Чек лист внутреннего аудита пример. Внутренний аудит — гарантия улучшения деятельности предприятия
Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. , измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу « ».
Таблица 3.1
Чек – лист по аудиту №_____
| Номер и название пункта применяемого стандарта | Перечень контрольных вопросов (требований) | Соответствие требованию (да, нет)
| № акта о несоответствии | Примечание |
Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор должен заранее продумать вопросы, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в чек-листе. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита. Использование чек-листов и форм не должно ограничивать объем действий по аудиту, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе аудита. Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, должны храниться, по крайней мере, до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, должны храниться в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.
3.4. Проведение аудита на месте
Проведение аудита на месте предусматривает проведение предварительного совещания, обмен информацией в ходе аудита, сбор и верификацию информации, формирование выводов по аудиту, подготовку заключения по результатам аудита, проведение заключительного совещания.
Вступительное совещание проводится, чтобы 26:
познакомить команду аудиторов с представителями проверяемой организации;
согласовать (подтвердить) план аудита;
определить, что требуется от персонала организации во время проведения аудита;
убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица;
ответить на вопросы со стороны проверяемой организации.
Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка. Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роль сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Сопровождающие лица должны выполнять следующие обязанности: обеспечение контактов и назначение времени для бесед, обеспечение посещений определенных мест организации, обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами аудиторской группы, исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации, предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.
В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.
Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности
При проведении аудита в небольшой организации нет необходимости знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.
В процессе аудита постоянно должен проводиться обмен информацией между аудиторской группой и проверяемой организацией. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, при необходимости, перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Свидетельства, собранные при аудите, которые предполагают значительный риск (например, безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации. Если имеющееся свидетельство указывает на то, что цели аудита недостижимы, то руководитель аудиторской группы должен сообщить причины заказчику аудита и проверяемой организации для определения дальнейших действий. Эти действия могут включать повторное подтверждение или изменение плана аудита, либо изменение целей или объема аудита, либо прекращение аудита. Любые изменения области аудита, которые могут быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом.
В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть верифицирована. Целью сбора информации является формирование свидетельств аудита. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны регистрироваться. Они основываются на выборке из подходящих данных. Поэтому, при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.
Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки. Источниками исходной информации для аудитора в ходе проверки выступают 27:
документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.);
планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.;
данные, полученные за пределами проверяемого подразделения, например, от службы качества, от других подразделений и пр.
Осмотр это обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудитора. Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% поступающей к нему информации. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п. Объектами осмотра аудитора могут быть 29:
документация, процедуры и записи (наличие, состояние, доступность);
производственная среда, состояние рабочих мест (соответствие технологии, обеспечение безопасности);
инфраструктура: оборудование, оснастка, инструмент, энергообеспечение, транспорт, связь (наличие, состояние, соответствие технологии);
средства измерения, контроля и испытаний (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);
персонал (наличие, квалификация, поведение);
продукция (порядок обращения, соответствие технологии).
Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет проверяемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления. В процессе планирования аудиторской проверки следует предусматривать беседы с владельцем (руководителем) процесса и при необходимости с поставщиком и потребителем процесса.
Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником: беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна.
Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.
Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы, аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех (беседа «один на один»).
Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на обычном рабочем месте сотрудника.
Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами, выполнение установленных требований, критерии и методы оценки качества работы).
Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой - делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).
В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимости даваемой им информации.
Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В приложении 3 приводятся типы вопросов, которые рекомендуются и не рекомендуются в практике аудитора, и примеры их формулирования. Выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется. Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуются наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.
В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.
В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто»‚ «Для чего», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора):
Вопрос « что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.
Вопрос «Кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу (а не личность).
Вопрос « Для чего?» подразумевает ответ о целях и задачах выполняемой работы (процедуры).
Вопрос «Где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы.
Вопрос «Когда?» подразумевает ответ, на каком этапе процедуры выполняется действие.
Вопрос «Как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.
