งานจัดซื้อคือวิธีการตรวจสอบเงินใต้โต๊ะ ซัพพลายเออร์ที่ดีคือกุญแจสู่ความสำเร็จขององค์กรใดๆ

สำหรับ CEO หลายๆ คน การต่อสู้เพื่อชิงเงินใต้โต๊ะมีขึ้นเพื่อมองหาพนักงานที่ใช้ตำแหน่งในทางที่ผิดเป็นระยะๆ อย่างไรก็ตาม การดำเนินการเพียงครั้งเดียวนั้นไม่ได้ผล: เมื่อรอพายุ คนรับสินบนก็เริ่มตามทัน ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานจึงแนะนำให้สร้างระบบที่ไม่รวมความเป็นไปได้ที่จะได้รับเงินใต้โต๊ะ บทความนี้กล่าวถึงวิธีการระบุตัวผู้ฝ่าฝืน ตลอดจนสัญญาณทางอ้อมที่ช่วยให้คุณจดจำผู้ที่รับเงินใต้โต๊ะได้

ประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงาน

มีสามวิธีหลักในการทดสอบพนักงานต้องสงสัย

Maxim Gorbachev Trainer-Sales Consultant, มอสโก; ผู้สมัครของวิทยาศาสตร์จิตวิทยา
Dmitry Tkachenkoเทรนเนอร์ฝ่ายขาย มอสโก

อ้างอิง

Maxim Gorbachev- ทนายความ; ทำงานในอุตสาหกรรมการจำหน่ายยาและน้ำมันทางเทคนิคที่ "เข้มข้นย้อนกลับ"
Dmitry Tkachenkoจัดการฝ่ายขายในพื้นที่การขายที่ "ย้อนกลับอย่างเข้มข้น" เช่นการจัดหาชุดทำงาน ผู้ประกอบการอุตสาหกรรม. ร่วมจัดอบรมเรื่อง การขายที่ใช้งานอยู่และการต่อสู้กับเงินใต้โต๊ะ ดำเนินโครงการให้คำปรึกษาเพื่อสร้างและพัฒนาฝ่ายขาย ในบรรดาลูกค้า ได้แก่ Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Russia, องค์กรของการถือครองเครือจักรภพใหม่, สำนักพิมพ์ Olma-Press ผู้เขียนหนังสือขายดี "Kickback: เทคนิคพิเศษในการดึงดูดลูกค้า" (M.: Vershina, 2008)

แน่นอน คุณจะต้องจัดสรรเงินทุนเพิ่มเติมเพื่อต่อสู้กับเงินใต้โต๊ะ และค่อนข้างเป็นไปได้ที่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยองค์กรจะเกินความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากเงินใต้โต๊ะ ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มต่อสู้กับการติดสินบน ให้คำนวณต้นทุนของการรณรงค์ที่วางแผนไว้ ในการประมาณการสูญเสียจากการซื้อที่เกินราคา ให้เปรียบเทียบปริมาณการซื้อทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่งกับราคาตลาดโดยเฉลี่ยตามการตรวจสอบสปอต ตามการประเมินนี้ เช่นเดียวกับเป้าหมายของคุณ สถานการณ์ทางการตลาด และขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างในบริษัทของคุณโดยเฉพาะ ให้กำหนดงบประมาณสำหรับมาตรการในการต่อสู้กับเงินใต้โต๊ะ

โดยทั่วไป เงินใต้โต๊ะในองค์กรจะระบุด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

1. ตรวจสอบการปฏิบัติตามมาตรฐานการครองชีพของพนักงานด้วยเงินเดือนของเขาตัวอย่างเช่น หากพนักงานได้รับเงิน 1,000 หน่วยต่อเดือน แต่ในขณะเดียวกันก็เปลี่ยนรถยนต์นำเข้าทุก ๆ หกเดือนก็ควรพิจารณาว่าเขาได้รับเงินจากที่ใด ตัวอย่างเช่น ในบริษัทการค้าแห่งหนึ่ง ผู้ซื้อเกิดความขยันเนื่องจากล้างมือก่อนรับประทานอาหารกลางวันขณะยืนอยู่ข้างหัวหน้าหน่วยรักษาความปลอดภัย ทั้งสองพบว่าพวกเขามีนาฬิกาเรือนเดียวกัน ในเวลาเดียวกัน หัวหน้าฝ่ายรักษาความปลอดภัยได้รับนาฬิกาจากบริษัทเป็นของขวัญสำหรับวันครบรอบ (และราคา 1,900 ดอลลาร์) และผู้ซื้อได้รับนาฬิกาจากภรรยานักศึกษาในวันเกิดของเขา เป็นผลให้ผู้จัดการได้รับการตรวจสอบเป็นเวลาสองเดือนเต็ม ซัพพลายเออร์แจ้งเขาเป็นประจำว่ามีคนโทรมา ถามคำถาม และพยายามซื้อสินค้าเป็นเงินสดแทนเขา แน่นอน การตรวจสอบดังกล่าวทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างช้าลง แต่ผู้จัดการกลัวที่จะกระทำการละเมิด ผ่านไปซักพัก ทุกคนก็ชินกับความจริงที่ว่า การจัดการขนาดใหญ่ ทรัพยากรทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นระยะ

หากบริษัทไม่มีบริการรักษาความปลอดภัย ผู้อำนวยการทั่วไปจะต้องเข้ารับหน้าที่ในหน้าที่ของบริษัท คุณควรติดตามไม่เพียงแต่การเติบโตของความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน (การซื้อรถยนต์ใหม่ ซื้อเสื้อผ้าและเครื่องประดับราคาแพง) แต่ยังรวมถึงความแตกต่างของพฤติกรรมของพวกเขาด้วย

2. ทดสอบการซื้อการตรวจสอบพนักงานดังกล่าวค่อนข้างชวนให้นึกถึงเทคโนโลยี "นักช้อปลึกลับ" ลองมาดูตัวอย่างกัน บริการรักษาความปลอดภัยของบริษัทแห่งหนึ่งมีตำนานเกี่ยวกับซัพพลายเออร์เพื่อตรวจสอบซัพพลายเออร์ของตน รวบรวมรายการราคาสำหรับผลิตภัณฑ์เผยแพร่เว็บไซต์ง่ายๆบนอินเทอร์เน็ต จากนั้นผู้ควบคุมภายใต้หน้ากากของพนักงานของบริษัทซัพพลายเออร์ก็หันไปที่แผนกจัดซื้อและเสนอการย้อนกลับ ผู้จัดการคนหนึ่งตกลงหลังจากการสนทนาหลายครั้ง เขาถูกไล่ออกด้วยเรื่องอื้อฉาวครั้งใหญ่ หลังจากนั้นพนักงานจัดซื้อได้รับแจ้งว่าฝ่ายบริหารตั้งใจจะใช้วิธีนี้ในอนาคต เหตุการณ์ที่ตามมามีนัยสำคัญ ภายในสองเดือน ซัพพลายเออร์มากกว่าครึ่งลาออกจากงาน เจตจำนงของตัวเองและพนักงานที่มาแทนที่เพิ่มส่วนเพิ่มเฉลี่ย 7% โดยการลดราคาซื้อเท่านั้น

แต่วิธีนี้ใช้ได้เฉพาะกับผู้รับสินบนที่ถือสิทธิ์เกินสิทธิ์ซึ่งสูญเสียความระมัดระวังทั้งหมดและต้องการย้อนกลับจากซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่ง ในขณะเดียวกันก็มีผู้ซื้อที่รับสินบนจากพันธมิตรที่เชื่อถือได้เท่านั้น เป็นการยากที่จะจับผู้ฝ่าฝืนดังกล่าวโดยใช้การทดสอบการซื้อ เนื่องจากพวกเขาร่วมมือกับซัพพลายเออร์รายใหม่โดยไม่ได้รับเงินใต้โต๊ะ และเริ่มพูดถึงการติดสินบนได้เฉพาะเมื่อพวกเขาทำงานร่วมกันเท่านั้น

3. การทดสอบเครื่องจับเท็จนี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบพนักงานระยะยาว หากวิธีนี้เพิ่งเริ่มใช้ในองค์กร เราขอแนะนำให้ทดสอบผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทั้งหมดทุกสามถึงสี่เดือน ตัวอย่างเช่น เมื่อสมัครงานที่ข้อกังวลของ Kalina ผู้สมัครตำแหน่งซัพพลายเออร์จะได้รับคำเตือนว่าพวกเขาจะได้รับการทดสอบเครื่องจับเท็จเป็นระยะ คำถามเป็นมาตรฐาน: คุณให้ผลประโยชน์กับซัพพลายเออร์หรือไม่ คุณได้รับค่าตอบแทนหรือไม่ ความน่าเชื่อถือของการตรวจสอบเหล่านี้สูงมาก

ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานที่ถูกพบว่าได้รับเงินใต้โต๊ะจะถูกไล่ออก การแจ้งผู้ใต้บังคับบัญชาถึงเหตุผลในการเลิกจ้างเพื่อนร่วมงานหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับคุณ อย่างไรก็ตาม เราเชื่อว่าการแจ้งเตือนมีประโยชน์มากกว่า วิธีนี้จะทำให้พนักงานเห็นความเสี่ยงในการเพิ่มเงินเดือนให้กับตัวเอง นอกจากนี้ เพื่อป้องกันการย้อนกลับ คุณสามารถ:

• โอนไปยังซัพพลายเออร์เฉพาะหน้าที่ของการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอของซัพพลายเออร์ และตัดสินใจขั้นสุดท้ายอย่างอิสระ (หรือแนะนำขั้นตอนของเพื่อนร่วมงานสำหรับการตัดสินใจดังกล่าว)
• ใช้ข้อมูลจากการติดตามราคาโดยฝ่ายการตลาดเพื่อควบคุมข้อมูลที่มาจากผู้ซื้อ
• เพื่อให้รางวัลแก่ซัพพลายเออร์สำหรับการออมในการซื้อหรือผลกำไรที่ได้รับจาก กลุ่มสินค้าโภคภัณฑ์โดยคำนึงถึงราคาเข้าบัญชีและส่วนต่าง
• เจรจากับซัพพลายเออร์รายสำคัญของบริษัทคุณเป็นการส่วนตัว
• กำหนดขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างและดึงดูดซัพพลายเออร์ผ่านการประมูล

