Za rešitev proizvodnih težav se obrnite. Pismo z zahtevo: vzorci in primeri, pravila za sestavo

Pismo z zahtevo- to je zahteva za pridobitev potrebnih informacij, blaga, storitev, dokumentov, dajanje priporočil, organizacija sestanka itd. Pri sestavljanju morate utemeljiti potrebo po izpolnitvi zahteve. Lahko se naslovi na določeno fizično ali pravno osebo – organizacijo. Ta lahko vsebuje več zahtev.

Kako napisati prošnjo

Pismo prošnje ima podobno strukturo kot splošni in je po obliki skoraj identično. Njegova registracija se izvede na pisemski glavi podjetja. Običajno ga podpiše vodja organizacije ali pooblaščena oseba.

Primeri besednih zvez poslovnih pisem - prošnje

Utemeljitev zahteve:

• V povezavi z ...
• Glede na…
• Glede na ...
• Temelji…
• Da bi…
• Temelji…
• Po navedbah…
• V skladu z…

Besedilo zahteve:

• Prosimo vas, da razmislite / zagotovite / izvedete / obvestite / obvestite / nujno pošljete ...
• sprašujemo vas...
• Prosimo za vašo pomoč pri...
• Prosimo za vaše soglasje za...
• Prav tako vas prosimo….

Zaprosilo zahteva pisanje odgovora.

Vzorec prošnje

Obveščamo vas, da g. N.S. Leskov bo prispel v Moskvo 15. marca, vljudno vas prosimo, da se dogovorite za sestanek in rezervirate hotelsko sobo za 2 dni. G. N.S. Leskov bo prispel let 1583.

Hvaležni bi bili tudi, če bi se lahko dogovorili, da se bo med obiskom srečal z vašimi strankami.

V toku poslovnih dokumentov se oblika pisnega pisma uporablja zelo pogosto, ko je treba od nje pridobiti soglasje druge osebe ali določene storitve. V tem članku boste našli že pripravljene vzorce in primere za različne situacije, pa tudi pravila za sestavljanje takšnih pisem.

Tradicija in pravila za sestavo prošnje so se razvila izključno v praktičnem poteku dela - t.j. na zakonodajni ravni niso bili odobreni nobeni obrazci ali navodila. Vendar pa je na splošno treba upoštevati naslednjo strukturo:

1. Kot običajno najprej izpolnite "glavo", ki navaja polno ime organizacije pošiljateljice z ustreznimi kontaktnimi podatki, pa tudi ime določenega zaposlenega (običajno direktorja podjetja) in ime organizacije prejemnice. .
2. Sledi samo besedilo, ki je sestavljeno iz opisa situacije in utemeljitve zahteve. Besedilo naj bo čim krajše – običajno sta dovolj 1-2 odstavka. Pomembno je, da svojo zahtevo natančno in nedvoumno navedete, tako da sogovornik dobro razume bistvo vaše pritožbe.
3. Sledi podpis, dešifriranje podpisa in datum sestavljanja.

Tako je sestavljen po standardni možnosti za takšne dokumente - obrazec je podan spodaj.

Kot primer lahko uporabite že pripravljen vzorec.

OPOMBA. Odločitev o navedbi ali nenavedbi imena dokumenta (tj. o napisu v sredini "Zahtevo") sprejme pošiljatelj. Praviloma je to potrebno v primerih, ko je primerno poudariti naravo dokumenta in namen, ki ga eno podjetje poskuša doseči od drugega.

Ker v tem primeru govorimo o tem, da eno podjetje računa na kakšno storitev ali celo koncesijo svojega partnerja, je seveda treba pri pisanju pisma, njegovem oblikovanju in celo pošiljanju vzeti zelo resno. Vsaka podrobnost lahko naredi vtis, zato je bolje upoštevati tudi na videz nepomembne nianse:

