Сравним эти два письма. Они оба начинаются с приглашения, но первое письмо написано от лица компании (“Фабрика мебели “Берёзка” приглашает…”) , а второе – от лица всех сотрудников компании (“Приглашаем Вас…”) .

Первый вариант очень формальный. Здесь также можно написать: “Компания «Берёзка» рада пригласить Вас…”

Приглашение от «нас» (сотрудников компании) тоже достаточно формальное, но воспринимается оно более «человеческим»: “Приглашаем…” , “Рады Вас пригласить…” , “Мы хотели бы Вас пригласить…” .

В некоторых случаях вам может понадобиться написать приглашение от себя. Например, если вы – руководитель и хотите сделать приглашение ещё более личным. Тогда эти фразы трансформируются в: “Приглашаю…” , “Рад Вас пригласить…” , “Я хотел бы Вас пригласить…”, “Разрешите Вас пригласить…”

Менее формальные письма

В менее формальной ситуации, когда вы, например, пишете своему коллеге, с которым встречаетесь каждый день в офисе, такие «церемонии» совершенно ни к чему.

В наше время важно знать, как правильно написать на всевозможные значимые бизнес-мероприятия и вечеринки. Правильное составление приглашения это первый шаг к успешному проведению мероприятия. Мы раскроем для вас все нюансы и тонкости написания письма-приглашения на английском языке.

"Never allow someone to be your priority while allowing yourself to be their option."

Никогда не позволяйте кому-то быть вашим приоритетом, позволяя себе быть их выбором.

В нашей статье вы узнаете, какой структуры и принципов нужно придерживаться при составлении письмо-приглашение, а также ознакомитесь с примером написания письмо-приглашение на английском языке .

Примеры писем приглашений на английском языке с переводом

Написание письма может понадобиться при сдаче языкового экзамена, при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом,при устройстве на работу.

Время - это деньги. Сегодня мы не можете позволить себе тратить его приглашая всех лично. В таком случае наилучшим вариантом является написать письмо-приглашение.

Пригласительное письмо обычно пишут для приглашения на такие мероприятия, как семейное торжество, вечеринка, бизнес встреча или социальное мероприятие. Все эти типы пригласительных писем можно разделить на две категории: деловое и личное. В любом из этих писем Вам необходимо придерживаться одной структуре письма.

-приглашение на английском языке

Приглашение коллег, клиентов или потенциальных клиентов на какое-либо мероприятие является важным аспектом деятельности в бизнесе. От того, насколько профессионально и эффективно составлено письмо-приглашение, зависит количество гостей, которое посетит ваше мероприятие.

Главные правила при написании письмо-приглашение на английском языке:

В деловом письме-приглашении обязательным условием является обращение по имени к читателю (Dear Mr. Smit), возможно это потребует немного больше усилий, но всегда приятнее получить письмо адресованное именно Вам, а не написано обезличенными фразами типа: Dear Colleague.

В пригласительном письме бизнес-стиля Вы всегда должны использовать формальный тон, потому что Вы обычно пишите такие письма деловым партнерам.

Письмо-приглашение должно быть кратким и отвечать на вопросы Что? Где? Как?, т к люди бизнеса дорожат своим времени.

Предложите какой-нибудь стимул: бесплатный обед на мероприятии или розыгрыш призов. Этим вы покажете, что дорожите временем приглашенных. Кроме того, стимул будет держать гостей до самого конца мероприятия.

Пишите приглашение задолго до самого мероприятия. Это поможет приглашенным спланировать свой визит к вам. Убедитесь, что в этот день нет каких-нибудь важных праздников или футбола.

1. Внимательно проверьте письмо на предмет грамматики и стилистики. И дайте прочитать письмо другому человеку, чтобы он нашел ошибки, которые пропустили вы. Письмо с ошибками может свести на нет все ваши предыдущие усилия.

