W celu rozwiązania problemów produkcyjnych prosimy o kontakt. Zapytanie ofertowe: próbki i przykłady, zasady sporządzania

List polecający- jest to prośba o uzyskanie niezbędnych informacji, towarów, usług, dokumentów, o przedstawienie zaleceń, zorganizowanie spotkania itp. Przy jego opracowywaniu należy uzasadnić konieczność spełnienia prośby. Może być adresowany do konkretnej osoby fizycznej lub prawnej - organizacji. Ten może zawierać więcej niż jedno żądanie.

Jak napisać list z prośbą

List z prośbą ma strukturę podobną do ogólnej i ma niemal identyczną formę. Jego rejestracja odbywa się na papierze firmowym. Zazwyczaj podpisuje go szef organizacji lub upoważniona osoba.

Przykłady fraz listów biznesowych - prośby

Uzasadnienie wniosku:

• W połączeniu z ...
• Rozważając…
• W związku z ...
• Na podstawie…
• W celu…
• Na podstawie…
• Według…
• Zgodnie z…

Tekst prośby:

• Prosimy o rozważenie / zapewnienie / prowadzenie / poinformowanie / poinformowanie / pilne przesłanie...
• Prosimy Cię...
• Prosimy o pomoc w ...
• Prosimy o zgodę na...
• Prosimy również….

Wniosek wymaga napisania listu z odpowiedzią.

Przykładowy list z zapytaniem

Informujemy, że Pan N.S. Leskov przyjedzie do Moskwy 15 marca, uprzejmie prosimy o umówienie się na spotkanie i rezerwację pokoju hotelowego na 2 dni. Pan NS Leskov przyleci lot 1583.

Bylibyśmy również wdzięczni za zorganizowanie mu spotkania z klientami podczas jego wizyty.

W obiegu dokumentów biznesowych format listu z zapytaniem jest bardzo często wykorzystywany, gdy konieczne jest uzyskanie od niej zgody drugiej strony lub określonej usługi. W tym artykule znajdziesz gotowe próbki i przykłady na różne sytuacje, a także zasady komponowania takich listów.

Tradycja i zasady sporządzania listu intencyjnego wykształciły się wyłącznie w praktycznym obiegu pracy – tj. żadne formularze ani instrukcje nie zostały zatwierdzone na poziomie legislacyjnym. Jednak ogólnie rzecz biorąc, należy przestrzegać następującej struktury:

1. Jak zwykle, najpierw wypełnij „nagłówek”, który zawiera pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) i nazwę organizacji przyjmującej .
2. Poniżej znajduje się sam tekst, na który składa się opis sytuacji i uzasadnienie wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy – zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
3. Po tym następuje podpis, odszyfrowanie podpisu i data kompilacji.

W związku z tym jest sporządzony zgodnie ze standardową opcją dla takich dokumentów - formularz znajduje się poniżej.

Jako przykład można posłużyć się gotową próbką.

UWAGA. Decyzję o wskazaniu lub niewskazaniu nazwy dokumentu (tj. wpisanie w środku „pisma z prośbą”) podejmuje nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, w których należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od innej.

Ponieważ w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony partnera, oczywiście pisanie listu, jego projekt, a nawet wysłanie należy traktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet pozornie nieistotne niuanse:

1. Przede wszystkim lepiej wysłać ją pocztą fizyczną - zwykłą Pocztą Rosyjską lub jeszcze lepiej prywatną organizacją, która dostarcza pocztę od drzwi do drzwi i to znacznie szybciej. Wiadomość w formie elektronicznej, a tym bardziej wysłana faksem, jest często postrzegana bardziej bezosobowo, jak spam.
2. Ponadto fizyczny sposób dokumentowania dokumentu (tj. jak zwykła przesyłka pocztowa) pozwala na zrobienie pozytywnego wrażenia dzięki droższemu papierowi, kopercie, znaczkowi i innym ozdobom.
3. Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy – pozwala to na nadanie wniosku większej formalności.
4. Lepiej unikać wyraźnych klerykalizmów w tekście – tj. stabilne słowa i wyrażenia, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „osuszają” historię i robią ogólne negatywne wrażenie. Łatwo je zastąpić bardziej oryginalnymi opcjami - na przykład „proszę o rozważenie” czy „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
5. Na koniec warto generalnie trzymać się tradycji korespondencji biznesowej, tj. tekst jest napisany głównie w oficjalnym stylu biznesowym. Nie powinno być lirycznych dygresji, zbyt skomplikowanych konstrukcji składniowych, ani dwóch (w sensie znaczeniowym) fraz. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod kątem rozumienia, jak i psychologicznego.