1. Najprej je bolje, da jo pošljete s fizično pošto - navadno rusko pošto ali še bolje zasebno organizacijo, ki dostavlja pošto od vrat do vrat in veliko hitreje. Sporočilo v elektronski obliki ali še bolj poslano po faksu se pogosto dojema bolj neosebno, kot neželena pošta.
2. Poleg tega vam fizični način dokumentiranja dokumenta (tj. kot običajne poštne pošiljke) omogoča ugoden vtis zaradi dražjega papirja, ovojnice, znamke in drugih sredstev za dekoracijo.
3. Za pisanje besedila je vedno izbrana pisemska glava - to vam omogoča, da zahtevi dodate več formalnosti.
4. Bolje se je izogibati eksplicitnim klerikalizmom v besedilu – t.j. stabilne besede in izrazi, ki se običajno uporabljajo v poslovnem okolju. Zgodbo dobesedno »posušijo« in naredijo splošen negativen vtis. Enostavno jih je zamenjati z bolj izvirnimi možnostmi - na primer "Prosim vas, da razmislite" do "Upam na vaše razumevanje in pomoč pri reševanju tega vprašanja."
5. Končno se je vredno na splošno držati tradicij poslovne korespondence, tj. besedilo je pretežno napisano v uradnem poslovnem slogu. Ne sme biti nobenih liričnih odmikov, preveč zapletenih skladenjskih konstrukcij ali dveh (pomensko) stavkov. Paziti je treba na to, da sogovornik zelo enostavno zazna sporočilo – tako z vidika razumevanja kot psihološko.

NASVET. Če je mogoče besedilo napisati ročno, je bolje uporabiti to metodo. Ročno napisane črke ga izstopajo od ostalih. Vendar je bolje, da pisanje zaupate strokovnjaku, ki pozna tehnike kaligrafije.

Sorte

Glede na specifično situacijo obstajajo različice črk. Večina zahtev se nanaša na finančne zadeve – na primer popust, znižanje plačila za storitev ali odlog. Najmanjši del prošenj je namenjen pomoči pri reševanju morebitnih drugih vprašanj. Spodaj so obravnavani najpogostejši primeri in že pripravljeni primeri črk.

O dodelitvi sredstev

Prošnja za donacije, tudi v dobrodelne namene, je precej resna zahteva. Zato je pri sestavljanju pomembno čim bolj konkretno opisati situacijo, poleg tega pa je jasno navesti, za kaj točno je denar potreben in iz kakšnega razloga ga ni mogoče vzeti iz drugega vira.

Pri sestavljanju lahko vzamete tak vzorec kot osnovo.

Od NVO "Raduga"

Poslanec zakonodajnega zbora

Sankt Peterburg Milošnikov I.N.

Spoštovani Ilya Nikolaevich! Pozdravlja vas direktor neprofitne organizacije Rainbow.« Naša organizacija je bila ustanovljena leta 2012 in vsa ta leta neprekinjeno zagotavlja finančno pomoč otrokom z akutnimi oblikami levkemije. Glavna usmeritev naše dejavnosti je nabava ustreznih zdravil in kompleksne operacije.

Vsa ta leta je bil glavni vir financiranja naših dejavnosti podjetje LLC "...". Aprila 2017 pa je obseg financiranja močno upadel in trenutno ne moremo izvajati dobrodelnih prireditev v enakem obsegu.

Po naših podatkih bi moral letni proračun sklada ob upoštevanju zasebnih donacij znašati 10 milijonov rubljev. Tako je treba v zvezi s prenehanjem financiranja pokriti razliko v višini 8 milijonov rubljev. letno. Upamo na vašo pomoč, saj trenutno ni mogoče najti sponzorjev.

Lep pozdrav, V.K. Svetozarov

O dostavi blaga

Tukaj je pomembno, da pokažete svoje zanimanje in pripravljenost za sodelovanje. Zato morate najti prave besede, da bo sogovornik prežet z zaupanjem in sprejel ustrezno odločitev. Za osnovo lahko vzamete tak vzorec.

generalni direktor LLC "..."

Nekrasov N.K.

Od direktorja podjetja "..."

Elizarova V.M.

Lep pozdrav, Nikolaj Konstantinovič! Na regijski razstavi o kmetijstvu, ki je potekala maja letos, se je naše podjetje zanimalo za vzorce strojev in opreme, ki ste jih ponudili.

Z vami bi radi začeli sodelovanje z dostavo testne serije blaga (celoten seznam je priložen kot ločen dokument k temu pismu). Zagotavljamo pravočasno plačilo blaga in storitev. Izražamo upanje na dolgoročno in obojestransko koristno sodelovanje.

Naši kontaktni podatki:

S spoštovanjem, V.M. Elizarov

O popustih

Trenutno je to precej pogosta vrsta, saj so se gospodarske razmere v mnogih pogledih poslabšale. Izkušnje kažejo, da je prepričanje nasprotne stranke, da zagotovi popust, še posebej dobro v takih primerih:

• če podjetja sodelujejo že dlje časa, na primer več kot eno leto;
• če se naenkrat kupi večja količina blaga.

do izvršnega direktorja

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od direktorja LLC "Veres"

Aleksandrova K.N.

