Регламент использования автотранспорта в организации. Каков порядок использования работником служебного транспорта

При использовании сотрудником служебного транспорта в личных целях (то есть и в служебных целях и в личных происходит пользование транспортом) нужно заключать договор безвозмездного пользования или лучше издать просто приказ об использовании сотрудником служебного транспорта в личных целях и разработать правила пропорционального разделения расходов (амортизация, ТО, ремонт, транспортный налог).? Расходы на ГСМ высчитывать по путевым листам - часть расходов на служебное пользование, часть на личное? Сотрудник должен возместить организации все перечисленные выше расходы или только на ГСМ, а остальные расходы (амортизация и т.д) организация относит за счет прибыли, но работник их не возмещает?Автомобиль приобретен в лизинг и согласия лизингодателя на передачу в безвозмездное пользование нет, достаточно будет приказа (с описанием правил распределения расходов) об использовании сотрудником автомобиля в личных целях?Если договора о безвозмездном пользовании не будет, то НДС всё равно придется заплатить как при безвозмездном пользовании или нет?

1)Официальных разъяснений по данному вопросу нет.

Даже если договор не оформлять, использование служебного автомобиля в личных целях приравнивается к безвозмездному пользованию имуществом организации.

Поэтому в любом случае нужно разработать методику распределения расходов по Вашей организации. Закрепить и утвердить методику нужно приказом руководителя.

2)В путевых листах безопаснее отражать только служебные поездки. И на основании правильно оформленных путевых листов списывать количество бензина, израсходованного на производственные цели. Разницу в сумме оплаченного бензина, то есть использованного на личные цели, сотрудник должен возместить организации. Иначе с этой суммы организация должна начислить НДФЛ и страховые взносы.

3) Все затраты на данный автомобиль в части использования в личных целях нельзя учесть при расчёте налога на прибыль. Должен ли сотрудник возмещать все расходы или только на ГСМ, организация должна решить сама. Разъяснения контролирующих органов есть только относительно бензина. Но безопаснее, чтобы все расходы были возмещены работником. В этом случае у налоговиков не будет оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.

4) Если в договоре лизинга не прописаны конкретные условия использования передаваемого автомобиля (например, использовать только в производственных целях) и не содержится прямых запретов, то достаточно приказа для внутреннего учёта расходов.

5)Да, по общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС. Например, такой вывод сделал Минфин России в письме от 29.06.16 № 03-07-11/37772 по поводу оплаты парковок для сотрудников.

Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании.

Обоснование

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как начислить НДС при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг)

Ситуация: нужно ли начислить НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование
Да, нужно.

Объектом обложения НДС, в частности, является передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Для целей расчета НДС передачу имущества в безвозмездное пользование следует рассматривать как услугу. Поэтому налог с рыночной стоимости такой услуги нужно начислить в общеустановленном порядке. Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/2069 , от 17 января 2013 г. № 03-07-08/04 , от 29 июля 2011 г. № 03-07-11/204 .

Некоторые суды разделяют позицию финансового ведомства. Они признают передачу имущества в безвозмездное пользование услугой и разъясняют, что рыночную цену такой услуги (налоговую базу по НДС) нужно определять как стоимость аренды аналогичного имущества (см., например, определения ВАС РФ от 28 февраля 2014 г. № ВАС-1319/14 , от 29 января 2009 г. № ВАС-401/09 , постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20 ноября 2012 г. № А78-4990/2011 , Центрального округа от 22 октября 2013 г. № А09-7059/2012 , от 26 августа 2011 г. № А64-3070/2010 , Западно-Сибирского округа от 3 мая 2011 г. № А46-8306/2010 , Северо-Западного округа от 10 октября 2008 г. № А44-157/2008).

Главбух советует : есть факторы, позволяющие организациям не начислять НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование. Они заключаются в следующем.

Право безвозмездного пользования вещью ВАС РФ квалифицирует как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22 декабря 2005 г. № 98). В целях главы 21 Налогового кодекса РФ имущественные права не признаются имуществом, а следовательно, и товаром (п. , ст. 38 НК РФ). Поэтому их безвозмездная передача реализацией не является (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 , п. 1 ст. 38 НК РФ).