RADA. Jeśli można napisać tekst ręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręczny napis wyróżnia go spośród innych. Lepiej jednak powierzyć pisanie specjaliście znającemu techniki kaligrafii.

Odmiany

W zależności od konkretnej sytuacji istnieją warianty liter. Większość próśb dotyczy spraw finansowych – na przykład rabatu, obniżenia płatności za usługę lub odroczenia. Najmniejsza część pism rekwizycyjnych poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Poniżej omówiono najczęstsze przypadki i gotowe przykłady listów.

W sprawie alokacji środków

Prośba o darowizny, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest, aby opisać sytuację jak najbardziej konkretnie, a ponadto jasne jest wskazanie, na co dokładnie potrzebne są pieniądze i z jakiego powodu nie można ich pobrać z innego źródła.

Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Od organizacji pozarządowej „Raduga”

Poseł do Zgromadzenia Ustawodawczego

Petersburg Miłosznikow I.N.

Drogi Ilji Nikołajewiczu! Wita Cię dyrektor organizacji non-profit Rainbow.” Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te lata nieprzerwanie udzielała pomocy finansowej dzieciom chorym na ostre formy białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest pozyskiwanie odpowiednich leków i kompleksowe operacje.

Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności była spółka LLC „...”. Jednak w kwietniu br. wielkość dofinansowania gwałtownie spadła i na chwilę obecną nie możemy przeprowadzać akcji charytatywnych w tej samej wielkości.

Według naszych danych roczny budżet funduszu, uwzględniający darowizny prywatne, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Liczymy na Państwa pomoc, gdyż w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.

Z pozdrowieniami, VK Svetozarov

O dostawie towarów

Tutaj ważne jest okazanie zainteresowania i chęci współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Dyrektor Generalny LLC "..."

Niekrasow N.K.

Od dyrektora firmy „...”

Elizarova V.M.

Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju br., nasza firma zainteresowała się próbkami maszyn i urządzeń, które były przez Państwa oferowane.

Chcielibyśmy rozpocząć z Państwem współpracę od dostawy próbnej partii towaru (pełna lista stanowi osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Wyrażamy nadzieję na długotrwałą i obopólnie korzystną współpracę.

Nasze dane kontaktowe:

Z poważaniem, VM Elizarov

O zniżkach

Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne uległy pogorszeniu na wiele sposobów. Doświadczenie pokazuje, że przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:

• jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. ponad rok;
• w przypadku jednoczesnego zakupu dużej ilości towaru.

do CEO

LLC „Przewaga” Filippov G.V.

Od dyrektora LLC „Veres”

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. Miło nam odnotować fakt, że nasze firmy współpracują już ponad 2 lata. Wyrażamy naszą wdzięczność za niezmiennie wysoką jakość Państwa usług, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących problemów.

Wierzymy, że nie jest dla Państwa tajemnicą, że w ciągu ostatniego roku sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej znacznie się pogorszyła. Niestety w tej chwili odczuwamy pewien niedobór dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysków kwartalnych.

W związku z tymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter doraźny i zobowiązujemy się do pełnej współpracy na obopólnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.

Z poważaniem K.N. Aleksandrov

Obniżenie czynszu

W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w piśmie będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówione w poprzednim przykładzie.

do CEO

LLC „Przewaga” Filippov G.V.

Od dyrektora LLC „Veres”

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. W roku obrotowym zakończonym 2016 nasza firma poniosła straty przekraczające oczekiwane o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Znajduje to odzwierciedlenie w spadku przepływu klientów o 15-20% właścicieli.

