Достижения в работе — личные и профессиональные. Вопросы по компетенциям начинаются со слов

Почему описание достижений и результативности важно?

• Рынок труда сегодня не в пользу соискателя: хороших вакансий мало, а компетентных кандидатов в разы больше. Именно результаты работы и достижения помогают выделиться из общего потока.
• В большинстве компаний работники решают одни и те же задачи. Следовательно, у разных кандидатов в резюме описание обязанностей почти не отличается. Индивидуальность резюме придают именно разные результаты работы.
• Определить уровень компетентности конкретного кандидата на этапе просмотра резюме можно только по описанию его работы. И достижения здесь - лучшее доказательство.

Как правильно отразить достижения:

1. вспоминаем KPI (для каждой позиции они индивидуальны) или поставленные задачи;
2. описываем в активных глаголах: внедрил, разработал, инициировал;
3. делаем логическую связь между нашими действиями и результатами: внедрил - это позволило;
4. используем цифры, желательно в сравнении: было - стало.

Давайте разберем на примерах для должностей с часто встречаемыми KPI.

Примеры достижений для должностей, где сложно оцифровать результаты работы.

№	должность	Ключевые KPI	Примеры достижений
1	Финансовый директор	Постановка учета	Организовала с нуля ведение бухгалтерского, налогового, оперативного и управленческого учета.
		Постановка системы бюджетирования	Внедрила систему бюджетирования по направлениям бизнеса, что позволило повысить прозрачность учета.
		Оптимизация системы управления финансовыми потоками	Внедрила платежный календарь на базе 1С УПП и провела ряд мероприятий по усилению платежной дисциплины, что позволило получить финансовые ресурсы для получения дополнительного дохода.
2	Директор по закупкам	Оптимизация закупочной деятельности	Организовала закупочную деятельность без привлечения дополнительных денежных средств, этого удалось достичь за счет проведения успешных переговоров с поставщиками по увеличению отсрочки и улучшению других условий.
		Автоматизация бизнес-процессов	Инициировала и руководила проектом по автоматизации системы формирования заказов, что позволило сократить трудозатраты на обработку информации.
3	Главный инженер предприятия	Проекты по модернизации	Реализовал ряд проектов по модернизации и реконструкции предприятия: модернизация контрольно-пропускной системы и установка системы пожаротушения, сигнализации и видеонаблюдения.
		Разработка нормативных документов	Разработал и внедрил все нормативные документы по охране труда и технике безопасности, пожарной безопасности, экологической безопасности, безопасности дорожного движения, что позволило снизить юридические и финансовые риски предприятия.
4	Юрист	Разработка форм документов	Разработал формы договоров: подряда, поставки, купли-продажи и др., что позволило минимизировать трудозатраты на подготовку документов.
		Опыт судебной практики	Дело № …. - взыскание задолженности по договору поставки на сумму 500 тыс. рублей. (В данном пункте желательно описать несколько разноплановых дел, но не более трех для каждого места работы.)
5	Секретарь-референт	Проекты или дополнительные обязанности	Инициировала участие компании в благотворительных мероприятиях и спонсорской поддержке. Реализовала проект руководителя по флористическому дизайну офиса.
		Оптимизация документооборота	Инициировала создание базы документооборота на базе Excel, что позволило систематизировать работу с документами.
6	Аналитик по продажам	Разработка форм отчетности	Разработала систему отчетности для отслеживания заказов и реализации товаров, что позволило систематизировать работу с документами.
		Разработка инструментов анализа	Разработала математические модели планирования продаж, исходя из эффективности работы торгового персонала.

Результат: что вы хотите получить

Результат, вторая часть вашего листа целей, содержит перечисление того, что вы хотите получить от данного кандидата. Для большинства должностей, на которые мы ищем сотрудников, в этом списке будет стоять от трех до восьми пунктов – в зависимости от степени важности.

Взгляните еще раз на пример с описанием задач. Обратите внимание на формулировку первого пункта: «Увеличение оборота с 25 миллионов долларов до 50 миллионов к концу третьего года». То есть новый вице-президент по продажам либо сумеет за три года нарастить оборот до 50 миллионов долларов, либо нет. Игрок А сможет это сделать, игроки В и С – нет. Это совершенно определенный результат, и благодаря такому свойству он позволяет с самого начала отсеять бесперспективных кандидатов.

Люди не любят проигрывать, но точно так же им не нравится вынужденно сниматься с насиженного места и менять одну компанию на другую или даже переезжать в другой город или страну в надежде добиться успеха. Поднимите планку ожидаемых результатов как можно выше – конечно, оставаясь в пределах разумного, – и вы избавитесь от игроков В и С, одновременно привлекая игроков А дерзновенными целями, бросающими вызов их таланту.

Вам будет мало толку от типичного описания служебных обязанностей, поскольку там, как правило, говорится о рутинной деятельности и механически перечисляется, что человек будет делать на данной должности (отвечать на звонки клиентов или продавать какой-то продукт). С другой стороны, лист целей станет вашей калькой успеха как раз потому, что переводит внимание на результаты, точнее на то, чего должен добиться ваш кандидат (нарастить оборот с 25 до 50 миллионов долларов за три года). Чувствуете разницу?

