Главная » Инструкции » Штатное расписание с вакантными должностями образец. Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Штатное расписание с вакантными должностями образец. Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

Возможность организации рабочего времени персонала;
Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
Оставление правил внутреннего распорядка дня;
Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

Если происходит реорганизация фирмы;
Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
В случае изменения штатных единиц;
Изменения должности в штатном расписании;
Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

Наименование организации, согласно учредительным документам;
Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Узнайте, как составить и утвердить расписание организации, а также внести в документ необходимые изменения, не нарушая закон. Пошаговая инструкция, рекомендации по заполнению формы Т-3 и заполненный образец - в статье.

В статье

Скачайте популярный документ по теме. Остальные образцы ищите в статье!

Кто разрабатывает штатное расписание

Штатное расписание предприятия отражает его структуру, кадровый состав, численность персонала и оклады по всем должностям. Относится к числу условно обязательных нормативных документов: с одной стороны, Трудовой кодекс РФ не требует составлять штатное расписание, с другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления.

Зачем нужно штатное расписание

Исходя из штатного расписания, определяется количество сотрудников, необходимых организации для закрытия должностных позиций, и размер бюджета на содержание персонала; подтверждается себестоимость продукции.

К нему же обращаются при оценке трудовой загрузки подразделений или отдельных сотрудников, разработке и уточнении должностных инструкций, решении стратегических кадровых вопросов.

Формирование штатного расписания обычно поручается кадровику или делопроизводителю, иногда - главному бухгалтеру.

Внимание! Федеральные государственные учреждения оформляют «штатку» в обязательном порядке (см. положение, утвержденное постановлением Правительства РФ №583 от 5.08.2008), а региональные - согласно нормам, установленным местными органами власти.

Читайте в «Системе Кадры»:

Штатное расписание – 2019. Три совета от Минтруда по составлению

Как составить штатное расписание: пошаговая инструкция

Штатное расписание содержит информацию о кадровой структуре организации, в том числе о вакантных позициях. При разработке документа не путайте его со штатной расстановкой, которая, чаще всего, отражает лишь занятые штатные единицы с указанием ФИО, табельных номеров и других сведений о конкретных сотрудниках, которые их занимают.

Действуйте по инструкции:

Шаг 1. Выберите форму. Можно использовать или разработать собственную форму, дополненную и адаптированную к потребностям конкретной компании (Закон №402-ФЗ от 6.12.2011, письмо Минфина России №ПЗ-10/2012 от 4.12.2012).

Шаг 2. Укажите структурные подразделения , в том числе обособленные - филиалы и представительства. Убедитесь, что в документе отражены все имеющиеся в организации службы, отделы, цеха, участки и другие структурные подразделения. Что именно следует учитывать как отдельное подразделение, указано в постановлении Пленума Верховного суда РФ №2 от 17.03.2004.

Шаг 3. Определите штатную численность. Учитывайте отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также структуру, сферу деятельности и функции компании. Чтобы на основании актуальных нормативов определить численность персонала, применяется простая формула:

Шаг 4. Укажите наименования должностей : они должны соответствовать трудовым функциям сотрудников (ст. 57 ТК РФ). Если указываете вакантные должности, прием на которые будет открыт спустя несколько месяцев или лет, раз в месяц сообщайте о них в службу занятости населения (см. закон №1032-1 от 19.04.1991).

Шаг 5. Укажите количество штатных единиц по каждой должности. Количество штатных единиц не обязательно должно отражаться в целых числах. Например, можно предусмотреть 0,5, 0,7 штатной единицы.

Шаг 6. Отразите размеры окладов (тарифных ставок) . В документе указывается месячная зарплата по каждой должности с учетом всех положенных надбавок в рублевом исчислении. Иногда указать зарплату в рублях невозможно - например, если установлена часовая тарифная ставка. В этом случае прописывается размер часовой ставки и в графе «Примечания» надо указать, что установлена часовая тарифная ставка.

Шаг 7. Подпишите и утвердите документ. Заполненный бланк заверьте подписью лица, ответственного за кадровый учет, и главного бухгалтера, а затем передайте на утверждение руководителю организации.

Вопрос из практики

Как правильно писать в официальных документах: согласно «штатного расписания» или «штатному расписанию»?

Правильный вариант - согласно штатному расписанию

После предлога «согласно» всегда ставится слово в дательном падеже (отвечает на вопросы кому? чему? ). Использование родительного падежа, которым, к сожалению, часто грешат кадровики и делопроизводители, в данном случае нарушает нормы русского языка.

★ Чтобы без ошибок оформлять реквизиты кадровых документов по новому ГОСТу , ознакомьтесь с рекомендациями «Системы Кадры».