W związku z tym mamy nadzieję, że Państwa umowa zapewni 10% rabatu na czynsz. Pragnę zwrócić Państwa uwagę na fakt, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuściliśmy się ani jednej zwłoki w płatnościach, a także wypełniliśmy wszystkie inne warunki umowy. Wychodzimy z założenia, że ​​środek ten ma charakter przejściowy, dlatego jesteśmy gotowi do dalszego uiszczania opłaty w pełnej wysokości, gdy tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.

Z poważaniem K.N. Aleksandrov

O odroczonej płatności

W takim przypadku ważne jest, aby potwierdzić, że naprawdę nie zrealizowałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie wskazać termin zapadalności całej kwoty.

Dyrektor LLC „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

Od dyrektora LLC „Parabolia”

Aksakova T.G.

Witam, drogi Nikołaju Juriewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie powiadomiliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. W tej chwili wyjaśniamy, że firma znalazła środki do zapłaty. Prosimy o podanie planu ratalnego na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).

Nie stronimy od naszych zobowiązań finansowych i długów oraz zwracamy uwagę na to, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Mamy nadzieję na zrozumienie i czekamy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.

Z poważaniem, T.G. Aksakov

Proszę zapłacić za inną firmę

Takie żądania mogą pojawić się w przypadkach, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy pod pewnymi warunkami. Ten szablon może służyć jako przykład.

SP Błagodarow A.K.

Integralną i ważną częścią nowoczesnej korespondencji biznesowej jest list intencyjny. Przedstawione w artykule próbki i przykłady sformułowań, a także wskazane zasady jego pisania pomogą umiejętnie skomponować niezbędny tekst i ułożyć go zgodnie ze zwyczajami pracy biurowej. Oferujemy przewodnik krok po kroku, jak napisać tego typu apelację.

Informacje ogólne

Wezwanie ma zastosowanie w przypadkach, gdy jego autor musi uzyskać od innych osób jakiekolwiek informacje, dokumenty w celu sfinalizowania transakcji lub innych działań biznesowych. Może być kierowany zarówno na nazwisko konkretnej osoby (kierownik, dyrektor, kierownik działu itp.), jak i na całą organizację jako całość. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami korespondencji biznesowej.

List jest twarzą firmy, nawet drobiazgi mają znaczenie. Wydrukuj go na papierze firmowym podpisanym przez upoważnioną osobę i ostemplowanym (jeśli jest dostępny). Odpowiadaj za dobór czcionki, jej wielkość oraz położenie tekstu na stronie. Nie zaniedbuj marginesów, czerwonych linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie powstaje po prostu patrząc na dokument.

Krok 1: Określanie miejsca docelowego

Jeśli napiszesz bezosobowy list do konkretnej firmy, najprawdopodobniej trafi on do recepcji lub biura, a następnie do kierownika, a w rezultacie do bezpośredniego wykonawcy. Wskaż poprawną pełną nazwę organizacji w nagłówku tekstu; najlepiej jest również dodać adres prawny.

Jak wspomniano powyżej, najlepszą opcją jest opcja ze wskazaniem konkretnego adresata, czyli osobiście zaadresowana prośba o pomoc. Zawsze staraj się zwracać po imieniu i nazwisku. Na przykład „Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!” lub „Drogi panie Schwartz!” Tym samym po pierwsze wyrażasz szacunek dla osoby, a po drugie prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią określone obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.

W niektórych sytuacjach logiczne będzie wykorzystanie jako adresata grupy osób, określonego zespołu lub jego części. Odnosi się to również do przypadków, w których prośba jest wysyłana na kilka adresów. Używaj takich sformułowań jak: „Szanowni koledzy!”, „Drodzy księgowi!” itp.