Некоторые суды подтверждают, что при передаче имущества в безвозмездное пользование объект обложения НДС не возникает (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 12 ноября 2010 г. № А46-4140/2010 , Московского округа от 29 июня 2006 г. № КА-А41/5591-06 , от 17 февраля 2006 г. № КА-А40/13265-05 , Поволжского округа от 6 марта 2007 г. № А65-13556/2006).

В таких условиях организации придется самостоятельно принимать решение о начислении НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование. Если организация решит не начислять НДС, то, скорее всего, такую позицию ей придется отстаивать в суде. При этом если организация докажет, что начислять НДС не нужно, то придется восстановить налог по переданному имуществу (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .

Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Как начислять амортизацию в налоговом учете

Ситуация: с какого момента в налоговом учете нужно прекратить, а затем возобновить начисление амортизации по основному средству, переданному в безвозмездное пользование

Основные средства, переданные по договорам в безвозмездное пользование, временно исключаются из состава амортизируемого имущества (п. 3 ст. 256 НК РФ).

По общему правилу начисление амортизации по таким объектам приостанавливается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором основные средства были переданы в безвозмездное пользование. А возобновляется – с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были возвращены собственнику.

4.Из статьи журнала «Упрощёнка», №10, октябрь 2016
Поездка домой на служебном автомобиле

Стоимость бензина может облагаться НДФЛ и страховыми взносами

На вопрос отвечает
Н.Г. Кукурузяк ,
эксперт журнала «Упрощенка»

Руководитель фирмы ездит на работу и обратно на служебной машине. Путевые листы мы составляем. Но там фигурирует домашний адрес директора. Могут ли проверяющие признать наши расходы на топливо доходом директора в натуральной форме и доначислить НДФЛ и страховые взносы?
Бухгалтер ООО «Рига» Л.Д. Белова

Ответ на ваш вопрос зависит от того, есть у директора возможность добраться до работы и обратно общественным транспортом или нет.

Когда такая возможность есть, расходы фирмы на проезд руководителя необоснованны. Они будут считаться личной выгодой директора. И с нее придется заплатить НДФЛ и страховые взносы. В противном случае налоги вам доначислят в ходе проверки (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326 , ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367).

Если же самостоятельно добраться до работы и обратно из-за ее удаленности или труднодоступности ваш руководитель не может, тогда личной выгоды в поездках нет. Следовательно, платить НДФЛ и взносы со стоимости проезда не нужно (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 и от 06.03.2013 № 03-04-06/6715).

Но! Вам придется доказать труднодоступность рабочего места руководителя. Для этого в трудовом договоре с директором сделайте пометку, что он использует служебный транспорт в силу удаленности рабочего места от его жилья.

5.Из статьи журнала «Учёт.Налоги.Право», №27, август 2016
Чиновники потребовали НДС с бесплатной парковки для работников

Компания обязана начислить НДС, если бесплатно предоставляет своим работникам парковочные места, которые сама арендовала. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 29.06.16 № 03-07-11/37772 , отвечая на частный запрос.

В запросе компания уточнила, что арендует машино-места с офисным центром и выделяет их конкретным работникам по заявлению. Но плату с работников не берет. То есть оказывает безвозмездную услугу. В комментируемом письме Минфин решил, что реализация таких услуг облагается НДС. Начислить налог надо с рыночной стоимости парковки. За нее можно взять цену, по которой организация сама арендует машино-места.

В то же время есть три способа освободить парковку от НДС.

Первый способ - не закреплять за работниками конкретные машино-места. А выделить только зону для парковки. Тогда услуга будет не персонифицирована. Ведь не ясно, кто поставит машины в выделенной зоне. А реализация - это оказание услуг одним лицом другому (п. 1 ст. 39 НК РФ). Значит, нет оснований начислять НДС (письмо Минфина России от 08.02.16 № 03-03-06/1/6140). Но такой способ неудобен, если компания предоставляет место под парковку лишь конкретным работникам.

Второй способ - записать в коллективном договоре, что компания выделяет работникам парковку. Тогда предоставление места не будет безвозмездным и не облагается НДС. В подобных спорах судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 13.09.10 № А26-12427/2009).

