Որո՞նք են բիզնես գործընթացները: Օրինակները մեզ թույլ կտան ավելի լավ հասկանալ այս թեման, ուստի մենք ակտիվորեն կօգտագործենք դրանք:

ընդհանուր տեղեկություն

Նախ, եկեք հասկանանք, թե որոնք են բիզնես գործընթացները: Սա որոշակի գործողությունների կուտակային հաջորդականության անունն է, որն ուղղված է մուտքագրման արդյունքում ստացված ռեսուրսները վերածելու ավարտված արտադրանքի, որն արժեք ունի սպառողների համար արտադրանքի վրա: Այս սահմանման շնորհիվ կարելի է հասկանալ, որ յուրաքանչյուր կազմակերպությունում կան բիզնես գործընթացներ: Պաշտոնականացված լինեն, թե ոչ, միեւնույն է։ Հիշեք. դուք կարող եք հանդիպել բիզնես գործընթացներին ամենուր: Օրինակներ կտրվեն ավելի ուշ հոդվածում:

Եկեք նայենք տնային տնտեսության օրինակին: Տնային տնտեսուհի կա, ով ուզում է ամանները լվանալ (բիզնես պրոցես)։ Նա այս գործը վստահում է աման լվացող մեքենային: Մուտքի մոտ մենք կեղտոտ սպասք ունենք։ Ընթացքում կօգտագործվի ջուր, լվացող միջոց և էլեկտրականություն։ Իսկ ելքի մոտ մենք մաքուր սպասք ենք ստանում։ Բիզնես գործընթացները կառուցված են նմանատիպ սխեմայով: Հետագայում բերված օրինակները միայն կհաստատեն այս խոսքերը։

ֆունկցիոնալ մոտեցում

Քանի որ մեզ հետաքրքրում է (կոնկրետ օրինակներ), եկեք չհետաձգենք դրանց քննարկումը, այլ անմիջապես անցնենք գործին։ Ենթադրենք, մենք ունենք ընկերություն, որտեղ կառավարումը կարևոր է: Ըստ նրա՝ ձեռնարկությունը գերատեսչությունների ամբողջություն է։ Եվ յուրաքանչյուրն աշխատում է իր կոնկրետ գործառույթը կատարելու համար: Բայց նման դեպքերում, երբ առանձին գերատեսչություններ կենտրոնացած են իրենց ցուցանիշներին հասնելու վրա, հաճախ տուժում է ընկերության ընդհանուր արդյունավետությունը։

Դիտարկենք մեկ տիպիկ կոնֆլիկտային գործընթաց. Վաճառքի բաժինը պահանջում է առավելագույն հնարավոր տեսականու ավելացում՝ շրջանառությունն ավելացնելու համար։ Այնուամենայնիվ, նրանք նաև ցանկանում են միշտ պահեստում ունենալ ապրանքների պաշար: Մինչդեռ մատակարարման բաժինը նախատեսում է ձեռք բերել նեղ տեսականի և մեծ քանակությամբ։ Չէ՞ որ նման դեպքերում դրանք արդյունավետ կաշխատեն, և դրանց հիմնական ցուցանիշը կաճի (ավելի ճիշտ՝ մատակարարից գինը կնվազի)։ Այսինքն՝ կա իրականացման բիզնես գործընթաց, որին գերատեսչությունները այլ կերպ են նայում:

Գործընթացային մոտեցում

Նա այն ամենը, ինչ տեղի է ունենում, դիտարկում է որպես գործընթացների ամբողջություն։ Կան հիմնական և աջակցող: Յուրաքանչյուր գործընթաց ունի իր հատուկ նպատակը, որը ստորադասվում է ամբողջ ընկերության առջեւ ծառացած առաջադրանքին: Բացի այդ, կա սեփականատեր, ով տնօրինում է ռեսուրսները և պատասխանատու է անհրաժեշտ ամեն ինչի կատարման համար: Պետք է լինի նաև որակի վերահսկման և սխալների ուղղման համակարգ։ Ինքնին հասկանալի է, որ առանց ռեսուրսների ոչ մի գործընթաց չի կարող շարունակվել։ Իսկ բաղադրիչների ցանկը լրացվում է ցուցիչների համակարգով, ըստ որի գնահատվում են բիզնես գործընթացները։ Որո՞նք են սրա օրինակները, որովհետև խոստացվել է, որ լինելու են։ Հիմա եկեք նայենք մեկին:

Պատկերացրեք քարտեզ. Գտնվում է հենց կենտրոնում, բաժանված է առանձին բաղադրիչների։ Դրանք ուղեկցվում են կառավարման և աջակցության գործընթացով, որն ապահովում է, որ ամեն ինչ կատարվի ըստ պահանջի: Սա գործընթացային մոտեցում է։ Երբ մի տարրի աշխատանքը ավարտվում է, դրա զարգացումները տեղափոխվում են հաջորդը։

Բիզնես գործընթացների նկարագրություն

Դրա օրինակները ընդհանուր տեսքով կարելի է տեսնել ամբողջ հոդվածում: Բայց լիարժեք փաստաթղթերը հաճախ համեմատելի են փոքր գրքերի հաստությամբ (կամ նույնիսկ մեծերի հետ, եթե ուսումնասիրում եք հսկա ընկերության աշխատանքը):

(որի օրինակները բերված են նաև այստեղ) պահանջում է, որ ձեռնարկության բոլոր գործառնությունները լինեն հնարավորինս պարզ և թափանցիկ: Դա թույլ կտա նրանց լավագույնս վերլուծել և բացահայտել տարբեր խնդիրներ նույնիսկ նախքան դրանք ձախողվելը։ Պետք է հիշել, որ նկարագրությունների հիմնական խնդիրն է հասկանալ տարբեր միավորների փոխազդեցությունը, հետևել, թե ինչ և ում են դրանք փոխանցվում առաջադրանքի յուրաքանչյուր փուլում: Դրա շնորհիվ հնարավոր է զգալիորեն պարզեցնել և նվազեցնել ձեռնարկության կայունության կախվածությունը անկայուն մարդկային գործոնից։ Նաև գրագետ մոտեցման դեպքում դրանք կկրճատվեն և ահա թե ինչպես է օգնում բիզնես գործընթացների նկարագրությունը։ Նման օպտիմալացման օրինակ կարող է ցույց տալ գրեթե ցանկացած հաջողակ ընկերության մենեջերը:

Մշակման կարգը

Դիտարկենք ձեռնարկությունում բիզնես գործընթացի գործնական օրինակ: Սկզբում մենք պետք է հոգ տանենք ծրագրի աշխատանքային թիմի մասին: Այն ձևավորվում է ընկերության աշխատակիցներից։ Ամենից հաճախ պարզվում է, որ մեկ աշխատանքային թիմը բավարար չէ։ Այդ դեպքում ի՞նչ կարելի է անել: Ուժերի պակասը լրացնելու համար կարող եք ժամանակավոր խումբ ներգրավել։ Այն նաև օգնում է ստեղծել նկարագրություն, թե ինչպես է գործընթացը գործում տվյալ պահին: Միևնույն ժամանակ, պետք է ձգտել բացահայտել գործողությունների միջև եղած բոլոր կապերը և չշտկել ամենափոքր մանրամասները։

Շեղումից խուսափելու համար կարող են օգտագործվել ստանդարտ գործընթացների քարտեզները և ձևերը: Գործընթացներ մշակելիս խորհուրդ է տրվում օգտագործել հաջորդական մոտարկումների մեթոդը։ Այսինքն՝ անհրաժեշտ է կրկնել բարելավման գործողությունների ցիկլը, քանի դեռ ընդունելի արդյունք չի ստացել։

Ինչի՞ վրա պետք է ուշադրություն դարձնել.

Դուք պետք է կենտրոնանաք հետևյալ բաժինների վրա.

1. ստանդարտ ձևեր.
2. Քարտեզ.
3. Երթուղիներ.
4. Մատրիցներ.
5. Արգելափակման դիագրամներ.
6. Հոդերի նկարագրությունը.
7. Օգտակար նկարագրություններ.
8. Փաստաթղթեր.
9. Ընդլայնված նկարագրություն:
10. Ցուցանիշների և ցուցանիշների սահմանում.
11. Կատարման կանոնակարգ.

Ամենից լավը, անհրաժեշտ տարրերի հայեցակարգը կարող է իրական օրինակ տալ՝ գոյություն ունեցող ձեռնարկության բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտություն: Բայց նման դեպքերում դուք պետք է պատրաստ լինեք այն փաստին, որ դուք ստիպված կլինեք ծանոթանալ հսկայական քանակությամբ փաստաթղթերի:

Մի խոսք ասենք քարտերի մասին

Այսպիսով, մենք արդեն դիտարկել ենք, թե ինչ են բիզնես գործընթացները, դրանց օրինակները իրական կյանքում: Հիմա եկեք անցնենք տեխնիկական փաստաթղթերին, որոնք պետք է լինեն, եթե մեզ անհրաժեշտ է ճշգրիտ և հստակ նկարագրություն: Այսպիսով, սկզբում ես ուզում եմ ուշադրություն դարձնել բիզնես գործընթացների քարտեզին: Դա գրաֆիկական ներկայացում է, որը կազմված է որպես հոսքի գծապատկեր: Միևնույն ժամանակ, պետք է հոգ տանել, որպեսզի յուրաքանչյուր մասնակից ունենա իր առանձին սյունակը: Տողերը պարունակում են ժամանակային ընդմիջումներ: Լիովին մշակված քարտեզը թույլ է տալիս ստուգել՝ արդյոք գործողությունը համաժամանակացվել է:

Կարող եք նաև հետևել, թե արդյոք և ինչպես է տեղեկատվությունը անցնում ընկերության տարբեր բաժինների միջև: Լավագույն ազդեցություն ստանալու համար պետք է մի քանի հարց տալ. Ո՞վ է կատարում այս վիրահատությունը: Ինչու՞ պետք է դա արվի: Ի՞նչ է նա ներկայացնում: Ե՞րբ պետք է կատարվի վիրահատությունը: Որտեղ է այն իրականացվում: Ընթացիկ գործընթացները կատարելագործելիս պետք է նաև հարցնել՝ արդյոք այն կարելի՞ է բարելավել։

մատրիցներ

Դրանք անհրաժեշտ են ձեռնարկության ներսում կարևորագույն բիզնես գործընթացներն ընդգծելու համար: Դրանց կազմման ժամանակ հաշվի է առնվում ամեն ինչի փոխկապակցվածությունը, ինչպես նաև փոխադարձ ազդեցության աստիճանը։

Գործընթացի շղթան վերլուծելիս դժվար չէ պարզել, որ տեղեկատվության փոխանակումը վերին ձախ անկյունից շարժվում է դեպի ստորին աջ: Այսինքն՝ այս մաթեմատիկական ձևով նկարագրված է մատակարարի և սպառողի հարաբերությունները՝ ներկայացված ուղղանկյունի տեսքով։ Մատրիցայի յուրաքանչյուր բջիջում նշվում են այն գործողության համար անհրաժեշտ բոլոր պահանջները, որոնք կատարվել են / կան / կկատարվեն: Դրանք մի տեսակ երկչափ մոդելներ են, որոնց օգնությամբ կարելի է դատել, թե ինչ է արվում և ինչպես, և ինչ նպատակ է հետապնդվում։ Այստեղ մատրիցայի կազմման դժվարությունները կայանում են նրանում, որ առավելագույն ճշգրտությամբ հաշվարկելու համար հաճախ անհրաժեշտ է լինում օգտագործել զգալի քանակությամբ տվյալներ։ Իսկ դա ենթադրում է մեծ թվի առկայություն, ընդ որում, նման դեպքերում սովորաբար օգտագործվում է թվային տեղեկատվություն, որը հաճախ դեռ պետք է հաշվարկել։

Բիզնես գործընթացը (գործընթացը) գործողությունների կուտակային հաջորդականություն է՝ մուտքագրման արդյունքում ստացված ռեսուրսները վերածելու վերջնական արտադրանքի, որն արժեք ունի սպառողի համար արտադրանքի վրա:

Այս բնորոշմամբ պարզ է դառնում, որ բիզնես գործընթացներգոյություն ունեն յուրաքանչյուր կազմակերպության ներսում՝ անկախ նրանից՝ ֆորմալացված է, թե ոչ: Կազմակերպությունը կարող է ընդունել կառավարման ֆունկցիոնալ մոտեցում, որը ընկերությունը դիտարկում է որպես գերատեսչությունների ամբողջություն, որոնցից յուրաքանչյուրը կատարում է որոշակի գործառույթներ։
Այս դեպքում առանձին ստորաբաժանումները կենտրոնացած են սեփական ցուցանիշների բավարարման վրա, բայց ոչ միշտ ընկերության վերջնական արդյունքի վրա, ինչը կարող է շահերի բախում առաջացնել ստորաբաժանումների միջև և բացասաբար ազդել բիզնեսի ընդհանուր կատարողականի վրա: Սահմանափակումների տեսություններ) առևտրային ընկերության վաճառքի և գնումների բաժինների միջև: Վաճառքի բաժինը, շրջանառությունը մեծացնելու համար, պահանջում է ապահովել հնարավոր առավելագույն տեսականին և պահպանել ապրանքների մշտական ​​առկայությունը պահեստում, իսկ մատակարարման բաժինը մեծ քանակությամբ ապրանքների նեղ տեսականի է գնում, քանի որ աշխատանքի նրա հիմնական ցուցանիշը ձեռք բերելն է: մատակարարից ցածր գին՝ ծախսերը նվազեցնելու համար, կապ չունի ընկերության վաճառքի աճ.

Գործընթացային մոտեցման առավելությունները ֆունկցիոնալից

Գործընթացային մոտեցումհամարում է բիզնեսը որպես գործընթացների ամբողջություն- հիմնական բիզնես գործընթացները, գործընթացների կառավարումը (նպատակներ դնելը) և աջակցելը. Հիմնական բիզնես գործընթացներգործընթացներ են, որոնք ուղղակիորեն գումար են վաստակում: Աջակցում - գործընթացներ, առանց որոնց հիմնականները չեն կարող գոյություն ունենալ: բիզնես գործընթացներ, սրանք տարբեր ռեսուրսների տրամադրման գործընթացներ են։

Յուրաքանչյուր բիզնես գործընթաց ունի.