Etap 2: Komplement

Dobrze, jeśli wezwanie zawiera komplement w stosunku do adresata. Robiąc to, wydajesz się odpowiadać na jego logiczne pytanie: „Dlaczego kierujesz to pytanie do mnie?” Można zauważyć przeszłe zasługi i cechy osobiste osoby, status firmy itp. Używaj w szczególności zwrotów: „Twoja firma jest wiodącym dostawcą…”, „Pomogłeś wielu w rozwiązaniu złożonego zagadnienia w tym obszarze…”, „Twoja organizacja jest wiodącym ekspertem na rynku w zakresie pole ...”, itp. Nie zapominaj, że komplementem będzie, gdy pismo z prośbą (wzory i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter i adresatowi trzeba się podobać. Zwróć jego uwagę na cechy i zasługi, które są istotne dla spełnienia twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej granicy między dobrym i prawidłowym komplementem a niegrzecznym pochlebstwem.

Krok 3: Uzasadnij prośbę

Każdy wniosek musi być uzasadniony, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego się do niego zwracasz. Dlatego warto wprowadzić go w sedno sprawy. Na tym etapie zalecamy wybranie trzech najbardziej przekonujących argumentów, które powinny być zbudowane w tekście listu według schematu: średnio mocny, słaby, najsilniejszy.

Żądanie może mieć różny stopień skomplikowania i trzeba być przygotowanym na to, że adresat nie zawsze będzie zainteresowany jego spełnieniem. W związku z tym musi być przekonany, że jego wdrożenie niesie ze sobą potencjalne korzyści. Poproś adresata, aby przyjął Twój dokument z pełną powagą.

Zapytanie ofertowe może zawierać propozycję realizacji pewnej atrakcyjnej dla niego możliwości.

Przykłady sformułowań

• „Przez cały czas ludzie przedsiębiorczy i biznesowi dążyli nie tylko do sukcesu materialnego, ale także do rozwoju osobistego, aby na zawsze zostać zapamiętani przez ludzi za ich dobre uczynki, zdobyć ich szacunek”.
• "Oczywiście, twoim głównym celem jest poprawa standardu życia mieszkańców miasta." Możesz użyć w szczególności tego sformułowania, gdy sporządzony zostanie wniosek do zastępcy, na przykład w sprawie udostępnienia lokalu na przedszkole, aranżacji placu zabaw itp.

Możesz także wypowiedzieć pilny dla adresata problem, pokazać mu, jak Twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub zrealizowaniu określonych możliwości.

Zdarza się, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie lub jest to niestosowne w tym kontekście. W takim przypadku najbardziej optymalnym wyjściem jest opowiedzenie o znaczeniu twojej prośby. Opisz sytuację jak najdokładniej i najdokładniej, tak aby wymagała tego, co jest wezwane dla duszy. Jeśli sentymentalny moment w twojej historii jest nieobecny a priori, podaj fakty i skup się na związkach przyczynowo-skutkowych. Powiedz nam, co się stanie, jeśli odmówisz lub wręcz przeciwnie, zgódź się na pomoc.

Etap 4: Nakreślenie wniosku

Kiedy adresat jest mentalnie przygotowany na przyjęcie Twojej prośby, można to stwierdzić. Staraj się, aby tekst był krótki, unikając długich, zawiłych zdań oraz dwuznaczności i niedopowiedzeń. Pismo (wzory i przykłady sformułowań w tekście) powinno być zwięzłe i jasne w znaczeniu. Tak więc, jeśli poprosisz o zakup jakiegokolwiek sprzętu dla firmy, podaj kompletność, cenę i ilość:

„Aby wyposażyć oddział ratunkowy, szpital potrzebuje nowego samochodu, którego koszt to 3,5 miliona rubli. Prosimy o pomoc w zakupie”.

Lub np. należy sprecyzować żądanie obniżenia czynszu: „Prosimy o obniżenie czynszu za lokal do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy do czasu ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.”

Krok 5: Podsumowanie

Na końcu listu Twoja prośba powinna zostać podsumowana. Powtórz to jeszcze raz i podkreśl, że odbiorca skorzysta na zapewnieniu Ci wnioskowanej pomocy. Jednak w takim przypadku treść żądania powinna zostać nieco zmodyfikowana. Wracając do tego samego przykładu obniżenia czynszu, proponujemy następujące sformułowanie:

„Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy w okresie stabilizacji obecnej sytuacji gospodarczej będziesz mógł przyczynić się do zachowania ponad 20 miejsc pracy, a także nie ponieść strat z powodu całkowitego braku płatności.”

