» »

Üzleti levelezéshez kapcsolódó dokumentumok. Üzleti levelezés - az üzleti levelezés alapjai, típusai, jellemzői, szabályai

Számos szervezet munkájának szerves része az üzleti levelezés, amelynek számos szabálya és jellemzője van. Nemcsak a titkárok, hanem a többi alkalmazott is írhat levelet a partnerekkel és más alkalmazottakkal való kapcsolatfelvétel céljából.

Az üzleti levelezés fogalma

Ez a kifejezés a kereskedelmi és üzleti információk cseréjét jelenti. Van egy bizonyos etikett üzleti levelezés amelyet még speciális tanfolyamokon is tanítanak. A levelet a szabályoknak megfelelően kell elkészíteni, mert ezzel megteremti és fenntartja a cég hírnevét, valamint komoly attitűdöt alakít ki a szervezet felé. Technikai szempontból az üzleti levél olyan eszköz, amelynek célja a különböző vállalatok vagy részlegek közötti kommunikáció javítása.

Az üzleti levelezés fajtái

Az okmányoknak többféle típusa létezik, és mindegyik tartalmazza a regisztráció és a benyújtás saját szabályait. Az üzleti levelezés alapjait az e-mailen keresztüli kommunikáció során is alkalmazzák. A szakemberek megkülönböztetik az ilyen típusú üzleti leveleket: hálaadás, kérés, követelés, bocsánatkérés, elutasítás, gratuláció és részvét. Ezen kívül vannak kereskedelmi levelek, amelyek tartalmaznak követeléseket, elutasításokat, emlékeztetőket, garanciákat stb.

Hogyan kell üzleti levelezést folytatni?

Egy levél írásakor fontos minden részletre odafigyelni. Az üzleti levelezés szabályainak ismertetésekor a következő szempontokra kell figyelni:

  1. Ha olyan levelet ír, amelyben meg kell válaszolnia a szerző által feltett bizonyos kérdéseket, akkor érdemes mindegyiket külön-külön idézni. Ehhez használjon számozást, és bontsa fel a szöveget bekezdésekre.
  2. Levél írásakor röviden kommentálnia kell az Ön vagy a beszélgetőpartner által csatolt összes dokumentumot. Ez azért fontos, hogy a címzett azonnal megértse a levél lényegét.
  3. A levelet a vezetőnek alá kell írnia és pecséttel kell ellátni.

Üzleti levelezés szabályai

Az üzleti levelek írásában elkövetett hibák elfogadhatatlanok, ezért fontos ismerni az írás alapvető szabályait:

  1. Ne használjon ismeretlen jelentésű szavakat, és ne ellenőrizze értelmezésüket szótár segítségével.
  2. Az üzleti levelezés lefolytatása kizárja a speciális terminológia használatát, mivel előfordulhat, hogy egyes szavak ismeretlenek a címzett számára. Ha ilyen kifejezéseket használ, kérjük, magyarázza el őket.
  3. Rövid mondatokban fejezze ki gondolatait, hogy a lényeg ne vesszen el.
  4. Ha nem ismeri alaposan az orosz nyelvet, akkor jobb, ha először beírja a szöveget egy szerkesztőbe vagy egy dokumentumba a számítógépen a helyesírás ellenőrzéséhez.
  5. Az üzleti levelezés nem teszi lehetővé a köznyelvi szavak használatát, az irodalmi fordulatokat stb. A levél elküldése előtt ellenőrizze, hogy nincs-e benne hiba és elírás. Jobb egy idő után újra ellenőrizni.

Levél indítása üzleti levelezésben

Először is, a levél szerkezetében van egy „fejléc”, amely tartalmazza a címzett beosztását és teljes nevét. Az üzleti levelezés jellemzői közé tartozik a szokásos "Kedves" fellebbezés, amely a legtöbb esetben a lap közepére van írva. Ha valaki nem ismeri, akkor a vezetéknév elé a „mister” szót írják. Az első bekezdés (preambulum) tartalmazza a levél célját és indokát. Elolvasása után a címzettnek meg kell értenie a fellebbezés fő jelentését.

Igénylés üzleti levelezésben

Az üzleti levelezés egyik legnépszerűbb típusa a felkérő levél. Ez lehet tapintatos kérés vagy diplomáciai követelés egy aktuális kérdésben. Az üzleti íráskészség fontos a kérések megfogalmazásához, mivel ez ösztönzi a címzettet a szerző számára szükséges intézkedések megtételére. Vannak bizonyos szabályok a levélíráshoz:

  1. A címzettet személyesen, az alapok betartásával kell megszólítani üzleti etikett.
  2. A fellebbezés okának magyarázatához a címzettnek bókot adhat, megjegyzi az üzleti vagy személyes tulajdonságokat és érdemeket.
  3. Érvelje a kérést, és érdekelje a címzettet annak végrehajtásában. A problémát a lehető legtömörebben és legvilágosabban kell leírni.
  4. A kérelem benyújtása után módosítani kell, és újra meg kell ismételni, hangsúlyozva a lehetséges előnyöket.

Hogyan emlékeztetheti magát az üzleti levelezésben?

Emlékeztető levél akkor használatos, ha emlékeztetni kell a kötelezettségek teljesítésére, a jogszabályok betartására, egy fontos esemény közeledtére stb. A legtöbb esetben szóbeli emlékeztetőt használnak előtte. Ennek eredményeként a levél egyfajta bizonyítékként szolgál a megtett intézkedésre. Az üzleti levelezésben szereplő emlékeztető a következőket tartalmazza:

  1. Információk a feladóról és a címzettről. Ezt követően közöljük az emlékeztető okát.
  2. Hivatkoznak a visszahívott kérdéssel kapcsolatos törvényekre és rendeletekre.
  3. Az üzleti levelezés kifejezéseinek világosnak, de nem fenyegetőnek kell lenniük. Nem lenne felesleges felidézni, hogy a probléma békés úton is megoldható.
  4. A levélnek nincsenek szabványai, így szabad formában írható.

