Письмо к руководителю компании с предложением развития. Как написать предложение о сотрудничестве, которое не удалят при получении

Из этой статьи вы узнаете:

• Как правильно написать предложение о сотрудничестве, чтобы не смогли сказать «нет»
• Каких ошибок стоит избегать

У многих бизнесменов и даже менеджеров крупных компаний возникает проблема с тем, чтобы правильно написать предложение о сотрудничестве. Либо они не представляют, как взяться за эту задачу, либо допускают грубые ошибки и потом расстраиваются, когда партнерство не сложилось. Пришла пора разобраться, как грамотно и результативно написать предложение о сотрудничестве блогеру, медийной персоне и т. п., каковы правила составления подобных текстов и как выигрышно преподносить себя и свою фирму.

Как правильно написать предложение о сотрудничестве

Кто и кому предлагает сотрудничество?

Необходимость написать предложение о сотрудничестве обычно возникает у работников, занимающихся развитием бизнеса компании. Тексты подобных писем утверждаются непосредственным руководителем или топ-менеджером фирмы.
Необходимо заранее выяснить, кто получит ваше предложение: рядовой работник, секретарь, менеджер, начальник отдела. К каждому из них нужен свой подход.
Письмо можно адресовать лично директору предприятия, с которым планируется сотрудничество, либо руководителю одного из направлений, начальнику структурного подразделения или даже узкопрофильному специалисту. Решение о начале взаимодействия все равно будет принимать руководство фирмы.
Многие люди недооценивают важность коммерческого предложения (КП) и не понимают, для чего оно вообще нужно. Следует разобраться в функциях КП и приемах его составления.

Структура предложения о сотрудничестве:

• Заголовок. Наверняка ваш адресат – крайне занятой человек, и он может ограничиться чтением только темы письма, чтобы понять, интересно ему это или нет. Точно сформулируйте тему: она должна побудить прочесть сообщение целиком (а не призывать к покупке товара, например). Можно подготовить несколько писем с разными заголовками и протестировать их, чтобы выбрать самый эффективный вариант.
• Проблема. Эксперты в сфере копирайтинга и корпоративных коммуникаций рекомендуют: если хотите написать качественное, «цепляющее» коммерческое или предложение о сотрудничестве, затроньте проблемы, актуальные для адресата, в самом начале текста.
• Варианты решения. Дав получателю понять, что вы в курсе его проблем и осознаете их важность, можно предлагать собственные способы решения: например, услуги, которые могут быть полезны читателю письма, или партнерство на выгодных условиях.
• Стоимость. Некоторые предприниматели, составляя коммерческое или предложение о сотрудничестве, не решаются точно указать цены на свою продукцию или услуги, опасаясь, что это отпугнет потенциального клиента или партнера. Однако эксперты советуют все-таки указывать стоимость, давая возможность адресату письма самостоятельно решить, высокая она для него или нет. Но при этом важно эти цены обосновать.
• Призыв к действию. Он должен быть четким и недвусмысленным. Чего вы хотите добиться, написав предложение о сотрудничестве или отправив КП? Звонка, посещения сайта, оформления заказа в интернет-магазине или же взаимных услуг по бартеру? Сформулируйте свое пожелание и обязательно перечислите бонусы и преимущества, которые получит адресат, такие как скидка на товар в день получения письма, например.
• Контактные данные. Укажите не только свой номер телефона, но и другие каналы связи: адрес сайта, группы в соцсетях, скайп и т. п.
• Дата. Чтобы получатель не запутался в сообщениях (особенно если за КП последуют исправленные версии, дополнения и т. д.), лучше сразу указывать дату, когда предложение было отправлено.
• Подпись. Ф. И. О. и должность автора письма обязаны присутствовать в тексте, причем сразу после вступительной части. Если необходимо подготовить и отправить коммерческое или предложение о сотрудничестве в бумажном варианте, желательно поставить подпись в конце.
• Нумерация страниц. Длинные многостраничные тексты, в том числе предложения о сотрудничестве и КП, нуждаются в нумерации (формата «страница №… из…»).
• Оформление. Абзацы оформляются с красной строки. В электронных письмах желателен дополнительный интервал между абзацами – он облегчает чтение. Выравнивание по ширине делает текст более аккуратным. Составляя предложение о сотрудничестве или КП, отдавайте предпочтение стандартным шрифтовым гарнитурам – Times New Roman и т. д. Оптимальный размер шрифта – 12–14.

Написать и отправить предложение о сотрудничестве – это еще не все. Позвоните получателю, поинтересуйтесь, вызвало ли письмо интерес. Если нет, то нужно будет совершенствовать текст и оформление предложения о сотрудничестве. Проверять эффективность разных вариантов писем можно на постоянных клиентах, экспертах или личных знакомых.

Еще несколько советов на тему того, как правильно написать предложение о сотрудничестве:

1. Текст должен быть на фирменном бланке.
2. Правильно обращайтесь к представителю компании или персоне, которой предлагаете сотрудничество.
3. Заранее поблагодарите адресата – это требование вежливости весьма актуально для деловой переписки.