Pozdravljeni, Gennady Viktorovich. Z veseljem ugotavljamo, da naša podjetja sodelujejo že več kot 2 leti. Zahvaljujemo se vam za dosledno visoko kakovost vaših storitev, kakor tudi za pomoč pri reševanju številnih aktualnih vprašanj.

Menimo, da za vas ni skrivnost, da so se v zadnjem letu gospodarske razmere v naši tržni niši močno poslabšale. Žal trenutno doživljamo določeno pomanjkanje prihodkov, ki je povezano z zmanjšanjem četrtletnega dobička.

V zvezi s temi okoliščinami upamo na vaše razumevanje in soglasje pri zagotavljanju 10 % popusta na storitve, ki bodo opravljene v naslednjem koledarskem letu 2018. Seveda je tak ukrep začasne narave in zavezani smo k polnemu sodelovanju pod obojestransko koristnimi pogoji v primeru stabilizacije gospodarskih razmer.

S spoštovanjem, K.N. Aleksandrov

Znižanje najemnine

V tem primeru bo utemeljitev vaše zahteve v pismu približno enaka kot v prejšnjem primeru.

do izvršnega direktorja

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od direktorja LLC "Veres"

Aleksandrova K.N.

Pozdravljeni, Gennady Viktorovich. V poslovnem letu, ki se je končalo leta 2016, je naša družba utrpela izgube, ki so presegle pričakovane za 10 %. Prisiljeni smo trditi, da je naše podjetje prizadela finančna kriza. To se odraža v zmanjšanju pretoka strank za 15-20 % lastnikov.

V zvezi s tem upamo na vaš dogovor, da zagotovite 10 % popust na najemnino. Rad bi vas opozoril na dejstvo, da smo precej veliki najemniki, hkrati pa v celotnem obdobju našega petletnega sodelovanja nismo priznali niti ene zamude pri plačilu, izpolnili pa smo tudi vse drugi pogoji pogodbe. Izhajamo iz predpostavke, da je ta ukrep začasen, zato smo pripravljeni še naprej plačevati pristojbino v celoti, takoj ko se razmere na trgu stabilizirajo.

S spoštovanjem, K.N. Aleksandrov

O odloženem plačilu

V tem primeru je pomembno priznati, da plačila res niste izvedli pravočasno, in natančno pojasnite razlog. Seveda morate natančno navesti zapadlost celotnega zneska.

Direktor LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Od direktorja LLC "Parabolia"

Aksakova T.G.

Pozdravljeni, dragi Nikolaj Jurijevič. Septembra 2017 nismo izvedli drugega plačila za vaše storitve v višini 100.000 rubljev. Uradno smo vas obvestili o nezmožnosti plačila en mesec vnaprej. Trenutno pojasnjujemo, da je podjetje našlo sredstva za plačilo. Prosimo vas za obročno shemo za dva meseca: oktober in november (vsak po 50.000 rubljev).

Svojih finančnih obveznosti in dolgov se ne izogibamo in vas opozarjamo, da v vseh 3 letih našega sodelovanja nismo nikoli kršili pogodbe. Upamo na vaše razumevanje in se veselimo nadaljnjega obojestransko koristnega sodelovanja.

S spoštovanjem, T.G. Aksakov

Prosim plačajte za drugo podjetje

Takšne zahteve lahko nastanejo v primerih, ko se eno podjetje zaveže izpolniti finančne obveznosti drugega podjetja pod določenimi pogoji. To predlogo lahko uporabite kot primer.

SP Blagodarov A.K.

Sestavni in pomemben del sodobne poslovne korespondence je prošnja. Vzorci in primeri besedil, predstavljeni v članku, ter navedena pravila za njegovo pisanje vam bodo pomagali kompetentno sestaviti potrebno besedilo in ga urediti v skladu s običaji pisarniškega dela. Ponujamo vam vodnik po korakih za pisanje tovrstne pritožbe.

Splošne informacije

Zaprosilo je pomembno v primerih, ko mora njegov avtor od drugih oseb pridobiti kakršne koli podatke, dokumente, za izvedbo posla ali drugih poslovnih dejanj. Lahko je usmerjen tako na ime določene osebe (vodja, direktor, vodja oddelka itd.) kot na celotno organizacijo kot celoto. Vaša prošnja za pomoč mora biti v skladu s splošno sprejetimi pravili poslovnega dopisovanja.

