speciale de subsol), etc. Fanii adesea „păcătuiesc” cu asta pentru a-și crea propriile modele în loc să folosească notații gata făcute. Undeva numele lor nu se potrivesc, undeva ei cred că un nume lung în corpul unui proces de afaceri va fi incomod. Ca urmare, fie trebuie să căutați în notele de subsol despre cine vorbesc, fie creatorii unor astfel de procese de afaceri pur și simplu uită să indice unul dintre participanți.
• Descriere ușor de utilizat. Cel mai important este că consumatorul tău, cel care va citi această notație, trebuie să înțeleagă rapid și, în mod ideal, chiar și fără explicațiile tale, descrierea procesului de afaceri.

Orice altceva depinde doar de tine și de consumatorul descrierii procesului de afaceri. Dacă vă place foarte mult folosirea diferitelor culori (pentru săgeți sau obiecte), cred că acest lucru este destul de acceptabil. De asemenea, puteți crea notații nu numai în instrumentele pe care le-am propus, ci în orice mediu convenabil pentru dvs. Dacă notația urmează regulile enumerate mai sus și este pe înțelesul consumatorului dvs., ați creat exact ceea ce aveți nevoie. Și aceasta este într-adevăr o descriere a procesului de afaceri, profesională și optimă pentru muncă.

Mituri comune și concepții greșite

Nu „reinventa roata”! Nu este nevoie să-ți inventezi propriile notații.

Adesea, în loc să studieze caracteristicile notațiilor existente, oamenii desenează grafice cu formă liberă în diferite programe de grafică.

Nu recomand să faci asta. În primul rând, atunci când utilizați instrumente gata făcute, nu trebuie să vă inventați propriile denumiri și standarde. Totul a fost gândit de mult. În același timp, notațiile standard sunt cu adevărat intuitive, citite fără ambiguitate și sunt cunoscute de mulți oameni. În al doilea rând, sistemele gata făcute (IDEF3, BPMN 2.0 etc.) au o metodologie bine dezvoltată și restricții stricte. Ele pot fi percepute ca un limbaj de programare și un mediu de lucru cu acest limbaj. Aici pur și simplu nu veți putea face multe greșeli, standardele de sintaxă și mediul însuși vă vor salva de acest lucru (limitări în editor, verificări automate).

Nu confundați descrierile proceselor de afaceri ale companiei cu procesele de afaceri ale sistemelor IT.

În multe sisteme automatizate, de exemplu, 1C sau Zoho CRM, există propriile entități numite „procese de afaceri”. Dar aceste entități nu au nimic de-a face cu procesele de afaceri descrise în acest articol. Considerați-le „omonime”, adică. termenii par să sune la fel, dar în cazul nostru este o descriere a activității companiei, iar în sistemele IT este numele unui grup de funcții și rapoarte.

Greșeală comună: un proces de afaceri aduce în mod necesar valoare (profit).

Am auzit chiar de la vorbitori cunoscuți că procesele de afaceri ar trebui să fie profitabile. Mai mult, am văzut chiar și „analiza erorilor” la crearea unui proces de business, în care se acordă multă atenție faptului că 70% din acțiuni nu poartă nicio valoare.

De fapt, procesele de afaceri sunt diferite. Rezultatul unora va fi într-adevăr obținerea de profit, de exemplu, vânzările directe. În alte cazuri, este greu să vorbim despre dobândirea de valoare și, în general, despre evaluarea acțiunilor din acest punct de vedere. De exemplu, cum puteți evalua valoarea unui proces de afaceri de expediere a mărfurilor sau de generare și trimitere de declarații fiscale?

Consider că un proces de business nu aduce neapărat vreo valoare, dacă îl înțelegem ca pe un profit direct pentru companie. Introducerea unei abordări orientate pe proces și implementarea proceselor de afaceri sunt axate mai mult pe altceva - pe păstrarea valorii, de exemplu. obținerea mai multor performanțe la același cost.

Este posibil să creezi un proces de afaceri ideal - când ar trebui să te oprești?

Nu. Procesul de afaceri ar trebui să fie simplu, ușor de înțeles, convenabil, lizibil. Dar nu va fi niciodată perfect.

Când am început să lucrez, întotdeauna mi s-a părut că nu lucrez la ceva, undeva s-ar fi putut face mai bine. Și de multe ori clienții mi-au cerut să detaliez și să descriu mai detaliat cutare sau cutare proces. Și l-am considerat și lipsa mea.