Как утвердить штатное расписание

Документ, заверенный подписями начальника отдела кадров и главного бухгалтера, утверждается руководителем компании. Издайте приказ в произвольной форме, придерживаясь требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Приказ об утверждении штатного расписания (фрагмент)

Закон не требует знакомить персонал со штатным расписанием или приказом о его утверждении. Однако такая норма может предусматриваться коллективным договором или внутренними правилами компании (см. письмо Роструда №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014).

Чтобы не возникало путаницы, пропишите порядок утверждения в локальных актах: кто подписывает штатное расписание, издается ли отдельный приказ, кому делегируется право подписи, если ответственное должностное лицо отсутствует, и т.д.

Читайте в журнале «Кадровое дело »:

Как выглядит штатное расписание: образец заполнения

Работодатель сам решает, что взять за основу - или собственный бланк.

На практике чаще используется именно унифицированная форма, поскольку все необходимые реквизиты в ней есть, а порядок заполнения детально разъясняется в постановлении Госкомстата №1 от 5.01.2004 и других рекомендациях, утвержденных уполномоченными органами.

Сначала заполните «шапку». Впишите сведения о компании, регистрационный номер и дату составления документа, а также укажите период его действия. Часто «штатка» составляется на год, но можно установить и другой срок или же не ограничивать срок действия документа. Затем переходите к заполнению основной части, оформленной в виде таблицы.

Читайте в журнале «Кадровое дело »:

Графы, которые нужно заполнить

Наименование подразделения. Четких правил перечисления подразделений не существует, но с учетом сложившейся практики они указываются в порядке подчиненности: сначала административный отдел, в который входит руководство компании, а затем все остальные.

Код подразделения. Также отражает порядок подчиненности: руководящему отделу присваивается код 01, бухгалтерии - 02, и так далее. Если в состав крупного отдела входят более мелкие, код может состоять из цифр, разделенных точкой. Например, финансовый департамент обозначается кодом 02, а входящие в его состав бухгалтерия и экономический отдел - кодами 02.1 и 02.2 соответственно.

Должность (специальность, профессия), разряд или класс (категория), квалификация. Указывается в именительном падеже, без сокращений и приставок «и.о.» или «врио».

Закон не запрещает использовать латинский алфавит, вписывая позиции в штатное расписание: пример - «HR-менеджер», «IT-специалист». Но все записи в трудовых книжках должны быть на русском языке, как того требуют правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Чтобы названия должностей в трудовых книжках, договорах и штатном расписании в точности совпадали, используйте формулировки «менеджер по персоналу», «системный администратор» и т.д. Можно добавлять к ним категории «младший», «ведущий», «главный» и «старший», чтобы отразить объем и характер должностных полномочий.

Наименования должностей указывайте с учетом профстандартов или квалификационных справочников, если речь идет о работе, связанной с предоставлением льгот или наличием ограничений. Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Количество штатных единиц. Чтобы у ГИТ не было претензий к работодателю, указывайте точное количество единиц по каждой должности, а если принимаете на работу персонал сверх нормы, корректируйте штатное расписание. Неполные единицы указывайте в долях, например, 0,5 или 0,75.

Тарифная ставка (оклад). При почасовке укажите стоимость одного часа работы, а в графе 10 напишите «почасовая оплата труда». Если фиксированного показателя нет, например, зарплата начисляется по сдельной или бестарифной системе , ставьте прочерк, а в графе 10 укажите, какую именно систему оплаты труда применяет работодатель. Устанавливать так называемую вилку окладов (от минимального до максимального) не рекомендуется. Это можно только при условии, что разница в оплате труда обусловлена различиями в разрядах или квалификации сотрудников (ст. 143 ТК РФ), но вилка окладов, скорее всего, вызовет претензии у проверяющих органов.

Надбавки. Например, могут устанавливаться надбавки за ученую степень. Они выплачиваются научным и педагогическим работникам за кандидатскую или докторскую степень. Или надбавки за работу во вредных условиях. Все постоянные надбавки надо отразить в штатном расписании.

Итоговый размер ежемесячной выплаты. Прописывается для каждой должности и представляет собой сумму выплат, указанных в графах 5-8. Если данный показатель заполнить нельзя, например, в ситуации когда установлена часовая тарифная ставка или применяется сдельная система оплаты труда, графа остается незаполненной.

Примечания. В эту графу вносятся характеристики применяемых систем оплаты труда со ссылками на соответствующие нормативные акты, правовые основания для выплаты региональных надбавок и другие уточнения.

Нижнюю, итоговую строку таблицы заполняйте в последнюю очередь. Здесь отражается общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.