เขาพูด ผู้บริหารสูงสุด

Kirill Kuznetsov ผู้อำนวยการทั่วไปของ Tenders.ru มอสโก

อ้างอิง

"Tenders.ru"
สาขาวิชา:องค์กรและการตรวจสอบกิจกรรมการจัดซื้อของบริษัท หน่วยงานของรัฐและเทศบาล
รูปแบบองค์กร:อู๋
ที่ตั้ง:มอสโก
จำนวนพนักงาน: 15.
ลูกค้าหลัก:การรักษาความปลอดภัยที่ไม่ใช่แผนกของกระทรวงการคลังของรัสเซีย, สถาบันของรัฐบาลกลาง "รวม "สัญญาณ" ของหน่วยงานของรัฐบาลกลางเพื่อเงินสำรองของรัฐ, บริษัท ของรัฐ "Rosatom", บริษัท "Alcor Bio", "Eldorado"
ระยะเวลาในฐานะผู้จัดการทั่วไป:ตั้งแต่ปี 2549
การมีส่วนร่วมของ CEO ในธุรกิจ:เจ้าของร่วม (หุ้น - 50%)

การจ่ายเงินเชิงสัญลักษณ์สำหรับ “บริการ” เล็กๆ น้อยๆ มักจะกลายเป็นสินบนก้อนโตเมื่อเวลาผ่านไป (เราจะเรียกจอบว่าจอบ และไม่พูดถึง “ผลตอบแทน” หรือ “รางวัลลูกค้า”) บางประเภท บริษัทที่ทำงานรับสินบนมีความเสี่ยงอย่างร้ายแรง หลักฐานการประนีประนอมกำลังสะสมที่สามารถบังคับให้พนักงานคนนี้กระทำการละเมิดที่ร้ายแรงที่สุด ความเสียหายโดยตรงนั้นชัดเจนเช่นกัน: บริษัทไม่ได้รับผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดในราคาที่สูงเกินจริง ดังนั้น ผู้จัดการที่คุ้นเคยกับการผ่อนปรนกับผู้รับสินบนกำลังทำให้ธุรกิจของตนตกอยู่ในอันตรายร้ายแรง

ฉันไม่แน่ใจเกี่ยวกับการใช้เครื่องจับเท็จและการยั่วยุให้สินบน บริษัทของเราไม่ได้ใช้วิธีการเหล่านี้ ในความคิดของฉันเพิ่มเติม วิธีที่มีประสิทธิภาพซึ่งยังหลีกเลี่ยงการประชาสัมพันธ์ที่ไม่จำเป็น คือเมื่อบริการรักษาความปลอดภัยวิเคราะห์มาตรฐานการครองชีพของพนักงานต้องสงสัยและญาติของพวกเขา (หลังจากทั้งหมด มักจะให้สินบนไม่ใช่เงินและไม่ใช่ตัวพนักงานเอง แต่ให้ผู้รับมอบฉันทะ) ตัวอย่างเช่น เราระบุผู้ละเมิดหนึ่งราย - ตัวเขาเองอาศัยอยู่ค่อนข้างสุภาพ แต่เขาใช้เงินจำนวนมากในการดูแลนายหญิงของเขา นอกจากนี้ การตรวจสอบกิจกรรมของพวกเขายังช่วยในการระบุพนักงานที่ไร้ยางอาย (หรือไร้ความสามารถ) ซึ่งจำเป็นต้องเชื่อมโยงผลงานของผู้ต้องสงสัยกับค่าเฉลี่ยของตลาด

อย่างไรก็ตาม การระบุผู้รับสินบนนั้นไม่เพียงพอ โดยหลักการแล้ว จำเป็นต้องลดความเป็นไปได้ของสถานการณ์ที่กระตุ้นการติดสินบนให้เหลือน้อยที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำเช่นนี้ คุณต้องกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการเลือกคู่สัญญาที่คุณให้ความร่วมมืออย่างชัดเจน กฎเหล่านี้ควรขจัดความเสี่ยงที่พนักงานของบริษัทจะตกลงรับค่าตอบแทนจากภายนอก นอกจากนี้ จำเป็นต้องสร้างระบบควบคุม อบรม ให้กำลังใจ และแน่นอน การลงโทษบุคลากร

ประสบการณ์ฝึกฝน

วิธีป้องกันไม่ให้พนักงานได้รับเงินใต้โต๊ะ

Vladimir Filonovผู้เชี่ยวชาญของแผนกควบคุมและตรวจสอบของ Magnezit Group มอสโก

อ้างอิง

"แมกนีไซท์"
สาขาวิชา:ผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์วัสดุทนไฟ (ครบวงจรตั้งแต่การสกัดวัตถุดิบไปจนถึงบริการด้านวิศวกรรมและการบำรุงรักษา)
รูปแบบองค์กร:บริษัท; กลุ่มบริษัท.
อาณาเขต:สำนักงานใหญ่ - ในมอสโก; สำนักงานตัวแทน - ในเยอรมนี คาซัคสถาน จีน โปแลนด์ สโลวาเกีย และยูเครน

ใครในองค์กรสามารถรับเงินใต้โต๊ะได้? แน่นอนว่าส่วนใหญ่จะตอบว่าเป็นพนักงานแผนกจัดซื้อ อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง พนักงานบริการองค์กรอื่นๆ ก็มีโอกาสได้รับเงินใต้โต๊ะเช่นกัน (ดู โต๊ะ). ตัวอย่างเช่น แผนก เทคโนโลยีสารสนเทศอ้างถึง ความเร็วต่ำการรับส่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตอาจชักจูงให้คุณทำสัญญากับผู้ให้บริการรายอื่นที่ให้บริการในลักษณะเดียวกัน แม้ว่าจะมีราคาสูงเกินจริง

ทุกองค์กรมีวิธีจัดการกับเงินใต้โต๊ะเป็นของตัวเอง ตัวอย่างเช่น หนึ่งในใหญ่ ผู้ผลิตรัสเซียถ่านหินเคยออกปฏิทินตั้งโต๊ะซึ่งมีการอุทธรณ์ต่อพนักงานทุกคนโดยขอให้รายงานการโจรกรรมประเภทต่างๆทางโทรศัพท์แฟกซ์และอีเมลที่ระบุ บางบริษัททดสอบพนักงานต้องสงสัยด้วยเครื่องจับเท็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมักใช้วิธีนี้ในภาษารัสเซีย ร้านค้าในเครืออิเล็กทรอนิกส์. หากพนักงานปฏิเสธที่จะทำการทดสอบ ฝ่ายบริหารจะถือว่านี่เป็นการยืนยันทางอ้อมของเงินใต้โต๊ะ ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะไล่พนักงานออกที่ปฏิเสธที่จะทำการทดสอบเครื่องจับเท็จ แต่ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะสร้างสภาพการทำงานที่ทนไม่ได้สำหรับเขาเพื่อที่เขาจะได้เขียนจดหมายลาออก

มาดูวิธีอื่นๆ ที่คุณสามารถตรวจจับและป้องกันเงินใต้โต๊ะได้

ขอข้อเสนอจากซัพพลายเออร์หลายรายจัดหา หลากหลายขนาดใหญ่รายการสินค้าคงคลัง (สินค้าคงคลังและวัสดุ) ไม่ว่าจะเป็นน้ำสำหรับสำนักงานหรือคอมพิวเตอร์ไม่มีใคร บริษัทที่มีชื่อเสียงควรแจ้งเจ้าหน้าที่บริการ ตรวจสอบภายใน(ในบริษัทขนาดเล็ก ฟังก์ชั่นนี้สามารถทำได้โดยคนคนเดียว - สิ่งสำคัญคือเขารายงานให้คุณทราบ) สิ่งสำคัญคือต้องเปรียบเทียบราคาที่ระบุกับราคาตลาดก่อนชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ ในทางปฏิบัติของฉัน มันเกิดขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้งที่พวกเขานำใบแจ้งหนี้หรือสัญญามาให้ฉันเพื่อตกลงเป็นเงินก้อนใหญ่ และเมื่อเปรียบเทียบราคากับราคาตลาดโดยเฉลี่ย ฉันพบว่ามีการพูดเกินจริงที่มีนัยสำคัญ จากนั้นคำถามก็เกิดขึ้นว่าพนักงานกำลังแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัวหรือเพียงแค่ละเลยหน้าที่ของเขาโดยเลือกข้อเสนอแรกที่มีแม้ว่าจะมีราคาแพงก็ตาม ไม่จำเป็นต้องอธิบายคำถามนี้ในกรณีเช่นนี้

ขอรายการราคาซัพพลายเออร์บางครั้งซัพพลายเออร์จะอธิบายราคาสูงในใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ตามตำแหน่งผูกขาดของบริษัทนี้ในตลาด (เช่น เนื่องจากเป็นตัวแทนจำหน่ายเพียงรายเดียวในภูมิภาค) ตรวจสอบสิ่งนี้ หากคุณสงสัยว่าพนักงานได้รับเงินใต้โต๊ะจากซัพพลายเออร์รายหนึ่ง ให้ผู้ควบคุมติดต่อบริษัทนี้และถามเขาโดยสวมบทบาทเป็นพนักงานของบริษัทที่ไม่มีอยู่จริง เสนอสำหรับสินค้าที่ซื้อ กรุณาโทรจาก โทรศัพท์มือถือเนื่องจากหมายเลขเมืองของบริษัทของคุณอาจปรากฏในตัวระบุซัพพลายเออร์ เพื่อไม่ให้เกิดความสงสัย คุณต้องขอราคาสำหรับการแบ่งประเภทและปริมาณของสินค้าที่แตกต่างจากที่ซัพพลายเออร์ของคุณสั่งซื้อเล็กน้อย เลือกบางรายการที่มีส่วนแบ่งมากที่สุดในจำนวนรวมของบัญชีของคุณ หากบริษัทที่ไม่มีอยู่จริงถูกเรียกเก็บเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าใบเรียกเก็บเงินของแผนกจัดซื้อ คุณจะต้องมีการสนทนาอย่างจริงจังกับซัพพลายเออร์

