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Sommaire : Communications et information en gestion. Information de communication dans la gestion de l'organisation Information de communication et communication dans la gestion

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introduction

DANS la société moderne L'un des enjeux majeurs est la communication. Dans les organisations, ce problème se transforme en un manque de compréhension que la communication n'est pas seulement un échange d'informations, mais un processus interpersonnel dynamique d'échange de comportements. De tous les processus organisationnels, la communication occupe peut-être une place centrale, pivot, puisqu'elle sous-tend la vie d'une organisation. La prise de décision est souvent définie comme un choix entre deux ou plusieurs alternatives. Cependant, en réalité, c'est le processus de collecte et de traitement des informations, de développement d'alternatives et de choix de l'une d'entre elles, et surtout, c'est la mise en œuvre de la décision. Sans ce dernier, ce processus n'a aucun sens. L'interaction de gestion s'effectue dans l'organisation à différents niveaux et des conflits ont lieu à chacun d'eux. Les conflits sont considérés aujourd'hui comme une source de développement individuel et organisationnel, car au cours de la résolution des conflits, une nouvelle situation est née. Le paradoxe réside dans le fait que la présence d'un conflit est utilisée pour juger de la maturité d'un individu, d'un groupe et d'une organisation. Le conflit est la graine vitale à partir de laquelle le succès se développe.

objectif dissertation est de déterminer la place de l'information et de la communication dans la gestion de l'organisation.

Les tâches du travail consistent à découvrir exactement comment l'information contribue au fonctionnement normal de l'entreprise, quel rôle elle joue dans la gestion, comment un manager peut travailler efficacement avec l'aide de la communication.

L'objet du travail de cours est l'information impliquée dans le processus de gestion et de communication.

1. Concepts généraux information et échange d'informations

1.1 La notion d'information

Par informations, on entend des informations sur le monde environnant, qui ont la forme de symboles, à la fois accessibles, compréhensibles pour une personne, et nécessitant une analyse, une compréhension, un décodage.

L'information est un reflet du monde environnant dans l'esprit d'une personne, figée d'une certaine manière et possédant donc la propriété de reproductibilité, utilisée comme moyen de communication entre les personnes, de cognition et de conscience du monde, d'accumulation et de préservation des connaissances.

Dans les activités de gestion, l'information est un ensemble d'informations sur l'état des sous-systèmes de contrôle et gérés, ainsi que sur environnement. Cependant, dans la pratique de la gestion d'une organisation, l'information est comprise de manière simplifiée, comme :

· Un ensemble d'informations sur l'état du contrôle, des systèmes gérés et de l'environnement externe de leur fonctionnement ;

· De nouvelles informations sur l'état de ces objets de contrôle ;

· Des informations qui réduisent le niveau d'incertitude et de risque concernant l'avenir, etc.

Dans les conditions modernes de gestion et de gestion d'une organisation, le support de l'information est devenu un domaine important, qui consiste en la collecte et le traitement des informations nécessaires pour prendre des décisions raisonnables. décisions de gestion.

Les organisations stockent et traitent de grandes quantités de données qui peuvent être transformées en informations exploitables. L'efficacité de son utilisation dépend de la capacité de l'organisation à collecter des données primaires qui fournissent aux gestionnaires les informations dont ils ont besoin. La figure 1 montre le processus de conversion des données primaires en informations de gestion via un système d'information (SI).

Figure 1 - Conversion des données en informations via le SI

1.2 Propriétés des informations

La qualité des informations est déterminée selon quatre critères principaux :

1) Fiabilité (précision). Si l'horaire du train change ne serait-ce que de 10 %, la plupart des passagers percevront l'ancien horaire comme extrêmement peu fiable. Si les employés trouvent des erreurs dans les informations contenues dans le document, ils se méfieront de toutes les données reçues avec son aide.

2) Opportunité. Seules les informations reçues en temps opportun ont de la valeur. Le gestionnaire responsable de l'exécution du budget a besoin d'informations à jour sur le niveau des coûts, ce qui lui permet de répondre adéquatement aux changements indésirables.

3) Volume requis. De nombreux managers souffrent d'une surcharge d'informations car ils sont incapables d'en visualiser et d'en utiliser de grandes quantités. Cela signifie peut-être qu'il est regrettable de choisir un format pour convertir les données en informations de gestion.

4) Importance. Tout dépend des tâches et des responsabilités d'un employé en particulier. Le responsable de la production a besoin d'informations sur les volumes de production, les indicateurs d'indisponibilité des équipements ; un cadre supérieur a besoin de données plus générales.

Afin d'évaluer le critère d'importance, nous nous tournons vers le tableau 1, qui montre les différences dans les besoins d'information des cadres supérieurs et des chefs de départements responsables du travail actuel de l'organisation (Gorry et Skott-Morton, 1971) :

Tableau 1 - Différences dans les besoins d'information des cadres supérieurs et des chefs de service

Top managers	chefs de département
Données généralisées	Informations hautement spécialisées
Analyse des tendances, plans futurs	Donnée statistique
Informations internes et externes	Des données majoritairement internes
Des informations essentiellement qualitatives	Informations essentiellement quantitatives
Les besoins varient en fonction de la nécessité de décisions spécifiques	Données quotidiennes

1.3 Échange d'informations

Dans les activités des grandes entreprises, le transfert d'informations est un facteur primordial indispensable au fonctionnement normal de l'entreprise. Dans le même temps, il est particulièrement important de garantir l'efficacité et la fiabilité des informations. Pour de nombreuses entreprises, interentreprises Système d'Information l'information résout les problèmes de l'organisation processus technologique et est industriel.

Au moyen d'informations, des étapes répétées cycliquement du processus de gestion sont effectuées - obtention, traitement d'informations sur l'état

objet géré et lui transférant des commandes de contrôle. Par conséquent, à l'aide d'informations, une connexion est réalisée entre le sujet et l'objet et entre les parties de contrôle et contrôlées du système de contrôle global.

Durant activités conjointes les gens échangent diverses idées, idées, points de vue, suggestions, connaissances, attitudes. Tout cela peut être considéré comme de l'information, et le processus de communication lui-même peut être présenté comme un processus d'échange d'informations. C'est précisément parce que l'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion que nous appelons les communications un processus de connexion. Et l'un des outils de gestion les plus importants entre les mains d'un gestionnaire est l'information à sa disposition. En utilisant et en transmettant ces informations, en plus de recevoir des commentaires, il organise, dirige et motive ses subordonnés. Par conséquent, beaucoup dépend de sa capacité à transmettre des informations de manière à ce que la perception la plus adéquate de ces informations soit obtenue par ceux à qui elles sont destinées.

La communication est l'échange d'informations sur la base desquelles le responsable reçoit les informations nécessaires pour prendre des décisions efficaces et transmet les décisions prises aux employés de l'organisation. Si les communications sont mauvaises, les décisions peuvent être erronées, les gens peuvent mal comprendre ce que la direction veut qu'ils fassent ou, enfin, les relations interpersonnelles peuvent en souffrir. L'efficacité des communications détermine souvent la qualité des décisions et la manière dont elles sont effectivement mises en œuvre.

Il est presque impossible de surestimer l'importance des communications dans la gestion. Presque tout ce que font les dirigeants pour aider une organisation à atteindre ses objectifs nécessite une communication efficace. Si les gens ne peuvent pas partager l'information, ils ne pourront pas travailler ensemble, se fixer des objectifs et les atteindre. Cependant, la communication est un processus complexe constitué d'étapes interdépendantes. Chacune de ces étapes est très nécessaire pour rendre nos pensées compréhensibles à une autre personne. Chaque étape est un point où si nous sommes négligents et ne pensons pas à ce que nous faisons, le sens peut être perdu.

C'est précisément parce que l'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion que nous appelons les communications un processus de connexion. Étant donné que le gestionnaire remplit trois de ses rôles et remplit quatre fonctions principales afin de formuler et d'atteindre les objectifs de l'organisation, la qualité de la communication peut affecter directement le degré de mise en œuvre des objectifs.

Cela signifie qu'une communication efficace est essentielle au succès des individus et des organisations. La mauvaise communication est l'un des principaux sujets de préoccupation. En réfléchissant profondément à la communication au niveau individuel et organisationnel, nous devons apprendre à réduire l'incidence de la communication inefficace et à devenir de meilleurs gestionnaires plus efficaces. Les leaders efficaces sont ceux qui sont efficaces dans les communications. Ils représentent l'essence du processus de communication, ont des compétences de communication orale et écrite bien développées et comprennent comment l'environnement affecte l'échange d'informations.

La communication s'effectue en transmettant des idées, des faits, des opinions, des sensations ou des perceptions, des sentiments et des attitudes d'une personne à une autre, verbalement ou sous une autre forme, afin d'obtenir la réaction souhaitée en réponse.

Lors de l'examen du processus de communication, il est nécessaire de tenir compte du fait que dans les conditions de la communication humaine, il est important non seulement de savoir comment l'information est transmise, mais aussi comment elle est formée, raffinée et développée. La communication et l'information sont des choses différentes mais liées. La communication comprend à la fois ce qui est communiqué et comment ce « quoi » est communiqué.

Pour que la communication ait lieu, au moins deux personnes sont nécessaires. Par conséquent, chacun des participants doit avoir tout ou partie des capacités : voir, entendre, toucher, sentir et goûter.

Une communication efficace nécessite certaines compétences et aptitudes de la part de chacune des parties. La communication ne doit pas être considérée uniquement comme l'envoi et la réception d'informations, puisqu'il s'agit de la relation de deux individus, dont chacun est un sujet actif - leur information mutuelle implique la mise en place d'activités communes. Par conséquent, dans le processus de communication, non seulement le mouvement de l'information a lieu, mais aussi un échange actif de celle-ci.

Dans un échange d'informations spécifiquement humain, l'importance de l'information joue un rôle particulier pour chaque participant à la communication, car les gens ne se contentent pas d'échanger des mots, mais s'efforcent de développer un sens commun. Et cela est possible à condition que l'information soit non seulement acceptée, mais aussi comprise et comprise.

2. La sémiotique et ses sections

gestion de la communication gestion

La sémiotique est une science qui étudie les modes de transmission de l'information, les propriétés des signes et des systèmes de signes dans la société humaine (principalement les langues naturelles et artificielles, ainsi que certains phénomènes culturels, les systèmes de mythes, les rituels), la nature (la communication dans le monde animal ) ou chez l'homme lui-même ( perception visuelle et auditive, etc.). En d'autres termes, la sémiotique est la théorie des signes et des systèmes de signes.

Il existe trois branches de la sémiotique :

§ syntaxe (ou syntaxe, du grec. syntaxe- construction, ordre) - étudie les modèles de construction des systèmes de signes indépendamment de leur interprétation, c'est-à-dire la relation des signes entre eux;

§ sémantique (du grec. sémantiques- ce qui signifie) - étudie la relation entre le signe et sa signification ;

§ pragmatique (du grec. pragmatiques- action) - étudie la relation des signes avec leurs expéditeurs, leurs destinataires et le contexte de l'activité des signes.

Dans la science moderne, il existe plusieurs domaines de recherche sémiotique.

Première orientation - sémiotique biologique, ou biosémiotique.

Cette direction est engagée dans l'étude des systèmes de signalisation (communication) des animaux, y compris les animaux inférieurs et les insectes, c'est-à-dire qu'elle étudie les systèmes basés sur des signes naturels ou des signes qui sont en quelque sorte importants pour l'existence de l'organisme lui-même, c'est-à-dire biologiquement significatif (biologiquement pertinent).

La deuxième direction est l'ethno-sémiotique, qui étudie le "niveau implicite" de la culture humaine. Même lorsque quelque chose de tout à fait tangible, par exemple, une chanson de mariage folklorique ou un charme, agit comme un objet d'observation distinct pour l'ethno-sémiotique, le point de vue de la sémiotique sur ce sujet diffère du point de vue ; les sciences du folklore : la sémiotique l'étudie comme faisant partie de ces systèmes de signes d'une société donnée, dont le sens et le rôle ne sont pas reconnus par les membres de la société eux-mêmes.

L'ethnosémiotique est une science jeune et en plein essor ; elle ne dispose pas encore de théories généralisatrices généralement reconnues. A l'étranger, notamment aux USA, un grand nombre d'études individuelles spécifiques sont menées dans le cadre de l'ethnographie (appelée là « anthropologie culturelle et sociale »).

Arrêtons-nous d'abord sur les recherches privées menées en anthropologie culturelle et sociale, en prenant comme exemple typique l'étude des postures humaines pouvant faire partie des systèmes de signes. Dans le cadre de l'anthropologie culturelle et sociale, l'étude des postures peut être menée sous différents angles.

D'une part, les postures peuvent être étudiées du point de vue de la physiologie du corps humain (les pleurs, le rire, les fonctions physiologiques, etc. peuvent être étudiés de la même manière), c'est le point de vue dit éthologique . La description des postures est importante pour la psychologie de l'ingénieur, qui consiste à étudier une personne au contact d'une machine : réactions et comportements humains, placement d'une personne devant une machine ou une machine, conception des poignées, des panneaux de commande, etc. ; la connaissance des postures typiques pour une nationalité donnée est importante lors de la planification d'appartements, de meubles, etc.; pour la psychiatrie : l'observation psychiatrique des postures, quant à elle, peut éclairer le comportement physique d'une personne saine.

D'autre part, les postures peuvent être étudiées comme des positions du corps humain typiques d'une culture donnée. C'est un point de vue ethnologique. Le nombre total de positions stables différentes que le corps humain peut prendre est d'environ 1000. Mais parmi celles-ci, en raison de la tradition culturelle de chaque tribu et de chaque peuple, certaines sont interdites (tabouées), tandis que d'autres sont fixes. L'étude des postures doit donc nécessairement être comparative, « interculturelle ». Afin de déterminer si une posture particulière, telle que la posture assise en mangeant, est significative, c'est-à-dire a une signification ethnologique, il est nécessaire de comparer les postures de s'asseoir en mangeant dans différentes cultures, par exemple, les Indiens d'Amérique du Nord et la Nouvelle-Zélande. Aborigènes. Si les postures s'avèrent être stablement différentes, alors elles sont un fait de culture.

Ensuite, un catalogue des postures ethnologiques peut être constitué (Figure 2). Après avoir identifié les plus petites unités élémentaires du comportement spatial d'une personne - postures et compilation de catalogues - commence son étude culturelle et ethnographique approfondie, qui peut être menée selon les axes suivants :

a) le rapport des postures avec d'autres systèmes de culture signes et non signes : habillement, aménagement de l'habitat, etc. ;

b) la tradition culturelle et historique - la stabilité de certaines postures sur de longues périodes d'existence des peuples.

Ces postures sont transmises par la tradition et persistent pendant de longues périodes. On suppose qu'ils peuvent servir, comme des formes de langage et des objets de culture matérielle, à établir les mouvements et contacts de tribus les plus anciens. Ainsi, la posture au troisième rang en partant du haut, quatrième colonne en partant de la gauche, caractéristique de la population des îles Samoa dans l'océan Pacifique, indique apparemment des contacts indirects avec l'Inde, où elle est associée à des coutumes religieuses.

Figure 2 - Partie du catalogue des postures significative d'un point de vue ethnologique (d'après G. Hughes)

Troisième sens - linguosémiotique- se concentre sur l'étude du langage naturel avec son style.

Le langage sonore naturel des gens est le plus complet et le plus parfait de tous les systèmes de communication qui existent dans connu de l'homme le monde. D'autres systèmes et langages artificiels créés par l'homme (par exemple, l'écriture, la signalisation avec des drapeaux, le code Morse, le braille pour les aveugles, les langages artificiels comme l'espéranto ou le volapuk, les langages logiques d'information, etc.) n'en incarnent que quelques-uns. des propriétés d'une langue naturelle. Ces systèmes peuvent grandement valoriser le langage et le surpasser à un ou plusieurs égards, mais en même temps lui être inférieurs à d'autres, tout comme le téléphone, la télévision, la radio (en général, n'importe quel outil, n'importe quel instrument) valorisent certaines propriétés de l'individu. organes humains.

La linguosémiotique explore d'autres systèmes de signes apparentés qui :

§ fonctionnent en parallèle avec le langage (par exemple, les gestes et les expressions faciales qui accompagnent la parole) ;

§ compenser la langue (par exemple, intonation expressive et stylistique ; polices typographiques) ;

§ modifier ses fonctions et son caractère de signe (par exemple, discours artistique).

Ces dernières années, en raison du développement rapide de la modélisation du langage naturel et de l'émergence de divers types de langages artificiels (information, information-logique, comme la programmation, etc.), l'objet de la linguosémiotique s'est également élargi.

La quatrième direction sémiotique abstraite- n'étudie que les propriétés et relations les plus générales qui caractérisent les systèmes de signes, quelle que soit leur incarnation matérielle (R. Carnap à l'étranger; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinoviev, V.V. Martynov et autres ., L'URSS). Dans le cadre de cette direction, la théorie logico-mathématique la plus abstraite des systèmes de signes est en cours de création.

Le sujet de la sémiotique générale est la comparaison, la collation et la généralisation des résultats de la sémiotique particulière ; examen de la façon dont les relations linguistiques abstraites se manifestent dans divers systèmes de signes; la formulation des lois sémiotiques générales émergeant dans ce processus ; résolution de problèmes épistémologiques, etc.

3. Informations de mesure. Entropie

3.1 Le rôle de l'information dans la gestion

L'essence et le rôle de l'information dans la gestion sont mieux illustrés par le lien entre le concept d'information et le concept d'entropie. À un moment donné, N. Wiener a exprimé la dualité entropie - information comme suit : « Tout comme la quantité d'informations dans un système est une mesure de l'organisation du système, de la même manière l'entropie est une mesure de la désorganisation du système ; l'un est égal à l'autre, pris de signe opposé. La gestion dans le système dépend des informations disponibles. De toute la variété des définitions de l'information, la plus fondamentale est celle qui est postulée par la théorie de l'information et qui est liée à la quantité d'information :

L'information est la suppression de l'incertitude. Dans ce cas, l'incertitude est réduite par la quantité d'informations obtenues lors du processus de choix ou de prise de décision à partir du nombre d'alternatives disponibles ;

Cependant, en gestion, l'information est aussi un moyen de communication (l'information est transmise sous la forme d'un message qui contient des informations sur le changement de variables).

L'information contrecarre la tendance du système à se désorganiser et à augmenter l'entropie, et la quantité d'information dans le système est une mesure de l'organisation du système (Figure 3.1.).

Il est nécessaire de faire la distinction entre des concepts tels que données et informations. Données - informations primaires (signaux) sur les changements de variables (le degré d'agrégation est faible);

Informations intermédiaires obtenues à la suite de l'accumulation et de l'agrégation de données primaires, informant sur la dynamique des changements ;

Informations finales (degré élevé d'accumulation et d'agrégation) directement utilisées dans le processus de prise de décision.

3.2 Mesures quantitatives de l'information

Les mesures structurelles sont utilisées pour mesurer uniquement des informations discrètes. La base des mesures structurelles utilisées sont des éléments d'information (quanta), qui sont compris comme des parties indivisibles de l'information.