De fapt, pe baza tuturor celor de mai sus, modelarea proceselor de afaceri este un fel de presupunere, un proces creativ. Pe de altă parte, la un moment dat nici nu știam ce să răspund la solicitările de a descrie mai mult „acest” și „acolo”. Dar, de-a lungul timpului, mi-am dat seama că modelarea de afaceri nu este doar creativitate, ci un fel de proces dialectic. Și însăși crearea unui proces de afaceri va purta întotdeauna propria sa negație. Aici chiar merită să abordăm problema din punct de vedere filozofic. Și atunci când creăm un proces de afaceri, trebuie să ne amintim că nu putem acoperi totul deodată și, prin urmare, va fi întotdeauna imperfect. Dar, în același timp, punem deja în el ceea ce vom îmbunătăți în viitor. Merită să abordăm acest lucru pur și simplu ca pe un fapt.

Procesul dvs. de afaceri trebuie să rezolve sarcina, să răspundă la întrebarea care este luată în considerare în cadrul proiectului. Orice altceva este o chestiune de posibilă cooperare viitoare. Exact așa merită să le explici clienților de ce nu detaliezi unele procese sau nu desenezi alt proces de business legat de cel discutat.

Diagrama procesului de afaceri reflectă esența și mecanismul său de lucru. Crearea unui circuit în sine nu este foarte dificilă. Este suficient să înțelegeți la ce întrebări ar trebui să răspundă schema și apoi să urmați algoritmul de creare. Daca abia astepti sa incepi sa creezi modele sau nu stii de unde sa incepi, acest articol este pentru tine.

Vreau să vă reamintesc că înainte de a începe descrierea proceselor de afaceri, este necesar. companiile este platforma cu care începem.

Algoritmul pe care îl prezint aici va fi util celor care doar urmează să descrie procesele de afaceri. Pentru cei care au fost instruiți de mine, articolul va fi o repetiție excelentă a ceea ce a fost trecut))))

Diagrama procesului de afaceri - instrucțiuni pentru cei nerăbdători

1 - Definiți limitele procesului

Fiecare proces de afaceri începe și se termină cu un eveniment. Primul lucru de făcut este să marcați evenimentele de început și de sfârșit.

2 - Desenați principalele blocuri ale procesului

Aranjați blocurile principale (subprocese, operații) în ordinea în care sunt efectuate.

Nu complicați schema în această etapă. Afișați blocurile ca și cum procesul rulează perfect.

3 - Adăugați furculițe și alte evenimente

Și acum este timpul să complicăm puțin lucrurile. Adăugați principalele opțiuni pentru desfășurarea procesului și principalele evenimente intermediare. Completați diagrama cu operațiile lipsă.

4 - Desemnați rolurile participanților în proces

Nu există posturi sau angajați specifici în procesele de afaceri. În schimb, se folosește conceptul de „rol”. Un angajat poate îndeplini mai multe roluri. Un singur rol poate fi îndeplinit de mulți angajați. O poziție este alcătuită dintr-un set de roluri.

Adăugați operațiunile lipsă după cum este necesar.

5 - Așezați documentele pe diagramă

Un document nu este neapărat o hârtie oficială cu șapte semnături. Din punctul de vedere al managementului proceselor de afaceri, un document este informație despre orice purtător de informații. Email, raport, prezentare, SMS - toate acestea sunt documente.

Uneori este necesară afișarea produselor intermediare. Acestea sunt semifabricate, produse semifabricate sau pur și simplu părți importante ale lucrării care trec de la un bloc de proces la altul. Adăugați-le în această etapă. De necesitate.

6 - Adăugați programe și baze de date utilizate

Procesul ar trebui să reflecte programele și bazele de date pe care le folosește.

7 - Aranjați instrumentele și materialele

Dacă instrumentele și/sau materialele sunt utilizate în proces, acest lucru ar trebui să fie afișat. Punctele principale pot fi identificate pe diagrama procesului de afaceri. O descriere detaliată este cel mai bine oferită în comentarii și în secțiunile speciale ale descrierii. O opțiune excelentă este să întocmești o diagramă concentrată în mod special pe utilizarea instrumentelor și materialelor. Într-o astfel de schemă, accentul nu se pune pe fluxul de muncă, ci pe cum, în ce cantitate și ce materiale sunt utilizate în procesul de afaceri.

8 - Definiți indicatorii de performanță în procesul de afaceri

Plasați pe diagrama procesului de afaceri indicatorii de performanță care sunt luați în considerare într-un fel sau altul în sistem.

9 - Asociați schema primită cu alte procese

Fiecare proces de afaceri este doar o parte a unui sistem mai mare. Toate procesele sunt interconectate. În esență, o legătură este ceva pe care un proces îl schimbă cu alte procese. Rețineți că trebuie să specificați procesele cu care este asociat procesul curent, precum și ce schimbă acestea.

Conectarea unui proces de afaceri cu alte procese

10 - Verificați modelul de proces de afaceri rezultat

În principiu, schema este gata. Diagrama procesului de afaceri ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:

• Unde începe și se termină procesul de afaceri?
• Ce procese presupune? Ce se schimbă?
• Ce operatii se fac? În ce ordine?
• Cine realizează activitățile din proces?
• Ce documente sunt folosite și apar în proces? În ce operațiuni se folosesc/apar aceste documente?
• Ce instrumente, materiale, software și baze de date sunt folosite în proces și în ce operațiuni?
• Ce indicatori de performanță și unde exact sunt înregistrați în procesul de afaceri?