Фирменный бланк вовсе не обязателен, можно написать предложение о сотрудничестве и на простом листе белой бумаги. Но бланк с логотипом предприятия является рекламоносителем и элементом имиджа компании.
Приветствие – немаловажная часть писем, содержащих предложения о сотрудничестве или приобретении товаров и услуг. Внимательно составляйте приветственную часть сообщения. К некоторым адресатам нужно обращаться по имени и отчеству, а именно:

Настроение письма . Коммерческое предложение должно излучать уверенность в превосходном качестве описываемого товара или услуги. Избегайте таких штампов, как «Позвольте предложить вам…», «Надеемся, вам будет интересно наше предложение», «Очень ждем вашего ответа» – они производят отталкивающее впечатление. Есть и другая крайность: фразы вроде «Уверены, что вам понравится!», «Мы точно знаем, что…» и т. п., звучащие слишком нагло и самонадеянно. Дайте возможность адресату самому составить мнение о вашем предложении.
Придерживайтесь позитивной стилистики в письмах с КП: употребляйте частицу «не» и отрицания как можно реже, заменяйте их утвердительными фразами, используйте синонимы.

Приложения к письму , идущие в самом конце, содержат различные дополнительные сведения: технические описания, расчеты, графики, чертежи и т. д. Можно прикрепить к письму несколько приложений, главное – не слишком перегружать читателя информацией.
Что касается цен, то финансовые условия предложения лучше оформлять по принципу слоеного пирога: вначале описать пользу и выгоду, которую получит клиент, затем указать цену, после – вновь обозначить преимущества. Для продуктов, имеющих несколько версий, следует пояснять, чем вызвана разница в ценах.
Аргументы. Конечно, любой потенциальный партнер, которому вы написали и отправили предложение о сотрудничестве, или возможный потребитель вашего продукта будет сомневаться. Особенно если ваше сообщение выгодно до неправдоподобия. Докажите, что оно выполнимо и реалистично, приведите необходимые доводы (в зависимости от специфики вашего товара или услуги).
В качестве аргументов обычно используют мини-кейсы, портфолио реализованных проектов, отзывы клиентов или их списки, рекомендации, расчеты, различные свидетельства, сертификаты и гарантии, фотоотчеты, подборки «до и после», точные характеристики продукта или подробное, со всеми необходимыми цифрами описание деятельности компании.
Актуальность предложения . Все финансовые показатели, особенно цены, подвержены изменениям, поэтому необходимо дать адресату ясное понимание сроков их актуальности. Укажите отрезок времени действия вашего предложения.

Примеры того, как написать коммерческое предложение о сотрудничестве

Как написать предложение о сотрудничестве в соцсетях

Большинство людей, которым приходится составлять предложения о сотрудничестве, озабочены тем, как найти в себе смелость и обратиться к известной личности или блогеру (и как не потерять мотивацию продолжать писать такие письма, если в ответ следует молчание или отказ).
Если вдуматься, это очень странно: ведь те же самые люди совсем не боятся искать новые пути развития бизнеса, оригинально и красиво вести странички своего проекта в соцсетях, искать работников и собирать команду. Более того, многим вполне хватает смелости для лихого вождения машины, экстремального спорта и даже покупки шаурмы на вокзале. А вот необходимость написать звезде письмо с предложением о сотрудничестве почему-то пугает.
Все дело в том, что всем неприятно получать отказы. Но они будут в любом случае. Правда, можно научиться вести себя так, чтобы их стало меньше. Но даже отказ в резкой форме – это:

• тоже результат;
• не приговор: ведь только стодолларовая купюра может нравиться всем (и то не факт, некоторые предпочитают тысячу).

Однако, к сожалению, в 70 % отказов на предложения о сотрудничестве виноваты сами авторы писем. Стратегия упорной осады нескольких выбранных блогеров, ежедневное закидывание их письмами – тупиковый путь. Постоянным поиском новых площадок для размещения рекламы заниматься необходимо, но важно – правильно выбрать адресатов и обратиться к ним в удачный момент, тогда вероятность отказа ниже всего.

Чтобы заключить выгодную сделку для своего бизнеса, необходимо заинтересовать вероятного партнёра. Удобно сделать это в письменном виде - составить коммерческое предложение о сотрудничестве.

Доказать выгоду сотрудничества

Бизнесмен должен убедить партнёра, что сотрудничество принесёт обоим опровержимую выгоду. Также следует объяснить, при каких обстоятельствах он её получит.

При составлении коммерческого предложения (КП) следует учитывать статус предприятия и прислушиваться к рекомендациям опытных маркетологов.

Конечно, раскрученным компаниям с известными брендами (Mercedes, Газпром, Coca-Cola и прочее), не нужно прилагать усилия и всячески изощряться, чтобы убедить представителя той или иной компании сотрудничать с ними. В этом случае достаточно оформить письмо с кратким изложением преимуществ своего товара или услуги.

Для остальных бизнесменов очень важно соблюсти некоторые тонкости, чтобы данное предложение возымело желаемый эффект.

Важные компоненты, входящие в коммерческое предложение

При составлении документа о сотрудничестве необходимо придерживаться стандартных требований.

• Использовать фирменный бланк.
• Составить грамотное обращение к представителю компании.
• Выбрать оригинальный заголовок.
• Кратко изложить суть предложения.
• Побудить контрагента к действию.
• Привести актуальные контакты.
• Проявить вежливость в форме предварительной благодарности.

Использование бланков

КП можно составить на обычном листе бумаге, это вполне допустимо. Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма.

Текст приветствия

Важная часть - обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться. К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:

• когда предложение отсылается после предварительного телефонного разговора с вероятным партнёром;
• КП адресовано целевому потребителю, к которому можно применить индивидуальный подход.

