Ev » İş fikirleri » Proje yürütme planı örneği. Proje takvimi nedir? Bir proje takvimi oluşturun

Proje yürütme planı örneği. Proje takvimi nedir? Bir proje takvimi oluşturun

Proje uygulama programı, yönetim ekibinin profesyonelliğini ve projeyi uygulamaya hazır olduğunu gösteren iş planının gerekli bir parçasıdır, projenin en önemli işlerini ve önemli olaylarını kontrol etmenize, olası arızaları tahmin etmenize ve riskleri azaltmanıza olanak tanır.

Proje uygulama programı, teknik şartnamelerin hazırlanmasından uygulamanın tamamlanmasına kadar (iş planı süresince) işin tüm aşamalarını gösterir. Çeşitli aşamaların zamanlamasının, projenin ilk ayının başlangıcından itibaren aylar halinde belirtilmesi tavsiye edilir. Her işin nesnel olarak belirlenen süresi ve ilişkileri özellikle önemlidir. Çeşitli çalışmaların zamanlamasının birçok nedene bağlı olduğu unutulmamalıdır; bunlar arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

belirli bir işi gerçekleştirmek için gereken kendi zamanı;
bu işin projedeki diğer işlerin başlangıç veya bitiş tarihleriyle ilişkisine ilişkin gerekliliklerin getirdiği kısıtlamalar;
projeyle ilgili olmayan nesnel kısıtlamalar (iklimsel, mevsimsel vb.).

Planlama ve çizelgelemeye yönelik analitik araçlardan biri, yöneticinin projenin mümkün olan en kısa sürede nasıl tamamlanabileceğini görmesine yardımcı olan kritik yol yöntemidir (CPM).

Bir örnek kullanarak MCP kullanımına bakalım. Diyelim ki bir üretim tesisi açılması planlanıyor. Bu projenin ana hedefleri tabloda verilmiştir. 8.1.

Tablo 8.1

Proje hedefleri

görevler	Görevin açıklaması	Öncesi görevler	Zaman verim, Uel. birimler
	Bir oda bul
	Bir kira sözleşmesi imzalayın
	Tesisi yenileyin
	Bir yönetici bulun
	Ekipman satın alın
	Teknolojiyi test edin
	Personel alımı
	Testler yapın
Toplam zaman

Görevleri tanımlamanın yanı sıra bunları sıraya koymanız, hangi görevlerin öncelikli, hangilerinin sonraki olduğunu belirlemeniz ve ayrıca her görevin ne kadar zaman gerektireceğini hesaplamanız gerekir.

Kritik yol yöntemini kullanırken ilk adım, problemi bir diyagram şeklinde görsel olarak göstermektir (Şekil 8.6). Bu diyagram, projenin görevleri arasındaki tüm ilişkileri görmenize ve hangi işlemlerin paralelleştirilebileceğini belirlemenize olanak tanır.

Pirinç. 8.6.

Söz konusu örnekte, paralel olarak yürütülen iki bağımsız yönü ("ekipman" ve "ürün") ayırt edebiliriz. “Ekipman” yönü (görevler A, B, C, E), üretim için alan hazırlamayı ve ekipman satın almayı içerir. “Ürün” yönü (görevler D, F, G) bir yöneticinin, personelin işe alınmasını ve teknolojinin geliştirilmesini içerir.

Kritik yolu belirlemek için görev tamamlanma tarihleri diyagrama eklenir. Bir projedeki en uzun yola kritik yol denir. Örnekte bu, A noktasından I noktasına kadar 23 hafta süren yoldur. Bu, projenin tamamının başlangıçta planlanan 41 hafta yerine 23 haftada tamamlanabileceği anlamına geliyor.

Teknoloji Değerlendirme ve Gözden Geçirme Programı (TERP), her görevin ayrı ayrı ve projenin tamamının iyimser (To), kötümser (Tp) ve en olası (Tv) zamanlamasına ilişkin tahminlerini hesaba katmanıza olanak tanıyan bir proje yönetim sistemidir. tüm.

Tamamlanma süresinin ağırlıklı ortalama tahmini (Tc), aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır:

Tc = (Kime + Tp + 4Tv)/6.

Sorunun çözümü için en olası sürenin 10 hafta, kötümser seçeneğin 14 hafta, iyimser seçeneğe göre ise sorunun çözümü için 8 haftanın yeterli olacağını varsayalım. POOT formülünü kullanarak tahmini süreyi elde ederiz:

Tc = (8 + (4x10) + 14)/6 = 10,3 hafta.

Karar ağacı, potansiyel kararları ve bu kararların olası sonuçlarını grafiksel olarak göstermenize olanak tanır, karar vermede görsel bir yardımcıdır, çeşitli seçenekleri açıkça değerlendirmenize ve riski değerlendirmenize olanak tanır. Olasılıkları değerlendirmek sizi gerçekte ne olabileceği hakkında düşünmeye zorlar. Fırsatları değerlendirirken çoğu kişi yalnızca iyimser tahminlere dikkat etme eğilimindedir. Karar ağacı, kötümser bir değerlendirmeyi analize dahil etmenize olanak tanır. POOT gibi karar ağacı da bir olasılık unsuru içerir ve değerlendirme için üç seçenek sunar: iyimser, kötümser ve gerçekçi.

Örneğin, bir şirketin işini genişletmek için iki olası seçeneği vardır. Her bir opsiyon için gelecek beş yıldaki beklenen kâr hesaplanmaktadır (Tablo 8.2).

Tablo 8.2

İş genişletme seçenekleri

Örneğin karar ağacı şöyle görünecektir:

Seçenek 1 için beklenen maliyet şu şekilde verilecektir:

C1 = 6 x 0,2 + 3 x 0,6 + 2 x 0,2 = 3,4 milyon ruble.