อนุมัติจัดซื้อ.ในบริษัทหนึ่ง การได้มาซึ่งสินค้าและวัสดุเกิดขึ้นดังนี้ พนักงานแผนกจัดซื้อนำใบแจ้งหนี้สำหรับชำระค่าสินค้าจากซัพพลายเออร์ไปยังแผนกตรวจสอบภายใน ผู้ควบคุมจะหาข้อมูลในโปรแกรมบัญชีว่ายอดคงเหลือของสินค้าเหล่านี้มีขนาดเท่าใด และศึกษาราคาที่เสนอของผู้จัดหาที่มีศักยภาพรายอื่นๆ ด้วย เขาเรียกพวกเขาเองและหากข้อเสนอต่ำกว่าเขาจะขอใบแจ้งหนี้ ที่ส่วนท้ายของตัวควบคุม ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินผู้ที่ตัดสินใจชำระเงินจะได้รับเอกสารดังต่อไปนี้: ใบแจ้งหนี้จากแผนกจัดซื้อ ใบรับรองปริมาณสินค้าคงคลังคงเหลือในคลังสินค้า ข้อเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ และใบแจ้งหนี้จากพวกเขา จากทั้งหมดนี้ CFO ทำการตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• อนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ส่งโดยแผนกจัดซื้อ
• แนะนำให้ซัพพลายเออร์ขอใบกำกับสินค้าสำหรับสินค้าและวัสดุในปริมาณที่น้อยกว่าอันเนื่องมาจากยอดคงเหลือที่มีนัยสำคัญที่มีอยู่ในคลังสินค้า
• ปฏิเสธที่จะจ่ายใบแจ้งหนี้ของแผนกจัดซื้อโดยอธิบายการตัดสินใจของเขาโดยข้อเท็จจริงที่ว่าใบแจ้งหนี้ที่ส่งโดยผู้ควบคุมมีจำนวนต่ำกว่า (ดู ธนาคารประสบความสูญเสียเนื่องจากไม่ได้ควบคุมการซื้ออย่างไร).

ธนาคารประสบความสูญเสียเนื่องจากไม่ได้ควบคุมการซื้ออย่างไร

พนักงานของบริษัทที่เผยแพร่ฐานข้อมูลทางกฎหมายทางอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับเปอร์เซ็นต์ของยอดขาย ผู้จัดการคนหนึ่งที่รับผิดชอบในการอัปเดตฐานข้อมูลมีธนาคารในหมู่ลูกค้าที่ใช้ระบบที่คล้ายคลึงกันหลายระบบในการทำงานอยู่แล้ว ในการประชุมแต่ละครั้งกับพนักงานธนาคารที่ตัดสินใจในเรื่องนี้ ผู้จัดการพูดคุยเกี่ยวกับข้อดีของฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของเขา แต่การโน้มน้าวใจไม่ได้ผล โดยตระหนักว่าเขาไม่สามารถขายสินค้าได้ เขาจึงเสนอเปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของระบบที่ซื้อโดยสถาบันให้กับพนักงานธนาคาร ผู้จัดการกลับไปที่สำนักงานไม่ช้ากว่าที่พนักงานธนาคารได้ติดต่อฝ่ายขายแล้วและสั่งฐานหลายแห่งเป็นจำนวนมาก ซัพพลายเออร์เสนอส่วนลดสำหรับปริมาณการซื้อดังกล่าว อย่างไรก็ตาม พนักงานธนาคารแสดงอาการไม่พอใจ โดยบอกว่าสถาบันของเขาแข็งแกร่งมากและไม่ต้องการส่วนลดใดๆ หากธนาคารมีอำนาจควบคุมการซื้อและศึกษา ข้อเสนอของตลาดสามารถระบุราคาที่เกิน (อย่างน้อยตามขนาดของส่วนลด) ได้ ในกรณีที่ไม่มีการควบคุมสถาบันประสบความสูญเสียในการได้มาซึ่งฐานทำให้เกิดความสูญเสียในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ เป็นไปได้ที่ธนาคารไม่จำเป็นต้องซื้อระบบเหล่านี้เลย จำนวนพนักงาน:กว่า 25,000.
ลูกค้าหลัก:บริษัทจาก 20 ประเทศ รวมทั้ง Gazprom, Lukoil, Russian Railways, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung

หากกิจกรรมของบริษัทมีการควบคุมอย่างชัดเจน โอกาสที่จะได้รับเงินใต้โต๊ะจากพนักงานก็แทบจะเป็นศูนย์ ต่อไปนี้เป็นกฎพื้นฐานบางประการของระบบดังกล่าว ในการเลือกซัพพลายเออร์และทำสัญญา คุณต้อง:

• มีความสามารถ จัดการแข่งขัน,การเปิดกว้างของขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง. หากไม่มีวิธีจัดการแข่งขันก็ควรใช้วิธีการควบคุมราคา
• การพิจารณาข้อเสนอในระดับวิทยาลัยและมีความสามารถโดยกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่มีโปรไฟล์ต่างกัน กลุ่มนอกเหนือจากผู้ซื้อควรรวมถึงตัวแทนของลูกค้า (วิศวกร) ผู้เชี่ยวชาญที่ให้บริการ ความมั่นคงทางเศรษฐกิจบริษัท นักการเงิน นักกฎหมาย หากจำเป็น ผู้เชี่ยวชาญอาจมีส่วนร่วมในการประเมินข้อเสนอและพัฒนาคำแนะนำในการเลือกซัพพลายเออร์
• การเปรียบเทียบลักษณะวัตถุประสงค์ของข้อเสนอกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อความสะดวกในการเปรียบเทียบ ต้องลดประโยคให้เหลือเพียงประโยคเดียว
• การสร้างโอกาสที่เท่าเทียมกันสำหรับทุกบริษัท ดังนั้นซัพพลายเออร์ทุกรายสามารถขอความร่วมมือกับบริษัทของเราได้ เขาเพียงต้องทำตามขั้นตอนการลงทะเบียนออนไลน์และส่งเอกสารบางอย่างเท่านั้น ในขณะเดียวกัน ระบบก็ถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่ไม่มีพนักงานคนใดของเราสามารถแยกซัพพลายเออร์ออกจากรายชื่อผู้เข้าร่วมในกระบวนการจัดซื้อได้โดยอิสระ หากปรากฎว่าพนักงานคนหนึ่งของซัพพลายเออร์กระทำการอย่างไม่ซื่อสัตย์ เราสามารถแยกบริษัทนี้ออกจากรายชื่อหุ้นส่วนได้ หากซัพพลายเออร์พบกับอุปสรรคจากผู้ซื้อของเรา เขามีโอกาสที่จะจัดการกับปัญหานี้กับฝ่ายบริหารของบริษัท โดยไม่ผ่านผู้จัดการ ซัพพลายเออร์และผู้ซื้อสามารถสรุปข้อตกลงต่อต้านการทุจริตโดยตกลงที่จะงดเว้นจากการติดสินบนของพนักงานของกันและกันรวมถึงการจ่ายเงินให้ของขวัญ ฯลฯ ข้อตกลงกำหนดให้มีการแต่งตั้งโดยซัพพลายเออร์และผู้ซื้อของผู้มีอำนาจลงนาม จะแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องระหว่างคู่สัญญา

การสร้างระบบการจัดซื้อดังกล่าวไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เจตจำนงของการจัดการขององค์กร วัสดุที่สำคัญและเวลา สค่าใช้จ่าย x อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่า: แทนที่จะระงับอาการของโรค คุณจะได้รับการฟื้นตัวของธุรกิจอย่างรุนแรง

เงินใต้โต๊ะ - เมื่อใดที่เป็นปัญหาและเมื่อใดจึงเป็นเรื่องปกติ บริษัทจะป้องกันกรณีดังกล่าวได้อย่างไร และมีประสิทธิภาพเพียงใด?

ใครคือปัญหา และใครคือแหล่งรายได้

เงินใต้โต๊ะเป็นปัญหาสำหรับเจ้าของและผู้จัดการ องค์กรการค้า. การได้รับเงินใต้โต๊ะจากซัพพลายเออร์ทำให้เกิดความจริงที่ว่าการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบไม่ได้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทที่ซื้อ ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของต้นทุนและท้ายที่สุด ส่งผลให้ความสามารถในการทำกำไรลดลง ธุรกิจ.

เงินใต้โต๊ะทำให้ชีวิตยากสำหรับการจัดการของบริษัทซัพพลายเออร์ที่จ่าย "โบนัสส่วนตัว" ให้กับผู้ซื้อ ซัพพลายเออร์บางรายพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องจ่ายเงินใต้โต๊ะให้กับพนักงานทุกระดับในองค์กรลูกค้า (ตั้งแต่ซัพพลายเออร์จนถึง ผู้อำนวยการฝ่ายพาณิชย์). นอกจากนี้ เงินใต้โต๊ะบางส่วนจะจบลงที่กระเป๋าของผู้ขายของพวกเขาเอง (หลังจากทั้งหมด เป็นการยากที่จะตรวจสอบว่าผู้ขาย "ประณาม" กับผู้ซื้อเป็นเงินเท่าใด) ผลที่ได้คือ การร่วมมือกับ "องค์กรรับสินบน" อย่างต่อเนื่องจะหยุดการทำกำไรทางเศรษฐกิจ - ผลกำไรทั้งหมดถูกกินโดยเงินใต้โต๊ะ

เงินใต้โต๊ะเป็นบรรทัดฐานสำหรับ โครงสร้างของรัฐและสำหรับการผูกขาดโดยธรรมชาติ ซึ่งสำหรับเจ้าหน้าที่และบุคลากรจำนวนหนึ่ง คำถามเกี่ยวกับสิ่งอื่นที่สามารถใช้ "ตัด" เงินงบประมาณนั้นมีความเกี่ยวข้อง แม้ว่าจะมีการประมูลและระบบ การค้าทางอิเล็กทรอนิกส์. ตัวอย่างที่ชัดเจนของเรื่องนี้ ได้แก่ เรื่องอื้อฉาวเกี่ยวกับการทุจริตล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อยาที่ได้รับเงินอุดหนุนจาก MHIF และการซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์จากกองทุนบำเหน็จบำนาญ