• իր հատուկ նպատակը, որը ստորադասվում է ընկերության ընդհանուր նպատակին.
• սեփականատեր, ով կարող է կառավարել ռեսուրսները և պատասխանատու է գործընթացի իրականացման համար.
• ռեսուրսներ;
• որակի վերահսկման և սխալների ուղղման համակարգ;
• գործընթացի գնահատական:

Հաճախորդի համար նյութերը և տեղեկատվությունը պատրաստի արտադրանքի վերածելու բոլոր գործողությունների ամբողջությունը կոչվում է արժեքի հոսք. Արժեքի հոսքհարմար է գրաֆիկորեն ներկայացնել՝ բիզնես գործընթացների քարտեզի տեսքով: Ստորև բերված նկարը ցույց է տալիս ընկերության բիզնես գործընթացի քարտեզ. Քարտեզը թույլ է տալիս տեսողականորեն տեսնել արժեքների հոսքը որպես ամբողջություն, հասկանալ գործընթացների հաջորդականությունն ու փոխկապակցվածությունը, ինչպես նաև կատարելագործման հնարավորությունները:

Տեխնոլոգիա բիզնես գործընթացների նկարագրություններըդարձնում է ընկերության բոլոր գործողությունները թափանցիկ և հասկանալի, թույլ է տալիս վերլուծել գործառնությունները և դրանցում գտնել խնդիրներ, որոնք հանգեցնում են ձախողումների: Գլխավորն այն է, որ բիզնես գործընթացներթույլ է տալիս հասկանալ տարբեր միավորների փոխազդեցությունը՝ ինչ, ում և ինչի համար են նրանք փոխանցում կամ ստանում յուրաքանչյուր փուլում: Արդյունքում գործընթացի մոտեցումը զգալիորեն պարզեցնում է նոր աշխատակիցների հարմարեցումև նվազեցնում է ընկերության կախվածությունը մարդկային գործոնից: Կարևոր է, որ գործընթացի համակարգը պարզեցնում է գործառնական ծախսերի կառավարում.

Ներկայությունը լավ զարգացած բիզնես գործընթացների համակարգերզգալիորեն հեշտացնում է ընկերության գործունեությունը որակի չափանիշներին համապատասխանեցնելը ISO 9001:2015. ԱՀԿ-ին Ռուսաստանի ավարտված անդամակցության համատեքստում ընկերության համապատասխանությունը ISO 9001:2015 ստանդարտներին դառնում է կարևոր մրցակցային առավելություն։

ՈԿՀ-ի ներդրումը ձեռնարկությունում պարտադիր կերպով պահանջում է բիզնես գործընթացների ստեղծում և նկարագրություն:

Բիզնես գործընթացների զարգացում

Հաշվի առեք կարգը բիզնես գործընթացների զարգացում. Նախ անհրաժեշտ է ստեղծել նախագծի աշխատանքային թիմ ընկերության աշխատակիցներից: Սովորաբար մեկ աշխատանքային թիմը բավարար չէ։ Այնուհետև իր գործունեության մեջ ներգրավվում է որոշակի բիզնես գործընթացի հաճախորդների և մատակարարների բաժինների ժամանակավոր խումբ, որոնք ապահովում են բիզնես գործընթացի մուտքերը, ելքերը և ռեսուրսները:

Որպեսզի հասկանանք, թե ինչպես է գործում համակարգը և պահպանվի կուտակված փորձը, նախ արձանագրվում է, թե ինչպես է այժմ իրականում գործում գործընթացը։ Պետք է հիշել, որ նկարագրության նպատակը կատարված գործողությունների միջև կապերի բացահայտումն է, այլ ոչ թե ամենափոքր մանրամասները: Այսպիսով բիզնես գործընթացների նկարագրությունըԽորհուրդ է տրվում ստանդարտացնել՝ օգտագործելով ստանդարտ ձևերը և գործընթացի գծապատկերները:

Բիզնես գործընթացի նկարագրությունը կարելի է բաժանել հետևյալ բաժինների.

• Ստանդարտ բիզնես գործընթացի ձևեր
• Բիզնես գործընթացների քարտեզ
• Բիզնես գործընթացների երթուղիներ
• Բիզնես գործընթացների մատրիցներ
• Բիզնես գործընթացների գծապատկերներ
• Բիզնես գործընթացների հոդերի նկարագրությունը
• Օժանդակ բիզնես գործընթացների նկարագրություններ
• Բիզնես գործընթացի մանրամասն նկարագրությունը
• Բիզնես գործընթացի փաստաթղթեր
• Բիզնես գործընթացի ցուցանիշների և ցուցիչների սահմանում
• Բիզնես գործընթացների կատարման ժամանակացույց

Եկեք մանրամասն նայենք յուրաքանչյուր փուլին:

1.Բիզնես գործընթացների նկարագրության ստանդարտ ձևեր

Մենք խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել ստանդարտ ձևի տիպիկ նմուշ բիզնես գործընթացի նկարագրության համար: Սա թույլ կտա հասնել տարբեր մարդկանց կողմից գործընթացը ֆիքսելու միասնական մոտեցմանը, որն այնուհետ մեծապես կհեշտացնի գործընթացների վերլուծությունը:

2. Բիզնես գործընթացների քարտեզ

Բիզնես գործընթացների քարտեզ- բիզնես գործընթացի գրաֆիկական ներկայացում սխեմայի տեսքով: Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ բիզնես գործընթացի յուրաքանչյուր մասնակից ունի առանձին սյունակ: Գծերը ժամանակային ընդմիջումներ են: Թողարկված քարտեզը թույլ է տալիս համաժամեցնել գործառնությունները և հետևել ընկերության ստորաբաժանումների միջև տեղեկատվության փոխանցման ուղին:

Բիզնես գործընթացների քարտեզի կազմման փուլում այս աշխատանքը կատարող աշխատողից չի պահանջվում իրավասություն նկարագրված բիզնես գործընթացի ընթացակարգերի ոլորտում: Այն միայն գրավում է կատարողների գիտելիքները, թե ինչ և ինչպես են նրանք անում: Դուք պետք է ստանաք հարցերի պատասխանները.

• Ո՞ր փաստաթուղթն է ավարտում աշխատանքային ցիկլը, որպեսզի այն կարողանա նորից սկսել:
• Ո՞ւմ է ուղարկվում այս փաստաթուղթը:
• Ի՞նչն է դրան նախորդում:
• Ո՞վ է ներգրավված այս գործընթացում կազմակերպության ներսում և դրսում:
• Ո՞վ է տալիս գործընթացը սկսելու առաջադրանքը:

Բիզնես գործընթացների քարտեզը կազմելիս դուք պետք է օգտագործեք հանրաճանաչ 5W1H հարցի բանաձևը: Համառոտ, սրանք 5 Վտ հարցեր են.

• Ո՞վ: (Ո՞վ է կատարում այս գործողությունը):
  
• Ինչո՞ւ։ (Ինչու կամ ինչու է կատարվում այս վիրահատությունը):
  
• Ինչ? (Ի՞նչ է այս գործողությունը):
  
• Երբ? (Ե՞րբ պետք է դա արվի:)
  
• Որտեղ? (Որտե՞ղ է կատարվում վիրահատությունը):
  

և մեկ հարց Հ

• ինչպես (Ինչպե՞ս է կատարվում այս գործողությունը, կարելի՞ է այլ կերպ անել կամ կատարելագործել):

Եթե ​​պարզվում է, որ քարտեզը չափազանց բարդ է, սա ազդանշան է, որ կազմակերպության կառավարման մեջ պատշաճ կարգ չկա:

3. Բիզնես գործընթացի երթուղիներ

Իրական բիզնես գործընթացներին հաճախ մասնակցում են ձեռնարկության մի քանի բաժիններ։ Նրանց համար անհրաժեշտ է դերեր հատկացնել գործընթացում։ Բացի այդ, կան ճյուղավորվող և զուգահեռ գործողություններ: Ուստի երթուղիների տեսքով ներկայացվածությունը շատ հարմար է: Երթուղիները մեզ տալիս են գործընթացի լոգիստիկ դիագրամ. նյութերի, մարդկանց, դրամական միջոցների և տեղեկատվական հոսքերի տեղաշարժ. Հոսքերի գծապատկերները օգտագործվում են հրամանի գործողությունների տրամաբանությունը վերծանելու համար:

4. Բիզնես գործընթացների մատրիցներ

Գործընթացների փոխազդեցության վերլուծության մատրիցա (աղյուսակ):թույլ է տալիս ընդգծել ամենակարևոր բիզնես գործընթացները, հաստատել դրանց հարաբերությունները և գնահատել գործընթացների ազդեցության աստիճանը ՈԿՀ-ի գործունեության վրա:

Գործընթացի շղթայի վերլուծությունհայտնաբերում է, որ տեղեկատվությունը փոխանակվում է բոլոր ենթագործընթացների միջև: Գործընթացի շղթան անցնում է վերին ձախ անկյունից դեպի ստորին աջ: Ներքին մատակարար-սպառող հարաբերությունները ցուցադրվում են որպես տուփեր, որոնք ցույց են տալիս ավելի վաղ կատարված գործողությունների պահանջները:

5. Բիզնես գործընթացի բլոկային դիագրամի կազմում

Գործընթացի հոսքի դիագրամը բիզնես գործընթացի բոլոր մասնակիցների (սպառողների, մատակարարների և կատարողների) միջև հարաբերությունների ողջ շղթայի տեսողական դիագրամ է: Հոսքերի գծապատկեր կազմելու ընթացքում առաջանում են հետևյալ հարցերը.

• Արդյո՞ք այս բիզնես գործընթացի արժեքը համեմատելի է դրա իրականացման արժեքի հետ:
• Որքանո՞վ է այն ինտեգրված այլ բիզնես գործընթացների հետ:
• Կարո՞ղ են արդյոք այս բիզնես գործընթացի սխալներն անմիջապես հայտնաբերել:
• Ի՞նչ է արվել այս բիզնես գործընթացի որակը բարելավելու և ապահովելու համար։

6. Բիզնես գործընթացների հոդերի նկարագրությունը

Ամենադժվարը ձեռնարկության գործունեությունը բիզնես գործընթացների հանգույցներում նկարագրելն է։ Գործընթացների սեփականատերերի միջև համաձայնությունը երբեմն շատ դժվար է ձեռք բերել:

Նախ գրեք ելքերի նկարագրությունը: Սկզբում գրեք դրանք գրանցամատյանում, այնուհետև սահմանեք կատարողականի չափորոշիչները և արժեքները, որոնց նպատակն եք հետապնդում: Նկարագրեք այս ցուցանիշների չափման գործընթացը: Մտածեք դրանցից այլ օգտատերերի համար հետաքրքրություն ներկայացնող այլ կատարողական ցուցանիշների անցնելու հնարավորությունը:

Այնուհետև գրեք մուտքերի նմանատիպ նկարագրությունը:

7. Բիզնես գործընթացների օժանդակ նկարագրություններ

Որպես օժանդակ նկարագրություն, դասավորության դիագրամներ, մնեմոնիկ դիագրամներ, Gantt գծապատկերներ և ցանցային դիագրամներ. Վերջին երկուսը հարմար են գործընթացների համար օգտագործելու համար ծրագրի կառավարում.

8. Բիզնես գործընթացների մանրամասն նկարագրություն

Ընդլայնված բիզնես գործընթացի նկարագրությունըկարող է լինել ցանկացած ձևով, որը հարմար է ձեռնարկության համար, բայց պետք է պարունակի հիմնական դրույթները.

• բիզնես գործընթացի լրիվ անվանումը.
• բիզնես գործընթացի կոդը;
• բիզնես գործընթացի սահմանում, բացահայտում դրա հիմնական բովանդակությունը.
• բիզնես գործընթացի նպատակը;
• բիզնես գործընթացի սեփականատեր, որը պատասխանատու է գործընթացի հետագա պլանավորման համար.
• բիզնես գործընթացների մենեջեր, պատասխանատու գործընթացի շարունակական պահպանման համար.
• բիզնես գործընթացների ստանդարտներ;
• բիզնես գործընթացի մուտքեր (հոսքեր, որոնք գալիս են դրսից և ենթակա են փոխակերպման);
• բիզնես գործընթացի արդյունքներ (փոխակերպման արդյունքներ);
• բիզնես գործընթացին հասանելի ռեսուրսներ.
• Ներքին և արտաքին պրովայդերների բիզնես գործընթացները՝ մուտքերի աղբյուրները.
• սպառողական բիզնես գործընթացներ - դիտարկված բիզնես գործընթացի արդյունքների օգտագործողներ.
• չափված գործընթացի պարամետրեր;
• գործընթացի կատարողականի ցուցանիշները.

9. Բիզնես գործընթացի փաստաթղթավորում

QMS համակարգում ընդգրկված բիզնես գործընթացներպետք է փաստաթղթավորվեն: Նկարագրության ամենահարմար ձևը ընթացակարգն է: Բիզնես գործընթացը կարող է նկարագրվել մեկ կամ մի քանի ընթացակարգերով՝ կախված բարդությունից: Հարմար է բոլոր բիզնես գործընթացները նկարագրելու համար մեկ տեսակետ ստեղծել:

10. Բիզնես գործընթացի ցուցիչների և ցուցիչների սահմանում

Բիզնես գործընթացը պետք է բնութագրվի որոշ ցուցանիշներով, որպեսզի կարողանա չափել գործընթացը և գնահատել դրա արդյունավետությունը: Բոլոր ցուցանիշները ներառված են 4 հիմնական խմբերում.

• որակ;
• կատարման ժամանակ;
• գումար;
• ծախսերը։

Բացի այդ, ընդունված է առանձնացնել հատուկ խմբեր՝ բիզնես գործընթացի ցուցիչների խումբ, պահանջների խումբ, գործընթացի ցանկալի հոսք ապահովելու խումբ, առաջարկությունների խումբ։

Ցուցանիշ խումբբիզնես գործընթացը ցույց է տալիս նպատակին հասնելու աստիճանը:

Պահանջների խումբը ներառում է.

• մարդկային ռեսուրսներ;
• ենթակառուցվածք;
• աշխատանքային միջավայրի պայմանները.

Գործընթացի ցանկալի ընթացքն ապահովող խումբ.

• տեղեկատվություն;
• աշխատանքային հրահանգներ;
• ժամանակ.

• ֆինանսներ;
• լոգիստիկա;
• մատակարարներ;
• գործընկերներ և այլն:

11. Բիզնես գործընթացների կատարման ժամանակացույց

Մեծ բիզնես գործընթացները պետք է ֆորմալացվենորպես առանձին փաստաթուղթ Բիզնես գործընթացի իրականացման կանոններ«. Մնացած բիզնես գործընթացները կարող են ձևակերպվել ստորաբաժանման կանոնակարգերի և աշխատանքի նկարագրությունների տեսքով:

Կանոնակարգերը պետք է ներառեն պահանջներ՝ ապահովելու համապատասխանությունը Շևհարթ-Դեմինգ ցիկլի հետ.

• հաջորդ ժամանակաշրջանի համար բիզնես գործընթացների թիրախների որոշում.
• բիզնես գործընթացի սեփականատիրոջ կողմից գործընթացի բնականոն ընթացքից շեղումների և դրանց փաստաթղթավորման վերլուծություն.
• ուղղիչ միջոցառումների արդյունավետության վերլուծություն;
• հաշվետվություն ներկայացնել բարձրագույն ղեկավարությանը.

