Úspechy v práci – osobné aj profesionálne. Kompetenčné otázky začínajú slovami

Prečo je dôležité opísať úspechy a výkon?

• Trh práce dnes uchádzačom nepraje: dobrých voľných miest je málo, no kompetentných kandidátov je oveľa viac. Sú to výsledky práce a úspechy, ktoré pomáhajú vyčnievať zo všeobecného prúdu.
• Vo väčšine spoločností vykonávajú zamestnanci rovnaké úlohy. Preto je popis zodpovedností v súhrne rôznych kandidátov takmer rovnaký. Individualita životopisu je daná práve rozdielnymi výsledkami práce.
• Úroveň kompetencie konkrétneho kandidáta je možné určiť vo fáze kontroly životopisu iba popisom jeho práce. A dosiahnuté úspechy sú najlepším dôkazom.

Ako správne odrážať úspechy:

1. pamätáme si KPI (pre každú pozíciu sú individuálne) alebo úlohy;
2. opísať aktívnymi slovesami: realizovaný, rozvinutý, iniciovaný;
3. vytvárame logické prepojenie medzi našimi činmi a výsledkami: realizované - to umožnilo;
4. používame čísla, najlepšie v porovnaní: bolo - stalo sa.

Pozrime sa na príklady pozícií so spoločnými KPI.

Príklady úspechov na pozíciách, kde je ťažké digitalizovať výsledky práce.

№	názov práce	Kľúčové KPI	Príklady úspechov
1	finančný riaditeľ	účtovníctvo	Organizuje od nuly vedenie účtovníctva, daňového, prevádzkového a manažérskeho účtovníctva.
		Nastavenie systému rozpočtovania	Implementovaný systém rozpočtovania pre obchodné oblasti, čím sa zvýšila transparentnosť účtovníctva.
		Optimalizácia systému riadenia finančných tokov	Zaviedol splátkový kalendár na základe 1C UPP a vykonal množstvo opatrení na posilnenie platobnej disciplíny, čo umožnilo získať finančné zdroje na generovanie dodatočných príjmov.
2	Riaditeľ nákupu	Optimalizácia obstarávania	Organizované obstarávacie činnosti bez prilákania dodatočných finančných prostriedkov, to bolo dosiahnuté úspešnými rokovaniami s dodávateľmi s cieľom predĺžiť oneskorenie a zlepšiť ďalšie podmienky.
		Automatizácia obchodných procesov	Inicioval a riadil projekt automatizácie objednávkového systému, ktorý znížil mzdové náklady na spracovanie informácií.
3	Hlavný inžinier podniku	Modernizačné projekty	Realizovalo sa množstvo projektov na modernizáciu a rekonštrukciu podniku: modernizácia systému kontroly vstupu a inštalácia hasiaceho systému, alarm a video dohľad.
		Vypracovanie regulačných dokumentov	Vypracoval a implementoval všetky regulačné dokumenty o ochrane a bezpečnosti práce, požiarnej bezpečnosti, environmentálnej bezpečnosti, bezpečnosti dopravy, čo umožnilo znížiť právne a finančné riziká podniku.
4	Právnik	Vývoj formulárov dokumentov	Rozvinuté formy zmlúv: zmluvy, dodávky, nákup a predaj atď., ktoré umožnili minimalizovať mzdové náklady na prípravu dokumentov.
		Skúsenosti so súdnymi spormi	Prípad č.... - inkaso dlhu na základe zmluvy o dodávke vo výške 500 tisíc rubľov. (V tomto odseku je žiaduce opísať niekoľko rôznych prípadov, ale nie viac ako tri pre každé pracovisko.)
5	asistent tajomníka	Projekty alebo ďalšie povinnosti	Iniciovala účasť spoločnosti na charitatívnych akciách a sponzorstve. Realizoval projekt vedúceho floristického dizajnu kancelárie.
		Optimalizácia pracovného toku	Iniciovala vytvorenie databázy workflow na báze Excelu, ktorá umožnila systematizáciu práce s dokumentmi.
6	Predajný analytik	Vývoj formulárov na podávanie správ	Vyvinutý reportovací systém na sledovanie objednávok a predaj tovaru, ktorý umožnil systematizáciu práce s dokumentmi.
		Vývoj analytických nástrojov	Vyvinuté matematické modely plánovania predaja založené na efektivite predajcov.