Seçenek 2 için:

C2 = 5 x 0,2 + 4 x 0,6 + 2 x 0,2 = 3,8 milyon ruble.

Hesaplamalardan da anlaşılacağı üzere 2. seçeneğin “beklenen maliyeti” daha yüksektir. Bu nedenle tercih edilir. Gerçek hayatta elbette nihai seçimi yalnızca karar ağacı analizine dayanarak yapamazsınız. Bununla birlikte diğer analiz araçlarının da kullanılması gerekmektedir. Microsoft Visio ve Project Expert gibi yazılım paketleri, proje zamanlamalarının oluşturulması ve kritik yolun seçilmesi için geniş fırsatlar sağlar.

Bölüm 8 için örnekler

Planlama, proje uygulamasının ayrılmaz bir bileşenidir. Planlamanın kilit noktası bir takvim planının veya bazen dedikleri gibi bir takvim programının oluşturulmasıdır. Bir zamanlama planı, proje çalışmasının gereksinimlerini karşılamanıza ve hangi faaliyetlerin ne kadar süreyle gerçekleştirileceğini açıkça anlamanıza yardımcı olur.

Makale, programın parametrelerini, teknolojileri ve oluşturma yöntemlerini, programları ve proje yürütücülerini sunmaktadır. Planlamayı sağlayan belgelerin bir listesi sağlanır.

Başlangıç olarak proje zamanlamasını tanımlamaya değer. Planlama, projenin neden, nasıl, ne zaman ve kim tarafından uygulanacağı sorularına yanıt veren belgelenmiş kararların birleşimidir. Takvim planı, kapsamlı bir diyagram şeklinde sunulan planlamanın, maddi onayının sonucudur. Program şirket yönetimi tarafından kontrol edilir ve onaylanır.

Takvim planı oluşturulduğunda zorunlu ve uygulamalı görevler çözülür. Planlama sırasında gereklidir:

Projenin amacını ve hedef kitlesini netleştirin. Ayrıntıları anlayın.
Ayrıntıları müşteriye açıklayın.
projeye dahil olanlarla ve müşteriyle.
İşin miktarını ve bileşimini belirleyin.
Hem insan hem de malzeme ve teknik kaynakları çekin ve rasyonel bir şekilde dağıtın.
Bir bütçe oluşturun.
Planın uygulanması için sorumluluk atayın ve sorumlulukları bölün.
Projeyi ve bireysel plan öğelerini tamamlamak için son tarihleri belirleyin.

Program, karmaşık bir diyagram veya basit bir çalışma ve teslim tarihleri listesi olarak sunulur.

Projenin nasıl ilerlediğini öğrenmek için proje yöneticisi. Ayrıca takvim planına göre yönetici olarak atanır. Yönetici, planın bireysel öğelerinden sorumlu olan ve çalışma hakkında raporlar sunan uygulayıcılara tabidir. Çalışma sırasında tutarsızlıklar ortaya çıkarsa, yönetici bunların nedenlerini bulmak ve planı düzenlemekle yükümlüdür. Küresel planlama sorunlarını çözmek için, bireysel aşamaların ve tüm projenin kaderinin belirlendiği toplantılar yapılır.

Tüm katılımcılar gerçekleştirdikleri rolün farkında olmalıdır. Faaliyetleri yürütmek için kendilerine gerekli belgeler, bir çalışma alanı, yüksek kaliteli araç ve malzemeler sağlanmalıdır.

Planlama, etkinlikleri düzenlemek ve verimliliği artırmak için kullanılır. Plan, genişletilmiş ve doğru bir proje takvimi görmenize yardımcı olur.

Zamanlama Seçenekleri

Takvim programının ana parametreleri:

işin başlangıcı ve bitişi
çalışma süresi
kaynak tabanı

İşin başlangıcı ve bitişi. Erken başlangıç – işin resmi başlangıcı. Geç bitiş – işin tamamlanmasının planlandığı tarih. Ayrıca daha geç başlangıç ve erken bitiş de vardır. Başlangıç tarihleri ile kapanış tarihleri arasındaki süreye bolluk denir. Tipik olarak aynı kalır, dolayısıyla erken ve geç başlangıçlar ile erken ve geç bitişler arasındaki zaman boşluğu aynı olacaktır.

İşin süresi. Sanatçı sayısına ve işçilik maliyetlerine, iş hacmine, müşteri gereksinimlerine ve diğer faktörlere bağlıdır. Kritik süre, işin büyük kısmının, hatta projenin tamamının tamamlanması gereken minimum süredir.

Erken başlama/geç başlama ve işin süresini toplarsak erken bitirme/geç bitirme elde ederiz.

Kaynaklar. Proje geliştirme tarihleri belirlenirken kaynak kısıtları dikkate alınır. Her türlü proje çalışması için ihtiyaçlar belirlendikten sonra her biri için gerekli kaynak miktarı hesaplanır. Buna dayanarak, verileri mevcut kaynak miktarıyla karşılaştırılan bir kaynak seviyeleri grafiği oluşturulur. İhtiyaçlar kaynak tabanını aşarsa, bunları karşılamak için takvimdeki zamanı değiştirmek mümkündür.

Program Oluşturmanın Temelleri

Bir takvim planını uygulamak için, onu oluşturma yöntemlerini ve teknolojisini anlamanın yanı sıra uygun planlama araçlarını incelemeniz gerekir.

Teknoloji

Proje tek bir bütündür. Kolaylık sağlamak için birbirine bağlı büyük bloklara bölünmüştür. Bu bloklar daha sonra projeyi basitleştirmek için daha küçük birimlere ve adımlara bölünür. Bu yaklaşım, faaliyetlere yardımcı olur ve kapsamlı ve ayrıntılı çalışmaya başlamazsanız gözden kaçabilecek hataları önler.