Բիզնես գործընթացների մշակում և նկարագրություն- առաջին քայլը ճանապարհին QMS իրականացումձեռնարկությունում։ Առջևում մշտական ​​և տքնաջան աշխատանք է դրանք ողջ անձնակազմի ուշադրությանը արժանացնելու, վերլուծելու և անհրաժեշտության դեպքում ուղղիչ գործողություններ իրականացնելու ուղղությամբ:

Եվ այնուհանդերձ, մարդկային միտքն ապարդյուն փորձել է ընկալել այն ավելի քան 2000 տարի, մինչդեռ, մյուս կողմից, նրան հաջողվել է, թեկուզ մոտավորապես, շատ ավելի բովանդակալից և բարդ ձևերի վերլուծության մեջ։ Ինչո՞ւ է այդպես։ Քանի որ զարգացած մարմինը ավելի հեշտ է ուսումնասիրել, քան մարմնի բջիջը: Բացի այդ, տնտեսական ձևերը վերլուծելիս չեն կարող օգտագործվել ոչ մանրադիտակ, ոչ քիմիական ռեակտիվներ: Երկուսն էլ պետք է փոխարինվեն վերացականության ուժով։

Կարլ Մարքս. Կապիտալ. Հատոր 1. Առաջին հրատարակության նախաբան։

Բիզնես գործընթացների մասին շատ է խոսվում և հաճախ հիմնականում բիզնեսի ավտոմատացման հետ կապված։ Ես նաև օգտագործում եմ այս տերմինը, ներառյալ CRM համակարգերի, ERP-ի, BPMN նշումների, IDEF0-ի և այլ գործիքների հետ աշխատելու մասին իմ հոդվածներում, որոնք կարող են անհրաժեշտ լինել բիզնես խորհրդատուի աշխատանքում և ավտոմատացման համակարգերի ներդրման համար: Միևնույն ժամանակ, Runet-ում ես չգտա «բիզնես գործընթաց» տերմինի հասկանալի և մանրամասն սահմանումը:

Շատ հեղինակներ այն օգտագործում են «լռելյայն» որպես «ինտուիտիվ» տերմին՝ առանց վերծանման, կամ ընդհանրապես լրացուցիչ շփոթություն են մտցնում այլընտրանքային տերմինաբանության միջոցով, օրինակ՝ բիզնես գործընթացի փոխարեն գրում են «բիզնես սուբյեկտ» և այլն։

Այս հոդվածում ես որոշեցի խոսել այն մասին, թե ինչ է բիզնես գործընթացը, պատմել այս հայեցակարգի առաջացման պատմության մասին և որտեղ այն կարող է և պետք է կիրառվի: Նախատեսում եմ նաև հաջորդ հոդվածը նվիրել բիզնես գործընթացների թեմային, որտեղ կպատմեմ, թե ինչպես ճիշտ օգտագործել բիզնես գործընթացները։

Բիզնես գործընթացի սահմանում

Այսպիսով, ո՞րն է տարբերությունը բիզնես գործընթացի և գործառույթի, կամ նույնիսկ պարզապես սովորական գործընթացի միջև: Ո՞րն է տարբերությունը այս տերմինների միջև: Ես եկել եմ հետևյալ եզրակացության.

Բիզնես գործընթացը թիմում անձի (կամ մի քանի մարդկանց) գործողությունների տրամաբանական հաջորդականությունն է: Բիզնես գործընթացի նկարագրության նպատակը թիմում որոշակի գործողությունների վերլուծությունն ու կարգավորումն է:

Ինչու ես հատուկ շեշտը դնում եմ մարդկանց և թիմի վրա.

1. Բիզնես գործընթաց միշտ տեղի է ունենում անձի մասնակցությամբ։ Եթե ​​գործողությունները կատարվում են ավտոմատ համակարգի կամ ծրագրի միջոցով, սա այլևս բիզնես գործընթաց չէ, այլ տեխնոլոգիական գործընթաց կամ հստակեցում: Եվ հետո ուժի մեջ են մտնում մի փոքր այլ ստանդարտներ, նկարագրության մեթոդներ և իրականացման առանձնահատկություններ:
2. Բիզնես գործընթացը միշտ ներառում է մի քանի հոգու՝ բացահայտ կամ անուղղակի: Անգամ եթե մարդն աշխատում է միայնակ (օրինակ՝ գրող), նա դեռ ունի հաճախորդներ (հրատարակչական գործակալություններ) և սպառողներ (ընթերցողներ)։ Նաև վաճառողը «վակուումում» չի աշխատում՝ նա ունի ապրանքների մատակարարներ և գնորդներ, և այս բոլոր մարդիկ նույնպես այս կամ այն ​​կերպ ներգրավված են բիզնես գործընթացում։

Ինչու՞ եմ ես գրում թիմի, այլ ոչ թե կոմերցիոն կառույցի կամ ընկերության մասին: Քանի որ բիզնես գործընթացի հայեցակարգը կարող է օգտագործվել, այդ թվում՝ շահույթ չհետապնդող կազմակերպության համար: Դա կարող է լինել բարեգործություն, շտապօգնության մեքենա, որը այցելում է հիվանդին կամ նույնիսկ ընթրիքի կազմակերպում առանց վաճառքի կամ շահույթի: Միևնույն ժամանակ, կարելի է նկարագրել նաև բիզնես գործընթաց, քանի որ մենք ունենք մարդիկ, ովքեր որոշակի գործողություններ են կատարում որոշակի արդյունք ստանալու համար։

Բիզնես գործընթացի նկարագրությունը

Կարևոր է նաև սահմանել բիզնես գործընթացի նկարագրությունը.

Բիզնես գործընթացի նկարագրությունը աշխատողների գործողությունների հաջորդականության նկարագրությունն է գրաֆիկական և տեքստային ձևով որոշակի գործողություններ կատարելիս թիմում գործողությունները կարգավորելու, դրանց հաջորդականությունը վերլուծելու և օպտիմալացնելու համար:

Եվ այստեղ պետք է հասկանալ, որ առանց նկարագրության բիզնես գործընթաց գոյություն չունի։ Միայն նկարագրության գործընթացում է հայտնվում բիզնես գործընթաց, այսինքն. անհնար է իրականացնել մեկը առանց մյուսի։
Միևնույն ժամանակ, բոլոր գործողությունները, որոնք նկարագրված են բիզնես գործընթացում, պետք է լինեն տրամաբանական, դրանց հաջորդականությունը պետք է հանգեցնի որոշակի նախօրոք դրված նպատակի։

Բիզնես գործընթացների նկարագրությունը ստեղծագործ աշխատանք է: Նույնիսկ եթե նկարագրում եք «ինչ կա», որոշ անճշտություններ դեռ թույլատրվում են, անկյունները «հարթվում են», որոշ գործողություններ բաց են թողնվում ընկալման հեշտության համար: Իսկ եթե նկարագրվում է «այն, ինչ պետք է լինի», ապա եղածի հիման վրա նոր բան է ստեղծվում։ Միևնույն ժամանակ, բիզնես վերլուծաբանը դեռևս սահմանափակված է խիստ սահմանափակումներով՝ կանոններ, շարահյուսություն, տրամաբանական սահմանափակումներ։

Անձամբ ես համեմատում եմ նոր բիզնես գործընթացի ստեղծումը կրեատիվության, արվեստի և խիստ մաթեմատիկայի ներդաշնակ համադրության բարակ թելի վրա հավասարակշռելու հետ։

Միևնույն ժամանակ պետք է հասկանալ, որ ոչ մի բիզնես գործընթաց չի կարող կատարյալ լինել և 100%-ով համապատասխանել իրականությանը։ Միշտ էլ տեղ կա որոշ պարզեցումների և ենթադրությունների համար, ինչ-որ տեղ նույնիսկ ամենախիստ կանոնակարգերի իրականացման ժամանակ մարդկային գործոնը կատարում է իր ճշգրտումները:

Բացի այդ, ինչպես գիտեք, ցանկացած նոր սուբյեկտում միշտ կա հետագա կատարելագործման հնարավորություն։ Եվ բիզնես գործընթացների ստեղծումը նույնպես հաստատում է այս փիլիսոփայական թեզը։ Անկախ նրանից, թե որքան դժվար եք ձեռնարկել բիզնես գործընթացի կատարյալ նկարագրությունը, այնուամենայնիվ, դրա մեջ կա մի բան, որը կարող է բարելավվել ինչպես հիմա, այնպես էլ ապագայում:

Եվ այստեղ շատ կարևոր է, մի կողմից, ժամանակին կանգ առնել ինքներդ, քանի որ նորացված բիզնես գործընթացները կիրականացնեն իրական մարդիկ, ովքեր սովոր են աշխատել «հին ձևով», և դուք պետք է հաշվի առնեք նրանց իներցիան. մտածողության և ուսուցման աստիճանի: Նաև ավտոմատացումը, որը սովորաբար ներառվում է բիզնես գործընթացների արդիականացման մեջ, պահանջում է որոշակի ներդրումներ։ Եվ այստեղ պետք է ելնել հաճախորդի իրական հնարավորություններից։

Բիզնես խորհրդատուն ինքը պետք է հստակ հասկանա այս ամենը, իմանա, թե որտեղ և ինչ մակարդակի ենթադրություններով է պարզեցրել բիզնես գործընթացի նկարագրությունը, և որտեղ է որոշել հետաձգել որոշ որոշումներ ապագայի համար՝ օբյեկտիվ պատճառներով (ֆինանսներ, մարդկային գործոն): Եվ դուք պետք է կարողանաք այս ամենը պարզ ու հստակ բացատրել բիզնեսի ղեկավարին։

Բիզնես գործընթացի և տեխնոլոգիական գործընթացի հիմնական տարբերությունն այն է, որ տեխնոլոգիական գործընթացի արդյունքը բավականին հստակ արդյունք է: Օրինակ, եթե խոսքը արտադրության մասին է, ապա արտադրանքը պետք է լինի որոշակի պարամետրերով ապրանքներ։

Իհարկե, նույնիսկ տեխնոլոգիական գործընթացում կա ամուսնանալու հնարավորություն, բայց ոչ թե բնական տարբերակներից մեկը, այլ տեխնոլոգիական գործընթացի խախտման հետեւանքները։ Բիզնես գործընթացում «արդյունք» արդյունքը կարող է տարբերվել՝ կախված բիզնես գործընթացի «մարմնի» որոշակի պայմանների կատարումից, որն իրականացվել է առանց խախտումների և ձախողումների։

Պարզության համար տեխնոլոգիական գործընթացի նկարագրությունը կարող է այսպիսին լինել.

1. Մենք վերցնում ենք աշխատանքային մասը A;
2. Մենք այն կապում ենք աշխատանքային մասի B-ի հետ;
3. Մենք մշակում ենք C պարամետրերով;
4. Մենք ստանում ենք մանրամասները:

Ամեն ինչ միանշանակ է, և պայմանական «պատառաքաղներ» նախատեսված չեն։

Բիզնես գործընթացում միանգամայն նորմալ է համարվում հետևյալ իրավիճակը.

1. Մենք ստանում ենք մուտքային տվյալներ A:
   • Եթե ​​տվյալները համապատասխանում են B պայմանին, անցեք C գործողությունների հաջորդականությանը;
   • Եթե ​​տվյալները համապատասխանում են D պայմանին, կատարեք E գործողություններ:
2. Արդյունքը փոխանցվում է ելքին:

Նրանք. արդեն գործընթացի ալգորիթմում տրամադրվում են հնարավոր պայմաններ և տարբեր գործողություններ՝ կախված նախնական կամ միջանկյալ տվյալներից։

Տերմինի պատմությունը

Ես մեկ անգամ չէ, որ կարդացել եմ տեղեկատվություն, որ IDEF0 բիզնես գործընթացի նշումը հայտնվել է գրեթե 19-րդ դարի կեսերին: Ավելի իրատես հեղինակները գրում են Երկրորդ համաշխարհային պատերազմի ժամանակաշրջանի մասին։ Բայց նրանք էլ են սխալվում։

Օրինակ, երբ ես հոդված գրեցի IDEF0-ի մասին, որոշ ընթերցողներ որպես նշումների օրինակներ բերեցին նախարարությունների և գերատեսչությունների որոշ հրահանգների օրինակներ, իսկ ռազմական գործողությունների դիագրամներն ու տեսողական ներկայացումները որպես գրաֆիկական ցուցադրություն: Բայց այս ամենը բիզնես գործընթացի նկարագրություն չէ։ Վերոհիշյալ բոլորը կարելի է անվանել մեթոդներ, տեսողական ցուցադրություն, հրահանգներ, բայց չեն կարող կոչվել նշումներ:

Նշումները ժամանակակից հասկացություն են, ավելին, նշումները մի բան են, որը լավ կայացած, ստանդարտացված է, այսինքն. հրամանների և նշումների մի շարք, որոնք օգտագործվում են ոչ թե մեկ կամ երկու կազմակերպությունների, այլ շատ մարդկանց կողմից: Բիզնես գործընթացները կամ, օրինակ, ծրագրավորումը նկարագրելու համար կարող եք գալ ձեր սեփական հատուկ լեզվով: Բայց քանի դեռ զանգվածային կիրառման մեջ «խառնաշփոթ» չի ստացել, հակասությունները, երկիմաստ մեկնաբանությունները և այլ թերություններ չեն բացահայտվում և չեն վերացվում, քանի դեռ այն չի դարձել մարդկանց համար կայացած և ծանոթ չափանիշ, այն չի կարելի անվանել նշում։ Ես նախատեսում եմ ավելի ուշ գրել նշումների մասին: Հիմա վերադառնանք «բիզնես գործընթաց» տերմինի առաջացման հարցին։

Փաստորեն, բիզնես գործընթացների նկարագրությունը և BPMN նշումը հայտնվեցին XX դարի 70-ական թվականներին, երբ տեղեկատվական համակարգերը սկսեցին օգտագործվել ամենուր: Ե՛վ տերմինն ինքնին, և՛ նշումներն ի սկզբանե անհրաժեշտ էին հենց տեղեկատվական համակարգերի զարգացման համար:

Բանն այն է, որ տեղեկատվական համակարգերի կիրառման մեկնարկից հետո կազմակերպություններում մարդկանց աշխատանքի կազմակերպման բարդությունը բազմապատիկ աճել է։ Բացի այդ, մեքենաները չեն հասկանում աբստրակցիան, դրանք պահանջում են խիստ ալգորիթմ և տեղեկատվության մուտքագրման և մշակման որոշակի կարգ։ Եթե ​​մինչ ավտոմատացման մեկնարկը, երբ տեղեկատվությունն ուղղակիորեն մարդուց մարդ էր անցնում, փոխըմբռնման խնդիրը մարդկային հաղորդակցությունների մակարդակում էր, ապա այժմ անհրաժեշտություն կա այն խստորեն կարգավորել։

Արդյունքում անհրաժեշտ եղավ ստեղծել ոչ միայն կազմակերպության մարդկանց, այլ նաև տեղեկատվական համակարգերի հետ նրանց փոխգործակցության նկարագրությունները: Իսկ այստեղ բավականաչափ տեքստային նշումներ (հրահանգներ) չկային, որտեղ բոլոր նկարագրությունները ազատ տեքստի տեսքով էին, դրանք անկապ ու անհարմար են ստացվել։ Ստանդարտացման կարիք կար, ըստ էության, ստեղծելու հատուկ հրամանի լեզու և գործողությունների միանշանակ հաջորդականություն։ Ավելին, ի տարբերություն մեքենայական լեզուների, այս նշումները պետք է հավասարապես հարմար դառնան մեքենայական կոդ թարգմանելու և մարդու ընկալման համար:

Բիզնես գործընթացների առաջին մեթոդաբանորեն մշակված նշումները (իսկ ես կխոսեմ մեթոդաբանորեն մշակված նշումների մասին, օրինակ՝ IDEF3 ***) հայտնվել են ԱՄՆ-ի բանակում։ Պատճառն ակնհայտ է. նույնիսկ այն ժամանակ ԱՄՆ-ում զինվորականներն օգտագործում էին ավտոմատացում՝ օգտագործելով հեռահար կապեր, այսինքն. նույն համակարգը, որը հետագայում դարձավ ինտերնետ: Իսկ տեղեկատվական համակարգերի կիրառման այս մակարդակով հատկապես արդիական էր բիզնես գործընթացների նշումների անհրաժեշտությունը։

*** Մեթոդաբանորեն մշակված նշումների թեմայի շուրջ ուզում եմ մի քանի խոսք ասել նաև. Ինչու ես որպես օրինակ բերեցի IDEF3-ը. ես դեռ չեմ տեսել բիզնես գործընթացները նկարագրելու ավելի մեթոդաբանորեն մշակված համակարգ: Նույնիսկ BPMN 2.0-ը դեռ մշակվում և կատարելագործվում է: Եվ եթե դուք կարդաք IDEF3-ի անգլերեն նկարագրությունը (ես դեռ ռուսերեն թարգմանություն չեմ տեսել), դուք նույնպես կկարողանաք գնահատել դրա զարգացման խորությունը:

Շատ արագ մեթոդաբանությունը և նշումները հսկայական ժողովրդականություն ձեռք բերեցին բիզնես միջավայրում:
Նշումները հնարավորություն են տվել ձեռք բերել մարդկանց և թվային տեղեկատվական համակարգերի փոխազդեցությունը նկարագրող գործիք:

Նրանց օգնությամբ հնարավոր եղավ օպտիմալացնել բիզնեսը, այսինքն. ստանալ ավելի լավ կատարում նույն գնով:

Օպտիմալացման հնարավորությունը հատկապես հետաքրքրում էր բիզնեսին։ Ինչպես գիտեք, ինչ-որ բան բարելավելու համար դուք պետք է հստակ հասկանաք, թե ինչ ունեք և ինչ եք ուզում փոխել դրանից: Իսկ գրաֆիկական նշումները հստակ ցույց էին տալիս երկու իրավիճակները՝ ելակետն ու ցանկալի արդյունքը, ինչպես նաև ամենախնդրահարույց ոլորտները։ Այս տվյալների հիման վրա պարզվեց, որ շատ ավելի հեշտ է ընտրել լուծման օպտիմալ ուղին և մոդելավորել արդիականացման լավագույն տարբերակը, քան առանց նման հարմար գործիքների:

Հենց այդ ժամանակ ի հայտ եկան բիզնես գործընթացների և բիզնես գործընթացների նշումների հասկացությունները՝ երկու անքակտելիորեն կապված հասկացություններ։

Շատ կարևոր է հասկանալ, որ չկա, օրինակ, առանձին «վաճառքի բիզնես գործընթաց»։ Կա վաճառքի գործընթաց, որը կդառնա բիզնես գործընթաց, եթե այն նկարագրվի նոտագրման միջոցով: Նրանք. առանց բիզնես գործընթացի նշագրման նկարագրության, դուք զբաղվում եք վաճառքով, ոչ ոք դա չի վիճարկում: Բայց թեև չկա հստակ անսասան և միանշանակ նկարագրություն, ձեր վաճառքը մի երևույթ է, որոշ առումներով՝ ինքնաբուխ։ Եվ դրանք բիզնես գործընթաց կդառնան միայն այն բանից հետո, երբ նկարագրվեն նշագրման շրջանակներում և այս նկարագրությունը գործնականում կիրագործեն։

Վաճառքը ամենապարզ և ակնհայտ օրինակն է։ Մեզանից յուրաքանչյուրը գնորդի դերում, և մեզանից շատերը՝ վաճառողի դերում, ծանոթ են այս գործընթացին։ Եվ մենք բոլորս գիտենք, որ նույնիսկ նույն մարդը տարբեր իրավիճակներում (տարբեր ապրանքների, տարբեր գնորդների, տարբեր եղանակների և ընդհանրապես, կախված տրամադրությունից) մի փոքր այլ կերպ կվաճառվի: Բայց եթե դուք նկարագրում և հստակ կարգավորում եք որոշակի բիզնես գործընթաց, ապա անկախ նրանից, թե վաճառողն առավոտյան ինչ ոտքով է վեր կացել, վաճառքի գործընթացը որոշակի ձևով ստանդարտացված կլինի, սահմանափակվում է որոշակի սահմաններով և արդյունքում՝ ավելի կայուն:

Ինչու՞ մոդելավորել (նկարագրել) բիզնես գործընթացները

Ինչպես մեկ անգամ չէի գրել, ես հիմնականում աշխատում եմ փոքր և միջին բիզնեսի հետ, որտեղ մատուցում եմ ծառայությունների լայն շրջանակ՝ ընկերության աշխատանքում առկա խնդիրների և խոչընդոտների հայտնաբերումից մինչև ծրագրային արտադրանքի և ավտոմատացման մակարդակում իմ առաջարկած լուծումների իրականացումը: համակարգեր.

Բիզնես գործընթացների մոդելավորումն օգնում է լուծել միանգամից երկու խնդիր.

• Բիզնեսի ուսումնասիրություն.Գրաֆիկական ներկայացում դիագրամների տեսքով, այսինքն. բիզնես գործընթացների մոդելավորումը թույլ է տալիս արագ հասկանալ ընկերության առանձնահատկությունները և բացահայտել հնարավոր խոչընդոտները:
• Տեսանելիության ապահովում:Ինչպես գիտեք, «մեկ նկարն արժե հազար բառ»: Հետևաբար, ընկերության աշխատանքի սխեմատիկ ներկայացումն օգնում է մենեջերին և բիզնեսի սեփականատիրոջը շատ ավելի արագ հասկանալ խնդրի էությունը և գնահատել առաջարկվող լուծումները: Բիզնես խորհրդատուի (ի դեպ, ինչպես նաև ծրագրային ապահովման արտադրանքի ներդրման մասնագետի) աշխատանքում շատ կարևոր է, որ հաճախորդը հասկանա լուծման բոլոր առավելությունները։ Հետադարձ կապը ոչ պակաս կարևոր է. գծապատկերի կառավարիչը կկարողանա տեսնել որոշ թերություններ նույնիսկ նախագծի քննարկման փուլում, և իրականացումը կկատարվի առանց լրացուցիչ դժվարությունների և նախագծում փոփոխություններ կատարելու «գնում»:

Իսկ տերմինի ի հայտ գալու պատմությունն ուսումնասիրելու իմ անձնական փորձի համադրությունը տալիս է հետևյալ սահմանումը.

Բիզնես գործընթացներից պահանջվում է բարդ տեղեկատվությունը հեշտ հասկանալի ձևով ներկայացնել ուսումնասիրության և որոշումների կայացման համար:

Պատկերացրեք տիպիկ ընկերություն տարբեր բաժիններով՝ հաշվապահություն, մարդկային ռեսուրսներ, վաճառք, պահեստ, առաքում, արտադրություն և այլն: Այս ամենից վեր մեկ մարդ է՝ բիզնեսի ղեկավարը։ Նա ֆիզիկապես չի կարող հասկանալ բոլոր տեսակի բիզնես գործընթացները փորձագիտական ​​մակարդակով: Դրա համար էլ աշխատանքի են ընդունում տարբեր մասնագետների։ Բայց նրան պետք է արդյունավետ կառավարել այս ամենը, իսկ առանձին դեպքերում՝ արդիականացնել։

Այստեղից են գալիս բիզնես գործընթացները: Միևնույն ժամանակ, ընկերության ներսում մարդկային գործունեության որոշակի տեսակներ նկարագրված են գրաֆիկական նշումներով և ներկայացվում են այնպիսի ձևով, որն օգնում է ղեկավարությանը հասկանալ, թե կոնկրետ ինչպես է կատարվում աշխատանքը յուրաքանչյուր փուլում, և ինչ կարող է բարելավվել այստեղ: Միևնույն ժամանակ, ընկերության ղեկավարը պարտադիր չէ, որ ունենա որոշակի պրոֆիլի բարձր որակավորում ունեցող մասնագետ:

Իհարկե, այս մակարդակում չի կարելի անել առանց տեղեկատվության որոշակի կորստի։ Անհնար է գրաֆիկական նշումով նկարագրել յուրաքանչյուր աշխատակցի աշխատանքի բոլոր նրբությունները և մանրամասները։ Բայց այդ տեղեկատվական կորուստները աննշան են դառնում գործընթացներն ընդհանրապես հասկանալու և որոշում կայացնելու համար։

Ինչպես նկարագրել բիզնես գործընթացները

Փաստացի գործող բիզնես գործընթացների նկարագրությունը ստանալու համար բավական է միայն ուշադիր ուսումնասիրել յուրաքանչյուր աշխատակցի գործողությունների հաջորդականությունը։ Նրանք. որոշակի գործընթաց սկսելու համար անհրաժեշտ է տեղեկատվություն ստանալ մուտքային տվյալների մասին, ելքային, այսինքն. աշխատակցի գործողությունների արդյունքը, ինչպես նաև քայլ առ քայլ ամրագրել այն գործողությունները, որոնք պահանջվում էին:

Ամբողջ տեղեկատվությունը հավաքելուց հետո այն պետք է թարգմանվի գրաֆիկական նշումով: Այստեղ արժե հասկանալ, որ հենց գրաֆիկական նշումներն են համարվում «լավ ձև» բիզնես գործընթացների նկարագրությունները կազմելիս: Ինքներդ ձեզ համար կարող եք գրել նշումը, ինչպես ցանկանում եք, նկարագրությունների տեքստային տարբերակները նույնպես կան և օգտագործվում են, օրինակ, որոշ ծրագրեր մշակողների կողմից: Բայց եթե գրում եք նշում, որը կկարդան այլ մարդիկ, անկախ նրանից՝ դա ծրագրաշարի մշակող է, թե ընկերության ղեկավար, ընտրեք գրաֆիկան:

Այս որոշման պատճառը պարզ է. տեղեկատվությունը ավելի լավ է ընկալվում գրաֆիկական տեսքով: Եթե ​​մարդուն առաջարկում եք «տեքստի պատ», ապա նրանից շատ ժամանակ և ջանք կպահանջվի՝ հասկանալու համար, թե ինչի մասին եք նույնիսկ խոսում։ Իսկ ամբողջ խնդիրն այս դեպքում ծածկել գրեթե անհնար է։ Գրաֆիկական դիագրամները այլ հարց են. այստեղ դուք կարող եք ուսումնասիրել բիզնես գործընթացները մանրամասների տարբեր մակարդակներով, և յուրաքանչյուրը կարող է արագ «նայել ընդհանուր տեսքը» գրաֆիկական դիագրամի:

1. Մենք հավաքում ենք գործընթացի մասնակիցներին (աշխատողներին);
2. Մենք հավաքում ենք մուտքային տեղեկատվություն, որն անհրաժեշտ և բավարար է գործընթացը սկսելու համար.
3. Մենք հավաքում ենք օգտագործված համակարգեր: Այն կարող է լինել հաշվապահական համակարգ, CRM, էլ.փոստ, Excel աղյուսակներ և այլն: Այն ամենը, ինչ իրականում օգտագործվում է ստեղծագործության մեջ, պետք է գրանցվի։
4. Մենք սահմանում ենք ակնկալվող արդյունքը՝ ինչ կլինի գործընթացի ավարտին։
5. Մենք հավաքում ենք գործողությունների հաջորդականությունը, որը մարդը կատարում է:
6. Մենք մեկուսացնում ենք պայմանները. Կախված տարբեր մուտքային տվյալներից և միջանկյալ արդյունքներից, գործողությունները կարող են տարբեր լինել:
7. Մենք նկարագրում ենք հավաքագրված ամբողջ տեղեկատվությունը գրաֆիկական ձևով, հարմար նշումով (IDEF3, BPMN 2.0 և այլն):

Բիզնես գործընթացների նկարագրության կանոններ

Վերևում ես շատ բան ասացի ստեղծագործական մոտեցման, բիզնես գործընթացների նկարագրության մեջ գործողությունների պայմանների և տարբերակների ներառման հնարավորությունների մասին։ Արդյունքում կարող է թվալ, թե «աշխատանքի» մեջ մարդու գործողությունների ցանկացած նկարագրություն կարելի է համարել բիզնես գործընթացի նկարագրություն։ Փաստորեն, կան խիստ շրջանակներ և կանոններ, որոնք որոշում են, թե արդյոք գործողությունների ցանկը կարելի է անվանել բիզնես գործընթացի նկարագրություն (գրաֆիկական կամ տեքստային ձևով), թե ոչ.