Výsledok: čo chcete získať

Výsledok, druhá časť vášho cieľa, obsahuje zoznam toho, čo od tohto kandidáta chcete. Pre väčšinu pozícií, na ktoré hľadáme zamestnancov, bude tento zoznam obsahovať tri až osem položiek v závislosti od stupňa dôležitosti.

Pozrite sa ešte raz na príklad popisu úlohy. Venujte pozornosť formulácii prvého odseku: "Zvýšenie obratu z 25 miliónov USD na 50 miliónov USD do konca tretieho roka." To znamená, že nový viceprezident predaja buď bude schopný zvýšiť obrat na 50 miliónov dolárov za tri roky, alebo nie. Hráč A to bude môcť urobiť, hráči B a C nie. To je veľmi jednoznačný výsledok a vďaka tejto vlastnosti nám umožňuje hneď od začiatku vyradiť neperspektívnych kandidátov.

Ľudia neradi prehrávajú, ale tiež nemajú radi, keď sú nútení opustiť svoje domovy a vymeniť jednu spoločnosť za inú, alebo sa dokonca presťahovať do iného mesta alebo krajiny v nádeji, že uspejú. Zvýšte výkonnostnú latku tak vysoko, ako je to len možné – samozrejme v rámci rozumu – a zbavíte sa hráčov B a C a zároveň pritiahnete hráča A odvážnymi cieľmi, ktoré spochybňujú ich talent.

Typický popis práce vám bude málo užitočný, pretože zvyčajne hovorí o bežných činnostiach a mechanicky uvádza, že osoba vykonám v tejto pozícii (odpovedanie na hovory zákazníkov alebo predaj produktu). Na druhej strane sa gólová tabuľka stane vaším plánom úspechu práve preto, že presúva pozornosť na výsledky, presnejšie na to, čo musí dosiahnuť svojho kandidáta (zvýšenie obratu z 25 na 50 miliónov dolárov za tri roky). Cítiť rozdiel?

Očakávané výsledky je o to ľahšie určiť pre obchodovanie, pretože tu buď máme predaný produkt alebo nie.

Žiaľ, nie pri všetkých činnostiach sa dajú výsledky úspechu tak ľahko premietnuť do niečoho takého jednoduchého a objektívneho, ako sú čísla. Očakávaný výsledok pre marketingového manažéra môže byť napríklad: „Naplánujte a zrealizujte novú marketingovú kampaň do troch mesiacov od toho a toho dátumu.“ Pre koordinátora online účtov môžete výsledok opísať ako zvýšenú návštevnosť stránok a prítomnosť na populárnych fórach. Následne sledovať, či sa novému marketérovi podarilo spustiť svoju kampaň včas, a počítať návštevnosť stránky. Samozrejme, tieto odhady pre vás nebudú ľahké, ale za roky práce sa našim klientom podarilo nazhromaždiť pomerne veľa objektívnych kritérií, ktoré sú zvyčajne založené na spätnej väzbe, ktorá im umožňuje včas naplánovať nový rozpočet.

Je zvláštne, že všetky tieto opatrenia sú rovnako prospešné pre prijatého kandidáta. Človek už chápe, podľa akých parametrov bude hodnotený. Vie čo? je to jeho šéf a spoločnosť ako celok, ktoré sú pre jeho pozíciu dôležité. A namiesto dohadov a neistoty, ako to urobiť lepšie, a skúšania bojovať na desiatich frontoch naraz, dostane hneď jasný plán kampane. A to vôbec nezužuje jeho možnosti – práve naopak, získava dodatočnú voľnosť manévrovania.