Hogyan kérjünk bocsánatot üzleti levelezésben?

Az egyik legnehezebb megírni egy bocsánatkérő levél, aminek köszönhetően egyszerre kell bocsánatot kérni és megmenteni a cég arcát. Ezenkívül a sérült kapcsolatok helyreállítását célozza. Az üzleti levelezés a bocsánatkérés ilyen jellemzőit jelzi:

  1. A levél szerkezete tartalmazza a címzett megjelölését, az indulás tárgyát és a fellebbezést.
  2. A művészt nem lehet megadni, mivel a vezetőség mindent aláír.
  3. Az üzleti levelezésben a bocsánatkérő kifejezések nem lehetnek egyértelműek, és a levél tárgyának semlegesnek kell lennie, vagy teljesen hiányoznia kell.
  4. Az elérendő hatás az őszinte bocsánatkérés és a történtek tudatosítása, vagyis a kellemetlen helyzet okának jelzése.

Üzleti e-mail szabályok

A korábban említett szabályok mindegyike érvényes az elektronikus levelezésre is, de még mindig számos funkció van itt:

  1. A munkahelyi e-mailt kizárólag hivatalos levelezésre szabad használni, mivel minden levél a szerveren tárolódik, és egy másik személy is elolvashatja.
  2. üzleti levelezés email olvasható betűtípus használatát jelenti, és a legjobb az Arial vagy az Arial vagy Times New Római. A betűméret legyen közepes. A szövegben nem lehet Caps Lock, felkiáltójel vagy speciális karakter. A dőlt vagy a félkövér szedése elfogadható bizonyos kifejezéseknél, de csak akkor használja, ha feltétlenül szükséges.
  3. A jobb olvashatóság érdekében használjunk alcímeket, de ügyeljünk arra, hogy számuk ne legyen nagy, tehát maximum 3-4 darab. Egy bekezdés nem lehet hosszabb négy sornál.
  4. Az üzleti e-mail levelezés etikája nem engedi, hogy a tárgy mezőt üresen hagyjuk. Írja ide a levél lényegét, amely legyen konkrét, informatív és tömör.
  5. A végén mindenképpen hagyjon aláírást és elérhetőséget, és ez nem tarthat tovább hat sornál. Használja a következő szerkezetet: "Tisztelettel", vezeték- és utónév, cégnév, e-mail telefonszám és weboldal címe.
  6. Az üzleti levelezésben célszerű vállalati sablont használni az Ön vállalati stílus. Ennek köszönhetően lehet majd kitűnni a többi közül, és egyben betartani az üzleti levelezés szabályait. Fontos, hogy ne felejtsük el, hogy a levél nem csak a számítógép képernyőjén, hanem a telefonon is olvasható, így a sablont a különböző képernyők felbontására kell optimalizálni.

Üzleti írás könyvek

Az összeállítás minden bonyodalmának jobb megértése érdekében üzleti levél, hasznos irodalmat olvashat. A következő művek tekinthetők jónak:

  1. « Az üzleti írás művészete. Törvények, trükkök, eszközök» S. Karepina. A szerző elmagyarázza, mi a levelezés üzleti stílusa, hogyan kell távozni különböző típusok leveleket és jelentéseket.
  2. « Üzleti e-mail levelezés. Öt szabály a sikerhez". A szerző ismerteti az üzleti levelezés formáit és eszközöket kínál a kommunikáció hatékonyabbá tételéhez. Itt megtalálhatod hasznos tippekés trükkök.

Az üzleti levelezés típusait és elnevezésüket (levél, távirat, telex, faxüzenet (fax, telefonüzenet)) az üzleti információk továbbításának módjai határozzák meg, amelyeket két fő típusra osztanak - postai kommunikációra és elektronikus kommunikációra.

A levelezést sokféle fajta különbözteti meg: az állami szervek normatív jellegű leveleitől és távirataitól a polgárok fellebbezéséig és a szokásos kérvényekig. A levelezés tartalma lehet kérések, értesítések, megállapodások, igények, megállapodások, emlékeztetők, követelések, pontosítások, visszaigazolások, kérések, ajánlások, garanciák stb.

Levelezéskor a következő követelményeket kell betartani:

A leveleket speciális nyomtatványokra - fejléces papírra - állítják ki, és a szervezet vezetője vagy helyettesei írják alá a rájuk ruházott hatáskörben;

A leveleket hozzáértően, pontosan, durva foltok, javítások nélkül kell összeállítani;

A levél tartalomtól függetlenül higgadt, visszafogott, hivatalos üzleti nyelven kell, hogy legyen, kellő érveléssel, pontossággal, a jellemzők teljességével és egyértelműségével, az előadás rövidsége és következetessége legyen;

A levelezés útján történő információcserét csak akkor szabad alkalmazni, ha a véleménycsere más módja (telefonbeszélgetés, személyes találkozás stb.) nehezen vagy lehetetlen.

A hivatalos levél egy vállalkozás, szervezet, intézmény egyik legfontosabb kommunikációs csatornája a külvilággal. Levél útján szerződéskötést megelőző tárgyalásokat folytatnak, a vállalkozások közötti kapcsolatokat tisztázzák, igényeket fogalmaznak meg. Levelek kísérik az anyagi értékeket útközben stb.