• Ամբողջականություն.Բիզնես գործընթացը պետք է հստակ պատասխանի իր առջեւ ծառացած հարցին: Եթե ​​մենք խոսում ենք որոշակի ապրանքի կամ ծառայության վաճառքի գործընթացի մասին, ապա բիզնես գործընթացը պետք է ամբողջությամբ նկարագրի նշված արդյունքը ստանալու համար անհրաժեշտ գործողությունները և ավարտվի հենց այդպիսի արդյունքով (որոշակի ենթադրություններով, որոնք ես վերը նշեցի):
• Հակիրճություն.Բիզնես գործընթացը պետք է համատեղի բավարարությունը, այսինքն. նկարագրեք բոլոր անհրաժեշտ քայլերն ու գործողությունները՝ միաժամանակ լինելով հնարավորինս հակիրճ՝ ընկալման հեշտության համար: Անձամբ ես ինքս ինձ համար «15 րոպեի կանոն» եմ մշակել. եթե այս ժամանակահատվածում կարողանամ ընկերության ղեկավարությանը բացատրել ներկայացված բիզնես գործընթացը, ապա այն կարող է ցուցադրվել հաճախորդին: Ստացվում է ավելի արագ - հիանալի, ավելի շատ ժամանակ և բառեր է պահանջում - դուք պետք է մտածեք այն մասին, թե ինչ կարելի է կրճատել և պարզեցնել:
  Մի անգամ ես անձամբ տեսա բիզնես գործընթացի գրաֆիկական նկարագրությունը՝ պատրաստված 2 մետր երկարությամբ (և համապատասխան լայնությամբ) թերթիկի վրա։ Նույնիսկ պարզապես դա հաշվի առնելն ու հասկանալը, թե որ սլաքն է տանում, չափազանց դժվար է: Իսկ ինչպես դա բացատրել հաճախորդին, ես անձամբ չեմ պատկերացնում:
  Հիշեք, որ մարդն ընկալում է տեսողականորեն սահմանված քանակությամբ տեղեկատվություն՝ սահմանափակված, ի թիվս այլ բաների, թերթի կամ էկրանի որոշակի չափերով (դա պայմանավորված է տեսողության առանձնահատկություններով), ինչպես նաև տարրերի քանակով (ուղեղի հնարավորությունները նույնպես սահմանափակ): Հաճախորդը կհասկանա պարզ և հակիրճ բիզնես գործընթացը՝ ուղղակի հայացքով «ծածկելով» սխեման: Բարդ և դետալներով գերհագեցած՝ ստիպված կլինեք մեկ ժամից ավելի ուսումնասիրել՝ պարզապես հասկանալու համար, թե ինչ է այնտեղ ցուցադրված։ Ամենայն հավանականությամբ, ընկերության ղեկավարը, ով փորձագետ չէ առանձին գերատեսչությունների աշխատանքի մեջ, ինչպես նաև սահմանափակված է ազատ ժամանակի չափով, պարզապես չի ուսումնասիրի նման բարդ կառուցվածքը և չի հասկանա նույնիսկ ամենաշատի էությունը. շահավետ առաջարկներ.
• Ընդհանուր ընդունված նշումների օգտագործումը:Մի հորինեք ձեր սեփական նշումներն ու կանոնները: Օգտագործեք նշումներ, որոնք օգտագործվում են ամբողջ աշխարհում: Որոշ հայրենական հեղինակների գրքերում տեսել եմ սեփական նոտագրություն ստեղծելու փորձեր։ Եվ, ճիշտն ասած, ես երբեք չեմ հասկացել, թե ինչու են նրանք դժվարացնում կյանքը իրենց և իրենց ընթերցողների համար։ Այստեղ, ինչպես լեզվի դեպքում, դուք կարող եք հորինել ձեր հատուկ լեզուն, բայց ձեզնից բացի ոչ ոք չի հասկանա այն: Իսկ եթե պարզվի, որ նման է եղածներին, ապա կարող է առաջանալ նաև շփոթություն։ Կամ դուք կհամարվեք անգրագետ, քանի որ հայտնի լեզուների կանոններով չեք օգտագործում կետադրական նշաններ, մերժող բառեր և այլն։ Այդպես է նաև նշումների դեպքում. կան արդեն կայացած, մարդկանց հայտնի և, ինչը կարևոր է նաև, ինտուիտիվ նշումներ։ Այդ իսկ պատճառով նրանք հանրաճանաչ դարձան, քանի որ իրենց ստեղծման և կատարելագործման ընթացքում նրանք անընդհատ փորձարկվում էին պարզության, միանշանակության և հարմարության համար: Եթե ​​օգտագործեք պատրաստի նշումներ, ձեզ կհասկանան, կընկալեն որպես փորձագետ, իսկ նշագրման կանոններն իրենք կազատեն ձեզ տրամաբանական սխալներից։ Ես անձամբ խորհուրդ եմ տալիս IDEF3 և BPMN 2.0:
• Բիզնես գործընթացի բոլոր մասնակիցները պետք է հաշվի առնվեն և ուղղակիորեն նշվեն:Եվ դա պետք է արվի առանց համարակալմամբ տողատակերի, Swimm գծի օբյեկտներում մեկնաբանությունների (հատուկ ծանոթագրություններ) և այլն: Երկրպագուները հաճախ «մեղանչում» են դրանով, որ պատրաստի նշումներ օգտագործելու փոխարեն ստեղծեն իրենց սեփական դիզայնը: Ինչ-որ տեղ նրանց անունները չեն տեղավորվում, ինչ-որ տեղ կարծում են, որ բիզնես գործընթացի մարմնում երկար անունն անհարմար կլինի։ Արդյունքում կամ պետք է ծանոթագրություններում փնտրել, թե կոնկրետ ում մասին է խոսքը, կամ էլ նման բիզնես գործընթացներ ստեղծողները պարզապես մոռանում են նշել մասնակիցներից մեկին։
• Օգտագործողի համար հարմար նկարագրություն:Ամենակարևորն այն է, որ ձեր սպառողը, նա, ով կկարդա այս նշումը, պետք է արագ և իդեալական, նույնիսկ առանց ձեր բացատրությունների, հասկանա բիզնես գործընթացի նկարագրությունը:

Մնացած ամեն ինչ կախված է միայն ձեզնից և բիզնես գործընթացի նկարագրության սպառողից: Եթե ​​դուք իսկապես սիրում եք տարբեր գույների օգտագործումը (նետերի կամ առարկաների համար), կարծում եմ, որ սա միանգամայն ընդունելի է: Կարող եք նաև նշումներ ստեղծել ոչ միայն իմ առաջարկած գործիքներում, այլ ձեզ հարմար ցանկացած միջավայրում։ Եթե ​​նշումը հետևում է վերը թվարկված կանոններին և հասկանալի է ձեր սպառողին, դուք ստեղծել եք հենց այն, ինչ ձեզ անհրաժեշտ է: Եվ սա իսկապես բիզնես գործընթացի նկարագրություն է՝ մասնագիտական ​​և աշխատանքի համար օպտիմալ։

Ընդհանուր առասպելներ և սխալ պատկերացումներ

«Մի՛ հայտնագործեք անիվը» Կարիք չկա հորինել ձեր սեփական նշումները:

Հաճախ, գոյություն ունեցող նշումների առանձնահատկությունները ուսումնասիրելու փոխարեն, մարդիկ տարբեր գրաֆիկական ծրագրերում գծում են ազատ ձևի գրաֆիկներ։

Ես խորհուրդ չեմ տալիս դա անել: Նախ, պատրաստի գործիքներ օգտագործելիս պետք չէ ձեր սեփական նշանակումներն ու չափանիշները հորինել: Ամեն ինչ վաղուց է մտածված։ Միևնույն ժամանակ, ստանդարտ նշումներն իսկապես ինտուիտիվ են, կարդացվում են միանշանակ և հայտնի են շատերին: Երկրորդ, պատրաստի համակարգերը (IDEF3, BPMN 2.0 և այլն) ունեն լավ մշակված մեթոդաբանություն և խիստ սահմանափակումներ։ Դրանք կարող են ընկալվել որպես ծրագրավորման լեզու և այս լեզվի հետ աշխատելու միջավայր։ Այստեղ դուք պարզապես չեք կարողանա շատ սխալներ թույլ տալ, շարահյուսական ստանդարտները և հենց միջավայրը ձեզ կփրկի դրանից (խմբագրի սահմանափակումներ, ավտոմատ ստուգումներ):

Մի շփոթեք ընկերության բիզնես գործընթացների և ՏՏ համակարգերի բիզնես գործընթացների նկարագրությունները:

Շատ ավտոմատացված համակարգերում, օրինակ, 1C-ում կամ Zoho CRM-ում, կան իրենց սեփական սուբյեկտները, որոնք կոչվում են «բիզնես գործընթացներ»: Բայց այս սուբյեկտները ոչ մի կապ չունեն այս հոդվածում նկարագրված բիզնես գործընթացների հետ: Համարեք դրանք «համանուններ», այսինքն. տերմինները կարծես թե նույնն են հնչում, բայց մեր դեպքում դա ընկերության աշխատանքի նկարագրությունն է, իսկ ՏՏ համակարգերում գործառույթների և հաշվետվությունների խմբի անվանումն է։

Ընդհանուր սխալ. բիզնես գործընթացն անպայման բերում է արժեք (շահույթ):

Ես նույնիսկ հայտնի բանախոսներից եմ լսել, որ բիզնես գործընթացները պետք է լինեն շահութաբեր։ Ավելին, ես նույնիսկ տեսա «սխալների վերլուծություն» բիզնես գործընթաց ստեղծելիս, որտեղ մեծ ուշադրություն է դարձվում այն ​​փաստին, որ գործողությունների 70%-ը որևէ արժեք չունի։

Իրականում բիզնես գործընթացները տարբեր են: Ոմանց արդյունքը իսկապես կլինի շահույթ ստանալը, օրինակ՝ ուղղակի վաճառքը։ Մնացած դեպքերում դժվար է խոսել արժեքի ձեռքբերման եւ, ընդհանրապես, գործողությունների գնահատման մասին այս տեսանկյունից։ Օրինակ, ինչպե՞ս կարող եք գնահատել ապրանքների առաքման կամ հարկային հայտարարագրերի ստեղծման և ուղարկման բիզնես գործընթացի արժեքը:

Կարծում եմ, որ բիզնես գործընթացն անպայման արժեք չի բերում, եթե դա հասկանանք որպես ուղղակի շահույթ ընկերության համար։ Գործընթացին ուղղված մոտեցման ներդրումը և բիզնես գործընթացների իրականացումը ավելի շատ կենտրոնացած են այլ բանի վրա՝ արժեքի պահպանման վրա, այսինքն. ավելի շատ կատարողականություն ստանալ նույն գնով:

Հնարավո՞ր է իդեալական բիզնես գործընթաց ստեղծել. ե՞րբ պետք է դադարեցնել:

Ոչ Բիզնես գործընթացը պետք է լինի պարզ, հասկանալի, հարմար, ընթեռնելի։ Բայց դա երբեք կատարյալ չի լինի։

Երբ ես սկսեցի աշխատել, ինքս ինձ միշտ թվում էր, թե ինչ-որ բանի վրա չեմ աշխատում, ինչ-որ տեղ դա կարելի էր ավելի լավ անել։ Եվ հաճախ հաճախորդներն ինձ խնդրում էին մանրամասնել ու ավելի մանրամասն նկարագրել այս կամ այն ​​գործընթացը։ Եվ ես դա նույնպես իմ թերությունն էի համարում։

Իրականում, հիմնվելով վերը նշված բոլորի վրա, բիզնես գործընթացների մոդելավորումը ինչ-որ ենթադրություն է, ստեղծագործական գործընթաց: Մյուս կողմից, ժամանակին ես նույնիսկ չգիտեի, թե ինչ պատասխանել ավելի շատ «սա» և «այնտեղ» նկարագրելու խնդրանքներին: Բայց ժամանակի ընթացքում ես հասկացա, որ բիզնեսի մոդելավորումը պարզապես ստեղծագործություն չէ, այլ մի տեսակ դիալեկտիկական գործընթաց: Իսկ բիզնես գործընթացի ստեղծումը միշտ իր ուրույն ժխտումն է կրելու։ Այստեղ իսկապես արժե հարցին մոտենալ փիլիսոփայական տեսանկյունից։ Իսկ բիզնես գործընթաց ստեղծելիս պետք է հիշել, որ չենք կարող միանգամից ամեն ինչ ծածկել, և հետևաբար այն միշտ անկատար է լինելու։ Բայց միևնույն ժամանակ մենք դրա մեջ արդեն դնում ենք այն, ինչ կբարելավենք ապագայում։ Արժե սրան մոտենալ ուղղակի որպես փաստ։

Ձեր բիզնես գործընթացը պետք է լուծի առաջադրանքը, պատասխանի այն հարցին, որը դիտարկվում է նախագծի շրջանակներում։ Մնացած ամեն ինչ ապագա հնարավոր համագործակցության խնդիր է։ Հենց այսպես արժե հաճախորդներին բացատրել, թե ինչու չեք մանրամասնում որոշ գործընթացներ կամ չեք նկարում քննարկվողի հետ կապված որևէ այլ բիզնես գործընթաց:

Բիզնես գործընթացի դիագրամն արտացոլում է դրա էությունն ու աշխատանքի մեխանիզմը։ Ինքնին միացում ստեղծելը շատ դժվար չէ: Բավական է հասկանալ, թե ինչ հարցերի պետք է պատասխանի սխեման, ապա հետևել ստեղծման ալգորիթմին։ Եթե ​​չեք համբերում սկսել մոդելներ ստեղծել կամ չգիտեք որտեղից սկսել, այս հոդվածը ձեզ համար է:

Ուզում եմ հիշեցնել, որ բիզնես գործընթացների նկարագրությունը սկսելուց առաջ անհրաժեշտ է. ընկերությունները հարթակ են սկսելու համար:

Ալգորիթմը, որը ես ներկայացնում եմ այստեղ, օգտակար կլինի նրանց համար, ովքեր պարզապես պատրաստվում են նկարագրել բիզնես գործընթացները: Նրանց համար, ովքեր վերապատրաստվել են իմ կողմից, հոդվածը կլինի անցածի հիանալի կրկնություն))))

Բիզնես գործընթացի դիագրամ - հրահանգներ անհամբերների համար

1 - Սահմանեք գործընթացի սահմանները

Յուրաքանչյուր բիզնես գործընթաց սկսվում և ավարտվում է իրադարձությամբ: Առաջին բանը, որ պետք է անել, իրադարձությունների մեկնարկի և ավարտի նշումն է:

2 - Նկարեք գործընթացի հիմնական բլոկները

Հիմնական բլոկները (ենթագործընթացներ, գործառնություններ) դասավորեք ըստ դրանց կատարման:

Մի բարդացրեք սխեման այս փուլում: Ցուցադրել բլոկները այնպես, կարծես գործընթացը կատարյալ է ընթանում:

3 - Ավելացնել պատառաքաղներ և այլ իրադարձություններ

Եվ հիմա ժամանակն է ամեն ինչ մի փոքր բարդացնելու։ Ավելացրեք գործընթացի զարգացման հիմնական տարբերակները և հիմնական միջանկյալ իրադարձությունները: Լրացրե՛ք դիագրամը բացակայող գործողություններով:

4 - Նշեք գործընթացի մասնակիցների դերերը

Բիզնես գործընթացներում պաշտոններ կամ կոնկրետ աշխատողներ չկան։ Փոխարենը օգտագործվում է «դեր» հասկացությունը։ Մեկ աշխատողը կարող է կատարել բազմաթիվ դերեր: Մեկ դեր կարող են կատարել բազմաթիվ աշխատակիցներ: Պաշտոնը կազմված է մի շարք դերերից:

Անհրաժեշտության դեպքում ավելացրեք բացակայող գործողությունները:

5 - Տեղադրեք փաստաթղթերը դիագրամի վրա

Փաստաթուղթը պարտադիր չէ, որ պաշտոնական փաստաթուղթ լինի յոթ ստորագրությամբ: Բիզնես գործընթացների կառավարման տեսանկյունից փաստաթուղթը տեղեկատվություն է ցանկացած տեղեկատվության կրիչի մասին: փոստ, հաշվետվություն, ներկայացում, SMS - այս ամենը փաստաթղթեր են:

Երբեմն անհրաժեշտ է լինում ցուցադրել միջանկյալ ապրանքներ։ Սրանք բլանկներ են, կիսաֆաբրիկատներ կամ աշխատանքի ուղղակի կարևոր մասեր, որոնք անցնում են մի գործընթացի բլոկով մյուսը: Ավելացրեք դրանք այս փուլում: Անհրաժեշտության դեպքում.