แน่นอนว่าเงินใต้โต๊ะไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในภาครัฐเท่านั้น ข้อสังเกตต่อไปนี้สามารถอ้างถึงเป็นตัวอย่างของความชุกของเงินใต้โต๊ะในขอบเขตการค้า (ในตลาดต่างๆ)

เงินใต้โต๊ะในตลาดไอที“เงินใต้โต๊ะเป็นเรื่องธรรมดามากในด้าน 'การรวมระบบ' ในบางกรณี เงินใต้โต๊ะเป็นวิธีหลักวิธีหนึ่งในการโปรโมตบริษัทในกลุ่มนี้ เนื่องจากการแข่งขันที่นี่แน่นแฟ้นมาก และบริการที่มอบให้กับลูกค้าเกือบจะเท่ากันและเท่าเทียมกัน ดังนั้นจึงไม่มี "การสรรหา" บุคคลในลูกค้า บริษัทที่น่าสนใจ ก้าวไปข้างหน้า เติบโต และรับบริษัทผู้รวมระบบแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ย้อนกลับเฉลี่ย 10% สำหรับฮาร์ดแวร์และ 25% สำหรับซอฟต์แวร์

เงินใต้โต๊ะในตลาดการพิมพ์โซนย้อนกลับแคบลงเล็กน้อย สำหรับคำสั่งซื้อขนาดเล็ก มาร์จิ้นมีขนาดเล็ก และ "การย้อนกลับ" ไม่สามารถทำได้ในเชิงเศรษฐกิจ บริษัทหลายแห่งที่สั่งซื้อจำนวนมากในโรงพิมพ์ได้กำหนดการควบคุมพนักงานอย่างเข้มงวดด้วยความช่วยเหลือจากบริการรักษาความปลอดภัย จนถึงการดักฟังโทรศัพท์ที่ทำงาน แต่ในตลาดของคำสั่งซื้อระดับกลางยังคงมีการขยายตัวที่แท้จริง

บริษัทการค้าบางแห่งอนุญาตให้ผู้ซื้อของตนได้รับค่าคอมมิชชั่นจากซัพพลายเออร์อย่างเป็นทางการ เพื่อเป็นการยืนยันแนวทางปฏิบัตินี้ เราจะอ้างอิงข้อมูลการสำรวจผู้จัดการบริษัทการค้า 120 แห่ง สำหรับคำถาม “ผู้ซื้อของคุณมีโอกาสได้รับโบนัสอย่างเป็นทางการจากซัพพลายเออร์หรือไม่” 7% ตอบในการยืนยัน (ข้อมูลจาก www.zakup.ru) นั่นคือ เงินใต้โต๊ะจะถูกโอนไปยังผู้ซื้ออย่างถูกต้องตามกฎหมาย - ภายใต้หน้ากากของค่าคอมมิชชั่นภายใต้ข้อตกลงตัวแทน ในกรณีนี้ ผู้ค้าปลีกบางรายตั้งเงื่อนไขกับซัพพลายเออร์: คุณจะ "จ่าย" เป็นเปอร์เซ็นต์ (ซึ่งแตกต่างกันไปตั้งแต่ 1% ถึง 3%) ให้กับพนักงานแผนกจัดซื้อที่จะทำงานร่วมกับคุณในการจัดส่งแต่ละครั้ง มันง่ายยิ่งขึ้นสำหรับซัพพลายเออร์ คุณไม่จำเป็นต้องแอบโอนเงิน คุณสามารถชำระเงินตามบัญชีได้ ฝ่ายบริหารของผู้ซื้อควบคุมขนาดของการย้อนกลับ ไม่อนุญาตให้เขา "ขุด" และให้คำมั่นว่าตนจะสนใจเกินราคาซัพพลายเออร์ จริงอยู่ คำถามเกิดขึ้นว่าใครเป็นคนจัดการผู้ซื้อในสถานการณ์นี้: ผู้บริหารของเขาหรือซัพพลายเออร์ เนื่องจากผู้ขายจะพูดถึงข้อกำหนดในการให้ส่วนลดเพิ่มเติม: “ทำไมคุณถึงต้องการส่วนลด? ท้ายที่สุดจากการซื้อด้วยส่วนลดในที่สุดคุณจะได้น้อยลง”

แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับเงินใต้โต๊ะในองค์กรแสดงถึงขอบเขตของการบริหารงานบุคคลของบริษัทอย่างไร? โอกาสในการรับหรือ "ตัด" การย้อนกลับนำไปสู่การ "ทุจริต" ของพนักงานบริษัท ท้ายที่สุดแล้ว ซัพพลายเออร์และผู้ขายมักจะได้รับในลักษณะนี้ และบางครั้งก็มากกว่าเงินเดือนของตนเองหลายเท่า เป็นผลให้พวกเขาถูกควบคุมโดยผู้ให้เงินใต้โต๊ะ อีกทั้งสูญเสียคุณค่าของการพัฒนาและการฝึกอบรม พนักงานขายท้ายที่สุดแล้วเหตุใดจึงควรมีการฝึกอบรมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับลูกค้าหาก "การขายเป็นเพียงข้อเสนอย้อนกลับ" สิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่าผู้ขายสูญเสียคุณสมบัติและเป็นผลให้ไม่สามารถทำงานเมื่อ บริษัท ปฏิเสธที่จะใช้แผนการเงินใต้โต๊ะ

เสียงกรอบแกรบในราสเบอร์รี่

โดยปกติ หากพนักงานถูกจับได้ว่ากำลังถอยหลัง เขาจะถูกไล่ออกหลังจากเกิด "เสียงกรอบแกรบ" ในหน่วยป้องกัน ในหลายกรณี บริการรักษาความปลอดภัยหรือเชิญ "โจร" ยืนกรานขอคืนของที่ได้มาอย่างผิดกฎหมายโดยการทำงานหนักเกินไป

บางองค์กร (แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่แห่ง) ก็เริ่มดำเนินคดีอาญากับการขโมยพนักงาน คดีส่วนใหญ่ (จากจำนวนที่น้อยแต่ยังระบุได้และไปถึงศาล) เกี่ยวกับข้อเท็จจริงของ "ย้อนกลับ" กระจัดกระจายในศาล ความจริงก็คืออุปสรรค์หลักในการประยุกต์ใช้ศิลปะ 204 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย ("การติดสินบนเชิงพาณิชย์") ก็เหมือนกับในกรณีของสินบน corpus delicti นั้นพิสูจน์ได้ยาก

ตัวอย่างจากการปฏิบัติ

ในบริษัทการค้าแห่งหนึ่ง พวกเขาตัดสินใจที่จะไม่ จำกัด ตัวเองให้เลิกจ้างผู้ซื้อที่ถูกย้อนกลับ เขาถูกฟ้องร้องในคดีอาญาและผู้จัดการฝ่ายขายต้องรับผิดชอบ คดีนี้ยังไม่ถึงศาล แต่เหตุการณ์ต่อมากลายเป็นข้อบ่งชี้ ภายในสองเดือน ผู้ซื้อมากกว่าครึ่งลาออกจากเจตจำนงเสรีของตนเอง พนักงานใหม่เพิ่มส่วนเพิ่มเฉลี่ยเจ็ดเปอร์เซ็นต์โดยลดราคาซื้อเพียงอย่างเดียว

ย้อนกลับพระอาทิตย์ตก

จากการสำรวจของผู้บริหารบริษัทการค้าดังกล่าว ทุกคนต่อสู้เพื่อรับเงินใต้โต๊ะ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ชนะการต่อสู้ครั้งนี้

มีสามกลุ่มวิธีในการจัดการกับเงินใต้โต๊ะ:

1. วิธีการกำกับดูแลมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างระบบของกฎภายในที่เป็นทางการในองค์กรที่อธิบายขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง กลุ่มนี้รวมถึง:
1) การแยกหน้าที่ในการค้นหาซัพพลายเออร์และตัดสินใจซื้อ
2) การติดตามราคาตลาด
3) งบประมาณการจัดซื้อจัดจ้าง;
4) จัดประกวดราคา

2. การใช้ระบบการซื้อขายทางอิเล็กทรอนิกส์ในด้านการจัดซื้อไม่รวมความเป็นไปได้ของการสมรู้ร่วมคิดระหว่างตัวแทนของผู้ซื้อและผู้ขาย ขจัดความเป็นไปได้ของการติดต่อส่วนตัวระหว่างผู้เข้าร่วมในการทำธุรกรรม โครงสร้างของรัฐกำลังเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการจัดซื้อผ่านทางอินเทอร์เน็ต

3. วิธีการทางจิตวิทยาช่วยให้คุณมีอิทธิพลต่อสาเหตุของการละเมิด - ความต้องการของบุคลากรเพื่อผลกำไรที่ผิดกฎหมาย เนื่องจากวิธีการเหล่านี้บางวิธีมักอยู่ในขอบเขตของ HR เราจะพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติม กลุ่มนี้รวมถึง:

• ตรวจสอบพนักงานของกลุ่มเสี่ยงด้วยเครื่องจับเท็จ ("เครื่องจับเท็จ") เมื่อจ้างหรือระหว่างทำงาน เพื่อเป็นมาตรการป้องกันการให้เงินใต้โต๊ะ เราแนะนำให้ทำการตรวจคัดกรองผู้สมัครทั้งหมดสำหรับแผนกซัพพลายเมื่อมีการจ้างงาน เช่นเดียวกับทุกๆ หกเดือน กำหนดการตรวจสอบ. หากมีการแนะนำการทดสอบเครื่องจับเท็จในองค์กรเท่านั้น ขอแนะนำให้ทำการตรวจสอบผู้ซื้อทั้งหมดทั้งหมดในช่วงเวลา 3-4 เดือน
• การสร้างรหัสที่มีกฎจรรยาบรรณขององค์กร การมีอยู่นั้นเอง รหัสองค์กรบริษัทไม่กีดกันพนักงานจากการแสวงหาผลประโยชน์ที่ผิดกฎหมาย จริยธรรมองค์กรตอบโต้ “ย้อนกลับ” ได้ก็ต่อเมื่อองค์กรมีความแข็งแกร่ง วัฒนธรรมองค์กรซึ่งกำหนดข้อห้ามเกี่ยวกับ "เงินใต้โต๊ะ" และการแสดงออกอื่นๆ ของ "ความกตัญญูกตเวที" เพื่อไม่ให้รหัสยังคงเป็นแบบแผน จำเป็นต้องควบคุมการนำกฎเหล่านี้ไปใช้ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องหลีกหนีจากสองมาตรฐาน เมื่อ "เราให้เงินใต้โต๊ะแก่ลูกค้า" แต่ "ห้ามรับเงินใต้โต๊ะจากซัพพลายเออร์" การปฏิบัติได้แสดงให้เห็นว่าโค้ดสำหรับบริษัทขนาดเล็กไม่เกี่ยวข้อง และในบริษัทขนาดใหญ่จำเป็นต้องทำงานให้มากเพื่อนำไปใช้
• ดำเนินการยั่วยุ - ตรวจสอบพนักงานของพวกเขา วิธีการนี้ได้มาจากเทคโนโลยี Mystery Shopping สำหรับตรวจสอบคุณภาพการบริการ มีการสร้างตำนานของบริษัทซัพพลายเออร์ (ขึ้นเป็นเว็บไซต์ธรรมดาบนอินเทอร์เน็ต) กำหนดราคาผลิตภัณฑ์ และภายใต้หน้ากากของตัวแทนซัพพลายเออร์ ผู้ควบคุมจะติดต่อแผนกจัดซื้อและเสนอการย้อนกลับ หากผู้ซื้อตกลง พวกเขาจะถูกไล่ออก ทำให้เกิดเรื่องอื้อฉาวภายในครั้งใหญ่ หลังจากนั้นพนักงานจะได้รับแจ้งว่าฝ่ายบริหารตั้งใจจะใช้วิธีการตรวจสอบความลับนี้ในอนาคต
• โบนัสให้กับซัพพลายเออร์จากการออมในการซื้อ ในการทำเช่นนี้ ฝ่ายการตลาดจำเป็นต้องตรวจสอบราคาในตลาดอย่างสม่ำเสมอ และการผลิต (ผู้ขายสินค้า) ควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาให้ มิฉะนั้น ผู้ซื้อจะซื้อสินทรัพย์ที่ไม่มีสภาพคล่องสำหรับสอง kopecks และรับเบี้ยประกันภัยของเขา

หากเราพูดถึงประสิทธิภาพของวิธีการเหล่านี้ ทุกอย่างก็ห่างไกลจากความชัดเจน ตัวอย่างเช่น ตามสถิติที่มีอยู่ การใช้ระบบประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถลดราคาซื้อได้เฉลี่ย 10% ตัวอย่างอื่น ๆ แสดงให้เห็นว่าการกระทำ "ต่อต้านการสะท้อนกลับ" แบบครั้งเดียวช่วยได้เพียงบางส่วนเท่านั้น ผู้ซื้อที่รอพายุเริ่มชดเชย "กำไรที่หายไป" ต้องมีผลระยะยาว แนวทางระบบเพื่อต่อสู้กับเงินใต้โต๊ะ ความสำเร็จในเรื่องยากๆ นี้ มีแต่นำมาให้ แนวทางที่ซับซ้อนเพื่อสร้างระบบการจัดซื้อจัดจ้างและการควบคุมตลอดจนการใช้มาตรการรับมือทั้งหมดอย่างสมดุล

ที่มา http://otkatov.net.ru/struggle/methods/6/

“สวัสดีผู้อ่านไดอารี่ของนักการตลาด มาพูดถึงประเด็นร้อนในธุรกิจค้าปลีกแทบทุกประเภทกัน ไม่ใช่แค่ในธุรกิจค้าปลีกเท่านั้น มาพูดถึงเงินสินบนในการจัดหากันเถอะ ไม่เป็นความลับที่ปัญหาของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับเงินใต้โต๊ะมีมาช้านานแล้ว และมีแนวโน้มมากที่สุดว่าปัญหาเหล่านี้ไม่น่าจะหายไป จำเป็นต้องสู้กับมันไหม? และที่สำคัญ จะกำจัดการย้อนกลับของอุปทานของบริษัทได้อย่างไร? นั่นคือสิ่งที่บทความนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับ”

เพื่อให้บริษัทอยู่รอดและพัฒนาได้ทันยุค สภาวะตลาดพวกเขาจำเป็นต้องเพิ่มผลกำไรอย่างต่อเนื่อง เป็นที่เข้าใจ แต่ ... จะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร วิธีหนึ่งคือการลดต้นทุนในการซื้อสินค้า อย่างไรก็ตาม นี่คือจุดที่บริษัทเจออุปสรรคในรูปแบบของเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่สนใจที่จะพัฒนาธุรกิจของบริษัทแต่สนใจที่จะเพิ่มความมั่งคั่งส่วนบุคคล เพื่ออะไร? ทางเลือกหนึ่งคือสินบน

คำถามคือ การตลาดเกี่ยวอะไรกับเงินใต้โต๊ะในแผนกจัดหา? และส่วนใหญ่ที่ไม่ตรง งานด้านการตลาดคือการรับรองความพึงพอใจของคำขอและความต้องการของผู้ซื้อ ไม่ใช่แรงจูงใจส่วนบุคคลของซัพพลายเออร์

การแบ่งประเภทในร้านค้าควรวางแผนตามความชอบของผู้ซื้อและอย่างน้อยก็มีเหตุผล ปริมาณสารตกค้างควรเพียงพอสำหรับการขายและการจัดหาโอกาส แต่ไม่ใช่ความต้องการของซัพพลายเออร์ และสุดท้าย การลดต้นทุนขององค์กรและเพิ่มผลกำไร - นี่ไม่ใช่เป้าหมายสุดท้ายของการตลาดใช่หรือไม่

โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ชอบผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ฉันรักพวกเขาด้วยซ้ำ ฉันมีความสัมพันธ์ที่ดีกับคนจำนวนมากและเป็นมิตรกับบางคน แต่อย่างที่ Bodrov กล่าวไว้ในภาพยนตร์เรื่อง Brother-2: "อำนาจทั้งหมดอยู่ในความจริง"

ในรัสเซีย สินบนและเงินใต้โต๊ะในแผนกจัดหาสินค้าส่วนใหญ่ถือเป็นบรรทัดฐาน ตามสถิติแล้ว คุณอดไม่ได้ที่จะเชื่อในสิ่งนี้ ซัพพลายเออร์มากกว่า 70% นำเสนอต่อผู้จัดการแผนกจัดหาจาก 1 ถึง 15% ของมูลค่าของสินค้าที่จัดส่งในรูปแบบของโบนัสส่วนตัวหรือเงินใต้โต๊ะ

นอกจากนี้ ซัพพลายเออร์ยังจ่ายเงินให้บริษัทอย่างเป็นทางการเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ของตนบนชั้นวางสินค้า และจากสถิติในบรรดาซัพพลายเออร์ 10 ถึง 50% อยู่ในหมวดหมู่ของ "haulers" และขึ้นอยู่กับ การควบคุมภายในในบริษัทเอง

แน่นอน ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมทั้งหมด รวมถึงการให้เงินใต้โต๊ะกับซัพพลายเออร์ จะรวมอยู่ในต้นทุนของสินค้า (ทุกคนต้องการได้รับผลกำไร) และด้วยเหตุนี้ เมื่อคำนึงถึงส่วนต่างของผู้ค้าปลีกเองที่ทางออก ราคาสุดท้ายสำหรับผู้ซื้อจึงสูงขึ้น 10-20%

ด้านลบของการย้อนกลับของอุปทานค้าปลีก

• ซัพพลายเออร์ประสบความสูญเสียและเพิ่มราคา ซึ่งเกี่ยวข้องกับปริมาณการขายที่ลดลง
• การขายปลีกมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเนื่องจากราคาและเงื่อนไขการจัดส่ง
• ผู้ซื้อ - ใช้จ่ายมากเกินไปหรือไม่ใช้จ่ายเลย แต่ในขณะเดียวกันก็ยังคงอยู่โดยไม่มีการซื้อ
• และแม้แต่ซัพพลายเออร์ที่ได้รับผลประโยชน์สองเท่า (แบบหนึ่งเป็นเงินใต้โต๊ะ อีกแบบเป็นเงินเดือน) ก็ถูกบังคับให้ฝ่าฝืนกฎหมาย ก่อกวนประสาท และทำงานภายใต้ความเจ็บปวดจากการถูกไล่ออกหากความลับถูกเปิดเผย .

ย้อนกลับในการจัดหา เท่าไหร่และเพื่ออะไร?

การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่สู่การแบ่งประเภท ในกรณีนี้ จำนวนโบนัสสำหรับซัพพลายเออร์สามารถสูงถึง 5% ของจำนวนเงินที่ส่งมอบ สำหรับเครือข่ายสิ่งนี้ขู่ว่าจะเกินราคาและครอบครอง พื้นที่ค้าปลีก, สินค้าที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ

จัดซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์เชิงพาณิชย์ เครือข่ายค้าปลีก. นอกจากนี้ในหมวดนี้สามารถนำมาประกอบกับการซื้อของใช้ในครัวเรือนและเครื่องเขียนเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานของสำนักงาน จำนวนเงินที่ย้อนกลับสามารถเข้าถึงได้ถึง 20% ของจำนวนเงินที่จัดส่ง สำหรับบริษัทใดๆ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจริงซึ่งไม่สามารถจ่ายเองได้

การสั่งซื้อสินค้าเกินหรือเน่าเสียได้ ไม่เพียงเท่านั้น การขายปลีก (ส่วนใหญ่เป็นร้านขายของชำ) ยังต้องแบกรับค่าใช้จ่ายในการตัดสินค้าที่หมดอายุซึ่งไม่สามารถส่งคืนให้กับซัพพลายเออร์ได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นของการจัดเก็บสินค้าส่วนเกินในคลังสินค้าและปริมาณงานของคลังสินค้าซึ่งอาจนำไปสู่ต้นทุนที่สูงขึ้นในการเพิ่มพื้นที่คลังสินค้า (เช่น การซื้อใหม่) หรือการขาด ของคลังสินค้า สินค้าร้อน. จำนวนการย้อนกลับของผู้จัดการแผนกจัดหาสามารถเข้าถึง 10% ของมูลค่าการสั่งซื้อ

การแสดงสินค้าในสถานที่ที่ได้เปรียบ บางครั้งการปรากฏของผลิตภัณฑ์ในสถานที่ที่ดีที่สุด ชั้นการซื้อขายไม่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์การจัดสินค้าหรือการเพิ่มผลกำไร แต่เป็นความคิดริเริ่มของซัพพลายเออร์ ในกรณีนี้เครือข่ายสูญเสียเงินที่อาจได้รับจากซัพพลายเออร์สำหรับตำแหน่งที่ดีของสินค้า (การชำระเงินสำหรับหิ้งทองค่อนข้างเป็นทางการ บทความการตลาดรายได้ของผู้ค้าปลีกเพียงรายเดียวที่ซัพพลายเออร์มักไม่รู้เกี่ยวกับเรื่องนี้และดำเนินการผ่านซัพพลายเออร์) การย้อนกลับในกรณีนี้อาจสูงถึง 10-15% ของต้นทุนการขายสินค้ารายเดือนหรือรายไตรมาส อีกอย่างถ้าไปแบบเป็นทางการอาจจะถูกกว่ามาก

จะระบุเงินใต้โต๊ะในแผนกจัดหาได้อย่างไร?