Annak ellenére, hogy rendelkezésre állnak a modern kommunikációs formák: telefon, távíró, fax, modemes kommunikáció stb., a levelezés mennyisége még egy kisvállalkozásnál is nagyon nagy. Az üzleti levelekhez vezető vezetői helyzetek köre azonban korántsem korlátlan, és viszonylag világosan besorolható. Hatalmas számú levél, ugyanolyan típusú, összeállításukat igénylő vezetési helyzetekkel, sürgős szükség van az üzleti levél egységesítésére. Sajnos a modern üzleti levelezés elemzése azt mutatja, hogy sok vezetői alkalmazottnak hiányzik a levélírási készsége. Eközben a levél nem megfelelő kialakítása megnehezíti a vele való munkát. A szakértők egyetértenek abban, hogy egy üzleti levél legfeljebb egy oldalt foglalhat el. Az Egyesült Államokban a hetvenes években, a Fehér Ház Iroda irányításával megjelent Simple Letters gyűjtemény szerzői úgy vélik, hogy a szavakban való pazarlás dollárban pazarláshoz vezet. Nem lehet figyelmen kívül hagyni azt a tényt, hogy az üzleti dokumentumok egyáltalán nem „elolvasáshoz” szükségesek, hanem olyan információk, amelyek bizonyos cselekvésekre ösztönöznek.

  1. Fajtákés fajták üzleti leveleket

    Absztrakt >>

    ... üzleti 6. betűk 1.1 Tervezés üzleti betűk 6 1.2 A szöveggel szemben támasztott követelmények üzleti 9. levelek 2. fejezet Fajtákés fajták üzleti betűk 14 2.1 Osztályozás üzleti... stb. A leggyakrabban Kilátás üzleti levelezés - üzleti(hivatalos) levelek. ...

  2. Üzleti levelezés külföldi partnerekkel

    Absztrakt >> Ipar, termelés

    ... ……………………………………………………………………....3 Üzleti levelek és azok osztályozás…………………………………...4 Fajták nem kereskedelmi üzleti betűk .................................... ... 5 Fajták kereskedelmi üzleti levelek... üzleti levelezés külföldi partnerekkel. egy. Üzleti levelek és azok osztályozás Üzleti ...

  3. Üzleti levelezés (4)

    Absztrakt >> Ipar, termelés

    kifejezetten erre tervezték kedves dokumentum nyomtatványok, majd... for levelezés. Ezért osztályozza üzleti a betűk azt jelentik, hogy építeni osztályozás... ; információs levél. Különálló fajtái A betűket a szerint osztályozzuk...

  4. Az üzleti levelezés jelentős helyet foglal el az intézmények dokumentumrendszerében. Linkként külső szervezetekő az egyik szükséges elemeket Bármi vállalkozói tevékenység. A levelezés a bejövő és kimenő dokumentumok mintegy 80%-át foglalja el.

    Az üzleti levelezés fajtáit és elnevezésüket (levél, távirat, telex, fax, telefonüzenet) az üzleti információk továbbításának módjai határozzák meg, amelyek két fő típusra oszthatók: postai és elektronikus kommunikációra.

    A levelezést sokféle fajta különbözteti meg: az állami szervek normatív jellegű leveleitől és távirataitól a polgárok fellebbezéséig és a szokásos kérvényekig. A levelezés tartalma lehet kérések, értesítések, megállapodások, igények, megállapodások, emlékeztetők, követelések, pontosítások, visszaigazolások, kérések, ajánlások, garanciák stb.

    A levelezésnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:

    • a leveleket speciális nyomtatványokra - fejléces papírra - állítják ki, és a szervezet vezetője vagy helyettesei írják alá a számukra biztosított hatáskörön belül;
    • a leveleket hozzáértően, pontosan, durva foltok, javítások nélkül kell összeállítani;
    • a levélnek a tartalomtól függetlenül nyugodt, visszafogott, hivatalos üzleti nyelven kell megjelennie, kellő érveléssel, pontossággal, a jellemzők teljességével és egyértelműségével, az előadás rövidségével és következetességgel kell rendelkeznie;
    • tárgyilagos információkat tartalmazzon a bemutatott eseményekről, tényekről, és szükség esetén magyarázó és kiegészítő anyagokkal rendelkezzen.

    A levelezés útján történő információcserét csak akkor szabad alkalmazni, ha más módon nehéz vagy lehetetlen az eszmecsere (telefonbeszélgetés, személyes találkozás stb.).

    Az üzleti levél, mint tájékoztató és referencia jellegű, megfelelő kivitelezésű dokumentum az adatok elkészítésének és az okirat hivatalos aláírásának pillanatától nyer jogerőt.

    Mert elektronikus dokumentumokat(Az információról, informatizálásról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 5. cikke):

    • az automatizált információs rendszerből átvett dokumentum a hivatalos aláírást követően válik jogerőssé törvény által megállapított RF;
    • az automatizált információs és távközlési rendszerek segítségével tárolt, feldolgozott és továbbított dokumentum jogereje elektronikus digitális aláírással igazolható;
    • jogi ereje elektronikus digitális aláírás felismeri, ha elérhető az automatizált tájékoztatási rendszer az aláírás azonosítását biztosító szoftver- és hardvereszközök, és a megállapított használati módtól függően.

    Az üzleti levél részletei a következők:

    • Nemzeti embléma Orosz Föderáció;
    • az Orosz Föderáció szubjektumának jelképe;
    • szervezet emblémája ill védjegy(szolgálati jel);
    • cégnév;
    • referencia adatok a szervezetről;
    • dokumentum kelte;
    • az okmány regisztrációs száma;
    • hivatkozás az okmány nyilvántartási számára és keltére;
    • rendeltetési hely;
    • a szöveg címe;
    • dokumentum szövege;
    • egy jelölést a kérelem jelenlétéről;
    • aláírás;
    • nyomtatott lenyomat;
    • megjelölés az előadóról;
    • az irat végrehajtásának és az ügyben való irányának jelzése.