6 - Ավելացրեք օգտագործված ծրագրեր և տվյալների բազաներ

Գործընթացը պետք է արտացոլի, թե որ ծրագրերն ու տվյալների բազաներն են օգտագործում:

7 - Դասավորել գործիքներն ու նյութերը

Եթե ​​գործընթացում օգտագործվում են գործիքներ և/կամ նյութեր, սա նույնպես պետք է ցուցադրվի: Հիմնական կետերը կարելի է բացահայտել բիզնես գործընթացի գծապատկերում: Մանրամասն նկարագրությունը լավագույնս տրվում է մեկնաբանություններում և նկարագրության հատուկ բաժիններում: Հիանալի տարբերակ է դիագրամ կազմելը, որը կենտրոնացած է հատուկ գործիքների և նյութերի օգտագործման վրա: Նման սխեմայում շեշտը դրվում է ոչ թե աշխատանքի հոսքի վրա, այլ այն մասին, թե ինչպես, ինչ քանակությամբ և ինչ նյութեր են օգտագործվում բիզնես գործընթացում։

8 - Սահմանել կատարողականի ցուցանիշները բիզնես գործընթացում

Բիզնես գործընթացի դիագրամի վրա տեղադրեք կատարողականի այն ցուցանիշները, որոնք այս կամ այն ​​կերպ հաշվի են առնվում համակարգում:

9 - Ստացված սխեման կապել այլ գործընթացների հետ

Յուրաքանչյուր բիզնես գործընթաց ընդամենը ավելի մեծ համակարգի մի մասն է: Բոլոր գործընթացները փոխկապակցված են: Ըստ էության, կապը մի բան է, որը գործընթացը փոխանակում է այլ գործընթացների հետ: Նկատի ունեցեք, որ դուք պետք է նշեք այն գործընթացները, որոնց հետ կապված է ընթացիկ գործընթացը, ինչպես նաև այն, թե ինչ են նրանք փոխանակում:

Բիզնես գործընթացի կապը այլ գործընթացների հետ

10 - Ստուգեք արդյունքում ստացված բիզնես գործընթացի մոդելը

Սկզբունքորեն, սխեման պատրաստ է: Բիզնես գործընթացի դիագրամը պետք է պատասխանի հետևյալ հարցերին.

• Որտե՞ղ է սկսվում և ավարտվում բիզնես գործընթացը:
• Ի՞նչ գործընթացներ է այն ներառում: Ինչ է փոխանակվում:
• Ի՞նչ վիրահատություններ են կատարվում: Ի՞նչ հերթականությամբ։
• Ո՞վ է իրականացնում այդ գործընթացում գործողությունները:
• Ի՞նչ փաստաթղթեր են օգտագործվում և հայտնվում գործընթացում: Ի՞նչ գործողություններում են օգտագործվում/հայտնվել այս փաստաթղթերը:
• Ի՞նչ գործիքներ, նյութեր, ծրագրաշարեր և տվյալների բազաներ են օգտագործվում գործընթացում և ի՞նչ գործողություններում:
• Արդյունավետության ի՞նչ ցուցանիշներ և կոնկրետ որտեղ են գրանցվում բիզնես գործընթացում:

Լավ պատրաստված սխեման պետք է լինի հեշտ հասկանալի և բավականաչափ տեղեկատվական:
Բիզնես գործընթացի դիագրամը պետք է հասկանալի լինի «փողոցում գտնվող մարդուն»:
Բիզնես գործընթացի դիագրամը նկարագրության փուլում պետք է արտացոլի, թե ինչպես է գործընթացը իրականացվում իրական կյանքում:

Այս ալգորիթմը թույլ կտա բավականին պարզ և արագ նկարագրել անհրաժեշտ բիզնես գործընթացները։ Հաջորդիվ ես մանրամասն կխոսեմ բիզնես գործընթացների նկարագրության մասին։ Մնալ կապի մեջ.

Եվ այնուհանդերձ, մարդկային միտքն ապարդյուն փորձել է ընկալել այն ավելի քան 2000 տարի, մինչդեռ, մյուս կողմից, նրան հաջողվել է, թեկուզ մոտավորապես, շատ ավելի բովանդակալից և բարդ ձևերի վերլուծության մեջ։ Ինչո՞ւ է այդպես։ Քանի որ զարգացած մարմինը ավելի հեշտ է ուսումնասիրել, քան մարմնի բջիջը: Բացի այդ, տնտեսական ձևերը վերլուծելիս չեն կարող օգտագործվել ոչ մանրադիտակ, ոչ քիմիական ռեակտիվներ: Երկուսն էլ պետք է փոխարինվեն վերացականության ուժով։

Կարլ Մարքս. Կապիտալ. Հատոր 1. Առաջին հրատարակության նախաբան։

Բիզնես գործընթացների մասին շատ է խոսվում և հաճախ հիմնականում բիզնեսի ավտոմատացման հետ կապված։ Ես նաև օգտագործում եմ այս տերմինը, ներառյալ CRM համակարգերի, ERP-ի, BPMN նշումների, IDEF0-ի և այլ գործիքների հետ աշխատելու մասին իմ հոդվածներում, որոնք կարող են անհրաժեշտ լինել բիզնես խորհրդատուի աշխատանքում և ավտոմատացման համակարգերի ներդրման համար: Միևնույն ժամանակ, Runet-ում ես չգտա «բիզնես գործընթաց» տերմինի հասկանալի և մանրամասն սահմանումը:

Շատ հեղինակներ այն օգտագործում են «լռելյայն» որպես «ինտուիտիվ» տերմին՝ առանց վերծանման, կամ ընդհանրապես լրացուցիչ շփոթություն են մտցնում այլընտրանքային տերմինաբանության միջոցով, օրինակ՝ բիզնես գործընթացի փոխարեն գրում են «բիզնես սուբյեկտ» և այլն։

Այս հոդվածում ես որոշեցի խոսել այն մասին, թե ինչ է բիզնես գործընթացը, պատմել այս հայեցակարգի առաջացման պատմության մասին և որտեղ այն կարող է և պետք է կիրառվի: Նախատեսում եմ նաև հաջորդ հոդվածը նվիրել բիզնես գործընթացների թեմային, որտեղ կպատմեմ, թե ինչպես ճիշտ օգտագործել բիզնես գործընթացները։

Բիզնես գործընթացի սահմանում

Այսպիսով, ո՞րն է տարբերությունը բիզնես գործընթացի և գործառույթի, կամ նույնիսկ պարզապես սովորական գործընթացի միջև: Ո՞րն է տարբերությունը այս տերմինների միջև: Ես եկել եմ հետևյալ եզրակացության.

Բիզնես գործընթացը թիմում անձի (կամ մի քանի մարդկանց) գործողությունների տրամաբանական հաջորդականությունն է: Բիզնես գործընթացի նկարագրության նպատակը թիմում որոշակի գործողությունների վերլուծությունն ու կարգավորումն է:

Ինչու ես հատուկ շեշտը դնում եմ մարդկանց և թիմի վրա.

1. Բիզնես գործընթաց միշտ տեղի է ունենում անձի մասնակցությամբ։ Եթե ​​գործողությունները կատարվում են ավտոմատ համակարգի կամ ծրագրի միջոցով, սա այլևս բիզնես գործընթաց չէ, այլ տեխնոլոգիական գործընթաց կամ հստակեցում: Եվ հետո ուժի մեջ են մտնում մի փոքր այլ ստանդարտներ, նկարագրության մեթոդներ և իրականացման առանձնահատկություններ:
2. Բիզնես գործընթացը միշտ ներառում է մի քանի հոգու՝ բացահայտ կամ անուղղակի: Անգամ եթե մարդն աշխատում է միայնակ (օրինակ՝ գրող), նա դեռ ունի հաճախորդներ (հրատարակչական գործակալություններ) և սպառողներ (ընթերցողներ)։ Նաև վաճառողը «վակուումում» չի աշխատում՝ նա ունի ապրանքների մատակարարներ և գնորդներ, և այս բոլոր մարդիկ նույնպես այս կամ այն ​​կերպ ներգրավված են բիզնես գործընթացում։

Ինչու՞ եմ ես գրում թիմի, այլ ոչ թե կոմերցիոն կառույցի կամ ընկերության մասին: Քանի որ բիզնես գործընթացի հայեցակարգը կարող է օգտագործվել, այդ թվում՝ շահույթ չհետապնդող կազմակերպության համար: Դա կարող է լինել բարեգործություն, շտապօգնության մեքենա, որը այցելում է հիվանդին կամ նույնիսկ ընթրիքի կազմակերպում առանց վաճառքի կամ շահույթի: Միևնույն ժամանակ, կարելի է նկարագրել նաև բիզնես գործընթաց, քանի որ մենք ունենք մարդիկ, ովքեր որոշակի գործողություններ են կատարում որոշակի արդյունք ստանալու համար։

Բիզնես գործընթացի նկարագրությունը

Կարևոր է նաև սահմանել բիզնես գործընթացի նկարագրությունը.

Բիզնես գործընթացի նկարագրությունը աշխատողների գործողությունների հաջորդականության նկարագրությունն է գրաֆիկական և տեքստային ձևով որոշակի գործողություններ կատարելիս թիմում գործողությունները կարգավորելու, դրանց հաջորդականությունը վերլուծելու և օպտիմալացնելու համար:

Եվ այստեղ պետք է հասկանալ, որ առանց նկարագրության բիզնես գործընթաց գոյություն չունի։ Միայն նկարագրության գործընթացում է հայտնվում բիզնես գործընթաց, այսինքն. անհնար է իրականացնել մեկը առանց մյուսի։
Միևնույն ժամանակ, բոլոր գործողությունները, որոնք նկարագրված են բիզնես գործընթացում, պետք է լինեն տրամաբանական, դրանց հաջորդականությունը պետք է հանգեցնի որոշակի նախօրոք դրված նպատակի։

Բիզնես գործընթացների նկարագրությունը ստեղծագործ աշխատանք է: Նույնիսկ եթե նկարագրում եք «ինչ կա», որոշ անճշտություններ դեռ թույլատրվում են, անկյունները «հարթվում են», որոշ գործողություններ բաց են թողնվում ընկալման հեշտության համար: Իսկ եթե նկարագրվում է «այն, ինչ պետք է լինի», ապա եղածի հիման վրա նոր բան է ստեղծվում։ Միևնույն ժամանակ, բիզնես վերլուծաբանը դեռևս սահմանափակված է խիստ սահմանափակումներով՝ կանոններ, շարահյուսություն, տրամաբանական սահմանափակումներ։

Անձամբ ես համեմատում եմ նոր բիզնես գործընթացի ստեղծումը կրեատիվության, արվեստի և խիստ մաթեմատիկայի ներդաշնակ համադրության բարակ թելի վրա հավասարակշռելու հետ։

Միևնույն ժամանակ պետք է հասկանալ, որ ոչ մի բիզնես գործընթաց չի կարող կատարյալ լինել և 100%-ով համապատասխանել իրականությանը։ Միշտ էլ տեղ կա որոշ պարզեցումների և ենթադրությունների համար, ինչ-որ տեղ նույնիսկ ամենախիստ կանոնակարգերի իրականացման ժամանակ մարդկային գործոնը կատարում է իր ճշգրտումները:

Բացի այդ, ինչպես գիտեք, ցանկացած նոր սուբյեկտում միշտ կա հետագա կատարելագործման հնարավորություն։ Եվ բիզնես գործընթացների ստեղծումը նույնպես հաստատում է այս փիլիսոփայական թեզը։ Անկախ նրանից, թե որքան դժվար եք ձեռնարկել բիզնես գործընթացի կատարյալ նկարագրությունը, այնուամենայնիվ, դրա մեջ կա մի բան, որը կարող է բարելավվել ինչպես հիմա, այնպես էլ ապագայում:

Եվ այստեղ շատ կարևոր է, մի կողմից, ժամանակին կանգ առնել ինքներդ, քանի որ նորացված բիզնես գործընթացները կիրականացնեն իրական մարդիկ, ովքեր սովոր են աշխատել «հին ձևով», և դուք պետք է հաշվի առնեք նրանց իներցիան. մտածողության և ուսուցման աստիճանի: Նաև ավտոմատացումը, որը սովորաբար ներառվում է բիզնես գործընթացների արդիականացման մեջ, պահանջում է որոշակի ներդրումներ։ Եվ այստեղ պետք է ելնել հաճախորդի իրական հնարավորություններից։

Բիզնես խորհրդատուն ինքը պետք է հստակ հասկանա այս ամենը, իմանա, թե որտեղ և ինչ մակարդակի ենթադրություններով է պարզեցրել բիզնես գործընթացի նկարագրությունը, և որտեղ է որոշել հետաձգել որոշ որոշումներ ապագայի համար՝ օբյեկտիվ պատճառներով (ֆինանսներ, մարդկային գործոն): Եվ դուք պետք է կարողանաք այս ամենը պարզ ու հստակ բացատրել բիզնեսի ղեկավարին։

Բիզնես գործընթացի և տեխնոլոգիական գործընթացի հիմնական տարբերությունն այն է, որ տեխնոլոգիական գործընթացի արդյունքը բավականին հստակ արդյունք է: Օրինակ, եթե խոսքը արտադրության մասին է, ապա արտադրանքը պետք է լինի որոշակի պարամետրերով ապրանքներ։

Իհարկե, նույնիսկ տեխնոլոգիական գործընթացում կա ամուսնանալու հնարավորություն, բայց ոչ թե բնական տարբերակներից մեկը, այլ տեխնոլոգիական գործընթացի խախտման հետեւանքները։ Բիզնես գործընթացում «արդյունք» արդյունքը կարող է տարբերվել՝ կախված բիզնես գործընթացի «մարմնի» որոշակի պայմանների կատարումից, որն իրականացվել է առանց խախտումների և ձախողումների։

Պարզության համար տեխնոլոգիական գործընթացի նկարագրությունը կարող է այսպիսին լինել.

1. Մենք վերցնում ենք աշխատանքային մասը A;
2. Մենք այն կապում ենք աշխատանքային մասի B-ի հետ;
3. Մենք մշակում ենք C պարամետրերով;
4. Մենք ստանում ենք մանրամասները:

Ամեն ինչ միանշանակ է, և պայմանական «պատառաքաղներ» նախատեսված չեն։

Բիզնես գործընթացում միանգամայն նորմալ է համարվում հետևյալ իրավիճակը.