O schemă bine pregătită ar trebui să fie ușor de înțeles și suficient de informativă.
Diagrama procesului de afaceri ar trebui să fie înțeleasă de „omul de pe stradă”.
Diagrama procesului de afaceri din etapa de descriere ar trebui să reflecte modul în care procesul este realizat în viața reală.

Acest algoritm vă va permite să descrieți procesele de afaceri necesare destul de simplu și rapid. În continuare, voi vorbi în detaliu despre descrierea proceselor de afaceri. Ține legătura.

Și totuși, mintea umană a încercat în zadar să o înțeleagă de mai bine de 2.000 de ani, în timp ce, pe de altă parte, a reușit, cel puțin aproximativ, să analizeze forme mult mai semnificative și mai complexe. De ce este asta? Pentru că un corp dezvoltat este mai ușor de studiat decât o celulă a corpului. În plus, atunci când se analizează formele economice, nu se pot folosi nici un microscop, nici reactivi chimici. Ambele trebuie înlocuite cu puterea de abstractizare.

Karl Marx. Capital. Volumul 1. Prefață la prima ediție.

Despre procesele de afaceri se vorbește mult și adesea mai ales în legătură cu automatizarea afacerii. Folosesc și acest termen, inclusiv în articolele mele despre sistemele CRM, ERP, lucrul cu notații BPMN, IDEF0 și alte instrumente care pot fi necesare în munca unui consultant de afaceri și implementarea sistemelor de automatizare. În același timp, nu am găsit o definiție înțeleasă și detaliată a termenului „proces de afaceri” în Runet.

Mulți autori îl folosesc „în mod implicit” ca termen „intuitiv” fără decodare sau introduc în general confuzii suplimentare folosind terminologie alternativă, de exemplu, scriu „entitate de afaceri” în loc de proces de afaceri etc.

În acest articol, am decis să vorbesc despre ce este un proces de afaceri, să povestesc despre istoria apariției acestui concept și unde poate și trebuie aplicat. De asemenea, plănuiesc să dedic următorul articol subiectului proceselor de afaceri, în care vă voi spune cum să utilizați corect procesele de afaceri.

Definirea procesului de afaceri

Deci, care este diferența dintre un proces de afaceri și o funcție, sau chiar doar un proces obișnuit? Care este diferența dintre acești termeni? Am ajuns la urmatoarea concluzie:

Un proces de afaceri este o secvență logică de acțiuni ale unei persoane (sau mai multor persoane) dintr-o echipă. Scopul descrierii procesului de afaceri este analiza și reglarea anumitor acțiuni în echipă.

De ce pun un accent deosebit pe oameni și pe echipă:

1. Un proces de afaceri are loc întotdeauna cu participarea unei persoane. Dacă acțiunile sunt efectuate de un sistem sau program automat, acesta nu mai este un proces de afaceri, ci un proces sau o specificație tehnologică. Și apoi intră în vigoare standarde, metode de descriere și caracteristici de implementare ușor diferite.
2. Un proces de afaceri implică întotdeauna mai multe persoane, fie explicit, fie implicit. Chiar dacă o persoană lucrează singură (de exemplu, un scriitor), are totuși clienți (agenții de editare) și consumatori (cititori). De asemenea, vânzătorul nu lucrează în „vid” – are furnizori și cumpărători de produse, iar toți acești oameni sunt și ei implicați într-un fel sau altul în procesul de afaceri.

De ce scriu despre echipă și nu despre o structură comercială sau companie? Pentru că conceptul de proces de afaceri poate fi folosit, inclusiv pentru o organizație non-profit. Ar putea fi o organizație de caritate, o ambulanță care vizitează un pacient sau chiar găzduiește o cină fără vânzări sau profit. În același timp, este și posibil să descriem un proces de afaceri, întrucât avem oameni care efectuează unele acțiuni pentru a obține un anumit rezultat.

Descrierea procesului de afaceri

De asemenea, este important să definiți descrierea procesului de afaceri:

O descriere a unui proces de afaceri este o descriere a secvenței de acțiuni ale angajaților atunci când efectuează anumite acțiuni sub formă grafică și textuală pentru a regla acțiunile într-o echipă, analiza și optimizarea succesiunii acestora.

Și aici este necesar să înțelegem că un proces de afaceri fără descriere nu există. Numai în procesul de descriere apare un proces de afaceri, adică. este imposibil să realizezi una fără cealaltă.
În același timp, toate acțiunile care sunt descrise în procesul de afaceri trebuie să fie logice, succesiunea lor trebuie să conducă la un anumit obiectiv stabilit anterior.