Взносы и НДФЛ можно не платить по другому основанию - компания предоставляет места, чтобы обеспечить бытовые нужды работников и сохранность их имущества. Такие блага - это не плата за труд.

Третий способ - брать за парковку символическую плату. Например, 100 рублей в месяц. И компания заплатит НДС со 100 рублей, даже если сама отдала за аренду больше.

6.Из статьи журнала «Учёт в сельском хозяйстве», №12, декабрь 2013
Служебная машина используется в личных целях

В хозяйстве некоторые автомобили из числа автотранспорта используются не только в производственных, но и в личных целях. Можно затраты на служебные машины полностью учитывать в налоговых расходах?

Отвечает
Ю.В. Ушаков,
аудитор

Нет, так поступить нельзя. Расходами признаются любые затраты при условии, что необходимы для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому затраты на личные поездки работника на служебном автомобиле нельзя признать в налоговом учете. Причем расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.

Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого хозяйство может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет.

Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер (торговому представителю, менеджеру по закупкам).

Казалось бы, имея водительское удостоверение, свидетельство о госрегистрации транспортного средства, полис ОСАГО и приказ о передаче в пользование служебного автомобиля, работник может смело садиться за рул ьп. 2 ст. 209 ГК РФ ; п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 № 1090 . Однако не все так просто. Может, за управление автомобилем работнику необходима доплата? А как быть с предрейсовыми медосмотрами? Давайте разберемся.

Разбираемся с доплатой за совмещение

Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.

Это можно выяснить из содержания трудового договора работника и должностной инструкции, если она является частью этого договор аст. 57 , ч. 3 ст. 68 ТК РФ .

Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплат ач. 1, 2 ст. 60.2 , ст. 151 ТК РФ .

Когда доплата не положена

Если директор или другой работник, которому предоставлен служебный автомобиль, не возит грузы или людей, а катает только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей, ведь предоставление автомобиля:

• не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает);
• может рассматриваться как вид социальной гарантии для определенных работников.

А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику за управление автомобилем не положена.

Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель - образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат. Такой вывод косвенно подтверждают Минздравсоцразвития и Ростру дПисьма Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897 ; Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1 .

Эту же точку зрения поддерживают и суды, отказывая в доплате за совмещение профессий (должностей), в частности, если:

• <или> профессии инженера и водителя не совмещались, так как инженер не исполнял обязанностей по должности водителя, а в соответствии с должностной инструкцией был лишь допущен к управлению автомобилем для проезда к месту работ на удаленных объекта хОпределение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 33-29136 ;
• <или> работник был принят на должность водителя-охранника, оплата труда производилась по тарифной ставке, установленной штатным расписанием и трудовым договором для должности водителя-охранника, следовательно, он не совмещал должности водителя и охранника и доплата ему не положен аАпелляционное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2013 № 33-771/2013 .

Когда придется доплачивать

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда:

• <или> в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкци яАпелляционное определение Омского облсуда от 06.11.2013 № 33-7293/13 ;
• <или> работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение)Апелляционное определение ВС Республики Хакасия от 21.05.2013 № 33-1251/2013 ;
• <или> работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора, согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодател яОпределение Приморского краевого суда от 15.12.2010 № 33-10823 ;
• <или> положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдел аАпелляционное определение Калининградского облсуда от 11.07.2012 № 33-2925/2012 .

Как видим, доказать факт совмещения работникам удается только на основании документов. И если такие документы имеются, то работодателю проще доплатить работнику за совмещение, не доводя дело до суда.

Предрейсовые медосмотры только для водителей

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей (которые работодатель проводит за свой сче тп. 5 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ ) инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 000 руб.ч. 2 ст. 12.31.1 , ч. 1 , п. 5 ч. 2 ст. 23.3 КоАП РФ Также организацию может наказать и трудовая инспекция - привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАПабз. 12 ст. 212 ТК РФ ; Решение Мосгорсуда от 18.07.2012 № 7-1369/2012 .

Вместе с тем медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принятых на работу в качестве водител яст. 2 , п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ . Поэтому если сотрудник ездит на служебном авто, но при этом в качестве водителя не оформлен, то проходить обязательные медосмотры, в том числе предрейсовые, он не должен.