Pamiętaj, że ważne jest, aby powtarzać nie tylko prośbę, ale także korzyści, jakie można uzyskać z jej spełnienia, a nie musi to być materialne. Wiele dużych firm chętnie działa jako sponsorzy, inwestorzy i angażuje się w działalność charytatywną.

Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu procesu etapami, nie będziesz miał pytania, jak napisać list motywacyjny. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i niektóre niuanse. Sugerujemy, abyś przestudiował również inny przykład.

Przykład

Drogi Feliksie Pietrowiczu!

Od kilku lat Państwa firma organizuje praktyczne szkolenia dla studentów w firmie, pomagając im w praktyce wykorzystać zdobytą na uczelni wiedzę.

Jako szef działu HR jesteś osobą zainteresowaną pozyskiwaniem nowych pracowników, młodych i obiecujących inżynierów, wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dziś ten zawód jest jednym z najbardziej pożądanych. Wielu uczniów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.

W związku z tym prosimy o umówienie spotkania głównego inżyniera z kandydatami i studentami 1-2 kursów w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 na podstawie Państwa przedsiębiorstwa.

Opowiadając o zaletach i tajemnicach dzisiejszego zawodu, kładziesz solidne podstawy do przyszłego szkolenia specjalistów i profesjonalistów. Być może za kilka lat tylko jeden z nich wprowadzi Twoją firmę na nowy poziom rozwoju.

Z szacunkiem i wdzięcznością,

Rektor Uniwersytetu I. Zh.Bychkov

Po zapoznaniu się z informacjami, jakie wymagania powinien spełniać pismo, próbkami i przykładami sformułowań, z łatwością poradzisz sobie z jego pisaniem w praktyce.

ZAPYTANIE LISTOWE

Zapytanie ofertowe jest prawdopodobnie najczęstszą formą korespondencji biznesowej. Nie można liczyć sytuacji, w których konieczne jest złożenie wniosku w imieniu osoby prawnej lub osoby fizycznej. Jest to otrzymywanie informacji, próbek produktów, koordynacja działań, nakłanianie do jakiegokolwiek działania itp.

Skład i struktura listu z żądaniem nie różni się zbytnio od standardowych (patrz Pisma biznesowe. Zasady rejestracji. Struktura listu). Zwykle, tekst listu z prośbą składa się z dwóch części:

1. Część wstępna, w której w formie narracyjnej przedstawiono istotę sprawy, wyjaśniono motywy i powody złożenia wniosku. Często używane są tutaj następujące standardowe wyrażenia:

• powód petycji
  • Z powodu nieotrzymania ...
  • Biorąc pod uwagę znaczenie społeczne ...
  • Biorąc pod uwagę (naszą wieloletnią współpracę)...
  • Biorąc pod uwagę (długotrwały i owocny charakter naszych powiązań biznesowych)...
  • Ze względu na niezgodność Państwa działań z wcześniej przyjętymi umowami...
  • Ze względu na opóźnienie w odbiorze przesyłki...
  • Na podstawie wyników negocjacji w dniu ...
    itp.
• Cel wniosku
  • W celu realizacji zamówienia...
  • Aby jak najszybciej rozwiązać problem...
  • Aby uzgodnić kwestie ...
  • W celu zapewnienia bezpieczeństwa przejazdu ładunku...
  • Aby uniknąć sytuacji konfliktowych ...
    itp.
• odniesienia do podstawy odwołania
  • Zgodnie z osiągniętą wcześniej umową...
  • W związku z kontaktem z nami...
  • Na podstawie umowy ustnej ...
  • Na podstawie naszej rozmowy telefonicznej...
  • Zgodnie z dekretem rządowym ...
  • Zgodnie z protokołem o wzajemnych dostawach...
    itp.

Wszystkie powyższe wyrażenia muszą być używane z uwzględnieniem kontekstu i sytuacji mowy.

Prawie wszystkie standardowe wyrażenia zaczynają się od przyimka pochodnego lub kombinacji przyimków. Należy zwrócić uwagę na poprawne użycie tych przyimków z rzeczownikami, które występują głównie w dopełniaczu i celowniku.