Штатное расписание (пример заполнения)

Как внести изменения в штатное расписание

Изменение штатного расписания оформляется двумя способами. Если поправки носят единичный характер, издайте письменный приказ о внесении изменений в документ, если массовый - утвердите «штатку» в новой редакции. Сделать это можно по мере необходимости (см. письмо Роструда №428-6-1 от 22.03.2012).

Что нужно отражать в документе

Сокращение численности или штата работников, расформирование или создание структурных подразделений, переименование должностей, повышение зарплат, отмену надбавок и другие значимые изменения следует отражать в штатном расписании. Но эти кадровые процедуры требуют специального оформления.

Внимание! Внесение изменений в штатное расписание должно сопровождаться изменением трудового договора каждый раз, когда затрагиваются условия труда: название должности, занимаемой сотрудником, порядок расчета зарплаты, размер надбавки.

Что делать, если нужно принять новичка на должность, которую изменяют

Как быть, если в период корректировки расписания нужно принять нового сотрудника на должность, в которую вносятся изменения? Ситуация непростая.

Если в организации нет других работников, занимающих данную должность, как можно скорее внесите изменения и только потом оформляйте трудоустройство новичка. Если на этой же должности работают другие сотрудники, придется учитывать их права и интересы.

У работодателя есть три варианта:

Вариант №1 . Принять новичка на текущие условия и указать в трудовом договоре, что с определенной даты вступят в силу запланированные изменения, касающиеся условий труда или его оплаты. Это не противоречит статье 72 ТК РФ.

Вариант №2 . Попросить соискателя подождать, пока вступят в силу изменения в трудовых договорах с другими сотрудниками и новое штатное расписание.

Вариант №3 . Не вносить изменения в имеющиеся должности, а вводить новые, чтобы принимать новичков и переводить ранее принятых сотрудников (не раньше, чем закончится срок предупреждения об изменении условий труда ) на вновь созданные позиции.

Утвердите штатное расписание, чтобы документально закрепить структуру и кадровый состав организации. Используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте бланк самостоятельно. При заполнении учитывайте требования действующего законодательства: все суммы прописывайте в рублях, не устанавливайте вилки зарплат, включайте в штатное расписание все должности - в том числе дистанционные, надомные, с неполной ставкой. Если в «штатке» есть вакантные позиции, не забывайте сообщать о них в службу занятости.

Штатное расписание: пример заполнения этого обязательного кадрового документа смотрите в статье. Иногда менять штатное расписание приходится в течение года, коснется ли это вас?

Читайте в статье:

Все документы фирмы или предпринимателя по кадрам можно разделить на обязательные, ситуационные и рекомендованные. Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Формы по кадрам

Документы	Уточнение
Обязательные	– трудовые книжки; – договоры с персоналом; – личные карточки; – правила трудового распорядка; – правила работы с персональной информацией; – воинские документы; – штатное расписание; – номенклатура дел; – график отпусков; – приказы об отпусках; – расчетные записки об отпусках; – расчетные листки; – табели учета времени работы; – бумаги о спецоценке условий труда; – бумаги об охране труда и т.д.
Ситуационные	– положение о коммерческеой тайне; – положение об оплате труда; – положение о премировании; – положение об аттестации; – порядок выплаты надбавок и компенсаций; – допсоглашения к трудовым договорам; – договоры о полной матответственности; – приказы на отзыв из отпуска; – приказы на отпуск за свой счет; – приказы на учебный отпуск; – приказы на декретный отпуск и на отпуск по уходу за ребенком; – приказы на увольнение; – приказы о санкциях персоналу и т.д.
	– положение о командировках; – порядок архивации документов; – инструкции по должностям; – личные дела и т.д.

Штатное расписание – это условно обязательная кадровая форма. Хотя Трудовой кодекс не обязывает заполнять штатное расписание, его наличие у фирмы или предпринимателя всегда является преимуществом. Благодаря систематизации данных в шаблоне штатного расписания в службе кадров и в бухгалтерии будет актуальная информация о:

Кадровой структуре по должностям, профессиям и специальностям.
Текущей численности персонала.
Размере окладов, надбавок, премирующих и компенсационных выплат и выплат по среднему заработку.
Структуре вакансий.
Размере фонда зарплаты по вакансиям.
Потребностях и перспективах по кадровой численности и фонду зарплаты.

Также на основании сведений из штатного расписания фирме или предпринимателю проще обосновать налоговые льготы, вычеты и расходы на оплату труда, а также охрану труда.

Срок действия этого документа не ограничен, и если кадровая ситуация не менялась, то штатное расписание пересматривать не нужно. Внести изменения в штатное расписание придется, если:

изменено название должности;
изменен размер должностного оклада;
сокращен штат персонала;
произошли технологические или организационные перемены и т.д.