Ожидаемые результаты тем более просто определить для торговли, что здесь мы либо имеем проданный продукт, либо нет.

К сожалению, не для всех видов деятельности результаты успеха можно так легко перевести в нечто такое простое и объективное, как цифры. Например, ожидаемый результат для менеджера по маркетингу может быть сформулирован так: «Спланировать и осуществить новую маркетинговую кампанию в течение трех месяцев, начиная с такой-то даты». Для координатора работы с клиентами в сети вы можете описать результат как рост посещаемости сайта и присутствие на популярных форумах. Впоследствии отследите, успел ли вовремя новый маркетолог провести свою кампанию, и подсчитаете количество посетителей сайта. Конечно, эти оценки вам дадутся не так легко, но за годы работы наши клиенты успели накопить немало вполне объективных критериев, в основе которых обычно лежит обратная связь, позволяющая вовремя спланировать новый бюджет.

Любопытно, что все эти меры равным образом идут на пользу и нанятому на работу кандидату. Человек уже понимает, по каким параметрам его будут оценивать. Он знает, что? именно его начальник и компания в целом считают важным для его должности. И вместо гадания и неуверенности, как сделать лучше, и попыток сражаться сразу на десяти фронтах он сразу получает четкий план кампании. И это ничуть не сужает его возможности – напротив, он получает дополнительную свободу маневра.

«Приведите пример ваших достижений» — это один из вопросов, которые задают на компетенционном интервью. Такой тип собеседования является надежным и широко используемым методом в подборе персонала, который дает возможность проверить профессиональные компетенции кандидата для успешного выполнения работы.

Для тех, кто не имеет опыта прохождения такого вида собеседования, главное понять основную концепцию:

На поведенческом собеседовании вы должны привести конкретные примеры успешного применения навыков и умений из прошлого опыта работы.

Такой тип собеседования основан на том, что на базе прошлого поведения сотрудника в той или иной ситуации можно спрогнозировать его будущее поведение на новой работе. И все, что необходимо сделать кандидату — это привести убедительные примеры, которые ярко демонстрируют обязательные компетенции, указанные в описании вакансии.

Чаще всего исследуют следующие компетенции:

• коммуникативность
• работа в команде
• инициативность
• лидерство
• умение решать проблемы
• аналитическое мышление
• стрессоустойчивость
• управление временем
• навыки ведения переговоров
• планирование
• ориентированность на результат
• ориентированность на процесс

Например, если в требованиях профиля вакансии указано, что кандидат должен уметь анализировать, то интервьюер обязательно попросит вас привести пример, когда вы использовали этот навык в своей работе и каких результатов достигли.

Вопросы по компетенциям начинаются со слов:

• Расскажите мне о времени, когда вы …
• Приведите мне пример…
• Какие шаги вы предприняли…

Вот примеры самых популярных вопросов:

• Приведите пример ваших достижений.
• Опишите время, когда вы должны были преодолеть серьезное препятствие, чтобы добиться результата.
• Расскажите мне о времени, когда нужно было совмещать несколько важных проектов.

Чаше всего, именно вопросам на компетенции кандидаты не уделяют должного внимания. И зря. Ведь если вам удастся пройти , а затем провалить первый же поведенческий вопрос, вы все — равно уйдете с собеседования с пустыми руками. Даже если у вас огромный многолетний опыт трудовой деятельности, но без подготовленных примеров вы не сможете произвести выгодное впечатление и подтвердить свои компетенции. Ответить на такой вопрос достаточно сложно, потому что в вашей повседневной деятельности вы не можете выделить или вспомнить сразу без подготовки что-то действительно стоящее, о чем следует рассказать потенциальному работодателю.

К сожалению, чаще всего, именно кандидаты менее компетентные, но с хорошей подготовкой обходят более опытных сотрудников. И чтобы, с вами этого не произошло, пришло время все вспомнить и создать хорошую историю из своего прошлого опыта работы.

Я рекомендую иметь в запасе по крайней мере три примера по компетенциям, указанным в вакансии, чтобы выгодно подчеркнуть на собеседовании свои сильные стороны. Самый простой способ эффективно ответить на любой вопрос на поведенческом собеседовании — это подготовить три ярких примера ваших главных достижений. Вспомните самые интересные проекты, трудные задачи, проблемные ситуации. Если у вас небольшой опыт, то вы можете использовать примеры в период учебы или стажировки.

Как всегда, использовать в качестве основы для рассказа мы будем метод STAR, который поможет вам сосредоточиться на ключевых деталях и сделать вашу историю структурированной, краткой и запоминающейся.