งานในการระบุการรับเงินใต้โต๊ะจากผู้จัดการแผนกจัดหานั้นยากมาก แต่ค่อนข้างจะแก้ไขได้ ควรทำโดยฝ่ายรักษาความปลอดภัยหรือฝ่ายบริหารของบริษัท ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติหลักของงานระบบย้อนกลับสำหรับซัพพลายเออร์ ทั้งหมดนี้เป็นทางอ้อม แต่การรวมกันจะทำให้เราสามารถสรุปได้ถูกต้อง

ประการแรก อย่าหลงเชื่อข่าวลือ ความอิจฉาริษยาของมนุษย์เป็นสิ่งที่แข็งแกร่งมากและไม่สามารถทำลายได้ ฉันไม่ได้บอกว่าทุกข่าวลือจำเป็นต้องเชื่อ แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะตรวจสอบและติดตามอย่างใกล้ชิด

ประการที่สอง ควรให้ความสนใจกับมาตรฐานการครองชีพของผู้จัดหาสินค้า ไม่น่าเป็นไปได้ที่พนักงานที่มีเงินเดือน 30,000 - 40,000 รูเบิลต่อเดือนสามารถจ่ายค่าบำรุงรักษารถยนต์ต่างประเทศอันทรงเกียรติซึ่งต้องเสียค่าบำรุงรักษาแพง หรืออพาร์ตเมนต์ในอาคารชั้นยอดในใจกลางเมือง ไม่ใช่เรื่องจริงที่เงินเหล่านี้ได้รับผ่านเงินใต้โต๊ะ แต่ควรให้ความสนใจ

ประการที่สาม มักจะมีการเจรจาเรื่องเงินใต้โต๊ะนอกบริษัทเสมอ เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การดูผู้จัดการฝ่ายจัดหาที่ไปหาลูกค้าเพื่อเจรจา

ประการที่สี่ จำเป็นต้องติดตามราคาอย่างถาวร หากคู่แข่งมีราคาที่ถูกกว่า คุณต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าคุณจ่ายเงินมากเกินไปเพื่ออะไร โดยธรรมชาติแล้ว มีเหตุผลเชิงวัตถุมากมาย เช่น การส่งมอบในปริมาณที่น้อยกว่าหรือบริการเพิ่มเติม (การจัดส่งของซัพพลายเออร์เอง) เป็นต้น แต่จำเป็นต้องให้ความสนใจกับสิ่งนี้

ทางเลือกหนึ่งคือการตรวจสอบผู้จัดการของแผนกซัพพลายด้วยเครื่องจับเท็จ โดยทั่วไปแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากพนักงาน แต่ด้วยเหตุนี้ ค่าใช้จ่ายจึงสามารถชดใช้ได้หลายครั้ง และเป็นที่พึงปรารถนาสำหรับผู้บริหารของบริษัท เมื่อใช้วิธีนี้ เพื่อเป็นตัวอย่างส่วนตัว

ประการที่หก สัญญาณทางอ้อมของการมีอยู่ของการย้อนกลับรวมถึงลำดับความสำคัญของการชำระค่าใช้จ่ายจากบริษัทเดียวกัน เหล่านั้น. ผู้จัดการฝ่ายจัดหามี "รายการโปรด" ในหมู่ซัพพลายเออร์ ซึ่งความสนใจเริ่มถูกกล่อมให้อยู่ในบริษัท

จะจัดการกับเงินใต้โต๊ะในแผนกจัดหาอย่างไร?

เมื่อบนพื้นฐานของสัญญาณทางอ้อม เป็นไปได้ที่จะระบุความสนใจของซัพพลายเออร์ในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง แต่ไม่มีหลักฐานที่ชัดเจน ต้องใช้มาตรการ สิ่งที่สามารถทำได้ในกรณีนี้:

1. โอนบริษัทซัพพลายเออร์ไปยังผู้จัดการคนอื่น ลดปริมาณการซื้อ (ถ้าเป็นไปได้ โดยไม่ลดยอดขาย) ชำระเงินในใบแจ้งหนี้ล่าช้า ซัพพลายเออร์ที่ได้รับเงินใต้โต๊ะมีข้อตกลงหลายประการและต้องได้รับเงิน ในกรณีนี้พวกเขาจะทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ - ทุกอย่างจะชัดเจนที่นี่
2. สื่อสารให้ชัดเจนกับซัพพลายเออร์ทุกรายถึงสิ่งที่บริษัทมีความเป็นไปได้อย่างเป็นทางการในการนำเสนอสินค้า ณ จุดขายขายปลีก ขอแนะนำให้ดำเนินการสื่อสารนี้ไม่ใช่โดยผู้จัดการฝ่ายจัดหา
3. ต่ออายุสัญญาการจัดหาสินค้าด้วยการแนะนำบทบัญญัติเกี่ยวกับค่าปรับที่ร้ายแรงสำหรับซัพพลายเออร์ในกรณีที่มีการย้อนกลับ และการหยุดพักอย่างสมบูรณ์ ความสัมพันธ์ใด ๆ ในกรณีของ "กรรโชก" ของการย้อนกลับโดยฝ่ายจัดหา ให้ข้อมูลแก่ฝ่ายจัดการของบริษัท เช่น เพียงแค่มอบซัพพลายเออร์ ซัพพลายเออร์ไม่สนใจที่จะสูญเสียลูกค้าของเขา (ในรูปแบบของร้านค้า) และในกรณีที่มีตัวเลือกระหว่างบุคคลและช่องทางการจัดจำหน่ายถาวรสำหรับผลิตภัณฑ์ของเขา การตัดสินใจจะทำโดยไม่ลังเล สิ่งเดียวที่อาจไม่ทำงานในกรณีของความสัมพันธ์ในครอบครัวระหว่างซัพพลายเออร์และผู้จัดการของแผนกจัดหา
4. เพิ่มโบนัสส่วน ค่าจ้างผู้จัดการฝ่ายจัดหา หากผู้จัดการมีแรงจูงใจด้านวัตถุที่แข็งแกร่งมากที่จะเป็นผู้นำ เล่นอย่างยุติธรรมและความกลัวอย่างมากที่จะตกงานเพื่อให้ได้เงินใต้โต๊ะ ฉันมั่นใจมากกว่าว่าจะมีเงินใต้โต๊ะน้อยลง แต่สิ่งนี้ต้องการการตรวจสอบกิจกรรมของซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง
5. การติดตามราคาขายปลีกอย่างต่อเนื่อง หากทุกอย่างยุติธรรม และราคาสำหรับผู้ค้าปลีกสูงขึ้นเนื่องจากเกณฑ์บางอย่าง หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายจัดหาคือการระบุเกณฑ์เหล่านี้และดำเนินมาตรการเพื่อลดราคาซื้อ

ไม่ว่าในกรณีใด มันไม่คุ้มที่จะสู้กับเงินใต้โต๊ะมากเกินไป การขันสกรูแน่นเกินไปอาจนำไปสู่การแตกหักในความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ดีหรือการสูญเสียซัพพลายเออร์ที่ดีมาก เราจะทำอย่างไรกับความคิดของเราและเราพร้อมที่จะรับมันด้วยความยินดีและอย่าลืมให้กำลังใจ - มิฉะนั้นคุณจะไม่อยู่รอดในรัสเซีย)

ในแง่ดีนี้บางทีฉันอาจจะจบ เขียนความคิดเห็นหรือส่งอีเมลถึงความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับปัญหานี้ รวมทั้งสมัครรับข้อมูลอัปเดตบล็อก

อาจเป็นไปได้ว่าบทความนี้ไม่เหมาะสำหรับมืออาชีพในด้านการจัดซื้ออีกต่อไป แต่โดยทั่วไปแล้วเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและประเด็นที่เป็นที่สนใจของทุกคน แต่ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะพูดถึงพวกเขาอย่างเปิดเผย

ฉันได้หยิบยกประเด็นเรื่องเงินใต้โต๊ะมาหลายครั้งแล้วในการสนทนากับผู้บริหารองค์กรหรือผู้บริหารความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ แน่นอน อันดับแรกคือตำแหน่ง: “เราไม่มีสิ่งนี้ และหากเรารู้ เราจะไล่คุณออก” และตำแหน่งที่สอง: "วัตถุประสงค์ของบริการรักษาความปลอดภัยคือการตรวจจับและตรวจสอบกรณีดังกล่าว" แต่เพื่อน ๆ คำถามหลักและคำถามหลัก - คุณไม่แปลกเหรอที่ทุกคนพูดถึงข้อเท็จจริงของ "ย้อนกลับ" เหมือนกับการทำงานกับข้อเท็จจริงที่สำเร็จไปแล้ว ทำไมเราถึงมีส่วนร่วมในการตรวจจับหรือสอบสวนเมื่อเราควรทำ การป้องกัน?และอีกอย่าง ฉันคิดว่าแทนที่จะเขียนว่า "ความสามารถในการเจรจา" ในข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับพนักงานของแผนกจัดซื้อ ให้ระบุว่า "ความสามารถในการสร้างและปฏิบัติตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าหรือบริการที่โปร่งใสและเข้าใจได้" จะดีกว่า ”