Les mesures structurelles sont subdivisées en mesures d'information géométriques, combinatoires et additives.

mesure géométrique définit la quantité d'informations comme la valeur de la longueur, de la surface ou du volume du modèle géométrique du message, liée au nombre de quanta qu'il contient. La méthode géométrique détermine le potentiel, c'est-à-dire la quantité maximale possible d'informations dans les dimensions structurelles données. Cette quantité est appelée capacité d'information.

La quantité d'informations lors de l'utilisation mesure combinatoire est calculé comme le nombre de combinaisons qui peuvent être faites à partir des éléments d'information. Cette mesure mesure la diversité structurelle potentielle complexes d'information. Il est conseillé d'utiliser une mesure combinatoire lorsqu'il s'agit d'évaluer les possibilités de transmission de diverses informations à l'aide d'éléments alphanumériques.

Avant de parler de la mesure additive de l'information, nous introduisons les notions de profondeur h et de longueur l d'un mot.

Profondeur h les mots désignent le nombre d'éléments (signes) différents contenus dans l'alphabet accepté.

Longueur l les mots sont le nombre de caractères nécessaires et suffisants pour représenter un ensemble donné de mots par des éléments d'un alphabet donné.

La profondeur du mot correspond à la base et la longueur du mot correspond à la profondeur en bits du système de numération ou du codage.

Le nombre total de mots pouvant être représentés par des codes de longueur l et de profondeur h est donné par

Cela signifie que la capacité d'information q avec cette méthode d'estimation dépend exponentiellement de la longueur du mot l. Par conséquent, l'application de cette mesure dans la pratique est un grand inconvénient.

Pour garantir la possibilité d'ajouter la quantité d'informations lors de l'ajout de mots et la proportionnalité de la quantité d'informations à la longueur du mot, Hartley a introduit une mesure logarithmique additive de l'information

je = log 2h je = je bûche 2h.

L'unité d'information lors de l'application d'une mesure additive est un bit, c'est-à-dire la quantité d'information contenue dans un mot de profondeur h = 2 et de longueur je= 1. Si les informations proviennent de différentes sources, alors lors de l'estimation de la quantité d'informations par une mesure additive, nous avons

où I(A1, A2, ..., An) - montant total informations provenant des sources A1, A2, ..., An ;

I(Ai), i = 1(1)n - la quantité d'informations provenant de la source Ai, mesurée par une mesure additive.

La détermination de la quantité d'informations à l'aide de mesures statistiques nécessite une approche probabiliste. Avec cette approche, l'information est considérée comme un message sur le résultat d'événements aléatoires, la mise en œuvre de variables et de fonctions aléatoires, et la quantité d'informations est rendue dépendante des probabilités a priori de ces événements, quantités, fonctions. Les mesures statistiques et structurelles de l'information ne permettent pas d'évaluer le contenu de l'information, puisqu'elles ne tiennent pas compte du sens du message et de sa valeur pour le destinataire. Des mesures sémantiques permettent d'éviter cette lacune.

3.3 La quantité d'informations comme mesure de l'organisation du système

La quantité d'information permet d'exprimer le degré d'organisation du système à partir de la mesure du degré d'incertitude (formule 3.1.) :

K= -log2 p i , (3.1.),

où p i est la probabilité de choisir la i-ième alternative ;

Cette formule est illustrée dans la figure 3.2 ci-dessous. Le concept de quantité d'informations est interprété ci-dessous en relation avec la réduction de l'incertitude lors du choix parmi 8 alternatives. Dans le même temps, l'incertitude a diminué de 3 bits ou de la quantité d'informations obtenues en choisissant parmi 8 alternatives.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 bits.

où K est la quantité d'informations ;

p i - probabilité de choisir la i-ème alternative ;

Figure 4 - Trois cycles de sélection et réduction de l'incertitude de trois bits lors du choix parmi huit options.

4.Réseaux de communication de l'organisation

Une organisation est gérée par des personnes. L'un des outils de gestion les plus importants pour un gestionnaire est de les diriger signaux ou messagesà leurs subordonnés sur leur comportement nécessaire pour atteindre les objectifs de l'organisation. En utilisant cela et en recevant les commentaires des subordonnés, le gestionnaire organise, motive et dirige les subordonnés. Beaucoup dépend de la capacité du gestionnaire à transmettre et à recevoir efficacement ces signaux et messages afin qu'ils soient perçus de la manière la plus adéquate par ceux à qui ils sont destinés. De nombreux managers comprennent l'importance de ce problème et y accordent une grande attention.

Dans le processus de communication, des signaux ou des messages sur le comportement sont transmis d'un sujet à un autre et vice versa. Les individus, les groupes et les organisations dans leur ensemble peuvent agir en tant que sujets.

Dans le premier cas, la communication est interpersonnel personnage. Elle s'effectue par la transmission d'idées, de faits, d'opinions, d'indices, de sensations ou de perceptions, de sentiments et d'attitudes d'une personne à une autre dans verbal(oral ou écrit) et en non verbal(poses, gestes, ton de voix, temps d'émission, etc.) afin d'obtenir la réponse souhaitée.

Dans les deuxième et troisième cas, il est organisationnel communication, c'est-à-dire sur comment, par qui et quand les signaux sont envoyés dans le contexte des groupes et des organisations (réunions, présentations, instructions et procédures, documents commerciaux, commandes et instructions, plans, etc.) et comment le retour d'information est organisé (observations, rapports, évaluation et etc.). Les liens de communication qui existent dans l'organisation reflètent sa structure réelle, et la tâche de la haute direction dans ce cas est de mettre les deux en conformité.

L'écart entre la structure approuvée et le processus de communication existant dans l'organisation réduit considérablement l'efficacité de ses activités.

Il convient de noter que la communication information -- ce sont des notions différentes (deux notions très souvent confondues), mais liées. L'information est une partie naturelle et signifiante d'un signal ou d'un message envoyé ou reçu, ce qui permet de leur donner une certaine signification. En termes simples, l'information est une interprétation interne d'événements externes. Par exemple, un cri de peur est une interprétation d'une information qui peut même se mesurer en décibels.

La communication comprend également Quel est transmis, et comment ce « quoi » est véhiculé. Pour que la communication ait lieu dans une variante interpersonnelle, au moins la présence de deux personnes est nécessaire.

La communication impose des exigences à chacun des participants à l'interaction managériale. Ainsi, chacun des participants doit avoir tout ou partie des capacités : voir, entendre, toucher, sentir, goûter, etc. Une communication efficace exige que chacune des parties ait certaines compétences et capacités, ainsi qu'un certain degré de compréhension mutuelle.

Le terme « communication » vient du latin « communis », qui signifie « général » : l'émetteur de signaux ou de messages tente d'établir une « communauté » avec le récepteur.

À partir de là, la communication peut être définie comme le transfert non seulement d'informations, mais de sens ou de sens à travers des symboles. Une communication interpersonnelle efficace est très importante pour réussir dans la gestion pour un certain nombre de raisons. Tout d'abord, la solution de beaucoup tâches de gestion est basé sur l'interaction directe des personnes (patron avec un subordonné, subordonnés entre eux) dans le cadre de divers événements.

Deuxièmement, la communication interpersonnelle est peut-être le meilleur moyen de discuter et de résoudre des problèmes caractérisés par l'incertitude et l'ambiguïté.

Un réseau de communication est une connexion d'individus participant au processus de communication d'une certaine manière à l'aide de flux d'informations (Figure 5). Dans ce cas, ce ne sont pas les individus en tant que tels qui sont considérés, mais les relations de communication entre individus. Un réseau de communication comprend le flux de messages ou de signaux entre deux individus ou plus. Le réseau de communication se concentre sur les schémas organisationnels de ces flux, et non sur la question de savoir si le sens ou la signification du message a été transmis. Cependant, le réseau de communication peut avoir pour effet de réduire ou d'élargir l'écart entre la valeur émise et reçue.

Le réseau créé par le gestionnaire est constitué de liaisons verticales, horizontales et diagonales. Connexions verticales sont construits le long de la ligne de leadership du patron aux subordonnés. Horizontal Connexions s'exercent entre niveaux égaux d'individus ou de parties de l'organisation : entre adjoints, entre chefs de service, entre subordonnés. Liens en diagonale Ce sont des relations avec d'autres supérieurs et avec d'autres subordonnés. Le réseau de ces connexions crée la véritable structure de l'organisation. La tâche formelle structure organisationnelle est d'obtenir le flux de communication dans la bonne direction. La taille des départements d'une organisation limite les possibilités de développer un réseau de communication. Si la taille du groupe augmente de manière exponentielle, le nombre de relations de communication possibles augmente de manière exponentielle. Ainsi, le réseau de communication dans un groupe de 12 est plus varié et complexe que dans un groupe de trois.

Selon la façon dont les réseaux de communication sont construits, les activités du groupe peuvent être plus ou moins efficaces.

RÉSEAU DE COMMUNICATION EXTERNE

Figure 5 - Réseau de communication interpersonnelle d'un chef d'équipe dans une organisation

Il existe des modèles bien établis de réseaux de communication pour des groupes de tailles identiques ou différentes (Figure 6). Dans les réseaux de cercle, les membres du groupe ne peuvent communiquer qu'avec ceux qui se trouvent à côté d'eux. Dans les réseaux de roue, il existe une hiérarchie de pouvoir formelle et centralisée dans laquelle les subordonnés communiquent entre eux par l'intermédiaire de leur patron. La base objective d'une telle situation est que la personne au centre de la "roue" a plus de connexions de communication que les autres membres du groupe. Il reçoit plus de messages, est plus souvent reconnu par les autres membres du groupe comme un leader, a plus d'influence sociale sur les autres membres du groupe, a généralement plus de responsabilité dans la transmission de l'information, il est plus que d'autres attendus pour finalement résoudre le problème.

Une image similaire est observée dans les réseaux de type "Y". De tels réseaux sont dits centralisés et peuvent être efficaces si des problèmes simples sont résolus. Un autre type de hiérarchie du pouvoir est représenté par les réseaux "en chaîne", dans lesquels apparaissent des connexions horizontales - un élément de décentralisation. Les réseaux « omnicanaux » représentent des groupes totalement décentralisés. Cela est généralement nécessaire lorsqu'il est nécessaire d'impliquer tout le monde dans la résolution de problèmes complexes. Cette approche est également appelée communication ouverte.

Connaître les types de réseaux de communication est particulièrement important pour comprendre les relations de pouvoir et de contrôle dans une organisation. Cacher ou centraliser des informations est connu pour favoriser les relations de pouvoir. La nature de l'interdépendance des emplois et des personnes dans un groupe ou une organisation déterminera le type de réseau de communication le plus efficace. Une interdépendance simple permet l'utilisation de réseaux centralisés. L'interdépendance complexe nécessite une approche "d'équipe" pour construire des réseaux de communication. Cependant, un réseau complexe peut ne pas résoudre un problème simple.

Figure 6 - Exemples de réseaux de communication en groupes

5. La technologie de gestion en tant que processus d'information

La technologie est tout moyen de transformer des matières premières pour produire les résultats souhaités. Puisque l'information est l'objet et, par conséquent, la matière première du travail managérial, la technologie de gestion, par exemple, peut être définie comme un ensemble de méthodes de traitement de l'information managériale afin d'élaborer, d'adopter et de mettre en œuvre des décisions managériales.

La technologie de gestion reflète le contenu de la gestion, se caractérise par les processus de circulation et de traitement des informations et est déterminée par la composition et la procédure d'exécution du travail de gestion, au cours desquelles ces informations sont transformées et affectent l'objet géré. Cela implique l'objectif principal de la technologie de gestion - l'établissement d'un schéma rationnel pour l'interaction des unités structurelles et des interprètes individuels dans le processus de gestion.

La technologie de gestion est définie comme un système d'opérations et de procédures effectuées par des gestionnaires, des spécialistes et des interprètes techniques dans un certain ordre en utilisant les méthodes et les moyens techniques nécessaires à cet effet.

Le but de la technologie de gestion est d'optimiser le processus de gestion, de le rationaliser en éliminant les activités et opérations qui ne sont pas nécessaires pour atteindre le résultat.

La fonction principale de la technologie de gestion est d'assurer la relation scientifique et fonctionnelle des processus de gestion avec des technologies de gestion spécifiques qui contribuent à la mise en œuvre des fonctions de gestion. À cet égard, il est important de former la pensée d'un nouveau type de managers, en les orientant vers des activités proactives d'analyse et d'innovation.

Le développement de la technologie de contrôle implique de déterminer le nombre, la séquence et la nature des opérations qui composent le processus de contrôle, de développer ou de sélectionner des méthodes, des techniques et des moyens techniques appropriés pour chaque opération, d'identifier les conditions optimales pour le processus de transfert de l'objet système de l'état initial à celui désiré.

Le fonctionnement précis de l'organe directeur nécessite la division du processus de gestion en opérations, et l'organisation efficace de la gestion nécessite la bonne combinaison des opérations. Chaque opération doit être liée aux opérations précédentes de ce cycle du processus de contrôle. L'exécution d'une opération doit être liée à l'exécution d'autres opérations. La notion de " technologie de contrôle» est étroitement lié au processus d'algorithmisation des opérations dans le cadre de certaines fonctions du système de contrôle.

Le rôle de l'algorithme (procédure) du processus de gestion est une prescription qui détermine le contenu et la séquence des actions dans tout processus informationnel ou organisationnel. Son algorithme est les règles de mise en œuvre séquentielle de certaines opérations interconnectées, dans lesquelles ce processus peut être décomposé, et qui doivent être mises en œuvre pour atteindre l'objectif souhaité. La procédure peut être définie comme un système d'instructions mises en œuvre séquentiellement sur l'exécution des opérations dans un certain ordre, conduisant à la solution des problèmes de gestion.

Schématiquement, la technologie de gestion peut être représentée comme l'information et l'interaction organisationnelle de trois cycles ou processus principaux au sein desquels diverses opérations et procédures sont effectuées.

1. Processus d'information : recherche, collecte, transfert, traitement et stockage de divers types d'informations. La plupart des artistes créatifs et des spécialistes sont employés ici.

2. La pensée logique, ou le processus d'élaboration et de prise de décisions managériales : recherche, traitement, calculs, prévisions, prise de décision. Il emploie principalement des spécialistes et des cadres de l'organisation.

3. Processus organisationnel ou impact organisationnel sur l'objet de gestion pour la mise en œuvre des décisions de gestion: sélection et placement du personnel, assignation des tâches aux exécutants, planification opérationnelle, organisation du travail, coordination, contrôle de l'exécution, etc.

Les points essentiels en technologie de gestion sont la recherche et la description manières rationnelles mise en œuvre des processus de gestion à l'aide d'opérations et de procédures appropriées. Néanmoins, il est très difficile de décrire les algorithmes de fonctionnement des systèmes de gestion et de déterminer l'ensemble des méthodes d'exécution et d'ordonnancement des transformations de l'information et des interactions organisationnelles qui composent le processus de gestion, et il n'est pas possible de formuler sans ambiguïté.

Actuellement, il existe plusieurs approches pour la formation de la technologie de gestion. Étant donné que la technologie de gestion est déterminée par la composition du travail de gestion, sa construction peut donc être effectuée en fonction de l'approche de compréhension de la gestion prise comme base ou du style de gestion qui caractérise les activités des dirigeants de l'entreprise.

La plus développée et la plus simple est l'approche fonctionnelle traditionnelle et classique, qui repose sur la compréhension de la gestion en tant que processus d'exécution de certaines fonctions. Ici, la technologie de gestion peut être définie comme la réglementation des procédures rationnelles et des façons de travailler avec l'information dans le processus de mise en œuvre des fonctions de gestion. L'essence de l'approche fonctionnelle réside dans le fait qu'à chaque niveau hiérarchique des systèmes de gestion, des domaines de travail ou des fonctions de gestion relativement distincts sont attribués, pour chacun desquels un ensemble spécifique de procédures est construit. À l'avenir, les sous-fonctions et les blocs de procédures correspondants sont attribués, détaillés au niveau de l'opération ; les types de documents, les moyens techniques nécessaires, etc. sont déterminés.

Cette approche de la technicisation des processus de gestion est applicable pour les entreprises opérant de manière stable dans un environnement peu changeant. Ainsi, une organisation peut disposer d'une technologie de planification, d'une technologie de contrôle ou (en tenant compte des fonctions de gestion spéciales) d'une technologie de gestion du développement d'un nouveau produit, d'une technologie de recherche marketing, etc.

le plus approprié dans un changement environnement externe est une approche situationnelle dont l'essence est de justifier l'algorithme de choix d'une procédure en fonction de la prise en compte des signes d'une situation ou d'un problème particulier. Avec une approche situationnelle, la technologie de gestion est définie comme une séquence d'actions pour sélectionner les procédures appropriées et effectuer les transformations de l'information et les impacts organisationnels qui y sont inclus. Le programme de technologie de gestion comprend :

diagnostiquer le problème et déterminer les moyens de le résoudre ;

Identification des facteurs influençant la décision ;

développement et évaluation d'alternatives;

· développement de tactiques pour la mise en œuvre des voies de développement prévues.

Et, enfin, l'approche de la gestion du point de vue de la prise de décision nous permet de considérer la technologie de gestion comme une certaine séquence d'actions utilisées pour fixer les objectifs d'une entreprise et développer des mécanismes pour les atteindre. Il y a deux étapes à cela :

1. développement d'objectifs et de stratégies pour le développement de l'entreprise;

2. formation de la technologie pour l'adoption et la mise en œuvre des décisions de gestion.

L'efficacité de la technologie de gestion est le résultat final, qui se traduit non seulement par des économies de temps et d'argent, mais également par la garantie de la stabilité et de la survie de l'organisation dans un environnement externe en mutation.

Les critères d'efficacité de la technologie de gestion comprennent :

Simplicité (la technologie de contrôle ne doit pas être trop compliquée, contenir des étapes ou des opérations intermédiaires) ;

flexibilité (adaptation aux conditions changeantes);

Fiabilité (présence d'une certaine marge de sécurité, mécanisme de sauvegarde);

Rentabilité (la technologie peut être efficace, mais pas économique);

Facilité d'utilisation (une technologie bien conçue sera inutile si elle est gênante pour les personnes qui doivent travailler).

Une place particulière dans la technologie de contrôle est aujourd'hui occupée par la technologie de contrôle.

La technologie de gestion est un ensemble de ressources matérielles (équipements de bureau, équipements de communication, équipements informatiques, etc.) qui permettent de réduire la complexité des travaux de gestion, le calendrier de leur mise en œuvre, et également d'améliorer la qualité des décisions prises.

Les capacités mentales d'un individu ont une limite, l'utilisation de la mémoire opérative et à long terme des ordinateurs permet d'élargir les capacités intellectuelles des spécialistes pour résoudre des problèmes managériaux. Le développement d'outils d'automatisation contribue à l'approfondissement caractère informatif le travail de gestion et les technologies des systèmes informatisés deviennent aujourd'hui partie intégrante de la technologie de gestion.