"Uveďte príklad svojich úspechov"- Toto je jedna z otázok, ktoré sa kladú na kompetenčnom pohovore. Tento typ pohovoru je spoľahlivou a široko používanou metódou pri nábore, ktorá poskytuje možnosť preveriť si odbornú spôsobilosť uchádzača pre úspešné vykonávanie pracovného miesta.

Pre tých, ktorí nemajú skúsenosti s týmto typom rozhovoru, je hlavnou vecou pochopiť základný koncept:

V behaviorálnom rozhovore by ste mali uviesť konkrétne príklady úspešného uplatnenia zručností a schopností z minulých pracovných skúseností.

Tento typ rozhovoru je založený na tom, že na základe minulého správania zamestnanca v danej situácii možno predpovedať jeho budúce správanie v novom zamestnaní. A všetko, čo kandidát musí urobiť, je poskytnúť presvedčivé príklady ktoré jasne preukazujú požadované kompetencie uvedené v popise práce.

Najčastejšie skúmané kompetencie sú:

• komunikácia
• tímová práca
• iniciatíva
• vedenie
• zručnosti pri riešení problémov
• analytické myslenie
• tolerancia stresu
• time management
• vyjednávacie schopnosti
• plánovanie
• orientovaný na výsledok
• orientovaný na proces

Napríklad, ak z požiadaviek pracovného profilu vyplýva, že kandidát musí vedieť analyzovať, potom vás osoba, ktorá vedie pohovor, určite požiada, aby ste uviedli príklad, kedy ste túto zručnosť použili vo svojej práci a aké výsledky ste dosiahli.

Kompetenčné otázky začínajú:

• Povedz mi o čase, keď si...
• Daj mi príklad...
• Aké kroky ste podnikli...

Tu je niekoľko príkladov najpopulárnejších otázok:

• Uveďte príklad svojich úspechov.
• Opíšte obdobie, keď ste museli prekonať veľkú prekážku, aby ste veci zvládli.
• Povedzte mi o čase, keď ste museli žonglovať s niekoľkými dôležitými projektmi.

Kandidáti najčastejšie nevenujú náležitú pozornosť otázkam kompetencií. A márne. Ak sa vám totiž podarí prejsť a následne neuspejete pri prvej behaviorálnej otázke, aj tak odídete z pohovoru naprázdno. Aj keď máte obrovské dlhoročné pracovné skúsenosti, no bez pripravených príkladov nedokážete urobiť priaznivý dojem a potvrdiť svoje kompetencie. Na takúto otázku je dosť ťažké odpovedať, pretože vo svojich každodenných činnostiach si nemôžete bez prípravy okamžite vybrať alebo spomenúť na niečo, čo naozaj stojí za to, o čom by ste mali potenciálnemu zamestnávateľovi povedať.

Žiaľ, najčastejšie sú to práve kandidáti, ktorí sú menej kompetentní, no s dobrým zaškolením obchádzajú skúsenejších zamestnancov. A aby sa vám to nestalo, je načase si všetko zapamätať a vytvoriť si dobrý príbeh z minulých pracovných skúseností.

Odporúčam mať v zálohe aspoň tri príklady kompetencií uvedených na voľnom mieste, aby ste na pohovore vyzdvihli svoje prednosti. Najjednoduchší spôsob, ako efektívne odpovedať na akúkoľvek otázku v behaviorálnom rozhovore, je pripraviť sa tri jasné príklady vašich veľkých úspechov. Pamätajte si najzaujímavejšie projekty, ťažké úlohy, problémové situácie. Ak máte málo skúseností, potom príklady využijete počas štúdia alebo praxe.

Ako vždy použijeme ako základ pre príbeh metódu STAR, ktorá vám pomôže sústrediť sa na kľúčové detaily a urobiť váš príbeh štruktúrovaným, stručným a zapamätateľným.