Pismo je obraz podjetja, tudi malenkosti so pomembne. Natisnite ga na pisemsko glavo, ki jo podpiše pooblaščena oseba in žigosa (če je na voljo). Bodite odgovorni za izbiro pisave, njeno velikost in lokacijo besedila na strani. Ne zanemarite robov, rdečih črt in odstavkov. Pogosto se prvi vtis ustvari že s pogledom na dokument.

1. korak: Določanje cilja

Če napišete neosebno pismo določenemu podjetju, potem bo najverjetneje šlo na recepcijo ali pisarno, nato vodji in posledično neposrednemu izvajalcu. V "zaglavnici" besedila navedite pravilno polno ime organizacije, najbolje je dodati tudi pravni naslov.

Kot je navedeno zgoraj, je najboljša možnost možnost z navedbo določenega naslovnika, torej osebno naslovljeno prošnjo za pomoč. Vedno poskušajte nagovarjati po imenu in patronimu. Na primer, "Dragi Aleksander Viktorovič!" ali "Spoštovani gospod Schwartz!" Tako, prvič, izrazite svoje spoštovanje do osebe, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, ji nalaga določene obveznosti, odgovornost za njeno obravnavo in izvajanje.

V nekaterih situacijah bo logično, da za naslovnika uporabite skupino ljudi, določeno ekipo ali njen del. To velja tudi v primerih, ko je prošnja poslana na več naslovov. Uporabite tako besedilo, kot so: "Spoštovani kolegi!", "Spoštovani računovodje!" itd.

2. faza: kompliment

Dobro je, če je v pisni zahtevi v zvezi s svojim naslovnikom kompliment. Zdi se, da s tem odgovarjate na njegovo logično vprašanje: "Zakaj to vprašanje naslavljaš name?" Opazimo lahko pretekle zasluge in osebne lastnosti osebe, status podjetja itd. Uporabljajte zlasti naslednje stavke: "Vaše podjetje je vodilni dobavitelj ...", "Mnogi ste pomagali pri reševanju zapletenega vprašanja na tem področju ...", "Vaša organizacija je vodilni strokovnjak na trgu v polje ..." itd. Ne pozabite, da je primerna pohvala, če ima pismo prošnje (vzorci in primeri v besedilu) nestandarden značaj in mora biti naslovnik všeč. Opozorite ga na lastnosti in zasluge, ki so pomembne za izpolnitev vaše zahteve. Ne priporočamo pa prestopanja zelo tanke meje med dobrim in pravilnim komplimentom ter nesramnim laskanjem.

3. korak: Utemeljite zahtevo

Vsaka zahteva mora biti obrazložena, saj mora naslovnik vedeti, zakaj ga nagovarjate. Zato ga je smiselno predstaviti v bistvo zadeve. Na tej stopnji priporočamo, da izberete tri najbolj prepričljive argumente, ki jih je treba vgraditi v besedilo pisma po shemi: srednja moč, šibka, najmočnejša.

Zahteva je lahko drugačna, zato morate biti pripravljeni na dejstvo, da naslovnik ne bo vedno zainteresiran za njeno izpolnitev. V zvezi s tem se mora prepričati, da njegovo izvajanje zanj prinaša potencialne koristi. Povabite naslovnika, da vaš dokument vzame s polno resnostjo.

Zaprosilo lahko vsebuje predlog za izvedbo določene zanj privlačne priložnosti.

Primeri besed

• "Podjetni in poslovni ljudje so si ves čas prizadevali ne le za materialni uspeh, ampak tudi za osebno rast, da bi jih ljudje za vedno zapomnili po svojih dobrih delih, pridobili njihovo spoštovanje."
• "Seveda je vaš glavni cilj izboljšati življenjski standard meščanov mesta." To besedilo lahko uporabite zlasti, ko se poslancu sestavi prošnja, na primer o zagotavljanju prostorov za vrtec, ureditvi igrišča itd.

Izrazite lahko tudi problem, ki je za naslovnika nujen, mu pokažete, kako mu lahko vaša prošnja pomaga pri njenem reševanju ali pri uresničevanju določenih priložnosti.

Zgodi se, da drugi stranki nimate kaj ponuditi ali pa je v tem kontekstu neprimerno. V tem primeru je najbolj optimalen izhod, da poveste o pomenu vaše zahteve. Opišite situacijo čim bolj natančno in popolno, tako da vzame tisto, kar se kliče za dušo. Če sentimentalnega trenutka v vaši zgodbi a priori ni, navedite dejstva in se osredotočite na vzročno-posledične povezave. Povejte nam, kaj se bo zgodilo, če boste zavrnjeni ali, nasprotno, privolite v pomoč.