Il existe des obstacles dans la voie de la communication qui peuvent être divisés en deux groupes : ceux qui existent au niveau individuel et ceux qui « grandissent » au niveau organisationnel.

Les sources des obstacles à la communication sont à la fois les individus et les organisations dans leur ensemble (tableau 2).

Les barrières individuelles, tout d'abord, peuvent être associées à des différences d'émotions et de types de perception. Par exemple, si une personne a tendance à diviser les gens en groupes (classes), son opinion sera difficile à changer. Si une personne définit de manière rigide sa position avant même le début de la discussion, les chances de réussir dans la communication sont fortement réduites. De plus, les personnes ayant des antécédents ou des niveaux de connaissances différents ont tendance à interpréter différemment les mêmes informations.

Deuxièmement, le problème peut résider dans le mauvais choix de canal ou de moyen de communication. Par exemple, lorsqu'un message a une connotation émotionnelle, il est conseillé de le transmettre personnellement, lors d'une réunion, et non dans une lettre. Les messages écrits sont meilleurs pour les communications de routine, mais ils ne fournissent pas une rétroaction assez rapide. De plus, il est inapproprié d'utiliser des messages écrits pour transmettre plusieurs signaux d'information.

Troisièmement, les difficultés de communication sont souvent associées à des différences sémantiques.

Sémantique est le sens des mots et le contexte dans lequel ils sont utilisés. Le mot « efficacité » pour un directeur d'usine peut signifier atteindre des volumes de production élevés, et pour un spécialiste des ressources humaines, la satisfaction des employés. Beaucoup complètement ordinaires langue Anglaise les mots ont en moyenne 28 sens différents. Par conséquent, une communication réussie implique une sélection rigoureuse des mots qui sont conçus pour refléter avec précision vos pensées.

Quatrièmement, le destinataire peut mal comprendre l'expéditeur s'il dit une chose, mais les messages non verbaux indiquent quelque chose de complètement différent. Si l'expression faciale d'une personne ne correspond pas à ses paroles, il y aura du "bruit" et de l'incertitude dans les communications. Intonations, gestes, actions - tout cela ne doit pas contredire ce qui est dit à haute voix.

Tableau 2 - Obstacles à la communication et moyens de les surmonter

	Comment les surmonter
Individuel
les barrières entre les personnes	perception active
Canaux et moyens de transmission des informations	Sélection d'un canal adéquat
Sémantique	Connaître le point de vue de l'interlocuteur
Non-concordance des signaux d'information	Gouvernance basée sur les sorties
Organisationnel
Différences de statut et de niveau de pouvoir	Atmosphère de confiance
Besoins et objectifs des départements	Développement et utilisation de canaux formels
Incohérence du réseau de communication avec les tâches de travail	Modification de l'organisation et de la structure du groupe
Manque de canaux formels	Encourager l'utilisation de canaux multiples, formels et informels

Les barrières organisationnelles sont liées à des facteurs inhérents à l'organisation dans son ensemble. Tout d'abord, c'est un problème de statut et de niveau d'autorité différents. Par exemple, si vous étiez un employé de première ligne, signaleriez-vous un problème à un responsable si votre plainte donnait au responsable une impression négative de votre travail ? D'autre part, les gestionnaires dotés de pouvoir perçoivent souvent les employés ordinaires comme incapables des pensées et des actions frivoles des individus.

Les différences dans les objectifs et les besoins des ministères ont une incidence importante sur les communications. Chacun d'eux a ses propres problèmes. Pour département de production l'essentiel est les indicateurs de performance, ses employés sont assez éloignés des intérêts des travailleurs des services marketing.

Le troisième problème est que les flux de communication peuvent ne pas correspondre à la tâche de l'équipe ou de l'ensemble de l'organisation. Si une structure de communication centralisée est utilisée lors de l'exécution de tâches non standard, l'échange d'informations entre les employés sera clairement insuffisant. Une organisation, un département ou une équipe n'est aussi efficace que possible lorsque le volume de communication entre les employés correspond à la tâche.

L'absence de canaux formels dans l'organisation a un impact négatif sur l'efficacité des communications. L'entreprise doit toujours disposer de communications ascendantes, descendantes et horizontales adaptées à la situation actuelle. Formes variées: sondages auprès des employés, politiques de portes ouvertes, bulletins d'information, notes de service, équipes ad hoc, voire la mise en place de postes spéciaux de "passerelle". L'absence de canaux formels signifie qu'il n'y a pas de communication dans l'organisation en tant que telle.

Pour surmonter les obstacles à la communication, la direction doit créer une structure organisationnelle qui encouragera une communication positive et efficace, ce qui nécessite à la fois des compétences individuelles et une action organisationnelle.

La compétence individuelle la plus importante est la capacité d'écoute. Écouter activement signifie poser des questions, montrer de l'intérêt et, de temps en temps, paraphraser ce que l'autre personne a dit pour s'assurer que vous l'avez bien compris. Écouter activement signifie fournir une rétroaction à l'expéditeur du message.

Deuxièmement, il est nécessaire de choisir des canaux appropriés pour la transmission de ses propres messages. Un message complexe nécessite l'utilisation d'un canal de communication volumineux (téléphone, conversation personnelle), les messages de routine et les données peuvent être transmises sous forme de notes, de lettres ou d'e-mails.

Troisièmement, l'expéditeur et le destinataire doivent essayer de comprendre le point de vue de l'autre partie. Lors de la réception d'informations, les managers doivent porter une attention particulière, qui leur permettra de reconnaître si l'interlocuteur a des préjugés, de clarifier ce qui a été mal compris et de corriger leur propre message. Lorsque nous évaluons correctement les points de vue des interlocuteurs, nous interprétons plus précisément la signification sémantique des mots, des sensations transmis et les traitons généralement de manière plus objective.

Et, enfin, une gouvernance basée sur l'ouverture vers le peuple. Le responsable doit périodiquement quitter son bureau et vérifier de manière indépendante l'état des canaux de communication dans l'entreprise. Lorsqu'un manager voit tout de ses propres yeux, rencontre des gens, il obtient une image beaucoup plus complète de l'organisation, a la possibilité de transmettre directement des idées et des valeurs importantes aux employés.

L'atmosphère de confiance et d'ouverture au sein de l'organisation encourage les employés à communiquer honnêtement entre eux, lorsque les employés transmettent sans crainte les bonnes et les mauvaises nouvelles au sommet. Pour créer une telle atmosphère, des conditions sont nécessaires au développement de qualités personnelles travailleurs.

Deuxièmement, les gestionnaires doivent développer et utiliser des canaux de communication formels, dans toutes les directions. Chez Scandinavian Design, deux newsletters différentes sont utilisées pour contacter les employés. Dans l'usine Packard Electric, propriété de General Motors, les employés ont accès à toutes les informations sur l'entreprise : informations financières, plans futurs, évaluations de la qualité, indicateurs de performance. Bank of America a des programmes pour encourager les employés à apporter des idées et à fournir des commentaires. D'autres méthodes peuvent être utilisées : publipostage, babillards électroniques, sondages.

Troisièmement, les gestionnaires devraient encourager l'utilisation simultanée de plusieurs canaux de communication, formels et informels. Ces multiples canaux incluent des directives écrites, des discussions en face-à-face, des "sorties" et des "vignes". Par exemple, dans la même usine GM, un journal est publié mensuellement, les managers ont des réunions régulières avec les équipes de travail et un affichage électronique dans la cafétéria est utilisé pour diffuser les nouvelles. L'envoi de messages via plusieurs canaux en même temps augmente les chances qu'ils soient reçus et compris correctement.

Quatrièmement, la structure de l'organisation doit correspondre aux besoins de communication. Par exemple, le Casino/Holiday Inn (Las Vegas) dispose d'une équipe de communication dédiée (dans le cadre de la structure organisationnelle). Il est composé de représentants de chaque département. L'équipe traite les problèmes les plus urgents de l'entreprise, conçue pour aider les managers à évaluer les problèmes non seulement dans l'intérêt de leurs départements. Pour résoudre les problèmes, l'équipe implique tous ceux qui sont en mesure d'aider. En cas de pénurie de canaux de communication horizontaux dans une organisation, des équipes similaires peuvent y être créées, d'autres groupes de «réponse rapide», des postes de responsables intégrateurs et des structures matricielles peuvent être introduits. La structure organisationnelle, entre autres, devrait refléter les besoins d'information. Si un département ou une équipe effectue des tâches complexes non standard, une décentralisation des structures est nécessaire, ce qui permet d'intensifier les discussions et d'impliquer les employés dans le processus de gestion.

Conclusion

Dans ce travail de cours, nous avons examiné les concepts d'information et l'importance des communications pour opération efficiente responsable de l'organisation. Sans connaissances et compétences particulières, il est impossible de gérer des personnes ; sur ce chemin, diverses barrières peuvent être rencontrées, que nous avons soulignées dans le paragraphe 5 de l'ouvrage.

Les dirigeants talentueux sont intéressés à maintenir le contact avec les employés et les clients et à façonner l'orientation de leur entreprise. Et ces contacts doivent être menés en permanence, ce qui signifie que les dirigeants doivent avoir développé des compétences interpersonnelles. Ceux qui ne sont pas familiers avec la gestion ont tendance à être étonnés de la quantité d'énergie que les gestionnaires qui réussissent mettent dans la communication.

Je crois que l'information est au cœur de la gestion d'une organisation. Les informations provenant de l'extérieur et circulant au sein de l'entreprise, le chef et les principaux dirigeants accumulent, analysent et, par conséquent, forment la stratégie de travail correcte. "Celui qui possède l'information possède le monde", a déclaré Winston Churchill.

Nous avons défini la communication comme un processus dans lequel deux personnes ou plus échangent et comprennent les informations reçues, dont le but est de motiver ou d'influencer certains comportements.

L'activité effective d'un gestionnaire suppose une distinction claire entre les concepts de séparation et de proclamation. Un manager qui n'écoute personne est comme un vendeur de voitures d'occasion qui dit : "Je vends, ils ne veulent pas acheter". Les communications de gestion sont une voie à double sens qui nécessite une écoute et d'autres formes de rétroaction. Les connaissances acquises par les managers à partir de la communication personnelle avec les employés forment leur compréhension de la vie de l'entreprise. Je crois qu'avec ces connaissances, les gestionnaires en cours de communication sont capables d'influencer l'esprit des subordonnés et de travailler efficacement avec les clients.

Par conséquent, il est très important de maintenir un esprit d'entreprise "sain" dans l'organisation grâce à des réunions régulières, des formations et des événements communs pour les employés de différents départements. Après tout, seul le travail coordonné de toutes les parties d'un tout peut conduire au bon fonctionnement de l'organisation.

Liste de la littérature utilisée

1 Boddy D., Payton R. Fondamentaux de la gestion / Éd. Yu.N. Capturevsky. - Saint-Pétersbourg : Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. La gestion. - M. : Gardarika, 2001. - 528 p.

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1. Le concept et les caractéristiques des communications.

2. Améliorer les communications organisationnelles.

3. Le concept d'information, son importance dans le processus de gestion.

Le concept et les caractéristiques des communications

La gestion est un processus qui garantit que les personnes effectuent certaines actions, et la base de ce processus est la communication.

Le problème des communications efficaces est l'un des principaux dans les activités des gestionnaires, car ils sont utilisés pour échanger des messages exprimés dans divers symboles et ont une certaine charge sémantique.

Communication- c'est l'échange d'informations, sur la base duquel le responsable reçoit les données nécessaires à la prise de décisions et les apporte aux employés de l'organisation.

Communication efficace(c'est-à-dire celle qui conduit au type de comportement souhaité du destinataire) comporte 4 étapes :

1. S'assurer de l'attention du destinataire(s'assurer que le destinataire est prêt à recevoir des informations). Le processus de communication peut être interrompu dès la première étape, si l'expéditeur ne peut pas surmonter la concurrence des messages, qui est comprise comme l'impact simultané sur le destinataire de plusieurs sources d'information.

2. Assurer la compréhension de l'essence du message. De nombreuses communications échouent à ce stade, de sorte que le responsable, en utilisant les canaux de rétroaction, doit s'assurer que les subordonnés comprennent l'essence du message.

3. Reconnaissance. Cette étape consiste à s'assurer que le destinataire est prêt à obéir (à faire ce qui lui est demandé en rapport avec la notification reçue).

4. Action. C'est la dernière étape d'une communication efficace. Il prévoit l'exécution par le destinataire de certaines actions sur la base des exigences déclarées. Plus façon efficace la mise en œuvre de cette étape est la croyance des subordonnés en la présence d'un lien entre les objectifs de l'organisation et les besoins des employés.

la communication- c'est le processus d'échange d'informations, y compris les sujets de communication (expéditeur et destinataire), la méthode de communication et l'objet de la communication (informations transmises).

Besoins de communication de l'organisation dépend de:

Caractéristiques de l'environnement externe de l'organisation (son dynamisme, sa complexité, son incertitude)

Tâches résolues par l'organisation (par exemple, si la tâche consiste à publier des nouveau produit, conquérir de nouveaux marchés de vente, moderniser la production, diversifier les activités, alors le besoin de communication augmente considérablement) ;

Les principales caractéristiques de l'organisation - échelle, structure, portée, nature des produits (services), degré de diversification, position dans l'industrie, etc.

Médias de communication comprennent des moyens techniques de communication (téléphone, télécopie, télex, courrier, courrier électronique), ainsi que des notes de service, des rapports, du matériel de référence et de promotion.

Classement des communications réalisé en fonction de :

moyens de communication;

Buts et objectifs à résoudre dans le processus de communication ;

Les sujets de communication (externe et interne).

♦ communications entre l'organisation et son environnement externe (communications externes)

♦ communications entre niveaux et départements de l'organisation (communications internes). Celles-ci incluent la communication ascendante, entre les différents départements, le leader-pidpeglia, la communication entre le leader et le groupe de travail, la communication informelle.

Communication externe est l'échange d'informations entre une organisation et son environnement externe. Toute organisation n'existe pas dans l'isolement, mais en interaction avec son environnement extérieur. A partir de quels facteurs de cet environnement (consommateurs, concurrents, autorités réglementation de l'État, etc.) ont le plus grand impact sur le travail de l'organisation et ses résultats dépendent de la nature et des méthodes de ses communications (Fig. 17.1).

Riz. 17.1. Sujets de communication externe de l'organisation

Communications internes sont des échanges d'informations effectués entre les éléments de l'organisation. À l'intérieur de l'organisation, des échanges d'informations se produisent entre les niveaux de gestion (communications verticales) et entre les services (communications horizontales) (Fig. 17.2). Communication entre niveaux dans les organisations comprennent :

communication entre les différents départements(divisions) - les organisations ont besoin de communications horizontales. Puisqu'une organisation est un système d'éléments interdépendants, la direction doit s'assurer que les éléments spéciaux travaillent ensemble pour faire avancer l'organisation dans la bonne direction. Des services supplémentaires des communications horizontales sont dans la formation de relations égales - un élément important de la satisfaction des employés de l'organisation;

responsable communication - subalterne est la composante la plus évidente de la communication dans une organisation. Certains des nombreux types d'échange d'informations entre un leader et un subordonné sont liés à la manifestation des tâches, des priorités et des résultats attendus ; assurer la participation à la résolution des tâches du département ; discuter des problèmes de performance ; obtenir une reconnaissance et des récompenses à des fins de motivation ;

communication entre le gestionnaire et groupe de travail - permettre au leader d'augmenter l'efficacité des actions du groupe. Étant donné que tous les membres du groupe participent à l'échange d'informations, chacun a la possibilité de parler des nouvelles tâches et priorités du service, de la manière dont ils devraient travailler ensemble.

Riz. 17.2. Sujets de communication interne de l'organisation

Les communications internes sont divisées en deux types de communications : formel et informel .

Communications formelles fournies par la structure organisationnelle. Sous les communications formelles comprendre l'échange d'informations effectué entre les éléments de l'organisation. Ils sont divisés en vertical, horizontal et diagonal.

POUR communication verticale appartiennent à la communication de haut en bas et de bas en haut, c'est-à-dire que les informations sont transmises de haut en bas de la direction aux subordonnés. Ainsi, les employés de l'organisation sont informés des nouveaux objectifs stratégiques et tactiques, des tâches spécifiques pour une certaine période, des changements de règles, des instructions.

Si une organisation se compose de plusieurs départements qui doivent coordonner leurs actions, cela les oblige à échanger des informations entre eux. Il faut donc des communications horizontales. Ces communications s'effectuent entre personnes d'un même niveau hiérarchique. Cet échange d'informations assure la coordination des activités (par exemple, entre les vice-présidents du marketing, des finances, de la production).

Communications diagonales s'exercent entre personnes à différents niveaux de la hiérarchie (par exemple, entre les unités hiérarchiques et centrales, lorsque les services centraux gèrent l'exercice de certaines fonctions). De telles communications sont également caractéristiques des communications entre divisions linéaires, si l'une d'elles est la principale dans une certaine fonction.

Les communications sont divisées en deux grandes classes : orale et écrite.

Communications orales se déroulent lors d'un entretien en tête-à-tête, de discussions de groupe, d'entretiens téléphoniques, etc., au cours desquels familier utilisé pour transmettre du sens. Le principal avantage des communications verbales est qu'elles fournissent une rétroaction immédiate et une réciprocité sous la forme de questions verbales ou de contrats verbaux, d'expressions faciales et de gestes. Les communications orales (l'expéditeur n'a qu'à parler) sont conversations téléphoniques, prise de parole en public, réunions, etc. aspect positif de telles communications permettent de gagner du temps et d'approfondir la compréhension.

Communications écrites- ce sont des notes, des lettres, des rapports, des enregistrements, etc. Avec leur aide, de nombreux problèmes liés aux communications orales peuvent être résolus.

L'un des plus grands inconvénients des communications écrites est qu'elles retardent la rétroaction et la réciprocité. Lorsqu'un gestionnaire envoie des lettres à un autre, cette lettre doit être écrite ou dictée, imprimée, envoyée, ouverte et lue. Si les informations contenues dans la lettre sont incompréhensibles, vous pouvez passer quelques jours pour les découvrir. Bien entendu, la communication écrite présente également certains avantages. Ils sont assez fiables : ils enregistrent constamment des relations mutuelles. L'expéditeur peut utiliser le temps pour collecter et traiter des informations.

Processus de communication est l'échange d'informations entre deux ou plusieurs personnes.

Fonctions de base du processus de communication sont à atteindre communauté sociale tout en conservant l'individualité de chacun de ses éléments.

L'objectif principal du processus de communication- s'assurer de la compréhension des informations faisant l'objet de l'échange, c'est-à-dire messages. Cependant, le fait même d'échanger des informations ne garantit pas l'efficacité de la communication entre les personnes qui ont participé à l'échange.

Le processus de communication représente le processus de circulation de l'information dans la chaîne "expéditeur - canal - destinataire".