Пример приглашения

Перевод

Dear Ms Blue, It gives us great pleasure to invite you to our annual partners appreciation event on Friday, the 29 of October at 6 p.m. We believe it to be a wonderful opportunity for us to learn more about your company, establish strong business relations and have a good time. We look forward to seeing you at the event. Sincerely yours, Alexander Pemsky CEO

Уважаемая мисс Блу, С превеликим удовольствием приглашаем Вас на наше ежегодное мероприятие по чествованию наших партнеров, которое состоится в пятницу, 29 октября, в 18:00. Мы убеждены, что это станет прекрасной возможностью для нас узнать больше о Вашей компании, наладить прочные деловые отношения и приятно провести время. С нетерпением ждем встречи с Вами на нашем мероприятии. Искренне Ваш, Александр Пемский Генеральный директор

Написать письмо-приглашение на английском языке

Строго придерживайтесь правил оформления, когда пишите письмо-приглашение, ранее мы. Однако учтите, что письмо-приглашение не может быть длинным. Там должна находиться самая нужная информация и совсем немного фраз в стиле «мы очень рады пригласить вас на встречу».

Приветствие/ вступление + имя человека, которому это приглашение адресовано.

Основная часть, в которой находится информация: по какому поводу приглашение, место и время встречи, а также дополнительная информация (к примеру, в какой одежде следует прийти или что с собой принести).

1. Заключение/ Подпись

Письмо-приглашение на английском другу

Вашему другу всегда будет приятно получить письмо-приглашение от вас.

Письмо-приглашение на английском для визы

Если вы хотите получить гостевую визу в США , то принимающая сторона оформляет письмо-приглашение от своего имени. Приглашение-письмо может быть от друзей, родственников, партнеров по бизнесу, организаторов различных мероприятий. Ниже мы приводим один из вариантов того, как может выглядеть такое приглашение.

Пример приглашения

Перевод

08.08.2018 The USA Embassy, 7834 East street Chicago, Illinois Letter of Invitation for: Passport No:XXX77777 Dear Madam Kira I am writing this letter to support the visitor visa application for Anna Tramp. She is fully resident in Russia, and is my wife. She lives at Perm, Gogol street 14/85 and their home phone number is (YY)XXXXXXX. I am a legal permanent resident of the USA, and I live at 9034 Commerce Street Detroit, Michigan , and I work as marketer – with a net income of $70000 per year. I would like Anna Tramp to come and visit me from 18.12.2018 to 25.12.2018 because of my wedding. My request is that she would be granted with a visa for this whole period, in which time I would be fully responsible and cater to her well being. She will also be resident at my home, and following the expiration of her visa, I will see that Anna Tramp return to her home country. Kindly find attached, all necessary documentation required. Thanks in anticipation of your favorable response Thank you. Sincerely

08.08.2018 Посольство США, 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Письмо с приглашением: Паспортный номер: XXX77777 Уважаемая госпожа Кира Я пишу это письмо, чтобы поддержать заявку на визу для Анны Трамп. Она полностью проживает в России, и является моей сестрой. Она живет г.Пермь, улица Гоголя 14/85, ее домашний номер телефона (YY) XXXXXXX. Я являюсь коренным жителем Америки, живу в 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, и я работаю маркетологом - с чистой прибылью в размере $ 70000 в год. Я хотел бы, чтобы Анна Трамп прибыла и посетила меня с 18.12.2018 в 25.12.2018 из-за празднования моей свадьбы Моя просьба заключается в том, что ей была предоставлена ​​виза на весь этот период, и в это время я буду полностью отвечать и удовлетворять ее благополучие. Она также будет проживать в моем доме, и после истечения срока действия ее визы я увижу, что Анна Трамп возвращается в свою родную страну. Пожалуйста, найдите прилагаемую, необходимую необходимую документацию. Спасибо в ожидании вашего благоприятного ответа Спасибо. С уважением [Имя хоста] [Дата рождения хозяина] [Адрес хоста] [Номер телефона хоста] [Подпись хоста]

Официальное письмо приглашение на мероприятие на английском

В разговорной речи нам могут простить какие-то мелкие огрехи и оговорки. Но на письме такие ошибки – недопустимы, особенно, если речь идет о деловой переписке.

приглашение на конференцию

В случае с приглашением на конференцию Ваше письмо будет длиннее предыдущего, поскольку вам необходимо заложить в него больший объем информации. Соответственно, изменится и его структура.

Обращение.

Информация о конференции (название).

Цели конференции.

Даты и место проведения, спонсоры.

Технические детали (визы, проезд, доклады и т.д.)