А вот каково мнение представителя Роструда по этим вопросам.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.

Что касается доплат работникам, которым предоставлен служебный транспорт, то ситуация такая. Если в трудовом договоре (должностной инструкции) сказано, что работник использует автомобиль для выполнения своей трудовой функции, то дополнительная оплата за это ему не положена. Ведь, подписав договор, работник тем самым подтвердил, что согласен с его условиями.

Если про использование автомобиля ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции ничего не сказано, то управление автомобилем следует расценивать как дополнительную работу, за которую полагается доплат а” .

Итак, если работнику положена доплата за совмещение, а ваша организация ее не платит, это может привести к весьма неблагоприятным последствиям. Это не только штраф от трудинспекции (для организации - от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя - от 1000 до 5000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ), но и претензии со стороны работников, что может оказаться гораздо хуже. Ведь тогда работодателю придется раскошелиться еще и на денежную компенсацию за задержку доплаты, а также на возмещение морального ущерба и судебных издерже кстатьи 236, 237 ТК РФ .

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях

В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава местной администрации
городского округа Нальчик
А.АЛАКАЕВ

Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях

Утверждено
постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 25 декабря 2015 г. N 2425

Настоящее Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях (далее - Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортного средства, принадлежащего местной администрации городского округа Нальчик (далее - администрация), и определяет права, обязанности администрации, сотрудников и водителя (водителей) администрации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками администрации служебного автотранспортного средства (далее - автомобиль).

1. Общие положения

1.1. Автомобиль, используемый сотрудником администрации под управлением водителя (водителей) автомобиля администрации (далее - водитель администрации), является собственностью местной администрации городского округа Нальчик.

1.2. Сотрудники администрации вправе в служебных целях использовать автомобиль под управлением водителя администрации.

1.3. Сотрудникам администрации, обладающим правом использовать транспортное средство для выполнения служебных обязанностей, предоставляется служебный автомобиль в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством РФ и настоящим Положением.

2. Порядок использования автомобиля

2.1. Служебный автотранспорт использовать только для целей, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей должностными лицами и сотрудниками администрации.

2.2. Работу автотранспорта осуществлять по ежедневным путевым листам, выдаваемым управлением делами местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.2 в ред. )

2.3. В качестве основной формы использования автомобиля при выполнении служебных задач устанавливается эксплуатация только на основе закрепления их за конкретными лицами соответствующим распоряжением местной администрации городского округа Нальчик.

2.4. Право на управление автомобилем имеет только водитель, на имя которого оформлен путевой лист, или сотрудник администрации, за которым закреплен автомобиль для выполнения служебных задач.

2.5. Путевой лист является основным документом учета работы автомобиля. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп администрации. Выпуск автомобиля на линию без путевого листа запрещается.

2.6. Путевой лист выписывается на автомобиль в единственном экземпляре, независимо от количества водителей, за которыми закреплен автомобиль, и выдается водителю перед выездом на линию на 1 день (сутки) работы автомобиля. В случаях, когда водитель в силу протяженности маршрута или характера перевозки не может выполнить задание в течение суток, устанавливается необходимый срок действия путевого листа.

2.7. Новый путевой лист выдается водителю только по возвращении полностью оформленного ранее выданного путевого листа.

2.8. Путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов, хранятся в управлении делами местной администрации городского округа Нальчик и сдаются в бухгалтерию администрации.

(п. 2.8 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.9. Выпуск на линию автомобиля осуществляется при наличии у водителя или сотрудника путевого листа.

2.10. Ответственный за использование автотранспорта проверяет правильность записи маршрута водителем и показания спидометра (пробег).

2.11. Запрещается использование служебного автотранспорта после установленного окончания рабочего времени, а также в выходные и праздничные дни без письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик, издаваемого на основании поданной заявки в управление делами местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.11 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.12. При необходимости использования служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни направлять на согласование управляющему делами местной администрации городского округа Нальчик не позднее четверга, предшествующего выходному и праздничному дню, предварительную заявку, содержащую сведения о конкретных служебных мероприятиях, поручениях и т.д., необходимых к исполнению в выходной или праздничный день, с указанием даты или периода времени исполнения, ориентировочного маршрута следования, а также марки и государственного регистрационного номера служебного транспортного средства, в соответствии с типовой формой согласно приложению.