Proje uygulama aşamaları iş parametreleriyle ilgilidir ve şunları içerir:

Projenin uygulanması için tamamlanması gereken işlerin bir listesinin derlenmesi.
Sürenin, iş sırasının ve proje uygulama derecesinin hesaplanması.
İnsan, malzeme, bilgi ve diğer kaynakların mevcudiyetinin belirlenmesi.
Dış kısıtlamaların belirlenmesi. Mevsimsel, kaynak bazlı, zamana bağlı vb. olabilirler. Ana sınırlama, projenin tamamlanması için son tarihtir.
Riskleri arayın. Bunun özel bir formülü var: Bir risk (ki bu mümkün) ortaya çıkabilir çünkü (sebep) sonuçlara yol açacaktır.
Risklere ve tehditlere yanıt vermek için bir plan geliştirmek. Bu, yanıt stratejileri yoluyla yapılır. Bunlardan iki tane var: pasif ve aktif. Bunlardan ilki belirlenen riskler için nakit rezervi oluşturulmasını, ikincisi ise yeni çalışmaların plana dahil edilerek risklerin en aza indirilmesi amaçlanıyor.

Programın, aşamalı olarak uygulanan proje uygulaması için bir model olduğunun unutulmaması önemlidir. Yeni bir aşamadaki çalışma ancak bir önceki aşamanın uygulanması tamamlandığında başlar. Bu model tamamen statik değildir çünkü planlama ayarlanabilir ve revize edilebilir.

Yöntemler

Farklı türde planlar oluşturmak veya bir planın ayrı ayrı bölümlerini geliştirmek için çeşitli yöntemler kullanılır. İşte en popüler olanlar:

Gantt şeması, bir çalışma programını göstermek için oluşturulan bir çubuk grafiktir.
Ağ diyagramı, bir projenin çalışma sırasını görüntülemek için kapsamlı bir modeldir.
Hacim takvimi programı, tamamlanmayı bekleyen işin hacmini ve miktarını sunmanıza olanak tanıyan bir yöntemdir.
Döngü programı, bireysel aşamaların ve tüm projenin süresinin ölçüldüğü bir yöntemdir.

Yöntem, ekonomik bileşenlere bağlı olarak yönetici tarafından seçilir. İşin aşaması, mevcut kaynaklar vb. etkiler. Bu yöntemler aynı zamanda kapsamlı bir şekilde kullanılabilir, bu da programın daha fazla görünürlük ve doğruluğuna olanak tanır.

Yukarıda sunulan yöntemlerin tümü Microsoft Office, Excel veya diğer modern planlayıcı ve düzenleyici programlarda kolaylıkla oluşturulabilir.

Zamanlayıcılar

Planlayıcı programları, bir planın hazırlanmasını ve parametrelerinin hesaplanmasını önemli ölçüde basitleştirmeye yardımcı olacaktır. Etkilidirler ve kullanımı nispeten kolaydır. Elektronik ürünler pazarında birçoğu var. İşte sadece birkaçı:

Sunulan araçlar yönetimde proje oluşturmak ve uygulamak için kullanılır. Çok görevlidirler, işlevseldirler, mobildirler ve farklı platformlarda çalışırlar.

Takvim programının düzenleyici temeli

Planlamanın ana belgesi programın kendisidir ve onun yardımıyla tüm tasarım süreçleri kontrol edilir. Program, master planın temelini oluşturur. Master plan şunları içerir:

Bireysel iş bölümlerinin programları. Her sanatçının elinde bunları bulundurması gerekir.
İş paketi programları.
Projenin uygulanması için tahsis edilen finansmana ilişkin raporlar.
Kaynak gereksinimlerine ilişkin veriler.
Projenin uygulanmasına yönelik organizasyonel önlemlerin planı.
İşgücünün korunmasına ilişkin kanunlar.
Kaynak ve malzeme tüketimine ilişkin raporlar.
Her çalışan tarafından sağlanan ilerleme raporları.
Ekipman kullanımına ilişkin düzenlemeler.
Örneğin belirli türdeki projeleri oluştururken güvenlik belgeleri gereklidir.

Takvim planı harika bir planlama aracıdır. Derlemesinde grafik yöntemleri ve modern programları kullanarak yüksek verim elde edebilirsiniz. Bir proje üzerinde çalışırken bu önemlidir. Faaliyetin düzenlenmesi ve herhangi bir şikayete yol açmaması için her şey gereklidir. Planlama yönetiminin inceliklerini bilmek, kalite yönetiminin bir işaretidir.

Sorunuzu aşağıdaki forma yazın

Proje uygulama takvimi, projenin en önemli iş ve olaylarını kontrol etmek, olası arızaları önlemek ve riskleri azaltmak için tasarlanmıştır. Özellikle önemli olan, nesnel olarak belirlenmiş çalışma süresi ve bunların ilişkileridir.

Proje uygulama programı, aşağıdaki parametreleri gösteren çalışma aşamalarının bir listesi olarak sunulabilir:

Sahne ve işin bileşenleri;

İşin süresi;

Nesneler ve varlık türleri;

Maliyet muhasebesi yöntemi.

Karmaşık projeler için takvim veya ağ çalışma programları sunulabilir.

7. RİSK DEĞERLENDİRMESİ VE SİGORTA

Bu bölüm, proje uygulama sürecindeki olası riskleri ve bunların etkilerine karşı korunmanın ana yöntemlerini özetlemektedir.

Bir işletmenin risk analizinin derinliği girişimcinin spesifik faaliyet türüne ve projenin büyüklüğüne bağlıdır.