4. faza: Oris zahteve

Ko je naslovnik psihično pripravljen sprejeti vašo prošnjo, jo je mogoče navesti. Naj bo vaše besedilo kratko, izogibajte se dolgim, zapletenim stavkom in dvoumnostim ali podcenjevanju. Zaprosilo (vzorci in primeri besedil v besedilu) mora biti jedrnato in jasno po pomenu. Torej, če zahtevate nakup katere koli opreme za podjetje, navedite popolnost, ceno in količino:

"Za opremljanje urgentnega oddelka bolnišnica potrebuje nov avto, katerega stroški znašajo 3,5 milijona rubljev. Prosimo vas, da nam pomagate pri nakupu.”

Ali pa je treba na primer navesti zahtevo za znižanje najemnine: "Prosimo vas, da znižate najemnino za prostore na raven 500 rubljev. na kvadratni meter, dokler se gospodarske razmere ne stabilizirajo."

5. korak: Povzetek

Na koncu pisma je treba povzeti vašo zahtevo. Ponovite to še enkrat in poudarite dejstvo, da bo naslovniku koristilo, če vam bo zagotovil zahtevano pomoč. Vendar je treba v tem primeru besedilo zahteve nekoliko spremeniti. Če se vrnemo k istemu primeru znižanja najemnine, predlagamo naslednje besedilo:

»Če se strinjate, da znižate najemnino na raven 500 rubljev. na kvadratni meter med stabilizacijo trenutnih gospodarskih razmer boste lahko prispevali k ohranitvi več kot 20 delovnih mest, prav tako pa ne boste utrpeli izgub zaradi popolnega pomanjkanja plačila."

Ne pozabite, da je pomembno, da ponovite ne le zahtevo, temveč tudi koristi, ki jih lahko pridobite z izpolnitvijo, in ni nujno, da je bistvena. Mnoga velika podjetja voljno delujejo kot sponzorji, vlagatelji in so vključena v dobrodelna dela.

Menimo, da zdaj, po preučevanju postopka v fazah, ne boste imeli vprašanja o tem, kako napisati prošnjo. Dovolj je le upoštevati vsa pravila poslovne korespondence in nekatere nianse. Predlagamo, da preučite še en primer.

Primer

Dragi Feliks Petrovič!

Vaše podjetje že nekaj let organizira praktična izobraževanja za študente v podjetju in jim pomaga pri udejanjanju znanja, ki so ga pridobili na univerzi.

Kot vodja kadrovske službe ste oseba, ki jo zanima privabljanje novih sodelavcev, mladih in perspektivnih inženirjev, visoko usposobljenih strokovnjakov. Danes je ta poklic eden najbolj zahtevanih. Mnogi študenti bi radi vedeli o njegovih zmožnostih, subtilnostih in pomenu.

V zvezi s tem vas prosimo, da se dogovorite za sestanek glavnega inženirja s prijavitelji in študenti 1-2 predmetov 25. aprila ob 17:00 na podlagi vašega podjetja.

Ko ste danes povedali o prednostih in skrivnostih poklica, postavljate trdne temelje za usposabljanje strokovnjakov in strokovnjakov jutri. Morda bo po nekaj letih le eden od njih pripeljal vaše podjetje na novo raven razvoja.

S spoštovanjem in hvaležnostjo,

Rektor univerze I. Zh.Bychkov

Po preučevanju informacij o tem, katere zahteve mora izpolnjevati pismo z zahtevo, vzorcev in primerov besedila, se lahko zlahka spopadete s pisanjem v praksi.

PISMO-ZAHTEVKA

Pismo prošnje je morda najpogostejša oblika poslovne korespondence. Število situacij, zaradi katerih je treba vložiti zahtevo v imenu pravne ali fizične osebe, ni mogoče prešteti. To je prejemanje informacij, vzorcev izdelkov, usklajevanje dejanj, spodbujanje k kakršnim koli dejanjem itd.