Информация о регистрации с контактами ответственного лица.

1. Заключительная часть.

Пример приглашения

Перевод

Dear Colleagues, You are cordially invited to participate in the upcoming World Conference on Information Technology. The aims of the conference are to bring together researches and practitioners in an effort to lay the ground for future collaborative research, advocacy, and program development as well as to educate the adequate professionals in information industry. The World Conference is scheduled to take place from October 14th – 16th 2018 in… (the venue, the city and the country) under the auspices of…Foundation. Note that all interested delegates that require entry visa to enter… (the country) to attend this conference will be assisted by the organizational committee. Free air round trip tickets will be provided to all registered participants. The Workshop welcomes paper presentations from any interested participant willing to present papers during the meeting. For any further information you are to contact the conference Registrar at: E-mail: Phone: Sincerely, Michael Faraday Activities Coordinator E-mail: Phone:

Уважаемые коллеги, Сердечно приглашаем Вас принять участие в предстоящей Всемирной конференции по информационным технологиям. Цель конференции - собрать вместе исследователей и практиков в целях создания основы для будущих совместных исследований, пропаганды и разработки программ, а также для обучения адекватных специалистов в области информационной индустрии. Всемирная конференция будет проходить с 14 по 16 октября 2018 года в... (месте, городе и стране) под эгидой... Фонда. Обратите внимание, что всем заинтересованным делегатам, которым требуется въездная виза для въезда в... (страна) для участия в этой конференции, будет помогать организационный комитет. Всем зарегистрированным участникам будут предоставлены бесплатные авиабилеты в оба конца. Семинар приветствует бумажные презентации от любого заинтересованного участника, желающего представить свои документы в ходе встречи. За любой дополнительной информацией обращайтесь к Регистратору конференции по: Эл. почта: Тел.: Искренне, Майкл Фарадей Координатор Мероприятия Эл. почта: Тел.:

А теперь давайте от более сложного перейдем к более простому. Сейчас мы рассмотрим примеры составления приглашений на различные мероприятия в повседневной жизни.

Письмо-приглашение на английском языке на день рождения с переводом

Пример приглашения

Перевод

Dear Nicki, I am turning twenty three this coming Friday. I have arranged a small party on Sunday at the Black ‘n’ White restaurant that is close to your place at 17.00 hours. I wish your presence on the occasion. The party would be a great time to catch up with all our old friends and have fun just like old times. There is a dance party in the beginning and after that there is arrangement of snacks and dinner. I will also mail you the details of the party. I will look forward to meet you at the party and would appreciate if you could confirm your presence well before time so that I can make the arrangements accordingly. Warm Regards, Mandy

Дорогая Ники, Мне исполняется 23 в предстоящую пятницу. И я устраиваю маленькую вечеринку в воскресенье в ресторане «Черное и белое», который находится недалеко от твоего дома, в 17.00 часов. Я бы хотела твоего присутствия по этому поводу. Вечеринка будет отличной возможностью повидаться со всеми нашими старыми друзьями и повеселиться как в старые добрые времена. Вначале намечены танцы, после которых есть договоренность о закусках и ужине. Я также отправлю тебе по почте подробности вечеринки. С нетерпением буду ждать встречи с тобой на вечеринке и буду благодарна, если ты сможешь подтвердить свое присутствие задолго до назначенного времени, чтобы я смогла сделать соответствующие приготовления. С наилучшими пожеланиями, Мэнди

Приглашение на свадьбу на английском

Разослать приглашения на свадьбу вовремя – важно и обязательно.Чем раньше – тем лучше – вот основное правило рассылки пригласительных. Оптимально сделать это за 1-1,5 месяца до даты предполагаемого торжества, и уж, во всяком случае, не позже, чем за 2 недели до свадьбы. Приглашения рассылаются почтой или электронной почтой (если есть полная уверенность, что такое письмо будет прочитано), либо вручаются лично.

Традиция оформлять свадебные приглашения в виде изысканных и нежных карточек в конверте или необычных открыток и пригласительных – это своеобразный способ сохранить воспоминания о празднике.

Пример приглашения

Перевод

Dear Barbara, As I am writing this letter to you, I am doing so with a heart that is full of bountiful joy, gladness and happiness. Without much ado, the main essence of writing this letter is for it to serve as an invitation to my marriage ceremony. As you know, I will be getting married to my sweetheart of many years, Dexter Hedley. The marriage ceremony has been scheduled to come up on the 9th of November 2018. The venue is the Sky Hall in Hoffman’s and all programs will kick off by 9.30 am prompt. It will be deeply appreciated if you can grace the occasion with your presence. Yours affectionately, Melissa Taylor

Дорогая Барбара, Я пишу это письмо, и мое сердце переполняют радость, веселье и счастье. Если не говорить лишних слов, то главная причина, по которой я пишу это письмо - пригласить на мою церемонию бракосочетания. Как ты знаешь, я буду выходить замуж за своего давнего возлюбленного, Декстера Хедли. Церемония бракосочетания, как и планировалось ранее, выпадает на 9-е ноября 2018. Место проведения – Небесный Зал в Хофманс, и все мероприятия начнутся точно с 9.30 утра. Я буду очень признательна, если ты сможешь украсить событие своим присутствием. Всегда твоя, Мелисса Тейлор

Приглашение на новый год на английском

На новогоднее празднование приглашаются те, с кем компания активно сотрудничала на протяжении всего года, кто помогал добиваться высоких результатов.

Письмо-приглашение на вечеринку на английском

Пример приглашения

Перевод

Dear Ben! You’re invited to tumble, jump and play! Please, come and join us at our Barbeque and Tea party! It will be fun! Date: Saturday, June 25th Time: 2:00pm-4:00pm Where: 48, Summer Avenue. Welcome! Dress: Wearing casual clothes. No admittance without smile, having a humorous story to tell and a game to play! Bring your favorite CDs)) I look forward to meeting you. You are my special guest! P.S. You may bring a girlfriend. Please, phone: 513- 55-432 for more details. Harry

Дорогой Бен! веселиться, прыгать и играть! Пожалуйста, приходи и присоединяйся к нам на шашлыки и чаепитие! Будет весело! Дата: суббота, 25 июня Время: 2:00-4:00 вечера. Место: 48, Летняя Аллея. Добро пожаловать! Одежда: повседневная. Возьми с собой улыбку, а также анекдот, чтоб рассказать, и игру, чтобы поиграть! Приноси свои любимые диски)) Я с нетерпением жду встречи с тобой. Ты мой особый Гость! P. S. Можно прийти с подругой. Пожалуйста, позвони: 513 - 55-432 для более подробной информации. Гарри

Письмо-приглашение в гости на английском

Личное приглашение и приглашение по телефону больше приемлемы для узких семейных праздников и дружеских мероприя­тий. Для значительных событий более уместна формальная форма приглашения гостей - письменные приглашения .

Пример приглашения

Перевод

Dear Kaitlyn and Matthew, We are looking forward very much to your visit to our country this summer. We are expecting you at the beginning of July and are hoping that you may stay until the end of month or longer if you can manage. We consider it a privilege for us to receive you as guests in our house and to be allowed to entertain you. We are very grateful indeed to you for consenting to come and stay with us. We are looking forward to offering you hospitality in return for the hospitality you have kindly given us on many occasions. We want you to understand that we will see to all your needs while you are with us and to any expenses that may arise. Yours sincerely, Anna and Alexander

Дорогие Кейтлин и Мэтью! Мы с большим нетерпением ждем вас этим летом в нашей стране. Мы ждем вас в начале июля и надеемся, что вы поживете у нас до конца месяца или дольше, если сможете. Принять вас у себя дома - для нас большая честь. Мы очень рады, что вы согласились приехать и погостить у нас. Мы хотим ответить вам таким же гостеприимством, которое вы не раз любезно оказывали нам. Вы должны знать, что мы предоставим вам все, что будет вам необходимо во время пребывания у нас, включая и финансовые расходы, которые могут возникнуть. Искренне ваши, Анна и Александр

Как видим, в этих приглашениях, которые относятся к более неформальным, можно смело использовать весь багаж знаний из курса . Требования к написанию таких писем-приглашений менее жесткие. Тем не менее, в них все так же должна сохраняться структура.

Обращение/приветствие

Указание цели приглашения

Дата, время и место проведения мероприятия

Особые условия, если есть (например, вечеринка в гавайском стиле, и гостям нужно одеться соответствующе)

1. Заключение

С тем, как самому составить приглашение, мы разобрались. Но, что если Вы сами являетесь адресатом такого приглашения. Давайте на примере нескольких писем разберем правильные ответы.

Письмо-ответ на приглашение на английском языке

Этикет делового общения требует ответной реакции адресата в виде выра­жения благодарности за полученное приглашение, подтверждения его принятия или объяснения причин отказа.

Есть ли в этих ответах какая-то структура? Она может быть и не такой четкой, как в самих приглашениях, но она есть.

Обращение

Реакция на полученное приглашение

Собственно, ответ на него с указанием особых условий, если есть (опоздание, как в первом случае)

1. Заключение

Важно!

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении с ним.

Ответ на приглашение на день рождения на английском

Когда вы пишете ответ на приглашение, нет нужды расписывать согласие детально – достаточно упомянуть общие фразы, а также отправить письмо в срок. Этого будет достаточно, чтобы нормы деловой переписки были соблюдены.

На заметку:

Ознакомиться с полезными выражениями для написания поздравления на день рождения вы можете в статье .

Ответ на приглашение на вечеринку на английском

Первое правило: ответ на письмо-приглашении должен быть окончательным , вы не должны оставлять человека в замешательстве, появитесь вы там или нет.

Вторым правилом является, не затягивать с ответом на приглашение .

Вместо заключения

Надеемся, что этот материал будет вам полезен для грамотного составления приглашений своих англоязычных друзей и коллег на самые яркие события в Вашей жизни! Если вам нужна профессиональная помощь в изучении английского языка – мы всегда рады помочь! Первый шаг – ! Мы ждем вас!

Вконтакте

Письмо-приглашение — это, как правило, официальный документ с печатями и росписью отправителя. Оно может быть адресовано как конкретному лицу, так и целой компании. К составлению приглашения нужно подходить основательно. Практически во всех случаях будет уместно доброжелательное отношение к адресату и заинтересованность в его приходе на какое-либо мероприятие, выставку, собеседование или конференцию. Ниже предлагаем несколько образцов оформления письма-приглашения.

Важно! Текст в письме должен быть кратким, корректным и лаконичным. Не допускается жаргонизма и двусмысленных фраз. Как и все прочие письма, такой документ составляется от первого лица.

В каких случаях уместно посылать письмо-приглашение?

Такие письма составляются по случаю официальных мероприятий. Например, когда одна компания устраивает выставку, конференцию или иное мероприятие и хочет пригласить на нее сотрудников или/и управляющих сторонней организации. С помощью письма можно пригласить конкретного человека на деловую встречу, например, на собеседование. Ниже вы найдете образцы писем-приглашение как на различные мероприятия, так и на собеседование.

Составление письма с приглашением, в первую очередь, говорит о заинтересованности и уважительном отношении отправителя. Такой документ крайне невежественно игнорировать, даже давать отказ без существенной причины — уже моветон.

Это письмо также может выступать в качестве документа, удостоверяющего о том, что человек действительно приглашен на конкретное мероприятие. То есть, его можно показать на входе в здание, в котором проводится, например, конференция.

Ситуации, в которых отправление письма с приглашением уместно или даже необходимо:

• юбилей компании;
• деловая встреча с одним человеком или группой лиц;
• конференция;
• семинар;
• выставка.

Важно! Один экземпляр приглашения должен остаться «на руках» у отправителя.

Казалось бы, зачем составлять письмо, когда можно просто позвонить и оповестить человека о встрече? Во-первых, это удобно, особенно, когда речь идет не об одном человеке, а о компании лиц. Во-вторых, это показывает особое отношение отправителя к получателю.

Правила составления письма-приглашения

Стиль письма должен быть официальным, сдержанным. Первое обращения к получателю по ФИО или же по названию компании (если документ отправляется целой организации). Обращение должно идти по центру, ниже — текст письма.

Что обязательно нужно указывать в официальном письме:

• данные об организации или отправителе (ФИО, ИНН, ОГРН, код и наименование компании, регистрационный номер);
• роспись отправителя;
• печать — желательно, так как это показывает официальность документа;
• дата.

Важно! Письмо-приглашение можно отправить по электронной почте. Это удобно, если его нужно отправить одновременно большой группе лиц.

Естественно должна быть информация о мероприятии. Нужно указать, куда именно приглашен получатель — на конференцию, деловую встречу, выставку, собеседование или иное мероприятие. Основной упор должен быть именно на само событие — во сколько проводится, есть ли дресс-код и так далее.

Образцы приглашений на различные мероприятия

Пример 1 : Письмо-приглашение на конференцию.

В верхнем левом углу размещается логотип компании и короткая информация, например — ООО «Стальные двери», а также дата и номер для связи. В верхнем правом углу информация об отправителе, пример — генеральный директор ООО «Стальные двери» Васильев Игорь Николаевич.

Текст:

«Уважаемые коллеги! (по центру)

Приглашаем вас на конференцию, посвященную выходу новой продукции. На конференции будет представлена информацию о том, какие технологии лучше задействовать в производстве, с какими поставщиками материалов нужно сотрудничать. Конференция будет проходить 12 декабря 2017 года в 16:00 в деловом центре «Ковчег». Заявки на участие можно присылать не позднее 11 декабря 2017.

С уважением, Игорь Николаевич (внизу).»

Образец 2: Письмо приглашение на выставку

Текст :

«Уважаемый Воронин Дмитрий Олегович! (по центру)

Приглашаем вас на выставку нашей новой продукции. Мы выдвигаем на рынок совершенно новый товар под торговой маркой «Стильный слон». Думаю, вам будет интересно посетить данное мероприятие. Оно пройдет 16 октября 2018 года в центре «Фокс» в выставочном зале. Начало в 19:00. Дресс-код вечерний. Будем рады видеть вас на выставке!

С уважением, Николай Васильевич, директор компании «ООО Евростиль».

Образец 3: Приглашение на собеседование

Текст :

«Уважаемая Елисеева Татьяна Георгиевна!

Спешим сообщить, что наша компания выбрала вашу кандидатуру на должность бухгалтера. Будем рады, если вы придете к нам в офис для обсуждения всех нюансов. Мы работаем с (время) до (время) с понедельника по пятницу.

уважением, представитель компании «ТехноМир» Яковлев Сергей Анатольевич».

Это лишь примеры, которые можно использовать в качестве подсказок. На деле пригласительные письма могут быть составлены иначе. Главное придерживаться общих правил и указывать всю необходимую информацию.

Еще несколько образцов писем с приглашением.

В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений.

Письма-приглашения на мероприятие: образцы

Официальное письмо-приглашение на мероприятие

Компания, которая планирует провести мероприятие, во время подготовки к нему учитывает, что придется рассылать официальные письма-приглашения. Особенно это касается мероприятий, для которых составляют списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб встречи и собственную значимость. Поэтому секретарю необходимо будет составить письмо-приглашение для участия в мероприятии.

Для начала, разберитесь в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления. Официальное деловое письмо приглашение представляет собой разновидность . Принадлежность к этой категории определяют исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Основные особенности письма-приглашения на мероприятие:

• именное, отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному;
• содержит информацию, которая касается каждого гостя в отдельности;
• выглядит презентабельней, чем остальные письма - бумага лучшего качества, декор;
• может быть написано от руки.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Письмо приглашение на мероприятие: образец

Скачать образец

Письмо-приглашение на встречу

Официальное письмо-приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассматривать. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени.

Письмо-приглашение на встречу можно отправить только руководителю конкретной организации. При необходимости он сам решит, стоит ли приглашать других сотрудников. Об этом он уведомит вас отдельным письмом, чтобы вы заранее спланировали посадочные места для всех присутствующих.

Письмо приглашение на встречу: пример для представителей другой организации

Скачать образец

Письмо-приглашение на переговоры

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, учитывайте, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания, секретарь должен пригласить участников, оповестить руководителя о сотрудниках, которые не пришли, выяснить причины их отсутствия.

Подготовка к плановому совещанию с большим числом участников начинается за 1,5–2 недели и включает в себя следующие этапы:

• назначить дату, время и место совещания;
• составить повестку дня, список участников и докладчиков;
• выполнить работы, которые могут потребоваться перед началом совещания;
• составить текст приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводят, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Электронное письмо приглашение на внутреннее совещание: образец

Скачать образец

Как написать и оформить письмо-приглашение иностранцу

Отправляя письмо приглашение иностранным партнерам, сотрудникам и клиентам, нужно учитывать, что они могут не знать ваш город. Поэтому стоит приложить к письму схему проезда к месту мероприятия или к вашей организации. Также необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.

При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности . При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно составить его на английском.

Пример письма-приглашения для иностранного партера компании

Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для остальных участников. Планируя события с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется, чтобы оформить нужные документы, спланировать перелет.

Полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»: конструктор деловых писем

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 12

ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?

Корпоративный праздник - одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.

Приглашение или пригласительный билет - это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.

Приглашение - визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:

Вводит гостя в тему праздника;

Предоставляет ему нужную информацию.

Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем - обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой "открыточной" форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.

Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.

Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.

Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.

Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.

Главное - приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.

Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением - хороший вариант. Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.

Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи. Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 - 3 недели до даты корпоративного праздника.

Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).

Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:

VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 - 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;

Сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие - сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;

Бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 - 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.

Когда вы решили, каким будет ваше приглашение, стоит подумать о содержании приглашения. Любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких простых предложений. Весь текст составляет обычно 5 - 7 предложений. Не стоит забывать, что, как и всякий текст, содержание приглашений условно делится на вступление, основную часть и заключение. Следовательно, в любом приглашении должно быть три абзаца. Но прежде, чем начнем составлять текст наших пригласительных билетов, следует напомнить две особенности языка документации, носящих этикетный характер:

Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения "Вы" и "Вас" с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;

Вторая - этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа - тем самым автор выступает как представитель организации, компании.

Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац - вступление. В основном это типовые фразы: "Уважаемый Иван Иванович!", "Дорогая Татьяна Александровна", "Уважаемая госпожа Петрова", "Уважаемый господин Иванов". Избегайте в обращении высокопарных фраз типа "Глубокоуважаемый Семен Иванович!", "Глубокоуважаемая Анна Александровна". Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:

Уважаемый Александр Петрович,

обращаемся к Вам...

Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.

Второй абзац - информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.

Третий абзац - заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:

К коллеге обращаемся с уважением и вниманием;

К клиенту - с обаянием;

К спонсору - с признательностью;

К представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.

В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:

Место проведения праздника;

Время начала/отъезда из заданной точки;

Требования к дресс-коду;

Дополнительные сведения, важные для праздника.

Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.

RSVP-карточка

RSVP-карточка в переводе с французского языка "просьба ответить". Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:

Контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;

Оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.

Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.

Примерный образец

│ RSVP-карточка (текст 1) │

│ Сможет. Не сможет │

│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │

│ присутствовать на юбилее компании "Тандор" │

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ RSVP-карточка (текст 2) │

│ Имя, отчество _________________________________________________________ │

│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ Количество человек ____________________________________________________ │

│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ "Лидер" _______________________________________________________________ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примерный образец

Приглашения на юбилей компании (тексты)

Уважаемый Олег Петрович!

Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.

Ждем Вас в ресторане "Олимпия", г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.

Приглашение действительно на одного человека.

С уважением,

Игорь Иванович Сухов,

директор компании "Лидер"

Уважаемый Петр Ильич!

Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.

Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан "Траектория".

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемая Татьяна Васильевна!

Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемый Игорь Петрович!

Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.

Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Официальное приглашение (текст)

Уважаемый Николай Викторович!

Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Приглашения на мероприятие открытия (тексты)

Наше новое предприятие начнет производство 15 декабря 2011 г, и мы с удовольствием приглашаем Вас принять участие в праздничном мероприятии, посвященном открытию нашего завода.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Уважаемая Елена Александровна!

В 13:00 состоится праздничный обед, после которого последуют церемония открытия и экскурсия по предприятию. Просим Вас подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Библиографический список

1. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.

2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. М., 2000.

3. Формановская Н. И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.

Ю. Овчиева

Ведущий программист

ЦНИТ Государственного

университета управления

Подписано в печать

• Корпоративная культура

Ключевые слова:

1 -1