    A leveleket két példányban készítik - az elsőt nyomtatványon (üres papírlapon) készítik el, és elküldik a címzettnek, a másodikat pedig az ügyhöz.

    Az üzleti levelezést különféle célú levelek képviselik. Sokszínűségéből adódóan ez a dokumentumtípus a legszabadabb és legkevésbé szabványosított az alábbi egységes követelményeken belül, vagyis a betűknek jelen kell lenniük - áttekinthetőség, bemutatás egyszerűsége, információk teljessége, tisztelettudó előadásmód (üzleti etikett követelményei ), műveltség.

    A hivatalos üzleti levelezés üzleti (üzleti levél) és kereskedelmi ( kereskedelmi levél). A levelezést, amelynek segítségével gazdasági, jogi, kereskedelmi és egyéb tevékenységi formákat dolgoznak ki, üzleti levelezésnek nevezzük. Kereskedelmi ügyletek megkötése és lebonyolítása során, értékesítési és szállítási kérdésekben készült, jogerős levelek kereskedelmi levelezésre vonatkoznak (például érdeklődő levél, felszólító levél (ajánlat), keresetlevél és válaszok nekik). Funkcionális alapon a levelek feloszthatók válaszra szoruló és nem igénylő levelekre.

    * A fait accompli-t jelző levelek nem igényelnek választ.

    A címzett alapján a leveleket rendes és körlevélre osztják (egy szervezettől több címre küldik, általában alárendelt hatóságoknak).

    A kompozíció sajátosságai szerint a leveleket egyaspektusra (egy kérdés megoldására szentelve) és több szempontot figyelembe véve több szempontra osztják.

    *Általában szakaszokból, alszakaszokból, bekezdésekből, albekezdésekből állnak. Tartalmazzon kérést, bocsánatkérést, garanciát.
    ** Az etikett levelezésére vonatkozik.

    Szolgáltató (üzleti) levél- a különböző tartalmú dokumentumok általános elnevezése, amelyet egy speciális szövegtovábbítási módhoz kapcsolódóan - postai úton - osztanak ki.

    A levél speciális A4-es vagy A5-ös nyomtatványra készül, a levél szövegének méretétől függően. A levél kötelező adatai: a szervezet neve - a szerző, a szervezet postai adatai - a szerző, dátum, dokumentumszám, hivatkozás a beérkező irat dátumára és számára, címzett, cím a szöveghez, az aláíráshoz, az előadóról szóló megjegyzéshez, kísérőlevelekben - megjegyzés a mellékletek meglétéről.

    Az üzleti levél szövegét több okból is célszerű terv szerint elkészíteni. Tapasztalat és túlzott negatív érzelmek hiányában (például konfliktushelyzetekben) ez segít a kérdés helyes megfogalmazásában.

    Az üzenetterv összeállításának egyik módja a következő sorrendben történő munka:

    1. adatbázis gyűjtése tényanyagból - dokumentumok, illusztrációk, statisztikai és egyéb mutatók az üzenet témájában;
    2. következtetések megfogalmazása az adatbázis alapján;
    3. a következtetések felhasználása a szöveg összeállítási tervként.

    A levél szövege legyen logikus, következetes, meggyőző és formailag korrekt. A tényeket és eseményeket tárgyilagosan, tömören, világosan kell megfogalmazni. A levél szövege nem engedhet meg eltérő értelmezéseket.

    Használat tipikus szövegek a sablonszövegek pedig segítik az üzleti levelezés egyszerűsítését.

    A levél típusától és tartalmától függően a levél szövege lehet egyszerű vagy összetett. Az egyszerű levelek egy vagy két részből állnak: bevezetésből és befejezésből. Az összetételét tekintve összetett levelek tartalmazzák a bevezetést, a fő részt (bizonyítást) és a befejezést.

    A bevezető tartalmazza a kérdés indoklását, a kérdés vagy annak okát Elbeszélés. Ha a levél összeállításához valamilyen dokumentum szolgált, a hivatkozást megadjuk.

    A fő rész (bizonyíték) a kérdés lényegét rögzíti, bizonyítékot vagy cáfolatot szolgáltat. A fő résznek meggyőzőnek kell lennie, hogy ne legyen kétség a javasolt megoldások helyességével és érvényességével kapcsolatban.

    Végezetül a levél fő célja megfogalmazásra került.

    A levél céljától függően, hogy írója mire kíván fókuszálni, más konstrukciós sémákat alkalmaznak, amelyekből hiányozhat valamelyik elem, vagy eltérő lehet az elrendezésük sorrendje.

    A levél szövegét többes szám első személyben írjuk (kérem, küldje el).

    A levelek feldolgozásának egyszerűsítése és a végrehajtás felgyorsítása érdekében nem ajánlott két vagy több különböző kérdést egy levélben megvizsgálni, a levél tartalmilag egy tárgyú legyen. A levél terjedelme nem haladhatja meg a két oldalt; kivételes esetekben legfeljebb öt oldalnyi géppel írt szöveg megengedett.

    Az A4-es nyomtatványra írt levélben szerepelnie kell egy fejlécnek a szöveghez, amely a „Miről?” séma szerint épül fel, például:
    "Szerződéses kötelezettségek megszegéséről"
    "A tudományos és műszaki segítségnyújtásról"

    Ha a levél válasz, akkor annak a levélnek a számát és dátumát, amelyre a választ adták, a fejlécben fel kell tüntetni.

    Ha a levél négynél több címre szól, akkor az előadó levelezőlistát állít össze.

    A leveleket a levelet készítő osztályvezető, szükség esetén az érdeklődők vezetői záradékolják. szerkezeti felosztások, valamint a szervezet helyettes vezetője - az érintett irány kurátora, ha a levelet a szervezet vezetője írja alá. A leveleket a második példányon záradékolják, amely a szervezet archívumában marad tárolás céljából.

