Για επίλυση προβλημάτων παραγωγής, επικοινωνήστε. Επιστολή αίτησης: δείγματα και παραδείγματα, κανόνες για την κατάρτιση

Επιστολή αιτήματος- αυτό είναι ένα αίτημα για τη λήψη των απαραίτητων πληροφοριών, αγαθών, υπηρεσιών, εγγράφων, για την παροχή συστάσεων, για τη διοργάνωση συνάντησης κ.λπ. Κατά τη σύνταξη του, πρέπει να αιτιολογήσετε την ανάγκη εκπλήρωσης του αιτήματος. Μπορεί να απευθυνθεί σε συγκεκριμένο φυσικό ή νομικό πρόσωπο - οργανισμό. Αυτό μπορεί να περιέχει περισσότερα από ένα αιτήματα.

Πώς να γράψετε μια επιστολή αιτήματος

Η επιστολή αίτησης έχει δομή παρόμοια με τη γενική και είναι σχεδόν πανομοιότυπη σε μορφή. Η καταχώρισή του πραγματοποιείται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Συνήθως υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού ή από εξουσιοδοτημένο άτομο.

Παραδείγματα φράσεων επαγγελματικών επιστολών - αιτημάτων

αιτιολόγηση του αιτήματος:

• Σε σχέση με ...
• Θεωρώντας…
• Ενόψει της...
• Με βάση…
• Ωστε να…
• Με βάση…
• Σύμφωνα με…
• Συμφωνώς προς…

Κείμενο αίτησης:

• Σας ζητάμε να εξετάσετε / παρέχετε / συμπεριφέρετε / ενημερώσετε / ενημερώσετε / στείλετε επειγόντως ...
• Σας ζητάμε...
• Ζητάμε τη βοήθειά σας στην...
• Ζητάμε τη συγκατάθεσή σας για...
• Σας ζητάμε επίσης….

Η επιστολή αίτησης απαιτεί τη σύνταξη επιστολής απάντησης.

Δείγμα επιστολής αίτησης

Σας ενημερώνουμε ότι ο κ. Ν.Σ.Λέσκοφ θα φτάσει στη Μόσχα στις 15 Μαρτίου, σας παρακαλούμε να κανονίσετε μια συνάντηση και να κάνετε κράτηση δωματίου σε ξενοδοχείο για 2 ημέρες. κ. Ν.Σ.Λέσκοφ η πτήση 1583 θα φτάσει.

Θα ήμασταν επίσης ευγνώμονες εάν μπορούσατε να κανονίσετε να συναντηθεί με τους πελάτες σας κατά την επίσκεψή του.

Στη ροή επιχειρηματικών εγγράφων, η μορφή επιστολής αίτησης χρησιμοποιείται πολύ συχνά όταν καθίσταται απαραίτητο να ληφθεί η συγκατάθεση του δεύτερου μέρους ή μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας από αυτό. Θα βρείτε έτοιμα δείγματα και παραδείγματα για διαφορετικές καταστάσεις, καθώς και κανόνες για τη σύνθεση τέτοιων γραμμάτων, σε αυτό το άρθρο.

Η παράδοση και οι κανόνες για τη σύνταξη μιας επιστολής αίτησης έχουν αναπτυχθεί αποκλειστικά στην πρακτική ροή εργασίας - δηλ. δεν έχουν εγκριθεί έντυπα ή οδηγίες σε νομοθετικό επίπεδο. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να τηρείται η ακόλουθη δομή:

1. Ως συνήθως, συμπληρώστε πρώτα την "κεφαλίδα", η οποία υποδεικνύει το πλήρες όνομα του οργανισμού αποστολής με τα αντίστοιχα στοιχεία επικοινωνίας, καθώς και το όνομα ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου (συνήθως του διευθυντή της εταιρείας) και το όνομα του οργανισμού παραλαβής .
2. Ακολουθεί το ίδιο το κείμενο, το οποίο αποτελείται από μια περιγραφή της κατάστασης και την αιτιολόγηση του αιτήματος. Το κείμενο πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομο - συνήθως αρκούν 1-2 παράγραφοι. Είναι σημαντικό να δηλώσετε συγκεκριμένα και ξεκάθαρα το αίτημά σας, ώστε ο συνομιλητής να κατανοήσει καλά την ουσία της έκκλησής σας.
3. Ακολουθεί η υπογραφή, η αποκρυπτογράφηση της υπογραφής και η ημερομηνία σύνταξης.

Έτσι, συντάσσεται σύμφωνα με την τυπική επιλογή για τέτοια έγγραφα - το έντυπο δίνεται παρακάτω.

Ένα έτοιμο δείγμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Η απόφαση να αναγραφεί ή όχι το όνομα του εγγράφου (δηλαδή να γράψει στη μέση «Επιστολή αίτησης») λαμβάνεται από τον αποστολέα. Κατά κανόνα, αυτό είναι απαραίτητο σε περιπτώσεις όπου είναι σκόπιμο να τονιστεί η φύση του εγγράφου και ο σκοπός που μια εταιρεία προσπαθεί να επιτύχει από μια άλλη.

Δεδομένου ότι σε αυτήν την περίπτωση μιλάμε για το γεγονός ότι μια εταιρεία υπολογίζει σε κάποια υπηρεσία ή ακόμα και μια παραχώρηση από τον συνεργάτη της, φυσικά, η σύνταξη μιας επιστολής, ο σχεδιασμός και ακόμη και η αποστολή της θα πρέπει να ληφθούν πολύ σοβαρά υπόψη. Οποιαδήποτε λεπτομέρεια μπορεί να κάνει εντύπωση, επομένως είναι καλύτερο να λάβετε υπόψη ακόμη και φαινομενικά ασήμαντες αποχρώσεις:

1. Πρώτα απ 'όλα, είναι καλύτερο να το στείλετε χρησιμοποιώντας φυσικό ταχυδρομείο - τακτικά Russian Post ή ακόμα καλύτερα έναν ιδιωτικό οργανισμό που παραδίδει αλληλογραφία από πόρτα σε πόρτα και πολύ πιο γρήγορα. Ένα μήνυμα σε ηλεκτρονική μορφή, ή ακόμη περισσότερο που αποστέλλεται με φαξ, συχνά γίνεται αντιληπτό πιο απρόσωπα, όπως ανεπιθύμητα μηνύματα.
2. Επιπλέον, ο φυσικός τρόπος τεκμηρίωσης του εγγράφου (δηλαδή, όπως ένα κανονικό ταχυδρομικό αντικείμενο) σας επιτρέπει να κάνετε μια ευνοϊκή εντύπωση σε βάρος του ακριβότερου χαρτιού, φακέλου, σφραγίδας και άλλων μέσων διακόσμησης.
3. Για τη σύνταξη του κειμένου, επιλέγεται πάντα ένα επιστολόχαρτο - αυτό σας επιτρέπει να δώσετε στο αίτημα περισσότερη επισημότητα.
4. Είναι προτιμότερο να αποφεύγονται οι ρητές κληρικαλισμοί στο κείμενο - δηλ. σταθερές λέξεις και εκφράσεις που χρησιμοποιούνται συνήθως σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Κυριολεκτικά «στεγνώνουν» την ιστορία και κάνουν συνολικά αρνητική εντύπωση. Είναι εύκολο να τα αντικαταστήσετε με πιο πρωτότυπες επιλογές - για παράδειγμα, "Σας ζητώ να εξετάσετε" έως "Ελπίζω στην κατανόησή σας και τη βοήθειά σας για την επίλυση αυτού του ζητήματος".
5. Τέλος, γενικά αξίζει να τηρούμε τις παραδόσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας, δηλ. το κείμενο είναι κατά κύριο λόγο γραμμένο σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ. Δεν πρέπει να υπάρχουν λυρικές παρεκκλίσεις, πολύ σύνθετες συντακτικές κατασκευές ή δύο (από άποψη νοήματος) φράσεις. Θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε ο συνομιλητής να είναι πολύ εύκολο να αντιληφθεί το μήνυμα - τόσο από άποψη κατανόησης όσο και ψυχολογικά.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ. Εάν είναι δυνατό να γράψετε το κείμενο με το χέρι, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο. Τα χειρόγραφα γράμματα το κάνουν να ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα. Ωστόσο, είναι καλύτερο να εμπιστευτείτε τη γραφή σε έναν ειδικό που γνωρίζει τις τεχνικές της καλλιγραφίας.

ποικιλίες

Ανάλογα με τη συγκεκριμένη κατάσταση, υπάρχουν παραλλαγές γραμμάτων. Τα περισσότερα από τα αιτήματα αφορούν οικονομικά θέματα - για παράδειγμα, έκπτωση, μείωση πληρωμής για μια υπηρεσία ή αναβολή. Το μικρότερο μέρος των επιστολών αιτήματος είναι αφιερωμένο στη βοήθεια για την επίλυση τυχόν άλλων ζητημάτων. Οι πιο συνηθισμένες περιπτώσεις και έτοιμα παραδείγματα γραμμάτων συζητούνται παρακάτω.

Σχετικά με την κατανομή των κεφαλαίων

Το να ζητάς δωρεές, ακόμη και για φιλανθρωπικούς σκοπούς, είναι ένα αρκετά σοβαρό αίτημα. Ως εκ τούτου, κατά την κατάρτιση, είναι σημαντικό να περιγραφεί η κατάσταση όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα και, επιπλέον, είναι σαφές να υποδεικνύεται για τι ακριβώς απαιτούνται τα χρήματα και για ποιο λόγο είναι αδύνατο να ληφθούν από άλλη πηγή.

Κατά τη σύνταξη, μπορείτε να πάρετε ένα τέτοιο δείγμα ως βάση.

Από τη ΜΚΟ "Raduga"

Βουλευτής της Νομοθετικής Συνέλευσης

Αγία Πετρούπολη Miloshnikov I.N.

Αγαπητέ Ilya Nikolaevich! Σας καλωσορίζει ο διευθυντής του μη κερδοσκοπικού οργανισμού Rainbow." Ο οργανισμός μας ιδρύθηκε το 2012 και όλα αυτά τα χρόνια παρέχει συνεχώς οικονομική βοήθεια σε παιδιά που πάσχουν από οξείες μορφές λευχαιμίας. Βασική κατεύθυνση της δραστηριότητάς μας είναι η προμήθεια κατάλληλων φαρμάκων και πολύπλοκων επεμβάσεων.

Όλα αυτά τα χρόνια βασική πηγή χρηματοδότησης των δραστηριοτήτων μας ήταν η εταιρεία LLC «...». Ωστόσο, τον Απρίλιο αυτού του 2017, ο όγκος της χρηματοδότησης μειώθηκε κατακόρυφα και αυτή τη στιγμή δεν μπορούμε να πραγματοποιήσουμε φιλανθρωπικές εκδηλώσεις στον ίδιο όγκο.

Σύμφωνα με τα στοιχεία μας, ο ετήσιος προϋπολογισμός του ταμείου, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιωτικές δωρεές, θα πρέπει να είναι 10 εκατομμύρια ρούβλια. Έτσι, σε σχέση με τον τερματισμό της χρηματοδότησης, είναι απαραίτητο να καλυφθεί η διαφορά στο ποσό των 8 εκατομμυρίων ρούβλια. ετησίως. Ελπίζουμε στη βοήθειά σας, καθώς αυτή τη στιγμή δεν είναι δυνατή η εύρεση χορηγών.

Με εκτίμηση, V.K. Svetozarov

Σχετικά με την παράδοση των εμπορευμάτων

Είναι σημαντικό εδώ να δείξετε το ενδιαφέρον και την προθυμία σας για συνεργασία. Επομένως, πρέπει να βρείτε τις κατάλληλες λέξεις, ώστε ο συνομιλητής να εμποτιστεί με εμπιστοσύνη και να πάρει την κατάλληλη απόφαση. Μπορείτε να πάρετε ένα τέτοιο δείγμα ως βάση.

Γενικός Διευθυντής της LLC "..."

Nekrasov N.K.

Από τον διευθυντή της εταιρείας "..."

Elizarova V.M.

Χαιρετισμούς, Νικολάι Κωνσταντίνοβιτς! Στην περιφερειακή έκθεση για τη γεωργία, που πραγματοποιήθηκε τον Μάιο του τρέχοντος έτους, η εταιρεία μας ενδιαφέρθηκε για τα δείγματα μηχανημάτων και εξοπλισμού που προσφέρατε.

Θα θέλαμε να ξεκινήσουμε συνεργασία μαζί σας με την παράδοση μιας δοκιμαστικής παρτίδας εμπορευμάτων (η πλήρης λίστα επισυνάπτεται ως ξεχωριστό έγγραφο στην παρούσα επιστολή). Εγγυόμαστε έγκαιρες πληρωμές για αγαθά και υπηρεσίες. Εκφράζουμε την ελπίδα μας για μακροχρόνια και αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

Τα στοιχεία επικοινωνίας μας:

Με εκτίμηση, V.M. Elizarov

Σχετικά με τις εκπτώσεις

Επί του παρόντος, αυτός είναι ένας αρκετά κοινός τύπος, καθώς οι οικονομικές συνθήκες έχουν επιδεινωθεί με πολλούς τρόπους. Η εμπειρία δείχνει ότι το να πείσεις τον αντισυμβαλλόμενο να παράσχει έκπτωση είναι ιδιαίτερα καλό σε τέτοιες περιπτώσεις:

• εάν οι εταιρείες συνεργάζονται για μεγάλο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα, περισσότερο από ένα χρόνο·
• εάν αγοράζεται ταυτόχρονα μεγάλη ποσότητα αγαθών.

στον Διευθύνοντα Σύμβουλο

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Από τον διευθυντή της LLC "Veres"

Alexandrova K.N.

Γεια σου, Gennady Viktorovich. Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σημειώσουμε το γεγονός ότι οι εταιρείες μας συνεργάζονται για πάνω από 2 χρόνια. Σας εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για τη σταθερά υψηλή ποιότητα των υπηρεσιών σας, καθώς και για τη βοήθεια στην επίλυση ορισμένων τρεχόντων ζητημάτων.

Πιστεύουμε ότι δεν είναι μυστικό για εσάς ότι τον περασμένο χρόνο η οικονομική κατάσταση στη θέση της αγοράς μας έχει επιδεινωθεί σημαντικά. Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή αντιμετωπίζουμε μια ορισμένη έλλειψη εσόδων, η οποία συνδέεται με μείωση των τριμηνιαίων κερδών.

Σε σχέση με αυτές τις συνθήκες, ελπίζουμε στην κατανόηση και τη συγκατάθεσή σας για την παροχή έκπτωσης 10% στις υπηρεσίες που θα παρέχονται το επόμενο ημερολογιακό έτος 2018. Φυσικά, ένα τέτοιο μέτρο είναι προσωρινού χαρακτήρα και δεσμευόμαστε για πλήρη συνεργασία με αμοιβαία επωφελείς όρους σε περίπτωση σταθεροποίησης της οικονομικής κατάστασης.

Με εκτίμηση, K.N. Aleksandrov

Μείωση ενοικίου

Σε αυτήν την περίπτωση, η αιτιολόγηση του αιτήματός σας στην επιστολή θα είναι περίπου η ίδια με αυτή που συζητήθηκε στο προηγούμενο παράδειγμα.

στον Διευθύνοντα Σύμβουλο

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Από τον διευθυντή της LLC "Veres"

Alexandrova K.N.

Γεια σου, Gennady Viktorovich. Στη χρήση που έληξε το 2016 η εταιρεία μας υπέστη ζημιές που ξεπέρασαν το αναμενόμενο κατά 10%. Αναγκαζόμαστε να δηλώσουμε ότι η εταιρεία μας έχει πληγεί από την οικονομική κρίση. Αυτό αντικατοπτρίζεται στη μείωση της ροής πελατών κατά 15-20% των ιδιοκτητών.

Από αυτή την άποψη, ελπίζουμε στη συμφωνία σας να παρέχει έκπτωση 10% στο ενοίκιο. Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στο γεγονός ότι είμαστε αρκετά μεγάλοι ενοικιαστές και ταυτόχρονα, καθ' όλη τη διάρκεια της πενταετούς συνεργασίας μας, δεν παραδεχτήκαμε ούτε μία καθυστέρηση στην πληρωμή και επίσης συμπληρώσαμε όλα τα άλλους όρους της σύμβασης. Προχωρούμε με την υπόθεση ότι αυτό το μέτρο είναι προσωρινό, επομένως είμαστε έτοιμοι να συνεχίσουμε να πληρώνουμε το τέλος στο ακέραιο μόλις σταθεροποιηθεί η κατάσταση της αγοράς.

Με εκτίμηση, K.N. Aleksandrov

Σχετικά με την αναβολή πληρωμής

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι πραγματικά δεν ολοκληρώσατε την πληρωμή εγκαίρως και να εξηγήσετε λεπτομερώς τον λόγο. Φυσικά, πρέπει να αναφέρετε με ακρίβεια τη λήξη ολόκληρου του ποσού.

Διευθυντής της LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Από τον διευθυντή της LLC "Parabolia"

Aksakova T.G.

Γεια σου, αγαπητέ Νικολάι Γιούριεβιτς. Τον Σεπτέμβριο του 2017, δεν κάναμε άλλη πληρωμή για τις υπηρεσίες σας στο ποσό των 100.000 ρούβλια. Σας ειδοποιήσαμε επίσημα για την αδυναμία πληρωμής ένα μήνα νωρίτερα. Αυτή τη στιγμή, εξηγούμε ότι η εταιρεία έχει βρει κεφάλαια για να πληρώσει. Σας ζητάμε να παρέχετε ένα πρόγραμμα δόσεων για δύο μήνες: Οκτώβριο και Νοέμβριο (50.000 ρούβλια το καθένα).

Δεν αποφεύγουμε τις οικονομικές μας υποχρεώσεις και χρέη και εφιστούμε την προσοχή σας στο γεγονός ότι και τα 3 χρόνια της συνεργασίας μας, δεν έχουμε παραβιάσει ποτέ τη σύμβαση. Ελπίζουμε στην κατανόησή σας και προσβλέπουμε σε περαιτέρω αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

Με εκτίμηση, T.G. Aksakov

Παρακαλώ πληρώστε για άλλη εταιρεία

Τέτοια αιτήματα μπορεί να προκύψουν σε περιπτώσεις όπου μια εταιρεία αναλαμβάνει να εκπληρώσει τις οικονομικές υποχρεώσεις μιας άλλης εταιρείας υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Αυτό το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα.

SP Blagodarov A.K.

Αναπόσπαστο και σημαντικό μέρος της σύγχρονης επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι μια επιστολή αίτησης. Δείγματα και παραδείγματα διατύπωσης που παρουσιάζονται στο άρθρο, καθώς και οι αναφερόμενοι κανόνες για τη σύνταξή του, θα σας βοηθήσουν να συνθέσετε σωστά το απαραίτητο κείμενο και να το κανονίσετε σύμφωνα με τα έθιμα της εργασίας γραφείου. Σας προσφέρουμε έναν οδηγό βήμα προς βήμα για τη σύνταξη αυτού του τύπου ένστασης.

Γενικές πληροφορίες

Μια επιστολή αίτησης είναι σχετική σε περιπτώσεις όπου ο συντάκτης της χρειάζεται να λάβει από άλλα πρόσωπα οποιαδήποτε πληροφορία, έγγραφο, για να ολοκληρώσει μια συναλλαγή ή άλλες επιχειρηματικές ενέργειες. Μπορεί να απευθύνεται τόσο στο όνομα ενός συγκεκριμένου ατόμου (διευθυντής, διευθυντής, επικεφαλής τμήματος κ.λπ.), όσο και σε ολόκληρο τον οργανισμό ως σύνολο. Το αίτημά σας για βοήθεια πρέπει να συμμορφώνεται με τους γενικά αποδεκτούς κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Το γράμμα είναι το πρόσωπο της εταιρείας, ακόμα και τα μικροπράγματα έχουν σημασία. Εκτυπώστε το σε επιστολόχαρτο υπογεγραμμένο από εξουσιοδοτημένο άτομο και σφραγισμένο (εάν υπάρχει). Να είστε υπεύθυνοι για την επιλογή της γραμματοσειράς, το μέγεθός της και τη θέση του κειμένου στη σελίδα. Μην παραμελείτε τα περιθώρια, τις κόκκινες γραμμές και τις παραγράφους. Συχνά, η πρώτη εντύπωση σχηματίζεται κοιτάζοντας απλώς το έγγραφο.

Βήμα 1: Καθορισμός προορισμού

Εάν γράψετε μια απρόσωπη επιστολή σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, τότε, πιθανότατα, θα πάει στη ρεσεψιόν ή στο γραφείο, στη συνέχεια στον διευθυντή και, ως εκ τούτου, στον άμεσο εκτελεστή. Αναφέρετε το σωστό πλήρες όνομα του οργανισμού στο "καπάκι" του κειμένου· είναι καλύτερο να προσθέσετε και μια νόμιμη διεύθυνση.

Όπως προαναφέρθηκε, η καλύτερη επιλογή είναι η επιλογή με την ένδειξη συγκεκριμένου παραλήπτη, δηλαδή ένα αίτημα βοήθειας που απευθύνεται προσωπικά. Προσπαθήστε πάντα να απευθύνεστε με όνομα και πατρώνυμο. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Alexander Viktorovich!" ή "Αγαπητέ κύριε Schwartz!" Έτσι, πρώτον, εκφράζετε τον σεβασμό σας για το άτομο και δεύτερον, ένα αίτημα που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο του επιβάλλει ορισμένες υποχρεώσεις, ευθύνη για την εξέταση και την εφαρμογή του.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε μια ομάδα ανθρώπων, μια συγκεκριμένη ομάδα ή μέρος της ως αποδέκτη. Αυτό ισχύει επίσης σε περιπτώσεις όπου μια επιστολή αίτησης αποστέλλεται σε πολλές διευθύνσεις. Χρησιμοποιήστε διατύπωση όπως: "Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητοί λογιστές!" και τα λοιπά.

Στάδιο 2: κομπλιμέντο

Καλό είναι η επιστολή αιτήματος παροχής υπηρεσιών να περιέχει μια φιλοφρόνηση σε σχέση με τον παραλήπτη της. Κάνοντάς το, φαίνεται να απαντάτε στη λογική ερώτησή του: «Γιατί μου απευθύνετε αυτήν την ερώτηση;». Μπορεί κανείς να σημειώσει τα προηγούμενα πλεονεκτήματα και τις προσωπικές ιδιότητες ενός ατόμου, την κατάσταση της εταιρείας κ.λπ. Χρησιμοποιήστε, ειδικότερα, τις ακόλουθες φράσεις: "Η εταιρεία σας είναι κορυφαίος προμηθευτής ...", "Βοηθήσατε πολλούς στην επίλυση ενός περίπλοκου ζητήματος σε αυτόν τον τομέα ...", "Ο οργανισμός σας είναι κορυφαίος ειδικός στην αγορά στο το πεδίο ...", κ.λπ. Μην ξεχνάτε ότι είναι σκόπιμο ένα κομπλιμέντο θα είναι όταν η επιστολή αίτησης (δείγματα και παραδείγματα στο κείμενο) έχει έναν μη τυπικό χαρακτήρα και ο παραλήπτης πρέπει να αρέσει. Τραβήξτε την προσοχή του στις ιδιότητες και την αξία που σχετίζονται με την εκπλήρωση του αιτήματός σας. Ωστόσο, δεν συνιστούμε να περάσετε την πολύ λεπτή γραμμή μεταξύ μιας καλής και σωστής φιλοφρόνησης και της αγενούς κολακείας.

Βήμα 3: Αιτιολογήστε το αίτημα

Οποιοδήποτε αίτημα πρέπει να είναι αιτιολογημένο, γιατί ο παραλήπτης πρέπει να γνωρίζει γιατί του απευθύνεστε. Επομένως, είναι λογικό να τον εισάγουμε στην ουσία του θέματος. Σε αυτό το στάδιο, σας συνιστούμε να επιλέξετε τα τρία πιο πειστικά επιχειρήματα που πρέπει να ενσωματωθούν στο κείμενο της επιστολής σύμφωνα με το σχήμα: μέτριας ισχύος, αδύναμη, ισχυρότερη.

Το αίτημα μπορεί να έχει διαφορετικό επίπεδο πολυπλοκότητας και πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι ο παραλήπτης δεν θα ενδιαφέρεται πάντα να το εκπληρώσει. Από αυτή την άποψη, πρέπει να πειστεί ότι η εφαρμογή του έχει πιθανά οφέλη για αυτόν. Ζητήστε από τον παραλήπτη να λάβει το έγγραφό σας με πλήρη σοβαρότητα.

Μια επιστολή αίτησης μπορεί να περιέχει μια πρόταση για την υλοποίηση μιας συγκεκριμένης ελκυστικής ευκαιρίας για αυτόν.

Παραδείγματα διατύπωσης

• «Ανά πάσα στιγμή, οι επιχειρηματίες και οι επιχειρηματίες προσπάθησαν όχι μόνο για υλική επιτυχία, αλλά και για προσωπική ανάπτυξη, προκειμένου να μείνουν για πάντα στη μνήμη των ανθρώπων για τις καλές τους πράξεις, να κερδίσουν τον σεβασμό τους».
• «Βεβαίως, κύριος στόχος σας είναι να βελτιώσετε το βιοτικό επίπεδο των πολιτών της πόλης». Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, ειδικότερα, αυτή τη διατύπωση όταν συντάσσεται επιστολή αίτησης προς έναν αναπληρωτή, για παράδειγμα, σχετικά με την παροχή χώρων για νηπιαγωγείο, τη ρύθμιση παιδικής χαράς κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να εκφράσετε ένα πρόβλημα που είναι επείγον για τον παραλήπτη, να του δείξετε πώς το αίτημά σας μπορεί να τον βοηθήσει στην επίλυσή του ή στην υλοποίηση συγκεκριμένων ευκαιριών.

Συμβαίνει ότι δεν έχετε τίποτα να προσφέρετε στο άλλο μέρος ή είναι ακατάλληλο σε αυτό το πλαίσιο. Σε αυτή την περίπτωση, η βέλτιστη διέξοδος είναι να πείτε για τη σημασία του αιτήματός σας. Περιγράψτε την κατάσταση όσο το δυνατόν ακριβέστερα και πληρέστερα, ώστε να πάρει αυτό που καλείται για την ψυχή. Εάν η συναισθηματική στιγμή στην ιστορία σας απουσιάζει a priori, δώστε γεγονότα και εστιάστε στις σχέσεις αιτίας-αποτελέσματος. Πείτε μας τι θα συμβεί εάν σας αρνηθούν ή, αντίθετα, συμφωνήσετε να βοηθήσετε.

Στάδιο 4: Περιγραφή του αιτήματος

Όταν ο παραλήπτης είναι διανοητικά προετοιμασμένος να λάβει το αίτημά σας, μπορεί να δηλωθεί. Διατηρήστε το κείμενό σας σύντομο, αποφεύγοντας μεγάλες, περίπλοκες προτάσεις και ασάφεια ή υποτίμηση. Η επιστολή αίτησης (δείγματα και παραδείγματα διατύπωσης στο κείμενο) πρέπει να είναι συνοπτική και σαφής ως προς το νόημα. Έτσι, εάν ζητήσετε να αγοράσετε οποιοδήποτε εξοπλισμό για την εταιρεία, τότε αναφέρετε την πληρότητα, την τιμή και την ποσότητα:

«Για να εξοπλίσει το τμήμα επειγόντων περιστατικών, το νοσοκομείο χρειάζεται ένα νέο αυτοκίνητο, το κόστος του οποίου είναι 3,5 εκατομμύρια ρούβλια. Σας ζητάμε να μας βοηθήσετε στην αγορά του».

Ή, για παράδειγμα, θα πρέπει να διευκρινιστεί ένα αίτημα για μείωση του ενοικίου: «Σας ζητάμε να μειώσετε το ενοίκιο για τις εγκαταστάσεις στο επίπεδο των 500 ρούβλια. ανά τετραγωνικό μέτρο μέχρι να σταθεροποιηθεί η οικονομική κατάσταση».

Βήμα 5: Ανακεφαλαίωση

Στο τέλος της επιστολής, το αίτημά σας θα πρέπει να συνοψιστεί. Επαναλάβετε το ξανά και τονίστε το γεγονός ότι ο παραλήπτης θα ωφεληθεί από την παροχή της ζητούμενης βοήθειας. Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, το κείμενο του αιτήματος θα πρέπει να τροποποιηθεί ελαφρώς. Επιστρέφοντας στο ίδιο παράδειγμα μείωσης του ενοικίου, προτείνουμε την ακόλουθη διατύπωση:

«Εάν συμφωνείτε να μειώσετε το ενοίκιο στα 500 ρούβλια. ανά τετραγωνικό μέτρο κατά τη διάρκεια της σταθεροποίησης της τρέχουσας οικονομικής κατάστασης, θα μπορείτε να συμβάλλετε στη διατήρηση περισσότερων από 20 θέσεων εργασίας, καθώς και να μην υποστείτε απώλειες λόγω της παντελούς έλλειψης πληρωμής».

Θυμηθείτε, είναι σημαντικό να επαναλάβετε όχι μόνο το αίτημα, αλλά και τα οφέλη που μπορούν να προκύψουν από την εκπλήρωσή του και δεν χρειάζεται να είναι υλικό. Πολλές μεγάλες εταιρείες ενεργούν πρόθυμα ως χορηγοί, επενδυτές και συμμετέχουν σε φιλανθρωπικό έργο.

Πιστεύουμε ότι τώρα, αφού μελετήσετε τη διαδικασία σταδιακά, δεν θα έχετε ερώτηση σχετικά με το πώς να γράψετε μια επιστολή αιτήματος. Αρκεί απλώς να ληφθούν υπόψη όλοι οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας και ορισμένες από τις αποχρώσεις. Σας προτείνουμε να μελετήσετε και ένα άλλο παράδειγμα.

Παράδειγμα

Αγαπητέ Felix Petrovich!

Εδώ και αρκετά χρόνια, η εταιρεία σας οργανώνει πρακτική εκπαίδευση για φοιτητές στην εταιρεία, βοηθώντας τους να κάνουν πράξη τις γνώσεις που απέκτησαν στο πανεπιστήμιο.

Εσείς, ως επικεφαλής του τμήματος HR, είστε ένα άτομο που ενδιαφέρεται να προσελκύσει νέους υπαλλήλους, νέους και πολλά υποσχόμενους μηχανικούς, ειδικούς υψηλής ειδίκευσης. Σήμερα αυτό το επάγγελμα είναι από τα πιο απαιτητικά. Πολλοί μαθητές θα ήθελαν να μάθουν για τις δυνατότητές του, τις λεπτότητες και τη σημασία του.

Ως προς αυτό, σας ζητάμε να κανονίσετε μια συνάντηση του αρχιμηχανικού με υποψήφιους και φοιτητές 1-2 μαθημάτων στις 25 Απριλίου στις 17:00 με βάση την επιχείρησή σας.

Έχοντας μιλήσει για τα πλεονεκτήματα και τα μυστικά του επαγγέλματος σήμερα, βάζετε γερές βάσεις για την εκπαίδευση ειδικών και επαγγελματιών αύριο. Ίσως, μετά από μερικά χρόνια, μόνο ένα από αυτά να φέρει την εταιρεία σας σε ένα νέο επίπεδο ανάπτυξης.

Με σεβασμό και ευγνωμοσύνη,

Πρύτανης του Πανεπιστημίου I. Zh.Bychkov

Έχοντας μελετήσει τις πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί μια επιστολή αίτησης, δείγματα και παραδείγματα διατύπωσης, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε τη σύνταξη στην πράξη.

ΕΠΙΣΤΟΛΗ-ΑΙΤΗΜΑ

Η επιστολή αίτησης είναι ίσως η πιο κοινή μορφή επαγγελματικής αλληλογραφίας. Ο αριθμός των καταστάσεων που καθιστούν απαραίτητη την υποβολή αιτήματος για λογαριασμό νομικής οντότητας ή φυσικού προσώπου δεν μπορεί να μετρηθεί. Πρόκειται για τη λήψη πληροφοριών, δειγμάτων προϊόντων, συντονισμό ενεργειών, παρότρυνση για οποιαδήποτε ενέργεια κ.λπ.

Η σύνθεση και η δομή της επιστολής αίτησης δεν διαφέρει πολύ από τις τυπικές (βλ. Επιστολές επιχειρήσεων. Κανόνες εγγραφής. Δομή επιστολών). Συνήθως, κείμενο της επιστολής αίτησηςαποτελείται από δύο μέρη:

1. Το εισαγωγικό μέρος, όπου η ουσία της υπόθεσης παρουσιάζεται σε αφηγηματική μορφή, επεξηγούνται τα κίνητρα και οι λόγοι υποβολής αιτήματος. Οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις χρησιμοποιούνται συχνά εδώ:

• ο λόγος της αναφοράς
  • Λόγω μη παραλαβής...
  • Δεδομένης της κοινωνικής σημασίας...
  • Λαμβάνοντας υπόψη (την πολυετή συνεργασία μας)...
  • Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροπρόθεσμη και γόνιμη φύση των επιχειρηματικών μας δεσμών) ...
  • Λόγω της ασυνέπειας των ενεργειών σας με τις προηγούμενες συμφωνίες ...
  • Λόγω της καθυστέρησης παραλαβής της αποστολής...
  • Με βάση τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων για...
    και τα λοιπά.
• Στόχος του αιτήματος
  • Για να εκπληρωθεί η παραγγελία...
  • Για να λυθεί το πρόβλημα το συντομότερο...
  • Για να συμφωνήσουμε σε θέματα...
  • Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια της διέλευσης του φορτίου ...
  • Για να αποφύγετε καταστάσεις σύγκρουσης...
    και τα λοιπά.
• παραπομπές στη βάση της προσφυγής
  • Σύμφωνα με τη συμφωνία που επιτεύχθηκε νωρίτερα...
  • Σε σχέση με την επικοινωνία μαζί μας...
  • Βάσει προφορικής συμφωνίας...
  • Με βάση την τηλεφωνική μας συνομιλία...
  • Σύμφωνα με κυβερνητικό διάταγμα...
  • Σύμφωνα με το πρωτόκολλο για τις αμοιβαίες παραδόσεις ...
    και τα λοιπά.

Όλες οι παραπάνω εκφράσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται λαμβάνοντας υπόψη το πλαίσιο και την κατάσταση της ομιλίας.

Σχεδόν όλες οι τυπικές εκφράσεις ξεκινούν με παράγωγη πρόθεση ή προθετικό συνδυασμό. Προσοχή πρέπει να δοθεί στη σωστή χρήση αυτών των προθέσεων με ουσιαστικά που βρίσκονται κυρίως σε πτώσεις γενετικής και δοτικής.

2. Στην πραγματικότητα ένα αίτημα. Εδώ, η φράση κλειδί του γράμματος περιλαμβάνει λέξεις που σχηματίζονται από το ρήμα παρακαλώ... Η χρήση του εξηγείται από τις απαιτήσεις εθιμοτυπίας για τα επιχειρηματικά κείμενα και τους ψυχολογικούς νόμους της επιχειρηματικής επικοινωνίας - ένα άτομο συμφωνεί πιο εύκολα να εκτελέσει μια ενέργεια που εκφράζεται με τη μορφή αιτήματος παρά με τη μορφή απαίτησης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το ίδιο το αίτημα, που εκφράζεται περιγραφικά, μπορεί να μην περιέχει αυτό το ρήμα, για παράδειγμα: Ελπίζουμε ότι θα μπορέσετε να εξετάσετε την πρότασή μας εντός της καθορισμένης περιόδου..

Το αίτημα μπορεί να δηλωθεί σε πρώτο ενικό πρόσωπο (" Σε ικετεύω..."), πρώτο πρόσωπο πληθυντικού (" Σας παρακαλούμε ..."), από το γ' ενικό πρόσωπο (στην περίπτωση αυτή χρησιμοποιούνται ουσιαστικά με συλλογική σημασία:" Η διοίκηση ζητά... ", "Η διοίκηση ζητά... ", "Το Συμβούλιο Εργασίας ζητά... ", κ.λπ.), από το τρίτο πρόσωπο πληθυντικού, αν χρησιμοποιούνται πολλά ουσιαστικά με συλλογική σημασία ( Η διοίκηση και το συμβούλιο της εργατικής συλλογικότητας ζητούν... ).

Εάν η επιστολή αίτησης είναι πολύπλευρη, τότε η σύνθεση του δεύτερου μέρους μιας τέτοιας επιστολής μπορεί να μοιάζει με αυτό (τμήματα της σύνθεσης πρέπει να αντιστοιχούν στη διαίρεση παραγράφου του κειμένου):

Παρακαλώ παρακαλώ ...)
...
Ταυτόχρονα ρωτάω...(Ρωτήστε επίσης...)
...
Και επίσης παρακαλώ... ( Και ρωτήστε επίσης...)
...
και τα λοιπά.

Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής αίτησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη και τέτοιες συστάσεις:

1. Όταν υποβάλλετε ένα αίτημα, τονίστε το ενδιαφέρον σας ή το ενδιαφέρον του οργανισμού σας να το εκπληρώσει.
2. Σε καμία περίπτωση μην ξεκινήσετε την επιστολή με τη λέξη "Παρακαλώ ..." - είναι πιο διακριτικό να εξηγήσετε πρώτα τους λόγους της προσφυγής σας (ακόμα και αν όλες οι λεπτομέρειες έχουν ήδη συμφωνηθεί με τον παραλήπτη).
3. Μην βιαστείτε να ευχαριστήσετε εκ των προτέρων τον παραλήπτη... Αυτό φέρνει τόσο τον εαυτό σας όσο και τον παραλήπτη σε δύσκολη θέση. Προσπαθήστε να ευχαριστήσετε όταν ξέρετε ότι το αίτημά σας έχει ικανοποιηθεί.

Κατά τη διατύπωση ενός αιτήματος, χρησιμοποιούνται συχνά οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις:

• Κάνουμε έκκληση (έκκληση) σε εσάς (σας) με ένα αίτημα ...
  ... σχετικά με την αποστολή στη διεύθυνσή μας ...
  ... σχετικά με την κατεύθυνση προς τη διεύθυνσή μου ...
  ... σχετικά με την αποστολή στον οργανισμό μας ...
  για να μου δώσεις...
• Σας ζητάμε (ρωτάμε) εσείς (εσείς) ...
  ... ενημέρωσέ μας) ...
  ... Στείλε μου) ...
  ... επειγόντως παρών...
  ...αναφέρετε αμέσως...
  ... ειδοποίηση (διεύθυνση εταιρείας) για ...
  ...ενημερώστε με για...
• Ζητώ τη συγκατάθεσή σας για...
  ... αποστολή στη διεύθυνση ...
  ... δίνοντάς μας...
  ...εξοικείωση με...
  ... μεταφορά ... του παρακάτω εξοπλισμού ...
• Ζητάμε τη βοήθειά σας για...
  ... παραλαβή...
  ...αποστολή το συντομότερο...
  ... παρέχοντας πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με ...
  ... διεξαγωγή ...
• Ζητώ τις οδηγίες (σας) σας...
  για τη σύναψη συμφωνίας για...
  ... για παράδοση από την αποθήκη της εταιρείας ... σε αντιπρόσωπο ...
  ... για έγγραφα σχετικά με ...
  ... για αναθεώρηση...
• Σας ζητάμε να μην αρνηθείτε την ευγένεια και ....

Οι επιστολές αιτήματος είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος επαγγελματικών επιστολών. Οι αιτητικές επιστολές συντάσσονται για την έναρξη ορισμένων ενεργειών του παραλήπτη, οι οποίες είναι απαραίτητες για τον συντάκτη της επιστολής. Θα σας πούμε πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή αιτήματος. Δείγματα και παραδείγματα μπορείτε να βρείτε στο άρθρο.

Επιστολή αιτήματος: δείγματα και παραδείγματα

Πώς και γιατί να γράψετε μια επιστολή αιτήματος

Οι επιστολές αιτήματος έχουν σχεδιαστεί για να ξεκινήσουν ορισμένες ενέργειες του παραλήπτη, οι οποίες είναι απαραίτητες για τον συντάκτη της επιστολής. Στη διαχείριση, ένας τεράστιος αριθμός καταστάσεων προκαλούν τέτοιες επιστολές. Αυτό μπορεί να είναι μια σχετικά απλή κατάσταση στην οποία δεν απαιτείται να παρουσιαστούν πληροφορίες που είναι περίπλοκες σε μια σχέση που σχετίζεται με ένα γεγονός, να αιτιολογηθεί ή να πειστεί ο παραλήπτης. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε την επιστολή αίτησης απευθείας με τη δήλωση του ίδιου του αιτήματος.

Επιστολή αίτησης προς έναν υπάλληλο: παράδειγμα επιστολής

Λήψη δείγματος επιστολής

Ωστόσο, δεν είναι όλες οι καταστάσεις στη διαχείριση τόσο απλές. Οι περισσότερες από τις περιπτώσεις απαιτούν αιτιολόγηση ή, με άλλα λόγια, εξήγηση κατά τη σύνταξη επιστολών αιτήματος:

• σε αυτή την σύνδεση;
• Γιατί;
• ποιος είναι ο σκοπός της επιστολής.

Κατά κανόνα, η αιτιολόγηση είναι απαραίτητη για να επηρεαστεί ο παραλήπτης, για να πειστεί να ενεργήσει με αρκετά σαφή τρόπο, όπως θα ήθελε ή θα χρειαζόταν ο συντάκτης της επιστολής. Εάν η επιστολή αίτησης περιέχει αιτιολόγηση, τότε τις περισσότερες φορές προηγείται της δήλωσης του αιτήματος, για παράδειγμα (το σύμβολο // δείχνει το περίγραμμα μεταξύ των τμημάτων του κειμένου της επιστολής).

Επιστολή αιτήματος με αιτιολογία: Δείγμα

Λήψη δείγματος επιστολής

Η ρωσική γλώσσα είναι μια από τις γλώσσες με σχετικά ελεύθερη σειρά λέξεων. Σε οποιοδήποτε από τα παραπάνω κείμενα, μπορούμε να ανταλλάξουμε μέρη της πρότασης χωρίς μεγάλη επιφύλαξη του νοήματος. Μια επιστολή αιτήματος για βοήθεια με ένα δείγμα μπορεί να μοιάζει με αυτό.

Οι φράσεις, οι οποίες αρχικά εκθέτουν την κύρια ιδέα της επιστολής και στη συνέχεια παρέχουν την επιχειρηματολογία, έχουν μια ιδιαίτερη υφολογική χροιά: γίνονται πάντα αντιληπτές ως πιο εκφραστικές από φράσεις που βασίζονται στην αρχή της "αιτιολόγησης - συμπέρασμα". Ωστόσο, κάθε είδους έκφραση είναι ξένο στο επιχειρηματικό στυλ· σχεδόν πάντα δίνει προτίμηση στα στυλιστικά ουδέτερα γλωσσικά μέσα. Ως εκ τούτου, σε δείγματα επιστολών επιχειρηματικών αιτημάτων είναι πιο σωστές οι φράσεις στις οποίες πρώτα δίνεται μια εξήγηση, μια αιτιολόγηση και στη συνέχεια αναφέρεται η ουσία της υπόθεσης.

Η δομή της επιστολής αίτησης

Όταν γράφετε μια επιστολή αίτησης, προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι το σκεπτικό και το τελευταίο μέρος (αίτημα) είναι γραμματικά μία πρόταση. Ακόμη και σε περιπτώσεις όπου η αιτιολόγηση περιέχει αναφορές σε κανονιστικά έγγραφα, γεγονότα, γεγονότα, μην διαχωρίζετε το σκεπτικό σε ξεχωριστή πρόταση , διαφορετικά, για να εκφράσετε το αίτημά σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως: "Σε σχέση με τα παραπάνω, ζητάμε ...", "Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, ζητάμε ...", "Σε σχέση με αυτό, ζητάμε . ..», κλπ. Οι κατασκευές αυτές δεν μεταφέρουν πληροφορίες και κάνουν το κείμενο πιο σύνθετο τόσο από άποψη δομής όσο και από άποψη αντίληψης. Επιστολές αιτήματος μπορούν να συνταχθούν σε ακόμη πιο σύνθετες καταστάσεις διαχείρισης.

Σχηματικά, αυτή η κατάσταση μπορεί να αναπαρασταθεί ως εξής

Μια επιστολή με αίτημα που συντάσσεται σε μια τέτοια κατάσταση θα είναι ευκολότερο να γίνει αντιληπτό εάν το περιεχόμενο παρουσιάζεται με μια σειρά που αντικατοπτρίζει τη λογική της εξέλιξης της ίδιας της κατάστασης. Σε αυτήν την περίπτωση, τρία μέρη μπορούν να διακριθούν στη δομή του γράμματος:

• εισαγωγή (περιγραφή γεγονότων, γεγονότα που επηρεάζουν άμεσα ή ενδέχεται να επηρεάσουν την κατάσταση διαχείρισης)·
• αιτιολόγηση (εξήγηση των λόγων για τους οποίους είναι απαραίτητο να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη με αίτημα)·
• συμπέρασμα (αίτημα), για παράδειγμα (τα επικοινωνιακά-σημασιολογικά μέρη της επιστολής χωρίζονται με το πρόσημο //)

Επίσημη Επιστολή Αίτησης: Δομή δείγματος Σύμφωνα με τις πληροφορίες που έχουμε, στα διυλιστήρια ζάχαρης Kursk και Belgorod, τα οποία είναι οι κύριοι προμηθευτές ζάχαρης στη Μόσχα και στην περιοχή της Μόσχας, κατά τη διάρκεια Μαρτίου - Απριλίου του τρέχοντος έτους, θα πρέπει να πραγματοποιηθούν προγραμματισμένες προληπτικές εργασίες, το χρονοδιάγραμμα των οποίων έχει δεν έχει συμφωνηθεί. // Λόγω του γεγονότος ότι κατά την περίοδο των εργασιών συντήρησης, η παραγωγή ζάχαρης και η προσφορά της στους καταναλωτές θα μειωθεί σημαντικά, // σας ζητάμε να πραγματοποιήσετε συνάντηση εργασίας με τη συμμετοχή εκπροσώπων της κυβέρνησης της Μόσχας για τη διασφάλιση του εφοδιασμού σε ζάχαρη στην περιοχή της Μόσχας κατά την περίοδο μερικής παύσης λειτουργίας αυτών των εργοστασίων.

Ανεξάρτητα από τη δομή του κειμένου, ένα αίτημα σε ένα γράμμα διατυπώνεται χρησιμοποιώντας το ρήμα «ρωτώ». Σε επιστολές που συντάσσονται σε επιστολόχαρτα οργανισμών, χρησιμοποιείται Ρηματικός αριθμός πληθυντικού 1ου προσώπου:

Σας ζητάμε να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με ..., Σας ζητάμε να παρέχετε πληροφορίες για ..., Επικοινωνούμε μαζί σας με ένα αίτημα σχετικά με ..., Σας ζητάμε να διεξάγετε ... και άλλα.

Σε επιστολές που συντάσσονται στο επιστολόχαρτο των υπαλλήλων, χρησιμοποιείται Ρηματικός τύπος 1ου ενικού ενικού προσώπου:

Σας ζητώ να εξετάσετε την ερώτηση του ..., σας ζητώ να δώσετε πληροφορίες για ... και άλλα.

Μια επιστολή μπορεί να περιέχει πολλά αιτήματα (κατά προτίμηση για μια ερώτηση). Σε αυτήν την περίπτωση, πρώτα διατυπώνεται το κύριο αίτημα και μετά το υπόλοιπο, χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες γλωσσικές εκφράσεις:

Σας ζητάμε επίσης (θεωρήστε, παρέχετε, συμπεριφέρεστε ...), Ταυτόχρονα σας ζητάμε ... και άλλους.

Επιστολή αιτήματος: δείγμα εάν υπάρχουν πολλά αιτήματα στην επιστολή ταυτόχρονα

Κατεβάστε ένα δείγμα

Χρησιμοποιήστε μια ειδική υπηρεσία για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο επιστολής αιτήματος: Business letter maker

Δοκιμάστε την υπηρεσία τώρα

Όπως κάθε επαγγελματική επιστολή, συντάσσεται μια επιστολή αίτησης με ένδειξη όλων των στοιχείων της και καταχωρείται στο ημερολόγιο των εξερχόμενων εγγράφων. Επιπλέον, η επιστολή αίτησης πρέπει να περιέχει:

• εξερχόμενος αριθμός και ημερομηνία (εάν πρόκειται για απάντηση σε άλλη επιστολή, τότε ο αριθμός και η ημερομηνία της εισερχόμενης επιστολής).
• το όνομα της εταιρείας αποδέκτη·
• εάν χρειαστεί, τη σφραγίδα του οργανισμού.

Πώς και γιατί να γράψετε μια επιστολή διερεύνησης

Η επιστολή αιτήματος είναι στην πραγματικότητα ένα είδος επιστολής αίτησης. Κατά κανόνα, τα αιτήματα υποβάλλονται για τη λήψη οποιασδήποτε πληροφορίας επίσημης φύσης ή εγγράφων. Στις εμπορικές δραστηριότητες, ένα αίτημα είναι ένα αίτημα από έναν αγοραστή προς έναν πωλητή (εισαγωγέα σε εξαγωγέα) με αίτημα παροχής λεπτομερών πληροφοριών σχετικά με ένα προϊόν (υπηρεσίες) ή αποστολή προσφοράς για την προμήθεια ενός προϊόντος (παροχή ορισμένων υπηρεσιών ). Γενικά, οι επιστολές αιτήματος ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με τις επιστολές αιτήματος, για παράδειγμα:

Σε εμπορικές δραστηριότητες, στο κείμενο της αίτησης, κατά κανόνα, αναφέρετε: το όνομα των αγαθών (υπηρεσιών). τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες ο συντάκτης της επιστολής θα ήθελε να τις λάβει· ποσότητα ή/και ποιότητα· όρους παράδοσης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών· τιμή και άλλες πληροφορίες. Οι ακόλουθες εκφράσεις χρησιμοποιούνται στο εμπορικό αίτημα:

Σας ζητάμε να μας ενημερώσετε για τη δυνατότητα παράδοσης ... Σας ζητάμε να κάνετε προσφορά για την παράδοση ... Σας ζητάμε να δώσετε αναλυτικές πληροφορίες για ... κ.λπ.

Για παράδειγμα:

Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε για τη δυνατότητα προμήθειας κλιματιστικών του μοντέλου AS-200 στην ποσότητα των 150 τεμ. κατά τη διάρκεια Φεβρουαρίου - Μαρτίου 2005, καθώς και ενημέρωση των όρων πληρωμής και παράδοσης.

Λήψη δειγμάτων αιτημάτων επιστολών:

Η απάντηση του ανταποκριτή οργανισμού σε μια επιστολή αιτήματος ή αίτησης είναι μια επιστολή απάντησης, η οποία μπορεί να είναι συμφωνία ή άρνηση. Στις εμπορικές δραστηριότητες, η απάντηση σε ένα αίτημα συντάσσεται ως εμπορική επιστολή, στην οποία επιβεβαιώνεται η παραλαβή του αιτήματος, κοινοποιούνται πληροφορίες σχετικά με το προϊόν που ενδιαφέρει τον αγοραστή. Μια εμπορική προσφορά (προσφορά) μπορεί επίσης να είναι απάντηση σε ένα αίτημα. Οι επιστολές-αιτήματα και οι επιστολές-αιτήματα συντάσσονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για έγγραφα».

Κατά τη σύνταξη και την επεξεργασία αιτημάτων και ερωτημάτων, χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες λεπτομέρειες:

• προορισμός;
• κατεύθυνση προς το κείμενο (αν το κείμενο της επιστολής είναι περισσότερες από 4-5 γραμμές).
• κείμενο;
• υπογραφή;
• το σημάδι για τον καλλιτέχνη.

Όλες οι επαγγελματικές επιστολές συντάσσονται σε ειδικά έντυπα.