3. R — Результаты

Сформулируйте результаты своих действий: то, что произошло, что было сделано, что вы узнали. И, наконец, очень важно, чтобы ваша хорошая история по методу STAR всегда имела счастливый конец, как в сказке. Последняя часть вашего ответа должна описывать положительные результаты ваших действий. Конкретные результаты всегда особенно впечатляют, например: увеличение продаж на 32%, сокращение бюджета в два раза и т.д. Но также вы можете ссылаться на положительный результат за счет эмоциональной оценки, особенно со стороны босса или клиентов. Это будет лучшим способом убедить интервьюера в реальности рассказанной вами истории. Например: мой клиент был очень доволен, мой руководитель оценил мой вклад в конечный результат и дал высокую оценку моей работы и т.д.

Пример ответа:

Когда я представил новую улучшенную отчетность моему руководителю, он был настолько впечатлен, что не мог поверить, что я сделал это все сам в такой короткий период времени! Я также получил высокую оценку от высшего руководства и меня включили в программу «Банк талантов» в нашей компании.

6 советов: Как ответить на вопрос: Приведите пример ваших достижений»

1) Уделите достаточно времени, чтобы вспомнить яркий пример из прошлого опыта работы или учебы. Выберите пример, который действительно показывает несколько компетенций и личных качеств.

2) Внимательно слушайте вопросы и в случае, если вы не поняли — не торопитесь отвечать, а попросите объяснить вам. Это лучше, чем отвечать на вопрос совершенно в другом направлении и приводить несоответствующие примеры.

3) Будьте готовы к уточняющим вопросам , так как интервьюер захочет от вас получить больше информации и проверить, являются ли ваши ответы подлинными. Вот примеры таких вопросов:

• Скажите мне, почему вы сделали именно так
• Объясните, как вы добились такого результата
• Как вы считаете — можно было бы поступить по- другому

4) Будьте конкретны. Не пытайтесь отвечать общими формулировками, которые ничего о вас не говорят. Например: «Я считаю себя очень ответственным и организованным сотрудником, так как всегда добиваюсь высоких результатов и выполнения поставленных задач в срок». Таким образом вы не отвечаете на поставленный вопрос. Вы можете считать все, что вам угодно, но от вас требуется привести реальный пример из вашего прошлого опыта, чтобы доказать свою точку зрения.

Некоторые коллеги упрекают меня в том, что как бизнес-консультант я требую от собственника бизнеса исполнение всех моих указаний, что не совсем корректно, так как консультант должен давать только рекомендации.

Дело в том, что я даю гарантии возврата денег, если конечный результат не будет достигнут. То есть я гарантирую результат!

В чем отличие требований от рекомендаций бизнес-консультанта? Если я, как бизнес-консультант, гарантирую, например, что собственник бизнеса в течение трех месяцем увеличит оборот компании в два раза, то я должен требовать исполнение все моих указаний. Так как я даю гарантию возврата средств, если результат не будет достигнут в течение этого срока. Чтобы не было такого, что собственник бизнеса вдруг решил что-то сделать по своему, а потом сказал: «Ой, не получилось! Но вы, же обещали вернуть деньги, если не получится?»

Маленькое лирическое отступление. Я уже слышу ваш немой вопрос: «В течение трех месяцем увеличит оборот компании в два раза, что за бред? Аферист! Такие как вы…» и так далее. Более подробно на тему увеличения прибыли можете посмотреть здесь, это фрагмент вебинара «Где искать Деньги в бизнесе, и как заполучить их!» , который показывает три возможных способа развития компании в геометрической прогрессии. Данная технология придумана не мной и используется уже порядка 25 лет, но там, на западе. Я ее использую совместно с другими инструментами, адаптируя для российского рынка. И это прекрасно работает! Да собственно наведение элементарного порядка в бизнесе, даст какой результат, который превзойдет все самые фантастические пожелания!

Продолжим разговор. Если я как бизнес-консультант даю рекомендации по каким либо вопросам, то рекомендации являются не обязательными для исполнения, и здесь я гарантии не даю, если заказчик не получит результат. Так как скорей всего он мои рекомендации будет трактовать по своему, то есть отберет, что ему нравится, а что нет. Так выборочно и будет использовать. Проверено практикой!

Какой конечный результат хочет получить собственник бизнеса, исходя из этого он и выбирает форму взаимодействия с бизнес-консультантом. Хочет быстрый и гарантированный результат, придется выполнять требования, если хочет как всегда, то получив рекомендации, может использовать их на свое усмотрение, корректировать, улучшать, или не использовать вовсе!

Я за свободный выбор свободного человека! А вы как думаете?

Если вам понравилась статья, поделитесь с друзьями, нажмите нужную кнопку!

Юлия Перминова

Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Как работать

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

1. Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
3. Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
4. Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» - в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц - получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно - достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
3. Выделите диапазон данных для анализа.
4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте - это наши города. Но просто города нам не очень интересны - интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

3. Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза - наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам - лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
2. Выделите два ряда данных.
3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
5. Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза - график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия - это и есть прогноз.

4. Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

1. Откройте таблицу с данными для анализа.
2. Выделите нужный для анализа диапазон.
3. При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные - наибольшие значения, красные - наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.