    A leveleket a szervezet vezetője, a részére biztosított hatáskörben helyettesei, valamint az önálló szerkezeti egységek vezetői írják alá, amennyiben erre jogosultak.

    Az üzleti levelezés jelentős helyet foglal el az intézmények dokumentumrendszerében. Külső szervezetekkel való kapcsolat lévén minden üzleti tevékenység egyik szükséges eleme. A levelezés a bejövő és kimenő dokumentumok mintegy 80%-át foglalja el.

    Az üzleti levelezés fajtáit és elnevezésüket (levél, távirat, telex, fax, telefonüzenet) az üzleti információk továbbításának módjai határozzák meg, amelyek két fő típusra oszthatók: postai és elektronikus kommunikációra.

    A levelezést sokféle fajta különbözteti meg: az állami szervek normatív jellegű leveleitől és távirataitól a polgárok fellebbezéséig és a szokásos kérvényekig. A levelezés tartalma lehet kérések, értesítések, megállapodások, igények, megállapodások, emlékeztetők, követelések, pontosítások, visszaigazolások, kérések, ajánlások, garanciák stb.

    A levelezésnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:

    • - a leveleket speciális nyomtatványokra - fejléces papírra állítják fel, és a szervezet vezetője vagy helyettesei a rájuk ruházott hatáskörben aláírják;
    • - A leveleket hozzáértően, pontosan, durva foltok, javítások nélkül kell megírni;
    • - tartalomtól függetlenül a levelet nyugodt, visszafogott, hivatalos üzleti nyelven kell megfogalmazni, kellő érveléssel, pontossággal, a jellemzők teljességével és egyértelműségével, az előadás rövidségével és következetességgel kell rendelkeznie;
    • - objektív információkat tartalmazzon az elhangzott eseményekről, tényekről, szükség esetén rendelkezzen magyarázó és kiegészítő anyagokkal.

    A levelezés útján történő információcserét csak akkor szabad alkalmazni, ha más módon nehéz vagy lehetetlen az eszmecsere (telefonbeszélgetés, személyes találkozás stb.).

    Az üzleti levél, mint tájékoztató és referencia jellegű, megfelelő kivitelezésű dokumentum az adatok elkészítésének és az okirat hivatalos aláírásának pillanatától nyer jogerőt.

    Az üzleti levél részletei a következők: Az Orosz Föderáció állami jelképe; az Orosz Föderáció szubjektumának jelképe; céglogó vagy védjegy (szolgáltatási védjegy); cégnév; referencia adatok a szervezetről; dokumentum kelte; az okmány regisztrációs száma; hivatkozás az okmány nyilvántartási számára és keltére; rendeltetési hely; a szöveg címe; dokumentum szövege; egy jelölést a kérelem jelenlétéről; aláírás; nyomtatott lenyomat; megjelölés az előadóról; az irat végrehajtásának és az ügyben való irányának jelzése.

    A leveleket két példányban készítik - az elsőt nyomtatványon (üres papírlapon) készítik el, és elküldik a címzettnek, a másodikat pedig az ügyhöz.

    Az üzleti levelezést különféle célú levelek képviselik. Sokszínűségéből adódóan ez a dokumentumtípus a legszabadabb és legkevésbé szabványosított az alábbi egységes követelményeken belül, vagyis a betűknek jelen kell lenniük - áttekinthetőség, bemutatás egyszerűsége, információk teljessége, tisztelettudó előadásmód (üzleti etikett követelményei ), műveltség.

    A hivatalos üzleti levelezés tárgya szerint üzleti (üzleti levél) és kereskedelmi (kereskedelmi levél) részre oszlik. A levelezést, amelynek segítségével gazdasági, jogi, kereskedelmi és egyéb tevékenységi formákat dolgoznak ki, üzleti levelezésnek nevezzük. Kereskedelmi ügyletek megkötése és lebonyolítása során, értékesítési és szállítási kérdésekben készült, jogerős levelek kereskedelmi levelezésre vonatkoznak (például érdeklődő levél, felszólító levél (ajánlat), keresetlevél és válaszok nekik). Funkcionális alapon a levelek feloszthatók válaszra szoruló és nem igénylő levelekre.

    A fejezet tanulmányozásának eredményeként a hallgatónak:

    tud

    • - a szervezetek irányítása során felhasznált dokumentumok célja, rendeltetése;
    • - az üzleti levelezést alkotó főbb üzenettípusok;
    • - az „okmányfolyam” és „hivatali munka” kifejezések jelentése;
    • - a szervezet irányítása során felhasznált dokumentumok típusai;
    • - a belső és külső hivatalos levelezésben használt iratok fajtái;
    • - az iratok egységesítésének célja;
    • - az információszolgáltatás hivatalos üzleti stílusának jellemzői;
    • - üzleti levelek típusai;
    • - az üzleti levél felépítésének logikája és a tervezéssel szemben támasztott követelmények;
    • - az elektronikus üzleti levél stílusjegyei;

    képesnek lenni

    - szöveget alkotni az üzleti levél szerkezetének megfelelően;

    saját

    – üzleti íráskészség hivatalos ügy az információ bemutatásának stílusa.

    A dokumentum, mint az írásbeli kommunikáció fő formája az irányítási folyamatban

    jelentős részét üzleti kommunikációírásban hajtják végre. Ennek oka a szervezetek irányítása során keringő nagy mennyiségű információ. Az elfogadásért vezetői döntések sok esetben tények rögzítésére, információk felhalmozására, majd elemzésére és megértésére van szükség.

    Ezenkívül az információkat feldolgozás céljából át kell adni a szervezet különböző tisztviselőinek és osztályainak. Mindezen tevékenységek végrehajtására a legmegfelelőbb forma az információ írásos bemutatása, amely a szervezetek irányításában egy dokumentum formájában történik.