1. Մենք ստանում ենք մուտքային տվյալներ A:
   • Եթե ​​տվյալները համապատասխանում են B պայմանին, անցեք C գործողությունների հաջորդականությանը;
   • Եթե ​​տվյալները համապատասխանում են D պայմանին, կատարեք E գործողություններ:
2. Արդյունքը փոխանցվում է ելքին:

Նրանք. արդեն գործընթացի ալգորիթմում տրամադրվում են հնարավոր պայմաններ և տարբեր գործողություններ՝ կախված նախնական կամ միջանկյալ տվյալներից։

Տերմինի պատմությունը

Ես մեկ անգամ չէ, որ կարդացել եմ տեղեկատվություն, որ IDEF0 բիզնես գործընթացի նշումը հայտնվել է գրեթե 19-րդ դարի կեսերին: Ավելի իրատես հեղինակները գրում են Երկրորդ համաշխարհային պատերազմի ժամանակաշրջանի մասին։ Բայց նրանք էլ են սխալվում։

Օրինակ, երբ ես հոդված գրեցի IDEF0-ի մասին, որոշ ընթերցողներ որպես նշումների օրինակներ բերեցին նախարարությունների և գերատեսչությունների որոշ հրահանգների օրինակներ, իսկ ռազմական գործողությունների դիագրամներն ու տեսողական ներկայացումները որպես գրաֆիկական ցուցադրություն: Բայց այս ամենը բիզնես գործընթացի նկարագրություն չէ։ Վերոհիշյալ բոլորը կարելի է անվանել մեթոդներ, տեսողական ցուցադրություն, հրահանգներ, բայց չեն կարող կոչվել նշումներ:

Նշումները ժամանակակից հասկացություն են, ավելին, նշումները մի բան են, որը լավ կայացած, ստանդարտացված է, այսինքն. հրամանների և նշումների մի շարք, որոնք օգտագործվում են ոչ թե մեկ կամ երկու կազմակերպությունների, այլ շատ մարդկանց կողմից: Բիզնես գործընթացները կամ, օրինակ, ծրագրավորումը նկարագրելու համար կարող եք գալ ձեր սեփական հատուկ լեզվով: Բայց քանի դեռ զանգվածային կիրառման մեջ «խառնաշփոթ» չի ստացել, հակասությունները, երկիմաստ մեկնաբանությունները և այլ թերություններ չեն բացահայտվում և չեն վերացվում, քանի դեռ այն չի դարձել մարդկանց համար կայացած և ծանոթ չափանիշ, այն չի կարելի անվանել նշում։ Ես նախատեսում եմ ավելի ուշ գրել նշումների մասին: Հիմա վերադառնանք «բիզնես գործընթաց» տերմինի առաջացման հարցին։

Փաստորեն, բիզնես գործընթացների նկարագրությունը և BPMN նշումը հայտնվեցին XX դարի 70-ական թվականներին, երբ տեղեկատվական համակարգերը սկսեցին օգտագործվել ամենուր: Ե՛վ տերմինն ինքնին, և՛ նշումներն ի սկզբանե անհրաժեշտ էին հենց տեղեկատվական համակարգերի զարգացման համար:

Բանն այն է, որ տեղեկատվական համակարգերի կիրառման մեկնարկից հետո կազմակերպություններում մարդկանց աշխատանքի կազմակերպման բարդությունը բազմապատիկ աճել է։ Բացի այդ, մեքենաները չեն հասկանում աբստրակցիան, դրանք պահանջում են խիստ ալգորիթմ և տեղեկատվության մուտքագրման և մշակման որոշակի կարգ։ Եթե ​​մինչ ավտոմատացման մեկնարկը, երբ տեղեկատվությունն ուղղակիորեն մարդուց մարդ էր անցնում, փոխըմբռնման խնդիրը մարդկային հաղորդակցությունների մակարդակում էր, ապա այժմ անհրաժեշտություն կա այն խստորեն կարգավորել։

Արդյունքում անհրաժեշտ եղավ ստեղծել ոչ միայն կազմակերպության մարդկանց, այլ նաև տեղեկատվական համակարգերի հետ նրանց փոխգործակցության նկարագրությունները: Իսկ այստեղ բավականաչափ տեքստային նշումներ (հրահանգներ) չկային, որտեղ բոլոր նկարագրությունները ազատ տեքստի տեսքով էին, դրանք անկապ ու անհարմար են ստացվել։ Ստանդարտացման կարիք կար, ըստ էության, ստեղծելու հատուկ հրամանի լեզու և գործողությունների միանշանակ հաջորդականություն։ Ավելին, ի տարբերություն մեքենայական լեզուների, այս նշումները պետք է հավասարապես հարմար դառնան մեքենայական կոդ թարգմանելու և մարդու ընկալման համար:

Բիզնես գործընթացների առաջին մեթոդաբանորեն մշակված նշումները (իսկ ես կխոսեմ մեթոդաբանորեն մշակված նշումների մասին, օրինակ՝ IDEF3 ***) հայտնվել են ԱՄՆ-ի բանակում։ Պատճառն ակնհայտ է. նույնիսկ այն ժամանակ ԱՄՆ-ում զինվորականներն օգտագործում էին ավտոմատացում՝ օգտագործելով հեռահար կապեր, այսինքն. նույն համակարգը, որը հետագայում դարձավ ինտերնետ: Իսկ տեղեկատվական համակարգերի կիրառման այս մակարդակով հատկապես արդիական էր բիզնես գործընթացների նշումների անհրաժեշտությունը։

*** Մեթոդաբանորեն մշակված նշումների թեմայի շուրջ ուզում եմ մի քանի խոսք ասել նաև. Ինչու ես որպես օրինակ բերեցի IDEF3-ը. ես դեռ չեմ տեսել բիզնես գործընթացները նկարագրելու ավելի մեթոդաբանորեն մշակված համակարգ: Նույնիսկ BPMN 2.0-ը դեռ մշակվում և կատարելագործվում է: Եվ եթե դուք կարդաք IDEF3-ի անգլերեն նկարագրությունը (ես դեռ ռուսերեն թարգմանություն չեմ տեսել), դուք նույնպես կկարողանաք գնահատել դրա զարգացման խորությունը:

Շատ արագ մեթոդաբանությունը և նշումները հսկայական ժողովրդականություն ձեռք բերեցին բիզնես միջավայրում:
Նշումները հնարավորություն են տվել ձեռք բերել մարդկանց և թվային տեղեկատվական համակարգերի փոխազդեցությունը նկարագրող գործիք:

Նրանց օգնությամբ հնարավոր եղավ օպտիմալացնել բիզնեսը, այսինքն. ստանալ ավելի լավ կատարում նույն գնով:

Օպտիմալացման հնարավորությունը հատկապես հետաքրքրում էր բիզնեսին։ Ինչպես գիտեք, ինչ-որ բան բարելավելու համար դուք պետք է հստակ հասկանաք, թե ինչ ունեք և ինչ եք ուզում փոխել դրանից: Իսկ գրաֆիկական նշումները հստակ ցույց էին տալիս երկու իրավիճակները՝ ելակետն ու ցանկալի արդյունքը, ինչպես նաև ամենախնդրահարույց ոլորտները։ Այս տվյալների հիման վրա պարզվեց, որ շատ ավելի հեշտ է ընտրել լուծման օպտիմալ ուղին և մոդելավորել արդիականացման լավագույն տարբերակը, քան առանց նման հարմար գործիքների:

Հենց այդ ժամանակ ի հայտ եկան բիզնես գործընթացների և բիզնես գործընթացների նշումների հասկացությունները՝ երկու անքակտելիորեն կապված հասկացություններ։

Շատ կարևոր է հասկանալ, որ չկա, օրինակ, առանձին «վաճառքի բիզնես գործընթաց»։ Կա վաճառքի գործընթաց, որը կդառնա բիզնես գործընթաց, եթե այն նկարագրվի նոտագրման միջոցով: Նրանք. առանց բիզնես գործընթացի նշագրման նկարագրության, դուք զբաղվում եք վաճառքով, ոչ ոք դա չի վիճարկում: Բայց թեև չկա հստակ անսասան և միանշանակ նկարագրություն, ձեր վաճառքը մի երևույթ է, որոշ առումներով՝ ինքնաբուխ։ Եվ դրանք բիզնես գործընթաց կդառնան միայն այն բանից հետո, երբ նկարագրվեն նշագրման շրջանակներում և այս նկարագրությունը գործնականում կիրագործեն։

Վաճառքը ամենապարզ և ակնհայտ օրինակն է։ Մեզանից յուրաքանչյուրը գնորդի դերում, և մեզանից շատերը՝ վաճառողի դերում, ծանոթ են այս գործընթացին։ Եվ մենք բոլորս գիտենք, որ նույնիսկ նույն մարդը տարբեր իրավիճակներում (տարբեր ապրանքների, տարբեր գնորդների, տարբեր եղանակների և ընդհանրապես, կախված տրամադրությունից) մի փոքր այլ կերպ կվաճառվի: Բայց եթե դուք նկարագրում և հստակ կարգավորում եք որոշակի բիզնես գործընթաց, ապա անկախ նրանից, թե վաճառողն առավոտյան ինչ ոտքով է վեր կացել, վաճառքի գործընթացը որոշակի ձևով ստանդարտացված կլինի, սահմանափակվում է որոշակի սահմաններով և արդյունքում՝ ավելի կայուն:

Ինչու՞ մոդելավորել (նկարագրել) բիզնես գործընթացները

Ինչպես մեկ անգամ չէի գրել, ես հիմնականում աշխատում եմ փոքր և միջին բիզնեսի հետ, որտեղ մատուցում եմ ծառայությունների լայն շրջանակ՝ ընկերության աշխատանքում առկա խնդիրների և խոչընդոտների հայտնաբերումից մինչև ծրագրային արտադրանքի և ավտոմատացման մակարդակում իմ առաջարկած լուծումների իրականացումը: համակարգեր.

Բիզնես գործընթացների մոդելավորումն օգնում է լուծել միանգամից երկու խնդիր.

• Բիզնեսի ուսումնասիրություն.Գրաֆիկական ներկայացում դիագրամների տեսքով, այսինքն. բիզնես գործընթացների մոդելավորումը թույլ է տալիս արագ հասկանալ ընկերության առանձնահատկությունները և բացահայտել հնարավոր խոչընդոտները:
• Տեսանելիության ապահովում:Ինչպես գիտեք, «մեկ նկարն արժե հազար բառ»: Հետևաբար, ընկերության աշխատանքի սխեմատիկ ներկայացումն օգնում է մենեջերին և բիզնեսի սեփականատիրոջը շատ ավելի արագ հասկանալ խնդրի էությունը և գնահատել առաջարկվող լուծումները: Բիզնես խորհրդատուի (ի դեպ, ինչպես նաև ծրագրային ապահովման արտադրանքի ներդրման մասնագետի) աշխատանքում շատ կարևոր է, որ հաճախորդը հասկանա լուծման բոլոր առավելությունները։ Հետադարձ կապը ոչ պակաս կարևոր է. գծապատկերի կառավարիչը կկարողանա տեսնել որոշ թերություններ նույնիսկ նախագծի քննարկման փուլում, և իրականացումը կկատարվի առանց լրացուցիչ դժվարությունների և նախագծում փոփոխություններ կատարելու «գնում»:

Իսկ տերմինի ի հայտ գալու պատմությունն ուսումնասիրելու իմ անձնական փորձի համադրությունը տալիս է հետևյալ սահմանումը.

Բիզնես գործընթացներից պահանջվում է բարդ տեղեկատվությունը հեշտ հասկանալի ձևով ներկայացնել ուսումնասիրության և որոշումների կայացման համար:

Պատկերացրեք տիպիկ ընկերություն տարբեր բաժիններով՝ հաշվապահություն, մարդկային ռեսուրսներ, վաճառք, պահեստ, առաքում, արտադրություն և այլն: Այս ամենից վեր մեկ մարդ է՝ բիզնեսի ղեկավարը։ Նա ֆիզիկապես չի կարող հասկանալ բոլոր տեսակի բիզնես գործընթացները փորձագիտական ​​մակարդակով: Դրա համար էլ աշխատանքի են ընդունում տարբեր մասնագետների։ Բայց նրան պետք է արդյունավետ կառավարել այս ամենը, իսկ առանձին դեպքերում՝ արդիականացնել։

Այստեղից են գալիս բիզնես գործընթացները: Միևնույն ժամանակ, ընկերության ներսում մարդկային գործունեության որոշակի տեսակներ նկարագրված են գրաֆիկական նշումներով և ներկայացվում են այնպիսի ձևով, որն օգնում է ղեկավարությանը հասկանալ, թե կոնկրետ ինչպես է կատարվում աշխատանքը յուրաքանչյուր փուլում, և ինչ կարող է բարելավվել այստեղ: Միևնույն ժամանակ, ընկերության ղեկավարը պարտադիր չէ, որ ունենա որոշակի պրոֆիլի բարձր որակավորում ունեցող մասնագետ:

Իհարկե, այս մակարդակում չի կարելի անել առանց տեղեկատվության որոշակի կորստի։ Անհնար է գրաֆիկական նշումով նկարագրել յուրաքանչյուր աշխատակցի աշխատանքի բոլոր նրբությունները և մանրամասները։ Բայց այդ տեղեկատվական կորուստները աննշան են դառնում գործընթացներն ընդհանրապես հասկանալու և որոշում կայացնելու համար։

Ինչպես նկարագրել բիզնես գործընթացները

Փաստացի գործող բիզնես գործընթացների նկարագրությունը ստանալու համար բավական է միայն ուշադիր ուսումնասիրել յուրաքանչյուր աշխատակցի գործողությունների հաջորդականությունը։ Նրանք. որոշակի գործընթաց սկսելու համար անհրաժեշտ է տեղեկատվություն ստանալ մուտքային տվյալների մասին, ելքային, այսինքն. աշխատակցի գործողությունների արդյունքը, ինչպես նաև քայլ առ քայլ ամրագրել այն գործողությունները, որոնք պահանջվում էին:

Ամբողջ տեղեկատվությունը հավաքելուց հետո այն պետք է թարգմանվի գրաֆիկական նշումով: Այստեղ արժե հասկանալ, որ հենց գրաֆիկական նշումներն են համարվում «լավ ձև» բիզնես գործընթացների նկարագրությունները կազմելիս: Ինքներդ ձեզ համար կարող եք գրել նշումը, ինչպես ցանկանում եք, նկարագրությունների տեքստային տարբերակները նույնպես կան և օգտագործվում են, օրինակ, որոշ ծրագրեր մշակողների կողմից: Բայց եթե գրում եք նշում, որը կկարդան այլ մարդիկ, անկախ նրանից՝ դա ծրագրաշարի մշակող է, թե ընկերության ղեկավար, ընտրեք գրաֆիկան:

Այս որոշման պատճառը պարզ է. տեղեկատվությունը ավելի լավ է ընկալվում գրաֆիկական տեսքով: Եթե ​​մարդուն առաջարկում եք «տեքստի պատ», ապա նրանից շատ ժամանակ և ջանք կպահանջվի՝ հասկանալու համար, թե ինչի մասին եք նույնիսկ խոսում։ Իսկ ամբողջ խնդիրն այս դեպքում ծածկել գրեթե անհնար է։ Գրաֆիկական դիագրամները այլ հարց են. այստեղ դուք կարող եք ուսումնասիրել բիզնես գործընթացները մանրամասների տարբեր մակարդակներով, և յուրաքանչյուրը կարող է արագ «նայել ընդհանուր տեսքը» գրաֆիկական դիագրամի:

1. Մենք հավաքում ենք գործընթացի մասնակիցներին (աշխատողներին);
2. Մենք հավաքում ենք մուտքային տեղեկատվություն, որն անհրաժեշտ և բավարար է գործընթացը սկսելու համար.
3. Մենք հավաքում ենք օգտագործված համակարգեր: Այն կարող է լինել հաշվապահական համակարգ, CRM, էլ.փոստ, Excel աղյուսակներ և այլն: Այն ամենը, ինչ իրականում օգտագործվում է ստեղծագործության մեջ, պետք է գրանցվի։
4. Մենք սահմանում ենք ակնկալվող արդյունքը՝ ինչ կլինի գործընթացի ավարտին։
5. Մենք հավաքում ենք գործողությունների հաջորդականությունը, որը մարդը կատարում է:
6. Մենք մեկուսացնում ենք պայմանները. Կախված տարբեր մուտքային տվյալներից և միջանկյալ արդյունքներից, գործողությունները կարող են տարբեր լինել:
7. Մենք նկարագրում ենք հավաքագրված ամբողջ տեղեկատվությունը գրաֆիկական ձևով, հարմար նշումով (IDEF3, BPMN 2.0 և այլն):

Բիզնես գործընթացների նկարագրության կանոններ

Վերևում ես շատ բան ասացի ստեղծագործական մոտեցման, բիզնես գործընթացների նկարագրության մեջ գործողությունների պայմանների և տարբերակների ներառման հնարավորությունների մասին։ Արդյունքում կարող է թվալ, թե «աշխատանքի» մեջ մարդու գործողությունների ցանկացած նկարագրություն կարելի է համարել բիզնես գործընթացի նկարագրություն։ Փաստորեն, կան խիստ շրջանակներ և կանոններ, որոնք որոշում են, թե արդյոք գործողությունների ցանկը կարելի է անվանել բիզնես գործընթացի նկարագրություն (գրաֆիկական կամ տեքստային ձևով), թե ոչ.