Yatırım projeleri gelecek dönemle ilgilidir, dolayısıyla bunların uygulanmasının sonuçlarını güvenle tahmin etmek imkansızdır. Bu durumda projelerin riskler dikkate alınarak yürütülmesi gerekmektedir.

İlk olarak, olası risk türlerinin bir listesi sağlanır; bunların kaynakları, oluşma anı ve olasılığı ve beklenen hasar belirtilir. Daha sonra riskler gerçekleşme olasılıklarına göre sıralanır, kabul edilebilir bir risk düzeyi belirlenir ve gerçekleşme olasılığı bu düzeyin altında olan riskler atılır.

Olası riskler analiz edildikten ve her biri için en önemlileri belirlendikten sonra önleme ve nötralizasyon önlemleri belirtilir ve bir risk sigortası programı sunulur.

8. İŞ PLANININ MALİ BÖLÜMÜ

8.1. Finansal plan

Mali bölüm iş planının ana bölümlerinden biridir. Girişimcinin, yatırımcılarının ve alacaklılarının yanı sıra, önerilen yatırımın karlılığı, maddi ve finansal kaynaklara olan ihtiyaç, gelir ve giderlerinin kaynakları hakkında fikir edinmesi mali bölüm verilerine dayanmaktadır. ve işletmenin beklenen sonuçları.

Bu bölümde finansal plan ve finansman stratejisi yer almaktadır.

Finansal plan, iş planının en önemli bölümlerinden biridir. Bunu geliştirirken, işletmenin mevcut mali durumunu analiz ederken olduğu gibi aynı belgeleri hazırlamak gerekir. Ancak hazırlanma sırası farklı olabilir.

Çoğu zaman, iş planında yer alan mali plan aşağıdaki belgeleri içerir:

Ürün ve hizmet satışlarından elde edilen gelir hacimlerinin tahmini;

Nakit tahsilat ve gider dengesi;

Gelir ve giderlerin özet tablosu;

İşletmenin tahmini varlık ve yükümlülükleri dengesi;

Minimum üretim hacminin veya kritik noktanın (yani başabaş noktası) hesaplanması.

Bir mali plan için olağan zaman ufku bir yıl öncedendir ve çeyreklere veya aylara bölünür, ancak çoğu zaman borç verenler ve yatırımcılar genişletilmiş bir mali planın üç ila beş yıl veya bazen daha uzun bir süre sonraya kadar geliştirilmesini beklerler.

Bir mali plan hazırlarken iki ana sorunu çözmek gerekir:

Kârın yatırılan sermayeye oranının (ROI göstergesi) arzu edilen dinamiğinin ne olduğunu belirleyin.

Planlama döneminde istenen yatırım getirisi değerini elde etmek için yatırım getirisini etkileyen göstergelerin her birini optimize edin ve aynı zamanda işletmenin sürdürülebilir ödeme gücünü sağlamak için yeterli miktarda nakit bulundurun.

8.2. Finansman stratejisi

İş planının mali bölümünün bir sonraki kısmı finansman stratejisidir.

Sabit sermaye maliyetini planlarken, makine, teçhizat, gayrimenkul ve diğer sabit varlık türlerine yeni yatırımlar için ne kadar para ve tam olarak ne zaman tahsis etmeyi planladığını belirlemek gerekir.

Finansman kaynağının belirlenmesinin yanı sıra, sermaye yatırımlarının etkinliğinin, bunların yardımıyla elde edilebilecek ek kâr miktarının da belirlenmesi gerekmektedir.

Buradaki temel kural, beklenen getiri oranının alternatif yatırımların getiri oranından yüksek olması, özellikle kârın ortalama mevduat getirisi ve hisse senedi temettülerinden yüksek olması gerektiğidir.

Bu bölümde projenin uygulanması için fon sağlanmasına yönelik bir plan oluşturulması gerekmektedir. Bu, aşağıdaki soruların yanıtlarını sağlar:

Ne kadar paraya ihtiyaç var?

Bu fonların nereden ve hangi biçimde alınması bekleniyor;

Borç alınan fonların ve gelir elde eden yatırımcıların tam olarak geri ödenmesini ne zaman bekleyebiliriz;

Gelir ne olacak?

İlk sorunun cevabı bir finansal planla sağlanmaktadır.

İkinci soru net bir cevap gerektirmiyor. Özü, gerekli fonların hangi kısmının ödünç alınan fonlar şeklinde elde edilebileceği ve hangi kısmının oluşturulan işletmenin kayıtlı sermayesi şeklinde olması gerektiği ile ilgilidir.

En genel anlamda, yeni oluşturulan işletmeler için finansman kaynağının büyük olasılıkla kayıtlı sermaye olacağını ve mevcut işletmelerin faaliyetlerini genişletmeye yönelik projeler için - birikim fonundan fonlar ve herhangi bir biçimde borç alınan fonlar olacağını söyleyebiliriz.

Son olarak, ödünç alınan fonların geri ödeme zamanlamasının değerlendirilmesi, iş planında yer alan özel hesaplamaları gerektirir. Bunlar, ilk yatırım ile yıllık nakit gelirin karşılaştırılmasına dayanmaktadır. Bu durumda, kural olarak, zaman faktörünün (indirim faktörlerine bağlı olarak) etkisini dikkate almak gelenekseldir.

8.3. Ekonomik verimliliğin gerekçesi

Yatırım projelerinin değerlendirilmesinde yaygın olarak kabul edilen dinamik kriterler şunlardır:

Net bugünkü değer NPV, NPV (Net Bugünkü Değer);

İç getiri oranı IRR, IRR (İç Getiri Oranı);

ID Karlılık Endeksi (PI);

İndirimli geri ödeme süresi.