ส่วนใหญ่ เงินใต้โต๊ะหมายถึงรูปแบบแรงจูงใจบางอย่างสำหรับพนักงานของบริษัทลูกค้าโดยซัพพลายเออร์เพื่อทำสัญญาที่ทำกำไร ดำเนินการให้ความร่วมมือหรือได้รับเงื่อนไขที่ดีขึ้น ซัพพลายเออร์กำหนดค่าธรรมเนียมความภักดีดังกล่าวผ่านราคาที่สูงเกินจริงและแทบจะไม่ได้ส่วนแบ่งผลกำไรมากนัก แน่นอนว่าแนวคิดของ "เงินคิกแบ็ค" ไม่ได้รวมของขวัญและโทเค็นที่น่ารักสำหรับวันหยุดหรือโอกาสพิเศษ มีวิธีการมากมายที่สามารถนำไปปฏิบัติร่วมกับการจัดซื้อจัดจ้างหรือภายใต้การควบคุมของตน เพื่อป้องกันหรือลดขนาดลงอย่างมาก ไม่เพียงแต่เงินใต้โต๊ะเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความคิดเบื้องต้นของพนักงานว่าโดยทั่วไปแล้วจะสามารถใช้โครงการดังกล่าวได้โดยปราศจาก ทิ้งร่องรอยไว้ จำไว้ว่า เช่นเดียวกับ SOX: เป้าหมายไม่ใช่การลงโทษและทำงานกับสิ่งที่สำเร็จ เป้าหมายคือทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะทำวันนี้หรือพรุ่งนี้ มาเผชิญหน้ากัน การซื้อและเงินใต้โต๊ะในรัสเซียเปรียบเสมือนสองปีก ฉันได้ยินวลีหลายครั้งต่อเดือนว่าเนื่องจากฉันเกี่ยวข้องกับการซื้อ หมายความว่าฉันใช้ชีวิตด้วยเงินใต้โต๊ะ แน่นอนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะเปลี่ยนทัศนคติต่อการจัดซื้อจัดจ้างในระยะเวลาอันสั้น

ฉันต้องการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติบางประการที่คุณสามารถนำไปใช้และจัดการเพื่อให้บริษัทของคุณมีความเสี่ยงต่ำจากการฉ้อโกงของพนักงานและซัพพลายเออร์

ขั้นตอน!ฟังดูแปลก ๆ คุณต้องเริ่มต้นด้วยพวกเขา เป็นกระบวนการที่อธิบายอย่างชัดเจนอย่างชัดเจนว่ามีการโต้ตอบระหว่างแผนกต่างๆ ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าหรือบริการ ที่จะช่วยให้คุณมีทัศนคติที่เป็นมาตรฐานตลอดห่วงโซ่การจัดซื้อทั้งหมด ตรวจสอบว่าขณะนี้บริษัทของคุณอยู่ในขั้นตอนการดำเนินการประกวดราคา ขั้นตอนการชำระเงินซัพพลายเออร์ ขั้นตอนในการปิดและขยายสัญญา หรือตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการชำระใบแจ้งหนี้โดยไม่มีสัญญา โดยวิธีการ, โดย ประสบการณ์ส่วนตัว: ยิ่งมีหน้าในกระบวนการจัดซื้อมากเท่าไร ก็ยิ่งมีประสิทธิภาพน้อยลงเท่านั้น เป้าหมายคือการไม่ได้รับคำอธิบายของแต่ละขั้นตอน - เป้าหมายคือการได้รับมาตรฐาน ความโปร่งใส และการเปิดกว้างของกระบวนการปฏิสัมพันธ์ทั่วไป โปรดทราบว่าขั้นตอนไม่จำเป็นต้องห้ามและควบคุมทุกอย่าง ดำเนินการประเมินความเสี่ยงและสร้างสมดุลระหว่าง "ความโปร่งใสของระบบราชการ" สำหรับสัญญาขนาดใหญ่และกระบวนการที่หลวมกว่าและเร็วกว่าสำหรับการซื้อขนาดเล็ก

แฟ้มบันทึก/ระบบจัดเก็บเอกสาร– ควรบันทึก “ทุกขั้นตอน” ในทุกขั้นตอนของการทำงาน พนักงานที่สนใจควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรของกระบวนการทั้งหมดที่นำไปสู่เหตุการณ์เฉพาะในความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ สำหรับการประกวดราคา ต้องเป็นสกอร์การ์ดหรือจดหมายยืนยันที่จัดเก็บไว้จากผู้ประมูล การประมูลที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ หรือจดหมายสนทนาในการประมูล จากผลของการประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ ควรเขียนสรุปสั้นๆ ข้อมูลดังกล่าวควรเก็บไว้ในสถานที่แยกต่างหากพร้อมระบบเพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์และความสมบูรณ์ของข้อมูล

กฎ 4 ตา. แม้ว่าวิธีนี้จะไม่พอดีกับย่อหน้าสั้นๆ เพียงย่อหน้าเดียว แต่หลักการควรเป็นแบบที่ในแต่ละขั้นตอนของการโต้ตอบกับซัพพลายเออร์ (การเลือก ข้อตกลงในเงื่อนไข การลงนามในสัญญา การชำระเงิน ฯลฯ) ควรมีการควบคุมอย่างน้อยสองอย่างที่แตกต่างกัน หน่วยงานเพื่อลดโอกาสในการสมรู้ร่วมคิด ตัวอย่างเช่น การจัดซื้อไม่สามารถมีซัพพลายเออร์ของตนเองได้ และธุรกิจไม่สามารถเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่ได้หากไม่ได้รับการอนุมัติจากการจัดซื้อ หรือการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์จะต้องตกลงกันไม่เพียงโดยพนักงานของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังต้องตรวจสอบเพิ่มเติมด้วยการเงิน

ภายหลังการชำระเงิน– ซัพพลายเออร์ที่ได้รับการสรุปข้อตกลงการชำระเงินล่วงหน้าควรตกอยู่ในโซนความเสี่ยงและการควบคุมเพิ่มเติมทันทีทั้งจากฝ่ายจัดซื้อและจากด้านธุรกิจเพราะ เพิ่มโอกาสของกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกงในแง่ของสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้ส่งมอบ ฉันไม่แน่ใจว่ารายการนี้ควรแยกออกทั้งหมดเพราะ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจะต้องชำระเงินล่วงหน้าในรูปแบบพิเศษ เงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐานสำหรับซัพพลายเออร์ปัจจุบันอยู่ภายใน 15-30 วันนับจากวันที่ลงนามในพระราชบัญญัติ ผู้เล่นในตลาดรายใหญ่สามารถกำหนดเงื่อนไขที่ยาวขึ้นได้ กลับไปที่ประเด็นเกี่ยวกับขั้นตอน: ไม่มีอะไรป้องกันไม่ให้คุณกำหนดในขั้นตอนที่โดยทั่วไปซัพพลายเออร์ทั้งหมดควรถูกโอนไปยังภายหลังการชำระเงินและข้อยกเว้นใด ๆ ควรตกลงในระดับสูงสุดและติดตามอย่างต่อเนื่อง?

พนักงานฝ่ายจัดซื้อต้องไปพักร้อนโปรโมทในบริษัท. อาจฟังดูแปลก ๆ คนที่ไม่ได้ไปเที่ยวพักผ่อนอาจตกอยู่ในความสงสัย พนักงานที่ทำกิจวัตรประจำวันและไม่แสดงความปรารถนาที่จะเติบโตอาจเป็นเรื่องน่าสงสัย เพื่อลดความเสี่ยงนี้ จำเป็นต้องนำกฎที่พนักงานแผนกจัดซื้อต้องหยุดพักผ่อน 2 สัปดาห์ปีละครั้งโดยไม่มีโอกาส การเข้าถึงระยะไกลให้กับระบบภายใน นอกจากนี้ อย่างน้อยปีละครั้ง พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับแผนอาชีพของพวกเขา เพราะ การจัดซื้อส่วนใหญ่ทำงานร่วมกับหลายโครงการและลูกค้าภายใน ค่อนข้างชัดเจนว่าแผนพัฒนาจะครอบคลุมทั้งการเติบโตภายในแผนกและการพัฒนาเมทริกซ์ในกลุ่มลูกค้าภายใน

การตรวจสอบการจัดซื้อโดยไม่มีข้อตกลงล่วงหน้าเกี่ยวกับแผนและเวลา. แนวโน้มปัจจุบันมุ่งไปสู่การสร้างมาตรฐานและการวางแผนล่วงหน้าของการตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณดำเนินการตรวจสอบแผนกภายในอย่างต่อเนื่อง ให้หารือเกี่ยวกับกฎเมื่อทำงานกับลูกค้าภายในจะพิจารณากระบวนการปฏิสัมพันธ์ของแผนกกับซัพพลายเออร์ด้วย โดยที่การจัดซื้อจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ ในกรณีนี้ ฝ่ายจัดซื้ออยู่ภายใต้การควบคุมเสมอ ทั้งจากด้านข้างของแผนทั่วไปและจากด้านข้างของความสัมพันธ์ข้ามสายงาน