Sestava in struktura prošnje se ne razlikujeta veliko od standardnih (glej Poslovna pisma. Pravila registracije. Struktura pisma). običajno, besedilo prošnje sestavljen iz dveh delov:

1. Uvodni del, kjer je v pripovedni obliki predstavljeno bistvo zadeve, pojasnjeni so motivi in ​​razlogi za vložitev zahteve. Tukaj se pogosto uporabljajo naslednji standardni izrazi:

• razlog za peticijo
  • Zaradi neprejetja...
  • Glede na družbeni pomen ...
  • Glede na (naše dolgoletno sodelovanje)...
  • Glede na (dolgotrajnost in plodnost naših poslovnih vezi) ...
  • Zaradi neskladnosti vaših dejanj s predhodno sprejetimi dogovori ...
  • Zaradi zamude pri prejemu pošiljke...
  • Na podlagi rezultatov pogajanj o ...
    itd.
• Cilj zahteve
  • Za izpolnitev naročila ...
  • Da bi problem čim prej rešili...
  • Da se dogovorimo o vprašanjih ...
  • Da bi zagotovili varnost prehoda tovora ...
  • Da bi se izognili konfliktnim situacijam ...
    itd.
• sklicevanja na podlago za pritožbo
  • V skladu s predhodno sklenjenim dogovorom ...
  • V zvezi s kontaktiranjem nas ...
  • Na podlagi ustnega dogovora...
  • Glede na naš telefonski pogovor...
  • V skladu z vladno uredbo ...
  • Po protokolu o medsebojnih dostavah ...
    itd.

Vse zgornje izraze je treba uporabiti ob upoštevanju konteksta in govorne situacije.

Skoraj vsi standardni izrazi se začnejo z izpeljanim predlogom ali kombinacijo predlogov. Pozornost je treba nameniti pravilni uporabi teh predlogov pri samostalnikih, ki so večinoma v rodilniku in dativu.

2. Pravzaprav prošnja. Tukaj ključni stavek črke vključuje besede, sestavljene iz glagola vprašaj... Njegovo uporabo pojasnjujejo bontonske zahteve za poslovna besedila in psihološki zakoni poslovnega komuniciranja - oseba se laže privoli, da izvede dejanje, izraženo v obliki zahteve kot v obliki zahteve.

V nekaterih primerih sama zahteva, izražena opisno, morda ne vsebuje tega glagola, na primer: Upamo, da boste naš predlog lahko obravnavali v navedenem roku..

Zahtevo je mogoče navesti v prvi osebi ednine (" prosim..."), prva oseba množine (" prosim ..."), iz tretje osebe ednine (v tem primeru se uporabljajo samostalniki s skupnim pomenom:" Vodstvo sprašuje... ", "Uprava sprašuje... ", "Svet dela sprašuje ... ", itd.), iz tretje osebe množine, če je uporabljenih več samostalnikov s zbirnim pomenom ( Uprava in svet delovnega kolektiva prosita ... ).

Če je prošnja večplastna, je lahko sestava drugega dela takega pisma videti tako (deli sestave morajo ustrezati delitvi besedila odstavkov):

Prosim prosim ...)
...
Hkrati sprašujem ...(Tudi vprašaj ...)
...
In tudi prosim ... ( In tudi vprašaj ...)
...
itd.

Pri sestavljanju prošnje morate upoštevati in takšna priporočila:

1. Ko podajate zahtevo, poudarite svoj interes ali interes vaše organizacije, da jo izpolnite.
2. Pismo v nobenem primeru ne začnite z besedo "Prosim ..." - bolj taktično je, da najprej razložite razloge za vašo pritožbo (tudi če so vse podrobnosti že dogovorjene z naslovnikom).
3. Ne hitite se vnaprej zahvaliti prejemniku... To postavlja tako sebe kot prejemnika v neroden položaj. Poskusite se zahvaliti, ko veste, da je bila vaša prošnja odobrena.

Pri oblikovanju zahteve se pogosto uporabljajo naslednji standardni izrazi:

• Apeliramo (apeliram) na vas (vas) s prošnjo ...
  ... o pošiljanju na naš naslov ...
  ... o smeri na moj naslov ...
  ... o pošiljanju v našo organizacijo ...
  ... o dajanju mi ​​...
• Vprašamo (vprašamo) vas (vas) ...
  ... obvesti (nas) ...
  ... Pošlji mi) ...
  ... nujno prisoten ...
  ... takoj javi ...
  ... obvestiti (vodstvo podjetja) o ...
  ... obvesti me o ...
• Prosim za vaše (vaše) soglasje za...
  ...pošiljanje na naslov ...
  ... daje nam ...
  ...spoznavanje ...
  ... prenos ... naslednje opreme ...
• Prosimo za vašo (vašo) pomoč pri...
  ... prejemanje ...
  ...odpošilja čim prej ...
  ... zagotavljanje dodatnih informacij o ...
  ... vodenje ...
• Prosim za vaša (vaša) navodila...
  ... za sklenitev pogodbe o ...
  ... za dostavo iz skladišča podjetja ... zastopniku ...
  ... za papirologijo o ...
  ... za revizijo ...
• Prosimo vas, da ne zavrnete vljudnosti in ....