3. R — výsledky

Formulujte výsledky svojich činov: čo sa stalo, čo sa stalo, čo ste sa naučili. A nakoniec je veľmi dôležité, aby váš dobrý príbeh STAR mal vždy šťastný koniec, ako v rozprávke. Posledná časť vašej odpovede by mala popisovať pozitívne výsledky vašich činov. Konkrétne výsledky sú vždy obzvlášť pôsobivé, napríklad: 32% nárast tržieb, zníženie rozpočtu na polovicu atď. Na pozitívny výsledok sa však môžete odvolať aj prostredníctvom emocionálneho hodnotenia, najmä od šéfa alebo klientov. To bude najlepší spôsob, ako presvedčiť anketára, že príbeh, ktorý rozprávate, je skutočný. Napríklad: m och, klient bol veľmi spokojný, môj manažér ocenil môj príspevok ku konečnému výsledku a vysoko ocenil moju prácu atď.

Príklad odpovede:

Keď som nové vylepšené výkazníctvo predstavil svojmu manažérovi, bol taký ohromený, že nemohol uveriť, že som to všetko urobil sám za taký krátky čas! Dostal som veľkú pochvalu aj od vrcholového manažmentu a bol som zaradený do programu Talent Bank v našej spoločnosti.

6 tipov: Ako odpovedať na otázku: Uveďte príklad svojich úspechov.

1) Venujte dostatok času premýšľaniu o názornom príklade z vašej minulej práce alebo školských skúseností. Vyberte si príklad, ktorý skutočne ukazuje viaceré kompetencie a osobné vlastnosti.

2) Pozorne počúvajte otázky a ak nerozumiete, neponáhľajte sa odpovedať, ale požiadajte o vysvetlenie. Je to lepšie, ako odpovedať na otázku úplne iným smerom a uvádzať nepodstatné príklady.

3) Buďte pripravení na objasňujúce otázky pretože anketár od vás bude chcieť získať viac informácií a skontrolovať, či sú vaše odpovede pravé. Tu sú príklady takýchto otázok:

• Povedz mi, prečo si to urobil takto
• Vysvetlite, ako ste dosiahli tento výsledok
• Myslíte si, že sa to dalo urobiť inak?

4) Buďte konkrétni. Nesnažte sa odpovedať všeobecne, ktoré o vás nič nehovoria. Napríklad: " Považujem sa za veľmi zodpovedného a organizovaného zamestnanca, keďže vždy dosahujem vysoké výsledky a úlohy plním načas.“ Takže neodpovedáš na otázku. Môžete počítať, čo chcete, ale musíte uviesť skutočný príklad zo svojej minulej skúsenosti, aby ste potvrdili svoj názor.

Niektorí kolegovia mi vyčítajú, že ako obchodný poradca požadujem, aby majiteľ firmy plnil všetky moje pokyny, čo nie je úplne správne, keďže poradca má dávať len odporúčania.

Faktom je, že dávam záruku vrátenia peňazí, ak sa nedosiahne konečný výsledok. To znamená, že garantujem výsledok!

Aký je rozdiel medzi požiadavkami a odporúčaniami obchodného poradcu? Ak ja ako obchodný poradca garantujem napríklad to, že majiteľ firmy do troch mesiacov zdvojnásobí obrat firmy, tak musím požadovať splnenie všetkých mojich pokynov. Keďže dávam záruku vrátenia peňazí, ak sa výsledok nedosiahne v tejto lehote. Aby sa nestalo, že sa majiteľ podniku zrazu rozhodol urobiť niečo po svojom a potom povedal: „Ach, nevyšlo to! Ale sľúbili ste, že peniaze vrátite, ak to nevyjde?

Malá lyrická odbočka. Už počujem tvoju hlúpu otázku: „Do troch mesiacov zdvojnásobí obrat firmy, aký nezmysel? Podvodník! Ako ty...“ a tak ďalej. Viac informácií o téme zvyšovania ziskov nájdete tu, toto je fragment webinára "Kde hľadať peniaze v podnikaní a ako ich získať!", ktorý ukazuje tri možné spôsoby, ako môže spoločnosť rásť exponenciálne. Túto technológiu som nevymyslel ja a používa sa už asi 25 rokov, ale tam, na západe. Používam ho v spojení s inými nástrojmi a prispôsobujem ho pre ruský trh. A funguje to skvele! Áno, v skutočnosti uvedenie základného poriadku do podnikania prinesie výsledok, ktorý prekoná všetky tie najfantastickejšie želania!