Вопрос «Почему?» подразумевает ответ, раскрывающий обоснование предыдущих ответов.
Просьба «Покажите» дает возможность аудитору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.
Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.
Аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопросы.
В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседнику.
Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.
Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (проверочном листе) с непременной ссылкой на невыполняемый пункт (раздел) нормативного документа.
Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.
По завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.
Информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.
Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, пересыщенная специальными терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услышать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.
Результатом сбора информации являются свидетельства аудита. Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены 31 . Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными. С помощью методов проверки информации на базе собранных свидетельств аудита надо сформировать наблюдения аудита.
Наблюдения аудита - результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита 32 . Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения. Наблюдения, в свою очередь, являются основой заключения по результатам аудита. Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита 33 .
К методам проверки информации и формирования наблюдений аудита относятся 34:
анализ;
доказательство;
оценивание.
В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют количественную форму (например, данные результатов технического контроля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о причинах несоответствий и др.) их целесообразно представлять и анализировать с помощью статистических методов. Простые статистические методы: графики; контрольный листок, гистограмма; схема Исикавы; диаграмма Парето; диаграмма разброса. Объектами анализа документации выступают:
документы системы менеджмента качества и (или) экологии, распространяющиеся на деятельность проверяемого подразделения или процесса;
записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.
Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями. Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.
Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора, является объективным и проверяемым. достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.
Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области 35:
свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;
свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем осмотра, измерения, испытаний и других средств;
получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;
достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;
чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).
идентичность (повторяемость по времени и местам применения) практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества;
выполнение требований тех разделов ИСО 9001, которые обязательны для документирования в организации;
наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества;
оценивание результативности процессов;
результативность корректирующих и предупреждающих действий;
постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.
При оценивании свидетельств существует вероятность ошибочных (неправильных) выводов и, как следствие, неправильного заключения по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильных выводов уменьшается при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях.
Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для
формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения могут указывать на возможности для улучшения.
Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности. Примерами потенциальных несоответствий могут выступать неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования, недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры, - значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно допустимому и др. 37 .
По степени значимости (величине риска негативных последствий при не устранении несоответствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1), малозначительными (категории 2) и уведомлениями.
Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции.
Примерами значительного несоответствия могут быть - необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001, невыполнение любого требования ИСО 9001, неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений документа системы менеджмента качества, нерезультативность процесса и др. 38 .
Малозначительным несоответствием считается отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества, которые могут привести к невыполнению требований к продукции, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом. Примерами малозначительных несоответствий являются отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами системы менеджмента качества, - отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве, отсутствие актуализированных копий документированных процедур, регистрация данных о качестве с нарушением установленных форм 39 .
Уведомление - критическое суждение о состоянии обследованного объекта. Примерами уведомлений (замечаний) могут служить совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента, отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией, - отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации, отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия 40 . Уведомления аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку не устраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.
Обнаруженное аудитором несоответствие или уведомление должно быть рассмотрено совместно с представителем проверяемого подразделения с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что аудиторское свидетельство верно и несоответствие понято. Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы.
К числу несоответствий не следует относить отступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами и (или) потребителем. Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени. Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции. Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.
Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем проверяемого подразделения несоответствие должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
время и место обнаружения (выявления);
краткое содержание несоответствия; - значимость несоответствия;
ссылка на нарушение требования определенного документа;
необходимость коррекции или корректирующего действия.
Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы.
Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку 41:
степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;
результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения идя системы менеджмента в целом;
способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
рекомендации по правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;
возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.
можно ли утверждать, что персонал проверяемого подразделения (нескольких подразделений) знает, имеет в своем распоряжении понимает и использует обязательные для него документы системы менеджмента качества?
подтверждается ли соблюдение требований документов системы менеджмента качества необходимыми регистрационными данными, фактами и другими свидетельствами?
все ли требования документов, используемых в подразделении (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (подразделений) в области качества?