Оригинальный заголовок

Заголовок необходим в качестве рекламного эффекта, он должен содержать главную концепцию КП. При обращении в государственное учреждение креативный заголовок необязателен. От него также можно отказаться, если компания и так достаточно разрекламирована.

Если предложение исходит от бюджетной организации, предложение формулируется по установленному образцу, в котором креатив не требуется. Такое письмо носит стандартный характер и не требует проявления инициативы от его составителя, его форма остаётся в рамках принятых правил.

Суть предложения должна быть изложена содержательно, но лаконично: короткий рассказ о компании, предлагаемые товары, услуги, работу или взаимовыгодное сотрудничество.

Основная часть документа

Как побудить клиента к действию

Чтобы заставить согласиться сотрудничать, не следует применять давление. Такой подход только оттолкнёт получателя письма, и надежда на сотрудничество будет потеряна навсегда. Гораздо эффективнее сделать заманчивое предложение, предоставив какое-либо поощрение или вознаграждение. Например, скидку за своевременный отклик.

Контактные данные

Следует написать не только телефон, но и электронный адрес, чтобы клиент имел физическую возможность ответить на предложение о сотрудничестве.

Заранее поблагодарите получателя письма за то, что уделил время на его прочтение. Хотя, если речь о персональном деловом предложении, благодарность принято принимать по умолчанию.

На ошибках учатся

Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод - учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.

Усложнённые синтаксические формы

Для формулировки КП необязательно строить слишком правильные, с законченным смыслом фразы. Более эффективно воздействуют на человека короткие предложения с недосказанными мыслями, междометиями. Изложение должно иметь живой язык, а не сухие умозаключения.

Чрезмерная краткость

Мнение о том, что нужен предельно короткий текст, ограниченный одной страницей, можно назвать стереотипом. А это далеко не то, что может дать желаемый результат. Лучше всего при составлении письма с коммерческим предложением забыть о рекомендациях в плане объёма, особенно, когда есть о чём интересно рассказать. Можно найти немало образцов таких писем и убедиться, насколько они содержательны и способны зацепить.

Дублирование

Обычно повторяются одни и те же ошибки, когда рассказывают об аналогичном товаре или услуге точно такими же фразами, как делает это конкурент. Необходимо не только описать и расхвалить свой продукт, а доказать, что именно в данной компании он самый лучший и незаменимый. Здесь уместно проявить красноречие, чтобы обратить внимание на исключительность товара. Далее следует раскрытие сути - почему именно с этой компанией будет более выгодно сотрудничать.

Перечисление достоинств

Простой рассказ о достоинствах продукции компании ни к чему не приведёт. Любая похвала требует доказательств: почему именно этот товар самый лучший и выгодный. Для этого прекрасно используются отзывы тех, кто пользовался данной услугой или продукцией, причём это должны быть либо широко известные личности (звёзды кино, спорта, эстрады), либо известные представители компаний с положительным имиджем.

Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.

Всем одно и то же

Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.

Фотогалерея: образцы удачных коммерческих предложений

Коммерческое предложение с правильной разбивкой на подзаголовки Коммерческое предложение с удачной структурой документа Коммерческое предложение с лаконичным изложением преимуществ услуги Коммерческое предложение с описанием преимуществ при сотрудничестве

Коммерческое письмо иностранному партнёру

При составлении коммерческого письма-предложения иностранному клиенту следует придерживаться стандартной структуры и формы. Начинаться КП должно с обращения, броского, подкупающего заголовка. Далее следует внятное изложение сути предложения, его выгоды и заканчиваться выводами и контактными данными. Если в штате нет менеджера, владеющего английским, такие услуги может оказать переводчик или копирайтер со знанием английского.

Образец коммерческого предложения на английском

Необходимость в сопроводительном письме

Сопроводительное письмо содержит принципы сотрудничества в сжатой форме. Используется сопровождение с тем, чтобы сократить объем основного предложения.

Составляется сопровождение по желанию отправителя, однако здесь должна присутствовать чёткая структура и соответствие требованиям основ делопроизводства.

Прежде всего, необходимо обратиться к адресату и поприветствовать его. Если оно отсылается после предшествующего телефонного звонка, желательно обратиться с указанием имени и отчества.

Пример обращения

«Здравствуйте, уважаемый Степан Васильевич!»

или «Добрый день, Вас приветствует компания …»

«ООО «Домосед» делает Вам предложение широчайшего ассортимента кухонных аксессуаров по цене производителя».

Сообщить о прилагаемых документах:

«Предлагаем ознакомиться с выгодным предложением скидок».

Побудить к принятию решения:

«Желаете с нами сотрудничать? Обращайтесь по адресу…».

Образец сопровождения

Здравствуйте, уважаемая Мария Семёновна!

Меня зовут Дмитрий Павлович. Я главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле», мы говорили с вами по телефону в среду в 11.40. По вашей просьбе направляем данные о системе расчёта.

Компания «Мобиле» располагает широким ассортиментом транспортных средств различного назначения (легковые, пассажирские, грузовые) и гибкую систему оплаты по доступным ценам:

1. Наличный и безналичный виды расчёта.
2. На выплату в течение 12 месяцев с внесением первого взноса в размере 10% стоимости.

Наше предложение дополнено приглашением на выставку-продажу нашей продукции, где предложены выгодные для Вас скидки. Начало события в 12.00 12.08.2016. Наш адрес: г. Москва, ул. Тимирязева, 45.

