Главная » Расчеты » Профессиональная переподготовка по программе кадровое делопроизводство. Курсы кадрового делопроизводства

Профессиональная переподготовка по программе кадровое делопроизводство. Курсы кадрового делопроизводства

Описание курса:

Особенности оформления кадровых документов

Работу специалиста кадровой службы невозможно представить без оформления разных документов. Это одна из самых сложных и требующих большой концентрации и аккуратности сторон трудовой деятельности сотрудника. В его обязанности входит документальный учет рабочего времени персонала, расчета с ним, ведение архива, формирование системы управления и мотивации работников предприятия.

Ведение кадровой документации регламентируется законодательными и нормативными актами. Выполнение действующих требований – непосредственная обязанность специалиста, и ему необходимо четко разбираться в существующих стандартах, а для этого – проходить курсы кадрового делопроизводства. В Современной научно-технической Академии (СНТА) созданы программы, пройдя которые можно овладеть новые профессиональные навыки и получить востребованную специальность.

Обучение работе с кадровыми документами

Все, кто желает повысить свою компетентность и уровень квалификации, может поступить в СНТА, чтобы актуализировать базу знаний в области работы с кадровыми документами, а также освоить современные методики и технологии решения профессиональных задач. Дополнительное обучение позволит специалисту полностью соответствовать требованиям, которые предъявляются высококвалифицированным сотрудникам. По окончании курсов слушатель будет хорошо разбираться в таких вопросах, как:

Трудовое законодательство Российской Федерации;
Профессиональные стандарты;
Заключение, изменение, прекращение трудовых отношений с работником;
Основы делопроизводства: оформление документов, ведение архива;
Локальная кадровая документация;
Защита персональных данных;
Социальное страхование;
Пенсионное обеспечение;
Ответственность кадровой службы;
Контроль и аудит кадрового делопроизводства.

Повышение квалификации в удобной для вас форме

Курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки в СНТА можно проходить в разной форме: очной, заочной или дистанционной. Учебный план соответствует принятым образовательным стандартам. Он включает в себя ряд общих и узконаправленных тем. Занятия рассчитаны на лиц, имеющих законченное высшее или средне-специальное образование (не обязательно профильное). Дополнительное образование в СНТА позволяет получить новые знания и с легкостью применять их в трудовой деятельности, выстраивая эффективную кадровую политику на любом предприятии.

Акции:

Получаемые документы:

Важно! В дипломе не указывается форма обучения (очная/заочная).
Диплом установленного образца

Условия поступления:

Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» дает возможность получить диплом о переподготовке. Также для отдельных направлений и специальностей предусмотрена выдача дополнительных документов, если их требуют ведомственные нормативно-правовые акты: сертификаты, книжки и т.д.

Для того чтобы стать студентом академии, необходимо соответствовать нескольким требованиям и выполнить некоторые действия:

Иметь диплом о среднем профессиональном или высшем образовании по специальности
Подайте заявку на обучение по программе профессиональной переподготовки или повышения квалификации по направлению «Кадровое делопроизводство» в электронном формате:
- по электронной почте,
- по форме обратной связи на сайте,
- или позвоните по бесплатному круглосуточному телефону;
Предоставить документы, подтверждающие личность и имеющийся уровень образования;
После подписания договора пройдите курс обучения в дистанционном форме;
Пройдите итоговое тестирование, и получите диплом о прохождении переподготовки или удостоверение о повышении квалификации по программе «Кадровое делопроизводство».

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

оформление приема на работу;
внутреннее перемещение работников;
увольнение;
регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
организация трудового процесса;
иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
данные паспорта сотрудника;
должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
рабочий график, оплата переработки;
причины для прекращения действия договора и иные условия;
подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

список структурных подразделений и должностей;
количество единиц штата по каждой должности;
оклады, надбавки по должностям;
фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

название подразделения;
наименование должности;
ФИО и табельный номер труженика;
число дней отпуска;
даты ухода в отпуск по плану и факту;
основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
оформление и регистрация приказа в книге учета;
заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
карточки Т-2;
трудовые;
соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

штатное расписание;
положение по ОТ;
журнал регистрации командировок;
правила внутреннего распорядка;
прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

бланки по приказам;
договоры о материальной ответственности;
журнал регистрации;
книги по учету;
табель по рабочему времени.
После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

приказы о зачислении на работу;
оформление трудовых договоров;
наличие трудовых книжек;
карточки для сотрудников;
книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
Проведение и подготовка кадровых приказов.
Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

отслеживание рынка по заработной плате;
отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
составление списка открытых вакансий в организации;
разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:

Тема 1. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы организации и ведения кадрового делопроизводства.
Штрафные санкции за нарушение действующего законодательства.
Проекты законодательных актов, регулирующих трудовые отношения с работниками.
Ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения трудового законодательства.
Виды и требования к составлению и утверждению внутренних локальных нормативных актов.