достигнуты ли запланированные результаты в проверенном процессе, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
достаточно ли эффективно используются выделенные ресурсы для осуществления процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых условиях?
можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
имеется ли необходимость и реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества, уменьшение отрицательного воздействия на окружающую среду), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?
какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?
В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, при необходимости, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Участниками заключительного совещания должны быть представители проверяемой организации, а также могут быть заказчик аудита и другие стороны. В случае возникновения в процессе аудита ситуаций, которые могут отразиться на надежности заключений по результатам аудита, руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом проверяемой организации.
Во многих случаях, например, при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и заключения по результатам аудита. В других случаях, совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.
Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае, все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.
Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. , измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу « ».
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Понятие чек-листа для внутреннего аудита
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
- Номерная строка.
- Проверяемое требование ISO.
- Детализированные вопросы.
- Метод оценки проверяемого требования.
- Отметка о результате проверки.
- Комментарии аудитора или комиссии.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Нормативно-правовая база
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Функции документа
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
Этапы заполнения
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
- На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
- Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
- На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
- Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5
Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.
Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист - это именно такой вариант решения задачи.
Область применения идеи
Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.
Чек-лист - это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:
- самолет взлетел;
- сходить в магазин и купить то, что мама попросила;
- построить бизнес;
- добиться какой-то цели;
- проверить или сделать что-то для чего-то.
Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.
Идеально, когда чек-лист - это десяток минимально необходимых, простых действий:
- идеальное простое действие - простое, безусловное указание что-то сделать;
- идеальное указание не создает вариантов, но следующее действие выполняется строго по очереди;
- никаких беспорядочных перемещений, все делается строго по плану и по контенту каждого пункта листа.
Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.
Планирование решения задачи
Планирование - важная составляющая любого дела. Чек-лист - это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе - тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.
Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» - пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.
Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.
Образец: чек-лист по установке демона FTP
Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.
Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.
Образец красивого непрактичного чек-листа
Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» - это прежде всего глаголы:
- создать;
- как создать;
- что учесть;
- что отбросить.
За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.
Апелляция к слогану разумна, но создание слогана - это творчество, а его проверка - это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.
И так по каждому пункту.
Реально «летающий» чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза - простой ответ. То есть простое действие и простой результат.
Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.
Тестовые области применения
Практические применения четкого плана действий:
- спортивные состязания;
- бухгалтерский учет;
- проверка продукции предприятия;
- аудит компании;
- следственные мероприятия;
- запуск космического корабля и т. д.
Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.
Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры - каждый в пределах своей компетенции - выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».
Чек-лист - это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.
Интернет-технологии и простые операции
Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.
Чек-лист (образец последовательности действий) - это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.
Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы - минимально необходимая четкая последовательность действий.
Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!
Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.
Интернет-программирование: простые решения сложных проблем
Чек-лист - это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:
- Профессиональная интуиция.
- Тест-кейс.
Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.
Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.
Идеальное решение - делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.
Интернет-продвижение, SEO
С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема "чек-лист как тест продукт" всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.
- техническая составляющая;
- внутренняя идеализация контента;
- семантическое наполнение ядра ресурса;
- контент: как есть и как должен стать;
- коммерческий момент, монетизация ресурса;
- внешние обстоятельства;
- регион продвижения;
- поведенческий момент в образе посетителя и т. д.
Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.
Репродуцирование в области информации - естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:
- минимальные затраты, через собственный потенциал;
- максимальные затраты, через квалифицированного мастера.
Чек-лист сегодня - это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.
Виртуальное пространство простых идей
Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист - пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.
Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.
Популярное
- Порядок расчета и внесения платы за коммунальные услуги
- Что такое управленческий учет Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского учета
- Как составить положение о премировании сотрудников
- Неценовые методы конкуренции
- Мастер-класс «Работа с родителями»
- Обеспечение безопасности при эпидемии презентация
- Отечественное оружие и военная техника
- Как нанимают топ-менеджеров Сколько получают топ-менеджеры
- Значение татуировки чайка Что означает татуировка чайки на руке
- Управляемые параметры проекта