2. Właściwie prośba. Tutaj kluczową frazą litery są słowa utworzone z czasownika zapytać się... Jej zastosowanie tłumaczą wymogi etykiety stawiane tekstom biznesowym oraz psychologiczne prawa komunikacji biznesowej – człowiek chętniej zgadza się na wykonanie czynności wyrażonej w formie prośby niż w formie żądania.

W niektórych przypadkach sama prośba, wyrażona opisowo, może nie zawierać tego czasownika, na przykład: Mamy nadzieję, że w określonym terminie znajdą Państwo możliwość rozpatrzenia naszej propozycji..

Żądanie może być podane w pierwszej osobie liczby pojedynczej (" Błagam..."), pierwsza osoba liczby mnogiej (" Proszę ..."), od trzeciej osoby liczby pojedynczej (w tym przypadku używa się rzeczowników o znaczeniu zbiorowym:" Kierownictwo pyta ... ", "Administracja pyta... ", "Rada Pracy prosi ... ”, itp.), od trzeciej osoby liczby mnogiej, jeśli użyto kilku rzeczowników o znaczeniu zbiorowym ( Administracja i Rada kolektywu pracowniczego pytają ... ).

Jeżeli pismo jest wieloaspektowe, to skład drugiej części takiego pisma może wyglądać tak (części składu muszą odpowiadać podziałowi akapitowemu tekstu):

Proszę proszę ...)
...
Jednocześnie proszę...(Zapytaj też...)
...
A także proszę ... ( A także zapytaj ...)
...
itp.

Tworząc pismo z prośbą, należy wziąć pod uwagę i takie rekomendacje:

1. Składając wniosek, podkreśl swoje zainteresowanie lub zainteresowanie jego zrealizowaniem.
2. W żadnym wypadku nie zaczynaj listu od słowa „Proszę…” – bardziej taktownie należy najpierw wyjaśnić powody odwołania (nawet jeśli wszystkie szczegóły zostały już uzgodnione z adresatem).
3. Nie spiesz się, aby z góry podziękować odbiorcy... To stawia zarówno Ciebie, jak i odbiorcę w niezręcznej sytuacji. Spróbuj podziękować, gdy wiesz, że Twoja prośba została przyjęta.

Podczas formułowania żądania często używa się następujących wyrażeń standardowych:

• Apelujemy (odwołuję się) do Was (ciebie) z prośbą...
  ...o przesłaniu na nasz adres...
  ...o kierunku na mój adres...
  ...o wysyłaniu do naszej organizacji...
  ...o dawaniu mi...
• Prosimy (prosimy) Ciebie (Ciebie) ...
  ... Poinformuj nas) ...
  ... Wyślij mi) ...
  ... pilnie obecny ...
  ... zgłoś natychmiast ...
  ... powiadomić (kierownictwo firmy) o ...
  ... poinformuj mnie o ...
• Proszę o Twoją (Twoją) zgodę na ...
  ... wysyłam na adres ...
  ... dając nam ...
  ...zapoznanie się z...
  ... przeniesienie ... następującego sprzętu ...
• Prosimy o (Twoją) pomoc w ...
  ... otrzymujący ...
  ... wyślij jak najszybciej ...
  ... dostarczanie dodatkowych informacji dotyczących ...
  ... dyrygowanie ...
• Proszę o Twoje (Twoje) instrukcje ...
  ...zawrzeć umowę w dniu...
  ... na dostawę z magazynu firmy ... do przedstawiciela ...
  ... do dokumentacji na temat ...
  ... do rewizji ...
• Prosimy nie odmawiać uprzejmości i ....

Listy z prośbą są najczęstszym rodzajem listów biznesowych. Wezwania są tworzone w celu zainicjowania określonych czynności adresata, które są niezbędne autorowi pisma. Powiemy Ci, jak napisać formalny list z prośbą. Próbki i przykłady można znaleźć w artykule.