В остальных случаях порядок и случаи корректировки штатного расписания устанавливает руководитель.

Шаблон штатного расписания

С 2004 года для штатного расписания был установлен типовой бланк – форма № Т-3. Но сейчас коммерческие фирмы и ИП уже не обязаны пользоваться только унифицированными бланками. Они могут самостоятельно составлять собственные бланки, в том числе шаблон штатного расписания. Однако есть важное условие - включить в бланк «штатки» все реквизиты, обязательные для «первички».

Чтобы изменить типовую форму, руководитель издает приказ – например, такого содержания:

Типовое штатное расписание

Чтобы составить штатное расписание, существует типовой алгоритм.

Шаг 1. Внести информацию о в шаблон штатного расписания.

В крупных организациях, как правило, «штатки» возлагается на отдел кадров. У предпринимателей и в небольших фирмах эту функцию зачастую выполняет бухгалтер. Однако в любом случае штатное расписание делают только в одном экземпляре на весь кадровый состав. При этом следует учесть планы фирмы или ИП по найму сотрудников для выполнения ближайших производственных задач.

Шаг 2. Заверить заполненное штатное расписание.

«Штатку» подписывают ответственный кадровый сотрудник и главбух. Если штатное расписание большое и составлено на нескольких страницах, главбух может расписаться на каждой странице и в конце «штатки».

Шаг 3. Утвердить штатное расписание.

Для этого издают специальный приказ руководителя, датированный днем, с которого действует «штатка».

Шаг 4. Ознакомить персонал со штатным расписанием.

Штатное расписание не регулирует напрямую работу сотрудников. Поэтому данный шаг алгоритма обязателен, только если в локальном документе фирмы или предпринимателя закреплено ознакомление сотрудников со «штаткой». В остальных случаях достаточно внести кадровые сведения по каждому сотруднику в его трудовой договор, подписание которого и является ознакомлением.

Заполнение штатного расписания

Если на момент набора персонала штатное расписание уже действует, то в трудовых договорах, трудовых книжках и остальных кадровых бланках должности и оклады должны полностью соответствовать данным штатного расписания. В противном случае сотрудники, обратившись за госструктуры за медицинскими, социальными или пенсионными выплатами, не смогут их оформить.

Правила штатного расписания по графам приведены в таблице 3.

Таблица 3. Образец заполнения штатного расписания

Реквизит
	Если какая-либо должность имеет градацию по сложности, ответственности, правам и обязанностям, то в ее наименовании нужно указать на эту разницу – например, с помощью слов «ведущий», «старший», «младший» и др.
	По должностям, предназначенным для совместителей, указывают неполную штатную единицу, то есть долю – например, 0,5
	Зарплата указывается в рублях либо в проценте, коэффициенте, если принята смешанная или бестарифная система оплату труда. Зарплата должна соответствовать принятой в фирме или у предпринимателя системе оплаты труда. Для должностей с одинаковой сложностью, ответственностью, правами и обязанностями зарплата должна быть одинаковой
Графы 6 - 8	Компенсации и стимулирующие суммы нужно указать и те, которые обязательны по трудовому законодательству, и те, которые установлены в данной конкретной фирме или у ИП

Как заполнить штатное расписание

В отношении операторов колл-центра ООО «Символ» в штатном расписании в графе 4 указана доля – 0,5. Фактически часть операторов работают с «Символе» по совместительству, а часть – основные сотрудники с неполным рабочим днем и совмещающие профессии.

Таблица 4. Заполнение штатного расписания

Ситуация
У фирмы есть представительство или филиал	Подразделения фирмы не составляют свою «штатку», а получают из центрального офиса выписку из штатного расписания или его копию
В фирме или у ИП работают совместители	В отношении совместителей в «штатке» фиксируют только должность без указания на совместительство
В фирме или у ИП применяется часовая тарифная ставка	В штатном расписании отражают часовую ставку в рублях со ссылкой на положение об оплате труда или иной аналогичный документ

Форма штатного расписания Т 3: образец заполнения

Т 3 - это , действующий с 2004 года. При его заполнении нужно внести информацию во все графы, если такие сведения есть в организации или у ИП. Например, графу “Надбавка” оформляют, если по данной должности или профессии есть доплаты. А графу “Разряд” - если должность или профессия ранжируется по разрядам.

Вложенные файлы

Перечень кадровых документов.doc
Бланк приказа на штатное расписание.doc
Образец приказа на штатное расписание.doc
Бланк штатного расписания в excel.xls
Образец штатного расписания.doc
Образец штатного расписания в excel.xls
Образец штатного сезонного расписания.doc
Образец штатного тарифного расписания в excel.xls