По всем вопросам обращайтесь по тел.: (325) 503–23–45.

С уважением, главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле».

Отправка предложения

Коммерческое предложение можно доставить лично или по обычной почте. Однако эти традиционные формы связи считаются несколько устаревшими. Самый современный и оперативный вид отправки, это, безусловно, электронная почта.

При всей её популярности, ещё не каждый знает о тонкостях процесса отправки электронного письма. Во-первых, важно применять формат PDF, он более универсальный и хорошо адаптирован для различных версий. Во-вторых, необходимо учесть, что подобное предложение отправляется исключительно от лица, с которым велись предварительные договорённости.

Не менее важным также является тема письма, ни в коем случае не отправлять «без темы». Она должна звучать примерно так: «Предложение о сотрудничестве по поставкам спортивных товаров».

Итак, требуется соблюсти следующую последовательность:

1. заполнить электронный адрес;
2. прикрепить основной документ в формате PDF;
3. сформулировать тему письма;
4. написать небольшой сопроводительный текст в теле письма.

Ожидание ответа

Начинающие менеджеры часто сомневаются, перезванивать ли контрагенту после отправки предложения. Опытные профессионалы всегда возьмут дело в свои руки. Сразу после отправки целесообразно позвонить и спросить, дошло ли письмо, и через какое время можно поинтересоваться решением партнёра . Дальнейшее поведение подскажет сама ситуация. Главное, не быть назойливым, не надоедать и не навязываться. Однако не забывать о поставленной цели и всё-таки постараться убедить клиента стать партнёром.

В настоящее время только ленивый не сможет справиться с задачей составить коммерческое предложение. Однако добиться подписания контракта о сотрудничестве - это уже вопрос профессионализма: умение вести переговоры, обладать культурой речи и навыками делового письма.

На чтение 11 мин. Просмотров 40 Опубликовано 21.10.2018

На начальном этапе развития бизнеса руководству компании необходимо найти надежных контрагентов. Для этой цели потенциальным партнерам рассылаются письма с предложением о сотрудничестве. Данные документы являются одной из форм коммерческого предложения. С помощью таких бланков, предприниматель может заинтересовать будущего контрагента, убедив его заключить контракт именно с данной компанией. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как написать письмо с предложением о сотрудничестве.

Коммерческое предложение - это документ деловой переписки, который содержит информацию рекламного характера, способную заинтересовать потенциального клиента

Необходимы ли в бизнесе коммерческие предложения

Письмо с предложением заключить контракт на взаимовыгодных условиях, позволяет молодым компаниям найти поставщиков или партнеров для дальнейшего развития своего бизнеса. Как правило, составлением подобных писем занимаются работники, заведующие внешним документооборотом. Содержание данного бланка должно быть в обязательном порядке согласовано с руководством компании . Значительно реже, разработкой таких бумаг занимается сам генеральный директор.

Специалисты рекомендуют, при составлении коммерческих предложений использовать персонализированный тип писем . Это означает, что в тексте письма указывается имя и фамилия руководителя той организации, с которой фирма желает заключить контракт. Коммерческие предложения можно адресовать как лично руководителю компании, так и его заместителю. Здесь важно отметить, что далеко не все письма с данным содержанием рассматриваются администрацией фирмы. Как показывает практика, большинство бизнесменов, получающих такие письма, отказываются от их рассмотрения.

Для того чтобы снизить вероятность получения отказа, отправлять такое письмо необходимо только после проведения предварительных переговоров . Во время данных мероприятий бизнесмену необходимо убедить потенциального контрагента рассмотреть идею о сотрудничестве. Очень важно доказать, что заключение контракта позволит получить двустороннюю выгод у. Только после этого необходимо уточнить сроки и метод отправки письма с полным описанием условий сотрудничества.

При разработке подобного бланка необходимо учитывать базовые основы маркетинга и престижность компании, с которой предстоит сотрудничество.

Далеко не каждый новичок в мире бизнеса может убедить представителей компании Ford или «МТС» подписать контракт. Раскрученным брендам значительно проще убедить своих потенциальных партнеров в выгоде от подписания договора. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что контрагент должен почувствовать свою выгоду от потенциальной сделки. Для этого в тексте письма необходимо лаконично изложить все достоинства своей компании, предлагаемой продукции, либо услуг.

Для того чтобы письма с предложением о сотрудничестве приносили желаемый эффект, необходимо учитывать множество важных нюансов. Текст данного письма должен вызывать интерес у его читателя. Грамотно написанный текст, содержащий самую необходимую информацию, должен мотивировать к определенным действиям. В идеальных условиях, получатель такого письма должен попросить предоставить прайс-лист на услуги или продукцию. Такое развитие событий говорит об эффективности рассылки.

По мнению специалистов в области юриспруденции, коммерческое предложение можно рассматривать как официальный бланк. Однако на сегодняшний день не существует типового шаблона, который используется при разработке подобных бланков. Каждая фирма может самостоятельно сформировать образец письма, который будет использоваться во внешнем документообороте. Здесь нужно отметить, что при составлении деловых писем необходимо учитывать бизнес-этику и основы делопроизводства.

