А оно Вам надо? Или стоит ли делать предпроектное обследование. Предпроектное обследование Методика обследования ИТ-отдела банка

В настоящее время наблюдается бурное развитие и внедрение информационных технологий не только в госорганах, но и на многих российских предприятиях, и от того, каким будет подход к внедрению СЭД, насколько он будет грамотно спланирован, зависит успех самого внедрения.

Вместе с ростом бизнеса увеличивается и объем бумажной документации. А когда количество обрабатываемых документов превышает пороговое значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля, перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить развитие предприятия, тогда и приходит понимание важности внедрения СЭД. В этот момент многие предприятия сталкиваются с проблемой под названием «с чего начать».

Процесс внедрения СЭД в успешной мировой и отечественной практике включает в себя следующие этапы:

1. Информационное обследование.
   1. Интервьюирование.
   2. Анкетирование.
2. Анализ собранных данных.
3. Формирование технических и функциональных требований к СЭД.
4. Мониторинг рынка СЭД и проведение тендера.
5. Тестирование демоверсии.
6. Заключение договора.
7. Разработка регламентов для СЭД.
8. Установка и настройка ПО.
9. Обучение пользователей СЭД.
10. Тестирование ПО с пользователями.
11. Устранение ошибок, выявленных при тестировании системы.
12. Промышленная эксплуатация.

Почему не обойтись без информационного обследования?

Почему же так важно проводить информационное обследование? Считается, что качественное проведение предпроектного обследования гарантирует 80% успеха внедрения СЭД . Ведь оно позволяет:

• получить более четкий «портрет» организации: ее миссия, направления деятельности; структура предприятия; функции подразделений (и их взаимодействие), заложенные в положениях о структурных подразделениях; основные бизнес-процессы;
• определить общее состояние организации делопроизводства на предприятии;
• определить информационные и документационные потоки (в т.ч. виды используемых документов);
• выявить и учесть риски и способы их преодоления при внедрении системы;
• определить цель внедрения;
• определить задачи и функции, которые в последующем СЭД должна будет выполнять;
• определить пользователей СЭД;
• узнать и описать существующие бизнес-процессы (подлежащие автоматизации) и др.

Получить ответы на перечисленные вопросы можно путем самостоятельного изучения общей информации об объекте внедрения СЭД. Это помогает подготовиться к интервьюированию руководства и ключевых специалистов. А анализ результатов интервью поможет вам разработать анкету с более детальными вопросами для более широкого круга лиц. Таким образом, каждый этап обследования позволяет погружаться в проблему все глубже и получать на выходе все более детальное описание задачи.

Только поняв реальные потребности предприятия, можно определить, какие функции должна выполнять СЭД. Тогда ее появление сможет оптимизировать труд людей и они не станут воспринимать ее как пятое колесо телеги.

К моменту начала проведения обследования наш мясоперерабатывающий завод имел группу территориально-распределенных офисов, сложную структуру предприятия и большой объем бумажного документооборота, что привело к разрозненному неконтролируемому документообороту, нарушению сроков согласования и исполнения, а также к потере документов.

С ростом объемов производства и увеличением задач, решаемых нашим предприятием, количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой, только росло, возросла и роль исполнительской дисциплины. В связи с выходом мясоперерабатывающего завода на новый уровень руководством предприятия было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую автоматизировать не только работу с организационно-распорядительными документами (приказы, переписка и т.п.), но и некоторые бизнес-процессы, сопровождаемые обработкой и исполнением документов.

Для этой цели была сформирована команда из специалистов ключевых структурных подразделений предприятия. Руководителем этого проекта была назначена заместитель директора по ДОУ - автор данной статьи.

Интервьюирование

Нами было решено внедрять СЭД поэтапно. Первым «видимым» для коллектива этапом информационного обследования было проведение - опроса первой линейки руководителей и основных участников бизнес-процессов, которые будут работать в СЭД , т.е. будут являться ее пользователями. В обязательном порядке в это обследование должны входить руководители и предметные специалисты заинтересованных структурных подразделений, которые смогут высказать свои пожелания и замечания.

Перед началом данного этапа заместителем директора по ДОУ были подготовлены вопросы , ответы на которые могли бы дать представление о проблемах в организации работы с документами.

Был составлен список будущих респондентов, куда вошли около 30 человек (это руководители подразделений, их замы и специалисты, ответственные за создание документов, визирующие, подписывающие и утверждающие их ). С каждым договаривались об отдельной встрече, во время которой сначала излагалась цель личной беседы, а дальше шел диалог, «программой» которого служил заранее подготовленный список тезисов и вопросов (см. Пример 1). Для удобства проведения и анализа интервью можно записывать разговор на диктофон. Но участнику опроса лучше не знать, что происходит запись, потому что при виде диктофона большинство людей теряются.

Пример 1

Заготовка для проведения интервью в рамках обследования мясоперерабатывающего завода для внедрения СЭД

Свернуть Показать

При встрече с каждым респондентом заместителем по ДОУ в начале разговора были подробно изложены:

1. Цель опроса:

«Обследование состояния делопроизводства и документооборота, понимание существующих бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы и деятельность которых сопровождается обработкой и исполнением документов».

2. Для чего нашему предприятию нужно внедрение СЭД:

«Назначение СЭД - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами».

3. Какие преимущества дает СЭД, например:

«Система позволяет сократить время на поиск нужного документа, позволяет иметь доступ к общей базе документов с разграничением прав пользователей, можно работать в системе удаленно, работать с одним документом совместно нескольким пользователям, согласовывать документы быстро и просто, автоматизировать регистрацию и распределение документов, организовать контроль исполнения поручений и документов (управленческая деятельность становится прозрачной), есть возможность подписывать документы в системе с помощью электронной подписи, организовать работу с договорами, интегрировать СЭД с другими программами, используемыми организацией, сократить затраты на содержание архива».

1. Какие проблемы у Вас возникают в работе с документами?
2. Что бы Вы хотели улучшить, усовершенствовать, изменить в организации работы с документами?
3. Как быстро и качественно происходит доставка документов?
4. Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами?
5. Удобны ли в работе существующие бланки документов?
6. Какое время затрачивается на обработку одного документа? Этот вопрос следует задать применительно к каждому виду документов, массово присутствующему в бизнес-процессах организации.
7. Каков объем документооборота на Вашем участке работы?

На процессе проведения интервью сказалась занятость участников опроса, что отразилось на сроках его проведения, а также продемонстрировало недооцененность важности проекта со стороны сотрудников.

В качестве результата анализа собранных в ходе интервью сведений была сформирована таблица , показанная в Примере 2. Она помогла структурировать полученную информацию и сделать необходимые выводы, которые хорошо отражаются в ней.

Пример 2

Систематизация сведений, полученных в ходе интервью

Свернуть Показать

По итогам интервьюирования были выявлены следующие бизнес-процессы, требующие автоматизации силами СЭД в первую очередь:

• управление договорами;
• согласование счетов на оплату;
• согласование организационно-распорядительных документов:
• контроль исполнения поручений (резолюций).

Интервьюирование позволило подготовить почву для анкетирования, которое предполагает большую точность в предоставлении ответов на вопросы.

Анкетирование

Целью анкетирования было получение более детальных (точных) сведений о текущем состоянии документооборота и делопроизводства на предприятии. Участниками анкетирования были руководители структурных подразделений и предметные специалисты, которые потом должны стать пользователями СЭД. Анкетирование проводилось заочно, что подразумевало заполнение анкеты при отсутствии исследователя.

Анкета состояла из трех частей (см. Пример 4):

1. Вводная часть - главная ее задача была побудить респондента дать ответы на поставленные вопросы. Описывалась цель и задачи исследования, значимость роли респондента; инструкция по заполнению анкеты.
2. Основная часть, содержащая вопросы с простыми формулировками, а их полнота и количество зависят от желаемой цели (вопросы в образце анкеты из Примера 4 являются рекомендательными и могут отличаться от оптимальных вопросов для обследования вашего предприятия, вы можете их использовать как стартовый образец для разработки собственной анкеты).
3. Заключительная часть - здесь респонденту давалась гарантия конфиденциальности высказанного им мнения; выражалась благодарность за участие в исследовании.

По желанию респондента анкета распечатывалась и вручалась ему лично либо отправлялась на его электронную почту. Форма анкеты была составлена так, чтобы респонденту было удобно заполнять ее прямо в word`овском файле.

Если анкета направлялась в виде word`овского файла, то в теле электронного письма получатель сначала видел сопроводительный текст (все контактные данные в примере вымышленные):

Пример 3

Сопроводительный текст и тема электронного письма при отправке анкеты в виде вложенного файла по e-mail

Свернуть Показать

Пример 4

Анкета для проведения обследования предприятия перед внедрением СЭД

Свернуть Показать

Собранные данные были внесены в таблицу MS Excel, это позволило автоматически формировать диаграммы распределения мнений по каждому вопросу. Т.е. результаты были представлены руководству наиболее наглядным способом (см. Пример 6). Количество выбранных вариантов ответов по каждому вопросу отражалось на одном листе файла, а диаграммы по этим данным строились на другом его листе:

потеря документов на бумажном носителе в длительной цепочке рассмотрения согласующими лицами (важные проекты договоров, бывало, терялись либо часто залеживались в куче других бумаг);

увеличение объема документации на бумажных носителях (наличие многочисленных копий одного и того же документа в различных подразделениях);

отсутствие общедоступной и простой в использовании базы знаний по внутренним стандартам и распорядительным документам предприятия.

В дальнейшем мы собираемся учитывать все выявленные риски, чтобы в кратчайшие сроки перейти на работу в СЭД:

• риск отсутствия или некорректного определения задач и функций СЭД;
• риск недооценки необходимых ресурсов (денежных, временных);
• риск нарушения сроков реализации этапов проекта;
• риск недостаточного информирования сотрудников предприятия о ходе работ, а также риск пренебрежения, пассивности, сопротивления работников, слабой вовлеченности в проект руководителей;
• риск слабой технологической оснащенности;
• риск отсутствия нормативной базы.

В целом обследование показало положительное отношение к внедрению электронного документооборота, но был и ряд сотрудников, негативно относящихся к внедрению СЭД, потому что они восприняли этот проект как очередное новшество, которое только добавит им работы.

В последующем на основании анализа результатов интервью и анкетирования была определена цель и составлены требования к СЭД, но это уже другой и не менее важный этап работы по внедрению. В настоящее время нашим предприятием проводится сопоставительный анализ рынка СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

Перед постройкой сооружения или его реконструкцией проводятся предпроектные работы: обследование участка или здания, оценка их состояния. Это позволяет определить целесообразность реализации проекта. В ходе анализа во внимание принимаются разные факторы: тип местности, техническое состояние конструкций, особенности почвы, наличие коммуникаций и пр.

В задачу специалистов, которым поручено проведение предпроектного обследования, входит выполнение замеров высокоточным оборудованием, изучение всей доступной документации. Полученные результаты сверяются с параметрами, установленными СНиП. В отчете о предпроектном обследовании приводятся выводы специалистов, на основании которых формируется заключение.

Подготовка

Перед началом предпроектного обследования объекта необходимо:

• Зафиксировать пожелания заказчика. Их необходимо учитывать при выполнении работ.
• Собрать необходимую техническую документацию. К ней относятся планы местности, чертежи коммуникаций (если они есть), схема окружающей застройки.
• Составить первичное представление об объекте. Для этого исполнители выезжают на место и оценивают внешнее его состояние.
• Согласовать с заказчиком стоимость и сроки выполнения работ.

Когда все подготовительные вопросы улажены, начинается непосредственно . Оно включает в себя:

• Пошаговое исследование объекта.
• Расчеты и сопоставление полученных показателей с нормативными.
• Оформление акта о предпроектном обследовании .

Следует сказать, что применение высокоточного оборудования позволяет произвести все замеры неразрушающим методом. Это означает, что целостность конструкций нарушена не будет.

Значение процедуры

Разумеется, застройщик вправе отказаться от предпроектного обследования. Примеров таких случаев довольно много. Однако, это целесообразно, если заказчик на 100% уверен в успехе строительства или реконструкции.

Между тем даже незначительный фактор, не учтенный на подготовительном этапе, может повлечь за собой серьезные проблемы. Как показывает практика, зачастую строительство или реконструкция надолго замораживаются. Составление проекта и его реализацию без предпроектного обследования можно сравнить с игрой в рулетку. На карту могут быть поставлены не только финансовые средства, но и репутация компании-застройщика.

Достаточно часто проекты просто замораживаются. К примеру, заказчик отказался от предпроектного обследования , закупил материалы для реконструкции. Однако, перед началом работ был обнаружен дефект в несущих конструкциях. Соответственно, приобретенный материал непригоден по своим прочностным показателям к монтажу. Огромная сумма улетела в трубу, а работы были надолго заморожены.

Ключевые задачи

Предпроектное обследование выполняется для:

• Оценки реального технического состояния объекта перед модернизацией, реконструкцией и пр.
• Определения уровня износа конструкций. От него зависит обоснованность и в ряде случаев законность последующей эксплуатации сооружения.
• Определения пригодности земельного участка для возведения на нем здания.
• Восстановления утерянных чертежей и планов объекта, другой технической документации.
• Внесения корректировок в проект с учетом выявленных обстоятельств.
• Оценки предстоящих затрат на реконструкцию, восстановление, строительство объекта. Это необходимо для составления экономического обоснования капвложений. Как правило, оно требуется, если финансирование осуществляется из бюджетных денег.

Результаты

После выполнения комплексного исследования составляется объемное заключение. В зависимости от специфики объекта, в его состав включаются:

• Описание особенностей конструкции, планы и чертежи.
• Результаты осмотра площадки под строительство, оценки состояния фундамента и грунта.
• Фотографии конструктивных дефектов, обнаруженных при обследовании.
• Результаты техосмотра сооружения с указанием основных параметров.
• Графические изображения выявленных дефектов с динамикой их предполагаемого развития. К примеру, если в фундаменте обнаружена трещина, можно увидеть, какое она будет оказывать влияние на состояние сооружения через несколько лет.
• Результаты лабораторного анализа образцов материалов несущих конструкций.
• Расчеты по отдельным элементам сооружения.

Перечень может быть дополнен по желанию заказчика. К примеру, к заключению можно приложить фото общего вида сооружения, некоторых внутренних помещений, информацию о прежних владельцах объекта и пр.

Нюанс

Следует отметить, что предпроектное обследование выполняют, как правило, проектные организации, имеющие соответствующее разрешение.

Если заинтересованное лицо заказывает только обследование, то придется за него заплатить. Если же заказчик настроен на долгосрочное сотрудничество с компанией, т. е. предполагается, что ее сотрудники будут составлять проект, заключение по результатам осмотра предоставляется бесплатно.

Обоснованность и эффективность процедуры

Как правило, отказ заказчика от предпроектного обследования обуславливается нежеланием нести дополнительные расходы, тем более что строительство или реконструкция сами по себе требуют немалых инвестиций. Убедить застройщиков в необходимости оценки объекта довольно сложно. Тем не менее, согласившись на проведение обследования, заказчик может существенно сэкономить:

• Время выполнения основных работ.
• Ресурсы. Речь не только об оборудовании, но и о рабочей силе.

Кроме того, застройщику нет необходимости использовать дорогостоящие технические средства.

Своевременное выявление дефектов позволяет минимизировать все связанные с ними риски. Вместе с тем, если состояние объекта окажется удовлетворительным, можно не использовать дорогое оборудование для реконструкции и ремонта. Соответственно, зная слабые места объекта, заказчик может грамотно распределить задачи между рабочими.

Предпроектное обследование предприятия при автоматизации процессов

Для эффективной реализации проекта автоматизации необходимо тщательно проанализировать особенности объекта, уточнить требования заказчика. В ходе предпроектного обследования, по ГОСТ 34.601-90, определяется комплекс условий, в которых будет происходить эксплуатация системы:

• Программные, аппаратные ресурсы.
• Внешние условия.
• Состав работ и количество людей, привлекаемых к управлению.

Кроме того, выполняется описание функций системы, определяются ограничения в ходе разработки (сроки окончания отдельных стадий, организационные мероприятия и процедуры, направленные на обеспечение защиты информации, и пр.).

Цель анализа

На стадии обследования общие и размытые знания о требованиях к системе преобразуются в точные. В частности, определяются:

• Функции, архитектура системы, внешние условия распределения задач между программным обеспечением и
• Интерфейсы.
• Требования к информационным и программным элементам, базе данных, необходимые ресурсы, физические параметры компонентов.
• Распределение задач между системой и человеком.

Структурный анализ

Выбор способа исследования оказывает существенное влияние на качество проектирования.

При использовании структурного метода обследование начинается с общего обзора системы с последующей детализацией. В результате АС приобретает иерархическую структуру, количество уровней в которой постоянно увеличивается.

Этот метод предполагает разбиение системы на ступени с выделением ограниченного количества элементов на каждой из них. Как правило, таких компонентов насчитывается 3-7. На каждом уровне определяются только те детали, которые имеют существенное значение для системы. Информация рассматривается в комплексе с операциями, в которых она задействована. Запись элементов осуществляется по строгим формальным правилам, составляется спецификация системы. Это позволяет приблизиться к конечному результату.

Принципы

Методология анализа базируется на нескольких положениях. Одни из них регламентируют организацию мероприятий на начальных стадиях жизненного цикла системы, другие применяются при разработке рекомендаций. Базовыми считаются принципы декомпозиции и иерархического упорядочивания.

Первый предполагает решение сложных вопросов структуризации совокупностей функциональных задач. Возникшие проблемы разбиваются на множество меньших, легких и для понимания, и для, собственно, решения.

Согласно второму принципу, для детального формализованного описания этих частей определяющим является их внутреннее устройство. Простота восприятия проблемы повышается при структурировании ее элементов в иерархию. Проще говоря, система выстраивается и понимается по уровням, на каждом из которых добавляются новые детали.

Автоматизированные проектные системы

В области автоматизации проектной деятельности в течение нескольких лет сформировалось направление CASE. Интенсивное расширение сфер применения ПК, постоянное усложнение информационных баз, ужесточение требований к ним привели к необходимости индустриализации технологий.

Одним из важнейших направлений в развитии науки и техники стала разработка интегрированных средств, основывающихся на концепциях управления системами и их жизненном цикле.

В настоящее время точного определения CASE нет. Содержание понятия, как правило, определяется перечнем проблем, решаемых с его помощью, совокупностью средств и методов.

Технология CASE - комплекс методов исследования, сопровождения автоматизированной системы. Она предусматривает определенный инструментарий, предназначенный для системных аналитиков, программистов, разработчиков. С его помощью процесс проектирования автоматизируется. Кроме того, технология позволяет провести предпроектное обследование, структурный анализ, спецификацию проектов с использованием средств программирования. CASE применяется при моделировании деловых приложений для решения задач, связанных со стратегическим и оперативным планированием, управлением ресурсами, контролем разработок.

Большая часть средств, включенных в технологию, основываются на научном подходе. В рамках методологии формулируются указания для анализа и выбора проекта системы, этапы работы, последовательность, правила использования и назначение методов.

Ключевые слова: обследование предприятия, интервьюирование и анкетирование, реестр входящей информации, реестр внутренней информации, реестр исходящей информации, отчет об экспресс-обследовании предприятия, референтная модель, полная бизнес-модель организации, функциональная модель предметной области.

Задачи и этапы предпроектного обследования объекта автоматизации

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. В течение этого времени системный аналитик должен обследовать не более 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования.

К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:

Сводная информация о деятельности предприятия.

Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.

Сведения об учетной политике и отчетности.

Регулярный документооборот предприятия.

Реестр входящей информации.

Реестр внутренней информации.

Реестр исходящей информации.

Сведения об информационно–вычислительной инфраструктуре предприятия.

Сведения об ответственных лицах.

РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)
		Кто обрабатывает	Откуда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
РЕЕСТР ВНУТРЕННЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

РЕЕСТР ИСХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Куда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

предотвращения доступа к конфиденциальной информации;

усиления целевой направленности обследования;

минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.

Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

основные задачи подразделений;

собираемая и регистрируемая информация;

отчетность;

взаимодействие с другими подразделениями.

Анкеты для руководителей и специалистов могут содержать следующие вопросы:

Каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием?

Организационная структура подразделения.

Задачи подразделения.

Последовательность действий при выполнении задач.

С какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

Каким справочным материалом вы пользуетесь?

Сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных операций? На какие даты приходятся «пиковые нагрузки»? (периодичность в месяц, квартал, год и т.д.) Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.). Используемые программные продукты для автоматизации бизнес-процессов.

Какие отчеты и как часто вы готовите для руководства? Ключевые специалисты подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес-процессам, применяемым в подразделении.

Характеристики удаленных объектов управления.

Документооборот на рабочем месте.

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех существенных сторон организационной деятельности и обладают высокой степенью субъективности. И самое главное, что такого рода обследования не выявляют устойчивых факторов, связанных со специфическими особенностями организации, воздействовать на которые можно исключительно методами функциональной настройки организационной системы.

Анализ опросов руководителей обследуемых организаций и предприятий показывает, что их представления о структуре организации, общих и локальных целях функционирования, задачах и функциях подразделений, а также подчиненности работников иногда имеют противоречивый характер. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных микропроцессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) остается неизвестной.

Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагностика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабочего времени персонала. Цель диагностики - получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики организационных структур относятся:

классификация субъектов функционирования (категорий и групп работников);

классификация элементов процесса функционирования (действий, процедур);

классификация направлений (решаемых проблем), целей функционирования;

классификация элементов информационных потоков;

проведение обследования деятельности персонала организации;

исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик: процедур, контактов персонала, направлений деятельности, элементов информационных потоков - по отдельности и в комбинациях друг с другом по категориям работников, видам процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований);

выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководителями, сотрудниками и подразделениями;

установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации;

выявление основных технологий функционирования организации (информационных процессов, включая и недокументированные), их целеполагания в сравнении с декларируемыми целями организации;

выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;

определение причин рассогласования декларируемой и реальной структуры организационных отношений.

Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу. Ниже представлена форма рабочей таблицы системного аналитика:

Сразу по окончании процедуры обследования таблица пополняется дополнительными характеристиками: технологическая ветвь, системная функция, предмет, аспект, эмоциональный фон и др.

Часть показателей, те, что помечены звездочкой, заполняются в процессе обследования, остальные - после. Содержание записей следующее:

номер (по порядку);

агент (должность обследуемого работника);

время, в течение которого выполнялась процедура;

процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);

информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);

инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);

контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);

отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма взаимодействия в данной процедуре);

проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).

Результатом предпроектного обследования должен явиться «Отчет об экспресс-обследовании предприятия» , структура которого приведена ниже.

Краткое схематичное описание бизнес-процессов, например:

управление закупками и запасами;

управление производством;

управление продажами;

управление финансовыми ресурсами.

Основные требования и приоритеты автоматизации.

Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.

Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц, примерная форма которых приведена ниже.

Основные бизнес процессы предприятия

	Б-П Наименование бизнес-процесса
	Продажи: сеть, опт
	План закупок
	Размещение заказа на производство
	Производство собственное
	Закупка сырья

КОНСАЛТИНГ

При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед ИТ-компанией очень часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования. Эта проблема автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов.

1. Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?

2. Каковы задачи предпроектного обследования?

3. Что должно быть его результатом?

4. Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?

5. Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?

Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным (“ввяжемся в бой, а там посмотрим...”); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.

В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.

Необходимость предпроектного обследования

Подход некоторых ИТ-компаний к автоматизации бизнеса хорошо иллюстрирует такой анекдот.

Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.

“А как же работает ваш аппарат?” - спрашивают его члены комиссии.

“Очень просто, - отвечает изобретатель. - Бросаешь в прорезь монету, засовываешь в аппарат голову, и два лезвия начинают тебя брить”.

“Извините, коллега, но ведь у людей форма лица разная!” - делают ему замечание члены комиссии.

“Да, - говорит изобретатель, - но это только до первого бритья...”

Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, чтобы, как в этом анекдоте, все компании после автоматизации стали на одно лицо. Поэтому если мы хотим сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.

Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:

Наше поражение было вызвано целым рядом причин, - начал генерал. - Во-первых, порох был сырой...

Достаточно, - остановил его полководец.

Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).

Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко - их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании

Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;

Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;

Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;

Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;

Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;

Оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;

Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;

Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;

Получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

Повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения в соответствие его ожиданий, сформировавшихся на этапе предварительных продаж (когда продавцы предлагают “мечту”), с реальными возможностями системы по поддержке конкретных бизнес-процессов;

Уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов, позволяющее заранее спланировать их выделение;

Своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы автоматизации;

Сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ. Необходимые доработки системы будут выполняться до начала ее развертывания или параллельно с ним, а не по окончании этапа опытной эксплуатации, на котором обычно и выявляются недостатки. Ситуация, когда несоответствие функциональных возможностей обнаруживается на стадии завершения проекта, автоматически влечет за собой дополнительные незапланированные работы. При этом у заказчика обычно возникают сложности с финансированием таких работ, и для успешного завершения проекта их часто приходится делать бесплатно;

Определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;

Получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;

Фиксация текущего состояния дел в автоматизируемых подразделениях и основных параметров их работы позволит обосновать эффективность применения предлагаемой системы;

Установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;

Расширение базы знаний (если таковая ведется) по основным бизнес-процессам заказчиков в данной отрасли.

Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.

Основные задачи предпроектного обследования

У каждой компании свой взгляд на приоритетность задач, связанных с предпроектным обследованием, однако наиболее важная из них, по-моему, - изучение базовых бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации. Самым эффективным инструментом для этого обычно является специально составленный опросный лист, основанный на реальной практике проведения предпроектных обследований. Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв. Настоятельно рекомендую по каждому пункту опросить сотрудников разного ранга - от исполнителей до высшего руководства. Мне очень часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда высшее руководство считало, что конкретные бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании велась совершенно по-другому. При этом менеджеры среднего звена имели собственное мнение о функционировании процесса, отличное как от представлений высших руководителей, так и от реальной деятельности конкретных исполнителей, участвующих в этих работах. Такое положение дел обычно вызывает множество эмоций при чтении отчета о предпроектном обследовании. Выяснение истинной ситуации и констатация ее в виде четкого документа помогают укрепить доверие к внешним консультантам и установить доверительные отношения как с руководством заказчика, так и с рядовыми сотрудниками.

Очевидно, что следующая по значимости задача предпроектного обследования - выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Как показывает практика, порядка 75% бизнес-процессов, используемых заказчиком, совпадают с процессами в аналогичных компаниях той же отрасли, 10% реализуют его уникальные конкурентные преимущества, а оставшиеся 15% являются результатом действия второго закона термодинамики:) (следствием “естественного роста хаоса”) и должны быть устранены в ходе проекта. А вот те столь важные для бизнеса конкурентные 10% просто необходимо сохранить при любой автоматизации (естественно, при условии, что эти преимущества можно формализовать). Чаще всего данный вопрос решается конфигурированием системы под заказчика, однако иногда для учета уникальных особенностей бизнеса требуются услуги программистов. Замечу, что здесь речь идет не о заказной разработке, а о внедрении тиражных систем автоматизации.

Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования - анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.

Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к у автоматизируемых департаментов.

Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.

Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго - внутреннего - отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.

Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.

Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.

Что обычно является результатом предпроектного обследования

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем. Давайте рассмотрим необходимые разделы подобного отчета. Если не останавливаться на стандартных разделах, посвященных вводным словам, списку сокращений, акронимам и аббревиатурам, то в отчете можно выделить следующие базовые составляющие:

- описание существующих бизнес-процессов заказчика;

- перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;

- оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;

- уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;

- анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;

- оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;

- описание а в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;

- оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;

- описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;

- предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.

Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для “заманивания” клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования, как, впрочем, и любых других услуг, является одним из самых сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта консалтинговых услуг - а предпроектное обследование, как уже упоминалось выше, является именно консалтинговой услугой - в каждом сегменте бизнеса существуют свои уникальные алгоритмы и методики. Однако здесь мы рассмотрим другие, более простые и универсальные способы, позволяющие заказчику грубо оценить эффективность предпроектного обследования.

Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.

1. Экономия людских ресурсов и времени:

При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;

На этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;

Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;

За счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.

Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;

Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.

В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными*1, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.

*1 Неуспешными считаются проекты, в которых были сорваны сроки, нарушен бюджет или не получены ожидаемые результаты.

Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.

Мы начинаем цикл статей, посвященных внедрению системы электронного документооборота на предприятии. Тема первой статьи - проведение предпроектного обследования перед внедрением системы электронного документооборота (СЭД).

Предположим, что руководство организации созрело для внедрения СЭД. А что же дальше? Какие шаги компания должна предпринять и должна ли?

Самый простой способ - сразу обратиться в организацию, которая будет осуществлять внедрение системы электронного документооборота, другими словами, занять позицию «проблемы будем решать по мере их поступления». Однако простой способ не всегда менее затратный. Прежде всего, организация-заказчик должна оценить масштаб внедрения СЭД. А потому до его начала нужно проанализировать состояние дел. Для этого необходимо изучить процессы, которые будут автоматизированы, иными словами, выполнить предпроектное обследование.

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ-ИСПОЛНИТЕЛЯ

С позиции организации-исполнителя предпроектное обследование является полноценным первым этапом внедрения любой информационной системы и включается в договор оказания услуг по внедрению. И СЭД не является исключением.

В этом случае предпроектное обследование включает:

Диагностику существующей в организации системы

делопроизводства;

Анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам организации, регламентирующим документационное обеспечение;

Оптимизацию документопотоков и делопроизводства;

Внесение соответствующих изменений во внутренние нормативные документы;

Выявление рисков при внедрении СЭД;

Определение границ автоматизации, аудит существующей IТ-инфраструктуры организации, предложение конкретного IТ-решения СЭД;

Оценку работ по интеграции СЭД в существующую IТ-инфраструктуру.

Результатом предпроектного обследования станет документ «Функциональные требования», либо «Отчет об обследовании», либо проект «Технического задания» (в зависимости от сложности проекта и условий договора). Эти документы будут содержать следующие результаты обследования:

Описание изученных бизнес-процессов и документопотоков организации в части делопроизводства и документационного обеспечения;

Перечень документов и отчетных форм, использующихся в организации для систематизации рассмотренных процессов;

Описание ролей пользователей;

Технический аудит существующей в организации IТ-инфраструктуры;

Оценка готовности организации к внедрению СЭД;

Предложения по оптимизации рассмотренных бизнес-процессов с учетом внедрения СЭД;

План проекта (разработка и настройка СЭД, обучение работников, опытно-промышленная эксплуатация СЭД, промышленная эксплуатация СЭД) с оценкой необходимых затрат (человеческих и финансовых);

Спецификации на необходимое оборудование;

Предложения по организации повышения квалификации работников.

Иногда организации-исполнители предлагают провести предпроектное обследование бесплатно. Это делается для привлечения организации в качестве заказчика,

однако практикуется нечасто.

Также некоторые организации-исполнители бесплатно предоставляют демонстрационную версию программы для работы (как правило, на месяц). Это позволяет освоиться в программе, оценить все ее плюсы и минусы, привыкнуть к интерфейсу.

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА

С позиции организации-заказчика предпроектное обследование - это аудит: анализ процессов документационного обеспечения управления для понимания текущей ситуации и выявления моментов, наиболее проблемных с точки зрения управления потоками документов. Организации-заказчику в полной мере сложно будет самостоятельно выполнить подобное полноценное обследование по нескольким причинам. В первую очередь - из-за отсутствия опыта и информации о том, как именно проводится подобное обследование. Возникает резонный вопрос: если это так сложно, то зачем изобретать велосипед? Не проще ли сразу обратиться к организации-исполнителю? Можно, но проще не значит дешевле…

Рассмотрим, что дает организации-заказчику обследование процессов документационного обеспечения.

■ Формулирование целей внедрения СЭД .

■ Определение задач и функций, которые в последующем СЭД должна будет выполнять (определение границ внедрения) . Зачастую вместо четких целей и задач организация-заказчик начинает перечислять проблемы, которые необходимо решить посредством внедрения СЭД. Но это не одно и то же. Поэтому организация должна ясно представлять, что она хочет получить в итоге от внедрения СЭД, и поставить организации-исполнителю конкретные задачи.

■ Оценка реальной картины жизни организации (ее организационная структура, функции, взаимодействие подразделений и т.д.) . Такую возможность дает анализ внутренних нормативных документов организации на предмет того, как они реализуются на практике. В ходе анализа положений структурных подразделений, должностных инструкций, регламентов взаимодействия выясняются любопытные факты. Например, может оказаться, что должностные инструкции тех или иных работников безнадежно устарели либо отсутствуют вовсе. А структурные подразделения выполняют не свои функции или, наоборот, не выполняют тех, что обязаны, и т.д.

■ Описание существующих процессов документационного обеспечения . Здесь тоже может быть масса неожиданностей.

■ Возможность оптимизации обследованных и описанных бизнес-процессов . Если в этом есть необходимость. После подобного анализа может потребоваться актуализация внутренних регламентов.

■ Оценка собственных ресурсов (человеческих и технических) . До внедрения системы необходимо понять, какой объем участия в реализации проекта потребуется от специалистов и насколько они готовы этому. Если говорить о специалистах-исполнителях, то им достаточно дать поручение. А вот с руководителями дело обстоит гораздо сложнее. Участие управленческого аппарата во внедрении СЭД необходимо обсудить еще до начала процесса. Также не лишним будет анализ собственной IТ-инфраструктуры, чтобы выяснить, достаточно ли компьютеров, не устарело ли программное обеспечение и т.д.

■ Выявление рисков и способов их преодоления при внедрении СЭД . Выявление рисков перед внедрением системы позволит их свести к минимуму. Какие это могут быть риски? Какие угодно:

Риск отсутствия либо неактуальности необходимых нормативных документов;

Риск недостаточной технологической оснащенности организации;

Риск некорректной финансовой оценки внедрения и поддержки СЭД и т.д.

КАК ПРОВЕСТИ ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНО

■ Этап 1: назначаем руководителя проекта . Руководитель проекта должен разбираться в вопросах документооборота и хорошо знать IТ-инфраструктуру организации. Далеко не в каждой организации найдется специалист, отвечающий этим требованиям, поэтому чаще всего руководят проектом два работника - начальник канцелярии и IТ-директор.

■ Этап 2: анализируем нормативную базу . На этом этапе необходимо изучить локальные нормативные акты организации в части документационного обеспечения. Речь идет не только об инструкции по делопроизводству. Также потребуется изучить внутренние нормативы в части управления договорами, оборота бухгалтерской документации и т.д.

■ Этап 3: проводим интервью . Для проведения интервью необходимо определить круг респондентов. Поможет в этом изучение локальных нормативных документов. В списке опрашиваемых могут быть, например, руководители структурных подразделений, их заместители и потенциальные ключевые пользователи СЭД (специалисты, ответственные

за создание, согласование документов, и др.). Для интервью необходимо подготовить перечень вопросов (см. Пример).

Перечень вопросов опросного листа для руководителя канцелярии и примерные ответы на них

1 . Опишите функции, выполняемые вашим структурным подразделением .

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, а также работы по формированию дел и их сдаче на хранение.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота.

Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

Обеспечение установленного режима доступа к документации.

Внедрение новых методов и средств работы с документами.

2 . Опишите структуру и количественный состав подразделения .

Секретариат - 4;

экспедиция - 1;

приемная - 2;

архив - 2.

3. Какие функции выполняете непосредственно Вы?

Руководство канцелярией.

4. Какой на данный момент объем документооборота в подразделении (количество документов в день, их размер в страницах или Мб). Как вы думаете, какой объем документов будет в следующем году (увеличится или уменьшится)?

Входящие документы - 14 000 ед.;

исходящие документы - 13 500 ед.;

внутренние документы - 4 ед.

Скорее всего, объем документооборота не изменится в следующем году.

5. Используете ли Вы сейчас в вашем подразделении для автоматизации текущих задач информационную систему (системы)? Если да, то какую? Какие функции в ней выполняются?

6. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение организации, подразделения (инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты работ и т.п.). Какие из них Вы используете в своей работе, а какие считаете неактуальными?

Стандарт организации:

Распорядительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены.

Входящие документы. Порядок приема, рассмотрения, передачи на исполнение и оперативное хранение.

Исходящие документы. Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и отправки.

Номенклатура дел. Хранение, использование и уничтожение документов организации.

7. Регламентировано ли взаимодействие с другими подразделениями компании?

Взаимодействие со всеми структурными подразделениями, кроме административно-хозяйственного отдела (АХО), регламентируется внутренними нормативными документами компании. Взаимодействие с АХО не регламентировано (заявки на курьера, заявки на отправку корреспонденции экспресс-почтой и т.д.).

8. Какие функции, на Ваш взгляд, должна выполнять СЭД?

Управление документами в электронном виде. Создание и хранение различных документов в электронном виде (в форматах MS Word, MS Excel, MS Visio); поиск документов; хранение версий документов; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление процессами документационного обеспечения. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях; выдача поручений и контроль их исполнения.

Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров.

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений, вынесенных на совещаниях.

9. Перечислите, какие виды работ Вы производите с документами всех типов .

Входящие документы (документы, поступившие в организацию):

. прием и обработка;

. рассмотрение руководителем (резолюция);

. регистрация;

. исполнение;

. контроль исполнения;

. текущее хранение и использование;

. передача на архивное хранение.

Исходящие документы (документы, созданные в организации и отправляемые дочерним и зависимым обществам организации, сторонним организациям или физическим лицам):

. составление проекта;

. согласование проекта документа;

.

. подписание;

. утверждение (если необходимо);

. регистрация корреспонденции;

. отправка документа адресату;

. подшивка второго экземпляра в дело.

Внутренние документы (приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка, пояснительная записка, заявка):

. составление проекта документа;

. согласование проекта;

. проверка правильности оформления;

. подписание;

. регистрация;

. передача документа исполнителям;

. исполнение документа;

. контроль исполнения документа;

. подшивка исполненного документа в дело.

10. Опишите порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов.

Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.

Корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденцию, имеющую пометку «конфиденциально», обрабатывает ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить подтверждением времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Порядок регистрации входящих документов

Все документы, адресованные руководству организации, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).

На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если есть приложение к документу, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров.

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется в канцелярии только один раз.

11. Опишите порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюций .

Документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему после регистрации.

При необходимости секретарь подбирает дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.) и передает их руководителю вместе с поступившими документами.

Решение руководителя по документу отражается в резолюции.

В резолюции указывается исполнитель, прописывается, что и к какому сроку он должен сделать, затем проставляется дата и подпись руководителя.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции.

После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

12. Опишите порядок постановки документов на контроль .

После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа.

Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель). Остальные исполнители (соисполнители) обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Отчет об исполнении должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

13. Опишите процесс контроля исполнения документов, порядок учета документов, поступивших на исполнение, порядок снятия документов с контроля .

а) Исполнение каких документов (поручений) подлежит обязательному контролю?

. Распорядительные документы (приказы, распоряжения);

. документы (протоколы, письма, служебные записки, планы и т.д.), содержащие конкретные указания по работе

с ними и сроки исполнения; требующие подготовки ответа, проведения мероприятий, доклада и т.д.;

. поручения, содержащиеся в оформленных резолюциях (в том числе в электронном виде) по рассмотренным документам (письмам и др.);

. отдельные, не относящиеся к какому-либо документу, поручения руководителя, оформленные документально (в том числе в электронном виде).

б) В каких случаях документы (поручения) считаются исполненными?

. Подготовленные по ним итоговые документы не возвращаются на доработку, и по ним принято соответствующее решение;

. завершено согласование и подписание проектов документов, подготовленных во исполнение поручений.

. исходящие письма, подготовленные во исполнение документа (поручения), зарегистрированы и отправлены;

. договорные документы зарегистрированы;

. руководитель, в обязанности которого входит контроль исполнения поручений (контролер), подтверждает их выполнение по существу поставленных в них вопросов.

в) Каковы права ответственного исполнителя и соисполнителей?

. Давать поручения своим непосредственным подчиненным и контролировать исполнение ими поручений;

. запрашивать у работников необходимую для исполнения документа (поручения) информацию;

. определять порядок исполнения документа (поручения) (в том числе порядок подготовки и согласования материалов по исполнению поручения, сроки и форму участия соисполнителей в работе по исполнению поручения);

. координировать работу соисполнителей;

. созывать соисполнителей для проведения коллегиального обсуждения и решения вопросов исполнения документа (поручения);

. принимать мотивированное решение о включении или отказе от включения в проект итогового документа представленных соисполнителями предложений и замечаний;

. готовить предложения о продлении срока исполнения документов (поручений) с указанием объективных причин продления и планируемой даты исполнения.

г) За что несет ответственность исполнитель?

. Качество подготовки (полнота и достоверность информации, использованной при подготовке итогового документа), правильность оформления документов, подготовленных во исполнение документа (поручения);

. полноту и корректность отражения замечаний и предложений соисполнителей и согласующих лиц (организаций) в новой редакции документа (поручения);

. соблюдение установленных сроков исполнения документа (поручения);

. сохранность подлинника документа (в случае передачи ему подлинника документа).

д) Каковы сроки исполнения документов (поручений)?

В документе или поручении (резолюции), как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения.

Если в тексте резолюции вместо даты или периода времени имеется определение срока в словесном выражении, поручение подлежит исполнению в соответствующий срок:

. «очень срочно», «незамедлительно» - в течение одного рабочего дня;

. «срочно» - в срок не более трех рабочих дней;

. «оперативно» - в срок не более 10 рабочих дней.

Если срок исполнения поручения не указан, поручение должно быть исполнено в срок не более 30 календарных дней либо в соответствии со сроком, указанным в документе, к которому относится поручение (резолюция).

е) Каковы права контролера?

. Запрашивать информацию о ходе исполнения документа (поручения);

. возвращать документы, оформленные с нарушением требований локальных нормативных актов организации, на доработку;

. снимать документы (поручения) с контроля.

14. Опишите порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов.

Подписанные руководством документы в тот же день должны сдаваться в канцелярию для регистрации и отправки.

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

. наличие элементов бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

. наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

. правильность адреса получателя;

. наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

. наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Если документ направляется по нескольким адресам, исполнитель сдает столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

15. Опишите порядок разработки приказа (распоряжения).

До представления на подпись проект приказа (распоряжения) визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и руководителями других заинтересованных структурных подразделений.

Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.

Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа.

Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.

Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.

Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.

Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров.

В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита «Подпись».

Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется индекс «к».

Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в канцелярии, а приказов по личному составу - в отделе кадров управления по персоналу.

Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.

16. Каким образом необходимо, на Ваш взгляд, изменить порядок работы с документами?

В организации отсутствует локальный документ, регулирующий процесс исполнения и контроля исполнения документов (поручений). В процесс не включена канцелярия, однако контроль исполнения документов (поручений) является одной из ее функций.

17. Какие формы учета и регистрации документов применяются в организации?

18. Каков порядок подготовки дел для передачи их на архивное хранение?

Перед передачей дел в архив проводится экспертиза научной и практической ценности документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации (ЭК).

Состав ЭК утверждается приказом генерального директора.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), нормативно-методическими документами Росархива.

ЭК организации осуществляет следующие функции:

. рассматривает проекты номенклатур дел структурных подразделений организации;

. организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

. рассматривает описи на дела постоянного хранения, дела по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

. рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

. рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями документальных материалов со сроками хранения, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива организации.

Члены ЭК с участием других специалистов проверяют, насколько правильно был проведен отбор документов на хранение и уничтожение, путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и работниками архива.

Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем, ее членами и утверждаются руководством организации.

Передача дел в центральный архив организации.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не ранее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Передача в архив дел временного срока хранения (до 10 лет) производится по усмотрению руководства и с учетом степени загруженности архивохранилища.

Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в двух экземплярах.

Если отдельные дела необходимы какому-то структурному подразделению для текущей работы, архив оформляет выдачу ему этих дел во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений организации производится на основании специального запроса.

Выдача дел оформляется распиской работника организации и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.

В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

19. Приведите форму номенклатуры дел подразделения и опишите организацию хранения документов в подразделении.

В структурных подразделениях организации ежегодно разрабатываются номенклатуры дел по установленной форме.

Составляет их лицо, ответственное за делопроизводство, с привлечением специалистов.

На основании номенклатур дел структурных подразделений канцелярией составляется сводная номенклатура дел организации.

В номенклатуру дел структурного подразделения включаются все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения, а также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.

При составлении заголовка дела кроме наименования темы (предмета, вопроса) указывается род заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также даты событий, данные о корреспондентах, делается отметка о том, является документ подлинником или копией, и т.д.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с центральным архивом.

Дела, образовавшиеся в делопроизводственном году и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.

Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения передаются в архив.

Дела в текущем делопроизводстве формируются в соответствии с номенклатурой дел.

Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях организации.

В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы «В дело №____», подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.

Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются.

Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, которые имеют продолжительный, более одного года, срок формирования (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30-40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.

Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в карточке-заместителе, которая хранится у работника канцелярии.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.

20. Существует ли необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования?

21. Часто ли Вы сталкиваетесь с недоступностью сетевых ресурсов (общих дисков, принтеров)?

Да. Сбои происходят ежемесячно.

22. Можете ли Вы сказать, что Ваш компьютер работает медленно, а на жестком диске часто недостаточно места?

23. Часто ли у Вас возникают сбои при работе с электронной почтой?

Очень редко.

Для упрощения обработки результатов интервью их можно представить в следующем виде:

■ Этап 4: проводим анкетирование . Анкетирование проводится с целью получения более детальной информации о документообороте организации. Кроме того, конфиденциальное анкетирование позволит узнать истинное отношение работников к проекту по внедрению СЭД. Примерный перечень вопросов в анкете может выглядеть следующим образом:

Ваше отношение к внедрению СЭД (положительное, отрицательное, двойственное и т.д.).

Какие причины, на Ваш взгляд, могут помешать внедрению СЭД (очень сжатые сроки проекта, нежелание работников работать в СЭД, недостаточный уровень квалификации работников и т.д.)?

Чего Вы ждете от внедрения СЭД (сокращение расходов, сокращение сроков согласования документов, повышение уровня контроля за исполнением поручений)?

Каков, на Ваш взгляд, уровень обеспечения сохранности документов в организации (высокий, средний, низкий)?

Какое количество времени Вы затрачиваете на поиск необходимого документа?

Какова, на Ваш взгляд, скорость поиска необходимой информации в организации (высокая, удовлетворительная, низкая)?

Какое количество времени затрачивается на согласование документа? (Уточнить по каждому виду согласуемых документов.)

Результаты анкетирования можно представить в таблице Excel (Таблица 2), а затем на основе этих данных построить диаграммы для наглядности.

СТОИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ И ВЛАДЕНИЯ СЭД

Многие организации, акцентируя внимание на стоимости внедрения СЭД, упускают из виду совокупную стоимость владения СЭД.

Одним из критериев выбора СЭД должна быть стоимость владения. Необходимые данные (по крайней мере, расчет внедрения и сопровождения) по запросу смогут предоставить потенциальные организации-исполнители. Стоимость владения складывается из капитальных и операционных расходов.

Приблизительная смета капитальных затрат на внедрение (CAPEX) может выглядеть следующим образом:

Оборудование (если требуется, например, более мощный сервер, дозакупка ПК): 300 000 руб;

Лицензии на внедряемое ПО (серверные и клиентские лицензии): 400 000 руб;

Работы (трудозатраты консультантов): 1 500 000 руб.

Итого: 2 200 000 руб.

Что касается операционных расходов (OPEX), то они могут быть следующими:

Обучение новых пользователей работе с системой: 100 000 руб;

Сопровождение информационной системы (в год): 500 000 руб;

Техническая поддержка пользователей (в год): 200 000 руб.

Итого: 800 000 руб. в год.

В примерах приведена приблизительная стоимость расходов, однако и она позволяет определить, что операционные расходы на СЭД могут составлять до 40 % от расходов на внедрение.

Поэтому, выбирая СЭД, необходимо обращать внимание на стоимость лицензий, возможность обучения новых пользователей, стоимость сопровождения и поддержки.

Обучить одного или двух специалистов можно и самостоятельно. А если их десять, да еще из разных структурных подразделений, значит, они будут выполнять разные задачи в СЭД… В этом случае может потребоваться проведение обучения специалистами организации-исполнителя. Что касается сопровождения и техподдержки, то, как правило, организации-исполнители предлагают несколько вариантов.

Не стоит сразу выбирать самое дешевое предложении по сопровождению - оно в итоге может дорого обойтись. Необходимо проанализировать все условия, а именно: время ответа на заявку (это может быть 24 часа, 36 часов и т.д.), время устранения неполадок (3-5 рабочих дней) и др.

КОГДА ЛУЧШЕ ОТЛОЖИТЬ ВНЕДРЕНИЕ СЭД

На практике бывают ситуации, когда лучше не торопиться с внедрением СЭД и прежде провести организационные изменения, оптимизировать процессы работы с документами и т.д.

Лучше отложить внедрение СЭД в случаях, когда:

Инициатива внедрения исходит не от высшего руководства, а от руководителей структурных подразделений;

В организации хаос с точки зрения регламентации процессов (автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом);

Сотрудники по тем или иным причинам «бунтуют» против внедрения СЭД («работы много, людей мало, а тут еще внедрение»).

РЕЗЮМЕ

1. Предпроектное обследование перед внедрением СЭД обязательно, и по сути оно представляет собой аудит документооборота.

2. Проводить предпроектное обследование своими силами, сразу обратиться к услугам организации-исполнителя или сделать и то и другое - решать организации-заказчику.

3. Предпроектное обследование позволяет оценить готовность организации к внедрению СЭД и сократить в дальнейшем при реализации проекта временные и финансовые затраты.

4. Иногда лучше отложить внедрение СЭД и провести организационные изменения, оптимизировать процессы работы с документами и т.д.