Descrierea proceselor de afaceri este o lucrare creativă. Chiar dacă descrii „ce este”, unele inexactități sunt totuși permise, colțurile sunt „netezite”, unele acțiuni sunt omise pentru ușurința percepției. Și dacă este descris „ce ar trebui să fie”, atunci se creează ceva nou pe baza existentei. În același timp, analistul de afaceri este încă limitat de limite stricte - reguli, sintaxă, restricții logice.

Personal, compar crearea unui nou proces de afaceri cu echilibrarea pe un fir subțire a unei combinații armonioase de creativitate, artă și matematică strictă.

În același timp, trebuie să înțelegeți că niciun proces de afaceri nu poate fi perfect și corespunde 100% realității. Există întotdeauna loc pentru unele simplificări și presupuneri, undeva în implementarea chiar și a celor mai stricte reglementări, factorul uman își face propriile ajustări.

În plus, după cum știți, în orice entitate nouă există întotdeauna posibilitatea de îmbunătățire ulterioară. Și crearea proceselor de afaceri confirmă și această teză filosofică. Indiferent cât de mult ai încerca să descrii perfect un proces de afaceri, mai există ceva în el care poate fi, de asemenea, îmbunătățit, fie acum, fie în viitor.

Și aici este foarte important, pe de o parte, să te oprești tu în timp, deoarece procesele de afaceri actualizate vor fi implementate de oameni reali, obișnuiți să lucreze „la modă veche”, și trebuie să ții cont de inerția lor. de gândire şi gradul de învăţare. De asemenea, automatizarea, care este de obicei inclusă în modernizarea proceselor de afaceri, necesită anumite investiții. Și aici este necesar să se pornească de la posibilitățile reale ale clientului.

Un consultant de afaceri trebuie să înțeleagă clar toate acestea el însuși, să știe unde și la ce nivel de ipoteze a simplificat descrierea procesului de afaceri și unde a decis să amâne unele decizii pentru viitor din motive obiective (finanțare, factor uman). Și trebuie să poți explica toate acestea simplu și clar șefului afacerii.

Principala diferență dintre un proces de afaceri și un proces tehnologic este că rezultatul unui proces tehnologic este un rezultat destul de clar. De exemplu, dacă vorbim despre producție, atunci rezultatul ar trebui să fie produse cu anumiți parametri.

Desigur, chiar și în procesul tehnologic există posibilitatea de a obține o căsătorie, dar nu una dintre opțiunile naturale, ci consecințele unei încălcări a procesului tehnologic. În timpul unui proces de afaceri, rezultatul „ieșirii” poate diferi în funcție de îndeplinirea anumitor condiții în „corpul” procesului de afaceri, care a fost efectuat fără încălcări și eșecuri.

Pentru claritate, descrierea procesului tehnologic poate arăta astfel:

1. Luăm piesa de prelucrat A;
2. Îl conectăm cu piesa de prelucrat B;
3. Procesăm sub parametrii C;
4. Primim detaliile.

Totul este clar și nu sunt furnizate „furci” condiționate.

Într-un proces de afaceri, următoarea situație este considerată destul de normală:

1. Obținem datele de intrare A:
   • Dacă datele corespund condiției B, mergeți la secvența de acțiuni C;
   • Dacă datele corespund condiției D, efectuați acțiunile E.
2. Rezultatul este transmis la ieșire.

Acestea. deja în algoritmul procesului sunt prevăzute condiții posibile și diverse acțiuni, în funcție de datele inițiale sau intermediare.

Istoria termenului

Am citit de mai multe ori informații conform cărora notația de proces de afaceri IDEF0 a apărut aproape la mijlocul secolului al XIX-lea. Autorii mai realiști scriu despre perioada celui de-al Doilea Război Mondial. Dar și ei greșesc.

De exemplu, când am scris un articol despre IDEF0, unii cititori au citat exemple ale unor instrucțiuni de la ministere și departamente din timpul Primului Război Mondial sau chiar mai devreme ca exemple de notații, iar diagramele și reprezentările vizuale ale operațiunilor militare au fost discutate ca afișaj grafic. Dar toate acestea nu sunt o descriere a procesului de afaceri. Toate cele de mai sus pot fi numite metode, demonstrație vizuală, instrucțiuni, dar nu pot fi numite notații.

Notațiile sunt un concept modern, în plus, notațiile sunt ceva bine stabilit, standardizat, adică. un set de comenzi și notații care sunt folosite de mulți oameni, nu doar de una sau două organizații. Puteți veni cu propriul limbaj special pentru a descrie procesele de afaceri sau, de exemplu, programarea. Dar până când nu ajunge la o „încărcare” în utilizarea în masă, contradicțiile, interpretările ambigue și alte neajunsuri nu sunt identificate și eliminate, până când nu devine un standard stabilit și familiar pentru oameni, nu poate fi numită notație. Plănuiesc să scriu mai multe despre notații mai târziu. Acum să revenim la problema apariției termenului „proces de afaceri”.