Цель делового письма о сотрудничестве - сделать предложение, от которого трудно отказаться, и, тем самым, приобрести новых партнеров, чтобы в дальнейшем успешно продавать свои товары и/или услуги

На что обратить внимание при составлении документа

При составлении документов рассматриваемого типа, рекомендуется использовать фирменные бланки . Высокой эффективностью обладают персонализированные письма. В таких коммерческих предложениях указывается имя и фамилия получателя письма. Правила делового этикета требуют проявления вежливости и благодарности за прочтение письма. Эти нюансы необходимо обязательно учитывать при разработке образца бланка, который будет использоваться в документообороте.

Выбор бланка

Как показывает практика, составить коммерческое предложение о сотрудничестве можно и на простом листе формата «А4». Однако использование фирменных бланков имеет несколько неоспоримых плюсов. Такие бланки являются составной частью имиджа компании. Также данные документы могут рассматриваться как рекламные материалы.

Особенность приветствия

Выше мы уже отмечали, что приветствие потенциального партнера является одной из самых важных частей текста. Данный раздел документа требует повышенного внимания при его разработке. Применение стандартных форм целесообразно лишь при общей рассылке документов. В том случае, когда с потенциальным контрагентом уже проводились предварительные переговоры, необходимо в тексте письма указать его имя и отчество. Такой же подход необходим к покупателям и заказчикам, с которыми планируется заключить крупную сделку.

Привлекательный заголовок

Многие бизнесмены отказываются от прочтения коммерческих предложений, сравнивая такие письма с навязчивым спамом. Особенно это касается электронных сообщений. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо придумать интригующий заголовок . В нем необходимо раскрыть основное содержание самого документа. От использования «рекламных» заголовков можно отказаться лишь в том случае, когда письмо направляется в государственные структуры. От использования рекламных текстов могут отказаться и те компании, что имеют раскрученный имидж.

Многие бюджетные организации при разработке коммерческих предложений используют классическую «сухую» форму документа. В таких письмах отсутствует креатив и рекламные уловки. Так как данные документы составляются на основе общепринятых правил, то руководству бюджетных структур нет необходимости использовать различные приемы привлечения внимания к своему предложению.

Подобное письмо представляет «лицо» вашей фирмы, поэтому от того, насколько грамотно, интересно и ясно оно будет составлено, зависят ваши перспективы к сотрудничеству

Главная часть предложения

В основном разделе документа необходимо коротко и лаконично изложить условия предлагаемого сотрудничества. Нужно кратко описать все преимущества партнерства и выгоду, которую получит вторая сторона. Текст письма должен быть обязательно аргументирован. Главным требованием к такому документу является отсутствие навязчивости.

Многие предприниматели допускают большую ошибку, используя психологические методы давления. Такой подход к подготовке документа может оттолкнуть читателя, что обернется потерей выгодного контракта. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо использовать различные способы мотивации на конкретное действие . Обещание скидки, за обращение в течение определенного промежутка времени, может увеличить эффективность письма.

Контактные данные

В последнем разделе писем с предложением о сотрудничестве указываются контактные данные. Получатель такого письма должен иметь физическую возможность согласиться или отказаться от предложенных условий сделки. Для этого нужно указать телефон и адрес электронной почты. Если письмо отправлялось в бумажном виде, то в тексте бланка необходимо указать полные реквизиты своей компании.

В конце документа необходимо поблагодарить получателя за то, что он потратил свое личное время на прочтение письма. Данное правило делового этикета необходимо обязательно учитывать при подготовке персонального документа.

Как лучше отправлять предложение

Рассмотрев классический шаблон письма с предложением о сотрудничестве необходимо уделить немного внимания методам отправки писем. Предприниматель может воспользоваться услугами курьерской службы или отправить бланк «Почтой России». Также можно попросить одного из сотрудников компании доставить письмо секретарю потенциального партнера. Важно отметить, что данные классические методы документооборота давно устарели. В современном мире принято использовать электронную почту. Использование такого метода связи позволяет значительно оптимизировать документооборот.

При отправке электронных писем необходимо учитывать несколько важных нюансов. Для создания электронного документа рекомендуется использовать формат PDF. Главной особенностью этого формата является его универсальность. Его поддерживают как обычные настольные компьютеры, так и другие гаджеты. Также необходимо учитывать, что рассылкой таких писем должен заниматься тот человек, который проводил предварительные переговоры. В противном случае, получатель может просто удалить письмо, пометив его как спам.

Многие предприниматели допускают большую ошибку, не указывая тему электронного письма. Во время отправки документа необходимо сделать заголовок «Предложение о сотрудничестве». Также в заголовке можно указать короткое содержание документа. Используя электронную форму документооборота необходимо придерживаться следующих правил:

1. Указать электронный адрес получателя сообщения.
2. Загрузить электронную форму бланка.
3. Написать мотивирующий заголовок.
4. Сформулировать сопроводительный текст, который будет указан в самом письме.

Предложение о сотрудничестве на практике составляется для текущих партнеров или для потенциальных

Многие новички в бизнесе боятся показаться слишком назойливыми и редко перезванивают потенциальным партнерам после отправки письма. На этом этапе очень важно не потерять контроль над ситуацией. Сразу же после отправления документа необходимо перезвонить контрагенту для того, чтобы уточнить, было ли получено письмо. Во время этого разговора нужно узнать, какой срок потребуется предпринимателю, для того, чтобы решить вопрос о необходимости заключения контракта. Во время телефонного разговора необходимо быть максимально лаконичным. В противном случае, такое поведение может расцениваться как навязчивость и назойливость.