Listelenen proje kabul göstergelerinin ana kriteri net bugünkü değerdir. Her ne kadar bir projeye fon yatırma kararı, listelenen tüm ek göstergelerin değerleri ve yatırım projesindeki tüm katılımcıların çıkarları dikkate alınarak yapılmalıdır.

Bu kararda, projenin uygulanması için çekilen sermayenin yapısı ve zaman içindeki dağılımının yanı sıra bazıları yalnızca anlamlı (ve resmi olmayan) bir şekilde dikkate alınabilecek diğer faktörler de önemli bir rol oynamalıdır. .

Tüm süreçler, kavramlar veya nesneler bir yerde başlar. Bu başlangıç anı birkaç gün ya da yıl önce gerçekleşti ve her şey farklı görünüyordu; şimdi olduğu gibi değil. Mesela bir arabaya baktığımızda başlangıçta öyle olmadığını anlıyoruz: Önce bir fikir ortaya çıktı, sonra bu fikir başkalarına aktarıldı ve tartışmaya neden oldu; Tasarımcılar çalışmaya dahil oldu, montaj süreci başlatıldı ve çok daha fazlası.

Yukarıdaki küçük bir örnektir. Ama özü mükemmel bir şekilde açıklıyor - her şeyin bir başlangıcı var.

Proje yönetimi bir istisna değildir. Karmaşık bir görev ve süreç zinciri olarak bu da bir yerden başlar. Bu ilk adım proje planı.

Bu yazımızda hem plandan ve planlama sürecinden bahsedeceğiz hem de “Böyle bir plan nasıl oluşturulur?” sorusuna ilişkin noktaları açıklayacağız. 7 adım belirledik.

Proje planı nedir?

Buna ek olarak şunu da fark etmiş olabilirsiniz: plan Bahsedilen ve Planlama süreci. Aralarındaki fark nedir? Her şey çok basit.

Planlama bir süreçtir, bir tartışmadır. Bu sırada işin kapsamı, hedefler ve bunlara ulaşmak için gerekli yollar açıklığa kavuşturulur.

Plan, tüm planlama kararlarını, onaylanmış hacmi ve maliyetleri içeren resmi bir belgedir. Ana işlevleri kontrol, katılımcılar arasındaki iletişimi kolaylaştırma ve planlamadır.

Bir proje planı oluştururken yöneticinin halihazırda temel bilgi ve becerilere sahip olması gerekir. Bu, başarılı uygulama şansını artırır. Ayrıca hazırlanan bir plan, gereksiz hataları ve kötü kararları öngörmenize ve bunlardan kaçınmanıza yardımcı olacağı gibi, zamandan tasarruf etmenize ve maliyetleri azaltmanıza da yardımcı olacaktır.

Proje Planı Hedefleri

İyi hazırlanmış bir plan aşağıdaki sorulara cevap vermelidir.

Neden?

Projeye fon tahsis edilme nedenleri açıklığa kavuşturulmalıdır; hangi sorunun çözülmesi gerekiyor.

Soru, sonuca ve nihai hedeflere ulaşmak için yapılması gereken çalışmalarla ilgilidir.

İlgili kişiler, rolleri ve sorumlulukları hakkında soru; nasıl organize edilmesi gerektiğiyle ilgili.

Ne zaman?

Bu projenin zamanlaması/süresi ile ilgilidir.

Proje planı nasıl oluşturulur?

Taslağa başlamadan önce yöneticinin proje boyunca ortaya çıkacak çok sayıda soru ve bunların cevaplarından haberdar olması gerekir. Her soru ayrı ayrı vurgulanabilir. Ancak yine de ortak karakteristik kalıpları ve modelleri belirlemek daha iyidir. Peki bir yöneticinin proje planı hazırlamak için ne yapması gerekir?

1. İletişim kurun

Başarının ilk adımı ekiple hedefler, üyeler, görevler vb. hakkında iletişim kurmaktır. Yönetici kimin hangi görevden sorumlu olduğunu, son teslim tarihlerini ve projede olup biten her şeyi bilmelidir.

İletişimin yalnızca ilk adım olmadığını da eklemekte yarar var. Proje boyunca iletişim başarının anahtarıdır.

2. Katılımcıları ve hedefleri belirleyin

Tüm proje katılımcılarını belirlemek bazen zordur: çok sayıda katılımcı olabilir. Üstelik doğrudan veya dolaylı olarak projeyi az veya çok etkileyebilirler. Bu nedenle planın hazırlanmasına doğrudan etki edenlerin tespit edilmesi ve onların isteklerinin ciddiye alınması önemlidir.

Projeye kimler katılabilir:

Müşteri– işi doğrudan finanse eden ve onaylayan kişi;
Proje Müdürü- projenin planlanması, ardından oluşturulması, yürütülmesi ve kontrolünde yer alan bir kişi;
Proje ekibi, nihai ürünü oluşturur. Ekip üyeleri geliştirme, kalite güvencesi, tasarım çalışması vb. dahil olmak üzere birçok önemli sürece dahil olur. Tipik olarak projeyi onaylamazlar;
Son kullanıcı;
Diğer. Bu liste çok çeşitli kişileri içerebilir: risk analistleri, satın alma uzmanları vb.

Bu aşamada neler yapılabilir? Kilit katılımcılarla röportajlar yapın. Bu şekilde hangi gereksinimlerin belirlendiğini ve hangi hedeflere ulaşılması gerektiğini anlayacaksınız. Hedeflere ulaşmanın en etkili yolu AKILLI hedef belirleme tekniğidir.

Mülakat yapmak aynı zamanda yöneticinin projenin hangi sorunu çözdüğünü ve ilk etapta neden finanse edildiğini anlamasını sağlar.