Lors de l'échange d'informations, huit éléments de base :

1. Expéditeur- un émetteur qui génère des idées ou collecte des informations et les transmet. Il peut s'agir d'un individu ou d'un groupe de personnes travaillant ensemble.

Lors de l'échange d'informations, l'expéditeur et le destinataire passent par plusieurs étapes interdépendantes : la naissance d'une idée, l'encodage et la sélection du canal, la transmission, le décodage. L'échange d'informations commence par la formulation d'une idée ou la sélection d'informations.

2. Encodage- c'est le processus de conversion des idées en symboles, images, dessins, formes, sons, discours, etc. C'est-à-dire qu'avant de transmettre une idée, l'expéditeur doit l'encoder en utilisant des symboles en utilisant des mots, des intonations, des gestes (langage corporel) pour cela et proposer de bonnes idées de "packaging". Ce codage transforme une idée en message.

3. Message- il s'agit d'un jeu de caractères, l'information proprement dite encodée à l'aide de caractères et transmise au destinataire. C'est dans ce but que l'acte de communication est réalisé. De nombreux messages sont transmis sous forme de symboles linguistiques. Cependant, les symboles peuvent également être non verbaux, tels que des images graphiques, des gestes, des expressions faciales et d'autres mouvements corporels.

4. Canaux de transmission - le moyen par lequel un signal est envoyé d'un émetteur à un récepteur. Les canapés sont divisés en moyens médias de masse et canapés interpersonnels. L'expéditeur doit sélectionner un canal : documents vocaux et écrits, communications électroniques, E-mail, bandes vidéo et visioconférence.

5. Décodage Processus par lequel le destinataire d'un message traduit les caractères reçus en informations spécifiques et interprète sa signification.

6. Destinataire - le public ciblé ou la personne à qui l'information est attribuée et ce qui l'interprète.

7. Rétroaction- la totalité de la réaction du délimiteur de message après prise de connaissance de son contenu. Trois principaux types de résultats de communication peuvent être observés : des changements dans les connaissances du destinataire, des changements dans les attitudes du destinataire, des changements dans le comportement du destinataire du message.

Du point de vue du gestionnaire, la communication doit être considérée comme efficace si le destinataire a démontré sa compréhension de l'idée en prenant les mesures attendues par l'expéditeur.

8. Rétroaction- partie de la réponse du destinataire qui est envoyée à l'expéditeur. Il caractérise le degré de compréhension ou d'incompréhension d'une information. Le feedback peut être verbal et non verbal (sourire, hochement de tête, poignée de main, geste négatif, etc.).

Ministère de l'éducation et des sciences de la Fédération de Russie

Établissement d'enseignement budgétaire de l'État fédéral

Plus haut et enseignement professionnel

"Université technique d'État de Magnitogorsk

leur. GI Nossov"

Département de l'État et de l'administration municipale

et gestion du personnel

COURS DE TRAVAIL

Par discipline : Fondamentaux de la théorie de la gestion

Sur le thème : Le rôle des communications dans la gestion

Artiste : Karimova Alina Ildarovna

Responsable : Ritter Irina Vladimirovna

Magnitogorsk, 2014

INTRODUCTION

La communication joue un grand rôle dans le processus de gestion. Ils agissent comme un processus de connexion nécessaire au manager pour mener à bien les actions managériales. Près de 80% du temps de travail des managers est consacré à la communication, étant donné qu'ils doivent communiquer, jouer les rôles de communication interpersonnelle, rôles d'information et les rôles décisionnels, ainsi que pour toutes les fonctions managériales. La qualité de l'échange d'informations affecte directement le degré de mise en œuvre des objectifs de l'organisation. L'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion, c'est pourquoi ce sujet est le plus pertinent aujourd'hui.

On suppose souvent de manière déraisonnable qu'un système de communication efficace se développe "par lui-même" dès qu'un groupe d'interprètes est chargé d'une tâche commune. Dans de nombreux cas, même des tentatives actives et délibérées de créer un climat favorable aux communications ne donnent pas le résultat souhaité. Selon sondages d'opinion, 73% des dirigeants américains, 63% des britanniques, 85% des dirigeants japonais considèrent la mauvaise communication comme le principal obstacle à l'efficacité de leurs organisations. Une communication inefficace est l'une des principales causes des problèmes de gestion. À son tour, l'efficacité des communications dépend entièrement de l'efficacité du gestionnaire de travail, de ses compétences en gestion.

Pour ce faire, le chef doit :

Connaître le mécanisme de développement des processus de communication, la nature de l'influence des conditions externes sur les résultats obtenus.

Avoir les compétences nécessaires pour communiquer efficacement.

Dans des situations difficiles, cela peut même nécessiter une personne spéciale dans l'organisation, qui devrait être chargée d'étudier et d'améliorer les systèmes de communication dans l'organisation.

L'objet de l'étude est l'analyse du système de communication de l'entreprise JSC "Bashkirenergo". Le sujet de l'étude est la communication dans la gestion au JSC "Bashkirenergo". L'objectif du cours est d'étudier la communication dans le domaine de la gestion.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes dans le travail:

˗ définir les communications, montrer leur nature et leur complexité ;

˗ considérer l'importance des communications dans une organisation;

˗ divulguer le contenu du processus de communication et tenir compte des obstacles à la communication ;

˗ considérer les différents types de communication qui existent ;

˗ identifier les moyens d'améliorer les communications dans l'organisation ;

˗ caractériser les activités de l'entreprise JSC "Bashkirenergo" ;

˗ identifier une analyse de l'amélioration des communications dans l'entreprise de JSC "Bashkirenergo".

Les méthodes suivantes sont utilisées dans le cours : analyse, description, prévision, comparaison.

Ainsi, la communication est un processus complexe composé d'étapes interdépendantes. Chacune de ces étapes est nécessaire pour rendre nos pensées compréhensibles à une autre personne. Chaque étape est un point où, si nous sommes négligents et ne pensons pas à ce que nous faisons, le sens peut être perdu.

1. COMMUNICATIONS DANS L'ORGANISATION

1 Essence, problèmes et rôle de la communication

Une personne passe la majeure partie de sa vie quotidienne dans des organisations : écoles, entreprises, etc. Nous vivons dans une société composée d'organisations. Presque chacun d'entre nous est membre d'une ou plusieurs organisations dans lesquelles c'est la communication qui revitalise la structure organisationnelle.

Communiquer c'est :

transfert d'informations (idées, images, évaluations, attitudes) d'une personne à l'autre;

l'interaction par laquelle l'information est transmise et reçue ; le processus de transmission et de réception d'informations ;

une ligne ou un canal reliant les participants à l'échange d'informations.

La gestion de l'organisation est effectuée par des personnes. L'un des outils de gestion les plus importants entre les mains d'un gestionnaire est l'information dont il dispose. En utilisant et en transmettant ces informations, en plus de recevoir des commentaires, il organise, dirige et motive ses subordonnés. Beaucoup dépend de sa capacité à transmettre l'information de telle sorte que la perception la plus adéquate de celle-ci par ceux à qui elle est destinée soit atteinte.

Les caractéristiques suivantes de la communication entre les personnes sont distinguées:

la possibilité d'une influence mutuelle des partenaires les uns sur les autres grâce à un système de signes (communications verbales et non verbales);

influence communicative uniquement s'il existe un système unique ou similaire de codification et de décodification pour le communicateur (la personne qui envoie l'information) et le destinataire (la personne qui la reçoit);

possibilité d'obstacles à la communication.

Selon Vikhansky O.S. Le terme "communication" vient du latin. "communis", qui signifie "général" : l'expéditeur de l'information tente d'établir une "communauté" avec le destinataire de l'information. À partir de là, la communication peut être définie comme le transfert non seulement d'informations, mais de sens ou de sens à travers des symboles.

Le terme « communications » s'est rapidement généralisé, mais sa diffusion ne signifiait nullement que les communications étaient devenues l'une des composantes importantes de la recherche sociale. Seul le développement de divers concepts d'organisations a donné une pertinence aux problèmes liés à la construction et à l'exploitation des réseaux de communication.

Une communication interpersonnelle efficace est importante pour le succès dans la gestion pour un certain nombre de raisons. Premièrement, la solution de nombreuses tâches managériales repose sur l'interaction directe des personnes (un patron avec un subordonné, un subordonné avec un autre subordonné) dans le cadre de divers événements. Deuxièmement, la communication interpersonnelle est le meilleur moyen de discuter et de résoudre des problèmes caractérisés par l'incertitude et l'ambiguïté.

Parlant du rôle de la communication dans une organisation, il convient de noter que la formation de réseaux de communication et la création de conditions pour le bon fonctionnement des communications dans une organisation constituent l'une des tâches les plus importantes de la gestion. En effet, l'échange d'informations est inclus comme un lien essentiel dans toutes les activités principales de l'organisation, par conséquent, si les liens de communication (tant internes qu'externes) n'existent pas ou ne fonctionnent pas, cela affecte négativement le fonctionnement de l'ensemble de l'organisation.

Cela est dû à un certain nombre de raisons :

les chefs de départements de l'organisation doivent passer beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires et à les traiter;

la duplication des informations se produit, puisque les mêmes informations entrent dans la subdivision de l'organisation et sa direction à partir de sources différentes ;

dans certains départements et certains responsables, il y a un manque d'informations, tandis que dans d'autres départements, une surcharge d'informations peut survenir ;

les employés de l'organisation sont peu conscients de ses activités, de ses plans, de son orientation et de sa position dans l'environnement externe, ce qui affecte négativement les processus d'intégration, la mise en œuvre exacte des ordres de gestion, etc.

À cet égard, l'un des principaux objectifs de la gestion dans une organisation est de créer un système de communication, de le lancer et de contrôler son fonctionnement normal. La mise en œuvre des communications se heurte dans certains cas à des difficultés importantes:

Si deux personnes ont une divergence d'opinion significative sur une question, seule l'établissement d'une communication bidirectionnelle le rendra clair. La publication de points de vue différents conduit souvent à la formation de visions polaires, lorsque les partis prennent des positions extrêmes. Sous l'influence de la menace de problèmes potentiels, inévitables en cas de perte, les participants à la discussion « abandonnent » souvent la logique et la rationalité et passent à l'argumentation défensive : ils se concentrent sur les qualités personnelles de « l'ennemi », sélectivement utiliser les faits dont ils disposent, essayer de se contrôler et supprimer les émotions négatives. Le raisonnement défensif vous permet d'éviter les risques et l'incompétence, mais la principale raison de son utilisation est le désir de contrôler la situation et le désir de prendre le dessus, ce qui entraîne une diminution de l'efficacité des communications. Seconde problème éventuel- la dissonance cognitive (cognitive), c'est-à-dire les conflits internes et l'anxiété qui surviennent lorsque les gens reçoivent des informations incompatibles avec leurs systèmes de valeurs, leurs décisions antérieures ou d'autres données qu'ils connaissent. Étant donné que son apparition provoque une sensation d'inconfort, une personne cherche à s'en débarrasser ou du moins à la réduire. Peut-être essaiera-t-il d'obtenir de nouvelles entrées de communication, de changer l'interprétation des données reçues ou de décider s'il faut apporter des ajustements au système de valeurs. Peut-être que l'individu refuse simplement de croire l'information dissonante ou l'ignore. Lors de la prise de contact, l'expéditeur doit être particulièrement prudent, car les communications sont à la fois une forme puissante de divulgation de soi à d'autres personnes et une source d'évaluation possible du communicateur par d'autres. Au cours de la communication, non seulement nous révélons quelque chose à d'autres personnes (contenu), mais pendant que nous transmettons un message (parler), les destinataires nous donnent une certaine évaluation. Cet aspect de la communication incite l'expéditeur à penser à sauver la face, c'est-à-dire à il cherche à empêcher les autres de se critiquer. Les évaluations négatives mettent en péril, avant tout, l'estime de soi de l'individu. Parfois, le «critique» lui-même regrette, disant quelque chose qui contredit notre idée de lui-même. Bien que de tels messages "regrettables" soient souvent délivrés involontairement, ils provoquent généralement de la rancune chez le destinataire, créant des tensions dans la relation, conduisant parfois à leur rupture. Les messages "malheureux" incluent, par exemple. Erreurs verbales grossières, attaques personnelles, déclarations stéréotypées diffamatoires, critiques sarcastiques ou informations dangereuses. Très souvent, ce genre de messages est véhiculé lors d'une confrontation émotionnelle. Les problèmes associés à la création de communications efficaces peuvent être divisés en deux groupes principaux : les problèmes de communication structurelle et les problèmes qui surviennent au cours de la communication interpersonnelle.

Ainsi, en parlant du rôle de la communication dans une organisation, il convient de noter que la formation de réseaux de communication et la création de conditions pour le bon fonctionnement des communications dans une organisation sont l'une des tâches les plus importantes de la gestion, mais nous avons également rencontré problèmes qui surviennent et entravent le processus de communication.

2 Processus de communication dans une organisation

Organisation - un système stable d'individus travaillant ensemble sur la base d'une hiérarchie de rangs et d'une division du travail pour atteindre des objectifs communs. La communication est un système vital d'une organisation : si vous éliminez d'une manière ou d'une autre le flux de messages dans une organisation, il cessera d'exister. La communication imprègne toutes les activités d'une organisation, c'est un outil de travail important pour s'assurer que les individus perçoivent leurs rôles organisationnels et pour l'intégration des unités organisationnelles. Du point de vue de la théorie systèmes ouverts l'organisation est représentée par un réseau développé de canaux de communication conçus pour collecter, organiser et analyser des informations sur l'environnement externe, ainsi que pour transmettre les messages traités à l'environnement. La communication est le fil conducteur qui relie les parties interdépendantes d'une organisation. Dès que la communication est suspendue, l'activité organisationnelle cesse d'exister. Au lieu de cela, l'activité non coordonnée des individus réapparaît. La communication n'est pas seulement un élément essentiel du fonctionnement interne d'une organisation, mais joue un rôle vital dans l'échange d'informations entre l'organisation et l'environnement. Le système de communication sert de moyen d'inclure les organisations dans leur environnement externe. Les communications au sein des organisations et entre une organisation et son environnement constituent ensemble ce qu'on appelle la communication organisationnelle. Il convient de noter que le processus de communication dans l'organisation, en règle générale, est ordonné et conditionné par une certaine réglementation et prévisibilité. La base du processus de gestion est l'interaction entre les éléments de la structure de gestion - départements, postes, individus, réalisée à l'aide de canaux de communication les reliant, créés au cours du processus de contacts personnels, d'échange de documents, de fonctionnement moyens électroniques, communication, etc... L'objectif principal du processus de communication est d'assurer la compréhension de l'information qui fait l'objet de la communication. Cependant, le simple fait d'échanger des informations ne garantit pas l'efficacité de la communication. Pour mieux comprendre le processus d'échange d'informations et les conditions de son efficacité, nous allons considérer les principaux éléments et étapes du processus de communication. Il existe quatre composants principaux du modèle de communication : source, message, canal et destinataire. Étant donné que ces composants sont présents dans presque tous les actes de communication, ce modèle de communication simple est souvent appelé ISPC.

La source est l'expéditeur du message. C'est la principale responsabilité de la préparation du message. Il peut s'agir d'individus ou de groupes d'individus travaillant ensemble, ainsi que d'une institution ou d'un organisme public.

Un message est un stimulus qu'une source transmet à un destinataire. C'est pour cela que s'accomplit l'acte de communication, et dans cet acte une certaine idée est transmise. Les messages sont composés de caractères qui ont une signification spécifique pour la source et le destinataire. Les messages sont soit encodés, soit décodés.

L'encodage est la traduction d'une idée déjà signifiante en un message adapté à la transmission ; est de convertir le sens de l'idée en symboles, et le décodage est la traduction des stimuli reçus en une interprétation spécifique du message transmis. Ainsi, les destinataires décodent le message en convertissant les caractères en valeurs. Afin de donner un sens aux symboles, les individus classent les phénomènes en catégories et leur donnent des noms - des codes.

De nombreux messages sont transmis sous la forme de caractères linguistiques. Cependant, les symboles peuvent aussi être non verbaux : gestes, expressions faciales, autres mouvements corporels ou images graphiques.

Un canal est le moyen par lequel un message est transmis d'une source à un récepteur, le chemin par lequel un message est physiquement transmis. Les canaux peuvent être divisés en :

Les canaux médiatiques sont des supports de communication tels que les journaux, les magazines, la radio et la télévision qui permettent à une source de fournir des informations à de nombreux destinataires.

Les canaux interpersonnels sont les canaux utilisés dans l'échange direct de messages entre une source et un destinataire.

Le destinataire est l'élément le plus important du processus de communication. Comme indiqué (Fig. 1.), la communication n'est pas un flux unidirectionnel de messages de la source au destinataire. Le récepteur génère également des informations et des messages pour la source, et une telle interaction est condition nécessaire pour une communication réussie.

La rétroaction est la réaction du récepteur au message de la source. La source peut tenir compte du retour lors de la modification des messages ultérieurs. Ainsi, la rétroaction fait de la communication un processus dynamique à double sens. Les commentaires peuvent être considérés comme des messages à la source qui contiennent des données sur l'efficacité de l'acte de communication précédent. Une rétroaction positive informe la source que le résultat souhaité du message a été atteint. Une rétroaction négative informe la source que le résultat souhaité du message n'a pas été atteint. En ce sens, les commentaires négatifs affectent gravement la relation entre la source et le destinataire et peuvent créer des conflits entre eux.

En termes d'amélioration de l'efficacité de la communication, les commentaires négatifs comptent plus que les commentaires positifs. Il existe un certain nombre de facteurs qui réduisent l'efficacité de la communication, appelés obstacles à la communication interpersonnelle. Les barrières de communication sont des obstacles psychologiques au transfert adéquat d'informations entre les partenaires de communication. Au cours de la communication, diverses barrières peuvent survenir. La présence de communications qui fonctionnent bien dans les organisations contribue à résoudre de nombreux problèmes, en particulier la coordination des activités des unités structurelles individuelles de l'organisation par rapport à un objectif commun.

Le principal problème de communication entre les éléments de la structure organisationnelle est dû à l'incertitude dans la relation entre les différentes unités structurelles de l'organisation. Dans des conditions d'incertitude, les principaux types d'obstacles suivants dans les processus de communication peuvent augmenter :

La distorsion des messages est un phénomène dans lequel les unités structurelles de l'organisation reçoivent des informations qui ne sont pas adaptées à la situation réelle. La distorsion des réseaux de communication entraîne un ralentissement important du rythme de travail dans l'organisation. La prise de décision et la mise en œuvre doivent commencer en même temps : comprendre comment faire le travail est tout aussi important que décider quoi faire. Mais la distorsion des informations ne permet pas de procéder à la mise en œuvre immédiate de la solution, car elle repose sur des prémisses incorrectes. À cet égard, nous devons revenir à cette situation, répéter les messages. De plus, la distorsion de l'information conduit à une mauvaise définition des objectifs, ce qui affecte immédiatement le reste de l'organisation.

Distorsions involontaires qui surviennent en raison du manque d'informations, de l'ambiguïté de la situation ou des difficultés dans les contacts interpersonnels.