Распространенные ошибки

Создать эффективное письмо с предложением о сотрудничестве довольно сложно. Как правило, при разработке подобных писем используются правила маркетинга и рекламы. Перед тем как самостоятельно приступить к разработке бланка, необходимо узнать о самых распространенных ошибках. Такой подход минимизирует риск отказа в заключении сделки.

Усложненный синтаксис

Многие предприниматели, пытаясь убедить потенциального партнера, «строят» слишком сложные словесные конструкции. Для того чтобы воздействовать на читателя, нужно использовать короткие предложения, состоящие из нескольких фраз. Несмотря на то что при составлении КП используются правила ведения деловой переписки, очень важно излагать свои мысли простыми словами.

Ненужная краткость

По мнению многих предпринимателей, текст коммерческого предложения должен занимать не более одной страницы. Однако в некоторых ситуациях, подобное сокращение письма может оттолкнуть читателя. Очень важно раскрыть все подробности будущей совместной работы. Однако не нужно слишком сильно стараться и расписывать все прелести сотрудничества на десять листов.

Многочисленные повторения

Некоторые предприниматели, отравляющие письма с предложением о сотрудничестве, перечисляют в документе несколько своих основных товаров или услуг. Для описания продукции используются одни и те же фразы и формулировки. Другие предприниматели просто копируют описание продукции у своих конкурентов. Такой подход к составлению коммерческих писем является в корне неправильным. Необходимо не только грамотно разрекламировать свое предложение, но и доказать, что потенциальный партнер не получит более выгодных условий сотрудничества от конкурентов. Основной упор в тексте письма необходимо сосредоточить именно на эксклюзивности предложенной продукции либо услуг. Только после того, как будет раскрыта главная тема, можно переходить к перечислению преимуществ совместной работы.

Стандартов и правил для текста подобных писем не существует, однако есть основные моменты, которые должны присутствовать в них

Навязывание собственных достоинств

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что коммерческое предложение является своеобразной рекламой собственной фирмы. Однако, все достоинства компании должны быть аргументированы. В качестве аргументов можно использовать положительные отзывы от тех людей, что уже воспользовались предложенной услугой или товаром. Очень важно привести в пример тех личностей, что известны потенциальному получателю КП. Это могут быть как звезды шоу-бизнеса, так и другие знаменитости.

В качестве примера преимуществ своей компании, человек, составляющий коммерческое предложение, может рассказать историю своего клиента, который воспользовался предложением. Лучшим подтверждением результативности сотрудничества являются конкретные цифры . Здесь необходимо указать размер дохода, который получил человек, воспользовавшийся данным предложением.

Примеры удачных коммерческих предложений

Для того чтобы лучше понимать структуру КП, необходимо рассмотреть практический пример коммерческого предложения о сотрудничестве. Грамотно составленное письмо позволяет значительно увеличить шансы на заключение договора. Ниже мы предлагаем ознакомиться с содержанием персонального письма, отправленного работниками дизайнерского агентства.

«Дорогой Дмитрий Николаевич!

Наша фирма предлагает Вам заказать разработку дизайна для корпоративного сайта, который будет использоваться для представления продукции, изготовленной вашим предприятием. Наши специалисты имеют все необходимые ресурсы для того, чтобы создать мощный инструмент для развития бизнеса. Наши возможности:

1. Разработка нескольких образцов дизайна с учетом индивидуальных требований клиента.
2. Оказание помощи в дальнейшем запуске ресурса.
3. Представление полной технической информации.
4. Проведение обучающих семинаров с работниками компании.
5. Бесплатная разработка фирменного логотипа в качестве подарка.

Затратив всего двадцать тысяч рублей за заказ разработку корпоративного сайта, Вы значительно увеличите охват потребительской аудитории. Наличие собственного ресурса позволяет увеличить продажи на 300 процентов! При этом, Вы получите доступ к новому рынку и возможность принимать заказы от клиентов из других регионов.

Наши условия:

1. Оплата полной стоимости услуг на момент подписание договора.
2. Размещение рекламного блока на созданном ресурсе со ссылкой на наш сайт.

Мы с удовольствием рассмотрим Ваши предложения о взаимовыгодном сотрудничестве!
С уважением, представитель компании «Дизайн», Романова Р. Р.Вконтакте

Что делает коммерческое предложение о сотрудничестве успешным? В любой из сфер бизнеса важно нравиться контрагентам, привлекать их внимание к собственной продукции и завязывать долгосрочные контакты. Первым инструментом сотрудничества часто выступает коммерческое предложение. Рассказываем, как подготовить хороший текст и создать привлекательное письмо для будущих партнёров.

Главная задача любого коммерческого предложения - заинтересовать потенциального контрагента в сотрудничестве с вами, убедить в превосходстве вашей продукции или услуги над аналогами конкурентов. Соответственно, всё его содержание должно соответствовать этой цели. Не нужно рассказывать историю своей компании, приводить избыточную статистику успехов на рынке, утомлять деталями производственного процесса - только то, что поможет заключить сделку (совершить продажу).

Мы рассмотрим разнообразные примеры писем с предложениями о сотрудничестве, но главное - выделим основные признаки успешного письма и типичные ошибки, заставляющие любого контрагента закрыть послание не читая.

Главная задача любого коммерческого предложения - заинтересовать потенциального контрагента в сотрудничестве с вами.

Как отправляют коммерческие предложения

В настоящее время существует два основных варианта направления коммерческого предложения: в бумажном виде и в электронном (по электронной почте, в социальных сетях или мессенджерах). Разумеется, у каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Но правила составления будут во многом схожи, с той разницей, что электронное письмо открывает больше возможностей для использования медиа-файлов (изображений, видео и аудио).