De fapt, descrierea proceselor de afaceri și notația BPMN au apărut în anii 70 ai secolului XX, când sistemele informaționale au început să fie folosite peste tot. Atât termenul în sine, cât și notațiile au fost inițial necesare tocmai pentru dezvoltarea sistemelor informaționale.

Cert este că, după începerea utilizării sistemelor informaționale, complexitatea organizării muncii oamenilor din organizații a crescut de multe ori. În plus, mașinile nu înțeleg abstractizarea, ele necesită un algoritm strict și o anumită ordine de introducere și procesare a informațiilor. Dacă înainte de începerea automatizării, când informația trecea direct de la persoană la persoană, problema înțelegerii reciproce era la nivelul comunicațiilor umane, acum este nevoie de o reglementare strictă.

Ca urmare, a fost necesar să se creeze fișe de post nu numai ale oamenilor din organizație, ci și ale interacțiunii acestora cu sistemele informaționale. Și aici nu existau suficiente notații textuale (instrucțiuni), unde toate descrierile erau sub formă de text liber, s-au dovedit a fi irelevante și incomode. Era nevoie de standardizare, de fapt, pentru a crea un limbaj de comandă special și o secvență clară de acțiuni. Mai mult, spre deosebire de limbajele mașini, aceste notații ar fi trebuit să devină la fel de convenabile pentru traducerea în codul mașinii și pentru percepția umană.

Primele notații dezvoltate metodologic ale proceselor de afaceri (și voi vorbi despre notații dezvoltate metodologic, de exemplu, IDEF3 ***) au apărut în armata SUA. Motivul este evident - chiar și atunci, armata din Statele Unite a folosit automatizarea folosind conexiuni la distanță, de exemplu. același sistem care a devenit ulterior Internetul. Și cu acest nivel de aplicare a sistemelor informaționale, necesitatea notărilor proceselor de afaceri a fost deosebit de relevantă.

*** Pe tema notațiilor elaborate metodologic, vreau să spun și câteva cuvinte. De ce am citat IDEF3 ca exemplu: nu am văzut încă un sistem mai dezvoltat metodologic pentru descrierea proceselor de afaceri. Chiar și BPMN 2.0 este încă în curs de dezvoltare și perfecționare. Și dacă citiți descrierea în limba engleză a IDEF3 (nu am văzut încă o traducere în rusă), veți putea aprecia și profunzimea dezvoltării sale.

Foarte repede, metodologia și notațiile au câștigat o popularitate imensă în mediul de afaceri.
Notațiile au făcut posibilă obținerea unui instrument de descriere a interacțiunii oamenilor și a sistemelor informatice digitale.

Cu ajutorul lor, a fost posibilă optimizarea afacerii, adică. obține performanțe mai bune la același cost.

Oportunitatea de optimizare a fost de interes deosebit pentru afacere. După cum știți, pentru a îmbunătăți ceva, trebuie să înțelegeți clar ce aveți și ce doriți să schimbați din asta. Și notațiile grafice au arătat clar ambele situații - punctul de plecare și rezultatul dorit, precum și zonele cele mai problematice. Pe baza acestor date, sa dovedit a fi mult mai ușor să alegeți calea optimă a soluției și să simulați cea mai bună opțiune de actualizare decât fără astfel de instrumente convenabile.

Atunci au apărut conceptele de procese de afaceri și notații de procese de afaceri, două concepte indisolubil legate.

Este foarte important să înțelegeți că nu există, de exemplu, un „proces de afaceri de vânzare” separat. Există un proces de vânzare care va deveni un proces de afaceri dacă este descris folosind o notație. Acestea. fără o descriere în notația procesului de afaceri, sunteți angajat în vânzări, nimeni nu contestă acest lucru. Dar, deși nu există o descriere clară, neclintită și fără ambiguitate, vânzările tale sunt un fenomen, în anumite privințe, spontan. Și vor deveni un proces de afaceri numai după ce vor fi descrise în cadrul notării și implementării acestei descrieri în practică.

Vânzările sunt cel mai simplu și mai evident exemplu. Fiecare dintre noi în rolul de cumpărător, și mulți dintre noi în rolul de vânzător, suntem familiarizați cu acest proces. Și știm cu toții că chiar și aceeași persoană în situații diferite (pentru produse diferite, cumpărători diferiți, pe vreme diferită și, în general, în funcție de starea de spirit) se va vinde oarecum diferit. Dar dacă descrii și reglementezi clar un anumit proces de afaceri, atunci indiferent de ce picior s-a trezit vânzătorul dimineața, procesul de vânzare va fi standardizat într-un anumit fel, limitat la anumite limite și, ca urmare, mai stabil.