Des distorsions conscientes qui présentent un grand danger dans la prise de décision dans l'organisation et la fixation des objectifs : dans ce cas, le maillon intermédiaire de la chaîne de communication est incohérent avec le contenu du message et cherche à changer la nature de son impact.

Filtrage des informations dans le message, lorsque les informations qui ne sont pas nécessaires pour le moment sont coupées, il ne reste que l'essentiel. La surcharge d'informations est possible dans les cas où les membres de l'organisation ne sont pas en mesure de répondre efficacement à toutes les informations dont ils ont besoin et en éliminent une certaine partie, à leur avis, la moins importante. Cependant, une situation est possible où cette information particulière sera particulièrement nécessaire pour assurer le fonctionnement normal de l'organisation ou de ses divisions.

Les lacunes dans la structure de l'organisation ont un impact négatif important sur le fonctionnement des réseaux de communication. La plus courante de ces lacunes doit être reconnue comme une configuration infructueuse - l'existence d'un grand nombre de niveaux de contrôle, lorsque des informations sont perdues ou déformées lors du passage d'un niveau à l'autre. Cela est particulièrement vrai pour les flux de communication ascendants (ascendants, des subordonnés aux managers).

Un autre inconvénient structurel important est le manque de liens horizontaux stables entre les différents départements de l'organisation, par exemple lorsque la direction de l'organisation n'autorise que des connexions verticales et que les communications entre les départements du même niveau sont considérées comme insignifiantes et inutiles.

Un autre inconvénient important est la présence de conflits entre des groupes individuels et des départements de l'organisation. Souvent, les conflits sont inhérents à la structure même de l'organisation. Les départements ou les dirigeants individuels en état de conflit peuvent non seulement aider à rompre les liens de communication au sein de l'organisation, mais aussi utiliser les réseaux de communication pour atteindre leurs propres objectifs dans la lutte contre les autres départements.

Un degré élevé de différenciation spatiale crée des obstacles au passage de l'information par certains canaux de communication en raison de l'éloignement des structures individuelles des unités organisationnelles. Tout d'abord, cela concerne les canaux de contrôle et de rétroaction, ainsi que les canaux par lesquels informations imprimées(documents, littérature scientifique ou technologique, etc.). En conséquence, une méfiance mutuelle peut survenir entre les membres de l'organisation et l'efficacité de l'interaction est réduite.

Sur le chemin des communications interpersonnelles, il y a aussi des barrières. La communication est très souvent entravée par l'incompréhension entre les membres du processus de communication. Les causes des problèmes de communication dus à un malentendu sont les suivantes :

Différences dans la perception du message et de son idée principale et concept, ce qui se passe en effet :

codage incorrect du message par les managers sans tenir compte de la culture et des attitudes des membres de l'organisation (le message est écrit ou transmis dans une langue incompréhensible, contient de nombreux mots appartenant à une autre sous-culture ou des termes particuliers, un domaine d'activité ou on choisit des savoirs peu connus des membres de l'organisation, etc.) ;

conflit entre les domaines de compétence, la base des jugements de l'expéditeur et du destinataire de l'information (un tel conflit structurel peut conduire à une perception sélective de l'information par son destinataire, en fonction de ses propres intérêts et besoins, et ignorer les intérêts du expéditeur);

différentes attitudes sociales des membres des organisations, différentes structures de valeurs.

Barrières sémantiques dues à des messages mal formulés pouvant entraîner une perte d'informations lorsqu'elles sont transmises par le destinataire, en particulier nombre de ces problèmes sont générés dans un environnement multinational.

La sémantique est la science qui étudie la manière dont les mots sont utilisés et les significations qui leur sont attribuées. Étant donné que les mots (symboles) peuvent avoir des significations différentes pour différentes personnes, ce que l'expéditeur a voulu communiquer ne sera pas toujours interprété et compris par le destinataire de la même manière. Les variations sémantiques conduisent souvent à des malentendus, car dans de nombreux cas, il est assez difficile de comprendre quelle signification a été attribuée au caractère expéditeur. Les symboles n'ont pas leur signification fixe d'origine. Une personne comprend leur signification en fonction de leur expérience, et cela varie en fonction du contexte, c'est-à-dire la situation dans laquelle le symbole est utilisé. Et puisque tout le monde a une expérience différente et que chaque contact de communication est différent d'une manière ou d'une autre, vous ne pouvez jamais être sûr que le destinataire a attribué la même signification à ce symbole que vous.

Barrières interpersonnelles non verbales. Ceux-ci incluent tous les caractères autres que les mots. Souvent, la transmission non verbale est effectuée simultanément avec le verbal et peut améliorer ou modifier le sens des mots. Un contact visuel, un sourire ou un froncement de sourcils, une expression tendue sont tous des exemples de communication non verbale.

Rétroaction insatisfaisante (par exemple, en raison d'une incapacité à écouter).

Afin d'éviter les pertes résultant des lacunes de la communication interpersonnelle, vous pouvez utiliser les techniques suivantes :

préparation préalable à la transmission du message ; par exemple, clarification des principales dispositions, du contenu du message ;

suppression des barrières sémantiques en éliminant l'ambiguïté, l'ambiguïté des concepts;

une attention constante à la communication symbolique non verbale - le ton du message, les gestes, les expressions faciales, etc.;

manifestation d'apathie et d'ouverture dans la communication et la transmission de messages;

établir un retour d'information, pour lequel il convient de : poser des questions au destinataire de l'information sur le contenu du message et le degré de sa perception ; évaluer la réaction non verbale des destinataires du message, porter une attention particulière aux gestes, postures et expressions faciales qui indiquent une confusion ou une incompréhension ; créer une atmosphère de confiance, de bonne volonté et de volonté de discuter des problèmes émergents, en tenant compte des intérêts et des besoins du destinataire des messages d'information.

En conclusion, en général, nous pouvons dire que l'utilisation la plus efficace des communications dépend de facteurs aussi importants que le professionnalisme des gestionnaires, la structure de l'organisation et ses caractéristiques, la présence de relations interpersonnelles stables entre les membres de l'organisation, la culture des subordonnés, la position de l'organisation dans l'environnement extérieur (proximité et ouverture), la compétence des employés.

3 Types de communication dans une organisation

Les communications réalisées dans les organisations peuvent être classées selon un certain nombre de critères (tableau 1.)

Tableau 1. Classification des communications dans l'organisation

Signe de classificationTypes de communicationObjet et moyens de communicationCommunications utilisant des moyens techniques, technologies de l'information Interpersonnel Forme de communicationVerbal Non verbal Canaux de communicationFormel Informel Selon les sujets et les moyens de communication, il est d'usage de distinguer :

Les communications, réalisées à l'aide de moyens techniques de technologie de l'information, dans des conditions modernes sont d'une importance primordiale. Ils sont effectués à l'aide du courrier électronique, des systèmes de télécommunication, des technologies de l'information de gestion (MIS).

Communications interpersonnelles - communications effectuées entre des personnes dans des situations "face à face" et en groupe en utilisant des mots et des moyens de communication non verbaux. Ils sont d'une grande importance pour l'étude du comportement organisationnel.

Les communications interpersonnelles sont influencées par divers facteurs (Fig. 1).

Fig.1 - Facteurs affectant les communications interpersonnelles

gestion de la communication verbale

Communication sous forme de communication :

Communications verbales - communications effectuées avec l'aide de discours oral comme systèmes de codage.

Les managers passent la majeure partie de leur temps de travail en communication personnelle avec d'autres individus. Les avantages de la communication orale sont la rapidité, la spontanéité et la possibilité d'une utilisation intensive de signaux non verbaux simultanément avec des mots.

Communications non verbales - messages envoyés par l'expéditeur sans utiliser la parole orale comme système de codage, par exemple, en utilisant des gestes, des expressions faciales, des postures, des regards, des manières. Ils agissent comme des moyens de communication dans la mesure où leur contenu peut être interprété par d'autres.

L'information est transmise par la communication verbale. Les communications non verbales transmettent l'attitude envers le partenaire dans le message.

Les communications formelles vous permettent de rationaliser et de limiter les flux d'informations.

Ils sont déterminés par la réglementation en vigueur :

organisationnel (par exemple, organigramme);

Fonctionnel (par exemple, le règlement sur les départements et services, contenant la section "Relations entre départements").

Les canaux de communication formels sont largement utilisés dans les organisations dotées d'une structure de gestion hiérarchique.

Communications informelles - interactions sociales entre personnes reflétant des expressions besoin humain dans les communications. Ils complètent les communications formelles.

En fonction de la disposition spatiale des canaux et du sens de communication, il est d'usage de subdiviser en:

Communications organisationnelles descendantes - représentent le flux d'informations des niveaux de gestion les plus élevés vers les niveaux inférieurs (gestionnaire - subordonnés). C'est le type de communication organisationnelle le plus évident. La communication entre le leader et ses subordonnés est liée à la clarification des tâches, des priorités et des résultats attendus ; assurer la participation à la résolution des tâches du département ; discuter des problèmes de performance ; obtenir une reconnaissance et des récompenses à des fins de motivation ; améliorer et développer les capacités des subordonnés; avec la collecte d'informations sur un problème émergent ou réel ; informer un subordonné d'un changement imminent ; ainsi que recevoir des informations sur les idées, les améliorations et les suggestions.

Les communications organisationnelles ascendantes ont également pour fonction de fournir aux gestionnaires des informations sur ce qui se passe aux niveaux inférieurs. Grâce à eux, les managers s'informent sur l'actualité et problèmes potentiels et proposer des actions correctives. Les communications ascendantes sont généralement effectuées sous forme de rapports, de propositions et de notes explicatives.

Communications horizontales - communications visant à coordonner et à intégrer les activités des employés de divers départements et divisions aux mêmes niveaux de la hiérarchie pour atteindre les objectifs de l'organisation; contribue à accroître l'efficacité de l'utilisation de tous les types de ressources de l'organisation.

Communications diagonales - communications effectuées par les employés des départements et des divisions différents niveaux hiérarchie. Ils sont utilisés dans les cas où la communication des employés de l'organisation par d'autres moyens est difficile.

Communications électroniques. Le courrier électronique (e˗mail) est un système informatique communicant.

2. AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE COMMUNICATIONS SUR L'EXEMPLE DE JSC "BASHKIRENERGO"

1 Caractéristiques socio-économiques de l'organisation JSC "Bashkirenergo"

Bachkir ouvert Société par actionsénergie et électrification "Bashkirenergo" (JSC "Bashkirenergo") a été créé par le Comité d'État de la République du Bachkortostan pour la gestion des biens de l'État le 30 octobre 1992. Le périmètre de ses activités - la production d'énergie électrique et thermique ; réparer et Maintenance matériel électrique.

OJSC "Bashkirenergo" est l'un des plus grands systèmes énergétiques régionaux de Russie. La capacité électrique installée est de 4 295 MW, la capacité thermique installée est de 13 141 Gcal/h.

Dans le cadre de la capacité de production du système énergétique de la République du Bachkortostan - une centrale électrique de district d'État (GRES), dix centrales de production combinée de chaleur et d'électricité (CHP), y compris la CHPP à piston à gaz Zauralskaya, deux centrales hydroélectriques (HPP) , cinq turbines à gaz, six pistons à gaz, une centrale éolienne et sept petites centrales hydroélectriques .

Le nombre total de ménages consommateurs au 01.07.2010 est de 1.191.452.

Parlant plus précisément du système de communication sur cette entreprise, il convient de noter que selon les recherches, le leader consacre de 50 à 90% de son temps à la communication. Cela semble peu probable, mais cela devient clair si l'on considère que le manager le fait afin de réaliser ses rôles dans les relations interpersonnelles, l'échange d'informations et les processus de prise de décision, sans parler des fonctions managériales de planification, d'organisation, de motivation et de contrôle. Précisément parce que l'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion, les communications sont un processus de connexion.

Le processus de communication est le processus d'interaction entre divers sujets de communication, dans lequel se déroule le processus d'échange d'informations.

L'objectif principal du processus de communication est d'assurer la compréhension de l'information qui fait l'objet de la communication, c'est-à-dire messages. Dans le processus d'échange d'informations, quatre éléments de connexion peuvent être distingués :

expéditeur, une personne qui génère des idées ou collecte des informations et les transmet ;

message, information codée par des symboles appropriés ;

canal, moyen de transmission d'informations;

destinataire, la personne à qui l'information est destinée.

Selon le type de structures organisationnelles, JSC "Bashkirenergo" est une structure de gestion linéaire (Figure 2.).

Fig. 2 - Schéma de la structure organisationnelle linéaire de la direction

C'est l'une des structures de gestion organisationnelle les plus simples. A la tête de chaque unité structurelle, il y a un chef - un chef unique, doté de tous les pouvoirs et exerçant seul la direction des employés subalternes et concentrant toutes les fonctions de gestion entre ses mains.

Chaque subordonné a un chef, par lequel toutes les commandes de gestion passent par un seul canal, dans ce cas, les liens de gestion sont responsables des résultats de toutes les activités des objets gérés.

Pour analyser le fonctionnement des canaux de communication dans l'entreprise étudiée, il est nécessaire de connaître les avantages et les inconvénients inhérents à cette structure de gestion organisationnelle.

Avantages :

unité et clarté du commandement;

coordination des actions et des exécutions ;

responsabilité claire;

efficacité dans la prise de décision;

responsabilité personnelle des managers pour les résultats finaux de leur unité.

Désavantages:

des exigences élevées vis-à-vis du leader, qui doit être parfaitement préparé à assurer un leadership efficace à tous les niveaux de gestion ;

manque de liens pour la planification et la préparation des décisions ;

surcharge d'informations, nombreux contacts de subordonnés, de supérieurs et de structures d'équipe ;

les relations difficiles entre les autorités ;

concentration du pouvoir au sommet.

Dans cette structure de communication, la décision transmise d'un bout à l'autre devient connue de tous les exécutants et est discutée par tous. Toutes les connexions dans une telle communication sont les mêmes et il n'y a pas de style de leadership de commandement. Une telle structure de relations s'effondre rapidement si la connexion entre les deux participants à la communication est rompue.

2 Analyse des communications JSC "Bashkirenergo"

LLC Bachkir Distribution L'électricité du réseau» poursuit les meilleures traditions établies dans l'OJSC Bashkirenergo. En particulier, une grande attention est accordée à la culture physique et aux sports. L'implication des ingénieurs électriciens dans un mode de vie sain a été facilitée à la fois par événements d'entreprise, et celles qui se sont déroulées sous le signe des Décrets du Président de la République du Bachkortostan : l'Année de la Santé, l'Année des Sports et mode de vie sain vie, l'Année de la prévention de la toxicomanie, de l'alcoolisme et du tabagisme, l'Année de l'enfance prospère et du renforcement des valeurs familiales, l'Année du soutien et du développement des initiatives jeunesse, l'Année de la protection de l'environnement. Tout cela améliore le processus de communication dans l'entreprise. Grâce à ces activités, les employés apprennent à mieux se connaître et les relations s'améliorent, ce qui est nécessaire à leur travail conjoint. Dans une économie de marché, l'un des facteurs décisifs de l'efficacité et de la compétitivité d'une entreprise (OJSC Bashkirenergo) est d'assurer un haut ressources humaines. Et le moyen le plus productif d'y parvenir est l'élaboration et la mise en œuvre d'une politique du personnel, qui fait partie intégrante de la politique stratégique de l'organisation. Nous comprenons qu'investir dans le travail avec les gens est l'investissement le plus efficace dans notre entreprise à long terme.

L'objectif principal de la politique du personnel de l'entreprise est d'attirer, de développer et de retenir des gestionnaires et des spécialistes hautement qualifiés et efficaces, capables d'augmenter la valeur de l'entreprise grâce à une gestion professionnelle et efficace des actifs de l'entreprise. Le grand principe de la politique du personnel de l'entreprise est de maintenir une dynamique de fonctionnement et d'évolution efficace en maintenant et en développant une personnel, une équipe soudée, responsable, hautement développée et performante nécessaire pour résoudre les tâches.

Le concept de la politique du personnel de l'entreprise comprend les domaines de travail suivants:

construire une structure de gestion d'entreprise efficace basée sur l'optimisation des processus commerciaux et la répartition rationnelle des fonctionnalités de travail par départements et niveaux de gestion ;

fourniture en temps opportun de l'entreprise avec du personnel possédant la qualification requise, nécessaire pour résoudre les problèmes commerciaux;

veiller à ce que le personnel se concentre sur la haute performance, contribuant à la réalisation des objectifs ;

amélioration des relations sociales et de travail;

Mise en place de garanties sociales et contrôle de leur respect ;

Création des conditions pour l'acquisition des compétences professionnelles du personnel nécessaires à la résolution réussie des problèmes de l'entreprise, création des conditions de croissance professionnelle et d'épanouissement des employés grâce à un système de formation professionnelle et de perfectionnement des employés ;

La croissance de la productivité du travail en améliorant le système d'incitations matérielles et immatérielles et la sécurité sociale des travailleurs, ainsi qu'en garantissant conditions de sécurité la main d'oeuvre.

Réussite une croissance durable entreprise est impossible sans le travail professionnel et coordonné de toute l'équipe, par conséquent, dans la stratégie de développement du système énergétique, une grande attention est accordée au personnel.

La direction résout avec succès les tâches consistant à atteindre un haut niveau de responsabilité des employés et l'efficacité de leur activité de travail. JSC "Bashkirenergo" mène des travaux ciblés sur la conception de la structure optimale du personnel et son développement, qui s'effectue dans les principaux domaines suivants :

doter la société de personnel qualifié;

motivation au travail, augmentation de la satisfaction au travail pour toutes les catégories de personnel;

formation de la conscience d'entreprise;

création de conditions pour l'utilisation efficace des compétences, des connaissances et de l'expérience des employés;

la formation professionnelle et le perfectionnement des employés.

Analysons les activités de l'entreprise, du point de vue de la sécurité de l'entreprise ressources en main-d'œuvre, le mouvement de la main-d'œuvre, la composition qualitative, ainsi que l'utilisation des ressources de main-d'œuvre dans l'entreprise.

Commençons l'analyse par la dotation de l'entreprise en ressources de main-d'œuvre, qui est calculée en comparant le nombre réel d'employés par catégories et professions avec le besoin prévu, nous l'établirons dans le tableau 2.

Tableau 2 - Dotation de la société en ressources de travail pour 2011 - 2012

Catégories d'employés

Comme le montre le tableau 2, l'offre de spécialistes, par rapport au plan, augmente de 46 personnes (la part selon le plan = 17%, en fait = 18%), l'offre d'ingénieurs et d'ouvriers techniques et d'employés augmente de 134 personnes (la part selon le plan était de 66%, en fait 67%). L'augmentation du nombre d'employés de l'entreprise du système énergétique en 2011 est due au transfert des installations énergétiques municipales vers le système énergétique. Le nombre de cadres a légèrement diminué (de 1 personne), ce qui n'a pas affecté le travail de l'entreprise.