การระบุและการตรวจสอบซัพพลายเออร์. การตรวจสอบซัพพลายเออร์เป็นสิ่งจำเป็น ทั้งก่อนลงนามในสัญญาและในโหมดคัดเลือก โดยการตรวจสอบ ฉันไม่ได้หมายถึงการประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ในการบรรลุความสัมพันธ์ตามสัญญา แต่เป็นการตรวจสอบความมั่นคงทางการเงิน สถานะการรายงานในปัจจุบัน เจ้าของ ผู้รับผลประโยชน์ และข้อจำกัดที่เป็นไปได้ ปัจจุบัน มีโซลูชั่นมากมายในตลาดที่จะแสดงภาพที่สมบูรณ์ของพันธมิตรในอนาคตของคุณตามหมายเลข TIN เป็นสิ่งสำคัญมากที่กระบวนการตรวจสอบต้องรวมถึงการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ได้รับสำหรับบันทึกที่เก็บถาวร เช็คนี้ไม่ต้องโอนไปยังบริการรักษาความปลอดภัย ก็เพียงพอแล้วที่จะทำการทดสอบและกำหนด คนที่มีความรับผิดชอบ. สำหรับผู้ขายที่มีต้นทุนสูงหรือผู้ให้บริการที่ให้บริการตัวแทน คุณสามารถเพิ่มกระบวนการเพื่อดำเนินการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงรายไตรมาสที่เลือกได้ สำหรับสัญญาที่มีการวางแผนที่จะใช้ผู้รับเหมาช่วง การตรวจสอบดังกล่าวควรนำไปใช้กับพวกเขาด้วยการจัดเก็บข้อมูลบังคับกับลูกค้า จากประสบการณ์ของฉันเอง ฉันต้องการเพิ่มบางประเด็นที่ฉันใส่ใจเสมอ: จำนวนพนักงานของซัพพลายเออร์และธนาคารที่เปิดบัญชี เป็นไปได้มากว่าฉันจะไม่อายถ้าซัพพลายเออร์ให้รายละเอียดเกี่ยวกับบัญชีที่เปิดกับธนาคารที่อยู่ใน TOP-100 แต่ถ้าซัพพลายเออร์ไม่เฉพาะเจาะจงในภูมิภาค และเปิดบัญชีในธนาคารที่ไม่รู้จักบางแห่งจากสองหรือสามร้อย นี่จะเป็นสัญญาณสำหรับการติดตามเพิ่มเติม

เสนอราคาและต่อรองผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น. ฉันได้กล่าวถึงหัวข้อนี้ซ้ำแล้วซ้ำอีกในบันทึกก่อนหน้านี้โดยเน้นที่การแนะนำ ระบบอิเล็กทรอนิกส์การเจรจาต่อรอง (การประมูลหรือ แพลตฟอร์มการซื้อขาย) — ขั้นตอนสำคัญไม่เพียงแต่จะได้รับ ราคาที่ดีที่สุดแต่ยังเพื่อป้องกันการสมรู้ร่วมคิด

การประกวดราคาจะต้องมีความเป็นไปได้ของการมีส่วนร่วมที่เท่าเทียมกัน. ซัพพลายเออร์จำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนและขั้นตอนที่แน่นอนก่อนทำการประมูล บ่อยครั้งที่กระบวนการประกวดราคามีการอธิบายรายละเอียดในขั้นตอนภายในของบริษัทสำหรับพนักงาน แต่อธิบายได้ไม่ดีนักในส่วนที่อยู่นอกบริษัท ซัพพลายเออร์ต้องเข้าใจไม่เพียงแค่กรอบเวลาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจเงื่อนไขพื้นฐานของการประกวดราคา ตลอดจนเกณฑ์การคัดเลือกด้วย ซัพพลายเออร์ต้องแน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่มาถึงตนนั้นเทียบเท่ากับผู้เสนอราคาทั้งหมด ในการประกวดราคารายใหญ่ ควรให้ซัพพลายเออร์ที่ไม่ชนะ ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับเหตุผลในการตัดสินใจครั้งนี้ ผลงานในทิศทางนี้จะเพิ่มความมั่นใจในกรณีที่ลูกค้าภายในและฝ่ายจัดซื้อไม่มีการจัดการที่เป็นไปได้ในขั้นตอนการคัดเลือกซัพพลายเออร์

ข้อตกลงใด ๆ จะต้องมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับลักษณะของการซื้อ. กฎง่ายๆ: ยิ่งคำอธิบายของการซื้อมีรายละเอียดมากเท่าไหร่ก็ยิ่งซ่อนได้ยากขึ้นเท่านั้น ข้อตกลงซัพพลายเออร์ควรมีข้อกำหนดโดยละเอียดและการแบ่งต้นทุนสำหรับแต่ละส่วนของโครงการ การใช้กฎนี้จะทำให้เปรียบเทียบได้ บริการพื้นฐานซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น โลจิสติกส์ การสนับสนุน ส่วนไอที เป็นต้น

การวิเคราะห์ต้นทุนรายเดือนและแผนประกวดราคา. ถ้าคุณดูที่รูปแบบการดำเนินงานมาตรฐานของบริษัท แผนการขายมักจะถูกกล่าวถึงในแทบทุกวันในรายละเอียดเป็นนาที และค่าใช้จ่ายมักจะมาในรูปแบบ "จังหวะใหญ่" การวิเคราะห์รายละเอียดเพิ่มเติมของค่าใช้จ่ายในแง่ของจำนวนซัพพลายเออร์ จำนวนใบแจ้งหนี้ที่ชำระ การวิเคราะห์อัตราส่วนเฉพาะของจำนวนซัพพลายเออร์ซึ่งคิดเป็นมากกว่า 70% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด จะช่วยให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจน ของสิ่งที่เกิดขึ้น ต้องคำนึงว่าเช่นเดียวกับการขาย วิธีนี้ใช้ได้ผลดีในเงื่อนไขของการรายงานคงที่เพราะ พื้นที่เสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ทันที ตามการวิเคราะห์นี้ จำเป็นต้องตกลงและอนุมัติแผนสำหรับการประมูลและแก้ไขเงื่อนไขการทำงานกับซัพพลายเออร์สำหรับช่วงเวลาในอนาคต มิฉะนั้น ฉันมักจะเจอสถานการณ์ที่บริษัททำการประมูลอุปกรณ์สำนักงานและการซื้อกระดาษที่ยอดเยี่ยมและประสบความสำเร็จทุกปี แต่ในเชิงเปรียบเทียบ ไม่ได้สังเกตเห็นผู้ให้บริการรักษาความปลอดภัยที่มีต้นทุนแตกต่างกันถึงสิบเท่า

ได้ยิน ข้อเสนอแนะจากซัพพลายเออร์. ปีที่แล้ว ฉันได้พูดคุยกับเจ้าของร่วมคนหนึ่งเกี่ยวกับการป้องกันเงินใต้โต๊ะที่อาจเกิดขึ้นได้ บริษัทใหญ่ในประเทศรัสเซีย. นอกเหนือจากการใช้วิธีการบางอย่างที่อธิบายไว้ในหมายเหตุนี้แล้ว ข้าพเจ้าแนะนำว่าเอกสารทั้งหมด (พระราชบัญญัติ ใบแจ้งหนี้ สัญญา) ที่โอนไปยังซัพพลายเออร์ให้ประทับตราเพิ่มเติมด้วยข้อความว่า “เรียน หุ้นส่วน หากท่านทราบกรณีใด การฉ้อโกงหรืออำนาจที่มากเกินไป ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อปฏิสัมพันธ์ของบริษัทของเรา โปรดรายงาน โดยไม่ระบุชื่อ…” รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่พิเศษ อีเมล. หากคุณแน่ใจว่าซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณเป็นผู้เล่นหลักในตลาด การฉ้อโกงก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ บริษัทใหญ่. เป็นเรื่องหนึ่งเมื่อพนักงานขายพูดถึงการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น และเป็นเรื่องที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงเมื่อพนักงานที่ไม่เห็นด้วยกับแนวทางนี้ดำเนินการทั้งหมด การปิดเอกสารส่งผ่านพนักงานธรรมดาจำนวนมาก และการมีอยู่ของระบบดังกล่าวสนับสนุนให้หลีกเลี่ยงแม้แต่คำใบ้ของเงินใต้โต๊ะ ขณะเขียนบันทึกนี้ ฉันโทรหาบริษัทที่เขียนถึงและถามถึงผลลัพธ์ พวกเขาประสบความสำเร็จอย่างมาก: หนึ่งปีต่อมาได้รับรายงานหนึ่งฉบับซึ่งเป็นผลมาจากการสอบสวนและดำเนินการด้านการบริหารทั้งในส่วนของลูกค้าและซัพพลายเออร์ ในระดับหนึ่ง การตรวจสอบนี้ยังมีส่วนในการเพิ่มระดับการเป็นหุ้นส่วนกับซัพพลายเออร์และการโอนปริมาณการสั่งซื้อเพิ่มเติม ได้รับความคิดเห็นและคำขอสามรายการเกี่ยวกับลำดับงาน ฉันไม่มั่นใจว่าต้องใช้มาตรการรุนแรงในทุกกรณี แต่วางแผนและจัดประชุมประจำปีกับ ซัพพลายเออร์รายใหญ่ที่ระดับการจัดการ บริษัท - นี่เป็นขั้นต่ำที่จำเป็น

ในความเห็นของผม วิธีการที่อธิบายไว้สามารถป้องกันความเสี่ยงจากการทุจริตในการจัดซื้อจัดจ้างของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากอ่านรายการซ้ำแล้วซ้ำอีก ฉันพบว่าการใช้งานที่ถูกต้องนั้นไม่ต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในการตรวจสอบข้อเท็จจริงที่สำเร็จไปแล้ว หากการจัดซื้อช่วยประหยัดและเพิ่มประสิทธิภาพ ผู้นำควรช่วยให้การจัดซื้อรู้สึกปลอดภัยเมื่อมีหัวข้อการให้เงินใต้โต๊ะ

ป.ล. คิดอยู่นานว่าส่วนไหนของบทความจะแทรกวิธีการควบคุมแบบอื่น แต่สุดท้ายก็สรุปได้ว่านี่ไม่ใช่วิธีการอีกต่อไป แต่เป็นคำสั่งที่ละเมิดซึ่งถือได้ว่าเป็น สัญญาณ. ฉันกำลังพูดถึงการประชาสัมพันธ์ พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในการประชุม ฟอรั่ม การกล่าวสุนทรพจน์ในระดับใด ท้ายที่สุดแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้ออยู่ในระดับแนวหน้าของบริษัททุกวันในความสัมพันธ์กับบุคคลที่สาม ในขณะเดียวกันก็มีความเสี่ยงสูงที่จะถูกล่อลวงให้ละเมิดขั้นตอน อำนาจและชื่อเสียงควรเป็นอันดับแรกสำหรับทุกคนที่พร้อมจะหลอกลวง อภิปรายหัวข้อนี้กับพนักงานบ่อยขึ้น

เราจะมีชีวิตอยู่ เราจะเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด 🙂