Структура коммерческого предложения

Любой образец коммерческого предложения о сотрудничестве должен быть чётко структурирован:

• тема письма и приветствие (при необходимости);
• представление (в бумажном письме эту функцию выполняет фирменный бланк);
• суть предложения, описание перспектив сотрудничества, конкурентные преимущества;
• ссылка на приложение (при наличии);
• контактные данные (телефоны, адреса, страницы в социальных сетях).

Чёткая структура необходима для лёгкой ориентации читателя внутри текста. Потенциальный партнёр должен мгновенно увидеть суть предложения, его преимущества в виде конкретных аргументов и контактные данные отправителя.

Готовые примеры коммерческих писем о сотрудничестве

Рассмотрим на практике, как составить хорошее письмо о сотрудничестве, которое будет интересно потенциальному контрагенту. Прежде чем писать собственное предложение, изучите разнообразные варианты в интернете, а потом пишите свой.

Не стоит пользоваться чужими письмами, исправив в них только свои данные - это плохой тон. К тому же, есть вероятность, что ваш партнёр уже читал этот текст и ваша репутация будет сильно испорчена. Поэтому образцы ниже даются только в качестве примера, но не в качестве готового шаблона.

Образец 1: письмо потенциальному партнёру по бизнесу

Тема: сотрудничество в сфере грузоперевозок

Добрый день!

Наша компания «Скорость» работает на рынке грузоперевозок с 2006 года. За это время мы совершили более 30 тысяч перевозок и не получили ни одной жалобы. Мы сотрудничаем с компаниями «Вагон-сервис», «Севернефть» и «Сталь».

Вашей компании «Стеклопром» мы готовы предложить безопасные и быстрые доставки грузов (в том числе бьющихся) по всей России по цене 25 рублей за километр, при расстоянии свыше 300 километров - 20 рублей. Все дополнительные детали сотрудничества предлагаем обсудить по телефону **-**-**. Благодарим за внимание и ждём вашего звонка!

Не стоит пользоваться чужими письмами, исправив в них только свои данные - это плохой тон.

Образец 2: предложение проведения презентации товаров

Тема: презентация современного программного обеспечения для бухгалтеров

Добрый день!

Современный бухгалтер может использовать в своей работе удобные инновационные программы, упрощающие все операции в 2-3 раза. Наша компания «НПО» разрабатывает именно такое программное обеспечение и обслуживает его уже в нескольких компаниях.

У нас много продуктов, их полный список - во вложении. Но гораздо более разумным вариантом была бы красочная часовая презентация с демонстрацией функционала каждой программы. Мы готовы провести её для ваших сотрудников в любое удобное время. Позвоните нам по телефону **-**-** или ответьте на это письмо, и мы договоримся о дате презентации. Благодарим за внимание!

Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве

Как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве? Составитель должен понимать, что это визитная карточка компании. Оно показывает, насколько организация продвинута, в курсе ли современных тенденций делового общения и заинтересована ли по-настоящему в совместной работе.

Всё это можно определить даже после поверхностного просмотра письма. Хорошими признаками являются:

1. Ясно сформулированная тема письма, без общих фраз и тем более без обмана.
2. Вежливое приветствие, указание на персональный характер обращения (имя руководителя, наименование компании.
3. Информативность. Содержание письма формулируется в виде 2-3 абзацев, полностью раскрывающий суть обращения. Предложения короткие, легко читаются вслух. При работе над текстом проверяйте и исключайте не только орфографические и пунктуационные ошибки, но и:
   • повторяющиеся мысли;
   • страдательные залоги;
   • многосоставные предложения (лучше разбить на несколько простых);
   • сравнительные обороты (если они не работают на раскрытие предложения).
4. Письмо занимает только 1 страницу (особенно это касается бумажных вариантов). Такой объём покажет, что компания ценит время своих потенциальных партнёров.
5. Бумажные предложения оформлены на фирменном бланке, напечатаны качественно и в цвете. Тусклая краска, полосы и пятна при печати недопустимы, так как показывают, что компания не способна даже наладить принтер и перспективы сотрудничества с ней туманны.
6. Вся дополнительная информация отправлена как приложение или вложения. В электронном варианте все файлы названы правильно (например, не «картинка 1», а «прейскурант цен на строительные материалы»). В тексте письма есть ссылка на дополнительные материалы.

Что недопустимо при составлении коммерческих предложений

В современной деловой переписке есть несколько правил, нарушение которых указывает на непродвинутость компании, нежелание следить за тенденциями и другие неприятные характеристики:

1. Ошибки и опечатки. Незнание языка намекает на низкий уровень образования составителя, а опечатки - на торопливость и невнимательность. Перед отправкой текст письма должны вдумчиво и неторопливо прочитать несколько человек.
2. Канцеляризмы, шаблонные фразы и избитые обороты. Читать такие предложения неинтересно.
3. Пафос и преувеличение. Фразы «мы лучшие в своём деле» и «у нас нет конкурентов» определённо заставляют усомниться в профессионализме автора. Лучше написать, почему вы являетесь выгодным партнёром: «мы поможем выбрать оптимальный товар, а потом доставим его в ваш офис».
4. Неуместный юмор, каламбуры, анекдоты больше подходят для частной переписки. Бесспорно, в отдельных случаях шутки украшают предложение, а кому-то из контрагентов даже могут понравиться. Но не всем, поэтому лучше оставить их для личного общения и помнить, что цель письма - установить контакт, а не насмешить.
5. Извинения за отнятое время. Направляя письмо о сотрудничестве, вы не отнимаете у контрагента время, а делаете ему выгодное предложение, которое интересно вам обоим.
6. Слишком много цифр. Замечательно, если свою позицию на рынке вы можете подтвердить числами, но не нужно вставлять в текст статистику роста с момента создания компании. Это лишнее и не работает на сотрудничество.