Nous analyserons le mouvement de la population active en calculant les coefficients nécessaires. L'analyse dynamique est effectuée selon l'indice de stabilité du personnel; dynamique de l'emploi; la dynamique des effectifs, le taux de rotation du personnel, les motifs de licenciement des salariés. L'analyse utilise un certain nombre d'indicateurs. Les plus utilisés sont : le coefficient de la dynamique du nombre de salariés, le coefficient de rotation pour l'embauche de salariés, le coefficient de rotation du personnel, le coefficient de composition constante (tableau 3).

Tableau 3. - Le mouvement de la main-d'œuvre dans l'entreprise

Indicateurs20112012 Ecart Effectif du personnel industriel et de production en début d'année propre volonté 6753˗14˗ congédié pour infraction discipline du travail 141119˗22Effectif du personnel à la fin de l'année18958205421584Effectif moyen15801712132Taux de roulement à l'embauche1.491.03˗0.46Taux d'église0.130.1˗0.03Taux d'effectifs permanents12120Coefficient de dynamique du nombre de salariés0.05.130

K pr.0 \u003d 2360 / 1580 \u003d 1,49 (1)

K pr. - Coefficient de rotation pour l'embauche de salariés en 2011

À pr.1 \u003d 1756 / 1712 \u003d 1,03 (2)

À pr.1. - Taux de rotation pour l'embauche d'employés en 2012

K mk.0 = 208 / 1580 = 0,13 (3)

K mk.0 - Taux de rotation du personnel en 2011

K mk.1 \u003d 172 / 1712 \u003d 0,10 (4)

K TC.1 - Taux de rotation du personnel en 2012

K ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Coefficient de constance de la composition du personnel de JSC "Bashkirenergo" en 2011.

K ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

Vers ps.1 - Le coefficient de constance de la composition du personnel de JSC "Bashkirenergo" en 2012

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

K chz.0 - Le coefficient de la dynamique du nombre travailleurs salariés 2011

K ch.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

K ch.1 - Coefficient de dynamique du nombre de travailleurs occupés en 2012

Comme le montre le tableau 3, le nombre de personnes embauchées au cours de la période analysée a diminué (de 604 personnes), ainsi que ceux qui sont partis volontairement (14 personnes) et pour violation de la discipline du travail (22 personnes). Cela indique la satisfaction de l'entreprise dans le personnel actuel et les employés eux-mêmes dans les conditions d'activité de travail. Sur la base des indicateurs du tableau, les ratios de rotation pour l'embauche (˗0,46) ont été calculés, dont le résultat montre une diminution de l'admission de nouveaux employés, la rotation du personnel (˗0,03), une diminution de ce coefficient indique que les parties sont moins susceptibles de connaître des réclamations et des désaccords sur la qualité des tâches exercées, la dynamique du nombre d'employés (˗0,05). Le coefficient de composition constante n'a pas changé, cela aura un effet bénéfique sur le travail. Ainsi, le mouvement de la population active et les résultats des coefficients sont dans la norme.

Les activités de JSC "Bashkirenergo" sont principalement axées sur l'amélioration de l'efficacité de la production et de la distribution d'énergie électrique et thermique, un approvisionnement énergétique fiable et ininterrompu à tous les consommateurs de la République du Bachkortostan. Parallèlement, l'énergéticien mène une politique sociale active visant à créer des conditions favorables à l'augmentation de l'efficacité et de la productivité du personnel, un bon repos pour les salariés et leurs familles.

Un système efficace de protection sociale mis en place à l'OJSC Bashkirenergo joue un rôle important pour attirer des spécialistes hautement qualifiés dans l'entreprise énergétique, contribue à réduire le roulement du personnel et constitue l'un des éléments d'une production et d'activités commerciales réussies.

Afin d'améliorer la qualité du personnel, OJSC Bashkirenergo poursuit une coopération étroite avec les leaders de l'énergie supérieure les établissements d'enseignement de campagne. En 2011, 110 jeunes professionnels diplômés d'universités dans des spécialités énergétiques, ainsi que 78 diplômés de l'Ufa Fuel and Energy College, ont été admis dans la zone cible.

18 cadres et spécialistes ont été envoyés à l'Université d'ingénierie énergétique de l'État de Kazan pour la forme d'enseignement par correspondance (budgétaire) dans la direction cible de la formation dans les spécialités énergétiques. 10 diplômés des écoles secondaires ont été envoyés au KSEU pour une forme d'éducation budgétaire de jour, et 17 diplômés des écoles secondaires ont été envoyés à l'Université technique de l'aviation d'État d'Oufa.

165 personnes ont été formées lors de cours de formation avancée dans des établissements d'enseignement professionnel complémentaire, l'Institut d'études avancées (IPK) des fonctionnaires de Moscou, l'IPK de l'énergie de Saint-Pétersbourg et ses succursales, 4144 personnes ont été formées au NNOU UTC Bashkirenergo. En 2011, 226 personnes parmi personnel opérationnel. 1371 spécialistes et gestionnaires ont réussi la préparation et la certification pré-examen à la TTC. Le coût de la formation, du recyclage et de la formation avancée du personnel de NNOU UTK en 2206 s'est élevé à 13 millions 541 000 roubles.

3. ORIENTATIONS PRINCIPALES POUR AMÉLIORER LES COMMUNICATIONS DANS JSC BASHKIRENERGO

1 Problèmes de compagnie d'électricité

Nous notons deux problèmes de communication importants qui existent au sein de cette organisation de JSC "Bashkirenergo"

Les employés considèrent leur superviseur immédiat comme la principale source d'information pour eux-mêmes. Ne recevant pas suffisamment d'informations de sa part, ils recherchent d'autres sources, ce qui conduit à la naissance de rumeurs qui déforment la situation réelle ;

Les conditions de coopération et d'interaction au sein d'une équipe doivent être caractérisées par :

la confiance mutuelle et la confiance entre le manager et l'employé ;

la libre circulation de l'information à la fois vers le haut et vers le bas de la structure hiérarchique, ainsi que des canaux de communication horizontaux bien établis ;

Satisfaction des membres de l'équipe quant à leur statut qui assure leur participation active aux activités de l'entreprise;

coopération constante dans le travail sans lutte ni intrigue;

bon climat psychologique;

réalisations positives de l'entreprise sur le marché ;

estimations optimistes de l'avenir de l'entreprise.

Les grands principes RP des relations internes sont déterminés par un certain nombre de dispositions essentielles :

reconnaissance de la contribution positive des employés au succès de l'entreprise;

encouragements, approbation. Toutes les recherches dans le domaine de la gestion de la communication prouvent que les stimulants les plus importants sont l'argent, ainsi que divers privilèges accordés aux employés. En plus d'eux, il y a aussi facteur important comme une simple louange ;

la liberté d'expression par les employés de leur propre opinion sur toutes les questions de gestion, y compris la critique justifiée de la direction ;

brouiller les frontières entre la direction et les employés ordinaires en termes de privilèges ;

priorité aux communications internes sur les communications externes. La pire chose qui puisse arriver à une entreprise, c'est lorsque ses employés entendent de mauvaises nouvelles à la télévision ;

implication directe et indirecte des employés dans le processus de gestion, identification et prise en compte de leurs opinions, positions, ainsi que des idées présentées par eux ;

connaissance des plans de l'organisation. Les employés de toute entreprise s'efforcent toujours de savoir dans quelle direction évolue leur organisation et quel est leur véritable rôle dans ce processus ;

respect obligatoire des promesses faites par la direction de l'entreprise ;

répondre aux besoins des employés en matière d'attention personnelle ; des badges leur permettent de s'adresser par leurs prénoms. Les collègues apprennent à se connaître plus rapidement, ce qui contribue à la formation d'un climat psychologique favorable dans l'entreprise.

Ainsi, nous avons négligé deux problèmes importants dans l'organisation de JSC "Bashkirenergo" Dans le paragraphe suivant, nous essaierons de trouver des moyens d'éliminer ces problèmes

Il y a différentes façons amélioration des processus de communication dans l'organisation. Régulation des flux d'informations. Les gestionnaires à tous les niveaux de l'organisation doivent représenter les besoins d'information de leurs supérieurs, collègues et subordonnés. Pour ce faire, il est nécessaire d'évaluer les aspects qualitatifs et quantitatifs des besoins d'information dans l'organisation. Le manager doit définir ce qui est « trop » et « trop peu » dans les échanges d'informations. Les besoins d'information dépendent largement des objectifs du manager, des décisions qu'il prend et de la nature des indicateurs d'évaluation des résultats de son travail, ainsi que de son service et de ses subordonnés. actes de gestion. Dans les organisations, les cadres supérieurs tiennent des réunions hebdomadaires (réunions, réunions de planification, réunions, etc.), au cours desquelles de nouveaux plans, options de stratégies, buts et objectifs, ainsi que des résultats intermédiaires sont discutés et clarifiés. Systèmes de rétroaction. La rétroaction fait partie intégrante du contrôle et de la gestion base d'informations organisations. Enquête auprès des employés - à partir des options du système de rétroaction, qui sont réalisées afin d'obtenir des informations des gestionnaires et des travailleurs sur une longue liste de problèmes : les objectifs de leurs activités leur sont-ils clairement communiqués ; à quels problèmes potentiels ou réels ils sont confrontés ou pourraient être confrontés ; s'ils reçoivent les informations exactes et opportunes dont ils ont besoin pour faire leur travail ; si leur chef est ouvert aux suggestions, etc.

Système de collecte des offres. Le but de la collecte de propositions est de faciliter le flux d'informations vers le haut. Dans le même temps, tous les employés ont la possibilité de générer des idées concernant l'amélioration de tout aspect des activités de l'organisation. Ceci, à son tour, tend à réduire le niveau de filtrage ou à ignorer les idées sur le chemin ascendant. Les manières d'organiser le système sont variées - pour allouer une ligne téléphonique séparée à travers laquelle les employés peuvent appeler anonymement et poser des questions sur les nominations et les promotions. Parfois, les managers travaillent en ligne, répondant immédiatement aux questions. Les réponses sont soit envoyées directement aux employés (sauf si la question est anonyme), soit imprimées dans le bulletin d'information de l'entreprise.

Informatique. Le système de messagerie électronique contribue à l'amélioration de l'échange d'informations dans les organisations. Le courrier électronique donne aux employés la possibilité d'envoyer des messages écrits à n'importe qui dans l'organisation. Cela réduit considérablement le flux des conversations téléphoniques.

Parallèlement à l'utilisation des canaux de communication officiels, les employés de l'organisation satisfont leur besoin de conseil et de soutien grâce à une consultation mutuelle. La consultation entre individus au même niveau a souvent des implications importantes pour l'organisation ; se tourner constamment les uns vers les autres pour obtenir des conseils augmente la confiance dans leurs propres décisions. L'expérience a montré qu'une dépendance totale vis-à-vis des gestionnaires pour obtenir des informations et des conseils est une limitation et peut être évitée dans la plupart des cas. Apparemment, chaque dirigeant devrait s'intéresser à la circulation des flux d'informations dans les trois directions - vers le haut, vers le bas et horizontalement. Les communications (bien sûr, dans des volumes différents) dans chacune des trois directions sont effectuées simultanément.

La perception qu'ont les employés de toute communication est déterminée par de nombreux facteurs organisationnels et facteurs personnels. Un changement dans les perceptions d'un employé peut être causé par un changement dans l'information reçue ou dans l'environnement de travail. La perception est également influencée par l'expérience passée. Dans l'organisation d'exploitation, les ordres du top manager sont filtrés puis acceptés.

CONCLUSION

Importance de la communication en entreprise stade actuel le développement est en constante augmentation. Cela est dû au fait que les entreprises, les organisations, leurs dirigeants et leurs employés doivent recevoir et maîtriser des informations en constante expansion qui aident à résoudre les problèmes émergents.

Le processus de communication se compose d'étapes : envoi d'un message, transmission d'un message, réception d'un message et rétroaction. Les éléments les plus importants du processus de communication sont l'expéditeur, le message, les canaux de transmission, le destinataire et la rétroaction. C'est la présence de rétroaction qui rend le processus de communication bidirectionnel. La présence de tous ces éléments est essentielle pour une communication efficace.

La classification des communications est nécessaire pour identifier leurs différents types en vue d'une analyse et d'une amélioration ultérieures. Les communications dans une organisation peuvent être classées selon un certain nombre de critères : par le sujet et les moyens de communication, par la forme de communication, le canal de communication, par leur position spatiale, par la direction de communication.

Il existe divers obstacles à une communication efficace. Connaissant les obstacles possibles, les gestionnaires doivent essayer de prévenir leur apparition ou rechercher et planifier des moyens efficaces pour les surmonter.

L'écoute active est le moyen le plus important d'une communication efficace, les managers doivent donc apprendre à maîtriser cet art important.

Pour organiser des communications efficaces dans un groupe, dans une organisation, il est nécessaire de construire et d'utiliser correctement les réseaux de communication.

Les principaux moyens d'améliorer l'échange d'informations dans une organisation comprennent: la régulation des flux d'informations, les actions de gestion, l'introduction de systèmes de rétroaction, l'introduction de systèmes de collecte de propositions, l'utilisation de bulletins d'information, l'utilisation des technologies de l'information modernes et des ressources d'information mondiales.

À l'heure actuelle, il est nécessaire d'introduire de nouveaux systèmes qui rempliraient les fonctions à la fois de réseau local organisations.

Les progrès s'accélèrent à un rythme rapide, de sorte qu'il est difficile d'imaginer ce qui se passera dans un avenir proche. Mais le fait est là : l'ancienne forme de faire des affaires est révolue. De nombreux types de rapports, bilans, documentations internes sont désormais créés sous forme papier uniquement afin de dupliquer la forme électronique.

Jusqu'à ce que le problème soit définitivement résolu la sécurité des informations, il continuera à pratiquer. Mais de nombreuses transactions sont déjà conclues sans quitter le bureau, des comptes sont tenus, des contrats sont conclus.

Puisque les communications sont l'une des composantes les plus importantes de la gestion, le gestionnaire doit essayer de surveiller le processus de communication, d'identifier les problèmes à chaque étape et d'essayer de les éliminer afin d'augmenter l'efficacité du transfert et de la perception de l'information.

Pour tirer une conclusion sur l'entreprise étudiée, il convient de noter que ces dernières années, parallèlement à l'augmentation du rôle du marketing, le rôle de communications marketing. Ces deux concepts sont désormais indissociables, car le marketing moderne exige bien plus que de créer un produit qui réponde aux besoins du client, de le tarifer de manière appropriée et de le mettre à la disposition des consommateurs cibles. Les entreprises ont besoin de communiquer avec leurs clients, d'informer sur leurs produits, de rentabiliser leur achat.

Dans l'honneur pratique du travail, des options pour améliorer les communications dans l'entreprise JSC "Bashkirenergo" ont été envisagées. Une analyse des communications a été réalisée sur l'exemple de JSC "Bashkirenergo", les caractéristiques de l'objet ont été étudiées et des moyens d'améliorer le système de communication ont été identifiés. Les avantages et les inconvénients de cette entreprise sont présentés.

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Gestion de l'information et des communications du projet (Project Communications Management)

La fourniture d'informations aux participants et aux processus de projet comprend les canaux de communication, l'accumulation de données, l'échange et la mise à jour de données, la maintenance de la base de données, la distribution d'informations aux consommateurs. La gestion de l'information assure la mise à disposition, l'évaluation, le traitement, le suivi, l'analyse de l'information, les flux d'information pendant cycle de la vie projet.

La communication et les informations connexes constituent une sorte de base pour coordonner les actions des participants au projet.

En dessous de information comprendre les données collectées, traitées et diffusées. Pour être utiles à la prise de décision, les informations doivent être fournies en temps opportun, comme prévu et sous une forme pratique. Ceci est résolu en utilisant des technologies de l'information modernes dans le système de gestion de projet.

Gestion de la communication projet (gestion des interactions, liens d'information) - une fonction de gestion visant à garantir la collecte, la génération, la distribution et le stockage en temps utile des informations nécessaires sur le projet.

Gestion des communications Le projet comprend les processus suivants :

Planification des communications(Planification des communications) - détermine les besoins d'information et de communication de l'équipe de projet (qui, quand et quelles informations sont nécessaires).

Diffusion des informations(Distribution de l'information) - fourniture en temps opportun des informations nécessaires aux participants au projet.

Rapports sur les performances(Performance Reporting) - collecte et diffusion d'informations sur l'avancement du projet.

Achèvement administratif(Fermeture administrative) - préparation, collecte et distribution d'informations et de matériel pour l'achèvement officiel d'une phase ou d'un projet.

Les principaux consommateurs d'informations sur les projets sont :

Chef de projet - pour analyser les écarts entre les indicateurs de performance réels et ceux prévus et prendre des décisions sur le projet.

Client -être au courant de l'avancement des travaux de conception.

Fournisseurs- s'il y a besoin de matériaux, d'équipements, etc. nécessaires à l'exécution des travaux.

Créateurs - si nécessaire, apporter des modifications à la documentation du projet.

Exécuteurs directs des travaux.

Le contenu de la gestion des communications du projet. La gestion des communications du projet fournit un support pour le système de communication (interactions) entre les participants au projet, le transfert des informations de gestion et de reporting visant à assurer la réalisation des objectifs du projet. Chaque participant au projet doit être préparé à l'interaction au sein du projet conformément à ses responsabilités fonctionnelles.

La gestion des communications comprend les processus suivants.

Planification d'un système de communication - détermination des besoins d'information des participants au projet (détermination de la composition de l'information, du calendrier et des méthodes de sa diffusion).

Collecte et diffusion d'informations - les processus de collecte régulière et de livraison en temps opportun des informations nécessaires aux participants au projet.

Préparation de rapports sur l'avancement du projet - traitement des résultats réels de l'état du projet, comparaison avec les indicateurs prévus, analyse des tendances, prévisions.

Documenter l'avancement des travaux - collecter, traiter et organiser le stockage de la documentation du projet.

Examinons de plus près ces processus.

Planification du système de communication. Plan de communication - composant plan de projet. Il comprend:

un plan de collecte d'informations qui définit les sources d'informations et les méthodes pour les obtenir ;

le plan de diffusion de l'information, qui définit les consommateurs d'informations et les méthodes de leur diffusion ;

une description détaillée de chaque document à recevoir ou à transmettre, y compris le format, le contenu, le niveau de détail et les définitions utilisées ;

un plan de mise en service de certains types de communications ;

méthodes de mise à jour et d'amélioration du plan de communication.

Le plan de communication est formalisé et détaillé en fonction des besoins du projet.

Collecte et diffusion d'informations. Dans le cadre du projet, différents types de communication sont nécessaires :

interne (au sein de l'équipe projet) et externe (avec la direction de l'entreprise, le client, organisations externes etc.);
formels (rapports, demandes, réunions) et informels (rappels, discussions) ;
écrit et oral;
vertical et horizontal.