    A dokumentum meghatározott formában bemutatott, meghatározott szabályok szerint elkészített és az előírt módon hitelesített tájékoztató üzenet. Az információról, informatizálásról és az információk védelméről szóló szövetségi törvény a "dokumentum" fogalmának a következő meghatározását tartalmazza:

    Dokumentum- ez egy anyaghordozón rögzített információ, olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik az azonosítást.

    Ugyanez a meghatározás szerepel az állami szabványban az „Irodai munka és archiválás” kifejezésekre és definíciókra vonatkozóan.

    latin szó documentum származott doceo - Tanítok vagy informálok és jelentésben bizonyítékot, bizonyítást jelentettem. Oroszországban a kifejezés dokumentum Nagy Péter pontosan "írásos bizonyítéknak" fordította. A XVIII. század során az „okmány” fogalmának meghatározásában elsősorban a jogi célja tűnt ki. Eközben magát ezt a kifejezést sokáig szinte nem is használták. Ehelyett más kifejezéseket használtak az üzleti gyakorlatban: tett, tett, papír. TÓL TŐL idővel a dokumentumokkal kapcsolatos ismeretek felhalmozódása a XIX. kiemelni a jogi mellett a vezetési szempontot is a dokumentumban.

    A dokumentumok lehetővé teszik az információk mentését, hivatalos jelleget adnak, és alapul szolgálnak a vezetői döntések meghozatalához. Emellett a dokumentumok az üzleti üzenetek fő formájának tekinthetők az írásbeli kommunikáció megvalósítása során. Így a szervezet dokumentumai információs és kommunikációs funkciókat látnak el.

    A dokumentumok összeállításának és feldolgozásának tevékenysége ún dokumentációkezelés(irodai munka).

    A menedzsmentben leggyakrabban olyan szöveges dokumentumokat használnak, amelyek papír vagy elektronikus formájúak. Megjegyzendő, hogy a dokumentumoknak más formái is léteznek - fényképek, hangfelvételek, videofelvételek. Ezek azonban nem az írásbeli kommunikáció eszközei, és nem túl gyakran használják őket a menedzsmentben, ezért ebben a fejezetben nem foglalkozunk az ilyen típusú dokumentumokkal.

    A kommunikációs funkciót megvalósító dokumentumok, címzett szerint részre osztható külső És belső.

    Külső üzleti levelezés között különböző szervezetek valamint egyének és szervezetek között. A kommunikáció alanyai által váltott üzenetek természetük hivatalos levelek.

    Belső üzleti levelezés a szervezet tisztviselői és osztályai között zajlik. Az ilyen levelezést ún hivatal.

    A szervezet irányítási tevékenységében számos különféle szöveges dokumentumokat. Céljukban és rendeltetésükben, tartalmukban, létrehozásuk gyakoriságában különböznek egymástól, és közös bennük, hogy vezetői információkat tartalmaznak.

    Által cél és cél A dokumentumok a következők szerint oszthatók fel:

    • szervezeti és jogi - a szervezet státuszának, struktúrájának megállapítása, személyi állomány, az osztályok, alkalmazottak jellege, feladatai és felelőssége stb. Például a szervezet alapszabálya, a felosztási szabályzat, munkaköri leírás;
    • közigazgatási – az irányítási folyamat aktuális koordinációjának és szabályozásának elvégzése. Például parancsok, vezetők parancsai;
    • tervezett - tartalmazza a megvalósításra tervezett tevékenységek listáját, sorrendjét, ütemezését. Például különféle tervek, programok;
    • információk és hivatkozások - a jelenlegi munkában való felhasználásra szánták. Például a kormányzati szabványok specifikációk, felsőbb szervezetektől kapott utasítások, iránymutatásokat minisztériumok és osztályok, osztályozók;
    • információs és elemző - a készleten lévő anyagok vagy áruk gyártásával, értékesítésével, elérhetőségével kapcsolatos belső elsődleges információk feldolgozásából adódóan. Az aktuális munkához és döntéshozatalhoz szükséges. Például elemző áttekintések, összefoglalók, igazolások, aktusok, feljegyzések;
    • jelentés - információkat tartalmaz a tevékenységek eredményeiről egy bizonyos ideig. Lehetővé teszik a kapott eredmények összehasonlítását mutatókkal, tervezett tervekkel, programokkal, valamint információk továbbítását felsőbb szervezetek, ill. törvényes kormányzati szervek: statisztikai, adóhatósági;
    • személyi dokumentumok - beleértve a szervezet alkalmazottaira vonatkozó információkat, amelyek célja tevékenységük munkaügyi jogszabályokkal összhangban történő szabályozása. Például, munkaszerződések, alkalmazottak személyi igazolványa, munkakönyvek satöbbi.

    Által tartalom a dokumentumok feltételesen feloszthatók műszaki, technológiai, pénzügyi, kereskedelmi stb. Ezzel a felosztással a dokumentum jelentésére és terjedelmére hívják fel a figyelmet. Például a „műszaki” dokumentumok magukban foglalják a műszaki feltételeket, a felszerelési útleveleket, a javítási szolgáltatási szabványokat. A technológiaihoz - technológiai térképek, az alapanyagból származó termékek kibocsátására vonatkozó normák. Tipikus pénzügyi bizonylat a mérleg, eredménykimutatás, adóbevallás.

    Periodikaság a dokumentumok létrehozását azok formája és célja határozza meg. A szervezeti és jogi dokumentumokat "lemondásig" fogadjuk el, azaz. addig a pillanatig, amikor szükségessé válik a változtatások végrehajtása, vagy azok teljes visszavonása. Adminisztratív dokumentumokat készítenek, de szükség szerint. Éppen ellenkezőleg, a tervezett és különösen a jelentési dokumentumok létrehozásának és az illetékes hatóságokhoz történő benyújtásának gyakorisága szigorúan meghatározott.