Чем лаконичнее вы выражаете мысли, тем выше ваш профессиональный уровень.

Как сформулировать конкурентное преимущество

Почему потенциальный партнёр должен выбрать сотрудничество именно с вашей компанией? Ответ на этот вопрос известен только вам и именно его нужно включить в текст. Избегайте шаблонных фраз про «хорошее качество за низкие деньги».

Лучше просто расскажите, почему сотрудничать с вами выгодно: «наши услуги грузоперевозок стоят 1000 рублей в час, и за эти деньги мы не только перевезём ваши товары в полной сохранности, но и погрузим их и даже занесём на любой этаж».

Пишите простым языком, будьте доброжелательны и акцентируйте внимание на самых сильных сторонах вашей организации. Не думайте, что простая манера изложения покажет вас глупее. Наоборот, чем лаконичнее вы выражаете мысли, тем выше ваш профессиональный уровень. Помните, что данное письмо будут читать живые люди, которые устали от одинаковых канцеляризмов и витиеватых формулировок.

Когда ждать ответа на предложение

Итак, вы составили и отправили заманчивое коммерческое предложение своему потенциальному партнёру. Когда ждать ответа? Есть несколько вариантов, но в среднем компании отвечают в течение 3-5 дней. Если письмо заинтересовало представителей организации, но решение о сотрудничестве требует времени на обдумывание, вам могут сообщить о предварительном согласии и договориться о следующем контакте.

Следует ли звонить и узнавать ответ самостоятельно? Если предложение было персональным, можно позвонить в компанию и уточнить, пришло ли ваше письмо и принято ли оно в работу через 2-3 дня после отправки. Если это была информационная рассылка, звонить не стоит (как, впрочем, и ждать персонального ответа).

Кто должен составлять коммерческое предложение

Другой немаловажный вопрос - кому доверить составление письма. Чаще всего такими текстами занимаются менеджеры по продажам. Если в вашей компании есть копирайтер или SMM-менеджер (ответственный за ведение социальных сетей), можно доверить работу и ему, так как такие специалисты, как правило, хорошо и убедительно пишут.

В любом случае работа над текстом должна быть коллективной: после составления текста автором рекомендуется его чтение и проверка другими сотрудниками компании. Полезно также использовать онлайн-сервисы (проверяется грамотность, содержательность, простота восприятия текста).

Заключение

Коммерческое предложение - это визитная карточка, которая формирует мнение о компании за 1-2 минуты. Поэтому к его составлению важно подходить ответственно, творчески и современно. Откиньте все стереотипы и простым языком расскажите, почему с вами выгодно сотрудничать.

Чем более профессионально вы преподнесете себя поставщику при первом обращении, тем больше вероятность того, что он решит иметь с вами дело. Вот несколько советов для тех, кто выходит на первый контакт с поставщиком с помощью электронной почты.

Будьте честны

Ваши отношения с вашим поставщиком должны основываться на взаимном доверии и честности, поэтому важно не преувеличивать свое текущее состояние дел. Если у вас нет веб-сайта, это не имеет большого значения. Если вы в бизнесе не очень долго, не переживайте. Каждый успешный бизнес должен начинаться откуда-то.

Также нужно понимать, что есть большое разнообразие поставщиков, которые обслуживают различные классы потребителей. И очень важно выяснить, подходите ли вы и ваш поставщик друг другу, чтобы не тратить время.

Сделайте обоснованное предположение о ваших объемах

Когда вы уже определили, что компания поставляет товары, которые вы хотели бы продавать, выясните вопрос о минимальном объеме закупки в первую очередь.

Перед тем, как обратиться к поставщику, у вас уже должно быть представление о том, сколько вы готовы покупать и как часто. Хотя на этот вопрос трудно ответить не имея опыта, вам нужно сделать обоснованное предположение, а не относится к этому как к второстепенному.

Определитесь с доставкой

Как только вы определили, что ваша покупательная способность является подходящей, далее следует обозначить сроки и способы доставки. Если вы желаете работать по системе дропшиппинг, вы должны спросить о том, как скоро товар поставляется после размещения заказа. Также вам следует определить условия оплаты.

Вот некоторые другие вопросы , которые следует задать, в зависимости от того, что вы продаете и что еще связанно с вашей нишей.

• Как долго вы в бизнесе?
• Насколько велика ваша компания?
• На каких продуктах вы специализируетесь?
• Кто некоторые из существующих клиентов?
• Как вы справляетесь с вопросов качества продукции? Есть простой способ вернуть дефектный товар?
• Можете ли вы предоставить фотографии продукта?
• Можете ли вы предоставить образцы?
• Как вы предпочитаете общаться - телефон, электронная почта и т.д.
• Насколько легко с вами связаться?
• Готовы ли вы изготавливать товары на заказ в достаточном количестве?

Вот пример первого письма поставщику.