Rapport d'avancement du projet. Les processus de collecte et de traitement des données sur les résultats réels et d'affichage des informations sur l'état des travaux dans les rapports constituent la base de la coordination des travaux, de la planification opérationnelle et de la gestion. Les rapports d'avancement comprennent :

des informations sur l'état actuel du projet dans son ensemble et dans le contexte d'indicateurs individuels ;
des informations sur les écarts par rapport aux plans de base ;
prévoir l'état futur du projet.

Les systèmes de collecte et de diffusion de l'information doivent répondre aux besoins des différents types de communication. À ces fins, des méthodes automatisées et non automatisées de collecte, de traitement et de transmission d'informations peuvent être utilisées.

Les méthodes manuelles comprennent la collecte et la transmission de données sur papier, la tenue de réunions.

Les méthodes automatisées impliquent l'utilisation de la technologie informatique et des moyens modernes communications pour améliorer l'efficacité de l'interaction : e-mail, systèmes de gestion de documents et archivage de données.

Documenter l'avancement des travaux. Les principaux résultats intermédiaires de l'avancement des travaux doivent être formellement documentés. La documentation des résultats des progrès comprend :

collecte et vérification des données finales ;
analyse et conclusions sur le degré de réalisation des résultats du projet et l'efficacité du travail effectué ;
archiver les résultats pour une utilisation future.

Les systèmes informatiques de maintenance des archives électroniques permettent d'automatiser les processus de stockage et d'indexation des documents textuels et graphiques, et facilitent grandement l'accès aux informations d'archives.

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Université technique d'État d'Oulianovsk

Institut de technologie et de gestion de l'aviation

Département d'économie, de gestion et d'informatique

COURS DE TRAVAIL

Technologies de l'information et de la communication dans la gestion des organisations

Spécialité : 08050765 "Gestion de l'organisation"

Sujet : "Théorie de la gestion"

Oulianovsk 2010

Table des matières

introduction
1. Gestion de l'organisation
2.2 Styles de communication
3. Processus organisationnels
3.1 Processus de communication
3.2 Réseaux de communication
3.3 Interférence de communication
Conclusion

introduction

Chaque organisation a une nature artificielle, créée par l'homme. De plus, il s'efforce toujours de compliquer sa structure et sa technologie. Ces deux circonstances rendent impossible le contrôle et la coordination efficaces des actions des membres de l'organisation au niveau informel ou au niveau de l'autonomie gouvernementale. Chaque organisation plus ou moins développée devrait avoir un organe spécial dans sa structure, dont l'activité principale est l'exécution d'un certain ensemble de fonctions visant à fournir aux participants de l'organisation des objectifs, en coordonnant leurs efforts. Ce type d'activité s'appelle la gestion.

Pour survivre, l'organisation doit rester résistante à la pression de désintégration exercée sur elle par l'environnement extérieur. Pour ce faire, l'organisation développe et maintient sa structure et sa culture. Cependant, la seule résolution des problèmes structurels n'est pas suffisante. Un ensemble de statuts (positions) et de rôles constitue une structure organisationnelle formelle. Cependant, ils ne déterminent pas le potentiel vital de l'organisation, mais les personnes qui occupent ces postes ou remplissent ces rôles. Les employés de l'organisation montrent à des degrés divers leur individualité dans le processus d'exécution du travail. En conséquence, non seulement il existe différents styles de faire le même travail, mais il existe également différents modèles de relations entre les personnes de l'organisation. Au fil du temps, ces modèles « caractérisent » et se transforment en traditions qui définissent la nature et la direction de la façon dont les gens interagissent dans une organisation.

De telles traditions ne peuvent être identifiées et considérées uniquement du point de vue des relations organisationnelles formelles fixées dans la structure de l'organisation. Par conséquent, afin de comprendre la nature des relations informelles, des traditions, de la culture qui entourent la structure de l'organisation, il est également nécessaire d'étudier la dynamique du système, c'est-à-dire processus qui se produisent lorsque les gens interagissent. Comprendre la structure et les processus aide le gestionnaire à assurer la réalisation des objectifs de l'organisation, à déterminer le rôle et la place de chaque individu dans l'organisation en termes d'atteinte de ses objectifs individuels.

La gestion de l'organisation est effectuée par des personnes. L'un des outils de gestion les plus importants entre les mains d'un gestionnaire est l'information dont il dispose. En utilisant et en transmettant ces informations, en plus de recevoir des commentaires, il organise, dirige et motive ses subordonnés. Beaucoup dépend de sa capacité à transmettre des informations de telle manière que la perception la plus adéquate de ces informations par ceux à qui elles sont destinées soit atteinte.

Le processus de transfert d'informations et les moyens de ce transfert sont appelés communication. Dans le même temps, la communication est comprise comme la connexion entre les objets, ainsi que le processus d'interaction dans l'organisation et entre les organisations. La communication joue un rôle énorme dans la gestion, est le moyen le plus important pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Le développement des nouvelles technologies de communication affecte directement et indirectement processus économiques. Les spécialistes prédisent un changement significatif du marché du travail, et la mondialisation, l'accélération et la décentralisation sont définies comme des indicateurs d'une nouvelle phase de l'économie de marché.

Les technologies de l'information et de la communication, en raison de leur grand potentiel de croissance et de développement, sont reconnues dans le monde entier comme le maillon fondateur et central de la nouvelle économie mondiale. Aux États-Unis, le concept de nouvelle économie joue déjà un rôle important dans l'élaboration du budget et de la politique financière de l'État. L'attention croissante portée aux domaines de l'information et de la communication dans le monde est due à l'augmentation générale du rôle des industries de l'information dans le système économique mondial.

1. Gestion de l'organisation

La gestion est une fonction d'un organe spécifique de l'organisation, qui oriente les activités de tous les éléments de l'organisation sans exception, maintient dans des limites acceptables l'écart des parties individuelles et de l'organisation dans son ensemble par rapport aux objectifs fixés. Par exemple, un département d'un organisme gouvernemental a des règles et des règlements qui régissent temps de travail employés, la quantité et la qualité de leur travail, les relations avec les autres services, etc. La direction du département, exerçant la fonction de direction, contrôle la mise en œuvre de ces normes et règles, en appliquant des méthodes de récompense ou de punition.

Fonctionnement organisations modernes fait face à de nombreux problèmes, dont certains sont typiques et peuvent être résolus relativement facilement par des spécialistes utilisant des technologies conventionnelles pour développer et mettre en œuvre des solutions. Pour résoudre des problèmes atypiques, des technologies spéciales sont nécessaires - le développement de solutions et, enfin, la résolution de certains problèmes peut dépasser le pouvoir des gestionnaires et des spécialistes. Un ensemble de tels problèmes caractérise l'organisation comme l'un des objets d'étude et de connaissance les plus difficiles. Le système de gestion de l'organisation présente un intérêt particulier. Son étude et son amélioration est une tâche constante du dirigeant.

Système de gestion (CS) - un ensemble de tous les éléments, sous-systèmes et communications entre eux, ainsi que des processus qui assurent le fonctionnement spécifié (définitif) de l'organisation.

Pour le système de gestion des organisations, il faut:

- développer la mission des organisations ;

- répartir les fonctions de production et de gestion ;

- répartir les tâches entre les employés;

- établir l'ordre d'interaction entre les employés et la séquence des fonctions exercées par eux ;

- acheter ou mettre à niveau la technologie de production ;

- mettre en place un système d'incitations, d'approvisionnement et de commercialisation ;

- organiser la fabrication.

La mise en œuvre de ces activités nécessite la création d'une SU, qui doit être cohérente avec le système de production de l'organisation (Fig. 1).

réseau de gestion des informations de communication

Riz.1 . Systèmele managementorganisations

SU se compose de quatre sous-systèmes : méthodologie, processus, structure et techniques de gestion (Fig. 2).

Riz.2 . Structureélémentssystèmesle managementorganisation

La méthodologie de gestion comprend les buts et les objectifs, les lois et les principes, les fonctions, les moyens et les méthodes, les écoles de gestion.

Le processus de gestion fait partie des activités de gestion, y compris la formation d'un système de communication, le développement et la mise en œuvre des décisions de gestion, la création d'un système aide à l'information le management.

La structure de gestion est un ensemble de relations stables entre les objets et les sujets de gestion d'une organisation, mis en œuvre dans des formes d'organisation. La structure de gestion comprend des structures fonctionnelles, des schémas de relations organisationnelles, des structures organisationnelles et un système de formation ou de perfectionnement du personnel.

L'équipement et la technologie de gestion comprennent l'équipement informatique et organisationnel, le mobilier de bureau, les réseaux de communication, le système de gestion de documents.

La méthodologie et le processus de gestion caractérisent l'activité de gestion comme un processus, et la structure et la technique de gestion comme un phénomène. Tous les éléments inclus dans le MS doivent également être organisés de manière professionnelle pour le fonctionnement efficace de l'entreprise dans son ensemble.

Les principaux éléments qui composent le système de gestion de l'entreprise sont les suivants : objectif, processus de gestion, méthode, communication, tâche, loi, principe, relations organisationnelles, fonction, technologie, solution, caractéristiques du support d'information, système de gestion des documents, structure organisationnelle.

Cible - image parfaite souhaité, possible, nécessaire et historiquement acceptable pour l'entreprise.

Processus de gestion - une séquence d'étapes de formation et de mise en œuvre de l'impact pour atteindre l'objectif.

Méthode - une façon d'influencer une personne et une équipe. Il est sélectionné en fonction des priorités des besoins et des intérêts d'une personne ou d'une équipe.

Communications - le processus d'interaction ou d'opposition dans le système "homme - homme", "homme - ordinateur" par le transfert d'informations.

Une tâche est un problème spécifique découlant d'un objectif qui doit être résolu.

La loi est une relation nécessaire et stable entre les phénomènes. Il existe des lois de la nature, du développement social et des institutions publiques (États). Les lois n'ont pas d'alternative.

Principe - la position de base de toute théorie, doctrine, vision du monde. Les principes ont des alternatives.

Relations organisationnelles - différentes sortes impacts sur une personne, y compris administratifs, fonctionnels, clientélisme.

Une fonction est un travail, un service ou un devoir confié à une personne.

Technologie - un ensemble de méthodes et de processus pour exécuter des fonctions spécifiées.

Décision - résultat de l'activité mentale d'une personne, conduisant à une conclusion ou à des actions Caractéristiques du support d'information - paramètres de volume, de valeur, de fiabilité, de richesse et d'ouverture des informations.

Structures fonctionnelles - schémas d'interaction des fonctions nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Système de gestion des documents - la procédure de mouvement des documents entrants, sortants et internes adoptée dans l'organisation.

Structure organisationnelle - un diagramme de l'interaction des postes, des fonctions et de la subordination. La relation entre les éléments du système de contrôle est schématiquement illustrée à la Fig.3.

Riz.3 . Relation amoureuseélémentssystèmesle management

Les buts de l'entreprise se déclinent en un ensemble de tâches spécifiques qui sont réunies selon le domaine d'activité : tâches économiques, techniques, sociales, environnementales, etc.

Pour résoudre des problèmes, un ensemble de fonctions ou d'opérations à effectuer est formé. Oui, pour résoudre tâches économiques il est nécessaire d'exercer les fonctions suivantes : comptabilité, travail et salaires, marketing, etc.

Un certain nombre de tâches différentes peuvent nécessiter la même fonctionnalité. Par conséquent, l'ensemble des fonctions est analysé, regroupé, puis la structure fonctionnelle de l'entreprise est compilée. Selon les conditions de fonctionnement de l'entreprise, le processus d'exécution des fonctions peut être cyclique et ponctuel, continu et discret, séquentiel et parallèle.

Le schéma de processus sélectionné détermine la priorité de certaines relations organisationnelles. Sur la base du schéma fonctionnel, des processus et des relations organisationnelles, la composition du personnel est déterminée par le nombre et les qualifications. Ces données suffisent à construire une structure de gestion organisationnelle (linéaire-fonctionnelle, hiérarchique, matricielle, etc.).

Connaissant la liste de tous les postes, fonctions exercées et subordination, il est possible de calculer l'équipement technique du lieu de travail du personnel. Après cela, conformément à l'autorité déléguée, les employés peuvent élaborer, convenir, adopter, approuver et mettre en œuvre des décisions. De plus, presque tous les éléments sont soumis à des lois et règlements (principes) activité professionnelle. A partir de ce moment, l'entreprise est considérée comme ayant démarré ses travaux.

2. Communications dans le système de contrôle

2.1 Communications - concept, types

Communication (latin communicatio), signifiant littéralement « commun » ou « partagé par tous ». Concrètement, il s'agit du processus d'échange d'idées et d'informations entre deux personnes ou plus, conduisant à une compréhension mutuelle.

Objectifs de communication :

· Assurer un échange efficace d'informations entre les sujets et les objets de gestion.

· Améliorer les relations interpersonnelles dans le processus d'échange d'informations.

· Création de canaux d'information pour l'échange d'informations entre les employés individuels et les groupes et la coordination de leurs tâches et actions.

· Régulation et rationalisation des flux d'informations.

Les communications sont divisées en types suivants :

les communications interpersonnelles ou organisationnelles basées sur la communication orale ;

communication basée sur l'échange écrit d'informations.

Les communications interpersonnelles, à leur tour, sont divisées en:

formel ou officiel. Ces communications sont déterminées par les politiques, les règles, les descriptions de poste d'une organisation particulière et sont effectuées par des canaux formels ;

communications informelles qui ne suivent pas règles générales certaine organisation ; ils sont effectués selon le système établi de relations personnelles entre les employés de l'organisation.

Informations typiques véhiculées par des canaux de communication informels : licenciements à venir d'ouvriers de production, nouvelles pénalités pour retard, changement de structure organisationnelle, déménagements et promotions à venir, discussion détaillée de deux managers lors de la dernière réunion de vente, qui sort avec qui après le travail, etc. .ré.

Parmi les communications organisationnelles formelles, mentionnons :

vertical, lorsque l'information passe d'un niveau de la hiérarchie à un autre ;

· horizontale entre différents départements, destinée à coordonner les activités des différents départements.

Les communications verticales, à leur tour, sont divisées en:

ascendant, lorsque l'information est transmise de bas en haut (des niveaux inférieurs vers les niveaux supérieurs). Ce type de communication contient les informations nécessaires aux managers pour apprécier le domaine d'activité dont ils ont la charge ;

descendant, effectué de haut en bas. Ce type de communication est directement lié à la gestion et au contrôle des employés.

Les communications interpersonnelles sont également divisées en :

verbal (verbal) et non verbal.

verbal , celles. la langue, les moyens de parole sont les principaux. La capacité à énoncer de manière concise, claire et claire les idées principales est la plus importante qualité professionnelle gestionnaire et spécialiste du marketing.

Comme non verbal ( non linguistiques), des gestes sont utilisés, des changements dans la position du corps du locuteur, les caractéristiques de son apparence, ainsi que l'environnement accompagnant sa performance (par exemple, accompagnement musical, vocal, présence de personnes célèbres et faisant autorité à proximité, etc.).

Les informations envoyées par l'expéditeur sans utiliser de mots comme système de codage forment un message non verbal qui sous-tend la communication non verbale. Récemment, ce domaine de la communication interpersonnelle a de plus en plus attiré l'attention des scientifiques et des spécialistes. Le fait est que l'effet de la plupart des messages est créé informations non verbales: 37 % - ton de la voix et 55 % - expression faciale. Cela est particulièrement évident dans les cas où la partie verbale du message de l'expéditeur est contradictoire.

Les formes de communication verbales et non verbales ne sont pas toujours et nécessairement mutuellement exclusives. En règle générale, l'interprétation du message par le destinataire est basée non seulement sur les mots, mais également sur des éléments tels que les gestes et les expressions faciales qui accompagnent les paroles de la partie émettrice.

Les tâches de communication sont résolues au cours des processus de communication, c'est-à-dire processus d'échange d'informations.

2.2 Styles de communication

Le style de communication est la manière dont un individu préfère construire des interactions de communication avec les autres. Il existe de nombreux styles différents utilisés par les personnes dans la communication interpersonnelle. ainsi que de nombreuses approches pour définir ces styles. La connaissance des styles aide à déterminer comment se comporter et à quoi s'attendre d'un comportement associé à un style particulier.

Deux variables peuvent servir de base pour mesurer la communication interpersonnelle, telles que ouverture dans communication Et adéquation inverser Connexions. La première dimension comprend la mesure dans laquelle on s'ouvre ou se révèle dans la communication aux autres afin d'obtenir une réponse de leur part, en particulier leur réponse, montrant comment ils nous perçoivent et nos actions. La deuxième dimension montre dans quelle mesure les gens partagent leurs pensées et leurs sentiments à leur sujet avec les autres. Après avoir construit une matrice sur cette base, où la première dimension sera posée verticalement, et la deuxième dimension horizontalement, on peut distinguer cinq styles de communication interpersonnelle (Fig. 4).

Le style de communication des individus du premier quadrant peut être défini comme ouverture moi même. Ce style se caractérise un degré élevé ouverture de soi à l'autre, mais faible retour de l'individu utilisant ce style. Dans ce cas, la découverte de soi est mesurée dans la plage allant de la moyenne au maximum. L'individu fonce, concentrant ainsi son attention sur lui-même afin de provoquer une réaction des autres à son comportement. Malheureusement, ce style souffre du fait que la réaction des autres est souvent laissée sans réponse adéquate ou rétroaction de la personne qui l'appelle. En prenant à cœur les réactions des autres à leur comportement, l'individu qui utilise ce style peut manifester des émotions débridées qui ne contribuent guère à établir des relations efficaces entre les parties communicantes.

Fig.4. Styles de communication

Le style de communication d'un individu dans le deuxième quadrant est défini comme réalisermaistion moi même et se caractérise à la fois par une ouverture maximale et une rétroaction maximale. Dans des conditions idéales, ce style est souhaitable, mais des facteurs situationnels (politique de l'organisation, différences de statut, etc.) peuvent inciter un individu qui possède ce style à l'abandonner.

Le style de communication dans le troisième quadrant se caractérise par fermer à clémaisniem dans toi-même celles. à la fois un faible niveau d'ouverture et un faible niveau de rétroaction. L'individu dans ce cas, pour ainsi dire, s'isole, empêchant les autres de le connaître. Ce style est souvent utilisé par les "introvertis" - des personnes ayant tendance à se tourner davantage vers l'intérieur. L'extrême dans la manifestation de ce style est associé au fait de cacher ses idées, ses opinions, ses dispositions et ses sentiments pour les autres.

Le style de communication dans le quatrième quadrant est associé à protection moi même et, comme le montre la matrice, se caractérise par un faible niveau d'ouverture, mais un niveau élevé de rétroaction. Il est largement utilisé pour mieux connaître les autres ou les évaluer plus correctement. Habituellement, les personnes qui utilisent ce style ne sont pas très ouvertes aux autres, mais aiment discuter des autres. Ils aiment entendre parler d'eux-mêmes, mais n'aiment pas discuter de leurs qualités, surtout les mauvaises, avec les autres.

Au milieu de la matrice se trouvent les individus qui se « vendent » si les autres font de même. Ce style s'appelle Commerce derrière moi même" et se caractérise par une ouverture modérée et des commentaires échangés dans le processus de communication interpersonnelle.