List z zapytaniem: próbki i przykłady

Jak i dlaczego napisać list z prośbą

Listy z prośbą mają na celu zainicjowanie określonych działań adresata, które są niezbędne autorowi listu. W zarządzie powstaje ogromna liczba sytuacji. Może to być sytuacja stosunkowo prosta, w której nie jest wymagane przedstawianie informacji skomplikowanych w relacji zdarzenia, uzasadnianie czy przekonywanie adresata. W takich przypadkach lepiej jest rozpocząć pismo z żądaniem bezpośrednio od samego oświadczenia żądania.

List z prośbą do urzędnika: przykład listu

Pobierz przykładowy list

Jednak nie wszystkie sytuacje w zarządzaniu są takie proste. Większość sytuacji wymaga uzasadnienia lub innymi słowy wyjaśnienia przy sporządzaniu pism rekwizycyjnych:

• W tym kontekście;
• czemu;
• Jaki jest cel tego listu.

Z reguły uzasadnienie jest konieczne, aby wpłynąć na adresata, przekonać go do działania w sposób dosyć określony, tak jak tego chce lub potrzebuje autor listu. Jeżeli pismo zawiera uzasadnienie, to najczęściej poprzedza ono np. oświadczenie o prośbie (znak // pokazuje granicę między częściami tekstu pisma).

List wniosku z uzasadnieniem: Próbka

Pobierz przykładowy list

Język rosyjski należy do języków o stosunkowo dowolnej kolejności wyrazów. W każdym z powyższych tekstów możemy zamienić części zdania bez większego uszczerbku dla znaczenia. Tak może wyglądać pismo z prośbą o pomoc z próbką.

Zwroty, które najpierw określają główną ideę listu, a następnie dostarczają argumentacji, mają szczególną konotację stylistyczną: zawsze odbierane są jako bardziej wyraziste niż frazy zbudowane na zasadzie „uzasadnienie – zakończenie”. Jednak każdy rodzaj ekspresji jest obcy stylowi biznesowemu, prawie zawsze preferuje neutralne stylistycznie środki językowe. Dlatego w próbkach pism handlowych bardziej poprawne są frazy, w których najpierw podaje się wyjaśnienie, uzasadnienie, a następnie istotę sprawy.

Struktura listu z prośbą

Pisząc pismo z prośbą, postaraj się, aby uzasadnienie i część końcowa (prośba) były gramatycznie jednym zdaniem. Nawet w przypadkach, gdy uzasadnienie zawiera odniesienia do dokumentów regulacyjnych, faktów, wydarzeń, nie rozdzielaj uzasadnienia na osobne zdanie w przeciwnym razie do wyrażenia swojej prośby będziesz musiał użyć zwrotów typu: „W związku z powyższym prosimy…”, „Biorąc pod uwagę powyższe prosimy…”, „W związku z tym prosimy. ..” itd. Konstrukcje te nie niosą informacji i komplikują tekst zarówno z punktu widzenia struktury, jak i percepcji. Wezwania można sporządzić w jeszcze bardziej złożonych sytuacjach zarządczych.

Schematycznie tę sytuację można przedstawić w następujący sposób

List z prośbą sporządzony w takiej sytuacji łatwiej będzie dostrzec, jeśli treść zostanie przedstawiona w kolejności odzwierciedlającej logikę rozwoju samej sytuacji. W tym przypadku w strukturze pisma można wyróżnić trzy części:

• wprowadzenie (opis zdarzeń, faktów, które bezpośrednio wpływają lub mogą mieć wpływ na sytuację zarządczą);
• uzasadnienie (wyjaśnienie powodów, dla których konieczne jest skontaktowanie się z adresatem z żądaniem);
• na przykład wniosek (prośba) (komunikacyjno-semantyczne części listu są oddzielone znakiem //)

Formalne zapytanie ofertowe: przykładowa struktura Według posiadanych przez nas informacji, w cukrowniach Kursk i Biełgorod, które są głównymi dostawcami cukru do Moskwy i regionu moskiewskiego, w okresie marzec - kwiecień br. powinny zostać przeprowadzone zaplanowane prace prewencyjne, których harmonogram nie uzgodniono. // W związku z tym, że w okresie prac konserwacyjnych znacznie zmniejszy się produkcja cukru i jego dostawy do konsumentów, // prosimy o odbycie spotkania roboczego z udziałem przedstawicieli rządu moskiewskiego w sprawie zapewnienia dostaw cukru do regionu moskiewskiego w okresie częściowego wyłączenia tych fabryk.