Bu bizim Neden soru.

3. İşin kapsamının tamamını belirleyin

Kuşkusuz herhangi bir planlamanın en önemli kısmı. Tüm önemli noktalar burada vurgulanmış ve tartışılmıştır: gerekçe, ürün tanımı, uygunluk kriterleri, hedefler ve sonuçlar, sınırlamalar, varsayımlar, maliyet tahmini ve diğerleri. Tüm proje katılımcıları bu aşamada tam bir anlayışa ve anlaşmaya varmalıdır. Tartışma bittiğinde, önemli olan her şey projenin içeriğini ve kapsamını açıklayan bir belgeye kaydedilir.

Bu aşama aynı zamanda projenin kapsamına girebilecek yanlış anlaşılma risklerini de azaltır.

Bu bizim Ne soru.

4. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Bir yöneticinin en önemli görevlerinden biri, görevlerin ekip üyeleri arasında dağıtılmasıdır. Görevlerini ve sorumluluklarını bilmelidirler. Ve elbette takımların belli sayıda katılımcıdan oluşan birimlerden oluştuğunu da unutmamak gerekiyor.

Bu bizim DSÖ soru.

5. Bir proje programı oluşturun

Bu nokta bir öncekinin doğrudan devamıdır. Roller ve sorumluluklar atandıktan sonraki adım, her kaynağın çalışma süresini başlangıç/bitiş tarihleriyle birlikte ayarlamaktır.

Bu bizim Ne zaman soru.

Aynı aşamada yönetici, genel olarak çalışma programıyla ilgilenen kritik yolu, önemli olayları belirler.

Projeyle çalışmak için hangi aracı seçmelisiniz?

6. Proje planınızı Gantt şemasıyla görselleştirin

Bazı insanların grafiklerden bahsettiğinde projenin tamamını kastettiklerini unutmayın. Bu tamamen doğru değil. Görselleştirilmiş bir program, planlamanın ve planın yalnızca bir parçasıdır. Projenin tamamı daha karmaşık bir yapıdır.

için çevrimiçi bir araç olan GanttPRO'yu kullanın. Onun yardımıyla bir yönetici şunları yapabilir:

Görevler oluşturun ve dağıtın;
Sürelerini başlangıç ve bitiş tarihleriyle ayarlayın.
Görevler arasında bağımlılıklar oluşturun. Yönetici tüm olayları izler ve tamamlanan bir görevin ne zaman bir sonraki görevi doğuracağını bilir;
Bireysel olayların ve bir bütün olarak projenin ilerlemesini izleyin;
Görevleri tamamlamak için gereken kaynakları belirleyin;
Kaynakların maliyetini ayarlayın;
Ekip üyeleriyle etkileşime geçin ve yaptıkları tüm değişiklikleri gözden geçirin;
Önemli olayları takip edin;
Kritik yolu görselleştirin - projeyi tamamlamak için gereken en kısa süre.

GanttPRO Gantt şemaları ile planlama süreçlerini yönetmek ve proje oluşturmak kolaydır.

7. Riskleri yönetin

Bir projenin tüm aşamaları risklere maruz kalabilir. Bu nedenle bunları yönetmek planlamanın en önemli yönlerinden biridir.

Deneyimli bir yönetici yalnızca bu tür durumları değerlendirip öngörmekle kalmaz, aynı zamanda bunları çözmenin yollarını içeren bir plan da oluşturabilir. Ekip de herhangi bir değişikliğe nasıl tepki vereceğini bilmelidir.

Hangi riskler ortaya çıkabilir?

Zaman ve maliyetler konusunda iyimser beklentiler;
Yetersiz tanımlanmış gereksinimler ve istekler;
Yetersiz tanımlanmış roller ve sorumluluklar;
Gereksinimlerdeki değişiklikler;
Yeni gereksinimler;
Bütçe kesintileri;
Zayıf iletişim.

Özetleyelim

Birbirinin aynısı proje yok. Riskler ve ertelenen son teslim tarihleri olmadan mükemmel bir şekilde uygulanabilir. Bir diğeri aynı katılımcılara, maliyetlere, programa ve hedeflere sahip olsa bile başarısız olabilir. Bir projede riskler ve değişiklikler kaçınılmazdır. Ancak yine de iyi planlanmış bir çalışma kapsamı, program, değerlendirilen riskler ve mükemmel ekip çalışması, planlamanın kendisini kolaylaştırmaya ve bir plan oluşturmaya yardımcı olacaktır. Bu durumda zor projeler bile eğlenceli olabilir.

Proje planlama konusunda deneyiminiz var mı?

Proje hedeflerine ulaşmaya yönelik faaliyetlerin uygulanma zamanını belirlemek ve aralarındaki zamansal ilişkileri kurmak için en riskli olaylar dikkate alınarak bir proje takvim planı hazırlanır. Planlama, işin kapsamını, riskleri ve sınırlamaları dikkate alan bir programın oluşturulması ve ardından netleştirilmesinden oluşur. Gerçek son tarihlerle karşılaştırılmadan, özel olarak planlanmış çalışma parametrelerinin bir listesi şeklindeki bir takvim planı anlamını yitirdiğinden, takvim planı yerine genellikle takvim planı adı kullanılır.

Bir program oluşturulması sonucunda işin süresi ve projeyi tamamlamak için gerekli kaynak tabanı dikkate alınarak eksiksiz bir proje programı elde edilir. Planlama genel olarak aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç ana aşamayı içerir:

Proje içeriğinin planlanması ve yapının oluşturulması,
bir iş sırası ve ağ programı oluşturmak,
Bir son teslim tarihi, süre planı hazırlamak, işin mantıksal bağlantılarını koordine etmek ve bunları Gantt şemaları veya tablolarında görüntülemek,
Kaynak ihtiyaçlarının (personel, makine, malzeme vb.) belirlenmesi ve kaynak kullanım planının hazırlanması,
proje işçilik maliyetlerinin ve diğer maliyetlerin hesaplanması.