    A különböző típusú szöveges dokumentumok létrehozása és felhasználása a vezetői munka elengedhetetlen része. Fellépnek egész sor hasznos funkciók.

    A dokumentumok használata lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy:

    • – tevékenységüket szabályosan, hatékonyan és felelősségteljesen végezzék;
    • – következetesen és tárgyilagosan nyújtson tájékoztatást;
    • - biztosítani információs támogatás vezetői döntések meghozatalakor;
    • – következetes, folyamatos és eredményes üzletvitel és vezetői tevékenység;
    • - az üzletmenet folytonosságának biztosítása esetén vészhelyzetek;
    • – megfeleljen a szabályozási környezet követelményeinek, ideértve a levéltári, könyvvizsgálói és felügyeleti tevékenységet is;
    • – garantálja a védelmet és a támogatást bírósági ügyekben, beleértve a szervezet tevékenységére vonatkozó információkat tartalmazó okirati bizonyítékok meglétével vagy hiányával kapcsolatos kockázatokat;
    • – védi a szervezet érdekeit és a munkavállalók, valamint minden érdekelt jogait;
    • - kutatási és fejlesztési munkát végezni és dokumentálni, innovációs tevékenység valamint a történeti kutatás;
    • – üzleti, személyes és kulturális identitás biztosítása;
    • – fenntartani a vállalati, egyéni és társadalmi memóriát.

    Egyes dokumentumok azért jönnek létre, hogy bizonyos információkat közvetítsenek tisztviselők részlegeket, hogy vezetői befolyást gyakoroljanak rájuk. Ilyen dokumentumok a megbízások, utasítások, feljegyzések és feljegyzések, módszertani ajánlások, tájékoztató levelek, ajánlati levelek stb. A tények rögzítésére egyéb dokumentumok készülnek. Például jelentések, cselekmények.

    A szervezetben keringő teljes dokumentumkészlet a munkafolyamata.

    Dokumentumfolyamat- dokumentumok létrehozására, értelmezésére, továbbítására, fogadására és archiválására, valamint azok végrehajtásának nyomon követésére és az illetéktelen hozzáférés elleni védelemre szolgáló rendszer.

    A dokumentumáramlás a szervezet helyzetével kapcsolatos információk kezelésének biztosítása érdekében történik, a megalapozott vezetői döntések meghozatala és végrehajtásuk nyomon követése érdekében. A dokumentumokkal való munkát „papírmunkának” nevezik.

    Először is értsük meg magát az irodai munka kifejezést. Az irodai munka és archiválás területére vonatkozó kifejezések és definíciók szabványa (GOST R 51141-98) ezt a kifejezést "olyan tevékenységi ágként értelmezi, amely a dokumentumokkal végzett munka dokumentációját és megszervezését biztosítja", azaz. a teljes folyamat a dokumentum létrehozásának pillanatától a megsemmisítéséig vagy az archívumba történő tárolásig.

    A terminus papírmunkával párhuzamosan az 1960-as évektől. a kifejezést használják dokumentáció gazdálkodás biztosítása. Ennek a kifejezésnek a megjelenése a számítógépes rendszerek bevezetéséhez kapcsolódik a menedzsmentben, azok szervezeti, szoftveres és információs támogatás. A számítógépes programokban és az irodai szakirodalomban használt terminológia közelítése érdekében a kifejezés vezetői dokumentáció, ami lényegében a papírmunka kifejezés szinonimája.

    A ma használt tágabb kifejezés menedzsment információs és dokumentációs támogatása - magában foglalja a hagyományos dokumentumokkal való munka mellett és információs szolgáltatás, adatbázisok létrehozása, karbantartása és kezelése.

    Így a menedzsment dokumentációs támogatása alatt a dokumentumokkal való munkavégzés minden szakaszát értjük a létrehozástól és átvételtől a megsemmisítésig vagy archiválásig.

    Az iratvezetést a szabályozási és módszertani keret szabályozza, amely a dokumentumok létrehozását, feldolgozását, tárolását és felhasználását, valamint a szervezet dokumentációt támogató szolgáltatásának működését szabályozó jogszabályok, szabályozó jogszabályok és módszertani dokumentumok összessége.

    Az irodai munka normatív és módszertani alapja vannak:

    • az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai a tájékoztatás és a dokumentáció területén;
    • az Orosz Föderáció elnökének és kormányának vonatkozó rendeletei és rendeletei;
    • jogi aktusok szövetségi szervek az Orosz Föderáció hatóságai és alanyai, amelyek szabályozzák a dokumentáció támogatásának kérdéseit;
    • szabályozó és oktató jellegű jogi aktusok, a vállalkozások és intézmények irodai munkájára vonatkozó módszertani dokumentumok;
    • állami dokumentációs szabványok (GOST);
    • egységes dokumentációs rendszerek (UDS);
    • a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összoroszországi osztályozói stb.

    A dokumentumokkal való munka egyszerűsítésére a menedzsment területén széles körben használják egyesítés. Általában az egységesítés kifejezés egységesítést jelent (lat. unus - egy, facio - Én igen, pl. Unió). Célja egy felhasználóbarát, letisztult irányítási dokumentációs rendszer létrehozása. A lényeg az, hogy a gazdaság nagy mennyiség vállalkozások, szervezetek, intézmények. A köztük lévő kommunikáció megteremtése érdekében a dokumentumok összes lehetséges változatát valamilyen szabványos formára kell csökkenteni. A szabványosítás előfeltétele, hogy a különböző szervezetek tevékenységében ismétlődő munkatípusok és helyzetek legyenek. Például minden szervezet időszakonként statisztikai és pénzügyi kimutatásokés benyújtja azt az illetékes hatóságoknak; minden szervezet fogad és alkalmaz alkalmazottakat; szerződéseket kötni a vállalkozókkal stb.