Pisma s prošnjo so najpogostejša vrsta poslovnega pisma. Zaprosila so sestavljena tako, da sprožijo določena dejanja naslovnika, ki so potrebna za avtorja pisma. Povedali vam bomo, kako napisati uradno prošnjo. Vzorce in primere najdete v članku.

Pismo z zahtevo: vzorci in primeri

Kako in zakaj napisati prošnjo

Pisma s prošnjo so zasnovana tako, da sprožijo določena dejanja naslovnika, ki so potrebna za avtorja pisma. V upravljanju ogromno situacij povzroča taka pisma. To je lahko razmeroma preprosta situacija, v kateri ni treba predstaviti informacij, ki so zapletene v zvezi z dogodkom, podati kakršno koli utemeljitev ali prepričati naslovnika. V takih primerih je bolje začeti prošnjo neposredno z izjavo same zahteve.

Zaprosilo uradniku: primer pisma

Prenesite vzorec pisma

Niso pa vse situacije v upravljanju tako enostavne. Večina situacij zahteva utemeljitev ali, z drugimi besedami, pojasnilo pri sestavljanju zaprosil:

• v tej povezavi;
• zakaj;
• kaj je namen pisma.

Utemeljitev je praviloma potrebna, da bi vplivali na naslovnika, ga prepričali, da ravna na povsem določen način, kot želi ali potrebuje avtor pisma. Če prošnja vsebuje utemeljitev, potem je najpogosteje pred izjavo zahteve, na primer (znak // kaže mejo med deli besedila pisma).

Zaprosilo z obrazložitvijo: vzorec

Prenesite vzorec pisma

Ruski jezik je eden od jezikov z relativno prostim vrstnim redom besed. V katerem koli od zgornjih besedil lahko zamenjamo dele stavka brez večjih posegov v pomen. Pismo s prošnjo za pomoč z vzorcem bi lahko izgledalo takole.

Besedne zveze, ki najprej izpostavijo glavno idejo pisma in nato argumentacijo, imajo posebno slogovno konotacijo: vedno se dojemajo kot izrazitejše od besednih zvez, zgrajenih po načelu "utemeljitev - sklep". Vendar je vsakršno izražanje tuje poslovnemu slogu, skoraj vedno daje prednost slogovno nevtralnim jezikovnim sredstvom. Zato so v vzorcih pisem poslovnih zahtev pravilnejši stavki, v katerih je najprej podana razlaga, obrazložitev, nato pa je navedeno bistvo zadeve.

Struktura prošnje

Ko pišete prošnjo, poskušajte zagotoviti, da sta utemeljitev in zaključni del (prošnja) slovnično en stavek. Tudi v primerih, ko utemeljitev vsebuje sklicevanje na regulativne dokumente, dejstva, dogodke, ne ločite utemeljitve v ločen stavek , v nasprotnem primeru boste morali za izražanje vaše zahteve uporabiti fraze, kot so: »V zvezi z navedenim prosimo ...«, »Upoštevaje navedeno sprašujemo ...«, »V zvezi s tem prosimo . ..« itd. Te konstrukcije ne nosijo informacij in naredijo besedilo bolj zapleteno tako z vidika strukture kot z vidika zaznave. Zaprosila se lahko sestavijo v še bolj zapletenih situacijah upravljanja.

Shematično lahko to situacijo predstavimo na naslednji način

Pismo s prošnjo, sestavljeno v takšni situaciji, bo lažje zaznati, če bo vsebina predstavljena v zaporedju, ki odraža logiko razvoja same situacije. V tem primeru je mogoče v strukturi pisma razlikovati tri dele:

• uvod (opis dogodkov, dejstev, ki neposredno vplivajo ali lahko vplivajo na situacijo upravljanja);
• utemeljitev (razlaga razlogov, zakaj je treba z zahtevo stopiti v stik z naslovnikom);
• sklep (prošnja), na primer (komunikacijsko-pomenski deli črke so ločeni z znakom //)

Uradna prošnja: vzorčna struktura Po informacijah, ki jih imamo, naj bi se v rafinerijah sladkorja Kursk in Belgorod, ki sta glavni dobaviteljici sladkorja Moskvi in ​​moskovski regiji, med marcem in aprilom letos izvajati načrtovana preventivna dela, katerih časovni razpored je ni bilo dogovorjeno. // Zaradi dejstva, da se bo v obdobju vzdrževalnih del proizvodnja sladkorja in njegova dobava potrošnikom znatno zmanjšala, // vas prosimo, da sklenete delovni sestanek s predstavniki moskovske vlade o zagotavljanju oskrbe s sladkorjem v moskovsko regijo v obdobju delne zaustavitve teh tovarn.