Pokračujme v rozhovore. Ak ako obchodný poradca dávam odporúčania k akýmkoľvek problémom, potom odporúčania nie sú záväzné a tu neposkytujem záruku, ak zákazník nedostane výsledok. Keďže si moje odporúčania s najväčšou pravdepodobnosťou vyloží po svojom, teda bude selektovať, čo sa mu páči a čo nie. Takže selektívne a bude používať. Overené praxou!

Aký konečný výsledok chce majiteľ firmy dosiahnuť, na základe toho si zvolí formu interakcie s biznis konzultantom. Ak chcete rýchly a zaručený výsledok, budete musieť splniť požiadavky, ak chcete, ako vždy, potom po obdržaní odporúčaní ich môžete použiť podľa vlastného uváženia, upraviť, vylepšiť alebo vôbec nepoužívať!

Som za slobodnú voľbu slobodného človeka! A čo si myslíš ty?

Ak sa vám článok páčil, zdieľajte ho so svojimi priateľmi, kliknite na príslušné tlačidlo!

Júlia Perminová

Tréner Softline Training Center od roku 2008.

Základný nástroj na prácu s obrovským množstvom neštruktúrovaných dát, z ktorého môžete rýchlo vyvodzovať závery bez toho, aby ste sa museli trápiť s manuálnym filtrovaním a triedením. Kontingenčné tabuľky je možné vytvoriť niekoľkými krokmi a možno ich rýchlo prispôsobiť podľa toho, ako chcete zobraziť výsledky.

Užitočný doplnok. Môžete tiež vytvárať kontingenčné grafy založené na kontingenčných tabuľkách, ktoré sa automaticky aktualizujú, keď sa zmenia. Je to užitočné, ak napríklad potrebujete pravidelne generovať prehľady s rovnakými parametrami.

Ako pracovať

Počiatočnými údajmi môže byť čokoľvek: údaje o predaji, zásielkach, dodávkach atď.

1. Otvorte súbor s tabuľkou, ktorej údaje chcete analyzovať.
2. Prejdite na kartu Vložiť → Tabuľka → Kontingenčná tabuľka (v systéme macOS na karte Údaje v skupine Analyzovať).
3. Malo by sa zobraziť dialógové okno Vytvoriť kontingenčnú tabuľku.
4. Prispôsobte si zobrazenie údajov, ktoré máte v tabuľke.

Pred nami je tabuľka s neštruktúrovanými údajmi. Vieme si ich usporiadať a prispôsobiť zobrazenie údajov, ktoré máme v tabuľke. Posielame „Množstvo objednávok“ do „Hodnoty“ a „Predaj“, „Dátum predaja“ - do „Riadky“. Podľa rôznych predajcov za rôzne roky boli sumy okamžite vypočítané. V prípade potreby môžete rozširovať každý rok, štvrťrok alebo mesiac - bližšie informácie získame na konkrétne obdobie.

Súbor možností bude závisieť od počtu stĺpcov. Napríklad máme päť stĺpcov. Len ich treba správne umiestniť a vybrať si, čo chceme ukázať. Povedzme sumu.

Môžete to rozpísať napríklad podľa krajiny. Prevádzame „Krajiny“.

Výsledky si môžete pozrieť podľa predajcov. Zmeňte „Krajina“ na „Predajcovia“. Pre predajcov budú výsledky nasledovné.

Táto metóda vizualizácie údajov s georeferenčnými údajmi vám umožňuje analyzovať údaje, nájsť vzory, ktoré majú regionálny pôvod.

Užitočný doplnok. Súradnice nie je potrebné nikam písať - stačí len správne uviesť zemepisný názov v tabuľke.

Ako pracovať

1. Otvorte súbor obsahujúci tabuľku, ktorej údaje chcete vizualizovať. Napríklad s informáciami o rôznych mestách a krajinách.
2. Pripravte údaje na zobrazenie na mape: „Domov“ → „Formátovať ako tabuľku“.
3. Vyberte rozsah údajov na analýzu.
4. Na karte Vložiť sa nachádza tlačidlo 3D mapy.