Proje pratik uygulama aşamasına geçtikten sonra - planlanan eylemlerin uygulanması - işin ilerleyişi takvime göre izlenir ve düzeltici değişiklikler yapılır.

İşin kapsamını planlamak, görevler ve son teslim tarihleri için sorumlu uygulayıcıların atanmasını içerir. Statik bir kategori olarak görevler, sıralarıyla birlikte, projenin sonucuna yol açan dinamik bir çalışma durumu kategorisine dönüştürülür. Bu iş formatlı görevler bir programda ve/veya tabloda özetlenir. Görevler, performans kriterine göre (“çözüldü / çözülmedi”) sonuçların özünü ifade eder. Buna göre görevlerin başlangıç zamanı bitiş tarihi kadar önemli değildir.

Kural olarak program, bu amaçlar için çeşitli alanlardan uzmanların ilgisini çeken proje yöneticisi tarafından hazırlanır. Uzmanlar, işlerin tam bir listesinin hiyerarşik olarak oluşturulmasına yardımcı olmalıdır. Daha sonra işin süresi ve birbirine bağımlılıkları belirlenir. Bazı işler aynı anda (paralel olarak) yapılabilirken bazıları yalnızca sıralı olarak yapılabilir. Açıklık sağlamak için, bu ilişkiler, hiyerarşik bir görev listesinin bir eksende (dikey olarak) yer aldığı ve diğer eksende bir takvim ölçeğinin yerleştirildiği Gantt şemaları biçiminde sunulur. Programın hazırlanmasının sonuçlarına göre, tam bir iş listesi de dahil olmak üzere takvim odaklı, hiyerarşik olarak yapılandırılmış bir plan almalısınız.

Proje kaynak modeli aynı zamanda zamanlamanın bir parçasıdır. Belirli bir iş aşaması için sanatçılara olan ihtiyaç ve niteliklerinin benzersizlik derecesi, hammadde ve sarf malzemelerinin, mekanizmaların ve ekipmanların mevcudiyeti dikkate alınır. Kaynak tabanı, zamanın özelliklerine (takvim veya günlük istihdam), kaynak kullanma maliyetlerine ve yüzde olarak maksimum kaynak kullanılabilirliğine göre değerlendirilir.

En basit haliyle çizelgenin parametreleri her işin başlangıç ve bitiş tarihleri, süresi ve bu işler için gerekli kaynaklardır. Karmaşık takvim planları, işi başlatmak ve tamamlamak için çeşitli seçenekleri, bunların süresini ve zaman rezervlerini içerir. Ağ modellerini hesaplama yöntemi yalnızca erken ve geç tarihleri hesaplamayı mümkün kılar. Orijinal (temel) planlanan tarihler ve güncel tarihler, diğer faktörler dikkate alınarak seçilmelidir. Aralarından seçim yapabileceğiniz üç ana seçenek vardır:

Erken başlangıç tarihine göre. Bu, çalışmaların başlayabileceği en erken tarihtir. İşin süresi parametresini buna eklediğinizde erken tamamlanma tarihi elde edersiniz. İşin süresi işçi sayısına ve toplam emek yoğunluğuna, iş hacmine ve uygulama yoğunluğuna bağlıdır. Erken başlangıç tarihi esas alınarak projede yer alan sanatçıları teşvik edecek bir takvim planı oluşturulur.
Geç tamamlanma tarihine kadar. Proje çalışmasını geciktirmeden işin tamamlanabileceği son tarih, en son başlangıç tarihi ile sürenin toplanmasıyla hesaplanır. Proje sonuçlarını tüketici ihtiyaçları düzeyine mümkün olduğunca yaklaştırmak için seçilmiştir.
En olası sona göre. Kaynak yumuşatma için seçildi.

Erken ve geç başlangıç tarihlerinin farklı olması durumunda, aralarındaki süre (işe başlanabilecek süre) boş zaman haline gelir. Çoğu planlama sisteminde ilk ifade, işin süresinin değişmeden kalacağı ve dolayısıyla işin geç ve erken başlaması ile geç ve erken tamamlanması arasındaki farkın çakışacağı yönündedir. Kritik çalışma (süresi bir bütün olarak projenin süresini gösteren) sıfıra eşit gevşeklik ile çalışmaya dönüşür. Buna göre kritik süre, tüm iş kompleksinin tamamlanması için gereken minimum süre olarak kabul edilir ve kritik sürenin uzunluğuna sahip olacaktır.

Proje takvimi oluşturma teknolojisi

Proje yönetimi iş içeriği, kısıtlamalar ve riskler gibi parametrelere dayandığından takvim hazırlanmasında bu parametreler dikkate alınmalıdır. Plan geliştirme aşamaları aynı zamanda şu parametrelere de karşılık gelecektir: Aşama 1 ve No. 2 - işin içeriği, Aşama No. 3 ve No. 4 - kısıtlamalar, Aşama No. 5 - Riskler.