Тема 2. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при приеме на работу.

Организация системы кадрового документооборота. Перечень кадровых документов. Унифицированная система документации.
Оформление трудовых отношений с работником: проверка подлинности документов, предъявляемых соискателями; согласие на получение и обработку персональных данных; особенности оформления некоторых категорий работников; проверка наличия у работника периодов государственной службы и муниципальной службы, порядок уведомления; проверка наличия у работника дисквалификации, действия работодателя.
Последовательность процедур оформления трудовых отношений: ознакомление с нормативными локальными актами (обязательными и рекомендательными).
Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия трудового договора; особенности заключения срочного трудового договора; трудовой договор с руководителем и главным бухгалтером; особенности заключения трудового договора с совместителями.

Тема 3. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при изменении условий трудового договора.

Изменение условий трудового договора: изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон и без согласия работника; перевод и перемещение: отличия, процедура оформления.
Порядок оформления процедур совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличение объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.
Порядок оформления процедур изменение режима работы, условий оплаты труда, трудовой функции.

Тема 4. Особенности и основные различия трудового и гражданско-правовых договоров.

Ограничения и риски при заключении гражданско-правовых договоров. Сравнительный анализ, ответственность.

Тема 5. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение):

Общая процедура прекращения трудового договора. Основания для прекращения трудового договора: по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
Порядок оформления приказа о прекращении трудового договора, окончательный расчет с работником, расчет компенсации за неиспользованный отпуск, порядок оформления и выдачи трудовой книжки.
Основания прекращения трудового договора с работником. Отзыв заявлений. Сроки увольнений. Компенсационные выплаты.
Правовые последствия несоблюдения процедуры увольнения. Судебная практика.

Тема 6. Порядок учета рабочего времени и времени отдыха.

Учет рабочего времени работодателем: табель учета рабочего времени, график сменности. Ненормированный рабочий день.
Оплата сверхурочной работы, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата времени простоя. Суммированный учет рабочего времени.
График отпусков: внесение изменений, график отпусков для новых сотрудников. Порядок предоставления и алгоритм оформления документов на отпуск: дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы, учебный, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, за вредность, за ненормированный рабочий день.
Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска. Разделение ежегодного отпуска на части. Отзыв из отпуска.

Тема 7. Служебная командировка.

Порядок оформления и размеры возмещения расходов.
Служебное задание и отчет о его выполнении.
Категории работников, которых можно отправить в служебную командировку, только с их согласия. зарубежные командировки.

Тема 8. Порядок оформления вынесения дисциплинарных взысканий работникам организации.

Процедура наложения дисциплинарного взыскания.
Учет обстоятельств вины работника и тяжести проступка.
Порядок снятия дисциплинарного взыскания.

Тема 9. Материальная ответственность сторон трудового договора.

Полная и частичная ответственность, пределы материальной ответственности, порядок взыскания ущерба.

Тема 10. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников.

Тема 11. Охрана труда и аттестация рабочих мест.

Обеспечение безопасности и охраны труда в организации.
Организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда: критерии оценки, контроль.

Тема 12. защита трудовых прав работников.

Индивидуальные и коллективные трудовые споры. Полномочия комиссии по трудовым спорам. Арбитраж.

Форма обучения: очно или дистанционно

Данный курс научит Вас грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения. Вы узнаете требования к оформлению кадровых документов и организации хранения документации.

Обучение построено на практических примерах и конкретных ситуациях. Вы будете выполнять практикум по каждой теме в специально подготовленных бланках для слушателей. Полученные знания и навыки позволит Вам после окончания курса приступить к практической кадровой работе.

Цель курса: обучение слушателей конкретным практическим навыкам кадровой работы, оформлению документов, разрешению спорных трудовых вопросов.

Договор на оказание платных образовательных услуг:

Реквизиты для оплаты обучения:

Программа курса

Кадровая служба предприятия. Регламентирующие документы

Функции и структура кадровой службы.
Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы.
Штатное расписание: разработка, утверждение.
Документы, обязательные для организации.
Образцы приказов требуемых при проверке ГТИ

Прием на работу: оформление, заключение трудового договора. Учет кадров

Трудовой договор: содержание, срок
Трудовой и гражданско-правовой договоры: критерии отличия.
Запрет «заемного» труда. Предоставление персонала в «аренду» другому работодателю. Особенности оформления трудовых отношений.
Микроприятие: отличия, требование законодательства.
Оформление приема на работу: обязательные и дополнительные условия
Испытательный срок: особенности установления и их правомерность
Оформление на работу иностранных работников
Особенности оформления трудовых отношений с бывшими государственными служащими
Особенность оформления трудовых отношений с руководителем организации
Приказ о приеме на работу: основание, порядок оформления.
Особенности оформления срочных трудовых договоров
Аннулирование трудового договора. Алгоритм действий работодателя при аннулировании трудового договора
Учет кадров: личная карточка работника и инструкция по ее заполнению.
Электронный трудовой договор
Типичные ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений.
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
Практикум

Перевод на другую работу

Виды и порядок перевода сотрудника.
Алгоритм действия работодателя при переводах и изменении обязательных условий трудового договора
Перемещение: основания.
Действия работодателя при перемещении работников
Типичные ошибки, допускаемые работодателем при переводах и перемещениях
Практикум

Организационная культура компании. Аттестация персонала.

Понятие организационной культуры
Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция: разработка и утверждение.
Требования законодательства к оформлению правила внутреннего трудового распорядка.
Аттестация персонала организации: цели, задачи аттестации
Порядок проведения и оформления аттестации персонала.
Практикум

Отпуска. Виды отпусков, порядок предоставления, оформление. Служебные командировки.

График отпусков: порядок разработки, оформления, утверждения
Типичные ошибки, допускаемые работодателем при формировании графика отпусков
Виды отпусков: порядок предоставления, оформления
Перенесение отпуска, отзыв из отпуска. Документирование. Алгоритм действия работодателя при отзыве сотрудника из отпуска, при перенесении отпусков.
Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком: порядок предоставления, оформление.
Работа на условиях неполного рабочего времени во время нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком
Процедура командирования. Документирование.
Оформление и оплата однодневных командировок
Требования законодательства к оформлению документов по командировкам
Случаи продления командировок и правила их оформления
Типичные ошибки, допускаемые при оформлении отпусков
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства при оформлении отпусков
Практикум

Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение).

Прекращение трудового договора: общие основания
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Расторжение трудового договора по инициативе работника
Особенности увольнения отдельных категории работников
Порядок оформления прекращения трудового договора
Практикум

Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел. Организация текущего хранения кадровой документации.

Требования к порядку ведения и хранения трудовых книжек.
Трудовая книжка: оформление титульного листа, внесение записей о приеме, переводе, увольнении.
Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку. Основания выдачи, порядок оформления.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки.
Формирование, ведение личных дел.
Номенклатура дел кадровой службы.
Практикум

Организация воинского учета на предприятии

Как вести воинский учет при приеме на работу
Разработка плана работы по ведению ВУС и бронированию
Методические рекомендации по ведению воинского учета
Ответственность работодателя за нарушения по ведению ВУС

Подготовка кадровой документации к проверке ГИТ

Какие документы проверяет ГТИ
Как обжаловать результаты проверки
Порядок проведения плановых проверок

Защита персональных данных работников

Понятие персональных данных
Документы, содержащие персональные данные
Право работников на защиту своих персональных данных
Получение персональных данных работника от третьих лиц. Согласие работника на предоставление таких данных третьими лицами.
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
Обработка персональных данных работников
Хранение и использование персональных данных работников
Положение о защите персональных данных
Сроки хранения персональных данных
Ответственность работодателя и работников за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных

Специальная оценка условий труда на рабочих местах

Определение специальной оценки труда
Алгоритм действий работодателя при проведении спец.оценки условий труда рабочих мест
Определение класса опасности на рабочих местах
Порядок передачи сведений о результатах проведения спецоценки условий труда на рабочих местах
Меры ответственности работодателя за нарушения требований охраны труда

Обучение проходит в удобное для Вас время в комфортабельных аудиториях. Всем желающим предоставляется возможность бесплатно посетить пробное занятие до заключения договора на обучение.

По окончании курса Вы получите удостоверение установленного образца.