Ne glede na strukturo besedila je zahteva v pismu oblikovana z glagolom "vprašati". V pismih, sestavljenih na pisemskih glavah organizacij, se uporablja Glagolska oblika 1. osebe množine:

Prosimo, da nam posredujete podatke o ..., Prosimo vas, da nam posredujete podatke o ..., Kontaktiramo vas z zahtevo o ..., Prosimo vas za izvedbo ... in drugo.

V pismih, sestavljenih na pisemski glavi uradnikov, se uporablja Glagolska oblika 1. osebe ednine:

Prosim vas, da razmislite o vprašanju ..., prosim vas za informacije o ... in drugih.

Eno pismo lahko vsebuje več zahtev (po možnosti na eno vprašanje). V tem primeru se najprej oblikuje glavna zahteva in nato preostanek z uporabo naslednjih jezikovnih izrazov:

Prav tako vas prosimo (upoštevajte, zagotavljajte, vodite ...), Hkrati vas prosimo ... in druge.

Pismo z zahtevo: vzorec, če je v pismu več zahtev hkrati

Prenesite vzorec

Za ustvarjanje predloge pisma z zahtevo uporabite posebno storitev: izdelovalec poslovnih pisem

Preizkusite storitev zdaj

Kot vsako poslovno pismo je tudi pismo z zahtevo sestavljeno z navedbo vseh njegovih podrobnosti in registrirano v dnevniku izhodnih dokumentov. Poleg tega mora prošnja vsebovati:

• odhodna številka in datum (če je to odgovor na drugo pismo, potem številka in datum dohodnega pisma);
• ime podjetja naslovnika;
• po potrebi pečat organizacije.

Kako in zakaj napisati povpraševanje

Pismo prošnje je pravzaprav nekakšna prošnja. Zahteve se praviloma postavljajo za pridobitev kakršnih koli uradnih informacij ali dokumentov. V komercialnih dejavnostih je povpraševanje zahteva kupca prodajalcu (uvozniku izvozniku) z zahtevo po podrobnih podatkih o izdelku (storitev) ali po pošiljanju ponudbe za dobavo izdelka (opravljanje določenih storitev). ). Na splošno veljajo pisma s prošnjo po enakih pravilih kot pisma z zahtevki, na primer:

V komercialnih dejavnostih v besedilu zahteve praviloma navedite: ime blaga (storitev); pogoje, pod katerimi jih avtor pisma želi prejeti; količina in/ali kakovost; pogoji dostave blaga ali opravljanja storitev; cena in druge informacije. V komercialni zahtevi se uporabljajo naslednji izrazi:

Prosimo vas, da nas obvestite o možnosti dostave ... Prosimo vas za ponudbo za dostavo ... Prosimo vas za podrobnejše informacije o ... itd.

Na primer:

Prosimo vas, da nas obvestite o možnosti dobave klimatskih naprav modela AS-200 v količini 150 kos. februarja - marca 2005 ter obvestiti o plačilnih in dobavnih pogojih.

Prenesite vzorce zahtevkov:

Odgovor dopisne organizacije na pismo z zahtevo ali zahtevo je pismo odgovora, ki je lahko dogovor ali zavrnitev. V komercialnih dejavnostih se odgovor na povpraševanje sestavi kot komercialno pismo, v katerem se potrdi prejem povpraševanja, sporočijo se podatki o izdelku, ki ga zanima kupec. Komercialna ponudba (ponudba) je lahko tudi odgovor na povpraševanje. Pisma-zahteve in pisma-zahteve so sestavljene v skladu z GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo".

Pri sestavljanju in obdelavi zahtev in poizvedb se uporabljajo naslednje podrobnosti:

• destinacija;
• naslov do besedila (če je besedilo pisma več kot 4–5 vrstic);
• besedilo;
• podpis;
• oznaka o umetniku.

Vsa poslovna pisma so sestavljena na posebnih obrazcih.