İş kapsamı listesinin oluşturulması. Liste önemlidir çünkü çalışmaların tamamını bir kerede sunmak mümkün değilse hatalar meydana gelecektir. Bunu önlemek için operasyonların kompozisyonunu belirlerken işin sıralı ayrıştırılması yöntemi kullanılır.
İşin süresine ve sırasına göre proje uygulama potansiyelinin belirlenmesi, bu da uygulama teknolojisine bağlıdır. Bahsi geçen sıralı ayrıştırma yönteminin yanı sıra, belirlemek amacıyla uzman değerlendirmesi, beyin fırtınası vb. yöntemlerden de faydalanılmaktadır.
Kaynak kullanılabilirliğinin oluşturulması. Proje süreçleri insan, malzeme, finansal, bilgi ve diğer kaynakları içerir. Bu nedenle çalışma programının finansman planıyla ilişkilendirilmesi gerekir. Bunu yapmak için kaynaklar farklılaştırılır - kıt kaynaklar kavramı tanıtılır. Bunlar benzersiz uzmanları, özel malzemeleri ve kapasiteleri içerir. Erişilebilirlik faktörü işin sırasını ve süresini doğrudan etkiler.
Dış kısıtlamaların tanımı. En yaygın kısıtlamalar mevsimsellik ve malzeme ve ekipman tedarikinden kaynaklanmaktadır. Dış etkinliklere ilişkin kısıtlamaya örnek olarak, ulusal bayrama denk gelecek şekilde zamanlanan bir etabın tamamlanması için son tarih gösterilebilir. Bu tür etkinlikler kilometre taşı olarak projeye dahil ediliyor.
Risk yanıt planlaması. Ana tehditler için takvim planını da etkileyen bir müdahale planının geliştirilmesi gerekmektedir.

Bu aşamalandırma, aşağıdaki anlamsal sırayı belirleyen bir takvim planı geliştirmenin genel mantığına karşılık gelir:

Adım 1. İşin kapsamının belirlenmesi.
Adım 2. Çalışma süresinin tahmini (işçilik maliyetleri).
Adım 3: Dış kısıtlamaları ve kilometre taşlarını belirleyin.
Adım 4. İş sırasının ve takvim planının düzenlenmesi.
Adım 5. Kaynak sınırlamalarına göre takvim planının yeniden hesaplanması ve netleştirilmesi.
Adım 6. Riskleri göz önünde bulundurun.

Aktif ve pasif olmak üzere iki karşıt müdahale stratejisi olduğundan, bunlar takvim planına da yansıtılır. Dolayısıyla aktif bir müdahale, riskleri en aza indirmeyi amaçlayan ek çalışmaların plan kapsamına dahil edilmesini içerir ve bu da ilgili çalışmanın zamanlamasını etkiler. Piyasaya yeni bir hizmet sunma örneğini kullanarak bu muhasebe parametresinin dahil edilmesini düşünürsek, hizmete yönelik talep eksikliği tehdidi tespit edilirse kayıpları en aza indirmek için ek araştırmalar yapılır. Bu araştırma ayrı bir çalışma olarak plana dahil edilmiş ve planı değiştirmiştir. Pasif müdahalenin, belirlenen riskler için ek mali rezervlerin oluşturulmasını da içermesi nedeniyle plan üzerinde dolaylı bir etkisi de vardır.

Takvim programının belgesel bileşeni

Proje kapsamındaki operasyonların nihai tahmini zamanlamasının ve toplam süresinin belirlenebilmesi için nihai koordinasyonun sağlanması ve program dokümanının onaylanması gerekmektedir. Proje katılımcılarıyla koordinasyon, programın yeterli olması ancak aşırı olmaması gereken ayrıntı düzeyini belirler. Başka bir deyişle, ilgili faaliyetlerden aynı kaynak sorumluysa, daha üst düzey işlerin bölünmesine gerek yoktur. Bağımsız çalışma için tahsis edilen görevin başka bir sorumlu kişiye devredilmesi gerekiyorsa, ayrılma süreci henüz tamamlanmış olarak adlandırılamaz.

Programın ön hazırlığı sırasında, kilometre taşı planları, ağ modelleri, WBS ve diğerleri dahil olmak üzere bir dizi ara belge oluşturulur. Takvim planının kendisi yalnızca bir planlama belgesi değil, aynı zamanda yürütmeyi izlemeye yönelik bir belge haline gelir. Proje zamanlama paketinin tam belgeleri şunları içerir:

Konsolide (kapsamlı) takvim planı.
Her sanatçı için ayrıntılı takvim programları.
İş paketleri için ayrıntılı programlar.
Sözleşme planı.
Kaynak ihtiyaçları hakkında bilgi.
Uygulamaya yönelik organizasyonel ve teknolojik önlemler.
İş ilerleme izleme planı.

Bu nedenle, proje takvim planı işlevsel olarak aşağıdakiler için gereklidir:

belirli eylemlerin gerçekleştirilmesine ilişkin talimatlar,
Kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin izleme rehberi ve dokümanı,
Projenin gidişatını değiştirmeye yönelik kararların temelini oluşturur.

Proje yönetimi programlarını (örneğin, Microsoft Project) kullanarak, zamanlamanın Gantt şeması veya tablo şeklinde elektronik bir formunu oluşturabilirsiniz. Tablo biçimindeki programın "başlığı", "Çalışma", "Zaman Çizelgeleri" (sütunlara işin başlangıç ve bitiş tarihlerine bölünmüş), "Sorumlu uygulayıcılar", "Sonuç", "Uygulama gerçeği" sütunlarından oluşabilir. Çoğu zaman tüm çalışmalar ayrı sütunlarda numaralandırılır ve her biri için bir yorum hücresi bırakılır.

Uygulamada proje planlama yönetimi çizelgeleme ile bitmez, çünkü bütçeyi ayarlamak ve ona bağlı çizelgeyi değiştirmek birkaç yinelemeden geçmeyi gerektirir.

Nihai plan, organizasyon yapısı, tedarik planlaması ve risk değerlendirmesi geliştirildikten sonra birleştirilmiş kapsamlı bir belge halinde derlenir.