• Ամբողջականություն.Բիզնես գործընթացը պետք է հստակ պատասխանի իր առջեւ ծառացած հարցին: Եթե ​​մենք խոսում ենք որոշակի ապրանքի կամ ծառայության վաճառքի գործընթացի մասին, ապա բիզնես գործընթացը պետք է ամբողջությամբ նկարագրի նշված արդյունքը ստանալու համար անհրաժեշտ գործողությունները և ավարտվի հենց այդպիսի արդյունքով (որոշակի ենթադրություններով, որոնք ես վերը նշեցի):
• Հակիրճություն.Բիզնես գործընթացը պետք է համատեղի բավարարությունը, այսինքն. նկարագրեք բոլոր անհրաժեշտ քայլերն ու գործողությունները՝ միաժամանակ լինելով հնարավորինս հակիրճ՝ ընկալման հեշտության համար: Անձամբ ես ինքս ինձ համար «15 րոպեի կանոն» եմ մշակել. եթե այս ժամանակահատվածում կարողանամ ընկերության ղեկավարությանը բացատրել ներկայացված բիզնես գործընթացը, ապա այն կարող է ցուցադրվել հաճախորդին: Ստացվում է ավելի արագ - հիանալի, ավելի շատ ժամանակ և բառեր է պահանջում - դուք պետք է մտածեք այն մասին, թե ինչ կարելի է կրճատել և պարզեցնել:
  Մի անգամ ես անձամբ տեսա բիզնես գործընթացի գրաֆիկական նկարագրությունը՝ պատրաստված 2 մետր երկարությամբ (և համապատասխան լայնությամբ) թերթիկի վրա։ Նույնիսկ պարզապես դա հաշվի առնելն ու հասկանալը, թե որ սլաքն է տանում, չափազանց դժվար է: Իսկ ինչպես դա բացատրել հաճախորդին, ես անձամբ չեմ պատկերացնում:
  Հիշեք, որ մարդն ընկալում է տեսողականորեն սահմանված քանակությամբ տեղեկատվություն՝ սահմանափակված, ի թիվս այլ բաների, թերթի կամ էկրանի որոշակի չափերով (դա պայմանավորված է տեսողության առանձնահատկություններով), ինչպես նաև տարրերի քանակով (ուղեղի հնարավորությունները նույնպես սահմանափակ): Հաճախորդը կհասկանա պարզ և հակիրճ բիզնես գործընթացը՝ ուղղակի հայացքով «ծածկելով» սխեման: Բարդ և դետալներով գերհագեցած՝ ստիպված կլինեք մեկ ժամից ավելի ուսումնասիրել՝ պարզապես հասկանալու համար, թե ինչ է այնտեղ ցուցադրված։ Ամենայն հավանականությամբ, ընկերության ղեկավարը, ով փորձագետ չէ առանձին գերատեսչությունների աշխատանքի մեջ, ինչպես նաև սահմանափակված է ազատ ժամանակի չափով, պարզապես չի ուսումնասիրի նման բարդ կառուցվածքը և չի հասկանա նույնիսկ ամենաշատի էությունը. շահավետ առաջարկներ.
• Ընդհանուր ընդունված նշումների օգտագործումը:Մի հորինեք ձեր սեփական նշումներն ու կանոնները: Օգտագործեք նշումներ, որոնք օգտագործվում են ամբողջ աշխարհում: Որոշ հայրենական հեղինակների գրքերում տեսել եմ սեփական նոտագրություն ստեղծելու փորձեր։ Եվ, ճիշտն ասած, ես երբեք չեմ հասկացել, թե ինչու են նրանք դժվարացնում կյանքը իրենց և իրենց ընթերցողների համար։ Այստեղ, ինչպես լեզվի դեպքում, դուք կարող եք հորինել ձեր հատուկ լեզուն, բայց ձեզնից բացի ոչ ոք չի հասկանա այն: Իսկ եթե պարզվի, որ նման է եղածներին, ապա կարող է առաջանալ նաև շփոթություն։ Կամ դուք կհամարվեք անգրագետ, քանի որ հայտնի լեզուների կանոններով չեք օգտագործում կետադրական նշաններ, մերժող բառեր և այլն։ Այդպես է նաև նշումների դեպքում. կան արդեն կայացած, մարդկանց հայտնի և, ինչը կարևոր է նաև, ինտուիտիվ նշումներ։ Այդ իսկ պատճառով նրանք հանրաճանաչ դարձան, քանի որ իրենց ստեղծման և կատարելագործման ընթացքում նրանք անընդհատ փորձարկվում էին պարզության, միանշանակության և հարմարության համար: Եթե ​​օգտագործեք պատրաստի նշումներ, ձեզ կհասկանան, կընկալեն որպես փորձագետ, իսկ նշագրման կանոններն իրենք կազատեն ձեզ տրամաբանական սխալներից։ Ես անձամբ խորհուրդ եմ տալիս IDEF3 և BPMN 2.0:
• Բիզնես գործընթացի բոլոր մասնակիցները պետք է հաշվի առնվեն և ուղղակիորեն նշվեն:Եվ դա պետք է արվի առանց համարակալմամբ տողատակերի, Swimm գծի օբյեկտներում մեկնաբանությունների (հատուկ ծանոթագրություններ) և այլն: Երկրպագուները հաճախ «մեղանչում» են դրանով, որ պատրաստի նշումներ օգտագործելու փոխարեն ստեղծեն իրենց սեփական դիզայնը: Ինչ-որ տեղ նրանց անունները չեն տեղավորվում, ինչ-որ տեղ կարծում են, որ բիզնես գործընթացի մարմնում երկար անունն անհարմար կլինի։ Արդյունքում կամ պետք է ծանոթագրություններում փնտրել, թե կոնկրետ ում մասին է խոսքը, կամ էլ նման բիզնես գործընթացներ ստեղծողները պարզապես մոռանում են նշել մասնակիցներից մեկին։
• Օգտագործողի համար հարմար նկարագրություն:Ամենակարևորն այն է, որ ձեր սպառողը, նա, ով կկարդա այս նշումը, պետք է արագ և իդեալական, նույնիսկ առանց ձեր բացատրությունների, հասկանա բիզնես գործընթացի նկարագրությունը:

Մնացած ամեն ինչ կախված է միայն ձեզնից և բիզնես գործընթացի նկարագրության սպառողից: Եթե ​​դուք իսկապես սիրում եք տարբեր գույների օգտագործումը (նետերի կամ առարկաների համար), կարծում եմ, որ սա միանգամայն ընդունելի է: Կարող եք նաև նշումներ ստեղծել ոչ միայն իմ առաջարկած գործիքներում, այլ ձեզ հարմար ցանկացած միջավայրում։ Եթե ​​նշումը հետևում է վերը թվարկված կանոններին և հասկանալի է ձեր սպառողին, դուք ստեղծել եք հենց այն, ինչ ձեզ անհրաժեշտ է: Եվ սա իսկապես բիզնես գործընթացի նկարագրություն է՝ մասնագիտական ​​և աշխատանքի համար օպտիմալ։

Ընդհանուր առասպելներ և սխալ պատկերացումներ

«Մի՛ հայտնագործեք անիվը» Կարիք չկա հորինել ձեր սեփական նշումները:

Հաճախ, գոյություն ունեցող նշումների առանձնահատկությունները ուսումնասիրելու փոխարեն, մարդիկ տարբեր գրաֆիկական ծրագրերում գծում են ազատ ձևի գրաֆիկներ։

Ես խորհուրդ չեմ տալիս դա անել: Նախ, պատրաստի գործիքներ օգտագործելիս պետք չէ ձեր սեփական նշանակումներն ու չափանիշները հորինել: Ամեն ինչ վաղուց է մտածված։ Միևնույն ժամանակ, ստանդարտ նշումներն իսկապես ինտուիտիվ են, կարդացվում են միանշանակ և հայտնի են շատերին: Երկրորդ, պատրաստի համակարգերը (IDEF3, BPMN 2.0 և այլն) ունեն լավ մշակված մեթոդաբանություն և խիստ սահմանափակումներ։ Դրանք կարող են ընկալվել որպես ծրագրավորման լեզու և այս լեզվի հետ աշխատելու միջավայր։ Այստեղ դուք պարզապես չեք կարողանա շատ սխալներ թույլ տալ, շարահյուսական ստանդարտները և հենց միջավայրը ձեզ կփրկի դրանից (խմբագրի սահմանափակումներ, ավտոմատ ստուգումներ):

Մի շփոթեք ընկերության բիզնես գործընթացների և ՏՏ համակարգերի բիզնես գործընթացների նկարագրությունները:

Շատ ավտոմատացված համակարգերում, օրինակ, 1C-ում կամ Zoho CRM-ում, կան իրենց սեփական սուբյեկտները, որոնք կոչվում են «բիզնես գործընթացներ»: Բայց այս սուբյեկտները ոչ մի կապ չունեն այս հոդվածում նկարագրված բիզնես գործընթացների հետ: Համարեք դրանք «համանուններ», այսինքն. տերմինները կարծես թե նույնն են հնչում, բայց մեր դեպքում դա ընկերության աշխատանքի նկարագրությունն է, իսկ ՏՏ համակարգերում գործառույթների և հաշվետվությունների խմբի անվանումն է։

Ընդհանուր սխալ. բիզնես գործընթացն անպայման բերում է արժեք (շահույթ):

Ես նույնիսկ հայտնի բանախոսներից եմ լսել, որ բիզնես գործընթացները պետք է լինեն շահութաբեր։ Ավելին, ես նույնիսկ տեսա «սխալների վերլուծություն» բիզնես գործընթաց ստեղծելիս, որտեղ մեծ ուշադրություն է դարձվում այն ​​փաստին, որ գործողությունների 70%-ը որևէ արժեք չունի։

Իրականում բիզնես գործընթացները տարբեր են: Ոմանց արդյունքը իսկապես կլինի շահույթ ստանալը, օրինակ՝ ուղղակի վաճառքը։ Մնացած դեպքերում դժվար է խոսել արժեքի ձեռքբերման եւ, ընդհանրապես, գործողությունների գնահատման մասին այս տեսանկյունից։ Օրինակ, ինչպե՞ս կարող եք գնահատել ապրանքների առաքման կամ հարկային հայտարարագրերի ստեղծման և ուղարկման բիզնես գործընթացի արժեքը:

Կարծում եմ, որ բիզնես գործընթացն անպայման արժեք չի բերում, եթե դա հասկանանք որպես ուղղակի շահույթ ընկերության համար։ Գործընթացին ուղղված մոտեցման ներդրումը և բիզնես գործընթացների իրականացումը ավելի շատ կենտրոնացած են այլ բանի վրա՝ արժեքի պահպանման վրա, այսինքն. ավելի շատ կատարողականություն ստանալ նույն գնով:

Հնարավո՞ր է իդեալական բիզնես գործընթաց ստեղծել. ե՞րբ պետք է դադարեցնել:

Ոչ Բիզնես գործընթացը պետք է լինի պարզ, հասկանալի, հարմար, ընթեռնելի։ Բայց դա երբեք կատարյալ չի լինի։

Երբ ես սկսեցի աշխատել, ինքս ինձ միշտ թվում էր, թե ինչ-որ բանի վրա չեմ աշխատում, ինչ-որ տեղ դա կարելի էր ավելի լավ անել։ Եվ հաճախ հաճախորդներն ինձ խնդրում էին մանրամասնել ու ավելի մանրամասն նկարագրել այս կամ այն ​​գործընթացը։ Եվ ես դա նույնպես իմ թերությունն էի համարում։

Իրականում, հիմնվելով վերը նշված բոլորի վրա, բիզնես գործընթացների մոդելավորումը ինչ-որ ենթադրություն է, ստեղծագործական գործընթաց: Մյուս կողմից, ժամանակին ես նույնիսկ չգիտեի, թե ինչ պատասխանել ավելի շատ «սա» և «այնտեղ» նկարագրելու խնդրանքներին: Բայց ժամանակի ընթացքում ես հասկացա, որ բիզնեսի մոդելավորումը պարզապես ստեղծագործություն չէ, այլ մի տեսակ դիալեկտիկական գործընթաց: Իսկ բիզնես գործընթացի ստեղծումը միշտ իր ուրույն ժխտումն է կրելու։ Այստեղ իսկապես արժե հարցին մոտենալ փիլիսոփայական տեսանկյունից։ Իսկ բիզնես գործընթաց ստեղծելիս պետք է հիշել, որ չենք կարող միանգամից ամեն ինչ ծածկել, և հետևաբար այն միշտ անկատար է լինելու։ Բայց միևնույն ժամանակ մենք դրա մեջ արդեն դնում ենք այն, ինչ կբարելավենք ապագայում։ Արժե սրան մոտենալ ուղղակի որպես փաստ։

Ձեր բիզնես գործընթացը պետք է լուծի առաջադրանքը, պատասխանի այն հարցին, որը դիտարկվում է նախագծի շրջանակներում։ Մնացած ամեն ինչ ապագա հնարավոր համագործակցության խնդիր է։ Հենց այսպես արժե հաճախորդներին բացատրել, թե ինչու չեք մանրամասնում որոշ գործընթացներ կամ չեք նկարում քննարկվողի հետ կապված որևէ այլ բիզնես գործընթաց: