» »

Основные функции erp модуля. Функции ERP-систем

В этой статье мы расскажем о том, что понимается под термином ERP система, когда это программное обеспечение появилось на рынке и для чего оно создано, а также попробуем предсказать, в каком направлении будут развиваться системы этого класса.

Мы так же постараемся ответить на основные вопросы, возникающие у тех, кто решил разобраться, почему это программное обеспечение так востребовано современными предприятиями:

  • Какое программное обеспечение можно отнести к классу ERP?
  • Для чего компании по всему миру тратят существенные для их бизнеса суммы на внедрение ERP систем?
  • Как устроены эти системы?

История возникновения понятия ERP

Прежде чем начать разговор о ERP системах, стоит вспомнить откуда взялось это понятие. Термин ERP или Enterprise resource planning представлял собой развитие понятия MRP (MPR-II), который использовался для обозначения класса систем, разработанных еще в 60-х годах прошлого века и предназначавшихся для организации процессов производства (в первую очередь – планирования материалов «MRP», а позднее и ресурсов вообще «MRP-II») и ведения производственного учета. Т.е. само понятие MRP(-II) относилось и относится до сих пор к информационным системам, предназначенным для автоматизации производственной деятельности.

В 90-е годы компания Gartner Group и ряд других компаний искали возможность применить подходы к планированию, реализованные в MRP системах, к другим областям бизнеса, расширив возможности MRP в части планирования деятельности и управления процессами предприятия.

Именно из этих работ и родился термин «ERP», впервые примененный компанией Gartner Group и предназначенный для обозначения систем нового класса.

С самого начала ERP системы позиционировались на рынке как системы, которые помимо решения задач планирование ресурсов, решают также вопросы организации данных и оптимизации процессов, связанных с функционированием бэк-офиса, как например, управление запасами, продажами, ценообразованием, ведение бухгалтерского учета и т.д.

Рисунок 1. Состав ERP систем

Помимо термина ERP, активно используются определения «Система управления предприятием», «Интегрированная система управления предприятием», и по сути, все они описывают ERP системы.

Архитектура современных ERP систем

Несмотря на то, что каждая компания в чем-то уникальна, все они сталкиваются с общей проблемой: для того чтобы оставаться конкурентоспособными в современной бизнес-среде, компании нуждаются в надежном и эффективном способе хранения и получения доступа к разнородной информации. Именно эту задачу и решает современная ERP система.

Типичная ERP система представляет собой набор модулей (или даже отдельных приложений), каждый из которых управляет определенным процессом: закупками, продажами, производством, бухгалтерским и налоговым учетом, кадровыми процессами, поддержкой клиентов, CRM, складской логистикой и т.д. При этом система охватывает основные процессы всех направлений деятельности предприятия.

В результате ERP система представляет собой комплексную информационную систему управления информацией внутри организации, решающую весь комплекс задач управленческого, регламентированного и других видов учета, в отличие от специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации конкретного бизнес-процесса или направления деятельности.


Рисунок 2. Перечень задач решаемых системой 1С:ERP Управление предприятием

В результате внедрения ERP системы в компании, владельцы бизнеса и руководители могут упростить и автоматизировать трудоемкие бэк-офисные задачи, помочь сотрудникам стать более продуктивными, а главное – получить оперативный (часто в режиме реального времени) срез по всем направлениям деятельности с возможностью параллельного анализа и планирования развития.

Классификация ERP систем

Разобравшись, что обычно понимают под термином «ERP система», мы попробуем классифицировать эти системы по типам. Надо сразу сказать, что классификация носит довольно условный характер, ведь признаков, по которым можно классифицировать такое программное обеспечение довольно много: это функциональные возможности, позиционирование, размер организаций, для которых предназначено решение, и многое другое. Мы постарались максимально упростить классификацию, разделив ERP решения на следующие группы:

  1. Комплексные информационные системы. В эту группу можно выделить универсальные ERP системы. Их можно адаптировать к процессам самых разных компаний – от крупных производств, до финансовых организаций. Такие решения имеют широкий диапазон настроек и развитые механизмы интеграции, чтобы оставаться максимально универсальными и соответствовать требованиям разных отраслей бизнеса. На этом рынке работают самые крупные игроки, а рынок таких систем занимает наибольшую долю по сравнению с рынками систем других типов (о которых мы поговорим чуть ниже). Примеры: Oracle, SAP, Netsuite, 1С.
  2. Отраслевые информационные системы. Эти ERP системы ориентированы на конкретную отрасль, иногда даже на узкое направление внутри отрасли (например, ERP системы, предназначенные для автоматизации компаний, продающих авиа и ж/д билеты). Часто такие продукты выпускают стартапы или компании, которые будучи не в состоянии разработать продукт, конкурирующий с крупными игроками на уже сложившихся рынках, пытаются найти свою небольшую нишу и занять в ней лидирующее положение. Многие крупные компании, выходя на этот рынок, начинают с конкретных отраслей, постепенно развивая решение в сторону максимальной универсальности. Примеры: Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail, 1С.
  3. ERP для малого бизнеса. Формально такие системы нельзя относить к классу ERP, тем не менее небольшим компаниям хватает функциональности таких систем для удовлетворения всех своих нужд при более низкой стоимости как самой программы, так и внедрения, и последующего владения. Часто такие ERP системы являются модульными, а функционал урезан по сравнению с более дорогими продуктами.
  4. Таким образом, вместо того чтобы установить комплексную информационную систему, компания внедряет небольшой продукт, который обслуживает один-два ключевых бизнес-процесса, но не охватывает другие области работы предприятия. Пример: PeopleSoft (система, в которой реализованы функции ведения бухгалтерского учета, управления персоналом и CRM), 1С:УНФ.
  5. ERP системы с открытым исходным кодом. ERP системы с открытым исходным кодом занимают на текущий момент небольшую часть общего объема рынка ERP. Но такие решения часто поддерживают компании, имеющие в штате команды разработчиков и аналитиков по доработке и интеграции системы со своими локальными информационными ресурсами. Пример: Odoo.

Преимущества современных ERP систем

Рынок ERP систем растет из года в год, причем как в стоимостном выражении, так и в количестве автоматизированных рабочих мест. Об этом говорят многочисленные исследования рынка. Почему же все больше предприятий, от гигантов до небольших компаний, стремятся к внедрению современных ERP систем?

Основные преимущества, которые дает внедренная на предприятии ERP система:

  • Более глубокое понимание процессов, происходящих в компании и уменьшение времени реакции на изменения. Благодаря консолидации всей ключевой информации в единой системе, появляется возможность оперативного получение управленческой отчетности по всем аспектам деятельности предприятия в режиме реального времени;
  • Как следствие, частным (но очень важным) преимуществом консолидации операций и данных в одной системе является обеспечение сопоставимости данных, устранение дублирования и формирование единого видения происходящих процессов у всех участников;
  • Современные ERP системы содержат встроенные инструменты прогнозирования, которые можно использовать для принятия обоснованных решений о дальнейших шагах по развитию бизнеса;
  • Сокращение издержек за счет внедрения единых сквозных бизнес-процессов, автоматизации трудоемких задач, ликвидации избыточных процессов, а также упрощения процедур обучения и адаптации новых пользователей;
  • Благодаря единообразному IT-ландшафту ERP система позволяет повысить безопасность при хранении данных, упростить задачи ограничения доступа и тем самым повысить уровень информационной безопасности.

Недостатки ERP систем

Для полноты картины, обозначив преимущества, следует остановиться и на недостатках перехода на современные ERP системы:

  • Высокая стоимость внедрения и владения. До сих пор традиционная схема внедрения ERP систем подразумевает крупные первоначальные затраты при внедрении. Причем деньги надо потратить еще до того, как система заработает, а бизнес получит свои преимущества.
  • Высокие риски внедрения. Существует большое количество сложностей при внедрении, здесь и тяжелое наследие в виде особенностей работы старого программного обеспечения, которые надо учесть при переходе, и сопротивление персонала изменениям, и отсутствие квалифицированных кадров внутри предприятия, способных организовать процесс перехода и дальнейшей поддержки, и многое другое. До сих пор проекты внедрения ERP систем на предприятиях остаются одними из самых рискованных для бизнеса.
  • Недостаточная универсальность ERP решений. Несмотря на то, что ведущие производители пытаются сделать свои решения максимально гибкими и подходящими под любые требования бизнеса, понятно, что практика далека от теории. На рынке может просто отсутствовать полностью подходящее решение, поэтому зачастую происходит адаптация продукта под конкретную организацию, что значительно увеличивает стоимость проекта.

ERP системы постоянно развиваются, и ведущие вендоры стараются в новых версиях программного обеспечения учесть имеющиеся недостатки и максимально их нивелировать.

Как определить, что ваш бизнес нуждается в ERP

Любая компания по-своему уникальна, хотя и сталкивается в разное время с общими для всех подобных организаций проблемами. Ниже мы постараемся помочь определить, пришла ли пора подумать вашей компании об инвестировании в ERP систему.

Если большинство из пунктов ниже можно применить к вашему предприятию, то, вероятно пришло время серьезно подумать о необходимости внедрения на предприятии ERP системы:

  • Члены вашей команды тратят слишком много времени на задачи, решение которых может быть упрощено или автоматизировано;
  • У вас нет оперативного доступа к данным, которые требуются для принятия решения здесь и сейчас;
  • У вас много разноплановых интеграций с внешними системами;
  • У вас на предприятии используется большое количество несвязанных друг с другом программных продуктов и инструментов;
  • У вас нет достоверной информации об остатках ТМЦ на складах или денежных средствах в кассах;
  • Вы лично тратите много времени на поиск информации, пытаясь повысить производительность и эффективность работы сотрудников, а подразделения с трудом взаимодействуют и неохотно обмениваются информацией друг с другом;
  • У вас нет полноценного доступа к информации, когда вы покидаете пределы офиса;
  • Вам не хватает инструментов контроля выполнения принятых решений.

Чтобы быть уверенным, что инвестиции в новую ERP систему окупятся, надо детализировать конкретные проблемы, которые существуют в вашей организации, и перед принятием решений точно понять, как ERP система сможет помочь решить эти проблемы.

Современный международный рынок систем ERP огромен и продолжает постоянно расти. На сегодняшний день на нем представлены тысячи поставщиков программного обеспечения, точного числа которых никто не знает – часть игроков уходят с рынка, но постоянно появляются новые.

В основном на рынке представлены отраслевые решения, разрабатываемые под нужды конкретных отраслей промышленности: определенные направления производства, логистика, розничная торговля и другие. Однако в лидерах международного рынка держатся компании, предлагающие максимально комплексные решения.


Будучи основанным в 1972 году, сейчас SAP открыл дочерние компании по всему миру и организовал взаимодействие с рядом внешних команд, занимающихся разработкой дополнений для программных продуктов компании.

SAP представлен на рынке двумя основными продуктами:

  1. SAP Business All-in-One. Это ERP решение, построенное на последней на сегодняшний день платформе SAP HANA, позиционируется как комплексное решение, охватывающее 25 отраслей бизнеса, включая, разумеется, производство и продажи, и предназначенное для крупных компаний. Включает в себя продукт для бизнес-анализа (BI) и прогнозирования.
  2. SAP Business One. Было выпущено на рынок, чтобы укрепить позиции SAP в сегменте решений для небольших/средних организаций. Решение построено на базе той же платформы, что и SAP All-in-One, но менее функционально и универсально.

На второе место в 2017 году вышла компания Microsoft с продуктом Microsoft Dynamics AX. Не смотря на меньшую, по сравнению с продуктами компании SAP, универсальность, решение подходит для компаний, занимающихся торговлей и оказанием услуг, благодаря чему компания ежегодно увеличивает свою долю рынка и активно развивает свой продукт.

Третье место разделили Oracle и Infor, а далее следуют (с большим отрывом) компании второго эшелона: Epicor, Sage, NetSuite и другие.

В исследовании Panorama также отмечается, что первое место по срокам окупаемости инвестиций в ERP заняла SAP. По скорости внедрения лидируют продукты Oracle, а по затратам на внедрение пальму первенства захватили системы NetSuite, которые обходятся заказчикам в среднем в 2,8% от выручки.

Отдельно отмечены такие преимущества систем Infor, как широкие возможности использования мобильных версий удаленными офисами и сотрудниками, надежные и интуитивно понятные средства анализа бизнес-данных и оптимальные показатели времени и стоимости внедрения, а также окупаемости инвестиций.


Лидирующее положение на российском рынке с долей чуть меньше 50% занимает SAP, далее с долей около 32% следует 1С и с существенным отрывом остальные игроки: Oracle, Галактика и другие.

Однако, помимо оценки доли рынка в суммовом выражении, можно взглянуть на количество автоматизированных рабочих мест на российском рынке. По количеству внедрений и автоматизированных рабочих мест более 80% рынка занимает компания 1С, являясь по сути монополистом в части ERP систем для малого и среднего бизнеса.

Будущее ERP систем

Начиная с 90-х годов прошлого века, рынок ERP систем активно развивался, так как количество организаций, внедрявших ERP системы для оптимизации ключевых бизнес - процессов и улучшения видимости данных, лавинообразно росло.

Одновременно росли и затраты на внедрение систем ERP, причем речь шла не столько о стоимости аппаратного или программного обеспечения, сколько о затратах на внедрение и развитие систем в условиях постоянного расширения рынков и меняющихся процессов. В результате «традиционные» системы в силу высокой стоимости стали попросту недоступны для малого и среднего бизнеса.

Ситуация изменилась с появлением «облачных» технологий и развитием SaaS (Программное обеспечение как услуга). Уже сейчас все лидеры рынка предлагают возможность начать использовать свои ключевые продукты по подписке.

Основные преимущества, которые дает такой подход:

  • Масштабируемость – можно докупать дополнительные функции по мере роста бизнеса без необходимости внедрения новой системы;
  • SaaS решения в силу своей специфики обеспечивают доступ к ERP системе через интернет в любом месте и в любое время;
  • Низкие капитальные затраты – нет необходимости покупать оборудование, сопутствующее ПО, отсутствуют крупные единовременные платежи по внедрению системы;
  • Система является необслуживаемой – поставщик берет на себя задачи обновления системы, осуществляет поиск и устранение неисправностей, тем самым снижая время простоя.

Существенным минусом SaaS является невозможность доработки решения под требования конкретного предприятия и ряд других ограничений, поэтому некоторые крупные предприятия делают выбор в пользу «гибридных» ERP систем, которые предлагают возможность комбинировать традиционную схему владения системы и подписку. При такой схеме часть подсистем расположена в облаке (и доступ к ним предлагается по подписке), а часть – на серверах заказчика.

Можно прогнозировать, что этот рынок будет только развиваться, более того, на рынке массово стали появляться системы, распространяемые только по SaaS и не имеющие «традиционного» варианта развертывания на площадке компании-заказчика.

Еще одним явным трендом является повсеместное внедрение мобильного доступа к системам. Реализован доступ различными способами, некоторые ERP системы поддерживают интеграцию с собственными мобильными приложениями, разработанными под iOS и Android, некоторые – предлагают доступ через веб-браузер. Однако такой доступ на сегодняшний день – это всегда компромисс между ограничениями, накладываемыми мобильными интерфейсами, требованиями к безопасности и ожидаемой клиентом функциональностью.

Можно быть уверенным, что в будущем возможности удаленного доступа к данным будут расширяться и на рынке появятся новые продукты для удаленной работы, как от лидеров рынка, так и от новичков.

Еще одно направление развитие, под которое даже придумали новый термин «ERP 2.0» – это реализация социальных взаимодействий в системе. «Социальная» ERP система позволяет эффективно использовать социальные сети, тесно взаимодействуя с Facebook и Twitter, реализует новые каналы общения, помогает повысить лояльность клиентов и в результате увеличить конверсию при продажах товаров и услуг.

Итоги

Можно совершенно точно утверждать, что сегодня идет бурное развитие и изменение рынка ERP систем. Благодаря развитию облачных технологий ERP системы стали

доступны для компании любого размера и сейчас даже малый бизнес, оформив подписку, может начать использовать «тяжелую» ERP систему, внедрение которой в компании более традиционным образом было бы невозможно.

В результате повсеместного внедрения новых технологий, современный пользователь предъявляет все более строгие требования к возможностям ERP системы в части удаленной работы. Поэтому в ближайшем будущем можно ожидать появления на рынке продуктов, которые с точки зрения функциональности и безопасности не будут отличаться, неважно, будет ли пользователь работать удаленно или из офиса.

Все эти изменения идут на пользу конечному потребителю ERP систем и непременно приведут к еще большему увеличению доли рынка, занимаемой EPR системами, сделав их привычными инструментами для компаний любой отрасли и любого размера.

Аннотация: Системы ERP и управление возможностями бизнеса. Состав ERP-системы. Основные различия систем MRP и ERP. Особенности выбора и внедрения ERP-системы. Основные проблемы внедрения и использования ERP-систем.

9. Информационные системы планирования ресурсов и управления предприятием: ERP-сиcтемы

9.1. ERP и управление возможностями бизнеса

В начале 90-х гг. аналитическая компания Gartner Group ввела новое понятие. Системы класса MRP II в интеграции с модулем финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). Иногда также встречается термин "планирование ресурсов в масштабах предприятия" (Enterprise-Wide Resource Planning).

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитория) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию: плановую, финансовую, производственную, данные по персоналу и др. Наличие единого корпоративного репозитория устраняет необходимость в передаче данных от одной системы к другой (например, от производственной системы к финансовой или к кадровой). Такая система обеспечивает также одновременную доступность к информации любого числа сотрудников предприятия, обладающих соответствующими полномочиями. Целью ERP-систем является не только улучшение управления производственной деятельностью предприятия, но и уменьшение затрат и усилий на поддержку его внутренних информационных потоков.

Существует немало определений ERP-систем. Одно из них наиболее часто встречающихся - следующее:

ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду (ИИС) для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Основой ИИС предприятия являются именно ERP-системы.

По первоначальному определению Американского общества по управлению производством и запасами (APICS): "ERP - метод для эффективного планирования и контроля всех ресурсов, необходимых для того, чтобы принять, сделать, отгрузить и учесть заказы клиентов в производственной, дистрибуторской или сервисной компании".

В последней редакции APICS: "ERP - это подход для организации, определения и стандартизации бизнес-процессов, необходимых для организации таким образом, чтобы организация могла использовать внутренние знания для поиска внешнего преимущества".

Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании (рис. 9.1). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

В 1990 году была предложена следующая формула ИС на базе Enterprise Resource Planning: , где планированию подлежат не только материалы и время рабочих центров, но и финансовые ресурсы FRP, DRP - управление ресурсами дистрибуции.


Рис. 9.1.

Основные функции ERP систем:

  • ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;
  • формирование планов продаж и производства;
  • планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;
  • управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;
  • планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования;
  • оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;
  • управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

Позже в ERP-системы стали включать дополнительный модуль APS (Advanced Planning and Scheduling) - методику планирования, использующую методы математической оптимизации в составлении календарных планов, так как для решения даже вроде бы простых по постановке задач дискретного планирования для распределенной дистрибьюторской сети обыкновенные алгоритмы становятся неработоспособными из-за большой размерности обрабатываемых данных.

В конце 90-х гг. ХХ века был разработана также методология "Планирование ресурсов предприятия, синхронизированное с запросами потребителя" (Customer Synchronized Resource Planning - CSRP), которая охватывает взаимодействие предприятия с клиентами: оформление наряд-заказа, техническое задание, поддержку клиентов, планирование ресурсов в зависимости от объема и состава клиентских заказов. Если стандарты MRP/MRPII/ERP ориентированы на управление запасами и мощностями, планирование, производство и продажу продукта, то в стандарт CSRP включен полный цикл жизненного цикла изделия - от его проектирования с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.

Этот новый тип КИС в некоторых источниках стали называть системой ERP II, основа которых - управление взаимодействием компании с внешней средой. Там где можно, внутренние и конфиденциальные процессы становятся внешними и открытыми. Излишняя тайна корпоративной информации, которая усложняла деятельность, исчезает. На смену ей приходит чётко регламентированная политика в сфере информационной безопасности и безопасности самих информационных систем.

Соединение ERP-системы с технологиями OLAP, системой сбалансированных показателей (Balanced Score Card) и системой функционально-стоимостного управления привело к появлению и развитию систем BPM (Business Performance Management) - управление эффективностью бизнеса, которые позволяют связывать операционные результаты деятельности предприятия с эффективностью реализации миссии компании [Ю. Амириди, Intersoft Lab, http://www.iso.ru/ cgi-bin/main ]. Какие задачи решают BPM-системы и какое место они занимают среди другого программных продуктов автоматизации бизнес-процессов?

Для ответа на этот вопрос воспользуемся материалами отчёта "Успешный опыт управления эффективностью бизнеса: бизнес и технические стратегии" ("Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies") Международного Института исследования хранилищ данных (Data Warehousing Institute - DWI) 2004 года. В этом отчёте позиционируют BPM-системы, анализируя общую схему развития программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов за последние двадцать лет (рис. 9.2).


Рис. 9.2.

Сначала появились системы автоматизации внутренних (бэк-офисных) процессов, прежде всего, производства (управление запасами и автоматизация управления производственными линиями) и бухгалтерского учета. Затем пришел черед процессов взаимосвязи с внешней средой (процессы фронт-офиса): поставок, продаж, услуг, маркетинга. В конце двадцатого века организации перешли к автоматизации перекрестных процессов, затрагивающих работу несколько подразделений, внедряя технологии управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM), и технологии управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM). И, наконец, вершина пирамиды, которую стали автоматизировать совсем недавно - это корпоративное управление. Для решения этой задачи в мире выделяют специальный класс программного обеспечения - BPM-системы.

Движение вверх по уровням пирамиды отражает постепенный переход от автоматизации оперативных бизнес-процессов к автоматизации стратегии управления бизнесом. Процессы на более высоких уровнях пирамиды контролируют процессы на более низких уровнях. Таким образом, BPM-системы предназначены для автоматизации стратегического планирования развития бизнеса и, одновременно, для поддержки тактического (или оперативного) управления бизнес-процессами на разных уровнях. Задача BPM-систем - помочь в реализации стратегических целей бизнеса в реальных условиях. Для этого они должны обеспечивать пользователя нужной информацией в нужное время, чтобы повысить эффективность управления оперативной деятельностью.

Функциональная архитектура классической BPM-системы складывается из трех составных частей. Первая часть - хранилище данных. Это базис BPM-системы. В нем консолидируется оперативная информация из различных автоматизированных модулей головного офиса и филиалов организации, из дочерних и партнерских компаний. Вторая составляющая - набор инструментов для поддержки технологий управления предприятием: финансового планирования, управленческого учета, прогнозирования, управления производственными и вспомогательными процессами и т. д. Третья компонента BPM - аналитические средства OLAP для оперативной работы с деловыми данными, которые накапливаются в хранилище.

Таким образом, BPM-системы нельзя назвать чем-то принципиально новым. Они объединяют известные управленческие технологии и программные решения, которые прежде применялись локально и решали задачи отдельных подразделений и пользователей. В чем же тогда преимущества и новизна BPM-подхода? А дело в том, что BPM-система предназначена для поддержки полного цикла управления компанией.

Это значит, что инструменты BPM взаимосвязаны и обеспечивают исполнение четырех основных этапов управления эффективностью бизнеса:

Разработка стратегии. Цель первого этапа - выделение целевых показателей бизнеса (ключевых показателей эффективности) и планирование количественных значений их метрик (Key Performance Indicators - KPI). Стратегическое планирование опирается на одну из методологий BPM, известную как система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard - BSC).

Тактическое планирование. На втором этапе разрабатываются тактические планы для достижения поставленных стратегических целей. Ориентирами для разработки тактических (оперативных) планов становятся KPI. Основным инструментом оперативного планирования является бюджетирование различных аспектов деятельности предприятия.

Мониторинг и контроль исполнения. Третий этап в цикле корпоративного управления - мониторинг и контроль исполнения бюджетных и производственных планов. Фактические значения по статьям управленческого и финансового учетов вычисляются на основе собранных в хранилище первичных данных. Для сравнения намеченных и достигнутых показателей бюджетов и KPI используются инструменты "план-фактного" анализа на основе технологии многомерного анализа данных OLAP.

Анализ и регулирование. На заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствии с реальными условиями работы предприятия. Для планирования изменений используются инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации. В итоге цикл корпоративного управления - между выбранной стратегией и её практической реализацией - замыкается.

ERP-системы сфокусированы на автоматизации управленческих процессов, сопровождении бизнес-процессов и снижении операционных затрат, но не способны обеспечить всеобъемлющий, легкий и быстрый доступ к необходимой управленческой информации. Кроме того, выяснилось, что не вся информация, необходимая как высшему руководству, так и менеджерам и специалистам на местах, имеется в наличии в ERP-системе. Эта ситуация усугубляется еще и тем, что зачастую в компаниях применяется не одна, а несколько ERP-систем, доставшихся в наследство в результате слияний и приобретений.

В противоположность этому BPM-системы обеспечивают целостный, процессно-ориентированный подход к принятию управленческих решений, направленный на улучшение способности компании реально оценивать свое текущее состояние и управлять эффективностью своей деятельности на всех уровнях, путем объединения владельцев процессов, менеджеров, персонала и внешних контрагентов в рамках общей интегрированной среды управления.

Отметим, что в этом смысле понятие "BPM-система" может употребляться в двух значениях: как концепция управления (т. е. определенный подход к принятию управленческих решений и их практической реализации) и как информационная система (комплекс программных средств, поддерживающих идеологию BPM и обеспечивающих ее практическую реализацию). Сказанное не означает, однако, что система BPM "отменяет" или "заменяет" ERP. На рисунке 9.3 показано возможное взаимодействие ERP и BPM-систем.

Из приведённой схемы видно, что важную роль в трансформации данных из ERP в BPM-систему являются так называемые модули Data Maps - средства унификации данных, полученных из различных источников, и их приведение в соответствие с едиными справочниками (процесс конвертации данных). Эти средства используются и для обратной связи, например, для передачи результатов стратегического или операционного планирования в ERP-систему, для последующего формирования более детальных планов.

Также заметим, что в качестве источников финансовых и нефинансовых данных для BPM-системы выступает не только подсистемы ERP, но и транзакционные системы других систем:

  • управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationships Management - CRM);
  • управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM);
  • управления активами (Assets Management - AM);
  • управления персоналом (Human Resources Management - HRM);
  • другие источники - базы данных, электронные таблицы и т. п.

Таким образом, с помощью решения создается целостная инфраструктура для поддержки согласованного стратегического и тактического управления предприятием на основе единой модели данных. В этом принципиальное отличие комплексного подхода на базе систем автоматизации управления корпорацией от изолированного решения отдельных управленческих задач.

9.2. Состав ERP-системы

ERP-системы предназначены для управления всей финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия. Они используются для оперативного предоставления руководству предприятия информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями. ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям данных). Внедряемые в связке с системами контроля качества и поддержки отношений с клиентами, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Ниже показаны основные функциональные блоки типизированной ERP-системы.

Управление спросом. Блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.

Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.

Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.

Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.

Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.

Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.

Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.

Маршрутизация/рабочие центры. С помощью этого блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.

Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.

Управление закупками, запасами, продажами.

Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).

Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).

Управление проектами/программами.

Управление персоналом.

Кроме того, для ERP-систем практически обязательным является наличие возможности электронного обмена данными с другими приложениями, а также моделирования ряда ситуаций, связанных, в первую очередь, с планированием и прогнозированием.

В соответствии с современными требованиями ERP-система должна помимо ядра, реализующего стандарт MRPII (или его аналога для непрерывного производства), включать следующие модули:

  • управления логистическими цепочками (Distribution Resource Planning - DRP);
  • усовершенствованного планирования и составления производственных графиков (Advanced Planning and Scheduling - APS);
  • управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relation Management - CRM, ранее назывался модулем автоматизации продаж - Sales Force Automation);
  • электронной коммерции (Electronic Commerce - ЕС);
  • управления данными об изделии (Product Data Management - PDM);
  • надстройки Business Intelligence, включающей решения на основе технологий OLAP (On-Line Analytical Processing) и DSS (Decision Support Systems);
  • автономный модуль, отвечающий за конфигурирование системы (Standalone Configuration Engine - SCE);
  • окончательного (детализированного) планирования ресурсов FRP (Finite Resource Planning).


Рис. 9.6.

Если с приобретением малой, как правило, "коробочной" системы проблем практически не бывает, то уже со средними и, тем более, с крупными системами все обстоит гораздо сложнее.

Таблица 9.1. Соотношение стоимостных оценок внедрения
Локальные системы Малые интегрированные системы Средние интегрированные системы Крупные интегрированные системы
Внедрение Простое, коробочный вариант Поэтапное или коробочный вариант. Более 4 месяцев Только поэтапное. Более 6-9 месяцев Поэтапное, сложное. Более 9-12 месяцев.
Функциональная полнота Учетные системы (по направлениям) Комплексный учет и управление финансами Комплексное управление: учет, управление, производство
Соотношение затрат лицензия/внедрение/оборудование 1/0,5/2 1/1/1 1/2/1 1/1-5/1
Ориентировочная стоимость 5-50 тыс. дол. 50-300 тыс. дол. 200-500 тыс. дол. 500 тыс. – более 1 млн. дол.

Крупную информационную ERP-систему нельзя так просто купить, доставить, включить и пользоваться. Предприятие должно быть основательно подготовлено к внедрению такой системы. Внедрение ERP-системы сродни сложной хирургической операции - и там и здесь резать приходится "по живому", и там и здесь очень много зависит от тщательной подготовки, от умения профессионалов и что-то - от удачи!

Выбор конкретной ERP-системы для внедрения является сложным и многокритериальным процессом по следующим основным причинам:

  • высокой стоимости приобретаемого продукта (доходящей до нескольких миллионов долларов);
  • большого разнообразия предлагаемых ERP-систем;
  • длительности срока подготовки специалистов по внедряемому продукту;
  • предпродажного цикла (от нескольких месяцев до нескольких лет);
  • самого цикла внедрения (цикл внедрения ERP-системы даже на одной производственной площадке предприятия может длиться до нескольких лет).

При выборе ERP-системы необходимо понимать, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Следует четко представлять, что наилучшая в мире ERP-система не сможет решить все проблемы предприятия.

Любая ERP-система - это, прежде всего, инструмент для повышения эффективности и качества управления предприятием, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе автоматизированной обработки актуальной и достоверной информации. В то же время, ERP-система - это не только инструментарий для бизнеса, но и технология его ведения.

В правильном выборе ERP-системы должно быть в первую очередь заинтересовано руководство предприятия. Проект по внедрению ERP-системы должен рассматриваться руководством предприятия как стратегическая инвестиция.

Естественно, что любое предприятие предпочтет внедрить апробированную, надежную и приемлемую для него по цене ERP-систему. Вопрос заключается в том, какую систему имеет смысл внедрять - западную или отечественную? И здесь нельзя дать однозначный ответ.

В настоящее время российские системы демонстрируют хорошую динамику развития, однако, западные системы пока все же богаче функционально. Особенностью западных систем является также то, что они разрабатываются (и дорабатываются) уже несколько десятков лет в соответствии с общемировыми принципами эффективного ведения бизнеса (без уклонения от уплаты налогов, ведения двойной бухгалтерии и др.). То есть, в западных системах гораздо лучше реализована так называемая "правильная" ("цивилизованная") модель ведения бизнеса. Это преимущество является одновременно и их недостатком (применительно к российским условиям), так как западные ERP-системы хуже приспособлены к работе со сложными, не целостными и нелогичными бизнес-моделями, которые в настоящее время более жизнеспособны в России. Недостатком западных систем является также их высокая стоимость, хотя некоторые российские программные системы по стоимости уже догоняют западные ERP-системы.

Если предприятие решило внедрить российское ПО управления предприятием, то в этом случае нельзя сказать, насколько "хороша" или "плоха" система - в каждом конкретном случае следует рассматривать конкретный программный продукт и конкретные условия приобретения и внедрения.

Главное при выборе ERP-системы - определить, какие новые преимущества даст предприятию ее внедрение. Необходимо детально разобраться, что может дать ERP-система для бизнеса, какие цели позволит реализовать и какое влияние она способна оказать на прибыльность предприятия и себестоимость его продукции. При этом необходимо всегда учитывать, что стоимость поставки, внедрения и сопровождения ERP-системы не может быть дороже стоимости всего бизнеса предприятия!

В первую очередь, руководство предприятия должно понять: зачем предприятию нужна ERP-система. Ещё до внедрения, перед любой системой должны быть поставлены четкие и измеряемые цели, заданные в так называемой "S.M.A.R.T.-системе": цели должны быть конкретны (Specific), измеримы (Measurable), согласованы (Adjusted), релевантны (Relevant) и иметь определенные сроки исполнения (Time of Execution). Желательно, чтобы ответ на этот вопрос можно было формализовать и представить наглядно в цифрах и диаграммах (объем сэкономленных средств, более высокая оборачиваемость товаров, сокращение времени на работу с поставщиками и клиентами и др.). Обязательно должны быть сформулированы и утверждены руководством предприятия основные требования к ERP-системе:

  • какие цели хозяйственной деятельности и задачи бизнеса в целом позволит реализовать приобретаемая и внедряемая система;
  • какие функциональные области и типы производства она должна охватывать;
  • какие процессы следует автоматизировать;
  • какие отчеты готовить;
  • какие программно-технические платформы использовать.

При этом очень важно четко определить текущие и перспективные потребности предприятия или организации. Нужно хорошо разобраться, что движет бизнесом, какие факторы критичны для успеха и что необходимо для развития компании. Требования должны быть оформлены в виде специального документа (Vision Scope), в котором определены и расписаны по приоритетам все желаемые характеристики ERP-системы.

Не менее важно правильно оценить существующую технологическую инфраструктуру предприятия. Если для внедрения ERP-системы предприятию придется сначала потратить значительные средства (сопоставимые со стоимостью внедряемой системы) на модернизацию своих локальных или глобальных сетей, то такой вариант может оказаться невыгодным. В общем случае, внедряемая ERP-система должна соответствовать существующему финансовому и технологическому уровню предприятия.

Следует понимать также, что наибольший эффект достигается при комплексном внедрении ERP-системы. Бессмысленно тратить огромные средства на покупку системы, возможности которой будут использоваться не в полной мере, или системы, которую нужно будет постоянно достраивать.

Чрезвычайно важным моментом является и правильный выбор разработчика (или разработчика-внедренца, как это нередко еще бывает в России) ERP-системы, который должен не просто поставить свое ПО компании-клиенту, а стать ее долговременным партнером, обеспечивающим сопровождение и дальнейшее развитие системы.

Предприятие-клиент должно быть уверено в высоком качестве и своевременности будущих модернизаций установленной ERP-системы (при появлении новых версий), в решении всех проблем, касающихся ее гибкости и масштабируемости. Если внедрение ERP-системы осуществляет консалтинговая компания, то не менее важно разобраться и в отношениях между ней и разработчиком ERP-системы. В любом случае, очень полезно устроить тендер между поставщиками ERP-систем. Организация тендера позволит значительно снизить начальную цену поставки и лучше разобраться в возможностях - как предлагаемых систем, так и их разработчиков.

Покупается не просто набор программ с документацией (большинство из которых создано на базе стандартных инструментальных средств и базируется на распространенных платформах) - приобретается работа и опыт сформировавшейся команды компании-разработчика ERP-системы, несущей различные виды ответственности (начиная от юридической и заканчивая моральной) за качество и эффективность работы установленного и сопровождаемого программного обеспечения и технологических систем.

Внедрение ERP-системы должно осуществляться внедренческой фирмой (или, в ряде случаев, компанией-разработчиком) при самом тесном контакте с ИТ-отделом и соответствующими заинтересованными подразделениями предприятия. После внедрения ERP-системы отдельные виды работ по модернизации системы могут быть поручены внешним консультантам фирмы-разработчика (консалтинговой фирмы), а её общее сопровождение можно оставить за ИТ-отделом.

В ряде случаев предприятия ориентируются на системы, разработанные собственными отделами ИТ. Практика показывает, что ориентация на "самописные" системы позволяет получить ИС наиболее подходящую для бизнеса компании, но ставит в итоге компанию с зависимость от собственных разработчиков.

Редко такой самостоятельно разработанный программный продукт остается жизнеспособным достаточно долгое время. По нему обычно нет соответствующей полной и актуальной документации. Нельзя сказать, что он профессионально протестирован на этапах разработки и сдачи в эксплуатацию и надежно сопровождается (примером этому является, хотя бы, кондитерская фабрика имени Крупской в Санкт-Петербурге, которой пришлось спешно переходить с унаследованных систем на программный продукт "Парус" из-за ухода своих ведущих программистов). Крупное предприятие может позволить себе инвестировать средства в разработку собственной (под свои конкретные потребности) КИС только при наличии следующих основных условий:

  • на рынке нет готового программного продукта, удовлетворяющего предприятие по функциональности, стоимости и условиям сопровождения;
  • на предприятии есть мощный ИТ-отдел с опытными аналитиками, менеджерами проектов и программистами;
  • есть полная и грамотная постановка задачи;
  • существует техническая возможность промоделировать работу созданных программных средств в ходе опытной эксплуатации;
  • есть возможность реального сопровождения созданной системы собственными силами;
  • возможность тиражирования разработанного ПО для дочерних (отраслевых) предприятий.
Основные принципы выбора ERP-системы

При выборе ERP-системы необходимо обратить особое внимание на следующие основные моменты.

Имидж фирмы-разработчика, время ее работы на рынке, репутация самой системы и общее количество успешных внедрений . Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие новички рынка (не обладающие ежегодными миллионными оборотами и тысячами клиентов) предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Большое число внедрений может быть также заслугой маркетинга, а не действительным качеством системы. Известны, по крайней мере, несколько случаев, когда предприятия по несколько раз меняли свои ERP-системы, обладающие известными на российском рынке брэндами (причем, как западные, так и российские). Главной причиной замены этих систем являлось недостаточная функциональность систем, низкая скорость работы, малая масштабируемость, плохое качество сопровождения при необходимости доработки систем и др.

Число успешных внедрений в России . В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных отраслевых предприятиях, и потребовалась ли помощь внешних консультантов. Необходимо также посмотреть, как реально работает система хотя бы на одном-двух объектах и пообщаться с ИТ-менеджерами и ее рядовыми пользователями (никакие маркетинговые материалы или даже статьи в специализированных изданиях не помогут составить более или менее полное представление о реальных возможностях системы - в некоторых случаях они даже вредны, так как рекламные издания могут сформировать неадекватное представление о ERP-системе у неподготовленного менеджера!).

Однако следует всегда помнить о том, что любая (даже чрезвычайно функционально богатая) ERP-система настраивается под потребности конкретного предприятия (а предприятий-близнецов даже в рамках одной отрасли просто не существует). В этом случае важно понять, способна ли фирма-разработчик в разумные сроки "дописать" поставляемую систему под функциональность, необходимую предприятию-заказчику. Следует помнить, что в некоторых случаях затраты на доработку системы и её последующее сопровождение могут превышать базовую стоимость.

Гибкость и открытость . Это является одним из важнейших факторов выбора ERP-системы. В соответствии с мировым опытом, срок полнофункционального внедрения ERP-системы обычно длится не менее 3 лет, а полноценно работать она должна не менее 10 лет. За это время предприятие значительно меняется (его продукция, организационно-штатная структура, система управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц и др.).

Информационно-аналитическая система, являющаяся основой управления предприятием, должно меняться вместе с производством. Она должно позволять легко менять автоматизированные рабочие места (АРМы) и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять технологию сопровождения бизнес-процессов и шаблоны отчетных форм путем параметрической настройки. Система должна легко настраиваться и интегрироваться в рамках ИИС предприятия с другим программным обеспечением (например, с корпоративным ПО расчета зарплаты или управления персоналом, ПО управления документооборотом, CAD/CAM/CAE-системами, PDM-системами и др.). Важным моментом при этом является то, что все необходимые доработки системы должна делать фирма-разработчик, юридически отвечающая перед предприятием за качество своей работы.

Терминология . При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация должна быть полной и понятной, а терминология - привычной. В свою очередь, сопроводительная документация на российскую систему тоже должна быть полной и доступной для понимания.

Качество локализации западной системы . Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД, ЕСТД и ЕСПД (Единая система конструкторской, технологической и программной документации). На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация. На Западе - не цеховая структура управления, а в России - цеховая. Система должна также учитывать такие российские реалии, как цепочки зачетов, предоплата, оплата в не денежной форме, возможность забалансовой ("серой") наличности и др.

Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы (или разработкой и внедрением российской системы) . Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению, количество успешно реализованных проектов, реальная поддержка изменений российского законодательства во внедренной и сопровождаемой системе.

Географическая близость фирмы-разработчика или компании-внедренца . Легче и удобнее взаимодействовать с фирмой, сотрудники которой смогут оперативно (в течение считанных часов) появиться на предприятии, где работает внедренная ими система. Географическая близость важна и при необходимости доработки системы, так как фирма-разработчик обычно всегда закладывает в стоимость доработки командировочные расходы (нельзя забывать и про увеличение длительности и неудобства проекта доработки, если фирма-разработчик находится достаточно далеко).

Приемлемость цены системы . Следует учитывать, что на весь цикл установки ERP-системы (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на приобретение самого ПО (с коэффициентом 3.0-10.0). При этом, чем сложнее и дороже внедряемая ERP-система, тем выше будет коэффициент.

Возможность модульного приобретения системы . Для экономии средств должна существовать возможность приобретения и внедрения ERP-системы помодульно и только на необходимое число рабочих мест. Покупка полного комплекта модулей системы сразу - не лучший вариант, так как все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть (как и сама система).

Таблица 9.2. Пример построения матрицы "Критерии выбора ИС"
Критерии Критичность По степени детализации По сложности оценки По важности для потенциальных пользователей Итоговый вес
Открытость 0,8 0,1 0,2 0,8 1,9
Функциональность 0,6 0,3 0,4 1 2,3
Инструментальный набор 0,6 0,2 0,4 0,4 1,6
Документированность 0,6 0,3 0,4 1 2,3
Надежность 0,9 0,4 0,3 0,8 2,4
Простота использования 0,3 0,2 0,4 0,8 1,6
Клиентская база 0,8 0,5 0,5 0,3 2,1
Успешные внедрения 0,9 0,5 0,2 0,3 1,9
Техническая поддержка 0,7 0,3 0,3 0,9 2,1
Стоимость 0,4 0,5 0,5 0,2 1,6

При решении вопроса о выборе той или иной системы целесообразно самостоятельно или с помощью фирмы-консультанта построить матрицу критериев выбора ИС. Пример построения матрицы "Критерии выбора ИС" приведен в таблице 9.2 .

Основные технические требования к ERP-системе

Выбираемая ERP-система должна соответствовать следующим общим техническим требованиям (по крайней мере, большинству из них):

  1. Возможность интеграции с большим числом программных продуктов (с минимальным уровнем интеграции - на уровне открытых кодов командной строки или поддержкой стандарта OLE Automation).
  2. Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам. Наличие в составе ERP-системы программно-аппаратных средств защиты информации, сертифицированных в ФАПСИ (позволяющих шифровать данные, поддерживающих электронную цифровую подпись и аутентифицирующих на ее основе пользователей). Эффективность программных средств защиты может быть также существенно повышена за счет применения аппаратных и биометрических средств (аппаратных ключей, токенов, смарт-карт, устройств распознавания отпечатков пальцев, сетчатки глаза, голоса, лица, оцифрованной подписи и др.), появившихся в последнее время на российском рынке.
  3. Масштабируемость для работы с различным числом клиентских мест и возможностью развития системы.
  4. Модульный принцип построения системы из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и др.).
  5. Желательно применение трёхзвенной архитектуры: <сервер базы данных, сервер приложений, клиент>. Клиент при этом может быть "толстым", "тонким" или "сверхтонким".
  6. Система должна иметь возможность миграции с платформы на платформу. Обязательно должны быть версии для ОС MS Windows, Novell NetWare и UNIX (и ее клонов).
  7. В набор СУБД, поддерживаемых выбираемой ERP-системой, обязательно должно входить распространенное в России ПО (например, DB2, Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.).
  8. Поддержка технологий распределенной обработки информации, технологий Internet/Intranet с возможностью работы через "тонкого клиента". Такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных (библиотеки документов, базы данных) из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.
  9. Поддержка технологий многоуровневого электронного архивирования информации на различных носителях (дисковых массивах, CD-ROM, CD-RW, магнитооптических дисках и библиотеках, ленточных библиотеках и др.).
  10. Наличие аналитических возможностей и встроенных инструментальных средств (позволяющих самостоятельно наращивать функциональность установленной ERP-системы).
  11. Удовлетворительные эксплуатационные характеристики (легкость администрирования, обучения, эргономичность рабочих мест, русскоязычный интерфейс и пр.).
Оценка эффективности внедрения

Эффективность внедрения корпоративной информационной системы должна оцениваться отдачей от инвестиций (возвратом стоимости вложений). При этом в общем случае учитываются следующие показатели.


Рис. 9.7.

Общая стоимость владения (Total Cost of Ownership - TCO), включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходы на эксплуатацию, сопровождение и зарплату специалистов и персонала. На рис. 9.7 показан примерная структура совокупной стоимости владения.

Компания Meta Group проводила специальное исследование стоимости владения ERP-системой (TCO), в которую включались аппаратное и программное обеспечение, а также стоимость услуг и расходы на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого осуществляется сопровождение системы, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $1.5 млн. (с разбросом от $400 тыс. до $3.0 млн.). Существуют также оценки зарубежных аналитиков, что соотношение "стоимость-эффективность" при внедрении MRP/ERP-систем находится в диапазоне 0.25-2.0.

Время внедрения (Time to Implement - TTI), помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение (общее время называется Time to Benefit - TTB).

Возврат инвестиций (Return on Investment - ROI). По данным исследования Meta Group, среднее значение ROI после внедрения ERP-систем составило $1.6 млн. в год. У российского рынка своя специфика расчета возврата инвестиций, однако известен ряд случаев, когда средства, израсходованные на поставку и внедрение ПО управления предприятием, окупались достаточно быстро. Один из таких примеров - внедрение системы финансового и управленческого учета "Эверест" (разработка петербургской фирмы БИТ) в ОАО "Водоканал", Санкт-Петербург. После внедрения примерно 100 рабочих мест "Эвереста" в 15 филиалах "Водоканала" за счет сокращения, по меньшей мере, половины должностей инвестиции окупились уже через год (в отношении хотя бы экономии средств на зарплату).

Общая сумма затрат предприятия на внедрение ERP-системы (Net Present Value - NPV), в которую входят стоимости программно-аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

Особенности внедрения ERP-системы

По своей сути внедрение ERP-системы - это не просто инсталляция приобретённого программного пакета, это также и комплекс трудоемких мероприятий как по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и доработке внедряемых программных средств, так и обучению сотрудников предприятия работе с системой.

Необходимо представлять себе примерную цену внедрения. Иногда лучше сразу купить дорогую и многофункциональную систему, чем несколько недорогих программных пакетов, стоимость доработки и интеграции которых может превысить цену более дорогой системы.

Не следует экономить также на услугах внедренческих фирм, так как самостоятельное внедрение потребует значительно больше времени и сил. При этом команда внедренцев должна обязательно выполнить условия, приведенные ниже.

  • Подготовить контрольные и тестовые примеры работы внедряемого программного обеспечения на основе данных, предоставленных клиентом. В этом случае можно понять, насколько полно уже имеющаяся в системе функциональность позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы предприятия и приблизительный объем необходимой доработки программного обеспечения.
  • Представить подробное описание проекта внедрения (стоимость, содержание и сроки выполнения этапов, подробное описание предполагаемых результатов).
  • Обучать специалистов предприятия работе с внедряемой системой уже на этапе внедрения.
  • Участвовать в составлении первого после внедрения системы баланса предприятия и необходимых отчетных форм.

Очень важным моментом при подготовке договора о внедрении является четкая формулировка его условий, особенно в отношении того, что должна делать внедряемая система. Если в договоре не предусмотрено, например, что внедренческая компания переносит данные из унаследованных систем в устанавливаемую ERP-систему в рамках общей стоимости договора, то некорректно дополнительно требовать от нее бесплатного выполнения этой объемной и рутинной работы. Необходимо грамотно и полно составить техническое задание на проект внедрения ERP-системы.

В проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения системы. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение (стоимость которого для западных ERP-систем может достигать сотен тысяч долларов).

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять консультационное сопровождение внедрения ERP-системы и непосредственное внедрение ERP-системы. Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.).

Консультационное сопровождение выполняется специалистами-внедренцами. В свою очередь, непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации ERP-системы и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую ERP-систему, но и своих профессионально подготовленных сотрудников, способных самостоятельно сопровождать ее (важным моментом является также дополнительное материальное и моральное стимулирование сотрудников предприятия, участвующих в проекте внедрения).

Внедрение ERP-системы всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия в целом.

Эта проблема является основной и свидетельствует о том, что любая передовая технология будет полезна только в случае ее грамотного внедрения и использования. На многих предприятиях, потративших огромные средства на приобретение и внедрение ERP-систем, их запуск привел только к отрицательным результатам. Следует сказать, что по данным зарубежных аналитиков, до 40 % проектов внедрения ERP-систем завершаются неудачно. После долгого, болезненного и дорогого внедрения многие предприятия, в конце концов, приходили к выводу, что практически аналогичных результатов можно было достигнуть и без установки ERP-систем (например, за счет обычной оптимизации бизнес-процессов на базе уже существующих аппаратно-программных средств).

В отчете Boston Consulting Group (BCG) исследовалась проблема удовлетворенности предприятий результатами внедрения у них ERP-систем. В ходе исследования были опрошены 100 ИТ-менеджеров, отвечавших за внедрение ERP-системы на предприятиях в течение последних 5 лет. По мнению аналитиков BCG, ERP-системы являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли их адаптировать максимально близко к бизнес-процессам предприятия или, наоборот, перестроить бизнес-процесссы под стандартные функциональности ERP-системы.

Результаты опроса свидетельствуют, что только каждое третье предприятие удовлетворено результатами внедрения ERP-системы при оценке по критериям ценообразования, ценовой эффективности, реального финансового воздействия и достижения поставленных целей. По данным BCG, около 50 % пользователей ERP-систем оценивают свои финансовые, производственные и кадровые приложения, как не соответствующие поставленным целям (только около 30 % оценивают внедрение ERP-системы, как успешное).

Достаточно показательны и другие результаты исследования BCG. Отмечается относительно небольшое число успешных внедрений. Нет также убедительных доказательств пользы для предприятия от внедрения ERP-системы. В то время, как 60 % менеджеров считают, что их усилия по внедрению таких систем принесли значительную пользу, то 52 % полагают, что они достигли поставленных бизнес-целей, и только 37 % - отмечают заметный положительный финансовый эффект после внедрения ERP-системы.

В ходе опроса выявлен и рост неудовлетворенности заказчиков разработчиками ERP-систем. 15 % считают, что ERP-разработчики не фокусируются на целях ведения бизнеса, 33 % полагают, что ERP-разработчики только способствуют неоправданным расходам своих клиентов, а 12 % - просто расторгли контракт со своим первым ERP-поставщиком. Кроме того, многие опрошенные полагают, что цена внедрения ERP-системы слишком высока. Каждый пятый, внедривший у себя на предприятии ERP-систему, считает, что мог сделать это же за меньшую цену (они же полагают, что более половины расходов были излишними). Все опрошенные менеджеры считают ERP-системы меньшей стоимости лучшими.


Рис. 9.9.

Как показал опыт, средняя стоимость проектов по внедрению ERP-систем, получивших положительную оценку, составляет 7-10 миллионов долларов, а средняя стоимость проекта с отрицательной оценкой - до 90 миллионов.

По исследованиям Gartner Group во многих случаях успешно внедренная система не реализует полностью свои функции из-за неудовлетворительного использования и сопровождения. Причин тому много: недостаточная подготовленность предприятия, плохо обученный персонал, отсутствие политики безопасности, устаревшее сетевое и электротехническое оборудование и т. д. (рис. 9.9).

Качество исполнения проекта внедрения ERP-системы также не всегда удовлетворяет заказчика. У 58 % с положительной оценкой результатов внедрения ERP-системы исполнители проектов завершили их в срок и в рамках бюджета. Аналогичная картина характерна и для 33 % респондентов с отрицательным отношением к результатам внедрения ERP-системы.

Существуют и данные Standish Group, что только в 16 % случаев полнофункциональное внедрение ERP-систем заканчивается вовремя и в рамках запланированного бюджета. Почти в 30 % случаев внедрение прекращается досрочно, в остальных случаях превышаются сроки/бюджет проекта внедрения или же ограничивается предусмотренная в проекте функциональность. В связи со всем вышесказанным, поставщики ERP-систем предпочитают говорить скорее о своем опыте "продуктивных", а не "успешных" внедрений.

Сложность эффективной интеграции ERP-систем с приложениями третьих фирм

В первую очередь, это относится к приложениям электронного бизнеса (e-Business). Если ранее созданные ERP-системы были предназначены для интеграции большой части внутренних бизнес-процессов предприятия (например, управления работой складов, прохождения заказов или проведения платежей), то в настоящее время все большее число пользователей хотят объединить свою внутреннюю систему (Back-Office) с внешней системой (Front-End), через которую осуществляется взаимодействие с клиентами и партнерами.

Основная причина неудовлетворенности менеджеров - неспособность ERP-систем успешно взаимодействовать с приложениями электронной коммерции. О том, насколько трудно связать ERP-системы с приложениями электронной коммерции, свидетельствуют и результаты исследования AMR Research.

Из 800 опрошенных компаний лишь 15 % предоставляют своим клиентам и партнерам возможность проверять состояние заказа непосредственно на Web-сайте, и только от 5 % до 10 % позволяют им выполнять транзакции. По различным оценкам, в настоящее время существует не так уж много электронных магазинов, в которых налажена полная интеграция с серверными системами. В некоторых онлайновых магазинов заказ, полученный через Internet, до сих пор сначала поступает к сотруднику, который вручную вводит его в ERP-систему.

Ограниченные аналитические возможности ERP-систем и недостаточная поддержка процессов принятия решений

ERP-системы хорошо справляются с получением и хранением данных, когда же дело доходит до анализа и обработки информации, то возможности ERP-систем оказываются весьма ограниченными. Схема данных, используемых для управления ресурсами предприятия, очень сложна. Все корпоративные данные находятся "внутри" ERP-системы, но они остаются "скрытыми" и извлечь их для анализа довольно сложно. Кроме того, ERP-системы недостаточно полно интегрированы с другими приложениями и внешними источниками информации, откуда поступают данные для аналитической обработки.

Например, компания PacifiCorp (входит в группу ScottishPower, 8000 сотрудников), поставляющая электричество 1.4 миллионам потребителей (домашним, коммерческим и промышленным) в 6 западных штатах США, внедрила у себя ERP-систему SAP R/3. После того, как PacifiCorp интегрировала свои унаследованные системы в среду SAP R/3, выяснилось, что стала труднодоступной критически важная бизнес-информация, необходимая для анализа состояния запасов, персонала, финансов, клиентов и др. Фактически после внедрения R/3 возможность оперативного доступа к этой информации серьезно затруднилась. PacifiCorp пришлось дополнительно внедрять программное обеспечение PowerConnect for SAP R/3 и ПО PowerCenter (разработки компании Informatica) для обеспечения доступа к этой информации и интегрировать ее с информацией, хранящейся в системе обслуживания клиентов.

При сохранении текущих тенденций развития российского рынка корпоративного ПО в ближайшие годы можно с большой степенью вероятности спрогнозировать резкое обострение конкуренции между западными и российскими ERP-системами, особенно предназначенными для средних и крупных предприятий.

ERP-система — это совокупность интегрированных приложений, формирующих условия для автоматизации бизнес-процессов предприятия по учету, контролю, планированию и анализу данных. В основе функционирования продукта заложен принцип формирования общего места хранения важной корпоративной информации с целью ее последующей передачи и обработки. Доступ к таким данным имеют все подразделения компании: финансовое, производственное, кадровое, плановое и другие.

Благодаря централизованному сбору информации на всех этапах функционирования предприятия возможно существенно оптимизировать производственные ресурсы. Установка ERP-системы оправдана наличием полезных функций:

  • возможность формирования планов производства и продаж;
  • оптимизация количества запасов на складе и расчет объемов закупки;
  • определение параметров по количеству сырья с учетом сроков, необходимых для выполнения производственного плана;
  • сопровождение технологических процессов создания продукции;
  • распределение мощностей производства для малых и крупных проектов;
  • организация управленческого и финансового учета.

Принцип построения ERP-систем

Строение систем ERP основано на модульном принципе, что позволяет охватить все значимые хозяйственные и управленческие процессы на предприятии. Каждый подраздел отвечает за сбор данных в своей области и в дальнейшем включается в общую базу.

Структура ERP-системы состоит из нескольких уровней. На первом из них находятся базовые элементы, на втором - вспомогательные (или расширенные). Согласно данной классификации удобнее всего представить принцип работы продукта.

Базовый элемент включает в себя модуль по управлению производством:

  • составление плана по использованию мощностей;
  • определение необходимого количества сырья и материалов;
  • управление запасами на складе и процессом закупок.

Расширенные элементы - это совокупность следующих модулей по управлению:

  • поставками - прогноз спроса на продукцию, логистика на складе, производстве и в процессе сбыта, управление списком контрагентов;
  • циклом производства - поддержание процесса от момента проектирования до утилизации;
  • персоналом - планирование уровня заработной платы, составление рабочего графика, определение кадрового состава и проработка мотивации сотрудников;
  • общения с контрагентами - маркетинг, управление продажами и другие функции CRM;
  • продажами - распределение каналов сбыта, заказов, цен и транспорта;
  • финансами - формирование главной книги, распределение данных по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, ведение бухгалтерского учета и составление отчетности.
Структура, количество и наименование модулей может видоизменяться в зависимости от производителя системы. По желанию клиента внедрить продукт можно только частично.

Схема ERP-системы основана на движении документов по перечисленным модулям. Изначально первичные документы попадают для обработки в качестве сырых данных в общую базу. После последовательного преодоления всех производственных этапов они они преобразуются в следующий вид:

Наблюдать положительные изменения и рассчитывать на рост прибыли благодаря отладке и автоматизации всех рабочих процессов можно только после качественной установки системы, обучения персонала и постепенного внедрения продукта в производственную деятельность. Осуществление этих необходимых действий проведет опытная команда «АСАП Консалтинг».

К группе критериев «потребности организации» могут относиться:

  • Соответствие бизнес процессам организации. ERP система должна иметь возможность настраиваться под процессы организации. Этот критерий определяет гибкость системы при изменениях деятельности компании.
  • Масштабируемость. ERP система должна позволять тиражировать решения на несколько подразделений или несколько видов деятельности компании. Также, она должна иметь возможность подстраиваться под масштаб организации.
  • Соответствие стратегии организации. Эксплуатация ERP системы осуществляется в течение длительного периода времени. Поэтому она должна помогать реализации стратегических планов компании. Выбор системы необходимо осуществлять с учетом перспектив развития.
  • Наличие отраслевых решений. Процессы организации зависят от отрасли деятельности и рынка, на котором она работает. При выборе системы необходимо учитывать эти факторы.

К группе критериев «применяемые технологии» могут относиться:

  • Программная архитектура. В зависимости от потребности и возможностей организации необходимо выбирать соответствующую программную архитектуру ERP системы, например «облачные сервисы», «клиент-серверную» архитектуру или «объектно-ориентированную» архитектуру.
  • Техническая архитектура. Этот критерий выбора взаимосвязан с предыдущим. Выбор технической архитектуры может потребовать от организации обновления каналов связи, аппаратного обеспечения, средств вычислительной техники.
  • Технология внедрения ERP системы. Этот критерий зависит от поставщика услуг. Как правило, крупные производители ERP систем предлагают применять технологию внедрения под свой программный продукт. Такие технологии есть у SAP , ORACLE, Microsoft и др.

К группе критериев «функциональность» могут относиться:

  • Состав модулей. Выбор модулей ERP системы необходимо осуществлять в зависимости от текущей и будущей потребности организации. Система должна иметь возможность расширяться по функциональности.
  • Интеграция. При выборе системы необходимо учитывать возможность интеграции с действующими системами управления во взаимосвязанных областях.
  • Наглядность. Существенным элементом функциональности ERP системы является простота интерфейса и удобство работы пользователей. При выборе, необходимо учесть возможность настройки интерфейса под потребности пользователей.
  • Соответствие нормативной базе. ERP система затрагивает многие сферы деятельности предприятия, которые регулируются законодательством. Поэтому, важным критерием выбора будет возможность системы настраиваться на требования местного законодательства.

К группе критериев «поддержка» могут относиться:

  • Цикл поддержки. При выборе ERP системы необходимо определить, как долго поставщик будет поддерживать систему. Существует ли возможность перехода на новую версию ERP системы, существует ли возможность доработки системы под запросы организации.
  • Наличие службы поддержки. В ходе работы, у пользователей ERP системы всегда будут возникать вопросы и сложности. Для эффективной работы системы важно, чтобы поставщик мог гарантировать поддержку работы пользователей системы.
  • Опыт внедрения. Этот критерий связан с работой поставщика ERP системы. Необходимо обращать внимание на количество успешных внедрений ERP систем у того или иного поставщика.

К группе критериев «стоимость владения» могут относиться:

  • Стоимость программного обеспечения. Для работы ERP системы организации необходимо покупать лицензии на ее использование. При выборе нужно учитывать метод расчета стоимости этих лицензий (например, на группу пользователей или на одно рабочее место и т.п.).
  • Стоимость аппаратного обеспечения. В зависимости от применяемой архитектуры стоимость аппаратного обеспечения может существенно различаться. Организации может потребоваться приобретать серверное оборудование, обновлять парк вычислительных средств.
  • Стоимость обслуживания. Этот критерий также является существенным в составе затрат на приобретение ERP системы.
  • Стоимость модернизации и обновления. У некоторых поставщиков ERP систем стоимость модернизации и обновлений может равняться или превосходить стоимость первоначального приобретения.

Внедрение ERP системы

Внедрение ERP системы, как правило, является длительным и сложным процессом. У каждого крупного производителя ERP системы разработаны свои технологии и методики внедрения. Эти методики несколько отличаются друг от друга, но общий порядок действий, в основном, одинаковый. Кроме того, порядок внедрения ERP системы может различаться в зависимости от программной и аппаратной архитектуры ERP системы. На эти методики стоит обращать внимание, когда осуществляется выбор поставщика услуг.

Организации, которая приняла решение внедрять ERP систему, необходимо со своей стороны предпринять ряд действий для успешной реализации проекта внедрения.

К таким действиям относятся:

1. Подготовка внедрения. На этапе подготовки организации необходимо определить основные цели, ради чего будет внедряться ERP система. Это позволит четко понять результаты и ожидания от внедрения ERP системы. Так как внедрение ERP системы является довольно затратным проектом, необходимо оценить предполагаемый бюджет, который организация сможет выделить на внедрение. Также, на этом этапе определяется ответственный за проект, и выявляются ключевые специалисты (члены команды проекта со стороны организации), определяется порядок их взаимодействия.

2. Анализ бизнеса. Эти действия являются одними из самых критических во всем проекте. Как правило, ERP система должна работать в течение десятка лет и более. Поэтому необходимо определить перспективы развития как самой организации, так и рынка на длительный период.

На этом этапе организация должна оценить:

  • перспективы развития рынка и компании на несколько лет;
  • состав и возможность развития бизнес процессов организации;
  • потребности в автоматизации.

3. Выбор ERP системы. Выбор системы необходимо осуществлять на основе текущих и будущих потребностей бизнеса. При оценке различных вариантов, необходимо руководствоваться критериями, указанными выше (критерии выбора ERP систем). Чтобы выбрать систему наиболее подходящую под потребности бизнеса, желательно, отобрать не менее 3-х вариантов систем разных производителей.

4. Выбор поставщика. Как правило, на рынке существует много поставщиков одной и той же ERP системы. Это компании вендоры или системные интеграторы. Они предлагают комплекс услуг по техническому внедрению ERP системы. При выборе поставщика ERP системы необходимо обратить внимание на его специализацию. Можно выделить три типа специализации поставщиков.

У каждого из типов поставщиков есть свои преимущества и недостатки:

  • горизонтальная специализация. У таких компаний большое количество заказчиков, которые работают в разных отраслях. Как правило, такие поставщики имеют развитые службы поддержки. Однако, подход к внедрению у них «типовой» для всех заказчиков.
  • вертикальная специализация. Эти поставщики специализируются на работе с заказчиками из ограниченного количества отраслей (от одной, до трех). Это позволяет им создавать решения, специально настроенные под специфику отрасли. Подход к внедрению у таких компаний «заточен» под конкретную отрасль.
  • клиентоориентированная специализация. Эти поставщики, как правило, внедряют ERP систему под потребности заказчика. При внедрении они берут за основу базовую функциональность ERP системы и дорабатывают ее под условия бизнеса заказчика. У этого варианта есть существенный недостаток, связанный с обновлением системы и стабильностью ее работы.

5. Управление проектом. Ответственный за внедрение ERP системы и специалисты организации должны осуществлять управление проектом внутри компании. Они должны вести план проекта, контролировать сроки, бюджет, объем работ, соответствие целям внедрения. Еще одной важной задачей по управлению проектом является координация взаимодействия сотрудников организации с представителями поставщика (командой внедрения от поставщика).

6. Тестирование. Даже при самой лучшей организации внедрения, существует риск возникновения ошибок в работе системы. Поэтому, по ходу ввода в эксплуатацию функционала ERP системы, необходимо предусмотреть обязательное тестирование работы процессов, подразделений и модулей ERP системы. Лучшим способом тестирования является выполнение параллельной работы в старой системе и во внедряемой ERP системе. Это позволит избавиться от основных ошибок.

7. Тренинги и обучение. Обучение сотрудников является обязательным условием работы ERP системы. В зависимости от сложности системы оно может занять несколько недель. Перед началом обучения необходимо убедиться, что ERP система была протестирована. Одним из плохих вариантов является случай, когда поставщик услуг совмещает тестирование и обучение пользователей. В этом варианте сотрудники организации (будущие пользователи системы) выступают в качестве тестировщиков системы.

8. Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию является важным моментом в процессе внедрения ERP системы. Существует два варианта ввода системы в эксплуатацию: запуск системы сразу во всей организации, и поэтапный ввод. Второй вариант является более предпочтительным, т.к. позволяет постепенно переходить на новые условия работы. В случае возникновения ошибок или проблем в работе, будет затронута только часть бизнеса (отдельные процессы или подразделения), а не вся организация.

Основные ошибки при внедрении ERP системы

Внедрение ERP системы является одной из самых сложных, трудоемких и дорогих задач по совершенствованию деятельности. В ходе внедрения всегда возникают проблемы и ошибки, в той или иной степени влияющие на сроки, стоимость, и результативность проекта.