De ce modelați (descrieți) procesele de afaceri

După cum am scris de mai multe ori, lucrez în principal cu întreprinderi mici și mijlocii, unde prestez o gamă largă de servicii - de la identificarea problemelor și blocajelor în activitatea companiei până la implementarea soluțiilor pe care le-am propus la nivel de produse software și automatizare. sisteme.

Modelarea proceselor de afaceri ajută la rezolvarea a două probleme simultan:

• Studiu de afaceri. Reprezentare grafică sub formă de diagrame, i.e. Modelarea proceselor de afaceri vă permite să înțelegeți rapid caracteristicile companiei și să identificați posibilele blocaje.
• Oferă vizibilitate. După cum știți, „o imagine valorează cât o mie de cuvinte”. Prin urmare, o reprezentare schematică a activității companiei ajută managerul și proprietarul afacerii să înțeleagă mult mai rapid esența problemei și să evalueze soluțiile propuse. În munca unui consultant de afaceri (apropo, precum și a unui specialist în implementarea produselor software), este foarte important ca clientul să înțeleagă toate avantajele soluției. Feedback-ul nu este mai puțin important - managerul de pe diagramă va putea vedea unele deficiențe chiar și în etapa de discutare a proiectului, iar implementarea se va descurca fără dificultăți suplimentare și fără a aduce modificări proiectului „din mers”.

Și combinarea studierii istoriei apariției termenului cu experiența mea personală oferă următoarea definiție:

Procesele de afaceri sunt necesare pentru a prezenta informații complexe într-o formă ușor de înțeles pentru studiu și luarea deciziilor.

Imaginați-vă o companie tipică cu diferite departamente: contabilitate, resurse umane, vânzări, depozit, transport maritim, producție și așa mai departe. Mai presus de toate, aceasta este o singură persoană - șeful afacerii. El fizic nu poate înțelege toate tipurile de procese de afaceri la nivel de expert. De aceea angajează diferiți specialiști. Dar el trebuie să gestioneze eficient toate acestea și, în anumite cazuri, să se modernizeze.

Aici intervin procesele de afaceri. În același timp, anumite tipuri de activitate umană din cadrul companiei sunt descrise în notații grafice și prezentate într-o formă care ajută managementul să înțeleagă exact cum se lucrează în fiecare etapă și ce poate fi îmbunătățit aici. În același timp, șeful companiei nu trebuie să aibă un specialist înalt calificat de un anumit profil.

Desigur, la acest nivel nu se poate face fără unele pierderi de informații. Este imposibil să descrii cu notație grafică toate nuanțele și detaliile muncii fiecărui angajat. Dar aceste pierderi de informații se dovedesc a fi nesemnificative pentru înțelegerea proceselor în general și luarea unei decizii.

Cum să descrii procesele de afaceri

Pentru a obține o descriere a proceselor de afaceri care funcționează efectiv, este suficient să studiezi cu atenție succesiunea acțiunilor fiecărui angajat. Acestea. este necesar să se obțină informații despre datele primite pentru a lansa un anumit proces, de ieșire - i.e. rezultatul acțiunilor angajatului, precum și rezolvarea pas cu pas a acțiunilor care au fost necesare.

După ce toate informațiile sunt colectate, acestea trebuie traduse în notație grafică. Aici merită să înțelegeți că notațiile grafice sunt considerate „forma bună” atunci când se compilează descrieri ale proceselor de afaceri. Pentru dvs., puteți compune notația după cum doriți, există și opțiuni de text pentru descrieri și sunt folosite, de exemplu, de unii dezvoltatori de software. Dar dacă scrieți o notație pe care alți oameni o vor citi, fie că este un dezvoltator de software sau un director de companie, alegeți grafica.

Motivul acestei decizii este simplu: informațiile sunt mai bine percepute sub formă grafică. Dacă oferiți un „zid de text” unei persoane, îi va lua mult timp și efort să-și dea seama despre ce vorbiți. Și să acoperiți întreaga sarcină în acest caz este aproape imposibil. Diagramele grafice sunt o altă chestiune - aici puteți studia procesele de afaceri la diferite niveluri de detaliu și oricine poate „aruta rapid o privire la vederea generală” a unei diagrame grafice.

1. Colectăm participanți la proces (angajați);
2. Colectăm informațiile primite necesare și suficiente pentru a începe procesul;
3. Colectăm sisteme uzate. Poate fi un sistem de contabilitate, CRM, e-mail, foi de calcul Excel etc. Tot ceea ce este folosit efectiv în lucrare trebuie să fie înregistrat.
4. Definim rezultatul așteptat - ce se va întâmpla la sfârșitul procesului.
5. Colectăm succesiunea de acțiuni pe care o persoană le efectuează.
6. Izolăm condițiile. În funcție de diferitele date de intrare și de rezultatele intermediare, acțiunile pot fi diferite.
7. Descriem toate informațiile colectate într-o formă grafică într-o notație convenabilă (IDEF3, BPMN 2.0 etc.).