(п. 2.12 введен Постановлением Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.13. В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов должностное лицо информирует об этом управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик, и делается запись в путевом листе.

(п. 2.13 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.14. Выезд автомобилей за пределы городского округа Нальчик осуществляется только с письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.15. Оставление автомобиля без присмотра вне объектов администрации и парковка вне охраняемых стоянок запрещена.

2.16. Ответственные лица, за которыми согласно распоряжению закреплен автотранспорт, контролируют надлежащее использование имеющегося в их распоряжении автомобиля, экономное расходование средств на его содержание и эксплуатацию.

2.17. В случае нарушения установленного Положением порядка использования автомобиля проводится служебное разбирательство для установления виновных лиц.

3. Права и обязанности сотрудника при использовании, управлении и эксплуатации автомобиля местной администрации городского округа Нальчик

3.1. Автомобиль администрации соответствующим распоряжением администрации закрепляется за водителем и сотрудниками администрации. При закреплении автомобиля оформляется акт закрепления (передачи) транспортного средства (согласно приложению).

Водитель перед подписанием акта о закреплении (передаче) транспортного средства обязан проверить закрепляемое за ним транспортное средство, убедиться в его исправности, укомплектованности инструментом, специальным оборудованием (если установлено), наличии положенных документов, проверить правильность записей о номерах шасси (кузова, корпуса), двигателя и регистрационного знака, правильность других записей в техническом паспорте, техническом талоне, эксплуатационной карте, карточке учета работы автомобильной шины и в карточке учета работы аккумуляторной батареи.

С момента подписания акта о закреплении (передаче) транспортного средства водитель несет в установленном порядке ответственность за сохранность закрепленного за ним транспортного средства.

3.2. Сотрудник администрации или водитель администрации, управляя автомобилем, обязан действовать в соответствии с Правилами дорожного движения , выполнять касающиеся порядка движения распоряжения сотрудников МВД России, осуществляющих надзор за дорожным движением.

3.3. Автомобиль базируется в закрепленном гараже или определенной стоянке/парковке.

3.4. Водитель администрации, прибыв на работу, проходит визуальный осмотр и получает путевую документацию, затем проходит в обязательном порядке предрейсовый медицинский осмотр.

3.5. Водитель администрации производит внешний осмотр автомобиля, проверяет техническое состояние автомобиля (проверяет уровень охлаждающей и тормозной жидкости, жидкости в бачке омывателя стекол, уровень электролита в аккумуляторной батарее, давление в шинах и т.д.), вносит в путевой лист показание спидометра, данные о наличии горючего.

3.6. В путевом листе отмечается время окончания работы. Эта запись заверяется сотрудником администрации, в распоряжение которого выделена автомашина.

3.7. После установленного окончания рабочего времени водитель администрации ставит автомобиль в гараж или на определенную стоянку/парковку.

3.8. Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:

Использовать предоставленный автомобиль только по прямому назначению;

Соблюдать установленные заводом - изготовителем автомобиля правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;

Незамедлительно по выявлению каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом управление делами местной администрации городского округа Нальчик;

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

Не приступать к управлению автомобилем в случаях, если по состоянию здоровья не был допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

Своевременно обращаться в управление делами местной администрации городского округа Нальчик в целях получения путевого листа;

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

В кратчайшие сроки сообщать администрации об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;

Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;

Строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка администрации, дорожного движения, включая скоростной режим.

3.9. В случае если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, водитель администрации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы, назвав номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора водитель администрации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3.10. Ответственный за эксплуатацию автомобиля водитель администрации обязан строго соблюдать установленный в администрации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.

3.11. Водитель или сотрудник администрации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в администрации.

3.12. Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено.

3.13. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками администрации;

Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих администрации;

Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих администрации, с помощью автомобиля администрации.

3.14. Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля водителем администрации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска водителя администрации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение управления делами или по распоряжению главы местной администрации городского округа Нальчик закрепляется за другим сотрудником администрации.