К основным ошибкам проекта внедрения ERP системы можно отнести:

  • плохое планирование. Для успешной реализации проекта, внедрение ERP системы должно быть тщательно спланировано. Плохое планирование часто приводит к потере приоритетов, путанице с автоматизацией процессов, слабому пониманию текущего и перспективного состояния процессов.
  • недостаточная оценка поставщиков ERP системы. Организации плохо прорабатывают вопрос выбора поставщиков ERP системы. В результате, выбор делается в пользу поставщиков, предложивших минимальную цену. Часто, поставщик снижает цену для того, чтобы получить хотя бы одного клиента и отработать на нем внедрение новой для себя системы. В результате, после завершения проекта может оказаться, что функциональность ERP системы сильно ограничена или система работает с ошибками.
  • отсутствие понимания потребностей. Начиная внедрение ERP системы, многие организации не понимают, какие функции и модули им необходимы, какие потребности организации могут быть автоматизированы за счет ERP системы. Это приводит к тому, что внедряется множество ненужных и неиспользуемых функций и модулей или наоборот, необходимые функции применяются ограниченно.
  • недостаточное понимание затрат времени и ресурсов. Как правило, организации недооценивают время и ресурсы, требуемые для внедрения ERP системы. Это приводит к завышенным ожиданиям от системы. Сотрудники организации начинают полагать, что ERP система начнет работать в полном объеме через короткое время и для ее работы не потребуется много усилий.
  • отсутствие квалифицированного персонала в команде внедрения. Частой ошибкой проектов внедрения ERP системы является привлечение в команду проекта простых исполнителей работ. Команда проекта со стороны организации должна включать в себя высококвалифицированных специалистов (ключевых сотрудников) по каждому направлению деятельности организации: финансам, управлению, закупкам, производству, складу и др.
  • отсутствие приоритетов. Перед началом проекта организации не устанавливают приоритет в достижении целей. Это приводит к тому, что в ходе внедрения ERP системы приходится решать много задач, постоянно переключаясь между ними. В результате, увеличивается время внедрения, появляются дополнительные ошибки и проблемы.
  • не проводится обучение сотрудников. Недостаточное или полное отсутствие обучения сотрудников является частой причиной неудачного внедрения ERP системы. Сотрудники не понимают, как работать в системе и это вызывает отторжение. Система окажется невостребованной, ее функционал будет задействован в ограниченном объеме.
  • недооценка точности данных. В основе работы ERP системы лежит обработка данных. Поэтому точность и эффективность работы системы будет зависеть от достоверности и точности данных, которые вводятся в ERP систему. Для снижения ошибок необходимо изначально вводить в систему достоверные и точные данные. Сотрудники, работающие с системой, должны тщательно проверять данные перед вводом в систему.
  • использование устаревших приложений. Еще одной проблемой, приводящей к низкой эффективности внедрения ERP системы, является продолжение использования устаревших приложений. Работа дублируется в ERP системе и старых приложениях. Организации продолжают их использование т.к. оплачена их поддержка и продление лицензий. Это приводит к тому, что переход на работу в ERP системе затягивается.
  • не проводится эффективное тестирование системы. Часто, поставщики ERP системы предлагают провести тестирование на ограниченном круге пользователей. Такое тестирование не сможет выявить все недостатки и не позволит смоделировать реальную пользовательскую нагрузку.
  • отсутствие стратегии обслуживания и модернизации. Если компания не разработает стратегию обслуживания и модернизации своей ERP системы, то она будет быстро устаревать. Техническая (аппаратная) часть ERP системы требует модернизации, т.к. со временем растет объем данных, и требуются новые вычислительные мощности. Программная часть должна постоянна модернизироваться в соответствии с изменяющимися требованиями законодательства и рынка.

Указанные выше проблемы внедрения являются наиболее общими и часто встречающимися. Помимо указанных, всегда возникают проблемы, специфические для каждого конкретного предприятия или организации. "ффективным методом избежать или свести к минимуму потери от таких ошибок является тщательная подготовка и планирование каждого этапа проекта внедрения ERP системы.

В переводе с английского Enterprise Resource Planning (ERP) означает «управление ресурсами предприятия». Система ERP предназначена для планирования ресурсов компании, необходимых при производстве, закупках и продажах.

Принцип работы ERP-системы основан на создании, наполнении и использовании единой базы данных, включающей в себя информацию, необходимую для всех отделов предприятия: бухгалтерии, отделов снабжения, кадров и т. д.

Функционал ERP-систем различается, однако есть и единые для всех программных продуктов функции:

1. Разработка планов производства, продаж.
2. Ведение технологических спецификаций, предусматривающих операции и ресурсы, необходимые для производства того или иного изделия.
3. Определение и планирование потребностей в производстве комплектующих и материалов, затрат и сроков для выполнения плана.
4. Управление закупками и запасами.
5. Управление производственными ресурсами в различных масштабах: от предприятия или отдельного цеха до конкретного станка.
6. Управление финансами предприятия, ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
7. Управление проектами.

В сравнении с иными программными решениями ERP-система имеет ряд преимуществ:

  • Создание единой информационной среды, существенно облегчающей и оптимизирующей работу отделов и руководства.
  • Возможность распределения прав доступа между сотрудниками любых отделов, начиная с руководителя и заканчивая младшим менеджером отдела продаж.
  • Наличие большого спектра решений для организаций различного типа и масштаба.
  • Возможность управления несколькими подразделениями, предприятиями, концернами, корпорациями.
  • Совместимость с различными программными продуктами и платформами, высокая надежность, гибкость, масштабируемость.
  • Возможность интеграции с уже использующимися на предприятии системами и приложениями, в частности, с системами автоматизации проектирования, управления технологическими процессами, продажами, документооборотом.

Наряду с другими системами, автоматизирующими производство, ERP значительно упрощает процесс управления предприятием, распределения ресурсов и планирования продаж.

Когда нужна ERP-система

На первых этапах существования компании особых потребностей в автоматизации нет: все документы разрабатываются с помощью обычных офисных программ, а для того, чтобы получить ту или иную информацию, руководителю достаточно позвонить сотруднику. Постепенно число документов, количество сотрудников, объем операций растет, и возникает потребность в создании хранилищ и систематизации данных.

На предприятии, работающем без ERP, часто все документы хранятся бессистемно, что существенно усложняет управление. Также распространены случаи, когда какие-то системы все же установлены, но работают они исключительно на конкретный отдел.

В бухгалтерии, отделе кадров, снабжения и других департаментах появляются собственные базы данных, документооборот между которыми затруднен. Это непосредственно сказывается на эффективности работы: для того, чтобы узнать ту или иную информацию в отделе кадров, бухгалтеру приходится делать запрос по электронной почте или созваниваться с кадровиком.

Эффективного управления, оптимизации ресурсов всего предприятия и, наконец, повышения производительности различных отделов в таких условиях добиться невозможно.

ERP-система - оптимальный выбор для предприятий любого масштаба, групп компаний, фирм с территориально распределенными филиалами.
ERP-система:

  • значительно ускоряет документооборот между отделами
  • позволяет получить мгновенный доступ к информации сотруднику, наделенному определенными правами
  • делает возможным эффективное управление работой удаленных филиалов и сотрудников.

Также часто в качестве альтернатив предлагают различные программы бухгалтерского учета, созданные исключительно для формирования финансовой и налоговой отчетности.

Отличить ERP от других систем достаточно просто. ERP-система:

  • интегрирует базы данных и задачи ВСЕХ отделов предприятия: от бухгалтерии и работы с клиентами до производства и логистики;
  • может помочь в выполнении любых задач предприятия;
  • позволяет создать единую информационную среду.

Главная задача ERP-системы - оптимизация управления ВСЕМИ ресурсами предприятия вне зависимости от того, в какой форме они представлены. Это единая система, включающая в себя решения для бухгалтерии, инженерного отдела, отдела снабжения, кадров, склада и др.

Такие разные ERP

На данный момент существует две основные концепции ERP-систем. Это ERP и ERP II.

Под первой понимают программное обеспечение, позволяющее организовать работу предприятия любого типа и охватывающее все производственные процессы.

ERP II - специализированная система управления, учитывающая ключевые особенности того или иного предприятия. Разрабатывается она с учетом тех задач, которые необходимо решить компании определенного масштаба, вида деятельности, формы.

Существует огромное число готовых программных разработок, специализирующихся на небольших фирмах, производственных предприятиях, компаниях, работающих в сфере услуг, торговых организациях и т.д. Есть ERP-системы, предназначенные для одного стандартного предприятия, фирмы с территориально удаленными филиалами, и даже транснациональной компании.

ERP-системы могут иметь различную структуру. В частности, в последнее время наибольшую популярность обрела облачная ERP - более удобная, масштабируемая и простая в использовании для компаний среднего и малого бизнеса.

Как избежать ненужных затрат на ERP-систему с онлайн-программой Класс365

Внедрение полноункциональной ERP-системы в организациях малого и среднего бизнеса может оказаться не рентабельным, как из-за большой стоимости так и длительного периода внедрения.

Автоматизировать процессы небольшой компании и избежать больших затрат можно с помощью онлайн-программы Класс365. Онлайн-сервис позволяет автоматизировать работу склада, торговых точек, взаимоотношения с клиентами. В программе вы также сможете управлять всеми финансовыми потоками. Такое решение оптимально для предприятий оптовой и рознчной торговли, компаний оказывающих услуги, занимающихся интернет-продажами.

Онлайн-решение выгодно для руководителя, так как ему не потребуется дополнительно обучать персонал. Программа, не смотря на широкий функционал, удивительно проста и освоить ее сотрудники смогут самостоятельно не более чем за 15 минут. Кроме того, компании не придется втисикиваться в узкие рамки бюджета, чтобы приобрести стандартное лицензионное приложение.