Reguli de descriere a procesului de afaceri

Mai sus, am spus multe despre abordarea creativă, despre posibilitățile de includere a condițiilor și opțiunilor pentru acțiuni în descrierea proceselor de business. Drept urmare, poate părea că orice descriere a acțiunilor unei persoane „la locul de muncă” poate fi considerată o descriere a unui proces de afaceri. De fapt, există cadre și reguli stricte care determină dacă o listă de acțiuni poate fi numită o descriere a unui proces de afaceri (sub formă grafică sau text) sau nu:

• Completitudine. Un proces de afaceri trebuie să răspundă clar la întrebarea cu care se confruntă. Dacă vorbim despre procesul de vânzare a unui anumit produs sau serviciu, atunci procesul de afaceri trebuie să descrie pe deplin acțiunile necesare obținerii rezultatului specificat și să culmineze tocmai cu un astfel de rezultat (cu anumite ipoteze, pe care le-am menționat mai sus).
• Concizie. Procesul de afaceri trebuie să combine suficiența, adică descrie toți pașii și acțiunile necesare, fiind în același timp cât mai concis posibil pentru ușurința percepției. Personal, am venit cu o „regula de 15 minute” pentru mine - dacă în această perioadă de timp pot explica conducerii companiei procesul de afaceri prezentat, atunci acesta poate fi arătat clientului. Se dovedește mai repede - grozav, este nevoie de mai mult timp și cuvinte - trebuie să vă gândiți la ceea ce poate fi redus și simplificat.
  Am văzut personal o dată o descriere grafică a unui proces de afaceri, realizată pe o foaie de 2 metri lungime (și lățimea corespunzătoare). Chiar și doar să luați în considerare și să înțelegeți unde duce săgeata este extrem de dificil. Și cum să-l explic clientului, personal nu îmi pot imagina.
  Amintiți-vă că o persoană percepe o cantitate definită vizual de informații, limitată, printre altele, de o anumită dimensiune a unei foi sau a unui ecran (acest lucru se datorează particularităților vederii), precum și numărul de elemente (capacitățile creierului sunt, de asemenea, limitat). Clientul va înțelege un proces de afaceri simplu și concis prin simpla „acoperire” a schemei cu o privire. Complex și suprasaturat de detalii, va trebui să studiezi mai mult de o oră doar pentru a înțelege ce este afișat acolo. Cel mai probabil, șeful companiei, care nu este un expert în activitatea departamentelor individuale și, de asemenea, este limitat în cantitatea de timp liber, pur și simplu nu va studia o structură atât de complexă și nu va înțelege esența celor mai multe oferte profitabile.
• Utilizarea notațiilor general acceptate. Nu vă inventați propria notație și reguli. Utilizați notații care sunt folosite în întreaga lume. Am văzut în cărțile unor autori autohtoni încercări de a-și crea propria notație. Și, să fiu sinceră, nu am înțeles niciodată de ce le îngreunează viața lor și cititorilor lor. Aici, la fel ca și limbajul - poți veni cu propriul tău limbaj special, dar nimeni în afară de tine îl va înțelege. Și dacă se dovedește a fi similar cu cele existente, atunci poate apărea și confuzia. Sau vei fi considerat analfabet, pentru că nu folosești semne de punctuație, cuvinte declinate etc. conform regulilor limbilor cunoscute. Așa este și cu notațiile - există deja notații bine stabilite, cunoscute de oameni și, ceea ce este, de asemenea, important, notații intuitive. De aceea au devenit populare, deoarece în procesul de creare și îmbunătățire au fost testate în mod constant pentru simplitate, claritate și comoditate. Dacă utilizați notații gata făcute, veți fi înțeles, perceput ca un expert, iar regulile de notare în sine vă vor scuti de erori logice. Eu personal recomand IDEF3 și BPMN 2.0.
• Toți participanții la procesul de afaceri trebuie să fie luați în considerare și indicați direct.Și acest lucru trebuie făcut fără a folosi note de subsol cu ​​numerotare, comentarii în obiectele Swimm line (note speciale de subsol), etc. Fanii adesea „păcătuiesc” cu asta pentru a-și crea propriile modele în loc să folosească notații gata făcute. Undeva numele lor nu se potrivesc, undeva ei cred că un nume lung în corpul unui proces de afaceri va fi incomod. Ca urmare, fie trebuie să căutați în notele de subsol despre cine vorbesc, fie creatorii unor astfel de procese de afaceri pur și simplu uită să indice unul dintre participanți.
• Descriere ușor de utilizat. Cel mai important este că consumatorul tău, cel care va citi această notație, trebuie să înțeleagă rapid și, în mod ideal, chiar și fără explicațiile tale, descrierea procesului de afaceri.