Il serait faux de penser que l'un de ces styles de communication est le plus souhaitable. Cependant, la pratique d'une communication efficace montre que le style dans lequel l'individu se réalise est plus souhaitable et utilisé dans plus de situations. Posséder ce style est un réel avantage. En ce qui concerne l'utilisation d'autres styles, il est important de comprendre les problèmes de rétroaction efficace, de découverte de soi et de capacité à écouter les autres.

3. Processus organisationnels

3.1 Processus de communication

Le processus de communication est le processus d'échange d'informations entre deux ou plusieurs personnes. Il a pour objet d'assurer la transmission et la compréhension des informations échangées. Si la compréhension mutuelle n'est pas atteinte, alors la communication n'a pas eu lieu, ce qui implique que les deux parties y jouent un rôle actif.

Il y a quatre éléments de base du processus de communication :

1. Expéditeur - une personne qui génère une idée ou collecte des informations et les transmet ;

2. Message - directement des informations ;

3. Moyens de transmission des informations (transmission orale, réunions, conversations téléphoniques, transmission écrite, mémos, rapports, e-mail, réseaux informatiques) ;

4. Destinataire (destinataire) - la personne à qui l'information est destinée et qui l'interprète.

Le processus de communication d'échange d'informations comprend des étapes interdépendantes :

1. Origine d'une idée ou d'une sélection d'informations ;

2. Choix du canal de transmission des informations ;

3. Transmission de messages ;

4. Interprétation du message.

Par exemple, PDG sociétés commerciales a décidé de discuter avec les gérants des magasins de la question de l'état et de l'amélioration de la qualité des services commerciaux à la population lors de la réunion. Dans ce cas, le PDG est l'expéditeur qui a eu l'idée ; informations sur l'état et l'amélioration de la qualité des échanges - messages ; la réunion est un canal d'information ; les destinataires sont les directeurs de magasin qui interprètent le message et, au cours de la même réunion, donnent un retour au PDG.

Les participants aux processus de communication sont : la source d'information ; informations transmises ; moyens de transmission d'informations; consommateur d'informations.

Comme sources d'information les objets susmentionnés de l'environnement interne et externe de l'organisation agissent: supérieurs et subordonnés, divisions fonctionnelles de cette organisation, sources de ressources, consommateurs, partenaires, autres entités du marché, infrastructures de gestion, organes contrôlé par le gouvernement, publique, médiatique.

Informations transmises caractérisé par le contenu, le volume, ainsi que la forme de codage :

selon le contenu, l'information peut être informative, de peu de contenu, de pas de contenu. Le degré de contenu contenu de l'information est évalué uniquement par le consommateur en termes de quantité et de qualité des informations qu'il contient utiles pour atteindre les objectifs de l'organisation ;

le volume l'information est définie en unités selon le moyen de sa transmission. Donc, il pourrait s'agir de pages pour informations textuelles, temps de lecture - pour le rapport, octets - pour l'ordinateur

forme d'encodage l'information dépend du moyen de sa transmission et peut prendre la forme d'un discours oral ou d'un texte imprimé dans une certaine langue, d'un signal électronique, etc.

Support de transfert l'information peut être papier (imprimé), vocale, électronique (téléphone, fax, TV, radio, ordinateur).

En tant que consommateurs d'informations autorités et objets de l'acte de gestion, ainsi que d'autres sources d'information mentionnées ci-dessus.

Le processus de communication s'effectue en plusieurs étapes : production de l'information, codage de l'information, transfert de l'information, consommation de l'information.

Production d'informations est l'acquisition, la compilation d'informations, leur évaluation, leur sélection nécessaire, leur ordre approprié.

Encodage des informations consiste à lui donner la forme nécessaire à sa transmission (voix, papier, électronique), si nécessaire - à classer les informations.

Transfert d'informations liés au choix et à l'utilisation du canal de communication. Cela doit prendre en compte la bande passante du canal, sa fiabilité, le respect des informations transmises, la vitesse, le coût.

La consommation de l'information prévoit de la mettre sous la forme nécessaire, de l'amener à une forme pratique pour l'utilisation et de mettre en œuvre l'information par l'élaboration de décisions de gestion.

La formation des processus de communication, ainsi que le choix des moyens et des canaux de communication, sont effectués dans l'entreprise après avoir conçu sa structure organisationnelle en fonction du domaine d'activité choisi, du programme de production adopté et de la structure de gestion. Des décisions de communication contenant les règles des procédures de communication doivent être établies pour chaque niveau hiérarchique de gestion et communiquées à un responsable spécifique.

3.2 Réseaux de communication

Réseau de communication - il s'agit d'une connexion d'individus participant au processus de communication d'une certaine manière à l'aide de flux d'informations (Fig. 5). Dans ce cas, ce ne sont pas les individus en tant que tels qui sont considérés, mais la communication rapports entre individus. Un réseau de communication comprend le flux de messages ou de signaux entre deux individus ou plus. Le réseau de communication se concentre sur les schémas organisationnels de ces flux, et non sur la question de savoir si le sens ou la signification du message a été transmis. Cependant, le réseau de communication peut avoir pour effet de réduire ou d'élargir l'écart entre la valeur émise et reçue.

Fig.5. Réseau de communication interpersonnelle d'un chef d'équipe dans une organisation

Le réseau créé par le gestionnaire est constitué de liaisons verticales, horizontales et diagonales. verticale Connexions sont construits le long de la ligne de leadership du patron aux subordonnés. Horizontal Connexions entre niveaux égaux d'individus ou de parties de l'organisation : entre adjoints, entre chefs de service, entre subordonnés . Liens en diagonale - ce sont des relations avec d'autres supérieurs et avec d'autres subordonnés. Le réseau de ces connexions crée la véritable structure de l'organisation. La tâche d'une structure organisationnelle formelle est de donner la bonne direction aux flux de communication. La taille des départements d'une organisation limite les possibilités de développer un réseau de communication. Si la taille du groupe augmente de manière exponentielle, le nombre de relations de communication possibles augmente de manière exponentielle. Ainsi, le réseau de communication dans un groupe de 12 est plus varié et complexe que dans un groupe de trois. Selon la façon dont les réseaux de communication sont construits, les activités du groupe peuvent être plus ou moins efficaces.

Il existe des modèles bien établis de réseaux de communication pour des groupes de tailles identiques ou différentes (Fig. 6). Dans les réseaux de cercle, les membres du groupe ne peuvent communiquer qu'avec ceux qui se trouvent à côté d'eux. Les réseaux de roue présentent une hiérarchie de pouvoir formelle et centralisée dans laquelle les subordonnés communiquent entre eux par l'intermédiaire de leur patron. La base objective d'une telle situation est que la personne qui b le centre de la "roue", a plus de liens de communication que les autres membres du groupe. Il reçoit plus de messages, est plus souvent reconnu par les autres membres du groupe comme un leader, a plus d'influence sociale sur les autres membres du groupe, a généralement plus de responsabilité dans la transmission de l'information, il est plus que d'autres attendus pour finalement résoudre le problème.

Fig.6. Exemples de réseaux de communication en groupes

Une image similaire est observée dans les réseaux de type "Y". De tels réseaux sont dits centralisés et peuvent être efficaces si des problèmes simples sont résolus. Un autre type de hiérarchie du pouvoir est représenté par des réseaux de type "chaîne", dans lesquels apparaissent des connexions horizontales - un élément de décentralisation. Les réseaux « omnicanaux » représentent des groupes totalement décentralisés. Cela est généralement nécessaire lorsqu'il est nécessaire d'impliquer tout le monde dans la résolution de problèmes complexes. Cette approche est également appelée communication ouverte.

Connaître les types de réseaux de communication est particulièrement important pour comprendre les relations de pouvoir et de contrôle dans une organisation. Cacher ou centraliser des informations est connu pour favoriser les relations de pouvoir.

La nature de l'interdépendance des emplois et des personnes dans un groupe ou une organisation déterminera le type de réseau de communication le plus efficace. Une interdépendance simple permet l'utilisation de réseaux centralisés. L'interdépendance complexe nécessite une approche "d'équipe" pour construire des réseaux de communication. Cependant, un réseau complexe peut ne pas résoudre un problème simple.

Lors de l'organisation des réseaux de communication dans une entreprise, il est nécessaire de prendre en compte les spécificités des différents types et canaux de communication à chaque étape du processus de communication.

3.3 Interférence de communication

Une caractéristique très importante de toute forme de communication est sa sensibilité à toutes sortes d'interférences. L'interférence est comprise comme des obstacles, des barrières qui surgissent lors de la formation, de la transmission et de la réception d'informations et perturbent la communication.

Principaux obstacles à la communication sont des interférences liées au contenu du message, à la forme du message, aux moyens de communication, à l'organisation du message.

Interférence liée au contenu du message :

1. Langage verbal ( associés à la parole, aux mots). Il s'agit tout d'abord d'interférences sémantiques causées par une incompréhension du sens des mots (par exemple, due à une mauvaise traduction), une formation professionnelle insuffisante (incompréhension de termes particuliers), une mauvaise prononciation, etc.

2. Langage non verbal ( associés au langage corporel, aux mouvements du corps, aux expressions faciales). Tels sont les obstacles qui surgissent lors des négociations, lorsque différentes parties attachent des significations différentes aux mêmes gestes (par exemple, un hochement de tête chez les Bulgares ne signifie pas accord, comme nous le faisons, mais refus).

3. Interférence logique . Ici la barrière est système différent preuves acceptées par les parties, visions différentes des mêmes circonstances, principes et attitudes différents. Ainsi, la logique des riches diffère de la logique des pauvres, la logique des braves diffère de la logique des prudents, la logique de l'acheteur diffère de la logique du vendeur, etc.

4. Interférence perceptive . La barrière peut être l'environnement dans lequel l'information est perçue (par exemple, une atmosphère hostile), une attitude biaisée envers l'information reçue, un manque de confiance, des contradictions avec les messages précédents, un manque de préparation à la perception (par exemple, en raison de la négligence de les travaux préparatoires nécessaires).

Les interférences liées au contenu des messages peuvent être largement neutralisées par :

préparation minutieuse de la formation, de la transmission et de la réception des informations ;

implication dans la création du message et sa réception de spécialistes ;

former le personnel de l'organisation aux processus de communication;

créer un environnement propice aux activités de communication.

Perturbations liées à la forme du message :

1. La complexité du formulaire . Ici, des interférences surviennent en raison de la difficulté à comprendre le message (par exemple, lorsque des termes spéciaux sont abusés, une abondance de données numériques, etc.).

2. Forme inhabituelle. L'interférence apparaît, par exemple, lorsque la commande est donnée de manière non conventionnelle (par exemple, dans une formulation inhabituelle).

3. Incohérence du formulaire avec le contenu des informations . Par exemple, un appel de détresse doit être transmis dans un message court et les informations financières doivent être complètes.

4. Médiation injustifiée dans le transfert et l'interprétation des informations. Les interférences se produisent en raison de la distorsion inévitable à chaque étape de la transmission et de la réception d'un message (effet de "téléphone endommagé").

Les freins liés à la forme du message peuvent être surmontés en :

rendre le message compréhensible et accessible;

le respect des règles établies et convenues pour la fourniture d'informations ;

assurer la conformité de la forme du message avec son contenu ;

exclusion d'instances intermédiaires injustifiées dans la transmission et la réception d'informations.

Interférence associée aux moyens de communication :

1. Faible efficacité du transfert d'informations . Par exemple, l'encodage d'une information requise par ce moyen, occasionne un retard dans sa transmission.

2. Un débit faible signifie . Cela provoque une surcharge d'informations, par exemple lorsque l'organisation ne dispose pas du matériel bureautique nécessaire au traitement et à la transmission du message.

3. Incompatibilité des moyens avec la nature des informations transmises. Par exemple, le manque de matériel vidéo nous oblige à nous limiter à du matériel audio dont les capacités sont bien moindres.

4. Faible immunité au bruit et faible qualité des moyens de communication. Cela entraîne une perturbation du processus de communication et réduit considérablement sa qualité.

Les interférences associées aux moyens de communication peuvent être considérablement réduites en allouant des fonds supplémentaires pour équiper les communications avec la technologie moderne.

Interférence liée à l'organisation du message :

1. Mauvaise rétroaction ou son absence. Cela augmente les risques de distorsion de l'information et prive l'organisation de la capacité de contrôler le processus de gestion.

2. Retard des informations . Cela réduit considérablement la valeur de l'information et l'efficacité de son utilisation.

3. Sélection infructueuse des partenaires dans le processus de communication. Cela augmente la possibilité de déformer les messages et, dans certains cas, peut entraîner une rupture de communication.

4. Choix malheureux du moment et de l'environnement de communication. Cela réduit la valeur du message et l'efficacité de sa mise en œuvre.

Les interférences liées à l'organisation d'un message peuvent être considérablement réduites en :

établissement obligatoire d'un retour d'information constant et stable;

assurer la transmission en temps opportun des informations;

sélection rigoureuse des participants au processus de communication ;

choix réfléchi du moment et de l'environnement de communication.

3.4 Processus de communication efficaces

L'efficacité des processus de communication dépend de nombreux facteurs.

1. Il est nécessaire de déterminer le besoin d'information. Dans le même temps, il convient de s'assurer que les employés comprennent comment les informations seront utilisées et la direction correcte des demandes d'informations. Il existe deux approches principales pour trouver des informations :

actif, lorsqu'un ensemble particulier de données est recherché directement ou indirectement, par exemple avec l'aide d'un bibliothécaire. Cette approche dans le langage des opérateurs informatiques s'appelle "pull " - "tirant";

passif, lorsqu'un employé informe son unité ou son organisation dans son ensemble, de quelles informations il a besoin ( " pousser " - "pousser vers l'extérieur").

2. Le personnel doit être conscient de la disponibilité des informations, c.-à-d. il devrait y avoir des index, des répertoires, des annuaires téléphoniques, des navigateurs, etc., ainsi que la possibilité de contacter des professionnels pour obtenir des informations sur les connaissances accumulées dans l'organisation.

3. Fournir un accès à l'information. Pour obtenir des informations en utilisant les méthodes "pull" et "push", il est nécessaire de fournir à l'utilisateur les moyens les plus pratiques et de maintenir un équilibre entre ces méthodes.

4. Le système de communication de l'organisation doit être caractérisé par l'exhaustivité et l'exhaustivité, ce qui signifie que l'accès est fourni à la fois aux informations gérées de manière centralisée et créées individuellement.

assurer la gestion des flux d'informations dans l'organisation, c'est-à-dire représenter clairement les besoins d'information de tous les niveaux de gestion et organiser les flux d'information en fonction de ces besoins ;

utiliser plusieurs canaux de communication en parallèle lors de la transmission de messages (par exemple, discours écrit et oral);

faire preuve d'une attention constante aux processus d'échange d'informations (réunions avec les subordonnés, discussion des changements à venir, rapports sur les résultats du contrôle);

organiser les systèmes retour d'information(enquête auprès des salariés, système de recueil des propositions des salariés, rotation du personnel) ;

s'entraîner à publier des newsletters ;

offrir une formation avancée aux employés de gestion;

utiliser les technologies modernes de l'information (visioconférence, etc.).

Pour une communication réussie, les managers doivent être guidés par les règles suivantes :

1. Avant la communication, définissez clairement les idées qui sont investies dans les messages. Il est nécessaire de prendre en compte les objectifs et les attitudes de ceux à qui le message s'adresse et de ceux à qui il s'adresse.

2. Analysez le véritable objectif de chaque communication. L'objectif le plus important doit être identifié, puis le langage, le ton et l'approche doivent être adaptés afin qu'ils contribuent tous à la réalisation de l'objectif. Vous ne devriez pas accomplir trop de choses avec une seule communication.

3. Analyser l'ensemble de l'environnement physique et humain dans toute communication. D'une grande importance sont: le moment de la communication, personnelle ou autre forme de communication, le climat social dans l'organisation, dans l'unité, etc. La communication doit constamment s'adapter aux conditions environnementales changeantes.

4. Lors de la planification de la communication, il est nécessaire de consulter d'autres employés ; il est souvent important de rechercher la participation d'autres employés. Cela peut donner plus de persuasion et d'objectivité au message. Souvent, ceux qui ont aidé à planifier la communication la soutiendront activement.

5. Vous devez porter une attention particulière à l'intonation et au contenu principal du message. Cela affecte la position des personnes à qui le message est adressé.

6. Profitez des occasions, lorsqu'elles se présentent, d'inclure dans le message quelque chose d'utile et de précieux pour son destinataire. Les subordonnés répondent plus facilement à de tels messages.

7. Il est nécessaire d'établir une communication non seulement pour aujourd'hui, mais aussi pour l'avenir. Bien que la communication vise principalement à résoudre des problèmes immédiats, elle doit être organisée en tenant compte de l'expérience passée et correspondre aux intérêts et objectifs à long terme de l'organisation.

Conclusion

Il est presque impossible de surestimer l'importance des communications dans la gestion. Presque tout ce que font les dirigeants pour aider une organisation à atteindre ses objectifs nécessite une communication efficace. Si les gens ne peuvent pas partager l'information, ils ne pourront pas travailler ensemble, se fixer des objectifs et les atteindre. Cependant, la communication est un processus complexe constitué d'étapes interdépendantes. Chacune de ces étapes est très nécessaire pour rendre nos pensées compréhensibles à une autre personne. Chaque étape est un point où, si nous sommes négligents et ne pensons pas à ce que nous faisons, le sens peut être perdu.

Selon des études, les managers consacrent 50 à 90 % de leur temps à la communication. Cela semble incroyable, mais cela devient clair si l'on considère que le manager fait cela pour remplir ses rôles dans les relations interpersonnelles, l'échange d'informations et les processus de prise de décision, sans parler des fonctions managériales de planification, d'organisation, de motivation et de contrôle. C'est précisément parce que l'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion que nous appelons les communications un processus de connexion.

Étant donné que le gestionnaire remplit trois de ses rôles et remplit quatre fonctions principales afin de formuler et d'atteindre les objectifs de l'organisation, la qualité de la communication peut affecter directement le degré de mise en œuvre des objectifs.

Cela signifie qu'une communication efficace est essentielle au succès des individus et des organisations.

La mauvaise communication est l'un des principaux sujets de préoccupation. En réfléchissant profondément à la communication au niveau de l'individu et de l'organisation, nous devons nous efforcer de réduire l'incidence de la communication inefficace et devenir de meilleurs gestionnaires plus efficaces. Les leaders efficaces sont ceux qui sont efficaces dans la communication. Ils représentent l'essence du processus de communication, ont des compétences de communication orale et écrite bien développées et comprennent comment l'environnement affecte l'échange d'informations.

La structure communicative, dans la mesure où elle est développée, augmente la flexibilité et les capacités d'autorégulation de l'organisation. C'est le principal moyen de formation et de perfectionnement des cadres intermédiaires. Le développement des structures de communication dans les organisations est stimulé par le progrès technologique et l'utilisation des technologies de pointe.

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