(п. 3.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

4. Эксплуатация и техническое обслуживание автомобилей

4.1. При использовании автомобилей администрация осуществляет следующие расходы:

Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

Выдача горюче-смазочных материалов (бензин) осуществляется по ведомости на АЗС;

Оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой (в случае, если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

Оплата мойки автомобиля - не более 4 раз в месяц.

4.2. В целях эффективного и целевого использования бюджетных средств управление делами для соблюдения нормативных сроков службы (пробега) заводит и ведет карточки учета автомобильных шин (сезонные и всесезонные), аккумуляторных батарей, других запасных частей автомобилей, где указывается дата ввода в эксплуатацию, ежемесячный пробег, повреждения, износ шин, узлов и агрегатов автомобилей и т.д.

(п. 4.2 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

4.3. Администрация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением ответственным за эксплуатацию данного автомобиля своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами администрации. Администрация не возмещает ответственному за эксплуатацию автомобиля никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности и не утверждены главой (или с его разрешения).

5. Страхование автомобилей

5.1. Автомобили, принадлежащие администрации, и личные автомобили сотрудников, используемые в служебных целях, застрахованы в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность".

5.2. В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного водителю администрации, водитель лично обязан:

5.2.1 в случае угона (кражи) автомобиля:

Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;

Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля в местную администрацию;

Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

5.3. При причинении ущерба автомобилю в случае дорожно-транспортного происшествия водитель администрации, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";

Незамедлительно поставить в известность заместителя управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик и обслуживающего администрацию страхового агента;

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

6. Порядок отчетности по расходу топлива

6.1. Управление делами местной администрации городского округа Нальчик сдает в отдел бухгалтерского учета и отчетности полностью оформленные путевые листы одновременно с ведомостью на горючее (бензин).

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

6.2. Бухгалтер администрации ежемесячно готовит отчет об использовании горюче-смазочных материалов.

7. Ответственность водителя администрации за нарушение настоящего Положения, порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля, установленных в администрации

7.1. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать администрации за счет собственных средств расходы, возникшие в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Связанные с ремонтом автомобиля, произошедшим в результате дорожно-транспортного происшествия, при причинении вреда иному транспортному средству или третьим лицам, в случае эксплуатации автомобиля в личных целях без разрешения главы местной администрации городского округа Нальчик.

7.2. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, несет административную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7.3. Водитель или сотрудник, управлявший автомобилем администрации и виновный в причинении ущерба администрации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

8. Заключительные положения

8.1. Положение вступает в силу со дня официального опубликования настоящего постановления.

8.2. Во всем, что не предусмотрено настоящим Положением, необходимо руководствоваться действующими законодательством РФ и КБР.

Приложение N 1. Акт закрепления (передачи) транспортного средства

Приложение N 1
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

закрепления (передачи) транспортного средства

На основании распоряжения от "___" ______________ 20__ г. N ______ мы,

нижеподписавшиеся, ________________________________________________________

(фамилия, инициалы водителя, сдающего автомобиль)

и _________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы водителя, принимающего автомобиль)

составили настоящий акт в том, что "___" __________ 20__ г. первый сдал, а

второй принял автомобиль:

марка _________________ модель _________________ объем двигателя __________

регистрационный номерной знак ______________ выпуск _______________ года,

пробег _______________ км.

Техническое состояние _____________________________________________________

Передается:

автомобильное оборудование ________________________________________________

(указывается какое:

знак аварийной остановки, автомагнитола, аптечка, ключи и др.)

Документы на автомобиль ___________________________________________________

(указываются какие: технический паспорт,

___________________________________________________________________________

страховое свидетельство, паспорт на техническое обслуживание, карточка на

заправку и др.)