Body na mape sú naše mestá. Ale jednoducho nás mestá veľmi nezaujímajú – je zaujímavé vidieť informácie viažuce sa k týmto mestám. Napríklad sumy, ktoré je možné zobraziť cez výšku stĺpca. Umiestnením kurzora na stĺpec sa zobrazí suma.

Pomerne informatívny je aj koláčový graf podľa rokov. Veľkosť kruhu je daná súčtom.

3. Zoznam predpovedí

V obchodných procesoch sa často pozorujú sezónne vzorce, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri plánovaní. Hárok predpovedí je najpresnejší nástroj na predpovedanie v Exceli ako všetky funkcie, ktoré boli predtým a sú teraz. Dá sa použiť na plánovanie aktivít obchodných, finančných, marketingových a iných služieb.

Užitočný doplnok. Na výpočet prognózy budete potrebovať údaje za predchádzajúce obdobia. Presnosť predpovedí závisí od množstva údajov podľa obdobia – lepšie ako nie menej ako rok. Vyžadujete rovnaké intervaly medzi dátovými bodmi (napríklad mesiac alebo rovnaký počet dní).

Ako pracovať

1. Otvorte tabuľku s údajmi za obdobie a zodpovedajúcimi ukazovateľmi, napríklad za rok.
2. Zvýraznite dva riadky údajov.
3. Na karte Údaje v skupine kliknite na tlačidlo Hárok prognózy.
4. V okne Create Forecast Sheet (Vytvoriť hárok prognózy) vyberte graf alebo stĺpcový graf na vizuálne znázornenie prognózy.
5. Vyberte dátum ukončenia prognózy.

V príklade nižšie máme údaje za roky 2011, 2012 a 2013. Dôležité je uvádzať nie čísla, ale časové obdobia (teda nie 5. marec 2013, ale marec 2013).

Pre prognózu na rok 2014 potrebujete dva súbory údajov: dátumy a im zodpovedajúce hodnoty ukazovateľov. Vyberte oba riadky údajov.

Na karte Údaje v skupine Prognóza kliknite na Hárok prognózy. V zobrazenom okne Create Forecast Sheet vyberte formát prezentácie prognózy – graf alebo histogram. V poli „Ukončiť prognózu“ vyberte dátum ukončenia a potom kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“. Oranžová čiara je predpoveď.

4. Rýchla analýza

Táto funkcia je možno prvým krokom k tomu, čo možno nazvať obchodnou analýzou. Je pekné, že táto funkcionalita je implementovaná užívateľsky najprívetivejším spôsobom: požadovaný výsledok sa dosiahne len niekoľkými kliknutiami. Nemusíte nič počítať, nemusíte si zapisovať žiadne vzorce. Stačí vybrať požadovaný rozsah a zvoliť si, aký výsledok chcete dosiahnuť.

Užitočný doplnok. Okamžite môžete vytvárať rôzne typy grafov alebo grafov (mikrografy priamo v bunke).

Ako pracovať

1. Otvorte tabuľku s údajmi na analýzu.
2. Vyberte rozsah, ktorý chcete analyzovať.
3. Keď je vybratý rozsah, v spodnej časti sa vždy zobrazí tlačidlo „Rýchla analýza“. Okamžite ponúkne vykonanie niekoľkých možných akcií s údajmi. Nájdite napríklad výsledky. Sumy vieme zistiť, sú uvedené nižšie.

Rýchla analýza má tiež niekoľko možností formátovania. V bunkách histogramu môžete vidieť, ktoré hodnoty sú väčšie a ktoré menšie.

Do buniek môžete vložiť aj viacfarebné ikony: zelená - najväčšie hodnoty, červená - najmenšie.

Dúfame, že vám tieto triky pomôžu urýchliť vašu prácu s analýzou údajov v programe Microsoft Excel a rýchlo zdolať výšiny tejto komplexnej, no z hľadiska práce s číslami tak užitočnej aplikácii.