    A vezetési helyzetek és cselekvések ismétlődése megköveteli az azonos típusú dokumentumok időszakos összeállítását és végrehajtását, ami lehetővé teszi azok szövegeinek egységesítését, pl. minden szervezet számára egységes formájú dokumentumokat, azok végrehajtására és jóváhagyására vonatkozó szabályokat fogadjon el. A vezetői dokumentumok szövegeinek egységesítése lehetővé teszi a vezetői döntések meghozatalának felgyorsítását, valamint a dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának egyszerűsítését és racionalizálását.

    Az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézete kidolgozta a "Szervezeti és Adminisztratív Dokumentáció Egységes Rendszere" (USORD) állami szabványt.

    Az USORD által biztosított dokumentumok többségével szinte minden irodai szolgáltatás működik, függetlenül a szervezet irányától, szervezeti és jogi formájától. Igen, összhangban Össz-orosz osztályozó a 020000, USORD osztály kezelési dokumentációja a következő dokumentációt tartalmazza:

    • szervezetet, vállalkozást létrehozni;
    • szervezet, vállalkozás átszervezése;
    • szervezet, vállalkozás felszámolása;
    • állami privatizáció és önkormányzati szervezetek, vállalkozások;
    • a szervezet, vállalkozás adminisztratív tevékenysége;
    • szervezet, vállalkozás tevékenységének szervezeti és szabályozási szabályozása;
    • a szervezet, vállalkozás működési és információs szabályozása.

    Az USORD tartalmazza az állami szabványt, az albumot egységes formák dokumentumok és utasítások azok kitöltéséhez és alkalmazásához.

    Egy másik, a szervezetekben folyó irodai munkát szabályozó dokumentum a GOST R 6.30–2003, amely tartalmazza a papírmunka alapvető szabályait, az űrlapon található információk tartalmára vonatkozó követelményeket, valamint a dokumentumok címzésének, egyeztetésének, aláírásának és jóváhagyásának eljárását. A szabvány meghatározza a hivatalos levelek formálására vonatkozó szabályokat, néhány követelményt ezen dokumentumok szövegére vonatkozóan. A szabvány először tanácsadó jellegű, ami a modern jogszabályoknak köszönhető. Az egységes nyomtatványok és egységes dokumentációs rendszerek mellett a Gosstandart of Russia (ma Rosstandart) a más időben jóváhagyott egy számot állami szabványok, kötelező a dokumentumokkal való munkavégzéshez (lásd 1. melléklet).

    A főbe szakasz Az egységesítő szövegek a következőket tartalmazzák:

    • a szövegszerkezet egységesítése, i.e. a szöveg szemantikai összetevőinek elrendezési sorrendjének megválasztása, a dokumentum céljának leginkább megfelelő;
    • a tartalom kifejezésének nyelvi eszközeinek egységesítése a dokumentum szövegében;
    • egységes szövegek fejlesztése koherens szöveg, sablon, kérdőív, táblázat formájában.

    Az információ koherens szöveg vagy sablon formájában történő bemutatásának formáját akkor választják, ha a dokumentumban a fő dolog az alkalmazottak (részlegek, szervezetek egésze) tevékenységéről vagy valamihez való viszonyulásáról szóló információ, pl. ha szükséges bármilyen rendelkezést, határozatot, tényt, eseményt közölni.

    Linkelt szöveg - olyan szövegről van szó, amelynek tartalma számos dokumentumban változatlanul megismétlődik. Az ilyen szövegek viszonylag ritkák a vezetői tevékenységben.

    Például a levél szövege: "Tájékoztatjuk, hogy termelésünk termékeivel kapcsolatban vegye fel a kapcsolatot minisztériuma UMTS-jével."

    Stencil - állandó információkat és hiányosságokat tartalmazó egységes szöveg megjelenítési formája, amely egy adott helyzetet jellemző változó információkkal tölti be.

    Kérdőív és táblázat - ez egy bizonyos formalizálás eredménye, amelynek során a szöveget megfosztják a megszokott nyelvtani koherenciától, és a szöveg tartalmát leegyszerűsített szerkezetek, számok vagy egyéb jelek közvetítik. A dokumentum egységes szövegének kérdőív vagy táblázat formájában történő bemutatásának formáját akkor választjuk, ha a fő az objektumról és annak jellemzőiről szóló információ.

    Fő követelményeknek a dokumentum létrehozásakor a következők:

    • hivatalos üzleti stílus alkalmazása;
    • a GOST, USD, egyéb szabályozási dokumentumok követelményeinek való megfelelés;
    • a közölt információk relevanciája. A következő fogalmakból áll: célzottság, tematikai korlát, megbízhatóság, objektivitás, érvelés, pontosság, ismétlődések kiküszöbölése, tömörség és alaposság egyszerre;
    • a használt nyelv és a stílusjegyek nyelvtani szabályainak betartására vonatkozó követelmények üzleti beszéd(terminológia, rövidítések, nyelvi képletek használata; főnevek és melléknevek esetei; igék alakjai; mondatfajták és felépítés, megszólítási formák, számnevek használata, szintaktikai jellemzők stb.).

    Ezenkívül meg kell felelnie az üzleti levelezést képező dokumentumok végrehajtására vonatkozó követelményeknek. A regisztráció követelményei az okmányok adatainak összeállítására és kivitelezésére vonatkoznak.

    • a szövetségi törvény 2006. július 27-én kelt 149-FZ "Tájékoztatásról, információs technológia valamint az információ védelméről.
    • Kuznetsova T.V. Az irodai munka megszervezése szakmai tudást igényel // Papírmunka. 2010. 2. szám P. 12–18.