Niezależnie od struktury tekstu prośba w liście jest sformułowana za pomocą czasownika „zapytaj”. W pismach sporządzonych na papierach firmowych organizacji jest używany Forma czasownika pierwszej osoby w liczbie mnogiej:

Prosimy o podanie informacji o..., Prosimy o podanie informacji o..., Kontaktujemy się z Państwem z zapytaniem o..., Prosimy o przeprowadzenie... i innych.

W pismach sporządzonych na papierze firmowym urzędników jest używany Forma czasownika pierwszej osoby w liczbie pojedynczej:

Proszę o rozważenie kwestii …, proszę o udzielenie informacji na … i innych.

Jeden list może zawierać kilka próśb (najlepiej na jedno pytanie). W tym przypadku najpierw formułuje się główne żądanie, a następnie resztę, używając następujących wyrażeń językowych:

Prosimy również Was (rozważcie, zapewnijcie, poprowadźcie…), jednocześnie prosimy Was… i innych.

List z prośbą: próbka, jeśli w liście znajduje się kilka próśb jednocześnie

Pobierz próbkę

Skorzystaj ze specjalnej usługi, aby utworzyć szablon listu z żądaniem: kreator listów biznesowych

Wypróbuj usługę teraz

Jak każdy list biznesowy, list motywacyjny jest sporządzany ze wskazaniem wszystkich jego szczegółów i rejestrowany w dzienniku dokumentów wychodzących. Ponadto wezwanie musi zawierać:

• numer i data wyjścia (jeżeli jest to odpowiedź na inny list, to numer i data listu przychodzącego);
• nazwa firmy adresata;
• w razie potrzeby pieczęć organizacji.

Jak i dlaczego napisać list z zapytaniem

List z prośbą jest właściwie rodzajem listu z prośbą. Co do zasady wnioski składane są w celu uzyskania jakichkolwiek informacji o charakterze urzędowym lub dokumentów. W działalności handlowej zapytaniem jest zapytanie kupującego skierowane do sprzedawcy (importera do eksportera) z prośbą o podanie szczegółowych informacji o produkcie (usługach) lub przesłanie oferty na dostawę produktu (świadczenie określonych usług) . Ogólnie rzecz biorąc, listy motywacyjne podlegają tym samym zasadom, co listy motywacyjne, na przykład:

W działalności handlowej w treści zapytania co do zasady należy wskazać: nazwę towaru (usługi); warunki, na jakich autor listu chciałby je otrzymać; ilość i/lub jakość; warunki dostawy towarów lub świadczenia usług; cena i inne informacje. W żądaniu handlowym używane są następujące wyrażenia:

Prosimy o poinformowanie nas o możliwości dostawy...Prosimy o złożenie oferty na dostawę...Prosimy o podanie szczegółowych informacji na temat...itp.

Na przykład:

Prosimy o poinformowanie nas o możliwości dostarczenia klimatyzatorów modelu AS-200 w ilości 150 szt. w okresie luty - marzec 2005, a także poinformować o warunkach płatności i dostawie.

Pobierz przykładowe listy z zapytaniami:

Odpowiedzią organizacji korespondenta na pismo z prośbą lub prośbę jest pismo z odpowiedzią, które może być zgodą lub odmową. W działalności handlowej odpowiedź na zapytanie jest sporządzana w formie pisma handlowego, w którym potwierdza się otrzymanie zapytania, przekazuje informację o interesującym kupującego produkcie. Oferta handlowa (oferta) może być również odpowiedzią na zapytanie. Wnioski listowe i wnioski listowe są sporządzane zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące formalności”.

Podczas kompilowania i przetwarzania wniosków i zapytań wykorzystywane są następujące dane:

• Miejsce docelowe;
• nagłówek do tekstu (jeśli tekst listu ma więcej niż 4–5 wierszy);
• tekst;
• podpis;
• znak o artyście.

Wszystkie pisma biznesowe sporządzane są na specjalnych formularzach.