Orice altceva depinde doar de tine și de consumatorul descrierii procesului de afaceri. Dacă vă place foarte mult folosirea diferitelor culori (pentru săgeți sau obiecte), cred că acest lucru este destul de acceptabil. De asemenea, puteți crea notații nu numai în instrumentele pe care le-am propus, ci în orice mediu convenabil pentru dvs. Dacă notația urmează regulile enumerate mai sus și este pe înțelesul consumatorului dvs., ați creat exact ceea ce aveți nevoie. Și aceasta este într-adevăr o descriere a procesului de afaceri, profesională și optimă pentru muncă.

Mituri comune și concepții greșite

Nu „reinventa roata”! Nu este nevoie să-ți inventezi propriile notații.

Adesea, în loc să studieze caracteristicile notațiilor existente, oamenii desenează grafice cu formă liberă în diferite programe de grafică.

Nu recomand să faci asta. În primul rând, atunci când utilizați instrumente gata făcute, nu trebuie să vă inventați propriile denumiri și standarde. Totul a fost gândit de mult. În același timp, notațiile standard sunt cu adevărat intuitive, citite fără ambiguitate și sunt cunoscute de mulți oameni. În al doilea rând, sistemele gata făcute (IDEF3, BPMN 2.0 etc.) au o metodologie bine dezvoltată și restricții stricte. Ele pot fi percepute ca un limbaj de programare și un mediu de lucru cu acest limbaj. Aici pur și simplu nu veți putea face multe greșeli, standardele de sintaxă și mediul însuși vă vor salva de acest lucru (limitări în editor, verificări automate).

Nu confundați descrierile proceselor de afaceri ale companiei cu procesele de afaceri ale sistemelor IT.

În multe sisteme automatizate, de exemplu, 1C sau Zoho CRM, există propriile entități numite „procese de afaceri”. Dar aceste entități nu au nimic de-a face cu procesele de afaceri descrise în acest articol. Considerați-le „omonime”, adică. termenii par să sune la fel, dar în cazul nostru este o descriere a activității companiei, iar în sistemele IT este numele unui grup de funcții și rapoarte.

Greșeală comună: un proces de afaceri aduce în mod necesar valoare (profit).

Am auzit chiar de la vorbitori cunoscuți că procesele de afaceri ar trebui să fie profitabile. Mai mult, am văzut chiar și „analiza erorilor” la crearea unui proces de business, în care se acordă multă atenție faptului că 70% din acțiuni nu poartă nicio valoare.

De fapt, procesele de afaceri sunt diferite. Rezultatul unora va fi într-adevăr obținerea de profit, de exemplu, vânzările directe. În alte cazuri, este greu să vorbim despre dobândirea de valoare și, în general, despre evaluarea acțiunilor din acest punct de vedere. De exemplu, cum puteți evalua valoarea unui proces de afaceri de expediere a mărfurilor sau de generare și trimitere de declarații fiscale?

Consider că un proces de business nu aduce neapărat vreo valoare, dacă îl înțelegem ca pe un profit direct pentru companie. Introducerea unei abordări orientate pe proces și implementarea proceselor de afaceri sunt axate mai mult pe altceva - pe păstrarea valorii, de exemplu. obținerea mai multor performanțe la același cost.

Este posibil să creezi un proces de afaceri ideal - când ar trebui să te oprești?

Nu. Procesul de afaceri ar trebui să fie simplu, ușor de înțeles, convenabil, lizibil. Dar nu va fi niciodată perfect.

Când am început să lucrez, întotdeauna mi s-a părut că nu lucrez la ceva, undeva s-ar fi putut face mai bine. Și de multe ori clienții mi-au cerut să detaliez și să descriu mai detaliat cutare sau cutare proces. Și l-am considerat și lipsa mea.

De fapt, pe baza tuturor celor de mai sus, modelarea proceselor de afaceri este un fel de presupunere, un proces creativ. Pe de altă parte, la un moment dat nici nu știam ce să răspund la solicitările de a descrie mai mult „acest” și „acolo”. Dar, de-a lungul timpului, mi-am dat seama că modelarea de afaceri nu este doar creativitate, ci un fel de proces dialectic. Și însăși crearea unui proces de afaceri va purta întotdeauna propria sa negație. Aici chiar merită să abordăm problema din punct de vedere filozofic. Și atunci când creăm un proces de afaceri, trebuie să ne amintim că nu putem acoperi totul deodată și, prin urmare, va fi întotdeauna imperfect. Dar, în același timp, punem deja în el ceea ce vom îmbunătăți în viitor. Merită să abordăm acest lucru pur și simplu ca pe un fapt.

Procesul dvs. de afaceri trebuie să rezolve sarcina, să răspundă la întrebarea care este luată în considerare în cadrul proiectului. Orice altceva este o chestiune de posibilă cooperare viitoare. Exact așa merită să le explici clienților de ce nu detaliezi unele procese sau nu desenezi alt proces de business legat de cel discutat.