Сдал _____________ Принял _____________

(подпись) (подпись)

Приложение N 2. Заявка на выезд служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни

Приложение N 2
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

(Бланк структурного подразделения)

Управляющему делами

местной администрации

городского округа Нальчик

_________________________

ЗАЯВКА

на выезд служебного автотранспорта

в выходные и праздничные дни

В связи со служебной необходимостью, вызванной________________________

___________________________________________________________________________

(указываются конкретные служебные мероприятия, поручения и т.д.,

___________________________________________________________________________

необходимые к исполнению в выходной или праздничный день,

___________________________________________________________________________

а также ориентировочный маршрут следования)

прошу разрешить ___________________________ выезд служебного автотранспорта

(указывается дата или

период времени)

__________________________________________________________________________,

(указывается марка и государственный регистрационный номер

транспортного средства)

закрепленного за _________________________________________________________.

(указывается должность и Ф.И.О. заявителя)

___________________________________________________________________________

_______________ _______________ __________________________

Приложение N 3. Карточка учета запасных частей

Приложение N 3
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

КАРТОЧКА

учета запасных частей

__________________________________________________________________

(марка и модель автомобиля, государственный регистрационный номер)

Местная администрация городского округа Нальчик

	Наименование запасных частей и материалов	N, дата документа			Показания спидометра на момент установки (дата, км)	Примечание

Ответственный ____________ ___________ ________________________

(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Приложение N 4. Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи

Приложение N 4
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи

КАРТОЧКА УЧЕТА ЭКСПЛУАТАЦИИ АККУМУЛЯТОРНОЙ БАТАРЕИ
Местная администрация городского округа Нальчик
Тип АКБ ________ номер АКБ ________ дата изготовления АКБ ________
Изготовитель АКБ ___________________________________________________
Дата ввода АКБ в эксплуатацию _____________ Нормативный срок эксплуатации до списания ____________________________
Нормативная наработка АКБ до списания ______ км Дата списания АКБ _____
1. АКБ установлена на автомобиль
2. Дата установки АКБ
3. Модель автомобиля
4. Гаражный номер автомобиля
5. Водитель(и)
Списание АКБ N _______________		____________________
(подпись)
"__" _________ ____ г.

Приложение N 5. Карточка учета работы автомобильной шины

Приложение N 5
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
Местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

(введено Постановлением Местной администрации

городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 04.04.2019 N 516)

Наименование учреждения Местная администрация городского округа Нальчик

Государственный номер __________________________

Обозначение (размер) шины ____________________

Модель шины ____________________

Летняя, зимняя, всесезонная (нужное подчеркнуть)

Эксплуатационная норма пробега шины (км) _______________________________________________________________________________

Марка автомобиля, прицепа ______________________________ Инвентарный номер автомобиля, прицепа _________________________

Идентификационный номер (VIN) _______________________________________________________

	Номер шины	Монтаж шины		Демонтаж шины		Наименование месяца эксплуатации	Фактический пробег за месяц, км	Пробег с начала эксплуатации (включая отчетный месяц)	Причины снятия шины с эксплуатации	Остаточная высота рисунка протектора, мм	Подпись водителя
			Показания спидометра, км		Показания спидометра, км

Ответственный по учету работы шины _______________________________________

м. п.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА РАБОТНИКАМИ ЛЁНЯ»

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ № ____

Лёня», принят в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

город Москва 2015 год

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня» (далее по тексту – Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту также - автомобиль или служебный автомобиль).

Положение определяет права и обязанности Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее – Общество) и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих Обществу.

2. Предоставляемый работнику Общества автомобиль является собственностью Общества.

3. Автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Обществе по трудовому договору , и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

Управления автомобилем лицом, не имеющим путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

Использования автомобиля для неслужебных целей;

Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положение РАЗРАБОТАЛ :

Ведущий юрист

Лёня» ____________ ____________

«___» июля 2015 года

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

Лёня _____________ ____________

«___» июля 2015 года

Главный бухгалтер

Лёня» _______________ ____________

«___» июля 2015 года

ЛИСТОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с Положением об эксплуатации служебного автотранспорта

работниками Лёня»

	подпись	дата

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.

ФАЙЛЫ

Для чего нужен документ

Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).

Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.

Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.

Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре , а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.

Образец документа

При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.

В «шапке» документа надо указать:

• наименование предприятия;
• название и номер документа – с коротким обозначением сути;
• место (населенный пункт) и дату его составления;
• обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);

• марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
• должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
• человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
• лицо, отвечающее за исполнение приказа;
• все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.

Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.